manualul sistemului integrat de …dac.usamvcluj.ro/data/3 regulamente si proceduri... · ps-...
TRANSCRIPT
APROBAT,
RECTOR
Prof. Dr. DORU PAMFIL
__________________
MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL CALITĂŢII
COD MSIMC-01
EDIŢIA : 1
STANDARD DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008
DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1
Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj Napoca
Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Societatii.
Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.
ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT
Responsabil Sistem Integrat de
Management al Calitatii (RSIMC)
Conf. Dr. Pop Ioana Delia
Departamentul pentru Asigurarea Calităţii
Responsabil DAC (RMC)
Dr. ing. Rusu Anda Raluca
SENATUL
USAMV CLUJ-NAPOCA
Preşedinte Senat
Prof. Dr. Mărghitaş Liviu
Alexandru
___________________________ ______________________________ ___________________________
VALABILĂ DIN DATA DE 5 aprilie 2012
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 2 din 50
Pag 2 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
INDICATORUL REVIZIILOR
Nr.
crt.
Ediţia/
revizia/
data
Conţinut sumar sau identificare
modificare/analiză
Elaborat Verificat Aprobat
Funcţie, nume, prenume şi semnătură
1. Ed.1 Rev.0
14.03.2012
Elaborare manual sistem integrat de
managemant al calitatii,
cod MSIMC-01 Ed.1 /14.03.2012
RSIMC
Conf.Dr.
Ioana Pop
RMC
Dr. ing. Rusu Anda
Raluca
RECTOR
Prof. Dr.
Pamfil Doru
F- PS-01-03, Ed.1 Rev.0
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 3 din 50
Pag 3 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
CUPRINS
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.
2.1
2.2
2.3
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
Identificare document
Pagina de gardă ………………………………………………………………
Indicatorul reviziilor……………………………………………………………
Cuprins…………………………………………………………………………
SECŢIUNEA 1- Introducere
Obiect si domeniu de aplicare…………………………………………………
Referinte normative …………………………………………………………
Termeni, definiţii si prescurtări (abrevieri) …………………………………..
Compatibilitatea cu alte sisteme de management ) …………………………..
Domeniu de aplicare …………………………………………………………
Excluderi …………………………………………………………………….
SECŢIUNEA 2 - Prezentarea USAMV CLUJ-NAPOCA
Elemente de identificare………………………………………………………
Descrierea USAMV Cluj-Napoca. Scurt istoric al USAMV Cluj-Napoca .....
Misiune, obiective şi politica calităţii ..............................................................
SECŢIUNEA 3 - Manualul Sistemului Integrat de Management al Calităţii
Elaborare …………………………………………………………………….
Analiza, avizare si actualizare ……………………………………………….
Aprobare ……………………………………………………………………..
Difuzare si gestionare ………………………………………………………..
Modificare ……………………………………………………………………
Arhiva de istorie ……………………………………………………………..
SECŢIUNEA 4 - Sistemul Integrat de Management al Calităţii
Cerinţe generale..................................................................................................
Cerinţe referitoare la documentaţie....................................................................
Organizarea Sistemului Integrat de Management al Calităţii ...........................
SECŢIUNEA 5 - Responsabilitatea managementului
Angajamentul managementului..........................................................................
Orientarea către client.........................................................................................
Politica referitoare la calitate ............................................................................
Planificare..........................................................................................................
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 4 din 50
Pag 4 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
5.5.
Responsabilitate, autoritate, comunicare............................................................
Analiza efectuată de management.....................................................................
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
7.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8.
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
9.
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
SECŢIUNEA 6 - Managementul resurselor
Asigurarea resurselor..........................................................................................
Resurse umane...................................................................................................
Infrastructura.....................................................................................................
Mediul de lucru şi condiţiile de viaţă................................................................
SECŢIUNEA 7 - Realizarea serviciilor administrative
Planificarea realizarii serviciilor administrative.................................................
Procese referitoare la relaţia cu clientul...............................................................
Proiectare şi dezvoltare .....................................................................................
Aprovizionare.......................................................................................................
Furnizarea serviciilor............................................................................................
Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare........................................
SECŢIUNEA 8 - Masurare, analiză şi îmbunătaţire
Generalităţi..........................................................................................................
Monitorizare şi măsurare ...................................................................................
Controlul produsului/serviciului neconform........................................................
Analiza datelor.....................................................................................................
Îmbunătaţire.........................................................................................................
SECŢIUNEA 9 – Anexe
Anexa 1 – Lista proceselor
Anexa 2 – Harta de procese ale SIMC
Anexa 3 – Interacţiunile dintre procesele SIMC
Anexa 4 – Politica referitoare la calitate
Anexa 5 – Organigrama
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 5 din 50
Pag 5 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
SECŢIUNEA 1
INTRODUCERE
1.1. OBIECT ŞI DOMENIUL DE APLICARE
Manualul Sistemului Integrat de Management al Calitatii prezinta angajamentul managementului,
politica si obiectivele privind calitatea si descrie sistemul de management al calitatii implementat la USAMV
Cluj - Napoca conform cerintelor standardului SR EN ISO 9001:2008.
Manualul Sistemului Integrat de Management al Calitatii este aplicat tuturor proceselor din cadrul
USAMV, cu exceptia activitatii financiar contabile.
Sistemului Integrat de Management al Calitatii ii sunt aplicabile toate cerintele din standardul ISO
9001:2008.
Manualul este utilizat de catre managementul si personalul USAMV pentru mentinerea sistemului de
management si pentru realizarea politicilor si obiectivelor calitatii.
Manualul poate fi utilizat in relatiile cu personalul din structura educatională şi administrativă a
USAMV, cu autorităţile locale şi centrale.
Manualul este utilizat de catre organismul de certificare pentru acordarea si mentinerea certificarii
USAMV, conform ISO 9001:2008.
1.2. REFERINŢE NORMATIVE
1.2.1. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitatii.Cerinte
1.2.2. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular
1.2.3. SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu
1.3. TERMENI, DEFINIŢII SI PRESCURTĂRI (ABREVIERI)
1.3.1. Termeni şi definiţii
Termenii utilizati in textul manualului au definitiile conform standardelor ISO 9000:2006.
Pentru o mai buna intelegere a textului si pentru instruirea personalului se retin urmatorii termeni mai
importanti si definitiile din standardele sus mentionate.
Calitate: masura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci indeplineste cerintele.
Politica referitoare la calitate: intentii si orientari generale ale unei organizatii referitoare la calitate
asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai inalt nivel.
Obiectiv al calitatii: ceea ce se urmareste sau sau spre care se tinde referitor la calitate.
NOTA 1 In general obiectivele calitatii se bazeaza pe politica organizatiei referitoare la calitate.
NOTA 2 In general obiectivele calitatii sunt specificate la niveluri si functii relevante din organizatie.
Sistem integrat de management al calitatii: sistem de management prin care se orienteaza si se
controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea
Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma elemente de intrare in
elemente de iesire
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 6 din 50
Pag 6 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Audit: proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determinaa masura in care sunt indeplinite criteriile de audit.
Neconformitate: neindeplinirea unei cerinte.
Actiune corectivă: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altei situatii
nedorite.
Actiune preventivă: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati potentiale sau a altei posibile
situatii nedorite.
Îmbunatatire continuă: activitate repetata pentru a creste abilitatea de a indeplini cerintele.
Îmbunatatirea calităţii: parte a managementului calitatii, concentrate pe cresterea abilitatii de a
indeplini cerinte ale calitatii.
1.3.2. Prescurtari (Abrevieri)
SIMC – Sistem Integrat de Management al Calitatii
RSIMC – Reprezentant Sistem Integrat de Management al Calitatii
MSIMC - Manualul Sistemului Integrat de Management al Calitatii
RM - Reprezentant Management Calitate
DGA- Director General Administrativ
SMC- Sistem de Management al Calitatii
RSMC – Responsabil Sistem de Management al Calităţii
MSMC- Manualul de Management Calitate
RNAC/P- Raport de Neconformitati Actiuni Corective/Preventive
PS- Procedura de Sistem
PO – Procedura Operaţională
IL- Instrucţiuni de Lucru
F- Formular
PV-Proces Verbal
EMM – Echipament de măsurare şi monitorizare
DA- Direcţia Administrativă
BVC- Buget de venituri şi cheltuieli
SSM - Securitate şi sănatate în muncă
1.4. Compatibilitatea cu alte sisteme de management
Sistemul integrat de management al calitatii nu cuprinde cerinte specifice si altor sisteme de
management (mediu, sanatate si securitate la locul de munca, etc.).
Totusi, standardul de referinta adoptat, SR EN ISO 9001:2001 extinde posibilitatea de compatibilizare si
integrare si cu alte sisteme de management, desi acestea nu se aplica in mod specific la activitatea
organizatiei noastre.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 7 din 50
Pag 7 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
1.5. Domeniu de aplicare
In urma unei decizii strategice a managementului de vârf, USAMV CLUJ-NAPOCA şi-a proiectat,
implementat şi mentinut un sistem integrat de management al calitatii care indeplineste cerintele standardului
SR EN ISO 9001:2008, care sa dea incredere si sa creasca gradul de satisfactie al studentilor si sa
demonstreze capacitatea noastra de a asigura permanent cerintelor acestora si ale reglementarilor specifice in
vigoare.
MSIMC are la baza proceduri generale, de sistem, specifice si operationale, care detaliaza sistemul
integrat de management al calitatii.
Reglementarile prezentului MSIMC se aplica in cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA pentru procese
administrative si procese academice. Prezentul MSIMC reprezinta atat un document de operare, cat si de
prezentare.
Activitatile pentru care s-a implementat SIMC, respectiv domeniul de activitate pentru care se aplica
SIMC, sunt:
Invatamant superior universitar, cod CAEN 8542;
Cercetare-dezvoltare in biotehnologie, cod CAEN 7211;
Cercetare-dezvoltare in alte stiinte naturale si inginerie, cod CAEN 7219;
Cercetare-dezvoltare in stiinte sociale si umaniste, cod CAEN 7220.
Domeniul: activităţi de învăţământ superior în ciclurile de licenţă, masterat si doctorat, studii
postuniversitare si învăţământ pe parcursul vieţii; activităţi de cercetare dezvoltare si consultanţă.
1.6. Excluderi
In cadrul sistemului integrat de management al calitatii USAMV CLUJ-NAPOCA nu exista excluderi
ale cerinţelor standardului SR EN ISO 9001:2008.
SECŢIUNEA 2
PPREZENTAREA USAMV Cluj-Napoca
2.1. Elemente de identificare
USAMV CLUJ-NAPOCA îşi are sediul în Cluj, Calea Mănăştur nr. 3-5, telefon 0264-596384, fax
0264-593792, cod fiscal 4288381 şi are cont deschis la Trezoreria Cluj-Napoca.
Universitatea îsi desfasoara activitatea în conformitate cu legile statului roman şi cu prevederile
Regulamentului general de funcţionare a USAMV CLUJ-NAPOCA.
2.2. DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR UNIVERSITĂŢII.
SCURT ISTORIC AL UNIVERSITĂŢII
Obiectul de activitate al USAMV CLUJ-NAPOCA îl constituie realizarea proceselor stiintifice si de
invatamint in cadrul facultatilor de agricultura, horticultura, zootehnie , biotehnologii, medicina veterinara si
a programelor academice (licenta, masterat, doctorat, post doctorat, post universitar), cât şi al activitatilor şi
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 8 din 50
Pag 8 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
serviciilor administrative, patrimoniale, financiar-contabile si de personal, sociale si de secretariat necesare
sustinerii procesului educational si stiintific in universitate si activitatile de invatamint.
Sistemul de învăţământ a fost adaptat cerinţelor Bologna, iar sistemul de credite ETCS este aplicat din 1998.
Noua strategie a universităţii vizează extinderea şi aprofundarea relaţiilor internaţionale, modernizarea
întregului proces de învăţământ, de cercetare şi de extensie, contribuind la dezvoltarea agriculturii româneşti,
în concordanţă cu standardele Uniunii Europene.
În prezent Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicină Veterinară Cluj-Napoca este una din cele mai
reputate universităţi ale României. Ea face parte din Consorţiul Universităţilor de Ştiinţe Agricole şi
Medicină Veterinară din ţară şi din Uniunea Universităţilor Clujene, iar pe plan internaţional din Asociaţia
Universităţilor Europene, fiind evaluată de către aceasta în anul 2003.
Structura facultătilor şi a specializarilor din USAMV CLUJ-NAPOCA:
Facultatea de Agricultura cu urmatoarele specializari:
o Agricultura, Montanologie, Stiintele solului, Exploatare masini, Ingineria produselor
alimentare, Ingineria mediului.
Facultatea de Horticultura cu urmatoarele specilaizari:
o Horticultura, Peisagistica, Inginerie si Mangement, Silvicultura, Cadastru.
Facultatea de Zootehnie si biotehnologii cu urmatoarele specilaizari:
o Biotehnologii agricole, Piscicultura, Biotehnologii in industrua alimentara.
Facultatea de Medicina Veterinara cu urmatoarele specilaizari:
o Medicina veterinara, Controlul si securitatea produselor alimentare, Biotehnologii medical
veterinare.
