CAPITOLUL 1

1. Tehnologiile informaionale utilizate n suportul deciziei

Tehnologiile informaionale au influenat (i continu s influeneze) evoluia procesului managerial, oferind mijloace din ce n ce mai puternice care permit managerilor s-i asume att roluri tradiionale, dar i sarcini noi.

Rolul sistemelor informatice este crucial pentru mai multe motive:

n primul rnd, managerii trebuie s considere un volum enorm de informaii interne i externe pentru a lua decizii riguroase;

n al doilea rnd, ei trebuie s analizeze i s consolideze toate aceste informaii pentru a crea noi informaii;

n al treilea rnd, ei trebuie s realizeze acest lucru foarte rapid, deoarece in astfel de procese timpul este esenial;

Cu sistemele de suport al deciziei, ei trebuie s fie capabili s ia decizii efective i eficiente n anumite situaii dificile. Este evident faptul ca tehnologia informaional (IT) poate interveni n procesul de luare a deciziilor.

Managementul poate fi definit ca un proces prin care o organizaie i atinge obiectivele cu ajutorul resurselor de care dispune. Orice activitate managerial implic adoptarea uneia sau mai multor decizii.

Luarea unei decizii este cea mai semnificativ activitate intr-o afacere. Companiile aloc resurse vaste, timp i bani pentru procesul de luare a deciziilor. n continuare voi prezenta diverse tipuri de decizii i fazele de luare a deciziilor precum i rolul IT-ului n cadrul acestui proces.

2. Tipurile de decizii i fazele de adoptare a acestora

Putem defini decizia ca fiind rezultatul unor activiti contiente de alegere a unei direci de aciune i a angajrii n aceasta, fapt care implic, de obicei, alocarea unor resurse.

Vom prezenta doar dou dintre numeroasele clasificri existente ale deciziilor: n funcie de criteriul nivelului decizional i n funcie de gradul de structurare.

Dup primul criteriu exist:

Decizii strategice- sunt acele decizii care determin obiectivele, resursele i politicile organizaiei; Decizii tactice de control managerial sunt, n principal, legate de urmrirea eficienei i a eficaciti cu care sunt utilizate resursele, precum i a eficienei unitilor operaionale. Decizii operaionale de control operaional- determin modalitile n care se execut sarcinile stabilite la niveluri superioare, de exemplu, specificarea criteriilor de executare a sarcinilor i de utilizare a resurselor, de evaluare a rezultatelor. Decizii privind cunotinele- sunt legate de evaluarea ideilor privind noi produse i servicii, metodelor de comunicare a noilor cunotine i de difuzare a informailor n cadrul organizaiei.n cadrul fiecrui nivel decizional se poate realiza o clasificare a deciziilor dup gradul de structurare al acestora. Astfel avem:

decizie structurat (programabil) sunt acele decizii de rutin care implic procesarea unui anumit fel de informaie ntr-un mod specific astfel nct utilizatorul va obine un rspuns riguros. Dac utilizatorul folosete un anumit set de informaii de intrare i le proceseaz ntr-un mod corespunztor el va ajunge la un rezultat riguros. Utilizatorul poate structura automatizarea informaiei cu IT. Se consider c o problem este structurat dac obiectivele i scopurile sunt precise i exist un algoritm de rezolvare.

decizie nestructurat (neprogramabil) este una pentru care exist mai multe rspunsuri corecte i nu exist un mod precis de a gsi rspunsul adecvat. Utilizatorul nu are la dispoziie reguli sau criterii pentru a-i garanta c soluia este bun. Sunt decizii importante, cu un caracter inovator i deseori atipice pentru organizaie, neexistnd proceduri prestabilite pentru adoptarea lor. Se consider c o problem este nestructurat atunci cnd elementele deciziei sunt mai mult calitative, obiectele i scopurile nu sunt precise i nu exist un algoritm de rezolvare cunoscut.

Decizie semistructurat este aceea n adoptarea creia se poate apela doar parial la proceduri cunoscute. Se consider c o problem este semistructurat atunci cnd decizia are elemente predominant cantitative (dar nu n totalitate), obiectivele i scopurile nu sunt precise i procedura algoritmic de rezolvare nu acoper n totalitate ansamblul elementelor problemei.

n realitate foarte multe decizii merg undeva ntre structurate i nestructurate i aici intervin sistemele de asistare a deciziilor (SIAD).

