1

CAPITOLUL 1. Utilizarea aplicaţiei EXCEL

Pentru a deschide aplicaţia de procesare de text există mai multe posibilităţi:

Din tab-ul Start – All Programs – Microsoft Office – Microsoft Excel

De pe Desktop dacă există shortcut

După deschiderea programului pe ecran apare o fereastra specifică acestui program ce conţine: o bară de instrumente numita Ribbon, o pagina albă pentru registru de calcul şi diverse alte bare de instrumente.

1.1. Deschiderea unui registru de calcul existent

Pentru a deschide un document existent se poate alege una dintre următoarele posibilităţi:

Din tab-ul File (Fişier) opţiunea Open (Deschidere)

Apăsând pictograma din bara de acces rapid

Indiferent de posibilitatea aleasă apare urmatoarea ferestră:

Din partea stanga a ferestrei (Panoul de navigare) se va cauta locul de stocare a fişierului

(Desktop, partiţia C sau D, etc). După localizarea registrului de calcul se execută dublu clik

pe acesta (sau se selecteaza si se apasa butonul Open) şi el va fi deschis pe ecran.

1.2. Crearea unui registru de calcul nou

Un registru de calcul nou se poate crea din tab-ul File (Fişier) prin opţiunea New (Nou) sau

prin click pe iconiţa din bara de acces rapid.

2

1.3. Salvarea unui registru de calcul nou

Pentru a salva un registru de calcul, se apelează tab-ul File (Fişier) şi apoi opţiunea Save (Salvare) sau se apasă pictograma din bara de acces rapid.

În fereastra apărută se va introduce numele fişierului şi se va alege calea de salvare a

fisierului.

ATENŢIE!!! În cazul fişierelor existente opţiune de Save va salva modificările făcute în

acel fisier.

1.4. Salvarea registrelor de calcul sub alt nume sau în alt format

Există posibilitatea salvării unei copii a registrului curent, însă sub alt nume. Pentru aceasta se apelează din tab-ul File (Fişier) opţiunea Save As (Salvare ca). După alegerea acestei opţiuni, pe ecran apare caseta de dialog Save As (Salvare ca) în care se stabileşte calea unde se doreşte a se salva copia registrului, precum şi noua denumire a acestuia.

Tot în fereastra de Save As (Salvare ca) există rubrica SAVE AS TYPE (Tip fisier), care vă permite să salvaţi fişierul sub un alt format sau cu o altă extensie. Cele mai importante formate sunt:

Text (.txt) - format ce recunoaşte doar textul dintr-un fişier, nu şi formatările, imaginile, tabelele, etc.

Template (.xlt) - format şablon (un şablon reprezintă un tip special de registru de calcul in care se memorează atât text, cât şi diverse formatări şi setări) .

1.5. Funcţia Help

Dacă nu ştiţi să folosiţi toate funcţiile programului, Excel vă pune la dispoziţie funcţia Help

care vă ajută în diverse situaţii. Această funcţie se poate activa prin apăsarea butonului existent in partea din dreapta sus a ferestrei de lucru, sub butonul de inchidere.. Pe ecran va apărea fereastra Excel Help (Ajutor Excel). Scrieţi întrebarea în câmpul Search for (Căutare pentru) şi apăsaţi butonul Start searching (Pornire căutare) pentru a începe căutarea .

3

Rezultatele gasite sunt afisate sub forma unei liste de legaturi (link-uri). Link-ul continand informatiile dorite se deschide cu click stanga pe titlul acestuia.

1.6. Funcţia de modificare a dimensiunii vizualizării paginii

Modificarea dimensiunii vizualizării paginii se realizează prin apăsarea butonului Zoom (Panoramare) din tab-ul View.

La rubrica Custom se introduce valoarea dorita sau se alege valoarea din cele existente si se apasa Ok.

Sau din partea dreapta jos a ecranului se poate folosi bara de Zoom prin apasarea

butonanelor “plus” sau “minus”.

1.7. Minimizarea si rescalarea zonei cu instrumente (RIBBON)

Aplicatia Excel 2010 contine o zona de lucru in partea de sus a ferestrei aplicatiei, numita

Ribbon (Banda de butoane). In cadrul ei instrumentele (butoanele) de lucru sunt organizate

in grupuri logice numite tab-uri (File, Home, Insert, etc).

4

Ribbon-ul poate fi minimizat in scopul maririi spatiului de lucru.

