1

INSTRUCŢIUNI DE IMPLEMENTARE ŞI

RAPORTAREPentru proiectele finanțate de Facilitatea Globală de Mediu,

livrate de Programul de Granturi Mici, implementat de Programul Națiunilor Unite

pentru Dezvoltare (PNUD)

Cuprins

Acronime................................................................................................................31. RECOMANDĂRI PENTRU IMPLEMENTAREA PROIECTELOR........4

1.1. RECOMANDĂRI GENERALE.......................................................41.2. RECOMANDĂRI PENTRU PROCURĂRI........................................61.3. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA PROIECTULUI........................91.4. ÎNCETAREA FINANŢĂRII..........................................................10

2. RECOMANDĂRI PENTRU ELABORAREA DOCUMENTAȚIEI DE RAPORTARE......................................................................................10Anexa 1. Îndrumar de branding............................................................................13Anexa 2. Lista documentelor necesare a fi prezentate de ONG-ul finanțat pentru raportarea intermediară..............................................................17Anexa 3. Raportul narativ intermediar (formular-tip)...........................................18Anexa 4. Raportul intermediar privind utilizarea mijloacelor financiare (formular-tip).......................................................................................21Anexa 5. Lista documentelor necesare pentru raportarea finală.........................22Anexa 6. Raport narativ final (formular-tip).........................................................23Anexa 7. Raport financiar final (formular-tip).......................................................28Anexa 8. Dispoziție de încadrare (model).............................................................33Anexa 9. Invitație la licitație. Model de cerere de ofertă (RECOMANDARE)..................................................................................................35Scrisoare de invitație............................................................................................36Secțiunea I: Particularitățile CdO..........................................................................37Secțiunea II: Instrucțiuni pentru Ofertanți............................................................40Secțiunea III: Lista de Cerințe...............................................................................42Secțiunea IV: Formulare de Licitație Returnabile.................................................44Formular A: Formular de depunere a ofertei........................................................44Formular B: Formular cu Oferta financiară...........................................................46Formular C: Formularul Ofertei Tehnice...............................................................47Formular D: Formular de Experiență anterioară...................................................48Anexa 10. Foaie de pontaj pentru munca voluntară desfășurată (model) 49Anexa 11. Utilizarea transportului – contribuție în forma naturală (model)................................................................................................................. 50Anexa 12. Calculul contribuțiilor în natură...........................................................51Anexa 13. Notă privind permisiunea de utilizare a materialelor de vizibilitate (model)...............................................................................................53Anexa 14. Cerere de plată (formular)...................................................................54

2

Acronime

AP Asistent de Program

CN Coordonator Național

CNC Comitet Național de Coordonare

CZU Clasificarea Zecimală Universală

GEF Global Environment Facility (română Facilitatea Globală de Mediu)

ISBN International Standard Book Number (română Număr de Carte Standard Internațional)

ONG Organizație Neguvernamentală

ONU Organizația Națiunilor Unite

PNUD Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare

SGP Small Grants Programme (română Programul de Granturi Mici)

TVA Taxă pe Valoare Adăugată

UNDP United Nations Development Programme

3

1. RECOMANDĂRI PENTRU IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

1.1. RECOMANDĂRI GENERALE

Toată documentația de proiect se recomandă să fie păstrată într-un singur loc, și anume într-o mapă sau un dosar separat. Reamintim că, în conformitate cu Acordul de Grant (art. 5.1) se recomandă să păstrați în dosar următoarele documente:

Propunerea de proiect inițială, toate documentele referitoare la procesul de aplicare, inclusiv revizuirea propunerii de proiect și propunerea de proiect finală;

Copia Acordului de Grant semnat de ambele părți;

Anexele Acordului de Grant;

Amendamentele la Acordul de Grant;

Copii ale rapoartelor intermediare depuse la oficiul GEF SGP Moldova;

Toată corespondența (prin poștă și/sau email) adresată sau recepționată de la echipa GEF SGP, sau orice altă corespondență referitoare la proiect;

Copia raportului final depus la oficiul GEF SGP Moldova, respectând art. 5.3 al Acordului de Grant;

Regulat înregistrați corespondența legată de activitățile proiectului atât prin poștă cât și prin email (cine, cum, ce, când, unde). Aceste înregistrări vor ajuta mult la formularea rapoartelor.

Organizația Dvs. este responsabilă de desfășurarea strictă și eficientă a activităților proiectului, descrise în detaliu în Anexa A a Acordului de Grant. Din acest considerent, Acordul de Grant întotdeauna va servi drept ghid pentru implementarea proiectului Dvs.

În cazul în care decideți modificarea unor activități din proiect, procedura va implica modificarea Anexei A din Acordul de Grant. Orice modificare nu poate fi valabilă, cu excepția cazurilor când este confirmată de un Amendament la Acordul de Grant semnat de ambele părți – de PNUD în numele UNOPS, și de partea Dvs. Este foarte important ca la operarea modificărilor să fie evaluată modificarea proiectului în întregime, atât din punct de vedere al activităților proiectului (textului), costului implementării acestor modificări (bugetului) cât și a intervalului de timp (planului de lucru). Se va evalua de asemenea dacă sunt necesare și alte modificări precum ce resurse (umane sau financiare) vor fi necesare pentru implementarea proiectului și atingerea rezultatelor măsurabile. Toată procedura de modificare a Acordului de Grant ar putea dura 3-6 săptămâni (aprobarea de CNC, pregătirea Amendamentului, și semnarea acestuia de ambele părți).

Rețineți că toate aceste activități necesită timp, astfel recomandăm să planificați bine și să rezervați timp destul atât pentru a realiza modificarea cât și aprobarea acesteia.

În implementarea proiectelor, organizațiile vor respecta în totalitate legislația Republicii Moldova în vigoare și reglementările SGP expuse în Acordul de Grant și Instrucțiunile de implementare și raportare.În cazul în care veți încheia contracte de parteneriat1 cu partenerii din cadrul proiectului, contractele vor stipula clar rolul fiecărui partener în realizarea activităților din

1 Contractele de parteneriat pot fi semnate inclusiv pentru declararea co-finanțării paralele în forma naturală.

4

cadrul proiectului, resursele, modalitatea de raportare către organizația Dvs. etc.

Cheltuielile finanțate de Facilitatea Globală de Mediu pot fi efectuate doar de organizația ce a semnat Acordul de Grant. Numai documentele financiare emise pe numele ONG-ului finanțat pot fi considerate cheltuieli legitime în cadrul proiectului.

În contul dedicat pentru proiectul GEF SGP se vor transfera doar fondurile GEF SGP, și se vor utiliza doar în corespundere cu bugetul aprobat. Fondurile obținute de la alți finanțatori se vor depune pe un alt cont bancar.Achizițiile în cadrul proiectului sunt scutite de TVA cu drept de deducere conform Hotărârii de Guvern nr. 246 din 8 aprilie 2010 „Cu privire la modul de aplicare a cotei zero a TVA la livrările de mărfuri, servicii efectuate pe teritoriul țării și de acordare a facilităților fiscale și vamale pentru proiectele de asistență tehnică și investițională în derulare, care cad sub incidența tratatelor internaționale la care Republica Moldova este parte” cu emiterea scrisorii de confirmare ONG-ului finanțat de PNUD Moldova. Rugăm să anunțați echipa GEF SGP cu cel puțin 10 zile înainte despre necesitatea emiterii scrisorii.La elaborarea tuturor materialelor promoționale și de diseminare a informației elaborate pe parcursul proiectului (cărți, broșuri, pliante, articole, bannere, pagini de web, filme, tricouri, stand-uri etc.) se vor respecta „Instrucțiunile de branding pentru proiectele finanțate de GEF SGP”, disponibile în Anexa 1.

Înainte de publicare, textele și prezentarea grafică ale tuturor materialelor promoționale și de diseminare a informațiilor se vor transmite spre aprobare Coordonatorului Național (CN) al GEF SGP2. Publicarea materialelor se va putea realiza numai după obținerea acordului CN. Dacă această condiție nu este îndeplinită, GEF SGP poate refuza să acopere costurile publicării, chiar dacă aceste costuri au fost cuprinse în bugetul aprobat al proiectului.

Managerul de proiect trebuie să mențină contactul permanent cu CN, informându-l pe acesta despre stadiul atins în derularea proiectului, seminarele/întâlnirile programate și alte evenimente importante din cadrul proiectului.

2 La solicitarea aprobării CN pentru publicarea unui ghid sau broșuri elaborate în cadrul proiectului de grant, se va atașa avizul emis de un expert în domeniu, reprezentant al unei instituții științifice sau instituții de stat.

5

1.2. RECOMANDĂRI PENTRU PROCURĂRIPlanificareaPrimul pas este planificarea și definirea cerințelor.

Planificarea trebuie să fie făcută prealabil. Se efectuează anual sau per proiect, pentru a evita întârzieri în implementarea proiectelor.

În timpul planificării se vor identifica modalitățile de procurare shopping sau licitație.

Cerințe minime recomandate:

a) Descrierea detaliată a bunurilor, lucrărilor sau serviciilor ce se vor procura;

b) Cantitatea ce va fi procurată;c) Data livrării bunurilor sau data începutului/finisării

procurării;d) Locul livrării bunurilor sau locul unde se vor efectua

bunurile/presta serviciile;e) Prețul estimativ;Alte criterii adiționale stabilite de ONG (de ex. standardizarea, modalitatea de livrare etc.).

SolicitareaShopping este o modalitate neformală de solicitare, ce se bazează pe compararea prețurilor obținute de la potențialii vânzători. Se solicită 3 oferte de la 500 dolari SUA. Modalitatea shopping, se va utiliza pentru procurarea bunurilor disponibile cu ușurință de pe raft, a căror valoare este de până la 10,000.00 dolari SUA, sau servicii, lucrări simple, a căror valoare este de până la 10,000.00 dolari SUA.

Se selectează furnizorul care oferă cel mai bun preț, și care este conform caietului de sarcini sau termenilor de referință . În cazul în care valoarea procurării este maimare de 2,500.00 dolari SUA încheierea contractului este obligatorie.

Desemnarea furnizorului se consemnează într-un proces-verbal

Cerințe Metoda de solicitare

Metoda de evaluare

Nr. minim de zile pentru anunțarea concursului

Bunuri-de-pe-raft în valoare de până la 10,000.00 dolari SUA

Shopping Cel mai mic preț pentru bunul sau serviciul ce corespunde criteriilor minime de selecție

N/A

Licitația este o metodă formală desolicitare pentru achiziții de bunuri, servicii, lucrări sau angajării unui consultant, valoarea cărora depășește 10,000.00 dolari SUA.Principii ale procurărilor:1. Menținerea celei mai bune

imagini și reputații a organizației și promovarea binelui public;

2. Corectitudine, integritate

Cerințe Metoda de solicitare

Metoda de evaluare

Nr. minim de zile pentru anunțarea concursului

Valoarea procurării va depăși 10,000.00 dolari SUA

Licitație Cel mai mic preț pentru bunul sau serviciul ce corespunde criteriilor minime de selecție

15

6

3. Transparență și lipsa conflictului de interese

imparțialitate, onestitate, lipsa favoritismului aplicat în procedurile de procurare;

comportament etic atât a ONG-ului cât și a ofertanților;

4. Cea mai bună valoare pentru bani: Compromis între preț și

calitate/performanță oferind cel mai mare beneficiu la cel mai mic preț ales în conformitate cu termenii de referință;

La analiza prețului, se va lua în considerare inclusiv costul ciclului de viață3, nu doar prețul de cumpărare;

La analiza calității se va ține cont de fiabilitate, considerații sociale și de mediu. Caracteristicile date pot fi stabilite la etapa formulării termenilor de referință drept criterii de selecție obligatorii sau caracteristici dorite.

5. Competiție efectivă Încurajarea concurenței ca motor pentru

cea mai bună valoare pentru bani (Criteriile tehnice de selecție se vor formula astfel încât nu vor favoriza un brand sau o companie anume);

Concursul este realizat printr-un număr suficient de potențiali ofertanți (minim trei) care sunt independenți și concurează reieșind din aceleași condiții.

Este permisă procurarea directă, în cazul în care:

• Este un monopol pe piață,

• Prețurile sunt stabilite de legislație sau hotărâre de guvern,

• Este un produs sau serviciu unic.

Documentele ce confirmă realizarea licitației sau angajării unui consultant, pentru suma contractului mai mare de 10,000.00 dolari SUA sunt următoarele:1. Cererea de oferte* se creează până la lansarea

licitației, și se va aproba de Coordonatorul Național în termen de 5 zile. Cererea de oferte trebuie să includă detalii tehnice, cantitatea solicitată, criteriile de selectare și orice altă informație relevantă.

