material publicat în data de 23 noiembrie 2016 -...

Material publicat în data de 23 noiembrie 2016

27 iunie 2016, Consiliul Național,Arh. Șerban Țigănaș, Președinte al O.A.R.

Reorganizarea principiilor de reprezentativitate și a sistemului de vot în cadrul Consiliului Național al O.A.R. Preambul

3

“Ordinul Arhitecților din România, O.A.R. în cele ce urmează, este o organizație care încearcă în permanență să aliniezeprofesia de arhitect la standardele internaționale, chiar dacă domeniul construirii traversează perioade dificile pe continentuleuropean și mai ales în România. Pentru a răspunde cât mai bine situațiilor particulare, nevoilor și aspirațiilor unui corpprofesional confruntat cu o piață dificilă, O.A.R. a conceput și lansat un proces de transformare organizatorică menit să asigurecoerența și eficiența acțiunilor sale. Prima etapă este imediată și va conduce, după o diagnoză atentă, la o guvernanță mai bună,la o clarificare a serviciilor în relație cu membrii și la asigurarea resurselor și a structurii organizatorice pentru acestea. Toateprocesele și procedurile de lucru vor fi redefinite și un model nou va fi implementat. Nu trebuie ignorat faptul că acest proces,absolut necesar pentru a ne atinge obiectivele, depinde de fiecare dintre noi și de noi toți, împreună”

arh. Șerban ȚigănașPreședintele O.A.R.

Extras, Comunicat lansare parteneriat O.A.R – KPMG, 11 februarie 2016

4

Prezentul material este dedicat proiectului strategic de transformare organizatorică și este adresat membrilor O.A.R. cărora își propune să lefurnizeze într-o manieră integrată, informații complete despre etapele de analiză efectivă parcurse până în prezent și mai ales, să le supună spreconsultare și formulare de amendamente, propunerile dezvoltate pe una dintre ariile cele mai importante ale întregului demers, respectiv pe ariade Guvernanță*.

Parcurgând documentul veți observa că acesta este structurat în trei capitole extinse.Astfel, primul capitol are o valoare informativă și explică contextul ce a generat acest proces de transformare sau reorganizare, dacă veți găsi mai potrivittermenul, cu o sumarizare a instrumentelor utilizate pentru a identifica nevoile organizației și potențialul de îmbunătățire dar și cu tehnicități privindtraducerea acestor nevoi în cerințe ale caietului de sarcini elaborat pentru contractarea unor servicii de specialitate sau chiar privind amplul proces deselecție derulat.Cel de-al doilea capitol, tot cu o valoare informativă, se limitează la a prezenta pașii parcurși împreună cu echipa KPMG Advisory, partener strategic alO.A.R. în proiect, pentru analiza organizației și stabilirea direcțiilor iar cel de-al treilea capitol, supus procesului de transparență decizională, expunemodelele de reorganizare a principiilor de reprezentativitate (cine reprezintă Filiala în Consiliul Național) și a sistemului de vot (mecanismul de stabilirea numărului de voturi în Consiliul Național).

Procesul de transparență decizională este în fapt procedura de consultare și formulare de amendamente descrisă în capitolul VI al Regulamentului deînființare, organizare și funcționare a grupurilor de lucru constituite la nivelul Ordinului**, care oferă posibilitatea tuturor membrilor de a formula, în termen de10 zile calendaristice de la postarea acestora pe site-ul O.A.R., propuneri și amendamente*** la documente, chiar și atunci când acestea nu sunt supuseaprobării Conferinței Naționale, așa cum nu este cazul, pentru moment, nici pentru materialul aici de față.

După ce vom colecta de la dumneavoastră propuneri, observații și amendamente legate de subiecte prezentate (cine reprezintă Filiala și mecanismul destabilire a numărului de voturi în cadrul Consiliului Național, componența forurilor teritoriale), acestea vor fi supuse analizei elaboratorilor care, în cazulînsușirii lor, le vor introduce în documentele finale sau în caz contrar, vor formula o argumentație de respingere, documentația astfel completă urmând a fitransmisă Colegiului Director spre analiză iar ulterior, Consiliului Național pentru avizare/aprobare a direcției. Pentru că o mare parte dintre propunerile deîmbunătățire formulate presupun modificarea Regulamentului de organizare și funcționare a O.A.R. (ROF), subiectele ar mai putea ajunge din nou în atențiadumneavoastră, în cursul anului 2017 sub forma unor modificări și completări de Regulament, de data aceasta în condițiile articolului 13 al ROF. Înainte însăde a propune efectiv modificări pe ROF, considerăm că este important să validăm cu dumneavoastră direcția pe care o urmăm.

Dorim să vă reamintim că pe parcursul întregului proces, O.A.R. a încercat, atât prin intermediul Filialelor teritoriale, care au acest atribut al comunicăriidirecte cu membrii, cât și prin canalele proprii, să transmită informări punctuale privind pașii parcurși sau chiar să vă implice atunci când subiectul recomandao astfel de consultare. Întreaga arhivă a comunicatelor emise în legătură cu procesul de transformare organizatorică este disponibilă în continuare publiculuilarg în următoarea locație: http://www.oar.archi/despre-oar/proces-de-transformare-si-eficientizare

(*) orice referire la acest termen, în prezentul material, va fi interpretată ca fiind o referire la actul de conducere(**) aprobat prin Hotărârea Consiliului Național al. O.A.R. nr. 1681/29.09.2014(***) în scris, motivate și semnate la adresa de email [email protected]

5

Aspectele care urmează să fie supuse deciziei Consiliului Național

Modificarea reprezentativității Filialelor în cadrul Consiliului Național prin intermediul unui singur reprezentant cu drepturi de vot diferențiate în funcție de dimensiunea Filialei (1 reprezentant și un supleant aleși de către Conferința Națională).Opțiunea 1: propunerile filialei sunt realizate în ordinea următoare: Președinte, 1 Vicepreședinte, alt reprezentat (Vicepreședintele și celălalt membru sunt aleși prin votul Conferinței Teritoriale). Opțiunea 2: propunerile filialei reprezintă o nouă funcție în cadrul Filialei și exclud funcția de Președintele al Filialei.(detalii în paginile 29 și 33)

Modificarea drepturilor de vot ale Filialelor în cadrul Consiliului Național (praguri și drepturi de vot diferite)Opțiunea 1 – prezentată inițial nu va fi supusă votului și propunea 1 vot la 200 membri, 2 voturi la 400 de membri, 3 voturi la 600 de membri, 4 voturi la 1200 de membri, 5 voturi la peste 2400 de membri și 1 vot Președintelui OrdinuluiOpțiunea 2 – propune 1 vot la 200 membri, 2 voturi la 400 de membri, 3 voturi la 600 de membri, 4 voturi la 1200 de membri, 5 voturi la 2400 de membri, 10 voturi la peste 2400 și 1 vot Președintelui OrdinuluiOpțiunea 3 – propune 1 vot la 150 membri, 2 voturi la 300 de membri, 3 voturi la 600 de membri, 4 voturi la 1200 de membri, 5 voturi la 2400 de membri, 20 voturi la peste 2400 și 1 vot Președintelui Ordinului(detalii în paginile 30, 37 - 45)

Modificarea numărului de membri în Consiliile Teritoriale de la 6, 10, 14, 20, 28, 38, 50 de membri la 6, 12, 18, 24 și respectiv maxim 30 de membri.(detalii în pagina 34)

Modificarea componenței Colegiilor Directoare Teritoriale și reducerea acestora la următoarele funcții: Președinte, Trezorier și 2 Vicepreședinți numiți în funcție de ariile de activitate pe una dintre următoarele responsabilități: comunicare și imagine sau parteneriate, organizare, gestiune și relația cu membrii. (detalii în pagina 35)

1

2

3

4


1. CONTEXTUL demarării procesului de transformareInformativ

7

O.A.R. identifică resurse și face astfel primul pas concret în direcția transformării prin derularea unui proces intern de identificarea nevoilor și a viziunii din prisma tuturor actorilor interesați, interni și externi (∼ 340 de puncte de vedere colectate șianalizate), cu scopul de a redacta astfel cerințele unui caiet de sarcini ce avea să stea la baza procesului de selecție alconsultantului extern.

August 2015

Ateliere de lucru organizate cu reprezentanții conducerii,cu tema Viziunea confirmată a organizației.

Scop: colectarea opiniilor acestora în legătură cu strategiași obiectivele de dezvoltare dar și cu tipul de organizație lacare aspiră forurile de conducere.

Chestionare online și ateliere de lucru pentru secretariiexecutivi, angajații O.A.R. București și O.A.R. Național.

Scop: înțelegerea activității angajaților și a problemelor cucare se confruntă aceștia.

Direcțiile de îmbunătățire a organizației au fost subliniate în cadrul unor discuții pe care consultantul O.A.R. s-a angajat să le trateze ca și confidențiale, fată de părțile externe interesate.

Chestionare online distribuite către membri prin intermediulFilialelor teritoriale și o serie de interviuri organizate cuaceștia pentru a surprinde date calitative.

Scop: analizarea nevoilor, urmărirea aspectelor cheie dinactivitatea O.A.R. și extragerea informațiilor relevantelegate de interacțiunea membrilor cu organizația.

Vocea forurilor de conducere Vocea membrilor

Vocea angajaților Vocea actorilor externi interesați

2013 – apar primele inițiative conturate în sensul reorganizării O.A.R.2014 – cu ocazia alegerilor pentru ocuparea funcțiilor de conducere din cadrul O.A.R., în cadrul candidaturii actualului Președinte,este reafirmată intenția de a continua reformele începute în mandatul precedent, inclusiv, dar fără a se limita la, inițiativa prindtransformarea organizatorică.

• Crearea unui cadru deschis și interactiv de stabilire, îmbunătățire și urmărire a inițiativelor strategice;• Asigurarea transparenței în comunicarea acțiunilor inițiate de O.A.R. astfel încât să fie încurajată implicarea membrilor;• Dezvoltarea unui model eficient și coordonat de livrare de servicii specifice O.A.R.

8

Principalele nevoi identificate și propuneri de abordare

Servicii și membri

• Asigurarea unei structuri coordonate (O.A.R. Național și O.A.R. Filială) care să poată îndeplini obiectivele strategice;• Actualizarea modelului de organizare conform cu evoluția organizației;• Dezvoltarea unui model de organizare transparent;• Îmbunătățirea calității comunicării interne și a comunicării cu membrii.

Structura organizatorică

• Asigurarea unui concept coerent de guvernanță în care toate rolurile și responsabilitățile sunt cunoscute și asumate;• Separația rolurilor și responsabilităților pentru evitarea conflictelor de interese;• Introducerea unui sistem de asigurare continuă a tuturor funcțiilor cu activitate zilnică;• Introducerea unor principii care să uniformizeze activitatea și să poată oferi o modalitate de monitorizare;• Creșterea eficienței individuale și organizaționale;• Asigurarea unui model operațional optimizat și de procese standard urmărite coordonat.

Guvernanță / Conducere

• Formularea unui cadru optimizat de operare pornind de la bunele practici deja existente în cadrul organizației;• Asigurarea transparenței privind activitatea specifică organizației;• Dezvoltarea unui cadru documentat care să susțină transferul de cunoștințe, atât între membrii echipei, cât și între filiale.

Procese și proceduri

• Identificarea clară a rolurilor și responsabilităților în cadrul organizației;• Documentarea competențelor critice la nivel de rol pentru propunerea unui model uniform;• Propunerea de activități specifice la nivel național și la nivel de filială, pentru facilitarea evaluării performanței;• Introducerea ofertei de programe de formare continuă, atât pentru angajați, cât și pentru membri;• Susținerea comunicării între filiale și a transferului de cunoștințe.

