procedura operaŢionalĂ privind redactarea,...

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND

REDACTAREA, EVIDENȚA, CIRCUITUL,

MANIPULAREA ȘI TRANSPORTUL

DOCUMENTELOR NECLASIFICATE ÎN

CADRUL CENTRULUI NAȚIONAL DE

CULTURĂ A ROMILOR ROMANO-KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-

Cod: P.O. 02 Pagina 1 din 22

Exemplar nr.: 1

1

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND REDACTAREA, EVIDENȚA,

CIRCUITUL, MANIPULAREA ȘI TRANSPORTUL DOCUMENTELOR

NECLASIFICATE ÎN CADRUL CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A

ROMILOR ROMANO-KHER

Situația edițiilor si a reviziilor in cadrul edițiilor procedurii operaționale

Ediția/ revizia

in cadrul ediției

Componenta revizuita

Modalitatea

reviziei

Data de la care se

aplică

prevederile

ediției sau

reviziei ediției

1 2 3 4

Ediția 1 x x 02.03.2015

Revizia 1

Revizia 2

CUPRINS

Nr.

crt.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale Pag.

1 Scopul procedurii operaționale 2

2 Domeniul de aplicare a procedurii operaționale 2

3 Documentele de referință 2

4 Descrierea procedurii operaționale 3

4.1 Redactarea și pregătirea pentru promovare și transmitere a documentelor 3

4.2 Primirea și evidența documentelor neclasificate 5

4.3 Transportul și expedierea documentelor 7

5 Reguli de lucru în registrul de intrare-ieșire a corespondenței ordinare 7

6 Responsabilități 9

7 Dispoziții finale 9

8 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a

reviziei procedurii operaționale

10

9 Lista persoanelor la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia procedurii

operaționale

11

10 Anexe 12

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

2

1. SCOPUL

Scopul procedurii este de a stabili și aplica în mod unitar un sistem de reguli procedurale privind

redactarea, evidența, circuitul, manipularea și transportul documentelor neclasificate, precum și

stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor neclasificate.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplică de către angajații instituției care au cuprinse în fișele de post prevederi, sarcini,

responsabilități și atribuții din domeniul activităților care fac obiectul prezentei proceduri.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

- prevederile Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996, cu modificările și completările ulterioare;

- prevederile OG nr.27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activității de soluționare a

petițiilor;

- prevederile Legii nr.544/2001 privind liberal acces la informațiile de interes public;

- prevederile Legii nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările

ulterioare;

- prevederile Legii nr.233/2002 pentru aprobarea OG nr.27/2002 privind reglementarea activității

de soluționare a petițiilor;

- prevederile HG 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea

administrației publice;

- prevederile HG nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea și protecția, pe

teritoriul României, a corespondenței clasificate;

- prevederile Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente,

aprobate prin Ordinul de zi nr.217/1996 al directorului General al Arhivelor Naționale;

- prevederile Ordinului MAI nr.995/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind

forma și modul de promovare și transmitere a documentelor adresate conducerii MAI;

- prevederile Instrucțiunilor MAI nr.1000-2005 privind redactarea, gestionarea documentelor

neclasificate și activitatea de secretariat;

- prevederile MFP nr.946/2005 actualizat pentru aprobarea controlului intern, cuprinzând

standardele de control intern/managerial la entități publice și pentru dezvoltarea sistemelor de

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

3

control intern/managerial – republicată. Standardul 17 – proceduri, standardul 14 –

corespondența.

Legislație secundară:

- Regulamentul de organizare și funcționare al Centrului Național de cultură a Romilor – Romano Kher;

- Organigrama instituției.

4. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND REDACTAREA, EVIDENȚA,

CIRCUITUL, MANIPULAREA ȘI TRANSPORTUL DOCUMENTELOR

NECLASIFICATE ÎN CADRUL CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A

ROMILOR ROMANO-KHER

Prezenta procedura operațională stabilește regulile de bază pentru redactarea, evidența, primire, trierea,

repartizarea, urmărirea soluționării, multiplicarea, manipularea, transportul, selecționarea, păstrarea și

arhivarea documentelor neclasificate, precum și pentru desfășurarea activității de secretariat în cadrul

Centrului Național de cultură a Romilor – Romano Kher.

