Factorii de succes pentru implicarea utilizatorului final privind Office 365Factorii esențiali de succes care afectează adoptarea Office 365 și modul în care pot fi utilizați cu succes în cadrul lansării tale

Office 365 schimbă modul în care lucrează organizația ta, dând posibilitatea indivizilor și echipelor să crească productivitatea. Înțelegem că această modificare poate să aibă impact atât asupra angajaților cât și asupra întregii organizații, de aceea este important să înțelegi factorii cheie de succes care contribuie la adoptarea cu succes a Office 365 de către utilizatorul final.

Creșterea gradului de adoptare de către utilizatorul final înseamnă să te asiguri că persoanele din organizația ta înțeleg avantajele pe care le vor obține lucrând într-o nouă manieră, cu Office 365. Pentru a realiza aceste avantaje, este important să iei în considerare câteva întrebări esențiale, care te vor ajuta să abordezi lansarea Office 365 în maniera potrivită:

• Cine sunt părțile interesate cheie care ar trebui să fie implicate în lansarea Office 365?

• Cum poate fi definit succesul? Ce obiective și rezultate de afaceri trebuie să iau în calcul pentru organizația mea, în cadrul utilizării Office 365?

• Cum comunic eficient și cum instruiesc oamenii, astfel încât să fie implicați în noua tehnologie?

Deci, cum poți să răspunzi în mod eficient acestor întrebări, pentru a te asigura că vei obține o lansare de succes și pentru a maximiza rezultatele investiției tale în Office 365?

Citește pentru a afla mai multe.

2

3

2,6

2,0

1,8

Numărul mediu de activități

per client

Figura 1

Organizațiile care intenționează să crească gradul de adoptare Office 365 obțin un grad de utilizare sporitNumărul mediu de activități de adoptare per client, corelat cu gradul de utilizare

Studiu privind gradul de utilizare Microsoft Office 365, Mai 2015

Odată cu implementarea Office 365, este foarte important, încă de la început, să înțelegi importanța investiției în creșterea gradului de adoptare. Studiile au arătat că organizațiile care intenționează să crească gradul de adoptare și investesc în activități specifice dedicate creșterii implicării, obțin un grad de utilizare Office 365 mai ridicat. Acele organizații care investesc în mai mult de două activități legate de adoptarea Office 365, obțin un grad de implicare crescut din partea utilizatorilor proprii (Figura 1).

Am identificat cei mai importanți factori de succes pentru creșterea gradului de adoptare de către utilizatorul final. Este important să înțelegi modul în care fiecare dintre acești factori poate să afecteze adoptarea noii tehnologii și modul în care îi poți folosi în avantajul tău, atunci când lansezi Office 365 în organizația ta.

01. Părți interesate

02. Scenarii

03. Conștientizare și instruire

Factori de succes

4

UTILIZARE SCĂZUTĂUT

ILIZ

ARE

RIDI

CATĂ

UTILIZARE MODERATĂ

Asigurarea participării persoanelor cheie din cadrul organizației tale

Este esențial pentru rezultatul lansării tale de Office 365 să te asiguri că identifici, obții implicarea colectivă și participarea părților interesate cheie. Ca parte din acest proces, unul dintre pașii cei mai importanți este selectarea unui „Proprietar de succes” din cadrul organizației, care va fi persoana cheie pentru deținerea și creșterea rezultatelor de afaceri dorite cu Office 365. Proprietarii de succes pot proveni din oricare segment al organizației, inclusiv IT, atât timp cât orientarea lor principală este către obținerea valorii de business din Office 365, nu doar implementarea tehnologiei.

Este important ca acest proces să fie abordat într-o manieră colaborativă, care să includă nu doar Proprietarii de succes, Sponsorii executivi și Promotorii ci și persoane din segmentele integrale ale afacerii, cum sunt HR, Securitate și Juridic.

