ghid pentru realizarea procedurilor formalizate · pag2 competența face diferența! proiect...

Pag 1

Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativăcofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European.

GHID PENTRU REALIZAREA

PROCEDURILOR FORMALIZATE

Motto: „Un obiectiv fără un plan este doar o dorință.”Antoine de Saint-Exupery

Pag 2


CUPRINSCAPITOLUL I – INTRODUCERE..............................................................................3

I.1. Scopul ghidului .........................................................................................3

I.2. Necesitatea ghidului ..................................................................................3

I.3. Cadrul legislativ........................................................................................4

I.4. Definiții..................................................................................................5

CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILOR FORMALIZATE ............................7

II.1. Stabilirea activităților procedurabile..............................................................7

II.2. Codificarea procedurilor formalizate..............................................................8

II.3. Definirea formatului procedurii formalizate .....................................................9

II.4. Elaborarea procedurilor formalizate............................................................. 12

II.4.1. Pagina de gardă................................................................................... 12

II.4.2. Pagina de cuprins................................................................................. 13

II.4.3. Scopul procedurii ................................................................................. 13

II.4.4. Domeniul de aplicare ............................................................................ 14

II.4.5. Documente de referință......................................................................... 14

II.4.6. Definiții și abrevieri .............................................................................. 15

II.4.7. Descrierea procedurii ............................................................................ 15

II.4.8. Responsabilități................................................................................... 22

II.4.9. Formular evidenţă modificări .................................................................. 25

II.4.10. Formular analiză procedură ................................................................... 25

II.4.11. Lista de distribuire a procedurii .............................................................. 26

II.4.12. Anexe și formulare procedură ................................................................ 28

II.4.12.1. Diagrama de proces privind elaborarea procedurilor formalizate .................... 28

II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor formalizate ................................ 29

II.6. Evidența procedurilor formalizate ............................................................... 30

II.7. Distribuirea procedurilor formalizate ........................................................... 30

II.8. Actualizarea procedurilor formalizate .......................................................... 31

II.9. Arhivarea procedurilor formalizate .............................................................. 31

CAPITOLUL III - CONCLUZII .............................................................................. 32

MACHETE ................................................................................................... 33

BIBLIOGRAFIE .............................................................................................. 48

Pag 3


CAPITOLUL I – INTRODUCERE

I.1. Scopul ghiduluiScopul acestui ghid constă în asigurarea unui cadru coerent și unitar pentru elaborarea, verificareaavizarea, aprobarea, distribuirea, actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem și a proceduriloroperaţionale din cadrul entităţilor publice de la nivel central şi local.Precizăm că structura acestui ghid nu este atotcuprinzătoare, ci conţine elementele minimale șiorientative ale unei proceduri, în conformitate cu prevederile legislative în vigoare. Așadar, acolounde se consideră necesar, pot fi adăugate componente suplimentare, se pot operamodificări/completări cu amendamentul că trebuie avute în vedere cerințele generale aleStandardului 9 – Proceduri din Codul controlului intern managerial, ce face obiectul OrdinuluiSecretarului General al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.Ghidul conţine două machete pentru elaborarea unitară a procedurilor formalizate, respectiv unapentru procedurile de sistem şi una pentru procedurile operaţionale, aplicabile entităţilor publice dela nivel central și local.

Punctul de plecare al metodologie îl reprezintă Analiza stadiului implementării legislației aferentestandardelor de management, care compun SCIM, pe baza misiunilor de evaluare desfășurate lanivelul entităților publice centrale, selectate în funcție de gradul de implementare a sistemului decontrol intern managerial.În cadrul proiectului „Consolidarea implementării standardelor de control intern managerial lanivel central și local – cod SIPOCA 34” forma finală a Ghidului pentru realizarea procedurilorformalizate a fost definitivată după organizarea unei sesiuni de consultare publică cu entitățilepublice centrale și locale.

I.2. Necesitatea ghiduluiCodul controlului intern managerial al entităților publice, prin Standardul 9 – Proceduri,precizează importanța elaborării procedurilor formalizate la nivelul entităților publice precum șireferințele legislative principale. Mai mult, încă din anul 2000, Cartea alba – partea I, referitoare lareforma serviciilor Comisiei Europene, definește controlul intern ca totalitatea ”politicilor șiprocedurilor implementate de instituții, pentru asigurarea realizării obiectivelor, într-un modeconomic, eficient și eficace”.

Astfel, în consens atât cu legislatia română cât și cu recomandările europene, conducerea entităţilorpublice trebuie să asigure elaborarea procedurilor formalizate pentru procesele și/sau activităţilederulate în cadrul entităţilor publice şi să le aducă la cunoştinţă personalului implicat.

Pentru o abordare unitară de elaborare a procedurilor formalizate la nivelul tuturor entitățilorpublice centrale și locale, prezentul Ghid își propune prezentarea unui cadru detaliat pentruelaborarea procedurilor de sistem și operaționale.

Necesitatea elaborării Ghidului este susținută în aceeași măsură și de Analiza stadiuluiimplementării legislației referitoare la dezvoltarea și implementarea sistemului de control intern

Pag 4


managerial, menționată anterior, unde au fost constatate o serie de dificultăți întâmpinate înprocesul de elaborare a procedurilor de sistem și operaționale la nivelul entităților publiceevaluate, precum:

existența unei confuzii privind identificarea domeniului de aplicare a procedurilor elaborate; nu există un cadrul procedural intern privind elaborarea, avizarea, verificarea și aprobarea

procedurilor formalizate, care să cuprindă și modalitatea de codificare a acestora; nu sunt actualizate procedurile formalizate, atunci când este cazul, ca urmare a modificărilor

organizatorice și legislative intervenite în derularea activității procedurate; nu sunt introduse atribuțiile privind elaborarea și actualizarea procedurilor formalizate în

fișele de post, fapt care conduce la lipsa de conștientizare a personalului privindtranspunerea activităților desfășurate într-un cadru formalizat;

evidența incompletă și neactualizată a procedurilor formalizate la nivelul Comisiei demonitorizare.

lipsa unei codificări unitare la nivelul întregii entități publice.

În urma misiunilor de evaluare desfășurate, s-a constat că din cauza deselor reorganizăriinstituționale, Standardul 9 - Proceduri este dificil de implementat prin prisma actualizăriiprocedurilor și separării atribuțiilor.

Se recomandă ca procedurile formalizate să existe pentru toate procesele şi activităţileimportante și să se asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şiaprobare a operaţiunilor. De asemenea, procedurile trebuie să fie actualizate înpermanenţă și să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.

I.3. Cadrul legislativ

Principalele acte normative care stau la baza reglementării Ghidului pentru realizareaprocedurilor de sistem și operaționale (Ghid) sunt următoarele:

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial şi controlulfinanciar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea coduluicontrolului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelormetodologice privind coordonarea, îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiuluiimplementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice;

Bunele practice internaționale1; Legea nr. 174/2015 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014

privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şipentru modificarea şi completarea unor acte normative.

1 Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI GOV 9100

Pag 5


I.4. Definiții

Principalele concepte utilizate în Ghid sunt următoarele:Activitate procedurabilă - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese demuncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şimodalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate,economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.

Actualizare procedura – constă fie în revizuirea procedurii sau în elaborarea unei noi ediții.

Cartuș procedura – text încadrat în chenar, pe o pagină imprimată.

Compartiment – direcție generală, direcție, serviciu, birou.

Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cureglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şieficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma"control intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinereasub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celorspecifice.

Delegare - procesul de atribuire de către un conducător de entitate/compartiment, pe o perioadălimitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şiresponsabilităţile aferente.

Ediție procedură – forma iniţială a procedurii; în cazul în care apar noi ediții ale documentelor dereferință și se realizează modificări structurale în conținutul procedurii; de regulă la a-3-a revizie;dacă volumul modificărilor depășește circa 50% din conținutul reviziei anterioare.

Fişa postului - document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelorindividuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizeazăsarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde:denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cualte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesarerealizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.

Gestionarea documentelor - procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru aservi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul decreare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerealor.Măsuri de control - stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi verificării permanente sauperiodice a unei activităţi, a unei situaţii , pentru a evidenţia progresele şi pentru a asiguraîmbunătăţirea activităţii.