4.1. REDACTAREA ȘI PREGĂTIREA PENTRU PROMOVARE ȘI TRANSMITERE A

DOCUMENTELOR

a) Redactarea documentelor

Documentele primite/transmise din oficiu sau ca răspuns (adrese, note, situații, sinteze, rapoarte,

răspunsuri la petiții ș.a.) se redactează cu respectarea regulilor de ortografie și de punctuație specifice

limbii române. Limbajul și modul de adresare trebuie să reflecte concizie, claritate, exactitate,

sobrietate, oficialitate, politețe. Lucrările (documentele) efectuate la calculator vor utiliza calea de

salvare Arial/Times New Roman, Font 12, Paragraf 1.0 (la un rând), cu diacritice.

Documentele vor conține o serie de elemente obligatorii și, după caz, specifice, care diferă prin

conținut și locul de așezare în pagină, după cum urmează:

o În partea de sus a paginii, se inserează antetul instituției, care include și emblema instituției;

o În partea dreaptă a paginii, se inserează numărul de înregistrare și data, ce vor fi completate

și înregistrate în registrul de intrări/ieșiri, de secretariatul instituției;

o În partea stângă a paginii, sub antet se inserează: destinatarul (nume și prenume, funcția,

instituția sau, după caz, organizația), referințe (conținutul pe scurt al documentului) și

expeditorul (nume, prenume, funcția);

o Formula de introducere, urmată de precizarea lucrării la care se face referință;

o Conținutul propriu-zis al documentului (prezentarea problemei tratate) redactat clar, exact,

sobru, oficial și politicos;

o În partea stângă a paginii, la sfârșitul documentului, se inserează semnătura (nume,

prenume, funcția ocupată în cadrul CNCR, conform organigramei instituției) de către

persoana/ persoanele care au întocmit documentul, numărul de exemplare;

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

4

o În partea de jos a paginii, se inserează datele de identificare a instituției emitente: adresă,

codul poștal, nr. de telefon și faxul, e-mail.

o Dacă documentul elaborat este semnat de o singură persoană, datele privind funcția,

numele și prenumele, semnătura, se menționează sub text, la două rânduri distanță, în centrul

paginii.

o Dacă documentul elaborat este semnat de două sau mai multe persoane, denumirea

funcției, însoțită de numele și prenumele persoanei cu funcție ierarhică mai mare se inserează

sub text, la două rânduri distanță, în centrul paginii, iar în partea stângă a paginii, ceilalți

semnatari, în ordinea ierarhică a funcțiilor (Anexa 1).

o Dacă documentele se emit în comun de două sau mai multe instituții/organizații, în partea

de sus a paginii se trec antetele acestora, la distanțe corespunzătoare, iar semnăturile respectă

ordinea din antet, de la stânga la dreapta.

Distanța dintre funcție și numele persoanei care semnează documentul va fi de un

rând; semnătura se va înscrie pe rândul rămas liber între cele două elemente.

Aplicarea ștampilei se efectuează după semnarea documentului de cel/cei în drept.

Modul de aplicare a ștampilei trebuie să se facă în așa fel încât semnătura să rămână

lizibilă dar s-o și includă.

În situațiile în care, prin rezoluția conducerii, se stabilește repartizarea unei lucrări mai multor

structuri/persoane, modul de soluționare este următorul: prima structură/persoană nominalizată

centralizează propunerile celorlalte structuri/persoane și redactează proiectul de răspuns, la care

atașează documentele (punctele de vedere) elaborate în scris de fiecare dintre structurile/persoanele

nominalizate.

Toate documentele redactate de personalul CNCR vor avea înscris pe spate sau pe o foaie anexată la

document, numele, prenumele și funcția persoanei care a întocmit documentul, precum și ale altor

două persoane care au verificat documentul.

Documentele redactate de personalul CNCR în nume propriu, în interiorul instituției – cereri pentru

efectuarea concediilor, învoiri, eliberarea adeverințelor de salariat, rapoarte de activitate, note către

conducerea CNCR etc. – vor conține numai datele de antet, fără emblemă, direcția, compartimentul,

destinatarul, după caz, avizul conducătorului ierarhic înainte de aprobare, conținutul, semnătura

solicitantului și data. (Anexa 2).

b) Promovarea documentelor

Promovarea documentelor se face pe cale ierarhică, având, atunci când este cazul, avizele tuturor

structurilor de specialitate cu responsabilități în domeniu. Obligația obținerii avizelor revine structurii

inițiatoare, responsabile din cadrul CNCR.

