x - wordpress.com · web viewsituaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii...

Entitatea publică ………….. Departamentul (Direcţia) …...

Procedură de sistem pentru implementarea

Standardului 9 – ProceduriCOD P.S. …………..

Ediţia …… Nr. de exemplare ……Revizia ….. Nr. de exemplare ……Pagina … din ……Exemplar nr. ………..

PROCEDURĂ DE SISTEM PENTRU IMPLEMENTAREA STANDARDULUI 9 - PROCEDURI

COD: P.S. ……….Ediţia ……………..Revizia …………….

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii de sistem

Nr.crt.

Elemente privind responsabilii/operaţiunea

Numele şi prenumele

Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 51.1. Elaborat Comisia de

monitorizare

1.2. Verificat Secretar de stat/Secretar general/Director general

1.3. Aprobat Ministrul, Preşedinte, Director …





2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem

Nr.crt.

Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul

ediţiei

Componenta revizuită Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile

ediţiei sau reviziei ediţiei

1 2 3 42.1. Ediţia I 12.01……

2.2. Revizia 1 Modificarea, completarea H.G. nr. (privind organizarea şi funcţionarea ...)

12.03……

2.3. Revizia 2 Modificarea, completarea sau abrogarea ……

…. Revizia ……. Modificarea, completarea sau abrogarea ……

…. Ediţia a II-a

…. Revizia 1

2.n ……





3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment Funcţia Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 73.1. aplicare Şef birou/

Şef serviciu/ Director/ Comisia de monitorizare

3.2. aplicare

…. ……

… informare

… ……..

… evidenţă

… ……..

... arhivare

….. ………

….. alte scopuri

3.n





4. Scopul procedurii de sistem

4.1. Stabilește modul de derulare a procesului privind implementarea şi dezvoltarea Standardului 9 – Proceduri, prin intermediul căruia conducerea ……. (se va scrie denumirea entității publice) asigură elaborarea procedurilor formalizate pentru procesele sau activitățile derulate în cadrul entității și le aduce la cunoștință personalului implicat. Procedurile formalizate sunt proceduri de sistem și proceduri operaționale.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate pentru implementarea Standardului 9 – Proceduri.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager îl sprijină în luarea deciziei.





5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem

5.1. Procedura de sistem pentru implementarea Standardului 9 – Proceduri stabileşte activităţile ce trebuie realizate în vederea implementării şi dezvoltării acestui standard.

5.2. În implementarea Standardului 9 – Proceduri este implicată conducerea entităţii publice şi Comisia de monitorizare, care asigură elaborarea procedurilor formalizate pe baza unei liste a obiectivelor, activităților și indicatorilor de performanță sau de rezultat pentru procesele derulate în ……. (se va scrie denumirea entităţii publice) şi le aduce la cunoștința personalului implicat.

5.3. Principalele activităţi derulate în vederea implementării Standardului 9 – Proceduri sunt următoarele:

Asigurarea, pentru toate procesele majore, activităţile, acţiunile şi/sau evenimentele semnificative, a unei documentaţii adecvate;

Asigurarea ca procedurile formalizate să devină instrumente eficace de control intern, prin îndeplinirea următoarelor condiții:

- să se refere la toate procesele şi activităţile importante derulate în instituţie;- să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a

operaţiunilor;- să fie precizate în documente scrise;- să fie simple, complete, precise şi adaptate activităţii procedurate;- să fie actualizate în permanenţă;- să fie aduse la cunoştinţa personalului implicat;

Stabilirea circumstanţelor şi a modului de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente, care se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate;

Asigurarea separării funcţiilor de iniţiere şi verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite, prin procedurile concepute şi aplicate de personalul entităţii, pentru reducerea considerabilă a riscului de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi a riscului de nedetectare a acestor probleme;

Asigurarea măsurilor suplimentare de control în cazul în care numărul mic de salariaţi nu permite separarea funcţiilor de iniţiere şi verificare de cele de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor;

Reglementarea accesului la resursele materiale, financiare şi informaţionale, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora, prin acte administrative care sunt aduse la cunoştinţa salariaţilor;

Restrângerea accesului la resurse pentru reducea riscului utilizării inadecvate a acestora.

