norme privind regimul intern de numerotare a facturii 1. persoanele care răspund de organizarea şi...

CJRAE VALCEA

Departament

Centrul de documentare

metodico - ştiinţifică

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Intrări de valori materiale în bibliotecă

Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 4 din 38

Exemplar nr.: 1

5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și /sau care depind de activitatea procedurată;

a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:

- Financiar contabil;

- Centrul de documentare metodico-științifică.

b. De această activitate depind în cadrul deplasărilor efectuate în țară compartimentele:

- Administrație;

- Personal didactic;

-Conducere;


5.4. Listarea compartimentelor furnizate de date și /sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate

-Listarea compartimentelor implicate în procesul activității.

a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:

- Financiar contabil;


b. De această activitate beneficiază în cadrul deplasărilor efectuate în țară următoarele compartimente:

- Administrație;

- Personal didactic;

-Conducere;


6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂȚII PROCEDURATE:

6.1. Reglementări internaționale:

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 5 din 38

Exemplar nr.: 1

- Standardele internaționale de contabilitate;

- Standardele internaționale de management / control intern;

6.2. Legislația primară:

- Legea bibliotecilor (nr. 334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avandu-se in vedere republicarea din M.O.,

partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, preecum si urmtoarele acte:

- O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea si completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002;

- Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr.334/2002;

- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata cu modificarile si completarile ulterioare;

- Legea nr.22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor;

- Legea 571 / 2003 privind aprobarea Codului fiscal cu completările şi modificările uterioare;

- Legea finanţelor publice nr. 500 / 2002 privind finanţele publice cu completările şi modificările ulterioare;

- Ordonanţa nr. 81 / 2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice;

- Legea nr. 493 / 2003 pentru aprobarea O.G. nr. 81 / 2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul

instituţiilor publice;

- Legea nr. 16 / 1996 a arhivelor naţionale;

- Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr.16 /1996;

6.3. Legislatie secundară:

- Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;

- Norme metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile;

- Norme metodologice din 30 octombrie 2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor

publice şi al persoanelor juridice fără scop patrimonial;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 6 din 38

Exemplar nr.: 1

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Decizii interne ale conducerii instituţiei;

- Manualul de utilizare a Sistemului Electronic de Achiziţii Publice;

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. Definiţiile termenilor

Nr.

crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura operatională Prezentarea formalizată, ‚în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată.

3. Revizia în cadrul unei ediţii Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai

multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi

difuzate.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operationala

2. E. Elaborare

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 7 din 38

Exemplar nr.: 1

3. A. Aprobare

4. Ap. Aplicare

5. Ah. Arhivare

6. I Instruire

7. S. Semnare

8. Î. Inregistrare

9. P. Primire

10. V. Verificare

11. D. Depozitare

12. Pr. Predare

13. Ev. Evaluare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE:

8.1. Generalit ăţi :

8.2. Documente utilizate:

8.2.1. Lista documentelor:

Documentele utilizate sunt:

1) Nota de recepţie şi constatare de diferenţe;

2) Procesul – verbal de recepţie;

3) Procesul – verbal de casare;

4) Lista de inventariere;

5) Factura;

82.2. Conţinutul, provenienţa şi rolul documentelor

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 8 din 38

Exemplar nr.: 1

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe:

1) a) Serveşte ca:

- document pentru recepţia publicaţiilor achiziţionate;

- document justificativ pentru încărcare în gestiune;

- act de probă în litigiile cu cărăuşii şi furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;

- document justificativ de înregistrare in contabilitate.

b) Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul:

- publicaţiilor cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiune;

- publicaţiilor primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

2) Circulă:

- la centrul de documentare metodico – ştiinţifică, pentru încărcarea în gestiune a publicaţiilor recepţionate (toate exemplarele)

- la compartimentul financiar – contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţeor constatate, precum şi

pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura).

3) Se arhivează: originalul la compartimentul financiar-contabil, iar copia rămâne la cotor, la documentarist.

Factura: Formular cu regim intern de tipărire şi numerotare.

1. Serveşte ca:

- document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a publicaţiilor livrate şi a serviciilor prestate;

- document de însoţire a publicaţiilor pe timpul transportului, după caz;

- document de încărcare în gestiunea centrului de documentare metodico –ştiinţifică;

- document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului;

- alte situaţii prevăzute expres de lege.

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 9 din 38

Exemplar nr.: 1

2. Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare pentru livrări de bunuri şi / sau prestări de servicii.

În situaţia în care factura nu se întocmeşte în momentul livrării, bunurile livrate sunt însoţite pe timpul transportului de avizul

de însoţire a mărfii.

3. Circulă, după caz;

- la furnizor:

- la compartimentul centrul de documentare metodico –ştiinţifică, în vederea înregistrării în evidenţele operative;

- la compartimentul financiar –contabil pentru înregistrarea în contabilitate;

- la cumpărător:

- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru înregistrarea în contabilitate.

