manual de utilizare outlook 2003

Manual de utilizare Outlook 2003

Cuprins

CUM SE SETEAZĂ CONTUL DE E-MAIL LA PORNIRE CU VRĂJITORUL ......3

CUM SĂ COMPUI ŞI SĂ TRIMIŢI UN MESAJ NOU …………... ............................8

CUM SĂ TRIMIŢI UN E-MAIL LA MAI MULTE ADRESE DESTINAŢIE .............10

CUM SA PUI UN MESAJ ÎNTR-UN DIRECTOR DE MAIL EXISTENT................11

CUM SA CREEZI UN DIRECTOR OUTLOOK PENTRU E-MAIL-URI ................13

CUM SĂ CREEZI UN NOU MESAJ DE AVERTIZARE ÎNTÂLNIRE ...................15

CUM SA PROGRAMEZI O ŞEDINTĂ SAU O ÎNTÂLNIRE .................................19

CUM SĂ CREEZI UN CONTACT E-MAIL ............................................................21

CUM SE CREEAZĂ O LISTĂ DE DISTRIBUŢIE PENTRU UN GRUP DE MAILURI DESTINAŢIE .........................................................................................22

CUM SE CREEAZĂ O CERERE DE SARCINĂ ...................................................23

CUM SE CREEAZĂ O INTRARE ÎN JURNAL ....................................................24

CUM SE CREEAZĂ O NOTĂ OUTLOOK ............................................................25

CUM SE CREEAZĂ UN DOCUMENT OFFICE ....................................................27

CUM SE GĂSEŞTE LOCAŢIA FISIERULUI DE DATE OUTLOOK ....................28

CUM SE ADAUGA MAI MULTE CONTURI DE E-MAIL ÎN OUTLOOK ..............29

CUM SĂ CAUŢI MESAJELE E-MAIL CU AJUTORUL CUVINTELOR CHEIE ...33

CUM SĂ PRIMIŢI ŞI SĂ TRIMITEŢI MESAJE E-MAIL ........................................35

CUM SĂ RĂSPUNZI ŞI SĂ ADAUGI SEMNĂTURĂ LA UN E-MAIL ..................37

CUM SE FOLOSEŞTE LISTA DE MAILURI NEDORITE JUNK MAIL ................39

1

CUM SĂ GĂSIŢI PERSOANELE DIN CARTEA DE ADRESE ............................42

CUM SE CREAZĂ UN CALENDAR DE ÎNTÂLNIRI ............................................43

CUM SE CREAZĂ O INTRARE ÎN CALENDAR ..................................................45

CUM SĂ GASEŞTI PERSOANELE DIN LISTA DE CONTACTE ........................47

CUM SĂ VERIFICI O INTRARE EXISTENTĂ INLISTA DE ACTIVITĂŢI DIN SCURTĂTURA OUTLOOK ..................................................................................48

CUM SĂ VIZUALIZAŢI TOATE NOTIŢELE DIN SCURTĂTURA OUTLOOK .....51

CUM SĂ ADAUGI LISTA DE DIRECTOARE ÎN OUTLOOK ...............................53

CUM SE ATAŞEAZĂ DIFERITE FIŞIERE ÎN E-MAIL .........................................55

CUM SE ATAŞEAZĂ OBIECTE E-MAIL ÎN ALTE MESAJE E-MAIL ....................57

CUM SE EXPORTĂ INFORMAŢIILE OUTLOOK ÎNTR-UN FIŞIER ....................59

CUM SE SETEAZĂ PAGINA DE E-MAIL PENTRU PRINTARE .........................61

2

CUM SE SETEAZĂ CONTUL DE E-MAIL LA PORNIRE CU VRĂJITORULSetarea contului de Email la pornirea vrăjitorului

În acest manual veţi învăţa cum sa folosiţi programul de mail Outlook cât mai uşor şi mai eficient.

Veţi primi mesajul de bun venit aşa cum este afişat mai jos, când veţi rula Outlook 2003 pentru prima dată:

Startup Wizard vă dă posibilitatea să setaţi primul cont de mail cu ajutorul unui proces pas cu pas. Apăsaţi butonul 'Next' (înainte) pentru a continua.

