SOLON.G

1

Acest produs a fost creat într-un mediu de calitate a managementului ISO 9001:2000 sub îndrumarea Bureau Veritas Certification cu certificatul 212182.

SOLON.G Program informatic de evidenta a stocurilor unei societati comerciale

MANUAL DE UTILIZARE MultiSoft SRL

Constanţa, Str. Trandafirului 13A, 900205 http://www.multisoft.ro mailto:multisoft@multisoft.ro Tel: +40-(0)241-61.52.11, Fax: +40-(0)241-54.80.08 Notă: producătorul poate schimba modul de operare fără a specifica în mod clar acest lucru. Prin acest manual producătorul nu doreşte decât să stabilească un mod de operare general valabil pentru produsele software din suita solon. multisoft® si solon® sunt mărci înregistrate ale MultiSoft SRL Constanţa. Microsoft® şi Windows® sunt mărci înregistrate ale Microsoft Corporation.

SOLON.G

2

Cuprins:

Capitolul 1. Prezentare. .................................................................................................................. 3

Facilitati .......................................................................................................................................... 3

Capitolul 2. Operare Solon.G .......................................................................................................... 4

2.1 Nomenclatoare .............................................................................................................................. 6 2.1.1 Nomenclator parteneri ................................................................................................................ 6 2.1.2 Nomenclator gestionari ............................................................................................................... 9 2.1.3 Gestiuni ...................................................................................................................................... 10 2.1.4 Produse ...................................................................................................................................... 12 2.1.5 Retete........................................................................................................................................15 2.1.6 Politici de numere de document ............................................................................................... 18

2.2 Documente .................................................................................................................................. 19 2.2.1 Nir la pret de achizitie ................................................................................................................ 19 2.2.2 Bon de consum .......................................................................................................................... 26 2.2.3 Avize de transfer........................................................................................................................28 2.2.5 Bon de transfer .......................................................................................................................... 31

2.2.6 Inventare...................................................................................................................................31 2.3 Retail ........................................................................................................................................... 34

2.3.1 Nir la pret de raft ....................................................................................................................... 34 2.3.2 Schimbare de pret ...................................................................................................................... 35 2.3.2 Bon de consum .......................................................................................................................... 36 2.3.3 Aviz de transfer .......................................................................................................................... 37 2.3.4 Proces verbal de transformare ................................................................................................. 37 2.3.5 Liste de magazin ......................................................................................................................... 37

2.4 Liste ............................................................................................................................................. 38 2.5 Solon.R..............................................................................................................................................39 2.5.1 Nomenclator Solon.R (Restaurant)................................................................................... ……..39 2.5.2 Preluare PLU(vanzari) din Solon.R si descarcare de gestiune...................................................41 2.5.3 Anulare preluare PLU(vanzari) din Solon.R...............................................................................42 2.5.4 Lista descarcare PLU(vanzari) ....................................................................................………...….43 2.5.5 Preluare PLU(vanzari) din Solon.H (Hotel)................................................................................ 44

SOLON.G

3

Capitolul 1. Prezentare.

Solon.G este un program informatic cu ajutorul caruia se tine evidenta stocurilor Este construit cu cele mai moderne tehnici vizuale si are ca baza de date sistemul de baze de date

SQL Server de la Microsoft.

Facilitati Permite lucrul cu mai multe tipuri de documente (Avize de insotire a marfii, Bonuri de consum, Nir-

uri, Procese verbale de transformare etc)

Permite introducerea de plaje de numere. Fiecare tip de document se poate atasa unei serii de numere.

Virtual, Solon.G se poate „lega” la orice program cu orice baza de date pentru a importa date si, eventual, a exporta documentele emise.

Se pot emite diverse rapoarte. Functioneaza nativ intr-o retea de tip Windows. Se upgradeaza automat printr-o legatura de tip Internet.

SOLON.G

4

Capitolul 2. Operare Solon.G

Pentru deschiderea programului se va da dublu-click pe iconita- shortcut de pe desktop . Operatorul se va loga cu un nume de utlizator si o parola prestabilite. Aplicatia Solon.G se deschide cu dublu-click (Fig.1). Dupa deschiderea aplicaţiei se selecteaza luna de operare,respectiv ,firma si se apasa butonul “Selectie firma/luna” (Fig.3,Fig.4).

Fig.1 Deschiderea aplicatiei Solon.G

SOLON.G

5

Fig.2 Fereastra de operare solon.G

Fig.3 Selectie luna

SOLON.G

6

Fig.4 Selectie firma/luna

2.1 Nomenclatoare

2.1.1 Nomenclator parteneri Nomenclatorul de parteneri cuprinde toţi partenerii introdusi in baza de date.

2.1.1.1 Cautarea unui partener Un partener poate fi cautat dupa mai multe criterii:

- tip (1. terti clienti sau furnizori, 2. centre de cost sau 3. persoane fizice) - denumire - cod fiscal - prescurtare

Prin apasarea butonului “Refresh” sunt afisati toti partenerii care indeplinesc cerintele de cautare introduse (Fig. 5)

SOLON.G

7

Fig.5 Cautarea unui partener in nomenclatorul de produse

2.1.1.2 Adaugarea unui partener nou Adaugarea unui partener se face de la butonul “Adauga” ( Fig.5). In fereastra deschisa se introduc toate datele referitoare la client sau se va completa C.I.F-ul , se va da click pe "CIF OK-click pt auto!", pentru completarea automata a datelor si se apasa pe butonul "Adauga" (Fig.6).

