initierea proiectului.doc

7/22/2019 Initierea proiectului.doc

1/15

Initierea proiectului(de la idee la proiect)

1. Cind este necesar un proiect?2. Cum se poate verifica daca o idee se transforma intr-un proiect?3. Prin ce se diferentiaza managementul de proiect de managementul unei organizatii?4. Care sint functiile managementului de proiect?5. Cum se poate obtine finantare pentru realizarea unui proiect?6. Prin ce se deosebeste un PROIECT de un PROGRAM de finantare?7. Care este mecanismul cel mai utilizat pentru generarea de idei de proiecte?8. De ce este nevoie de un proiect cu finantare nerambursabila?

9. Cum pot fi identificate temele proiectelor potentiale?

1. Cand este necesar un proiect ?

Un proiect este unic. De obicei urmareste rezolvarea unei probleme cronice, inovarea sau schimbarea unui mod de lucru saua unei metode. Succesul unui proiect depinde de calitatea ideii acestuia, dar si de abilitatile echipei de proiect in citevadomenii vitale: managementul, marketingul sau conducerea financiara a proiectului.Nu orice initiativa constituie un proiect. Trebuie sa se verifice daca sunt indeplinite conditiile esentiale care definesc unproiect :

sa fie definit un ansamblu de activitati independente, intreprinse in mod organizat, cu caracter de unicitate in

cadrul organizatiei promotoare

sa existe momente de inceput si de sfirsit clar definite pentru activitatile derulate

sa existe un buget clar definit

sa permita obtinerea rezultatelor bine precizate, necesare pentru a satisface obiectivele clar definite inainte de

initierea proiectului.

2. Cum se poate verifica daca o idee s epoate transforma intr-un proiect ?

Ati observat vreodata cui se intimpla accidente? Sansa apare numai celor cu o minte deschisa.(Louis Pasteur)

Nu este nevoie neaparat de un geniu pentru a gasi o idee de proiect. Desi se crede ca pentru a fi creativ trebuie sa existeniste calitati exceptionale, ideile de proiecte au la baza problemele cronice ale organizatiei, printr-o observare permanenta sio evaluare critica a ceea ce ne inconjoara. Metoda cea mai simpla este renuntarea la prejudecati si promovarea schimbarilorca instrument de imbunatatire continua a performantelor organizatiei.Deci, este vorba de un proiect ori de cite ori trebuie:

incercat ceva nou (o idee, un mecanism, un serviciu);

promovat ceva nou (un mod de lucru, un produs nou, etc.);

rezolvat o problema concreta (de exemplu: instruirea unui anumit numar de persoane, restructurarea unei

companii, construirea unui obiectiv industrial).

3. Prin ce se diferentiaza managementul de proiect de managementul unei organizatii?

Managementul de proiect este tot o forma de management, dar contextul este diferit deoarece:

nu exista, de obicei, personal permanent (echipa de proiect este creata si dispare odata cu proiectul - angajarile se

fac pe perioade limitate sau in regim de colaborare / experti);

Atributii nepermanente ale personalului echipei de proiect: personalul implicat in proiect poate juca roluri diferite la

momente diferite; structura ierarhica nu este stabila;

proiectul are un plan cu termene clare si resurse alocate pe activitati si categorii de cheltuieli, o durata limitata, un

buget bine stabilit;

exista obiective clare si masurabile, un termen pina la care trebuie indeplinite, modalitati de masurare a indeplinirii

obiectivelor.Managementul de proiect este:

orientat spre obiective si spre schimbare;

multi-disciplinar;

inovator (prin cautarea unor idei noi si rezolvarea unor probleme);

orientat spre control (pentru a asigura indeplinirea sa in totalitate); orientat spre performanta;

flexibil (prin adaptarea rapida la schimbari)

4. Care sint functiile managementului de proiect?

Functiile managementului de proiect sint urmatoarele:

Analiza - prima etapa a ciclului managementului de proiect: definirea activitatilor necesare, a modurilor posibile de

indeplinire a acestora si a potentialelor constringeri. Analiza se face din punct de vedere tehnic, logistic,administrativ, social, economic si politic.

Planificarea - partea fundamentala a managementului de proiect: intelegerea a ceea ce trebuie facut si trasarea

unui program care sa indice cind vor fi intreprinse activitatile.

Organizarea: asigurarea disponibilitatii resurselor umane, materiale si financiare necesare desfasurarii activitatilorproiectului, in cantitate suficienta, la momentul si locul potrivit, precum si distribuirea responsabilitatilor catreechipa de proiect si coordonarea activitatilor tuturor celor implicati.

Autorizarea si imputernicirea: functia care confera legitimitatea celor care lucreaza in cadrul proiectului;

aceasta functie permite delegarea si stabilirea responsabilitatilor fiecarei persoane implicate in realizareaproiectului.
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#2%232http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#3%233http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#4%234http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#5%235http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#6%236http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#7%237http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#8%238http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#9%239http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#2%232http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#3%233http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#4%234http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#5%235http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#6%236http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#7%237http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#8%238http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#9%239


2/15

Monitorizare si control: verificarea respectarii indeplinirii obiectivelor propuse si introducerea actiunilor de

imbunatatire necesare.