Pag 6


Monitorizare - activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul dedesfăşurare a procesului sau a activităţii.Obiective generale - ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelulglobal al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şifuncţionare al entităţii sau stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politicipublice.

Obiective specifice - obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care constituie, deregulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul generalcorespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi sestabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.

Procedură formalizată - totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi aregulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii şi editate pe suport hârtieşi/sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.

Procedură operaţională - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară lanivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate.

Procedură de sistem - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelultuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.

Proces - un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopulatingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.

Responsabilitate - obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancţiuneacorespunzătoare tipului de răspundere juridică.

Responsabilitate managerială - defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor decătre managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune săexercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace,eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundăpentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspundereamanagerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente alecontrolului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementulriscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit.

Resurse - totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare cainput pentru ca strategiile să fie operaţionale.

Revizie - acţiunea de modificare respectiv adăugare sau eliminare a unor informații, date,componente ale unei ediții a procedurii formalizate, modificări ce implica sub 50% din conținutulprocedurii; în cazul în care se fac modificări pentru corelarea procedurii cu schimbările din entitatesau se fac detalieri ale unor activități.

Pag 7


CAPITOLUL II – MODUL DE REALIZARE A PROCEDURILORFORMALIZATE

II.1. Stabilirea activităților procedurabileConducătorul fiecărei entități publice este responsabil pentru implementarea și dezvoltareasistemului de control intern managerial la nivelul entității publice, inclusiv pentru elaborareaprocedurilor formalizate, aferente activităților desfășurate pentru atingerea obiectivelor stabilite lanivelul entității.2

Astfel, conducerea entităţii publice se asigură să existe proceduri pentru toate procesele șiactivitățile importante la nivelul entității publice, prin elaborarea unei liste sau unui alt document cuobiectivele specifice și activităţi (activități procedurabile).

Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contibuie la îmbunătățirea desfășurăriiactivităților prin separarea sarcinilor, a funcțiilor, a competențelor și a responsabilitățilorpersonalului din cadrul entității publice.

Aria de acoperire a unei proceduri este determinată atât de gradul de eficacitate a sistemului decontrol intern managerial din cadrul entității publice, cât și de stadiul în care se află procesul deinformatizare a activității procedurabile.

Fiecare entitate publică adaptează sistemul de procedurare al activităților în funcție demărimea entității, forma, tipurile și complexitatea activităților, cu respectarea prevederileStandardului 9 - Proceduri.

Scopul elaborării procedurilor formalizate este acela de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați, amodalităților de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, precum și a responsabilitaților ce le revinpersoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul proceduriiformalizate.

Procedurile formalizate trebuie să fie scrise și editate pe suport de hârtie și/sau electronic, simple șispecifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent și aduse la cunoștința executanțilorși a celorlalți factori interesați.

Entitatea publică poate derula elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea/difuzarea,utilizarea, etc, a procedurilor și utilizând sistemele informatice în condițiile în care dotarea tehnicăși pregătirea profesională a personalului permit aceste operațiuni.

2 Importanța stabilirii activităților procedurabile este mentionată prin Normele metodologice privind coordonarea,îndrumarea metologică și supravegherea stadiului implementării și dezvoltării sistemului de control internmanagerial la entitățile publice ce fac obiectul Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 201/2016, punctul 5din ”Etapele procesului de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial”.

Pag 8


Se recomandă ca fiecare entitate publică să elaboreze Procedura privind elaborareaprocedurilor, care să descrie fluxul de informații, sarcinile, funcțiile, competențele șiresponsabilitățile personalului din cadrul entității publice.

II.2. Codificarea procedurilor formalizate

O componentă structurală a procedurii formalizate o reprezintă codificarea acesteia cunoscută subnumele de codul procedurii.

Procedura de sistem implică un singur element de identificare personalizat la nivelul entitățiipublice, în timp ce procedura operațională (care se elaborează de către un anumit compartiment,pentru o activitate specifică acestuia), impune necesitatea identificării compartimentului ce aelaborat respectiva procedură.

În acest sens, apare nevoia utilizării unui element de identificare al fiecărui compartiment și care seconcretizează prin codul compartimentului.

Codificarea procedurii formalizate depinde de tipul procedurii respectiv dacă esteprocedura de sistem sau procedura operațională.

Astfel, la nivelul entității publice se stabilește un sistem de codificare al compartimentelor, sistemce poate fi reprezentat uzual prin:

Codificare numerică prin alocarea unui corespondent numeric fiecărui compartimentExemplu : 01, 02, 03.....n

Codificare prin abrevierea denumirii compartimentuluiExemplu : DRU – Direcția Resurse Umane.

În funcție de decizia Comisiei de monitorizare, la nivelul entității publice se stabileștemodalitatea de codificare a compartimentelor entității publice.

Codificarea compartimentelor este cu atât mai utilă și vine în sprijinul conducătorului entitățiipublice, președintelui Comisiei de monitorizare sau secretarului acesteia, în monitorizareaactualizării și revizuirea procedurilor operaționale și identificarea ușoară a compartimentelorresponsabile cu modificarea respectivă.

Lista de codificare a compartimentelor se întocmește de către Comisia de monitorizare și seactualizează la orice modificare a organigramei ce implică înființarea, desființarea sau cumularea decompartimente sau de câte ori situația o impune.

Pag 9


II.3. Definirea formatului procedurii formalizate

Cartușul procedurii

Datele de identificare privind denumirea entității publice, tipul procedurii, denumirea procedurii,codul procedurii, numărul de ordine al ediției în vigoare, numărul de ordine al reviziei și numărul deordine al exemplarului difuzat unui anumit compartiment, sunt cuprinse într-un format denumitcartușul procedurii, conform modelului de mai jos.

Cartușul procedurii este mentionat pe fiecare pagină a procedurii, în antetul acesteia, excepțiefăcând prima pagina.

Datele din cartuș se actualizează, după caz, odată cu modificarea: tipului de procedură, denumiriiacesteia, codului procedurii, ediției, reviziei, etc,

Actualizarea datelor din cartuș este importantă în urmărirea trasabilității procedurii, însensul de a se cunoaște permanent, faptul că a fost distribuită/difuzată unui anumitcompartiment ultima ediție sau revizie a procedurii, cu un număr unic de identificare.

Denumirea entității publice exprimă numele oficial al acesteia și poate conține opțional siglaentitătii publice.3

Tipul de procedură respectiv procedură de sistem sau procedură operaţională se stabilește astfel :

Procedura operaţională - procedura care descrie un proces sau o activitate care sedesfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate.

Procedura de sistem - procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară lanivelul tuturor compartimentelor dintr-o entitate.

Denumirea procedurii se stabilește în cadrul fiecărei entități publice sau compartiment și trebuiesă reflecte într-un mod cât mai comunicativ procesul sau activitatea procedurată.

Sistemul de codificare al procedurilor formalizate este următorul:

codul procedurii de sistem PS – XX

3 Ca referintă recomandăm Ghidul de identitate vizuala al Guvernului României în care se prezintă o serie demijloace de comunicare; http://online.gov.ro/identitate/index.php/download/

[Denumirea entității publice]

[Tip procedură,procedură de sistem sauprocedură operațională]

Ediția [...........]

Revizia [...........]

[Denumirea procedurii formalizate]Cod [ ...... ] Exemplar nr. [.......]