Resurse umane

Arii pe care se propune structurarea nevoilor

9

• Asigurarea unui concept coerent de guvernanță în care toate rolurile și responsabilitățile sunt cunoscute și asumate;• Separația rolurilor și responsabilităților pentru evitarea conflictelor de interese;• Introducerea unui sistem de asigurare continuă a tuturor funcțiilor cu activitate zilnică.

”Prezența de complezență” la nivelul forurilor de conducere (inclusiv la nivelul președinților) – doar candidează la pozițiile de conducere, însă nu se implică cu adevărat.”

“Se observă lipsa definirii competențelor critice și a responsabilităților la nivel de funcție de reprezentant al forurilor de conducere.”

“Colegiul director (președinte și vicepreședinți), deși au roluri clar atribuite, sunt în general implicați în toate problemele. Acest lucru este consumator de timp și într-un fel ineficient.”

Nevoi (schema 1/3)

Propunerea unui nou concept de guvernanță atât la nivel național, cât și în relație cu filialele, ținând cont de despărțirea

rolurilor și responsabilităților, astfel: inițiere, planificare, execuție, monitorizare și control.

Cerință specifică declinată

Sursă date: Viziune confirmată a organizației: Colegiul Director, Președinți de filiala; Ateliere de lucru angajați O.A.R. Național,O.A.R. filiala București, O.A.R. Secretari de filială; Interviuri 1:1; Chestionar membri O.A.R., Chestionar angajați O.A.R.

Nevoi identificate și propunere de abordare (preluare din pagina 7)

Citare a unor păreri exprimate de către actorii consultați, care sprijină nevoile

Cerință specifică, așa cum a fost formulată în Caietul de sarcini

Tehnica de traducere a nevoilor identificate pe aria de Guvernanță în cerințe ale caietului de sarcini (1/3)

10

• Introducerea unor principii care să uniformizeze activitatea și să poată oferi o modalitate de monitorizare;• Creșterea eficienței individuale și organizaționale.

“Există uneori probleme în luarea și asumarea deciziilor (mecanismul deciziei), apoi în definirea și asumarea responsabilităților individuale și în realizarea efectivă. Lipsesc mecanisme și proceduri clare.”

“Atât timp cât nu sunt definiți indicatori de performanță pe activități, nu este posibilă o evaluare reală, obiectivă (valabil pentru toate funcțiile).”

“Nu e clar în ce măsură filialele răspund de misiunile proprii și care sunt consecințele lipsei de performanță a acestora pe anumite domenii.”

Nevoi (schema 2/3)

Propunerea unui sistem de monitorizare și control a rezultatelor inițiativelor specifice O.A.R.




11

• Asigurarea unui model operațional optimizat și de procese standard urmărite coordonat.

“Nu există standardizare la nivelul tuturor filialelor ( ca simplu exemplu fiindprocedura de eliberare a dovezilor, diferită de la o filială la alta).”

“Există nevoia de definire a proceselor specifice organizației la nivel național și transpunerea în proceduri a acestora pentru alinierea tuturor filialelor la aceleași procese și standarde.”

Nevoi (schema 3/3)

Definirea modelului standard de operare la nivel de filială.




12

Analiza organizației și stabilirea direcțiilor

Propunerea modelului viitor de organizare

Implementare2 3

Sesiuni de informare cu reprezentanți desemnați ai O.A.R.Analiză comparativă cu alte

organizații similare Monitorizarea și asigurarea implementării

Analiză aprofundată asupra organizației actuale

Analiza proceselor actuale

Evaluarea capacității resurselor umane

Roluri și responsabilități Sistem de evaluare performanță Plan de dezvoltare profesională Sistem pentru gestiunea informației și transfer

de competențe

Resurse umane

Documentare procese și proceduri Indicatori de performanță

Sistem de gestionare a inițiativelor strategice Catalog de servicii Niveluri de serviciu și cost per serviciu Sistem de raportare bugetară


Servicii și membri

Conceptul de guvernanță Sistemul de monitorizare și control Modelul standard de operare filială

Guvernanță

Modelul viitorStructură organizatorică

Testare selectivă de procese


Evaluare competențe actuale angajați

Aducere la zi a fișelor de post

Resurse umane

Planul de implementare Recomandări în vederea

ajustării Regulamentului

Pregătire implementare

Ajustarea cadrului de reglementare

1

Imagine de ansamblu a cerințelor traduse în caietului de sarcini printr-o tehnică similară și pe celelalte arii, neabordate de prezentul material

13

Titlu prezentării

Au răspuns cererii lansate de către

O.A.R. și au primit Caietul de sarcini

11 – firme de consultanță care au CA

peste 1.000.000

RON și peste 10 angajați

58 – firme de consultanță care oferă servicii de

reorganizare

162 – firme de

consultanță membre AMCOM

7

5 Au depus oferte

Solicitare informații

Caiet de sarcini

2Furnizori cu care au

fost susținute negocierile

Contractare1

(16.123 furnizori cu cod CAEN 702 “Activități de consultanță pentru afaceri și management“)

Procesul de selecție a furnizorului de servicii de reorganizare

14

Sunt contractate, în urma unui amplu proces de selecție descris anterior, concentrat atât pe aspecte calitative cât și cantitative,serviciile firmei de consultanță KPMG Advisory care devine astfel partener al O.A.R. în acest proiect de transformareorganizațională, cu rol de sprijinire și de ghidare în definirea celui mai bun model operațional și organizațional, cu obiectivul finalde a ajuta organizația să performeze în mod eficient, în sprijinul membrilor săi, prin îmbinarea oportună a capabilităților și acompetențelor centrale și locale

Februarie 2016

Echipă de proiect – Arh. Șerban Țigănaș, Arh. Doina Butică, Arh. Ana Maria Zahariade, Arh. Ștefan Bortnowscki, Arh. Rudolf Graf, Arh. Ion Andriu, Arh. Ștefan Ghenciulescu, Arh. Raluca Munteanu, Flavia Matei (Ensight), Robert Maxim (Ensight), Diana StanAlte persoane implicate în validare: Arh. Angela Kovacs, Arh. Florin EnachePersoane intervievate: Arh. Dan Marin, Arh. Eugen Pănescu, Adriana Tănăsescu, Iulian Țepure

Efort – Întâlniri săptămânale de status ale echipei de proiect (durată medie 1,5 h) / aproximativ 200 de ore de efort depus pentru furnizare informații, colectare, analiză, organizare și monitorizare

Transparență – prezentarea stadiului de proiect în fiecare ședință a Colegiului Director O.A.R. Național, procese verbale diseminate / prezentare și aprobare proiect în ședința Consiliului Național din decembrie 2015, proces verbal diseminat / Comunicat oficial lansare parteneriat KPMG / sumar ambiții și hartă proces publicate pe site OAR Național

Echipă de proiect, efort și transparență


2. ANALIZA organizației și stabilirea direcțiilorInformativ

16

Aprilie 2016 Noiembrie 2016

Aug 2015 – Ian 20166 luni

Feb – Apr 2016 3 luni

Mai – Noiembrie 2016 7 luni*

Etapele proiectului

Activități realizate sau realizabile

printr-un efort comun O.A.R.

și KPMG

August 2015

Etapa 0Identificarea nevoilor și

a viziunii

Etapa 1 Analiza organizației

și stabilirea direcțiilor

Etapa 2Propunerea

modelului viitor de organizare

Etapa 3Demarare

Implementare –extras Guvernanță**

Analiza comparativă cu organizații similare

Înțelegerea proceselor desfășurate


Identificarea ariilor de îmbunătățire

Propunerea de sugestii de optimizare privind cele cinci arii în scop:

― Servicii și membri― Guvernanță― Structură

organizatorică― Procese și proceduri

și indicatori cheie de performanță

― Resurse umane Elaborarea planului de

implementare

Actualizare Regulamente și norme interne

- Redactare propuneri modificare și completare Regulamente și norme interne

- Consultare Filiale- Revizuire propuneri și

publicare pentru parcurgerea procedurii de transparență decizională

- Încorporare observații și formulare răspunsuri

- Aprobare Conferința Națională

Februarie 2016

Analizarea nevoilor organizației

Definirea obiectivelor proiectului

Selectarea consultantului pentru susținerea inițiativei

Obținerea aprobării Consiliului Național

Contractarea serviciilor de consultanță

Decembrie 2017peste 14 luni

Dec

izie

Col

egiu

Dire

ctor

/ Ap

roba

re C

onsi

liul

Națio

nal

Dec

izie

Col

egiu

Dire

ctor

Dec

izie

Col

egiu

Dire

ctor

/ Ap

roba

rea

dire

cție

i de

căt

re C

onsi

liul

Națio

nal

Durată

(*) Perioada de propunere a noului model a fost extinsă față de planul inițial prin prisma includerii activităților de validare a principalelor concepte în cadrul Grupului de lucru al Președinților și inițierii unor discuții la nivel local cu Filiale(**) Implementarea vizează toate cele cinci arii din scopul proiectului, activitățile detaliate în calendar fiind un extras aferent ariei de Guvernanță ce face obiectul prezentului material

Calendarul general

17

Analiză comparativă cu alte organizații similare

Identificarea organizațiilor similare internaționale relevante Analizarea unor aspecte generale cum ar fi modul de exercitare a profesiei, modul de organizare și structura

organizației, serviciile oferite membrilor

Înțelegerea proceselor desfășurate

Identificarea proceselor realizate în cadrul O.A.R. Național și O.A.R. Filială (București, Timiș, Bacău – Neamț) Înțelegerea activităților desfășurate (responsabili, documente, sisteme utilizate) prin discuții cu responsabilii de

procese și revizuirea documentației existente Documentarea principalelor procese în diagrame schematice

Etapa 1Stabilirea direcțiilor

Etapa 1Analiza organizației


Identificarea resurselor umane implicate în realizarea proceselor O.A.R. (angajați, colaboratori permanenți, foruri de conducere, membri comisii și grupuri de lucru)

Analiza efortului și a implicării (ore de muncă) Analizarea volumului de activitate curent (informații cantitative aferente activităților realizate)

Februarie 2016 – Aprilie 2016

18

Un model eficient deguvernanță șiorganizare trebuie săaibă în vederecorelarea diferitelor ariiale organizației (deexemplu: organizațiecentralizată – aparatadministrativ extins). Înceea ce priveștemodelul de organizarenu există o soluțiegeneral valabilă.Acesta trebuie ales șiadaptat în funcție denevoile O.A.R. așacum au fost ele definiteîn cadrul Etapei 0 –Identificare a nevoilorși a viziunii.Pentru propunereanoului model defuncționare, O.A.R.poate utiliza și combinadiferite elementeprezentate pentru celetrei organizațiianalizate, dar cu oabordare dominantă.