4

Selectaţi 'Yes' pentru a configura un cont de E-mail în timpul acestui Wizard de iniţializare.

5

Majoritatea serverelor de email sunt POP3. Dacă nu sunteţi sigur în legătură cu tipul exact de mail server cu care lucrează contul dumneavoastră de Email, puteţi contacta Furnizorul dumneavoastră de internet (ISP) sau furnizorul serviciului de E-mail.

Apăsaţi butonul 'Next' (înainte) pentru a continua.

6

Pentru a seta contul dumneavoastră de e-mail trebuie să introduceţi setările contului de mail.Tastaţi Numele utilizator (User Name) şi adresa de mail (E-mail address) care va apărea în partea de sus a mesajului de mail ce va fi trimis celorlalte căsuţe de mail destinatar.În zona informaţiilor despre server Server Information, tastaţi adresa de primire si cea de plecare pentru serverul de mail. Majoritatea adreselor serverelor de mail sunt setate ca: 'mail.NumelePaginiiDumneavoastra.com' iar serverele de mail POP3 ca:'POP3.mail. NumelePaginiiDumneavoastra.com'. Verificaţi corectitudinea adreselor serverului de mail cu furnizorul serviciului.Tastaţi numele de autentificare în mail User Name şi parola Password care permite Outlook să primească sau să trimită mesajele dumneavoastră prin autentificare automată


7

Acum, contul dumneavoastră de mail a fost introdus cu succes în programul de Outlook.Apăsaţi butonul 'Finish' pentru a finaliza.

8

CUM SĂ COMPUI ŞI SĂ TRIMIŢI UN MESAJ NOUCompunerea şi trimiterea unui mesaj nou.

Pentru a compune si trimite un mesaj nou în Outlook, apăsaţi pe File din bara de meniuri, şi selectaţi 'New > Mail Message'.

Puteţi începe compunerea mesajului e-mail-ului dumneavoastră. Tastaţi adresele e-mail ale destinatarilor acestui mail, în câmpul 'To…' . Dacă doriţi să trimiteţi o copie a mesajului la o altă căsuţă de mail, va trebui să tastaţi cealaltă adresă de email în câmpul 'Cc…'.

Tastaţi subiectul mesajului, în câmpul 'Subject'.

9

puteţi să începeţi să compuneţi mesajul ca în poza de mai sus. Puteţi folosi uneltele pentru Text pentru a adăuga culori, a scrie înclinat sau îngroşat, sau să folosiţi alte opţiuni necesare sublinierii conţinutului dumneavoastră. După ce aţi compus mesajul mailului, apăsaţi butonul 'Send' ce se afla în partea de sus a ferestrei, pentru a trimite acest mesaj. Vă rog să verificaţi calculatorul să fie 'on-line' sau conectat la internet înainte de a trimite mesajul e-mail.

10

CUM SĂ TRIMIŢI UN E-MAIL LA MAI MULTE ADRESE DESTINAŢIETrimiterea mesajului E-mail la mai multe adrese destinaţie

Dacă doriţi să trimiteţi acest mesaj la mai mulţi destinatari, puteţi să apăsaţi pe butonul 'To…' din fereastra de compunere a mesajului e-mail.

Puteţi selecta e-mailurile sau alte destinaţii dintr-o listă, sau pur si simplu tastaţi adresele de e-mail în câmpul 'To…' al ferestrei de compunere a mesajului e-mail.De exemplu, pentru a trimite mesajele e-mail la mai multe adrese destinaţie, tastaţi prima adresă e-mail urmată de o a doua adresa e-mail. Toate adresele de mail trebuiesc separate între ele de caracterul ";".

Atenţie: 'Cc' este abrevierea de la carbon copy (copie la indigo). Adresele de mail ce se afla în ’CC’ sunt vizibile celorlalte adrese de e-mail destinatar.'Bcc' este abrevierea pentru blind carbon copy (copie la indigo ascunsă). Adresele de e-mail din 'Bcc' sunt invizibile celorlalte adrese de mail destinatar.