Pag 10


Este format din grupul PS ce reprezintă tipul procedurii prin abrevierea de la procedura desistem și grupul XX ce reprezintă numărul de ordine al procedurii de sistem, număr alocatde secretariatul Comisiei de monitorizare din Registrul de evidență al procedurilor desistem;

Exemplu : PS - 01

codul procedurii operaționale

a) dacă compartimentul are o codificare numerică PO - XX - YY

Este format din grupul PO ce reprezintă tipul procedurii prin abrevierea de la proceduraoperațională, XX ce reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborareaprocedurii operaționale stabilit în cadrul Comisiei de monitorizare, conform pct.II.2, iar YYreprezintă numărul de ordine al procedurii operaționale alocat de compartimentul care arealizat procedura.Exemplu : PO - 07 – 01

b) dacă compartimentul are o codificare prin abrevierea compartimentuluiPO – XX… - YY

Este format din grupul PO ce reprezintă tipul procedurii prin abrevierea de la proceduraoperațională, XX... reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea proceduriioperaționale stabilit în cadrul Comisiei de monitorizare, prin abrevierea compartimentului,conform pct.II.2, iar YY reprezintă numărul de ordine al procedurii operaționale alocat decompartimentul care a realizat procedura.Exemplu : PO - DRU - 01

Edițiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupraactivității procedurate, determină revizia respectiv elaborarea unei noi ediții pentruprocedura formalizată respectivă.

Numărul de ordine [...........] al Ediției – reprezintă numărul de ordine al ediției în vigoare, ce estedistribuită în cadrul entității publice.

Numărul de ordine [...........] al Reviziei – reprezintă numărul de ordine al reviziei în vigoare.

Pag 11


Exemplar nr. [...........] – se completează după aprobarea procedurii prin specificarea număruluiprocedurii ce a fost distribuită unui anumit compartiment din cadrul entității, corespondent cunumărul înregistrat în Lista de difuzare a procedurii.

În acest mod, există o evidență controlată a numărului de exemplare dintr-o anumită ediție saurevizie a proceduri care au fost distribuite și ce exemplar (identificat prin Exemplar nr. [...........]) afost distribuit unui anumit compartiment.

Pentru o întelegere facilă a definițiilor și explicațiilor componentelor cartușului prezentăm un modelde cartuș completat în integralitate.

Modul de redactare al procedurii

Pentru o elaborare unitară a tuturor procedurilor formalizate din punct de vedere al modului deredactare, prezentăm pe lângă modelul uzual de referință întâlnit în Ghidul de redactareinterinstituțional, elaborat de Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, utilizat la nivelulinstituțiilor, organelor și agențiilor Europene4, un model sinteză.

a) succesiune notare 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a)

b) procedura formalizată se redactează utilizând diacritice;

c) formatul hârtiei: A4

d) conţinutul paginii

d1) propunere titlurile scrise cu litere Bold, corp de 14, Times New Roman textul cu litere Normal, corp de 12, Times New Roman conținutul notei de subsol, caracter corp de 10, Times New Roman

d2) fiecare entitate publică poate să utilizeze tipul de font stabilit în manualul sau ghidul deidentitate publică al acesteia.

Modul de redactare al procedurii de sistem și operaționale trebuie să fie menționat înProcedura privind elaborarea procedurilor.

4 http://publications.europa.eu

Secretariatul General alGuvernului

Procedura de sistem Ediția IRevizia 0

PROCEDURA PRIVIND ELABORAREAPROCEDURILOR

Cod PS - 00Exemplar nr. 3

Pag 12


II.4. Elaborarea procedurilor formalizate

Elaborarea procedurilor formalizate se realizează de către responsabilul desemnat cu aceastăactivitate, la inițiativa conducătorului compartimentului, indiferent de tipul procedurii formalizate.

În cazul procedurilor de sistem, Lista procedurilor de sistem se stabilește de către membrii Comisieide monitorizare.

Atribuțiile personalului responsabil cu elaboararea și actualizarea procedurilorformalizate se recomandă a se menționa în Fișa postului, de către conducătorulcompartimentului, în vederea responsabilizării salariaților.

Procedura formalizată conţine obligatoriu pagina de gardă, pagina de cuprins, conţinutul propriu-zis(ce include scop, domeniu de aplicare, documente de referință, definiții și abrevieri, descrierere,responsabilități), formularul de evidenţă a modificărilor, formularul de analiză al procedurii, lista dedistribuire/difuzare a procedurii, anexe (dintre care obligatoriu diagrama de proces).

Se recomandă a se asigura pagina distinctă pentru fiecare componentă menționată anterior, în cazulîn care este posibil.

Procedura formalizată se elaborează într-un singur exemplar original.

II.4.1. Pagina de gardăPagina de gardă respectiv prima pagină a procedurii include următoarele componente, date șiinformații.

În antetul paginii este precizată denumirea entității publice. Opțional se poate insera și sigla entității publice. ”Aprob”

Funcția conducătorului entității publice care aprobă procedura formalizată.Numele și prenumele conducătorului entității publice și semnătura.

Denumirea procedurii de sistem sau operaționale – denumirea propriu-zisă a procedurii. Cod PS – [...............] – numărul de ordine al procedurii de sistem din Registrul de evidență

al procedurilor de sistem ținut de secretarul Comisiei de monitorizare. Cod PO – [...............] – codul compartimentului și numărul de ordine al procedurii

operaționale din Lista de evidentă a procedurilor operaționale de la nivelul fiecăruicompartiment.

Ediția [...............] – numărul ediției în vigoare; Revizia [...............] – numărul reviziei în vigoare; Data [...............] – data la care a fost aprobată procedura formalizată.

Pag 13


”Avizat”Președinte Comisia de monitorizareNumele și prenumele președintelui Comisiei de monitorizare și semnătura.

”Verificat”Funcția conducătorului compartimentuluiNumele și prenumele conducătorului compartimentului care a verificat proceduraformalizată și semnătura.

”Elaborat”Numele și prenumele celui/celor care a/au întocmit procedura formalizată și semnătura.

Paginare procedurăNumăr curent pagină / număr total pagini.

Fiecare entitate publică își poate adapta pagina de gardă sau modul de elaborare,verificare, avizare și aprobare, în funcție de specificul acesteia și de procedurile șiregulamentele interne de organizare și funcționare.Astfel, pentru operativitate, pe pagina de gardă pot exista semnăturile persoanelor careelaborează, verifică, avizează și aprobă procedurile, dar poate să existe și un formular deavizare și aprobare în cadrul procedurilor.

II.4.2. Pagina de cuprinsInclude:

Cartușul personalizat al procedurii formalizate, completat și poziționat în antetul pagini; ”Cuprins”

Se va menționa lista cu cuprinsul procedurii formalizate cu specificarea paginaţiei.

Vezi model Pagina de cuprins din capitolul MACHETE.

II.4.3. Scopul proceduriiScopul unei proceduri formalizate este de a preciza utilitatea și de a descrie etapele care trebuieparcurse pentru executarea unei activităţi sau a unui proces la nivelul unui compartiment, dacă nereferim la o procedura operaționala sau a unui proces complex în cazul unei proceduri de sistem.

Entitatea publică identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri formalizateelaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitateaprocedurată.

Pag 14


II.4.4. Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare defineşte activităţile specifice pentru care se va aplica procedura formalizată,delimitează explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate la nivelulcompartimentului sau entității şi precizează compartimentul/compartimentele care vor implementaprocedura în cazul procedurii operaționale, sau precizarea aplicabilității procedurii la nivelulîntregii entități publice pentru procedurile de sistem.

Această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încâtla fixarea şi definirea activităţii, la delimitarea acesteia de alte activităţi sau la precizareacompartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă să fie eliminată orice situaţie desuprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor,de suprapunere de atribuţii între compartimente precum și de atribuţii pentru care nu au fost fixateresponsabilităţi.

Activitățile care solicită elaborarea unor proceduri de sistem se stabilesc în cadrul Comisiei demonitorizare și sunt acelea care se desfășoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilordintr-o entitate publică.

Exemple de proceduri de sistem

Procedura privind elaborarea procedurilor de sistem și operaționale (Standarul 9); Proceduraprivind managementul riscurilor (Standardul 8); Procedura privind neregularitățile(Standardul 1); Procedura privind inventarierea funcțiilor sensibile (Standardul 2); Proceduraprivind continuitatea activității (Standardul 11); Procedura privind circuitul documentelor(Standardul 12); Procedura privind arhivarea documentelor (Standardul 13).

II.4.5. Documente de referință

Componenta Documente de referință priveşte în special enumerarea documentelor cu rol dereglementare faţă de activitatea procedurată.

Este necesar să fie cunoscute şi respectate toate actele normative care reglementează fiecareactivitate procedurată respectiv gruparea pe categorii de sistematizare a reglementărilor.