Structură de guvernanță și număr foruri de conducere

Separarea responsabilităților strategice de celeoperaționale

Dimensiune aparatadministrativ

Componența forurilor de conducere

DescentralizatăComplexăNumăr extins

Impact pe aria de Guvernanță

CentralizatăSimplificatăNumăr redus

Semi descentralizatăComplexăNumăr extins

Separare clară Separare clarăSeparare responsabilități operaționale

Medie (raportat la numărul de membri 1,6 la 1000 de membri)

Mică (raportat la numărul de membri 0,6 la 1000 de membri)

Mare (raportat la numărul de membri 2 la 1000 de membri)

Extinsă Redusă Medie

Germania*Concentrată pe membri

Anglia**Concentrată pe profesie

FranțaConcentrată pe profesie

Evaluarea fiecărui criteriu a avut în vedere aspecte calitative. Evaluarea relativă s-a făcut în mod independent pe fiecare criteriu princomparație cu un nivel maxim de eficiență sau complexitate. Notă: (*) Germania – evaluare AKNW, (**) Anglia – evaluarea ARB

Legendă: Suboptim Optim

Analiza comparativă cu alte organizații similare, concluzii privind aria de Guvernanță

19

Înțelegerea proceselor desfășurate și evaluarea gradului de încărcare

Formarea profesională nu este susținută de către toate organizațiile sau, acolo unde este furnizată, nu are un conținut unitar Serviciile complexe nu sunt furnizate de către toate organizațiile în lipsa unor resurse umane specializate/ adecvate

O.A.R. național si O.A.R. filiale nu funcționează conform unui model asemănător O.A.R. nu fructifică pe deplin asocierile în cadrul funcțiilor comune: IT, juridic, financiar

Activitatea O.A.R. nu este revizuită și monitorizată în mod transparent:o Lipsește rolul de management operaționalo Lipsește rolul de monitorizare și control a eficienței activității O.A.R.

Există o duplicare a tuturor forurilor de conducere și a Comisiilor între O.A.R. Național și O.A.R. Filiale

Servicii și membri1 Situația existentă

Situația existentă

Guvernanță

2

Structură organizatorică3 Situația existentă


4

Procesele de lucru ale O.A.R. nu sunt documentate Nu există proceduri standard de urmat în cadrul O.A.R., cu excepția celor definite prin regulamentul general și regulamentele

locale Modul de realizare a serviciilor administrative identice diferă între organizații


Resurse umane

5

Obiectivele funcțiilor, rolurile și responsabilitățile aferente nu sunt întotdeauna clare Sarcinile nu sunt clar atribuite sau actualizate prin fișele de post Nu există un proces / sistem care să asigure continuitatea funcțiilor în cadrul O.A.R. și dezvoltarea profesională a angajaților


Principalele observații rezultate din etapa de analizăAjunsă la un nivel de maturitate și la o dimensiune considerabilă, organizația a confirmat în etapa de analiză nevoia unor îmbunătățiri pe fiecare dintre ariile aflate în scopul procesului de transformare, aplicarea modelelor inițiale, cu un efort considerabil din partea resurselor angajate sau a forurilor de conducere, nemaifiind în măsură să satisfacă un set de așteptări din ce în ce mai diversificat din partea membrilor.

20

Ce ne-am dorit după ce am văzut principalele observații rezultate din etapa de analiză? Ne-am dorit un Ordin mai bun. Considerăm că din rândul dumneavoastră, al membrilor fără funcții de conducere, al angajaților, al instituțiilor publice sau al societății civile ca și interlocutori permanenți ai profesiei, toți putem afirma că ne dorim ca Ordinul să devină o organizație mai performantă.

Cum putem face asta?

− Simplificarea structurii− Eliminarea suprapunerii de

responsabilități a forurilor

− Stabilirea de responsabilități clare ale forurilor

− Monitorizarea atingerii obiectivelor

− Creșterea gradului de coordonare între organizații

− Propunerea unui sistem clar deluare a deciziilor și a principiilor deguvernanță

Structură organizațională și GUVERNANȚĂ

Servicii și membriProcese și proceduri

Resurse umane

− Creșterea gradului de uniformizare

− Creșterea gradului de coordonare

− Eliminarea suprapunerii de responsabilități/ sarcini

− Utilizarea tehnologiei inclusiv a SIOAR la potențial maxim și/sau extinderea funcționalităților

− Reducerea nivelului de formalizare

− Îmbunătățirea răspunderii personalului

− Analizarea performanței

− Îmbunătățirea sistemului de remunerare

− Stabilirea unor responsabilități adecvate

− Identificarea competențelor minime necesare

21

Motivația principalelor modificări propuse pentru aria de GUVERNANȚĂ

22

Observații relevante extrase din cadrul etapelor amintite și parcurse anterior

Responsabilitățile forurilor de conducere nu sunt clar definite la nivel național și teritorial Nu există un proces eficient de luare a deciziilor (în care decidenții se informează, dezbat în mod

constructiv și argumentat, se consultă înainte și după luarea de decizii, sunt prezenți în mod constant la întâlnirile de discuție, pot fi “sancționați” pentru modul de reprezentare a poziției Filialei)

Responsabilitatea și răspunderea pentru decizii nu sunt definite, comunicate și monitorizate Nu este stabilită, comunicată și separată clar responsabilitatea de luare a deciziilor, consultare,

informare pentru toate aspectele de interes major

Lipsește separarea responsabilității privind deciziile pe termen lung (strategice) de cele pe termen scurt (operaționale)

Nu există un mecanism de monitorizare a modului în care sunt susținute decizii locale/ interesele membrilor

Problemele similare / interdependente nu sunt adresate în comun sau coordonat Nu există un calendar coordonat care să permită cascadarea/ escaladarea deciziilor sau a poziției

Filialei față de aspectele de interes național

Modul de organizare (număr foruri, număr membri) nu permite organizației adoptarea unor decizii în mod rapid

COMPONENȚĂ CONSILIU NAȚIONAL

Duplicarea forurilor de conducere ale OAR – exemplificarea grafică* poate oferi o imagine de ansamblu și pentru o parte dintre observațiile centralizate în pagina precedentă, precum: netratarea coordonată a unor probleme comune sau imposibilitatea de adoptare a unor decizii în mod rapid

Conferința Nationala

Consiliul NaționalComisia de cenzori

Comisia natională de

disciplinăPreședintele Ordinului

Colegiul Director

Alte comisii decăt cele alese

Secretar General

Comitetul de organizare a Conferinței Naționale

Foru

ri de

con

duce

re

VicepreședințiCom

isii

ales

e

alegealege

numește

Comisia de verificare și validare (Presedinte, CN, CC, CND)

Trezorier

Conferința Teritorială

Consiliul TeritorialComisia de cenzori

Comisia teritorială de

disciplinăPreședinte Filială

Colegiul Director

Alte comisii decăt cele alese

Secretar Executiv

Comitetul de organizare a Conferinței Teritoriale

Foru

ri de

con

duce

re

Vicepreședinți

Com

isii

ales

e

alege numește

Comisia de verificare și validare (Presedinte, CT, CC, CTD)

Trezorier

Aleg

del

egat

ii

Filia

lăN

ațio

nal

propune Președintele din membri săi

alege

propune Președintele din membri săi

Comisia de verificare a voturilor

Comisia de verificare a voturilor

23

Echipă de proiect – Arh. Șerban Țigănaș, Arh. Doina Butică, Arh. Ana Maria Zahariade, Arh. Ștefan Bortnowscki, Arh. Rudolf Graf, Arh. Ion Andriu, Arh. Ștefan Ghenciulescu, Flavia Matei (Ensight), Robert Maxim (Ensight), Alexandra Bosco (KPMG), DinuBumbăcea (KPMG), Diana Stan (O.A.R.)Alte persoane implicate în aprobare și consultare: Arh. Angela Kovacs, Arh. Raluca Munteanu, Arh. Daniela Calciu, Arh. Alexandru Găvozdea, Arh. Johannes Bertleff, Arh. Dan ClinciAlte persoane implicate în consultare: Secretari executivi Filiale O.A.R.Alte persoane intervievate: Resurse umane O.A.R. Național, O.A.R. București, O.A.R. Timiș, O.A.R. Bacău Neamț

Efort – Aproximativ 450 de ore de efort depus pentru furnizare informații, colectare, analiză, organizare și monitorizare / Peste 200 de materiale analizate (hotărâri, decizii, regulamente, bugetare, execuție bugetară, instrucțiuni, norme, etc…) / Peste 70 de procese documentate cu fiecare dintre cele 4 organizații OAR analizate / 3 structuri internaționale similare analizate prin intermediul informațiilor furnizate în mod expres de către acestea sau disponibile în surse publice.

Consultare – Discuții individuale susținute cu angajații celor 4 organizații (Național, București, Timiș și Bacău – Neamț) și membrii Colegiului Director al O.A.R. Național / ședințe de grup pentru validarea volumelor, a gradului de încărcare și a diagramelorrealizate / validarea la nivel național a costurilor și volumelor colectate de la cele 4 organizații / informare și consultare cu secretarii executivi

Transparență – prezentare stadiu proiect și aprobare în fiecare ședință a Colegiului Director din interval, procese verbale diseminate / prezentare stadiu proiect în Consiliul Național din martie 2016, proces verbal diseminat / prezentare ședință secretari executivi / prezentare și validare ședință consultanți O.A.R. / aproximativ 10 comunicate pe Facebook și 5 materiale incluse înnewsletter privind etapa 1

Echipă de proiect, efort și transparență

Este finalizată prima etapă de stabilire a direcțiilor și analiză a organizațieiAprilie 2016

24


3. Modelele de reorganizare a principiilor de reprezentativitate și a sistemului de vot în cadrul Consiliului Național al O.A.R. Capitol suspus procedurii de transparență decizională

Pentru că implicarea membrilor este unul dintre dezideratele acestui proiect, vă rugămca, în termen de 10 zile calendaristice de la data postării acestui document pe paginaoficială a O.A.R. Național, să ne transmiteți propunerile și amendamenteledumneavoastră în scris, motivate și semnate la adresa de email [email protected]*O.A.R. Național își rezervă dreptul de a nu administra propuneri și amendamenteformulate fără respectarea condițiilor minime indicate anterior.

26

Considerarea interesului membrilor O.A.R. în ansamblu și a profesiei de arhitect, deciziile în cadrul Consiliului Național nu trebuie să fie de natura unor interese personale sau a unor interese contrare membrilor diferitelor organizații;

Creșterea ponderii filialelor mici în ansamblul voturilor la Consiliul Național; Creșterea calității, a gradului de implicare în rândul membrilor Consiliului Național și a eficienței

întâlnirilor prin reducerea numărului de membri în Consiliul Național; Plafonarea în timp a componenței Consiliului Național în condițiile creșterii preconizate a

numărului de membri; Reducerea duplicării procesului electiv și implicit a costurilor generate în timp de utilizarea unor

resurse prea mari pentru aceleași obiective; Stabilire responsabilitate clară, transparentizare vot și disciplină privind reprezentarea direcțiilor

locale; Aspectele care țin de organizație nu pot fi tratate diferențiat, ci în mod unitar; Regulamentele, normele și legislația pot fi modificate astfel încât să reflecte noua direcție a

organizației; Participare obligatorie sau prin reprezentant.

Introducerea unor structuri de lucru și de vot suple și eficiente la nivelul Consiliului Național

PRINCIPIILE care au stat la baza modelelor recomandate pentru aria de GUVERNANȚĂ

Mecanismul de alegere a delegaților în Consiliul Național

Nu trebuie să necesite modificări legislative; Trebuie să asigure omogenitatea componenței Consiliului Național; Reprezentanții aleși trebuie să aibă responsabilități clare de reprezentare; Trebuie să asigure o mai bună diseminare a informațiilor/ deciziilor Consiliului Național către

membri.

Notă: * Membrii Colegiului Director Teritorial, ** Opțional – centralizate la nivel de centru teritorial,deservite de angajați ai Centrului Teritorial de Competență

27

Consiliul Național

Inițiative, proiecte,

consultanță profesională

Inițiative legislative

Concursuri

Comunicare și relații internațion

ale

Administrativ

(secretariat)

Formare profesion

ală

Proiecte culturale

Consultanță de specialitate

Centru Teritorial de Competență

Centru Teritorial de Competență 1

Director Executiv / Actuala titulatură de Secretar General

Colegiul Director

Conferința Națională

Vicepreședinte profesie

Vicepreședinte pregătire

profesională

Vicepreședinte comunicare

Comisia de Cenzori

Comisia Națională de Disciplină

[OPȚIONAL 1] Comisiile Teritoriale

de DisciplinăReprezentant

Filiala 1Reprezentant

Filiala 2Reprezentant

Filiala 22

Vicepreședinte legislație

O.A.R. Național O.A.R. Filială

Vicepreședinte organizare Trezorier

. . . .