4. Se arhivează, după caz:

- la furnizor:

- la compartimentul centrul de documentare metodico –ştiinţifică;

- la compartimentul financiar –contabil;

- la cumpărător:

- la compartimentul financiar-contabil

Norme privind regimul intern de numerotare a facturii

1. Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană

care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

2. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de

instituţie, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la care

se va emite prima factură.

3. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82 / 1991, republicată, vor emite procedurii proprii de stabilire şi

/ sau alocare de numere prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul de la care se emite

prima factură.

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 10 din 38

Exemplar nr.: 1

Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii:

a) numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) denumirea / numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, după caz, ale persoanei impozabile

care emite factura;

d) denumirea / numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, după caz, ale reprezentantului fiscal,

în cazul în care furnizorul / prestatorul nu este stabilit în România şi şi-a desemnat un reprezentant fiscal, dacă

acesta din urmă este persoana obligată la plata taxei;

e) denumirea / numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, după caz, ale cumpărătorului de

bunuri sau servicii, după caz;

f) numele şi adresa cumpărătorului, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, în cazul în care

cumpărătorul este înregistrat, conform art.153, precum şi adresa exacta a locului în care au fost transferate

bunurile, în cazul livrărilor intracomunitare de bunuri prevăzute la art. 143 alin. (2) lit. d);

g) denumirea / numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art.153, ale reprezentantului fiscal, în cazul în

care cealaltă parte contractantă nu este stabilită în România şi şi-a desemnat un reprezentant fiscal în

România, în cazul în care reprezentantul fiscal este persoana obligată la plata taxei;

h) codul de înregistrare în scopuri de TVA, furnizat de client prestatorului, pentru serviciile prevăzute la art.133

alin. (2) lit. C) – f), lit. h) pct.2 şi lit.i)

i) codul de înregistrare în scopuri de TVA cu care se identifică cumpărătorul în celălalt stat membru, în cazul

operaţiunii prevăzute la art. 143 alin.(2) lit. a);

j) codul de înregistrare în scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat în alt stat membru şi sub care a

efectuat achiziţia intracomunitară în România, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, prevăzut la

art. 153, al cumpărătorului, în cazul aplicării art. 126 alin. (4) lit. b);

k) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute

la art. 125 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 11 din 38

Exemplar nr.: 1

l) data la care au fost livrate bunurile / prestate serviciile sau data încasării unui avans, cu excepţia cazului în

care factura este emisă înainte de data livrării /prestării sau încasării avansului;

m) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul

unitar, exclusiv taxă, precum şi rabaturile, remizele, riturnele şi alte reduceri de preţ;

8.2.3. Circuitul documentelor:

a) Referatul de necesitate prin care se solicită introducerea reperelor în programul anual al achiziţiilor publice se întocmeşte de

conducătorii compartimentelor, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de către director şi se centralizează la persoana

responsabilă în vederea elaborării, pe baza lor a programului anual al achiziţiilor publice,

b) Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează de către persoana responsabilă, se avizează de către contabilul şef, se

aprobă de către director şi se arhivează la persoana responsabilă. Orice modificare ce intervine în cuprinsul său pe parcursul anului va

urma aceeaşi procedură de avizare şi aprobare.

c) Anunţul de intenţie se publică în cadrul SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul

www.e-licitatii.ro.

d) Nota justificativă privind stabilirea cerinţelor minime de calificare şi selecţie se elaborează de către persoana responsabilă şi

se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei.

e) Nota justificativă privind stabilirea criteriilor de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă şi se aprobă de către

director. Se arhivează la dosarul achiziţii.

f) Nota justificativă privind selectarea procedurii de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă, se avizează de către

consilierul juridic şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei.

g) Documentaţia de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, un exemplar rămâne la

dosarul achiziţiei, iar celelalte se transmit operatorilor economici solicitanţi.

h) Anunţul de participare se publică în SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul

www.e-licitatii.ro. Solicitarea de transmitere a documentaţiei de atribuire se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la

secretariat şi se transmit persoanei responsabile în vederea soluţionării sale.

http://www.e-licitatii.ro/


CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 12 din 38

Exemplar nr.: 1

j) Solicitarea de clarificare se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei

responsabile în vederea soluţionării sale.

k) Răspuns la solicitarea de clarificare se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite,

prin grija secretariatului, operatorilor economici.

l) Scrisoarea de înaintare se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoane i

responsabile.

m) Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate se completează de către membrii comisiei de achiziţii şi se ataşează doarului

achiziţiei.

n) Procesul –verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către

membrii comisiei de achiziţii, de reprezentanţii ofertanţilor şi se transmite tuturor operatorilor economici care au depus oferta.