Documentele de referinţă evidenţiate în cadrul unei proceduri formalizate sunt, după caz,următoarele5:

reglementări internaționale – ce au legătură cu domeniul respectiv, România fiindmembră UE;

legislație primară - referitor la legi şi la ordonanţe ale Guvernului;

5 LEGE nr. 24/2000 privind normele de tehnică legislativă pentru elaborarea actelor normative, republicată

Pag 15


legislație secundară - are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cuatribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelorGuvernului;

legislație terțiară - alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice ce sereferă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine, etc şi care au efect asupra activităţiiprocedurate;

II.4.6. Definiții și abrevieri

Capitolul definiţii şi abrevieri dezvoltă acei termeni folosiţi cu cea mai mare frecvenţă în textulprocedurii formalizate, conform definiţiilor din standarde, documentaţii tehnice, etc, necesari pentruînţelegerea conţinutului procedurii formalizate, precum şi pentru explicitarea prescurtărilor utilizate.

Se recomandă ca sortarea definiţiilor şi abrevierilor termenilor să fie în ordine alfabetică,pentru precizie și rapiditatea identificării mai ușoare a elementelor componente.

II.4.7. Descrierea procedurii

Descrierea procedurii cuprinde modul cum trebuie desfăşurată activitatea sau procesul însuccesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz) respectivtermenele de realizare aferente.

Această componentă reprezintă esenţa procedurii fiind în acelaşi timp şi acea parte a procedurii carenu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi.

Descrierea procedurii este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoarăactivitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare,de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesionalăa salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemului de control internmanagerial.

Ca recomandări, menționăm următoarele:

a) în exprimare se foloseşte numai timpul prezent, forma afirmativă: execută, elaborează,efectuează, verifică, certifică etc.

b) prezentarea unor generalități cu privire la descrierea activității procedurabile;

c) includerea în descriere și a documentelor utilizate (conținutul și rolul lor);

d) detalierea resurselor necesare desfășurării activității procedurate (resurse umane, materiale șifinanciare);

Pag 16


e) descrierea trebuie să conţină şi circuitul documentelor aferente procesului sau activităţii,care trebuie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entității publice.

f) includerea în anexele procedurii a modelor de Formulare;

g) utilizarea, ca și anexă, a reprezentării grafice a procesului de realizare a procedurilor sau acircuitului documentelor sub forma diagramelor de proces, pentru înţelegerea mai uşoară aprocesului descris.

II.4.7.1. Etapele unei proceduri de sistem

Etapele unei proceduri de sistem sunt următoarele:

Etapa I stabilirea activităților procedurabile și a responsabililor

Etapa II elaborarea propriu-zisă a procedurii de sistem

Etapa III verificarea, avizarea și aprobarea procedurii

Etapa IV distribuirea/difuzarea procedurii

Etapa V revizia și arhivarea

În etapa I

Conducătorii fiecărui compartiment elaborează Lista activităților procedurabile pentruprocedurile de sistem.

Termen începutul fiecărui an (15 ianuarie a fiecărui an)

Această activitate presupune o muncă de echipă și consultare cu toți factorii implicați dincadrul compartimentului.

Model Listă de activități procedurabile

Nr. crt. Obiective specifice Activităţi Denumire procedură Responsabil Prioritizare0 1 2 3 4 5

O procedură poate să vizeze una sau mai multe activități ori procese. Astfel, o procedurăde sistem privind recrutarea și selecția personalului de la nivelul unei entități publice poateviza mai multe activități: activitatea de analiză a gradului de încărcare cu sarcini apersonalului; identificarea necesității direcțiilor de ocupare a posturilor vacante cupersonal calificat, stabilirea unor criterii de recrutare etc.

Pag 17


După elaborare, conducătorul compartimentului transmite atât în format electronic cât și prinadresă, Lista cu activitățile procedurabile pentru procedurile de sistem,secretariatului/secretarului Comisiei de monitorizare.

Termen 2 zile lucrătoare

Secretariatul/secretarul Comisiei de monitorizare centralizează listele și elaborează Lista deactivități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile de sistem.

Termen 7 zile lucrătoare de la data primirii tuturor informațiilor de la toatecompartimentele

Secretariatul/secretarul Comisiei de monitorizare supune dezbaterii și ulterior aprobării,Lista de activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile de sistem în ședințaComisiei de monitorizare.

Termen 5 zile lucrătoare de la data finalizării listei

Președintele Comisiei de monitorizare aprobă Lista de activități procedurabile la nivel deentitate pentru procedurile de sistem.

Termen 1 zi lucrătoare

Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare transmite Lista cu activitățileprocedurabile pentru procedurile de sistem conducătorilor de compartimente, dupădefinitivarea și aprobarea acesteia.


Conducătorii de compartimente stabilesc persoanele responsabile cu elaborarea efectivă aprocedurilor de sistem.


În etapa a II-a

Persoana responsabilă de la nivelul compartimentului va elabora procedura de sistem,pornind cu diagrama de proces.


După elaborarea diagramei de proces, persoana responsabilă de la nivelul compartimentuluicu elaborarea procedurii va prezenta diagrama de proces conducătorului compartimentului.


Conducătorul compartimentului analizează diagrama de proces și dacă are completări, o varetransmite persoanei responsabile, în vederea operării modificărilor.


Pag 18


În cazul în care conducătorul compartimentului nu are observații sau completări pe diagramaprezentată, responsabilul cu elaborarea procedurii va elabora procedura de sistem.

Termen 5 - 7 zile lucrătoare, în funcție de complexitatea procedurii

În etapa a III-a

Conducătorul compartimentului verifică conținutul procedurii, transmisă de responsabilul cuelaborarea procedurii.


Dacă are completări, conducătorul compartimentului retransmite procedura către persoanaresponsabilă cu elaborarea acesteia.


În cazul în care conducătorul compartimentului nu are observații la procedură, o semnează șidispune trimiterea acesteia la secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare care oînregistrează în Registrul procedurilor de sistem și verifică respectarea formatului șistucturii procedurii.


În cazul în care există modificări sau completări, secretarul/secretariatul Comisiei demonitorizare retransmite procedura conducătorului compartimentului pentru inserareaacestora, după caz, iar în caz contrar o transmite Comisiei de monitorizare.


Comisia de monitorizare analizează procedura și în cazul în care sunt modificări saucompletări, procedura se retransmite secretarului/secretariatului Comisiei de monitorizarepentru inserarea observațiilor.


În cazul în care nu sunt modificări, Președintele Comisiei de monitorizare analizează șiavizează procedura și dispune totodată transmiterea acesteia către conducătorul entitățiipublice.


Conducătorul entității publice analizează și aprobă procedura de sistem.


Pag 19


În etapa a -IV-a

Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare îndosariază exemplarul original alprocedurilor de sistem.

Termen 1 zi lucătoare

Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare distribuie copii ale procedurii de sistemtuturor compartimentelor, conform Listei de distribuire/difuzare a procedurii.


În etapa a -V-a

Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare transmite decizia CM de actualizare aprocedurii de sistem conducătorului compartimentului responsabil cu elaborarea șiactualizarea procedurii.

Termen 2 zile lucrătoare de la apariția deciziei

Conducătorul compartimentului inițiator dispune măsuri pentru actualizarea procedurii desistem, conform fluxului de la etapa II la etapa IV (revizie sau elaborarea unei noi ediții).

Termen 5 zile lucătoare

Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare arhivează originalele procedurilor desistem retrase, conform legislației în domeniu.

Termen 1 zi lucătoare sau în funcție de prevederile legale.

Fiecare entitate publică, în funcție de dimensiunea acesteia, de specificul activitățilorderulate și a regulamentelor interne, își va stabili termenele și modalitatea de lucru.Termenele menționate în prezentul Ghid sunt orientative. Circuitul documentelor respectivmodalitatea de avizare şi aprobare poate fi adaptată la specificul entităţii publice.