SOLON.G

8

Fig.6 Adaugare partener

2.1.1.3 Modificarea datelor unui partener Pentru modificarea datelor unui partener se selecteaza partenerul respectiv si se apasa butonul “Modifica”. In fereastra deschisa se opereaza modificarile dorite si se apasa “Modifica”.

Pentru a inchide nomenclatorul de parteneri se apasa “Renunta”.

2.1.2 Nomenclator gestionari Pentru a adauga un nou gestionar primul pas este introducerea gestionarului in nomenclatorul de parteneri completand numele si prenumele la denumire si codul numeric personal la Cod fiscal. La “Tip partener” se alege "Persoane fizice". In fereastra “Nomenclator gestionari” (Fig.7) se apasa butonul “Adaug” care va deschide fereastra de nomenclator parteneri . Se selecteaza numele gestionarului si se apasa butonul “Selecteaza” care va adauga persoana selectata in nomenclatorul de gestionari . Pentru a sterge un gestionar se apasa butonul “Sterg” iar pentru a inchide nomenclatorul de gestionari se apasa butonul “Gata”.

SOLON.G

9

Fig.7 Nomenclatorul de gestionari

2.1.3 Gestiuni Pentru a introduce o gestiune se apasa butonul “Adauga gestiune”(Fig.8). Se completeaza codul si denumirea gestiunii, se alege tipul de descarcare ,tipul de grupare,adresa (Fig.9). La tipul de gestiune se alege LA PRET DE RAFT pentru gestiunile unde evidenta stocului se tine la pret de raft (magazine) si ACHIZITIE pentru gestiunile unde evidenta stocului se tine la pret de intrare (depozite). Gruparea gestiunilor se face in general dupa tip (depozite sau magazine). Bifa ”face nir automat” inseamna ca programul va genera un nir de fiecare data cand se va face un transfer catre aceasta gestiune iar bifa “face schimbare de pret automata” se foloseste petru gestiunile la pret de raft si inseamna ca atunci cand se intocmeste un nir si se stabileste un nou pret de vanzare pentru un anume produs, pretul de vanzare nou stabilit se va aplica si stocului existent printr-o schimbare de pret. Dupa completarea tuturor datelor despre gestiune se apasa butonul "Adauga "(Fig.9).

SOLON.G

10

Fig.8 Nomenclatorul de gestiuni

Fig.9 Introducerea unei gestiuni

SOLON.G

11

Pentru a modifica o gestiune deja introdusa se apasa “Modifica gestiunea” si pentru a sterge o gestiune se apasa butonul “Sterge gestiunea”. O gestiune poate fi stearsa doar daca nu exista operatii (intrari, iesiri) si daca nu are stabilita o politica de alocare a numerelor de documente .

De la butonul “Gestionari” se stabileste unul sau mai multi gestionari pentru fiecare gestiune(Fig.8). Daca atasam un singur gestionar unei gestiuni in momentul intocmirii documentelor gestionarul este completat automat, iar daca gestiunea are atasati 2 sau mai multi gestionari in momentul intocmirii unui document trebuie selectat si gestionarul dorit. De la butonul “Adauga gestionar” se ataseaza un nou gestionar gestiunii respective(Fig 10). Se completeaza data de la care gestionarul intra in functie iar data de sfarsit se poate lasa necompletata si se apasa pe "Adauga".De la butonul “Modifica gestionar” se poate scoate din functie un gestionar completand data de incetare.

Fig.10 Stabilirea gestionarilor pentru o gestiune

2.1.4 Produse Nomenclatorul de produse cuprinde toate produsele si serviciile comercializate.

2.1.4.1 Cautarea unui produs Un produs poate fi cautat dupa diferite criterii de filtrare,in functie de tipul de gestiune utilizat,afisate in partea de sus a ferestrei (Fig.11): tip,cod produs,denumire,cod de bare ( in cazul produselor folosite in gestiunea la pret de raft). Se completeaza criteriul de cautare si se apasa “Refresh”, rezultand o lista cu toate produsele care corespund criteriilor de cautare introduse. Bifa “Vizualizeaza stocuri” afiseaza pentru fiecare produs din lista rezultata si stocul existent in fiecare gestiune, bifa “Cantaribile” va duce la afisarea doar a produselor cantaribile (acolo unde este cazul) iar bifa ”Doar produsele cu stoc”/"Produse fara stoc"/"Produse indiferent de stoc" va duce la afisarea doar a produselor care corespund criteriilor de cautare.