Grupuri de lucru naționale

Concursuri Formare profesională

Proiecte culturale

Consultanță de specialitate

Centru Teritorial de Competență x

Concursuri Formare profesională

. . . .

Administrativ (secretariat)

Colegiul Director Teritorial


Vicepreședinte comunicare

Comisia de Cenzori

Comisia Teritorială de DisciplinăConsiliul Teritorial de Conducere

TrezorierGrupuri de lucru

teritoriale

Con

tabi

litat

ea

Jurid

ic

IT

Conta. **

Juridic **

Conta. **

Juridic **

Membri Executivi* . . . . Membri Non

ExecutiviMembri Non

Executivi

Președinte Ordin Președinte Filială

Reprezentant organizație la nivel județean

[OPȚIONAL 2] Comisia de Etică

[OPȚIONAL 1] Comisiile Teritoriale de Disciplină pot fi organizate la nivel Teritorial cusubordonare la nivelul OAR Național. Filiale teritoriale numesc delegați pentru ComisiileTeritoriale din care fac parte.

[OPȚIONAL 2] Comisia de Etică poate fi înființată pentru analizarea cazurilor de conflicte deinterese, incompatibilități ale forurilor de conducere ale Ordinului/ Filialelor, aspecte legate deconduită, contestarea rezultatelor procesului de evaluare de către angajați etc. Comisia estenumită și nu aleasă pe baza unor principii cum ar fi: integritate, conduită profesională, renume,etc.

Vicepreședinte organizare

Secretar Executiv

Anga

jați

OAR

Naț

iona

lC

oord

onar

e

Colaborare și coordonare

Anga

jați

OAR

Fili

ală

Structurile de guvernanță – model propus Modificări cu impact pentru structurile naționale

28

Reducerea numărului de membri de la 110 la 23 membri. Viitoarea structură este compusă dintr-un singurreprezentat la nivel de Filială cu voturi proporționale în funcție de dimensiunea Consiliului Teritorial (care larândul său este proporțională cu numărul de membri ai Filialei reprezentate)

Remunerarea (pe baza contractelor de mandat) și decontarea (deplasare, cazare, diurnă) se va efectua dinbugetul OAR Filială

Reducerea numărului membrilor în Consiliile Teritoriale de la 294 la 258 membri Modificarea pragurilor și a numărului de membri alocat fiecărui prag privind numărul de membri ai Filialei pe

baza cărora se stabilește reprezentativitatea Filialei și a numărului alocat de 6,12,18, 24 și maxim 30 de membridelegați

Remunerarea membrilor în mod unitar între Filiale cu onorariu fix pe ședință

Principalele modificări propuse privind structurile de GUVERNANȚĂ

Consiliul Național

Consiliul Teritorial

Modificări interdependente

Modificări cu impact pentru structurile naționale

29

Structură Arie Situația curentă Situația viitoare – modificări propuse*

Con

ferin

ța N

ațio

nală Componență

Reprezentarea prin membri delegați și supleanți proporțional cu numărul membrilor filialei (1 delegat : 20 membri) fiecărui județ

Nu existe cerințe referitoare la componență și apartenența laforuri existente (reprezentare din cadrul forurilor alese teritorial)

Membri cu cotizație plătită la zi și nesancționați disciplinar în ultimii 4ani

Durată mandat 4 ani și maxim 2 mandate consecutive Număr curent de membri ~ 200 de participanți

Președintele Filialei este delegat în mod obligatoriu în Conferința Națională

Nominalizare Aleși prin vot în Conferința Teritorială Candidații care au obținut cele mai multe voturi

Remunerare și alte cheltuieli

Nu sunt remunerați Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate din

bugetul O.A.R. Național Organizate o dată la 4 ani

Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate din bugetul OARFilială

Organizate cu frecvență bienală (o dată la 2 ani)

Con

siliu

l Naț

iona

l Componență

Reprezentarea număr de membri proporțional cu numărul membrilor filialei fiecărui județ

Nu existe cerințe referitoare la componență și apartenența laforuri existente (reprezentare din cadrul forurilor alese teritorial)

Membri cu cotizație plătită la zi și nesancționați disciplinar în ultimii 8ani

Incompatibili cu poziția de membru în comisiile alese OARN/ OARF 2/3 sunt arhitecți cu drept de semnătură

Reprezentarea prin intermediul unui singur delegat la nivel de Filială, voturiproporționale cu numărul de membri ai Filialei*;

Filialele desemnează 3 delegați în ordinea (variante detaliate la pagina 33):Varianta 1: Președinte, 1 Vicepreședinte, alt reprezentat (Vicepreședintele și celălaltmembru sunt aleși prin votul Conferinței Teritoriale). În situația în care Președinteleși/sau Vicepreședinții se află în incompatibilitate de mandat (au deja 2 mandate înCN) Filiala desemnează în mod obligatoriu alte persoane până la ocuparea celor 3opțiuni.Varianta 2: toți cei 3 delegați propuși sunt aleși prin vot al Conferinței Teritoriale șiniciunul dintre aceștia nu poate fi Președintele în funcție al Filialei.

Nominalizare Aleși prin vot de Conferința Națională pe baza propunerilor votate

de Conferințele Teritoriale Conferința Națională va alege dintre delegații propuși de Filiale 1 singur

reprezentant și 1 supleant (în ordinea voturilor primite în ConferințaNațională)


Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate dinbugetul OAR Național

Remunerați prin intermediul contractelor de mandat din bugetul OAR Filială Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate din bugetul

OAR Filială

(*) În situațiile în care coloana aferentă situației viitoare nu face referire în mod expres la o modificare, se va interpreta că modelulviitor păstrează forma actuală.

O.A.R. Național

30

Structură Arie Situația curentă Situația viitoare – modificări propuse

Con

siliu

l Naț

iona

l (c

ontin

uare

)

ReprezentativitateNumăr de participanți Principii de selectare

Reprezentativitate în funcție denumărul de membri ai Filialei(menționată în ROF OARNațional)

a) 50-150 de membri – 2membri

b) 151-250 de membri – 3membri

c) 251-500 de membri – 5membri

d) 501-1.000 de membri – 7membri

e) 1.001-1.500 de membri – 9membri

f) 1.501-2.000 de membri – 12membri

g) peste 2.000 de membri –1/100 de membri

Total aproximativ de 110 membri(calculat în funcție de numărulactual de membri)

22 delegați din Filiale cu voturi proporționale în funcție de dimensiuneaConsiliului Teritorial* (care la rândul său este proporțională cu numărul demembri ai Filialei reprezentate)

Varianta 1 (prezentată detaliat la pagina 37)a) 6 membri în Consiliul Teritorial – 1 votb) 12 membri în Consiliul Teritorial – 2 voturic) 18 membri în Consiliul Teritorial – 3 voturid) 24 de membri în Consiliul Teritorial – 4 voturie) 30 de membri în Consiliul Teritorial – 5 voturif) Președintele Ordinului are 1 vot

Varianta 2 (prezentată detaliat la pagina 38, 39, 42)a) 6 membri în Consiliul Teritorial – 1 votb) 12 membri în Consiliul Teritorial – 2 voturic) 18 membri în Consiliul Teritorial – 3 voturid) 24 de membri în Consiliul Teritorial – 4 voturie) 30 de membri în Consiliul Teritorial – 5 voturif) 30 de membri în Consiliul Teritorial și număr de membri > 2400 – 10

voturi**g) Președintele Ordinului are 1 vot

Varianta 3 (prezentată detaliat la pagina 40, 41, 42)

a) 6 membri în Consiliul Teritorial – 1 votb) 12 membri în Consiliul Teritorial – 2 voturic) 18 membri în Consiliul Teritorial – 3 voturid) 24 de membri în Consiliul Teritorial – 4 voturie) 30 de membri în Consiliul Teritorial – 5 voturif) 30 de membri în Consiliul Teritorial și număr de membri > 2400 – 20

voturi***g) Președintele Ordinului are 1 vot

Total 23 membri****

(*) Pentru stabilirea numărului de membri în Consiliul Teritorial, s-a pornit de la varianta actuală minimă (6 membri), iar numărul de reprezentanți a fost crescut cu câte 6membri (6+6 = 12, 12+6 = 18, …). 6 Membri în Consiliul Teritorial oferă dreptul la 1 vot. Pentru fiecare 6 membri adiționali a fost alocat încă 1 vot adițional.(**) Model care ține cont de situația atipică a Filialei București și îi dă o putere de vot proporțională cu dimensiunea acesteia, fără a dezavantaja însă filialele mici.(***) Model care are în vedere atingerea numărului de voturi actual al Filialei București dar nu generează echitate între Filiale mici și cele medii/mari.(****) Toate variantele plafonează numărul de voturi maxime la 5, 10, respectiv 20.

Atenție!!! Varianta 1, prima propusă de către consultant, nu a fost agreată majoritar de către membrii Consiliului Național și nici de Filiala București. În primă fază, varianta propunea reprezentarea prin Președinții de Filiale, pentru a reduce astfel duplicarea proceselor elective. Varianta a fost criticată din perspectiva calității celui propus pentru a reprezenta Filiala (Președintele) dar și pentru că ar fi impus o modificare pe textul Legii 184/2001.

Întrucât, marea majoritate a persoanelor cu care s-a discutat în cadrul întâlnirilor organizate la nivelul Filialelor, al Grupului de lucru al Președinților de Filiale sau chiar în Consiliul Național, au opinat că varianta reprezentării printr-un singur delegat este în continuare o opțiune*, consultantul O.A.R. a propus cele două variante supuse acum transparenței decizionale care păstrează decizia la nivelul Conferinței Naționale și proporționează numărul de voturi al Filialei București, cu numărul de membri. *orice altă structură urmând a crește în mod artificial numărul de reprezentanți și a face dificil procesul de consultare și votare și de monitorizare a modului în care are loc votul (voturi diferite ale reprezentanților aceleași Filiale, etc.)

