UNIVERSITATEA DANUBIUS GALATI FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE Specializare: Eonomia Comertului, Turismului i Servicii

Conditile privind infiintarea si functionarea unei agentii de turism

STUDENT:

-

2011

Conditiile privind infiintarea si functionarea unei agentii de turism1. Infiinarea unei agenii de turism Agenia de turism este un operator economic avnd ca obiect de activitate organizarea i comercializarea serviciilor i/sau a pachetelor de servicii turistice n calitate de intermediar ntre prestatorul de servicii turistice i consumatorul final. Agenia detailist reprezinta o agenie de turism care desfoar activitate de ofertare i comercializare a serviciilor i / sau pachetelor de servicii turistice n contul unei agenii de turism turoperatoare. Agenia turoperatoare este agenia de turism care desfoar activitate de organizare, ofertare i comercializare a serviciilor i / sau pachetelor de servicii turistice, pe cont propriu, direct sau prin intermediari, att n ar ct i n strintate. nfiinarea si functionarea unei agenii de turism n Romnia implic mai multi pasi si conditii ce trebuie indeplinite pentru obtinerea aprobarilor necesare conform legislatiei in vigoare : licenta de functionare, brevet de turism, certificat inregistrare firma, act detinere spatiu functionare. 2. Actele necesare nfiinarii ageniei de turism Normele metodologice prezente in Ordinul MDRT, Nr 1051-03.03.2011 elaborate n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr.1267/2010 privind eliberarea certificatelor de clasificare, a licenelor i brevetelor de turism, stabilesc condiiile i criteriile de clasificare pentru toate tipurile de structuri de primire turistice cu funciuni de cazare i de alimentaie public din Romnia, pentru operatorii economici care desfoar activiti specifice ageniilor de turism, precum i pentru acordarea brevetului de turism. Licena de turism Licena de turism a unei agenii de turism se elibereaza de ctre Autoritatea administraiei publice centrale responsabil n domeniul turismului care asigur i evidena licenelor eliberate, respectiv a celor suspendate sau anulate. n vederea eliberrii licenei de turism, operatorul economic va depune la sediul autoritii administratiei publice centrale responsabile n domeniul turismului, o declaraie standardizat dat pe propria rspundere nsoit de documentaia cu urmtorul coninut: - certificat constatator, n original, sau copie legalizat emis de Oficiul Registrului Comerului n baza Legii nr. 26/1990 privind registrul comerului, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, din care s rezulte informaii privind datele complete de identificare ale operatorului economic, precum i informaii referitoare la durata de funcionare declarat, activitatea principal, activitile secundare, capitalul social i activitile autorizate; - copia poliei valabile de asigurare de garantare a plii cheltuielilor de repatriere a turitilor i/sau rambursrii sumelor achitate de turiti pentru achiziionarea serviciilor i/sau pachetelor de servicii n cazul neexecutrii integrale sau pariale a serviciilor/pachetelor turistice; - notificarea conform prevederilor in vigoare n cazul ageniilor de turism cu sediul ntr-un stat membru al Uniunii Europene sau Spaiul Economic European care vor desfura activitate de ofertare i comercializare a serviciilor i pachetelor de servicii turistice pe teritoriul Romniei;