SOLON.G

12

Fig.11 Cautarea unui produs

2.1.4.2 Adaugarea unui produs Adaugarea unui produs se face de la butonul “Adauga produs”. In fereastra deschisa se completeaza toate datele referitoare la produs si se apasa “Adauga” (Fig.12):

- cod produs : poate fii introdus manual sau generat automat de sistem - furnizor: se alege furnizorul doar daca produsul respectiv va fi achizitionat de la un singur furnizor,

in caz contrar se poate lasa necompletat

SOLON.G

13

- denumirea: se alege o denumire cat mai detaliata pentru a se diferentia de celelalte produse similare

- unitatea de masura: se alege dupa caz buc, kg etc. - tip cota TVA: se alege cota de tva A 19% sau dupa caz 0 sau 9%. - cont contabil implicit: se alege contul de marfa - datele auxiliare despre produs se completeaza doar acolo unde este cazul - bifa “se trimite la cantare Bizerba” se pune atunci cand produsul este cantaribil si se doreste

trimiterea catre cantare a informatiilor despre produs ( denumire, cod produs, pret ) - bifa “disponibil la vanzare in posICS” este pusa automat si se scoate doar in cazul in care se doreste

ca produsul respectiv sa nu fie disponibil la vanzare in programul de vanzare.

Fig.12 Adaugarea unui produs nou

2.1.4.3 Adaugarea unui serviciu La adaugarea unui serviciu, in plus fata de datele completate la introducerea unui produs, se pune bifa “Serviciu” . Daca se doreste stabilirea unui pret de vanzare pentru serviciul respectiv se bifeaza “Are pret de vanzare?” si se introduce pretul dorit in casuta aferenta (Fig.11).

SOLON.G

14

2.1.4.4 Modificarea unui produs sau serviciu Pentru modificarea unui produs,se selecteaza produsul dorit si se apasa butonul “Modifica produs” (Fig.11). In fereastra deschisa se opereaza modificarile (inclusiv preturile pentru servicii acolo unde este cazul) si se apasa butonul “Modifica”.

2.1.5 Retete In fereastra deschisa,apasand butonul "Refresh",rezulta o lista cu toate retetele existente in acel moment(Fig.13). Prin completarea filtrelor de cautare din partea de sus a ferestrei ( exemplu: in filtrul Denumire se poate introduce denumirea completa sau partiala), vor fi afisate toate retetele care corespund criteriului completat. O reteta poate fi stearsa sau modificata prin selectarea acesteia si apasarea pe butonul "Sterge" respectiv, "Modifica".

Fig.13 Nomenclatorul de retete Continutul unei retete poate fi vizualizat prin selectarea cu dublu-click a acesteia sau prin apasarea butonului "Continut reteta" (Fig.14). Cantitatea unui produs din reteta poate fi modificata prin selectarea produsului si apasarea pe butonul "Modifica". Butonul "Sterge" permite stergerea unui produs din continutul retetei iar butonul "Adauga", adaugarea unui alt produs in continut, cu cantitatea aferenta.

SOLON.G

15

Fig.14 Continut reteta

Pentru introducerea unei retete se apasa butonul ”Adauga” (Fig.13). In fereastra care se deschide,(Fig.15)se va completa antetul retetei cu toate informatiile necesare. Se selecteaza gestiunea pe care se doreste adaugarea retetei,codul retetei este generat automat ,se completeaza denumirea,gramajul produsului finit (acest lucru este optional,informatia nu influenteaza descarcarea de gestiune fiind una doar de afisaj,pe retetarul listat). Se completeaza numarul de unitati,acesta insemnand numarul de portii pentru care exista continutul retetei. Se selecteaza cota de tva,contul contabil si se apasa "Salveaza".

SOLON.G

16

Fig.15 Adaugarea unei retete

Pentru a introduce continutul unei retete (Fig.16) ,se apasa pe "Adauga" iar in fereastra deschisa se completeaza denumirea produsului ,cantitatea si se salveaza. Aceasta fereastra ramane deschisa pana la terminarea introducerii tuturor produselor in reteta dupa care se apasa "Renunta" si "Gata".

Fig.16 Introducerea produselor in reteta

SOLON.G

17

2.1.7 Politici de numere de document Pentru fiecare gestiune si pentru fiecare tip de document in parte trebuie stabilita o politica de numere de document astfel(Fig.17):

- se alege gestiunea si tipul documentului pentru care se stabileste politica de numerotare - daca la username se alege “toti userii” atunci pentru gestiunea si tipul de document selectate se

va atribui o singura plaja de numere indiferent de utilizatorul care intocmeste documentele; daca se doreste numerotarea separata a documentelor pentru fiecare utilizator se va selecta pe rand fiecare utilzator si i se va atribui plaja de numere dorita

- tipul de numere poate fi intern sau fiscal în functie de tipul documentului pentru care se stabileste politica de numerotare

- modul de alocare poate fi permanent , anual sau lunar . Daca se alege modul de alocare permanent atunci documentele vor avea numere consecutive chiar si atunci cand se schimba anul. Modul de alocare anual sau lunar presupune definirea anuala sau lunara a unei noi plajei de numere.