Minimizarea se realizeaza prin apasarea butonului existent in partea din dreapta sus a

ecranului sau prin dublu click pe tab-ul dorit.

Maximizarea se realizeaza prin apasarea butonului existent in partea din dreapta sus a

ecranului sau prin dublu click pe tab-ul dorit.

O alta particularitate a Excel 2010 este Bara de instrumente cu acces rapid (Quick

Access Toolbar) care se gaseste in partea stanga sus a ferestrei fie deasupra Ribbon-ului

fie sub Ribbon.

Prin apasarea butonului situat in dreapta barei de instrumente va fi afisata o lista cu

comenzi disponibile. In dreptul butoanelor deja existente exista o bifa. Prin selectarea si

reselectarea comenzilor, se realizeaza afisarea respectiv eliminarea lor din lista.

In cazul in care comanda dorita nu se afla in lista derulanta se selecteaza optiunea More

Commands (Mai multe comenzi). In fereastra aparuta cu ajutorul butoanelor Add

(Adaugare) si Remove (Eliminare) puteti adauga si respectiv sterge butoane.

5

1.8. Ajustarea setărilor de bază

Modificarea opţiunilor de bază ale aplicaţiei

Puteţi să modificaţi anumite opţiuni predefinite ale aplicaţiei Excel ca de exemplu: numele

utilizatorului, directorul implicit în care vor fi salvate fisierele şi alte opţiuni. Pentru aceasta va

trebui să apelaţi funcţia Options (Opţiuni) existentă în tab-ul File (Fisier).

Apelarea acestei funcţii va deschide o fereastră de dialog în care puteţi modifica diferite

opţiuni în funcţie de dorinţele dumneavoastră.

Pentru a modifica numele utilizatorului se apasa din stanga butonul General si se

completeaza campul User name.

Pentru a modifica directorul implicit de salvare sau formatul in care vor fi salvate fisierele

excel se apasa butonul Save.

6

CAPITOLUL 2. Lucrul cu celule Fiecare registru de calcul este format din mai multe foi de lucru. Denumirile acestora se pot vizualiza in partea de jos a registrului Sheet 1, Sheet 2 etc (Foaie 1, Foaie 2, etc).

Fiecare foaie de calcul este impartita in coloane si randuri. Coloanele sunt numerotate cu litere A,B,C.... iar randurile cu cifre 1,2,3....

La intersectia unei coloane cu un rand se gaseste celula. Adresa acesteia este formata din litera coloanei si cifra randului pe care se gaseste, ex: A7, B2.

Domeniul este reprezentat de un grup de celule alaturate, ex: A1:D7.

2.1. Introducerea datelor, textului intr-o celulă

Datele sunt introduse prin acţionarea tastaturii. Vă poziţionaţi pe celula dorită şi cu ajutorul tastaturii puteţi introduce datele pe care le doriţi. Atunci când aţi terminat de introdus datele va trebui să apăsaţi tasta Enter.

În celule pot exista date cu valori constante sau date rezultate in urma evaluării unei formule. Prezenţa unei formule intr-o celulă este intotdeauna identificată de caracterul "=" la inceputul acesteia.

La introducerea datelor in celule, ar trebui sa se tina cont de anumite reguli:

- o celula poate contine doar un anumit tip de date (text, numar,etc). Ca urmare este recomandabil sa introduceti valori separate in fiecare celula (de exemplu: numele intr-o celula, prenumele in alta, numarul de telefon in alta, s.a.m.d)

- o lista (tabel) nu trebuie sa contina randuri sau coloane goale

- celulele din jurul listei ar trebui sa fie goale

Foile de calcul

Domeniu

Randuri Coloane

Celula

7

2.2. Completarea automata a unor serii de date.

Dacă aveţi o serie mare de date, pentru a nu completa de mână această serie, programul de calcul tabelar poate realiza acest lucru pentru dumneavoastră. Pentru aceasta va trebui să scrieţi in două celule alăturate primele două valori ale seriei respective. Apoi selectaţi aceste valori, poziţionaţi mouse-ul in colţul din dreapta de jos a celulelor selectate până când cursorul ia forma unei cruciuliţe de culoare neagră şi apoi trageţi cu mouse-ul exact atât de mult cât doriţi pentru a vă completa seria.

De exemplu dacă doriţi să introduceţi numărul curent pentru o serie de 100 de date va trebui să introduceţi primele 2 valori ale seriei şi apoi să completaţi seria automat până la valoarea dorită.