11

CUM SA PUI UN MESAJ ÎNTR-UN DIRECTOR DE MAIL EXISTENTPunerea unui mesaj într-un director de mail existent

Dacă aveţi un mesaj pe care doriţi să-l puneţi direct într-un director de mail deja existent, apăsaţi pe directorul dumneavoastră deja existent în zona de scurtături Outlook.Apoi, mergeţi la bara de meniu 'File' şi selectaţi 'New > Post In This Folder'

12

Veţi vedea apărând următoarea fereastră de afişare.Tastaţi mesajul dumneavoastră în câmpul pentru trimitere. Apăsaţi butonul 'Save' pentru a salva mesajul în directorul Outlook indicat. Închideţi fereastra după terminare.Mesajul salvat va apărea în lista directorului, aşa cum este afişat în poza de mai jos.Aceasta vă permite să salvaţi cotaţiile sau conversaţiile importante în interiorul programului Outlook.

13

CUM SA CREEZI UN DIRECTOR OUTLOOK PENTRU E-MAIL-URICrearea unui nou director Outlook pentru E-mailuri

Pentru a crea un nou director Outlook, selectaţi File > New > Folder…

Veţi avea posibilitatea să daţi un nume la noul dumneavoastră director. Tastaţi numele directorului şi apăsaţi butonul OK pentru a adăuga directorul în lista de directoare Outlook.

14

Programul Outlook vă va cere să-l salvaţi ca o scurtătură în interiorul barei Outlook.Aceasta caracteristică vă permite organizarea şi categorisirea mesajelor e-mail în directoarele corespunzătoare.

15

CUM SĂ CREEZI UN NOU MESAJ DE AVERTIZARE ÎNTÂLNIRECrearea unui mesaj nou de Întâlnire

Puteţi crea un mesaj nou de întâlnire şi să-l trimite-ţi la mai multe adrese destinatar. Apăsaţi pe File > New > Appointment

Puteţi introduce subiectul întâlnirii, puteţi indica locaţia, cât şi include detalii despre această întâlnire în interiorul căsuţei de compunere.

Stabilirea orei de întâlnire se va face astfel încât participanţii să fie informaţi despre oră prin intermediul programului Outlook..

16

Pentru a invita participanţii, apăsaţi pe butonul 'Invite Attendees…' aşa cum este arătat în ecranul de mai sus. Apoi, fereastra de compunere a întâlnirii, va adăuga câmpul 'To…' care vă permite să selectaţi emailurile participanţilor la această întâlnire.

17

După terminarea adăugării e-mailurilor participanţilor, apăsaţi butonul 'Send' pentru a trimite acest mesaj de întâlnire.De notat, caracteristica 'Reminder' (aducere aminte), poate fi activată, astfel încât Outlook să alerteze participanţii în intervalul perioadei de reamintire:

18

CUM SA PROGRAMEZI O ŞEDINTĂ SAU O ÎNTÂLNIREProgramarea unei şedinţe sau unei întâlniri

Puteţi trimite cerere de şedinţă la mai multe adrese e-mail destinaţie. Apăsaţi pe File > New > Meeting Request

Apăsaţi pe butonul 'Scheduling' din fereastra de compunere a şedinţei.

20

După ce aţi compus conţinutul cererii de şedinţă , puteţi ajusta programarea şedinţei şi puteţi trimite cererea de şedinţă la adresele de mail ale destinatarilor.

21

CUM SĂ CREEZI UN CONTACT E-MAILCrearea unui contact e-mail

Puteţi crea un contact e-mail în Outlook astfel încât informaţiile e-mail să poată fi accesate rapid în momentul compunerii mesajului e-mail şi să fie trimise destinatarilor din lista de contacte.Apăsaţi pe File > New > Contact şi va apărea această fereastră de contact:

Tipăriţi numele complet (Full Name) al persoanei de contact, de asemenea titulatura postului (Job Title), numele companiei (Company name), adresa (address), numerele de telefon, etc.Salvaţi şi închideţi (Save and close) această fereastră de contact, după completare. Acest lucru va salva informaţiile noi în lista de contacte Outlook.