Documentele de răspuns către alte instituții (guvernamentale, neguvernamentale, asociații, fundații

etc.) sau cetățeni, pregătite pentru expediere, prezentate la semnat directorului CNCR vor avea anexată

și lucrarea de bază, repartizată și, după caz, documentele anexate acestuia sa/și cu alte materiale în

legătură cu / care să ajute lucrarea respectivă.

Fac excepție de la aliniatul 2 invitațiile nominale primite prin e-mail de personalul CNCR pentru

participarea la reuniuni, seminarii, acțiuni etc. ale altor instituții și organizații guvernamentale sau

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

5

neguvernamentale, pentru care nu sunt necesare costuri de la bugetul instituției. In acest caz, se

confirmă participarea, iar invitațiile și confirmarea participării se transmit spre informare

secretariatului instituției pe canalul de informare intern: [email protected] , se operează în

condica de prezență și se raportează în raportul de activitate de către persoana în cauză.

În situația lucrărilor transmise ca rezoluții aparținând directorului CNCR, în sensul pregătirii

răspunsurilor pentru a fi semnate la acest nivel, se procedează astfel: se elaborează și se înaintează

proiectul de răspuns cu antetul și emblema CNCR, fiind însoțit și de o copie a lucrării de bază și a

anexelor (dacă e cazul).

Toate documentele care urmează să fie promovate la conducerea CNCR vor fi verificate din punct de

vedere al respectării reglementărilor stabilite prin prezenta procedură, referitoare la formă, modul de

promovare și transmitere, de către persoana cu funcție ierarhic superioară. Așa cum s-a precizat și la

pct.4.1.a) , alin.4, documentul vor fi purta semnătura persoanei care l-a întocmit și a cel puțin încă unei

persoane care l-a verificat.

Stabilirea măsurilor privind însușirea, aplicarea și respectarea regulilor referitoare la redactarea,

pregătirea pentru promovare și transmiterea documentelor, precum și verificarea modului în care se

desfășoară aceste activități sunt de resortul personalului cu funcții de conducere din cadrul Centrului

Național de Cultură a Romilor – Romano Kher.

Angajații cu funcții de execuție implicați în redactarea documentelor, răspund de modul în care își

îndeplinesc atribuțiile în acest sens, cu respectarea prevederilor legale în vigoare, ROI și ale prezentei

proceduri.

4.2. PRIMIREA ȘI EVIDENȚA DOCUMENTELOR NECLASIFICATE

a) Primirea documentelor neclasificate

Procesul de preluare a documentelor în cadrul Secretariatului Centrului Național de Cultură a Romilor

– Romano Kher presupune următoarele operațiuni:

- Primirea corespondenței interne și externe a instituției, prin circuitul intern, poșta militară,

poșta civilă, curier, fax, e-mail etc.;

- Clasificarea și ordonarea corespondenței, trierea prin catalogarea subiectului

corespondențelor în scopul stabilirii modalităților de răspuns și a soluționării, precum și în

raport cu atribuțiile compartimentelor;

- Înregistrarea corespondenței în registrele de intrare-ieșire a corespondenței ordinare;

- Clasificarea înregistrării corespondenței din punct de vedere al sursei de proveniență

(internă, externă);

- Repartizarea corespondenței conform dispozițiilor rezolutive ale directorului CNCR;

- Expedierea corespondenței.

Înregistrarea documentelor neclasificate se face separat de cele clasificate, în registrul de intrări-ieșiri a

corespondenței ordinare, prezentate în Anexa 3.

b) Evidența documentelor neclasificate

mailto:[email protected]

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

6

Toate documentele intrate, ieșite, precum și cele emise pentru uz intern se înregistrează în Registrul

de intrare/ieșire a corespondenței, cu respectarea rubricilor de completat. Înregistrarea se face

cronologic, în ordinea primirii sau emiterii documentelor. Nu se păstrează nici un rând liber, iar în

cazul în care există spații pe o pagină, acestea se barează vizibil. Filele registrului de intrare-ieșire a

corespondenței ordinare se numerotează, iar pe coperta acestuia se notează următoarele: denumirea

instituției, anul înregistrării, numerele extreme de înregistrare, data începerii și data încheierii, numărul

filelor și termenul de păstrare.