01. Părți interesate

5

Figura 2

Cât de vizibilă a fost implicarea CEO-ului sau a conducătorului unui segment al companiei în procesul de transformareImportanța vizibilității

Succesul transformării

Lipsit de succes Succes moderat Succes mare Succes foarte mare

Deloc vizibil 23% 6% 3% 1%

Nu foarte vizibil 29% 22% 10% 13%

Vizibilitate moderată 32% 37% 31% 25%

Foarte vizibil 16% 35% 56% 61%

Demonstrație adaptată din „Crearea unei transformări organizaționale”, Iulie 2008, Trimestrial McKinsey, www.mckinsey.comDrepturi de autor© 2008 McKinsey & Company. Toate drepturile rezervate. Retipărit cu permisiune.

Directori

Prezența unui sponsor executiv implicat activ, un CEO sau un conducător al unui segment al companiei, reprezintă unul dintre vectorii foarte importanți pentru succesul proiectului. Un sponsor executiv este în măsură să genereze susținere din partea managementului de vârf, iar participarea acestuia este esențială pentru creșterea gradului de adoptare a noii tehnologii de către angajați.

Sponsorul executiv creează alinierea strategică cu organizația, contribuind la stabilirea viziunii generale privind Office 365, în cadrul organizației tale și corelând-o la obiectivele organizaționale extinse și comunicând acea viziune altor lideri din cadrul organizației. De asemenea, pot să comunice direct către utilizatorii finali importanța adoptării și valorile și avantajele Office 365, precum și să modeleze comportamentul dorit utilizând ei înșiși Office 365.

Studiile au arătat că proiectele de transformare au mai mult succes atunci când există un sponsor executiv vizibil (Figura 2). Peste 85% dintre respondenți au indicat faptul că atunci când CEO-ul a fost vizibil sau foarte vizibil, proiectul de transformare a fost apreciat ca având succes sau succes foarte mare.

Pentru informații suplimentare despre modul în care un sponsor executiv poate contribui la lansarea de succes Office 365, consultă această resursă:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

6

Promotori

Crearea și folosirea promotorilor Office 365 în cadrul organizației tale este un alt grup important de părți interesate în demersul de stimulare a adoptării Office 365.

Într-un studiu privind utilizatorul final de Microsoft, cercetările au indicat faptul că învățarea de la colegi este printre cele mai eficiente și utilizate metode de învățare a unei noi tehnologii (Figura 3).

Aceste metode sunt insuficient utilizate(utilizare redusă, dar eficiență ridicată)

Învățarea cu ajutorul colegilor se numără printre cele mai eficiente și utilizate metode

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%

% Folosind metoda pentru învățare

% D

intr

e pe

rsoa

ne c

are

afirm

ă că

m

etod

a a

fost

„fo

arte

util

ă”

Studiu privind utilizatorul final SharePoint, Aprilie 2013, Microsoft Corporation

Figura 3

Metode eficiente pentru învățarea de către utilizatorii finali a noii tehnologii

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Managerul meu Angajat IT

Instruire formală (externă)

Instruire formală (internă)

Forumurile comunității

Site web Microsoft

Coleg (nu face parte din conducere și nici din personalul IT)

Personal, prin încercare și eroare

Ghidul sau manualul utilizatorului

Tutoriale onlineMotor de căutare

Învățarea pe cont propriu este, în mare proporție, ineficientă, dar face parte în

prezent din procesul de învățare al multora

Este important să folosești influența pe care colegii o pot avea, prin crearea unui program formalizat, dedicat promotorilor Office 365. Promotorii nu sunt doar pasionați de modul în care pot să utilizeze Office 365, dar sunt și încântați să promoveze și să-și ajute colegii pentru a afla mai multe despre Office 365.

Este o provocare să obții acceptarea fiecărui utilizator din organizație. Promotorii pot ajuta la facilitarea acestui proces și joacă un rol important în adoptarea Office 365. Ei dețin cunoștințele, sunt dispuși să continue să acumuleze experiență și sunt dispuși să își ajute colegii.

