FACTURAREA SI MONITORIZAREA PLATILOR

Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), catre o alta companie sau persoana (clientul), document ce contine lista cu produsele vandute sau serviciile prestate clientului de catre furnizor. O factura mai contine datele de identificare fiscala a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana fizica sau juridica), cota de TVA, precum si pretul, cantitatea si valoarea fiecarui produs vandut.

Factura : Document care certifica o vanzare/cumparare de marfuri

sau prestarea unui serviciu. Act justificativ intocmit de catre compartimentul comercial

al agentului economic in care se consemneaza cu exactitate cantitatea, calitatea si felul marfurilor, pretul unitar, valoarea totala etc., si care sta la baza operatiunilor de vanzare - cumparare sau serveste ca document de informare fiscala, vamala etc.

Document emis de vanzator cumparatorului, prin care se face dovada proprietatii bunului cumparat si a pretului platit.

Factura se emite pe formulare tip, inregistrate la organele financiare.

In situatia cumparaturilor de mica valoare, regula generala este ca nu se emite factura, ci numai un bon.

O factura trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu informatiile prevazute la art.155 alin.(8) din Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare :

Alin. (8) din articolul 155 : - (8) Factura fiscala trebuie sa cuprinda obligatoriu urmatoarele informatii:

a)seria si numarul facturii; b)data emiterii facturii; c)numele, adresa si codul de inregistrare fiscala al

persoanei care emite factura; d)numele, adresa si codul de inregistrare fiscala, dupa caz,

al beneficiarului de bunuri sau servicii; e)denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea

serviciilor prestate; f)valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe

valoarea adaugata;

g)cota de taxa pe valoarea adaugata sau mentiunea scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabil sau neinclus in baza de impozitare, dupa caz;

h)valoarea taxei pe valoarea adaugata, pentru operatiunile taxabile.

Reguli privind facturarea

I. Persoane obligate să emită factură

Persoana impozabilă care efectuează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, mai putin o operatiune scutita de taxa fără drept de deducere, are urmatoarele obligaţii:- să emită o factură către fiecare beneficiar, cel târziu până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă.- să emită o factură către fiecare beneficiar, pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel târziu până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă.- să emită o factură pentru fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o în situaţia în care vânzarea la distanţă se efectuează dintr-un stat membru spre România, iar locul livrării se consideră a fi în România.- să autofactureze, până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei, fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii către sine.- să emită o autofactură pentru fiecare transfer pe care l-a efectuat în alt stat membru.

Persoana impozabilă care efectuează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii scutită fără drept de deducere a taxei nu are obligaţia întocmirii unei facturi, insa poate să o facă cu condiţia ca factura emisă să conţină informaţiile prevăzute de lege, enumerate mai jos.

II. Elementele obligatorii ale unei facturi

Conform Codului Fiscal, factura trebuie să cuprindă în mod obligatoriu următoarele informaţii:- numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic;- data emiterii facturii;- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată diferă de data

emiterii facturii;- denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care emite factura;- denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal;- denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală ale beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă sau o persoană juridică neimpozabilă;- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal;- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile specifice, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;- baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor sau, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ;- indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;- în cazul în care nu se datorează taxa, o menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversă;- în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, trimiterea la art. 152^1 din CF, la art. 306 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat regimul special;- dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, trimiterea la art. 152^2 din CF, la art. 313, 326 ori 333 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat unul dintre regimurile respective;- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeaşi operaţiune.

III. Menţiuni cu privire la facturare

1. Factura poate fi întocmită în orice limbă oficială a statelor membre ale Uniunii Europene Conform Codului fiscal, factura va fi întocmită în orice limbă oficială a statelor membre ale Uniunii Europene, dar la solicitarea organelor de control trebuie asigurată traducerea în limba română.