II.4.7.2. Etapele unei proceduri operaţionale

Etapele unei proceduri operaționale sunt următoarele:

Etapa I stabilirea activităților procedurabile și a responsabililor

Etapa II elaborarea propriu-zisă a procedurii operaționale

Etapa III verificarea, avizarea și aprobarea procedurii

Etapa IV distribuirea/difuzarea procedurii

Etapa V revizia și arhivarea procedurii operaționale

Pag 20


În etapa I

Conducătorul compartimentului stabilește la începutul anului Obiectivele specifice șiactivitățile compartimentului.

Termen începutul fiecărui an (15 ianuarie a fiecărui an)

Conducătorul compartimentului dispune întocmirea Listei activităților procedurabile pentruprocedurile operaționale și numește responsabilii cu elaborarea și actualizarea procedurilor.


Responsabilul/responsabilii de la nivelul fiecărui compartiment elaborează Lista activitățilorprocedurabile, conform modelului prezentat anterior (Etapa I procedura de sistem).

Termen 5 zile lucrătoare de la data primirii sarcinii

În etapa a II-a

Responsabilul cu realizarea procedurii operaționale elaborează Diagrama de proces.


Responsabilul cu realizarea procedurii operaționale transmite Diagrama de procesconducătorului compartimentului spre verificare și stabilirea de modificări, completări dupăcaz.


Conducătorul compartimentului analizează Diagrama de proces și dacă are completări, oretransmite persoanei responsabile desemnate, în vederea efectuării observațiilor.


În cazul în care conducătorul compartimentului nu are observații pe diagrama prezentată,responsabilul desemnat de la nivelul compartimentului va elabora procedura operațională, înbaza Diagramei de proces, cu consultarea compartimentelor implicate în proces, după caz.

Termen 5 - 7 zile lucrătoare în funcție de complexitatea procedurii operaționale

În etapa a III-a

Conducătorul compartimentului verifică și semnează procedura operațională, dacă nu areobservații pe conținutul acesteia.


În cazul în care conducătorul compartimentului are modificări sau completări pe conținutulprocedurii, acesta retransmite procedura operațională persoanei responsabile cu elaborarea șiactualizarea, în vederea efectuării observațiilor.

Pag 21



Conducătorul compartimentului dispune transmiterea procedurii operaționalesecretarului/secretariatului Comisiei de monitorizare, după ce aceasta este agreată șisemnată.


Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare înregistrează procedura în Registrulprocedurilor operaționale.


Secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare verifică dacă procedura operaționalărespectă formatul și structura aprobată la nivelul entității publice.

Termen 3 zile lucrătoare de la data primirii

Procedura operațională este transmisă spre avizare Președintelui Comisiei de monitorizare,de către secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare, dacă aceasta respectă formatul șistructura.


În situația în care secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare constată că proceduraoperațională nu respectă toate elementele prevăzute de legislație, retransmite proceduraconducătorului compartimentului, în vederea revizuirii.


Dacă nu sunt modificări sau după efectuarea observațiilor, Președintele Comisiei demonitorizare avizează procedura operațională.


Președintele Comisiei de monitorizare dispune transmiterea procedurii operaționale spreaprobare, conducătorului entității.


Conducătorul entității publice analizează și aprobă procedura operațională.


În etapa a IV-a

Procedura aprobată este repartizată la responsabilul care a elaborat procedura operațională.


Pag 22


Responsabilul care a elaborat procedura îndosariază originalul acesteia, distribuie copii aleprocedurii tuturor factorilor implicați, inclusiv la secretarul/secretariatul Comisiei demonitorizare, conform Listei de distribuire/difuzare a procedurii.


În etapa a V-a

Responsabilul cu elaborarea procedurii operaționale din cadrul compartimentului inițiatoractualizează procedura, ori de câte ori este necesar, conform fluxului de la etapa II laetapa IV.


Responsabilul cu elaborarea procedurii operaționale arhivează exemplarul original alprocedurilor retrase, conform legislației în domeniu.

Termen 1 zi lucrătoare sau în funcție de prevederile legale în domeniul arhivării.

II.4.8. Responsabilități

Cu privire la Responsabilităţi, se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cuprocesul/activitatea și stabilirea acestora pe compartimentele cărora le revin responsabilităţileşi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea, prin nominalizarea personalului.

Se recomandă cuprinderea acţiunilor în ordinea logică a desfăşurării lor și acompartimentelor sau responsabililor, în ordinea intervenţiei, conform Diagramei de proces.

II.4.8.1. Responsabilii cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem.

a) Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de sistem elaborează Diagrama de proces a procedurii de sistem; elaborează procedura de sistem; efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește observații de

la conducătorul compartimemntului; realizează revizuirea sau elaborarea unei noi ediții a procedurilor de sistem;

b) Conducătorul compartimentului elaborează Lista activităților procedurabile pentru procedurile de sistem la nivelul

compartimentului;

Pag 23


transmite Lista cu activitățile procedurabile pentru procedurile de sistem,secretariatului/secretarului Comisiei de monitorizare;

stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem; verifică Diagrama de proces; verifică procedura de sistem și o semnează; retransmite procedura, responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de câte ori este

cazul pentru modificări și completări; transmite procedura la secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare; dispune măsuri pentru actualizarea procedurilor de sistem;

c) Secretarul/secretariatului Comisiei de monitorizare centralizează Listele cu activitățile procedurabile de la compartimente și elaborează

Lista de activități procedurabile la nivel de entitate; transmite Lista cu activitățile procedurabile pentru procedurile de sistem conducătorilor

de compartimente; înregistrează procedurile de sistem; verifică formatul și structura procedurilor de sistem; retransmite conducătorului compartimentului observațiile (proprii sau primite de la

Comisia de monitorizare) la procedurile de sistem; supune spre analiză, Comisiei de monitorizare, procedurile de sistem; îndosariază originalele procedurilor de sistem aprobate; distribuie copii ale procedurii aprobate; transmite conducătorului compartimentului decizia Comisiei de monitorizare de

actualizare a procedurilor de sistem; arhivează originalele procedurilor de sistem retrase;

d) Comisia de monitorizare dezbate și aprobă Lista de activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile

de sistem; analizează procedurile; retransmite secretarului/secretariatului Comisiei de monitorizare observații la

procedurile de sistem, după caz; transmite procedura de sistem spre avizare Președintelui Comisiei de monitorizare;

e) Președintele Comisiei de monitorizare aprobă Lista de activități procedurabile la nivel de entitate pentru procedurile de sistem; analizează și avizează procedurile de sistem;

f) Conducătorul entității analizează și aprobă procedurile de sistem.

Pag 24


II.4.8.2. Responsabili cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,actualizarea și arhivarea procedurilor operaționale.

a) Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii operaționale elaborează Lista activităților procedurabile pentru procedurile operaționale de la

nivelul compartimentului; elaborează Diagrama de proces a procedurii; elaborează procedura operațională; efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește observații de

la conducătorul compartimemntului; îndosariază originalele procedurilor aprobate; distribuie copii ale procedurii aprobate; realizează revizuirea sau elaborarea unei noi ediții a procedurii operaționale; arhivează originalele procedurilor de sistem retrase;

b) Conducătorul compartimentului stabilește obiectivele specifice și activitățile compartimentului; dispune elaborarea Listei activităților procedurabile pentru procedurile operaționale la

nivelul compartimentului; stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor operaționale; verifică Diagrama de proces; verifică procedura operațională și o semnează; retransmite procedura, responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de câte ori este

cazul pentru modificări și completări; transmite procedura la secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare; ia măsuri pentru actualizarea procedurilor de sistem;

c) Secretarul Comisiei de monitorizare secretarul/secretariatului Comisiei de monitorizare înregistrează procedurile operaționale; verifică formatul și structura procedurilor operaționale; retransmite conducătorului compartimentului observațiile la proceduri; transmite Președintelui Comisiei de monitorizare spre avizare, procedurile operaționale;

d) Președintele Comisiei de monitorizare analizează și avizează procedurile operaționale;

e) Conducătorul entității analizează și aprobă procedurile operaționale.

Pag 25


II.4.9. Formular evidenţă modificări

Așa cum este menționat la pct. II.3, Definirea formatului procedurii formalizate, pct.a. Cartușulprocedurii, procedura formalizată este supusă permanent monitorizării și după caz, obiectuluiactualizării, prin Revizii sau prin elaborarea de noi Ediții.