2

- copia contractului care atest dreptul de proprietate/alt drept real sau de folosin a spaiului n care se desfoar activitatea ageniei de turism; - certificat de cazier judiciar valabil aparinnd asociailor/acionarilor, unic sau majoritar, dup caz, managerului/administratorului ageniei de turism. Termenul de solutionare pentru obtinerea licentei de turism este de 30 de zile i curge de la data nregistrrii documentaiei complete. Dup verificarea documentaiei depuse de operatorul economic, autoritatea administraiei publice centrale responsabil n domeniul turismului ntocmete certificatul de clasificare i fia/fiele privind ncadrarea spaiilor de cazare i respectiv, fia/fiele privind ncadrarea spaiilor cu funciuni de alimentaie public. Operatorul economic proprietar i/sau administrator de structuri de primire turistice are urmtoarele obligaii: a) s asigure buna ntreinere i funcionalitatea dotrilor pe toat perioada de funcionare a structurilor de primire turistice; b) s afieze la recepie tarifele stabilite pentru structura de primire turistic n cauz. n situaia n care n aceeai structur de primire turistic exist spaii de cazare clasificate la o alt categorie dect cea nscris n certificatul de clasificare, acestea se vor afia distinct mpreun cu tarifele aferente; c) s asigure n permanen ap cald i rece la grupurile sanitare din cadrul structurilor de primire turistice cu funciuni de cazare i alimentaie public. d) s asigure n spaiile de cazare, de servire i n cele comune, o temperatur minim de 21 grade C n sezonul rece, iar n sezonul cald, de maximum 25 grade C. e) s asigure personal calificat, conform specificaiilor din anexa 7 la prezentele norme. Personalul de servire din structurile de primire turistice va purta mbrcminte specific stabilit de operatorul economic n cauz, difereniat n funcie de condiiile de desfurare a activitii i ecuson cuprinznd numele i prenumele, iar restul personalului va purta echipament de lucru specific activitii; f) s asigure condiiile necesare astfel nct turitii s nu fie deranjai de zgomotele produse de instalaiile tehnice ale cldirii sau de ali factori de poluare; g) s asigure spaii de cazare cu lumin natural direct i aerisire; h) s nu amplaseze spaii de cazare la subsolul cldirilor; i) s expun la loc vizibil, n exteriorul cldirii: denumirea, tipul i nsemnele privind categoria de clasificare a structurii de primire turistice; j) s expun vizibil i n mod lizibil n recepie, n holul structurilor de primire turistice care nu dispun de recepie i n spaiul de la intrare n saloanele de servire a mesei, certificatul de clasificare, numrul de telefon tel verde - al autoritii administraiei publice centrale responsabil n domeniul turismului pentru a fi cunoscute de turiti; k) s furnizeze informaii reale cu privire la denumirea, tipul, categoria de clasificare i serviciile prestate n toate materialele de promovare, conform certificatului de clasificare obinut; l) s pstreze n permanen , n original, n structura de primire turistic n cauz, certificatul de clasificare i anexa/anexele acestuia; m) s asigure o gam diversificat de servicii suplimentare, cuprinse n tariful de cazare sau cu plat separat astfel: 1. la unitile de 4 i 5 stele - cel puin 15 servicii; 2. la unitile de 3 stele - cel puin 12 servicii; 3. la unitile de 2 stele - cel puin 8 servicii; 4. la unitile de 1 stea - cel puin 5 servicii;

3

n) s asigure n spaiile de cazare materiale scrise, realizate estetic i tiprite n limba romn i n cel puin dou limbi de circulaie internaional, cuprinznd informaii utile pentru turiti cu privire la: - instruciuni de folosire a telefonului, dup caz; - tarifele interne i internaionale pentru convorbiri telefonice; - lista cuprinznd serviciile suplimentare oferite i tarifele pentru cele cu plat, cu indicarea modalitilor de solicitare a serviciului n camer; - lista de preuri cu preparatele room-service; - lista cuprinznd preurile produselor din minibar, dup caz; - instruciuni de folosire TV, instalaie aer condiionat, dup caz; - informaii turistice privind zona sau localitatea; - orice alte informaii ce ar putea face agreabil sejurul turistului; La hotelurile de 4 i 5 stele, materialele vor fi prezentate n mape personalizate, n fiecare spaiu de cazare. o) s asigure pstrarea ordinii, linitii publice, moralitii i s respecte normele legale n vigoare privind sigurana i securitatea turitilor din structurile de primire turistice; p) s asigure conectarea la sistemul integrat de eviden a turitilor, n termen de 60 zile de la implementarea i operaionalizarea acestuia; q) s afieze vizibil n camerele de baie, n cel puin dou limbi de circulaie internaional, mesajul Pro Natura referitor la opiunea fiecrui oaspete asupra duratei de utilizare a acelorai lenjerii i prosoape; r) s dein pentru structura de primire turistic pe care o are n proprietate i/sau administrare, minim o adres de e-mail i un website pe care s fie afiate datele sale de identificare, adresa i numrul certificatului de clasificare; Obinerea certificatului de clasificare nu exonereaz operatorul economic de respectarea prevederilor Legii nr. 359/2004 privind simplificarea formalitilor la nregistrarea n registrul comerului a persoanelor fizice, asociaiilor familiale i persoanelor juridice, nregistrarea fiscal a acestora, precum i la autorizarea funcionrii persoanelor juridice respectiv obinerea autorizaiilor sanitar, sanitar-veterinar, de securitate la incendiu, mediu i protecia muncii. n vederea eliberrii anexei licenei de turism pentru filial/sucursala/reprezentana/sediul secundar al acesteia, operatorul economic va depune la sediul autoritii administraiei publice centrale responsabil n domeniul turismului, copia licenei de turism precum i documentaia necesara. Pentru nscrierea filialei unei agenii de turism se va ntocmi urmtoarea documentaie: - Cerere; - Certificatul de constatator de la Oficiul Registrului Comerului privind sediul filialei; - Licena de turism a ageniei de turism, n copie; - Brevetul de turism i contractul de turism, n copie, ale persoanei care conduce filiala din alta localitate decat agenia de turism ; - Dovada achitrii contravalorii prestaiei efectuate. Se acorda Licena de turism ageniei i Brevet persoanelor fizice ce ntrunesc condiiile profesionale de a conduce o agenie de turism. Agenia de turism functioneaz n baza Licenei de turism obtinute in conformitate cu legislatia n vigoare iar licenele de turism pot fi categoria A/B n funcie de complexitatea obiectului lor de activitate. Licena de turism eliberat este valabila 3 ani dupa care dac sunt ndeplinite condiiile se elibereaz o nou licena. Pe lnga Licena de Turism agenia de turism poate funciona doar condus de o persoan de specialitate care posed Brevet de turism. Brevetul n turism