5. Cum se poate obtine finantare pentru realizarea unui proiect?

Exista mai multe metode pentru obtinerea unei finantari:A) exercitarea puterii organizatiei promotoare a proiectului

lobby pentru prevederi legislative favorizante

B) persuasiune si seductie

Aplicarea tehnicilor de fund-raising: atragerea de sponsorizari sau cofinantari;

obtinerea de finantari (ne)rambursabile

C) utilizarea oportunitatilor existente

crearea de parteneriate oportune;

implicarea in colaborari utile

6. Prin ce se deosebeste un PROIECT de un PROGRAM de finantare?

Un proiect este o investitie de resurse pe o perioada determinata, cu scopul de a atinge obiective predeterminate. Exemplede proiecte: invatarea unei limbi straine, construirea unei case, asigurarea eficienta a asistentei sanitare, sprijinirea creariide IMM-uri.Programul de finantare este o suma de proiecte care contribuie la atingerea obiectivelor finantatorului.Asemanari intre proiect si program:

Ambele urmaresc sa faciliteze realizarea unor anumite obiective

Deosebiri intre proiect si program:

Programul se intinde de obicei mai mult in timp si in spatiu, acopera o gama mai larga de obiective si implica o

investitie de resurse (prin suportarea costurilor proiectelor) intr-o perioada determinata.

Proiectul contribuie intr-o masura limitata la atingerea obiectivelor finantatorului, declarate intr-un program

7. Care este mecanismul cel mai utilizat pentru generarea de idei de proiecte?

Proiectul este o problema aleasa pentru a fi rezolvata, din multitudinea de probleme cronice cu care se confrunta oorganizatie. Prin problema se intelege o abatere de la situatia normala prevazuta. Alte sinonime partiale pentru problemasint: disfunctionalitate, anomalie, impas, incident, conflict, dilema, ... .Rezolvarea unei probleme este procesul de gasire a cauzelor si a actiunilor corective sau preventive necesare pentruinlaturarea acestor cauze, prin parcurgerea a 3 etape esentiale:

identificarea problemelor cronice

etapa de diagnostic:o selectia problemei ce trebuie rezolvata

o identificarea cauzei/cauzelor care determina persistenta problemei selectate

etapa de inlaturare a cauzelor:

o gasirea solutiilor posibile

o selectia solutiei celei mai probabile pentru problema in cauza (identificarea actiunilor corective care au ca

scop eliminarea cauzelor)

o aplicarea actiunilor corective identificate, pentru testarea solutiei alese (verificarea eliminarii

cauzei/cauzelor care determina persistenta problemei)Ce implica rezolvarea unei probleme? In primul rind o serie de resurse necesare (timp, resurse umane, financiare simateriale, metode si instrumente specifice pentru imbunatatirea continua a performantelor organizatiei.

8. De ce este nevoie de un proiect cu finantare nerambursabila?

Prin derularea de proiecte cu finantare nationala sau internationala se urmaresc trei scopuri:
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23top


3/15

De prima parte: Rezolvarea unor probleme interne ale organizatiei, cu ajutorul unor finantari externe;De secunda parte: Consolidarea increderii clientilor fata de organizatie, prin dezvoltarea de parteneriate, recunoastereacapacitatii de gestiune a unor proiecte de catre organisme independente;De terta parte: Cristalizarea unei opinii publice favorabile fata de organizatie, prin prezenta si diseminarea experientelorobtinute.

9. Cum pot fi identificate temele proiectelor potentiale?

Idei si surse de informatii utile pentru gasirea de teme de proiecte pot aparea de la:

sponsorii/finantatorii proiectului;

guvern si ministere;

organizatii si/sau experti in domeniul considerat;

analiza necesitatilor dintr-un anumit domeniu.

ANALIZA PROIECTULUI

In mintea incepatorului exista o multime de posibilitati, dar expertul nu detine decat citeva. (proverb chinez)

1. Care este diferenta/asemanarea intre solicitarea unei finantari nerambursabile si solicitarea unei finantarirambursabile (un credit)?

2. Care sunt elementele esentiale ce trebuie avute in vedere pentru solicitarea unei finantari nerambursabile?3. Care sunt elementele esentiale ce trebuie avute in vedere pentru solicitarea unui credit?4. Care sunt pasii de urmat pentru pregatirea unei propuneri de proiect?5. Cum se pot obtine informatii despre finantarile disponibile?6. Ce proceduri de finantare pot fi aplicate?7. Care sint primii pasi ce trebuie parcursi pentru initierea unui proiect? Ce implica analiza proiectului?

8. Care sunt conditiile fundamentale in care se acorda granturile (finantarile nerambursabile)?9. Ce contine un apel pentru propuneri de proiecte?

10. Este obligatorie implicarea consultantilor in luarea deciziei referitoare la alegerea temei de proiect?1. Care este diferenta/asemanarea intre solicitarea unei finantari nerambursabile si solicitarea uneifinantari rambursabile (un credit)?Deosebirea dintre finantarea rambursabila si nerambursabila consta in raspunsul dat la urmatoarele intrebari:

Poate organizatia finantata, fara dificultati majore, sa ramburseze creditul din capacitatea financiara si afacerile

curente?