2.3. Anularea şi refacerea comenzilor

Excel permite anularea majorităţii operaţiilor efectuate, cum ar fi introducerea textelor, ştergerea, deplasarea, copierea şi formatarea textelor. Una dintre cele mai importante aspecte ale caracteristicii programului Excel o constituie posibilitatea de anulare a mai multor acţiuni, nu numai a celei mai recente.

În momentul in care s-a greşit ceva in introducerea datelor se apelează funcţia Undo (Anulare) pentru a anula greşeala făcută. Funcţia Undo (Anulare) se găseşte in bara

de acces rapid .

Opusă funcţiei Undo (Anulare) este funcţia Redo (Repetare), care realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Funcţia Redo (Repetare) se găseşte in bara de

acces rapid .

2.4. Selectarea celulelor, coloanelor şi rândurilor

Selectarea unei celule se realizează in diferite moduri folosind tastatura sau mouse-ul. Cea mai simplă modalitate de selectare a unei celule, se face cu ajutorul mouse-ului printr-un click stânga pe celula dorită .

Cea mai simplă modalitate de selectare a unui grup de celule se realizează tot cu ajutorul mouse-ului, ţinând apăsat butonul din stânga şi deplasând cursorul mouse-ului peste celulele care se doresc a fi selectate. Toate celulele selectate vor fi incadrate intr-un chenar negru, cu un fundal albastru.

Pentru a renunţa la selecţie trebuie să daţi un simplu click oriunde pe ecran .

8

In cazul in care celulele care se doresc selectate nu sunt adiacente, se apasă tasta Ctrl şi apoi se selectează cu mouse-ul fiecare celulă dorită.

Selectarea unei coloane intregi sau a unui rând intreg - deplasaţi cursorul mouse-ului deasupra coloanei pe care doriţi să o selectaţi (numită şi etichetă de coloană) şi apoi printr-un click de mouse selectaţi coloana dorită .

Pentru a selecta un rând intreg, deplasaţi cursorul la capătul rândului pe care doriţi să iI selectaţi (denumit şi etichetă de rând) şi apoi printr-un click de mouse selectaţi rândul dorit.

Pentru a selecta intrega foaie de calcul apăsaţi celula din stânga coloanei A şi de deasupra rândului 1. O altă variantă este prin apăsarea tastelor Ctrl+A.

2.5. Copierea, mutarea sau ştergerea celulelor

Pentru a copia o celula sau un grup de celule în altă parte a fisierului sau între fisiere diferite, se selectează celula (celulele), după care se optează pentru una din următoarele variante:

se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+C

se execută click pe pictograma din tab-ul Home

se execută click dreapta mouse şi din tab-ul contextual se alege comanda Copy (Copiere)

Apoi se poziţionează mouse-ul în locul în care se doreşte a fi copiata celula (celulele), după care se alege una din variantele de mai jos:

se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+V.

se execută click pe pictograma aflată aflată în tab-ul Home

se execută click dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Paste (Lipire)

Pentru a muta o celula sau un grup de celule în altă parte a fisierului sau între fisiere diferite, se selectează celula (celulele) care se doreşte mutata, după care se optează pentru una din următoarele variante:

se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+X

se execută click pe pictograma , aflată în tab-ul Home

se execută click dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Cut (Decupare)

Apoi, se poziţionează mouse-ul în locul unde se doreşte mutat textul şi se alege comanda Paste (Lipire), folosind una din variantele prezentate mai sus, la operaţia de copiere

Aplicatia Excel 2010 ofera utilizatorilor o noua optiune: Paste Preview, prin care acestia pot vizualiza in timp real efectele copierii sau mutarii. Astfel, atunci cand se executa click dreapta pentru a alege optiunea de Paste se va apasa unul din cele 6 butoane aflate sub optiunea Paste Options.

- Paste (Lipire) – va lipi continutul celulelor pastrand si formatarea acestora

- Values (Valori) – va lipi continutul celulelor copiate dar fara formatarea acestora

9

- Formulas (Formule) – va lipi doar formula copiata dar fara a pastra formatarea celulelor

- Transpose (Transpunere) – realizeaza inversarea randurilor cu coloanele si invers

- Formatting (Formatare) – pastreaza doar formatarea celulelor fara a lipi continutul acestora

- Paste Link (Lipire Legatura) – realizeaza o legatura intre datele din celula initiala si cele din celula unde s-a efectuat lipirea.

Pentru ştergerea continutului unei celule se poate folosi tasta Delete.