5.4. Compartimentele furnizoare de date şi/sau care depind de implementarea Standardului 9 – Proceduri sunt:

Conducerea …..……… (se va scrie denumirea entităţii publice); Comisia de monitorizare; Toate compartimentele din cadrul ……… (se va scrie denumirea entităţii publice).





6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1. Reglementări internaţionale ................................................................

6.2. Legislaţie primară Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale,

republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în

legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu modificările ulterioare;

Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările

ulterioare; Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare /

Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; Legile bugetare anuale; Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea

neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei economico-financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificările ulterioare;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

6.3. Legislaţie secundară Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului

intern managerial al entităţilor publice, modificat și completat prin O.S.G.G. nr. 200/2016 şi O.S.G.G. nr. 530/2016;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu; Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare

a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de

organizare şi exercitare a controlului financiar de gestiune; Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă ale unităţilor

socialiste;





Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către instituţiile publice;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea ….....… (se va scrie denumirea entităţii

publice); Instrucţiuni (se vor menţiona Instrucţiuni ale entităţii publice); Decizii (se vor menţiona Decizii ale entităţii publice); …...............................





7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem

7.1. Definiții ale termenilor

Nr.crt.

Termenul Definiția şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură formalizată Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor pașilor care trebuie urmați, a modalităţilor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.

2. Procedură de sistem Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică

3. Procedură operaţională Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate publică

4. Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri formalizate, aprobată şi difuzată

5. Revizia în cadrul unei ediţii Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

6. Proces O succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare

7. Activitate procedurabilă Totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice

n ……





7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. P.S. Procedură de sistem

2. E Elaborare

3. V Verificare

4. A Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

…. ……

n ……





8. Descrierea procedurii de sistem

8.1. Generalităţi

Prezenta procedură de sistem stabileşte un set de reguli şi operaţiuni unitare, precum şi responsabilităţile în activitatea de implementare şi dezvoltare a Standardului 9 – Proceduri.

Pentru implementarea Standardului 9 – Proceduri, Comisia de monitorizare are obligația asigurării elaborării şi revizuirii procedurilor formalizate pentru activităţile derulate în cadrul ..…(se va scrie denumirea entităţii publice).

Procedurile formalizate vor fi difuzate tuturor angajaţilor implicaţi în activităţile procedurate, în vederea aplicării.

Comisia de monitorizare împreună cu persoanele din cadrul compartimentelor desemnate să întocmească/actualizeze procedurile formalizate vor proceda la identificarea activităţilor procedurabile, urmând să monitorizeze elaborarea/revizuirea, aprobarea şi difuzarea procedurilor formalizate.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate Adresă privind solicitarea identificării activităţilor procedurabile; Inventarierea activităţilor procedurabile, în vederea elaborării procedurilor formalizate; Model de procedură formalizată; Act administrativ de aprobare a Manualului de proceduri formalizate; Adresă privind desemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea abaterilor de la procedurile

formalizate sau de la instrucţiuni; Procedura formalizată privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu; Procedura formalizată privind refuzul de viză de control financiar preventiv propriu; Procedura formalizată privind analiza abaterilor constatate.

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate Adresă privind solicitarea identificării activităţilor procedurabile și a indicatorilor de performanță

sau de rezultat asociați, în vederea inventarierii activităţilor procedurabile; Inventarierea activităţilor procedurabile, pentru elaborarea şi codificarea procedurilor formalizate; Modelul de procedură formalizată, în vederea elaborării procedurilor în mod unitar la nivelul

entităţii publice; Act administrativ de aprobare a Manualului de proceduri formalizate, în vederea executării

activităţilor reglementate în proceduri; Adresă privind desemnarea persoanelor responsabile pentru gestionarea abaterilor constatate de la

procedurile formalizate sau de la instrucțiuni; Procedura formalizată privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu – pentru

separarea funcţiilor de iniţiere de cele de verificare; Procedura formalizată privind refuzul de viză de control financiar preventiv propriu – pentru

semnalarea abaterilor constatate; Procedura formalizată privind analiza abaterilor constatate – pentru gestionarea abaterilor.