Această acțiune se realizează coerent și într-un format unitar, pentru monitorizarea cu ușurință întimp a tuturor modificărilor ce au avut loc.

La modificarea unei proceduri formalizate regăsim elemente comune utilizate, precum:

Numărul ediției Data ediției Numărul reviziei Data reviziei Numărul paginii unde s-a efectuat modificarea Descrierea modificării Avizul conducătorului compartimentului, în cadrul căruia s-a elaborat procedura.

Toate aceste elemente transpuse într-un format tabelar ne oferă Formularul de evidență almodificărilor, conform modelului de mai jos.

Nr. crt. Ediția Dataediţiei Revizia Data

revizieiNr.pag. Descriere modificare

Semnăturaconducătorului

compartimentului1 2 4 5 6 7 8 9

II.4.10. Formular analiză procedură

Procedura formalizată se aplică, așa cum s-a precizat în capitolele anterioare, fie la nivelulîntregii entități publice în cazul procedurii de sistem, fie la nivelul unui compartiment saumai multor compartimente, în cazul procedurii operaționale.

În acest sens, pentru evitarea situațiilor în care procedura poate deveni neaplicabilă, pentrueliminarea confuziei responsabilitaților sau pentru eliminarea unor potențiale erori înprocesul de implementare al procedurii, se recomandă consultarea compartimentelorimplicate în aplicarea (implementarea) procedurii.

Pentru aceasta, anterior intrării în vigoare a procedurii și difuzării acesteia, procedura setransmite spre analiză compartimentelor implicate, în vederea exprimării unui punct devedere. Această etapă de analiză a procedurii se gestionează unitar, toate datele fiind

Pag 26


centralizate într-un Formular de analiză a procedurii, conform modelului tabelar de maijos.

Nr.crt. Compartiment

Nume șiprenume

conducătorcompartiment

Înlocuitorde drept

sau delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Semnătura Data Obs. Semnătura Data

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Avizul favorabil sau nefavorabil cu menționarea observațiilor poate fi exprimat și de cătreînlocuitorul conducătorului compartimentului, cu precizarea că această atribuție să fiemenționată în Fișa postului înlocuitorului.

După primirea propunerilor de completare și/sau modificare, fie în variantă tipărită fie în variantăelectronică, din partea compartimentelor implicate în activitatea procedurată, procedurileformalizate sunt avizate și aprobate.

În cazul în care sistemul de informatizare al entității publice este unul dezvoltat, în sensul că aceastadeține intranet, procesul de analiză al procedurilor formalizate se poate realiza în format electronic,pe baza postării procedurilor pe site-ul intranet, într-o secțiune dedicată.

II.4.11. Lista de distribuire a procedurii

După aprobarea procedurii formalizate, aceasta se distribuie compartimentelor implicate sau tuturorcompartimentelor, în funcție de tipul procedurii formalizate.

Această atribuție revine fie secretarului Comisiei de monitorizare, în cazul procedurilor de sistem,fie responsabilului cu elaborarea și actualizarea procedurii, în cazul procedurilor operaționale.

Datele de identificare ale entității care primește noua Ediție a procedurii formalizate sau Reviziaacesteia, sunt centralizate într-un Formular de difuzare a procedurii, conform modelului de mai jos.

Nr.ex. Compartiment Nume şi

prenumeData

primirii Semnătura Dataretragerii Semnătura

Data intrării învigoare a

procedurii1 2 3 4 5 6 7 8

Pag 27


Odată cu distribuirea/difuzarea unei ediții noi sau a unei revizii a procedurii formalizateeste OBLIGATORIU a fi retrasă procedura formalizată ce a fost înlocuită.

Variantă alternativă de analiză și distribuire/difuzare a procedurilor formalizate

Conform precizărilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, în măsura în caredotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare,distribuire/difuzare, utilizare etc. a procedurilor se pot derula şi prin utilizarea sistemelorinformatice.

Astfel, cazul în care sistemul de informatizare al entității publice este unul dezvoltat, în sensul căaceasta deține intranet, procesul de implementare al procedurilor formalizate se poate realiza înformat electronic, pe baza postării procedurilor pe site-ul intranet, într-o secțiune dedicată.

Acest fapt implică în mod obligatoriu însă respectarea unui set minimal de reguli, precum:

Dotare hardware și software

Existența unui sistem informatic bine dezvoltat, în care întreg personalul sa dispună de unPC;

Existența unei platforme IT cu secțiunea ”Proceduri” pe un site de intranet al entitățiipublice;

Accesul întregului personal la site-ul de intranet;

Decizia conducătorului entității

Procesele de analiză și distribuire/difuzare al procedurilor să fie menționat în Procedura desistem privind elaborarea procedurilor formalizate elaborate în cadrul entității;

Procesele de analiză și distribuire/difuzare în format electronic să fie bine cunoscute lanivelul entității prin aducerea la cunoștintă a personalului printr-o decizie a conducătoruluientității publice și luarea la cunoștiință pe bază de semnătură, atât a personalului implicat înprocesul de elaborare, verificare, avizare, aprobare proceduri, cât și de cel implicat înaplicarea procedurilor.

Monitorizarea și verificarea din partea conducătorilor compartimentelor că sistemul esteunul funcțional.

Pag 28


II.4.12. Anexe și formulare procedură

Anexele sunt reprezentate prin tabele, scheme logice, diagrame de proces necesare pentru o maibună înţelegere şi descriere a activității procedurabile.

Formularele constituie în documente distincte de Anexe, care pot fi codificate în funcție de tipulprocedurii și complexitatea activităților procedurabile.

II.4.12.1. Diagrama de proces privind elaborarea procedurilor formalizate

Procesul reprezintă un flux de activități sau o succesiune de activități logic structurate, organizate înscopul atingerii unor obiective definite, care utilizează o serie de resurse.

Descrierea generală a tuturor proceselor și a relației dintre acestea, reprezintă diagrama de proces.

Descrierea unui proces respectiv diagrama de proces în sine, trebuie să prezinte înțelegerea corectăa procesului și trebuie să cuprindă:

Obiectivul și rezultatele procesului Fluxul de formulare și utilizarea documentelor Acțiunile care trebuie îndeplinite Compartimentul și personalul implicat în proces Modalitatea în care se aplică principiul separării sarcinilor Relația dintre procesele precedente și cele ulterioare.

Recomandare

1. Diagrama de proces se stabilește la începutul conceperii procedurii formalizate, exprimândesența procesului sau activității procedurate.

2. Diagrama de proces utilizează simboluri comune ce exprimă imaginea de : document,responsabil, compartiment, bucle „Ce se întâmplă dacă!” etc.

Pentru exemplificare prezentăm două modele de Diagrame de proces aferente Macheteleloranexate.

Pag 29


II.5. Verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor formalizate

Pe baza principiului "celor patru ochi" procedurile formalizate se recomandă a fi analizate de celpuțin două persoane, care verifică independent una faţă de cealaltă procedura formalizată, cu scopulde a atinge un grad ridicat de siguranţă.

Fiecare entitate publică își adaptează separarea atribuțiilor și responsabilităților ladimensiunea sa, prin implementarea de activități de control suplimentare pentru bunadesfășurare a activităților.

Verificarea procedurii formalizate se realizează la nivelul compartimentului responsabil deactivitatea procedurată de către conducătorul compartimentului.

La nivelul secretariatului Comisiei de monitorizare se analizează procedura formalizată din punct devedere al respectării conformității elementelor prezentate de cadrul legislativ în domeniulcontrolului intern managerial și parcurgerii etapelor corespunzătoare.

Comisia de monitorizare analizează şi avizează procedurile de sistem şi le transmite spreaprobare conducătorului entităţii publice.

Aprobarea procedurilor formalizate se recomandă a se realiza la nivelul conducătorului entitățiipublice, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.

La nivelul entităților publice centrale, în situația în care acest lucru nu este eficient,aprobarea procedurilor formalizate, se va efectua după caz, la nivelul secretarului de statresponsabil cu domeniul activității procedurate sau secretarului general, în conformitate cuprocedura proprie de elaborare a procedurilor.

