Procedur de management i implementare- cadru general -Editia 1, Revizia 1

Data/perioadaNume, funcie, semntur

Elaborat:26.05.2014Ingrid Serenela MOLDOVEANUManager de proiect

Aprobat:28.05.2014Gheorghe NAGHIUPreedinte

CUPRINS

1. Introducere51.1 Scopul i activitile proiectului52. Cadru legislativ63. Structuri de management i implementare73.1 Scop73.2 Management73.2.1 Macromanagement73.2.2 Micromanagement73.2.3 Echipa de management83.2.4. Echipa de implementare83.2.5. Structuri de lucru n cadrul EM i EI93.2.5.1. Rolul GL104 Comunicarea ntre prile implicate n proiect114.1 Scop114.2 Niveluri de comunicare114.2.1 Comunicarea ntre parteneri114.2.2 Comunicarea n cadrul echipei de proiect124.2.2.1 Cadru general124.2.2.2 Niveluri interne de comunicare124.2.3 Comunicarea cu AMPOSDRU / OIPOSDRU134.2.4 Comunicarea extern pres, grup int, factori interesai135. Raportare145.1 Scop145.2 Niveluri de raportare145.2.1 Raportare145.2.1.1 Raportare experi145.2.1.2 Raportare activiti146. Monitorizare i evaluare186.1 Scop186.2 Mod de realizare186.3 Instrumente de monitorizare196.4 Activiti de evaluare i monitorizare intern:206.5 Indicatori206.5.1 Indicatori de tip output206.5.2 Indicatori de tip resultError! Bookmark not defined.6.5.3 Grup int217. Arhivare227.1 Scop227.2 Obligaiile Beneficiarului conform cerinelor europene227.3 Obligaiile Beneficiarului conform legislaiei naionale237.3.1 Arhivarea fizic a documentelor237.3.1.1 ndosarierea documentelor237.3.1.2 Identificare documente247.3.1.3 Depozitarea documentelor247.3.1.3.1 Introducerea documentelor in arhiva247.3.1.4 Iesirea documentelor din arhiv i predarea spre redepozitare247.3.1.5 Obligatia beneficiarului de a pastra documentele247.3.1.6 Indatoririle beneficiarului247.3.2 Arhivarea documentelor pe suport electronic si crearea de baze de date257.4 Mod de lucru258. Protecia datelor268.1 Scopul268.2 Domeniul de aplicare al procedurii268.3 Definiii i reguli de urmat268.3.1 Definiii a unor termeni specifici domeniului proteciei datelor cu caracter personal268.3.1.1. date cu caracter personal268.3.1.2. prelucrarea datelor cu caracter personal278.3.1.3. stocarea278.3.1.4. sistem de eviden a datelor cu caracter personal278.3.1.5. operator278.3.1.6. persoan mputernicit de ctre operator278.3.1.7. ter278.3.1.8. destinatar278.3.1.9. date anonime278.3.2 Caracteristicile datelor cu caracter personal n cadrul prelucrrii278.3.3.ncheierea operaiunilor de prelucrare :288.4.Cadrul legislativ298.4.1. Comunitar298.4.2. Intern298.5 Responsabilitile managementului implementrii298.6 Descrierea activitii298.6.1 Cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal308.6.1.1 Identificarea i autentificarea utilizatorului308.6.1.2 Tipul de acces308.6.1.3 Colectarea datelor318.6.1.4 Execuia copiilor de siguran318.6.1.5 Computerele i terminalele de acces318.6.1.6 Fiierele de acces318.6.1.7 Sistemele de telecomunicaii328.1.6.8 Instruirea personalului328.1.6.9 Folosirea computerelor328.1.6.10 Imprimarea datelor329. Pista de audit339.1 Scop339.2 Responsabili339.3 Transmitere documente339.4 Mod de lucru3310. Anexe39

Lista abrevierilorAAAutoritatea de Audit

ACHIZExpert pe termen scurt n Achiziii

ACPAutoritatea de Certificare i Pli

AMPOSDRUAutoritatea de Management pentru Programul Sectorial Operaional Dezevoltarea Resurselor Umane

AsCRAsistent coordonator regional

AsMPAsistent Manager de Proiect

BIRegiunea de Dezvoltare Bucureti-Ilfov

CRegiunea de Dezvoltare Centru

CEComisia European

OIR POSDRUOrganism Intermediar

ERExpert Regional

DLAFDepartamentul de Lupt Antifraud

EIEchipa de Implementare

EINTLExpert internaional

EMEchipa de Management

ENATExpert Naional

ETLExpert pe termen lung

ETSExpert pe termen scurt

FPCFormare profesional continu

FSEFondul Social European

GLAchizGrupul de Lucru Achiziii

GLAdminGrupul de Lucru Administrativ

GLExGrupul de Lucru Executiv

GLFinGrupul de Lucru Financiar

GLForGrupul de Lucru Formare

GLMGrupul de lucru Management

GLPR&CGrupul de Lucru Relaii Publice i Comunicare

GLTICGrupul de Lucru Tehnologia Informatiilor i Comunicaii

Ex IMPLExpert Implementare

EX ForExpert Formare etc.

MMFPSMinisterul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

MPManager de proiect

NERegiunea de Dezvoltare Nord-Est

CBI Regiunea de Dezvoltare Centru Regiunea de Dezvoltare Bucuresti Ilfov

OIPOSDRUOrganism Intermediar pentru Programul Sectorial Operaional Dezevoltarea Resurselor Umane

OLAFOficiul European de Lupt Antifraud

PPartener

POSDRUProgramul Sectorial Operaional Dezevoltarea Resurselor Umane

RfinResponsabil financiar

RjurResponsabil juridic

RTFRaport Tehnico-Financiar

SSolicitant

UEUniunea European

1. Introducere

Proiectul A.C.I.P.- Asigurarea egalitatii de sanse pe piata muncii pentru femeile din regiunile de dezvoltare Bucuresti-Ilfov, Centru si Nord Est prin Calificare, Initiere si Perfectionare.'' este implementat de ctre parteneriatul format din PATRONATUL ROMN (solicitant), Universitatea Lucian Blaga-Sibiu, SC SIVECO Romania SA si Asociatia pentru Tineret Fidelitas Miercurea Ciuc- parteneri.Perioada de implementare a proiectului este de 18 luni (02 .05.2014-31.10.2015). Autoritile implicate n implementarea proiectului sunt:

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale (MMFPS) prin Autoritatea de Management pentru Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU) i Organism Intermediar POSDRU Regiunea VEST Timisoara.1.1 Scopul i activitile proiectului

Obiectivul general al proiectului il reprezinta cresterea oportunitatilor de angajare a femeilor si acces egal la piata locurilor de munca prin participarea la programele de formare continua si prin promovarea unor masuri de asigurare a egalitatii de sanse, care vizeaza constientizarea modului de gandire al angajatorilor si, in egala masura, al potentialelor angajate, a existentei si functionarii principiului drepturilor egale, puse la dispozitie de S, P1, P2 si P3 pentru 1100 de participanti din regiunile Bucuresti-Ilfov, Centru si Nord Est. Implementarea proiectului vizeaza patru directii strategice: Implementarea si utilizarea instrumentelor TIC inovatoare au rolul de a facilita accesul la informatie si educatie atat persoanelor apartinand grupurilor vulnerabile,dar si personalului implicat in activitati specifice Dezvoltarea abilitatilor si competentelor grupului tinta prin programe de calificare, specializare, perfectionare si egalitate de sanse si gen Campanii si seminarii de constientizare a drepturilor grupului tinta Diminuarea stereotipurilor sociale privind rolul femeii la locul de munca si determinarea politicii nondiscriminative in recrutarea, angajarea si dezvoltarea ulterioara a carierei femeilor.

Obiective specifice ale proiectului sunt:OS1Organizarea de campanii de comunicare si de promovare privind accesul pe piata muncii prin participarea la programele de formare profesionala (calificare, initiere, specializare, perfectionare, egalitate de sanse si gen)OS2- Programe de sprijin pentru initierea unei afaceri participarea la seminarii a unui numar de 1440 de persoane apartinand grupurilor vulnerabile si prin asistenta pentru 40 de persoane care vor sa inceapa o afacere;OS3 Accesul la o tehnologie inovatoare (eLearning) care, pe termen lung, va putea fi utilizata ca suport in dezvoltarea de cursuri on-line.OS4- Facilitarea accesului la informatie prin utilizarea tehnologiilor informatiei moderne prin participarea la cursul de formare TIC Activitile proiectului sunt evideniate n Anexa 1, Graficul GANTT, parte integrant a prezentei proceduri de management i implementare. Detalierea activitilor va fi transmis fiecrui membru al echipei de management i implementare conform sarcinilor specifice.