Înregistrarea se face cronologic, în ordinea primirii/emiterii documentelor, înregistrarea

documentelor începe în prima zi lucrătoare din ianuarie și se încheie în ultima zi lucrătoare din

decembrie ale fiecărui an; în situația primirii sau trimiterii ulterioare a aceluiași document, se dă un alt

număr de înregistrare decât cel primit inițial, respectiv numărul care urmează în succesiunea

cronologică din registru. Exemplarul primit ulterior se conexează la primul document. În cazul

documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care

se răspunde.

Completarea tuturor rubricilor din registru este obligatorie. În cazul în care nu sunt date pentru

completarea unei rubrici, se trage linie sau se folosește o formulă tip adecvată situației. Exemple:

rubrica ”rezolvarea” (când documentele sunt răspunsuri la circulare, infograme, instrucțiuni privind

planificarea activităților și rezultatele obținute sau alte tipuri de lucrări la care, de regulă nu se

răspunde) se optează pentru una din următoarele soluții: ori se completează cu formula ”nu necesită

răspuns” ori se trage linie; la fel ca mai sus se procedează și la completarea rubricii ”către cine s-a

trimis corespondența”, respectiv se trage linie.

Conexarea este o componentă a înregistrării documentelor și se face astfel: documentele care se referă

la aceeași problemă se conexează la primul document înregistrat: în registru, în dreptul fiecărui

document conexat se menționează conexarea, în rubrica ”numărul curent al corespondenței” (sub

numărul de înregistrare), astfel: ”conexat cu nr…. din ….” (în dreptul documentului la care se face

conexarea), respectiv ”conexat cu nr…. din …..” (în dreptul documentului care se conexează la cel

anterior); mențiunea conexării, în modul arătat, se repetă și pe documentele conexate, sub ștampila de

înregistrare; procedeul este identic și în cazul în care la documentul de bază se conexează mai multe

documente.

Ca și înregistrarea, conexarea documentelor începe în prima zi lucrătoare din ianuarie și se încheie în

ultima zi lucrătoare din decembrie ale fiecărui an. Excepții de la această regulă fac lucrările înregistrate

în ultimele luni ale anului, la care se primesc sau se trimit completări (din varii motive) în cursul

rezolvării sau după ce au fost rezolvate, în primele luni ale anului următor.

Numerele de înregistrate date documentelor înaintate de structurile interne ale Centrului Național de

Cultură a Romilor – Romano Kher se înregistrează în ordine cronologică de către secretariatul

instituției.

Anterior luării în evidență în registrul de intrare/ieșire, secretariatul Centrului Național de Cultură a

Romilor – Romano Kher va proceda la verificarea condițiilor pe care documentele trebuie să le

îndeplinească în vederea înregistrării/promovării: deschiderea plicurilor, cu excepția celor care poartă

mențiunile ”personal” sau ”confidențial”, trierea și ordonarea corespondenței pe destinatari; în cazul în

care se contestă lipsa unor anexe, se face o notă/precizare pe document și se comunică de urgență

expeditorului.

Numărul de înregistrare atribuit și aplicat pe document se înscrie și pe anexele acestuia.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

7

După înregistrare, documentele se ordonează, se introduc în mape și se predau pentru

rezoluție/soluționare persoanelor cu atribuții în acest sens.

Stabilirea măsurilor privind însușirea, aplicarea și respectarea regulilor referitoare la evidența

documentelor, coordonarea și verificarea modului în care se desfășoară activitățile legate de

îndeplinirea acestei atribuții, sunt de resortul personalului cu atribuții de conducere.

Angajații cu funcții de execuție desemnați sau implicați în activitățile de evidență a documentelor

răspund de modul în care își îndeplinesc atribuțiile în acest sens, cu respectarea prevederilor legale în

vigoare și ale prezentei proceduri.

4.3. TRANSPORTUL ȘI EXPEDIEREA DOCUMENTELOR

Documentele neclasificate se transportă și se expediază în plicuri lipite și ștampilate, prin curieri

proprii, poșta civilă sau poșta specială.