Un alt mod de a vedea deciziile este frecvena cu care acestea trebuiesc luate:

decizie recurent este una care are loc repetitiv i de cele mai multe ori periodic (sptmnal, lunar, semestrial, anual). n acest caz decidentul folosete aceleai reguli de fiecare dat.

decizie nerecurent sau ad-hoc este una pe care decidentul o realizeaz fr o frecven anume, avnd diferite criterii pentru a determina o soluie riguroas de fiecare dat.

3. Procesul de luare a deciziei

Luarea unei decizii presupune parcurgerea a patru faze distincte (fig.1), indiferent dac decizia respectiv se realizeaz sau nu aa cum trebuie.

Fig.1 Cele patru faze de urmat n luarea unei decizii

Inteligen se identific i recunoate problema, necesitatea i oportunitatea (uneori faza de diagnostic n luarea deciziei);Faza de inteligen implic detectarea i interpretarea semnalelor care indic situaii ce implic atenia decidentului. Aceste semnale pot veni n mai multe forme: cererea clienilor pentru produse noi n viitor, o nou concuren, scderea vnzrilor etc. Faza de inteligen are drept rezultat o descriere formal a problemei identificate, a categoriei din care face parte precum i a responsabilitilor implicate.

Proiectare se confirm modurile posibile pentru rezolvarea problemei, aflnd necesitile sau oportunitile. n aceast faz decidentul analizeaz toate soluiile posibile. Aceasta implic realizarea unui model pentru adoptarea deciziei, testarea i validarea acestuia.

Alegere se analizeaz greutatea i meritul fiecrei soluii, se estimeaz consecinele acestora i se alege cea mai bun soluie. Soluia cea mai bun poate depinde de o serie de factori: cost, uurina implementrii, necesarul de personal, ntrzierea de aplicare etc.

Implementare se execut soluia aleas, se monitorizeaz rezultatele, se efectueaz ajustrile necesare.

Aceste faze nu sunt n mod necesar lineare deoarece decidentul poate reveni oricnd la fazele precedente pentru a fundamenta unele soluii.

4. Locul SIAD-urilor n sistemele informaionale ale unei firme

Astzi, sistemele informatice sunt utilizate la toate nivelele ierarhice i n toate activitile eseniale ale unei firme, dezvoltrile cele mai semnificative fiind n asistarea deciziilor manageriale att la nivel operaional, tactic sau strategic (de exemplu, identificarea de noi produse, clieni sau furnizori, elaborarea i evaluarea strategiilor de pia i campaniilor de marketing etc.).

Noile strategii de management bazate pe implementarea sistemelor informatice au determinat transformri profunde n modul de organizare i operare al firmei, dintre care cele mai importante sunt:

Reducerea numrului de niveluri ierarhice ale firmei. Practic, piramida organizaional a fost aplatisat, iar nivelele de mijloc ale managementului au disprut. Deciziile aferente acestor nivele au fost fie automatizate (pe baza de sisteme, reguli, proceduri etc.) fie delegate nivelului de execuie sau nivelului superior de management;

Crearea organizaiilor virtuale i eliminarea distanelor. Afacerile se pot organiza i conduce global astzi, n timp ce la nivel local se pstreaz doar nivelul operaional. Sistemele informatice sunt conectate n reea (WAN, Intranet, Internet, VPN etc.) i permit firmelor s-i coordoneze la nivel global tranzaciile, producia i distribuia bunurilor i serviciilor precum i interfaa cu partenerii de afaceri (clieni sau furnizori) prin utilizarea organizaiilor virtuale (vezi fig.2). Pot exista cazuri n care anumite departamente sunt distribuite geografic, dar sunt din ce n ce mai frecvente cazurile n care ntreaga organizaie este distribuit.

Fig. 2 Structura unei organizaii virtuale

Crearea organizaiilor flexibile. Tehnologiile informatice moderne permit organizaiilor s se restructureze la intervale scurte de timp, reorganizndu-se n diverse moduri pentru creterea competitivitii lor.

Dezvoltarea comerului electronic. Sistemele informatice conectate n reea pot permite realizarea de tranzacii on-line (de exemplu: vnzri, achiziii sau pli) folosind mediile electronice ca mediu de interconectare a unei companii cu clienii, furnizorii sau distribuitorii si.

Restructurarea fluxurilor de documente. Documentele au fost transferate de pe suportul de hrtie pe cel electronic. Mediul electronic asigur vitez mare de procesare, transfer, regsire precum i capaciti de lucru colaborativ, integrare la costuri foarte reduse care au condus la creterea productivitii organizaiei.

