Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapidIntrarea n sistem (Log On) Crearea unui utilizator nou al aplicatiei o poate face administratorul (utilizatorul cu drepturi de administrare i care posed ID-ul si parola de certificator). Intervalul de timp implicit dup care este necesar recertificarea IDului utilizatorului este de doi ani. Procedura de identificare a utilizatorului de ctre sistem. 1. Se lanseaz clientul de Lotus Notes din Start > all Programs > Lotus Applications > Lotus Notes 2. Se introduce parola. Caseta pentru introdus parola arat ca in figura de mai jos.

3. Dup introducerea parolei rezultatul obtinut este cel din fereastra urmatoare:

Ieirea din sistem se face selectand din meniu File > Exit Notes. Sistemul de mesagerie con ine aplica iile cele mai importante: Mail, Calendar, Address Book, To Do (Sarcini), Personal Journal Utiliza i iconurile pentru a naviga prin aplica iile Notes. Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapid2009 Ed.1 FivePlus Solutions [www.fiveplus.ro]

1

Mesagerie Electronica (Mail) Mesajele de mail Notes pot con ine texte, tabele, grafice, link-uri i documente ataate. Fiecrui utilizator Notes i este stabilit un ID de utilizator i o parol care i permit s acceseze informa iile stocate pe serverul Notes. Deoarece mai mul i utilizatori mpart spa iul de stocare de pe un server Notes, administratorul poate fixa standarde/limite pentru spa iul de stocare alocat fiecrui utilizator. Exist foldere / view-uri standard n baza de date de mail (Inbox, Draft, Sent, All Documents, Trash, Discussion Thread) precum i posibilitatea de a aduga foldere personale n func ie de preferin e i necesit i. Ecran mail Observa i c spatiul pentru Mail este mpr it n cateva sec iuni:

Iconuri de navigare rapida

Bara de actiuni

Panou de vizualizare Panou de navigare

Panou de navigare Panou de vizualizare Bar de actiuni Iconuri de navigare

Con ine foldere i view-uri pentru vizualizarea documentelor Permite utilizatorilor s vizualizeze con inutul folderului selectat Pentru selectare, mutare, copiere i tergere mesaje prin e-mail Sunt utilizate pentru navigarea printre paginile deschise ale unei baze de date.

Foldere i view-uri din baza de date de mail Baza de date de mail Notes con ine mai multe foldere i view-uri care v permit s vede i mesajele transmise prin e-mail n diverse moduri. Grupul de mesaje pe care l pute i vedea ntr-un folder sau view depinde de scopul folderului sau view-ului. Mai jos sunt prezentate view-urile de mail. Not: Documentele marcate pentru tergere sunt terse prin nchiderea Notes-ului, apsarea tastei F9 sau golirea coului folosind bara de ac iuni sau op iunea din meniu (Trash). Not: View-urile/folderele din mailul Notes pot fi comparate cu un sistem de filtrare. Fereastra de navigare este folosit pentru filtrarea datelor stocate n baza de date de mail Notes. Deoarece documentele Notes pot Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapid2009 Ed.1 FivePlus Solutions [www.fiveplus.ro]

2

satisface mai multe criterii, utilizatorii pot vedea documentele n mai multe view-uri. Documentele prezentate n mai multe view-uri nu sunt copii ale aceluiai document.Inbox Drafts Sent Follow up All Documents Junk Trash Chat history Rules Stationery Calendar Meetings To do Stocheaz automat toate mesajele pe care le primi i (inclusiv invita iile la ntlniri, To do-urile). Stocheaz automat toate mesajele pe care le salva i fr a le trimite. Aceste mesaje le pute i edita i trimite mai trziu. Stocheaz automat toate mesajele pe care le trimite i. Stocheaza toate mesajele marcate cu iconita pentru actiuni ulterioare (Quick flag) Arat toate documentele existente n baza de date de mail, cu excep ia celor din Calendar Stocheaza automat mesajele considerate spam Stocheaz mesajele pe care le-a i marcat pentru a fi terse Arata lista de conversatii salvate purtate cu alti utilizatori pe Sametime V arat o list a regulilor create V arat o list a machetelor create n baza de date de mail V arat calendarul personal V arat o list cu toate nregistrrile n calendar din baza de date de mail Arat lista i starea tuturor task-urilor

Citire mail Cnd primi i un mail, acesta este plasat n Inbox, textul fiind ingrosat cu negru si avand o stea n bara lateral care indic faptul c mailul este nou, adic necitit. Pentru a citi noul mail, aplica i pe acesta sgeata mouse-ului i da i dublu clic. Pai: Deschidere mesaj A Dublu clic pe mesajul pe care dori i s-l citi i (sau Enter) nchidere mesaj A Apsa i tasta Esc (Not: Cnd apsa i tasta Esc, mesajul se nchide i reveni i n view-ul Inbox) Creare mail Utilizatorul poate da clic pe butonul New Memo de pe bara de ac iuni. n fereastra New Memo exist cmpuri unde pute i aduga informa ii.