Baza de impozitare poate fi înscrisă în valută, dar dacă operaţiunea nu este scutită de taxă, suma taxei trebuie înscrisă şi în lei. Pentru înregistrarea în jurnalele de vânzări baza impozabilă va fi convertită în lei utilizând cursul de schimb. Acesta se stabileşte astfel:- Dacă elementele folosite la stabilirea bazei de impozitare a unui import de bunuri se exprimă în valută, cursul de schimb valutar se stabileşte conform prevederilor comunitare care reglementează calculul valorii în vamă.- Dacă elementele folosite pentru stabilirea bazei de impozitare a unei operaţiuni, alta decât importul de bunuri, se exprimă în valută, cursul de schimb care se aplică este ultimul curs de schimb comunicat de Banca Naţională a României sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectuează decontările, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operaţiunea în cauză.

În cazul în care pentru vânzări de bunuri sau prestări de servicii agenţii economici au obligativitatea de a emite bonuri fiscale conform OUG 28/1999, la solicitarea clienţilor aceştia sunt obligaţi să emită şi factură fiscală. Pe aceste facturi, achitate în numerar, nu este necesară menţionarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, fiind suficientă menţiunea "conform bon fiscal nr./data".

2. NU este obligatorie semnarea şi ştampilarea facturilor. Desi, conform noilor reglementari legislative, semnarea si stampilarea facturilor nu mai este obligatorie, totusi, pentru a elimina eventualele litigii ce pot sa apara, ulterior emiterii unei facturi, intre emitent si beneficiar, legate de faptul ca una dintre parti ar putea sa nu recunoasca o anumita factura, este bine ca orice factura sa fie semnata si stampilata de ambele parti implicate in operatiunea comerciala in baza careia a fost emisa o factura.

Conform legislatiei din tara noastra, faptele de comert se probeaza in instanta si prin facturi acceptate. Alaturi de facturile acceptate, obligaţiunile comerciale şi liberatiunile se probează in instanta cu acte autentice, acte sub semnătura privată, prin corespondenta, prin telegrame, registrele părţilor sau prin orice alte mijloace de proba admise de legea civilă . Din acest motiv, in situatia in care intre partile implicate intr-o fapta de comert nu exista un contract scris, in care sa se prevada in mod explicit si modalitatea de facturare si plata, este bine ca ambele partile implicate intr-o relatie comerciala sa semneze si sa stampileze facturile emise de un creditor, pentru ca acestea sa dobandeasca forta probanta.

Pentru exemplificare putem mentiona Decizia nr. 29/E/12.01.2005 emisa de sectia comerciala a Curtii de Apel Iasi. Aceasta a admis recursul reclamanta S.C. C.E.T S.A care inaintase o actiune împotriva

pârâtei S.C. A.I. S.R.L. Iasi prin care se solicitase obligarea pârâtei la plata sumelor de: 11.955.906 lei c/val energie termica, 6.241.072 lei penalitati de întârziere si 1.537.158 lei cheltuieli de judecata.In prima instanta, Judecatoriei Iasi a respins actiunea formulate de reclamanta S.C. C.E.T S.A, pe motiv ca facturile depuse de reclamanta la dosar nu sunt acceptate la plata de catre pârâta prin semnatura si stampila, asa cum impune art. 46 C.com.

Insa, potrivit art. 46 C.com. obligatiunile comerciale se probeaza cu: acte autentice, acte sub semnatura privata, facturi acceptate, prin corespondenta, prin telegrame, cu registrele partilor, cu martori, sau cu orice alte mijloace de proba admise de legea civila. Prin urmare, legea comerciala nu limiteaza proba obligatiilor comerciale la facturi acceptate, cu atât mai mult cu cât între parti exista încheiat un contract prin care s-a reglementat în mod amanuntit modul în care se va face plata.

Analizând contractul încheiat între parti si depus la dosar, instanta de recurs a constatat ca acesta are ca obiect furnizarea de agent termic; contractul a fost încheiat pe durata nedeterminata. În art. 6 din contract s-a prevazut ca facturarea se va face lunar (alin. 1), iar neachitarea facturii în termen de 30 zile lucratoare conduce la perceperea unei majorari a valorii facturii de 0,2% pe fiecare zi de întârziere, începând cu ziua a 31-a si pâna la achitarea facturii (alin. 3). Clauzele mentionate au fost acceptate de pârâta odata cu semnarea contractului. Astfel, obligatia pârâtei de a plati c/val energiei termice furnizate de reclamanta s-a nascut odata cu semnarea contractului nr. 3907/01.12.1998 (acesta reprezentând „legea partilor” în acceptiunea art. 969 C.civ.) si nu odata cu emiterea facturii lunare. Nu se poate interpreta ca obligatia de plata se naste pentru fiecare factura în parte, la data acceptarii acesteia, fara a se lua în considerare existenta contractului si a clauzelor referitoare la executarea obligatiei de plata. O astfel de interpretare ar da loc la refuzul abuziv de acceptare a facturilor si, deci, la nerespectarea clauzelor contractuale de catre beneficiar.