2. Cadru legislativ

Baza legal privind FSE i implementarea proiectelor finanate din acest fond: Progamul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, aprobat prin Decizia CE nr. 5811/22.11.2007, denumit n continuare POSDRU; Documentul Cadru de Implementare POSDRU; Regulamentul CE 1083/2006 pentru stabilirea prevederilor generale pentru Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul CE 1081/2006 privind Fondul Social European (FSE); Regulamentul CE 1828/2006 pentru stabilirea regulilor de implementare a Regulamentului CE 1083/2006 pentru stabilirea prevederilor generale pentru Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i a Regulamentului CE nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regional; Regulamentul CE nr. 1605/2002 aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul CE nr. 2342/2002 privind stabilirea normelor de aplicare a Regulamentului financiar CE nr. 1605/2002 cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen; Ordinul nr.2548/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de Urgen a Guvernului nr.64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale; Hotrrea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului muncii, familiei i egalitii de anse nr. 600/2008 pentru aprobarea unor acorduri de delegare de funcii privind implementarea POSDRU 2007-2013 cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul comun MMFES/MEF nr. 3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor POSDRU 2007-2013, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 31/2010 privind aprobarea Manualului de identitate vizual pentru instrumentele structurale 2007-2013 n Romnia; Agenda de la Lisabona revizuit, Orientrile Strategice Comunitare privind Coeziunea 2007-2013, Strategia European de Ocupare, Liniile Directoare Integrate pentru Creterea Economic i Ocuparea Forei de Munc 2005-2008; Cadrul Strategic Naional de Referin 2007-2013; Orientrile Strategice Comunitare privind Coeziunea 2007-2013; Programul Naional de Reforme; Manualul Beneficiarului i toate instruciunile AMPOSDRU cu privire la implementarea proiectelor finanate prin POSDRU 2007-2013; Celelalte reglementri naionale i comunitare aplicabile.

3. Structuri de management i implementare

3.1 Scop

Crearea unui sistem de management eficient, astfel nct s permit implementarea n parametri optimi a proiectului, n vederea ndeplinirii indicatorilor propui i ndeplinirii obiectivelor asumate.

3.2 Management

Avnd n vedere complexitatea proiectului, se impun urmtoarele niveluri de management:

3.2.1 Macromanagement

Macromanagementul va reprezenta nivelul principal de management i coordonare, fiind realizat de ctre S care va asigura coordonarea general a proiectului. Partenerii, mai ales P1 va asista S n tot acest proces, n special prin transfer de bune practici i cunotine din experiena proprie n ceea ce priveste managementul i coordonarea unui proiect de asemenea anvergur.

3.2.2 Micromanagement

Micromanagementul const n coordonare local si regional (Experti regionali). ntre cele dou niveluri, exist un nivel intermediar de coordonare interregional care const n desemnarea P1 ca i coordonator pentru regiunea Centru (C), P2 Bucuresti-Ilfov i coordonator pentru regiunile Nord-Est P3.

3.2.3 Echipa de management

EM este alctuit din experi pe termen lung i se structureaz dup cum urmeaz:

PoziieDurataNivel de management

manager de proiect S 3 responsabili de proiect alocati P1,P2,P3 1 responsabil financiar S 1 economist P1 1 economist P2 1 Responsabil financiar P3ETLMACRO

Fiecare expert, membru al EM, i va desfura activitatea i i va ndeplini sarcinile conform fielor de post i tuturor preocedurilor de lucru aplicabile n cadrul proiectului.

3.2.4. Echipa de implementare

EI este alctuit din formatori, experi ai S, P1,P2 si P3

PoziieDuratTip expertiz

Expert regional S Expert implementare S, P1,P2 Expert relatii publice SExpert raportare P1,P2,P3 Expert formare S, Expert raportare S Formatori S, P1, P2, P3 Examinatori cursuri S,P1, P2,P3 Coordonator tehnic P2 Formator initiere TIC P2 Analisti web-site P2 Tehnical leader P2 Arhitect software P2 Tester website P2 Expert suport tehnic P2 Analist content P2 Dezvoltator continut digital P2 Scenarist P2 Expert continut P2 Expert proiectare instruire P2 Tester continut digital P2Coordonator formare P1, Coordonator formare P3ETLETLETLETLETLETSETSETSETLETLETLETLETLETLETLETLETLETLETLETLETLETLETLETSENATENATENATENATENATENAT

ENAT

ENATENAT

ENAT

Fiecare expert, membru al EI, i va desfura activitatea i i va ndeplini sarcinile conform fielor de post i tuturor preocedurilor de lucru aplicabile n cadrul proiectului.

3.2.5. Structuri de lucru n cadrul EM i EI

n vederea realizrii unui management eficient i eficace, EM i EI se structureaz n grupuri de lucru, dup cum urmeaz:

Tip GLMembriCoordonator

GLM-GRUP LUCRU MANAGEMENTECHIPA DE MANAGEMENTMP-MANAGERUL DE PROIECT

GLEx-GRUP DE LUCRU EXECTIVS-EXPERT RELATII PUBLICE, EXPERT IMPLEMENTARE, EXPERT RAPORTARE, EXPERT FORMARE, RESPONSABIL FINANCIARP1- EXPERT IMPLEMENTARE, EXPERT RAPORTARE, EXPERT FORMARE, ECONOMISTP2- EXPERT IMPLEMENTARE, EXPERT RAPORTARE, EXPERT FORMARE, ECONOMISTP3- EXPERT FORMARE, EXPERT RAPORTAREEM- ECHIPA DE MANAGEMNT

GLForS, P1, P2, P3 EXPERT FORMARE MANAGERUL DE PROIECT, EXPERT FORMARE

GLTICS EXPERT RELATII PUBLICE ...........P2 EXPERT TIC ( COMPLETEAZA P2)P2

GLFINS, P3- RESPONSABIL FINANCIARP1,P2 ECONOMISTS SERVICIU EXTERNALIZAT CONTABILITATEMP+Rfin

GLAdminS, P3 RESPONSABIL FINANCIAR+SECRETARIATP1,P2 ECONOMIST+SECRETARIATRESPONSABIL FINANCIAR

GLAchizS MANAGERUL DE PROIECT + RESPONSABILUL FINAICIARP1 ........P2.......... P3..........

COMPLETARE DUPA CE SE TRANSMIT LISTELE LA PARTENERUMP+Rfin....

GLPR&S MANAGERUL DE PROIECT, EXPERTUL RELATII PUBLICE SI COMUNICAREP1,P2,P3 RESPONSABILII DE PROIECTS- SERVICIU EXTERNALIZAT PROMOVARE/INFORMARECEXPERTUL RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

3.2.5.1. Rolul GL

Grup de lucru Management (GLM) coordoneaz ntreaga activitate a proiectului. Se ntrunete periodic, lunar in sedinte ordinare (n fiecare zi de luni la ora 10:00) sau cel puin din dou n dou sptmni i ori de cte ori solicit MP, in sedinte extraordinare . De asemenea, exist opiunea organizrii de teleconferina utiliznd platforme de tip skype, yahoo messenger i atele similare.Rspunde de implementarea proiectului, de monitorizarea i evaluarea intern a proiectului i de luarea deciziilor privind buna implementare a proiectului. La solicitarea GLM, membrii EM i EI i responsabilii tuturor celorlalte GL vor transmite raportri cu privire la stadiul de implementare.

Grup de lucru Executiv (GLEx) coordoneaz toate aspectele de ordin executiv din cadrul proiectului. Se ntrunete periodic, cel puin lunar i ori de cte ori solicit MP.Rspunde de aspectele executive din implementarea proiectului i ofer se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.

Grup de lucru Formare (GLFor) coordoneaz toate aspectele legate de activitatea de formare din cadrul proiectului (autorizare, selecie participani, formare, evaluare, nmnare diplome,dezvoltare portal educational si digitizare continut ,DIGITIZAREA/FORMAREetc.). Se ntrunete periodic, cel puin lunar i ori de cte ori solicit MP.Rspunde de toate aspectele ce in de FPC din implementarea proiectului i se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.

Grup de lucru Financiar (GLFIN) coordoneaz toate aspectele privind managementul financiar al proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori solicit RFIN i/sau MP.Rspunde de toate aspectele ce in de managementul financiar al proiectului i se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.

Grup de lucru Administrativ (GLAdmin) coordoneaz toate aspectele de ordin administrativ ale proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori este nevoie i ori de cte ori solicit MP.Rspunde de toate aspectele administrative ale proiectului i se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.

Grup de lucru Achiziii (GLAchiz) coordoneaz toate aspectele de ordin juridic i mai ales achiziiile din cadrul proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori este nevoie i ori de cte ori solicit Rjur, ACHIZ sau MP.Rspunde de toate aspectele juridice ale proiectului, mai ales de achiziii i se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.

Grup de lucru Relaii Publice i Comunicare (GLPR&C) coordoneaz toate aspectele ce in de aspectele de comunicare, relaii publice, informare i publicitate ale proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori este nevoie i ori de cte ori solicit CPR&C, MP.Rspunde de toate aspectele de comunicare, relaii publice, informare i publicitate ale proiectului i se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.

La fiecare ntlnire de lucru a GL se vor realiza minute ale ntlnirilor[footnoteRef:1] care vor trece n revist aspectele discutate, concluziile obinute i msurile/aciunile viitoare stabilite. [1: Vezi model conform Anexei 8.]

4 Comunicarea ntre prile implicate n proiect

4.1 Scop

Crearea unui sistem de comunicare intern eficient, astfel nct s permit transmiterea informaiilor n timp real i cu acuratee, att ntre personalul implicat n implementare i management, ct i ntre parteneri.NB: Procedura i procesul de comunicare vor fi corelate n anumite aspecte cu procedura i procesul de raportare. Astfel, ambele documente vor trebui considerate ca fiind n relaie de interdependen, chiar dac raportarea este prioritar.

4.2 Niveluri de comunicare

n cadrul proiectului se stabilesc urmtoarele niveluri de comunicare:

4.2.1 Comunicarea ntre parteneri

Comunicarea i relaiile parteneriale sunt decrise n instruciunea AMPOSDRU Ghid privind relaiile de parteneriat ntre diverse entiti de drept public i privat, versiunea octombrie 2009 (Anexa 2). Orice mbuntiri aduse acestui document vor fi luate la cunotin i aplicate de ctre toi membrii parteneriatului.