Aspiraţia spre excelenţă, înscrisă în misiunea USAMV CLUJ-NAPOCA, cuprinde şi activitatea de
cercetare, care pentru a deveni competitivă, a început a fi organizată în puternice centre de cercetare care să
polarizeze şi să atragă finanţări interne şi internaţionale. În prezent sunt deja constituite 9 centre de cercetare,
unele recunoscute de CNCSIS, altele cu aspiraţii de afirmare şi participare la programele de formare a
consorţiilor multinaţionale în vederea utilizării programelor comunitare pentru integrarea în Spaţiul European
al Cercetării (ERA).
Activitatile administratiei USAMV CLUJ-NAPOCA sunt:
investitii, achizitii materiale si intretinerea patrimoniului;
activitati financiar- contabile pentru executia bugetara;
managementul resurselor umane: personal didactic, didactic-auxiliar si nedidactic;
activitati suport pentru Cercetarea didactica universitara;
activitati administrative si tehnice de aprovizionare, transport, intretinere, paza si protectie,
securitate si medicina muncii, protectie civila, intretinere spatii verzi, etc;
activitati de comunicatii si informatica aplicata;
activitati de asistenta sociala: camine, cantina, burse;
activitati de biblioteca, multiplicare, editura;
activitati administrative de secretariat, controlul fluxului de studenti;
activitati de pregatire, executie si raportare in procesul decizional al conducerii universitatii.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 9 din 50
Pag 9 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
2.2.1. Scurt istoric
Universitatea şi-a început activitatea în contextul istoriei frământate a secolului al XIX-lea şi este
pregatită să facă faţă provocărilor multiple ale celui de-al III lea mileniu. În anul 1869 a fost fondat la Cluj
primul nucleu al învăţământului superior agronomic transilvan, Institutul de Învăţământ Agronomic Cluj-
Mănăştur fiind printre cele mai vechi instituţii de acest fel din Europa.
Universitatea a devenit de-a lungul timpului o "instituţie de succes", aşa cum a fost evaluată în anul
2004 şi îşi respectă tradiţia de 140 de ani, fiind într-un proces continuu de modernizare a sistemului academic
şi de management universitar. În anul 2009 USAMV Cluj-Napoca, în urma auditului extern al ARACIS
(Agenţia Română de Asigurarea a Calităţii în Învăţământul Superior) a obţinut calificativul de universitate cu
„Grad de încredere ridicat”.
În cele patru facultăţi studiază peste 7000 de studenţi, în domenii diverse, adaptate noilor cerinţe ale
agriculturii europene:
Facultatea de Agricultură - cu o nouă abordare şi deschidere spre ştiinţele vieţii şi a pamantului si
spre biodiversitatea lumii vii.
Facultatea de Horticultură - într-o continuă diversificare de la economic şi turism, la peisagistică
şi silvicultură.
Facultatea de Zootehnie şi Biotehnologii - bazată pe cele mai noi tehnologii de creştere a
animalelor; cu o secţie de biotehnologie, bazată pe cunoaştere, cea mai performantă din ţară.
Facultatea de Medicină Veterinară - cu acreditare europeană, renumită pentru seriozitatea
învăţământului veterinar clujean.
2.3 MISIUNE, OBIECTIVE ŞI POLITICA CALITĂŢII
2.3.1 MISIUNE: Formarea de cadre cu pregatire superioară în domeniile agronomic, horticol,
zootehnic şi medical veterinar, actualizarea permanentă a instruirii acestora precum specializarea şi formarea
de specialişti cu înaltă calificare prin doctorat, învăţământ postuniversitar şi participarea la cercetarea
stiintifică de profil.
2.3.2 OBIECTIVELE GENERALE pentru realizarea misiunii şi perfectionarea asigurarii cu
resurse in perioada 2009-2012:
1. Dezvoltarea activitătii de cercetare pentru a putea mentine si integra cunoasterea ca o bază a
programelor de studii ale USAMV Cluj-Napoca din domeniul agriculturii, horticulturii, silviculturii,
zootehniei, industriei alimentare, biologiei, medicinii veterinare si al stiintelor vietii în general;
2. Perfectionarea programelor de studii pe cele trei cicluri si lărgirea ariei de studii postuniversitare;
3. Cresterea ofertelor de servicii si diversificarea activitătii universitătii pentru cresterea veniturilor
extrabugetare si întărirea dimensiunii anteprenoriale ;
4. Promovarea excelentei prin cresterea calitătii învătământului si a cercetării, a pregătirii studentilor;
5. Cresterea cooperării dintre facultăti si catedre pentru promovarea unitătii si calitătii în ansamblul
actului de predare, cercetare, inovare;
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 10 din 50
Pag 10 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
6. Întărirea cooperării cu universitătile de profil din tară si cele din Uniunea Universitătilor Clujene în
beneficiul educatiei, cercetării si promovării valorilor academice;
7. Internationalizarea studiilor si cooperarea internatională în domeniul cercetării si inovării;
8. Promovarea imaginii universitătii si a realizărilor sale pentru cresterea atractivitătii tuturor
specializărilor existente la nivel de licentă, master,doctorat si sustinerea constantă a promovării educaţiei
continue şi la distanţă;
9. Asigurarea conditiilor materiale administrative, tehnice si manageriale corespunzătoare pentru
desfăsurarea procesului de învătământ si a cercetării stiintifice la standardele internationale;
10. Crearea conditiilor de muncă si a oportunitătilor necesare pentru dezvoltarea personală si
profesională a tuturor angajatilor si promovarea unei politici adecvată de atragere de resurse umane înalt
calificate.
2.3.3 OBIECTIVELE SPECIFICE pentru asigurarea calitatii şi indicatorii de
performanţă privind stadiul implementării sistemului de control managerial al universitatii se formuleaza la
nivelul serviciilor şi activităţilor specifice în scopul menţinerii sub control şi îmbunătăţirii continue a
proceselor din instituţie şi satisfacerii exigenţelor şi aşteptărilor beneficiarilor direcţi şi indirecţi.
(1) Pentru procesul de Predare-Invatare
a. Asigurarea de resurse adecvate la nivelul diplomelor oferite: laboratoare, colectii, statiune didactica
experimentala;
b. Asigurarea de materiale didactice moderne si resurse bazate pe noile tehnologii pentru predare si
bibliografie (flipchart, retroproiector, videoproiector, e-mail, internet, pagina Web) si resurse de invatare in
format electronic.
(2) Pentru activitatea de cercetare
a. Asigurarea de conditii optime pentru determinari, analize, expertize in laboratoarele de cercetare;
b. Cresterea nivelului de atragere a fondurilor de finantare a cercetarii din resurse contractuale nationale
/internationale si de la alti finantatori (fundatii, societati private);
c. Cresterea numarului si nivelului de participare la manifestari stiintifice (nationale si internationale);
d. Acreditarea de laboratoare /centre de cercetare stiintifica.
(3) Pentru proiecte de dezvoltare, investitii, achizitii de mijloace fixe
a. Incadrarea in devizele de cheltuieri si termenele de finalizare si punere in functiune la investitiile si
achizitiilete planificate.
(4) Pentru procesele administrative
a. Generalizarea aplicarii de programe software specializate in gestiune;
b. Finalizarea realizarii retelei intranet in toate compartimentele administrative si generalizarea comunicarii si
administrarii in retea informatica.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 11 din 50
Pag 11 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
(5) Pentru serviciile sociale studentesti
a. Perfectionarea serviciilor sociale studentesti prin integrarea studentilor cu nevoi speciale, antrenarea de
finantari din subventii si venituri proprii, accesul la servicii intranet in camin;
b. Asigurarea unui nivel sporit de acoperire a solicitarilor de acces la camin si cantina.
(6) Pentru servicii de studiu si documentare
a. Cresterea fondului documentar carti si publicatii periodice de specialitate prin abonamente si achizitii
anuale din tara si strainatate.
(7) Servicii de comunicare
a. Largirea retelei intranet pentru comunicare intre toate compartimentele universitatii si pentru acces din
salile de curs;
b. Largirea accesului la intranet pentru camin, biblioteca, etc.
c. Cresterea numarului de comunicari si accesul la publicatiile proprii, inclusiv electronice;
d. Crearea si dezvoltarea suportului informational pentru comunicarea in cadrul sistemului de management al
calitatii.
2.3.4. Politica referitoare la calitate
2.3.4.1. Preambul
Rectorul USAMV CLUJ-NAPOCA a fundamentat şi documentat Declaraţia Rectorului privind
implementarea SIMC şi politica referitoare la calitate.
Declaratia Rectorului în domeniul calităţii a constituit linia directoare pentru stabilirea obiectivelor
calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA.
Declaraţia Rectorului, politica referitoare la calitate şi obiectivele calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA
au fost comunicate personalului în cadrul programului de instruire.
Politica referitoare la calitate este adecvată scopurilor USAMV CLUJ-NAPOCA, precum şi
asteptărilor şi necesităţilor clienţilor USAMV CLUJ-NAPOCA. Politica referitoare la calitate este parte
integrantă a politicii generale a USAMV CLUJ-NAPOCA.
Declaraţia Rectorului în domeniul calităţii, politica referitoare la calitate şi obiectivele calităţii
USAMV CLUJ-NAPOCA sunt cunoscute, intelese şi implementate de întreg personalul, la toate nivelurile
USAMV CLUJ-NAPOCA.
Declaraţia Rectorului în domeniul calităţii este valabilă pe durata mandatului, politica referitoare la
calitate şi obiectivele calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA sunt stabilite pe an academic.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 12 din 50
Pag 12 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
2.3.4.2. Declaraţia Rectorului în domeniul calităţii
DECLARAŢIA RECTORULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINǍ VETERINARǍ CLUJ-NAPOCA
are ca obiectiv major să se meţină în topul instituţiilor de învăţământ superior din Romania – la categoria
Universităţi de cercetare avansată şi educaţie, prin calitatea serviciilor, seriozitate şi performanţă.
Realizarea acestei politici se bazează pe proiectarea, implementarea, certificarea şi menţinerea unui
sistem de management al calităţii SR EN ISO 9001:2008 care să conducă la atingerea urmatoarelor
deziderate:
Dezvoltarea activităţii de cercetare pentru a putea menţine şi integra cunoaşterea ca o bază a
programelor de studii ale USAMV Cluj-Napoca din domeniul agriculturii, horticulturii, silviculturii,
zootehniei, industriei alimentare, biologiei, medicinii veterinare şi al ştiinţelor vieţii în general;
Perfecţionarea programelor de studii pe cele trei cicluri şi lărgirea ariei de studii postuniversitare;
Creşterea ofertelor de servicii şi diversificarea activităţii universităţii pentru creşterea veniturilor
extrabugetare şi întărirea dimensiunii anteprenoriale a universităţii;
Promovarea excelenţei prin creşterea calităţii învăţământului şi a cercetării, a pregătirii studenţilor;
Creşterea cooperării dintre facultăti şi departamente pentru promovarea unităţii si calităţii în
ansamblul actului de predare, cercetare, inovare;
Întărirea cooperării cu universităţile de profil din ţară şi cele din Uniunea Universităţilor Clujene în
beneficiul educaţiei, cercetării şi promovării valorilor academice;
Internationalizarea studiilor si cooperarea internatională în domeniul cercetării si inovării;
Promovarea imaginii universităţii şi a realizărilor sale pentru creşterea atractivităţii tuturor
specializărilor existente la nivel de licenţă, masterat, doctorat şi susţinerea constantă a promovării
educaţiei continue şi la distanţă;
Asigurarea condiţiilor materiale administrative, tehnice şi manageriale corespunzătoare pentru
desfăşurarea procesului de învăţământ şi a cercetării ştiinţifice la standardele internaţionale;
Crearea condiţiilor de muncă şi a oportunităţilor necesare pentru dezvoltarea personală şi
profesională a tuturor angajaţilor şi promovarea unei politici adecvată de atragere de resurse umane
înalt calificate..
RECTOR
USAMV CLUJ-NAPOCA
Prof.univ.Dr. PAMFIL DORU
______________________
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 13 din 50
Pag 13 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
SECŢIUNEA 3
MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITATII
3.1. Elaborare
Responsabilitatea elaborarii MSIMC o are RSIMC.
Elaborarea manualului se realizeaza in format electronic, accesul pentru operare facandu-se pe baza de
parola.
3.2. ANALIZA, AVIZARE SI ACTUALIZARE
Manualul este analizat si actualizat de catre RSIMC anual in colaborare cu functiile relevante.
Persoanele care analizeaza si avizeaza manualul trebuie sa posede cunostinte si sa dispuna de informatii
suficiente privind cerintele standardelor si altor documente de referinta pentru sistemul integrat de
management al calitatatii.
Verificarea manualului este efectuata de RM.
3.3. APROBARE
Manualul (inclusiv modificarile) se aprobă de catre Rectorul universitatii prin semnare si stampilare
pe pagina frontala şi este validat de Preşedintele Senatului prin semnare şi ştampilare pe pagina frontalǎ.
Manualul devine aplicabil de la data aprobarii.
3.4. DIFUZARE SI GESTIONARE
RSIMC pastreaza originalul manualului.
Manualul este multiplicat in numarul necesar de exemplare, stabilit prin Lista de difuzare F-PS-01-
02 si difuzat pe baza de semnatura la destinatarii stabiliti.
Manualul este pastrat in conditii de integritate si lizibilitate de catre destinatari si este disponibil
pentru consultare tuturor salariatilor din compartimentul destinatar.
Transmiterea manualului la autoritati, clienti, etc. se face cu aprobarea Rectorului.