Prin urmare, este nelegala interpretarea primei instante potrivit careia neacceptarea la plata a facturii echivaleaza cu nedovedirea actiunii, în conditiile în care contractul încheiat între parti este în vigoare, iar obligatia de plata s-a nascut – asa cum am aratat – ca efect al încheierii contractului si nu ca efect al emiterii ori acceptarii facturii. Pentru aceste considerente instanta a admis recursul si a modificat în tot sentinta primei instante, în sensul admiterii actiunii si al obligarii pârâtei la plata pretentiilor solicitate prin actiune, precum si la plata cheltuielilor de judecata de la fond si din recurs.

3. Se poate întocmi o factură centralizatoare pentru mai multe livrări separate de bunuri sau prestări separate de servicii. Factura centralizatoare se poate întocmi în următoarele condiţii :- factura respectivă se referă la livrări de bunuri şi/sau prestări de servicii către acelaşi client, pentru care faptul generator al taxei ia naştere într-o perioadă ce nu depăşeste o lună calendaristică;- toate documentele emise la data livrării de bunuri sau prestării de servicii sunt anexate la factura centralizatoare.

4. Se pot emite facturi de către cumpărător sau client în numele şi în contul urnizorului/prestatorului. Factura se poate întocmi şi de către cumpărătorul unui bun sau serviciu în următoarele condiţii:- părţile să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare;- să existe o procedură scrisă de acceptare a facturii;- cumpărătorul să fie stabilit în Comunitate şi înregistrat în scopuri de TVA în România.- atât furnizorul/prestatorul, în cazul în care este înregistrat în România cât şi cumpărătorul să notifice prin scrisoare recomandată organului fiscal competent aplicarea acestei proceduri de facturare, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a o iniţia, şi să anexeze la notificare acordul şi procedura de acceptare.- factura să fie emisă în numele şi în contul furnizorului/prestatorului de către cumpărător, şi trimisă furnizorului/prestatorului;- factura să cuprindă elementele obligatorii menţionate mai sus;- factura să fie înregistrată într-un jurnal special de vânzări de către furnizor/prestator, dacă acesta este înregistrat în scopuri de TVA în România.

5. Se pot transmite facturi şi prin mijloace electronice Pentru transmiterea facturilor prin mijloace electronice trebuiesc îndeplinite următoarele condiţii:În cazul operaţiunilor efectuate în România, inclusiv pentru livrări intracomunitare: - părţile trebuie să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare;- furnizorul/prestatorul şi/sau cumpărătorul, dacă sunt înregistraţi în scopuri de TVA trebuie să notifice, prin scrisoare recomandată, organul fiscal competent că vor aplica o astfel de procedură de facturare, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a o iniţia, şi să anexeze la notificare acordul;- trebuie să se garanteze autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturii prin semnatură electronică, conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronică;

- trebuie să existe un document centralizator pe suport de hârtie, cu evidenţa tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date, într-o lună calendaristică de o persoană impozabilă sau a tuturor facturilor astfel primite într-o lună calendaristică de orice persoană obligată la plata taxei, în cazul în care furnizorul/prestatorul nu este înregistrat.