Pag 30


II.6. Evidența procedurilor formalizate

Evidența procedurilor formalizate se ține în Registrul privind evidența procedurilor formalizate decătre secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare, fiind gestionat de către acesta.

Registrul privind evidența procedurilor formalizate cuprinde secțiuni separate pentru procedurile desistem și procedurile operaționale, conform modelelor prezentate mai jos.

Registru evidență proceduri de sistem

Nr.crt.

Codprocedură de

sistemDenumireprocedură

Dataînregistrări

pentruanaliză

Compartiment sauechipa care a

elaborat proceduraPersoana

responsabilă Ediția ReviziaData

intrăriiîn

vigoare1 2 3 4 5 6 7 8 9

Registru evidență proceduri operaționale

Nr.crt.

Codprocedură

operaționalăDenumireprocedură

Dataînregistrări

pentruanaliză

Compartimentulcare a elaborat

proceduraPersoana

responsabilă Ediția ReviziaData

intrăriiîn

vigoare1 2 3 4 5 6 7 8 9

Înregistrarea procedurilor formalizate se realizeză anterior aprobării acestora respectiv în momentultransmiterii la secretariatul Comisiei de monitorizare pentru verificarea formatului procedurii.

După caz, în măsura posibilităților, Registrul privind evidența procedurilor formalizate este postatîn format electronic pe pagina web sau intranet a entităţii publice și este actualizat periodic de cătresecretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare.

II.7. Distribuirea procedurilor formalizateDupă înregistrarea procedurilor formalizate în Registrul privind evidența procedurilor formalizate,acestea sunt distribuite, după cum urmează:

Procedurile de sistem se distribuie tuturor compartimentelor entității publice de cătresecretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare;

Procedurile operaționale se distribuie, dacă este cazul și altor compartimente, de cătreresponsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de la compartimentul inițiator;

În ambele cazuri, se utilizează Formurul de distribuire/difuzare a procedurii.

Pentru asigurarea transparenței procedurilor formalizate, în cadrul entității publice, serecomandă postarea acestora pe pagina intranet a entității. Acest fapt contribuie și lafluidizarea circuitului documentelor, operativitatea în consultarea membrilor CM, dar și învederea unei funcționări active a comisiei, în conformitate cu cadrul legislativ.

Pag 31


II.8. Actualizarea procedurilor formalizate

Actualizarea procedurilor formalizate implică una din formele prezentate în capitolele anterioare:

revizuirea procedurii, constă în:

- adăugarea sau eliminarea unor informații, date, componente ale unei ediții; modificărilepropuse nu depăsesc 50% din conținutul reviziei curente;

- detalierea unor activități ce nu au fost suficient de bine prezentate anterior;

elaborarea unei noi ediții, presupune:

- modificări legislative aferente activității procedurate;- modificări ale documentelor de referință;- modificările propuse depășesc 50% din conținutul reviziei curente;

Pentru a fi un instrument de lucru eficient, procedura se actualizează periodic sau ori decâte ori este necesar.

II.9. Arhivarea procedurilor formalizate

Arhivarea procedurilor formalizate retrase se realizează astfel:

Pentru procedurile de sistem secretarul/secretariatul Comisiei de monitorizare arhiveazăprocedurile în original, conform condițiilor și termenelor legale în domeniul arhivării șiprocedurii interne.

Pentru procedurile operaționale persoana responsabilă, din cadrul compartimentului,arhivează procedurile în original, conform acelorași prevederi sau proceduri.

Pag 32


CAPITOLUL III - CONCLUZII

Procedurile reprezintă instrumente utile, atât conducătorilor instituțiilor publice, cât și

personalului responsabil cu aplicarea acestora, având drept scop eficientizarea activităților unui

compartiment sau al unei entități publice.

Procedurile trebuie să fie clare, simple, specifice pentru fiecare activitate importantă sau proces

semnificativ și repetitiv, să fie actualizate ori de cîte ori este cazul, să fie aduse la cunoștința

întregului personal vizat și să fie înțelese de acesta.

Procedurile trebuie să fie elaborate chiar dacă există o serie de acte normative care reglementează

activitățile sau procesele semnificative de la nivelul compartimentelor sau entității publice.

Procedurile trebuie să fie în concordanță cu standardele cuprinse în cele cinci elemente – cheie

ale controlui intern managerial, respectiv mediul de control, performanţe şi managementul

riscului, activităţi de control, informarea şi comunicarea, evaluare şi audit.

Procedurile trebuie să aducă o serie de elemente clarificatoare care să sprijine personalul entității

publice, care nu sunt precizate în actele normative și să nu fie doar o reproducere a actelor

normative.

Procedurile trebuie să conțină responsabilii cu aplicarea procedurii, termene, etapele de lucru,

circuitul documentelor, diagrama de proces și alte elemente de interes, utile în desfășurarea

eficientă și eficace a entităților publice.

Pag 33


MACHETE

Macheta 1Pentru elaborarea unei proceduri de sistem

[Opțional sigla entității publice]

[ ANTET ENTITATE PUBLICĂ SAU DENUMIREA ENTITĂȚII PUBLICE ]

Aprobat,[Funcția conducătorului entității publice]

[Nume Prenume conducător entitate publică][Semnătură]

Procedură de Sistem [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS – [Nr. procedură din Registrul de evidență PS]

Ediția [……..], Revizia [……..], Data [……..]

Avizat,Președinte Comisia de monitorizare[Nume Prenume Președinte Comisie de monitorizare]

[Semnătură]

Verificat,Conducător compartiment[Nume Prenume conducător compartiment]

[Semnătură]

Elaborat,[Nume Prenume persoana responsabilăcu activitatea procedurată]

[Semnătură]

Pag 34



PROCEDURĂ DE SISTEM Ediția [...........]Revizia [...........]

[Denumirea procedurii de sistem]Cod: PS - [Nr. procedură din Registru

evidență PS]Exemplar nr. [.......]

Pagina de gardă .................................................................................................................................

Cuprins ..............................................................................................................................................

1. Scopul procedurii .......................................................................................................................

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................

3. Documente de referință ............................................................................................................

4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................

5. Descrierea procedurii .................................................................................................................

6. Responsabilități .........................................................................................................................

7. Formular evidență modificări ....................................................................................................

8. Formular analiză procedură .......................................................................................................

9. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................

10. Anexe .........................................................................................................................................

10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii de sistem ....................................................

Pag 35






1. Scopul procedurii

[Se va completa conform Ghidului]

2. Domeniul de aplicare


3. Documente de referinţă


4. Definiţii şi abrevieri

4.1. Definiţii Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie

autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar,cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.

Compartiment - Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment cu coordonator; Conducătorul compartimentului - Director General, Director, Şef Serviciu, Şef Birou; Procedură - prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a

regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarearesponsabilităţilor;

Procedură de sistem (PS) - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoarăla nivelul tuturor compartimentelor din cadrul entității publice;

[Se va completa după caz]

4.2. Abrevieri EP – Entitate publică; [Se va completa după caz]

Pag 36






5. Descrierea procedurii

[Se va completa conform Ghidului, după caz]

6. Responsabilităţi


7. Formular evidenţă modificări

Nr.crt.

Edițía Dataediţiei Revizia Data



compartimentului

. . . . .

8. Formular analiză procedură

Nr.crt. Compart.

Nume șiprenume

conducătorcompart.

Înlocuitorde drept

sau delegat


Semnătura Data Observații Semnătura Data

. . . . .

Pag 37






9. Lista de difuzare a procedurii

10. Anexe

10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii de sistem (PS) – Anexa A

Nr.ex. Compart. Nume şi

prenumeData

primirii Semnătura Dataretragerii

Data intrăriiîn vigoare aprocedurii

Semnătura

. . . . .

Pag 38


Anexa A

INTRĂRI

Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.Standarde de control intern managerialRegulamente de Organizare Funcționare și OrdineInterioară.