22

CUM SE CREEAZĂ O LISTĂ DE DISTRIBUŢIE PENTRU UN GRUP DE MAILURI DESTINAŢIECrearea unei liste de distribuţie pentru un grup de mailuri destinaţie.

Puteţi crea o listă de distribuţie, care să reprezinte o colecţie de contacte, astfel încât să puteţi trimite cu uşurinţă mesaje unui grup de persoane.Apăsaţi pe File > New > Distribution List

Apăsaţi pe butonul 'Select Members…'. Selectaţi grupul de membrii ce urmează a fi adăugaţi la această nouă listă de distribuţie.Tastaţi un nume pentru lista de distribuţie. Save and close (Salvaţi şi închideţi) fereastra.

23

CUM SE CREEAZĂ O CERERE DE SARCINĂCrearea unei cereri de sarcină

Puteţi crea o sarcină astfel încât să puteţi urmări personalul sau persoana desemnată să facă treaba, până la terminarea acesteia.Pentru a crea o cerere de sarcină şi pentru a anunţa grupul de destinatari care au legătură cu aceasta, apăsaţi File > New > Task Request

Selectaţi emailurile destinatar de la butonul 'To…' . Tastaţi subiectul sarcinii şi conţinutul acesteia. Puteţi seta data de început (start date) şi data de încheiere (due date) specifice acestei operaţii. Indicaţi dacă această sarcină are prioritate mică ('Low'), normală ('Normal') sau ridicată ('High') în câmpul Priority.După terminare, apăsaţi butonul 'Send' pentru a trimite cererea sarcinii destinatarilor.

24

CUM SE CREEAZĂ O INTRARE ÎN JURNAL Crearea unei intrări în jurnal

Puteţi crea o intrare în jurnal ca şi o scurtătură la activitatea care a fost înregistrată. Apăsaţi pe File > New > Journal Entry

Puteţi tasta subiectul acestei noi intrări în jurnal, şi să specificaţi tipul acestei intrări în jurnal selectând din căsuţa listă ’Entry type’.Puteţi seta ora de început si durata acestei înregistrări. Tastaţi mesajul. Salvaţi şi închideţi această fereastră.

25

CUM SE CREEAZĂ O NOTĂ OUTLOOKCrearea unei note în Outlook

Puteţi folosi Note notaţiile pentru a marca orice mesaje doriţi, cum ar fi idei, avertizarea şedinţelor, marcări, etc. Nu trebuie să închideţi notele în timp ce lucraţi la alte operaţiuni ale calculatorului. Vor rămâne pe ecran până când va fi închis.Pentru a crea o notă Outlook, apăsaţi File > New > Note

Puteţi tasta mesajul pe nota care va include ora creării. Apăsaţi butonul 'X' pentru a închide fereastra de notă dacă nu o doriţi pe ecran.În orice caz, toate notele dumneavoastră, vor fi salvate în directorul de note din bara Outlook bar. Puteţi să deschideţi nota din directorul Note oricând.

26

CUM SE CREEAZĂ UN DOCUMENT OFFICECrearea de documente Office

Puteţi crea documente Office în Outlook, cum ar fi, documente Excel, Word, Power Point, etc.

Aceasta vă asigură uşurinţă în accesarea celorlalte programe Office din Outlook. Asiguraţi-vă că aveţi instalate programele Office în windows-ul dumneavoastră.Documentele dumneavoastră Office pot fi trimise adreselor de e-mail destinaţie prin intermediul programului de mail Outlook.

28

CUM SE GĂSEŞTE LOCAŢIA FIŞIERULUI DE DATE OUTLOOKGăsirea locaţiei unde se află fişierul de date Outlook

Din când în când este nevoie să se salveze fişierului de date pentru Outlook.Pentru a verifica unde este salvat fişierul de date pentru Outlook, apăsaţi File > Data File Management

Selectaţi numele fişierului de date, apăsaţi pe butonul 'Settings…' pentru a verifica numele exact al fişierului de date Outlook şi locaţia acestuia în calculatorul dumneavoastră.

