procedura operaŢionalĂ privind intocmirea,actualizarea si

AGENŢIA NAŢIONALĂ

PENTRU ROM

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind intocmirea,actualizarea si aprobarea

fiselor de post pentru personalul Agentiei Nationale pentru Romi

Ediţia: 1 Nr.de ex.: 5

Revizia: - Nr.de ex. :-

Cod: P.O. FIŞE DE POST

Pagina 1 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

SERVICIUL ECONOMIC, ADMINISTRATIV

ŞI RESURSE UMANE

AVIZAT APROBAT

Şef SEARU Preşedinte

Oana FODOR Daniel VASILE

COMPARTIMENTUL JURIDIC,

CONTENCIOS ADMINISTRATIV

AVIZAT

Nicoleta OLTEANU

Data intrării în vigoare:

Întocmit

Mariea Ionescu – consilier/preşedintă CIM

Exemplar în regim controlat: DA NU

(Se încercuieşte varianta valabilă)

© Avertisment:

- Acest document este proprietatea intelectuală a Agenţiei Naţionale pentru Romi

- Orice utilizare sau multiplicare, parţială sau totală, fără acordul scris al proprietarului este interzisă.


PENTRU ROM






Pagina 2 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

CUPRINS

Numărul componentei in cadrul procedurii operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale

Pagina

Coperta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei in cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2. Situaţia ediţiilor si a reviziilor in cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după, caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaţionale

4. Scopul procedurii operaţionale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

6. Documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurale

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

8. Descrierea procedurii operaţionale

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

10. Anexe

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDIŢIEI SAU DUPĂ CAZ, A REVIZIEI IN CADRUL EDIŢIEI PROCEDURII OPERAŢIONALE.

Elemente privind responsabilii/ Operaţiunea

Numele si prenumele

Funcţia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Ionescu Mariea Consilier/preşedinta CIM

1.2. Verificat Olteanu Nicoleta Oana Fodor

Consilier juridic Şef SEARU

1.3 Aprobat Daniel Vasile Preşedinte


PENTRU ROM






Pagina 3 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR PROCEDURII OPERAŢIONALE

Ediţia/ revizia in cadrul ediţiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei

1 2 3 4

2.1. Ediţia 1

2.2. Revizia 1

2.3 Revizia 2

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU,

DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI PROCEDURII OPERAŢIONALE

Scopul difuzării

Exem-plar nr.

Compar-timent

Funcţia Nume si prenume

Data primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7 3.1 Aplicare 1 Juridic şi

contencios administrativ

Consilier integritate

Nicoleta Olteanu

3.2 Aplicare 1 SEARU Şef servicu Expert

Oana Fodor Diana Pîrvu

3.3 Aplicare 1 Politici publice

Consilier Consilier Expert

Dan Oprescu Zenda Mariana Buceanu Plebis Ivan

3.4 Aplicare 1 Secterariat cabinet demnitar

Expert, Consilier personal Consilier personal

Cristina Dobre Alina Ene Bogdan Dan

3.5 Evidenta 1 Relaţii publice

Consilier Ionescu Mariea

3.6 Arhivare Relaţii publice

Consilier Ionescu Mariea

3.7 Alte scopuri

- - - - - -


PENTRU ROM






Pagina 4 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

4. SCOPUL PROCEDURII

4.1. Procedura stabileste pasii ce trebuie parcursi pentru intocmirea, actualizarea si

aprobarea fiselor de post pentru personalul Agentiei Nationale pentru Romi şi Birourile

Regionale ale ANR, precum şi compartimentele şi persoanele implicate în realizarea

acestora.

4.2. Serviciul Resurse Umane gestioneaza fişele de post pentru posturile din structura

organizatorică a Agenţiei Naţionale pentru Romi.

3. Sarcinile derulate in cadrul acestei proceduri sunt urmatoarele:

a) Elaborarea fiselor de post;

b) Modificarea/actualizarea fiselor de post.

5. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplica de către personalul SEARU / resurse umane din cadrul Agentiei

Nationale pentru Romi în calitate pe de-o parte de persoane specializate care

intocmesc fişa de post, iar pe de alta parte de persoane care avizeaza şi aproba aceste

documente.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

6.1. Constituţia României;

6.2. Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificările si completările ulterioare;

6.3. Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu

modificările ulterioare;

6.4. Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;

6.5. H.G. nr.611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea

carierei functionarilor publici, cu modificarile si completarile ulterioare,

6.6. H.G. nr.749/1998 privind aprobarea metodologiei pentru stabilirea normelor de

evaluare a performantelor profesionale individuale si de aplicare a criteriilor de stabilire

a salariilor de bază între limite, cu modificarile si completarile ulterioare, stabileste

modelul fisei de post pentru personalul contractual

6.7. Ordinul MFP nr.946/2005 actualizat pentru aprobarea controlului intern,

cuprinzând standardele de management şi control intern la entităţile publice şi pentru


PENTRU ROM






Pagina 5 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

dezvoltarea sistemelor de control managerial, standardul 2 Atribuţii, Funcţii, Sarcini,

standardul 6. structura organizatorică, standardul 9 coordonarea.

6.8. Ordinul preşedintelui ANFP nr. 4.500/2008 emis pentru stabilirea unui cadru

unitar privind metodele de completare şi transmitere a datelor şi informaţiilor referitoare

la respectarea normelor de conduită de către funcţionarii publici şi la implementarea

procedurilor disciplinare.

6.9. R.O.F- ul Agenţiei Naţionale pentru Romi;

6.10. Legea nr. 90/2001 privind organizarea si funcţionarea Guvernului Romaniei si a

ministerelor, modificată şi completată prin Legea nr. 23/2004;

6.11. Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor măsuri

privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor structuri din cadrul

aparatului de lucru al Guvernului;

6.12. Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor măsuri de

reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale;

6.13. Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei

funcţionarilor publici;

6.14. H.G. nr. 1703 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Romi

cu modificările şi completările ulterioare;

7. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

Procedura – Prezentarea formalizata, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmati, a

metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executarii activităţii,

atribuţiei sau sarcinii (Ordinul MEF nr.946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului

Intern) la Agenţia Naţională pentru Romi.

Fisa de Post - Documentul intocmit de către serviciul specializat în care sunt precizate

sarcinile şi atribuţiile ce revin titularilor de post.

Standardul 2 - ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

Agenţia Naţională pentru Romi asigură condiţiile necesare cunoaşterii de către

angajaţi, a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi

raportarea fraudelor şi neregulilor.


PENTRU ROM






Pagina 6 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

Atribuţiile Agenţiei Naţionale pentru Romi pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de

salariaţi şi aceştia acţionează concertat : Fiecare salariat are un rol bine definit la ANR,

stabilit prin fişa postului; Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate

numai în raportul manager – salariat – manager (şef – subaltern – şef); Managerii ANR

trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii

dificile şi care influentează în mod negativ managementul ANR; Managerul ANR

trebuie sa sustină salariaţii în îndeplinirea sarcinilor sale.

Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

In temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru

Romi, managerul defineşte propria structură organizatorică, competenţele,

responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componenţă

structurală, şi informează în scris salariaţii.aprobă structura organizatorică:

departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, compartimente, posturi de

lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri

se regăseşte în statul de funcţii a Agenţiei Naţionale pentru Romi, Scopul acestei

acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă si eficacitate a obiectivelor instituţiei.

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute

asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute

în vedere pentru realizarea obiectivelor Agenţiei Naţionale pentru Romi;

Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea

activităţilor specifice postului;

Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele

ariei de competenţa;

Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

Standardul 9 - COORDONAREA

Standarul se aplică pentru atingerea obiectivelor Agenţiei Naţionale pentru Romi,

coordonarea punerea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale ANR ,

asigurarea convergenţei şi coerenţei acestora.


PENTRU ROM






Pagina 7 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

Managementul Agenţiei Naţionale pentru Romi asigură coordonarea deciziilor şi

acţiunilor compartimentelor structurale ale ANR; Atunci când necesităţile o impun, se

pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul în activitatea de

coordonare; coordonarea influentează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în

cadrul raporturilor profesionale; salariaţii trebuie să ţină cont de consecinţele deciziilor

lor şi ale acţiunilor lor asupra instituţiei; coordonarea eficientă presupune consultări

prealabile, atât în cadrul structurilor Agenţiei Naţionale pentru Romi, căt şi între

structurile respective.