Comunicarea ntre parteneri se poate realiza prin orice mijloc: pot, servicii de curierat, telefonie, fax, e-mail, videoconferin, cu confirmare de primire acolo unde este cazul i nregistrare n registrul de intrri-ieiri propriu. Pentru comunicrile realizate prin mijloace audio-video este necesar confirmarea aspectelor discutate prin realizarea unei minute i prin transmiterea acesteia pe e-mail sau fax.

Mijloacele oficiale de comunicare sunt prin pot, servicii de curierat, fax i e-mail cu confirmarea primirii i nregistrarea n registrul de intrri-ieiri propriu.

Un prim nivel de comunicare l constituie cel realizat ntre reprezentanii delegai ai partenerilor pentru acest proiect (Dna Ingrid Serenela Moldoveanu Manager Proiect, P1 Dl Marius Cioca si Doamna Kifor Stefania, Responsabil Formare, P2 Dna Mihaela Iancu Responsabil proiect, P3 Dna Amalia Simion Responsabil proiect.)

Toate deciziile luate cu privire la proiect trebuie s respecte cadrul legal care guverneaz implementarea proiectului i trebuie comunicate n cel mai scurt timp posibil Managerului de Proiect.

4.2.2 Comunicarea n cadrul echipei de proiect

Comunicarea n cadrul echipei de proiect se va realiza conform urmtoarei proceduri:

4.2.2.1 Cadru general

Comunicarea se poate realiza prin orice mijloc: pot, servicii de curierat, telefonie, fax, e-mail, teleconferin. Pentru comunicrile realizate prin mijloace audio-video este necesar confirmarea aspectelor discutate prin realizarea unei minute i prin transmiterea acesteia pe e-mail sau fax.

Mijloacele oficiale de comunicare sunt prin pot, servicii de curierat, fax i e-mail cu confirmarea primirii. Pentru comunicrile oficiale, este obligatorie confirmarea primirii.

NB1: Nesolicitarea de clarificri, rspunsuri etc. dup primirea informaiilor presupune nelegerea i aprobarea tacit a comunicrilor transmise.NB2: Diseminarea informaiei de ctre coordonatorii reigonali ctre asistenii regionali este obligatorie.

4.2.2.2 Niveluri interne de comunicare

1. Aspecte generale

Toate informaiile comunicate de ctre MP, vor fi transmise n mod obligatoriu de ctre secretariatul proiectului. Comunicrile transmise de ctre parteneri se vor face numai prin intermediul responsabililor de proiect. n situaii specifice, EM va include n fluxul de informaii .Personalul administrativ la nivelul parteneriatului va transmite comunicri oficiale numai cu acordul membrilor EM, la nivel macro.

2. Aspecte specifice

Activiti de tip executiv:

Toate comunicrile realizate de ctre expertii proiectului vor fi adresate coordonatorilor de proiect, acestia le vor verifica de conformitate si le vor transmite in copie sau original dupa caz la managerul de proiect conform procedurilor de raportare si comunicare interna CONFORM ANEXELOR. Managerul de Proiect , le va transmite spre verificare/coordonare/organizare, etc cu termen de realizare. Responsabili proiectExperti Managerul de proiect

Activiti de informare i publicitate

Toate comunicrile referitoare la acest aspect vor fi transmise ctre secretariat cu copie la Managerul de proiect. Dupa analiza, managerul de proiect va formula punct de vedere, ulterior vor fi informati expertii/partenerii.Comunicrile, sub forma de minute, din cadrul GL vor fi transmise ctre Expertul implementare, care va informa MP cu privire la analiza punctelor discutate.

Echipe de implementareSecretariat CRP&CManager de proiectMPExperti/parteneri

Manager de proiectExpert implementareEx. Relatii publice

4.2.3 Comunicarea cu AMPOSDRU /OIR POSDRU

Comunicarea cu AMPOSDRU /OIR POSDRU i alte autoriti implicate n gestionarea FSE n Romnia va fi realizat de ctre:

Reprezentatul legal i imputernicitul(MP) Patronatului Romn, Ali membri ai EM nivel macro sau personalul administrativ de la nivelul Patronatului Romn doar cu aprobarea MP.

Comunicrile vor respecta identitatea vizual a proiectului i cerinele de informare i publicitate conform Manualulului de Identitate Vizual POSDRU (Anexa 3).Comunicrile vor fi strict oficiale i nregistrate corespunztor de ctre personalul administrativ de la nivelul Patronatului Romn n registrul intrri-ieiri al proiectului.

4.2.4 Comunicarea extern pres, grup int, factori interesai

Comunicarea extern va fi coordonat de ctre CRP&C, cu respectarea formatelor i cerinelor de informare i publicitate conform Manualulului de Identitate Vizual POSDRU i n conformitate cu identitatea vizual a proiectului.

Toate comunicrile vor fi transmise spre aprobare i avizare ctre EM macro. CRP&C va transmite comunicrile spre aprobare ctre MP.Comunicrile vor fi strict oficiale i nregistrate corespunztor de ctre personalul administrativ de la nivelul Patronatului Romn n registrul intrri-ieiri al proiectului.

5. Raportare

5.1 Scop

Crearea unui sistem de raportare eficient, astfel nct s permit colectarea informaiilor i datelor n timp real i cu acuratee, att ntre personalul implicat n implementare i management, ct i ntre parteneri, n vederea asigurrii cerinelor de raportare solicitate de ctre AMPOSDRU i OIR POSDRU Nord-Est.

5.2 Niveluri de raportare

n cadrul proiectului se creeaz urmtoarele niveluri de raportare:

5.2.1 Raportare

5.2.1.1 Raportare experi

Fiecare expert implicat n implementarea acestui proiect va trebui s raporteze privind activitatea derulat n fiecare lun n care este implicat n activitile proiectului, ct i privind rezultatele aferente respectivei activiti.Instrumente de raportare, anexe la prezenta procedur:

Raport de activitate expert (Anexa 4) Fi de pontaj (Anexa 5) Instruciuni de completare (Anexa 6) Documente suport justificative pentru raportul de activitate expert i fia de pontaj.

Formatele amintite mai sus trebuie respectate ca atare.

5.2.1.2 Raportare activiti

Raportarea ctre OIR POSDRU i AMPOSDRU i ctre orice alte organisme naionale sau europene implicate n gestionarea, controlul i monitorizarea proiectului i modului de cheltuire a fondurilor se va realiza conform cerinelor i prevederilor POSDRU, DCI POSDRU, legislaiei i regulamentelor naionale i europene n formatele acceptate.

Formatele de raportare sunt parte integrant a prezentei proceduri, vezi anexele.

Expertul raportare elaboreaz i transmite Responsabilului de proiect care la rndul su le verific i le transmite Managerului de proiect: minutele ntlnirilor din teritoriu; listele de prezent de la aceste intalniri raportul de deplasare (n cazul deplasrilor n regiune); baza de date actualizat cu participanii /registrul grupului int din proiect; livrabilele proiectului.

EXPERTUL IMPLEMENTARE REG colecteaz: datele specifice pentru realizarea rapoartelor tehnice conform modelului solicitat de ctre AMPOSDRU i OIPOSDRU; formularul de nregistrare a grupului int[footnoteRef:2] pentru fiecare persoan nou introdus n proiect; [2: Vezi Anexa 7, care include toate documentele si formularele pentru grupul int. Vezi i metodologia de selecie.]

declaraia de consimmnt prin care grupul int i d acordul cu privire la utilizarea i prelucrarea datelor personale; angajamentul pentru fiecare persoan din grupul int cu privire la participarea la curs; ali indicatori, n funcie de fiecare activitate.

MANAGER DE PROIECTRESPONSABIL PROIECTEXPERTUL RAPORTARE

EXPERT IMPLEMENTAREEXPERT RAPORTARE

n momentul demarrii activitilor EXPERTUL IMPLEMENTARE IMPREUNA CU EXPERTUL COMUNICARE elaboreaz i transmite MANAGERULUI DE PROIECT calendarul lunar la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), pregtirea unui program lunar cu toate evenimentele, ntlniri, instruiri, etc. care urmeaz a se desfura;

ATENIE: calendarul lunar trebuie s respecte graficul GANTT.

La sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), transmiterea unui raport de perfoman care s includ comentarii privind programul planificat i ce s-a realizat; acesta va conine cel puin informaii cu privire la: indicatori, grupul int, activitile implementate, rezultatele atinse, progresul proiectului pentru perioada urmtoare de raportare raportul de misiune (n cazul deplasrilor n regiune); livrabilele proiectului; colecteaz datele specifice pentru realizarea rapoartelor tehnice conform modelului solicitat de ctre AMPOSDRU i OIR POSDRU.

n momentul demarrii activitii A6 Coordonatorul formare i elaboreaz i transmite cu copie la Managerul de proiect:

calendarul lunar la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), pregtirea unui program lunar cu toate evenimentele, ntlnirile, instruiri, etc.

ATENIE: calendarul lunar trebuie s respecte graficul GANTT.

la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), transmiterea unui raport tehnic detaliat de perfoman care s includ comentarii privind programul planificat i ce s-a realizat; acesta va conine cel puin informaii cu privire la: indicatori, grupul int, activitile implementate, rezultatele atinse, progresul proiectului pentru perioada urmtoare de raportare. minutele ntlnirilor la care acetia particip; listele de prezen de la aceste ntlniri; raportul de misiune (n cazul deplasrilor n teritoriu); baze de date actualizate (acolo unde este cazul); livrabilele proiectului; elaboreaz raport narativ pentru fiecare activitate de care este responsabil; colecteaz datele specifice pentru realizarea rapoartelor tehnice conform modelului solicitat de ctre AMPOSDRU i CNDIPT-OIPOSDRU

Expert raportareR i Expert implementareR sunt responsabili cu:

pregtirea calendarului lunar la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), pregtirea unui program lunar cu toate evenimentele, instruiri, etc. ATENIE: calendarul lunar trebuie s respecte graficul GANTT. raport detaliat curs de formare; fie de prezen pentru fiecare grup, livrate ctre AsCR; chestionare de evaluare a cursului;

ATENIE: raportul formatorului trebuie s cuprind exemplificarea grafic a rezultatelor evalurii cursului i a evalurii formatorului

chestionare de evaluare a formatorului; raportul de misiune (n cazul deplsarilor n teritoriu); baze de date actualizate cu participanii la curs; livrabilele proiectului (ex. materialele de curs, etc).

