Instructiuni mod de lucru facturare din Medallion

1. In momentul incasarii se va emite factura fiscala pentru serviciile prestate. Cand se incarca forma de plata in Medallion, sistemul ne avertizeaza ca nu s-a listat factura fiscala si ne intreaba daca dorim sa o emitem.

Pentru a emite factura vom selecta optiunea “Yes.”

2. In fereastra care se deschide se selecteaza tipul cumparatorului (Guest, Company, Travel Agent) si imprimanta la care se va lista factura dupa are se apasa butonul “OK” “:

3. In fereastra urmatoare se selecteaza optiunea “Print New Folios” pentru emiterea unei facturi fiscale pentru serviciile din nota de plata respectiva.

4. Odata ce factura fiscala a fost emisa si listata, in nota de plata, in campul “Inv.No”, apare numarul facturii fiscale.

Dupa emiterea unei facturi, serviciile facturate nu mai pot fi modificate sau transferate decat daca factura este stornata, folosind functia “Void”.

Dupa listarea facturii fiscale, in nota de plata respectiva se pot incarca alte servicii si plati, pentru care se vor emite alte facturi.

In momentul unei noi incasari, pentru serviciile adaugate in nota respectiva, se va emite o noua factura fiscala, reluand procedura de listare a facturilor.

In urmatorul ecran se va selecta “Print New Folio” si “Ok” :

In acest moament in nota de plata sunt incarcate servicii si plati pentru care s-au emis mai multe facturi fiscale:

Emitere facturi de avans

1 – Pe rezervarile pentru care se achita sume in avans se incarca, in prima nota de plata - Avans cazare si / sau servicii si apoi plata depozit de aceasi valoare. Cand se incarca forma de plata in Medallion, sistemul ne avertizeaza ca nu s-a listat factura fiscala si ne intreaba daca dorim sa o emitem.

Pentru a emite factura vom selecta optiunea “Yes.”

Dupa emiterea facturii de avans, in prima nota de plata se va introduce Avans cazare storno si / sau Avans cazare servicii cu minus, de valoare egala cu avansul facturat.

La introducerea liniilor de Avans cazare storno si / sau Avans servicii storno - intorduceti Nr.factura de avans in denumire, vezi fig. 2.

Fig.2

Practic aveti pe ecran numarul facturii de avans, iar cind introduceti Avans cazare storno treceti doar nr. factura de avans.

1.2 - In cazul in care plata avansurilor se face in mai multe “rate,”avansurile se vor introduce in a doua nota si se vor factura repetand operatiunile descrise anterior.

Stornare factura emisa din Medallion – numai pentru utilizatori cu drept de VOID.

Daca o factura a fost emisa gresit din diverse motive (valoare servicii gresita, date cumparator incorecte etc.), factura poate fi stornata. Facturile emise din Medallion nu se pot anula, ele pot fi doar stornate, folosind functia “Void”.

Pentru a putea storna o factura se apasa click din dreapta pe numarul notei de plata si se alege optiunea “Void”:

In fereastra care apare se va selecta factura ce urmeaza a fi stornata (in acest caz factura “213989”) si se va selecta butonul “OK”:

Dupa alegerea facturii ce trebuie stornata apare fereastra de selectie a imprimantei si se listeaza factura de stornare.

Dupa emiterea facturii de stornare serviciile pentru care s-a emis factura care a fost stornata apar ca nefacturate si pot fi modificate, corectate sau transferate.

Pentru listarea unei noi facturi pentru serviciile de pe nota, se va selecta butonul Print Folio. In ecranul care va aparea se va alege tipul cumparatorului (in acest exemplu “Company”) si se va selecta butonul “OK”:

In ecranul urmator se va selecta optiunea “Print New Folio”:

In acest moment in nota de plata apare numarul ultimei facturi emise pentru serviciile respective (“213992”).

Pentru a tipari o factura emisa anterior se selecteaza butonul “Print Folio” si din fereastra Print Folios se alege butonul “Print Folios Copy”