ghid de prim - ajutor

Ghid de prim - ajutorpentru participarea

publică

Un viitor cu tradiţii!

ARPM Sibiu

UNIUNEA EUROPEANĂ

Un viitor cu tradiţii!

Ghid de prim-ajutorpentru participarea

publică

22 de paşi care să vă ghideze în aventura participării publice

PARTICIPAREA PUBLICĂ – CE AR TREBUI SĂ ŞTII ÎNAINTE DE A TE LANSA ÎN ACEASTĂ AVENTURĂ

1. Vreau ca oamenii să participe în proiectul meu; cine ar trebui să fie implicat? 2. Cum pot să îmi conving su-periorii că participarea publică este necesară? 3. Cum fo-losesc sprijinul unor lideri de opinie? 4. Proiectul meu este blocat, cum pot să-l urnesc din loc? 5. Cum rezolv probleme ce ţin de un nivel superior puterii mele de in-fluenţă? 6. Mi-e teamă de un conflict. Ce să fac? 7. ‘Om către om’ – cum pot obţine poveşti?

PREGĂTIREA EVENIMENTULUI PUBLIC – AVENTURA ÎNCEPE8. Cum pregătesc o întâlnire publică? 9. Cum organizez un eveniment public pentru care nu sunt fonduri? 10. Cum realizez o invitaţie reuşită? 11. O idee extraordi-nară pentru următoarea întâlnire 12. Cum pot crea o atmosferă plăcută?

CUPRINS - Ghid de prim-ajutor - CUPRINS

CUPRINS - Ghid de prim-ajutor - CUPRINS

CUM PROCEDEZ CÂND CEVA MERGE PROST?

13. Ce fac dacă încăperea în care are loc întâlnirea e prea mică? 14. Ce fac dacă echipamentul meu tehnic nu func-ţionează? 15. Cum prezint o problemă mai complicată? 16. Cum mă descurc cu nivele diferite de cunostinţe în cadrul unei întâlniri? 17. Ce fac dacă cineva începe să ridice vocea la întâlnirea publică? 18. Cum mă descurc la o întâlnire publică cu tăcerea? 19. Ce fac dacă apar în-trebări la o întâlnire publică şi eu nu am răspuns? 20. Ce fac dacă toţi sunt împotriva mea? 21. Cum mă descurc cu ziariştii care vin pe neaşteptate la o întâlnire publică? 22. Cum elaborez un proces verbal complet?

Cuvânt înainte Crearea reţelei NATURA 2000 dă naştere unor discuţii încinse în toată Europa. Această “Trusă de prim ajutor în implicarea factorilor interesaţi” e menită să vă însoţească pe parcursul aventurii pe care o reprezintă participarea publică. Diferite interese generează conflicte – dar con-flictele îmbunătăţesc proiectele şi stimulează comunica-rea.

În cadrul Proiectului de Twinning finanţat prin PHARE 2004 multe activităţi s-au axat pe comunicare şi impli-carea factorilor interesaţi. Teoria factorilor cheie pentru succesul proiectelor face deja subiectul a sute de cărţi şi studii. Noi abordăm acest subiect dintr-un unghi practic şi am elaborat un manual ce conţine reguli de aur pentru situaţii concrete.

Din septembrie 2006 până în iulie 2007 colegii noştri din Agenţia Regională de Protecţia Mediului Sibiu şi agenţi-ile locale din judeţele Alba, Braşov, Covasna, Harghita, Mureş şi Sibiu au organizat aproximativ 150 de întâlniri publice legate de informarea publicului despre NATURA 2000 în Regiunea 7 Centru România.

Am strâns laolaltă concluziile lor, iar rezultatul este acest manual realizat pe baza experienţei româneşti şi adresat tuturor celor care se confruntă cu situaţii similare.

Am ales 7 sfaturi sau reguli de aur pentru 22 de situaţii diferite şi am ilustrat principiile de bază ale implicării fac-torilor interesaţi, pentru a introduce instrumente de lucru utile şi a risipi teama de necunoscut asociată întâlnirilor publice.

Participarea factorilor interesaţi este nu doar un proces de învăţare pentru toate părţile implicate, ci şi un proces ce poate fi proiectat şi dirijat. Sperăm ca acest manual să fie utilizat ca instrument de lucru şi să i se adauge în timp ex-perienţele noi ale celor care proiectează astfel de procese.

Sissi SamecConsultant rezident de TwinningSibiu, Octombrie 2007

PARTICIPAREA PUBLICĂ

CE AR TREBUI SĂ ŞTII ÎNAINTE

DE A TE LANSA ÎN ACEASTĂ

AVENTURĂ

Birgit Kohmaier-SchachtExpert Comunicare„Cel mai important sfat din partea mea: gândeşte-te la interesele stakeholderilor, găseşte interese şi ţinte pe care le aveţi în comun şi ei îţi vor deveni parteneri. Nu te aştepta ca toţi să devină ecologi. Succes!”

Ghid de prim-ajutor pentru participarea publică │ 11

1 1. Vreau ca oamenii să participe în proiectul meu; cine ar trebui să fie implicat?

Un stakeholder, sau factor interesat, este orice parte interesată, persoană, grup sau organizaţie care are un interes sau ceva de spus într-o chestiune, fie pentru că va fi afectată sau pentru că poate să influenţeze rezultatul. Folosind următoarele 7 întrebări poţi identifica factorii interesaţi care sunt relevanţi pentru proiectul tău.

12 │ Ghid de prim-ajutor pentru participarea publică

Cele 7 “sfinte” întrebări

1. Gândeşte-te la obiectivele proiectului tău. Ce acţiuni trebuie să fie implementate pentru ca proiectul să poa-tă fi realizat?


2. Cine va influenţa în mod direct sau indirect realizarea obiectivelor?

3. Cine ar putea avea un impact negativ asupra eforturi-lor tale?

4. Cine ar putea avea un impact pozitiv asupra eforturilor tale ?

5. Poţi descrie comportamentul ideal al fiecărui factor in-teresat din proiect? Ce trebuie ei să facă pentru ca totul să meargă bine în proiect?

6. Dacă doreşti ca aceştia să se comporte în acest mod ideal (vezi întrebarea 5): ce avantaj ar avea fiecare din ei să se comporte în acest mod, de ce e nevoie pentru a-i determina să acţioneze în felul dorit? Strânge ar-gumente. Care sunt argumentele pro şi contra pentru implicarea fiecăruia dintre ei?

7. Cum influenţează răspunsurile de la întrebarea 6 mo-dul în care veţi comunica cu fiecare dintre ei?

Sfaturi Trece fiecare grup ţintă pe o foaie de hârtie şi plaseaz-o pe o suprafaţă plană astfel încât să indici prin poziţia lor relaţia pe care o au cu obiectivele proiectului.Determină factorii interesaţi principali (cei mai impor-tanţi) şi secundari (mai puţin importanţi)

•

•

Constantin Strujan Prefectul Judetului Harghita„Cred că în procesul de participare publică trebuie incluşi cât mai mulţi factori interesaţi, de la edu-cator (cel care îi formează pe cei mici în spiritul respectului pentru natură), până la funcţionarii publici de la toate nivelele, în special cei respon-sabili de luarea deciziilor. Este normal ca toţi să se implice.”



Cum pot să îmi conving superiorii că participarea publică este necesară?

Directorul şi şeful tău nu-ţi lasă suficient timp pentru a te ocupa de factorii interesaţi şi te încarcă cu alte sarcini. Tu crezi că este absolut necesar să aloci suficient timp pentru procesul de participare publică. ‘Implicarea factorilor interesaţi cere mult timp şi bani. Şi în plus, generează probleme”. Acestea sunt argumentele contra. Iată mai jos 7 argumente pentru a-ţi convinge directorul şi colegii de avantajele implicării factorilor interesaţi.

2


Implicarea factorilor interesaţi este benefică din următoarele motive

- Aflăm despre motivele de îngrijorare, temerile şi con-tra-argumentele legate de un proiect sau program deja din faza iniţială, astfel încât să putem acţiona pe aceste probleme şi ţine seama de ele. Obţinem totodată o mai bună cunoaştere a aşteptărilor, intereselor şi nevoilor stakeholderilor locali şi a grupurilor interesate, cum ar fi ONGurile.

- Vom evita pierderea de timp pentru soluţionarea con-flictelor care apar de obicei în proiecte. Nu există pro-iect fără conflict. Iar timpul înseamnă bani.

- Implicarea factorilor interesaţi înseamnă totodată mai puţine costuri pentru investitori; de exemplu, se evită întârzierile în autorizarea proiectului şi eventuale sanc-ţiuni generate de o încălcare a legii. Sprijină investito-rul să respecte legislaţia în vigoare.

- Face posibilă diseminarea punctelor de vedere, condu-ce la o mai bună echilibrare a intereselor şi pregătire a deciziilor. Acest lucru va îmbunătăţi proiectul nostru şi felul în care este acceptat de către public.