3.5. MODIFICARE
Manualul poate fi modificat partial (un nr. de pagini) sau reeditat in intregime.
Modificarile se inscriu in pagina cu indicatorul reviziilor, Formular F-PS-01-03 si se mentioneaza pe
fiecare pagina modificata (numar revizie, data).
Modificarile sunt analizate si aprobate de aceleasi functii ca si documentul initial si difuzate dupa
aceeasi procedura.
La retragerea exemplarelor (paginilor) modificate, RSIMC semneaza in Lista de difuzare/retragere
pentru confirmarea retragerii prompte a documentelor inlocuite.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 14 din 50
Pag 14 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
3.6. ARHIVA DE ISTORIE
Modificarile succesive ale exemplarului original al MSIMC se gestioneaza de catre RSIMC, in arhiva
de istorie, pentru scopuri juridice. Pe exemplarele pastrate se mentioneaza ANULAT.
Identificare
Editiile tinute sub control ale manualului si modificarile successive se identifica prin nr. de Ediţie si
Revizie, Data aplicării.
SECŢIUNEA 4
SISTEMUL INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII
4.1 CERINŢE GENERALE
Conducerea universitatii a stabilit, documentat, implementat si mentine un SIMC adecvat activitatilor
specifice si a stabilit sa imbunatateasca continuu eficacitatea acestuia in conformitate cu cerintele
standardului ISO 9001:2008 .
În acest scop Conducerea USAMV CLUJ-NAPOCA:
a) a identificat procesele necesare sistemului integrat de managementul calitatii.
In Anexa 1 la MSIMC se prezinta o lista a acestor procese.
Procesele necesare SIMC sunt procese de management si asigurarea resurselor, de realizare a serviciilor, de
monitorizare si imbunatatire.
b) a stabilit succesiunea si aplicarea acestor procese in cadrul universitatii.
In Anexa 2 la MSIMC se prezinta o schema a succesiunii si aplicarea proceselor SIMC in cadrul
universitatii.
c) a determinat interactiunile dintre procesele SIMC.
In Anexa 3 la MSIMC si in fisele de proces se prezinta o descriere a interacţiunilor dintre procese si
managementul acestora (documente, inregistrari);
d) a determinat criteriile si metodele eficace de desfasurare si control a acestor procese;
Aceste criterii si metode sunt prezentate in documentele SIMC (Fise de proces, proceduri, regulamente,
legislatie, etc.)
e) au fost asigurate resursele si informatiile necesare pentru eficacitatea desfasurarii si controlului acestor
procese.
Resursele umane şi infrastructura sunt descrise la SECŢIUNEA 6 şi in fisele de proces.
Documentele si alte suporturi de informatii sunt identificate in procedura PS-01 “Controlul
documentelor”. f) monitorizeaza desfasurarea proceselor functie de aspectele planificate, verifica si analizeaza rezultatele
obtinute
g) implementeaza actiunile necesare realizarii rezultatelor planificate si imbunatatirea continua a acestor
procese si serviciilor realizate.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 15 din 50
Pag 15 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
4.2. CERINTE REFERITOARE LA DOCUMENTATIE
4.2.1. Cerinţe generale
Documentatia SIMC include :
a) declaraţia de politică referitoare la calitate si obiectivele calitatii (Anexa 4 la MSIMC);
b) manualul calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA (MSMC-02);
c) proceduri documentate cerute de acest standard (PS);
d) proceduri operaţionale pentru serviciile de bază (PO);
e) documente interne si externe pentru asigurarea eficacitatii planificarii, desfasurarii si controlului
proceselor SMC;
f) inregistrarile cerute de ISO 9001:2008 şi de documentele SMC;
Documentatia SMC este limitata la serviciile realizate, dar are o componenta externa (legislatie,
regulamente, standarde, ghiduri) semnificativa.
O parte din documente sunt inregistrate si pastrate pe suport electronic.
4.2.2. Manualul Calităţii
Manualul Calităţii documentat (cod MSMC-02) include :
a) politica si obiectivele calitatii;
b) descrierea modului de aplicare a cerintelor ISO 9001:2008 la domeniul de activitate al USAMV si
justificarea excluderilor;
c) referire la procedurile documentate pentru SMC;
d) descrierea interactiunilor dintre procesele SMC.
4.2.3. Controlul documentelor
In Sistemul Integrat de Management se ţin sub control documentele necesare funcţionarii SIMC atat
cele interne cat si cele externe.
Pentru controlul documentelor s-a implementat procedura documentată PS–01 “Controlul
documentelor” care defineste activitatile desfasurate pentru :
a) aprobarea documentelor inainte de emitere privitor la adecvarea acestora la specificul activitatilor
administrative;
b) analiza periodica si daca este cazul, actualizarea si reaprobarea documentelor;
c) asigurarea identificarii modificarilor si stadiului reviziilor curente ale documentelor in indicatorul
reviziilor;
d) asigurarea accesului intregului personal la versiunile in vigoare ale documentelor necesare
desfasurarii activitatilor prin difuzarea acestora;
e) pastrarea documentelor in stare de identificare si lizibilitate in dosare, bibliorafturi;
f) identificarea documentelor de origine externa, procurarea editiilor relevante si asigurarea accesului
sau daca este necesar distributiei controlate a acestora;
g) asigurarea retragerii prompte a documentelor perimate din locurile de utilizare si identificarea celor
pastrate pentru istorie pentru evitarea utilizarii lor neintentionate .
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 16 din 50
Pag 16 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
In Anexa 1 la procedura “ Controlul documentelor”, cod PS-01 se prezinta Lista documentelor
interne si externe ale SIMC tinute sub control .
4.2.4. Controlul înregistrarilor
In Sistemul Integrat de Management se pastreaza inregistrari ale activitatilor desfasurate si rezultatele
obtinute in monitorizarea proceselor pentru a furniza dovezi de conformitate cu cerintele planificate si de
functionare eficace a SIMC.
Pentru a se asigura elaborarea, pastrarea in buna stare si regasirea cu usurinta a inregistrarilor a fost
stabilita procedura documentata PS-02 “Controlul inregistrarilor”.
Procedura stabileste activitatile desfasurate pentru:
a) identificarea si elaborarea inregistrarilor;
b) colectarea si depozitarea acestora;
c) pastrarea in conditii de securitate si protejarea pentru o perioada determinate de timp;
d) accesul si regasirea lor pe perioada de pastrare;
e) eliminarea inregistrarilor dupa expirarea perioadei de pastrare;
Procedura tine sub control atat inregistrarile interne din desfasurarea serviciilor proprii cat si
inregistrarile externe care contin dovezi obiective privind realizarea activitatilor, relatiile cu clientii,
furnizorii si alte parti interesate.
Procedura PS – 02 contine in Anexa 1 o lista centralizatoare a tuturor inregistrarilor tinute sub control in
SMC.
4.3. Organizarea Sistemului Integrat de Management al Calităţii
Conducerea si personalul USAMV CLUJ-NAPOCA au constientizat faptul ca implementarea unui
sistem integrat de management al calitatii a devenit o necesitate, in conditiile cresterii exigentei in ceea ce
priveste calitatea invatamantului superior.
Accentul trebuie pus pe managementul strategic al calitatii bazat pe satisfactia clientilor (a
studentilor), motivarea si satisfactia personalului, munca bine facuta, eficacitatea demersului spre excelenta si
nu doar exclusiv pe aspectele tehnice ale calitatii care sa demonstreze concordanta cu reglementarile din
domeniu.
În cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA este implementat, mentinut si imbunatatit continuu, un sistem de
management al calitatii SR EN ISO 9001:2008.
Proiectarea, documentarea si implementarea sistemului integrat de management al calitatii s-au realizat in
mod organizat si planificat prin intermediul Echipelor de lucru.
La documentarea sistemului de management al calitatii s-au parcurs urmatorii pasi:
organizarea privind elaborarea documentelor de sistem;
stabilirea documentelor si a proceselor necesare;
conceptia documentelor;
verificarea si avizarea documentelor;
aprobarea documentelor.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 17 din 50
Pag 17 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Dupa elaborarea documentatiei s-a procedat la implementare a documentelor de sistem care a costat din:
pregatirea pentru implementare;
aplicarea experimentala;
validarea finala.
Documentele de sistem sunt structurate pe patru nivele dupa cum urmeaza:
nivel I - Manualul Calitatii SR EN ISO 9001:2008
nivel II - Proceduri Generale si Proceduri de Sistem
nivel III - Proceduri specifice, Proceduri Operationale
nivel IV - Alte documente generate intern si documente din surse externe
Sistemul Integrat de Management al Calitatii USAMV CLUJ-NAPOCA a fost proiectat, documentat si
pus in aplicare si este mentinut in asa fel incat sa se asigure respectarea cerintelor standardului de referinta
SR EN ISO 9001:2008, precum si imbunatatirea continua a calitatii activitatilor organizatiei noastre.
In acest scop:
am identificat procesele necesare;
am determinat etapele proceselor si interactiunile dintre acestea;
am stabilit criteriile si metodele necesare pentru asigurarea derularii efective si tinerea sub
control a acestor procese;
am asigurat disponibilitatea resurselor si informatiilor necesare pentru derularea si
monitorizarea acestor procese;
am identificat activitatile/procesele necesare de masurare, monitorizare si analiza si am
implementat masurile corespunzatoare pentru diferitele procese, pentru a realiza obiectivele
planificate precum si procesul de imbunatatire continua.
Procesele USAMV CLUJ-NAPOCA sunt descrise prin intermediul procedurilor.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 18 din 50
Pag 18 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
SR EN ISO
9001: 2008
MC
SR EN ISO 9001: 2008
Disponibil pentru parteneri Manual de conducere şi prezentare
PG, PS,
PSP, PO
Alte documente generate
intern şi documente din
surse externe
Se consultă de către client
la USAMV Cluj-Napoca
Pentru personalul din
USAMV Cluj-Napoca
Moduri de funcţionare şi operare
Înregistrări ale calităţii Dovezi
Structura documentelor SIMC
SR EN ISO 9001:2008 la nivelul
UNIVERSITĂŢII DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINA VETERINARĂ
CLUJ-NAPOCA
Sistemul Integrat de management al calitatii USAMV CLUJ-NAPOCA a luat in considerare
abordarea procesuala si sistemica, coreland-o cu specificul organizatiei si cu structura sa organizatorica.
Structura organizatorica a USAMV CLUJ-NAPOCA este reprezentata prin Organigramă, Fisele postului si
Regulamentului Intern, Cartei Universitare.
Sistemul nostru de procese, este gandit sa se desfasoare astfel incat sa indeplineasca cerintele tuturor partilor
implicate, evident cu respectarea reglementarilor legale in vigoare.
Principalele categorii de procese care se desfasoara in USAMV CLUJ-NAPOCA sunt:
Procese cheie
USAMV CLUJ-NAPOCA considera acele procese care sunt initiate si derulate pentru studenti, ca
fiind „procese cheie” ale organizatiei. Procesele cheie ale USAMV CLUJ-NAPOCA sunt:
Procesul de cercetare (proiectare-dezvoltare)
Procesul de admitere
Procesul de predare si invatare
Procesul de evaluare a studentilor
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 19 din 50
Pag 19 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Procesul de organizare si derulare a programelor de licenta
Procesul de organizare si derulare a programelor de masterat
Procesul de organizare si derulare a programelor de doctorat
Cursurile de vara
Acordarea titlului de Doctor Honoris Causa
Procese suport
Aceste categorii de procese asigura conditiile cadru pentru derularea proceselor cheie, si in
conformitate cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001, ele cuprind in parte, urmatoarele procese
principale:
Procese de management, prin care se reflecta angajamentul managementului pentru calitate si dintre
cele mai importante sunt:
- Stabilirea politicii si obiectivelor calitatii;
- Planificarea calitatii;
- Controlul documentelor, inregistrarilor si al datelor;
- Analiza efectuata de management.
Procese de management al resurselor, care au la baza asigurarea diferitelor categorii de resurse
(umane, materiale si financiare), asigurarea infrastructurii si a mediului de lucru necesare realizarii
conformitatii serviciilor USAMV CLUJ-NAPOCA.
Din categoria proceselor de realizare a produsului fac parte:
- procese cheie enumerate mai sus care sunt considerate in acest caz procese aparte de importanta
prioritara pentru USAMV CLUJ-NAPOCA.
- procese suport, procese descrise prin procedurile administrative (proceduri operationale), etc.
Procese de masurare, analiza si imbunatatire, care sunt orientate spre satisfactia clientului,
analiza datelor, controlul produsului neconform, monitorizarea si masurarea proceselor si
produselor, controlul produselor, si dintre care fac parte:
- Actiunile corective si preventive, identificarea si aplicarea lor;
- Imbunatatirea continua;
- Auditurile interne al calitatii.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 20 din 50
Pag 20 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
ORGANIGRAMA USAMV CLUJ-NAPOCA
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 21 din 50
Pag 21 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
SECŢIUNEA 5
RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI
5.1. ANGAJAMENTUL MANAGEMENTULUI
Rectorul USAMV CLUJ-NAPOCA a decis sa dezvolte, sa implementeze si sa certifice un SIMC in
activitatea universitatii.