- anul si luna se completeaza doar cand modul de alocare este anual sau lunar - intervalul dintre numarul initial si numarul final este plaja de numere care va fi atribuita tipului de

document respectiv . Se urmareste (in special in cazul modului de alocare permanent) ca intervalul sa cuprinda cat mai multe numere ( de exemplu de la 1 la 99999999).

- numarul curent este numarul care va aparea pe primul document intocmit - bifa de incrementare automata va genera numerotarea automata a documentelor in ordinea in

care sunt operate in program - se apasa butonul “salveaza”

Fig.17 Stabilirea politicii de numere pentru un tip de document

SOLON.G

18

2.2 Documente De la meniul Documente se intocmesc documentele de evidenta aferente unei gestiuni la pret de achizitie.

2.2.1 Nir la pret de achizitie Pentru a inregistra o intrare intr-o gestiune tip “achizitie” se intocmeste un nir la pret de achizitie. In fereastra principala ,apasand pe butonul "Refresh" , pot fi vizualizate toate nir-urile introduse in intervalul de timp selectat. De asemenea,in partea de sus a ferestrei se gasesc diferite criterii de cautare,completand in aceste campuri informatiile cunoscute despre un nir si apasand pe butonul "Refresh", se afiseaza nir-ul care corespunde criteriilor completate(Fig.18).

Fig.18 Nir la pret de achizitie

SOLON.G

19

2.2.1.1 Introducerea datelor despre antetul nir-ului In prima fereastra care se deschide prin apasarea butonului “Adauga nir”(Fig.19) se completeaza urmatoarele date:

- gestiune – se alege gestiunea in care se introduc produsele - numar – este generat automat (daca s-a stabilit in prealabil o politica de numere de document cu

incrementare automata),dupa salvarea documentului - data – se completează data nir-ului - gestionar – se alege gestionarul care face recepţia marfii (daca s-a introdus in prealabil respectivul

gestionar in nomenclatorul de gestionari si a fost atibuit gestiunii in care se face intrarea ) - date despre documentul de achizitie (tip,seria,numar,data) - scadenta,daca este cazul - furnizor – se apasa butonul din dreapta “…” care va deschide fereastra de cautare parteneri de

unde se selecteaza furnizorul (daca partenerul nu exista in baza de date se poate introduce de aici )

- se completeaza valorile facturii

Fig. 19 Introducerea unui nir la pret de achizitie

SOLON.G

20

Dupa introducerea tuturor datelor despre antetul nir-ului se apasa butonul “Adauga” si programul va deschide urmatoarea fereastra de operare (Fig. 20) care e impartita in 3 parti (zone):

1. In partea de sus a ferestrei este antetul documentului si sunt afisate datele deja introduse 2. Tabelul din mijloc cuprinde conţinutul nir-ului (produsele care vor fi introduse in stoc), 3. Partea de jos a ferestrei cuprinde in partea stanga butoanele care acţioneaza asupra documentului (modificare , ştergere, adaugare cheltuieli etc.), in centru casutele referitoare la totalul documentului si in partea dreapta butoanele care acţioneaza asupra unei pozitii din document (adaugare,modificare, stergere ). In general, toate ferestrele de operare ale diferitelor tipuri de documente au aproximativ aceeasi structura.

Fig.20 Fereastra de operare a unui nir

SOLON.G

21

2.2.1.2 Introducerea datelor despre produse Pentru a adauga produsele pe nir se apasa butonul “Adauga produs” si in fereastra deschisa (Fig.21) se completeaza datele necesare astfel:

- denumire produs -in cazul in care produsul nu este recunoscut inseamna ca acesta nu exista in baza de date si poate fi introdus dand enter,programul va deschide fereastra de adaugare produs unde se vor completa datele produsului si se va apasa "Introduce"

- Cantitate, Pret factura – se completeaza cu datele de pe documentul de achizitie. In cazul in care unitatea de masura de pe documentul de achizitie nu este cea definita in nomenclator pentru produsul respectiv ( de exemplu pe factura bax-uri iar in nomenclator bucata - deci unitatea de masura in care se va vinde produsul respectiv este bucata iar intrarea este in bax-uri , sau pe factura sunt cutii si in nomenclator kg ) se poate introduce cantitatea , unitatea de masura si pretul de pe factura , iar la “Informatii privind tranformarea UM” se trece in casuta “transformare” coeficientul de transformare al unitatii de masura din nomenclator in unitatatea de masura din factura (de exemplu cate bucati contine un bax sau cate kg are o cutie). Cantitatea finala si pretul pe bucata se vor calcula automat in functie de coeficientul de transformare introdus.

- dreptul de deducere, tipul achizitiei, taxarea inversa, contul de tva si contul de stoc sunt informatii care au implicatii doar in cazul transferului de date din gestiune in contabilitatea financiara

- in partea de jos a ferestrei avem informatii despre totalul pozitiei curente a produsului si despre totalul documentului inclusiv pozitia curenta Dupa introducerea datelor referitoare la un produs se apasa “Adauga” si se poate trece la

introducerea produsului urmator. Dupa introducerea tuturor produselor, se apasa butonul “Renunta” in fereastra de “Adaugare/modificare produs in nir” .