8.2.3 Circuitul documentelor





Procedurile formalizate sunt elaborate, aprobate şi difuzate tuturor persoanelor implicate în activităţile procedurate.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materialeResursele materiale necesare implementării Standardului 9 – Proceduri sunt: calculatoare personale, birourile, rechizite, ............... .

8.3.2. Resurse umaneResursele umane necesare implementării Standardului 9 – Proceduri sunt: Comisia de monitorizare, conducerea entităţii publice și salariaţii.

8.3.3. Resurse financiareResursele financiare necesare implementării Standardului 9 – Proceduri sunt stabilite prin bugetul entităţii publice.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţiiPentru implementarea Standardului 9 – Proceduri, Comisia de monitorizare va proceda la:

Asigurarea, pentru toate procesele majore, activităţile, acţiunile şi/sau evenimentele semnificative, a unei documentaţii adecvate;

Asigurarea ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, prin îndeplinirea următoarelor condiţii:

- să se refere la toate procesele şi activităţile importante derulate în instituţie;- să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a

operaţiunilor;- să fie precizate în documente scrise;- să fie simple, complete, precise şi adaptate activităţii procedurate;- să fie actualizate în permanenţă;- să fie aduse la cunoştinţa personalului implicat;

Asigurarea că, pentru toate situaţiile în care apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite (din cauza unor circumstanţe deosebite), se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor;

Stabilirea circumstanţelor şi a modului de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente, care se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate;

Asigurarea separării funcţiilor de iniţiere şi verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite, prin procedurile concepute şi aplicate de personalul entităţii, pentru reducerea considerabilă a riscului de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi a riscului de nedetectare a acestor probleme;





Asigurarea măsurilor suplimentare de control în cazul în care numărul mic de salariaţi nu permite separarea funcţiilor de iniţiere şi verificare de cele de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor;

Reglementarea accesului la resursele materiale, financiare şi informaţionale, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora, prin acte administrative care sunt aduse la cunoştinţa salariaţilor;

Restrângerea accesului la resurse pentru reducea riscului utilizării inadecvate a acestora.

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii Implementarea şi dezvoltarea Standardului 9 – Proceduri presupune derularea următoarelor activităţii:

Elaborarea procedurilor formalizate şi difuzarea acestora către întregul personal; Actualizarea permanentă a procedurilor formalizate în concordanţă cu modificările legislative,

pentru atingerea obiectivelor entităţii publice; Separarea atribuţiilor; Asigurarea accesului la resurse.

8.4.3. Verificarea rezultatelor activităţii privind implementarea Standardului 9 – Proceduri Existenţa procedurii privind elaborarea, actualizarea, difuzarea şi aplicarea procedurilor formalizate

pentru toate activităţile proprii entităţii publice; Separarea funcţiilor de iniţiere de cele de verificare şi aprobare; Existenţa unei proceduri formalizate pentru gestionarea abaterilor de la procedurile stabilite.

Indicatori de evaluare

Număr proceduri elaborate / Număr activităţi procedurabile x 100

Număr proceduri actualizate / Număr proceduri elaborate x 100

Număr situaţii de abateri analizate / Număr situaţii abateri constatate x 100





9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.crt.

Compartimentul(postul)/acţiunea

(operaţiunea)I II III IV V VI …

0 1 2 3 4 5 61. a E2. b V3. c A4. d Ap.5. e Ap.6. f Ah.… … …n z …

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.anexă

Denumireaanexei

Elaborator Aprobă Număr de exemplare

Difuzare Arhivare AlteelementeLoc Perioadă

0 1 2 3 4 5 6 7 81.

2.

…

n





11. PROCEDURA

Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri

I. IDENTIFICAREA ACTIVITĂŢILOR PROCEDURABILE

1. Comisia de monitorizare

Transmite adresa prin care solicită tuturor compartimentelor să identifice activităţile procedurabile și indicatorii de performanță sau de rezultat asociați.

Activităţile procedurabile sunt stabilite fără consultarea conducerii compartimentelor.

2. Conducerea compartimentelor

Identifică activităţile procedurabile și indicatorii de performanță sau de rezultat asociați.

Nu sunt identificate toate activităţile procedurabile.


Inventariază activităţile procedurabile şi stabileşte un termen rezonabil pentru elaborarea procedurilor formalizate.