29

CUM SE ADAUGA MAI MULTE CONTURI DE E-MAIL ÎN OUTLOOKAdăugarea mai multor conturi de E-mail în Outlook

Majoritatea utilizatorilor de e-mail au mai mult de un cont e-mail pe diferite servere de mail.Cu toate acestea, mai multe conturi e-mail pot fi verificate în acelaşi timp în programul de mail Outlook. Selectaţi File > Tools > E-mail Accounts…

Veţi vedea conturile de E-mail afişate în lista din fereastra de mai jos.Pentru a configura un alt cont de e-mail ca şi cont de e-mail implicit, selectaţi un alt email şi apăsaţi pe butonul 'Set as Default' (setaţi ca implicit). Această modificare va fi actualizată imediat după ce aţi apăsat butonul 'Finish'.Pentru a şterge orice cont de e-mail nedorit, este suficient să-l selectaţi şi să apăsaţi butonul 'Remove'.Pentru a modifica setările existente pentru un cont de e-mail, selectaţi-l şi apăsaţi pe butonul 'Change…' pentru a-l modifica.

30

Dacă aveţi mai multe conturi de e-mail ce doriţi să le adăugaţi în Outlook, apăsaţi pe butonul 'Add…'.

31

Majoritatea serverelor de email sunt POP3. Dacă nu sunteţi sigur în legătură cu tipul exact de mail server cu care lucrează contul dumneavoastră de Email, puteţi contacta Furnizorul dumneavoastră de internet (ISP) sau furnizorul serviciului de e-mail.


32

Pentru a seta contul dumneavoastră de e-mail trebuie să introduceţi setările contului de mail.Tastaţi Numele utilizator (User Name) şi adresa de mail (E-mail address) care va apărea în partea de sus a mesajului de mail ce va fi trimis celorlalte căsuţe de mail destinatar.În zona informaţiilor despre server Server Information, tastaţi adresa de primire si cea de plecare pentru serverul de mail. Majoritatea adreselor serverelor de mail sunt setate ca: 'mail.NumelePaginiiDumneavoastra.com' iar serverele de mail POP3 ca:'POP3.mail. NumelePaginiiDumneavoastra.com'. Verificaţi corectitudinea adreselor serverului de mail cu furnizorul serviciului.Tastaţi numele de autentificare în mail User Name şi parola Password care permite Outlook să primească sau să trimită mesajele dumneavoastră prin autentificare automată

Apăsaţi butonul 'Next' (înainte) pentru a termina de adăugat noul cont de e-mail în Outlook. Pentru a adăuga un alt cont de mail, repetaţi procedura prezentată mai sus.

33

CUM SĂ CAUŢI MESAJELE E-MAIL CU AJUTORUL CUVINTELOR CHEIECăutarea mesajelor E-mail cu ajutorul cuvintelor cheie

Funcţia de căutare cu ajutorul cuvintelor cheie este disponibilă în Outlook.Apăsaţi mai întâi pe un anumit director din bara Outlook. Apăsaţi pe File > Tools > Advanced Find…

Tastaţi cuvintele cheie, şi specificaţi în care câmp cuvintele cheie ar trebui să se regăsească. Apăsaţi pe butonul 'Find Now' pentru a porni căutarea cuvintelor cheie.De reţinut, că aceasta căutare se va face numai în directorul selectat în bara Outlook

Pentru o căutare rapidă, apăsaţi File > Tools > Find.

34

Tastaţi cuvântul cheie în câmpul 'Look for'. Selectaţi directoarele în care se doreşte să fie făcută căutarea. Apăsaţi butonul 'Find Now' pentru a începe căutarea cuvintelor cheie.Rezultatul căutării va fi afişat în fereastra de afişare rezultate căutare.

36

CUM SĂ PRIMIŢI ŞI SĂ TRIMITEŢI MESAJE E-MAILTrimiterea şi primirea mesajelor E-mail.

Puteţi verifica şi trimite toate mesajele de pe unul sau mai multe conturi de e-mail.