2.6. Inserarea randurilor si a coloanelor

In cazul in care doriti sa adaugati randuri sau coloane va trebui sa tineti seama de faptul ca Excel-ul va introduce randuri deasupra randului selectat si coloane in stanga coloanei selectate.

Atunci când doriţi să introduceţi un rând nou sau o coloană nouă in foaia de calcul puteţi alege una dintre următoarele opţiuni :

Selectati randul sau coloana si folositi tab-ul Home, eticheta Cells – Insert

Selectaţi printr-un click dreapta rândul deasupra căruia doriţi să inseraţi un rând nou şi alegeţi opţiunea Insert (Inserare) din meniul derulant apărut.

Selectaţi printr-un click dreapta coloana in stânga căreia doriţi să inseraţi o noua coloana şi alegeţi opţiunea Insert (Inserare) din meniul derulant apărut

Puteţi introduce un număr maxim de 65.536 de linii şi 256 de coloane

2.7. Stergerea randurilor si coloanelor

Daca se doreste stergerea definitiva a unei coloane sau rand, se selecteaza coloana/randul si apoi se optează pentru una din următoarele variante:

click dreapta pe coloana/rand si se alege optiunea Delete (Stergere)

Tab-ul Home, eticheta Cells – Delete

ATENŢIE!!! Folosirea tastei DELETE va duce la stergerea datelor din coloana/rand si

nu la stergerea intregii coloane/rand.

10

2.8. Găsirea unor date in foaia de calcul

Uneori puteţi avea nevoie de anumite date din foaia de calcul. Dacă dimensiunea acesteia este mare, căutarea acestei date este dificilă. De aceea Excel ne pune la dispoziţie funcţia Find (Găsire). Ea se apelează din tab-ul Home, butonul Find&Select, după ce aţi selectat coloana sau rândul pe care doriţi să se realizeze căutarea, sau prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+F.

Dacă apelaţi funcţia Find (Găsire) fără a selecta o coloană sau un rând, căutarea se va realiza in intreaga foaie de calcul. Ceea ce doriţi să căutaţi se introduce in câmpul numit Find what (De găsit). Pentru a declanşa procesul de căutare, se apasă butonul Find Next (Următorul găsit).

De fiecare dată când datele căutate au fost găsite , căutarea este întreruptă şi celula apare selectată . Pentru a reporni procesul de căutare se apasă din nou butonul Find Next (Următorul găsit) .

2.9. Înlocuirea unor date in foaia de calcul

În multe cazuri este necesară înlocuirea datelor găsite cu alte date.

Functia Replace (Înlocuire) se apelează din tab-ul Home butonul Find&Select sau prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+H .

În caseta Find what (De căutat) se introduc datele căutate, iar în caseta Replace with (Înlocuire cu) se tastează textul nou. Înlocuirea se realizează prin apăsarea butonului Replace (Înlocuire).

După înlocuirea datelor puteţi continua căutarea prin apăsarea butonului Find Next (Următorul găsit) . Dacă se doreşte înlocuirea automată a datelor în întreaga zonă marcată , se apasă butonul Replace AII (Înlocuire peste tot).

2.10. Modificarea dimensiunii rândurilor şi a coloanelor

Pentru a modifica dimensiunea aveţi două posibilităţi :

Manual – cu ajutorul mouse-ului

Pentru modificarea dimensiunii unei coloane veţi poziţiona cursorul pe linia existenta intre etichetele coloanelor (A, B, C, etc) si dupa aparitia cursorului sub

11

forma , tinand butonul stang al mouse-ului apasat, va veti deplasa la stanga sau la dreapta, in functie de latimea pe care o doriti .

Pentru modificarea dimensiunii unui rand veţi poziţiona cursorul pe linia existenta

intre etichetele randurilor (1, 2, 3, etc) si dupa aparitia cursorului sub forma

tinand butonul stang al mouse-ului apasat ,va veti deplasa in sus sau in jos, in functie de inaltimea pe care o doriti.

Executand clik dreapta pe coloana selectata/randul selectat iar din meniul aparut se va alege Column Width (Latime coloana) respectiv Row Height (Inaltime rand). Se va deschide o fereastra in care va trebui introdusa dimensiunea dorita.

Din tab-ul Home prin apasarea butonului Format din cadrul etichetei Cells.

2.11. Sortarea datelor

Atunci când aveţi serii de date de dimensiune mare, căutarea unor date se poate realiza dificil, de aceea Excel vă oferă posibilitatea sortării acestor serii de date crescător sau descrescător, cât şi posibilitatea sortării in ordine alfabetică .