Termenul stabilit pentru elaborarea procedurilor formalizate este scurt şi nu permite elaborarea procedurilor formalizate.

II. ELABORAREA/ACTUALIZAREA PROCEDURILOR FORMALIZATE

1. Persoanele responsabilizate

Elaborează procedurile formalizate pe fiecare activitate procedurabilă, astfel încât să asigure separarea funcţiilor de iniţiere de cele de verificarea şi aprobare.

Procedura formalizată nu asigură separarea funcţiilor de iniţiere de cele de verificare şi aprobare.

2. Persoanele responsabilizate

Actualizează procedurile formalizate ori de câte ori apar modificări legislative sau schimbări în cadrul entităţii publice.

Procedurile formalizate nu sunt actualizate.





Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** RiscuriIII. APROBAREA MANUALULUI PROCEDURILOR FORMALIZATE


Supune aprobării conducătorului entității publice Manualul procedurilor formalizate.

Procedurile formalizatenu sunt supuse aprobării conducătorului entității publice.

2. Conducătorul entităţii publice

Aprobă Manualul procedurilor formalizate. Conducătorul entităţii publice nu aprobă Manualul procedurilor formalizate.

IV. DIFUZAREA PROCEDURILOR FORMALIZATE


Difuzează Manualul procedurilor formalizate tuturor persoanelor implicate în activităţile procedurate.

Procedurile formalizatenu sunt difuzate personalului.

2. Personalul entităţii publice

Aplică dispoziţiile procedurilor formalizate.

Întocmeşte documente adecvate şi le aprobă la nivelul corespunzător în situaţia în care apar abateri faţă de procedurile stabilite, din cauza unor circumstanţe deosebite.

Are acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale, în funcţie de activitatea desfăşurată.

Personalul entităţii publice nu aplică procedurile formalizate.

Resursele entităţii publice sunt utilizate inadecvat.






V. DESEMNAREA PERSOANELOR CARE VOR IDENTIFICA ABATERILE DE LA PROCEDURILE FORMALIZATE


Solicită prin adresă conducătorilor compartimentelor să desemneze o persoană responsabilă cu gestionarea abaterilor de la procedurile formalizate sau de la instrucţiuni.

Nu sunt desemnate persoane responsabile pentru gestionarea abaterilor de la procedurile formalizate sau instrucţiuni.


Desemnează persoanele responsabile cu gestionarea abaterilor de la procedurile formalizate sau de la instrucţiuni.

Persoana desemnată nu evidenţiază abaterile.

VI. EVIDENŢA ABATERILOR IDENTIFICATE

1. Persoanele responsabile cu gestionarea abaterilor de la procedurile formalizate sau instrucţiuni

Identifică circumstanţele care au condus la abateri de la procedurile formalizate.

Constituie o evidenţă a circumstanţelor care au condus la abateri de la procedurile formalizate.

Prezintă periodic situaţia circumstanţelor care au condus la abateri de la procedurile formalizate sau de la instrucţiuni.

Nu este constituită o evidenţă a circumstanţelor care au condus la abateri de la procedurile formalizate sau instrucţiuni.






VII. ANALIZA PERIODICĂ A CIRCUMSTANŢELOR CARE AU CONDUS LA ABATERI DE LA PROCEDURILE FORMALIZATE

1. Conducătorul entității publice împreună cu Comisia de monitorizare

Analizează periodic circumstanţele care au condus la abateri de la procedurile formalizate şi de la instrucţiuni.

Nu se efectuează analize periodice ale circumstanţelor care au condus la abateri de la proceduri.


Desemnează persoanele responsabile cu gestionarea abaterilor de la procedurile formalizate sau de la instrucţiuni.

Persoana desemnată nu evidenţiază abaterile.

VIII. GESTIONAREA ABATERILOR

1. Conducătorul entităţii publice împreună cuComisia de monitorizare

Dispune măsuri în vederea eliminării circumstanțelor care au condus la abateri.

Nu sunt dispuse măsuri pentru eliminarea abaterilor.

* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare entitate publică în funcţie de specificul acesteia.** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare entitate publică în funcţie de specificul acesteia.