- Ne ajută să ne asigurăm că toate părţile interesate şi persoanele afectate deţin aceleaşi informaţii, corecte şi


detaliate despre chestiunea în cauză. Evităm zvonurile, presiunea şi intervenţiile.

- Implicarea factorilor interesaţi poate sta la baza unor idei inovative şi alternative noi în rezolvarea proble-melor existente. Punem astfel în aplicare o cultură a dialogului şi cooperării.

- Implicarea factorilor interesaţi ne ajută să construim o relaţie bazată pe încredere cu stakeholderii din regiune în vederea unor cooperări viitoare – va conduce toto-dată la îmbunătăţirea încrederii în instituţia noastră.

Mihai Petrescu (APM Sibiu)În vederea obţinerii unor rezultate cât mai bune în ceea ce priveşte comunicarea cu factorii interesaţi, consider că trebuie pus un accent deosebit pe pregătire. Este foarte important să inţelegi tu insuţi principiile şi mecanismele care stau la baza unui proces. Doar în acest mod vei putea comunica cu un grad ridicat de flexibilitate şi doar aşa vei reuşi să diminuezi intensitatea stării emoţionale.



Cumfolosesc sprijinul unor lideri de opinie?

Se apropie data unei întâlniri publice. Te aştepţi ca participanţii să fie critici la adresa instituţiei datorită unui conflict mai vechi legat de o chestiune de conservarea naturii. Pentru proiectul de faţă este bine să arăţi că există deja sprijin din partea unor importanţi lideri de opinie (primari, directori ai unor alte instituţii, preoţi) din regiune.

3


Ce poţi face pentru a obţine sprijin din partea liderilor din regiune?

- Selectează cu atenţie liderul pe care vrei să îl atragi de partea ta – credibilitatea este importantă – va avea pu-blicul încredere în sprijinul acelei persoane? Cine este mai potrivit: primarul, preotul sau directorul unei alte instituţii publice sau private (ONG, ocol silvic, asoci-aţie a cultivatorilor)? Gândeşte-te cine ar putea sprijini proiectul şi oferi credibilitate în acelaşi timp.

- Întâlneşte-te din timp cu persoana asupra căreia te-ai oprit – asigură-te că îi cunoşti poziţia legată de proiect – care sunt punctele la care sunteţi de acord, există şi puncte la care vă contraziceţi?

- Ai grijă să nu ajungi într-o situaţie de dependenţă da-torită acestui sprijin.

- Construieşte o relaţie pe termen lung, bazată pe încre-dere – întâlniţi-vă din când în când şi ţine-l la curent cu privire la acest subiect.

- Ţine cont de conflictele din trecut – pot ele să vă influ-enţeze relaţia? Şi credibilitatea?

- Oferă informaţii detaliate acestei persoane înaintea întâlnirilor publice – asigură-te că înţelege mai mult decât principiile de bază.


- Arată cooperare activă – organizează şedinţe comune, menţionează numele acestui lider de opinie deja din invitaţie, incluzând o scurtă declaraţie şi o fotografie a acestuia (ca exemplu, vezi broşura Cheile Vârghişului editată de proiectul de Twinning) şi fă referire la aceas-tă persoană în prezentare.


Roxana Stoian (ANPM)“Am învăţat că e nevoie de comunicare, pentru că asta rezolvă multe, şi e important ca oamenii să ştie că NATURA 2000 este ceva special ce poate face mult bine comunităţii. Autorităţile trebuie să vină în întâmpinarea dorinţelor oamenilor, să fie de-schise şi să nu îşi impună forţat propria viziune.”


Proiectul meu este blocat, cum pot să-l urnesc din loc?

Motivele pentru care un proiect ajunge în impas sunt infinite. Poate fi vorba de un conflict de interese, un conflict de putere sau uneori o situaţie internă sau externă proiectului care s-a modificat, astfel încât scopul proiectului este mai dificil de atins sau şi-a pierdut relevanţa. Ce poţi face în aceste situaţii pentru a revigora proiectul?

4


7 sfaturi utile pentru a ieşi din situaţie

1. Fă-ţi timp pentru a răspunde la întrebarea: “Ce se întâmplă?” 2. Vizualizează situaţia curentă din proiect printr-un de-

sen. Faptul în sine de a desena (cu un marker în mână, pe o foaie de hârtie) te ajută să îţi clarifici lucrurile mai bine în minte. Prin desen gândurile noastre devin mai vizibile pentru noi înşine.

3. Pune-ţi întrebări cum ar fi: care e problema cu care ne confruntăm? cine sunt cei implicaţi? care este legătura cu obiectivele proiectului? sunt obiectivele proiectului aceleaşi ca la început? şi: cine doreşte acest proiect? (cine îl conduce?)

4. Când lucrurile se blochează, majoritatea oamenilor au tendinţa de a se strădui mai tare pentru a ieşi din im-pas. În această fază problema este că lucrurile se blo-chează tocmai pentru că procedăm într-un anumit fel. Să lucrezi mai intens, dar păstrând acelaşi mod, nu e o soluţie. Aşa că fă-ţi timp să analizezi situaţia în mod serios.

5. Analizează situaţia în care te afli, dar n-o fă doar de unul singur. Cere unei persoane de încredere mai puţin implicată în proiect (de exemplu un coleg care lucrea-ză în alte proiecte sau cineva dintr-o altă regiune). E


mult mai uşor să analizezi munca altcuiva decât pe a ta însuţi. Foloseşte-te de această înţelepciune populară şi cere ajutor.

6. Un proces poate fi în impas din cauza conflictelor. Ma-joritatea conflictelor au de-a face cu “da” sau “nu” – cu poziţii pro sau contra. Pune întrebări pentru a afla motivele din spatele acestor poziţii. Consultă şi capito-lul “Mi-e teamă de conflict. Ce să fac?”

7. Puteţi realiza exerciţiul de vizualizare prin desen şi în echipă. Cere membrilor grupului să reprezinte indivi-dual printr-un desen situaţia actuală din proiect, aşa cum o văd ei. Lasă-le un timp de 10 minute şi apoi împărtăşeşte ce a desenat fiecare.


Ramona Cherăscu (MMDD)„Am găsit aici un alt mod de abordare, original. Cel mai mult m-a impresionat spiritul de echipă, cooperarea din grup. Această abordare ar trebui diseminată şi în restul ţării.”


Cum rezolv probleme ce ţin de un nivel superior puterii mele de influenţă?

Când implementezi un proiect ai de-a face cu puteri pe care nu le poţi influenţa. Cel mai evident exemplu în viaţa de zi cu zi este vremea. Nu poţi influenţa vremea proastă, trebuie s-o accepţi.

Ce poţi însă face este să îţi adaptezi com-portamentul propriu la situaţia dată. Poţi adapta îmbrăcămintea pe care o porţi şi activităţile pe care ţi le-ai planificat. În im-plementarea unui proiect local eşti depen-dent de nivelele superioare ierarhic. Poate că unui director de la nivel naţional îi dis-place proiectul tău şi nu îţi acordă supor-

5


tul necesar pentru implementarea proiec-tului, sau poate lipsa unor reglementările clare sau legislaţia mult prea complicată îţi afectează implementarea proiectului.

7 sfaturi pentru a ieşi din acest impas

1. Primul lucru pe care trebuie să îl faci este să îţi accepţi situaţia. Este de înţeles că te vei plânge uneori colegilor despre aceste probleme. Nu înseamnă că eşti un anga-jat cârcotaş. Suntem cu toţii oameni. Dar încearcă să nu te blochezi în acest obicei de a te plânge, ci concen-trează-ţi energia asupra a ceea ce poţi face, dată fiind situaţia.

2. Poate la început o să ţi se pară că nu e nimic de făcut în situaţia actuală, dar nu uita că întotdeauna există câte o portiţă (neaşteptată). Întotdeauna. Dacă nu pierzi din vedere acest lucru, problema e pe jumătate rezolvată.

3. Nu uitaţi că deciziile sunt luate de persoane, care au un nume (şi familie, copii, obiceiuri proaste, etc… toate lucrurile care ne fac umani). Faptul că şi ei sunt oameni ca şi tine îţi dă posibilitatea de a-i influenţa. Uneori poţi intra în contact cu o persoană de rang înalt din


întâmplare. De exemplu, întâlneşti această persoană, pe care nu o cunoşti personal, la petrecerea unor cu-noscuţi sau printr-o altă coincidenţă. Foloseşte-te de această ocazie pentru a intra în contact cu acea persoa-nă. Vorbeşte cu el sau ea. Nu e neapărat să îi ceri direct sprijinul, dar poţi să-i vorbeşti despre proiectul tău şi să-i spui cum te numeşti, pentru ca să-şi aducă aminte de tine atunci când trebuie să ia o decizie care priveşte proiectul tău.