Pentru aceasta va trebui să selectaţi datele pe care doriţi să le sortaţi şi apoi alegeţi butonul Sort&Filter (Sortare si filtrare) existent in tab-ul Home.

Sort A to Z – va sorta in ordine crescatoare Sort Z to A – va sorta in ordine descrescatoare Custom Sort – va permite sa sortati un tabel dupa mai multe coloane

De la Sort by va trebui sa alegeti prima coloana pentru care faceti sortarea. Pentru a adauga si o alta coloana la sortare se apasa butonul Add Level.

Pentru fiecare coloana va trebui sa alegeti si ordinea de sortare: crescator sau descrescator.

ATENTIE!!!!!! Atunci cand sortati tabele de date ar fi de preferat sa folositi optiunea CUSTOM SORT care va permite sa va alegeti coloana sau coloanele pentru care faceti sortare. Daca ati selectat tot tabelul si apasati direct pe SortAZ sau SortZA se va realiza sortarea numai pentru prima coloana.

12

2.12. Fixarea pe ecran a rândurilor şi coloanelor

Dacă se derulează foaia de calcul pe orizontală sau verticală, la un moment dat, în fereastră primele coloane sau rânduri nu mai sunt vizibile. Pentru a menţine vizibile anumite coloane sau rânduri atunci când derulaţi datele pe ecran va trebui să parcurgeţi următorii pasi:

1. Pentru a fixa (îngheţa) datele pe orizontală selectaţi rândul aflat sub datele pe care doriţi să le păstraţi pe ecran. Pentru a fixa (îngheţa) datele pe verticală selectaţi coloana din dreapta datelor pe care doriţi să le păstraţi pe ecran.

2. Din tab-ul View (Vizualizare) alegeti optiunea Freeze Panes (Îngheţare panouri) si apoi din nou Freeze Panes. Apariţia unor linii îngroşate pe orizontală sau verticală indică fixarea coloanelor sau rândurilor.

Daca doriti sa fixati prima coloana sau primul rand nu mai este nevoie sa selectati rand/coloana, ci alegeti direct din meniul Freeze Panes optiunea Freeze First Column sau Freeze Top Row.

Pentru a reveni la forma iniţială a foii de calcul, tot din meniul Freeze Panes alegeti optiunea Unfreeze Panes (Anulare îngheţare panouri).

13

CAPITOLUL 3. Foile de Calcul

3.1. Lucrul cu foile de calcul

Atunci când deschideţi un registru de calcul, pe ecran aveţi implicit 3 foi de calcul. Numărul maxim de foi pe care le puteţi introduce este 256.

Foaia de calcul activă are eticheta selectată şi numele ei apare scris cu albastru pe fond alb (Sheet1, Sheet2,etc), etichetele foilor inactive fiind scrise pe fond albastru. Navigarea de la o foaie de calcul la alta se face printr-un simplu click pe numele foii de calcul.

Cu foile de calcul se pot realiza urmatoarele operatii:

1. Inserarea unei noi foi de calcul

Se poate realiza cu ajutorul butonului Insert – Insert sheet din tab-ul Home. Noua pagină de lucru va fi inserată inaintea foii active in momentul alegerii opţiunii.

Acelaşi lucru îl mai puteţi realiza executând click dreapta pe eticheta foii de calcul şi alegând opţiunea Insert (Inserare). Această opţiune deschide fereastra Insert (Inserare) din care va trebui să alegeţi ceea ce doriţi să introduceţi. În acest caz alegeţi din fereastra Insert (Inserare) opţiunea WorkSheet (Foaie de lucru) şi apoi apăsaţi butonul OK.

Puteti introduce o noua foaie de calcul si daca apasati butonul Insert worsheet existent in partea de jos a ecranului, dupa ultima foaie de calcul.

2. Redenumirea unei foi de calcul

Redenumirea unei foi de calcul se realizează uşor cu ajutorul comenzii Rename (Redenumire) existentă in meniul apărut după ce aţi dat un click dreapta pe eticheta foii de calcul. După introducerea numelui dorit, pentru a face definitivă această modificare, va trebui să apăsaţi tasta Enter sau să daţi un click oriunde in foaia de caclul.

14

Redenumirea foii de calcul se poate face si din tab-ul Home, butonul Format – Rename sheet.