O.A.R. Național

31


Col

egiu

l Dire

ctor

Componență

Format din 7 membri Președinte 5 Vicepreședinți

a) profesie și sistemul de informații privind costurile deproiectare

b) legislație, regulamente și concursuri de arhitecturăc) educație și pregătire profesionalăd) comunicare și imaginee) parteneriate, organizare, gestiune și relația cu membrii

Trezorier 2/3 sunt arhitecți cu drept de semnătură

Nominalizare

Aleși de Consiliul Național pe baza propunerii realizate decătre Președinte, dintre membrii Consiliului Național

Candidați care obțin cel mai mare număr de voturi, în ordinedescrescătoare, dar nu mai puțin de jumătate plus unu dintrevoturile valabil exprimate prin vot secret

Propunerile de Vicepreședinți sunt realizate de cătrePreședintele O.A.R. Național din cadrul membrilor în forurileteritoriale, în funcție de expertiză (bazin de recrutare alVicepreședinților aproximativ 258 de membri)


Remunerați prin contract de mandat Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate din

bugetul O.A.R. Național


O.A.R. Național

32


Preș

edin

te

Criterii

Condițiile de eligibilitate ale președintelui: arhitecți cu drept desemnătură, fără sancțiuni disciplinare în ultimii 8 ani, cu vechime decel puțin 8 ani în profesie, cu plata cotizației la zi și cu respectareacondițiilor de incompatibilitate

Funcția de președinte al OAR este incompatibilă cu cea depreședinte al filialei sau membru într-un consiliu teritorial și/ saumembru în comisii, atât în cele ale Ordinului, cât și în cele alefilialelor

Nu există cerințe referitoare la implicarea anterioară sauulterioară a Președintelui în forurile de conducere ale OAR

[OPȚIONAL] Menținerea Președintelui cu rol consultativ sau camembru în Colegiul Director pe o perioadă tranzitorie demaxim 2 ani sau pe o perioadă de 4 ani

Nominalizare

Ales prin votul Conferinței Naționale Ales cu majoritatea voturilor delegaților prezenți (tur 1: 50% +1; tur

2: cel mai mare număr de voturi dintre primele două locuri clasateîn primul tur)


Remunerare în funcție de decizia Consiliului Național pe baza unuicontract de mandat

Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate dinbugetul OAR Național


O.A.R. Național

33

Variante privind desemnarea delegatului Filialei în Consiliul Național

Varianta 1: Președinte, 1 Vicepreședinte, alt reprezentat(Vicepreședintele și celălalt membru sunt aleși prin votul ConferințeiTeritoriale). În situația în care Președintele și/sau Vicepreședinții seaflă în incompatibilitate de mandat (au deja 2 mandate în CN) Filialadesemnează în mod obligatoriu alte persoane până la ocupareacelor 3 opțiuni.Delegatul este ales de Conferința Națională dintre delegații propușide filială, fără a elimina Președinții în funcție.

Avantaje: contractul de mandat al Președintelui cuprinde și

responsabilitatea de reprezentare, există deja mecanismele de control și monitorizare a activității

Președintelui, întâlnirile de discutare a poziției filialei fac parte din

responsabilitatea Președintelui, nu presupune modificarea legii dar impune stipularea priorității

de nominalizare/ alegere în regulament.

Dezavantaje: structura poate să nu fie omogenă, există limitări curente privind eligibilitatea Președinților în funcție

(aproximativ 10 vor fi în incompatibilitate), acest proces nu va reduce multiplicarea proceselor de votare

pentru toate forurile organizației.

Varianta 2: toți cei 3 delegați propuși sunt aleși prin vot alConferinței Teritoriale și niciunul dintre aceștia nu poate fiPreședintele în funcție al Filialei.Delegatul Filialei în Consiliul Național nu poate fi Președintele înfuncție al filialei.

Avantaje: această abordare asigură o structură omogenă a Consiliului

Național, nu presupune modificarea legii, asigură separarea executivului de operațional, elimină riscul concentrării către Președinți a deciziilor referitoare

la Filială, este perfect aplicabilă în condițiile de limitare a numărului de

mandate prevăzute în lege, în acest context se păstrează grupul de lucru al Președinților și

se introduce o incompatibilitate în ROF între funcția dePreședinte de filială și cea de reprezentant al Filialei în cadrulConsiliului Național.

Dezavantaje: acest proces nu va reduce multiplicarea proceselor de votare

pentru toate forurile organizației, implementarea necesită utilizarea unui contract de mandat

pentru delegatul Filialei.

34


Con

ferin

ța T

erito

rială

Componență Format din toți membrii filialei Au drept de vot membrii cu cotizația plătită la zi

Nominalizare Neaplicabil


Neremunerați Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate de

către membri Organizate o dată la 4 ani Organizate cu frecvență bienală

Con

siliu

l Ter

itoria

l

Componență

Reprezentativitate în funcție de numărul de membri ai Filialei(menționată în ROF OAR Filiale)

a) 50-100 de membri – 6 membrib) 101-200 de membri – 10 membric) 201-400 de membri – 14 membrid) 401-800 de membri – 20 membrie) 801-1.600 de membri – 28 membrif) 1.601-4.000 de membri – 38 membrig) peste 4.000 de membri – 50 de membri

Reprezentativitate în funcție de numărul de membri ai Filialeia) 200 de membri – 6 membrib) 201-400 de membri – 12 membric) 401-600 de membri – 18 membrid) 601-1.200 de membri – 24 de membrie) peste 1.200 de membri – 30 de membri

Nominalizare

Aleși prin vot de către Conferința Teritorială Aleși prin vot secret candidații care au obținut numărul cel mai

mare de voturi valabil exprimate, dar nu mai puțin de jumătateplus unu din numărul acestora, în ordine descrescătoare

În situația Filialelor înființate prin asocierea arhitecților cudomiciliul în județe limitrofe, trebuie să existe minim unreprezentant al fiecărui județ asociat


Tratament diferit în funcție de filială Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate din

bugetul OAR Filială

Remunerare pe ședință, la un nivel similar pentru întreagaorganizație

Notă: (*) Pentru stabilirea plajei de valori a numărului de membri s-a pornit astfel1.Stabilirea unui număr maxim de membri în Consiliul Teritorial de aproximativ 30de membri2.Stabilirea numărului de membri în Consiliul Teritorial pornind de la variantaactuală minimă (6 membri), iar numărul de reprezentanți a fost crescut cu câte 6membrii (6+6 = 12, 12+6 = 18, 18+6 = 24, 24+6 = 30).3.Stabilirea unui număr de plaje de valori (5 plaje de valori)4.Reprezentativitate calculată în funcție de numărul de membri la un pas de 200 demembri până la 600 de membri de unde pasul a fost de dublare (200, 200+200 =400, 400 + 200 = 600, 600*2). Plaja de valori asigură distribuția filialelor pe plaje devalori a) 11 filiale b) 7 filiale c) 1 filială d) 2 filiale e) 1 filială versus varianta actualăde a) 3 filiale b) 8 filiale c) 7 filiale d) 3 filiale e) 0 filiale e) 1 filială e) 0 filiale


O.A.R. Filială – modificări cu impact pentru structurile naționale

35

Structură Arie Situația curentă Situația viitoare – modificări propuse

Col

egiu

l Dire

ctor

Ter

itoria

l Componență

Format din următorii membri Președinte Vicepreședinți numiți pe următoarele responsabilități

a) profesie și sistemul de informații privind costurile deproiectare

b) legislație, regulamente și concursuri de arhitecturăc) educație și pregătire profesionalăd) comunicare și imaginee) parteneriate, organizare, gestiune și relația cu membriiÎn funcție de numărul de membri din Consiliul de ConducereTeritorial (”CCT”)

a) 50-100 de membri – 6 membri CCT – 1 Vicepreședinteb) 101-200 de membri – 10 membri CCT – 1

Vicepreședintec) 201-400 de membri – 14 membri CCT – 3

Vicepreședințid) 401-800 de membri – 20 membri CCT – 5

Vicepreședinție) 801-1.600 de membri – 28 membri CTT – 5

Vicepreședințif) 1.601-4.000 de membri – 38 membri CCT – 5

Vicepreședințig) peste 4.000 de membri – 50 de membri CCT – 5

Vicepreședinți Trezorier

2/3 sunt arhitecți cu drept de semnătură

Format din următorii membri Președinte 2 Vicepreședinți numiți în funcție de ariile de activitate pe

una dintre următoarele responsabilităția) comunicare și imagineb) parteneriate, organizare, gestiune și relația cu membrii

Trezorier

Nominalizare

Aleși de Consiliul Teritorial pe baza propunerii realizate de cătrePreședinte, dintre membrii Consiliului de Conducere Teritorial

Candidați care obțin cel mai mare număr de voturi, în ordinedescrescătoare, dar nu mai puțin de jumătate plus unu dintre voturilevalabil exprimate prin vot secret


Tratament diferit în funcție de filială (contract de muncă, contractde mandat, remunerare pe ședință)

Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate dinbugetul OAR Filială

Remunerați prin intermediul contractelor de mandat dinbugetul OAR Filială


36


Preș

edin

te F

ilial

ă

Criterii

Condițiile de eligibilitate ale președintelui (arhitecți cu drept desemnătură, fără sancțiuni disciplinare în ultimii 8 ani, cu vechime decel puțin 8 ani în profesie, cu plata cotizației la zi și cu respectareacondițiilor de incompatibilitate

Funcția de președinte al Filialei este incompatibilă cu cea depreședinte al OAR sau membru într-un consiliu teritorial și/ saumembru în comisii

Nominalizare

Ales prin votul Conferinței Teritoriale Ales cu majoritatea voturilor delegaților prezenți (tur 1: 50% +1; tur 2:

cel mai mare număr de voturi dintre primele două locuri clasate înprimul tur)


Tratament diferit în filiale, în funcție de decizia Consiliului Teritorial Cheltuielile de delegație (deplasare, cazare, diurnă) suportate din

bugetul OAR Filială

Remunerați prin intermediul contractelor de mandat dinbugetul OAR Filială



37

OAR Filială/ OAR NaționalMembri

Situația curentă Număr de membri

normalizat*

Situația viitoare Membri Consiliul

Teritorial Delegați Consiliul Național Membri Consiliul Teritorial

Membri delegați Consiliul Național Voturi

nr. % nr. nr. % nr. nr. nr. nr. %OAR Național n/a n/a n/a 1 1% n/a n/a 1 1 2%Satu Mare 83 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Alba 88 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Hunedoara 89 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Dunărea de Jos [Galaţi, Brăila] 109 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%

Mureș 109 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Nord – Vest [Maramureș] 119 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Argeș 130 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Muntenia Vest [Dâmboviţa, Giurgiu, Ilfov] 133 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%

Arad 139 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Muntenia Sud Est [Buzău, Vrancea, Ialomiţa, Călăraşi] 142 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%

Nord – Est [Suceava, Botoşani] 166 2% 10 3 3% 200 12 1 2 5%Bacău – Neamț [Bacău, Neamţ] 212 2% 14 3 3% 200 12 1 2 5%Prahova 225 3% 14 3 3% 200 12 1 2 5%Oltenia [Dolj, Gorj, Mehedinţi, Olt, Teleorman] 228 3% 14 3 3% 200 12 1 2 5%

Bihor 237 3% 14 3 3% 200 12 1 2 5%Sibiu – Vâlcea [Sibiu, Vâlcea] 255 3% 14 5 5% 300 12 1 2 5%Dobrogea [Constanţa, Tulcea] 277 3% 14 5 5% 300 12 1 2 5%Iași [Iași, Vaslui] 362 4% 14 5 5% 400 18 1 3 7%Brașov – Covasna – Harghita [Braşov, Covasna, Harghita] 407 5% 20 5 5% 400 18 1 3 7%

Timiș [Timiş, Caraş-Severin] 643 7% 20 7 6% 600 24 1 4 9%Transilvania [Cluj, Bistriţa-Năsăud, Sălaj] 712 8% 20 7 6% 700 24 1 4 9%

București 3925 45% 38 40 36% 3900 30 1 5 11%Total 8790 100% 294 110 100% neaplicabil 258 23 44 100%

Notă: Pentru calcularea numărului de membri delegați în cadrul Consiliului Național, numărulmembrilor ca referință de calcul a fost rotunjit folosind intervale de 50 de membri, pentru a diminuadiferențele de număr de delegați generate de o diferență mică de număr de membri