Pentru achiziţiile intracomunitare efectuate în România: - părţile trebuie să încheie un acord prin care să se prevadă această procedură de facturare;- cumpărătorul, în cazul în care este persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă înregistrată în scopuri de TVA, trebuie să notifice, prin scrisoare recomandată, organul fiscal competent că va aplica o astfel de procedură de facturare, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a o iniţia, şi să anexeze la scrisoare acordul;- trebuie să existe un document pe suport de hârtie, cu evidenţa tuturor facturilor primite prin schimbul electronic de date, într-o lună calendaristică de orice persoană impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă înregistrată;

De asemenea, factura in forma electronica, indiferent de felul operatiunilor pentru care a fost emisa, trebuie sa respecte formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii.Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor.Referitor la anularea facturilor emise in forma electronica, aceasta se realizeaza printr-un accord scris intre parti, prin care se specifica anularea de comun accord a facturii si care va contine urmatoarele informatii:- seria si numarul fiecarei facturi anulate;- data emiterii fiecarei facturi anulate;- data transmiterii fiecarei facturi anulate;- data anularii;- semnatura olografa a partilor si stampila, unde este cazul.

Acordul privind anularea facturilor emise in forma electronica se intocmeste in trei exemplare, dintre care unul ii ramane emitentului, unul beneficiarului, iar al treilea este pastrat de persoana abilitata sa anuleze factura electronica. Atat emitentul, cat si beneficiarul opereaza modificarea in Registrul electronic de evidenta a facturilor in forma electronica. Emitentul anuleaza factura, specificand aceasta operatiune prin marcarea facturii in forma electronica drept anulata, atasand semnatura electronica si marca temporala corespunzatoare

momentului anularii, astfel incat anularea sa fie evidentiata la vizualizarea facturii in forma electronica. Emitentul este obligat sa notifice Ministerului Economiei si Finantelor anularea facturii in forma electronica, mentionand datele de identificare a fiecarei facturi anulate si data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea.

Referitor la arhivarea facturilor in forma electronica mentionam faptul ca aceasta se poate face si de alte persoane decat emitentul acestora, în temeiul unui contract valabil încheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronică, autorizat in acest sens. Conform reglementarilor in vigoare, emitentul facturii in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:- sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei;- sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;- sa foloseasca personal avand cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;- sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;

6. Se pot emite facturi de către un terţ în numele şi în contul furnizorului sau prestatorului. Conform Codului Fiscal emiterea facturii poate fi externalizată, respectiv factura se poate întocmi de un terţ în următoarele condiţii:- furnizorul/prestatorul trebuie să notifice prin scrisoare recomandată organul fiscal competent că emiterea de facturi va fi realizată de un terţ, cu cel puţin o lună calendaristică înainte de a iniţia această procedură, şi să anexeze la scrisoare numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al terţului;- factura trebuie să fie emisă de către terţ în numele şi în contul furnizorului/prestatorului;- factura trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii prevăzute în codul fiscal;- facturile trebuie să fie puse la dispoziţia organelor fiscale competente fără nici o întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru.

7. Facturile se pot stoca prin orice metode şi în orice loc. Facturile emise şi primite se pot stoca prin orice metode şi în orice loc în următoarele condiţii:locul de stocare să se afle pe teritoriul României, cu excepţia facturilor emise şi primite prin mijloace electronice, care se pot

stoca în orice loc dacă, pe perioada stocării: - se garantează accesul on-line la datele respective;- se garantează autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturilor, precum şi faptul că acestea sunt lizibile;- datele care garantează autenticitatea sursei şi integritatea conţinutului facturilor sunt de asemenea stocate;facturile sau conţinutul facturilor emise şi primite, în cazul stocării prin mijloace eletronice, să fie puse la dispoziţia organelor fiscale competente fără nici o întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru.

Transmiterea şi stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă transmiterea sau punerea la dispoziţia beneficiarului, precum şi stocarea, prin echipamente electronice de procesare şi stocare de date, inclusiv compresia digitală, pe baza de cabluri telegrafice, transmisie radio, tehnologiilor optice sau de alte mijloace electromagnetice.

8. Facturile emise pentru plăţi în avans se regularizează prin stornarea facturii de avans Regularizarea facturilor emise pentru plăţi în avans se realizează prin stornarea facturii de avans la data emiterii facturii pentru contravaloarea integrală a livrării de bunuri şi/sau prestării de servicii. Stornarea se poate face separat sau pe aceeaşi factură pe care se evidenţiază contravaloarea integrală a livrării de bunuri şi/sau prestării de servicii.