3. Ştergerea unei foi de calcul

Ştergerea unei foi de calcul dintr-un registru se realizează prin apelarea butonului Delete - Delete Sheet (Ştergere foaie) existent in tab-ul Home

sau prin alegerea funcţiei Delete (Ştergere) din meniul derulant apărut după ce aţi dat click dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doriţi să o ştergeţi.

4. Mutarea sau copierea unei foi de calcul

Mutarea sau copierea unei foi de calcul in acelaşi registru de calcul sau intre registre de calcul diferite se realizează din tab-ul Home, butonul Format - Move or Copy Sheet (Mutare sau copiere)

15

Sau din meniul derulant apărut după ce aţi dat click dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doriţi să o copiaţi sau să o mutaţi. Această opţiune deschide fereastra Move or Copy (Mutare sau copiere) din care puteţi alege diferite opţiuni pentru foaia de calcul.

De la rubrica To book (in registrul) va alegeti fisierul in care doriti sa copiati/mutati

foaia de calcul.

De la rubrica Before sheet (inaintea foii) se alege ordinea foilor de calcul.

Create a copy (crearea unei copii) se bifeaza daca se doreste copierea foii de

calcul.

O altă modalitate de a muta o foaie de calcul este cu ajutorul mouse-ului. Astfel, pentru a muta o foaie de calcul, se efectuează click pe eticheta acesteia şi, ţinând butonul stâng al mouse-ului apăsat, se trage eticheta până la locul dorit. Când indicatorul mouse-ului a ajuns in poziţia dorită, se eliberează butonul stâng al mouse-ului.

16

CAPITOLUL 4. Formatarea

4.1 Formatarea celulelor pentru a afişa diferite formate La deschiderea aplicaţiei Excel, vă apare pe ecran o pagină impărţită intr-un număr de celule definite implicit (au o anumită dimensiune a fontului şi a celulei), in care puteţi introduce atât date numerice cât şi text.

Dacă doriţi să formataţi o celulă sau o zonă de celule cu un anumit format atunci va trebui sa mergeti in tab-ul Home, la eticheta Number.

Se apasa sageata din coltul dreapta jos al etichetei.

Aceeasi fereastra apare si atunci cand executati click dreapta pe o celula sau un domeniu si alegeti optiunea Format cells (formatare celule). Daca in celulele selectate, se gasesc numere pe care doriti sa le formatati, atunci din campul Category veti alege Number (Numar). Pentru aceste valori se poate stabili numarul de zecimale (decimal places) si se poate aplica separator de mii (1000 separator).

Formatul Currency (Moneda) va afiseaza datele din celule sub forma de simbol monetar: $, €, £ . Se poate stabili si numarul de zecimale.

Formatul Date (Data) va permite modificarea formatului pentru data.

Formatul Percentage va afisa datele in procente. Se poate stabili si numarul de zecimale.

In eticheta Number se gasesc butoane care va permit:

- Modificarea numarului de zecimale

- Aplicarea separatorului de mii

- Afisarea datelor in procente

- Aplicarea unui simbol monetar

- Alegerea categoriei de format

17

4.2 Alinierea textului in celula

Puteţi alinia datele in celule, atat pe verticala cat si pe orizontala, cu ajutorul butoanelor existente in tab-ul Home, eticheta Alignment (Aliniere).

Sau daca se apasa sageata din dreapta jos a etichetei Alignment se va deschide urmatoarea fereastra. Aceeasi fereastra va apare si dupa ce ati executat click dreapta pe celula sau domeniul selectat, din acest meniu alegeti Format Cell (Formatare celule) si apoi alegeti butonul Alignment.

Pentru alinierea textului pe orizontala sau verticala se vor apela meniurile corespunzatoare. Daca se doreste modificarea orientarii textului la rubrica Degrees (Grade) se va stabili valoarea corespunzatoare. Încadrarea textului intr-o celulă

Atunci când aveti mai multe date de introdus intr-o celulă, si nu doriti ca textul sa depaseasca latimea coloanei si sa apara si in celula alaturata, puteti folosi optiunile de Text Control.

Wrap text (incadrare text) – va aliniaza textul pe mai multe randuri in celula astfel incat sa nu se depaseasca latimea acesteia. Pentru aceasta optiune se poate apasa si iconita

din tab-ul Home.

Shrink to fit (Potrivire prin reducere) – va micsora dimensiunea fontului astfel incat sa nu se depaseasca latimea celulei.

Merge cells (Imbinare celule) – din mai multe celule selectate face una singura. Pentru

aceasta optiune se poate apasa iconita din tab-ul Home..

