Tehnologia Aplicaţiilor Office

Formatarea condiţională

Formatarea condiţională permite aplicarea unor efecte de formatare asupra unor celule sau

câmpuri dintr-un registru de lucru pe baza unor condiţii. În mod practic, formatarea condiţională

implică definirea unor reguli ce vor fi aplicate unei celule sau unei plaje de celule. În cazul în

care condiţia este adevărată, zona de celule este formatată pe baza acelei restricţii definite; altfel

rămâne formatarea iniţială. Caracteristica acestui tip de formatare constă în faptul că, în cazul în

care valoarea dintr-o celulă se modifică, automat se modifică şi formatul celulei respective, în

funcţie de condiţia definită. Modificarea formatului permite utilizatorului sesizarea vizuală

asupra conţinutului celulei respective. În acelaşi timp, formatarea condiţională reprezintă o

tehnică utilizată frecvent pentru identificarea erorilor de introducere a datelor şi a valorilor

neobişnuite.

Dacă în versiunile anterioare (Excel 97-2003) formatarea condiţională permitea definirea a

maximum trei reguli, Excel 2007, 2010 şi 2013 oferă utilizatorilor facilităţi suplimentare de

formatare condiţională (numărul de condiţii ce pot fi impuse la o formatare condiţională nu mai

este restricţionat decât de memoria disponibilă a calculatorului pe care se lucrează).

Aplicarea formatării condiţionale presupune selecţia plajei de celule pentru care se doreşte a se

aplica formatarea condiţională şi din tab-ul Home, grupul Styles se alege una dintre opţiunile

disponibile în cadrul comenzii Conditional Formatting. Se pot utiliza reguli predefinite oferite

de Excel sau reguli definite de către utilizatori.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Obs: Exemplificarea se va realiza pe Baza de date “Asigurări” (plaja de celule A5:G30) care

gestionează activitatea mai multor societăţi de asigurare:

Excel 2010/2013 oferă o gamă diversificată de reguli predefinite de formatare precum:

Highlight Cells Rules – include exemple de reguli ce oferă formatarea în culori

diferite a celulelor atunci când acestea conţin date numerice care sunt egale (Equal To..),

superioare (Greater Than...) sau inferioare (Less Than...) unei valori de comparare, date

care sunt cuprinse între două borne valorice (Between..), atunci când conţin anumite şiruri

de caractere (Text that Contains...), diferite date calendaristice (A Date Occurring..),

elemente unice sau duplicat (Duplicate Values..).

Exemple:

1. Să se afişeze pe fundal roşu toate sumele asigurate cu valori mai

mari de 50000.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Tehnologia Aplicaţiilor Office

2. Să se formateze pe fundal galben datele corespunzătoare asigurărilor

încheiate în ultimele 7 zile.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Top/Bottom Rules - include reguli ce oferă formatări în culori diferite a celulor

selectate atunci când conţinutul acestora este în primele “n” valori (Top 10 Items..),

ultimele “n” valori (Bottom 10 Items), primele “n %” valori (Top 10%), ultimele n%

(Bottom 10%), peste media valorică (Above Average), sub media valorică (Below

Average).

Exemple:

3. Să se formateze pe fundal gri primele 5 valori aferente coloanei

Suma asigurată.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

4. Să se formateze cu font roşu valorile aferente coloanei Suma

asigurată care sunt mai mari decat media tuturor sumelor asigurate.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Data Bars – opţiunea relevă din punct de vedere grafic diferenţele valorice existente

între datele numerice conţinute de un câmp al foii de calcul curente, barele specifice

acestei facilităţi de formatare grafică putând fi uşor asimilate unor histograme dispuse

orizontal. Lungimea barelor diferă în raport cu mărimea valorică a sumelor din domeniul

respectiv, aceste diferenţe fiind mai evidente în măsura în care se optează pentru

redimensionarea coloanelor ce conţin aceste valori în sensul măririi lăţimii acestora.

Exemplu:

5. Să se formateze printr-un set de bare de culoare albastră valorile

aferente coloanei Suma asigurată.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Colors Scales – permite aplicarea unor culori de fundal folosind nuanţe diferite sau

diverse culori în funcţie de mărimea valorică a celulelor aferente câmpului pentru care se

doreşte formatarea condiţională. Nuanţele respective sunt mai pronunţate pentru valorile

mici şi din ce în ce mai pale pentru valori mari ale câmpului.

Exemplu:

6. Să se formateze pe o scală graduală în 2 culori valorile coloanei

Suma asigurată (de la portocaliu intens pentru valorile cele mai

mici către galben care reprezintă valorile cele mai mari).

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Icon Sets – permite aplicarea unui set de pictograme prestabilite celulelor selectate,

proporţional cu valorile acestora.

Exemplu:

7. Să se formateze printr-o pictogramă predefinită sumele asigurate cu

valori mai mari de 120 000.