4. Uneori poţi intra în legătură cu o persoană printr-o terţă persoană. Foloseşte-ţi reţeaua de cunoştinţe, pri-eteni, vecini, foşti colegi, părinţi ai unui prieten etc. Există multe posibilităţi. Reţeaua aceasta e întotdeauna mai mare decât pare la prima vedere.

5. Implementezi un proiect la nivel local. În asta constă forţa ta! Angajaţii ministerului lucrează la un nivel mai înalt, dar şi mai abstract. Ei sunt interesaţi de proiectul tău pentru că au nevoie de informaţia de la nivel local pentru a putea aprecia dacă legislaţia şi reglementările pe care le transmit ei în teritoriu funcţionează în prac-tică. Tu le poţi furniza informaţia de care au nevoie. Şi cu experienţa ta de la nivel local poţi da sugestii legate de modificările necesare reglementărilor astfel încât ele să funcţioneze în practică.

6. Eşti ocupat cu implementarea unui proiect NATURA


2000. Dacă intri în impas, poate fi util să te întâlneşti cu oameni care nu au nimic de-a fac cu acest subiect de conservarea naturii. În această situaţie, a fi în afara subiectului este marele avantaj pe care îl reprezintă ei pentru tine. Vorbeşte de exemplu cu un om de afaceri, un artist sau un medic. Povesteşte-le despre proiectul tău şi cere-le să reflecteze asupra lui şi să spună ce cred, mai ales pe subiectele dificile pentru tine.

7. Dacă te-ai blocat de tot, ia o pauză. Nu te mai gândi de loc la acest subiect. În acest moment nu ţi-e de nici un folos să insişti. Fă o ieşire în natură şi uită de problemă. Priveşte natura, bucură-te de ea, inspiră aer proaspăt. După o altfel de pauză viziunea ta asupra problemei se poate să fie alta.


Ioan Mihai Pop (APM Covasna)„Îmi plac conflictele, mă forţează să iau iniţiativă. O colaborare fără conflicte e una falsă, aşa că nu vă feriţi de ele.”


Mi-e teamă de un conflict. Ce să fac?

Conflictele fac parte din viaţă. La prima vedere îţi îngreunează munca (vezi şi ca-pitolul “Toţi sunt împotriva mea. Ce să fac?”). Pe de altă parte, un conflict în-seamnă un plus de energie. Înseamnă că oamenii sunt interesaţi de proiectul tău. Felicitări! Cel mai grav lucru pentru un proiect nu sunt conflictele ci situaţia când există dezinteres total (şi deci nici un con-flict), pentru că în aceste cazuri nu se va întâmpla nimic. În al doilea rând, scopul principal al parti-cipării publice (implicarea factorilor inte-

6


resaţi într-un proiect) nu este evitarea pro-blemelor. Da, printr-o cooperare bună cu factorii interesaţi vei evita multe probleme în proiectul tău. Dar aspectul esenţial al participării nu este evitarea problemelor sau a conflictelor , ci depăşirea lor prin-tr-un efort comun! Această fază de con-flict este denumită “faza şifonată” a unui proiect (vezi imaginea). O caracteristică a acestei faze este că participanţii sunt deru-taţi, furioşi şi dezamăgiţi (sau toate acestea la un loc). Esenţa acestei faze este că oa-menii încep să renunţe la punctul lor de vedere iniţial (o operaţiune dureroasă!) şi încearcă să găsească împreună o nouă vi-ziune, comună, asupra situaţiei în care se află.


Ce poţi face în această fază a conflictelor?

7 “sfinte” reguli care te pot ajuta

1. Oamenii sunt derutaţi, furioşi sau dezamăgiţi în aceas-tă fază. Aşa că nu te grăbi prea tare în această fază, acor-dă-i timpul cuvenit. Arătă-ţi respectul.

2. Ascultă cu atenţie în timpul acestei faze. Nu doar cu mintea, dar şi cu inima.


3. Majoritatea conflictelor au de-a face cu “da” sau “nu” – cu poziţii pro sau contra. Pune întrebări pentru a afla motivele pentru care oamenii adoptă o anumită pozi-ţie. Vezi Povestea Portocalei.

4. Încercă să ai răbdare. Ca lider de proiect eşti preocu-pat/ă de atingerea scopurilor. În această fază lucrurile par să meargă foarte încet. Ca să fim sinceri, aşa şi este. Dar dacă nu îţi acorzi suficient timp, aceste probleme vor reveni mai târziu în proiect.

5. Consultă şi capitolul “Ce fac dacă cineva începe să ri-dice vocea la întâlnirea publică” pentru sfaturi practice pentru rezolvarea conflictelor.

6. Consultă şi capitolul : ‘Toţi sunt împotriva mea – ce pot face?’pentru sfaturi practice despre cum să vă de-păşiţi temerile legate de conflicte.

7. Consultă şi capitolul : ‘Ce pot face dacă apar la întâl-nirea publică întrebări la care nu am răspuns” pentru sfaturi practice în situaţiile de conflict în care nu avem răspunsuri.


Povestea PortocaleiO anecdotă celebră pe această temă este cea despre un băiat şi o fetiţă care se certau pentru o singură portocală care a mai rămas pe masă. “Mamă, eu vreau portocala asta, am nevoie de ea pentru o lecţie la şcoală” spune băiatul. Fetiţa la fel: “Mamă, eu vreau portocala asta, am nevoie de ea pentru o lecţie la şcoală”. Mama ar putea face următorul compromis: să ia cuţitul, să taie portocala în două şi să le dă la fiecare jumătate. Dar nici băiatul, nici fetiţa nu ar fi mulţumiţi. Dar o mamă isteaţă nu se repede să taie portocala în două, ci începe să asculte: ‘La ce vă propuneţi voi să folosiţi por-tocala? Ionuţ, ţie pentru ce iţi trebuie?”. Iar băiatul începe să explice că îi trebuie pentru următoarea lecţie de biologie la care profesoara a cerut elevilor să aducă sucul unui fruct. Iar fetiţa povesteşte la rândul ei că la şcoală se pregăteşte un proiect pentru Halloween şi că i-ar trebui coaja unei porto-cale (ambele jumătăţi) pentru a face din ea un mic lampion chinezesc drept ornament. Aşa că mama taie portocala în două, stoarce sucul şi îl dă băieţelului, iar cele două bucăţi de coajă le dă fetiţei. Acest compromis este cu totul diferit (faţă de situaţia când oamenii trebuie să accepte că o parte din dorinţele lor nu pot fi îndeplinite). În acest caz ambii copii sunt mulţumiţi pentru că au obţinut 100% din ce aveau ne-voie prin simplul fapt că mama lor a fost suficient de isteaţă pentru a-l asculta pe fiecare în parte.


Calin Cengher (APM Mureş)„Din punctul meu de vedere, e important ca în or-ganizarea şedinţelor publice să vă stabiliţi un grup ţintă cât mai omogen (să nu amestecaţi mai multe categorii cu interese diferite), şi pentru că e vorba de protecţia naturii este necesar să aveţi alături şi un reprezentant din sectorul silvic şi din cel agricol, pentru că problematica este complexă şi există multe intercondiţionări.”


„Om către om” - cum pot obţine poveşti?

Metoda de a povesti oamenilor despre ex-perienţe similare cu ale lor funcţionează foarte bine pentru a transmite impresii, date şi argumente despre NATURA 2000 către grupul ţintă.

Poate că un fermier vă împărtăşeşte faptul că întreţinerea pajiştii conform planului de management a avut un efect pozitiv asu-pra sănătăţii vitelor sale; un ranger poate explica de ce un eco-sistem stabil este ab-solut necesar pentru o pădure de defileu, iar un profesor poate povesti despre o vi-zită cu elevii într-un sit NATURA 2000 şi îşi aminteşte cât de interesaţi erau elevii şi

7


ce proiecte au creat ei în urma vizitei. Ast-fel de povestioare pot fi foarte motivante şi credibile pentru grupul ţintă. Ele pot fi utile pentru buletine informative, broşuri, articole, cărţi şi… manuale! Ce poţi face pentru a obţine astfel de istorisiri?

1. Întreabă preotul sau primarul din sat dacă există po-vestitori recunoscuţi în sat. Căutaţi persoane care sunt bine cunoscute în zonă şi în care oamenii au încredere. Sau întrebaţi dacă există istorioare celebre în zonă (ex. o poveste faimoasă a ursului care a fost zărit în gră-dina primarului, sau a ciobanului prins de furtună în munţi) şi găsiţi naratori posibili.

2. Pregăteşte întrebări deschise uşoare, dar precise pentru interviu. La o întrebare închisă se răspunde scurt cu “da” sau “nu”, în schimb o întrebare deschisă dă posi-bilitate oricărui răspuns.

a. Cum arăta peisajul acum 10 ani, şi care sunt deosebiri-le astăzi?

b. Care este locul dumneavoastră preferat aici în zonă şi de ce?

c. Ce element din peisajul înconjurător ar trebui să avem grijă să-l păstrăm şi peste zece ani?