18

4.3 Formatarea textului

Daca se doreste formatarea textului din celule se vor folosi butoanele din tab-ul Home eticheta Font:

- modifica fontul

- modifica dimensiunea fontului

- scrie ingrosat

- scrie inclinat

- scrie subliniat

- aplica culoare fontului

- aplica fundal celulei

4.4 Copierea formatului unei celule

Pentru a copia formatul unei celule in altă celulă sau intr-un grup de celule va trebui să parcurgeţi următorii paşi :

1. Selectaţi celula sau grupul de celule a cărei formatare doriţi să o copiaţi.

2. Apăsaţi butonul Format Painter (Descriptor de formate) existent in tab-ul Home.

3. Selectaţi celula sau grupul de celule pentru care doriti sa aplicati acest format.

4.5 Adăugarea bordurilor unei celule

Se poate realiza din tab-ul Home – eticheta Font si apoi butonul .

Prima metoda de creare a bordurilor ar fi optiunea More Borders care va deschide

urmatoarea fereastra.

19

Din partea stanga a ferestrei se va alege tipul liniei, culoarea acesteia si apoi se va apasa butonul Outline (Contur) daca se doreste aplicarea unui chenar sau butonul Inside (Interior) daca se doreste linia interioara.

Daca se doreste atat aplicarea unui chenar cat si modificarea liniilor de interior se vor apasa ambele butoane Outline (Contur) si Inside (Interior).

Daca se doreste doar aplicarea unei anumite borduri (exemplu: doar in partea de jos a celulelor) se vor folosi butoanele care se gasesc sub cele pentru Contur si Interior.

A doua metoda de creare a bordurilor ar fi utilizarea meniului care va apare dupa ce ati executat click dreapta pe domeniul selectat. Din acest meniu alegeti Format Cell (Formatare celule) si apoi alegeti butonul Borders care va deschide o fereastra identica cu cea prezentata la prima metoda.

A treia metoda de creare a bordurilor ar fi utilizarea optiunilor de borduri aflate in meniul

butonului .

Se poate alege din variantele existente de borduri de la rubrica Borders sau se pot desena cu ajutorul rubricii Draw Borders unde va trebui sa alegeti culoarea liniei, stilul liniei si apoi sa desenati manual, cu ajutorul mouse-ului fiecare bordura.

20

CAPITOLUL 5. Formule şi funcţii

5.1. Formule aritmetice

Cu ajutorul programului de calcul Microsoft Excel puteţi realiza diferite formule folosind operatorii aritmetici de bază (adunarea, scăderea, înmulţirea şi împărţirea). Pentru a introduce o formulă intr-o anumită celulă va trebui să selectaţi celula respectivă şi să introduceţi semnul egal (=). Tot ceea ce se introduce după semnul egal este interpretat de programul Excel ca o formulă.

Construirea unei formule într-o celulă se poate realiza prin două modalităţi :

- tastarea referinţelor celulelor (ex:A1,B4) sau

- selectarea celulelor dorite cu ajutorul mouse-ului (în acest fel se va selecta

automat adresa celulei dorite).

Între referinţele celulelor, se introduc semnele aritmetice dorite.

Când aţi terminat de introdus formula, pentru a o fixa în celula respectivă şi pentru a vedea rezultatul calculului, apăsaţi tasta Enter.

Se observă că in timp ce introduceţi formula, ea apare şi in câmpul de editare al

formulelor (sau bara de formule).

O formulă definită anterior poate fi aplicată si altor celule. Se selectează celula care conţine formula, se poziţionează mouse-ul in colţul din dreapta jos a celulei selectate până când cursorul ia forma unei cruciuliţe de culoare neagră. Se trage cu mouse-ul pana când funcţia a fost copiată in toate celulele dorite si se eliberează butonul mouse-ului.

21

5.2. Utilizarea funcţiilor

Microsoft Excel pune la dispoziţia utilizatorilor diverse funcţii predefinite care pot fi accesate fie din tab-ul Formulas (Formule) – Insert Function (Inserare Funcţie) sau prin apasarea

butonului din bara de butoane.

In fereastra aparuta la rubrica Or select a category se va cauta categoria din care face parte functia. Dupa aceea se selecteaza functia, de la rubrica Select a function si se apasa Ok si se vor urma instructiunile de pe ecran.

Daca functia cautata a fost folosita de curand ea poate fi gasita in categoria Most Recently Used (Cele mai recent utilizate).