Delegarea competentelor este actul managerial prin care se transfera

responsabilitatea executării unei sarcini către o alta persoană.

Sarcini de muncă atribuite - Sarcinile postului sunt cele mai mici unităţi de muncă

atribuite ocupantului, stabilite prin fişa postului.

Prescurtări

ANR – Agenţia Naţională pentru Romi;

BR – Birourile Regionale ale ANR

ANFP - Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici;

CIM - Control intern/managerial;

SMC – Sistemul de management şi control;

SEARU - Serviciul Economic Administrativ,Resurse Umane.

ROF/ ANR – Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a ANR

P.O – Procedură Operaţională

http://cbc.ro/ro/training/programe-optionale-de-training/aptitudini_de_delegare.html


PENTRU ROM






Pagina 8 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

8. DESCRIEREA PROCEDURII

I. Generalitati

8.1. H.G. nr.611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea

carierei functionarilor publici, cu modificarile si completarile ulterioare stabileste

modelul fisei de post pentru functionarii publici (prezentat in Anexa nr.1), iar

H.G. nr.749/1998 privind aprobarea metodologiei pentru stabilirea normelor de

evaluare a performantelor profesionale individuale si de aplicare a criteriilor de stabilire

a salariilor de bază între limite, cu modificarile si completarile ulterioare, stabileste

modelul fisei de post pentru personalul contractual (prezentat in Anexa nr.2).

Adresa transmisa conducatorului Agentiei Nationale pentru Romi in vederea corectarii

fiselor de post ca urmare a nerespectarii prevederilor legale privind intocmirea

acestora. (Anexa nr.3);

8. 2. Potrivit prevederilor legale in vigoare mai sus mentionate, fisa postului se

anexeaza la actul administrativ de numire, iar o copie a acesteia se inmaneaza

titularului.

8. 3. Fisele de post se actualizeaza ca urmare a:

a) modificarii atributiilor de serviciu ale functionarilor publici/personalului contractual (de

exemplu, modificarea temporara sau definitiva a raporturilor de serviciu/de munca:

delegare, detasare, alte cazuri);

b) promovarii in grad profesional a managerilor publici;

c) promovarii in clasa/grad profesional a functionarilor publici;

d) promovarii in grad profesional a personalului contractual;

e) modificarii Regulamentului de organizare si functionare a Agentiei Nationale pentru

Romi cu

impact asupra atributiilor postului respectiv.

8.4. Documente utilizate la nivel de activitate

8.4.1. Lista documente

a) Model fisa de post pentru functionarii publici (Anexa nr.1);


PENTRU ROM






Pagina 9 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

b) Model fisa de post pentru personalul contractual (Anexa nr.2);

8.5. Modul de lucru

8.5.1. Sarcina 1: Elaborarea fiselor de post.

Dupa aprobarea ROF al Agentiei Nationale pentru Romi, presedintele solicita in termen

de 5 zile de la aprobarea acestuia, intocmirea fiselor de post pentru toate posturile

ocupate şi vacante existente în statul de functii.

Activitatea 1: Solicitarea intocmirii fiselor de post

Etapele care se deruleaza pentru realizarea activitatii

1. Presedintele ANR dispune SEARU intocmirea fiselor de post

2. Persoana responsabila de gestionarea dosarelor profesionale din cadrul SEARU

in competenta careia intra fisele de post, intocmeste fisa de post conform

modelului stabilit de HG 611/2008, cu modificarile si completarile ulterioare pentru

functionari publici (model prezentat in Anexa 1 ) si a celui pentru personal

contractual stabilit de HG 749/1998 (prezentat in Anexa 2)

3. Avizare fisei de post se face de catre superiorii ierarhici directi ai persoanei care a

intocmit fisa de post

4. Aprobarea fisei de post se face de catre conducatorul institutiei sau, dupa caz, de

persoana care are delegare de competenta

5. Persoana responsabila cu avizarea, verifica indeplinirea prevederilor legale privind

intocmirea fiselor de post in termen de 2 zile.