Poate organizatia finantata, fara dificultati majore, sa asigure indeplinirea obiectivelor declarate si sa obtina

rezultatele prevazute conform planificarii?Asemanarea provine din faptul ca, in ambele situatii, solicitantul trebuie sa aiba o viziune clara a proiectului pentru care arenevoie de finantare, sa prezinte un plan detaliat de activitati necesare pentru atingerea obiectivelor propuse si pentruobtinerea rezultatelor dorite, precum si un buget detaliat pentru toata perioada de implementare a proiectului, si sa-sidemonstreze capacitatea de a conduce proiectul.2. Care sunt elementele esentiale ce trebuie avute in vedere pentru solicitarea unei finantarinerambursabile?Iata citeva dintre elementele esentiale ce trebuie avute in vedere pentru solicitarea unei finantari nerambursabile:

verificarea criteriilor de eligibilitate

o tipuri de organizatii eligibile: societati comerciale, ONG-uri, asociatii, etc.;

o parteneriate impuse (nationale, internationale);

o criterii specifice de eligibilitate: financiare (profit, CA, etc.), resurse umane (numar maxim de

angajati, tip de angajati, anumite competente necesare), resurse tehnice (anumite echipamente/sisteme disponibile), criterii de alta natura

o prioritati/ obiective/ teme de proiect eligibile;

o activitati/ rezultate eligibile;

termene relevante

o data de incepere/ finalizare a programului / proiectului;

o termenul limita de depunere a propunerii de proiect si de contractare a finantarii;

bugete si cheltuieli

o buget maxim total;

o cofinantare impusa: in natura si/ sau in bani;

o tipuri de cheltuieli eligibile: cheltuieli salariale: salarii, deplasari; cheltuieli curente: chirii, utilitati,

consumabile; cheltuieli pentru subcontractare: training, traduceri, consultanta etc.; Investitii; Altecategorii de cheltuieli eligibile;
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#2%232http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#3%233http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#4%234http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#5%235http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#6%236http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#7%237http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#8%238http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#9%239http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#10%2310http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=1#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#2%232http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#3%233http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#4%234http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#5%235http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#6%236http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#7%237http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#8%238http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#9%239http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#10%2310


4/15

continutul minim al cererii de finantare

o cuprins minim impus (capitole) in formularul de solicitare de finantare;

o anexe obligatorii;

forma de prezentare a propunerii de proiect

o conditii specifice de prezentare: formulare disponibile, numerotare, codificare, indosariere;

o conditii specifice de predare: numar de copii, mod de transmitere, de inregistrare;

procedura de evaluare a propunerii de proiect

o cine si ce evalueaza;

o riterii specifice de evaluare;

detalii preliminare din contractul de finantare

o procedura de raportare;

o procedura de monitorizare/ evaluare;

o conditii de plata si calendarul platilor.

3. Care sunt elementele esentiale ce trebuie avute in vedere pentru solicitarea unui credit?

Iata citeva dintre elementele esentiale ce trebuie avute in vedere pentru solicitarea unei finantari rambursabile:

verificarea eligibilitatiiw

o tipul de organizatie care poate solicita credit: domeniu de activitate, forma de proprietate, localizare, data

de infiintare etc; performante financiare pe ultimii 1-3-5 ani, de exemplu; piata detinuta / piata vizata

o tip de activitati pentru care se acorda creditul;

verificarea conditiilor oferite

o termen de creditare/ rambursare

o modalitati de creditare: una sau mai multe transeo dobanzi, penalizari, alte clauze

o termen de gratie;

documentatia solicitata

o Cerere de credit (furnizata de catre agentia de implementare, banca, ONG)

o documentele juridice de constituire a firmei: infiintare, inregistrare, prezentare (copie a statutului

societatii; copie a contractului de societate; hotararea judecatoreasca de infiintare a societatii; copie aCertificatului de Inmatriculare la Registrul Comertului; copie a Certificatului de Inregistrare Fiscala - Codfiscal; copii dupa Actele Aditionale inregistrate la Registrul Comertului cu modificarile ulterioare infiintarii;hotararea Adunarii Generale prin care au fost imputerniciti reprezentantii sa contracteze credite bancarein numele societatii)

o raportarile financiare: bilantul anual pentru ultimii 2-3 ani si, dupa caz, ultimul bilant semestrial (cu toate

anexele); balantele de verificare pe ultimele trei luni, situatia patrimoniului si rezultatele financiare pesemestrul anterior; situatia bugetului de venituri si cheltuieli (contul de profit si pierderi) pentru anul incare se solicita creditul; situatii financiare curente ale debitorului si ale orcarui garant al acestuia

o certificate, scrisori, garantii, etc;

o alte referinte solicitate;

o plan de afaceri si/sau plan de marketing si anexe: autorizatii si avize necesare functionarii, proiect de

constructie, aviz de mediu; oferte de la furnizori pentru achizitionarea de echipamente si materii prime;cereri de oferta de produse, servicii de la principalii clienti; lista garantiilor propuse de societate; rapoartede evaluare si dovada proprietatii asupra acestora; acte privind situatia juridica a terenului.;

procedura de evaluare a cererii de credit;

incheierea contractului de creditare

o calendar plati

o procedura de monitorizare a derularii contractului

4. Care sunt pasii de urmat pentru pregatirea unei propuneri de proiect?

Pasii ce trebuie urmati pentru pregatirea unei propuneri de proiect sunt:

stabilirea ideii de proiect;

identificarea sursei potentiale de finantare;

obtinerea pachetului de informatii;

validarea ideii de proiect (compararea cu conditiile enuntate de finantator - verificarea eligibilitatii ideii de proiect);

identificarea si selectarea partenerilor, daca este cazul;

completarea formularului de candidatura / cererii de finantare;

depunerea propunerii de proiect.

5. Cum se pot obtine informatii despre finantarile disponibile?

Toate mijloacele disponibile trebuie utilizate pentru a obtine informatii despre oportunitatile de finantare:

monitorizarea informatiilor aparute in mass-media locala si centrala;

colectarea de informatii factuale de la clienti, parteneri, furnizori, colaboratori, etc.; participarea la seminarii, prezentari, informari, schimburi de experienta;

solicitari de informatii de la autoritatile publice locale si centrale;

solicitarea de servicii de consultanta de la centrele de servicii suport sau de la firme specializate;

utilizarea de retele de informare: Internet, baze de date publice sau private;
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23top


5/15

orice alte metode adecvate situatiei concrete, obiectivelor urmarite, etc.