3. Vizitează persoana pe care o intervievezi acasă – ambi-entul este foarte important pentru a găsi idei de dialog. Încearcă să găseşti ilustraţii pentru interviu: fotografii de familie, tablouri vechi, instrumente etc. Cere-i par-tenerului de dialog fotografii vechi – roagă-l să îţi dea câteva comentarii şi să-ţi spună povestea care se leagă de aceste imagini. Nu uita să-ţi iei cu tine aparatul de fotografiat.

4. Dacă este posibil, încearcă să înregistrezi interviul. Acest lucru te va ajuta mai târziu când încerci să redac-tezi povestea. Dacă nu ai posibilitatea de a înregistra, găseşte un însoţitor care să noteze dialogul purtat, pen-tru ca tu să te concentrezi asupra întrebărilor şi răspun-surilor.

5. Selectează cele mai bune citate din interviu. Leagă-le de o fotografie a povestitorului.

6. Atunci când povesteşti dialogul avut nu schimba lim-bajul povestitorului în propriul tău stil. Adaugă doar cuvintele care lipsesc sau termină “propoziţiile neîn-cheiate”. Trimite-i persoanei pe care ai intervievat-o ar-ticolul pe care intenţionezi să îl publici şi obţine permi-siunea de publicare. Include o scrisoare de mulţumire şi lasă-i datele tale de contact.

PREGĂTIREAEVENIMENTU-

lui PuBliC

AVENTURA ÎNCEPE

Leniam zzrilis dolutat ea aliquissisl eugiat iuscil enibh ea feugiamet iure dolore velestrud etue dions nis nissed tin veriureet acilit nim autpat alit laor sisl et eugiating estio conulla conse veniamc onsectem at, vullan verit, verostrud el doloboreet, veriure commodolum quat, consequam at dolorper secte dolore dolorperatie digna feugait ilit loreet volo-boreros

Alex Nicoară (ARPM Sibiu)„Nu poţi obţine rezultate interesante decât prin co-laborare – caută încrederea, pregăteşte-te temeinic, visează, dar fii realist.”


Cum pregătesc o întâlnire publică?

Ministerul a decis că toate compartimen-tele de protecţia naturii trebuie să desfă-şoare o campanie pe o nouă temă legată de conservarea naturii. Directorul te-a in-format că primarii din judeţ vor fi invitaţi la o întâlnire unde tu va trebui să prezinţi această temă. Întâlnirea e mâine şi sunt aş-teptaţi aproximativ 20 de primari. Ce poţi face?

8


- Gândeşte-te la scopul întâlnirii – vrei să informezi stke-holerii asupra unui fapt? Vrei să dezvolţi ceva împreu-nă cu ei? Gândeşte-te la structura întâlnirii. Ce fel de format te va ajuta să îţi îndeplineşti scopul? De ce ai nevoie pentru a face informare? De ce anume ai nevoie pentru a obţine angajamentul lor? Ce iţi trebuie pentru a ajunge la cooperare în vederea găsirii unor soluţii la un conflict existent?

- Gândeşte-te la diferitele roluri şi responsabilităţi din echipă. Ideal ar fi să ai pentru întâlnire un moderator şi un specialist. Sarcina principală a unui moderator este să deschidă şi să închidă întâlnirea, precum şi să mo-dereze momentul la care se pun întrebări. Specialistul prezintă subiectul şi răspunde la întrebări. Gândeşte-te cu grijă cine are cea mai potrivită calificare ca modera-tor sau specialist. Dacă trebuie să îndeplineşti ambele roluri tu însuţi – ţine cont de rolul necesar fiecărui mo-ment în parte. Nu le amesteca. Gândeşte-te la invitarea unor alţi vorbitori. Ar fi utili pentru discutarea chesti-unilor pe care vi le-aţi propus pentru întâlnire?

- Concentrează-te asupra unui mesaj cheie din prezen-tarea ta. Abordează diferite aspecte care pot răspunde intereselor auditorului. Foloseşte instrumente cum ar fi imagi din viaţa de zi cu zi, pentru a ajuta auditoriul să se identifice cu tema prezentată.


- Aranjează camera în aşa fel în-cât să faci mesajul vizibil. Fo-loseşte bannere, afişe pentru aranjarea camerei. Nu uita de materiale ca markere, flip-chart, hârtie, bandă adezivă, capsator şi foarfecă. Este util să folosiţi dacă este posibil vi-deoproiector, laptop şi ecran.

- Încearcă să intri în contact cu auditoriul. Ia în serios toate întrebările şi respectă auditoriul. Nu te teme de public şi de întrebările sale. Dă răspunsuri scurte – întrebările stimulează alte întrebări.

- Alocă-ţi suficient timp pentru a închide întâlnirea şi e bine să nu dispari imediat după întâlnire. Lasă publi-cului timp pentru discuţii individuale. Asigură-te că ai datele de contact (numere de telefon, adrese de e-mail) ale persoanelor cheie.

- Alocă-ţi timp pentru a analiza întâlnirea ulterior cu co-legii. Faceţi o scurtă sinteză a publicului prezent: cine a fost acolo? cine a lipsit? ce a fost pozitiv? ce a fost negativ? Notează-ţi lecţiile învăţate pentru a putea îm-bunătăţi următoarele întâlniri.


Nicolae Pienar (APM Alba)„Atunci când mergeţi în teren pentru o întâlnire publică este important să fiţi o echipă foarte bine pregătită din punct de vedere al cunoştinţelor tehnice, pentru a putea răspunde tututor tipurilor de factori interesaţi. Trebuie să cunoaşteţi foarte bine grupul ţintă pentru că trebuie să ştiţi cui şi în ce mod să vă adresaţi.”


9Cum organizez un eveniment public pentru care nu am buget?

Trebuie să organizezi mai multe întâlniri publice şi aproape că nu ai de loc buget pentru acest lucru? Este greu, dar nu imposibil. Resursele umane, ideile creative şi o bună reţea de relaţii sunt secretele succesului.


idei pentru început

- Utilizează sala de şedinţe a instituţiei proprii pentru întâlniri în oraşul tău. Verifică posibilităţile de a folosi o sală de la primărie pentru întâlniri într-o anumită zonă. Convinge primarul să nu perceapă o taxă pentru închirierea sălii – invită-l să spună câteva cuvinte în deschidere. Dar asigură-te că ştii dinainte în linii mari ce va spune, află din timp care este părerea lui asupra subiectului.

- Află dinainte care sunt persoanele cheie în zonă - cum ar fi preoţi, primari, oameni de afaceri – şi ţine-i la cu-rent cu noutăţile care apar pe această temă. Ei la rândul lor vor vorbi altora despre acest lucru. În felul acesta poţi răspândi informaţia fără broşuri scumpe şi vei avea nevoie de mai puţine întâlniri publice. Această metodă este utilă pentru a anunţa lucruri simple, de exemplu, o decizie pozitivă aşteptată de multă vreme. Jurnaliş-tii locali funcţionează ca multiplicatori de informaţie – scrie comunicate de presă când apar noutăţi şi con-struieşte o relaţie pe termen lung.

- Află care sunt locurile cele mai frecventate din locali-tate (biserica, primăria, magazinul, chioşcul sau barul) şi foloseşte-te de ele pentru a disemina informaţia cu privire la data şi locaţia întâlnirilor publice sau anunţă alte informaţii importante. Economiseşti fonduri dacă nu trebuie să trimiţi invitaţii multor persoane.


- Concepe invitaţii simple pe care le poţi imprima la birou. Dacă trebuie să concepi invitaţii cu ilus-traţie care se tipăresc la tipografie – foloseşte un format pe care să îl poţi folosi mai mult timp, pentru mai multe evenimente: lasă loc gol la data şi tema întâlnirii pen-tru a putea completa ulterior cu informaţiile necesare. Alege un titlu/slogan ce poate fi

utilizat pe o perioadă mai lungă. - Concepe mai multe foi informative pentru a prezenta

informaţiile de bază despre subiect – se pot imprima la birou. Nu ai nevoie neapărat de o broşură color scum-pă pentru a transmite oamenilor informaţii.

- Foloseşte echipamentul tehnic pentru proiectarea po-zelor în cadrul prezentărilor şi în felul acesta înlocuieşti producerea unor materiale scumpe cu poze.

- Fă o schiţă a amplasamentului proiectului sau a ariei protejate şi marchează cele mai importante şi mai bine cunoscute puncte de interes pentru orientare (ex. râu, stânci, clădiri etc.) pe o coală de hârtie. Afişeaz-o pe perete pentru a fi vizibilă tuturor. O hartă detaliată a si-tului NATURA 2000 este necesară în fiecare situaţie.


Flaviu Tomuţă (APM Sibiu)„Cred că o întâlnire reuşită cu stakeholderii trebuie organizată din timp, ţinând cont de grupul căruia îţi propui să te adresezi, de timpul lor disponibil şi de stadiul lor actual de informare. „


10Cum realizez o invitaţie reuşită?