2. Copii ale avizului licitației pe civic.md, rabota.md, sau alte site-uri cu trafic mare al utilizatorilor. Anunțul în Logos Press sau alte ziare cu acoperire națională, cu tiraj mai mare 6,000 exemplare, este obligatoriu pentru concursurile a căror dată limită a fost extinsă din cauză că numărul ofertelor ce se califică a fost mai mic de 3. Anunțul în ziar se plasează cu minim 5 zile până la data limită a concursului.

3. Procesul verbal al ședinței grupului de lucru privind evaluarea ofertelor. La evaluarea ofertelor participă doar grupul de achiziție. Setul de documente primit de la ofertant poate să conțină: Cererea de ofertă completată; Documente pentru demonstrarea

conformității bunurilor și serviciilor; Formularul cu date despre participant; Certificatul de înregistrare, patenta, licența (dacă

este aplicabil); Alte documente solicitate în anunț.

4. Contract, în care se indică: suma contractului. perioada de implementare. numerele de identificare din buletin de

identitate/certificate de înregistrare. Se anexează termenii de referință (sau

specificațiile tehnice) anunțați în concurs. Termenii de referință fac parte integrantă a contractului.

5. Livrabilele solicitate în termenii de referință și Actul de predare-primire.

* Se poate utiliza Anexa 9

GEF SGP își rezervă dreptul de a nu rambursa sau considera cheltuielile ce au fostefectuate nerespectând legislația Republicii Moldova sau procedurile de procurare reflectate în Instrucțiunile de Implementare și Raportare.

3 Costul ciclului de viață se utilizează pentru calcularea durabilității procurării. Costul prevede suma tuturor cheltuielilor necesare pentru mentenanța, utilizarea și casarea produsului.

7

La procurarea serviciilor de transport se vor considera prețurile de piață.Cheltuielile de transport efectuate cu autoturismul personal sau al organizației nu pot depăși 4.5 MDL per km (costurile pentru combustibil si amortizare incluse).

La procurarea serviciilor de traducere se vor considera: preturile de piață pentru 1,800 caractere fără spațiu; serviciile prestate de către un traducător autorizat (prezenți în Registrul de Stat al

Traducătorilor autorizați ).

Plata personalului instituțiilor publice, al companiilor de stat, regiilor și al companiilor private care sunt parteneri în proiect (de ex. primării, consilii raionale, Moldsilva, instituții de cercetare etc.), precum și procurarea de bunuri/ servicii pentru acestea, nu reprezintă costuri eligibile în cadrul granturilor GEF SGP.

Bonul fiscal fără factură fiscală nu este acceptat de către SGP ca document justificativ, cu excepția bonurilor pentru combustibil pentru autovehiculele folosite pentru implementarea proiectului.

Pentru achitarea în numerar pot fi extrase sume nu mai mari de 200 dolari SUA.

Cumulativ, plățile în numerar nu pot depăși suma de 1000 dolari SUA. Achitările mai mari de 200 dolari SUA se vor face prin transfer.

Sumele aferente cofinanțării vor putea fi cuantificate în cadrul proiectului ca și cofinanțare monetară sau în natură din partea organizațiilor/instituțiilor/companiilor partenere în proiect. Dacă sumele sunt dovedite cu documente justificative corespunzătoare emise pe numele organizației partenere (de ex. copii după listele de plată, facturi, chitanțe, dispoziții de încasare și chitanțe, ordine de plata etc.), iar cheltuielile respective sunt efectuate în perioada de implementare a proiectului, atunci acest tip de cofinanțare se consideră monetară. Dacă sumele nu sunt dovedite prin documente justificative, ci printr-o scrisoare/declarație din partea instituției/organizației cofinanțatoare, în care se explicitează modul în care s-a calculat cofinanțarea respectivă (corespunzător prețului de piață pentru bunurile, serviciile respective etc.), atunci cofinanțarea se consideră în natură.

Solicitați aprobarea CN pentru următoarele: Modificarea bugetului inclus în proiectul aprobat ce face parte integrantă din

Acordul de Grant, dacă modificarea depășește 10% pe linie de buget.

Termenii de Referință pentru angajarea consultanților.

Realizarea unei achiziții de bunuri sau servicii (inclusiv angajarea consultanților) care depășește 10% din valoarea grantului. Coordonați Termenii de Referință cu CN pentru procurarea dată4.

Plata angajaților ONG-ului5, membrilor ONG-urilor precum și membrilor de familie a președintelui ONG-urilor.

Efectuarea cheltuielilor din linia de buget „Cheltuieli neprevăzute”.

4 Consultarea cu echipa GEF SGP a termenilor de referință pentru procurări a căror valoare este mai mică de 10% din valoarea grantului este recomandabilă, însă nu este obligatorie5 Implicarea personalului ONG-ului în activitatea proiectului se documentează prin Dispoziția de încadrare (Anexa 8).

8

1.3. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA PROIECTULUI

Monitorizarea și evaluarea sunt componente ale ciclului de proiect care contribuie la asigurarea succesului și stabilității proiectului. Monitorizarea și evaluarea (M&E) presupun o trecere în revistă a desfășurării proiectului și estimarea gradului în care s-au obținut rezultatele scontate. M&E ajută la identificarea obstacolelor în implementare și la verificarea realizării scopurilor planificate.

Monitorizarea are ca scop observarea curentă a derulării proiectului și a rezultatelor planificate și luarea acelor măsuri de corecție care sunt considerate necesare pentru a se asigura buna implementare a proiectului.

Evaluarea este o activitate periodică al cărei scop este verificarea conformității, activităților și rezultatelor proiectului. Evaluarea trebuie să includă o analiză cuprinzătoare (pentru care se pot angaja experți) a realizării sau nerealizării de către proiect a obiectivelor planificate. Evaluarea va analiza și motivele eventualelor nerealizări. Adesea, efectele de mediu sunt observabile abia peste un an sau chiar mai mulți. Prin urmare, ONG-urile trebuie să planifice modalități de evaluare a unor astfel de efecte și după perioada de implementare a proiectului.

Monitorizarea și evaluarea unui proiect finanțat de GEF SGP se vor realiza:

1. intern, de către organizația aplicant direct, împreună cu partenerii din cadrul proiectului și cu comunitățile din aria de implementare a proiectului;

2. extern, de către GEF SGP.

Organizațiile ce implementează proiectele GEF SGP se vor ocupa numai de aspectele legate de monitorizarea și evaluarea internă.GEF SGP sprijină proiectele cu un grad ridicat de implicare a comunităților din aria de implementare. De aceea, GEF SGP recomandă implicarea activă a comunităților la pregătirea și implementarea proiectului, precum și la monitorizarea și evaluarea acestuia. Selectarea celei mai potrivite metodologii de participare trebuie să provină direct din scopul proiectului sau al activității. Astfel, personalul trebuie să înțeleagă obiectivul participării – spre ce rezultate se tinde în cadrul proiectului. Următoarele tehnici și metodologii, utilizate de obicei, pot fi aplicate: analiza participativă a părților interesate, ședințe și ateliere participative, colectarea participativă a datelor/studii participative (interviuri participative, cartografiere, diagrame, scoruri/clasificare, calendare sezoniere, analiza tendințelor și intervalelor de timp, plimbări pe trasee definite (transect walk) etc.). Persoanele responsabile de monitoring și evaluare vor păstra copiile materialelor (agenda, lista persoanelor prezente, procese verbale, hărți, diagrame, rapoarte și interviuri).

ONG-urile vor utiliza din buget resursele necesare pentru implementarea activităților de monitorizare și evaluare cu participarea comunității.

În procesul de evaluare se recomandă și încurajarea participării reprezentanților altor categorii implicate în mod direct sau indirect în proiect, cum ar fi: autorități locale, sectorul privat, instituții de învățământ și alte organizații implicate.

Coordonatorul Național (CN), Asistentul de Program (AP) și/sau membrii Comitetului Național de Coordonare (CNC) GEF SGP Moldova efectuează vizite de monitorizare și evaluare a proiectelor, atât pe teren cât și la sediile ONG-urilor sau ale partenerilor.

9

1.4. ÎNCETAREA FINANŢĂRII

ONG-ul va îndeplini toate activitățile descrise în propunerea de proiect aprobată cu acuratețe și eficiență. Conform termenilor stabiliți expres în Acordul de grant, se înțelege că ONG-ul va avea control exclusiv asupra administrării și implementării activităților descrise în acord, iar SGP nu va interveni la exercitarea controlului. Totuși, atât calitatea lucrului, cât și a progresului la realizarea obiectivelor acestor activități vor fi supuse revizuirii de SGP.

Dacă SGP nu este satisfăcut de calitatea lucrărilor sau progresul înregistrat pentru a realiza aceste obiective, Programul ar putea la discreția sa (i) să rețină achitarea fondurilor până când decide că situația a fost îmbunătățită; (ii) să solicite rambursarea oricăror sau tuturor bunurilor și/sau echipamentului procurat de ONG cu fondurile oferite în baza Acordului; (iii) să declare Acordul reziliat printr-o notificare în formă scrisă adresată ONG-ului; și/sau (iv) să solicite orice remediu, dacă este necesar.

În cazul raportării de cheltuieli neeligibile la GEF SGP, sumele corespunzătoare vor fi returnate la GEF SGP sau deduse din următoarele tranșe de finanțare, după caz.Toate fondurile din grant ce rămân necheltuite la încheierea proiectului se vor returna prin transfer bancar în contul PNUD Moldova, în afară de situația în care se convine altfel după consultarea, și cu acordul Coordonatorului Național.

2. RECOMANDĂRI PENTRU ELABORAREA DOCUMENTAȚIEI DE RAPORTAREONG-urile finanțate vor întocmi și depune rapoarte intermediare și finale. Listele documentelor ce se vor depune la raportarea intermediară pot fi găsite în Anexa 2 și pentru raportare finală – în Anexa 5.

Pentru asigurarea transferării la timp a tranșelor de finanțare, rapoartele vor fi depuse cel târziu in a 10-ea zi calendaristica a lunii înscrise în Acordul de Grant pentru transferarea tranșelor care sunt condiționate de aprobarea respectivelor rapoarte. În cazul în care Acordul de Grant prevede transferul în luna decembrie, rapoartele vor fi depuse nu mai târziu de 10 decembrie.

În raportul final, ONG-ul finanțat va trebui să justifice întreaga sumă corespunzătoare grantului. Transferul final al fondurilor (ultima tranșă a grantului) din totalul grantului GEF SGP acordat, se realizează numai după aprobarea de către CN a raportului final. Astfel, ONG-ul finanțat va trebui să acopere cheltuielile din etapa finală a proiectului din fondurile proprii sau împrumuturi.Rapoartele sunt documente foarte importante, deoarece plata la timp a tranșelor depinde de calitatea acestora (atât a părților narative, cât și a părților financiare). Raportul financiar va cuprinde și documentele justificative originale scanate ale cheltuielilor: chitanțe, facturi, acte de achiziții, contracte de achiziție/prestări servicii/lucrări etc.. Verificarea documentelor originale se poate efectua în cadrul vizitelor de monitorizare. Dacă documentele originale vor fi solicitate pentru verificare la sediul GEF SGP acestea se vor restitui ONG-ului pentru păstrare.

Toate rapoartele și documentele justificative se vor păstra 7 ani în original în arhiva ONG-ului finanțat.Cofinanțarea monetară și în natură se va raporta per cofinanțator, atât în rapoartele intermediare cât și în cel final, pe bază de documente justificative (contracte, facturi fiscale,

10

ordine de plată, etc.). În cazul în care, cu ocazia raportărilor intermediare și finale cofinanțarea se dovedește a fi inferioară celei corespunzătoare activităților implementate până la momentul raportării, în conformitate cu bugetul aprobat al proiectului (parte din Acordul de Grant), suma totală acordată prin grant, respectiv tranșele următoare ale grantului vor fi micșorate procentual.

Cofinanțarea poate rămâne până la finele proiectului cea menționată la momentul scrierii propunerii de proiect, sau poate fi sporită cu cofinanțare atrasă pe parcursul implementării proiectului. Cofinanțarea monetară constă din plăți directe. Documentația suport necesară pentru dovedirea cofinanțării monetare este similară celei necesare ca suport pentru cheltuielile efectuate din grantul GEF SGP (facturi/chitanțe/ordine de plată, bonuri fiscale, contracte etc). Cofinanțarea în natură este o contribuție non-monetară sub formă de bunuri și servicii furnizate proiectului. Contribuțiile în natură sunt considerate cofinanțare în natură atâta timp cât:

1. pot fi verificate prin existența documentelor suport sau evidențelor (de ex. liste de voluntari, liste de lucrări, foi de parcurs etc.);

2. sunt necesare și rezonabile pentru atingerea scopului proiectului;3. au fost corect cuantificate;4. nu sunt acoperite din fonduri de la alți donori (în acest caz devin cofinanțare

monetară).