o) Solicitarea de completare a documentelor se redactează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director şi se

transmite ofertantului respectiv.

p) Raportul procedurii se întocmeşte de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi se

aprobă de către director.

q) Procesul – verbal de evaluare a ofertelor se întocmeşte de persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de

achiziţii şi se ataşează dosarului achiziţiei.

r) Comunicarea privind acceptarea ofertei câştigătoare se redactează de către persoana, se semnează de către director şi se

transmite ofertantului desemnat ca fiind câştigător.

s) Comunicarea privind acceptarea ofertei câştigătoare se redactează de către persoana, se semnează de către director şi se

transmite ofertanţilor desemnaţi ca fiind necâştigători.

t) Contractul de achiziţie publică se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi de reprezen tantul

ofertantului câştigător, în două exemplare, un exemplar rămânând la dosarul achiziţiei, celălalt exemplar revenindu-i ofertantului

contractant.

u) Anunţul de atribuire se publică în SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil de site-ul www.e-

licitatii.ro



CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 13 din 38

Exemplar nr.: 1

v) Procesul-verbal de recepţie se completează de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de recepţie

şi de reprezentanţii contractantului, se înregistrează la secretariat, un exemplar rămânând la dosarul achiziţiei, iar celălalt revenindu-i

contractantului.

w) Raportul anual se întocmeşte de persoana responsabilă, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de director, şi se

transmite la ANRMAP.

8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la SEAP şi Internet; - imprimantă alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare. 8.3.2. Resurse umane:

Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului contabilitate, de către persoana responsabilă, în colaborare cu documentaristul; 8.3.3. Resurse financiare:

Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele: costul multiplicării documentaţiei de atribuire; costul transmiterii prin fax a diferitelor documente ce fac obiectul comunicării pe parcursul derulării activităţii;

costul transmiterii prin poştă a comunicărilor privind rezultatul procedurii de achiziţie. 8.3.4. Resurse de timp

Variabile: - complexitatea achiziţiei publice; - procedura de atribuire selectată;

- incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor necesare.

Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de achiziţii publice sunt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute orientativ

prin programul anual al achiziţiilor publice şi prin calendarul procedurii.

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 14 din 38

Exemplar nr.: 1

8.4. Modul de lucru:

Nr,

crt.

Etapa Operaţiunea

1. Intrări de valori

materiale, prin

achiziţie;

- numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice;

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ;

- instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de

toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice;

- primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist care le va prelua în

gestiune; - verificarea documentelor de însoţire a mărfurilor de către documentarist;

- verificarea valorilor materiale achiziţionate de către documentaristul care le va prelua;

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a mărfurilor şi cele primite de

către documentarist ;

- completarea formularului notă de intrare recepţie de către documentarist ;

- semnarea notei de intrare recepţie de către documentarist ;

- semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie;

- depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către documentarist -gestionar ;

- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist , conform normelor biblioteconomice, intrate la

locul de depozitare;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 15 din 38

Exemplar nr.: 1

- efectuarea inventarierii şi stabilirea stocurilor faptice de comisia de inventariere;

- întocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat această activitate; - semnarea listelor de inventar de către documentarist şi de comisia de inventariere pe fiecare filă în

parte; parte;

-transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea

înregistrării;

înregistrarii;

2. Intrări de valori mate-

riale provenite din

plusuri de inventar;

- numirea comisiei de inventariere prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice;

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de inventariere;

- instruirea comisie de inventariere de către conducătorul compartimentului financiar contabil;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 16 din 38

Exemplar nr.: 1

- înscrierea stocului scriptic şi compararea cu cel faptic de către documentarist;

- stabilirea de către comisia de inventariere a plusurilor ce ar putea să intervină; - înscrierea plusurilor constatate în listele de inventare la termenele stabilite de normele legale în

vigoare, de către bibliotecar; vigoare, de către documentarist;

- transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate, în vederea

înregistrării; înregistrării;

3. Intrări în bibliotecă a

valorilor materiale

produse în unitate;


- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ;

- instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de


toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - întocmirea documentelor de predare la magazie a valorilor materiale produse în unitate;

- primirea documentelor de predare a valorilor materiale neconsumate de către documentaristul care

le va prelua; - verificarea documentelor de însoţire a publicaţiilor de către documentarist;

- recepţia valorilor materiale achiziţionate de comisia de recepţie şi de către documentarist;

- completarea formularului notă de intrare recepţie de către documentarist;

- semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist;


- depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către documentarist;

- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist, conform normelor biblioteconomice;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 17 din 38

Exemplar nr.: 1

- transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea

înregistrării;


materiale în centrul de

documentare metodico-

ştiinţifică provenite din

transferuri;


Kkkkk - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei administrativ, comisiei de

recepţie ;

- instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de

toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist;

- verificarea documentelor de către documentarist;