6. Ce proceduri de finantare pot fi aplicate?

Obtinerea unei finantari nerambursabile in cadrul unui program derulat in Romnia, sau la care participa Romnia, esteposibila prin:

Participarea la un apel pentru proiecte (la o competitie de proiecte):

o depunerea unei propuneri de proiect in cadrul unui apel lansat de un conducator de program

o finantatorul stabileste o serie de prioritati si obiective urmarite, iar proiectele trebuie sa se incadreze in

aceste prevederi; tema proiectului depus de o organizatie este la alegere, dar trebuie sa se incadreze inprioritatile si obiectivele programului

o conditiile de participare sint descrise in pachetul de informatii;

Participarea la o licitatie:o licitatia poate fi inchisa sau deschisa

o tema proiectului este deja stabilita de finantator (tema este unica), participantii sint diferiti

o conditiile de participare la licitatie sint descrise in termenii de referinta.

7.Care sint primii pasi ce trebuie parcursi pentru initierea unui proiect? Ce implica analiza proiectului?

Odata luata decizia de a elabora o propunere de proiect, pasii ce trebuie parcirsi sint:

definitivarea temei proiectului:

Primul pas este alegerea celei mai potrivite probleme specifice de rezolvat. Problema specifica aleasa trebuie sa fieintotdeauna in relatie cu misiunea organizatiei. Mai mult, este esential ca problema specifica aleasa sa motiveze oamenii sase implice in finalizarea cu succes a proiectului.Atunci cand alegeti o tema de proiect, trebuie sa va ganditi la mediul intern alorganizatiei si sa va puneti urmatoarele intrebari:

o Va incita aceasta problema implicarea oamenilor in actiune?o Se poate ca proiectul sa fie finalizat in mod favorabil? Este problema rezolvabila? Aveti curajul sa mergeti

pana la capat?

o Obiectivele pot fi atinse intr-un termen relativ scurt? Exista o planificare in timp?

o Exista o tinta clara si obiective identificate? Din multitudinea de probleme cu care se confrunta organizatia

dvs. zi de zi este esential ca cea pe care o alegeti pentru a constitui tema unui proiect sa fie indeajuns despecifica si de concreta astfel incat oamenii sa vada un rezultat palpabil intr-un orizont de timp rezonabil.In general, o problema se compune din mai multe probleme specifice diferite. Rezolvarea unei problemespecifice va va conduce cu un pas mai aproape de rezolvarea acelei probleme complexe cronice care seafla la radacina ei odata si pentru totdeauna.

O tema bine aleasa pentru un proiect nu este o garantie de succes. Este necesara o analiza, astfel incit sa sa asigure:

argumentarea relevantei proiectului

crearea echipei de elaborare a propunerii de proiect;

ctului

stabilirea partilor implicate in realizarea proiectului si integrarea intereselor partilor implicate in derularea

proiectului

definirea obiectivelor urmarite si acceptarea lor de toti cei implicati in realizarea proiectului

analiza resurselor necesare: verificarea resurselor disponibile si, daca este cazul, identificarea partenerilor

potentiali

identificarea resurselor suplimentare care pot fi atrase pentru realizarea proiectului

identificarea obstacolelor potentiale

definirea limitarilor si constringerilor

identificarea posibilitatilor de diseminare si valorificare a rezultatelor proiectului

planificarea preliminara a timpului necesar

aprecierea atitudinii si implicarii partilor interesate

evaluarea situatiei reale si a ipotezelor de lucru.

8. Care sunt conditiile fundamentale in care se acorda granturile (finantarile nerambursabile)?

Acordarea unui grant necesita respectarea citorva conditii fundamentale:

Granturile disponibile sint anuntate public, prin mijloace cat mai accesibile.

Procedura de acordare a granturilor trebuie sa fie transparenta.

Granturile se acorda pe baza calitatii cererilor de finantare, astfel incit beneficiarii sa nu fie intotdeauna aceiasi (sa

se asigure accesul cat mai larg la finantare).Cele trei principii de acordare a unui grantului sunt:

evaluarea colectiva a cererii de finantare

evitarea finantarii multiple a aceleiasi operatii

publicitate ex-post: publicarea listei de finantari acordate (numele si adresele beneficiarilor, sumele acordate,

procentul de co-finantare, tipul de anuntare a granturilor / apel de proiecte - licitatie)

9. Ce contine un apel pentru propuneri de proiecte?

Apelul pentru propuneri de proiecte lansat in cadrul unui anumit program contine de obicei urmatoarele date:

contextul in care se deruleaza programul de finantare
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23top


6/15

subiectul apelului lansat

bugetul total disponibil pentru program, suma minima/maxima a finantarii si numarul estimat de beneficiari

procentul minim obligatoriu de co-finantare (inclusiv daca se accepta co-finantare in natura si in ce proportie)

regulile de eligibilitate pentru promotori si ceilalti participanti la proiect

activitatile eligibile

costurile eligibile si cele ne-eligibile

criteriile de evaluare (ex ante si ex post), monitorizare si control - tehnice si financiare

termenele limita

conditiile generale de transmitere a cererilor de finantare

Publicarea apelului pentru propuneri de proiecte se face de obicei pe mai multe cai, in functie de grupurile tinta pentruprogramul respectiv: mass-media, Internet, instiintarea potentialilor solicitanti de finantare, preselectati in urma intentiilordeclarate cu ocazia unui anunt preliminar, publicitate in publicatii specializate - in anumite situatii, brosuri, pliante.