Uneori doriţi să compuneţi sau să răspundeţi la e-mailuri fără a fi conectat la Internet (off-line). Pentru a trimite toate mesajele care se află în Outlook Outbox, apăsaţi pe 'Send All' din meniul Tools Send/Receive. Verificaţi conectivitatea la internet înainte de a trimite e-mailurile 'on-line'.

Pentru a verifica e-mailurile pentru un anumit cont de e-mail, este suficient să selectaţi contul de mail din meniu. Veţi vedea un mesaj de descărcare, ce indică numărul şi procentul de emailuri recepţionate de la serverul de mail.

37

Lista de mailuri descărcate va fi afişată în Inbox-ul dumneavoastră imediat.

38

CUM SĂ RĂSPUNZI ŞI SĂ ADAUGI SEMNĂTURĂ LA UN E-MAILRăspunsul şi adăugarea semnăturii la un E-mail

Puteţi selecta orice mesaj e-mail din directoarele Outlook şi să-i da-ţi răspuns. După ce aţi selectat un mesaj e-mail, apăsaţi pe Actions > Reply

Puteţi tasta mesajul în căsuţa mesajului. De reţinut că mesajul original este de asemenea ataşat, ceea ce-l va face vizibil destinatarului(rilor).După ce aţi terminat de scris mesajul de răspuns, apăsaţi butonul 'Send' pentru a-l trimite.

Text şi/sau poze pot fi adăugate automat la sfârşitul mesajului ce urmează a fi trimis. Numim asta, semnătură 'Signature'.Dacă doriţi să adăugaţi semnătură 'Signature' la mesajul dumneavoastră, apăsaţi pe Insert > Signature > More…

39

Tastaţi textul ce reprezintă semnătura în căsuţa de text, şi apăsaţi 'Finish'. Acest lucru va face ca semnătura text să fie inclusă în mesajul dumneavoastră ce urmează a fi trimis.

Un contact poate fi salvat ca vCard pentru a fi trimis împreună cu mesajul e-mail. Pentru a adăuga un business card (sau vCard) la sfârşitul mesajului, puteţi apăsa pe butonul 'New vCard from Contact…' :

Apăsaţi butonul 'OK' pentru a adăuga vCard-ul sau contactul, la sfârşitul mesajului e-mail.

40

CUM SE FOLOSEŞTE LISTA DE MAILURI NEDORITE JUNK MAILFolosirea listei de mailuri nedorite ’Junk Mail’

Mai întâi trebuie să activaţi opţiunea ’Junk E-mail’. Mergeţi la Organize în meniul 'Tools'.

Trebuie să creaţi o regulă pentru a filtra mailurile nedorite ’junk e-mails’.Stabiliţi dacă doriţi să mutaţi mesajele noi, primite/trimise de la o anumită adresă de mail într-un anumit director din interiorul grilei Outlook.Apăsaţi pe butonul 'Create' pentru a crea o nouă regulă de filtrare.Dacă doriţi să creaţi cu uşurinţă mai multe filtre pentru mailurile nedorite, puteţi apăsa pe butonul 'Rules Wizard' şi să urmaţi instrucţiunile pentru a adăuga mai multe reguli pentru adresele de mail specificate.

Apoi trebuie să activaţi regulile de filtrare 'turn on':

41

Apăsaţi pe legătura 'Junk E-mail'. Apoi apăsaţi pe butoanele 'Turn On' pentru a activa regulile filtrului.

Apoi apăsaţi pe butonul 'X' pentru a închide fereastra Organize.

Dacă aţi primit orice mail nedorit, şi doriţi sa-l adăugaţi la lista de mailuri nedorite(Junk Mail list), selectaţi mesajul e-mail şi apăsaţi pe Actions > Junk E-mail > Add to Junk Senders List

42

CUM SĂ GĂSIŢI PERSOANELE DIN CARTEA DE ADRESEGăsirea persoanelor din Address Book

Address book este disponibil în Outlook şi puteţi căuta după informaţii în legătură cu persoanele introduse, prin intermediul funcţiei sale de căutare.Apăsaţi pe Tools > Address Book

Tastaţi numele (Name) pe care doriţi sa-l căutaţi. Puteţi să faceţi Dublu-click pe lista de răspuns pentru a afla mai multe informaţii despre acest contact.