Cofinanțarea în natură poate fi asigurată de către organizația aplicant direct, de către partenerii acesteia sau de către comunitățile în sine (ex. munca sau alt tip de contribuție din partea institutelor științifice/experților/voluntarilor/membrilor comunității/organizațiilor neguvernamentale/instituțiilor guvernamentale etc). Cofinanțarea în natură poate fi sub formă de clădiri, terenuri, echipament, consumabile, servicii etc. de care beneficiază direct un proiect. Cheltuielile de chirie și întreținere a biroului, precum și cheltuielile de regie pot fi cuantificate de asemenea ca și contribuție în natură.

Documentația de suport pentru contribuția în natură constă în:

1. foi de pontaj pentru cuantificarea activităților de voluntariat (Anexa 10);2. declarație din partea organizației solicitant/partenerilor cu estimarea valorilor rezultate

din utilizarea biroului, echipamentului, vehiculelor ş.a. (cu anexarea documentelor – contracte, documente oficiale de evaluare a bunurilor etc.);

3. alte dovezi în funcție de caracterul particular al cofinanțării asigurate.

11

Tipuri de cofinanțare în natură(această listă are caracter orientativ, pot exista și alte tipuri de bunuri/servicii)

Valoare ValoareaTipul bunurilor/serviciilor – cofinanțare Unitatea de Nr. unitară totalăîn natură măsură unități [lei/dolari [lei/dolari

SUA] SUA]Timpul/munca pentru coordonatorul de zile/oreproiectTimpul/munca asistentului de proiect zile/oreTimpul/munca pentru contabil zile/oreTimpul/munca lectorilor orăTimpul/munca diverșilor angajați în zile/oreproiectTimpul/muncaexperților/consultanților/traducătorilor ore/ziTimpul/munca voluntarilor ore/ziMunca de creație a autorului publicațiilor(cărți, pliante, broșuri etc.) ore/ziÎnchirierea sălii de conferințe orăÎnchirierea videoproiectorului orăUtilizarea (închirierea) echipamentuluide birou (computere, imprimante etc.) articol/lunăÎntreținerea biroului organizației saubiroului de proiect lunăComunicații (telefon, internet, poștă) lunăUtilizarea consumabilelor de birou lunăAmortizarea vehiculelor kmUtilizarea (închirierea) vehiculelor zi sau oreUtilizarea combustibilului litri

kg, m3 sauUtilizarea materialelor de construcție tÎnchirierea (utilizarea) diverselor tipuride echipament oră sau ziDonarea de teren agricol HaÎnchirierea (utilizarea) terenului agricol ha/ lunăDonare construcții m2Închirierea (utilizarea) construcțiilor m2/lună

Pentru calcularea valorii monetare a cofinanțării în natură se vor utiliza ratele sau prețurile valabile în zona de implementare a proiectului calculate pe unitate de timp și pe tip de serviciu oferit. Consultați Anexa 12.

În raportul final, ONG-ul finanțat va trebui să justifice toată suma oferită în formă de grant de GEF SGP.

12

Anexa 1. Îndrumar de brandingÎn cazul tuturor materialelor de comunicare, “trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a asigura transparența în oferirea suportului financiar din fondurile GEF. Planul de comunicare și vizibilitate trebuie prezentat în fiecare document de proiect. Acesta trebuie să includă, printre altele, utilizarea obligatorie a logo-ului GEF pe toate materialele, publicațiile, foile volante, broșurile și scrisorile informative, paginile web, cărțile de vizită, panourile informative, vehiculele, rechizitele și echipamentele, plăcile comemorative, bannere, articolele promoționale, fotografiile, spoturi audiovizuale, la evenimentele publice, vizitele și campaniile informaționale. Planul trebuie sa includă de asemenea și comunicate de presă, conferințe de presă și vizite ale presei în localitățile de realizare a proiectelor.”

NUMELE SGP Pentru toate materialele de comunicare ce menționează SGP, vă rugăm să asigurați

că prima referință este mereu “Programul de Granturi Mici GEF, implementat de PNUD”.

Dacă SGP se menționează o singură dată, aceasta este versiunea corectă care trebuie utilizată în toate articolele, conținuturile de pe paginile web, publicații, fișe informative etc.

Publicațiile:

Toate publicațiile SGP trebuie să includă mereu toate trei logo-uri în aceleași dimensiuni pe pagina de titlu. Logo-urile partenerilor, la fel pot fi incluse, însă acestea trei trebuie să figureze permanent.

Logo-urile trebuie să apară în această ordine: SGP, GEF și UNDP. Includeți mereu o descriere scurtă (cel puțin un paragraf) despre SGP, GEF și UNDP. Vă rugăm să aruncați o privire la publicațiile editate anul acesta de către SGP la nivel

global, care sunt accesibile pe următoarele pagini web: http://sgp.undp.org, https:/ /www.thegef.org/gef/sgp .

La emiterea publicațiilor sau altor tipuri de materiale de comunicare la nivel global sau național, următoarele elemente se vor lua în considerare:

Asigurați-vă că contribuția financiară a SGP și a oricărui cofinanțator este recunoscută;

13

Emiteți o scrisoare adresată SGP de acordare a drepturilor pentru a reproduce materialul în întregime sau a unei părți cu scopuri non-profit;

ISBN și CZU al publicației; Includerea următorului disclaimer: “Opiniile exprimate în această lucrare sunt cele ale

autorului (autorilor) și nu angajează responsabilitatea Programului de Granturi Mici al GEF”

Textul și imaginile:TextulTot textul trebuie să fie plasat orizontal (nu vertical, sub un unghi sau sub formă convexă sau concavă). Pentru a optimiza lizibilitatea, evitați să plasați texte mari pe fundal închis.

Pentru titlurile mari, utilizați fontul “Verdana”. Pentru text utilizați fontul “Arial”.

Pentru a evidenția sub-titlurile, denumirile imaginilor, tabelelor sau a citatelor, puteți utiliza textul bold sau italic al fontului “Verdana”.

ImaginiÎn linii generale, pentru obținerea celui mai bun rezultat, utilizați imaginile în unul din următoarele formate:

Fotografii: Fotografii de cea mai înaltă calitate.

Fișiere digitale: fișierele TIFF de rezoluție înaltă (300 dpi sau mai mult), sau fișiere eps bazate pe vectori pentru arta de tipar sau liniară.

Întotdeauna obțineți permisiunea până a utiliza orice fotografie sau imagine ce nu aparține organizației Dvs., adăugați descrierea imaginii și autorul imaginii în subtitrare.

HârtiaPentru a micșora impactul asupra mediului înconjurător, evitați imprimarea pe hârtie lucioasă. Pentru materialele printate utilizați hârtia reciclată sau mată.

Publicitatea pe bannere:

Toate bannerele publicitare în locurile de implementare a proiectului TREBUIE SĂ INCLUDĂ TOATE TREI LOGO-URI. Se permite, de asemenea, includerea altor logo- uri de la parteneri și organizația locală, dar este important ca toate cele trei logo-uri să fie MEREU incluse.

Mărimea logo-urilor trebuie să fie mereu aceeași pentru toate și ordinea trebuie să fie SGP, GEF și UNDP (exemplu in imaginea de mai jos).

Alte materiale de comunicare:

14

Toate materialele de comunicare trebuie să includă întotdeauna toate trei logo-uri (SGP, GEF și UNDP), inclusiv foile informative, posterele, spoturile video, etc. Aceasta este valabil pentru materialele de comunicare realizate de ONG-ul finanțat și partenerii proiectului SGP.

Dacă acest Proiect este menționat în material o singură dată, aceasta este versiunea corectă, pe care o veți folosi în toate articolele, informațiile de pe pagina web, publicațiile, fișe informaționale etc.

• De fiecare dată când lucrați la un material (articol, buletin de știri, etc.) rugăm să anunțați Coordonatorul National și Asistentul de Program.

Prezentările în Power Point:Pagina de titlu a prezentării Power Point trebuie să conțină toate 3 logo-uri (SGP, GEF și UNDP). Un exemplu îl găsiți sau aici.

Conținutul unui articol Pentru lansare imediatăContact: Date de contact ale managerului de proiect (Nume, Titlu, E-mail, tel.)Locația: evenimentului/proiectului Data: evenimentului/proiectului

Sugestii pentru scrierea de articole:• În primul paragraf se precizează clar despre ce este articolul. Un rezumat;• Ce: Despre ce este proiectul? (a se evita acronimele) care sunt beneficiile?• Cine: valorifică banii și cât de mult se valorifică? Cine beneficiază? (ex. mărimea

grantului și mărimea cofinanțării);• Unde: este sau va fi localizat proiectul?• Când: a început / s-a finalizat proiectul? Când vor fi vizibile beneficiile?• De ce: care e scopul acestui anunț? Ce este nou, inovativ, relevant pentru a

împărtăși cu alții?• În cuprinsul articolului de explicat detaliile evenimentului, proiectului;• De oferit exemple concrete prin care proiectul aduce beneficii comunității;• De inclus statistici / citate ale părților interesate care demonstrează punctul de vedere

al articolului;• De atașat imagini și indicat foto credit (unde este potrivit);• De asigurat un link (dacă este disponibil), de unde poate fi obținută mai multă

informație despre ceea ce se spune în articol;• A se utiliza engleza simplă;• A se folosi citate utilizabile de la experți – citatele trebuie să fie simple.

Comunicarea cu mass-media

Reprezentanții ONG-urilor - specialiști în comunicare trebuie în mod normal să comunice cu jurnaliștii.

Interviurile

Se recomandă ca persoanele implicate în implementarea proiectului să comunice cu mass- media, după o consultare cu managerul de proiect și echipa GEF SGP sau specialistul în comunicare al PNUD în prealabil. În unele cazuri (în timpul workshop-urilor, seminarelor, conferințelor, călătoriilor în străinătate sau în zone îndepărtate), reprezentații ONG-ului pot comunica cu mass-media în domeniul lor de expertiză, fără nici o notificare sau consultare

15

prealabilă.

În linii generale în comunicarea ad-hoc cu mass-media se recomandă:

Vorbiți numai în domeniul dumneavoastră de competență și responsabilitate;

Oferiți informații despre fapte;

Evitați aspectele politice și cele sensibile, din numele donatorului.

În cazul în care planificați să participați, în calitate de vorbitor la o emisiune sau program TV, recomandăm să urmați pașii de mai jos:

Faceți cunoștință cu gazda emisiunii / programului TV; Discutați tema, formatul cu gazda (cu participarea specialistului în comunicare a

ONG-ului și / sau managerul de proiect); Stabiliți data, ora, etc.; Identificați vorbitorii cheie, care în afară de echipa de proiect include beneficiari /

parteneri ai proiectului etc.; Elaborarea mesajelor-cheie: ce dorim să transmitem despre proiect, activități,

rezultate, etc; poate există un singur mesaj principal și mai multe sub-mesaje (în consultare cu echipa GEF SGP).

Cu 2-3 zile înainte de emisiune / program TV Organizați o ședință cu gazda emisiunii, echipa de proiect și vorbitorii-cheie pentru a

discuta scenariul programului / emisiunii (cu participarea managerului de proiect şi a specialistului în comunicare, dacă este aplicabil);

Sugerați jurnalistului să facă un scurt film în jurul temei emisiunii/programului oferind informații despre rezultatele proiectului etc. (în consultare cu managerul de proiect, echipa GEF SGP);

Identificați / anticipați întrebările și pregătiți răspunsuri / reacțiile în consultare cu managerul de proiect, echipa GEF SGP);

Gândiți-vă la cele mai bune practici / povești de succes și materiale de sprijin, care pot fi folosite pe tot parcursul programului / emisiunii în consultare cu managerul de proiect, echipa GEF SGP);

Aranjați sala pentru înregistrarea emisiunii / programului TV.

Pașii următori

Vizualizați emisiunea – programul TV și analizați: care sunt lacunele, lecțiile învățate?