Pentru imbunatatirea continua a eficacitatii SIMC:
a) s-a comunicat importanta satisfacerii cerintelor clientilor si a celor legale;
b) s-a definit politica si s-au stabilit obiectivele calitatii pentru activitatile de baza .
c) s-a asigurat disponibilitatea resurselor materiale si umane pentru documentarea si implementarea SIMC si
resurselor materiale si documentare necesara functionarii SIMC si proceselor acestuia.
d) s-a comunicat importanta satisfacerii cerintelor legale si de reglementare;
e) s-a decis analiza de management a sistemului pentru a se asigura adecvarea continua si eficacitatea
sistemului.
5.2. ORIENTAREA CATRE CLIENT
Conducerea USAMV CLUJ-NAPOCA analizeaza cu atentie necesitatile si solicitarile clientilor,
deciziile conducerii universitatii si legislatia aplicabila si stabileste modul de realizare a acestora.
Analiza necesitatilor (cerinte sociale, de studiu, de cercetare,etc.) este raportata de fiecare data la necesitatile
clientului si se stabileste desfasurarea activitatilor in acest scop pentru satisfacerea acestora.
Beneficiarii serviciilor sunt solicitati sa coopereze in stabilirea si realizarea optima a serviciilor solicitate.
Periodic este evaluat modul de satisfacere a cerintelor si nivelul de satisfactie al clientilor (cadrele didactice
si nedidactice a structurii educationale, studentii si parintii studentilor) si raportat conducerii universitatii.
5.3. POLITICA REFERITOARE LA CALITATE
Declaratia de politica referitoare la calitate, cuprinsa în Anexa 4 la MC si difuzata in compartimente
are in vedere calitatea serviciilor specifice si este orientata spre satisfacerea cerintelor clientilor si
imbunatatirea continua a eficacitatii SIMC.
Politica a fost armonizata cu strategia si politica referitoare la calitate da la nivelul universitatii.
Politica impreuna cu obiectivele calitatii formeaza un document de sine statator care este difuzat la
toti colaboratorii, este discutat si evaluat la auditurile interne si analiza efectuata de management pentru a se
asigura adecvarea continua a politicii si realizarea obiectivelor.
5.4. PLANIFICAREA
5.4.1. Obiectivele calitatii
Obiectivele calitatii sunt stabilite pentru activitatile specifice ale USAMV CLUJ-NAPOCA.
Conducerea a stabilit obiectivele in concordanta cu politica referitoare la calitate, cu obiectivele la nivelul
universitatii si cu cerintele pentru serviciile furnizate.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 22 din 50
Pag 22 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Obiectivele calitatii sunt masurabile sau au indicatori masurabili pentru a putea fi evaluate la audituri
si analize efectuate de management.
Obiectivele sunt stabilite pentru:
(1) Pentru procesul de Predare-Invatare Asigurarea de resurse adecvate la nivelul diplomelor oferite: laboratoare, colectii, muzeu, statiune
didactica experimentala;
Asigurarea de materiale didactice moderne si resurse bazate pe noile tehnologii pentru predare si
bibliografie (flipchart, retroproiector, videoproiector, e-mail, internet, pagina Web) si resurse de
invatare in format electronic.
(2) Pentru activitatea de cercetare Asigurarea de conditii optime pentru determinari, analize, expertize in laboratoarele de cercetare;
Asigurarea condiţiilor pentru creşterea numarului si nivelului de participare la manifestari stiintifice
(nationale si internationale);
Cresterea nivelului de atragere a fondurilor de finantare a cercetarii din resurse contractuale din
gonduri nationale /internationale si de la alti finantatori (fundatii, societati private);
Asigurarea condiţiilor pentru creşterea numarului si nivelului de participare la manifestari stiintifice
(nationale si internationale);
Acreditarea de laboratoare /centre de cercetare stiintifica.
(3) Pentru proiecte de dezvoltare, investitii, achizitii de mijloace fixe Incadrarea in devizele de cheltuieri si termenele de finalizare si punere in functiune la investitiile si
achizitiilete planificate.
(4) Pentru procesele administrative Generalizarea aplicarii de programe software specializate in gestiune;
Finalizarea realizarii retelei intranet in toate compartimentele administrative si generalizarea
comunicarii si administrarii in retea informatica.
(5) Pentru serviciile sociale studentesti
Perfectionarea serviciilor sociale studentesti prin integrarea studentilor cu nevoi speciale, antrenarea
de finantari , accesul la servicii intranet in camin;
Asigurarea unui nivel sporit de acoperire a solicitarilor de acces la camin si cantina.
(6) Pentru servicii de studiu si documentare Cresterea fondului documentar carti si publicatii periodice de specialitate prin abonamente si achizitii
anuale
(7) Pentru servicii de comunicare
Largirea retelei intranet pentru comunicare intre toate compartimentele universitatii si pentru acces
din salile de curs;
Largirea accesului la intranet pentru camin, biblioteca, etc.
Cresterea numarului de comunicari si accesul la publicatiile proprii, inclusiv electronice;
Crearea si dezvoltarea suportului informational pentru comunicarea in cadrul sistemului de
management al calitatii.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 23 din 50
Pag 23 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
5.4.2. Planificarea SIMC
a) Planificarea SIMC este realizata prin:
planificarea obiectivelor calitatii
planificarea proceselor SIMC, inclusiv a interactiunilor dintre acestea
planificarea pentru investitii, dotari si achizitii
planificari in cadrul SIMC: audituri interne, analize
planificari operative ale activitatilor in curs de desfasurare
b) In cazul necesitatii unor schimbari in SIMC (structura de personal, sediu, resurse) aceste schimbari
sunt planificate si analizate cu factorii implicatiastfel incat la implementarea lor sa se mentina integritatea
SIMC.
5.5. RESPONSABILITATE, AUTORITATE SI COMUNICARE
5.5.1. Responsabilitate si autoritate
Conducerea universitatii a stabilit responsabilitatile si autoritatile, le-a definit in organigrama, decizii,
fise de post si documentele SIMC pentru fiecare functie.
O serie de responsabilitati si autoritati sunt cuprinse in legislatie, ordine ale ministrului sau in
regulamente interne.
Aceste responsabilitati au fost comunicate prin documente scrise si prin instruiri pentru care se
pastreaza inregistrari (decizii, fise de post, PV de instruire).
Organigrama universitatii se prezinta in Anexa 5 la MSIMC.
Pentru responsabilitati care nu sunt incluse in fisele de post sunt emise decizii pentru persoanele care
sunt numite de conducerea universitatii sa indeplineasca anumite activitati specifice.
Liniile generale de responsabilitate si autoritate pentru functionarea SIMC sunt prezentate in
continuare, iar detaliile responsabilitatilor pentru anumite activitati sunt cuprinse in proceduri si alte
documente ale SIMC:
I. Rectorul
Rectorul este conducatorul principal al activitatilor academice si administrative din Universitate.
Rectorul conduce activitatea Colegiului Academic.
Rectorul actioneaza astfel incat sa aplice prevederile Cartei si regulamentelor Universitatii deciziile luate
de Senat. Rectorul este responsabil de activitatea sa in fata Senatului.
Rectorul poate delega oricare din competentele sale prorectorilor.
In perioada in care lipseste din Universitate, din motive intemeiate, rectorul desemneaza dintre prorectori
pe cel care il inlocuieste.
Rectorul are urmatoarele competente:
- numeste si elibereaza din functie decanii, prodecanii, directorii de departamente, in conformitate
cu prevederile Cartei Universitatii;
- dispune inmatriculari si exmatriculari ale studentilor;
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 24 din 50
Pag 24 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
- acorda titlul de doctor pe baza propunerilor facultatilor, in urma indeplinirii procedurilor legale in
vigoare;
- reprezinta Universitatea in raporturile cu Ministrul Invatamantului, in Consiliul National al
Rectorilor si in organismele internationale la care Universitatea este afiliata;
prin declaratia sa privind calitatea stabileste liniile directoare pentru fundamentarea si documentarea
politicii referitoare la calitate, a obiectivelor calitatii;
aproba obiectivele calitatii universitatii;
numeste reprezentantul managementului in domeniul calitatii la nivel de universitate prin persoana
prorectorului cu asigurarea calitatii si resursa umana,
aproba documentele de sistem si urmareste implementarea lor;
conduce analiza efectuata de management;
analizeaza periodic functionarea SIMC si aproba/dispune masuri de imbunatatire
II. Prorectorii
Prorectorii indeplinesc acele functii care le sunt delegate de catre rector prin ordin scris (sau decizie).
III. Prorectorul cu asigurarea calităţii si resursa umană
Implementeaza politica calitatii rectorului;
Se asigura ca procesele necesare SMC si SIMC sunt stabilite implementate si mentinute;
Se asigura ca este promovata in cadrul USAMV constientizarea cerintelor clientilor;
Comunica cu organizatii externe in probleme legate de SMC si SIMC;
Raporteaza catre rector performantele sistemului integrat de management al calitatii, incluzand necesitati
pentru imbunatatire;
Coordoneaza activitatea Departamentul de Asigurarea Calitatii;
Asigura cunoasterea, intelegerea si implementarea politicilor referitoare la calitate si obiectivele calitatii
universitatii de catre personalul organizatiei;
Urmareste aplicarea documentelor de sistem in cadrul organizatiei;
Avizeaza programele de actiuni corective si preventive;
Avizeaza planificarea auditurilor interne si a rapoartelor de audit;
Participa la analiza periodica a functionarii SMC si SIMC in cadrul universitatii si propune masuri de
imbunatatire.
IV. Preşedintele senatului
Senatul reprezintă comunitatea universitară şi este cel mai înalt for de conducere al Universităţii de
Ştiinţe Agricole şi Medicină Veterinară din Cluj-Napoca (USAMV CLUJ-NAPOCA). Senatul universitar are
funcţie de deliberare, decizie şi control şi asigură conducerea universităţii în concordanţă cu legislaţia în
vigoare, cu principiile autonomiei universitare, cu prevederile Cartei universitare şi cu propriile hotărâri.
Senatul este condus de Preşedintele senatului.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 25 din 50
Pag 25 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
V. Senatul:
adopta Carta si regulamentele de functionare a Universitatii, precum si orice modificari ale acestora;
aproba infiintarea, divizarea, concentrarea si desfiintarea de sectii, departamente, catedre, unitati de
cercetare, servicii sau unitati de productie pe baza propunerilor facultatilor avizate de Consiliul Academic
si Consiliul de Administratie;
aproba infiintarea sau desfiintarea de cursuri sau scoli postuniversitare pe baza propunerilor avizate de
Colegiul Academic si Consiliul de Administratie;
aproba cifrele de scolarizare pe baza propunerilor facultatilor, departamentelor si colegiilor, avizate de
Consiliul Academic si Consiliul de Administratie;
valideaza alegerile rectorului, decanilor, directorilor de departament si consiliilor facultatilor si
departamentelor;
adopta planul strategic de dezvoltare a institutiei de invatamant superior, elaborat pe o perioada de 4 ani
si planul anual actualizat, in acord cu strategiile si standardele nationale ale dezvoltarii invatamantului
superior
valideaza rezultatele concursurilor de ocupare a posturilor de conferentiar si profesor, aprobate de
colegiul academic; avizeaza propunerile Colegiului Academic privind conducatorii de doctorat si
candidatii institutiei pentru Consiliile nationale si alte organisme nationale ale invatamantului superior;
acorda titlurile de profesor emerit, profesor consultant, Doctor Honoris Causa, Profesor Honoris Causa si
Membru de Onoare al Senatului;
aproba propunerile facultatilor de noi specializari la doctorat;
valideaza constituirea Comisiei de Etica si decide, pe baza recomandarilor acestuia, in litigii privind
activitatea cadrelor didactice si cercetatorilor;
aproba documentele de sistem
VI. Responsabilitati si autoritati organisme colective de coducere
a) Departamentul
Departamentul organizeaza si coordoneaza activitatea de invatamant si cercetare stiintifica in domenii
academice specifice.
Departamentul are urmatoarele competente:
- propune planurile de invatamant pentru specializari;
- intocmeste, aproba si evalueaza programele disciplinelor de studiu si ale activitatilor de
- pregatire practica;
Stabileste modalitatile de evaluare a studentilor in acord cu normele generale stabilite de consiliul
facultatii;
Analizeaza si avizeaza cererile de recunoastere sau echivalare a creditelor de studii;
Intocmeste statele de functii si personal didactic;
Evalueaza activitatea corpului profesoral si a personalului de cercetare din catedra;
Asigura realizarea de catre corpul profesoral si de catre personalul de cercetare a obligatiilor din statele
de functii;
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 26 din 50
Pag 26 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Propune recompense si sanctiuni pentru corpul profesoral si pentru personalul de cercetare din catedra;
Propune scoaterea la concurs a posturilor didactice si de cercetare;
Organizeaza concursurile pentru ocuparea posturilor didactice si de cercetare;
Propune cadrele didactice asociate si avizeaza;
Coordoneaza activitatea de cercetare din departament si organizeaza manifestari stiintifice;
Utilizeaza resursele materiale si financiare puse la dispozitie cu respectarea prevederilor legale;
Asigura respectarea si aplicarea legislatiei in vigoare;
Isi desfasoara activitatea conform procedurilor aplicabile si a Manualului Calitatii.
Consulta si analizeaza documentele de sistem si urmareste implementarea lor.
VI. Consiliul facultăţii
Consiliul facultatii organizeaza si conduce intreaga activitate din facultate. Conducerea operativa a
facultatii este asigurata de catre biroul consiliului sau de catre decan.