Anexa 1:Adresă privind solicitarea identificării activităţilor procedurabile

……………………………. (Entitatea publică)

Nr. …… din ………

Către: …………………… (se va trece denumirea compartimentului din cadrul entităţii publice, precum şi numele, prenumele şi funcţia conducătorului compartimentului)

În vederea implementării Standardului 9 – Proceduri din Anexa 1 la O.S.G.G. nr. 400/2015 pentru

aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, modificat și completat prin O.S.G.G.

nr. 530/2016, vă solicităm să ne transmiteţi, până la data de ……., activităţile identificate a fi procedurabile

derulate în cadrul compartimentului pe care îl conduceţi, precum și indicatorii de performanță sau de rezultat

asociați.

Pentru elaborarea/actualizarea procedurilor aferente activităţilor derulate în cadrul compartimentului

dumneavoastră, vă rugăm să nominalizaţi persoana/persoanele responsabilă/responsabile.

Cu deosebită consideraţie,

(Nume şi prenume) ……………,

Preşedintele Comisiei de monitorizare





Anexa 2:Inventarierea activităţilor procedurabile


Nr. …… din ………

Inventarul activităţilor procedurabile

Nr.crt.

Activităţi procedurabile Responsabil Termen elaborare Cod procedură

1. Compartimentul Financiar-contabil1. Desemnarea persoanelor

responsabile cu exercitarea vizei CFPP

….. 14.07.N PO-1

2. Exercitarea controlului financiar preventiv propriu

….. …. PO-2

…. ………….. ………….. ………….. ………….

2. Compartimentul Relaţia cu presa……….3. Transmiterea comunicatelor

de presăPO-n

…. ………….. ………….. ………….. ………….

…. ………….. ………….. ………….. ………….

Comisia de monitorizare

(Nume şi prenume) ……………………..

(Nume şi prenume) ……………………..





Anexa 3:Model de formular de procedură formalizată


Procedura formalizată ….COD P.O./P.S. …………..


PROCEDURA FORMALIZATĂ ......................................................

COD: P.O./P.S. ……….Ediţia ……………..Revizia …………….

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate

Nr.crt.

Elemente privind responsabilii/operaţiunea

Numele şi prenumele

Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 51.1. Elaborat1.2. Verificat1.3. Aprobat


Procedura formalizată ….COD P.O./P.S. …………..


2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate

Nr.crt.

Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul

ediţiei

Componenta revizuită Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile

ediţiei sau reviziei ediţiei

1 2 3 42.1. Ediţia I2.2. Revizia 12.3. Revizia 2…. Revizia …….…. Ediţia a II-a…. Revizia 12.n ……






Procedura formalizată ….COD P.O. /P.S.…………..


3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment Funcţia Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 73.1. aplicare3.2. aplicare…. ……… informare… ……..… evidenţă… ……..... arhivare

….. ………….. alte

scopuri3.n ………




4. Scopul procedurii formalizate

4.1 Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate.

4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în

luarea deciziei.

…………….

4.n. Alte scopuri specifice procedurii formalizate.








5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura formalizată5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii




6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate6.1. Reglementări internaţionale

................................. .................................

6.2. Legislaţie primară ................................. .................................

6.3. Legislaţie secundară ................................. .................................

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice ................................. .................................




7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura formalizată

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1.





2.3.….n

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. P.S/P.O. Procedura formalizată2. E Elaborare3. V Verificare4. A Aprobare5. Ap. Aplicare6. Ah. Arhivare…. ……n ……




8. Descrierea procedurii formalizate8.1. Generalităţi8.2. Documente utilizate8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate8.2.3. Circuitul documentelor8.3. Resurse necesare8.3.1. Resurse materiale8.3.2. Resurse umane8.3.3. Resurse financiare8.4. Modul de lucru8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii




9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr. Compartimentul I II III IV V VI …





crt. (postul)/acţiunea (operaţiunea)

0 1 2 3 4 5 61. a E2. b V3. c A4. d Ap.5. e Ap.6. f Ah.… … …n z …




10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.anexă

Denumireaanexei

Elaborator Aprobă Număr de exemplare

Difuzare Arhivare AlteelementeLoc Perioadă

0 1 2 3 4 5 6 7 81.2.…n




11. Procedura

Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat

Termen Riscuri

I.