Anexa 2. Lista documentelor necesare a fi 16

prezentate de ONG-ul finanțat pentru raportarea intermediară

1. Raportul Intermediar – partea narativă (utilizați formularul din Anexa 3);2. Anexele Raportului Intermediar:

· Documente de cofinanțare;· Documentele/Materialele elaborate în perioada de implementare a proiectului;· Publicații;· CD-uri ce includ materialele;· Articole media; Fotografii;· Raportul (rapoartele) privind monitorizarea proiectului;· Scrisorile de aprobare de la Coordonatorul Național al Programului de Granturi Mici

al GEF, etc.;3. Raportul Intermediar cu privire la utilizarea fondurilor (utilizați formularul din Anexa 4):

· Raportul de cheltuieli nr.1;· Raportul cumulativ intermediar;· Extrasul din cont;· Documentele contabile în original (scanată sau pe hârtie).

4. Raportul de monitorizare a proiectului;5. Scrisoare-cerere pentru următoarea tranzacție a grantului;

17

Anexa 3. Raportul narativ intermediar (formular- tip)

Data:De la:Pentru: [Numele CN]Copie: [Persoana de contact din PNUD]Subiect: Raport narativ intermediar

Numărul proiectului:Titlul proiectului:ONG-ul finanțat:Persoana de contact a ONG-ului finanțat:Valoarea proiectului:Data începutului proiectului:Numărul raportului:

Raport narativ intermediar:

A. Sumar privind starea proiectului.

proiectul a început la data anunțată; planul de acțiuni se respectă; partenerii/comunitatea sunt implicați; cofinanțările sunt obținute; activitățile de monitoring și colectarea datelor se efectuează. altele.

B. Activitățile planificate și realizate în perioada de raportare și rezultatele atinse (Vă rugăm să vă referiți la scopurile și indicatorii descriși in Secțiunea C din Anexa A a Acordului).

Se descriu în detaliu activitățile implementate (total sau parțial), urmărind planul de lucru aprobat și descriind clar rolurile și responsabilitățile organizațiilor/persoanelor implicate în implementare, cu furnizarea informațiilor referitoare la beneficiarii materialelor promoționale, suporturilor de curs, materialelor de training etc.

Se anexează documentele suport (liste de participanți, fotografii, CD-uri, materiale tipărite ca rezultat al implementării activități respective, procese verbale ale întâlnirilor, copii ale prezentărilor susținute cu diverse ocazii, agendele și rapoartele de evaluare ale întâlnirilor, chestionare model și

18

1.2.

1.2.

1.2.

interpretarea rezultatelor chestionarelor, suporturile de curs și materiale training etc.). Documentele suport vor fi anexate la raport, alocându-li-se numere care vor fi menționate în descrierea narativă corespunzătoare fiecărei activități.

Evaluarea rezultatelor proiectului obținute până în prezent, pe baza indicatorilor din proiect

! Separat de anexele la raport vor fi furnizate un număr de cel puțin 10 exemplare din fiecare publicație realizată pe parcursul implementării, pentru uzul Programului GEF SGP.

C. Activitățile planificate, dar nerealizate în perioada de raportare și descrierea motivelor de întârziere

Probleme sau dificultăți la implementarea proiectului:Se vor enumera și descrie problemele sau dificultățile întâmpinate, precum și contextul în care a apărut fiecare dintre acestea.

Cum s-a încercat rezolvarea acestor probleme/ dificultăți?Se va utiliza aceeași numerotare ca la punctul B și se vor furniza detaliile rezolvării acestora, consecințelor datorate apariției problemelor sau dificultăților, recomandări în vederea evitării acestui tip de probleme/dificultăți.

D. Activitățile ce urmează a fi realizate în următoarea perioadă de raportare.

Se vor descrie activitățile ce urmează a fi implementate conform planului de lucru, precum și cele prevăzute a fi realizate în perioada pentru care se face raportarea respectivă, dar care nu au fost implementate din diverse motive (explicațiile vor fi furnizate la punctul C). Se vor prezenta în detaliu măsurile avute în vedere pentru implementarea acestora din urmă.

E. Experiența, lecții învățate și alte aspecte în perioada de raportare

19

1.2.

1.2.

F. Opțional: Se pot anexa diverse documente justificative sau imagini.

Verificat de: Numele, semnătura reprezentantului ONG-ului și ștampila

20

Anexa 4. Raportul intermediar privind utilizarea mijloacelor financiare (formular-tip)

Numărul proiectului:Titlul proiectului:Data:ONG-ul finanțat:Suma totală a mijloacelor financiare conform Acordului de Grant: 0.00 dolari SUA Data semnării acordului:

Perioada de raportare cuprinsă din până la

Categoria general de cheltuieli

Budgetul total Suma cheltuită6

Balanța fondurilor7

Suma solicitată8

Personal/MuncăTraining-uri/Seminare/Ateliere de lucru, etc.Contracte

Echipament/Mobilă

Alte cheltuieli (specificați)

Diverse

TOTAL

Total Budget aprobat: 0.00 dolari SUA Mijloace financiare transferate: 0.00 dolari SUAMijloace cheltuite: 0.00 dolari SUASuma solicitată: 0.00 dolari SUABalanța fondurilor (dacă există): 0.00 dolari SUA

Data solicitării tranșei următoare (ZZ/LL/AAAA):

Verificat de: Numele, semnătura reprezentantului ONG-ului și ștampila

NOTE:1. ONG-ul este responsabil pentru pregătirea raportului și asigurarea documentației suport sau altor informații în

legătură cu acest raport la cererea UNOPS.2. La raportul intermediar privind utilizarea mijloacelor financiare se atașează:

a. Raportul de cheltuieli nr.1;b. Raportul cumulativ intermediar;c. Extrasul din cont;d. Documentele contabile (in original sau in copie)

6 Precum rezultă din ”Raportul de Cheltuieli”, din sursele SGP7 Diferența dintre valorile per categorie de buget din “Buget total” si “Suma Cheltuita”, din sursele SGP8 Suma ceruta per categorie de buget corespunzatoare per total urmatoarei transe

21

Anexa 5. Lista documentelor necesare pentru raportarea finală

1. Raportul final - Partea narativă (utilizați formularul din Anexa 6);2. Anexe la Raportul final:

· Documente de cofinanțare;· Documentele/Materialele elaborate în perioada de implementare a proiectului;· Publicații;· CD-uri ce includ materialele;· Articole media; Fotografii;· Raportul (rapoartele) privind monitorizarea proiectului;· Scrisorile de aprobare de la Coordonatorul Național al Programului de Granturi Mici al GEF,

etc.; 3. Raportul final cu privire la utilizarea fondurilor (utilizați formularul din Anexa 7);

· Raportul de cheltuieli nr.2;· Raportul de cheltuieli nr.3;· Raportul cumulativ final;· Extrasul din cont;· Documentele contabile în original (scanată sau pe hârtie).

4. Documentele financiare care atestă plățile efectuate din cadrul fondurilor nerambursabile;5. Concluziile evaluării monitorizării proiectului;6. O scrisoare de solicitare de transfer a ultimei tranșe;7. Notă privind permisiunea de utilizare a materialelor de vizibilitate (Anexa 13).

22

Anexa 6. Raport narativ final (formular-tip)

ONG-ul finanțat:

Denumirea ONG ce prezintă raportul:

Adresa:

Persoana responsabilă de raportul final:

Date de identificare a proiectului

Titlul proiectului:

Numărul proiectului:

Localizarea proiectului:

Data când a început proiectul: Data finalizării proiectului:

Participanți/ Beneficiari: Dezvoltarea capacității/Instruiri:

Numărul femeilor: Numărul femeilor:

Numărul bărbaților: Numărul bărbaților:

Numărul copiilor: Numărul copiilor:

Se va detalia numărul de participanți/beneficiari și numărul de persoane care au participat la activitățile de creștere a capacității/instruiri. De la începutul proiectului se recomandă să folosiți orice instrumente/metode de dezagregare a datelor pe vârste (copii, tineri (până la 24 ani), adulți) și sex ce vor ajuta la scrierea raportului final. De exemplu, nivelul de participare a băieților, fetelor, femeilor, bărbaților în seminare/activități, coordonatori de activități, moderatori, instructori, formatori, membri ai comitetelor/grupurilor de inițiativă locale etc.

Informații legate de buget:

Valoarea totală a proiectului:

Suma totală a grantului:

Suma totală obținută din alte surse de finanțare:

Contribuția ONG-ului sau a comunității unde se implementează proiectul:

Activități:

Descrierea tuturor activităților implementate pe parcursul întregii perioade de implementare:• Se descriu în detaliu activitățile implementate, urmărind planul de lucru aprobat, cu

descrierea clară a rolurilor și responsabilităților organizațiilor/persoanelor implicate în

23

implementare, cu furnizarea informațiilor referitoare la beneficiarii materialelor

24

promoționale, suporturilor de curs, materialelor de training etc.• În cazul în care există variații în implementare față de planul de lucru se furnizează

explicațiile aferente acestor modificări.• Pentru activitățile realizate care nu au fost cuprinse în nici unul dintre rapoartele

intermediare, se anexează documentele suport (liste de participanți, fotografii, CD-uri, materiale tipărite ca rezultat al implementării activității respective, procese verbale ale întâlnirilor, copii ale prezentărilor susținute cu diverse ocazii, agendele și rapoartele de evaluare ale întâlnirilor, chestionare model și interpretarea rezultatelor chestionarelor, suport de curs și materiale de training etc.).

Documentele suport vor fi anexate raportului, alocându-li-se numere, numere ce vor fi menționate în descrierea narativă corespunzătoare fiecărei activități. (Nu se furnizează din nou anexele care au fost deja atașate la rapoartele intermediare, ca de ex. liste de participanți, rapoarte, materiale realizate etc.)

Rezultate:

Descrieți în ce măsură au fost îndeplinite obiectivele propuse:Descrieți efectele și rezultatele acestui proiect în relație cu domeniul/domeniile de interes și obiectivele GEF.Descrieți beneficiile imediate pentru participanții la proiect și/sau comunitățile implicate:

Cum a contribuit proiectul la realizarea de mijloace durabile de trai pentru comunitățile locale?

Proiectul a contribuit la reducerea sărăciei? Detaliați. Descrieți dacă a avut loc o creștere în venitul gospodăriilor, sau reducere a costurilor, ca rezultat al implementării proiectului.

Cum a fost îmbunătățită calitatea vieții beneficiarilor?

Identificați şi detaliați strategiile utilizate pentru îmbunătățirea calității vieții (de ex. sporirea accesului la tehnologii, infrastructură, educație etc.).

Cum a fost implicată comunitatea în realizarea proiectului și în dobândirea “simțului de proprietate” asupra proiectului? Indicați ce a funcționat și ce nu.

Descrieți implicarea femeilor din cadrul comunității la planificarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectului.

Descrieți promovarea egalității de gen și susținerea femeilor în activitățile de planificare, implementare, monitorizare și evaluare a proiectului.

Descrieți implicarea copiilor și tineretului din cadrul comunității la planificarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectului.

Descrieți beneficiile aduse femeilor, bărbaților, tinerilor, ca rezultat al implementării proiectului (activități ale proiectului, sesiuni de instruire, ședințe etc.).

Descrieți implicarea grupurilor defavorizate (persoane cu dizabilități, minorități) din cadrul comunității la planificarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectului.

25

Care sunt componentele proiectului legate de creșterea capacității? Cum a fost îmbunătățită capacitatea locală? Cum a contribuit aceasta la rezultatele finale ale proiectului?

Indicați nr. de ONG-uri care au fost instruite/implicate/formate la nivel de sat/raion/regiune/țară. Detaliați.

Descrieți politicile sau actele legislative influențate la nivel local sau național. Detaliați.

Descrieți tipul de legături de suport stabilite cu APL, alte instituții locale, naționale. Detaliați.

Descrieți cum are loc dialogul dintre Organizațiile Societății Civile și Guvern.

Proiectul a contribuit la creșterea participării comunităților locale la luarea deciziilor? Detaliați.

Cum a contribuit proiectul la creșterea conștientizării publicului despre problemele de mediu locale și globale?

Indicați valoarea totală monetară (dolari SUA) a bunurilor produse de ecosistemele durabile, care furnizează beneficii participanților proiectului și/sau comunității (în biodiversitate, ape internaționale, și degradarea terenurilor)? Detaliați.

Indicați valoarea monetară totală (dolari SUA) de servicii energetice nepoluante prestate participanților proiectului și/sau comunității (pentru domeniul „Co-beneficii de acces la emisii reduse de Carbon”)

Indicați nr. de hectare protejate, împădurite, restaurate. Detaliați.

Indicați nr. de specii protejate şi/sau specii rare, statutul, numărul cărora a fost menținut sau mărit, ca rezultat al implementării proiectului. Detaliați.

Indicați cantitatea de emisii de CO2 reduse. Detaliați.