Figura 3 prezint arhitectura informatic a unei organizaii. Sunt prezentate funciile ntreprinderii pe care le poate deservi un sistem informatic precum i organizarea acestuia din punct de vedere al nivelelor deservite. Dup cum se observ, odat cu creterea nivelului ierarhic nivelul de sintetizare al informaiilor crete pentru a putea facilita procesul decizional al managementului.

Fig. 3 Arhitectura informatic a unei organizaii

Astfel, n cadrul unei organizaii se pot identifica urmtoarele tipuri distincte de sisteme informatice:

Sisteme informatice pentru procesarea tranzaciilor (Transaction Processing Systems) sau TPS. Ele se gsesc la nivelul operaional al organizaiei i se caracterizeaz prin faptul c execut i nregistreaz zilnic tranzaciile specifice organizaiei. TPS-urile asigur preluarea, stocarea i prelucrarea datelor corespunztoare tranzaciilor zilnice asigurnd actualizarea concurent i corect a bazelor de date.

Sisteme informatice pentru automatizarea activitilor de birou (Office Automation Systems) sau OAS. Scopul lor este de a asigura procesarea electronic a documentelor, comunicaia intern sau extern organizaiei, precum i instrumentele de colaborare intra sau interdepartamentale etc.

Sisteme informatice bazate pe cunotine (Knowledge Base Systems) sau KWS. Aceste sisteme deservesc nevoilor informaionale ale organizaiei la nivelul de cunotine din domeniul de baz sau conexe acestuia, sunt exploatate, n general, de specialitii bncii ca s extrag, creeze dar i s integreze noi cunotine n organizaie. n prezent se constat o integrare din ce n ce mai mare ntre KWS i OAS cu principalul obiectiv de diseminare a informaiilor n organizaie.

Sisteme informatice pentru management (Management Information Systems) sau MIS. Acestea deservesc managementul organizaiei i vizeaz funciile de planificare, control, coordonare i adoptare a deciziilor prin furnizarea de rapoarte i informaii pentru management (ca elemente de baz n asistarea deciziilor sau chiar pentru programarea anumitor decizii). MIS-urile au la baz unul sau mai multe depozite de date (Datawarehouse) sau DWH n care sunt stocate toate datele interne sau externe organizaiei necesare procesului managerial.

MIS-urile prezint dou extinderi (SIAD i EIS) care au aprut ca urmare a unor cerine specifice de management. n general, ele deservesc nivelurile ierarhice superioare ale firmei, dar, din ce n ce mai frecvent, se constat c organizaiile pot pune SIAD-urile i la dispoziia unor nivele ierarhice de baz ale organizaiei n vederea structurrii deciziilor luate la aceste nivele.

Sisteme informatice pentru asistarea deciziilor (Decision Support Systems sau DSS) noi le vom nota SIAD. Acestea sunt sisteme informatice care combin datele i informaiile disponibile pe baza unor modele de analiz complexe pentru asistarea managementului organizaiei n adoptarea deciziilor (structurate, semistructurate sau nestructurate).

Sisteme informatice pentru management executiv (Executive Information Systems) sau EIS. EIS asist nivelul strategic de management n luarea deciziilor nestructurate.

n figura 4 sunt prezentate interdependenele dintre sistemele organizaiei precum i modul de transfer al informaiei ntre acestea.Se constat rolul decisiv al MIS n arhitectura informatic a organizaiei i de asemenea faptul ca n prezent MIS nu recepioneaz doar date din sisteme operaionale, dar i trimite date ctre acestea ca de exemplu datele de plan revizuite, deciziile rezultatele din utilizarea SIAD (de exemplu noi oferte i contracte etc.) sau EIS (planificarea activitilor pe urmtorii 1-5 ani etc.).

Fig. 4 Interdependenele dintre sistemele informatice ale unei organizaii

Vnzri de marketing

Sisteme bazate pe cunotin

Sisteme operaionale

Funciile firmei

Decizii

Instituii financiar-bancare

Organizaia de Suport (Financiar, HR i IT)

Organizaia de Vnzri i Marketing

Organizaia de Producie

Headquarter (nucleu principal al organizaiei)

Organizaia de Logistic

Organizaia de Cercetare

Inteligen identific ce trebuie fixat

Proiectare determin ce trebuie fixat

Alegere fixeaz ce trebuie ales

Implementare realizeaz ce s-a fixat

napoi la faza

de inteligen

napoi la faza

de proiectare

napoi la faza

de alegere

MIS

Sistem Informatic pentru Management

Informaii

Financiar, HR, IT

Cercetare

Producie

Logistic

Sistem management strategic

Sistem pentru management la nivel operaional / tactic

EMBED Word.Picture.8

SIAD

PAGE

_1234693986.doc