Există mai multe aspecte pe care va trebui să le iei în calcul pentru a te asigura de succes atunci când stabilești un program pentru promotori. Promotorii vor trebui să fie instruiți formal, încurajați și împuterniciți să instruiască și au nevoie, de asemenea, de un plan clar pe care să îl execute.

Pentru mai multe resurse care să te ajute să creezi propriul program pentru promotori Office 365 și câteva materiale ajutătoare, descarcă acest ghid:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

7

Figura 4

Care dintre afirmațiile următoare descrie cel mai bine obiectivele pe care compania ta le-a stabilit pentru a defini succesul transformării?Țintind succesul

Succesul transformării

Lipsit de succes Succes moderat Succes mare Succes foarte mare

Bine definit, în sens financiar sau operațional și care reprezintă un adevărat nou nivel de performanță

16% 36% 72% 80%

Bine definit, în sens financiar sau operațional, dar care nu a extins în mod semnificativ compania

20% 32% 20% 13%

Insuficient de bine definit 65% 32% 8% 8%

Demonstrație adaptată din „Crearea unei transformări organizaționale”, Iulie 2008, Trimestrial McKinsey, www.mckinsey.comDrepturi de autor (c) 2008 McKinsey & Company. Toate drepturile rezervate. Retipărit cu permisiune.

Definirea succesului și stabilirea unor obiective clare

Orice proiect de transformare necesită stabilirea unor obiective clare, încă de la început. Țintele bine definite cresc șansele de succes (Figura 4). 80% dintre respondenții unui Sondaj global McKinsey au indicat faptul că un set bine definit de obiective financiare și operaționale a condus la o transformare de foarte mare succes.

01.

Procesul pentru definirea și crearea scenariilor de business acționabile, în vederea lansării Office 365:

Identificarea scenariilor de business. Este important să identifici și să definești scenariile tale de business, în contextul inițiativelor extinse ale organizației. Colaborează cu părțile interesate cheie pentru identificarea rezultatelor sau obiectivelor pe care dorești să le obții cu Office 365.

02. Descoperirea scenariilor de utilizare. Odată ce ai identificat scenariile de business, poți să începi să descoperi scenarii specifice de utilizare Office 365, care să te ajute să realizezi obiectivele stabilite. Scenariile de utilizare de mai jos te pot ajuta cu primii pași în îmbunătățirea productivității tale și a utilizatorilor tăi finali cu Office 365.

Pentru mai multe informații privind identificarea scenariilor, consultă această resursă:https://aka.ms/office365scenarios

02. Scenarii

În cadrul planificării pentru o lansare Office 365, este necesar să identifici scenariile de business ale organizației tale. Acestea reprezintă obiectivele vizate pe care dorești să le atingă organizația ta cu Office 365.

8

Scenariu de utilizare Avantaje

Lucrează eficient de oriundeOffice 365 oferă persoanelor din cadrul organizației tale acces la

tot ce le este necesar pentru a putea lucra de oriunde.

E-mail și Calendar în mișcareOffice 365 este destinația unică pentru e-mail, calendar, fișiere,

contacte și activități – toate disponibile și în mișcare.

Colaborează asupra conținutului

Office 365 îți oferă posibilitatea de a accesa documentele și informațiile necesare, atunci când ai nevoie de ele. Colaborează asupra documentelor

împreună cu membrii echipei, partajează rapoarte și conectează-te cu clienții – de pe orice dispozitiv.

Fă întâlnirile să conteze Skype for Business simplifică modalitatea de întâlnire și conectare online, oriunde te-ai afla, de pe mai multe dispozitive. Videoclipuri HD, partajarea

ecranului și notele în timp real contribuie la relevanța întâlnirilor.

Unește echipaYammer ajută compania să asculte, să se adapteze și să se dezvolte în moduri noi, comportându-se ca o rețea. Inspiră unitate și inovare

permițând instruirea, partajarea și comunicarea.