SOLON.G

22

Fig.21 Introducerea datelor despre produs

2.2.1.3 Salvarea şi listarea unui nir Dupa completarea tuturor datelor, nir-ul trebuie salvat de la butonul “Salvezaza NIR”(Fig.20). In cazul in care exista diferente intre valorile obtinute dupa introducerea produselor pe nir si valorile facturii introduse anterior,in fereastra de antet a nirului,programul le semnaleaza si da posibilitatea generarii de corectii sume. De exemplu, se pot obtine diferente din rotunjiri. Pentru aceasta,se bifeaza "Generez corectia cu valorile de mai sus" si se va adauga automat pe nir corectia. Dupa salvare,nir-ului i se atribuie numarul de ordine aferent si poate fi listat de la butonul ”Listeaza nir”(Fig.18). Toate tipurile de documente trebuiesc salvate dupa intocmire si pot fi listate pe imprimanta.

SOLON.G

23

Fig.22 Salvarea NIR-ului

2.2.1.6 Modificarea unui nir la pret de achizitie Un nir la pret de achizitie se poate modifica doar daca produsele introduse in stoc nu sunt deja consumate. Se apasa butonul “Modifica NIR”,pentru deblocare, se selecteaza pozitia ce se va modifica si se apasa “Modifica produs”. Se corecteaza datele si apoi se salveaza nir-ul. Pentru stergerea unui nir se apasa butonul “Sterge NIR” iar pentru stergerea unei poziţii din nir, se selecteaza poziţia dorita si se apasa “Sterge produs”. In general ,pentru a modifica orice tip de document (nir, bon de consum, aviz de transfer etc) se folosesc butoanele “Modifica...” si "Modifica produs" pentru a modifica documentul si respectiv o pozitie din document. De asemenea, pentru stergerea unui document sau a unei pozitii din document se folosesc butoanele “Sterge...” şi respectiv “Sterge produs”.

SOLON.G

24

2.2.1.7 Renumerotare nir-uri In fereastra "NIRPA=>nir la pret de achizitie", se apasa pe butonul "Renumerotare NIR-uri" iar in fereastra care se deschide se completeaza: - gestiunea pe care se doreste renumerotarea nir-urilor - se completeaza perioada - primul numar de la care trebuie sa continue numerotarea Dupa apasarea butonului "Refresh", vor rezulta toate nir-urile care corespund criteriilor introduse. Daca exista nir-uri pentru care se doreste pastrarea numarului se bifeaza casuta alaturata. La final,se bifeaza "La terminare seteaza ultimul numar ca fiind cel curent" si se apasa pe "Renumeroteaza."(Fig.23) Renumerotarea este similira pentru toate tipurile de document la pret de achizitie.

Fig.23 Renumerotare niruri

SOLON.G

25

2.2.2 Bon de consum Pentru intocmirea unui bon de consum se apasa butonul "Adauga BC" (Fig. 24) si in fereastra deschisa se completeaza urmatoarele date:

- gestiunea din care se scade produsul - data documentului - gestionarul - centrul de cost – de la butonul “…” se alege din nomenclatorul de parteneri un partener tip

“centru de cost”, in functie de care se va putea tine evidenta bonurilor de consum pe un anume centru de cost

Fig.24 Introducerea unui bon de consum

Dupa completarea antetului bonului de consum se apasa "Adauga" urmand sa se deschida

fereastra in care se introduc produsele folosind butonul ''Adauga produs" . Se completeaza denumirea,cantitatea care se doreste a fi scazuta din stoc , contul debitor si se apasa "Adauga"(Fig.25).

Dupa introducerea tuturor produselor pe bonul de consum se apasa "Renunta" si se salveaza documentul ("Salveaza BC").

SOLON.G

26

Fig.25 Introducerea produselor pe BC

O alta modalitate de a introduce produsele pe bonul de consum, este aceea de a apasa "Selectie

produs din stoc" iar in fereastra care se deschide (Fig.26) se poate cauta produsul dorit prin completarea unui criteriu ( cod produs,denumire). Astfel,se poate selecta din ce intrare si la ce pret se doreste scaderea produsului din stoc. Se completeaza cantitatea si se apasa "Selecteaza produsul". Dupa introducerea tuturor produselor se apasa in aceasta fereastra "Renunta" apoi se salveaza bonul de consum.

SOLON.G

27

Fig.26 Introducerea produselor pe bonul de consum folosind "Selectie produs din stoc"

2.2.4 Avize de transfer Pentru intocmirea unui aviz de transfer se apasa butonul “Adauga aviz” (Fig.27) si se completeaza datele necesare astfel:

- la gestiune se alege gestiunea din care vor fi transferate produsele - numarul se completeaza automat - se completeaza data - se alege gestionarul care preda produsele - se alege tipul de aviz - la destinatia avizului se alege gestiunea in care vor fi transferate produsele si gestionarul care le

primeste - se apasa butonul “Adauga”

SOLON.G

28

Fig.27 – Introducerea unui aviz de transfer

Dupa completarea antetului avizului de transfer se introduc produsele ( Fig.28).