Rfin elaboreaz : Raportul tehnico-financiar (mpreuna cu MP) Cererea de rambursare; Anexa evidena cheltuielilor; Anexa cu previziuni actualizate legate de buget; Pregtete documentele justificative financiare.

MP elaboreaz n baza informaiilor primite de la echipa de implementare rapoartele finale ctre CNDIPT-OIPOSDRU i AMPOSDRU i ctre orice alte organisme naionale sau europene implicate n gestionarea, controlul i monitorizarea proiectului i modului de cheltuire a fondurilor europene: rapoartele tehnice de implementare i rapoartele financiare privind progresul nregistrat n implementarea proiectului, n conformitate cu condiiile contractuale i instruciunile primite de la AMPOSDRU/OIPOSDRU; notificri, etc.

Documente suport tehnice

ATENIE: Toate activitile desfurate prin proiect trebuie susinute de documente justificative.

Exemple de documente justificative:

minute pentru ntlnirile echipei de proiect copii ale invitaiilor la conferine de pres/seminarii liste de prezen la conferine/seminarii copii dup articole/anunuri aprute n pres liste de distribuie pentru pliante/ brouri suporturi de curs liste de prezen la cursurile organizate copii ale documentelor de examen (procese verbale, foi de notare, cereri de nscriere la examen, lucrri de examen, etc.) documente justificative pentru achiziiile realizate prin proiect.

6. Monitorizare i evaluare

6.1 Scop

Monitorizarea este o analiz periodic a resurselor, activitilor i rezultatelor proiectului. Procesul de monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte, analize i indicatori).Monitorizarea constituie un mecanism de analiz sistematic ce prezint evaluarea analitic a implementrii proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea informaiilor obinute despre progresul proiectului.

Procesul permite managerului de proiect, personalului angajat, membrilor parteneriatului, factorilor interesai (stakeholders) precum i OI/AMPOSDRU s identifice problemele poteniale nainte de apariia acestora sau imediat dup aceea.

Vor fi vizate aspecte privind: tendinele rezultatelor obinute, rezultatele procedurilor de feedback, schimbrile exterioare, corecia abaterilor constatate sau previzionate, rezultatele pariale obtinute. Rapoartele de monitorizare vor permite aprecierea tendinelor performanelor i compararea cu obiectivele urmrite, cu rezultatele pariale i cu noile ateptri referitoare la proiect.

Implementarea unor masuri de monitorizare corespunztoare ofer Beneficiarului posibilitatea s introduc msuri corective care s menin implementarea proiectului n starea de funcionare. Este deci important ca monitorizarea s fie perceput mai mult ca un instrument de management dect un mecanism de control.

6.2 Mod de realizare

Monitorizarea activitilor va fi continu (va fi asigurat prin dezvoltarea unui sistem intern de monitorizare, prin care se vor colecta informaii i se vor completa formularele de monitorizare lunar).Evaluarea se va derula periodic, iar n funcie de concluziile rezultate vor fi adaptate aciunile ce vor fi realizate pentru atingerea obiectivelor. Vor fi realizate activiti de evaluare intern: a indicatorilor previzionai pentru atingerea obiectivelor, a informaiilor referitoare la etapele parcurse, a personalului implicat n proiect, precum i compararea rezultatelor estimate cu cele previzionate.

Evaluarile periodice vor avea rolul de a stabili stadiul proiectului i modul n care obiectivele au fost atinse. Pe baza rezultatelor obtinute vor fi adaptai paii urmtori pentru atingerea obiectivelor. Pentru monitorizarea i evaluarea pailor parcuri se are n vedere: ncadrarea n timp a activitilor; nivelul de realizare a indicatorilor propui, pentru diferite perioade n concordan cu intele urmrite; ncadrarea cheltuielilor pe fiecare linie de buget aprobat; gestiunea financiar i certificarea plilor.

Va fi acordat o atenie deosebit adaptrii msurilor pentru a asigura continuitatea activitilor din proiect fa de problemele care pot s apar. Sistemul de evaluare a calitii va fi garantat de informatizarea tuturor fazelor semnificative i de organizarea i actualizarea unei arhive ce va contine toate datele legate de proiect.

6.3 Instrumente de monitorizare

Printre instrumentele de monitorizare, putem enumera urmtoarele:

1. Pregtirea calendarelor lunare si urmrirea orarelor[footnoteRef:3]: [3: Corelat cu cerinele din capitolul Raportare]

Inaintea fiecrei luni, pregtirea unui program lunar (plan intermediar de lucru) cu toate evenimentele, ntlnirile, instruiri, etc., Compararea programului prevzut cu Graficul de implementare (GANTT), La sfritul fiecrei luni un raport de perfoman care s includ comentarii privind programul planificat i ceea ce s-a realizat.2. Asigurarea c toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp:- Verificai n mod regulat Graficul de implementare (GANTT),- Informai-v n prealabil i reamintii experilor/formatorilor/partenerilor programarea n timp a activitilor,- Impartii experiena i informaiile n cadrul proiectului experienta dobndit din alte proiecte, etc, (knowledge management)- Contactai permanent EM privind depunerea livrabilelor proiectului,- Colectai livrabilele proiectului i ndosariai-le n dosarul potrivit,- Colectai periodic rapoartele de misiune i livrabilele.- Chestionare; - Module de nregistrare a activitilor- Rapoarte de sintez i analiz a datelor privind punerea n aplicare a activitilor i nivelul de realizare a obiectivelor proiectului;

3. Participarea la pregtirea rapoartelor manageriale i livrabilele proiectului:- Verificai cu regularitate Graficul de implementare,- Fii n legtur permanent cu EM privind cerinele de raportare,- Colectai toate rapoartele tehnice imediat dup realizarea sarcinilor,- Pregtii cu dou sptmni nainte de termenul limit o schi a raportului care s cuprind ct mai multe informatii.

4. Pregtirea modelelor de raportare pentru activiti (inclusiv instruire, conferine, ntlniri, etc)Pentru fiecare activitate, pregtii un raport care s indice clar probleme cum ar fi:- Ce este o sarcin- Cnd a fost sarcina- Cine este responsabil pentru acest sarcin- Cte resurse s-au utilizat- Care a fost obiectivul sarcinii- Descrierea detaliat a msurilor luate n timpul sarcinii- Care a fost rspunsul prilor interesate- evaluare de sarcin- Recomandri pentru alte sarcini similare- altele

6.4 Activiti de evaluare i monitorizare intern:

1. Ateliere de analiz a rezultatelor obinute i de planificare a progresului proiectului raport tehnic de monitorizare[footnoteRef:4] [4: Vezi Anexa 9]

2. Monitorizarea respectrii fluxurilor financiare i asigurarea corectitudinii i continuitii finanrii3. ntocmirea rapoartelor tehnice de implementare a proiectului4. ntocmirea rapoartelor financiare privind costurile implementrii proiectului5. ntocmirea rapoartelor intermediare i finale cu evaluarea rezultatelor

Monitorizarea se realizeaz lunar, pe cnd evaluarea va fi intermediar i final ex-post. Dac se va observa nevoia introducerii de perioade de evaluare mai dese, se va analiza oportunitatea introducerii unui sistem de evaluare semestrial sau trimestrial.

6.5 Indicatori

Pentru asigurarea premiselor unei monitorizri optime, la formularea proiectului au fost prevzui Indicatori de Verificare ai Obiectivelor SMART (specifici, msurabili, accesibili, relevani i ncadrai ntr-o perioad de timp), care vor face posibil cuantificarea nivelului atins de obiectivele propuse.

Conform cererii de finanare vor trebui atini urmtorii indicatori:

6.5.1 Indicatori de tip output

DIndicatori [1 output]Valoare

418Numrul participanilor femei la programele de calificare/recalificare800

420Numr de participani la instruire - acces pe piaa muncii0

421Numr de evenimente de comunicare i promovare - acces pe piaa muncii72

422Numr de persoane care au demarat o activitate independent femei - acces pe piaa muncii40

IDIndicatori [2 result]Valoare

419Ponderea participanilor la programele de calificare/recalificare care obin certificare85%

423Ponderea femeilor care au participat la programe de formare profesional care au obinut certificat (%)85%

424Ponderea femeilor asistate n dezvoltarea carierei care au avansat n carier*(%)0

425Ponderea femeilor asistate n iniierea unei afaceri care au demarat o activitate independent (%)25%

426Numr de participani la instruire certificai - acces pe piaa muncii0

427Numr de persoane care au beneficiat de consiliere/orientare i au avansat n carier dup un an femei - acces pe piaa muncii0

428Parteneri transnaionali implicai n proiect - acces pe piaa muncii0

6.5.2 Grup int

IDGrup intValoare

3Alte grupuri vulnerabile0

30Experi mass-media0

33Femei1100

42Manageri ai autoritilor publice locale i centrale0

56Operatori mass-media0

83Personal al autoritilor publice centrale i locale0

94Personal al organizaiilor societii civile0

95Personal al partenerilor sociali0

133Victime ale traficului de persoane0

Indicatorii de mai sus, ct i cei care deriv din Cererea de finanare i nu sunt specifici n seciunea Indicatori ai acesteia, vor fi monitorizai i evaluai conform modului de lucru enunat anterior, pe tipuri i conform periodicitii demersurilor de evaluare i monitorizare.