- verificarea valorilor materiale achiziţionate de către gestionarul unităţii şi comisia de recepţie;

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în

unitate; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către documentarist;

- semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist;

- semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie;


- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist, conform normelor biblioteconomice de către

documentarist; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea

înregistrării;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 18 din 38

Exemplar nr.: 1


materiale în centrul de

documentare

metodico-ştiinţifică din

schimb interbibliotecar,

donaţii, sponsorizării


jj com -comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ;

- instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii si întocmirea unui proces verbal semnat de


Primir - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale , dacă este cazul, de către documentarist;

- verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist;

- verificarea valorilor materiale primite de către documentarist;

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite

de către documntarist şi comisia de recepţie;

- recepţia valorilor materiale primite de către documentarist unitătii şi comisia de recepţie;

- evaluarea dacă este cazul a valorilor materiale primite de comisia de recepţie;

- întocmirea unui proces verbal de evaluare, dacă este cazul, de către comisia de recepţie;

- semnarea procesului verbal de membrii comisiei de recepţie, dacă este cazul;

- înregistrarea procesului verbal, dacă este cazul, la registratura instituţiei publice;

- aprobarea procesului verbal de conducătorul unităţii, dacă este cazul;


- semnarea notei de intrare recepţie de documentarist;



CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 19 din 38

Exemplar nr.: 1

- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist, conform normelor biblioteconomice de către

documentarist; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea

înregistrării;

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Nr.

crt. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) Activităţile desfăşurate

1 - numirea comisie de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice;

- conducătorul unităţii la propunerea conducătorului compartimentului financiar contabil va numi comisia de recepţie prin act administrativ vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de recepţie numită prin act administrativ va fi formată din cel puţin trei membri;

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie;

- înmânarea deciziei privind numirea comisiei de recepţie fiecărui membru al acesteia sub semnătura privată a acestora;

- instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice;

- comisia de recepţie va fi instruită de conducătorul compartimentului financiar contabil; - la final se va întocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toţi participanţii la instruire ; - procesul-verbal de instruire va fi înregistrat la registratura instituţiei publice;

- primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentaristul care le va prelua;

- documentaristul va primi documentele de însoţire a valorilor materiale achiziţionate;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 20 din 38

Exemplar nr.: 1

- verificarea documentelor de însoţire a mărfurilor de către documentaristul

- documentaristul va verifica documentele de însoţire a valorilor materiale;

- verificarea valorilor materiale achiziţionate de către documentaristul care le va prelua;

- documentaristul va verifica existenţa şi de asemenea va trece la verificarea cantitativă a publicaţiilor; - verificarea cantitativă a valorilor materiale se va face prin numărarea acestora;

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a mărfurilor şi cele primite de către documentarist;

- documentaristul va trece la verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în documentele de însoţire a valorilor materiale şi cantităţile existente faptic; - în cazul existenţei unor diferenţe se va înscrie cantitatea existentă; - completarea formularului notă de intrare- recepţie de

către bibliotecar; - completarea notele de intrare - recepţie a valorilor materiale conform

indicatorilor formularului respectiv;

- înscrierea cantităţilor de valori materiale recepţionate în notele de intrare - recepţie; - semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist; - documentaristul va semna pe fiecare filă în parte a notei de intrare recepţi

întocmite;


- toţi membrii comisiei de recepţie vor semna pe fiecare filă în parte a notei de intrare recepţie întocmite;


- documentaristul va prelua publicaţiile recepţionate şi le va depozita în bune condiţii;

înregistrarea publicaţiilor de către documentarist, conform normelor bibliote-conomice, intrate la locul de depozitare;

- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist în RI şi RMF, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare;

transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

- atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării recepţie valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al instituţiei publice în vederea înregistrării;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 21 din 38

Exemplar nr.: 1

2. - numirea comisie de inventariere prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice;

- conducătorul unităţii la propunerea conducătorului compartimentului

financiar contabil va numi comisia de inventariere prin act administrative

vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar-contabil;

- comisia de inventariere, numită prin act administrativ, va fi formată din cel

- puţin trei membri;

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de inventariere;

- înmânarea deciziei privind numirea comisiei de inventariere, fiecărui membru al acesteia sub semnătura privată a acestora;

- instruirea comisiei de inventariere de către conducătorul compartimentului financiar contabil;

- comisia de inventariere va fi instruită de conducătorul compartimentului

financiar contabil;

- la final se va întocmi un proces verbal, care va fi semnat de toţi participanţii.