SOLON.G

29

Fig.28- Adaugarea produselor pe aviz

Produsele pot fi introduse pe avizul de transfer, la fel ca si la intocmirea unui bon de consum, prin

doua modalitati: 1. De la butonul “Adauga produs” 2. De la butonul “Selectie produs din stoc” Dupa introducerea tuturor produselor se apasa “Renunta” in fereastra de introducere produse.

Inainte de salvarea documentului se poate vizualiza avizul de transfer in forma finala de la butonul “Lista verificare” . Dupa salvare avizul se poate lista de la butonul “Listeaza aviz” completand datele delegatului si ale mijlocului de transport (Fig.29). Dupa introducerea initiala a datelor despre un delegat si o masina, la urmatoarea listare aceste date vor putea fi gasite in casuta ”Selectie delegat” deci nu mai trebuie introduse inca o data. Fiecare delegat poate fi asociat cu mai multe masini si la fel o singura masina poate fi introdusa pentru mai multi delegati.

SOLON.G

30

Fig.29 Selecţie delegat pentru listare aviz

2.2.5 Bon de transfer Intocmirea bonului de transfer este similara cu cea a avizului de transfer. Se completeaza antetul documentului, se introduc produsele pe bonul de transfer iar la final se apasa "Renunta" in fereastra de introducere a produselor si se salveaza transferul.

2.2.6 Inventare Introducerea unui inventar are rolul de a regla stocurile la o anumita data. Acesta trebuie sa fie ultimul document lucrat intr-o zi. La data initializarii unui inventar trebuie sa ne asiguram ca au fost lucrate toate documentele in gestiune,inclusiv transferuri,bonuri de consum,avize si ca s-a efectuat descarcarea de gestiune. In fereastra "Inventare pentru gestiuni" (Fig.30) se selecteaza gestiunea si se apasa "Refresh" pentru a rezulta lista cu inventarele deja introduse.

SOLON.G

31

Fig.30- Inventare

Pentru adaugarea unui nou inventar se apasa pe butonul "Initializeaza", se completeaza datele inventarului : data, gestionarul predator,gestionarul primitor, se bifeaza "Inventar total" si se apasa "Salveaza"(Fig.31) .

Fig.31- Initializare inventar

SOLON.G

32

Pentru a intra in inventar se da dublu-click pe inventarul nou initializat iar pe coloana "Inventar" se completeaza cantitatile faptice. Listele cu diferentele minus/ plus sau lista inventarului,se pot previzualiza,inainte de blocare, de la butoanele "Listeaza diferente minus","Listeaza diferente plus" ,respectiv,"Inventar analitic". Dupa introducerea tuturor cantitatilor se apasa pe butonul "Gata". Se revine in fereastra "Inventare pentru gestiuni la pret de achizitie", se selecteaza inventarul si se apasa pe "Blocheaza"(Fig.30).

Fig.32- Completare cantitati in inventar

SOLON.G

33

2.3 Retail De la meniul “Retail” se intocmesc documentele de evidenta pentru o gestiune la pret de raft.

2.3.1 Nir la pret de raft

Acest tip de nir cuprinde in plus fata de cel la pret de achizitie si informatii referitoare la pretul de vanzare si adaosul comercial al produsului. In momentul introducerii unui produs pe nir pe langa datele despre cantitate si pret de achzitie se stabileste si pretul de vanzare dorit(Fig.33). Daca produsul respectiv are deja un pret de vanzare stabilit dintr-o intrare anterioara, acesta se poate modifica completand noul pret in casuta “Pret de raft”. Aceasta modificare de pret va genera automat si o schimbare de pret pentru cantitatea din produsul respectiv existenta deja in stoc. In fereastra de introducere produse (Fig.33) , in partea de jos sunt afisate informatii referitoare la intrarile anterioare ale produsului respectiv ( pret de intrare, adaos, pret de vanzare, data intrarii etc.) si stocul existent . Dupa salvare un nir la pret de raft nu mai poate fi modificat.

Fig.33 Introducerea unui produs pe un nir la pret de raft

SOLON.G

34

2.3.2 Schimbare de pret Pentru a modifica pretul unui produs existent pe stoc se intocmeste un document numit schimbare de pret. In antetul documentului (Fig.34) se completeaza gestiunea in care se afla produsul, data schimbarii de pret si gestionarul aferent.

Fig.34 Intocmirea antetului formularului de schimbare de pret

SOLON.G

35

In fereastra de “Adaugare/Modificare produs in Schimbare de pret” (Fig.35) se selecteaza produsul dorit iar in casuta “Pret de raft” se introduce pretul nou. In partea de jos a ferestrei sunt afisate informatii referitoare la intrarile anterioare ale produsului respectiv ( preţ de intrare, adaos, pret de vânzare, data intrarii etc.) si stocul existent precum si informatii cu privire la schimbarile de pret anterioare.