Pregătirea corespondenței se efectuează de secretariatul CNCR, care o expediază prin serviciul

poștal civil și/sau militar, astfel: documentele se introduc în plicuri în așa fel încât, atunci când se

extrage lucrarea, antetul să fie în partea de sus; anexele care au aceleași dimensiuni ca adresa, se

împăturesc împreună cu aceasta; anexele care conțin mai multe foi se capsează între ele; anexele de

dimensiuni mai mari se introduc în plicuri separate.

Plicurile vor fi inscripționate cu datele de identificare ale destinatarului și cu menționarea numărului de

înregistrare; pe verso, se va aplica ștampila specifică de expediere în punctele de lipire ale plicului.

În cazul în care expedierea documentului se efectuează numai prin fax sau poșta electronică, se

precizează acest fapt în registrul de intrare/ieșire; în aceste situații, se va tipări documentul transmis, cu

regim de al doilea exemplar (copie martor) care se atașează documentului la care se răspunde.

Indiferent de forma de transport (prin poștă sau curier), documentele se expediază numai în plicuri

lipite și ștampilate către destinatari sau puncte de colectare a corespondenței.

Expedierea corespondenței urgente se poate face și prin alte mijloace (fax, e-mail).

Stabilirea măsurilor privind însușirea, aplicarea și respectarea regulilor referitoare la transportul

documentelor, coordonarea și verificarea modului în care se desfășoară această activitate sunt de

resortul personalului cu funcții de conducere.

Angajații cu funcții de execuție desemnați sau implicați în transportul documentelor, răspund de modul

în care își îndeplinesc atribuțiile în acest sens, cu respectarea prevederilor în vigoare și ale prezentei

proceduri.

5. REGULI DE LUCRU ÎN REGISTRUL DE INTRARE/IEȘIRE A CORESPONDENȚEI

ORDINARE

Registrele de intrare-ieșire a corespondenței ordinare sunt instrumente de probă în instanță. Orice

înscriere neconformă cu realitatea este considerată infracțiune și se pedepsește penal în cadrul

infracțiunii de fals.

5.1. Document primit din afara instituției

INTRARE

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

8

- Numărul curent al corespondenței – în ordinea numerelor alocate la începutul anului;

- Data intrării – luna, ziua intrării în evidență;

- Numărul corespondenței intrate – numărul emitentului și numărul ultimului expeditor (în

cazul mai multor înregistrări);

- De la cine vine corespondența – denumirea emitentului;

- Conținutul – transcrierea pe scurt a documentului, cu menționarea unor cuvinte cheie;

- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare (direcția, compartimentul) și eventual numele și

prenumele persoanei căreia i-a fost remis documentul pentru soluționare.

IEȘIRE

- Data ieșirii – luna, ziua ieșirii din evidență;

- Rezolvarea – rezoluția șefului ierarhic sau modul de soluționare a documentului;

- Către cine s-a trimis corespondența – denumirea destinatarilor;

- Unde s-a clasat lucrarea (direcția, compartimentul) – în dosare pe probleme și termene de

păstrare conform nomenclatorului arhivistic. Ex. dosar nr…. direcția/compartimentul ….. fila

……).

5.2. Document întocmit pentru uz intern

INTRARE



- Numărul corespondenței intrate;

- De la cine vine corespondența – denumirea emitentului (direcția, compartimentul, persoana);


- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executarea (direcția, compartimentul) și eventual numele și


IEȘIRE

- Data ieșirii – luna, ziua în care documentul a fost aprobat/avizat;


- Către cine s-a trimis corespondența – denumirea structurii/persoanei către care a fost

repartizat documentul, conform rezoluției sau competenței;



……).

5.3. Document întocmit pentru a fi expediat altor structuri

INTRARE



- Numărul corespondenței intrate;

- De la cine vine corespondența – denumirea emitentului (direcția, compartimentul, persoana);


- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executarea (direcția, compartimentul) și eventual numele și


Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

9

IEȘIRE

- Data ieșirii – luna, ziua în care documentul a fost aprobat/avizat;


- Către cine s-a trimis corespondența – denumirea destinatarilor;



……).