1. Daca conditiile de forma sunt indeplinite:

Situatia A – in cazul posturilor vacante, fisa de post este arhivata;

Situatia B - in cazul posturilor ocupate,fisa de post este transmisa titularului in

vederea semnarii;

- titularul postului retransmite fisa de post catre SEARU in vederea anexarii la actul

administrativ de numire;

- o copie este transmisa de SEARU titularului de post;

2. Daca conditiile de forma nu sunt indeplinite:

Persoana responsabila cu avizarea transmit adresa catre SEARU in vederea


PENTRU ROM






Pagina 10 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

solicitarii revizuirii fiselor de post

8.5.2. Sarcina 2: Modificarea/actualizarea fiselor de post3

Situatia 1: Modificarea/actualizarea fiselor de post ca urmare a modificarii atributiilor de

serviciu ale functionarilor publici/personalului contractual.

Pentru modificarea/actualizarea fiselor de post se vor realiza activitatile (2) si (3) din

cadrul sarcinii 1 (elaborarea fiselor de post), respectiv:

1. Intocmirea si avizarea/aprobarea fiselor de post ;

2. Verificarea de catre DMRU a indeplinirii prevederilor legale privind intocmirea

fiselor de post.

Situatia 2: Modificarea/actualizarea fiselor de post ca urmare a promovarii functionarilor

publici/personalului

Pentru modificarea/actualizarea fiselor de post se vor realiza activitatile (2) (3) si (4)

din cadrul sarcinii 1, respectiv: Intocmirea si avizarea/aprobarea fiselor de post ;

Situatia 3: Modificarea/actualizarea fiselor de post ca urmare a modificarii

Regulamentului de organizare si functionare a Agentiei Nationale pentru Romi.

Pentru modificarea/actualizarea fiselor de post se vor realiza activitatile (1), (2) si (3)

din cadrul sarcinii 1, respectiv:

- Solicitarea intocmirii fiselor de post;

- Intocmirea si avizarea/aprobarea fiselor de post ;

- Verificarea indeplinirii prevederilor legale privind intocmirea fiselor de post.

9. RESPONSABILITĂŢI

9.1. Execută: Angajaţii compartimentelor Agenţiei Naţionale pentru Romi care asigură:;

a) accesul la resursele materiale, financiare şi informaţionale,

b) delegare a competenţelor;

c) evaluare CIM;

d) consiliere etică;

e) achiziţia publică de bunuri/servicii/lucrări;


PENTRU ROM






Pagina 11 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

f) sarcinii de muncă atribuite;

g) lucrul în relaţie directă cu cetăţenii, politicienii sau terţe persoane juridice;

h) funcţiile cu competenţă decizională exclusivă.

În cazul în care numărul de salariaţi este redus iar activitatea unui compartiment este

desfăşurată de către o singură persoană, sau, când posturile instituţiei sunt considerate

a fi unice, acestea sunt considerate funcţii sensibile; în această situaţie, răspunderea

pentru corectitudinea desfăşurării activităţilor prevăzute în prezenta procedură revine

persoanelor cu atribuţii stabilite prin fişa postului şi preşedintelui Agenţiei Naţionale

pentru Romi.

9.2. Verifică:

- responsabilul cu etica

- responsabilul cu RU

- preşedintele comisiei de implementare a sistemului de control managerial1;

9.3. Avizează:

- Compartimentul juridic, contencios administrativ

- SEARU

9.4. Aproba: Preşedintele ANR.

1 OMFP nr.946/2005 actualizat pentru aprobarea controlului intern, cuprinzând standardele de management şi control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în M. Of. nr.675/2005


PENTRU ROM






Pagina 12 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

Anexa nr.1 ANEXA 1. Extras HG 611/2008, cu modificarile si completarile ulterioare