Indicați nr. total de membri ai comunității cu acțiuni și practici îmbunătățite care au redus degradarea solului. Detaliați.

Indicați cantitatea (în tone) de poluanți (deșeuri, inclusiv deșeuri toxice agricole, apele de canalizare) care au fost reduși, evitați, sau preveniți. Detaliați.

Indicați nr. de certificări/standarde de calitate primite sau obținute. Detaliați.

26

Descrieți mecanismele financiare inovatoare puse în aplicare prin intermediul proiectului (de ex. ecoturism, produse green, certificări, etc.). Detaliați.

Detaliați activitățile grantmaker+.

Descrieți beneficiile pe termen lung:

• Cum se asigură continuitatea proiectului? Ce aspecte din conceperea, implementarea proiectului sau referitoare la alți factori au contribuit la creșterea durabilității proiectului? Cum ar putea alte proiecte/programe naționale să utilizeze această experiență pentru promovarea durabilității acestora?

• Proiectul se planifică a fi repetat sau extins în alte comunități/regiuni cu sau fără suportul GEF? Detaliați. Cuantificați exemplele oferite.

• Activitățile proiectului au fost repetate în alte comunități/regiuni? Detaliați. Cuantificați exemplele oferite.

• Descrieți conexiunile/legăturile pe care le are proiectul cu alte proiecte mari ale GEF.

Elaborări/realizări noi și dificultăți/probleme neașteptate:

Elaborări/realizări noi și descrierea detaliată a situațiilor neprevăzute și dificultățile întimpinate (dacă au fost) pe parcursul implementării proiectului:

Descrieți măsurile luate pentru a rezolva situațiile mai sus menționate:

Observații/Lecții învățate:

Descrieți lecțiile învățate din experiența acestui proiect. Vă rugăm, să prezentați cât se poate de precis și să detaliați ce a funcționat și ce nu.

Pentru a trece în revistă învățămintele, echipa de proiect trebuie să înțeleagă ce funcționează și ce nu funcționează – unde, cu cine, în ce circumstanțe și de ce. Această presupune analiza contextului în care au avut loc activitățile, ce activități și care au fost rezultatul lor. Pot fi și învățăminte despre ipotezele făcute și cum ele s-au adeverit în realitate. Pentru cineva ar fi utilă această informație, nu se vor repeta greșelile. Riscurile au fost identificate nereușit, sau posibil puteau fi gestionate mai bine. Pentru reflectarea învățămintelor echipa de proiect trebuie să organizeze ședințe regulate și să înregistreze datele monitorizării. Monitorizarea trebuie să ofere participanților la proiect șansa de a învăța lecții și perfecționa practicile. Dar aceasta necesită vederi largi/lipsă de prejudecăți în analiza progreselor, astfel ca dificultățile să fie recunoscute, dar nu ascunse.Se vor trece acele observații (dacă există) care nu au fost incluse în nici unul dintre paragrafele anterioare și care sunt considerate de interes pentru raportarea finală.

Indicați nr. de produse de comunicare și vizibilitate elaborate, împreună cu link-urile. (Notă: se va indica nr. de produse și nu nr. de copii)

Nr. de fișe informative: Nr. de broșuri elaborate: Nr. de video-fotoreportaje: Nr. de ghiduri:

27

De câte ori a fost menționat SGP în media: Nr. de premii obținute ca rezultat al participării la conferințe internaționale în perioada

implementării proiectului:

Rezumat în limba engleză:

Raportul final trebuie să cuprindă un rezumat în limba engleză, care să conțină descrierea proiectului, problemele și modalitățile utilizate pentru a le rezolva, rezultatele proiectului și lecțiile învățate.

Data: Întocmit de (coordonatorul de proiect):

28

Anexa 7. Raport financiar final (formular-tip)

Numărul proiectului:Titlul proiectului:Data:ONG-ul finanțat:

Suma totală a mijloacelor financiare conform Acordului de Grant: 0.00 dolari SUA Data semnării acordului:Perioada de raportare: pentru toată perioada de implementare a proiectului

Categoria generală de cheltuieli Bugetul total Suma

cheltuită9Balanța

fondurilor10

Personal/MuncăTraining-uri/Seminare/Ateliere de lucru, etc.Contracte

Echipament/MobilăAlte cheltuieli (specificați)Diverse

TOTAL

Total Budget aprobat: 0.00 dolari SUA Mijloace financiare transferate: 0.00 dolari SUAMijloace cheltuite: 0.00 dolari SUASuma solicitată: 0.00 dolari SUABalanța fondurilor (dacă există): 0.00 dolari SUA

Data solicitării tranșei următoare (ZZ/LL/AAAA):

Verificat de: Numele și semnătura reprezentantului ONG-ului

NOTE:1. ONG-ul este responsabil pentru pregătirea raportului și asigurarea documentației suport sau altor

informații în legătură cu acest raport la cererea UNOPS.2. La raportul final privind utilizarea mijloacelor financiare se atașează:

Raportul de cheltuieli nr.2 (pentru fondurile cheltuite din tranșa a II-a), Raportul de cheltuieli nr.3 (pentru fondurile cheltuite, ce vor urmează a fi rambursate din tranșa a III-a), Raportul cumulativ final , Extrasul din cont (pentru toată perioada de implementare a proiectului), Documentele confirmative în copie scanată, și în original la solicitare.

9 Precum rezultă din “Raportul de cheltuieli”, din surse SGP10 Diferența dintre valorile per categorie de buget din “Buget total” si “Suma cheltuita”, din surse SGP

29

I. Raport de cheltuieli nr.1 (se va anexa în format Excel conform modelului atașat; după aprobare, se prezintă și în variantă electronică scanat și ștampilat)

1. Se listează cheltuielile, pe capitole, în ordine cronologică în fișierul raportului de cheltuieli. Numărul alocat cheltuielii respective va fi scris și pe documentul justificativ corespunzător.

2. Cheltuielile se vor raporta la același capitol la care au fost bugetate în cadrul propunerii aprobate ce face parte din Acordul de Grant.

3. Dacă valorile din documentele de plată diferă față de valorile listate în raportul de cheltuieli, în raportul de cheltuieli se vor furniza detaliile modului de calcul clare și eventualele explicații aferente cheltuielii respective (de ex. dacă pe o factură apare o sumă și în lista de cheltuieli și pe ordine de plată/chitanță/bon apare o valoare mai mică se menționează că este o plată parțială).

4. La raport se vor anexa mesajele de solicitare adresate echipei SGP, cât și mesajele din partea echipei SGP.

5. Toate documentele justificative vor fi prezentate în copie lizibilă. Originalele pot fi verificate în cadrul vizitelor de monitorizare și evaluare de către GEF SGP.

6. Tipuri de documente pe categorii de cheltuieli (valabil pentru toate raportările):

Personal/muncă- se anexează copiile contractelor de prestare a muncii cu Termenii de Referință

sau Dispozițiile de încadrare (model anexat la Instrucțiuni).- liste de plată, inclusiv calculul plăților obligatorii (impozite, prime, contribuții,

taxe etc.);- dispoziții /ordine de plată, extrase de cont în cazul transferurilor în cont de card

(cu ștampile și semnături);- dispoziții/ordine de plată privind achitarea plăților obligatorii (impozite, prime,

contribuții, taxe etc.) cu ștampila băncii și lista persoanelor pentru care s-au efectuat plățile;

- copiile buletinelor de identitate;- rapoarte privind lucrările efectuate cu numărul de ore și zile lucrate (model

anexat la instrucțiuni).

Echipament/materiale- contractul cu furnizorul (dacă există)11, care include în mod obligatoriu suma

contractului, termenii de achitare și livrare, condiții de garanție etc.;- copia contului în baza căruia se efectuează transferul (cu ștampile și semnături);- copia ordinului/dispoziției de plată cu ștampila băncii;- factura fiscală cu indicarea bunurilor procurate.

Instruire/seminare/evenimente publiceAceastă categorie va include cheltuieli pentru organizarea seminarelor, instruirilor,

11 Semnarea contractului este obligatorie pentru procurarile valoarea carora este mai mare de 2,500.00 dolari SUA

30

întrunirilor, campaniilor de informare/conștientizare, etc. Cheltuielile vor fi prezentate per eveniment (spre ex: Seminar 1, Seminar 2, Campanie de informare “titlu..”, Conferință “titlu..”, acțiune, etc.).

1) Documente pentru confirmarea organizării seminarelor, conferințelor, etc:

Pachetul de documente va depinde de modalitățile de achitare – prin transfer sau în numerar.

- pentru achitările prin transfer se prezintă contractele (pentru procurări valoarea cărora este mai mare de 2,500 dolari SUA), contul în baza căruia se efectuează transferul, copia ordinului/dispoziției de plată cu ștampila băncii, factura fiscală cu indicarea bunurilor/serviciilor procurate, actul de primire predare (în cazul în care a fost semnat un contract);

- pentru plățile în numerar – listele de plată cu semnătura participanților (spre ex. restituirea cheltuielilor de drum doar pentru persoanele din Republica Moldova și pe teritoriul Republicii Moldova) copia buletinelor de identitate a participanților cărora li se rambursează cheltuielile de transport;

De asemenea se vor prezenta:- listele participanților la evenimente;- agenda evenimentului;- prezentările din cadrul evenimentelor;- fotografiile din cadrul evenimentelor;- procesele verbale, pentru ședințe sau evenimente în cadrul cărora au fost luate decizii,

expuse recomandări, constatări, intenții de conlucrare, alte rezultate ce nu vor fi documentate în perioada de implementare a proiectului;

- nu se achită diurne dacă persoana/persoanele participă la evenimente unde se asigură pauze de cafea, prânz etc.

2) Editarea și publicarea materialelor:- se prezintă contractele (pentru procurări valoarea cărora este mai mare de

2,500 dolari SUA), contul în baza căruia se efectuează transferul (cu ștampile și semnături), copia ordinului/dispoziției de plată cu ștampila băncii/semnătura electronică, factura fiscală cu indicarea serviciilor procurate, actul de primire predare (în cazul în care a fost semnat contractul), formatul EPS și/sau AI a machetei.

ContractePentru contractele cu persoane fizice (diverși experți, lectori, traducători etc.) se anexează documentele stipulate la categoria Personal/muncă, inclusiv și alte documente după caz.Pentru contractele cu persoane juridice:

- contractul cu furnizorul, care include în mod obligatoriu: data semnării, termenul contractului, descrierea detaliată a serviciilor, suma contractului, termenii de achitare și livrare a serviciilor, condiții de garanție etc.;

- copia contului în baza căruia se efectuează transferul (cu ștampile și semnături);- copia ordinului/dispoziției de plată cu ștampila băncii;- factura fiscală cu indicarea serviciilor procurate;- actele de primire-predare (pentru serviciile ce nu sunt descrise în detaliu în

factura fiscală).

31

Cheltuieli de deplasareCheltuielile de deplasare se achită personalului implicat direct în implementarea proiectului (coordonatori, consultanți, experți conform termenilor de referință). Documentele includ:

- ordin/legitimație de deplasare cu indicarea scopului și termenului deplasării, punctul de destinație etc. cu toate datele/actele necesare, semnături și ștampile;

- decontul de avans pentru fiecare persoană delegată cu descifrarea cheltuielilor și sumei totale a cheltuielilor de deplasare;

- copia biletelor (autobuz, tren);- copia buletinului de identitate.

Dacă deplasarea s-a efectuat cu mijloc de transport privat se prezintă următoarele documente:

- foi de parcurs și bonuri fiscale, facturi fiscale pentru benzină (în cazul în care deplasarea s-a efectuat cu mijloc de transport propriu și nu s-a arendat unitatea de transport);

- foi de parcurs, contract de arendă a unității de transport, dispoziție de plată (în cazul arendării unității de transport), facturi fiscale şi/sau actul de achiziție a serviciilor de locațiune și a cheltuielilor aferente.

În toate cazurile foile de parcurs trebuie să conțină următoare informație:

- indicatorul vitezometrului la pornire și sosire;- numărul de înmatriculare, modelul unității de transport etc.;- consumul de combustibil la 100 km;- numărul total de kilometri parcurși, cantitatea de combustibil consumată în

deplasare;- recipisă semnată de șofer ce atestă cantitatea de combustibil primită cu

anexarea permisului de conducere și buletinului de identitate;- alte documente ce pot fi solicitate de SGP/UNDP.

Alte cheltuieliSe prezintă după caz în conformitate cu legislația în vigoare și cerințele SGP/PNUD (contracte, conturi, dispoziții/ordine de plată, extrase din cont, descifrări etc.).