Fig.35 Adaugarea unui produs in documentul schimbare de pret

2.3.2 Bon de consum Pentru intocmirea unui bon de consum dintr-o gestiune la pret de raft se urmeaza aceeasi pasi ca si la intocmirea unui bon de consum dintr-o gestiune de achizitie.

2.3.3 Aviz de transfer Pentru intocmirea unui aviz de transfer dintr-o gestiune la pret de raft se urmeaza aceeasi pasi ca si la intocmirea unui aviz de transfer dintr-o gestiune de achizitie.

SOLON.G

36

2.3.4 Proces verbal de transformare In antetul documentului se completeaza gestiunea, data documentului si gestionarul (datele despre nota contabila si centrul de cost se completeaza automat). In fereastra de adaugare produs (Fig.37) se completeaza:

- codul de produs care se scade din stoc (se poate cauta produsul dorit in nomenclatorul de produse punand semnul intrebarii in casuta cod produs)

- cantitatea care se scade din stoc (automat se va completa aceeasi cantitate si pentru produsul nou care se adauga in stoc)

- codul de produs care se va adauga in stoc. In cazul in care exista in baza de date o reteta de transformare pentru produsul care se obtine, la codprodus se va completa automat acelasi cod de produs.

Fig.36 Intocmirea procesului verbal de transformare

SOLON.G

37

Fig.37 Adaugarea unui produs in documentul proces verbal de transformare

2.3.5 Liste de magazin De la liste de magazin(Fig.38) se pot vizualiza si printa diverse liste cum ar fi :

- raportul de gestiune (sintetic sau analitic) pe o singura zi sau pe o anumita perioada - balanta produselor (cu sold initial, intrari, iesiri si sold final) pentru un singur produs sau pentru

tot stocul, pentru produsele de la un singur furnizor sau de la toti etc. - lista stocului la zi sau la o data anterioara - fisa de magazie pentru fiecare produs - liste centralizate a documentelor intocmite in program ( nir-uri, schimbari de pret, vanzari etc. ) - topul produselor vandute etc.

SOLON.G

38

Fig. 38 -Liste de evidenta a stocurilor la pret de raft

SOLON.G

39

2.4 Liste

De la meniul “Liste” se pot lista diverse rapoarte ( la pret de achizitie ) privind stocul, intrarile si iesirile:

- lista stocului la data curenta cat si la o data anterioara in functie de criteriile dorite,pentru toate produsele existente in gestiunea selectata sau pentru un singur produs,analitica-pe fiecare pret intrat sau sintetica-la pret mediu

- fisa de magazie pe produs - balanta produselor pe fiecare gestiune, listata sub diferite forme de afisare,pentru toate

produsele sau un singur produs,valoric sau cantitativ-valoric - raportul de gestiune - lista intrarilor - lista iesirilor

Fig. 39 -Liste de evidenta a stocurilor

SOLON.G

40

2.5 SOLON.R

2.5.1 Nomenclatoare SOLON.R O legatura de tip internet permite programului de gestiune sa comunice cu cel de vanzare de la pos-ul din restaurant. Astfel ,direct din aplicatia de stocuri,pot fi vizualizate si listate diverse rapoarte si situatii ce privesc incasarile ,vanzarile(PLU) ,mese deschise, bonuri emise, in timp real, pe o zi , sau pe o anumita perioada.(Fig.40)

Fig.40 Operatiuni SOLON.R

In fereastra "Operatiuni SOLON.R" se selecteaza pos-ul la care se doreste conectarea. De la meniul Nomenclatoare se vizualizeaza structura programului de vanzare de la pos, la care se pot adauga oricand si alte date pe langa cele existente. Se pot adauga gestiuni, grupe si subgrupe de produse,ospatari,etc. Nomenclatorul de produse se deschide cu click pe butonul "Produse"(Fig.41). In fereastra deschisa,"Actualizare produse SOLON.R", sunt afisate produsele pe grupe si subgrupe,in partea stanga a ferestrei,putand fi cautate completand unul sau mai multe filtre de cautare dupa care se apasa "Refresh". Daca se doreste revenirea la afisarea tuturor produselor existente in grupa si subgrupa selectate se va apasa pe butoanele "Sterge filtre'" si "Refresh". Fiecare produs de la pos are asociat un produs sau o reteta din gestiune,in vederea scaderii stocurilor. Asocierile sunt afisate in partea dreapta a ferestrei.

SOLON.G

41

Fig.41-Nomenclatorul de produse SOLON.R

Programul nu permite stergerea unui produs de la pos daca pe acesta au existat vanzari. Pentru a adauga un produs la pos se selecteaza grupa si subgrupa pe care se doreste introducerea acestuia, se apasa pe "Adauga" iar in fereastra care se deschide (Fig.42) se completeaza toate datele referitoare la acel produs: denumire produs,unitate de masura,pretul de vanzare,cota de tva,gestiunea,reteta sau produsul din gestiune asociat pentru scadere si se apasa "Salveaza". Pentru marfuri (produse care se vand ca atare si nu intra in componenta unor retete),unitatea de masura va fi ST,BUC,DOZA etc. iar descarcarea se realizeaza 1 la 1. Pentru preparate unitatea de masura va fi POR iar descarcarea se realizeaza in baza retetei asociate. In cazul in care la vanzare exista produse ce au unitate de masura in stoc kg,litru si se vand la gramaj,ml,atunci asocierea poate fi facuta cu produsul din gestiune iar la unitate de masura se va trece cantitatea care trebuie sa se scada atunci cand se vinde o unitate din produsul respectiv. Exemplu: whisky Jack Daniels are unitate de masura in stoc, litru si se vinde la 50ml,in cazul acesta la UM se va completa cu 0.05.