10. Este obligatorie implicarea consultantilor in luarea deciziei referitoare la alegerea temei de proiect?

Managementul de proiect nu este intotdeauna o sarcina simpla si fara riscuri. Experienta in management de proiect esteadesea o arma cu doua taisuri, pentru ca deciziile se iau in graba, fara a analiza toate aspectele cu atentie.

In acest context, in faza de identificare a ideii de proiect, implicarea consultantilor poate fi riscanta. Intotdeauna este bine saexiste o consultare a opiniei expertilor, dar numai daca ideea de proiect este suficient de elaborata si explicita. Daca ideea deproiect nu este clara, atunci ea nu poate fi explicata unui consultant, iar acesta nu poate aprecia fezabilitatea unei idei relativconfuze.

Dar in momentul in care ideea a depasit faza exploratorie si a ajuns in faza de proiect, cind pot fi identificate aspecteleinovative si avantajele concurentionale, este bine ca promotorul sa se preocupe de:

declansarea de sinergii (identificarea partenerilor si obtinerea sprijinului de la partile interesate de bunul mers al

proiectului)

utilizarea resurselor necesare si potentiale, si;

evitarea obstacolelor: identificarea riscurilor si planificarea actiunilor de imbunatatire.

Avantajele implicarii consultantilor in pregatirea propunerilor de proiecte:

abilitati specifice

implicare temporara

independenta / obiectivitate

competente de consiliere

oportunitati de instruire

executie rapida.

ORGANIZAREA PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT (FORMAREA ECHIPEI DEPROIECT)

Care sunt categoriile de persoane interesate / implicatein proiect?

2. Cum se organizeaza de obicei derularea unui proiect?3. Cum functioneaza o echipa de proiect?

4. Care sunt competentele unui manager de proiect?

1. Care sunt categoriile de persoane interesate / implicate in proiect?

Categoriile de parti interesate / implicate in proiect sunt:

conducatorul de proiect: organizatia sau persoana care raspunde de derularea proiectului;

clientul: individul/ organizatia care va folosi produsul proiectului;

executantul proiectului: intreprinderea ai carei angajati sunt implicati direct inmanagementul proiectului;

sponsorul: organizatia sau persoana care asigura resursele financiare necesare proiectului;

promotorul: organizatia sau persoana care sustine derularea proiectului;

beneficiarii proiectului: cei afectati (pozitiv sau negativ),de derularea si/sau rezultatele

proiectului, din aceasta categorie facand parte si beneficiarii directi ai proiectului.
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#2%232http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#3%233http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#4%234http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=2#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#1%231http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#2%232http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#3%233http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#4%234


7/15

Rolul partilor interesate:

pot avea o contributie esentiala la reusita sau esecul proiectului;

comparativ cu un agent exterior proiectului, pot cunoaste mult mai bine in ce masura anumite

actiuni sunt fezabile si ce resurse sunt necesare pentru realizarea anumitor obiective;

asteptarile acestora trebuie sa fie gestionate pe parcursul derularii proiectului;

pot oferi informatii importante despre stadiul proiectului.

2. Cum se organizeaza de obicei derularea unui proiect?

De obicei, pentru managementul unui proiect este nevoie de crearea a minim doua echipe, cu roluridiferite:

echipa de conducere a proiectului, formata din 3 - 5 membri, cu rolul de a supraveghea

mersul proiectului si de a decide asupra oportunitatii aplicarii de masuri corective si/saupreventive;

echipa de proiect, constituita din toate acele persoane ale caror competente sunt

necesare pentru derularea proiectului.Componenta echipei de proiect este stabilita de conducerea organizatiei promotoare si este formatadin cei care au interese/competente directe in rezolvarea problemei sau care vor fi implicati inimplementarea activitatilor propuse. Echipa isi inceteaza activitatea dupa ce proiectul este finalizat.

3. Cum functioneaza o echipa de proiect?

Echipa de proiect functioneaza bine atunci cind sint cunoscute urmatoarele aspecte:

numele si responsabilitatile persoanelor incluse in echipa de proiect: ce rol trebuie sa

indeplineasca fiecare dintre membrii echipei proiectului si de ce

obiectivele urmarite, rezultatele dorite si activitatile de desfasurat

informatiile relevante despre proiect: de ce si cit este de important proiectul pentru organizatie

recompensele sau impactul ce pot aparea dupa incheierea proiectului

problemele si restrictiile posibile si dificultatile la nivelul fiecareia dintre partile implicate

conditiile de lucru in echipa (subordonare, raportare, stabilirea prioritatilor, nivelul de decizie

acceptat)

regulile ce trebuie respectate in cadrul proiectului.

4. Care sunt competentele unui manager de proiect?

Managerul de proiect raspunde de indeplinirea obiectivelor, de respectarea termenelor, inclusiv depersoanele implicate si de resursele alocate, in asa fel incat rezultatele muncii de proiect sa fie optime.

Astfel, managerul de proiect raspunde de planificarea, evaluarea/diagnosticul stadiului proiectului,

informarea si documentarea, supravegherea si realizarea activitatilor. El are functia de coordonare siconducere a membrilor echipei de proiect, raspunde de masurile de asigurare a calitatii proiectului si deinformarea si pregatirea deciziilor echipei de conducere a proiectului.