Consiliul facultatii sau departamentului are urmatoarele competente:
defineste si redefineste misiunile facultatii;
propune Senatului Universitar infiintarea sau desfiintarea de sectii si directii de specializare;
elaboreaza si avizeaza planurile de invatamant;
aproba comisiile de concurs pentru ocuparea posturilor didactice de preparator, asistent si lector
(sef de lucrari) si propune comisiile de concurs pentru ocuparea posturilor de conferentiar si
profesor; aproba acordarea titlurilor didactice de preparator, asistent si lector (sef de lucrari) si
avizeaza acordarea titlurilor didactice de conferentiar si profesor;
aproba cadrele didactice asociate;
avizeaza statele de functii si personal didactic elaborate de catre catedre;
decanul si seful de departament sunt raspunzatori pentru corectitudinea intocmirii statelor de functii si
personal didactic;
organizeaza manifestari stiintifice;
initiaza, cu aprobarea Biroului Senatului, activitati aducatoare de venituri;
stabileste, cu aprobarea Senatului sau a Biroului Senatului, acorduri de colaborare cu institutii
din tara sau din strainatate.
aproba obiectivele calitatii la nivel de departament/facultate;
consulta si analizeaza documentele de sistem si urmareste implementarea lor;
realizeaza analiza managementului la nivelul facultatii/departamentului conform procedurii cod;
analizeaza, evalueaza si propune masurile necesare dupa caz, cu privire la:
- structura organizatorica;
- actualizarea Fiselor de post;
- structura si gradul de implementare a sistemului de management al calitatii;
- functionarea sistemului de management al calitatii;
- alocarea adecvata a personalului si a resurselor materiale si financiare;
- nivelul performantelor si al calitatii serviciilor;
- informarile periodice prezentate de RC;
- programele de imbunatatire;
- eficacitatea aplicarii Programelor de actiuni corective si preventive cod PS-05-F1
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 27 din 50
Pag 27 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
- stabilirea, planificarea si monitorizarea actiunilor de imbunatatire;
- noi perfectionari legate de calitate si indicatori pentru masurarea obiectivelor propuse;
- pregatirea, motivarea si implicarea angajarilor;
- rezultatele auditurilor interne si externe;
- asigurarea indrumarii acolo unde este necesar;
- urmarirea realizarilor si luarea deciziilor (cu caracter de propunere) cu privire la actiunile viitoare.
VII. Comisia de etică
Comisia are misiunea de a-si elabora propriul statut, de a elabora recomandari privind etica universitara,
deontologia cercetarii stiintifice, politica de echitate interna a Universitatii, relatiile dintre diferitele
grupuri de interese din sanul comunitatii universitare.
Rectorul se va adresa Colegiului de Etica pentru aviz in cazuri de litigii intre facultati, reclamatii grave
ale unor membri ai comunitatii, retragerea titlurilor stiintifice, a titlurilor onorifice, excluderea unui cadru
didactic sau cercetator din comunitatea universitara.
In relatiile formale cu membrii Universitatii, Comisia de Etica poate fi reprezentata prin patru persoane,
daca una dintre acestea este presedintele sau un vicepresedinte;
Cadrele didactice sau angajatii tesa se pot adresa comisiei de etica pentru lamurirea unor divergente
interne.
VIII. Consiliul pentru asigurarea calităţii si resursa umană
Misiunea Consiliul pentru asigurarea calităţii si resursa umană este de a coordona activitatea de asigurare
a calitatii programelor de studiu oferite de facultate, precum si de a monitoriza functionarea sistemului de
management al calitatii adoptat de Senat.
Promoveaza si consolideaza in cadrul facultatii o cultura a calitatii;
Asigura aplicarea Declaratiei Rectorului;
Evalueaza capacitatea facultatii de a satisface asteptarile beneficiarilor si standardele de calitate;
Propune Senatului strategii de ameliorare a sistemului integrat de management al calitatii in cadrul
facultatii;
Apara interesele beneficiarilor de educatie, directi si indirecti, prin producerea si publicarea unor
informatii sistematice, coerente si credibile, despre calitatea educatiei;
Principalele atributii ale Consiliului sunt:
- Coordoneaza aplicarea procedurilor si activitatilor de evaluare a calitatii, aprobate;
- Formuleaza propuneri de imbunatatire a calitatii educatiei;
- Intocmeste anual Raportul de autoevaluare al facultatii.
IX. Consiliul pentru Probleme Sociale Studenţeşti
Consiliul pentru Probleme Sociale Studentesti este format din reprezentantii studentilor in Senat, ai
serviciilor functionale si din prodecani sau reprezentanti ai consiliilor facultatilor. Consiliul pentru
Probleme Sociale Studentesti este condus de un prorector.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 28 din 50
Pag 28 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Consiliul se ocupa de administrarea serviciilor sociale pentru studenti (camine, cantine, servicii
culturale, sportive etc.)
X. Directorul General Administrativ
Este conducatorul administratiei universitare si reprezentantul managementului pentru calitate;
Este responsabil de buna functionare administrative si financiar-contabila a universitatii;
Pune in practica deciziile strategice si politica conducerii universitatii in ce priveste Directia
Administrativa;
Participa la managementul strategic la universitatii;
Are responsabilitatea eficientei compartimentelor administrative si ameliorarii eficacitatii gestionarii
resurselor universitatii;
Dispune serviciilor administrative executarea deciziilor conducerii universitatii, urmareste si raporteaza
executarea acestora;
Tine evidenta la zi a efectivelor de studenti si cadre didactice;
Urmareste situatia financiara;
Asigura legalitatea deciziilor luate de conducerea universitatii si de structurile administrative;
Asigura documentatia necesara functionarii univesritatii p linie administrative;
Avizeaza/aproba documentele sistemului de managementul calitatii si obiectivele calitatii;
Efectueaza analiza de management a SIMC prin delegare din partea rectorului;
Analizeaza si actualizeaza politica si obiectivele generale ale conducerii administrative;
Raporteaza rectorului privind functionarea SIMC ale conducerii administrative;
5.5.3. Comunicarea internă
Conducerea universitatii si conducerea administrativa au stabilit procese de comunicare interna atat pe
linie de autoritate cat si intercompartimentala realizate prin:
Comunicari documentate pe linie de autoritate: Hotarari, decizii, fise de post continand
responsabilitati si dispozitii pentru realizarea activitatilor de catre personal sau compartimentele
functionale;
Informari, raportari si propuneri ale personalului sau compartimentelor catre conducere (exercitiu
bugetar, executie decizii, evaluare, autoevaluare, hotarari ale senatului; hotarari ale consiliului de
administratie);
Comunicari la avizierele facultatilor si rectoratului;
Comunicari prin e-mail in reteaua intranet a universitatii;
Comunicari in sedintele de senat, comisii si comitete;
Comunicari la reuniuni profesionale, cercuri studentesti;
Comunicari pe pagina web a universitatii;
Comunicarile scrise se transmit ierarhic prin secretariatul rectoratilui si secretariatele facultatilor.
Informatiile privind functionarea si eficacitatea SIMC constau in:
Planuri de activitati si programe de imbunatatire a SIMC;
Rapoarte de audit si de analiza de date sau analiza de management;
Programe de actiuni corective si preventive
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 29 din 50
Pag 29 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
si se realizeaza astfel:
Rector Secretarul Sef Direcorul General Administrativ
Rector Consiliul de Administratie Decani Consiliul Facultaţii
Rector Consiliul de Administratie Decani Directori de departamente
Rector Prorectori Departamente subordonate prorectorilor
Rector Prorector social, studenţesc Prodecani social, studentesc Prefectul studentilor Studenti
Rector Prefectul studentilor Reprezentantii studentilor in consiliile facultatilor Studenti
Informatiile privind functionarea SIMC circula de la Rector prin RSIMC si prin responsabilii cu
managementul calitatii din compartimente (sefi de compartimente). Informatia circula sub forma scrisa pe
inregistrari identificate si prin email.
Procedura “Comunicare interna”, cod PO-07 descrie desfasurarea procesului de comunicare din
cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA.
5.6. Analiza efectuată de management
5.6.1. Condiţii generale
Rectorul analizeaza anual SIMC din cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA pentru a se asigura ca este in
continuare corespunzator, adecvat si eficace. Analiza se desfasoara sub forma de reuniune convocata de
rector cu o saptamana in avans. La analiza participa conducerea USAMV CLUJ-NAPOCA si responsabilii
proceselor .
Analiza abordeaza:
informatiile din functionarea SIMC pentru perioada anterioara;
necesitatile de schimbare si oportunitatile de imbunatatire in SIMC;
politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii.
5.6.2. Elemente de intrare ale analizei
Elementele de intrare ale analizei efectuate de management sunt:
Rapoartele de autoevaluare;
Rezultatele auditurilor (interne si externe);
Feedback-ul de la clienti;
- Rezultatele monitorizarii satisfactiei clientilor;
- Reclamatii;
- Alte informatii legate de feedback-ul de la clienti;
Informatiile referitoare la furnizori;
Informatiile referitoare la caracteristicile si tendintele proceselor si serviciilor inclusiv oportunitatile
pentru actiuni preventive;
Schimbarile aparute in organizatie pe parcursul perioadei analizate;
Performanta proceselor;
Stadiul indeplinirii obiectivelor calitatii.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 30 din 50
Pag 30 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Conformitatea produselor/serviciilor;
- Neconformitatile identificate;
- Reclamatiile;
Stadiul actiunilor corective si preventive
Stadiul de imbunatatire;
- Corectiile propuse pentru stingerea neconformitatilor;
- Actiunile corective si preventive intreprinse si eficienta acestora;
- Actiunile intreprinse pentru rezolvarea reclamatiilor si eficienta acestora;
- Actiuni de imbunatatire si eficienta acestora;
Actiuni de urmarire de la analizele de management efectuate anterior;
Schimbari care ar putea sa influenteze sistemul de management al calitatii;
Analiza datelor (pentru a demonstrea, adecvarea si eficacitatea SIMC si pentru a se evalua
posibilitatile de imbunatatire) cu privire la:
- Satisfactia clientului;
- Cauzele aparitiei neconformitatilor si reclamatiilor;
- Conformitatea cu cerintele referitoare la serviciu,
- Conformitatea cu prevederile legale si alte cerinte;
- Caracteristicile si tendintele proceselor si serviciilor, inclusiv oportunitatile pentru actiuni
preventive;
- Furnizori.
Recomandari pentru imbunatatire.
5.6.3. Elemente de iesire ale analizei
Actiunile si deciziile stabilite la analiza se refera la :
imbunatatirea eficacitatii SIMC si proceselor sale;
imbunatatirea serviciilor furnizate in raport cu cerintele clientului;
revizie a politicii si obiectivelor calitatii;
necesitatea de resurse;
Inregistrarile privind desfasurarea analizei, actiunile si deciziile stabilite sunt cuprinse in Procesul Verbal
al analizei.
Actiunile de imbunatatire se pot constitui intr-un program cu termene si responsabilitati semnat de Rector
si difuzat participantilor si persoanelor care au responsabilitati in acest program.
RM urmareste realizarea masurilor stabilite si raporteaza la termene rectorului si la urmatoarea analiza de
management. Procesul de analiza efectuata de management este documentat in procedura “Analiza efectuata
de management”, cod PO-01.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 31 din 50
Pag 31 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
SECŢIUNEA 6
MANAGEMENTUL RESURSELOR
6.1. Asigurarea resurselor
Identificarea resurselor necesare pentru indeplinirea obiectivelor organizatiei (care au in vedere
inclusiv functionarea si imbunatatirea continua a sistemului de management al calitatii si cresterea satisfactiei
clientilor) este responsabilitatea echipei manageriale. Identificarea resurselor pentru planificarea, operarea,
controlul si imbunatatirea continua a proceselor din cadrul departamentelor si facultatilor este
responsabilitatea fiecarui sef/director departamet, a Decanilor şi a coordonatorului Biroului de Politici ale
Resursei Umane.
Rectorul asigura alocarea resurselor necesare, care pot fi:
- umane, in conformitate cu organigrama in vigoare;
- materiale: echipament de lucru adecvat, echipament de protectia muncii (SSM), dotare PSI (SU);
- cladiri, sedii facultati, spatii de lucru si depozitare, utilitati asociate;
- documentare (acces la informatii, documentatii tehico-stiintifice, standarde, documentatii tehnice,
- legislatie aplicabila);
- financiare, adecvate realizarii tuturor obiectivelor propuse.
6.2. Resurse umane
Personalul USAMV CLUJ-NAPOCA implicat in activitati care influenteaza calitatea serviciilor este
competent prin studii, experienta, instruire specifica, si abilitati adecvate lucrarilor efectuate.
Instruirea are loc:
- La angajarea de personal nou;
- La schimbarea locului de munca al personalului existent;
- Permanent, pentru intregul personal al organizatiei. Instruirea pentru intregul personal al organizatiei
este planificata la inceputul fiecarui an academic.
Toate aceste forme de instruire implica atat latura profesionala a instruirii (inclusiv instruire privind sanatate
si securitate in munca si situatii de urgenta), cat si cea privind SIMC.
Mentinerea evidentei performantelor angajatilor se realizeaza prin intermediul dosarului personal si prin
intermediul evaluarii personalului.
6.2.2. Competenta, conştientizare şi instruire
Conducerea USAMV a determinat competenta necesara personalului care desfasoara activitati care
influenteaza calitatea serviciilor si le-a cuprins in fisele postului.