Povestea unei întâlniri de succes începe cu o invitaţie bine pregătită. Invită partici-panţii cheie din timp, înainte de a invita restul participanţilor. Care sunt aspectele principale ale unei invitaţii reuşite?


1. Invitaţia trebuie să includă cele mai importante ele-mente: data, locaţia, ora.

2. Ţine cont de ‘ore potrivite’ (dimineaţa, seara) şi ‘ore nepotrivite’ (după-masa). Gândeşte-te ce oră convine cel mai bine grupului tău ţintă. Anunţă cât timp va dura întâlnirea (ora la care începe şi ora la care se în-cheie).

3. Enumără sau descrie cui a fost trimisă această invitaţie - listă nominală (pentru întâlniri de departament) sau descrierea grupului ţintă (întâlniri publice).

4. Specifică cine lansează invitaţia. Exemplu: Dacă auto-rităţile locale transmit mai departe invitaţia în terito-riu, trebuie să specifici că invitaţia la întâlnire vine din partea instituţiei tale.

5. Explică persoanelor invitate de ce e bine să participe la întâlnire (ex. „Vom discuta oportunităţi de finan-ţare pentru această zonă şi modul în care puteţi aplica pentru proiecte”) şi explică ce aştepţi de la participanţi (ex. „Vă rugăm să aduceţi o copie a amenajamentului silvic).

6. Include agenda şi specifică vorbitorii în invitaţie. 7. Oferă scurte informaţii generale la subiect (câteva cu-

vinte cheie). De exemplu: „Tema: îmbunătăţirea fluxu-lui informativ spre şi dinspre minister. Ţintă: pregăti-rea unui plan de acţiune”.


Mircea Gog (APM Covasna)„Pe parcursul întâlnirilor, am învăţat că un lucru foarte important este comunicarea şi sinceritatea interlocutorilor. Cu aceste două ingrediente reuşeşti să îţi atingi ţelurile propuse.”


11O idee extraordinară pentru următoarea întâlnire

În majoritatea cazurilor se începe cu una sau două prezentări şi apoi participanţii au timp să pună întrebări. Există şi alte mo-dalităţi de a interacţiona cu publicul? Da, există. Modalitatea depinde de numărul de persoane care participă la o întâlnire. Cu un public de 150 de persoane nu poţi proceda la fel ca şi cu un grup de 5 sau 6 persoane. În acest capitol descriem meto-da „World Café” (Cafeneaua Mondială). Este o metodă interactivă foarte plăcută pe care o puteţi folosi într-o întâlnire cu maxim 25 de participanţi.


7 paşi pentru a organiza cu succes un „World Café” (vezi şi diagrama)

1. Stabileşte scopul întâlnirii. Metoda are o dublă utili-tate: activează participanţii la întâlnire (se obţine o in-teractivitate maximă) şi într-un timp relativ scurt poţi obţine idei legate de diverse subiecte şi modalităţi de a implementa aceste idei.


2. Pregăteşte World Café (vezi şi diagrama de pe pagina următoare):

• Pune patru mese în încăpere. Fiecare masă are un titlu (de ex. 4 grupuri de factori interesaţi: agricultorii, silvi-cultorii, primarii şi investitorii).

• Ia la tine 24 de markere de patru culori diferite. Pune pe fiecare masă 6 markere de aceeaşi culoare.

• Lipeşte două coli de flipchart pe lungime. Fiecare masă trebuie să aibă o astfel de coală dublă drept „faţă de masă”. Participanţii vor putea scrie sau desena pe aceas-tă „faţă de masă”.

3. Instrucţiuni pentru World CaféÎn timpul exerciţiului World Café trebuie să se răspundă

la 3 întrebări: • Găseşte 5 idei de cooperare în cadrul proiectului tău cu

un anumit grup de factori interesaţi (de ex. agriculto-rii, silvicultorii, primarii şi investitorii);

• Ce fel de obstacole pot îngreuna această cooperare? • Ce strategii se pot dezvolta pentru a depăşi aceste ob-

stacole? 4. Durata: World Café durează o oră: 3 runde a câte 20

de minute fiecare. La fiecare rundă se abordează o în-trebare (aceeaşi) la toate mesele şi se notează ideile.


După 20 de minute fiecare participant schimbă masa, cu excepţia unui participant care joacă rolul gazdei (pentru explicaţie vezi diagrama). Rezultatul după o oră de World Café vor fi 4 ‘tablouri ’ (vezi imaginea).

5. Instrucţiuni speciale: în prima rundă trebuie să fie menţionate 5 idei. Dacă la una dintre mese durează mai mult de 20 de minute pentru a identifica 5 idei, se poate folosi timp din a doua rundă pentru a finaliza prima runda cu succes.

6. Fă-ţi timp pentru a prezenta la început metoda. Ma-joritatea oamenilor nu sunt obişnuiţi cu acest tip de întâlniri. Din acest motiv oamenii pot avea reacţii de respingere sau surprindere. Lasă-le timp, nu grăbi lu-crurile. Este ca atunci când guşti un fel nou de mânca-re. Prima întrebare va fi „Ce este asta”. Dar odată ce ai explicat ce ai „gătit” oamenii vor deveni interesaţi. Din experienţă, după 5 – 10 minute majoritatea oamenilor se implică şi le place metoda.

7. Dacă ai mai puţin de 24 de participanţi la o întâlnire poţi lucra cu 3 mese în loc de patru. Situaţia ideală este 4 -6 persoane la fiecare masă. Aşa că dacă ai 15 partici-panţi poţi organiza 3 mese cu 5 participanţi fiecare.


Jozsef Both (APM Harghita)„Având pregătiri, cunoştinţe şi interese diferite trebuie să ajungem la un numitor comun cu toţi factorii interesaţi în privinţa ţelului comun de a proteja valorile naturale.”


12Cum pot crea o atmosferă plăcută?

O atmosferă plăcută este asemenea unei bărci pe mare – te aduce la liman în orice întâlnire. Caută această barcă. Altfel, ai putea fi nevoit să înoţi.


1. Dacă ai la dispoziţie zece ore să pregăteşti o întâlnire, dedică cinci ore pentru pregătirea unei atmosfere plă-cute. Organizează pregătirea într-o atmosferă plăcută – împreună cu colegii în parc, seara la un pahar de vin, sau la birou cu o prăjitură de la bunica.

2. Încăperea în care are loc întâlnirea este un factor che-ie pentru o atmosferă plăcută. Încăperea trebuie să fie spaţioasă, luminată natural şi cu posibilitate de aerisire. Notă: e uşor să faci o cameră mare “mai mică” (găseşti cea mai bună parte a camerei şi o aranjezi pe aceea), este însă imposibil să faci mare o cameră mică.

3. Poţi influenţa atmosfera în avans prin intermediul in-vitaţiei. Alcătuieşte cu cuvintele tale un bun venit pri-etenos.

4. Caută un decor corespunzător. Întâlnirile formale la masă, întâlnirile de planificare sau de creaţie la scaune dispuse în cerc. Pentru grupe de lucru nu este necesar ca participanţii să stea pe scaune. Statul în picioare şi plimbatul prin încăpere stimulează idei, întrebări, răs-punsuri, opţiuni.

5. Excursiile la ţară, care permit cultivatorilor locali să discute despre NATURA 2000 în mediul lor, garan-tează asimilarea unei experienţe practice şi poate aju-ta la rezolvarea conflictelor. Într-o atmosferă relaxată puteţi adresa întrebări, cum ar fi cele despre metodele


de cultivare, ce s-a schimbat faţă de acum 50 ani, care sunt planurile cultivatorilor.

6. Începe introducerea cu un bun venit călduros în locul detaliilor tehnice plicticoase. Mulţumeşte participanţi-lor că au găsit timp să vină şi spune-le că te bucuri că participă la întâlnire. Spune-le de ce te bucuri – de ex “pentru că suntem într-o fază foarte delicată a proiec-tului nostru şi avem nevoie astăzi de contribuţia voas-tră personală”.

7. Respectă pauzele de cafea programate. De multe ori dialogul faţă în faţă din timpul pauzelor ajută discuţi-ilor din timpul şedinţei - oamenii ‘tăcuţi’ încep să vor-bească, participanţii schimbă impresii, se spun glume. Râsul e cel mai bun stimulent pentru o atmosferă plă-


Vincent Tiel Groenestege (expert din Olanda)“Dragă cititorule, colegii tăi din Regiunea Centru au depus o muncă impresionantă de implicare a factorilor interesaţi. În acest manual poţi citi despre experienţa lor. Nu ezita să îi contactezi şi să le ceri sfatul. Au foarte multe experienţă şi sunt dornici să te ajute.”

CuM PROCEDEZ

CÂND CEVA MERGE

PROST?