5.4. Documentul este expediat concomitent mai multor destinatari

În cazul în care documentul este expediat concomitent mai multor destinatari, se impune necesitatea

evidențierii numerelor exemplarelor trimise fiecărui destinatar, la rubrica Către cine s-a trimis

corespondența se va menționa ”vezi nota difuzării”. În situația difuzării vor fi operate și eventualele

restituiri și reexpedieri făcându-se totodată evidențierea distrugerii exemplarelor care nu mai sunt

necesare.

Completarea rubricii unde s-a clasat lucrarea este obligatorie în toate cazurile, exceptând situațiile în

care documentele respective se distrug întrucât au fost refăcute în întregime și înregistrate la alte

numere, precum și atunci când documentele intrate sau documentele proprii se trimit în întregime altor

unități.

6. RESPONSABILITĂȚI

Personalul cu funcții de execuție și de conducere răspunde, după caz, administrativ, civil,

contravențional, penal, de însușirea, aplicarea și respectarea prevederilor legale în vigoare care

reglementează desfășurarea activităților care fac obiectul prezentei proceduri, ca și de procedura

propriu-zisă.

Verificarea prezentei proceduri și a variantei/variantelor revizuite este de competența angajaților care

au prevăzute în fișa postului atribuții specifice de coordonare, conducere și control.

7. DISPOZIȚII FINALE

Procedura va fi distribuită întregului personal implicat în activități și operațiuni privind redactarea,

evidența, circuitul documentelor, transportul, constituirea și arhivarea documentelor.

Actuala procedură va fi revizuită în cazul în care apar modificări organizatorice sau modificări ale

reglementărilor legale cu caracter general și intern, pe baza cărora se desfășoară activitățile care fac

obiectul acestei proceduri.

Pe perioada absenței de la serviciu a persoanelor cu funcții de conducere și cu funcții de execuție care

utilizează prezenta procedură în forma inițială/revizuită, aplicarea acesteia se realizează de cei care

îndeplinesc sarcinile celor absenți.

Prezenta procedură intră în vigoare în termen de 30 de zile de la aprobare.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

10

8. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediției sau după caz,

a reviziei in cadrul ediției procedurii operaționale

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/

operațiunea

Numele și

prenumele

Funcția

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Murgescu Gabriela Consilier

2 Verificat Badea Petrică Consilier

3 Avizat Stroe Aurelia Director

adjunct

economic

4 Aprobat Neacșu Mihai Director

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

11

9. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul

ediției procedurii operaționale

Scopul

difuzării

Ex

emp

lar

nr.

Compartiment

Funcția Nume și prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7 9.1. Aplicare 1 Direcția

Economică

Compartiment

Administrativ

Director

adj.economic

Stroe Aurelia

Expert Dima Nicolae

Expert Bercuș Vily 9.2. Aplicare 1 Referent Dobre Flavius

Referent Radu Ion

Referent Gheorghe Mihai 9.3. Aplicare 1 Secretariat Secretară Constantinescu

Adriana

9.4. Aplicare 1 Direcția

Programe și

proiecte

Director

adjunct

Nasture Florin

Consilier Badea Petrică

Consilier Costache Norica

Consilier Ene Alina

Consilier Furtună Adrian

Consilier Gogan George

Consilier Ivan Florina

Consilier Murgescu Gabriela

Consilier Voicu Mădălin 9.5. Informare 1 Control intern

managerial

Consilier Murgescu Gabriela

9.6. Evidenta 1 Contabilitate Director

adj.economic

Stroe Aurelia

9.7. Arhivare 1 Contabilitate Director

adj.economic

Stroe Aurelia

9.8. Alte

scopuri

- - - - - -

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

12

10. ANEXE

Anexa 1: Model adresă către terți

Anexa 2: Model adresă internă

Anexa 3: Registru ieșire

Anexa 4: Registru intrare

Anexa 5: Condica de predare-primire corespondență ordinară

Anexa 6: Registrul unic de evidență

Anexa 7: Registrul de evidență a documentelor neclasificate multiplicate / INTRARE

Anexa 8: Registrul de evidență a documentelor neclasificate multiplicate / IEȘIRE

Anexa 9: Condica de predare-primire a corespondenței ordinare

Anexa 10: Borderou de expediție a documentelor ordinare

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

13

ANEXA 1

GUVERNUL ROMÂNIEI

Centrul Naţional de Cultură a Romilor –

ROMANO KHER Splaiul Independenţei 202A, et.8, sector 6, Bucureşti

Tel 021/313 52 11; Fax: 021/ 313 52 10 E-mail: [email protected]; www.romanikultura.ro

Stimată doamnă (nume prenume/funcția),

Stimate domnule (nume prenume/funcția),

Conținutul documentului

Formular de încheiere.