7. Arhivare

Va fi revizuit n funcie de abordarea aplicat pentru arhivarea electronic.

7.1 Scop

Crearea unui sistem de arhivare a documentelor din proiect, astfel nct s permit identificarea diverselor documente cu acuratee, n vederea asigurrii cerinelor de raportare solicitate de ctre AMPOSDRU, CNDIPT-OIPOSDRU, legislaia naional i regulamentele europene.

7.2 Obligaiile Beneficiarului conform cerinelor europene

Procedura este elaborat conform legislaiei naionale n vigoare, prelundu-se n mare parte cerinele menionate n legislaia aplicabil.

Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006.

n cazul nerespectrii obligatiei de ndosariere i pstrare n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, cofinanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul POSDRU trebuie s fie arhivate de ctre Beneficiar, n spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuatepentru implementarea proiectului.

Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora.Astfel, n calitate de beneficiar, trebuie asigurat n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor documente: documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare); documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU; documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute; facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat; cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar); rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control; documente contabile conform prevederilor legale.

n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme: originale; fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a fotocopiat documentul); microfie ale documentelor originale; documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).

Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

7.3 Obligaiile Beneficiarului conform legislaiei naionale

Cadrul legsilativ naional reglementeaz arhivarea documentelor prin Legea nr. 16/1996, care prevede dou modaliti de arhivare:

7.3.1 Arhivarea fizic a documentelor

7.3.1.1 ndosarierea documentelorndosarierea documentelor n funcie de specificul activitii i de cerinele beneficiarului:

Sortarea documentelor dupa data emiterii lor sau dupa alte criterii stabilite de beneficiar; Indosarierea documentelor, numerotarea filelor indosariate in coltul din dreapta si intocmirea unui opis pentru dosarul arhivat, prin atasarea ca prima pagina in interiorul dosarului, a listei cu documentele continute in fiecare dosar - Anexa nr. .....; Pe o foaie nescrisa adaugata la sfarsitul dosarului sau pe ultima pagina ramasa nescrisa se trece sub semnatura arhivarului mentiunea ca: "Prezentul dosar contine ....... file - in cifre si in paranteza in litere"; Arhivarea documentelor se face in mape specifice arhivarii, legate, in functie de dorinta beneficiarului arhivarea se poate face si in alte tipuri de dosare Documentele din fiecare dosar se cos sau se leaga in mape, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor, rezolutiilor, etc.; Dosarele NU trebuie sa aiba mai mult de 250 - 300 de file; Pe coperta dosarului se aplica Anexa ........, care se completeaza cu datele dosarului; Pe cotorul mapei / biblioraftului se vor trece datele pe care acesta le contine: numarul din nomenclator, volumul dosarului, Pentru fiecare an de implementare in parte se va incepe cu volumul 1 de documente arhivate, aplicabil pentru fiecare tip de document; Persoana desemnata cu arhiva completeaza un proces verbal de predare- primire a documentelor, Anexa ....., ce va fi semnat atat de persoana autorizata cat si de arhivar.Gruparea documentelor pentru arhivare se face potrivit NOMENCLATORULUI DOSARELOR. Acesta se intocmeste sub forma de tabel, in care se redau grupele de documente pe activiti i sau tipuri de raportare etc., in dreptul grupelor de documente se va trece perioada de pstrare pn la 31.12.2021, conform contractului de finanare.

7.3.1.2 Identificare documentePe documentele arhivate, pentru identificare, pot fi aplicate etichete.

7.3.1.3 Depozitarea documentelor

7.3.1.3.1 Introducerea documentelor in arhiva

Dosarele se depun in arhiva, pe baza de Inventar si Proces Verbal de predare-primire; Persoana autorizata aduce Secrectarului administrativ inventarul (Anexa ....) semnat de superiorul ierarhic, arhivarul completeaza procesul verbal de predare-primire (Anexa ....) ce va fi semnat atat de persoana autorizata cat si de arhivar; Dosarele sunt depozitate pe rafturi identificabile prin numere, dosarele se vor ordona pe ani, serviciu/compartiment/departament termene de pastrare; Pentru documentele cu termen de pastrare permanent se asigura un loc separat;

7.3.1.4 Iesirea documentelor din arhiv i predarea spre redepozitare Aceast operaiune este permisa Superiorului ierarhic sau unei persoane desemnate din serviciu / compartimentul / departamentul respectiv Persoana autorizata din fiecare serviciu / compartiment / departament inmaneaza arhivarului formularul standard (Anexa ......), semnat de Superiorul ierarhic (nume, prenume - in litere de tipar, semnatura). Formularul va contine o lista a documentelor ce se vor scoate din arhiva Arhivarul completeaza un proces verbal de predare-primire (Anexa .......), semnat de persoana autorizata si de arhivar. Arhivarul inregistreaza in Registrul de Evidenta Anexa ....... toate dosarele pe care le primeste sau le imprumuta pentru consultare personei desemnate din cadrul institutiei/banci; In locul dosarului imprumutat se pune o fisa de control (Anexa ......) semnata de solicitant si care se restituie persoanei respective in momentul inapoierii dosarului; Persoana autorizata inmaneaza arhivarului formularul standard (Anexa ......), semnat de Superiorul ierarhic (nume, prenume - in litere de tipar, semnatura) impreuna cu documentele imprumutate. Formularul va contine lista documentelor ce vor fi depozitate; arhivarul completeaza un Proces verbal de predare-primire (Anexa .......) semnat de persoana autorizata si de arhivar; arhivarul restituie fisa de control persoanei autorizat

7.3.1.5 Obligatia beneficiarului de a pastra documentelePastrarea documentelor trebuie realizat n conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii si sustragerii. Documentele sunt pastrate in conditii de igiena, temperatura si umiditate adecvata. Depozitarea arhivei este ferita de igrasie, expuse pericolului de infiltratie, inundatie, incendiu, explozie, etc. Spatiu de depozitare este dotat cu rafturi. In incinta depozitului este interzisa folosirea radiatoarelor, resourilor, fumatului sau a utilizarii unor instalatii electrice defecte. Depozitele sunt prevazute cu stingatoare portabile cu bioxid de carbon si praf, asigurandu-se conditiile necesare de stingere a incendiilor.

7.3.1.6 Indatoririle beneficiarului ndatoririle beneficarului sunt urmatoarele: transportul in maxima siguranta a documentelor de la Creatorul documentelor la depozitul destinat arhivarii; primirea in arhiva a documentelor create si gestionarea lor; manipularea acestora la depozitul de arhiva; intocmirea Nomenclatorului Arhivistic conform propunerilor Creatorilor de documente; pastrarea in bune conditii si asigurarea securitatii documentelor; asigurarea desprafuirii periodice a documentelor, a dezinsectiei si deratizarii; asigurarea temperaturii, umiditatii si a ventilatiei propice; asigurarea conditiilor de ordine, paza si securitate; inregistrarea in Registrul de Evidenta (Anexa ....) a tuturor dosarelor pe care le primeste sau le imprumuta pentru consultare, punandu-se in locul dosarului imprumutat o fisa de control (Anexa ....) semnata de solicitant si care se restituie persoanei respective in momentul inapoierii dosarului;

7.3.2 Arhivarea documentelor pe suport electronic si crearea de baze de date crearea unei baze de date pentru documentele ce urmeaza a fi copiate prin scanare sau alte metode de capturare a datelor; copierea prin scanare a documentelor emise; capturare prin tastare directa, procesare si stocare de noi document;La finalul fiecarei etape de lucru, furnizorul intocmeste si pune la dispozitia beneficiarului toate rapoartele de activitate, in urmatoarele conditii: se salveaza pe dischete/cd-uri reinscriptibile/alte medii electronice baza de date a arhivarilor electronice iar acestea se predau beneficiarului, prin intocmirea unui proces verbal de predare primire; salvarea datelor pe cd-uri reinscriptibile ofera posibilitatea Creatorului de documente de a beneficia prin metoda arhivarii electronice si de actele ce se emit ulterior si se vor adauga la documentele intiale (contracte de leasing, polite de asigurari de viata, etc

7.4 Mod de lucru

n cadrul proiectului se vor realiza ambele tipuri de arhivare: format hrtie i format electronic, prin respectarea prevederilor legislaiei naionale i n conformitate cu tipul de documente specificate n pista de audit.Pentru arhivarea fizic se va identifica i dota corespunztor un spaiu de arhiv, conform cerinelor legislaiei naionale.Pentru arhivarea electronic se va achiziiona un software specializat sau se va crea un sistem intern de arhivare care s respecte prevederile legale n vigoare.

8. Protecia datelor

Protecia datelor cu caracter personal reprezint un domeniu nou pentru spaiul legislativ din Romnia. Coninutul su privete, ntr-o form generic, dreptul persoanei fizice de a-i fi aprate acele caracteristici care conduc la identificarea sa i obligaia corelativ a statului de a adopta msuri adecvate pentru a asigura o protecie eficient.n contextul aderrii Romniei la U.E., problematica proteciei datelor cu caracter personal a cptat o amploare i importan deosebite, tendine relevate de consolidarea cadrului normativ, dar i de crearea unei instituii specifice domeniului abordat, precum Autoritatea Naional de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.).n ceea ce privete PATRONATUL ROMN n calitate de operator, conform prevederilor legale n vigoare, are obligaia de a respecta caracterul privat i securitatea prelucrrii datelor cu caracter personal ale fiecrei persoane. De asemenea, are obligaia de a administra, n condiii de siguran, bazele de date anume create pentru ndeplinirea atribuiilor legale ce-i revin i de a asigura persoanelor nregistrate, n calitate de persoane vizate, drepturile anume prevzute n cuprinsul Legii nr.677/2001, cu modificrile ulterioare.