44

CUM SE CREAZĂ UN CALENDAR DE ÎNTÂLNIRICrearea unei întâlniri în calendar

Puteţi folosi calendarul în Outlook pentru urmări activităţile yilnice cât mai eficient. Apăsaţi pe butonul 'Calendar' din bara Outlook:

Puteţi crea o întâlnire la o anumită oră apăsând pe tabelul orar.

45

Tastaţi subiectul întâlnirii. Indicaţi ora de început si ora de sfârşit.Puteţi de asemenea să adăugaţi measj la acestă întâlnire. Apăsaţi pe butonl ’Save and close’ pentru a inchide şi a salva fereastra întâlnirii.

46

CUM SE CREAZĂ O SARCINĂ ÎN CALENDARCrearea unei sarcini în calendar

Puteţi avea multe lucruri ce trebuiesc făcute într-o zi de lucru.Pentru a organiza aceste sarcini în mod eficient, puteţi face dublu-click pe Task Pad panoul de sarcini pentru a adăuga o nouă sarcină pentru acea zi în interiorul calendarului.

Tastaţi subiectul sarcinii în câmpul ’Subject’. Puteţi schimba de asemenea datele de început şi de sfârşit (due and start dates) din campurile specifice. Puteţi stabili nivelul de prioritate pentru această sarcină High(ridicată), Normal(normală) sau Low(scăzută).

Puteţi adăuga mai multe sarcini în panoul de sarcini. În cazul în care aveţi nevoie de un avertizor pentru orice sarcină specifică, este suficient să bifaţi cutiuţa Reminder.

Pentru a arăta că o anumită sarcină a fost îndeplinită, puteţi adăuga 'strikethrough' la lista de sarcini bifând căsuţa din dreptul fiecărei sarcini.:

47

CUM SĂ GASEŞTI PERSOANELE DIN LISTA DE CONTACTEGăsirea unei persoane în lista de contacte

Butonul Contacts din bara Outlook asigură uşurinţă în cătarea unui contact deja existent în lista de contacte. Apăsaţi pe butonul Contacts pentru a vizualiza lista:

Facând dublu-click pe un anumit nume din listă, vă vor fi afişate informaţiile detaliate despre respectivul contact. Puteţi de asemenea să apăsaţi pe unul din butoanele numerice sau alfanumerice din banda din partea dreaptă, pentru a afişa lista de contacte existente pentru acel caracter.

49

CUM SĂ VERIFICI O INTRARE EXISTENTĂ INLISTA DE ACTIVITĂŢI DIN SCURTĂTURA OUTLOOKCăutarea unei sarcini existente în Outlook

Butonul Tasks din bara Outlook asigură posibilitatea de a verifica, cu uşurinţă lista de sarcini existente.Apăsaţi o dată pe butonulTasks pentru a vizualiza lista de sarcini existente:

Pentru a vizualiza o anumită sarcină, faceţi dublu-click pe numele subiectului pentru a afişa detaliile:

50

Pentru a şterge o sarcină nedorită, faceţi click dreapta pe iconiţa sarcinii respective şi selectaţi 'Delete' pentru a o sţerge:

51

CUM SĂ VIZUALIZAŢI TOATE NOTIŢELE DIN SCURTĂTURA OUTLOOKVizualizarea tuturor notiţelor din Outlook Shortcut

Toate notiţele existente, sunt salvate în directorul Notes din bara Outook.Apăsaţi pe butonul Notes pentru a le vizualiza pe toate:

Pentru a crea o notiţă nouă, este suficient să apăsaţi pe butonul 'New' din bara de meniu.Pentru a şterge o notă nedorită din lista de notiţe, faceţi click-dreapta pe nota respectivă şi selectaţi 'Delete' pentru a o şterge:

53

CUM SĂ ADAUGI LISTA DE DIRECTOARE ÎN OUTLOOKAdăugarea unei liste de directoare în Outlook