Personalul desfasoara o activitate de perfectionare continua prin participare la instruiri, conferinte,
simpozioane nationale si internationale, masterat, doctorat.
Conducerea evalueaza eficacitatea actiunilor intreprinse pentru perfectionarea personalului, iar anual
evalueaza nivelul de pregatire si cunostinte in domeniile serviciilor realizate pentru stabilirea necesitatilor
de instruire si acordarea calificativelor anuale.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 32 din 50
Pag 32 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
In dosarele personale si in dosarul de instruire a personalului se pastreaza inregistrari referitoare la studii,
cursuri, experienta prin grija compartimentului Resurse Umane.
Procedurile operationale “Competenta, constientizare, instruire”, cod PO-02 si “Managementul
resurselor umane”, cod PO-03 descriu activitatile prin care se asigura resurse umane competente.
6.3. INFRASTRUCTURA
Infrastructura care intra in gestiunea adminnistratiei universitatii este formata din: Cladiri cu amfiteatre, sali de studio, laboratoare, sali de conferinta, birouri, grupuri sanitare;
Camine si cantine;
Biblioteca;
Echipamente de laborator;
Calculatoare, imprimante, masini de copiat, telefoane;
Instalatii pentru utilitati: incalzire, climatizare, alimentare cu apa, iluminat, energie electrica si gaze;
Mijloace auto si de transport;
Mobilier din amfiteatre, sali de seminar, birouri, etc.
Infrastructura este gestionata si intretinuta pentru a asigura conditii optime procesului de invatamant,
servicii sociale, activitati administrative, culturale editoriale, etc. prin grija serviciului Tehnic si
compartimentului Administrare cladiri.
Mijloacele fixe si cladirile sunt inventariate anual.
Directia Administrativa are ca responsabilitate si dezvoltarea investitionala a patrimoniului universitatii.
DGA prezinta anual, in fata senatului un raport privind starea administratiei universitatii.
Procedura operationala “Mentenanta echipamentelor”,cod PO-03 descrie desfasurarea procesului de
mentenanta a echipamentelor din dotare ( instalatii pentru utilitati, mijloace auto utilitare si de transport, etc.)
6.4. MEDIUL DE LUCRU
Conditiile din amfiteatru, sali, birouri, laboratoare, grupuri sociale, biblioteci sunt adecvate
desfasurarii activitatilor in conditii bune: exista iluminat, incalzire, apa curenta si canalizare, conditii de
aerisire/ ventilatie igienizare.
Sunt semnalizate eventualele pericole si sunt respectate cerintele de securitate si sanatate si PSI (cu
instructaje periodice ale personalului).
Caminele si cantina asigura conditii de confort si igiena civilizate conform normelor sanitere in
vigoare.
Exista personal cu responsabilitati in mentinerea conditiilor de lucru si viata respective: administrator
personal de ingrijire, comitete de camin si Serviciul Administrativ.
Exista Regulament pentru functionarea si intretinerea infrastructurii, exista activitati de control si
monitorizare si se intreprind masuri corective la constatarea de abateri de la regulamentele si legislatia in
vigoare.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 33 din 50
Pag 33 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
SECŢIUNEA 7
REALIZAREA SERVICIILOR
7.1. PLANIFICAREA REALIZARII SERVICIILOR
Planificarea realizarii serviciilor administrative si de invatamint cuprinde, dupa caz:
obiectivele calitatii si cerintele stabilite pentru serviciile respective conform fiselor de proces, listei
obiectivelor specifice;
alocarea de resurse documentare, materiale si umane adecvate serviciilor respective si instruiri
specifice necesare, conform organigramei, fiselor de post, regulamentelor si procedurilor;
termenele si conditiile de realizare si verificare/monitorizare a serviciilor pentru asigurarea
conformitatii acestora cu cerintele, conform planificarilor, regulamentelor, legislatiei si procedurilor;
inregistrarile si documentele elaborate pentru demonstrarea conformitatii cu cerintele pentru servicii:
raportari, procese verbale, situatii de lucrari, registre, baze de date, contracte, proiecte.
Planificarile se fac in concordanta cu desfasurarea anului universitar (camine, cantina, sali de curs, facilitati
pentru studenti si calendaristic functie de deciziile senatului, rectorului si executiei bugetare, a planurilor de
invatamint ).
7.2. PROCESE IN RELATIA CU CLIENTII
7.2.1. Determinarea cerintelor referitoare la serviciile administrative si de invatamint
Determinarea cerintelor referitoare la serviciile administrative cuprinde:
a) Cerinte specificate de catre studenti (parinti) pentru serviciile sociale (camin, cantina, burse, etc.);
b) Cerinte specificate de cadrele didactice si nedidactice din structura educationala;
c) Cerinte cuprinse in regulamente si legislatii referitor la aceste servicii;
d) Cerinte normale de functionare a serviciilor sociale prin structura si destinatie (necerute explicit de
studenti, parinti, legislatie);
e) Cerinte pentru administrarea si intretinerea cladirilor si utilitatilor asociate functie de utilitate si starea
de uzura sau eventuale defectiune aparute;
f) Cerinte de asigurare a serviciilor de informatica aplicata (numar de posturi, capacitate, protocoale,
etc.);
g) Cerinte de intetinere, de servire, reparatie, mijloace auto (reglementare si functie de starea tehnica);
h) Cerinte de aprovizionare cu consumabile sau echipamente si aparate (tip, caracteristici, termen,
montare, punere in functiune);
i) Cerinte pentru managementul resurselor umane (evidenta, documente, instruiri, salarizare);
j) Cerinte de urmarire si raportare executie bugetara (pe sectiuni, la termene, rectificari, etc.);
k) Cerinte de legalitate a deciziilor administrative si unversitare;
l) Cerinte de suport pentru biblioteci (achizitii, abonamente, acces, iluminat, etc.);
m) Cerinte de suport pentru cercetare si statiunea didactica (asigurare materiala, financiara, contracte,
etc.);
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 34 din 50
Pag 34 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
7.2.2. Analiza cerintelor referitoare la servicii
Analiza referitoare la serviciile administrative si de invatamint se realizeaza la aparitia solicitarilor
inainte de emiterea unor documente (comenzi, contracte, acceptare) si are in vedere:
a) Daca continutul solicitarii este clar;
b) Daca serviciul solicitat face parte din oferta sau atributiile administrative reglementate de universitate,
minister sau legislatie;
c) Daca exista capacitatea oferirii serviciului in conditiile sau la termenul solicitat functie de situatia
reala la momentul solicitarii;
d) Daca exista motivatii care sa justifice masuri de urgenta in realizarea serviciului solicitat.
Aspectele analizate si rezultatul analizei se documenteaza sub forma de planificare facilitati ( numar locuri in
camine, cantina, biblioteca), sub forma de acceptare sau respingere motivata, oferta alternativa sau
interventie la conducerea administrativa pentru urgentare sau derogare.
Inregistrarile analizei se pastreaza la compartimentul care a realizat analiza si care este implicat in realizarea
serviciului solicitat.
Eventualele diferente intre solicitari si contracte, reglementari, etc. se analizeaza si rezolva cu mentiuni
documentate ale modului de rezolvare.
7.2.3. Comunicarea cu clientii
Comunicarea cu clientii serviciilor administrative si de invatamint are loc in urmatoarele etape:
a) La stabilirea serviciilor oferite (necesar si conditiile de furnizare), respectiv:
- Stabilirea capacitatii si conditiilor de cazare si cantina;
- Aprobarea bugetului pentru anul in curs cuprinzand fondurile de reparatii, achizitii
echipamente si aparate, cheltuieli pentru cercetare, achizitie de carti si abonamente, fonduri de
salarii, etc. ;
b) La analiza solicitarii serviciilor administrative urmand a fi acceptate de conducerea universitaii sau de
conducerea administrativa (inclusiv comenzi, contracte, caiete de sarcini);
Analiza este efectuata de sefii compartimentelor administrative din domeniul serviciului solicitat pe o
baza documentara, finalizata cu un aviz, rezolutie sau propunere, aprobata de Directorul Administrativ.
c) La tratarea informatiilor de feed-back rezultate din: comunicarea cu clientul pe timpul furnizarii
serviciului administrativ, la evaluarea conformitatii serviciului (controale, evaluare, autoevaluare) la
solicitari si sugestii ale clientilor serviciilor sau la reclamatii ale acestora.
Informatiile de feed-back se trateaza statistic si se trag eventuale concluzii de imbunatatire.
Reclamatiile se analizeaza de catre compartimentul implicat in serviciul reclamat, se intocmeste raspuns
scris care se transmite reclamantului verificat si aprobat de DGA.
In anumite situatii sefii de servicii sau DGA primesc in audienta reclamantii pentru lamurirea aspectelor
reclamate.
7.3. PROIECTARE SI DEZVOLTARE
Serviciile de proiectare pentru investitii si dezvoltare patrimoniala sunt externalizate si se procura prin
achizitii publice conform prevederilor OUG 34/2006.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 35 din 50
Pag 35 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Serviciul Tehnic tine sub control procesul de proiectare prin:
- Fundamentarea necesarului de proiectare/dezvoltare;
- Intocmirea temei de proiectare sau fisei de date/caietului de sarcini pentru achizitia proiectarii
- Analiza, intocmirea de observatii si avizarea proiectelor achizitionate prin licitatie.
Pentru activitatile proprii de reparatii, modernizari, etc. Serviciul Tehnic realizeaza proiecte proprii de
amploare mai mica dar care respecta cerintele ISO 9001:2008.
Proiectele sunt planificate, verificate si aprobate.
Furnizeaza date de iesire si anume: Lista de materiale, detalii de executie care satisfac cerintele impuse,
etc.
Se pastreaza inregistrari ale verificarii/aprobarii rezultatelor acestor proiecte.
Eventualele modificari ale proiectelor se realizeaza in acelasi mod ca si proiectul initial: se verifica, se
aproba si se pastreaza aceste inregistrari.
7.4. APROVIZIONARE
7.4.1. Procesul de aprovizionare
Procesul de aprovizionare cu produse si servicii este astfel conceput si realizat incat sa asigure
conformitatea cu cerintele specificate sau necesitatile activitatii curente.
Selectia furnizorilor de servicii si controlul produselor/serviciilor aprovizionate asigura conformitatea
achizitiilor realizate.
Selectia furnizorilor se face in doua situatii:
Achizitii de valori necesitand aplicarea OUG Nr. 34/2006 de achizitii publice pentru selectia furnizorului.
In aceasta situatie procedura de selectie a furnizorului urmeaza procedura conform OUG 34/2006.
Achizitii la valori inferioare la care furnizorul se selecteaza dupa criterii proprii de:
- Calitatea produsului pentru scopul de utilizare;
- Pretul produsului/serviciului;
- Conditiile de livrare (termen, ambalaj. Transport);
- Conditiile de plata;
Se pastreaza lista furnizorilor selectati indiferent de procedura, inpreuna cu criteriile de selectie.
Evaluarea furnizorilor selectati se face in principal functie de calitatea furniturilor primite.
Pentru furnizorii de servicii externalizate se procedeaza la evaluarea acestora, in baza chestionarului de
evaluare, realizind o lista cu furnizorii de servicii si contractele aferente incheiate.
Anual lista furnizorilor de revizuieste si se completeaza.
7.4.2. Informaţii pentru aprovizionare
Informatiile pentru aprovizionare sunt cuprinse in:
Programul de aprovizionare sau lista de achizitie de echipamente aprobate de conducerea
administrativa;
Lista furniturii contractate dupa finalizarea unei licitatii publice;
Referatul de necesitate aprobat pentru furnituri neprevazute;
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 36 din 50
Pag 36 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Comanda de aprovizionare care descrie in mod precis (standard, cod de catalog, caracteritici)
produsul aprovizionat si eventulale cerinte de certificare, agrementare sau certificare a SIMC al
producatorului;
Pentru serviciile achizitionate se pot formula si cerinte de calificare/ autorizare a personalului;
Necesarul de aprovizionare este semnat de compartimentul utilizator sau de proiectant (la
proiecte, investitii) care asigura ca cerintele de aprovizionare specificate in comanda sunt
adecvate necesitatilor;
Comanda este verificata si aprobata de DGA inainte de emitere.
7.4.3. Verificarea produsului aprovizionat
Produsul aprovizionat este inspectat la primire de comisia de receptie din care face parte si
solocitantul aprovizionarii.
Se consemneaza constatarile fata de cerintele comenzii in NIR.
Se pastreaza documentele de calitate sau conformitate ale produsului aprovizionat.
Receptia unui serviciu se consemneaza intr-un proces verbal de receptie cu mentiunea realizarii
cerintelor specificate.
Procedura operationala “Aprovizionare”, cod PO-05 descrie desfasurarea procesului de
aprovizionare.
7.5. FURNIZAREA SERVICIULUI
7.5.1. Controlul furnizarii serviciului
Furnizarea de servicii se realizeaza in conditii controlate prin:
a) Disponibilitatea informatiilor care descriu serviciul sau modul de realizare al acestuia (legislatii,
regulamente, proceduri);
b) Disponibilitatea unor instructiuni, carti tehnice, formulare, tipizate, fise, cereri, contracte aprobate sau
stabilite prin legislatii;
c) Utiizarea echipamentului adecvat de lucru (atelier, scule, aparate), de editare si multiplicare
(calculator, printer, xerox), softuri specializate (baze de date, programe contabilitate), mijloace de
transport, etc;
d) Disponibilitatea si utilizarea de mijloace de masurare (aparate de laborator), balante, sublere, rulete,
softuri specializate de masurare;
e) Efectuarea de activitati de verificare, monitorizare, masurare pentru constatarea conformitatii
rezultatelor serviciilor cu cerintele sau cu rezultatele planificate;
f) Furnizarea serviciului se face numai dupa constatarea in urma verificarii, ca acesta corespunde cu
conditiile stabilite sau solicitate.