Conducatorul de proiect trebuie sa imbine urmatoarele competente:

competente metodice (gandire strategica, cunostinte si experienta in domeniul managementului

proiectelor, aptitudini organizatorice, cunoasterea instrumentelor de management al proiectelor)

competente de specialitate (experienta in activitatea de baza, cunostinte generale despre

continutul proiectelor);

competente sociale (experienta in coducere, aptitudini pentru munca in echipa, capacitate de

motivare a personalului, de solutionare a conflictelor, loialitate si onestitate, spirit critic,incoruptibilitate);

competente personale, comunicationale si relationale (abilitate in comunicare, prezentare in

public, moderare, creativitate, integritate, incredere in sine).Astfel, profilul unui manager de proiect este definit de urmatoarele:

comportamente:

o sesizarea si valorificarea oportunitatilorw luarea initiativei pentru punerea in miscare a

lucrurilor

o Rezolvarea creativa a problemelor

o Conducere autonoma

o Asumarea responsabilitatii si a proprietatii asupra a ceea ce se intimpla

o Intelegerea substratului situatiilor complexe

o Crearea de legaturi efective, pentru gestiunea interdependentelor

o Imbinarea creativa a diferitelor aspecte ale unui intreg

o Asumarea rationala a riscurilor;

Atitudini:

o Orientare catre realizare personala si ambitie

o Incredere in sine si echilibru

o Perseverentaw Nivel inalt de auto-control (autonomie)

o Orientare catre actiunew Inclinare catre experienta cistigata in munca

o Capacitate mare de munca;

o Hotarirew Creativitate;

Abilitati:
http://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#top%23tophttp://www.smeprojects.ro/index.php?page=faq&pag=3#top%23top


8/15

o Rezolvarea creativa a problemelor

o Forta de convingere

o Capacitate de negociere

o Abilitate de vinzare

o Capacitatea de a propune solutii viabile;

o Conducerea holistica a situatiilor create pe parcursul derularii proiectului

o Gindire strategica

o Luarea de decizii in mod intuitiv, in conditii de incertitudine

o Capacitatea de relationare cu toate partile implicate (networking).

PLANIFICAREA PROIECTULUI

Nu exista vint favorabil pentru cel care nu stie incotro se indreapta!

Seneca

1. Ce resurse sint necesare pentru realizarea unui proiect?

2. Care sunt etapele necesare pentru planificarea unui proiect?

3. De ce se stimuleaza parteneriatele?

4. Cum se aleg partenerii pentru implementarea unui proiect?

5. Ce este schema proiectului?

6. Ce este o specificatie?

7. Ce sunt termenii de referinta?

8. Cum se stabilesc obiectivele unui proiect?

9. Prin ce se caracterizeaza un proiect este bine facut?

10. Ce trebuie sa mai contina un proiect bun?

11. Cum se elaboreaza o propunere de proiect / o cerere de finantare?

1. Ce resurse sint necesare pentru realizarea

unui proiect?top top

2. Care sunt etapele necesare pentru

planificarea unui proiect?top top


9/15

3. De ce se stimuleaza parteneriatele? top top

4. Cum se aleg partenerii pentru

implementarea unui proiect?top top

5. Ce este schema proiectului? top top

6. Ce este o specificatie? top top

7.Ce sunt termenii de referinta? top top

8. Cum se stabilesc obiectivele unui proiect? top top

9. Prin ce se caracterizeaza un proiect este

bine facut?top top

10. Ce trebuie sa mai contina un proiectbun?

top top

11. Cum se elaboreaza o propunere de

proiect / o cerere de finantare?top top

BUGETUL PROIECTULUI

Nu exista vint favorabil pentru cel care nu stie incotro se indreapta!

Seneca

12. Ce inseamna costuri eligibile?

13. Care sunt, de obicei, tipurile de costuri eligibile?14. Care sunt, de obicei, tipurile de costuri neeligibile?

15. Cum se fundamenteaza bugetului unui proiect?

1. Ce inseamna costuri eligibile? top top

2. Care sunt, de obicei, tipurile de costuri

eligibile?top top

3. Care sunt, de obicei, tipurile de costuri

neeligibile? top top

4. Cum se fundamenteaza bugetului unui

proiect?top top

CE SE INTIMPLA DUPA TRANSMITEREA CERERII DE


10/15

FINANTARE?

16. Care sunt criteriile de evaluare pentrusolicitarea unei finantari?

17. Care sunt motivele uzuale de respingere a uneipropuneri de proiect?

18. Care sunt criteriile generale minimale deselectie a beneficiarilor de granturi?

19. Care sunt conditiile generale de acordare agranturilor?

20. Cum se face plata grantului?

1. Care sunt criteriile de

evaluare pentru solicitarea

unei finantari?

top top

Criteriile de evaluare a unei propuneri de proiect sunt de regula

urmatoarele:

criterii referitoare la solicitant: financiare: solvabilitate, lichiditate, capacitatea de a

obtine credite

operationale: renume, soliditate firma

stuctura capitalului: capital social, valoare active,

capacitatea de adaptare

mediul concurential: riscuri, oportunitati;

credibilitatea managementului firmei

criterii referitoare la proiectul pentru care se solicita

finantare:

rentabilitate: resurse/rezultate, amortizarea

investitiei

durabilitate: cum continua proiectul dupa incetarea

finantarii (pe termen mediu si lung)

aspecte economice de ansamblu: impact, efecte,

venituri.

2. Care sunt motivele uzuale

de respingere a unei propuneride proiect? top top

Principalele motive de respingere a propunerilor de proiecte sunt:

3. Care sunt criteriile generale

minimale de selectie a

beneficiarilor de granturi?