II. Raport cumulativ intermediar (dolari SUA)Raportul cumulativ intermediar se va anexa în format Excel conform modelului oferit de echipa SGP, se prezintă și în variantă electronică.

Raportul de cheltuieli și cel cumulativ vor menționa clar, pe coloane, sursele de cofinanțare (cu indicarea numelui cofinanțatorilor). Dacă pe parcursul implementării apar cofinanțatori noi față de propunerea inițială din proiect, cheltuielile corespunzătoare contribuției acestora vor fi trecute în coloane suplimentare create în tabel. În acest caz, se vor da explicații în partea narativă a raportului asupra modului cum au fost atrase aceste finanțări.

III. Raport de cheltuieli nr.2 și Raport de cheltuieli nr. 3 (se vor anexa în format Excel conform modelului atașat; se prezintă și în variantă electronică scanat și ștampilat)

a. Se listează cheltuielile, pe capitole, în ordine cronologică în fișierul raportului de cheltuieli. Numărul alocat cheltuielii respective va fi scris și pe documentul justificativ corespunzător.

32

b. Cheltuielile se vor raporta la același capitol la care au fost bugetate în cadrul propunerii aprobate ce face parte din Acordul de Grant.

c. Dacă valorile din documentele de plată diferă față de valorile listate în raportul de cheltuieli, în raportul de cheltuieli se vor furniza detaliile modului de calcul clare și eventualele explicații aferente cheltuielii respective (de ex. dacă pe o factură apare o sumă și în lista de cheltuieli și pe ordine de plată/chitanță/bon apare o valoare mai mică se menționează că este o plată parțială).

d. La raport se vor anexa mesajele de solicitare adresate echipei SGP, cât și mesajele din partea echipei SGP.

e. Toate documentele justificative vor fi prezentate în copie lizibilă. Originalele pot fi verificate în cadrul vizitelor de monitorizare și evaluare de către GEF SGP.

IV. Raport cumulativ final (dolari SUA)Raportul cumulativ final se va anexa în format Excel conform modelului oferit de echipa SGP, se prezintă și în variantă electronică.

Rapoartele de cheltuieli și cel cumulativ vor menționa clar, pe coloane, sursele de cofinanțare (cu indicarea numelui cofinanțatorilor). Dacă pe parcursul implementării apar cofinanțatori noi față de propunerea inițială din proiect, cheltuielile corespunzătoare contribuției acestora vor fi trecute în coloane suplimentare create în tabel. În acest caz, se vor da explicații în partea narativă a raportului asupra modului cum au fost atrase aceste finanțări.

V. Extrasul din contExtrasul din cont trebuie să conțină toate tranzacțiile efectuate în cadrul contului bancar al proiectului. Vă rugăm solicitați agenției bancare la care este deschis contul proiectului extrasul de cont de la începutul Proiectului – când a fost făcut primul transfer și până la ziua raportării.

VI. Documentele contabile în versiunea scanată și în original la solicitareDupă verificarea copiilor documentelor, se confirmă acceptarea raportului intermediar. Raportul de cheltuieli intermediar nu va mai fi modificat după verificarea și aprobarea acestuia de către echipa SGP.

! Perioada de evaluare începe odată cu prezentarea tuturor documentelor.

33

Anexa 8. Dispoziție de încadrare (model)

[Notițele din parantezele pătrate se vor șterge și în locul acestora se va insera informația solicitată]

Asociația Obștească

[denumirea asociației]

Codul bancar [din care va fi finanțat]

Dispoziție de încadrare nr. [numărul dispoziției]

Anexă la contractul de angajare la serviciu nr. [numărul contractului] semnat la [ziua/luna/anul semnării contractului] de încadrare a lui [numele și prenumele angajatului] în proiectul [denumirea deplină a proiectului], abreviere internă [abrevierea internă a proiectului]

Data: [data întocmirii dispoziției]

Către:

[numele directorului proiectului], [funcția]

[numele angajatului ce va fi achitat din proiect], [funcția angajatului]

[numele contabilului], contabil [sau director financiar]

Subiect: încadrare în proiect

Prin prezenta ordon:

[numele și prenumele angajatului] este încadrat în proiectul [denumirea proiectului], abreviere internă [abrevierea] pentru perioada [ziua luna anul inceputului incadrării în proiect] – [ziua luna anul finisării incadrării în proiect].

Sarcinile detaliate includ:

[sarcina 1 a angajatului în proiectul nou];

[sarcina 2 a angajatului în proiectul nou];

[sarcina 3 a angajatului în proiectul nou];

..

[sarcina x a angajatului în proiectul nou];

Pentru executarea acestor sarcini angajatul va fi remunerat cu suma totală de [costul zilei lucratoare a angajatului în proiectul nou];

Pentru executarea sarcinilor prevăzute mai sus [numele anagajatului] are la dispoziție un volum total de [numărul total de zile] zile lucrătoare, după cum urmeaza:

Executarea sarcinii – [numărul de zile] zile ([numărul de ore se calculează utilizând formula: numărul de zile x 8 ore] ore);

34

Concediu – [numărul de zile] zile ([numărul de ore se calculează utilizând formula: numărul de zile x 8 ore] ore);

Contabilul [numele persoanei responsabile], va ține cont de prevederile acestui ordin și de fișele de pontaj pentru pregătirea fișelor de salarizare.

Dispoziția de încadrare se aduce la cunoștintă tuturor persoanelor vizate.

[numele prenumele directorului executiv],

Directorul executiv

[semnătura]

[numele directorului de proiect și funcția] [semnătura]

[numele angajatului și funcția] [semnătura]

[numele contabilului și funcția] [semnătura]

35

INSTRUCȚIUNI PENTRU ADMINISTRATORII DE ACHIZIȚII

2. În CdO, solicitantul/partea interesată/expertul tehnic pregătește/elaborează specificațiile sau Termenii de Referință (TdR) pentru revizuirea și feedback-ul echipei SGP înainte de a fi incluse în

4. În secțiunea I: Particularitățile CdO se inserează instrucțiunile specifice pentru Ofertanți, aplicabile acestei CdO. În secțiunea II: Instrucțiunile pentru Ofertanți nu se introduc modificări.

Textul evidențiat în oferă comentarii și instrucțiuni pentru a ghida administratorul de

Anexa 9. Invitație la licitație. Model de cerere de ofertă (RECOMANDARE)

[Tot textul de pe această pagină urmează să fie șters înaintea expedierii Cererii de Ofertă]

1. O cerere de ofertă (CdO) este o metodă de solicitare formală. Aceasta este utilizată pentru procurări de servicii, bunuri și lucrări costul cărora poate fi mai mare de 10,000.00 dolari SUA, când cerințele sunt clare și specifice.

CdO.

3. Persoana responsabilă de achiziție pregătește și emite CdO; printre altele, el sau ea este responsabil/ă de toate comunicările cu furnizorii, fiind punct principal de contact.

5. Îndrumare privind textul din document evidențiat în culori:

achiziții și trebuie șters înainte ca documentul sa devină final.

conținutul aplicabil. Textul evidențiat în albastru trebuie să fie lăsat așa cum este de către administratorul de

achiziții, precum că acesta indică textul ce trebuie să fie inserat de către Ofertanți în răspunsul lor.

36

gri

Textul evidențiat în galben trebuie să fie înlocuit de către administratorul de achiziții cu

Scrisoare de invitație

Stimate(ă) Domn/Doamnă,

Subiect: Cerere de ofertă pentru furnizarea de [ Inserați informații succinte privind bunurile și/sau serviciile] în [ denumirea țării/orașului] – CdO Dosar Nr.: [ Inserați ref.dosar]

ONG-ul [denumirea ONG-ului] are plăcerea de a invita potențialii ofertanți să depună o ofertă pentru furnizarea de bunuri/servicii în conformitate cu Lista Cerințelor prevăzută în prezenta Cerere de Ofertă (CdO).

CdO este formată din următoarele: Prezenta Scrisoare de Invitație a CdO Secțiunea I: Particularitățile CdO Secțiunea II: Instrucțiunile pentru Ofertanți Secțiunea III: Lista Cerințelor Secțiunea IV: Formulare de Licitație Returnabile [Adăugați orice alte formulare care ar putea fi

relevante pentru CdO. Formularele A-C sunt obligatorii]o Formularul A: Formular de Depunere a Ofertei/Cotațieio Formularul B: Formular cu Lista Prețuriloro Formularul C: Formular de Ofertă Tehnicăo Formularul D: Formular privind Experiența Anterioară [excludeți dacă nu este solicitat]o Certificatul de Înregistrare

Dacă sunteți interesat să trimiteți o ofertă/cotație ca răspuns la această CdO, vă rugăm să pregătiți oferta în conformitate cu cerințele și procesul care sunt prevăzute în această CdO și expediați-le ONG-ului [denumirea ONG-ului] până la data limită de depunere a cererii stabilită în Secțiunea I: Particularitățile CdO.

Așteptăm cu nerăbdare să primim oferta dumneavoastră.

Aprobat de:

Nume: [inserați numele Directorului Executiv al ONG-ului]

Titlu: [inserați titlul]

Data: [inserați data]

37

Secțiunea I: Particularitățile CdO

Domeniul de acoperire al Ofertei

Această CdO se referă la procurarea de [Inserați informații succinte privind bunurile/serviciile] în [denumirea orașului/țării] precum sunt descrise în continuare în Secțiunea III: Lista Cerințelor.

Persoana de Contact pentru corespondență, notificări și cereri de clarificări

Toată corespondența, notificările și cererile de clarificări în legătură cu această CdO trebuie expediată la:

[Inserați numele persoanei de contact sau contactului anonim sau adresa de e-mail după caz]

ONG [denumirea ONG-ului]

ATENȚIE: Ofertele/Cotațiile nu trebuie să fie prezentate la adresa de mai sus, ci la adresa de depunere a ofertelor după cum este indicat mai jos.

Clarificări

Solicitările de clarificări din partea ofertanților nu vor fi acceptate după [ inserați data].

Răspunsurile la solicitările de clarificări vor fi comunicate: [inserați cum acestea vor fi diseminate, adică tuturor Ofertanților direct sau pe site-ul ONG-lui]

Perioada de valabilitate a ofertei

Ofertele trebuie să rămână valide timp de [ Inserați Numărul Zilelor, în modnormal 30 zile pentru CdO] de la termenul limită pentru prezentarea Ofertei, pentru a fi acceptare de către ONG [denumirea ONG-ului]

Valuta(ele) Ofertei Ofertele trebuie să fie prezentate în MDL.

Taxe și Impozite

Toate ofertele trebuie să fie prezentate fără:

TVA

Sau,

orice taxe directe [taxe vamale, proceduri vamale, accize, TVA], în cazul în care potențialul ofertant importă bunuri.

Limba de întocmire a ofertelor

Toate ofertele, informațiile, documentele și corespondența între ONG [denumirea ONG-ului] și Ofertanți cu privire la procesul procurării trebuie să fie în Româna, Rusă sau Engleză.

Data limită pentru Depunerea Ofertelor

Toate ofertele trebuie să fie depuse până la [inserați timpul] [Orașul, Țara] [inserați data].

Depunerea Ofertelor

Ofertele trebuie să fie depuse după cum urmează:

[Explicați modul în care Ofertanții trebuie să depună ofertele, incluzând adresa de e-mail și/sau adresa fizică unde va fi livrată oferta].

38

Metoda de evaluare și criterii

Ofertele se vor evalua pentru a determina cea mai acceptabilă ofertă din punct de vedere tehnic cu cel mai mic preț. Evaluarea va fi efectuată urmând pașii: [ajustați dacă e necesar]

1. Examinarea Preliminară. Următoarele criterii formale și de eligibilitate vor fi revizuite pentru conformitate: [ajustați dacă e necesar]

Ofertantul este eligibil după cum este definit în Instrucțiunile pentru Ofertanți, Articolul 3.

Completitudinea Ofertei. Toate Formularele de Licitație Returnabile și alte documente solicitate au fost prezentate și sunt complete.

Ofertantul acceptă Condițiile Generale din Contractul ONG-ului.

2. Calificările Ofertantului vor fi evaluate conform criteriilor de calificare de mai jos: [ajustați după cum este necesar sau ștergeți. Dacă solicitați experiență anterioară atunci includeți Formularul D în CdO]

Ofertantul trebuie să fie în afacere continuă de furnizare a bunurilor și serviciilor similare pentru ultimii [inserați numărul] ani.