SOLON.G

42

Fig.42-Adaugare produs SOLON.R

2.5.2 Preluare vanzari din SOLON.R si descarcare de gestiune Pentru preluarea vanzarilor se apasa pe "Preluare vanzari din SOLON.R",se bifeaza pos-urile de la care se doreste efectuarea preluarii si se da click pe butonul "Preia vanzari". Se selecteaza gestiunea iar in partea stanga a ferestrei vor fi afisate zilele de preluat cu vanzarea aferenta(Fig.43).

Fig.43 - Preluare vanzari si descarcare de gestiune

SOLON.G

43

Se selecteaza ziua si se apasa pe butonul "Efectueaza descarcarea de gestiune". Daca ziua respectiva a disparut din lista zilelor preluate,inseamna ca descarcarea de gestiune pentru acea zi s-a efectuat iar bonul de consum a fost generat automat, acesta putand fi vizualizat din lista Iesirilor de la meniul "Liste", selectand tipul de document VZPLU. Pentru a avea un control cat mai eficient asupra stocurilor, descarcarea de gestiune trebuie efectuata zilnic,intotdeauna pentru ziua anterioara, si nu pentru ziua in curs. Operatiunea trebuie efectuata cronologic si nu prin selectie zile, aleatoriu.

Fig.44 - Descarcare de gestiune

2.5.3 Anulare descarcare de gestiune din SOLON.R Descarcarea de gestiune poate fi anulata si toata materia prima consumata repusa in stoc.(Fig.44) Se selecteaza gestiunea pe care se doreste anularea descarcarii de gestiune,perioada si se apasa "Refresh". Se selecteaza ziua si se apasa pe butonul "Anuleaza descarcarea de gestiune". Operatiunea se efectueaza incepand cu ultima zi descarcata,pana la ziua la care se doreste,si nu prin selectie zi,aleatoriu. Zilele anulate vor aparea din nou la meniul "Preluare vanzari si descarcare de gestiune din SOLON.R"

SOLON.G

44

Fig.45 - Anulare descarcare de gestiune

2.5.5 Lista descarcare PLU Lista de descarcare permite vizualizarea consumurilor aferente vanzarilor,sub diferite moduri de afisare. Se alege gestiunea,modul de afisare,se completeaza perioada si se apasa pe "Listeaza". In partea de jos a ferestrei se poate lista descarcarea pe un singur produs.

SOLON.G

45

Fig.46 – Lista descarcare de gestiune

2.5.6 Preluare vanzari din SOLON.H Din meniul Nomenclatoare se realizeaza asocierea grupelor si subgrupelor din aplicatia de hotel cu gestiunea, asocierile cu produsele din gestiune pentru scadere si se efectueaza descarcarea,respectiv anularea descarcarii de gestiune(Fig.47)

SOLON.G

46

Fig.47- Preluare vanzari din SOLON.H

Pentru asociere grupe-subgrupe-gestiuni, se apasa pe butonul "Gestiuni" . In fereastra care se deschide (Fig.48) se apasa pe "Adauga" . In functie de gruparea produselor in programul de receptie,pe Mnibar sau Receptie, se alege grupa "Minibar"/"Produse", subgrupa "Minibar"/"Receptie si codul gestiunii din care se va realiza scaderea stocului. Pentru a salva asocierea se apasa pe "Adauga".

SOLON.G

47

Fig.48- Asocieri grupe SOLON.H-gestiuni Pentru vizualizarea produselor se apasa pe butonul "Produse"(Fig.49). Acestea sunt afisate pe coloana "Denumire" iar pe coloana "Denumire produs" va aparea produsul din gestiune asociat.

SOLON.G

48

Fig.49-Produse

Pentru asocierea produselor SOLON.H-SOLON.G, se selecteaza produsul cu dublu-click iar in

fereastra deschisa (Fig.50), in campul "Produs" se completeaza denumirea produsului din gestiune. Pentru salvare se apasa pe "Modifica".

Fig.50- Asociere produs SOLON.H-SOLON.G

SOLON.G

49

Descarcarea de gestiune din SOLON.H este similara cu cea din SOLON.R (Fig.51). Se alege gestiunea , se selecteaza ziua si se apasa pe "Executa descarcarea". Pentru anularea descarcarii se bifeaza "Inclusiv zile preluate", vor fi afisate si zilele descarcate, se selecteaza ziua si se apasa pe "Anuleaza descarcarea".

Fig.51- Descarcare gestiune SOLON.H