Camelia Blaga (Proiectul de Twinning)“Oricare ar fi contextul şi interlocutorii, priveşte co-municarea altfel decât ca pe-o rutină zilnică. Priveş-te-o ca pe o ocazie de sărbătoare pentru care trebuie să-ţi împrospătezi ţinuta mesajelor, să faci ordine în casa ta interioară, să-ţi lustruieşti capacitatea de a asculta şi să fii primitor faţă de ideile altora.”


13Ce fac dacă încăperea în care are loc întâlnirea e prea mică?

Imaginează-ţi că ai organizat o întâlnire publică. Şi vin mult mai mulţi oameni decât te aşteptai. Sunt atât de mulţi încât este imposibil să intre toată lumea. Ce poţi face?


Iată sapte soluţii salvatoare

1. Desigur vei fi iritat într-o astfel de situaţie… dar de fapt meriţi felicitări. Sunt atât de mulţi oameni intere-saţi de tine şi de proiectul tău! Nu e un început exce-lent? Dacă iţi aduci aminte acest fapt, vei fi mai puţin stresat de situaţie. Rămâi calm, acceptă situaţia.

2. Caută soluţii. Care erau iniţial scopurile acestei întâl-niri? Ce scopuri pot fi atinse în această situaţie? Con-centrează-te pe posibile surse de ajutor.

3. Încearcă să găseşti soluţii pentru această provocare îm-preună cu persoane importante dintre factorii intere-saţi. Ei cunosc situaţia locală (alte încăperi, locuri unde poţi aranja echipamentul tehnic, alternative locale.)

4. Vorbeşte publicului. Urează tuturor bun venit. Mul-ţumeste-le că au venit şi spune-le cum vei proceda în această situaţie.

5. Treceţi într-o altă cameră din apropiere: în aceeaşi clă-dire, sau poate clădiri mai spaţioase în acelaşi sat.

6. Poate poţi organiza doua întâlniri pentru două grupuri. O întâlnire care să înceapă acum, următoarea după o oră sau în ziua (sau săptămâna) următoare pe aceeaşi temă. Altă soluţie poate fi (dacă colaborezi cu colegii) să găseşti altă încăpere în aceeaşi clădire şi să vă impăr-ţiţi în două grupuri.


7. Dintre soluţiile tehnice: încearcă să foloseşti echipa-mentul tehnic astfel încât oamenii din afara încăperii să poată urmări întâlnirea (microfon, amplificator şi boxe). Sau invită reprezentanţi media pentru o trans-misie în direct la televizor, radio sau internet. Sau orga-nizează cu nişte colegi o filmare video. Filmarea poate fi transmisă în ziua următoare pe internet sau la televi-ziunea locală.


Pal Peter (APM Harghita)„Pentru mine, unul dintre cele mai importante lucruri este să ajungem prin contact personal la cât mai mulţi stakeholderi, mai ales la proprietarii de terenuri. Pentru ca sistemul să funcţioneze cu adevărat, avem nevoie de timp şi de încredere în ceilalţi şi în scopul nostru comun.”


14Şi dacă echipamentul meu tehnic nu funcţionează?

Ai pregătit o prezentare frumoasă. Dar când vrei sa începi, echipamentul tehnic nu funcţionează. Mintea ta o ia razna: “Asta chiar e frustrant! Un dezastru! De ce mi se întamplă tocmai mie? Nu vreau aşa ceva! Toată pregătirea şi pentru ce?”. Cum să supravieţuiesti acestei situaţii? Şapte „sfinte“ soluţii care te scot din criză.


Cele sapte „sfinte“ soluţii

1. Încetează să mai strigi la tine insuţi. Concentrează-te pe propria respiraţie.

2. Acceptă situaţia. Analizează atent momentul prezent. Caută posibilităţi în această situaţie nouă.

3. Vorbeşte publicului. Urează tuturor bun venit. Mul-ţumeşte-le că au venit şi spune-le cum vei proceda în această situaţie.

4. Cere-le două lucruri: timp şi ajutor.5. Ia-ţi zece minute pentru a decide ce e de făcut. În pri-

mele cinci minute încearcă să rezolvi problemele tehni-ce cu cineva care te poate ajuta.

6. Încearcă să găsesti soluţii cu câteva persoane importan-te care te pot ajuta. Ei cunosc situaţia locală (de unde poţi face rost de alt echipament, persoane pricepute care te pot ajuta, alternative în limita posibilităţilor lo-cului ..).

7. După 5 minute ia o decizie: reuşim să rezolvăm pro-blema tehnică şi merg înainte cu planul original sau efecutuez prezentarea fără echipament tehnic. Dacă nu rezolvi problema tehnică, alocă-ţi cinci minute pentru un nou plan al întâlnirii. Răspunde la întrebarea: care erau scopurile iniţiale ale acestei întâlniri? Ce scopuri


pot fi atinse în această situaţie? Concentrează-te pe po-sibile surse de ajutor.


Anca Ioaniţescu (APM Braşov)„În organizarea înâlnirilor cu factorii interesaţi trebuie să vă pregătiţi foarte bine înainte, să vă adaptaţi mesajul în funcţie de interesele auditori-ului. Recomand prezentarea de materiale vizuale, pe baza cărora să lansaţi o discuţie interactivă.”


15Cum prezint o problemă mai complicată?

Săptămâna următoare ai o prelegere despre necesitatea reţelei NATURA 2000. Siste-mul natural e foarte complicat. Aceasta face natura un domeniu ştiinţific atât de fascinant. Există însă un lucru pe care tre-buie să îl ştii înainte: nimeni nu va înţele-ge toate detaliile acestei reţele importan-te. Nu vor înţelege cuvinte abstracte cum ar fi ‘coerenţă’ şi ‘semnificaţie’. În loc să foloseşti astfel de cuvinte explică simplu: “pentru a proteja un râu, este stupid să protejezi delta şi să distrugi izvorul”. Me-sajul e mai uşor de înţeles în acest fel.


Ce alte lucruri mai poţi face pentru ca o problemă complicată să fie mai uşor de în-ţeles pentru oameni?

1. Foloseşte ilustraţii bine selecţionate pentru mesajul tău – ele pot transmite informaţii complexe.

a. Acordă-ţi timp pentru selecţie, găseşte un titlu pentru fotografie şi scrie-l sub ea.

b. Comunică mesajul colegilor, prietenilor soţului sau so-ţiei seara şi întreabă-i dacă te-au înţeles.

c. Foloseşte imaginile ca fundal în timpul prezentării tale- participanţii vor face automat legătura dintre mesajul tău şi cel al fotografiei.

d. Dacă nu poţi arăta imagini, vorbeşte în imagini, folo-seşte mirosuri şi alte simţuri. “Acest habitat este o pă-şune abruptă cu multe ierburi, care işi răspândesc mi-rosul în zonă. Poţi găsi pomi fructiferi înalţi, şi umbra lor este cel mai bun loc pentru prânzul fermierului.”.

2. Încearcă să expui problema “complicată” într-o struc-tură simplă:

a. Introducere (o propoziţie);b. Trei aspecte: 1) ce face problema atât de importantă, 2)

ameninţări, 3)exemplu;c. Concluzii, aspecte de viitor.3. Vorbeşte rar. Uită de termenii tehnici şi stiinţifici.


Descrie-i în cuvinte simple fără să-i menţionezi. Respi-ră între chestiunile importante. Urmăreşte dacă parti-cipanţii te înţeleg. Repetă aspectele principale ale me-sajului.

4. Foloseste-te de limbajul corpului. Gesticulează. Nu te ascunde în spatele microfonului sau a mesei – expli-caţiile importante au nevoie de tot corpul tău relaxat – oamenii trebuie să simtă că problema e uşor de înţe-les.

5. Desenează schiţe pe o hârtie în mijlocul mesei sau pe flipchart, ca să explici un sistem complex. Foloseşte cu-lori diferite pentru accentuare…. Încearcă acest lucru înainte – nu e uşor să faci schite simple. Găseşte mesa-jul principal pe care vrei să il transmiţi. Nu uita sa iei marker-e funcţionale.

6. Dă un exemplu practic pentru fiecare concluzie teore-tică. Ţine minte că oamenii işi aduc aminte de obicei doar exemplul.

7. Imaginează-ţi că ai ceva de spus într-un show de te-leviziune: trebuie să spui mesajul tău într-un minut. Fă acest exercitiu înainte de întâlnire. Structurează-ţi informţia. Fii clar. Propoziţii scurte. Date concrete.


Ramona Curelea (MMDD)„Foarte puţini oameni au informaţii complete despre NATURA 2000. Din cauza asta apar şi neînţelegerile care stau la baza multora dintre con-flicte. Informaţia ar trebui adaptată pentru a fi pe înţelesul fiecărui tip de stakeholder.”


16Cum mă descurc cu nivele diferite de cunostinţe în cadrul unei întâlniri?