În cazul reducerilor de preţ acordate de producătorii/distribuitorii de bunuri, pe bază de cupoane valorice, facturile de reducere se întocmesc direct pe numele comercianţilor care au acceptat cupoanele valorice de la consumatorii finali, chiar dacă iniţial facturile de livrare a bunurilor pentru care se acordă aceste reduceri de preţ au fost emise de producători/distribuitori către diverşi intermediari cumpărători-revânzători. La rubrica "Cumpărător" se înscriu datele de identificare ale cumpărătorului care a acceptat cupoanele valorice de la consumatorii finali. În plus, în factura de reducere de preţ se va menţiona "reducere de preţ acordată în baza cupoanelor valorice".

9. Facturile se vor întocmi de către organele de executare silită în cazul bunurilor supuse executării silite şi care sunt livrate prin organele de executare silită. În cazul bunurilor supuse executării silite care sunt livrate prin organele de executare silită, factura se va întocmi de către organele de executare silită pe numele şi în contul debitorului executat silit. În factură se face o menţiune cu privire la faptul că facturarea este realizată de organul de executare silită către care se fac şi plăţile de

către cumpărător. Originalul facturii se transmite cumpărătorului, iar exemplarul al doilea se transmite debitorului executat silit. Prin organe de executare silită se înţelege persoanele abilitate prin lege să efectueze procedura de executare silită.

Dacă organul de executare silită încasează contravaloarea bunurilor inclusiv taxa de la cumpărător sau de la adjudecatar, are obligaţia să vireze la bugetul de stat taxa încasată de la cumpărător sau adjudecatar în termen de 5 zile lucrătoare de la data la care adjudecarea a devenit executorie. Pe baza documentului de plată a taxei pe valoarea adăugată transmis de organele de executare silită, debitorul executat silit evidenţiază suma achitată, cu semnul minus, în decontul de taxă pe valoarea adăugată la rândul de regularizări taxa colectată din decontul de taxă. În cazul în care cumpărătorul sau adjudecatarul are obligaţia să plătească la unităţile Trezoreriei Statului taxa aferentă bunurilor cumpărate, organului de executare silită nu-i mai revin obligaţii referitoare la plata taxei.

Organele de executare silită înregistrează taxa din facturile pentru operaţiuni de executare silită emise în alte conturi contabile decât cele specifice taxei pe valoarea adăugată. Dacă organul de executare silită este persoană înregistrată în scopuri de TVA, nu va evidenţia în decontul de taxă operaţiunile respective.Factura de executare silită emisă de organul de executare silită va conţine, pe lângă informaţiile obligatorii ale unei facturi, numele şi datele de identificare a organului de executare silită prin care se realizează livrarea bunurilor şi menţiunea, "Factura pentru operaţiuni de executare silită".

10. Se pot emite şi facturi simplificate, mai puţin pentru livrările intracomunitare de bunuri. În vederea emiterii de facturi simplificate, persoanele impozabile trebuie să depună o solicitare la Direcţia de reglementări contabile din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor. Solicitările, însoţite de avizul acestei direcţii, vor fi transmise Direcţiei de legislaţie în domeniul TVA din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor în vederea consultării Comitetului TVA. Facturile simplificate se pot emite numai după consultarea Comitetului şi transmiterea unui răspuns pozitiv către solicitanţi.

Facturile emise în sistem simplificat să conţină cel puţin următoarele informaţii:- data emiterii;- identificarea persoanei impozabile emitente;- identificarea tipurilor de bunuri şi servicii furnizate;

- suma taxei de achitat sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia.

11. Reguli privind regimul intern de numerotare a facturii Începand cu 01.01.2007, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, sunt obligate să asigure un regim intern de numerotare a facturii, monetarului, chitanţei, precum şi a avizului de însoţire a mărfii.

Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale, sedii secundare, etc.