Conducătorii decompartimente

Persoanaresponsabilă cuelaborarea PS

Stabilesc persoaneleresponsabile cu elaborarea PS

ElaboreazăDiagrama de proces

Comisia deMonitorizare

Listă PS la nivelulentității publice

Conducătorcompartiment

VerificăDiagrama de proces

Modificări saucompletări

Da Nu

A

Conducătorii decompartimente

Centralizează și stabileșteLista de activități procedurabile

la nivel de entitate


ETAP

A I

Stab

ilirea

act

ivită

ților

pro

cedu

rabi

le ș

i are

spon

sabi

lilor

ETAP

A II

Elab

orar

ea p

roce

durii

de

sist

em

Lista de activități procedurabile pecompartiment

Pag 39



Da Nu

SecretarulComisiei deMonitorizare

Analizează PS

Comisia deMonitorizare

Elaborează PS


Verifică PS


Da Nu


Semnează PS

Verifică PS dacărespectă formatul

A


DaNu

B

PS semnată deconducator

compartiment

ETAP

A II

Elab

orar

ea p

roce

durii

de s

iste

m

ETAP

A II

IVe

rific

are,

aviz

are,

apro

bare

Înregistreazăprocedura

Pag 40


Avizează PS

Conducătorulentității

Aprobă PSProcedură de sistem

aprobată


1. Îndosariază originalul PS2. Distribuie copii PS conform

Listei de difuzare a procedurii

Procedură de sistemavizată

PreședinteleComisiei deMonitorizare

B

Decizia de actualizare a procedurii de sistem

ETAP

A II

IVe

rific

are,

aviz

are,

apro

bare

ETAP

A IV

Dis

tribu

ire/d

ifuza

reET

APA

VR

eviz

ie ș

i arh

ivar

e

Entitățile publice, în funcție de mărimea entității, de politica adoptată cu privire la sistemul de control internmanagerial, de tipurile de activități și complexitatea acestora, de gradul de dotare, pot adapta diagrama de

proces, în forme completate și îmbunătățite cu noi componente.


Actualizare procedura de sistem(conform fluxului de la Etapa II la Etapa IV)

Arhivează originalul procedurii actualizate conformlegislației în domeniu


Pag 41


Macheta 2Pentru elaborarea unei proceduri operaționale

[Opțional sigla entității publice]

[ANTET ENTITATE PUBLICĂ SAU DENUMIREA ENTITĂȚII PUBLICE ]

Aprobat,[Funcția conducătorului entității publice]

[Nume Prenume conducător entitate publică][Semnătură]

Procedură Operațională [Denumirea procedurii operaționale]

Cod: PO – [Nr. procedură din Registrul de evidență PO]

Ediția [……..], Revizia [……..], Data [……..]

Avizat,Președinte Comisia de monitorizare[Nume Prenume Președinte Comisie de monitorizare]

[Semnătură]

Verificat,Conducător compartiment[Nume Prenume conducător compartiment]

[Semnătură]

Elaborat,[Nume Prenume persoana responsabilăcu activitatea procedurată]

[Semnătură]

Pag 42



PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția [...........]Revizia [...........]

[Denumirea procedurii operaționale]Cod: PO - [Nr. procedură din Registru evidență

PO]Exemplar nr. [.......]

Pagina de gardă .................................................................................................................................

Cuprins ..............................................................................................................................................

1. Scopul procedurii .......................................................................................................................

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................

3. Documente de referință ............................................................................................................

4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................

5. Descrierea procedurii .................................................................................................................

6. Responsabilități .........................................................................................................................

7. Formular evidență modificări ....................................................................................................

8. Formular analiză procedură .......................................................................................................

9. Lista de difuzare a procedurii ....................................................................................................

10. Anexe .........................................................................................................................................

10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale ...............................................

Pag 43






1. Scopul procedurii


2. Domeniul de aplicare


3. Documente de referinţă


4. Definiţii şi abrevieri

4.1. Definiţii Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie

autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar,cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.

Compartiment - Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment cu coordonator; Conducătorul compartimentului - Director General, Director, Şef Serviciu, Şef Birou; Procedură - prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a

regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarearesponsabilităţilor;

Procedură de sistem (PS) - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoarăla nivelul tuturor compartimentelor din cadrul entității publice;

[Se va completa după caz]

4.2. Abrevieri EP – Entitate publică; [Se va completa după caz]

Pag 44






5. Descrierea procedurii


6. Responsabilităţi


7. Formular evidenţă modificări

Nr.crt.

Edițía Dataediţiei Revizia Data



compartimentului

. . . . .

8. Formular analiză procedură

Nr.crt. Compart.

Nume șiprenume

conducătorcompart.

Înlocuitorde drept

sau delegat


Semnătura Data Observații Semnătura Data

. . . . .

Pag 45






9. Lista de difuzare a procedurii

10. Anexe

10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (PO) – Anexa B

Nr.ex. Compart. Nume şi

prenumeData

primirii Semnătura Dataretragerii

Data intrăriiîn vigoare aprocedurii

Semnătura

. . . . .

Pag 46


Anexa B

INTRĂRI

Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.Standarde de control intern managerialRegulamente de Organizare Funcționare și OrdineInterioară


Stabilește obiectivelespecifice și activitățile

compartimentului

Persoanaresponsabilă cuelaborarea PO

ElaboreazăDiagrama de proces

Lista activitățilorprocedurabile


VerificăDiagrama de proces

Modificărisau

completări

Da Nu

A

ElaboreazăLista activităților procedurabile și

responsabilii


ElaboreazăPO


ETAP

A I

Stab

ilirea

act

ivită

ților

pro

cedu

rabi

le ș

i are

spon

sabi

lilor

ETAP

A II

Elab

orar

ea p

roce

durii

ope

rațio

nale

ETAP

A II

IVe

rific

are,

aviz

are,

apro

bare B

Pag 47



DaNu

A


Verifică PO

Verifică dacărespectă formatul

DaNu PreședinteleComisiei deMonitorizare

Avizează PO

Conducătorulentității

Aprobă PO


B

PO semnată deconducator

compartiment

Înregistreză procedura înRegistrul de proceduri

operaționale

PO avizată

PO aprobată

ETA

PA II

IVe

rific

are,

aviz

are,

apro

bare


1. Îndosariază originalul PO2. Distribuie copii PO conform Listei de difuzare a procedurii

ETAP

A IV

Dis

tribu

ire/

difu

zare

1. Actualizeză PO conform fluxului de la Etapa II2. Arhivează originalul PO conform legii

ETAP

A V

Rev

izie

și

arhi

vare

Entitățile publice, în funcție de mărimea entității, de politica adoptată cu privire la sistemul de control internmanagerial, de tipurile de activități și complexitatea acestora, de gradul de dotare, pot adapta diagrama de

proces, în forme completate și îmbunătățite cu noi componente.

Pag 48


BIBLIOGRAFIE

1. Control Intern - Cadru Integrat (Internal Control – Integrated Framework), Committee ofSponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), mai 2013;

2. Cartea alba – partea I, Reformarea comisiei (Reforming the commission, A white paper,part I), Bruxelles, martie 2000;

3. Ghid de evaluare a sistemului de control intern în entităţile publice, Curtea de conturi aRomaniei, 2011;

4. Instrucțiuni privind standardele de control intern pentru sectorul public (Guidelines forInternal Control Standards for the Public Sector), International Organization of SupremeAudit Institutions (INTOSAI), the XVIII INCOSAI Budapest, 2004;

5. Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Coduluicontrolului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare;

6. Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelormetodologice privind coordonarea, îndrumarea metologică și supravegherea stadiuluiimplementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la entitățile publice;

7. Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, MinisterulFinanțelor Publice;

8. Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale, Ministerul DezvoltăriiRegionale şi Turismului, 2011;

9. Procedura privind elaborarea procedurilor, PS-00, Secretariatul General al Guvernului.

10. Regulament privind sistemul de control intern managerial, Academia de Studii Economicedin Bucureşti, 2014;

11. Procedură de elaborare a procedurilor şi instrucţiunilor de lucru, Universitatea Tehnică"Gheorghe Asachi" Iași;

12. Ghid de redactare interinstituțional, Oficiul pentru publicații al Uniunii Europene.

ghid pentru realizarea procedurilor formalizate · pag2 competența face diferența! proiect...

Documents