Varianta 1

38

Varianta 2 – alegeri 2018

2015 - 2018 Membri Situație curentă Număr de membri

normalizat

Situație viitoare

OAR Filială/ OAR Național

Membri Consiliul Teritorial

Delegați Consiliul Național


Membri delegați Consiliul Național

Voturi

nr. % nr. nr. % nr. nr. nr. %OAR Național n/a n/a n/a 1 1% n/a n/a 1 1 2%Satu Mare 83 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Alba 88 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Hunedoara 89 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Dunărea de Jos [Galaţi, Brăila] 109 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Mureș 109 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Nord – Vest [Maramureș] 119 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Argeș 130 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Muntenia Vest [Dâmboviţa, Giurgiu, Ilfov] 133 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Arad 139 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Muntenia Sud Est [Buzău, Vrancea, Ialomiţa, Călăraşi] 142 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%

Nord – Est [Suceava, Botoşani] 166 2% 10 3 3% 200 12 1 2 4%Bacău – Neamț [Bacău, Neamţ] 212 2% 14 3 3% 200 12 1 2 4%Prahova 225 3% 14 3 3% 200 12 1 2 4%Oltenia [Dolj, Gorj, Mehedinţi, Olt, Teleorman] 228 3% 14 3 3% 200 12 1 2 4%Bihor 237 3% 14 3 3% 200 12 1 2 4%Sibiu – Vâlcea [Sibiu, Vâlcea] 255 3% 14 5 5% 300 12 1 2 4%Dobrogea [Constanţa, Tulcea] 277 3% 14 5 5% 300 12 1 2 4%Iași [Iaşi, Vaslui] 362 4% 14 5 5% 400 18 1 3 6%Brașov – Covasna – Harghita [Braşov, Covasna, Harghita] 407 5% 20 5 5% 400 18 1 3 6%Timiș [Timiş, Caraş-Severin] 643 7% 20 7 6% 600 24 1 4 8%

Transilvania [Cluj, Bistriţa-Năsăud, Sălaj] 712 8% 20 7 6% 700 24 1 4 8%București 3.925 45% 38 40 36% 3900 30 1 10 20%Total 8.790 100% 294 110 100% neaplicabil 258 23 49 100%


39


2018 - 2022

Membri Număr de membri normalizat

Situație viitoare

Simulare creștere

la nivel de mandat




Voturi

nr. % nr. nr. nr. %OAR Național n/a n/a n/a n/a 1 1 2% 0%Satu Mare 103 1% 100 6 1 1 2% 24%Alba 132 1% 100 6 1 1 2% 50%Hunedoara 109 1% 100 6 1 1 2% 22%Dunărea de Jos [Galaţi, Brăila] 149 1% 100 6 1 1 2% 37%Mureș 137 1% 100 6 1 1 2% 26%Nord – Vest [Maramureș] 151 1% 200 12 1 2 4% 27%Argeș 154 1% 200 12 1 2 4% 18%Muntenia Vest [Dâmboviţa, Giurgiu, Ilfov] 181 2% 200 12 1 2 4% 36%Arad 183 2% 200 12 1 2 4% 32%Muntenia Sud Est [Buzău, Vrancea, Ialomiţa, Călăraşi] 142 1% 100 6 1 1 2% 0%

Nord – Est [Suceava, Botoşani] 226 2% 200 12 1 2 4% 36%Bacău – Neamț [Bacău, Neamţ] 272 3% 300 12 1 2 4% 28%Prahova 305 3% 300 12 1 2 4% 36%Oltenia [Dolj, Gorj, Mehedinţi, Olt, Teleorman] 312 3% 300 12 1 2 4% 37%Bihor 405 4% 400 18 1 3 6% 71%Sibiu – Vâlcea [Sibiu, Vâlcea] 303 3% 300 12 1 2 4% 19%Dobrogea [Constanţa, Tulcea] 345 3% 300 12 1 2 4% 25%Iași [Iaşi, Vaslui] 482 4% 500 18 1 3 6% 33%Brașov – Covasna – Harghita [Braşov, Covasna, Harghita] 467 4% 500 18 1 3 6% 15%Timiș [Timiş, Caraş-Severin] 763 7% 800 24 1 4 7% 19%

Transilvania [Cluj, Bistriţa-Năsăud, Sălaj] 948 9% 900 24 1 4 7% 33%

București 4.585 42% 4600 30 1 10 19% 17%Total 10.854 100% neaplicabil 288 23 54 100%


40


2015 - 2018 Membri Situație curentă Număr de membri

normalizat

Situație viitoare



Delegați Consiliul Național



Voturi

nr. % nr. nr. % nr. nr. nr. %OAR Național n/a n/a n/a 1 1% n/a n/a 1 1 2%Satu Mare 83 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Alba 88 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Hunedoara 89 1% 6 2 2% 100 6 1 1 2%Dunărea de Jos [Galaţi, Brăila] 109 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Mureș 109 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Nord – Vest [Maramureș] 119 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Argeș 130 1% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Muntenia Vest [Dâmboviţa, Giurgiu, Ilfov] 133 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Arad 139 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%Muntenia Sud Est [Buzău, Vrancea, Ialomiţa, Călăraşi] 142 2% 10 2 2% 100 6 1 1 2%

Nord – Est [Suceava, Botoşani] 166 2% 10 3 3% 200 12 1 2 3%Bacău – Neamț [Bacău, Neamţ] 212 2% 14 3 3% 200 12 1 2 3%Prahova 225 3% 14 3 3% 200 12 1 2 3%Oltenia [Dolj, Gorj, Mehedinţi, Olt, Teleorman] 228 3% 14 3 3% 200 12 1 2 3%Bihor 237 3% 14 3 3% 200 12 1 2 3%Sibiu – Vâlcea [Sibiu, Vâlcea] 255 3% 14 5 5% 300 18 1 3 5%Dobrogea [Constanţa, Tulcea] 277 3% 14 5 5% 300 18 1 3 5%Iași [Iaşi, Vaslui] 362 4% 14 5 5% 400 18 1 3 5%Brașov – Covasna – Harghita [Braşov, Covasna, Harghita] 407 5% 20 5 5% 400 18 1 3 5%Timiș [Timiş, Caraş-Severin] 643 7% 20 7 6% 600 24 1 4 7%

Transilvania [Cluj, Bistriţa-Năsăud, Sălaj] 712 8% 20 7 6% 700 24 1 4 7%București 3.925 45% 38 40 36% 3900 30 1 20 33%Total 8.790 100% 294 110 100% neaplicabil 270 23 61 100%


41


2018 - 2022

Membri Număr de membri normalizat

Situație viitoareSimulare creștere la nivel

de mandat




Voturi

nr. % nr. nr. nr. %OAR Național n/a n/a n/a n/a 1 1 1% 0%Satu Mare 103 1% 100 6 1 1 1% 24%Alba 132 1% 100 6 1 1 1% 50%Hunedoara 109 1% 100 6 1 1 1% 22%Dunărea de Jos [Galaţi, Brăila] 149 1% 100 6 1 1 1% 37%Mureș 137 1% 100 6 1 1 1% 26%Nord – Vest [Maramureș] 151 1% 200 12 1 2 3% 27%Argeș 154 1% 200 12 1 2 3% 18%Muntenia Vest [Dâmboviţa, Giurgiu, Ilfov] 181 2% 200 12 1 2 3% 36%Arad 183 2% 200 12 1 2 3% 32%Muntenia Sud Est [Buzău, Vrancea, Ialomiţa, Călăraşi] 142 1% 100 6 1 1 1% 0%Nord – Est [Suceava, Botoşani] 226 2% 200 12 1 2 3% 36%

Bacău – Neamț [Bacău, Neamţ] 272 3% 300 18 1 3 4% 28%Prahova 305 3% 300 18 1 3 4% 36%Oltenia [Dolj, Gorj, Mehedinţi, Olt, Teleorman] 312 3% 300 18 1 3 4% 37%Bihor 405 4% 400 18 1 3 4% 71%Sibiu – Vâlcea [Sibiu, Vâlcea] 303 3% 300 18 1 3 4% 19%Dobrogea [Constanţa, Tulcea] 345 3% 300 18 1 3 4% 25%Iași [Iaşi, Vaslui] 482 4% 500 18 1 3 4% 33%Brașov – Covasna – Harghita [Braşov, Covasna, Harghita]

467 4% 500 18 1 3 4% 15%

Timiș [Timiş, Caraş-Severin] 763 7% 800 24 1 4 6% 19%Transilvania [Cluj, Bistriţa-Năsăud, Sălaj] 948 9% 900 24 1 4 6% 33%

București 4.585 42% 4600 30 1 20 29% 17%Total 10.854 100% neaplicabil 318 23 69 100%


Varianta 2 Varianta 3

2015 - 2018Organizație Membri Voturi % VoturiO.A.R. Național 1 1 2%Filiale MARIO.A.R. București 1 10 20%Filiale MEDII 4 14 29%IașiBrașov – Covasna – Harghita TimișTransilvaniaFiliale MICI 17 24 49%Restul filialelorTotal Filiale MARI și MEDII 5 24 49%TOTAL 23 49 100%

2018 - 2022Organizație Membri Voturi % VoturiO.A.R. Național 1 1 2%Filiale MARIO.A.R. București 1 10 19%Filiale MEDII 5 17 31%BihorIașiBrașov – Covasna – Harghita TimișTransilvaniaFiliale MICI 16 26 48%Restul filialelorTotal Filiale MARI și MEDII 6 27 50%TOTAL 23 54 100%

2015 - 2018Organizație Membri Voturi % VoturiO.A.R. Național 1 1 2%Filiale MARIO.A.R. București 1 20 33%Filiale MEDII 6 20 33%Sibiu VâlceaDobrogeaIașiBrașov – Covasna – Harghita TimișTransilvaniaFiliale MICI 15 20 33%Restul filialelorTotal Filiale MARI și MEDII 7 40 66%TOTAL 23 61 100%

2018 - 2022Organizație Membri Voturi % VoturiOAR Național 1 1 1%Filiale MARIOAR București 1 20 29%Filiale MEDII 10 32 46%Bacău NeamțPrahovaOlteniaBihorSibiu VâlceaDobrogeaIașiBrașov – Covasna – Harghita TimișTransilvaniaFiliale MICI 11 16 23%Restul filialelorTotal Filiale MARI și MEDII 11 52 75%TOTAL 23 69 100%

Echilibrare drepturi de vot între Filiale (49% Filiale mari și medii; 49% Filiale mici; 2% OARN). Limitare pondere vot indiferent de creșterea numărului de membri peste 2.400.Drepturile de vot împărțite în funcție de următoarele praguri de număr de membri ai Filialelor: 200, 400, 600, 1200, 2400.

Menținerea raportului de drepturi de vot între Filiale (66% Filiale mari și medii; 33% Filiale mici; 2% OARN). Limitare pondere vot indiferent de creșterea numărului de membri peste 2.400.Drepturile de vot împărțite în funcție de următoarele praguri de număr de membri ai Filialelor: 150, 300, 600, 1200, 2400.

Varianta 2 și Varianta 3 – imagine de ansamblu

42

43

AVANTAJE DEZAVANTAJE

Votul conferit în cadrul Consiliului Național nu maireprezintă un vot individual al delegatului, ci este un vot alFilialei

Modelul conferă flexibilitatea în contextul creșterii număruluide membri O.A.R.– număr fix de membri în cadrulConsiliului Național, în contextul creșterii numărului demembri O.A.R.