IV. Scutiri cu privire la facturare

Contribubailii sunt scutiţi de obligaţia emiterii facturii, pentru următoarele, cu excepţia cazului în care beneficiarul solicită factura:- transportul persoanelor cu taximetre, precum şi transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau a abonamentelor;- livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, consemnate în documente, fără nominalizarea cumpărătorului;

V. Autofacturarea

Au obligatia sa autofactureze urmatoarele categorii de persoane in situatiile prevazute mai jos:

1. Persoanele înregistrate conform art. 153 CF au obligatia sa factureze fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii către sine. Persoanele inregistrate conform art. 153 CF sunt persoanele impozabile care au sediul activităţii economice în România şi realizează sau intenţionează să realizeze o activitate economică ce implică operaţiuni taxabile şi/sau scutite de taxa pe valoarea adăugată cu drept de deducere

Autofactura pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii către sine trebuie emisă cel târziu până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă si numai dacă operaţiunile în cauză sunt taxabile.Autofactura emisa in aceste conditii trebuie sa cuprinda următoarelor informaţii:- numărul facturii, care va fi un număr secvenţial acordat în baza uneia sau mai multor serii, care identifică în mod unic o factură;- data emiterii;- numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile, la rubrica furnizor;- pentru situaţiile prevăzute la art. 128 alin. (4) lit. a), c) şi d) din CF, şi la prima teză a art. 129 alin. (4) lit. a) din CF, la rubrica cumpărător se înscriu numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile.- numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA ale beneficiarului, la rubrica cumpărător, pentru situaţiile prevăzute la art. 128 alin. (4) lit. b), şi a doua teză a art. 129 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal;- denumirea şi descrierea bunurilor livrate sau serviciilor prestate;- valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa;- cota de taxă aplicabilă;- valoarea taxei colectate.

Informaţiile din factura emisă prin autofacturare se înscriu în jurnalele pentru vânzări şi sunt preluate corespunzător în decontul de taxă prevăzut, ca taxă colectată.

2. Orice persoana impozabilă pentru fiecare transfer de bunuri aparţinând activităţii sale economice din România pe care l-a efectuat în alt stat membru cu excepţia nontransferurilor.

In acest caz, factura se emite numai în scopul taxei, fiind obligatorie menţionarea următoarelor informaţii, care se vor înscrie în jurnalele pentru vânzări.:- numărul facturii va fi un număr secvenţial acordat în baza uneia sau mai multor serii, care identifică în mod unic o factură;- data emiterii;- la rubrica furnizor, numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA din România al persoanei impozabile, iar în cazul persoanei impozabile nestabilite în România, care şi-a desemnat un reprezentant fiscal în România, se va înscrie denumirea/numele persoanei care efectuează transferul, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153 din Codul fiscal, ale

reprezentantului fiscal;- numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA acordat de autorităţile fiscale din alt stat membru persoanei impozabile care realizează transferul, la rubrica cumpărător;- adresa exactă a locului din care au fost transferate bunurile, precum şi adresa exactă a locului în care au fost transferate bunurile;- denumirea şi cantitatea bunurilor transferate;- data la care au fost transferate bunurile;- valoarea bunurilor transferate;

3. Orice persoana pentru fiecare achiziţie intracomunitară efectuată în România în condiţiile stabilite la art. 130.1 alin. (2) lit. a), respectiv care urmează unui transfer pe care l-a efectuat din alt stat membru. Art. 130.1 alin. (2) lit. A din CF la care se face referire precizeaza opeeratiunile care sunt asimilate unei achiziţii intracomunitare cu plată.Autofactura nu se va emite în situaţia în care a fost emis un document pentru transferul realizat în alt stat membru şi care cuprinde cel puţin elementele menţionate la punctul 2, pe baza căruia se va înregistra achiziţia intracomunitară de bunuri în România.

Informaţiile din autofactura se vor înscrie în jurnalul pentru cumpărări şi vor fi preluate corespunzător în decontul de taxă prevăzut.Autofactura se emite numai în scopul taxei, fiind obligatorie menţionarea următoarelor informaţii:- numărul facturii va fi un număr secvenţial acordat în baza uneia sau mai multor serii, care identifică în mod unic o factură;- data emiterii;- la rubrica cumpărător, numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA din România al persoanei impozabile, iar în cazul persoanei impozabile nestabilite în România, care şi-a desemnat un reprezentant fiscal în România, se va înscrie denumirea/numele persoanei care efectuează achiziţia intracomunitară de bunuri, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153 din Codul fiscal, ale reprezentantului fiscal;- numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA acordat de autorităţile fiscale din alt stat membru persoanei impozabile care realizează transferul, la rubrica furnizor;- adresa exactă a locului din care au fost transferate bunurile din alt stat membru, precum şi adresa exactă din România în care au fost achiziţionate bunurile;- denumirea şi cantitatea bunurilor achiziţionate;- data la care au fost transferate bunurile din alt stat membru;- valoarea bunurilor transferate;

4. Persoana impozabilă revânzătoare, in scopul aplicării art. 152.2 alin. (13) şi (14) din Codul fiscal. Art. 152.2 din CF se refera la regimurile speciale pentru bunurile second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi.