4

Conducerea operativ a unei structuri de primire turistice sau a unei agenii de turism va fi asigurat de ctre o persoan deintoare a brevetului de turism n domeniu ori a certificatului de absolvire a unui curs de formare managerial n domeniu, organizat de un furnizor de formare profesional autorizat, sau a diplomei de licen/masterat/doctorat privind absolvirea cursurilor universitare/ postuniversitare n domeniul turismului. n funcie de nivelul i de complexitatea pregtirii profesionale i de ndeplinirea criteriilor minime, se elibereaz brevete de turism pentru urmatoarele funcii: Manager n activitatea de turism Director de agenie de turism Director de hotel Director de restaurant Cabanier n vederea obinerii brevetului de turism, persoana n cauz trebuie s prezinte urmtoarea documentaie: - Cerere - Curriculum vitae cu precizarea expres a pregatirii profesionale i a experientei profesionale - Copie dupa actul de identitate - Copie de pe actele care atest pregtirea profesional - Copii de pe documentele de atestare a perioadei lucrate n turism - Atestat de limb strain de circulaie internaional - Certificat de cazier judiciar 3. Structura personalului unei agenii de turism este format din: Personalul administrativ ndeplinete sarcini de gestiune general i este compus din: Personal cu funcii de conducere; Personal ordinar; Personal de ordine; Personal de ngrijire. Personal tehnic Personal cu funcii de conducere; Personal destinat vanzarilor; Personal de execuie. Personalul specializat este format din: Curierii sunt profesionitii care i insotesc pe turiti n voiaje, punandu-le la dispoziie serviciile comandate cu anticipaie de ctre agenie, pentru ca voiajul s se desfsoare conform programului fixat, iar clienii s nu aiba nici o preocupare vizand utilizarea mijloacelor de transport i s se bucure de diversele bunuri i servicii n localitaile de tranzit sau de destinatie. Hostess sau asistentele turistice sunt tinere care ndeplinesc rolul de gazda perfect ntampinandu-i pe clienti n avioane, n terenuri, pe nave, n autobuzele de linie ajutandu-i s-i satisfac mici necesitai, furnizand informatii i adesea referiri explicative privind localitaile parcurse. Ghizii turistici sunt profesioniti care i ntampina pe turisti n localitaile de destinaie nsoindu-i n vizitarea acestora, aratandu-le frumuseile naturale, obiectivele arheologice, artistice, folclorice i istoria localitilor. Interpretii sunt profesioniti care i ntampina pe clieni n localitaile de sosire sau de tranzit, punandu-se la dispoziia lor pentru a-i ajuta n diferite operaiuni ce trebuie efectuate pentru a