Când organizezi o întâlnire sau ai o conversaţie cu nişte oameni despre NATURA 2000, toţi vor avea cunostinţe diferite şi o imagine diferită asupra subiectului. Acest lucru poate fi dificil şi te poate obosi câteodată, dar de fapt este o situaţie normală. Cu toţii avem gândurile noastre, cunosţinţe şi păreri despre lucruri şi acestea diferă. Este dificil dar este în acelaşi timp o sursă de ajutor când cauţi soluţii la o problemă. Cum să te descurci cu această realitate a vieţii la începutul unei întâlniri sau conversaţii despre NATURA 2000?


Şapte ponturi care te ajută să ieşi din această ‘junglă de cunostinţe’

1. Cel mai important lucru: ascultă. Ascultarea activă în-seamnă să fii deschis la ceea ce îţi spune o altă persoană. Încearcă să fii într-adevăr curios şi uită de povestea ta în timp ce asculţi.

2. Dacă vrei să discuţi despre NATURA 2000 trebuie să ajustezi nivelul tău de comunicare la nivelul de cunos-tinţe al participanţilor. Presupunem că esti expertul în-tâlnirii, dar ai grijă să nu te comporţi ca un profesor. Dacă acţionezi asa, stabileşti distanţă între tine şi parti-cipanţi şi cooperarea va fi mai dificilă.

3. Ce poţi face să vezi nivel lor de cunostinţe? E foarte simplu: întreabă-i. Adresează întrebări deschise la în-ceputul conversaţiei pentru a iniţia comunicarea. Dacă sunt oameni pe care-i vezi pentru pentru prima dată poţi adresa întrebări deschise cum ar fi: “cum arăta zona aceasta acum 10 ani, s-a schimbat mult? Care sunt lucrurile din această regiune cu care te mândresti şi care sunt lucrurile care pot fi imbunătăţite?” Apoi poţi adresa întrebări precum “Este prima dată când auzi despre NATURA 2000? Ce fel de informaţii aveţi până acum? Ce fel de subiecte doriţi să discutăm în această întâlnire?”


4. Aveţi grijă: există diverse date şi păreri despre NATURA 2000. Deci o a doua întrebare ar putea fi: ce părere aveţi des-pre NATURA 2000? Oame-nii o văd ca pe o şansă sau ca pe o ameninţare? Sau nu este importantă pentru ei? Poate au alte necazuri care îi tulbură mai mult.

5. Dacă ai deja o idee despre ceea ce stiu şi ce cred ei în legătură cu NATURA 2000 îi poţi întreba la ce fel de întrebări doresc răspunsuri în cursul acestei întâlniri sau conversaţii. Deci, poţi ajusta mesajul la întrebările lor. Dacă i-ai ascultat pe ei poţi menţiona de asemenea subiectele pe care doreşti tu să le discuţi în cursul întâl-nirii. Dacă i-ai ascultat întâi pe ei şansele sunt mai mari să asculte şi ei mesajul tău.

6. Dacă doreşti să le spui lucruri noi, potriveşte-ti cuvin-tele cunoştinţelor lor. Încearcă să eviţi cuvinte abstracte precum ‘coerenţă’, ‘habitat’ şi ‘regiune bio-geografică’, şi foloseşte cuvinte simple şi concrete sau exemple pen-tru a explica ce înseamnă acei termeni.

7. Dacă ai discutat subiectul în cursul unei întâlniri re-petă chestiunile principale sau concluziile cu cuvintele tale şi verifică dacă toata lumea e de acord cu rezumatul tău.


Inge Zechmann (expert din Austria)“Comunicarea cu factorii interesaţi este o muncă continuă pe care noi o concepem; şi o provocare pe care n-ar trebui s-o ocolim.”


17Ce fac dacă cineva începe să ridice vocea la întâlnirea publică?

Un om din ultimul rând se ridică în picioare şi începe cu voce tare o prelegere foarte expresivă împotriva ta.Ce se întâmplă? În acest moment primeşti informaţii foarte valoroase despre părerile, dispoziţia şi sentimentele persoanei care ridică vocea la tine.


Cum să te descurci în această situaţie?

1. Încearcă să faci un rezumat al comentariilor ‘strigate’ într-o manieră serioasă, repetă câteva din cuvintele fo-losite şi întreabă-l dacă ai înţeles bine.

2. Contactează-l după întâlnire şi încearcă să te mai întâl-neşti faţă în faţă cu el.

3. Încearcă să rezolvi neînţelegerile.4. Dacă cineva işi exprimă opiniile altfel decât ceilalţi – fii

fericit că primesti direct şi usor informaţii despre el.5. Nu fii nervos dacă cineva ridică vocea la tine. Nu în-

trerupe, asteaptă să termine. Este o oportunitate bună pentru tine: toată lumea va asculta răspunsul tău. Fii mândru de asta.

6. Priveşte-l în ochi pe cel care ridică vocea dar observă în acelaşi timp dinamica sălii – sunt sau nu de acord cu afirmaţiile?

7. Dă cuvântul participanţilor “tăcuţi” şi răbdători şi în-treabă-i ce părere au ei.


Szilard Szabo (APM Harghita)„Chiar dacă la început întâlnirile publice îţi dau emoţii şi te temi că nu vei face faţă, o planificare exactă a structurii evenimentului, a mesajelor şi vor-bitorilor, cu anticiparea întrebărilor stakeholderilor şi a răspunsurilor pe care le putem da, te poate ajuta să obţii un rezultat chiar peste aşteptările tale.”


18Cum mă descurc la o întâlnire publică cu tăcerea?

După o scurtă introducere sau prezentare despre subiect astepţi întrebări din partea participanţilor la o întâlnire publică – dar nimeni nu spune nimic. Aceasta poate fi o situaţie foarte neplăcută!


Nu te îngrijora, exista cel puţin sapte modalităţi de a ieşi din situaţie

- Nu fii îngrijorat de tăcere. Faptul că oamenii nu încep întrebările imediat nu înseamnă că prezentarea ta a fost rea. Oamenii au nevoie de timp pentru a se gândi la informaţia pe care ai transmis-o şi pentru a-şi asuma responsabilitatea pentru această parte a întâlnirii., par-tea la care ei pot pune întrebări.

- Încearcă să înduri situaţia cu încă un moment mai mult decât ţi se pare suportabil. Îţi va fi mai uşor dacă îţi concentrezi întrega atenţie asupra propriei tale res-piratii sau asupra unui punct pe perete pe care îl poţi privi.

- Rămâi răbdător şi prietenos. Repetă invitaţia la între-bări după un timp.

- Pregăteşte o întrebare care sa spargă gheaţa din partea cuiva cunoscut dintre participanţi. Poate fi un coleg sau un lider de opinie.

- Pregăteşte întrebări pe care să le adresezi tu audienţei în această situaţie. Întrebările stimulează întrebări. De exemplu “eu v-am spus câte ceva despre acest subiect, care e situaţia în regiunea d-voastră? Ce aspecte sunt specifice regiunii? Ce fel de acţiuni putem implementa special pentru această regiune sau, „ce părere aveţi des-


pre acest subiect?”- Adresează-te unei persoane pe care o cunoşti în public

şi întreab-o/ întreabă-l care e părerea ei/ lui în chesti-unea respectivă. Dar gândeşte-te bine înainte la ce te poţi aştepta din partea acelei persoane.

- Dacă nu (mai) sunt întrebări, declară întâlnirea închisă oficial dar invită oamenii să rămână pentru discuţii bi-laterale.


Maria Cecilia Dobrota (ARPM Sibiu)„Te sfătuiesc să te pregăteşti temeinic! Învaţă să ascuţi interlocutorul, fii realist şi nu promite ceea nu se poate împlini. Consideră stakeholderii ca fiind florile unui pom fructifer: cu cât mai multe flori vor fi polenizate, cu atât mai mare va fi recolta de fructe.”


19Ce fac dacă apar întrebări la o întâlnire publică şi eu nu am răspuns?

Se întâmplă uneori ca în cursul unei întâlniri oamenii să adreseze o întrebare la care nu ai răspuns. Motivul poate diferit. Un motiv poate fi că răspunsul tău depinde de o decizie de la nivel mai înalt şi nu ştii care va fi ea. Alt motiv ar fi că întrebarea este despre un aspect pe care nu îl cunoşti. Ce faci într-o astfel de situaţie?


Aceste şapte puncte te pot ajuta

1. Stai calm. Este perfect normal să nu ai răspuns la toate întrebările. Chiar dacă esti bine pregătit pentru întâlni-re tot pot exista întrebări la care nu poţi răspunde sau pe care nu le-ai prevăzut. Nu eşti un specialist slab dacă nu ai un răspuns imediat. Gândeşte-te că obiectivele şi scopurile NATURA 2000 sunt fixate, dar metodele de a le realiza depind de proiect. Măsurile de conservare trebuie adaptate la condiţiile regionale şi naţionale. În acest caz, “întrebările rămase deschise” (întrebările care nu au răspuns imediat) au un efect pozitiv pentru că deschid procese interactive.