Aceasta va emite o factură prin autofacturare către fiecare furnizor de la care achiziţionează bunuri supuse regimului special şi care nu este obligat să emită o factură. La factură se anexează declaraţia furnizorului care confirmă că acesta nu a beneficiat de nicio scutire sau rambursare a taxei pentru cumpărarea, importul sau achiziţia intracomunitară de bunuri livrate de persoana impozabilă revânzătoare.Factura emisă prin autofacturare trebuie să cuprindă următoarele informaţii:- numărul de ordine şi data emiterii facturii;- data achiziţiei şi numărul cu care a fost înregistrată în jurnalul special de cumpărări prevăzut la lit. a) sau data primirii bunurilor;- numele şi adresa părţilor;- codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile revânzătoare;- descrierea şi cantitatea de bunuri cumpărate sau primite;- preţul de cumpărare, care se înscrie în factură la momentul cumpărării pentru bunurile în regim de consignaţie.

5. Persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA conform art. 153 din Codul fiscal pentru operaţiunile prevăzute la art. 128 alin. (8) lit. f) şi art. 129 alin. (5) lit. a) din Codul fiscal, În cazul depăşirii plafoanelor stabilite la pct. 6 alin. (11) ,Operatiunile prevazute la art. 128 alin. (8) lit. f) CF şi art. 129 alin. (5) lit. a) CF se refera la exceptiile care nu fac parte din livrari de bunuri. Respectiv prestari de servicii cu plata cum ar fi acordarea de bunuri de mică valoare, în mod gratuit, în cadrul acţiunilor de sponsorizare, de mecenat, de protocol sau reprezentare.Aceste persoane au obligaţia să întocmească autofactura numai în scopuri de TVA.Autofactura va cuprinde la rubrica "Cumpărător" urmatoarele informaţii: numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA al persoanei impozabile, la rubrica furnizor.In cazul bunurilor/serviciilor acordate gratuit în cadrul acţiunilor de protocol, sponsorizare, mecenat, în loc de denumirea şi descrierea bunurilor livrate sau serviciilor prestate se poate menţiona, după caz: depăşire plafon protocol, sponsorizare sau mecenat. Normele de întocmire şi utilizare a facturii

Formular cu regim intern de tipărire şi numerotare.

1. Serveşte ca:

document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a bunurilor livrate şi a serviciilor prestate;

document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;

document de încărcare în gestiunea cumpărătorului; document justificativ de înregistrare în contabilitatea

furnizorului şi a cumpărătorului; alte situaţii prevăzute expres de lege

2. Se întocmeşte în două sau mai multe exemplare pentru livrări de bunuri şi/sau prestări de servicii.

În situaţia în care factura nu se întocmeşte în momentul livrării, bunurile livrate sunt însoţite pe timpul transportului de avizul de însoţire a mărfii.

3. Circulă, după caz:

la furnizor; la compartimentul desfacere, în vederea înregistrării în

evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor;

la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate;

la cumpărător; la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea

plăţii, precum şi pentru înregistrarea în contabilitate.

4. Se arhivează, după caz:

la furnizor: la compartimentul desfacere; la compartimentul financiar-contabil; la cumpărător; la compartimentul financiar-contabil.”.

Norme privind regimul intern de numerotare a facturii

1. Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

2. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.

3. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul de la care se emite prima factură.”.

Deci, prin O.M.F.P. nr. 2.226/2006, mai precis, prin anexa 3, pct. 1, se prevede clar, precis şi la modul imperativ că factura serveşte ca document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a bunurilor livrate şi a serviciilor prestate.