8.1 Scopul

Elaborarea unei proceduri care s cuprind condiiile i modul de desfurare a activitii privind securitatea prelucrrilor de date cu caracter personal.

8.2 Domeniul de aplicare al proceduriiProcedura se aplic pe toat perioada implementrii Proiectului A.C.I.P Asigurarea galitatii de sanse pe piata muncii pentru femeile din regiunile de dezvoltare Bucuresti-Ilfov , Centru si Nord-Est prin Calificare , Initiere si Perfectionare 8.3 Definiii i reguli de urmat

8.3.1 Definiii a unor termeni specifici domeniului proteciei datelor cu caracter personalDefinirea unor termeni specifici domeniului abordat se regsete n cuprinsul Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare, fiind extrem de util cunoaterea nelesului acestora, pentru o interpretare corect a voinei legiuitorului i realizarea unei protecii adecvate a drepturilor persoanei/persoanelor vizate.Astfel, n accepiunea actului normativ mai sus indicat, urmtorii termeni se definesc dup cum urmeaz:

8.3.1.1. date cu caracter personalOrice informaii referitoare la o persoan fizic identificat sau identificabil; o persoan identificabil este acea persoan care poate fi identificat, direct sau indirect, n mod particular prin referire la un numr de identificare ori la unul sau la mai muli factori specifici identitii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale;

8.3.1.2. prelucrarea datelor cu caracter personalOrice operaiune sau set de operaiuni care se efectueaz asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, nregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvluirea ctre teri prin transmitere, diseminare sau n orice alt mod, alturarea ori combinarea, blocarea, tergerea sau distrugerea;

8.3.1.3. stocarea Pstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese;

8.3.1.4. sistem de eviden a datelor cu caracter personal Orice structur organizat de date cu caracter personal, accesibil potrivit unor criterii determinate, indiferent dac aceast structur este organizat n mod centralizat ori descentralizat sau este repartizat dup criterii funcionale ori geografice;

8.3.1.5. operator Orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice, instituiile i structurile teritoriale ale acestora, care stabilete scopul i mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; dac scopul i mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt determinate printr-un act normativ sau n baza unui act normativ, operator este persoana fizic sau juridic, de drept public ori de drept privat, care este desemnat ca operator prin acel act normativ sau n baza acelui act normativ;

8.3.1.6. persoan mputernicit de ctre operator O persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice, instituiile i structurile teritoriale ale acestora, care prelucreaz date cu caracter personal pe seama operatorului;

8.3.1.7. ter Orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice, instituiile i structurile teritoriale ale acestora, alta dect persoana vizat, operatorul ori persoana mputernicit sau persoanele care, sub autoritatea direct a operatorului sau a persoanei mputernicite, sunt autorizate s prelucreze date;

8.3.1.8. destinatarOrice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice, instituiile i structurile teritoriale ale acestora, creia i sunt dezvluite date, indiferent dac este sau nu ter; autoritile publice crora li se comunic date n cadrul unei competene speciale de anchet nu vor fi considerate destinatari;

8.3.1.9. date anonimeDate care, datorit originii sau modalitii specifice de prelucrare, nu pot fi asociate cu o persoan identificat sau identificabil.

8.3.2 Caracteristicile datelor cu caracter personal n cadrul prelucrrii

Datele cu caracter personal destinate a face obiectul prelucrrii trebuie s fie: prelucrate cu bun-credin i n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare- aceasta presupune obligaia de adoptare a unui comportament corect din punct de vedere legal, att din partea operatorului, ct i a persoanelor care acioneaz ca mputernicit al acestuia; colectate n scopuri determinate, explicite i legitime- n cazul tutror partenerilor n perioada implementrii proiectului, funcie de bazele de date anume constituite, putem identifica multiple scopuri ale activitilor de colectare a datelor cu caracter personal, ce decurg, n principal, din varietatea mediilor n care se deruleaz activitile prevzute n proiect. De asemenea, n cazul datelor cu caracter personal referitoare la proprii angajai, colectarea este efectuat n vederea ndeplinirii unor obligaii legale ale fiecrui partener fa de acetia, cum ar fi achitarea salariilor;n acelai timp, prelucrarea ulterioar a datelor cu caracter personal n scopuri statistice sau de raportare nu va fi considerat incompatibil cu scopul colectrii dac se efectueaz cu respectarea dispoziiilor legale, precum i cu respectarea garaniilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, prevzute de normele care reglementeaz activitatea statistic ori cercetare;

adecvate, pertinente i neexcesive prin raportare la scopul n care sunt colectate i ulterior prelucrate- aceasta presupune ca datele s corespund, s fie potrivite i s nu depeasc scopul anume urmrit ; exacte i, dac este cazul, actualizate- n acest scop trebuie s se ia msurile necesare pentru ca datele inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate i pentru care vor fi ulterior prelucrate, s fie terse sau rectificate; stocate ntr-o form care s permit identificarea persoanelor vizate strict pe durata necesar realizrii scopurilor n care datele sunt colectate i n care vor fi ulterior prelucrate; stocarea datelor pe o durat mai mare dect cea menionat, n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific, se va face cu respectarea garaniilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, prevzute n normele care reglementeaz aceste domenii, i numai pentru perioada necesar realizrii acestor scopuri.

8.3.3.ncheierea operaiunilor de prelucrare :

La ncheierea operaiunilor de prelucrare, dac persoana vizat nu i-a dat n mod expres i neechivoc consimmntul pentru o alt destinaie sau pentru o prelucrare ulterioar, datele cu caracter personal urmeaz a fi : distruse; transferate unui alt operator, cu condiia ca operatorul iniial s garanteze faptul c prelucrrile ulterioare au scopuri similare celor n care s-a fcut prelucrarea iniial; transformate n date anonime i stocate exclusiv n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific(dac este cazul).

n ceea ce privete activitile din domeniul prevenirii nclcrilor prevederilor legale, se vor lua toate msurile corespunztoare de protejare a acestora, dup care se va proceda la distrugerea lor, dac nu sunt aplicabile prevederile legale privind pstrarea arhivelor.

8.4.Cadrul legislativ

8.4.1. Comunitar

Convenia privind protecia drepturilor omului i a libertilor fundamentale; Conventia pentru protejarea persoanelor fata de prelucrarea automatizata a datelor cu caracter personal, adoptata la Strasbourg la 28 ianuarie 1981; Directiva Consiliului 95/46/EC a Parlamentului European si a Consiliului European din 24 octombrie 1995 cu privire la protecia persoanelor referitoare la procesarea datelor personale si la libera circulaie a acestor date; Directiva 2002/58/EC a Parlamentului European si a Consiliului din 12.07.2002 privind procesarea datelor personale si protecia intimitii n sectorul comunicaiilor electronice; Regulamentul (EC) nr. 45/2001 al Parlamentului European i al Consiliului privind protecia persoanelor cu privire la procesarea datelor personale de ctre instituiile i organismele comunitare i la libera circulaie a acestor date.

8.4.2. Intern

Constituia Romniei; Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cucaracter personal i libera circulaie a acestor date; Legea nr. 682 din 28 noiembrie 2001 privind ratificarea Conveniei pentru protejarea persoanelor fa de prelucrarea automatizat a datelor cu caracter personal, adoptat la Strasbourg la 28 ianuarie 1981; Legea nr. 102/2005 privind nfiinarea i funcionarea Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal. Ordinul Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea cerinelor minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal. Codul Muncii (Legea nr. 53/2003) Manualul Calitii(SR EN ISO 9001:2001) SR EN ISO 9000 : 2006 SR EN ISO 19011 : 2003 Comisia de Etic i Litigii a PATRONATULUI ROMN.8.5 Responsabilitile managementului implementrii

Vor fi implicai toi cei cu responsabiliti n domeniu n conformitate cu fiele posturilor precum i cei pe care MP va gsi necesar s-i implice datorit uriaei responsabiliti pe care o implic aciunea n sine.Trebuie avut n vedere:a) abordarea bazat pe fapte n luarea deciziilor deoarece deciziile eficiente se bazeaz pe analiza datelor i informaiilor,

8.6 Descrierea activitii

8.6.1 Cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal

Prezentele cerine minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal trebuie s stea la baza adoptrii i implementrii de ctre operator a msurilor tehnice i organizatorice necesare pentru pstrarea confidenialitii i integritii datelor cu caracter personal. n concordan cu acestea operatorii i vor stabili propriile politici i proceduri de securitate.Cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal acoper urmtoarele aspecte:

8.6.1.1 Identificarea i autentificarea utilizatoruluiPrin utilizator se nelege orice persoan care acioneaz sub autoritatea operatorului, a persoanei mputernicite sau a reprezentantului, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu caracter personal.Utilizatorii, pentru a cpta acces la o baz de date cu caracter personal, trebuie s se identifice. Identificarea se poate face prin mai multe metode, cum ar fi: introducerea codului de identificare de la tastatur (un ir de caractere), folosirea unei cartele cu cod de bare, folosirea unei cartele inteligente (smart card) sau a unei cartele magnetice.Fiecare utilizator are propriul su cod de identificare. Niciodat mai muli utilizatori nu trebuie s aib acelai cod de identificare.Codurile de identificare (sau conturi de utilizator) nefolosite o perioad mai ndelungat trebuie dezactivate i distruse dup un control prealabil intern al operatorului. Perioada dup care codurile trebuie dezactivate i distruse se stabilete de operator.Orice cont de utilizator este nsoit de o modalitate de autentificare. Autentificarea poate fi fcut prin introducerea unei parole sau prin mijloace biometrice: amprenta dactiloscopic, amprenta vocal, angiografia retinian etc. Parolele sunt iruri de caractere. Cu ct irul de caractere este mai lung, cu att parola este mai greu de aflat. La introducerea parolelor acestea nu trebuie s fie afiate n clar pe monitor. Parolele trebuie schimbate periodic n funcie de politicile de securitate ale entitii (operator sau persoan mputernicit). Schimbarea periodic a parolelor se face numai de ctre utilizatori autorizai de operator.Operatorul trebuie s solicite realizarea unui sistem informaional care s refuze automat accesul unui utilizator dup 5 introduceri greite ale parolei.Orice utilizator care primete un cod de identificare i un mijloc de autentificare trebuie s pstreze confidenialitatea acestora i s rspund n acest sens n faa operatorului.Fiecare entitate va stabili o procedur proprie de administrare i gestionare a conturilor de utilizator.Operatorii autorizeaz anumii utilizatori pentru a revoca sau a suspenda un cod de identificare i autentificare, dac utilizatorul acestora i-a dat demisia ori a fost concediat, i-a ncheiat contractul, a fost transferat la alt serviciu i noile sarcini nu i solicit accesul la date cu caracter personal, a abuzat de codurile primite sau dac va absenta o perioad ndelungat stabilit de entitate.Accesul utilizatorilor la bazele de date cu caracter personal efectuate manual se va face pe baza unei liste aprobate de conducerea entitii.

8.6.1.2 Tipul de accesUtilizatorii trebuie s acceseze numai datele cu caracter personal necesare pentru ndeplinirea atribuiilor lor de serviciu. Pentru aceasta operatorii trebuie s stabileasc tipurile de acces dup funcionalitate (cum ar fi: administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.) i dup aciuni aplicate asupra datelor cu caracter personal (cum ar fi: scriere, citire, tergere), precum i procedurile privind aceste tipuri de acces.Programatorii sistemelor de prelucrare a datelor cu caracter personal nu vor avea acces la datele cu caracter personal. Operatorul va permite accesul programatorilor la datele cu caracter personal dup ce acestea au fost transformate n date anonime.Compartimentul care asigur suportul tehnic poate avea acces la datele cu caracter personal pentru rezolvarea unor cazuri excepionale.Pentru activitatea de pregtire a utilizatorilor sau pentru realizarea de prezentri se vor folosi date anonime. Cei care predau cursurile de pregtire vor folosi date cu caracter personal pe parcursul propriei lor pregtiri.Operatorul va stabili modalitile stricte prin care se vor distruge datele cu caracter personal. Autorizarea pentru aceast prelucrare de date cu caracter personal trebuie limitat la civa utilizatori.

8.6.1.3 Colectarea datelorOperatorul desemneaz utilizatori autorizai pentru operaiile de colectare i introducere de date cu caracter personal ntr-un sistem informaional.Orice modificare a datelor cu caracter personal se poate face numai de ctre utilizatori autorizai desemnai de operator. Operatorul va lua msuri pentru ca sistemul informaional s nregistreze cine a fcut modificarea, data i ora modificrii. Pentru o mai bun administrare operatorul va lua msuri ca sistemul informaional s menin datele terse sau modificate.

8.6.1.4 Execuia copiilor de siguranOperatorul va stabili intervalul de timp la care se vor executa copiile de siguran ale bazelor de date cu caracter personal, precum i ale programelor folosite pentru prelucrrile automatizate. Utilizatorii care execut aceste copii de siguran vor fi numii de operator, ntr-un numr restrns. Copiile de siguran se vor stoca n alte camere, n fiete metalice cu sigiliu aplicat, i, dac este posibil, chiar n camere din alt cldire.Operatorul va lua msuri ca accesul la copiile de siguran s fie monitorizat.

8.6.1.5 Computerele i terminalele de accesTerminalele de acces folosite n relaia cu publicul, pe care apar date cu caracter personal, vor fi poziionate astfel nct s nu poat fi vzute de public i dup o perioad scurt, stabilit de operator, n care nu se acioneaz asupra lor, acestea trebuie ascunse.

8.6.1.6 Fiierele de accesOperatorul este obligat s ia msuri ca orice accesare a bazei de date cu caracter personal s fie nregistrat ntr-un fiier de acces (numit log la prelucrrile automate) sau ntr-un registru pentru prelucrrile manuale de date cu caracter personal, stabilit de operator. Informaiile nregistrate n fiierul de acces sau n registru vor fi: codul de identificare (numele utilizatorului pentru bazele de date cu caracter personal manuale); numele fiierului accesat (fiei); numrul nregistrrilor efectuate; tipul de acces; codul operaiei executate sau programul folosit; data accesului (an, lun, zi); timpul (ora, minutul, secunda).Pentru prelucrrile automate aceste informaii vor fi stocate ntr-un fiier de acces general sau n fiiere separate pentru fiecare utilizator. Orice ncercare de acces neautorizat va fi, de asemenea, nregistrat.Operatorul este obligat s pstreze fiierele de acces cel puin 2 ani, pentru a fi folosite ca probe n cazul unor investigaii. Dac investigaiile se prelungesc, aceste fiiere se vor pstra att timp ct se va considera necesar. Fiierele de acces trebuie s fac posibil identificarea de ctre operator sau de ctre persoana mputernicit a persoanelor care au accesat date cu caracter personal fr un motiv anume, n vederea aplicrii unor sanciuni sau a sesizrii organelor competente.

8.6.1.7 Sistemele de telecomunicaiiOperatorul este obligat s fac periodic controlul autentificrilor i tipurilor de acces pentru detectarea unor disfuncionaliti n ceea ce privete folosirea sistemelor de telecomunicaii. Operatorii sunt obligai s conceap sistemul de telecomunicaii astfel nct datele cu caracter personal s nu poat fi interceptate sau transmise de oriunde. Dac sistemul de telecomunicaii nu poate fi astfel securizat, operatorul este obligat s impun folosirea metodei de criptare pentru transmisia datelor cu caracter personal. Prin sistemele de telecomunicaii se vor transmite numai datele cu caracter personal strict necesare.

8.1.6.8 Instruirea personaluluin cadrul cursurilor de pregtire a utilizatorilor operatorul este obligat s fac informarea acestora cu privire la prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, la cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal, precum i cu privire la riscurile pe care le comport prelucrarea datelor cu caracter personal, n funcie de specificul activitii utilizatorului.Utilizatorii care au acces la date cu caracter personal vor fi instruii de ctre operator asupra confidenialitii acestora i vor fi avertizai prin mesaje care vor aprea pe monitoare n timpul activitii. Utilizatorii sunt obligai s i nchid sesiunea de lucru atunci cnd prsesc locul de munc.

8.1.6.9 Folosirea computerelor Pentru meninerea securitii prelucrrii datelor cu caracter personal (n special mpotriva viruilor informatici) operatorul va lua msuri care vor consta n:a. interzicerea folosirii de ctre utilizatori a programelor software care provin din surse externe sau dubioase;b. informarea utilizatorilor n privina pericolului privind viruii informatici;c. implementarea unor sisteme automate de devirusare i de securitate a sistemelor informatice;d. dezactivarea, pe ct posibil, a tastei "Print screen", atunci cnd sunt afiate pe monitor date cu caracter personal, interzicndu-se astfel scoaterea la imprimant a acestora.

8.1.6.10 Imprimarea datelorScoaterea la imprimant a datelor cu caracter personal se va realiza numai de utilizatori autorizai pentru aceast operaiune de ctre operator. Operatorii sunt obligai s aprobe proceduri interne specifice privind folosirea i distrugerea acestor materiale.

9. Pista de audit9.1 Scop

Pista de audit a unui proiect const din toate documentele produse i arhivate n cadrul proiectul astfel nct s permit verificarea i controlul acestora n scopuri de monitorizare i control intern, ct i n cazul vizitelor de monitorizare i control realizate de ctre AMPOSDRU, Curtea de Audit, Comisia European, Curtea de Conturi European, OLAF sau alte instituii abilitate. NB: Pista de audit trebuie meninut pe toat durata de implementare a proiectului i ulterior finalizrii acesteia conform cerinelor AMPOSDRU.

9.2 Responsabili

Pista de audit este un demers comun i participativ al ntregii echipe de implementare (mai ales personalul cu sarcini de coordonare), dar ca responsabiliti punctuale se realizeaz de ctre urmtorii membri ai echipei:

Responsabilitatea meninerii fizice a pistei de audit revine Secretarului administrativ care arhiveaz toate documentele produse n cadrul proiectului. Secretarul de proiect este asistat n aceast sarcin de ctre Asistenii Regionali sau (personal auxiliar la nivel regional) care vor centraliza toate documentele produse n cadrul proiectului la nivel regional i le vor transmite la sediul Solicitantului n vederea arhivrii. Responsabilii de activitate vor avea obligaia s verifice existena tuturor formularelor completate sau a altor formate de raportare. Ca principal responsabil n buna implementare a proiectului, managerul de proiect, cu sprijinul managerilor adjuncti, al asistentului de proiect i al responsabilul financiar, va verifica periodic respectarea pistei de audit.