(Ex.: Cu toată considerația)

Mihai NEACȘU

DIRECTOR

Către:

De la:

Ref la : Ref. :


http://www.romanikultura.ro/

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

14

ANEXA 2

GUVERNUL ROMÂNIEI




DIRECȚIA / COMPARTIMENTUL

Stimată doamnă (nume prenume/funcția),

Stimate domnule (nume prenume/funcția),

Conținutul documentului

Formular de încheiere.

(Ex.: Cu toată considerația)

Numele și prenumele

Funcția în cadrul CNCR

Data

Către:

De la:

Ref la : Ref. :



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

15

ANEXA 3

GUVERNUL ROMÂNIEI




Registrul IEȘIRE

Nr. crt.

corespondența

DATA

IEȘIRII

Anul

………….

REZOLVAREA Către cine s-a

trimis

corespondența

Unde s-a clasat

lucrarea:

direcția,

compartimentul

Luna Ziua



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

16

ANEXA 4

GUVERNUL ROMÂNIEI




REGISTRU INTRARE

Nr. curent al

Corespondenței

DATA

INTRĂRII

Anul

………….

Numărul

corespondenței

intrate

De la cine vin

corespondența

Conținutul Cui s-a i

repartizat

lucrarea spre

executare

(direcția,

compartimentul) Luna Ziua



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

17

ANEXA 5

GUVERNUL ROMÂNIEI


ROMANO KHER Splaiul Independenţei 202°, et.8, sector 6, Bucureşti


CONDICA DE PREDARE-PRIMIRE CORESPONDENȚĂ ORDINARĂ

Nr. de

înregistrare

Data Adresa Semnătura

Anul Luna Ziua



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

18

ANEXA 6

GUVERNUL ROMÂNIEI




REGISTRUL UNIC DE EVIDENȚĂ

Nr. crt./

seria

Nr. file Data distribuirii Semnătura

celui care

a primit

materialul

Numărul

dosarului

unde a

fost clasat

sau

numărul

procesului

verbal de

distrugere

Observații

Anul Luna Ziua



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

19

ANEXA 7

GUVERNUL ROMÂNIEI




REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A DOCUMENTELOR NECLASIFICATE MULTIPLICATE

INTRARE

Nr. de

înregistrare

Compartimentul

care a solicitat

multiplicarea

Numele și

prenumele

celui care a

predat

documentul

Numărul de

înregistrare a

documentului

original și al

cererii de

copiere

Data și

semnătura de

primire a

documentului

pentru copiat

Nr. file Nr.

anexe

1 2 3 4 5 6 7



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

20

ANEXA 8

GUVERNUL ROMÂNIEI




REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A DOCUMENTELOR NECLASIFICATE MULTIPLICATE

IEȘIRE

Documentul copiat Forma de

copiere

Data Numele și prenumele

persoanei care a primit

originalul și copiile

Observații

Nr.

exemplare

Total file

copiate



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

21

ANEXA 9

GUVERNUL ROMÂNIEI




CONDICĂ DE PREDARE-PRIMIRE A CORESPONDENȚEI ORDINARE

Nr. de

înregistrare

Data Adresa Semnătura

Anul Luna Ziua



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

22

ANEXA 10

GUVERNUL ROMÂNIEI




BORDEROU DE EXPEDIȚIE A DOCUMENTELOR ORDINARE

CENTRUL NAȚIONAL DE CULTURĂ A ROMILOR-ROMANO-KHER

CĂTRE,

BORDEROU Nr. ……………

Ziua………….. luna ……………………… anul …………

Nr.

crt.

DESTINATAR Număr de

înregistrare a

documentului

PRIMIRE

Denumirea

unității

Județul

(municipiul)

București Semnătura Ora



Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher







Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex. :-


Exemplar nr.: 1

23

procedura operaŢionalĂ privind redactarea,...

Documents