To cc

Bcc

Subject

Numele i adresa persoanei creia vre i s-i trimite i mesajul Numele i adresa persoanei sau persoanelor crora vre i s le trimite i copii ale mesajului Numele i adresa persoanei creia vre i s le trimite i copii ale mesajului fr ca primitorii mesajului s tie c aceasta primete o copie. O scurt descriere a subiectului mesajului

Pai: Clic pe New Memo) Clic pe Address sau introduce i primul sau al doilea nume al persoanei n cmpul To) Clic n cmpul Subject sau apsa i tasta Tab pentru a trece de la un cmp la altul. Introduce i subiectul dorit) Clic n cmpul pentru text i scrieti mesajul Clic pe Send pentru a trimite mesajul. Not: Pentru a trimite un mail prin Internet tipri i simplu adresa de e-mail a utilizatorului (de ex. Andrei.Ene@fiveplus.ro) sau trimite i e-mailul folosind Address book.

Ataarea documentelor Utilizatorii pot ataa aproape orice tip de fiier la un mesaj de mail. Cnd destinatari primesc mesaje cu un fiier ataat, l pot vedea, deschide n aplica ia n care a fost creat sau s l salveze n alt loca ie (adic hard sau drive de re ea). Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapid2009 Ed.1 FivePlus Solutions [www.fiveplus.ro]

3

Selecta i op iunea meniul File.

Attach

din

Pai - Clic pe New Memo - Adresa i mesajul - Clic n cmpul pentru text - Clic pe iconul cu o agraf - Selecta i fiierul pe care dori i s-l ataa i - Clic pe Send

Cursorul mouse-ului trebuie s fie n cmpul de text al mesajului pentru a ataa un fiier sau mai multe. Dac cursorul se afl pe antet (to, cc, bcc, Subject) i ve i incerca s ataa i un fiier ve i primi un mesaj de eroare.

Mesajele care con in anexe au un icon cu o agraf pentru hrtie care apare n dreapta cmpului care con ine dimensiunea mesajului n view-ul de mail. Vizualizare documente ataate Pai - Dublu clic pe mesajul cu subiectul Ataare documente. - Dublu clic pe iconul documentului. Va aprea o caset de dialog cu mai multe op iuni: Open, Edit, View, Save. - Clic pe butonul View. Se va deschide o copie a documentului anexat n Notes Viewer. - nchide i Viewer-ul. - Din nou dublu clic pe iconul documentului. - Clic pe butonul Open. Microsoft Word (aplica ia n care a fost creat documentul) se va deschide i va aprea fiierul ataat. - nchide i Microsoft Word. - Clic pe butonul Save. Se va deschide o caset de dialog numit Save Attachment. - Salva i fiierul pe disc. - Clic pe Save. Salvare mail ca draft Utilizatorii pot salva draft-uri ale mailurilor pe care nu doresc nc s le trimit. Aceast posibilitate este necesar printre altele i n cazul n care ncepe i s scrie i un mesaj, dar ave i nevoie s aduna i mai multe informa ii pe care s le aduga i nainte de a-l trimite. O copie a acestui mesaj va fi plasat n folderul Drafts. Pentru a aduga informa ii suplimentare la document sau pentru a-l trimite deschide i folderul Drafts. Selecta i documentul care v intereseaz i da i dublu clic pentru a-l deschide i a face schimbrile necesare. Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapid2009 Ed.1 FivePlus Solutions [www.fiveplus.ro]

Butonul Edit se foloseste pentru a edita continutul unui fisier direct in aplicatia Lotus (se foloseste in special la lucrul in echipa, atasamentele aflandu-se intr-o aplicatie pe server)

4

Transmiterea mail-ului Butonul Delivery Options Mailul Notes v permite s specifica i o mare varietate de op iuni de transmitere pentru mesajele individuale. Cteva dintre op iunile de transmitere pot fi setate ca defaults pentru a minimiza necesitatea de a selecta frecvent op iunile utilizate pentru fiecare mesaj. n aceast tablet se definesc: importan a mesajului (normala sau mare), raportarea de primire i condi iile n care se face raportarea, prioritatea (normal, mare), op iuni de securitate, Mood_Stamp (o indica ie despre starea de spirit a expeditorului).

Pagina Advanced ofer i alte op iuni cum ar fi: livrarea nainte de o dat specificat, arhivarea dup data specificat etc.