(procesul verbal va fi înregistrat); - efectuarea inventarierii şi stabilirea stocurilor faptice

de comisia de inventariere;

- efectuarea inventarierii elementelor de activ de către comisia de inventariere, prin

numărare în prezenţa bibliotecarului; - întocmirea listelor de inventar de comisia de

inventariere care a efectuat această activitate;

- întocmirea listelor de inventariere prin înscrierea valorilor materiale faptice

constatate;

- numerotarea listelor de inventar; - semnarea listelor de inventar de gestionar şi de comisia

de inventariere pe fiecare filă în parte

- la finele inventarierii atât comisia de inventariere cât şi gestionarul de valori

materiale va semna listele de inventar pe fiecare filă în parte;

- înscrierea stocului scriptic şi compararea cu cel faptic

de către persoana împuternicită cu evidenţa acestora;

- contabilul unităţii va compara şi va repara eventualele erori intervenite în

evidenţele tehnic-operative;

- contabilul unităţii va înscrie în listele de inventar stocurile scriptice şi le va

compara cu cele faptice, stabilind diferenţele;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 22 din 38

Exemplar nr.: 1

- stabilirea plusurilor ce ar putea să intervină, de către

comisia de inventariere;

- stabilirea de către comisia de inventariere a plusurilor şi evaluarea acestora la

valoarea justă, după efectuarea compensărilor; - înscrierea plusurilor constatate în listele de inventar la

termenele stabilite de normele legale în vigoare, de

către documenatrist;

- înregistrarea plusurilor în evidenţele contabile după aprobarea procesului

verbal de inventariere de conducătorul unităţii;

- înscrierea plusurilor în termenele legale în RI bibliotecii; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor

materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

- atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării

recepţie valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al

instituţiei publice în vederea înregistrării;

3 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ,

emis de conducătorul instituţiei, pentru intrări în central

de documentare metodico-ştiinţifică a valorilor

materiale produse în unitate;

- conducătorul unităţii, la propunerea conducătorului compartimentului

financiar-contabil, va numi comisia de recepţie prin act administrativ vizat de

compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil;

- comisia de recepţie numită prin act administrativ va fi formată din cel puţin trei

- membri;

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului

actului administrativ, comisieide recepţie,

- înmânarea deciziei privind numirea comisiei de recepţie fiecărui membru al acesteia sub

semnătura privată a acestora;

- instruirea comisie de recepţie de către contabilul

unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi

membrii participanţi şi înregistrat la registratura

instituţiei;

- comisia de recepţie va fi instruită de conducătorul compartimentului financiar

contabil;

- la final se va întocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toţi

participanţii la instruire;

- procesul verbal de instruire va fi înregistrat la registratura instituţiei publice;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 23 din 38

Exemplar nr.: 1

- întocmirea documentelor de predare la central de

documentare metodico-ştiinţifică a valorilor materiale

produse în unitate;

- conducătorul compartimentului va întocmi documentele de predare a valorilor

materiale produse în unitate în care se va consemna denumirea produsului,

cantitatea, preţul unitar rezultat din calculaţia costurilor şi valoarea produselor

predate;

- primirea documentelor de predare a valorilor materiale

produse în unitate, de către documentarist;

- documentaristul va primi documentele de însoţire a valorilor materiale achiziţionate;

-verificarea documentelor de însoţire a publicaţiilor de

către documentarist;

- documentaristul va verifica documentele de însoţire a valorilor materiale;

- recepţia valorilor materiale achiziţionate de comisia de

recepţie şi de către documentarist;

- comisia de recepţie împreună cu documentaristul va face recepţia finală a

valorilor materiale existente;

- completarea formularului notă de intrare recepţie de



- semnarea notei de intrare recepţie, de documentarist, - toate valorile materiale, la locurile de depozitare, vor înregistrare în evidenţele ,

centrului de documentare metodico-ştiinţifică;

- semnarea notei de intrare recepţie de comisia de

recepţie;


recepţie valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al


- depozitarea valorilor materiale în spaţii special

amenajate de către documentarist;


CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 24 din 38

Exemplar nr.: 1

- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist,

conform normelor biblioteco-nomice, intrate la locul de

depozitare;

- înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar în RI şi RMF, conform

normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare;

transmiterea documentelor privind recepţia valorilor

materiale către contabilitate in vederea înregistrării;


recepţiei valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al


4 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ

emis de conducătorul instituţiei publice pentru intrări de

valori materiale provenite din casări;

- comisia de recepţie va fi instruită de conducătorul compartimentului financiar

contabil;


actului administrativ, comisiei de recepţie;

- la final se va întocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toţi

participanţii la instruire;

- procesul-verbal de instruire va fi înregistrat la registratura instituţiei publice; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul

unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi


instituţiei publice;

- comisia de casare va întocmi şi înregistra procesul-verbal de casare care va

cuprinde valorile materiale recuperate în urma efectuării activităţii de casare;

- întocmirea procesului verbal de casare de către comisia

de casare din unitate;

- primirea documentelor de casare de către documentarist de la comisia de

casare din unitate;