[adăugați aici alte criterii de calificare, de ex. Capacitatea tehnică sau financiară sau licențe specifice]

3. Conformitatea tehnică a bunurilor/ serviciilor oferite. Următoarele criterii tehnice vor fi revizuite pentru verificarea conformității cu cerințele ONG-ului: [ajustați după necesitate]

Bunuri/Servicii oferite în ofertă sunt conforme cu cerințele din Secțiunea III: Lista Cerințelor.

[Adăugați aici alte criterii tehnice după necesitate]

4. Evaluarea Financiară. Ofertele care se dovedesc a fi acceptabile din punct de vedere tehnic vor fi evaluate în bază de preț. [Denumirea ONG-ului] va oferi contractul ofertantului ce a prezentat cea mai acceptabilă ofertă din punct de vedere tehnic (calitate) la cel mai mic preț.

În orice moment pe parcursul procesului de evaluare ONG-ul [denumirea ONG-ului] poate solicita clarificări sau informații suplimentare în scris de la Ofertanți. Răspunsurile Ofertantului nu trebuie să conțină nici-o modificare în ceea ce privește conținutul ofertei, inclusiv partea tehnică și financiară a acesteia. ONG-ul [denumirea ONG-ului] poate utiliza astfel de informații în interpretarea și evaluarea ofertei relevante.

Oferte parțiale

[Selectați doar o singură opțiune adecvată și ștergeți celelalte]

[Opțiunea 1] Ofertele parțiale nu sunt permise. Ofertanții trebuie să stabilească prețurile pentru totalul bunurilor și/sau serviciilor, ce corespund tuturor cerințelor solicitate în Secțiunea III: Lista Cerințelor.

[Opțiunea 2] Ofertanților li se permite să stabilească prețurile pentru unul sau mai multe loturi identificate în Secțiunea III: Lista Cerințelor. Cu toate acestea, Ofertanții trebuie să ofere 100 % din bunurile/serviciile specificate în fiecare lot, în volum de 100% din cantitățile solicitate în lot. Evaluarea se va face pentru fiecare lot în parte.

39

Documentele ce se includ în Ofertă

[asigurați-vă că lista de mai jos este relevantă pentru documentarea conformității ofertei, și oferă posibilitatea Ofertantului de a verifica conformarea cu criteriile de evaluare de mai sus. Verificați dacă este prezentată aceeași listă în scrisoarea de invitație]

Ofertanții trebuie să includă următoarele documente în oferta lor:

Formular A: Formular de Depunere a Ofertei

Formular B: Formular cu Lista Prețurilor

Formular C: Formular de Ofertă Tehnică

Formular D: Formular privind Experiența Anterioară [ștergeți dacă nu e necesar]

Certificat de Înregistrare

[Adăugați alte documente dacă e necesar]

Tipul Contractului ce va fi acordat

[denumirea ONG-ului] va semna următorul contract cu Ofertantul(ții) câștigător(i):[inserați tipul contractului] urmând condițiile generale ale contractului, care pot fi consultate aici [inserați link-ul cu condițiile generale ale contractului ce pot fi consultate]

Semnarea Contractului

[denumirea ONG-ului] planifică să acorde Contractul până la data de [inserați data]

40

Secțiunea II: Instrucțiuni pentru OfertanțiDOMENIUL DE ACOPERIRE A OFERTEI

Ofertanții sunt invitați să depună o ofertă pentru bunurile și/sau serviciile specificate înSecțiunea III: Lista Cerințelor, în conformitate cu prezenta CdO.

INTERPRETAREA CdO

Prezenta CdO este o invitație de a prezenta oferte, și nu va fi interpretată ca o ofertă ce poate fi acceptată creând oricare alte drepturi contractuale, legale sau de retrocedare.

ELIGIBILITATEA OFERTANTULUI

Ofertanții pot fi o asociație privată, publică sau ONG sau orice altă asociație cu capacitatelegală de a semna un contract cu caracter obligatoriu cu [denumirea ONG-ului].

Ofertantul nu este eligibil să prezinte o ofertă dacă la momentul depunerii ofertei, Ofertantul:i. este inclus în lista UN/PD de furnizori suspendați sau excluși;ii. este inclus în Lista Consolidată de Sancțiuni a Consiliului de Securitate al Națiunilor Unite,

inclusiv în lista Rezoluției Consiliului de Securitate al ONU 1267/1989 ;iii. este inclus în Lista Băncii Mondiale pe Achiziții Corporative a Furnizorilor Iresponsabili și Lista

Băncii Mondiale de Persoane Fizice și Companii Ineligibile.

iv. Lista de interdicție a Operatorilor Economici a Agenției de Achiziții Publice http://tender.gov.md/ro/lista-de-interdictie

CLARIFICĂRI PRIVIND CdO

Ofertanții pot solicita clarificări privind CdO prin depunerea unei cereri în scris persoanei decontact menționate în Secțiunea I: Particularitățile CdO, până la ora menționată în Secțiunea I: Particularitățile CdO. Explicații sau interpretări oferite de o altă persoană decât persoana de contact numită, nu vor fi considerate obligatorii sau oficiale.

REMUNERAREA ȘI COSTURILE OFERTELOR

Ofertanții nu vor fi remunerați sau nu vor primi compensații pentru prepararea și depunereaofertei.

VALUTA(ELE) OFERTEI

Oferta trebuie pregătită în valuta(ele) menționate în Secțiunea I: Particularitățile CdO.

TAXE ŞI IMPOZITE

41

Toate ofertele se vor prezenta excluzând orice taxe directe sau alte taxe și impozite, cu excepția cazului dacă este specificat altfel în Secțiunea l: Particularitățile CdO.

CONDIȚII DE PLATĂ

[Denumirea ONG-ului] va efectua plata, în mod obișnuit, în termen de cel mult 30 zile de la primirea bunurilor/serviciilor și la depunerea documentelor de plată.

ANUNȚ DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUIONG-ul [denumirea ONG-ului] va transmite un mesaj de informare privind rezultatele evaluării, fiecărui ofertant.

ETICA ŞI PRACTICILE PROSCRISE

[denumirea ONG-ului] solicită ca toți Ofertanții să respecte cele mai înalte standarde de eticăîn timpul întregului proces de CdO, precum și durata oricărui Contract care ar putea fi semnat ca rezultat al acestui proces. Prin urmare, toți Ofertanții trebuie să reprezinte și garanteze că ei:

(i) nu au obținut în mod nejustificat, sau n-au încercat să obțină în mod nejustificat, orice informații confidențiale în legătură cu procesul CdO și orice Contract care ar putea fi semnat ca rezultat al acestui proces de CdO;

(ii) nu au nici-un conflict de interes care i-ar împiedica să încheie un Contract cu ONG [denumirea ONG-ului], și nu va avea nici-un interes față de alte părți implicate în prezentul proces de CdO sau în cadrul proiectului care stă la baza prezentului proces de CdO;

(iii) nu s-au angajat, sau nu au încercat să se angajeze în orice Practici Proscrise în legătură cu prezentul proces de CdO sau alt Contract care ar putea fi acordat ca rezultat al prezentului proces de CdO. Practicile Proscrise includ: practici de corupere, practice frauduloase, practici coercitive, practici coluzive, practici lipsite de etică și obstrucție.

42

Secțiunea III: Lista de Cerințe[PENTRU SERVICII]: Inserați aici Termenii de Referință.

[PENTRU BUNURI]: Inserați aici următoarele secțiuni și tabele (ajustate după necesitate). Notați că aceste tabele au două scopuri: 1) pentru ONG, să asigure cerințele dumneavoastră (primele coloane din stânga); și de asemenea 2) pentru Ofertanți să completeze informațiile privind bunurile oferite (în 2 coloane din dreapta, evidențiate în albastru) prin introducerea acestor tabele în momentul depunerii Formularului C: Formularul Ofertei Tehnice. Acest lucru este efectuat pentru a evita adăugarea tabelelor similare în două locuri diferite ale CdO. Vă rugăm să ajustați aceste tabele după necesitate.

Specificații tehnice pentru Bunuri și Tabelul de Date Comparative:

Nr. Cerințele tehnice minime ale ONG [denumirea]

CantitateOferta este conformă? Ofertantul să completeze

Detaliile despre bunurile oferite. Ofertantul să

completeze

[inserați] [inserați] [inserați] ☐ Da ☐ Nu

Introduceți detaliile bunurilor oferite, inclusiv specificațiile și marca/modelul oferit, dacă este cazul

Cerințe privind livrarea și Tabelul de Date Comparative:

Cerințele ONG [denumirea]Oferta este conformă?Ofertantul să completeze

DetaliiOfertantul să completeze

Timpul de livrare

Ofertantul trebuie să livreze bunurile [inserați timpul în zile/săptămâni] din momentul semnării Contractului.

☐ Da ☐ Nu Inserați detalii

Locul de livrare și regulile Incoterms

[Inserați locul de livrare și regulile Incoterms conform Incoterms 2010.

☐ Da ☐ Nu Inserați detalii

Detalii destinatar [Inserați detalii] ☐ Da ☐ Nu Inserați detalii

Dreptul ONG-ului [denumirea]

În momentul atribuirii Contractului, ONG-ul [denumirea ONG-ului] își

☐ Da ☐ Nu Inserați detalii

43

ONG-ului] dea varia cerințele

rezervă dreptul de a variacantitatea de bunuri și servicii asociate specificate mai sus, cu condiția ca aceasta să nu depășească +/- [inserați %, în mod normal, nu ar trebui să depășească 20%], fără nici-o modificare a prețurilor unitare sau ai altor termeni și condițiiale CdO.

44

Secțiunea IV: Formulare de Licitație ReturnabileNotă către Ofertanți: Instrucțiunile de completare a fiecărui Formular sunt evidențiate în albastru în fiecare Formular. Vă rugăm să completați Formularele de Licitație Returnabile conform instrucțiunilor și să le returnați ca parte a ofertei dumneavoastră.

Următoarele formulare returnabile fac parte din prezenta CdO și trebuie completate și returnate de către ofertanți ca parte a ofertei lor.

Formular A: Formular de depunere a oferteiOfertanții sunt rugați să completeze, semneze și returneze acest formular ca parte a depunerii ofertelor. Ofertantul trebuie să completeze acest formular în conformitate cu instrucțiunile indicate. Nu se permite nici-o modificare a formatului și substituții nu vor fi acceptate.

Data: [Inserați data depunerii]

Subiect: Oferta pentru furnizare de [ Inserați o descriere succintă a bunurilor/serviciilor] în [ Denumirea țării/orașului], Dosar CdO Nr. [ Inserați număr de ref. al CdO], cu data [inserați data]

Noi, subsemnații, declarăm că:

a. Ne oferim să furnizăm conform documentelor de licitație, inclusiv Condițiilor Generale din Contractul ONG-ului [denumirea ONG-ului];

b. Oferta noastră este valabilă pentru o perioadă de timp de [inserați numărul de zile care nu trebuie să fie mai puține decât cele specificate în Secțiunea I: Particularitățile CdO, Perioada Valabilității Ofertelor] de la data stabilită pentru termenul limită de depunere după cum este prevăzut în CdO, și va rămâne obligatorie pentru noi și poate fi acceptată în orice moment până la expirarea acestei perioade;

c. Noi nu avem nici-un conflict de interes în activitate care ne-ar pune într-un conflict de interes cu ONG-ul [denumirea ONG-ului], dacă am fi selectați pentru această misiune;

d. Întreprinderea noastră confirmă că ofertantul și sub-contractorii nu au fost asociați, sau implicați în vreun fel, direct sau indirect, în pregătirea proiectului, termenilor de referință și/sau alte documente utilizate ca parte a acestei solicitări;

e. Întreprinderea noastră, afiliatele și filialele acesteia — inclusiv orice subcontractori sau furnizori pentru orice parte a Contractului — nu au fost declarați ineligibili de către o Agenție a ONU, Consiliului de Securitate al ONU, și Banca Mondială, în conformitate cu Instrucțiunile pentru Ofertanți din Articolul 3, Eligibilitate;

f. Noi nu am declarat faliment, nu suntem implicați în proceduri de faliment sau de administrare specială, și nu există nici-o hotărâre sau acțiune legală inițiată împotriva noastră care ar putea afecta operațiunile în viitorul apropiat;

g. Noi nu am oferit și nu vom oferi nici un fel de comisioane, cadouri și/sau favoruri pentru prezenta CdO și nu ne vom angaja în nici-o astfel de activitate pe parcursul executării oricărui Contract atribuit.