Rspuns la mail Cnd primi i un mail pe platforma Notes, se poate ntmpla s ave i nevoie s rspunde i expeditorului bazat pe con inutul mesajului. Dect s crea i un nou mail, mai bine pute i rspunde direct expeditorului. Pentru a rspunde astfel exist cteva op iuni: Reply, Reply with History (va con ine i o copie a mesajului original), Reply to All, Reply to All with History Trimiterea mai departe a mail-ului Mail-ul pe care l primi i l pute i trimite mai departe la al i utilizatori. Trimiterea mai departe a mesajului este asemntoare cu efectuarea unor copii ale mesajului. Va trebui s introduce i numele i adresa persoanei creia i trimite i mesajul mai departe, subiectul mesajului i s aduga i orice comentariu care este necesar. Mesajul original este adugat comentariilor dvs. Not: Dac mesajul nu poate fi transmis mai departe unui alt destinatar, nseamn c mesajul a fost trimis avnd selectat op iunea Prevent Copying din Delivery Options. tergere mail Pentru a terge un mail, trebuie mai nti s l selecta i pentru tergere prin clic n bara de la stnga mesajului i apoi clic pe butonul Delete de pe bara de ac iuni sau apsa i tasta Delete de la tastatur. Dup clic pe butonul Delete, va aprea un icon cu un mic co alturi de orice mesaj selectat pentru tergere. Cnd utilizatorul prsete baza de date de mail, va aprea o caset cu un mesaj de tergere a documentelor selectate i scoatere permanent a acestora din baza de date.

Foldere Mailul Notes are un sistem de clasare care permite o organizare uoar a mailului. Stocarea mesajelor n foldere este un mod de a organiza mesaje care sunt nrudite unul cu cellalt. Utilizatorii pot crea foldere noi pentru a pstra mesajele suplimentar fa de stocarea lor n foldere Notes implicite. De asemenea pute i crea i subfoldere. Toate folderele din baza de date de mail sunt afiate n fereastra de navigare.

Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapid2009 Ed.1 FivePlus Solutions [www.fiveplus.ro]

5

Utilizatorul poate crea oricte foldere dorete. Utilizatorul poate selecta i muta unul sau mai multe mesaje deodat dintr-un folder n altul. Creare foldere Pai: Clic pe Folder Clic pe Create Folder Introduce i numele folderului Clic pe OK. Folderul va fi afiat n fereastra de navigare. Organizarea mail-ului n foldere Pute i muta n foldere un singur mesaj sau s selecta i mai multe mesaje pentru a le muta deodat.

Arhivare Arhivarea este un mod de a asigura baza de date de mail fa de tergere sau distrugere. Baza de date poate fi arhivat pe hard discul local sau n afar pe un server. Pai: Clic pe Actions Clic pe Archive Clic pe Archive Now Clic pe OK Clic pe Yes.

Odat ce baza de date a fost creat, ve i avea nevoie s muta i mesaje de pe serverul Domino n baza d-str de date stocat pe discul local. Pai: Selecta i documentul sau documentele pe care dori i s le arhiva i Not: Utiliza i bara lateral pentru a selecta mai multe documente Clic pe Actions Clic pe Archive Clic pe Selected Documents

Cutarea unei baze de date arhivate Pai: Clic pe Archive din fereastra de navigare din baza de date de mail.

Calendar Notes v ajut s v organiza i edin ele, ntlnirile, programele de proiect, apelurile telefonice. Notes dispune de un calendar i un sistem de urmrire a sarcinilor. n calendar se pot face urmtoarele nregistrri: Appointments (ntlniri) Reminders (Nu uita!) Events (Evenimente) Anniversaries (aniversri) Meeting Invitations nregistrare care are un timp de nceput i unul de sfrit. Pot fi repetitive n timp. nregistrri care amintesc utilizatorului diverse ac iuni. nregistrri care se pot ntinde pe una sau mai multe zile. nregistrri care amintesc utilizatorului date importante. nregistrri n care utilizatorul stabilete o ntlnire i invit i al i utilizatori.

Crearea rspunsului la un document de tip Meeting / Calendar Cnd primi i o invita ie la o ntlnire n folderul Inbox, ca participant pute i utiliza butonul Participant Actions: Acceptare invita ie (detalii vor fi adugate n calendar) Respingere invita ie Delegare invita ie Delegare invita ie unui alt utilizator Propunere unei alte ore emitentului invita iei Acceptare temporar a invita iei i nregistrare n calendar Pai: - Clic pe folderul Inbox. - Dublu clic pe mesaj. - Clic pe butonul Respond, Accept sau Decline.

Manual utilizare IBM Lotus Notes R8.5 Ghid rapid2009 Ed.1 FivePlus Solutions [www.fiveplus.ro]

6