- înregistrarea procesului verbal de casare la registratura

instituţiei;

- verificarea documentelor de predare a mărfurilor respectiv a procesului-verbal

de casare de către documentarist;

- semnarea procesului verbal de casare de comisie; - semnarea procesului-verbal de casare de comisie;

- primirea documentelor de predare a publicaţiilor

casate, de către documentarist;

- recepţia valorilor materiale provenite din casare prin numărare conform

procesului verbal de casare;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 25 din 38

Exemplar nr.: 1

- verificarea documentelor de predare a publicaţiilor de

către documentarist,

- documentaristul semnează de primire a valorilor materiale în gestiune,

Provenite din casări de la alte compartimente ale unităţii;

- recepţia publicaţiilor provenite din casare prin

numărare de către comisia de recepţie şi documentarist;

- recepţia publicaţiilor provenite din casare prin numărare de către comisia de

recepţie şi documentarist;

- evaluarea valorilor materiale, la valoarea justă,

provenite din casare, de către comisia de casare şi

documentarist;

- valorile materiale provenite din casare vor fi evaluate la valoarea justă de

comisia de casare şi documentarist;

- întocmirea notelor de intrare-recepţie de către

documentarist;

- completarea notele de intrare-recepţie a valorilor materiale conform

indicatorilor formularului respectiv;

- înscrierea cantităţilor de valon materiale recepţionate m notele de intrare - recepţie; - semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist, - documentaristul va semna pe fiecare filă în parte a notei de intrare recepţie

întocmite;

- semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de

recepţie;

- toţi membrii comisiei de recepţie vor semna pe fiecare filă în parte a notei de

intrare recepţie întocmite;

- depozitarea publicaţiilor în spaţii specialamenajate de



- înregistrarea publicaţiilor intrate la central de

documentare metodico-ştiinţifică, de către

documentarist;

- documentaristul va înregistra publicaţiile recepţionate şi le va depozita în bune

condiţii;

transmiterea documentelor privind recepţia valorilor

materiale către contabilitate în vederea înregistrării;


recepţiei valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al


5.

- numirea comisiei de recepţie prin act administrativ

emis de conducătorul institutiei publice;

- numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul


CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 26 din 38

Exemplar nr.: 1



- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ,

comisiei de recepţie;

- instruirea comisie de recepţie de către contabilul

unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi



- instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui

proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura


- primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale

de către documentarist;

- primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist;

- verificarea documentelor de către documentarist; - verificarea documentelor de către documentarist;

- verificarea valorilor materiale achiziţionate de către

gestionarul unităţii şi comisia de recepţie;

- verificarea valorilor materiale achiziţionate de către gestionarul unităţii şi

comisia de recepţie;

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în

actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate;

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a

publicaţiilor şi cele primite în unitate;




- semnarea notei de intrare recepţie de documentarist; - semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist;

- semnarea notei de intrare recepţie de comisia de

recepţie;





6. - înregistrarea publicaţiilor de către documentarist,

conform normelor biblioteconomice;

- înregistrarea publicaţiilor de către documentarist, conform normelor

biblioteconomice;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 27 din 38

Exemplar nr.: 1

- transmiterea documentelor privind recepţia valorilor

materiale către contabilitate, în vederea înregistrării;

- transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către

contabilitate, în vederea înregistrării; 6 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ,

emis de conducătorul instituţiei publice, pentru intrări

de valori materiale în centrul de documentare metodico-

ştiinţifică provenite din intrări de valori materiale în

centrul de documentare metodico-ştiinţifică din schimb

interbibliotecar, donaţii, sponsorizări;

- conducătorul unităţii la propunerea conducătorului compartimentului

financiar contabil va numi comisia de inventariere prin act administrativ

vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil;

- comi -comisia de inventariere numită prin act administrativ formată din cel puţin trei

Mme membri;

va fi - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului


- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ,

comisiei de recepţie;

- instruirea comisiei de recepţie de către contabilul

unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi



- instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui

proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura


- primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale


- primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale , dacă este cazul, de către

documentarist;

verificarea documentelor de însoţire a valorilor

materiale de către documentarist;

- verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către

documentarist, dacă este cazul;

- verificarea valorilor materiale primite de către

documentarist;

- la primirea valorilor materiale gestionarul - documentaristul va proceda la

verificarea acestora prin numărare.