2. Persoanei care a adresat întrebarea dă-i impresia că în-trebarea este importantă sau interesantă.

3. Fii sincer şi autentic, fără smecherii!4. Priveşte în ochi persoana care adresează întrebarea.5. Repetă întrebarea în cuvintele tale. Ideea e să verifici

dacă ai înţeles corect. Pentru el este un semn că iei în-trebarea în serios.


6. Fii sincer că nu poţi răspunde la întrebare sau că nu poţi răspunde acum, dar spune-i participantului care a adresat întrebarea cum vei proceda pentru a afla răs-punsul.

7. În cât timp trebuie să revii cu un răspuns? Depinde de intrebare. În fiecare caz e bine să propui o a doua întâlnire (de ex după 4 săptămâni) unde poţi clarifica întrebările rămase deschise. O soluţie alternativă este să publici răspunsul în ziarul local.


Lajos Berde (APM Covasna)„Pe mine m-au impresionat cel mai mult metodele de lucru predate de experţi şi modul de abordare a procesului de comunicare cu factorii interesaţi. Ex-emplele din alte ţări, chiar dacă sunt un pic diferite de felul nostru de a fi, le putem prelua şi noi pentru a reuşi.”


20Ce fac dacă toţi sunt împotriva mea?

La prima vedere o astfel de situaţie îţi îngreunează munca. Dacă te gândeşti însă mai bine, o face şi mai interesantă. Cineva este împotriva ta – asta înseamnă că acea persoană este interesată de ceea ce faci. Şi nu este asta premisa pentru orice proces de colaborare?!


Cele 7 sfinte puncte de reţinut

1. Începe să citeşti cărţi şi publicaţii de interes pentru “adversarii” tăi. (ex. cărţi despre exploatarea forestieră). Cumpără periodicele pe care le citesc ei (ex. „Revista Ferma”). Încearcă să le înţelegi interesele. Cercetează şi află detalii despre motivele posibile ale atitudinii lor ostile faţă de proiectul tău.

2. Încearcă un joc de roluri cu colegul tău. Pune-te în lo-cul “adversarului”. Poate vei vedea lumea cu alţi ochi.

3. Găseşte cele mai bune argumente amuzante împotriva ta - şi amuză-te. 4. Înainte să dai ochii cu adversarul pregăteşte-te. Gân-

deşte-te la obiectivele şi interesele tale, pune-le pe hâr-tie, poate sub forma unor imagini, identifică punctele la care poţi fi flexibil în poziţia sau măsurile pe care vrei să le promovezi.

5. Când adversarul îţi explică punctul lui de vedere – fii recunoscător, ascultă tot ce are de spus fără să-ţi ocupi mintea cu pregătirea răspunsurilor pe care I le vei da.

6. Notează-ţi pe scurt cele mai importante lucruri din dis-


cuţie pentru a documenta întâlnirea atât pentru el, cât şi pentru tine. Acest lucru te poate ajuta în viitor când vrei să reproduci parcusul dialogurilor dintre voi.

7. Nu te teme de adversari – majoritatea dintre ei doresc cooperare.

Sissi Samec (Consultant Rezident de Twinning)„Ca individ, poţi îndeplini ordine şi sarcini, dar lucrând în echipă transformi viziunea în realitate.”



21Cum mă descurc cu ziariştii care vin pe neaşteptate la o întâlnire publică?

Ai organizat o întâlnire publică şi are loc o discuţie despre o întrebare foarte detaliată. În acel moment critic apare o echipă de televiziune şi începe să filmeze.


Ce poţi face în această situatie în timpul întâlnirii?

- Moderatorul ar trebui să întrerupă întâlnirea să salute ziaristii şi să explice despre ce e vorba. Spune-le că va fi timp după întâlnire pentru mai multe informaţii. Nu-i opri să filmeze.

- Gândeşte-te la situaţii imprevizibile când pregăteşti în-tâlnirea – asigură-te că există o persoană din grupul tău care se va ocupa de ziarişti când apar. Explică-le situaţia şi spune-le că va fi timp pentru interviuri după.

Te poţi folosi de faptul că au venit ziariştii când întâlnirea s-a terminat

- Intră în discuţie cu ziariştii, acordă-le timp pentru in-terviuri, atât cu tine ca organizator, cât şi cu partici-panţii. Dacă e posibil dă-le materiale informative (re-zumate, broşuri, alte pliante).

- Trece-ţi datele de contact şi actualizează-le când apar modificări. Întreţine interesul ziariştilor faţă de subiect şi informează-i constant despre noutăţi în implicarea factorilor intersati din zona.


… şi pentru întâlnirea următoare şi pentru contactul cu ziariştii în gene-ral

- Dacă nu vrei apariţii neaşteptate – pune pe cineva la intrare.

- Ziariştii pot fi diseminatori importanţi pentru proiec-tul sau mesajul tău – foloseşte cunoştinţele pe care le ai şi spune-le despre proiectul tău şi implicarea partici-panţilor.

- Invită activ ziariştii la întrunirile publice.


Wolfgang Suske (expert din Austria)“Am fost impresionat de faptul că, în timp ce am discutat despre conflicte, communicate de presă, prezentări publice, moderare, metode de lucru pen-tru participare, am avut întotdeuana timp suficient şi să …râdem. Am râs seara, în pauze, la prânz, la micul dejun, la atelierele de lucru, la aeroport. Pen-tru a munci bine este esenţial să te simţi bine.”


22Cum pot crea un proces verbal eficient?

‘În iunie anul trecut ai avut o idee excelentă despre cum să te descurci în “întâlnirile tăcute”. Cum era oare? O poţi găsi în procesul verbal la pagina 4’. Excelent. Munca este bine documentată. Îţi aduci aminte că te-ai întâlnit cu primarul, dar nu îţi aminteşti fiecare detaliu după o lună.Mai ales soluţiile la conflicte necesită o documentaţie clară a procedurii de lucru, astfel încât să observi progresul activităţilor şi să le reproduci dacă e necesar.Nu e foarte plăcut să redactezi un proces verbal. Dar e foarte bine când e temeinic făcut. Fii mândru de el.


1. Dacă există la întâlnire o persoană de genul ‘contabil tipic’ roagă-l să pregătească o schiţă a procesului verbal. ‘Contabilii’ sunt buni ascultători, lucrează cu acurateţe şi bine structurat

2. Foloseşte citate doar dacă un participant cere aceste lu-cru. E suficient un rezumat al remarcilor şi afirmaţiilor concentrate pe mesajul principal al discursului. Nu e necesar să notezi fiecare cuvânt.

3. Începe cu informaţiile principale ale întâlnirii: data, locul, ora (început şi sfârşit), termină cu o listă completă a participanţilor şi datele lor de contact.

4. Fă un rezumat pe prima pagină într-un chenar cu cele mai importante “sarcini” şi cu responsabilii. De exem-plu:

• aranjează cu primarul o dată pentru o întâlnire publică (Mihai)

• sună ministrul pentru a clarifica situaţia actuală a plaţilor compensatorii (Cecilia)

• pregăteşte invitaţiile şi consultă ”Manualul” (Flaviu – în colaborare cu Mihai)

• fă fotografii la următoarea întâlnire publică – şi nu uita stick-ul USB (Vincent)

5. Organizează fiecare punct de discuţie astfel încât să fie uşor de revizuit conţinutul. Începe cu o introducere: de ce era acest punct necesar de discutat ‘Momentan


nu e clar cum să compensăm fermierii ..’. Fă un re-zumat al celor mai importante afirmaţii şi termină cu o concluzie ‘Concluzie: (Dl. X…) va suna la departa-mentul responsabil al ministerului pentru a obţine noi informaţii’. Ajută să scrii concluzia cu litere îngroşate.

6. Nu uita să anexezi la procesul verbal rezumatele, prezentările sau alte documente.

7. Trimite procesul verbal tuturor participanţilor şi cere-le permisiunea de a-l publica (sau de a-l finaliza ca un proces verbal oficial). Mai ales dacă ai folosit citate e necesar ca participanţii să fie de acord cu afirmaţiile ‘lor’.


Abrevieri:

ANPM - Agenţia Naţională de Protecţie a MediuluiAPM - Agenţia de Protecţie a MediuluiARPM - Agenţia Regională de Protecţie a MediuluiMMDD - Ministerul Mediului şi Dezvoltării DurabileONG - Organizaţie neguvernamentală

Proiectul de Twinning PHARE RO 2004 IB-EN-02“Implementarea şi Controlul Aquis-ului

Comunitar de Mediu focusat pe Protecţia Naturii”

Text: W. Suske, V. Tiel Groenestege, I. ZechmannTraducere: C. Blaga, R. DobrotăFotografii: V. Tiel GroenestegeIlustraţii: S. Szabo, C. Cengher, V. Tiel GroenestegeDesign: A. van der HelmTehnoredactare şi tipar: Tipografia Honterus SibiuData editării: Octombrie 2007

Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a Uniunii Europene. Pentru sesizări PHARE: [email protected]

ghid de prim - ajutor

Documents