5

ajunge la locurile unde vor trebui s utilizeze serviciile receptive sau alte mijloace de transport pentru a continua voiajul. 4. Factorii care determin organizarea unei agenii de turism Principalii factori de influen implicai n modelarea structurii organizatorice a unei agenii de turism pot fi grupai n dou categorii: - factori endogeni - interni, care in de firm i pot fi mai uor de controlat - factori exogeni - din afara firmei, factori externi, mai greu de controlat Factori endogeni (mediul intern) Obiectul de obiectivele majore activitate alC ageniei ale firmei Dimensiunile o resursele gamei de m Factori exogeni materiale servicii p (mediul extern) e Structura economici fin organizatori t demografici c a an e geografici ageniei de cia n juridici turism Numr de re culturali angajai a (dimensiunea um ageniei) an m e a stilul managerial n Organizare procesual a unei agenii de turism, grupeaz resursele i activitile ageniilor de a turism dup principalele categorii de procese necesare realizrii obiectivelor propuse, concretizndu-se n departamente cu funciuni g atribuii specifice, n cadrul crora trebuie i e realizate sarcinile primite. Indiferent de tipul ageniei, principalele funciuni derulate n cadrul unei agenii de turism de r dimensiune medie sunt: i 1. funcia de creare a produsului turistic; a 2. funcia de prestaii; 3. funcia comercial i de marketing-promovare;l 4. funcia financiar-contabil. Principalele funcii de coordonare a activitilor turistice sunt: funcia de creaie (a crui scop este organizarea i promovarea de ctre agenia de turism de noi excursii ctre noi destinaii), funcia de promovare (include diferite aciuni de propagand, publicitate i informare turistic), funcia de informare (de acordare a unor informaii turistice, clienilor poteniali, la sediul acestora), funcia de distribuie (a unor servicii ale prestatorilor: bilete de transport, de spectacole, culturale), funcia de realizare (include organizarea de aranjamente, programarea turistic sau organizarea i realizarea unor activiti comerciale proprii cu caracter turistic). 5. Birourile ageniei de turism

6

n funcie de factorii amintii structura organizatoric a unei agenii de turism va cuprinde mai multe sau mai puine compartimente, birouri sau oficii. Astfel n cazul ageniei de turism exist anumite birouri fr de care aceasta nu ar putea funciona corespunztor, considerate importante i altele, opionale, ntlnite de regul, la marile agenii de turism, tour-operatori. Birourile importante ale ageniei, ce au rol determinant n derularea activitii de turism sunt: Biroul secretariat; Biroul turism; Biroul dezvoltare; Biroul transporturi 6. Organigrama unei agenii de turism Birouri importante

Biroul secretariat

Biroul de turism

Biroul dezvoltare

Biroul transporturi

Compartiment producie

Compartiment recepie

Secia contracte

Secia materiale

Organigrama este reprezentarea structurii organizatorice a ageniei de turism prin intermediul csuelor dreptunghiulare (care vizualizeaz posturi de conducere i compartimente) i al liniilor de diferite forme (care evideniaz relaiile existente n cadrul ntreprinderii turistice). Rolul unei organigrame const n: - explic poziia i relaiile ce apar ntre: posturi, departamente, birouri - arat numrul de niveluri manageriale (de conducere), aria autoritii managerului i criteriile pe baza crora s-au format departamentele; - cu ajutorul organigramei se determin politica firmei i adaptarea ei la mediul extern. n funcie de modul de aranjare a elementelor se identific urmtoarele tipuri de organigram: -organigram de la stnga la dreapta care Director aranjarea posturilor de conducere i a presupune compartimentelor de munc de la stnga la dreapta, ncepnd cu Adunarea General a Acionarilor/Asociailor i terminnd cu compartimentele operaionale; -organigram de tip piramid n care compartimentele sunt ordonate pe vertical; -organigram circular presupune constituirea unor cercuri concentrice pe care se amplaseaz compartimentele, iar n centru se afl Adunarea General a Acionarilor/Asociailor. Structura clasic de organizare a unei agenii de turism este cea de tipul piramidal,Departament prezentat Secretariat mai jos : Contabilitate Ticketing Marketing n exemplul de turism

7 Ageni ticketing

Ageni turism

Organigrama unei agenii mici de turism Pentru ageniile de turism mari se elaboreaz o structur organizatoric mai complex, prezentat n organigrama de mai jos: Adunarea general a acionarilor Consiliul de administraie Director Director economic Director de turism Director resurse umane

compartiment producie

compartiment recepie

secia contracte

secia materiale

Anexe8

Norma re i salariz are

Recrut are, angaja re

Tran Mar Dez spor keti volt turi ng are

Traf ic Tick Turi acce etin sm sori g u

Secr etari at

Fina nciar

Cont abilit ate

Model - Licenta De Turism

Model - Brevet De Turism

9

Model - Act deinere a spaiului

Model - Autorizaie sanitar

Model - Certificat De Inregistrare

10

Bibliografie: Ordinul MDRT, Nr 1051-03_03_2011 Norme metodologice Stnciulescu Gabriela, economie i gestiune n turism,Bucureti 2009 Costea Florentina, organizarea ageniei de turism,Bucureti 2007

11