Modelul contribuie la crearea de disciplină în cadrulorganizației

Numărul redus de membri permite susținerea unor sesiunide lucru/ ședințe eficiente

Decizii fundamentate și dezbătute (pe baza analizeianterioare a informațiilor)

Crește gradul de responsabilizare privind deciziile luate Transparentizarea votului și a modului de reprezentare a

intereselor Filialelor în cadrul deciziilor luate Reechilibrarea raportului de drepturi de vot între Filiale (în

cazul primelor două variante prezentate) Încurajarea colaborării și comunicării între Filiale pentru

luarea deciziilor Reducerea costurilor de organizare a întâlnirilor

Riscul unor voturi care au caracter personal, în situația încare delegatul nu respectă decizia/ direcția dată de Filialape care o reprezintă

Necesitatea calculului matematic al importanței votuluioferit

44

Varianta 1NU VA FI SUPUSĂ VOTULUI

Varianta 2 Varianta 3

Avantaje Are în vedere scopul primordial al ConsiliuluiNational și anume luare de decizii care privescinterese comune ale membrilor diferitelororganizații, indiferent de dimensiunea acestora Urmează principiul nediferențieriicontribuțiilor membrilor/ organizațiilor șiimportanței lor Asigură echilibru între filiale în luareadeciziilor, indiferent de dimensiunea acestora În situații de divergențe de opinii, deciziile potfi stabilite prin intermediul votului PreședinteluiOrdinului

Avantaje Similar cu raportul curent de drepturi de vot

al Filialelor

Dezavantaje Nu replică situația curentă a drepturilor de vot Pe măsura creșterii numărului de membri,estimat pe baza evoluției istorice, pondereavotului Filialelor care depășesc 2,400 demembri se diminuează În timp nu mai există un echilibru perfect întrefilialele mici, pe de o parte, și filiale mari șimedii, pe de altă parte

Dezavantaje Nu asigură un echilibru între filialele mici, pede o parte, și filiale mari și medii, pe de altăparte Pe măsura creșterii numărului de membri,estimat pe baza evoluției istorice, pondereavotului Filialelor care depășesc 2,400 demembri se diminuează Pe măsura creșterii estimate a numărului demembri ai Filialelor, crește foarte mult decalajulîntre drepturile de vot ale Filialelor mari și mediiși ale celor de mici dimensiuni Nu respectă principiul nediferențierii întreFiliale/ membri care trebuie luat în considerareîn cadrul deciziilor din cadrul ConsiliuluiNațional

Sumar al opțiunilor privind numărul de voturi alocate Filialelor

2.310

32.322

Situația actuală

-95.864(-70%)

chirie sala

cazare

6.360

136.856

transport

40.992

masa pranz

Situația viitoare

11.048

20.237

102.843

2.728

Situația actuală reprezintă costurile înregistrate in anul 2015 cu organizarea ConsiliuluiNațional.

Costul viitor al organizării Consiliului Național a fost calculat astfel

Chirie sală – nu va mai fi necesară închirierea unei săli deoarece întâlnireapoate avea loc în cadrul Casei Mincu

(0 lei)

Masa de prânz – număr de participanți * costul curent/ număr curent departicipanți

(23*11.048/110=2.310 lei)

Cazare – număr de participanți propuși * costul curent/ număr curent departicipanți – excepție OAR București)

(22*20.237/(110-40)=6.360 lei)

Transport – număr de participanți propuși * costul curent/ număr curent departicipanți – excepție OAR București)

(22*20.237/(110-40)=6.360 lei)

Analiza evidențiază o potențială economie de aproximativ 96.000 RON anual lanivelul organizației, care reprezintă o reducere a costurilor de organizare aședințelor Consiliului Național, cu aproximativ 70%.

Costurile care trebuie suportate de Filiale pentru participare în cadrul ConsiliuluiNațional sunt în medie de aproximativ 1.800 lei pe an.

Implicațiile asupra costurilor aferente Consiliului NaționalSituația curentă și viitoare a costurilor aferente organizării Consiliului Național – lei

45


3.1 Responsabilitățile forurilor de conducere

Responsabilități generale PROPUSELa numire: Alege/revocă președintele Ordinului, membrii Consiliului Național al Ordinului, membrii Comisiilor de cenzori și de Disciplină organizate la nivel naționalPe perioada mandatului, ad-hoc (dacă este cazul): Adoptă/modifică Regulamentul-cadru OAR Național și al OAR Filiale Adoptă/modifică Codul deontologic al profesiei de arhitect Aprobă valoarea cotizațiilor anuale unice pentru categoriile de membri ai Ordinului, valoarea taxei de înscriere și a taxei de reluare a dreptului de semnătură Aprobă procentul reprezentând cota de virament a filialelor către Ordin Aprobă grila și principiile privind remunerarea membrilor forurilor de conducere și ai comisiilor alese și/sau numite la nivelul organizației profesionale (atât pentru

OAR Național cât și pentru OAR Filiale)Pe perioada mandatului, bienal în cadrul întâlnirilor: Aprobă strategia organizației și analizează și validează inițierea unor inițiative strategice pe termen lung Monitorizează performanța organizației per ansamblu prin analizarea rapoartelor de activitate ale: Consiliului Național, Comisiilor alese, și ale Conferințelor

Teritoriale Analizează performanța Președintelui OAR Național pe baza rapoartelor de activitate și prin comparație cu obiectivele stabilite prin mandat Analizează performanța financiară și operațională ale OAR Național și OAR Filiale Adoptă hotărâri stabilite pe ordinea de zi propusă în convocare

Participanți:Cu drept de vot:Delegați aleși de Conferințele Teritoriale pentru fiecare Filială

Alți participanți (după caz):Membri, Angajați, Foruri de conducere care prezintă informații, terțe părți

Informații analizate Nominalizări foruri și comisii Propuneri de modificare ale

politicilor cadru Strategia pe termen lung a

organizației Rapoarte de activitatea

(periodice)

Hotărâri / DeciziiDecizii cu privire la Forurile de conducere și

comisii alese Cod deontologic Cotă de virament Strategia organizației Inițiative strategice pe

termen lung (strategia) Performanța organizației

în ansamblu Aplicare sancțiuni foruri

de conducere OAR Național

Acțiuni viitoare1. Acțiuni ce trebuie urmate/

întreprinse2. Actualizare/ modificare

regulament3. Actualizare/ modificare buget/

taxe 4. Revocări necesare5. Comunicare către membri6. Decizii de implementat/

adoptat/ urmat de către organizație

Frecvență bienal

O.A.R. Național

47

Conferința Națională

Exemple de responsabilități generale PROPUSE Aprobă regulamentele (referitoare la Comisii, Grupuri de lucru, baze de date) Aprobă planuri și politici naționale, norme metodologice, regulamente, proiecte normative Aprobă principiile de remunerare ale resurselor utilizate de către organizație, parte a aparatului administrativ Inițiază propuneri de reglementări legislative și normative specifice Întocmește raportul privind activitatea pe parcursul mandatului Aprobă organigrama OAR Național Aprobă grupurile de lucru constituite la nivel național și este informat de grupurile de lucru constituite la nivel regional sau teritorial Analizează activitatea anuală a Colegiului Director Național, a președintelui și a comisiilor și grupurilor de lucru ale Ordinului naționale/ regionale/ teritoriale Analizează și dispune controlul filialelor teritoriale și aprobă rapoartele de activitate ale filialelor teritoriale Aprobă bugetul și execuția bugetară Contribuie la elaborarea strategiei și colaborează cu membri, vicepreședinți, angajați pentru elaborarea unui set de măsuri strategice măsurabile (strategia

organizației) Identifică oportunități de implicare în inițiative naționale/ regionale/ locale Realizează comparații operaționale/financiare între organizații în vederea identificării de bune practici, pe baza rapoartelor de activitate (indicatori de performanță) Identifică și sesizează necesitatea actualizării regulamentelor și metodologiilor aplicabile Asigură interfața continuă și transmiterea de decizii/ hotărâri între diferitele organizații (OAR Național, OAR Centre Teritoriale de Competențe, OAR Filiale) Solicită realizarea unor studii/ analize care să permită identificarea de noi servicii necesare membrilor sau comunității/ societății Solicită rapoarte de activitate și analizează adecvarea rezultatelor primite

Participanți:Cu drept de vot:Delegații Filialelor și Președintele OAR Național


Informații analizate Nominalizări foruri și comisii,

altele decât cele alese Propuneri de regulamente,

politici, planuri naționale, norme metodologice

Propunere politică de remunerare aparat administrativ

Propuneri de buget/ execuție bugetară

Propuneri Grupuri de lucru Rapoarte de activitate Stadiu inițiative

Hotărâri / DeciziiDecizii cu privire la Validarea componenței Colegiu

Director Regulamente aplicabile

organizației Propuneri de reglementări

legislative și normative specifice Aplicare de sancțiuni membrilor

din Filiale Propunerea de strategie Buget și Execuție bugetară


întreprinse2. Dispoziții cu privire la

implementarea deciziilor luate 3. Actualizare/ modificare

regulament4. Actualizare/ modificare buget/

taxe 5. Revocări necesare6. Comunicare către membri7. Decizii de implementat/ adoptat/

urmat de către organizație

Consiliul Național

48

Exemple de responsabilități generale PROPUSE Elaborează strategia și colaborează cu membri, vicepreședinți, angajați pentru elaborarea uni set de măsuri strategice măsurabile (strategia organizației) Identifică oportunități de implicare în inițiative naționale/ regionale/ locale Utilizează în mod adecvat resursele organizației Colaborează și coordonează Grupuri de Lucru precum și angajații O.A.R. Național (inclusiv Centre Teritoriale de Competențe) pentru îndeplinirea unor activități Identifică și sesizează necesitatea actualizării regulamentelor și metodologiilor aplicabile Asigură interfața continuă și transmiterea de decizii/ hotărâri între foruri de conducere și angajații OAR Național și comunică regulamentele și deciziile aprobate Identifică situații de neconformitate în desfășurarea activității, implementează măsuri corective Coordonează realizarea unor studii/ analize solicitate în activitatea organizației Oferă suport întregii organizații și consultanță pe aspecte care țin de implementarea unor decizii în cadrul organizației Solicită rapoarte de activitate ale Grupurilor de lucru și analizează adecvarea rezultatelor primite Monitorizează inițiativele strategice Stabilește cerințe profesionale pentru angajații O.A.R. Național (inclusiv Centre Teritoriale de Competențe) și analizează și evaluează performanța angajaților

OAR Național Asigură colaborarea cu Vicepreședinții desemnați de către Filiale pe domeniile de interes Asigură coordonarea Centrelor Teritoriale de Competențe pe domeniile de interes Participă activ la întâlnirile periodice ale Colegiului Director Analizează performanța Directorului Executiv/Secretarului Executiv al Ordinului

Colegiul Director

Participanți:Cu drept de vot:5 Vicepreședinți, Trezorier, Președintele OAR Național

Alți participanți:Directorul ExecutivSecretarul Colegiului Director(după caz) Angajați, Membri, terțe părți

Informații analizate Propuneri de inițiative Propuneri de grupuri de lucru Modificări de activitate Necesitate modificare

regulamente Observații / solicitări membri,

foruri de conducere, angajați

Hotărâri / DeciziiDecizii cu privire la Organigramă Regulamente aplicabile

organizației Rapoarte de activitate

analizate și aprobate TNA aprobat și publicat Implementare inițiative

Acțiuni viitoare1. Planuri de implementare și

acțiuni ce trebuie întreprinse pentru implementarea unor decizii

2. Direcții de urmat de către O.A.R. Național (inclusiv Centre Teritoriale de Competențe)

3. Resurse umane implicate4. Comunicare către foruri de

conducere și către angajați

Frecvență lunar

49

Responsabilități generale PROPUSE

La numire: Alege/revocă președintele Filialei, membrii Consiliului Teritorial al Filialei, membrii Comisiilor de cenzori și de disciplină organizate la nivel teritorialPe perioada mandatului, ad-hoc (dacă este cazul): Stabilește poziția/ punctul de vedere al Filialei cu privire la: Codul deontologic al profesiei de arhitect, valoarea cotizațiilor anuale unice pentru categoriile de

membri ai Ordinului, valoarea taxei de înscriere și a taxei de reluare a dreptului de semnătură și procentul reprezentând cota de virament a filialelor către Ordin Aprobă nivelul de remunerare a membrilor forurilor de conducere și ai comisiilor alese și/sau numite la nivelul Filialei în conformitate cu principiile stabilite la

nivelul OAR Național Pe perioada mandatului, bienal în cadrul întâlnirilor: Participă la stabilirea obiectivelor Filialei, le adoptă și monitorizează respectarea acestora Stabilește puncte de vedere cu privire la obiective strategice ale filialei și stabilește inițiative strategice locale în conformitate cu strategia generală Monitorizează performanța Filialei per ansamblu prin analizarea rapoartelor de activitate ale: Consiliului Teritorial, Comisiilor alese Analizează performanța Președintelui OAR Filială Analizează performanța financiară și operațională a OAR Filială Adoptă hotărâri stabilite pe ordinea de zi propusă în convocare