Fişa postului Nr. ………………. Informaţii generale privind postul 1. Denumirea postului .......................................................................……………………………………... 2. Nivelul postului ………………………………………………………………………………………… 3. Scopul principal al postului ...........................................................…………………………………….. Condiţii specifice pentru ocuparea postului 1. Studii de specialitate ...................................................................………………………………………. 2. Perfecţionări (specializări) .............................................................……………………………………. 3. Cunoştinţe de operare/programare pe calculator (necesitate şi nivel) ………………………………………………………………………………………………………… 4. Limbi străine) (necesitate şi nivel de cunoaştere) …………………………………………………… 5. Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare ...............................................…………………………………. 6. Cerinţe specifice ……………………………………………………………………………………… 7. Competenţa managerială (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale) ....……………………………………………………………………………………………….. Denumirea autorităţii sau instituţiei publice …………………………. Serviciul …………………………………………………………………. Biroul / Compartimentul ………………………………………………. Aprob, Atribuţiile postului: 1. …………………………………………………………………………………………………………. 2. …………………………………………………………………………………………………………. 3. …………………………………………………………………………………………………………. 4. …………………………………………………………………………………………………………. Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului 1. Denumire .................................................................................………………………………………… 2. Clasa ....................................................................................…………………………………………… 3. Gradul profesional ....................................................................………………………………………. 4. Vechimea în specialitate necesară) ....................................................…………………………………. Sfera relaţională a titularului postului 1. Sfera relaţională internă: a) Relaţii ierarhice: - subordonat faţă de ..................................................................…………………………………………. - superior pentru .....................................................................…………………………………………... b) Relaţii funcţionale: ...............................................................………………………………………… c) Relaţii de control: ................................................................…………………………………………. d) Relaţii de reprezentare: ...........................................................………………………………………. 2. Sfera relaţională externă: a) cu autorităţi şi instituţii publice: ...............................................……………………………………… b) cu organizaţii internaţionale: .....................................................…………………………………….. c) cu persoane juridice private: ......................................................…………………………………….. 3. Limite de competenţă …………………………………………………………………………………… 4. Delegarea de atribuţii şi competenţă …………………………………………………………………….. Întocmit de: 1. Numele şi prenumele ...................................................................……………………………………….. 2. Funcţia publică de conducere ..........................................................…………………………………… 3. Semnătură .................................…………………………………………………………………………. 4. Data întocmirii ...........................…………………………………………………………………………


PENTRU ROM






Pagina 13 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

Anexa nr.2. Extras HG 749/1998, cu modificarile si completarile ulterioare

FIŞA POSTULUI Nr. ........... Denumirea instituţiei publice:…………………………………………………………………….. Compartimentul: ………………………………………………………………………………….. Denumirea postului: ……………………………………………………………………………… Gradul profesional al ocupantului postului: ……………………………………………………. Nivelul postului:…………………………………………………………………………………….. Punctajul postului: a) minim ....... b) maxim ....... DESCRIEREA POSTULUI: ………………………………………………………………………………………………………… DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR CORESPUNZĂTOARE POSTULUI: ………………………………………………………………………………………………………… Delegarea de atributii Sfera relationala Intern a) relatii ierarhice ……………………………………………………………………………………………… b) relatii functionale ……………………………………………………………………………………………… c) relatii de reprezentare ……………………………………………………………………………………….. Extern Întocmit de : ………………………………………………………………………………………………………… Numele şi prenumele : ………………………………………………………………………………………………………… Funcţia publică de conducere : ………………………………………………………………………………………………………… Semnătura: ………………………………………………………………………………………………………… Data întocmirii: ………………………………………………………………………………………………………… Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului: …………………………………………………………… Numele şi prenumele : ……………………………………………………………………………………………………… Semnătura : ………………………………………………………………………………………………………… Data : ………………………………………………………………………………………………………… Avizat de: ………………………………………………………………………………………………………… Numele şi prenumele : ………………………………………………………………………………………………………… Funcţia publică de conducere : ………………………………………………………………………………………………………. Semnătura: ………………………………………………………………………………………………………… Data întocmirii: …………………………………………………………………………………………………………


PENTRU ROM






Pagina 14 din 14

Exemplar nr.: 1

Ediţia 1

Revizia 0

procedura operaŢionalĂ privind intocmirea,actualizarea si

Documents