Procesele de realizare a serviciilor sunt documentate in Fisele de Proces conform Listei documentelor
interne si externe tinute sub contol, Anexa 1 a procedurii “Controlul documentelor”, cod PS-01.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 37 din 50
Pag 37 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
7.5.2. Validarea proceselor de furnizare de servicii
Conducerea USAMV desfasoara activitati de validare a proceselor de furnizare a serviciilor
administrative si de invatamint pentru a demonstra capabilitatea acestor procese de a obtine rezultatele
planificate.
Validarea se realizeaza prin masuri, precum:
utilizarea de Regulamente, Normative, obtinerea de avize de la autoritati (Primarie, inspectia in
costructii, ANRE, Distrigaz, Autoritatea de Sanatate Publica, etc.);
respectarea legislatiei aplicabile;
utilizarea de personal calificat pentru realizare si verificare;
utilizarea de chestionar de feedback de la beneficiari: studenti si cadre didactice.
cerinte referitoare la inregistrari.
revalidarea proceselor de furnizare de servicii, daca este cazul.
Inregistrarile realizate la masurile preliminare si de validare se pastreaza si se analizeaza pentru imbunatatire
continua.
7.5.3. Identificare si trasabilitate
Conducerea USAMV utilizeaza identificari specifice pentru serviciile realizate, respectiv:
numar de contract pentru lucrarile de investitii, reparatii capitale, reabilitari;
numar si denumire proiect;
numar de comanda pentru lucrarile de intretinere curenta;
numar de inventar pentru mijloacele fixe;
numele studentilor, facultatea, anul, grupa si numerele camerelor pentru serviciile de cazare;
denumirea, codificarea, editia, revizia si data documentelor emise.
Pe parcursul desfasurarii furnizarii serviciilor se identifica si se inregistreaza stadiul serviciului fata de
cerintele de finalizare, respectiv:
Pentru lucrarile de investitii, reparatii si reabilitari:
stadiul lucrarii fata de graficul de executie si contract;
realizarea inspectiilor pe faze determinante;
receptia la terminarea lucrarii.
Pentru serviciile de cazare:
oferta de cazare afisata,
numarul de solicitare, situatia ocuparii spatiului disponibil (nume- camera);
capacitati in reparatii sau modernizare.
Pentru serviciul de servire a mesei calde:
numarul de solicitari;
numarul de persoane deservite (numele persoanelor).
Pentru serviciile de invatamint:
numarul de locuri pentru anul de studiu la toate facultatile USAMV si la toate formele de invatamint ;
numarul de burse acordate
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 38 din 50
Pag 38 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
7.5.4. Proprietatea clientului
Elementele de proprietate ale clientului aflate sub control sau cele utilizate in furnizarea serviciilor
sunt:
documente, echipamente sau dotari aflate in gestiunea structurii educationale a USAMV (diplome
originale);
bunurile personale ale studentilor cazati la caminul USAMV;
informatiile din bazele de date ale retelei de intranet;
Aceste elemente de proprietate sunt protejate pe timpul intretinerii, utilizarii si orice deteriorare, pierdere se
consemneaza in scris (PV de constatare) si se rezolva pe cale amiabila.
Pentru personalul beneficiar sunt create conditii optime igienico-sanitare, spatiu, asistenta medicala (daca
este cazul).
Confidentialitatea informatiilor din reteaua de intranet este asigurata conform prevederilor Regulamentului
de acces in retea stabilite de serviciul IT.
7.5.5. Pastrarea produsului/serviciului
Produsele/serviciile aflate in pastrarea administratiei USAMV CLUJ-NAPOCA sunt produsele
aprovizionate care urmeaza a fi utilizate in asigurarea serviciilor, mijloacele fixe, documentatii si date;
Pe timpul furnizarii serviciilor aceste produse sunt astfel tratate incat sa nu fie afectata calitatea serviciului.
a) Identificarea produselor/serviciului
Mijloacele fixe se identifica prin numar de inventar.
Materialele didactice din dotarea bibliotecii se identifica prin denumire si numar.
Documentele se identifica prin denumire, cod, client.
Studentii se identifica prin nume, Facultate, an, grupa. Aceste identificari sunt inregistrate (pe document sau,
pentru persoane, in lista studentilor cazati in camin si repartizarea pe camere).
b) Manipulare si depozitare
Mijloacele fixe, obiectele de inventar se maipuleaza si depoziteaza conform prevederilor cartilor
tehnice, instructiunilor furnizorilor.
Documentele se protejeaza (fizic sau electronic) impotriva pierderii sau deteriorarii si li se asigura
confidentialitatea (plicuri, mape, bibliografii, iar cele electronice: salvare pe HD si Cd, devirusare, acces cu
parole, etc.).
Personalul USAMV este instruit pentru a efectua manipularea documentelor si utilizarea retelelor de
intranet si internet in conditii de securitate si confidentialitate.
Studentiilor cazati la camin, si celor care servesc masa calda la cantina li se furnizeaza informatii
privind utilitatile de care dispun, sunt consultati asupra solicitarilor, asteptarilor si necesitatilor si sunt
sprijiniti in rezolvarea acestora.
Personalul care desfasoara activitati social-administrative este instruit si constientizat pentru o
atitudine politicoasa, civilizata, preventitoare si de deservire a studentilor care beneficiaza de serviciile
administrative.
Documentele, se depoziteaza in dulapuri, biblioteca, indosariate in bibliorafturi cu opisuri, departe de
surse de apa sau de foc.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 39 din 50
Pag 39 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Documentele pe suport de hartie confidentiale se pastreaza in fiset incuiat sub responsabilitatea RM.
c) Ambalarea, Conservarea
Documentele sunt ambalate in folii de plastic speciale si in plicuri atunci cand sunt manipulate.
Pentru conservarea pe o durata mai mare documentele sunt identificate si pastrate in bibliorafturi cu
opis in dulapuri speciale pentru arhivarea documentelor.
Conservarea datelor electronice importante sau confidentiale se realizeaza prin acces cu parola,
editarea in limbaje (PDF) in care nu se pot modifica (protectie la scriere sau difuzare in format “Read only”).
7.6. CONTROLUL ECHIPAMENTELOR DE MASURARE SI MONITORIZARE
Echipamentele de monitorizare si masurasurare aflate in dotarea laboratoarelor universitatii sunt in
gestiunea personalului didactic care se ingrijeste de etalonarea si verificarea acestora.
Echipamentele de masurare si monitorizare tinute sub control de Responsabilul metrolog
conform procedurii “Controlul echipamentelor de masurare si monitorizare”,cod PO-06 este descrisa
desfasurarea procesului de control al EMM-urilor.
SECŢIUNEA 8
MASURARE, ANALIZA SI IMBUNATATIRE
8.1. GENERALITĂŢI
Activitatile si procesele de monitorizare, masurare si imbunatatire implementate de USAMV au
urmatoarele obiective:
sa demonstreze conformitatea serviciilor cu cerintele;
sa demonstreze conformitatea SIMC cu standardul de referinta si documentele proprii;
sa stabileasca oportunitati de imbunatatire si sa realizeze imbunatatire continua a SIMC.
8.2. MONITORIZARE SI MASURARE
8.2.1. Satisfacţia clientului
Conducerea USAMV monitorizeaza informatiile referitoare la satisfactia clientilor prin Chestionare
de evaluare a satisfactiei personalului didactic si nedidactic al structurii educationale, studentilor si prin
sesizarile si reclamatiile acestora, conform procedurii “Evaluarea satisfactiei clientului si tratarea
reclamatiilor”, cod PO-08
Aceste informatii se prelucreaza si se stabilesc masuri de imbunatatire.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 40 din 50
Pag 40 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
8.2.2. Auditul intern
La USAMV CLUJ-NAPOCA se aplică un proces de audit intern cu scopul de a determina daca SIMC
aplicat:
este conform cu modalitatile planificate de realizare a serviciilor si cu cerintele standardului de
referinta;
este impelmentat, intretinut si este imbunatatita continuu eficacitatea acestuia.
Procesul de audit intern planifica un program anual de audituri, efectuate la intervale planificate luind
in considerare rezultatele auditurilor anterioare, starea si importanta proceselor din zonele auditate (dar nu
mai rar de o data pe an). Criteriile de audit sunt cele din standardul de referinta si documentele SIMC.
Auditul de aplica pe parcursul unui an tuturor compartimentelor si proceselor.
Auditarea se face pe baza de liste de verificari aplicate atat pe orizontala cat si pe verticala pentru cerinte
comune cat si pentru desfasurarea unui serviciu specific.
Auditorii planificati pentru auditurile din program sunt selectionati astfel incat sa realizeze obiectivitatea si
Impartialitatea procesului de audit fara a-si audita propria activitate.
Responsabilitatea si cerintele pentru planificarea, desfasurarea si mentinerea inregistrarilor sunt
prezentate in procedura documentata PS-03 “Audit intern”.
Personalul auditat, responsabil pentru activitatile /procesele auditate inteprinde fara intarziere actiuni
corective pentru eliminarea cauzelor neconformitatilor identificate la audit, conform procedurii PS-05
“Actiuni corective, actiuni preventive”. Auditorul Şef verifica si inregistreaza rezultatele actiunilor corective.
8.2.3. Monitorizarea si masurarea
Monitorizarea si masurarea serviciilor este o componenta a procesului de realizare si livrare a
serviciului si se realizeaza in acest proces fiind responsabilitatea proprietarului de proces.
Procesele de realizare a serviciilor,de administrare a SIMC sau suport sunt monitorizate conform
procedurilor, regulamentelor si Fiselor de proces.
Monitorizarea si masurarea proceselor urmareste:
desfasurarea proceselor conform documentelor stabilite;
adecvarea modului de desfasurare la specificul rezultatelor;
asigurarea respectarii standardelor si altor reglementari aplicabile;
verificarea conformitatii rezultatelor partiale si finale cu cele planificate;
verificarea bunei practici profesionale a executantilor;
utilizarea eficienta a resurselor materiale si documentare planificate;
feed-back-ul de la clienti si solicitarile noi in legatura cu serviciul prestat.
Monitorizarea si masurarea proceselor este realizata de regula de catre responsabilii proceselor sau
executantii activitatilor.
Monitorizarea si masurarea in desfasurarea proceselor urmareste capabilitatea proceselor respective de a
furniza rezultatele planificate.
Atunci cand nu se obtin rezultatele planificate la monitorizarea si masurarea proceselor, se inteprind
corectii si actiuni corective pentru eliminarea abaterilor care pot afecta calitatea serviciului si pentru a
asigura conformitatea rezultatelor (PS- 05 “Actiuni corective, actiuni preventive”).
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 41 din 50
Pag 41 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
8.2.4. Monitorizarea si masurarea serviciului
Monitorizarea si masurarea serviciului are drept scop verificarea daca sunt satisfacute cerintele
referitoare la serviciu, prevazute in legislatia, standardele si si reglementarile aplicabile convenite, formulate
de client si eventual necesare clientului pentru utilizarea specifica.
Monitorizarea si masurarea se aplica atat rezultatului final al serviciului cat si unor etape
semnificative in obtinerea acestui rezultat (a se vedea si 8.2.3.).
Criteriile de monitorizare si masurare sunt conforme cu cerintele stabilite pentru servicii si cu
prevederile documentelor SIMC proprii.
Criteriile de acceptare impun conformitatea serviciului cu cerintele clientului si contractului, ale
legislatiei, standardelor sau altor reglementari aplicabile si convenite cu clientul
Responsabilitatea primara a verificarii conformitatii serviciilor o au executantii acestora care trebuie
sa inteprinda adaptari sau corectii la constatarea de abateri iar responsabilii proceselor/sefii serviciilor au
responsabilitatea finala a calitatii serviciilor.
Sefii serviciilor verifica rezultatele serviciilor inainte de predarea catre client.
La constatarea de abateri sau neconformitati ale serviciului Sefii serviciilor stabilesc sau solicita
persoanelor responsabile de activitatea care a dus la neconformitatea din cadrul serviciului in cauza, actiuni
corective sau preventive pentru eliminarea sau evitarea reaparitiei neconformitatilor respective (procedurile
PS-04 “Controlul produsului/serviciului neconform” si PS-05 “Actiuni corective, actiuni preventive”).
8.3. CONTROLUL PRODUSULUI/SERVICIULUI NECONFORM
Conducerea USAMV asigura identificarea si tinerea sub control a serviciilor neconforme pentru a
evita utilizarea lor ulterioara.
In acest scop se aplica procedura documentata PS-04 “Controlul produsului/serviciului
neconform” in care defineste modalitatile de control, precum si responsabilitatile sau atributiile aferente
acestui control.
Produsul/Servicul neconform se identifica prin verificari (verificarea materiilor prime aprovizionate,
documentelor pentru achizitii publice, proiectare, verificarea activitatilor din cadrul serviciilor social-
administrative, functionarea retelelor de intranet si internet, etc.) prin feed-back sau reclamatii de la clienti
(cadre didactice si nedidactice ale structurii educationale, studenti ).