Eu, subsemnatul, certific faptul că sunt autorizat în mod corespunzător de către [ inserați numele complet al ofertantului] pentru a semna această ofertă și asumarea responsabilități [inserați numele complet al ofertantului] dacă ONG [denumirea ONG-ului] acceptă prezenta ofertă:

45

Nume: [completați] Titlu: [completați] Data: [completați] Semnătura:

Indicați numele și informația de contact pentru principala persoană de contact din întreprinderea dumneavoastră pentru prezenta ofertă:

Nume: [completați] Titlu: [completați]

Adresa e-mail: [completați] Telefon: [completați]

46

Formular B: Formular cu Oferta financiarăOfertanții trebuie să completeze acest Formular cu Lista Prețurilor, în conformitate cu instrucțiunile indicate.

[Administratorii de achiziții trebuie să asigure că vor ajusta acest formular de prețuri și tabele conform Listei Cerințelor, inclusiv regulile Incoterms aplicabile. Excludeți tabelele sau rândurile dacă nu sunt necesare.]

Nr. de referință al CdO: [inserați Nr. de referință al CdO]Valuta [Inserați valuta]

Nr. articolului Descriere Cantitate Preț unitar

[Incoterms]Preț Total

[Incoterms]

1. [Inserați denumirea articolului. Adăugați sau excludeți rânduri după necesitate]

[Inserați Cantitate] inserați inserați

2.

3.

4.

5.

Preț Total

Termen de plată de 30 zile acceptat: ☐ DaReducerea Ofertantului pentru plata accelerată: % din totalul prețului întreprinderii pentru fiecare zi calendaristică pentru mai puțin de treizeci (30) zile.

Lista sub-contractorilor sau furnizorilor

Ofertantul trebuie să identifice numele subcontractorilor/furnizorilor care vor presta bunuri/servicii în cadrul acestui Contract și tipul de lucru care va fi subcontractat, dacă este cazul.

(A) [Numele și adresa completă a sub-contractorilor ](B) (C) Eu, subsemnatul, certific faptul că sunt autorizat în mod corespunzător de către [ inserați numele complet al Ofertantului] pentru a semna această ofertă și asumarea responsabilității [inserați numele complet al Ofertantului] dacă ONG [denumirea ONG-ului] acceptă această ofertă:Nume :

Titlu :

Data :

Semnătura:

47

Formular C: Formularul Ofertei Tehnice[Asigurați-vă că conținutul inclus aici este aliniat cu conținutul Secțiunii III: Lista Cerințelor,adică dacă sunt două tabele acolo, atunci faceți referire la două tabele de aici. În cazul încare CdO este doar pentru servicii și ați adăugat TdR în Secțiunea III, vă rugăm să verificațiformatul Formularului de Propunere Tehnică a modelului pentru CdO de Bunuri/Serviciideoarece acesta ar putea fi mai relevant și ajustați această secțiune în mod corespunzător.]

Nr. de referință CdO: [inserați Nr. De referință CdO] Numele Ofertantului: [inserați numele Ofertantului]

Ofertanții sunt obligați să completeze Tabelele cu Date Comparative incluse în Secțiunea III: Lista Cerințelor pentru a demonstra conformitatea cu cerințele ONG [denumirea ONG- ului] și să le includeți mai jos. Ofertanții NU au permisiunea de a face schimbări în coloanele de cerințe din Tabelele cu Date Comparative ale ONG-ului [denumirea ONG-ului]. Astfel de schimbări pot descalifica oferta dumneavoastră.

Specificații tehnice pentru bunuri –Tabelul cu Date Comparative

[Inserați aici tabelul]

Cerințe de livrare –– Tabelul cu Date Comparative

[Inserați aici tabelul]

Bunurile și serviciile corespunzătoare oferite (dacă este cazul) sunt în conformitate cu specificațiile și cerințele specificate în Secțiunea III: Lista Cerințelor.

☐ Da ☐ Nu

ORICE ABATERE TREBUIE INDICATĂ MAI JOS:

Nume :

Titlu :

Data :

Semnătura :

48

[Excludeți dacă nu este solicitat]

Formular D: Formular de Experiență anterioară

Nr. de referință al CdO: [inserați Nr. de referință al CdO] Numele Ofertantului: [inserați numele Ofertantului]

Descrierea serviciilor/ bunurilor

Țara

Valoarea Totală a Contract

ului

Identificarea Contractului și Titlul și Datele de contact ale Clientului

(Nume, Adresă, telefon, email, fax)

Anul în care a fost

realizat proiectul

Nume :

Titlu :

Data :

Semnătura :

49

Anexa 10. Foaie de pontaj pentru munca voluntară desfășurată (model)

(Organizația în cadrul căreia se desfășoară activitatea de voluntariat)

(Denumirea proiectului în cadrul căruia se desfășoară activitatea de voluntariat )

Nr crt

Numele voluntarului

Tipul activității

Data Desfășurării

Activității

Nr. de zile/ore lucrate

Prețul Unitar

(lei)

Prețul total (lei)

Semnătura voluntarului

Data:

Semnătura persoanei responsabile pentru organizarea activității cu voluntarii

………………………….

50

Anexa 11. Utilizarea transportului – contribuție în forma naturală12 (model)

(Organizația în cadrul căreia se desfășoară activitatea de voluntariat)

Data Numărul de înma- triculare a mașinii, marca

Consum combu- stibil la 100 km(C)

Indicator kilometraj la pornire (km) (P)

Indicator kilometraj la sosire (km) (S)

Total km parcurși (D),D=P-S

Litri combustibil utilizat (U), U=D/100*C

Tipul combustibil-ului utilizat

Descrierea rutei, scopul deplasării

Tabelul de prețuri valabile în regiunea de implementare a proiectului, prospectate la data de

Închirierea vehiculului

Preț mediu pentruun km de închiriere

Total km parcurși pe tip de vehicul

Suma totală

[adăugați tipul și marca vehiculului][adăugați tipul și marca vehiculului]Combustibili Preț pentru un litru Total utilizat pe tip

de combustibilSuma totală

[Inserați tipul combustibilului][Inserați tipul combustibilului][Inserați tipul combustibilului]

Total General:

Verificat de: Numele, semnătura reprezentantului ONG și ștampila

12 La prezentarea acestei forme foaia de parcurs nu este necesară.

51

Anexa 12. Calculul contribuțiilor în naturăActivitate Calculul contribuțiilor în natură

Costul manoperei (profesioniști, experți, lectori, personalul proiectului)

Utilizarea ratelor corespunzătoare om-zile valide / folosite în țară, calculate pe zile sau luni, conform legislației13 în vigoare, în baza datelor statistice oficiale14, sau în baza altor documenteconfirmative (de ex., contracte de munca pentru ultimii 3 ani).

Utilizarea echipamentului de oficiu

Se calculează conform metodei liniare de amortizare.

De ex. prețul unui echipament cu o durată de utilizare de 5 ani este de 5000 $. Avem 1000 $ anual. Dacă echipamentul este folosit pe perioada de implementare a proiectului, de ex. șase luni, atunci contribuția în natură va constitui 500 $.

Utilizarea software Se folosește:

Costul licenței de software pentru perioada de utilizare, dacă este disponibil

Ca în cazul echipamentelor, perioada de depreciere constituind 3 ani

Utilizarea sau furnizarea de materiale sau componente, acolo unde costul este nerecuperabil (adică produsul nu va fi revândut)

Se utilizează prețul de piață al acestora, ce ar putea fi dovedit printr-o prospecțiune de prețuri, documentată print-o notă informativă. Nota informativă va include ziua prospectării, companiile contactate, datele de contact, prețurile pentru serviciul sau bun.

Utilizarea sau furnizarea de date / licență / de brevet pentru ONG

În cazul în care datele sunt preexistente, dar nu și în domeniul public, utilizați una dintre următoarele:

• Costuri timp / forța de muncă necesară pentru producea datelor

• Costul comercial echivalent de achiziționare a datelor

• A se trata datele ca "împrumut" pentru proiectare și a se calcula ulterior amortizarea conform metodei liniare, pentru perioada de utilizare de 3 ani

Utilizarea terenului Dacă terenul este dat sau donat pentru activitățile proiectului pentru perioada necesară a ajunge la toate rezultatele planificate, prețul integral al terenului poate fi demonstrat, justificat prin documente oficiale sau date care dovedesc prețul (Departamentul de Statistică sau alte instituții oficiale funciare)

Dacă terenul este dat sau împrumutat pentru activitățile proiectului numai pentru durata proiectului, folosiți prețul

13 Legea nr. 355 din 23.12.2005 cu privire la sistemul de salarizare în sectorul bugetar https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=101225&lang=ro sau Instrucțiuni pentru determinarea cheltuielilor de deviz de salarizare în construcții aprobate de Ministerul Dezvoltării Regionale și a Construcțiilor. Aici sunt prezentate doar unele acte ce pot fi utilizate drept referință, însă ONG-ul pentru documentarea contribuției în natură poate prezenta referința la oricare document normativ sau legislativ în vigoare în Republica Moldova, ce prevede stabilirea nivelului salarizării pentru anumite domenii profesionale.14 Datele statistice oficiale sunt disponibile pe pagina web a Biroului Național de Statistică al RM https://statistica.gov.md/

52

oficial de chirie pe lună înmulțit cu suma de luni. Calculul prețurilor ar trebui să fie susținută de document oficial și / sau contractul de închiriere.

Utilizarea construcțiilor / clădirilor

Dacă construcțiile / clădirile există sau sunt donate pentru activitățile proiectului pentru perioada care este suficientă pentru a ajunge la toate rezultatele planificate, și va rămâne ca proprietate a ONG-ului ulterior, prețul total al clădirii poate fi prezentat prin documente oficiale sau date care dovedesc prețul acestora (Cadastru, Departamentul de Statistică sau alte instituții oficiale) sau prin documentul semnat de către proprietar / donator

Dacă construcțiile / clădirile sunt date sau împrumutate pentru activitățile proiectului numai pentru perioada implementării, folosiți prețul oficial de chirie pe lună înmulțit cu suma de luni. Calculul prețurilor ar trebui să fie susținută de document oficial și / sau contractul de închiriere.

Utilizarea vehiculelor Dacă vehiculul (privat / ONG) este utilizat pentru necesitățile proiectului, utilizați următoarele:

Un cost mediu pe lună sau zi al prețului mediu oficial de chirie în localitatea specifică, înmulțit cu nr. de zile/luni folosite

Un cost mediu pe km, înmulțit cu nr. total de km parcurși În cazul în care combustibilul este dat în natură (nu este

finanțat de SGP sau alți donatori, și nu există nici un bon), utilizați costul mediu a combustibilului înmulțind la cantitatea de combustibili consumați. Pentru calcularea combustibilului consumat, va fi necesară înregistrarea numărului de km parcurși. Se va utiliza următoare formula:U=D/100*C, unde U - Litri de combustibili consumați, D – distanța totală parcursă, C – consumul de combustibili la 100km.

Munca voluntară Munca voluntară poate fi calculată zilnic sau lunar, completând “foaia de voluntariat” (Anexa 10), utilizând una din următoarele:

Rata medie corespunzătoare om-zile valide / folosite în țară Cuantumul minim garantat15 (împărțit la 22, și înmulțit cu

numărul de zile lucrate)

15 Hotărâre de Guvern Nr. 165 din 09.03.2010 cu privire la cuantumul minim garantat al salariului în sectorul real https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=114035&lang=ro

53

Anexa 13. Notă privind permisiunea de utilizare a materialelor de vizibilitate (mo del )

Către GEF SGP Moldova

Titlul proiectului:

Nr. acordului de grant:

Perioada de implementare:

ONG-ul finanțat:

Prin prezenta, (numele prenumele) reprezentant legal al (denumirea organizației) oferă permisiunea de a utiliza/reproduce/distribui în scopuri necomerciale de către Programul de Granturi Mici al GEF, a tuturor materialelor (fotografii, imagini, secvențe din publicații sau publicații în întregime, secvențe din raportul narativ și chestionare) realizate în perioada de implementare a proiectului.

Cu respect,

[ Semnătura, ștampila ONG-ului]

54

Anexa 14. Cerere de plată (formular)

REQUEST FOR PAYMENT

Invoice no. X dated on DD.MM.YYYY

To the GEF Small Grants Programme in Moldova

Dear Sir/Madam

According to the Memorandum of Agreement no. [numărul Acordului de Grant] between the United Nations Office for Project Services and [denumirea organizaţiei], for the implementation of the project “[denumirea proiectului]”, we request to transfer the [numărul tranşei: 1st, 2nd, sau 3rd] installment of the grant amounting [indicaţi suma în cifre şi litere] to the following bank account.

Bank account holder name

IDNO

Bank name

Account number

IBAN

BIC

Bank address

Sincerely,

[Nume, Prenume]

[Funcția]

[Semnătura, Ștampila]

55