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 28 din 38

Exemplar nr.: 1

- verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în


- verificarea valorilor materiale primite de către documentarist;

- recepţia valorilor material primate, de către

documentaristul unităţii şi comisia de recepţie;

- la primirea valorilor materiale membri prezenţi vor trece la recepţi publicaţiilor

sosite şi aranjarea acestora după coduri, denumire etc.;

-evaluarea dacă este cazul, a valorilor material primate, de

comisia de recepţie;

- comisia de recepţie împreună cu gestionarul documentarist vor evalua valorile

materiale primite, de comisia de recepţie; materiale primite (dacă este cazul),

conform normelor legale în vigoare;

- întocmirea unui proces verbal de evaluare, dacă este cazul,

de către comisia de recepţie;

- după evaluare comisia împreună cu gestionarul va trece la întocmirea unui proces

verbal în care să fie consemnată valoarea materialelor recepţionate;

- semnarea procesului verbal de membrii comisiei de

recepţie, dacă este cazul;

- după întocmirea procesului verbal de

recepţie membrii comisiei şi cu gestionarul-documentarist vor semna acest

document şi îl vor data;

- înregistrarea procesului-verbal, dacă este cazul, la

registratura instituţiei publice;

- procesul-verbal de recepţie semnat şi datat va fi înregistrat la registratura

institutiei de învătământ;

- aprobarea procesului-verbal de conducătorul unităţii,

dacă este cazul;

- procesul-verbal recepţie semnat, datat şi înregistrat la registratura instituţiei de

învătământ va fi aprobat de conducătorul unitătii;



- verificarea concordantei dintre cantitătile înscrise în actele de însoţire a

publicaţiilor şi cele primite de către documenatrist şi comisia de recepţie;

- semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist; - recepţia valorilor materiale primite de către documentarist unităţii şi comisia de

recepţie;

- semnarea notei de intrare-recepţie comisia de recepţie; - evaluarea dacă este cazul a valorilor materiale primite, de comisia de recepţie;



- întocmirea unui proces-verbal de evaluare, dacă este cazul, de către comisia de

recepţie;

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 29 din 38

Exemplar nr.: 1

- înregistrarea publicaţiilor în RI şi RMF de către

documentarist;

- înregistrarea publicaţiilor în RI şi RMF de către documentarist;

- transmiterea documentelor privind receptia valorilor

materiale către contabilitate în contabilitate în vederea

înregistrării;

- transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate

în contabilitate în vederea înregistrării;

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii 1. Îmbunătăţire a cunoaşterii legislaţiei activităţii privind INTRĂRI DE VALORI MATERIALE; 2. Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind INTRĂRILE DE VALORI MATERIALE din cadrul instituţiilor publice;

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii:

I. Matricea responsabilităţilor:

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII

1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice pentru intrări de valori material, prin

matei achiziţie,

A

2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ;

E

3 - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice;

I

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 30 din 38

Exemplar nr.: 1

4 - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către

documentarist; P

5 - verificarea documentelor de însoţire a mărfurilor de către documentarist;

V

6 - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către documentarist care le va prelua;

V

7 - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite de către documentarist; ;

V

8 - completarea formularului notă de intrare recepţie de către

documentarist; E

9 - semnarea notei de intrare recepţie de documentarist; s 10 - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; s 11 - depozitarea publicaţiilor în spaţii special amenajate de către

documentarist; D

12 - înregistrarea publicaţiilor intrate in biblioteca, contorm normelor biblioteconomice, de către documentarist;

E

13 transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate, în vederea înregistrării;

PR

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 31 din 38

Exemplar nr.: 1

II.Matricea responsabilităţilor:

Nr. Crt.

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X

1 - numirea comisiei de inventariere prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice;

A

2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de inventariere;

E

3 - instruirea comisiei de inventariere de către conducătorul compartimentului financiar-contabil;

I

4 - efectuarea inventarierii şi stabilirea stocurilor faptice de comisia de inventariere;

V

5 - întocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat această activitate;

E

6 - semnarea listelor de inventar de gestionar şi de comisia de inventariere pe fiecare filă în parte;

Ap

7 - înscrierea stocului scriptic şi compararea cu cel faptic de către persoana împuternicită cu evidenţa acestora;

E

8 - stabilirea plusurilor ce ar putea să intervină de către comisia de inventariere;

E

9 - înscrierea plusurilor constatate în listele de inventar la termenele stabilite denormele legale în vigoare, de către documentarist;

E

10 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

PR

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 32 din 38

Exemplar nr.: 1

III. Matricea responsabilităţilor:

Nr. Crt

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea)

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

XIÎI

1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei, pentru intrări în centrul de documentare metodico -ştiinţifică a valorilor materiale produse în unitate;

A


E

3 - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura institutiei;

I

4 - întocmirea documentelor de predare la centrul de documentare metodico -ştiinţifică a valorilor materiale produse în unitate;

E

5 - primirea documentelor de predare a valorilor materiale produse în unitate, de către documentarist;

P

6 - verificarea documentelor de însoţire a publicaţiilor de către documentarist;

V

7 - recepţia valorilor materiale achiziţionate de comisia de recepţie şi de către documentarist;

V

8 - completarea formularului notă de intrare recepţie de către documentarist;

E

9 - semnarea notei de intrare-recepţie, de documentarist; S

10 - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie; S

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 33 din 38

Exemplar nr.: 1

11 - depozitarea publicaţiilor în spaţii special amenajate de către documentarist;

D

12 - înregistrarea publicaţiilor intrate la bibliotecă, de către documentarist;

E

13 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor către contabilitate in vederea înregistrarii;

PR

IV. Matricea responsabilităţilor:

Nr. Crt.