Poți să folosești, de asemenea, Biblioteca de productivitate pentru a asocia activități specifice, corespunzător funcționalităților Office 365, localizată aici:http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

9

În general, 34% dintre utilizatori sunt dispuși să utilizeze noi tehnologii*. Folosirea unei combinații de campanii interne și instruire pentru promovarea conștientizării și asigurarea disponibilității utilizatorilor finali este foarte importantă pentru a depăși apatia obișnuită cu care sunt întâmpinate lansările de tehnologii noi.*Baza de date privind productivitatea în afaceri a Comitetului de Directori IT

Maximizează impactul și adoptarea

3b. InstruireInstruirea este o componentă esențială a lansării tale Office 365, ajutând utilizatorii finali să înțeleagă modul de utilizare eficientă a Office 365. Tipurile de instruire pot varia de la sesiuni în clasă la ghiduri introductive cu ajutor auto-asistat.

03. Conștientizare și instruire

3a. Gradul de înțelegereCrearea conștientizării este o modalitate puternică de a te asigura că maximizezi impactul și stimulezi adoptarea Office 365. O campanie de conștientizare poate să includă anunțuri interne, buletine informative, evenimente de lansare, întâlniri informale, concursuri și premii pentru a informa și a genera interesul utilizatorilor cu privire la modul în care Office 365 le va fi de folos.

10

Figura 5

Principalele trei activități pentru a crește cu succes gradul de adoptare

% D

intr

e ce

i car

e au

im

plem

enta

t act

ivita

tea

100%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Activități implementate pentru stimularea adoptării

Oferă i

nstru

ire pen

tru

utiliza

torii fin

ali

Crește

conș

tienti

zarea

prin in

termed

iul un

ei

campan

ii inte

rne deru

late

prin m

ai mult

e can

ale

Obține s

usțin

erea

proactivă

a ech

ipei de

cond

ucere

cu ex

perien

ță

Studiu privind gradul de utilizare Microsoft Office 365, Mai 2015

Utilizare ridicată clienți

Utilizare moderată clienți

Utilizare scăzută clienți

Înțelegerea și implementarea acestor factori de succes sunt componente esențiale pentru o lansare Office 365 de succes. Cheia acestui succes o reprezintă alegerea, la început, a unui Proprietar de succes, care va crește continuu gradul de adoptare a acestui nou mod de a lucra. Identificarea părților interesate cheie și obținerea susținerii din partea sponsorilor executivi cu privire la conturarea viziunii tale, vor crea o bază solidă de la care se poate construi o lansare. Identificarea scenariilor de business va ajuta la alinierea obiectivelor tale de business cu Office 365, stabilind traseul pentru implicarea utilizatorilor finali. Devine important, la acel moment, să planifici campanii de conștientizare și strategii de instruire care să asigure utilizarea continuă.

Cel mai bun mod de a începe călătoria Office 365 este să utilizezi Microsoft FastTrack pentru Office 365, serviciul de succes pentru clienți, destinat să ajute transferul tău către Office 365, fluent și cu încredere pentru a oferi valoare afacerii în timp util.

Ca parte din angajamentul oferit clienților eligibili*, Microsoft FastTrack pentru Office 365 va oferi îndrumare, conținut și cele mai bune practici privind modul de panificare pentru adoptarea cu succes a Office 365.

Află mai multe la http://fasttrack.office.com

* Clienții eligibili au minimum 50 de seat-uri pentru produse Office 365 Enterprise/Business, ca produse cu plată Government, Kiosk și Non-profit

© 2017 Microsoft Corporation. Toate drepturile rezervate. Acest document este oferit ca atare. Informațiile și opiniile exprimate în acest document, inclusiv referințele la adrese URL și alte site-uri web, se pot schimba fără notificare. Îți asumi riscul de a-l folosi.

Acest document nu îți oferă niciun drept legal asupra niciunei proprietăți intelectuale pentru niciun produs Microsoft. Poți copia și folosi acest document în scopuri de referință interne.