În această situaţie formatarea condiţională se va realiza prin două reguli: una care va permite

asocierea pictogramelor şi a doua care va restricţiona afişarea acestora doar pentru valori mai

mari de 120.000.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

În mod practic, demersul acţiunilor de formatare condiţională se va structura pe următoarele

etape:

Se defineşte prima regulă astfel: se

selectează plaja de celule de formatat

(valorile coloanei Suma asigurată -

domeniul F6:F30) şi din tab-ul Home,

grupul Styles se apelează comanda

Conditional Formatting - Icon Sets.

Pe domeniul selectat se apelează Manage Rules (din tab-ul Home-Styles-Conditional

Formatting) şi se activează butonul Edit Rules.

Se alege prima opţiune din setul de reguli predefinite – Format on cells based on their

values, şi la descrierea regulii se realizează următoarele setări:

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Modificarea unei reguli de formatare predefinite

Se defineşte cea de-a doua regulă prin activarea comenzii New Rules, din meniul Home-

Styles-Conditional Formating, şi se alege ca tip de regulă Format only cells that contain,

realizându-se descrierea regulii:

Definirea unei noi reguli de formatare

Se revine la managerul regulilor definite prin Home-Styles-Conditional Formating –

Manage Rule şi se bifează caseta Stop If True, pentru regula defintă anterior.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Rezultatul formatării condiţionale se poate observa în figura următoare:

Exemplu de formatare condiţională prin Icon Set

Tehnologia Aplicaţiilor Office

New Rule – permite definirea unei reguli noi de formatare, bazată pe formule logice.

Clear Rules – asigură ştergerea regulilor de formatare condiţională.

Manage Rules – activează caseta de dialog Conditional formatting rules manager în

care utilizatorul poate defini noi reguli, modifica regulile existente sau şterge reguli de

formatare.

Atunci când utilizatorul îşi defineste propria regulă de formatare se va alege comanda New Rule

din meniul Home-Styles-Conditional Formating. In fereasta New Formatting Rule, utilizatorul

va selecta un tip de regulă din lista predefinită:

Format all cells based on their values – se utilizează acest tip de regulă atunci

când se doreşte a fi scoase în evidenţă valori prin bare grafice, scale de culori, seturi de

pictograme.

Format only cells that contain: se utilizează acest tip de regulă atunci când se

urmăreşte definirea unor reguli bazate pe comparatii matematice, reguli bazate pe text,

date calendaristice, erori etc. Această regulă este similară cu formatarea condiţională din

versiunile anterioare Excel.

Format only top or bottom ranked values: se utilizează această regulă când se

doreşte evidenţierea primelor “n” valori, a ultimelor “n” valori, primele n%, etc.

Format only values that are above or below average: se utilizează acest tip de

regulă când se doresc a fi identificate celule cu valori peste media sau sub media întregii

selecţii.

Format only unique or duplicate values: se utilizează atunci când se urmăreşte

identificarea celulele cu valori unice sau duplicat dintr-un domeniu specificat.

Use a formula to determine which cells to format: se utilizează pentru definirea

unor reguli de formatare bazate pe formule şi funcţii predefinite.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Exemple:

8. Să se formateze condiţional pe fundal portocaliu sumele asigurate

minime si pe fundal albastru sumele asiurate maxime.

Etape:

Se selecteaza plaja de celule de formatat (domeniul F6:F30) şi din tab-ul Home-Style se

apelează comanda Conditional formatting, cu definirea unei noi reguli New Rule -

Format only cells that contain.

În mod practic, definirea primei reguli care va formata salariul minim se va realiza astfel:

Similar se defineşte a doua regulă pentru salariul maxim:

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Rezultatul formatării condiţionale se poate observa în figura următoare:

9. Să se formateze condiţional pe fundal verde numele asiguraţilor cu

sumele asigurate minime şi pe fundal galben numele asiguraţilor cu sumele

asigurate maxime.

Tehnologia Aplicaţiilor Office

Etapele formatării condiţionale:

Formatarea numelor asiuraţilor cu sumele asigurate minime.

Se selectează prima celulă aferentă numelui primului asigurat (C6) şi se defineşte o

regulă nouă New Rule, din meniul Home-Style- Conditional Formatting. Se alege ca tip

de regulă Use a formula to determine which cells to format, se defineşte formula şi se

alege culoarea de formatare (butonul Format):

Definirea unei reguli de formatare prin formule

Se copiază formatarea acestei celule şi în celelalte celule aferente coloanei Nume si

Prenume asigurat prin Copy – Paste Special –Formats sau prin but. Format Painter .

Similar se procedează pentru formatarea numelor asiguraţilor cu sumele asigurate

maxime prin modificarea formulei şi a culorii de formatare.

Rezultatul formatării se poate observa în figura următoare:

Tehnologia Aplicaţiilor Office