Crt.

Compartimentul (postul)/acţiunea

(operaţiunea)

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

XIII

XIV

XV

XVI

1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice, pentru intrări de valori materiale provenite din casări;

A

2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie;

E

3 - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii

şi întocmirea unui proces- verbal semnat de toţi membrii

participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice;

I

4 - întocmirea procesului-verbal de casare de către comisia de casare din unitate;

E

5 - înregistrarea procesului-verbal de casare la registratura instituţiei;

A

I

6 - semnarea procesului-verbal de casare, de comisie; S

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 34 din 38

Exemplar nr.: 1

7 primirea documentelor de predare aicaţiilor casate, de către documentarist;

p

8 - verificarea documentelor de predare a publicaţiilor de


V

9 -recepţia publicaţiilor provenite din casare prin numărare, de

către comisia de recepţie şi documentarist;

V

10 - evaluarea valorilor materiale, la valoarea justă, provenite

din casare, de către comisia de casare şi documentarist;

EV

11 - întocmirea notelor de intrare-recepţie de către

documentarist;

E

12 - semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist; S


14 - depozitarea publicaţii în spaţii special amenajate de către

documentarist;

D

15 - înregistrarea publicaţiilor intrate la central de documentare

metodico-ştiinţifică, de către documentarist;

E

16 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor

materiale către contabilitate în vederea înregistrăm;

PR

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 35 din 38

Exemplar nr.: 1

V. Matricea responsabilităţilor:

Nr. Crt.

Crt.


(operaţiunea)

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

XIII

1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei

A


E

3 - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţişi înregistrat la registratura instituţiei publice;

I

4 - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist;

P

5 - verificarea documentelor de către documentarist; V

6 - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către

gestionarul unităţii şi comisia de recepţie;

V

7 - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele

de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate;

V

8 - completarea formularului notă de intrare-recepţie de către

documentarist;

E

9 - semnarea notei de intrare-recepţie de documentarist; S


11 - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate


D

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 36 din 38

Exemplar nr.: 1

12 - înregistrarea publicaţiilor de către documentarist, conform

normelor biblioteconomice;

E

13 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor

material către contabilitate în vederea înregistrării;

PR

VI. Matricea responsabilităţilor:

Nr. Crt.

Crt.


(operaţiunea)

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

XIII

XIV

XV

XVI

XVII

XVIII

XIX

1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice pentru intrări de valori materiale în central de documentare metodico-ştiinţifică provenite din intrări de valori materiale în bibliotecă din schimb interbibliotecar, donaţii, sponsorizări;

A

2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie;

E

3 -instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice;

I

4 - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist;

P

5 - verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către documentarist;

V

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 37 din 38

Exemplar nr.: 1

6 - verificarea valorilor materiale aprimite de către

documentarist;

V

7 - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în


V

8 - recepţia valorilor materiale primite de către

documentaristul unităţii şi comisia de recepţie;

E

9 - evaluarea, dacă este cazul, a valorilor materiale primate

de comisia de recepţie;

E

10 - întocmirea unui proces verbal de evaluare, dacă este

cazul, de către comisia de recepţie;

E

11 - semnarea procesului verbal de membrii comisiei de

recepţie, dacă este cazul;

S

12 - înregistrarea procesului verbal, dacă este cazul, la

registratura instituţiei publice;

E

13 - aprobarea procesului verbal de conducătorul unităţii,

dacă este cazul;

Ap

14 - completarea formularului notă de intrare recepţie de


E

15 - semnarea notei de intrare recepţie de documentarist; S

16 - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de

recepţie;

S

17 - depozitarea valorilor materiale în spaţii special


D

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 38 din 38

Exemplar nr.: 1

18 - înregistrarea publicaţiilor în RI şi RMF de către

documentarist;

E

19 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

PR

10. Cuprins

Nr. componentei în

cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

Coperta 1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

1

2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale 2

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din

cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2

4 Scopul procedurii operaţionale 3

5 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 4

6 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale) 5 7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale 6

8 Descrierea procedurii operaţionale 8 9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 29

10 Cuprins 38

CJRAE VALCEA

Departament





Ediţia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: 3

Nr.de ex. :

COD: P.0. CDM-S 2

Pagina 39 din 38

Exemplar nr.: 1

norme privind regimul intern de numerotare a facturii 1. persoanele care răspund de organizarea şi...

Documents