9.3 Transmitere documente

Pista de audit este actualizat zilnic ca parte a procesului de arhivare. Din regiuni, documentele sunt transmise lunar, transmiterea realizndu-se in primele 3 zile ale fiecrei luni noi de proiect. Situaiile de for major vor fi aplicate atunci cnd este cazul i termenul de transmitere a documentelor va fi extins la 5 zile.

9.4 Mod de lucru

Conform graficului de activiti i a procedurilor de lucru pentru fiecare activitate n parte, dar mai ales conform cerinelor de raportare ale AMPOSDRU, se vor colecta toate documentele necesare meninerii pistei de audit.

n vederea nregistrrii documentelor primite sau elaborate n cadrul proiectului se va crea un registru separat (format hrtie si eletronic), cu date de registratur specifice proiectului, n codul de nregistrare fiind menionate date de identificare ale proiectului, cum ar fi ID-ul dat proiectului de aplicaia ActionWeb.

Pista de audit va trebui s includ urmtoarele documente[footnoteRef:5]: [5: Documentele care vor fi incluse n pista de audit vor fi completate n perioada de implementare conform formularelor care vor fi elaborate pe parcurs i conform potenialelor modificri ale cerinelor de raportare.]

4.1. PRECONTRACTARE: Ghidul solicitantului condiii generale Ghidul solicitantului condiii specifice Corrigendum-uri aprute la ghidul solicitantului Cererea de finanare export din ActionWeb Toate comunicrile cu AMPOSDRU n perioada precontractare - copie Toate documentele solicitate i depuse la AMPOSDRU n perioada de precontractare - copie Invitaia la contractare copie Alte comunicari, adrese, etc.

4.2. CONTRACTARE: Contractul de finanare Cererea de prefinanare - copie Notificarea privind demararea proiectului copie Alte comunicari, adrese, etc.

4.3. IMPLEMENTARE lista orientativ

Toate notificarile, scrisorile i adresele emise sau primite n cadrul proiectului Toate formularele folosite n cadrul proiectului Toate facturile care intr la parteneri i solicitant pe ntreaga durat de implementare a proiectului Toate cererile de decontare ntre parteneri i documentele suport anexate acestora Toate cererile de rambursare depuse la AMPOSDRU

4.4. CONFORM ACTIVITILOR

A1 Activitati de management;

A1.1 Implementare, monitorizare, raportare, evaluareA1.2 Achizitii ;A1.3 Audit (externalizat);A1.4 Expertiza contabila si contabilitate proiect (externalizat);

Pentru monitorizare , raportare , evaluare trebuie sa existe urmatoarele documente in original :

Rapoarte de evaluareRapoarte de monitorizareCopie scrisori de naintare pentru rapoartele transmise ctre AMPOSDRUCopie rapoarte transmise ctre AMPOSDRU

Pentru personalul de proiect prezentat n etapa de precontractare, va trebui s existe urmtoarele documente n original,:

CV-uriContracteFi postFi de pontaj lunarDac exist deplasri n teritoriu cerere pentru deplasare in teritoriu si rapoarte de misiuneOrdin de deplasare/foaie de parcurs semnata si stampilata

Pentru personalul de proiect contractat n etapa de implementare, va trebui s existe urmtoarele documente n original,: A.Personal intern parteneri:Contracte de muncFi de postDovada efecturii plii

B.Personal subcontractat de ctre parteneri formatori independeniProcedur de selecieRezultate procedur de selecieContractFi post

C.Personal subcontractat de ctre parteneri / solicitant n cadrul serviciilor de formare subcontractateNu se aplic fiindc documentele vor face parte din dosarul / dosarele de achiziii specific/e

Pentru fiecare procedur de achizitie publica derulat vor trebui s existe n original urmtoarele documente:

Note de fundamentare privind valoarea estimat a achiziiei i alegerea proceduriiDecizie numire comisie de evaluareFia de date a achiziiei, caiet de sarcini i formulareSolicitri clarificri ctre autoritatea contractant i rspunsuriEventuale contestaii asupra documentaiei i rspunsuri / soluiiFormulare privind primirea ofertelor i dovada nregistrrii ofertelorOfertele primiteProces verbal pentru sesiunea de deschidere a ofertelorSolicitri clarificri ctre participani i rspunsuriRaport de evaluareNotificare participanti privind rezultatul achiziieiEventuale contestaii asupra documentaiei i rspunsuri / soluiiRaport de atribuireInvitaie la contractareContract i anexe, dup cazOrdine de comandProcese verbale de primire-predareFacturiDocumente justificative plat: OP, extras de cont

Pentru managementul financiar va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Conform procedurii de management financiar, ns obligatoriu:Contabilitate analitic separat pentru proiectFacturiDocumente justificative plat: OP i extras contOrdine de deplasare etc

A2 Informare si publicitate;A2.1 Conferinta de lansareA2.2 Campanii de crestere a constientizarii adresate persoanelor cu atributii de elaborare a politicilor, persoanelor din cadrul administratiei publice, partenerilor sociali si parteneriatelor publice/private cu atributii in elaborarea politicilor pe piata muncii si guvernarea teritoriala;;A2.2.1 Seminarii de promovare a principiului egalitatii de sanse si de gen adresate autoritatilor publice centrale si locale si partenerilor sociali, dar si grupului tinta;A2.3 Website proiect;A2.3.1 Definire conceptuala;A2.3.2 Realizare si implementare Website;A2.3.3 Actualizare pagini website;A2.3.4 Intretinere website;A2.4 Conferinta de incheiere;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Documentele aferente procedurilor de achiziie publica specifice activitii se vor regsi n original n dosarele de achiziiiToate instrumentele de afiaj achiziionate n cadrul proiectului pentru aceast activitate, cu nr. de inventar i meniunea : achiziionat prin FSE, ID proiect 1301061 exemplar din fiecare material de informare i publicitate tiprit / editat n cadrul proiectuluiPagina web proiect funcionalAnunuri i invitaii privind organizarea conferinelor de lansare i finalizare proiect .List participani conferin semnataPrezentri powerpoint pentru conferine i alte formate utilizateFormulare de evaluare completate Formulare pentru evaluarea on-the-spot sau ex-post, se vor include i formularele completateAnunuri i invitaii privind organizarea seminariilor List participani seminarii cu semnaturi

A3 Cercetare privind diferentele bazate pe gen in ceea ce priveste profesiile, cariera si veniturile;

A3.1 Elaborare metodologie cercetare;A3.2 Realizarea investigatiei la nivelul regiunilor de implementare;A3.3 Realizarea raportului de cercetare;A3.4 Diseminarea raportului de cercetare;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Metodologia de cercetare in format hrtie Chestionare Tabele centralizatoare chestionare Raport de cercetare in format hartie si format electronic

Se va completa de catre partenerul 1 pana la data de 15 iunie cu ce va face in completarea activitatii

A4 Inregistrare grupului tinta privind desfasurarea programelor de formare, masurile active de ocupare, oferta locurilor de munca, etc.;

A4.1 Recrutarea grupului tinta;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Formular de inregistrare a grupului tinta

Se va completa de catre solicitant pana la data de 15 iunie

A5 Dezvoltare portal educational si digitizare continut;A5.1 Instalarea si configurarea sistemului informatic de furnizare a cursurilor de formare prin intermediul instrumentelor moderne bazate pe instrumente TIC;A5.2 Dezvoltarea continutului educational aferent portalului de furnizare a cursurilor de formare prin intermediul instrumentelor moderne bazate pe instrumente TIC;A5.3 Implementarea portalului de furnizare a cursurilor de formare prin intermediul instrumentelor moderne bazate pe instrumente TIC;A5.4 Asigurare mentenanta ;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

.......................Se va completa de catre P 2 pana la data de 15 iunie 2014

A6 Organizarea de cursuri de calificare/recalificare / perfectionare pentru cresterea si dezvoltarea aptitudinilor si calificarilor grupurilor vulnerabile;

A6.1 Planificarea programelor de formare;A6.2 Acreditarea/autorizarea programelor de formare destinate persoanelor din categoriile de grupuri tinta;A6.4 Desfasurarea programelor de formare initiere / specializare/ perfectionare;A6.5 Desfasurarea programelor de formare egalitatea de sanse;A6.6 Evaluare si raportare formare;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

1 exemplar din materialele suport i din curricula de curs pentru fiecare curs: manuale, prezentri powerpoint etc.Liste de prezen zilnice semnateFormulare de evaluare la finalul cursului impreuna cu centralizarea rezultatelor evaluariiRezultatele examinriiRezultatele concursului cu premiiCopie registru cu diplomele / certificatele eliberateDocumentare foto / video la cursuriSe va completa pana pe 15 iunie de catre GLFor

A7 Realizare Studiu pentru evaluarea impactului si eficacitatii masurilor si interventiilor suport oferite persoanelor supuse riscului de excluziune sociala;A7.1 Elaborare metodologie;A7.2 Colectare date ;A7.3 Elaborare studiu;A7.4 Diseminare rezultate studiu;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Metodologia de sondare in format hrtie 1 exemplar din studiul tipritDovada publicrii i mediatizrii concluziilor studiuluiProcesele verbale (minutele) i / sau formulare de feed-back on-the-spot aferente sesiunilor de dezbatere a rezultatelor studiului

A8 Concurs cu premii pentru 40 de planuri de afaceri;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :-proces verbal de predare primire a documentului

-plan de afacere - proces verbal de evaluare a planului-instiintare .......................... se va completa de catre solicitant pana la data de 15 iunie

A9 Asistenta si consultanta pentru femei care doresc sa demareze o afacere;

Se va completa de catre solicitant pana la data de 15 iunie

10. Anexe