La aprovizionare produsele neconforme sunt pastrate in custodie, izolate si marcate pana la rezolvarea
diferendului şi se returnează sau se utilizează cu derogare numai cu acordul Directorului General
Administrativ.
Serviciul neconform identificat este documentat impreuna cu masura pentru remediere prin:
a) prin corectarea sau refacere pentru eliminarea neconformitatii detectate;
b) prin declasare;
c) prin rebutare.
Daca neconformitatea a fost stabilita urmare a reclamatiei clientilor, suplimentar fata de remediere se
raspunde clientului mentionandu-se si actiunea corectiva inteprinsa pentru remediere.
Atunci cand serviciul neconform este identificat dupa livrarea la client se vor efectua conditiile necesare
pentru eliminarea deficientelor (corectare si inlocuire documente achizitie publica, corectare proiecte,
corectare servicii sociale, etc.)
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 42 din 50
Pag 42 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Remedierea serviciului neconform si scrisoarea de raspuns catre client (la reclamatii) sunt verificate si
aprobate de conducere (Director General Administrativ).
8.4. ANALIZA DATELOR
Conducerea USAMV colecteaza date din activitatile de monitorizare si eventual masurare a:
satisfactiei clientilor : studenti si cadre didactice;
conformitatea proceselor, produselor aprovizionate si serviciilor;
functionarea SIMC propriu (audit intern);
pe care le analizeaza in scopul determinarii adecvarii si eficacitatii SIMC si imbunatatirii continue a acestora.
Rezultatele analizelor si rezultatele propunerilor de imbunatatire ca urmare a analizei datelor
constituie date de intrare pentru analiza efectuata de management.
8.5. IMBUNATATIRE
8.5.1. Imbunatăţire continuă
Îmbunatatirea continua are loc sub diferite forme:
imbunatatirea continua prin utilizarea politicii de calitate;
imbunatatirea continua prin obiectivele calitatii;
imbunatatirea continua prin audituri interne;
imbunatatirea continua prin analiza efectuata de management;
imbunatatirea continua prin analiza datelor;
imbunatatirea continua prin actiuni corective, actiuni preventive si de imbunatatire
8.5.2. Acţiune corectivă
Pentru a elimina cauzele neconformitatilor si in scopul de a preveni reaparitia acestora, se aplica
procedura “Actiuni corective si preventive”, cod PS-05.
Procedura defineste modul de identificare si analiza a cauzelor neconformitatilor; stabilirea si implementarea,
inteprinderea de actiuni corective adecvate efectelor neconformitatilor aparute.
Actiunile inteprinse si rezultatele acestora sunt inregistrate in formularul F-PS-05-01- “Raport de
neconformităţi, acţiuni corective/preventive”(RNACP).
La auditurile interne consecutive implementarii actiunilor corective, se analizeaza eficacitatea acestora.
Inregistrarile privind actiunile corective constituie date de intrare pentru analiza efectuata de management.
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 43 din 50
Pag 43 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
8.5.3. Actiune preventivă
Analiza de date si generalizarea analizei unor neconformitati pentru categorii de servicii poate
conduce la identificarea de neconformitati potentiale cu efecte asupra rezultatelor activitatilor sau asupra
SIMC.
Pentru eliminarea cauzelor neconformitatilor potentiale in vederea prevenirii acestora se aplica o
procedura documentata PS-05 “Actiuni corective si preventive”, care defineste cerintele pentru:
identificarea neconformitatilor potentiale si analiza cauzelor acestora;
evaluarea necesitatii de actiuni preventive si stabilirea actiunii adecvate;
implementarea actiunii stabilite si inregistrarea rezultatelor acestora;
analiza eficacitatii actiunilor preventive inteprinse.
Actiunile inteprinse si rezultatele acestora sunt inregistrate in formularul F-PS-05-01- “Raport de
neconformităţi, acţiuni corective/preventive”(RNACP).
SECŢIUNEA 9 - ANEXE
Anexa 1 – Lista proceselor SIMC
Anexa 2 – Harta de procese ale SIMC
Anexa 3 – Descrierea interacţiunii între procese
Anexa 4 – Politica referitoare la calitate
Anexa 5 – Organigrama
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 44 din 50
Pag 44 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
ANEXA 1
LISTA PROCESELOR SIMC
PROCESE DE MANAGEMENT GENERAL 1. Stabilire politica si obiective
2. Planificare/Raportare buget venituri si cheltuieli
3. Gestiunea statului de functiuni
4. Comunicare interna si externa
5. Analiza efectuata de management
PROCESE DE MANAGEMENT RESURSE 6. Managementul resurselor umane
7. Managementul utilitatilor pentru conditiile de studii si asistenta sociala
PROCESE DE REALIZARE A SERVICIILOR ADMINISTRATIVE
8 Planificare, coordonare si control servicii administrative
9. Servicii tehnice
10. Servicii de transport
11. Proiectare
12. Achizitii bunuri si servicii
13 Administrare si intretinere cladiri
14 Intretinere spatii verzi
15 Servicii sociale si culturale
16 Activitati de comunicatii si informatica
17 Suport pentru activitatea Statiunilor didactice experimentale
18 Suport pentru cercetare
19 Servicii la terti
20 Servicii PSI, SSM
21 Paza si protectie in spatiul universitatii
PROCESE DE MONITORIZARE, MASURARE
22 Managementul sistemului calitatii
23 Controlul executiei bugetare
24 Rezolvare reclamatii-sesizari
25 Controlul fluxului de personal didactic si nedidactic
26 Controlul utilizarii eficiente a bazei materiale
27 Monitorizare si masurare procese de furnizare servicii
28 Monitorizare si masurare satisfactie
Responsabil SIMC, Data
Conf. Dr. POP IOANA DELIA
______________________
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 45 din 50
Pag 45 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Anexa 2
HARTA PROCESELOR SIMC
a Direcţiei Administrative a USAMV
Responsabil SIMC, Data
Conf. Dr. POP IOANA DELIA
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 46 din 50
Pag 46 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
ANEXA 3
INTERACŢIUNILE DINTRE PROCESELE SIMC
PROCESUL PROCESE CU CARE
INTERACTIONEAZA
NATURA
INTERACTIUNII DOCUMENT/INREGISTRARE
Stabilire politica si
obiective
Cu toate procesele Furnizare obiective
specifice
Fise de procese - Obiective ale
calitatii pe procese
Planificare/Raportare Cu toate procesele -Furnizare buget de
cheltuieli;
-Planificare venituri;
-Urmarire venituri si
cheltuieli.
Date ale executiei bugetare
Gestiunea Statului de
functiuni
Cu toate procesele Comunicarea
structurii de personal
si salarii
Stat de functiuni aprobat
Comunicare interna
si externa
Cu toate procesele Coordonare intrari-
iesiri de documente
-Registrul de Intrari/Iesiri
-Corespondenta.
Analiza efectuata de
management
Cu toate procesele -Analiza functionarii
proceselor;
-Stabilirea de masuri
de imbunatatire
-PV al analizei;
-Raport SMC.
Managementul
resurselor
Cu toate procesele -Asigurare personal
competent;
-Asigurare
infrastructura
adecvata.
-Documente ale dosarelor de
personal, evidente salarizare
personal;
-Lista mijloacelor fixe si
obiectelor de inventar
Planificare,
coordonare, control
servicii
administrative
Cu toate procesele -Stabilire sarcini si
activitati;
-Coordonare pentru
realizare;
-Controlul realizarii
-Planuri de activitate;
-Documente emise;
-Raportari
Servicii tehnice Cu toate procesele Necesar de
aprovizionare,
intretinere, reparatii,
transport
Referate de necesitate
Transport Cu toate procesele Necesar transport -Referate de necesitate;
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 47 din 50
Pag 47 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
persoane sau materiale -Foaie de parcurs;
-Cerere de transport.
Aprovizionare Cu toate procesele Procurare de materiale
si servicii
-Referat de necesitate;
-Comanda;
-NIR;
-Bon de consum
Proiectare Servicii tehnice Devize pentru lucrari
de reparatii
-Devize aprobate;
-Situatii de lucrari
Achizitii Intocmire fisa
date/Caiet de sarcini
pentru proiectare
-Fisa de date a achizitiei ;
-Caiet de sarcini.
Achizitie BVC Cuprindere in BVC a
achizitiei
-Fundamentare;
-Buget aprobat.
Achizitii Comunicarea listei de
furnitura de
aprovizionat
Lista aprovizionare
Servicii tehnice Achizitii de proiecte
echipamente,
executanti lucrari de
investitii.
- Furnizori selectati;
-Contracte de achizitie
Support pentru
Cercetare si Statiunea
Didactica
Achizitii echipamente,
aparate
- Furnizori selectati;
-Contracte de achizitie
Administrativ -
Intretinere cladiri
Tehnic Realizare/procurare
lucrari
intretinere/reparatii
Devize, contracte de lucrari
Achizitii Procurare materiale
intretinere
Referat de necesitate, NIR, bon de
consum
Servicii sociale si
culturale
Tehnic Realizare lucrari de
intretinere/investitii,
dotari
Devize, proiecte, contracte.
Aprovizionare Procurare materiale,
alimente, etc.
Referat de necesitate aprobat,
comanda, contract, NIR, bon
consum
Transport Asigurare transport
produse materiale
Referat, foaie de parcurs
Comunicatii si Cu toate procesele Asigurare mijloace IT Post utilizator, protocoale de
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 48 din 50
Pag 48 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
informatica acces, softuri de operare
Activitati de
secretariat
Cu toate procesele Dirijare intrare/iesire
documente/comunicari
Registru Intrari/Iesiri
Mape facultati
Suport pentru
cercetare si statiune
didactica
BVC -Prevederea
cheltuielilor pt.
functionare;
-Prevedere venituri de
incasat.
BVC aprobat
Achizitii Selectie furnizori de
echipamente,
materiale
Furnizor selectat, contract de
achizitii
Achizitii Procurare materiale,
echipamente.
Lista de aprovizionare sau Referat
de necesitate, NIR, bon consum
Servicii la terti Tehnic-Proiectare Deviz, proiect de
executie
Contract serviciu, deviz acceptat
Achizitii Procurare materiale
necesare serviciului
Comanda aprovizionare, NIR, bon
consum
Transport Transport materiale si
persoane la lucru
Referat aprobat, foaie de parcurs
Managementul
sistemului calitatii
Cu toate procesele -Difuzare documente ;
-Efectuare audit
intern ;
-Instruiri calitate.
-Liste de difuzare;
-Plan/raport audit;
-PV instruire.
Responsabil SIMC, Data
Conf. Dr. POP IOANA DELIA
______________________
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 49 din 50
Pag 49 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Anexa 4
POLITICA REFERITOARE LA CALITATE
Declaratia Rectorului în domeniul calitatii
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINǍ VETERINARǍ CLUJ-
NAPOCA are ca obiectiv major sa se mentina in topul institutiilor de invatamant superior din
Romania – la categoria Universităţi de cercetare avansată şi educaţie, prin calitatea serviciilor,
seriozitate, performanta.
Realizarea acestei politici se bazeaza pe proiectarea, implementarea, certificarea si mentinerea unui
sistem de management al calitatii SR EN ISO 9001:2001 care sa conduca la atingerea urmatoarelor
deziderate:
Dezvoltarea activitătii de cercetare pentru a putea mentine si integra cunoasterea ca o bază a
programelor de studii ale USAMV Cluj-Napoca din domeniul agriculturii, horticulturii, silviculturii,
zootehniei, industriei alimentare, biologiei, medicinii veterinare si al stiintelor vietii în general;
Perfectionarea programelor de studii pe cele trei cicluri si lărgirea ariei de studii postuniversitare;
Cresterea ofertelor de servicii si diversificarea activitătii universitătii pentru cresterea veniturilor
extrabugetare si întărirea dimensiunii anteprenoriale a universitătii;
Promovarea excelentei prin cresterea calitătii învătământului si a cercetării, a pregătirii studentilor;
Cresterea cooperării dintre facultăti si catedre pentru promovarea unitătii si calitătii în ansamblul
actului de predare, cercetare, inovare;
Întărirea cooperării cu universitătile de profil din tară si cele din Uniunea Universitătilor Clujene în
beneficiul educatiei, cercetării si promovării valorilor academice;
Internationalizarea studiilor si cooperarea internatională în domeniul cercetării si inovării;
Promovarea imaginii universitătii si a realizărilor sale pentru cresterea atractivitătii tuturor
specializărilor existente la nivel de licentă, master, doctorat si sustinerea constantă a promovării
educatiei continue si la distantă;
Asigurarea conditiilor materiale administrative, tehnice si manageriale corespunzătoare pentru
desfăsurarea procesului de învătământ si a cercetării stiintifice la standardele internationale;
Crearea conditiilor de muncă si a oportunitătilor necesare pentru dezvoltarea personală si profesională a
tuturor angajatilor si promovarea unei politici adecvată de atragere de resurse umane înalt calificate
RECTOR,
Prof. Univ. Dr. PAMFIL DORU
________________________
MANUALUL SISTEMULUI
INTEGRAT DE
MANAGEMENT AL
CALITĂŢII
(MSIMC)
COD MSIMC-01
DATA: 03. 2012
EDIŢIE: 1
REVIZIE: 0
Pag. 50 din 50
Pag 50 din 50
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
Anexa 5
ORGANIGRAMA USAMV CLUJ-NAPOCA