Este posibil să aveţi nevoie să creaţi mai multe directoare în programul dumneavoastră Outlook.Pentru a vedea lista de directoare direct în Outlook, puteţi selecta View > Folder List

Lista de directoare va fi afişată direct în fereastra principală Outlook:

55

Cu ajutorul ’Folder List’, puteţi verifica numărul exact de mesaje aflate în fiecare director de mail. Puteţi să mutaţi e-mailurile din inbox în directorul dorit foarte uşor prin metoda ’drag and drop’ trage şi dă-i drumul – se selectează cu mouse-ul mesajul dorit, şi având apasat butonul stânga, se duce pana deasupra directorului dorit. Se eliberează butonul stânga al mouse-ului iar mesajul este mutat.

56

CUM SE ATAŞEAZĂ DIFERITE FIŞIERE ÎN E-MAILAtaşarea diferitelor fişiere în e-mail

Puteţi ataşa diferite fişiere în e-mailurile ce doriţi să le trimiteţi.În fereastra de compunere a mesajului, selectaţi Insert > File…

Selectaţi un fişier şi apăsaţi butonul 'Insert' pentru a-l ataşa la mesaj:

57

Pentru a ataşa un alt fişier, este suficient să repetaţi procedura de mai sus. După terminarea mesajului, apăsaţi butonul 'Send' pentru a trimite acest e-mail. Deoarece mesajul e-mail conţine ataşamente, va dura puţin mai mult până când acestea vor fi încărcate în serverul dumneavoastra de e-mail şi pana când vor fi trimise.

58

CUM SE ATAŞEAZĂ OBIECTE E-MAIL ÎN ALTE MESAJE E-MAILAtaşarea unui obiect E-mail la un mesaj e-mail

Puteţi ataşa la mesajul pe care doriţi sa-l trimiteţi şi alte obiecte, cum ar fi e-mailuri.

În fereastra de compunere a mesajului,apăsaţi pe Insert > Item…

Selectaţi un obiect din directoarele Outlook folders, cum ar fi un mesaj email existent, ce urmează a fi ataşat acestui mesaj.

De reţinut că puteţi alege să introduceţi e-mailul ca Text sau Attachment (ca ataşament). Dacă un obiect este introdus ca Text, destinatarul va putea să citescă obiectul ataşat direct din mesajul de mail. Dacă este introdus ca şi ataşament, destinatarul, va trebui să facă dublu-click pe obiectul ataşat în mesajul primit, pentru a-l deschide şi citi.

59

Puteţi vizualiza că obiectul e-mail a fost ataşat acestui mesaj. Puteţi apăsa butonul 'Send' pentru a-l trimite adreselor de email destinaţie.

60

CUM SE EXPORTĂ INFORMAŢIILE OUTLOOK ÎNTR-UN FIŞIERSalvarea informaţiilor Outlook într-un fişier

Puteţi salva (exporta) informaţiile Outlook într-un fişier, pentru a le putea utiliza în alte programe.

Apăsaţi File > Import and Export…

În ’Import and Export Wizard’, selectaţi opţiunea 'Export to a file':

Apăsaţi 'Next' pentru a continua.

Puteţi alege să exportaţi informaţiile Outlook în formatele ’Comma Separate Value’, dbase, Access sau alte formate:

61

Fişierul exportat va putea fi accesat cu ajutorul programelor ce au fost selectate.

62

CUM SE SETEAZĂ PAGINA DE E-MAIL PENTRU IMPRIMARESetarea paginii pentru imprimare.

Puteţi imprima lista de e-mail în diferite formate. Înainte de imprimare, va trebui setată pagina. Apăsaţi File > Page Setup > Table Style

Puteţi seta Format (formatul), Paper(Hârtia) şi Header/Footer(antetul si subsolul) paginii de mail ce urmează a fi imprimată:

63

Puteţi modifica ’Fonts’ dimensiunea si tipul caracterelor, şi alte setări, de asemenea puteţi seta cum să arate antetul si subsolul paginii ce urmează a fi printată:

64

Ieşirea pe imprimantă va fi de felul următor:

65

manual de utilizare outlook 2003

Documents