Participanți:Cu drept de vot:Delegați aleși ai Conferinței Teritoriale


Informații analizate Nominalizări foruri și comisii Propuneri de modificare ale

politicilor cadru Strategia pe termen lung a

organizației Rapoarte de activitatea

(periodice)

Hotărâri / DeciziiDecizii cu privire la Forurile de conducere și

comisii alese Puncte de vedere cu

privire la codul deontologic, cotă de virament, strategia organizației și a Filialei

Inițiative teritoriale Performanța Filialei Aplicare sancțiuni foruri

de conducere


întreprinse2. Prezentare puncte de vedere

în cadrul Conferinței și Consiliului Național

3. Comunicare către membri4. Decizii de implementat/

adoptat/ urmat în conformitate cu deciziile de la nivelul O.A.R. Național

Frecvență bienal

O.A.R. Filială


50

Responsabilități specifice PROPUSE

Contribuie la elaborarea strategiei generale și inițiativelor locale și colaborează cu membri, vicepreședinți, angajați pentru elaborarea unor măsuri concrete de implementat la nivel de Filială

Identifică oportunități de implicare în inițiative naționale/ regionale/ locale Asigură și monitorizează utilizarea adecvată a resurselor organizației Identifică bune practici pe care le comunică către Consiliul Național pentru implementare standardizată în cadrul organizației Identifică și sesizează necesitatea actualizării regulamentelor și metodologiilor aplicabile Identifică situații de neconformitate în desfășurarea activității și dispune de măsuri corective Asigură implementarea deciziilor/ hotărârilor OAR Național Solicită realizarea unor studii/ analize robuste care să permită identificarea nevoilor membrilor sau comunității/ societății la nivel local Solicită rapoarte de activitate și analizează adecvarea rezultatelor primite

Participanți:Cu drept de vot:Membri aleși (din care pot face parte membrii Colegiului Director și alți reprezentanți)


Informații analizate Nominalizări foruri și comisii Propuneri privind

regulamente, politici, planuri naționale, norme metodologice

Propunere grile de remunerare aparat administrativ

Propuneri de buget/ execuție bugetară

Propuneri Grupuri de lucru Rapoarte de activitate Stadiu inițiative teritoriale

Hotărâri / DeciziiDecizii cu privire la Componența Colegiu

Director Propuneri privind

regulamente, reglementări legislative și normative specifice

Aplicare de sancțiuni foruri de conducere, membri, Filiale

Inițiative locale Buget și Execuție

bugetară


întreprinse2. Expunere puncte de vedere în

cadrul forurilor OAR Național prin intermediul reprezentanților

3. Dispoziții cu privire la implementarea deciziilor luate

4. Actualizare/ modificare buget5. Revocări necesare6. Comunicare către membri7. Decizii de implementat/

adoptat/ urmat de către Filială

Frecvență trimestrial


51

Responsabilități specifice PROPUSEContribuie la elaborarea strategiei generale și inițiativelor locale și colaborează cu membri, vicepreședinți, angajați pentru elaborarea uni set de măsuri strategice

măsurabile (strategia organizației) Identifică oportunități de implicare în inițiative naționale/ regionale/ locale Utilizează în mod adecvat resursele organizației Colaborează și coordonează Grupuri de Lucru precum și angajații Filialei pentru îndeplinirea unor activități Identifică și sesizează necesitatea actualizării regulamentelor și metodologiilor aplicabile Asigură interfața continuă și transmiterea de decizii/ hotărâri între foruri de conducere și angajații OAR Filială și comunică regulamentele și deciziile aprobate Monitorizează respectarea procedurilor și identifică situații de neconformitate în desfășurarea activității, implementează măsuri corective Identifică situații de neconformitate în desfășurarea activității, implementează măsuri corective Coordonează realizarea unor studii/ analize solicitate în activitatea organizației Oferă suport întregii organizații (colaborare între Filiale ) și consultanță pe aspecte care țin de implementarea unor decizii în cadrul Filialei (sprijin acordat

angajaților Filialelor în transpunerea de decizii) Solicită rapoarte de activitate ale Grupurilor de lucru și analizează adecvarea rezultatelor primite Stabilește cerințe profesionale pentru angajații OAR Filială și analizează și evaluează performanța angajaților OAR Filială Asigură colaborarea cu Vicepreședinții OAR Național pe domeniile de interes Participă activ la întâlnirile periodice ale Colegiului Director Teritorial Analizează performanța Secretarului Executiv al Filialei

Participanți:Cu drept de vot:2 Vicepreședinți, Trezorier, Președintele OAR Filială

Alți participanți:Secretar ExecutivSecretarul Colegiului Director Teritorial(după caz) Angajați, Membri, terțe părți

Informații analizate Propuneri de inițiative Propuneri de grupuri de lucru Modificări de activitate Necesitate modificare

regulamente Observații / solicitări membri,

foruri de conducere, angajați

Hotărâri / DeciziiDecizii cu privire la Organigramă Decizii cu implicații locale Rapoarte de activitate

analizate și aprobate TTA aprobat și transmis

către OAR Național Implementare inițiative

Acțiuni viitoare1. Planuri de implementare și

acțiuni ce trebuie întreprinse pentru implementarea unor decizii

2. Direcții de urmat de către OAR Filială

3. Resurse umane implicate4. Comunicare către foruri de

conducere și către angajați

Frecvență lunar


52


3.2 Procesul decizional care susține modelele propuse

Procesul decizional pentru aspecte majore de interes național va avea structura schematică propusă mai jos. Acesta va fi un proces consultativ care va asigura disciplina în cadrul organizației.

Colegiul Director

DECIZIE

Procesul decizional și fluxul informațiilor Responsabilitatea pentru decizii

PUNCTE DE VEDERE

O.A.R. FILIALE

Întâlnirea Consiliului TeritorialOferă direcții generale de urmat și sprijinAprobă poziția Filialei, pentru aspectele escaladateStabilește limitele decizionale și autorizează pozițiaPreședinteluiAnalizează rezultatul votuluiDispune măsuri pentru implementarea deciziei(indiferent dacă contravine poziției inițiale)

Reprezentantul Filialei și Președintele O.A.R. NaționalParticipă la stabilirea direcției de urmatVotează în conformitatea cu direcția stabilităComunică rezultatul în cadrul Filialei

Președintele O.A.R. Filială și Colegiul DirectorTeritorialAnalizează informațiile supuse analizei și stabileșteo direcție de urmatAprobă punct de vedereComunică decizia și escaladează decizia cătreConsiliul Național, dacă este necesarOferă informații suplimentare

O.A.R. FilialăO.A.R. Național

Reprezentant Filiala 1

Președintele O.A.R Filială și Colegiul Director Teritorial

Președinte O.A.R. Național

Consiliul TeritorialConsiliul Național

aprobă punct de vedere

stabilește punct de vedere

stabilește punct de vedere

Decizie/ Hotărâre Colaborare, informare

Vot Coordonare/ Aprobare

PUNCT DE VEDERE O.A.R. NAȚIONAL

votează în conformitate cu punct

de vedere

1 Filială = 1 Punct de vedere 22 Filiale + 1 O.A.R. Național = DecizieÎn cadrul procesului decizional, fiecare Filială are un punct de vedere validat anterior în cadrul forurilor de conducere teritoriale. Decizia aparține Consiliului Național și este adoptată unitar la nivel național.

54

55

1 Președinte, Colegiul Director Național / Filială

Propun subiecte pentru a fi dezbătute și decise Subiectele sunt incluse pe agenda întâlnirii Consiliului Național

Subiecte de interes național Agenda decizională a Consiliului Național

2 Președinte Colegiul Director Național / Filială

Stabilesc punctul de vedere al organizației pe care o reprezintă și limitele decizionale la nivelul organizației reprezentate

Agenda decizională a Consiliului Național

Opinie/ Punct de vedere OARN/ OARF

3 Consiliul Teritorial Filială

Aprobă punctul de vedere al organizației pe care o reprezintă pentru aspectele escaladate la nivelul Consiliului Teritorial

Opinie/ Punct de vedere OARF

Opinie/ Punct de vedere aprobat de OARF

4 Reprezentant Filială

Dezbate în cadrul Consiliului Național în funcție de punctul de vedere al organizației reprezentate și limitele decizionale stabilite la nivel local

Opinie/ Punct de vedere aprobat de OARF

Susținere/ dezbatere puncte de vedere

5 Consiliul NaționalNațional

Supune votului Aprobă decizia referitoare la subiectul dezbătut și emite hotărâre/ decizie

Vot al membrilor CN Decizie aplicabilă întregii organizații

6 ReprezentantFilială

Comunică hotărârea luată în cadrul forurilor organizației DeciziePoziția adoptată

Decizie aplicabilă fiecărei Filiale

7 Colegiul Director/ ConsiliulFilială

Verifică respectarea poziției reprezentantului în cadrul Conferinței Naționale Implementează hotărârea luată

Poziția reprezentantului filialei în cadrul CN

Validare reprezentare și adoptare/ adaptare decizie

8 Colegiul Director/ ConsiliulNațional / Filială

Comunică hotărârea luată în cadrul organizației (dacă este cazul) Decizie Comunicare informație

INFORMAȚIE INIȚIALĂ INTRARE

INFORMAȚIE FINALĂ IEȘIRERESPONSABIL/NIVEL DESCRIERE ACTIVITATESUCCESIUNE

PAȘI

Etapele propuse pentru procesul decizional aferent care presupune un proces consultativ și pre-validarea poziție Filialei anterior deciziei

OAR

Naț

iona

l

Ianuarie Februarie Martie Aprilie Mai Iunie Iulie August Septembrie Octombrie Noiembrie Decembrie

Consiliul Național

Colegiul Director Național



T

T-3 săptămâni

T-2 săptămâni

T-1 săptămână

Trimestru 1 Trimestru 2 Trimestru 3 Trimestru 4

OAR

Fili

ală

Planificare strategicăAprobare execuție bugetară (N-1)Aprobare buget NAprobare modificări necesare la nivel strategic sau operațional

Analizare rapoarte de activitateValidare buget (N+1)

Monitorizare performanțe operaționale - Filiale (Consiliul Național)- Angajați (Colegiul Director)- Grupuri de lucru / Inițiative strategice (Colegiul / Consiliu) – anexa 1 Soluționare probleme majore (escaladate din organizație)

Subi

ecte

le o

blig

ator

ii pe

age

nda

întâ

lniri

i

56

Propunere calendar ședințe foruri de conducere OAR Național și OAR Filială


Vă mulțumim!Arh. Șerban Țigănaș

material publicat în data de 23 noiembrie 2016 -...

Documents