1.

2.

II.





Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat

Termen Riscuri

1.

2.

…

III.1.




12. Cuprins

Numărul componentei

în cadrul procedurii formalizate

Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate Pagina

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate4. Scopul procedurii formalizate5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura formalizată8. Descrierea procedurii formalizate9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii10. Anexe, înregistrări, arhivări11. Procedura12. Cuprins





Anexa 4:Act administrativ de aprobare a Manualului de proceduri formalizate

……………………. (Entitatea publică)

O R D I N / DECIZIE / DISPOZIŢIE / INSTRUCŢIUNE Nr. _____

………………. (se va scrie funcţia conducătorului entităţii publice; de exemplu: Ministrul finanţelor

publice, Preşedintele Autorităţii… etc.),

Având în vedere prevederile art. ... din H.G. nr. /…. (se vor trece prevederile legale din actul

legislativ care reglementează organizarea şi funcţionarea instituţiei, în virtutea căruia conducătorul entităţii

publice poate emite acte administrative, cum ar fi: ordin, decizie, instrucţiuni etc.) privind organizarea şi

funcţionarea …… (se va scrie denumirea entităţii publice);

În temeiul prevederilor art. 4 din O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul

financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;

Ţinând seama de prevederile art. 2 şi art. 3 din O.S.G.G. nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităţilor, modificat și completat prin O.S.G.G. nr. 530/2016;

În conformitate cu dispoziţiile ……………(se va trece actul administrativ de constituire a comisiei)

de constituire a Comisiei de monitorizare;

Emite următorul/următoarea:

O R D I N / DECIZIE / DISPOZIŢIE / INSTRUCŢIUNE:

Art. 1 – Se aprobă Manualul de proceduri formalizate aferente activităţilor din cadrul …………….

(se va trece denumirea entităţii publice), prevăzut în Anexa 1.

Art. 2 – Manualul de proceduri formalizate conţine procedurile de sistem și procedurile operaţionale

prevăzute în Opisul din Anexa 2.





Art. 3 – Anexele 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul/prezenta ordin/ decizie/ dispoziţie/

instrucţiune.

Art. 4 – Comisia de monitorizare va asigura difuzarea procedurilor formalizate tuturor angajaţilor

implicaţi în activităţile procedurate.

Art. 5 – Comisia de monitorizare va duce la îndeplinire prevederile prezentului/prezentei

ordin/decizii/dispoziţii/instrucţiuni.

Bucureşti Data:

Ministrul …/Preşedinte…/Director,

(Prenume Nume)





Anexa 5:Adresă privind desemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea abaterilorde la proceduri formalizate sau de la instrucţiuni


Nr. …… din ………

Către …………………… (se va trece denumirea compartimentului din cadrul entităţii publice, precum şi numele, prenumele şi funcţia conducătorului compartimentului)

În vederea implementării Standardului 9 – Proceduri din Anexa 1 la O.S.G.G. nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, modificat și completat prin O.S.G.G. nr. 530/2016, vă solicităm să ne transmiteţi, până la data de ……., numele şi prenumele persoanelor din cadrul compartimentului dumneavoastră responsabile cu gestionarea abaterilor de la procedurile formalizate sau de la instrucţiunile aferente activităţilor derulate în cadrul compartimentului.

Menţionăm că persoanele desemnate trebuie:a. să identifice circumstanţele care au condus la abateri de la procedurile formalizate sau de la

instrucţiuni;b. să constituie o evidenţă a circumstanţelor care au condus la abateri de la procedurile

formalizate sau de la instrucţiuni;c. să prezinte periodic o situaţie a circumstanţelor care au condus la abateri de la procedurile

formalizate sau de la instrucţiuni.

Cu mulţumiri,

(Nume şi prenume) ……..,

Preşedintele Comisiei de monitorizare





12. Cuprins

Numărul componentei

în cadrul procedurii de sistem

Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem Pagina

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii de sistem

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem 4. Scopul procedurii de sistem5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem8. Descrierea procedurii de sistem9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii10. Anexe, înregistrări, arhivări11. Procedura12. Cuprins

x - wordpress.com · web viewsituaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii...

Documents