4. Care sunt conditiile generale

de acordare a granturilor?

4. Cum se face plata

grantului?top top

In functie de conditiile specificate de finantator, plata grantului se

poate face in mai multe moduri: plata partiala in avans a grantului

De obicei plata se face in minim 2 transe - o plata

initiala in avans si o plata finala, dupa acceptarea

raportului final si calculul costului real total al


11/15

proiectului. Numarul de transe creste, in functie de

riscurile financiare potentiale si de complexitatea si

durata proiectului. In anumite situatii, se cer garantii

bancare si semnarea unei scrisori de garantie, pentru

eliberarea platilor in avans.Daca, la incheierea

proiectului, costurile totale reale sunt mai mici decat

costurile prevazute, fie se reduce transa finala, fie se

cere rambursarea sumelor deja platite beneficiarului

grantului.

decontarea cheltuielilor facute pentru derularea

proiectului, pe baza documentelor contabile si a

rapoartelor financiare

IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

1.Ce se intampla dupa comunicarea acceptarii proiectului spre finantare?

2.Ce presupune faza de initiere / demarare a proiectului?3.Ce presupune implementarea propriu-zisa a proiectului?

1. Ce se intampla dupa comunicarea acceptarii proiectului spre finantare?

Fiecare program de finantare are o procedura de contractare, care, de obicei, este comunicata

din timp beneficiarului (este de obicei inclusa in pachetul de informatii utilizat in faza de

pregatire a propunerii de proiect).Daca echipa de evaluatori a solicitat operarea unor

modificari inainte de contractare, acestea trebuie sa fie incluse in documentele anexate la

contractul de finantare.Promotorul isi asuma responsabilitatea, in fata Autoritatii

Contractante, in numele tuturor partenerilor, pentru respectarea contractului si atingerea

obiectivelor propuse.2. Ce presupune faza de initiere / demarare a proiectului?

Faza de initiere / demarare a proiectului presupune:

contractarea finantarii si realizarea eventualelor modificari impuse de finantator

initierea proiectului: reunirea partenerilor, realizarea planului real al proiectului - cu termene

si responsabilitati clare, precum si repartizarea sarcinilor intre partile implicate.

3. Ce presupune implementarea propriu-zisa a proiectului?

Implementarea proiectului presupune derularea activitatilor incluse in proiect. In paralel cu

acestea, trebuie sa se desfasoare monitorizarea si controlul proiectului, evaluarea proiectului si

raportarea proiectului.

MONITORIZAREA SI CONTROLUL PROIECTULUI

1.Ce inseamna monitorizarea proiectului?

2.Ce inseamna controlul proiectului?

1. Ce inseamna monitorizarea proiectului?

Prin monitorizare se intelege acel proces ce permite obtinerea informatiilor care sa permita

cunoasterea si intelegerea stadiului proiectului la un moment dat, precum si tendintele de

derulare a activitatilor incluse in proiect.Monitorizarea se poate face prin discutii cu

personalul implicat in derularea proiectului, prin inregistrarea rezultatelor si a problemelor


12/15

aparute, prin observarea activitatilor derulate.Monitorizarea permanenta a proiectului (se

monitorizeaza activitatile, stadiul realizarii planurilor, costurile, rezultatele proiectului)

permite raportarea realizarii acestuia, pentru ca asa se obtin informatiile a caror procesare

sprijina procesul de raportare.

2. Ce inseamna controlul proiectului?

Prin control se intelege utilizarea informatiilor provenite din activitatea de monitorizare a

proiectului, ca baza pentru luarea deciziilor de continuare, stopare sau imbunatatire a

proiectului.

Aspectele avute in vedere includ: tendintele rezultatelor obtinute, rezultatele procedurilor de

feedback, schimbarile exterioare, corectia abaterilor constatate sau previzionate, rezultatele

partiale obtinute, moralul echipei de proiect.

Controlul inseamna aprecierea tendintelor performantelor si compararea cu obiectivele

urmarite, cu rezultatele partiale si cu noile asteptari referitoare la proiect. Se cauta raspuns la

intrebarile urmatoare:

Situatia este mai buna, neschimbata sau mai rea?

Rezultatele obtinute sint diferite de cele planificate? In ce directie? Pot fi exploatate in mod

avantajos? Cum?

Ce a determinat abaterea de la situatia planificata? In ce conditii poate fi acceptata abaterea?Este necesara re-negocierea contractului de finantare a proiectului?

In cazul determinarii unor rezultate neconforme fata de planificarea initiala exista doua

alternative:

aplicarea de actiuni corective / preventive pentru eliminarea cauzelor abaterilor, sau

exploatarea oportunitatilor create, pentru imbunatatirea rezultatelor proiectului.

CONTROLUL PROIECTULUI este eficace atunci cind:

este pus in practica un mecanism pentru feedback, pentru rezolvarea conflictelor si corectia

abaterilor in timp util

daca abaterile posibile au fost anticipate in faza de planificare, atunci este posibila aplicareade actiuni corective sau aparitia abaterilor poate fi impiedicata prin actiuni preventive

adecvate

contolul proiectului inseamna implementarea cu succes a proiectului, nu gasirea de vinovati

sau pedepsirea lor.

In faza de control, a fi eficace este mai important decit a fi eficient. Proiectul trebuie finalizat

atunci cind este necesar. Daca apar efecte sau evenimente adverse, proiectul poate fi incheiat

chiar daca nu au fost parcurse toate etapele. Este important sa nu se consume resurse fara rost.

EVALUAREA PROIECTULUI

1.Cum se face evaluarea proiectului?

2.De ce este necesara evaluarea proiectelor si in ce scopuri se face?

1. Cum se face evaluarea proiectului?

Evaluarea proiectului este un proces complex, repetitiv, plictisitor si mare consumator de

resurse - dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru ca este singura metoda eficace

de a masura succesul implementarii unui proiect.


13/15

Metodele prin care se va face evaluarea succesului unui proiect trebuie determinate inainte de

implementarea lui (inca din faza de planificare). Trebuie sa fie descrise instrumentele si

procedurile de evaluare, prin care se determina daca au fost sau nu indeplinite obiectivele si

daca metodele au fost cele adecvate.

Prin evaluare se intelege a estima marimea, valoarea si calitatea unui lucru. Etapele

evaluarii unui proiect sint: identificarea obiectivelor / identificarea nivelului rezultatelor

(beneficiilor) brute / separarea masei inertiale (a efectelor care ar fi aparut oricum) si a

efectelor de dislocare si de multiplicare, pentru a obtine beneficii nete adaugate / analizaefectelor indirecte.

Evaluarea proiectului implica mai multe tipuri de procese:

evaluarea procesului de realizare a proiectului:

management, proceduri, mecanisme, relatiil, invatare, solutii;

evaluarea performantelor proiectului (prin raportare la obiective):

eficacitatea proiectului (obiective realizate / obiective planificate, cantitatea si calitatea

rezultatelor)

eficienta proiectului (rezultate/resurse, costuri reale/costuri planificate)

Iata citeva intrebari care stau la baza evaluarii eficacitatii proiectului:Proiectul este relevant pentru activitatea curenta a organizatiei?

Proiectul rezolva o problema prioritara?

Obiectivele proiectului sint clar definite?

Proiectul implica persoanele adecvate?

Proiectul poate avea succes, pe linga faptul ca abordeaza aspecte interesante si importante?

evaluarea impactului proiectului:

participare la program, vizibilitate, efecte de multiplicare, efecte de antrenare, efecte de

distorsionare, efecte intimplatoare, neintentionate, auxiliare

Impactul proiectului = masura in care schimbarea (imbunatatirea) survenita este rezultatul

implementarii proiectului si a inputurilor aduse.evaluarea sustenabilitatii proiectului:

financiara (auto-finantare);w organizationala (resursele umane);

de piata (continuitatea la schimbari).

2. De ce este necesara evaluarea proiectelor si in ce scopuri se face?

Iata citeva argumente referitoare la necesitatea evaluarii unui proiect pe parcursul derualrii:

feed-back util pentru adaptarea proiectului la realitate si pentru rezolvarea optima a

problemelor aparute (planificarea viitoare a proiectului)

armonizarea vederilor partilor implicate; raportarea catre partile implicate

imbunatatirea conducerii si a rezultatelor proiectului, a eficientei acestuia

oferirea informatiilor pentru luarea deciziei in legatura cu continuarea proiectului sau

alegerea dintre mai multe alternative.

Scopurile evaluarii unui proiect sint de mai multe feluri:

scopuri declarate:w controlul asupra derularii proiectului:

Este proiectul implementat in modul autorizat?

Isi atinge obiectivele?

Sint beneficiarii si publicul satisfacuti?

Cum se situeaza proiectul in raport cu alte mijloace alternative de atingere a obiectivelor?

Care sint efectele nescontate, mai ales cele negative?

perfectionarea implementarii proiectuluiacumularea de experienta in managementul proiectelor (impact pe termen lung) si

diseminarea/perpetuarea bunelor practici

scopuri ascunse:

promovarea unei imagini mai bune decit in realitate a proiectului.


14/15

RAPORTAREA PROIECTULUI

1.Ce implica raportarea proiectului?

1. Ce implica raportarea proiectului?

Raportarea derularii proiectului se face conform cerintelor contractului (in forma si limba

specificate, in numarul de exemplare, cu subiectele si periodicitatea solicitate).

Raportarea implica de obicei:

rapoarte intermediare

raport final

rapoarte de evaluare

rapoarte speciale, la cererea Autoritatii contractante.

Fiecare raport include de obicei:

un raport tehnic, inclusiv anexe: tabele, grafice, materiale obtinute, declaratii, etc.

un raport financiar.

Raportarea proiectului trebuie sa aiba in vedere:definirea rezultatelor obtinute

relevanta proiectului

obiectivele urmarite; publicul tinta

mesajul transmis prin implementarea proiectului

avantajele obtinute de organizatia promotoare

evidentierea obstacolelor

identificarea rezultatelor neplanificate

evidentierea valorii adaugate de proiect.

Raportul tehnic cuprinde de obicei urmatoarele capitole:

datele necesare pentru identificarea proiectului si a organizatieidescrierea activitatilor desfasurate si a rezultatelor obtinute

descrierea abaterilor fata de planificarea initiala si a corectiilor si actiunilor corective

necesare

programul de activitati pentru perioada urmatoare, conform noii planificari

rezumatul cheltuielilor facute, fata de bugetul initial.

Suplimentar, de obicei la rapoarte se anexeaza diferite documente si materiale (conform

cerintelor specifice ale fiecarei Autoritatii contractante):

bugete de cheltuieli, bugete rectificate

declaratii

liste de documente justificative pentru cheltuielile facute (eventual copii pentru unele

documente)

copii dupa unele produse ale proiectului

fise de manopera pentru persoanele din echipa de proiect, altele.


15/15

copyright 2006 CNI

initierea proiectului.doc

Documents