1. Functia SUM

Se utilizeaza pentru a insuma mai multe celule. Din fereastra de functii se selecteaza SUM, se apasa OK si vă apare o fereastra in care vă cere sa introduceti domeniul de celule sau celulele pentru care doriti sa faceti suma.

Spre exemplu doriti sa calculati suma pentru domeniul A1:B3. La rubrica Number1 se va introduce domeniul, fie de la tastatura fie prin selectarea directa de pe foaia de calcul. Apoi se apasa OK si va aparea rezultatul.

22

O modalitate mai rapidă de calculare a sumei unei serii este cu ajutorul butonului existent in tab-ul Formulas. Astfel, se selectează celula unde se doreşte a fi afişat rezultatul

sumei şi se apasă butonul . Excel va înconjura cu un chenar punctat domeniul de celule ce se presupune că va fi însumat. Dacă selecţia realizată de Excel este corectă, atunci se apasă tasta Enter. Dacă selecţia realizată de Excel nu este cea corectă, atunci se selectează mai întâi celulele care se doresc însumate si apoi se apasă tasta Enter.

2. Functia Average

Aceasta functie va calcula media aritmetica. Din fereastra de functii se selecteaza Average, se apasa OK si vă apare o fereastra in care vă cere sa introduceti domeniul de celule sau celulele pentru care doriti sa faceti medie aritmetica.

3. Functia Max

Aceasta functia va afisa valoarea maxima a unui domeniu de celule. Din fereastra de functii se selecteaza MAX, se apasa OK si vă apare o fereastra in care vă cere sa introduceti domeniul de celule sau celulele pentru care doriti sa afisati maximul.

4. Functia Min

Aceasta functia va afisa valoarea minima a unui domeniu de celule. Din fereastra de functii se selecteaza MIN, se apasa OK si vă apare o fereastra in care vă cere sa introduceti domeniul de celule sau celulele pentru care doriti sa afisati minimul.

5. Functia Count

Aceasta functie va afisa numărul celulelor ce contin valori numerice. Din fereastra de functii se selecteaza Count, se apasa OK si vă apare o fereastra in care vă cere sa introduceti domeniul de celule sau celulele.

6. Functia Counta

Aceasta functie va afisa numărul celulelor ce contin valori numerice si text. Din fereastra de functii se selecteaza Counta, se apasa OK si vă apare o fereastra in care vă cere sa introduceti domeniul de celule sau celulele.

7. Functia Round

Aceasta functie realizeaza rotunjirea unei valori numerice la un număr de zecimale dorit. Se apeleaza functia Round din meniul de functii si apare urmatoarea fereastra:

23

La rubrica Number se va introduce celula pe care doriti sa o rotunjiti iar la Num_digits se va introduce numarul de zecimale la care doriti sa rotunjiti valoarea din celula. Spre exemplu, daca celula contine 4 zecimale si doriti ca valoarea sa fie afisata cu 2 zecimale, introduceti cifra 2, daca vreti cu o singura zecimala introduceti 1, iar daca doriti sa rotunjeasca la intreg introduceti 0.

8. Functia IF

Există numeroase situaţii in care aveţi de ales intre două posibilităţi. Pentru aceasta puteţi folosi funcţia condiţională IF. Funcţia IF returnează valoarea TRUE (Adevarat) dacă expresia evaluată este adevărată şi valoarea FALSE (fals) dacă expresia evaluată este falsă. Exemplu: daca A1>100 sa fie afisat produsul dintre A1 si B1 iar daca nu este mai mare de 100 sa afiseze suma dintre A1 si B1.

5.3. Utilizarea referintei absolute

Atunci cand setam o celula ca fiind referinta absoluta, aceasta va ramane constanta la copiere.

Pentru a realiza o referinta absoluta, la adresa celulei trebuie adaugat un “$” in fata coloanei si un “$” in fata randului. Spre exemplu celula A1 va deveni $A$1.

Exemplu: vrem sa calculam diferenta intre celulele A1 si B1, in care B1 sa fie referinta absoluta.

24

In celula C1 se va introduce formula astfel: =A1-B1. Dupa ce am introdus B1 se apasa tasta F4 care va stabili celula B1 ca referinta absoluta.

Apoi se va apasa Enter pentru a afisa rezultatul.

Daca se va copia formula si in celulele C2 si C3 se vor obtine formulele din imaginea de mai jos, adica la copiere B1 a ramas constant si doar valoarea celulei A1 s-a modificat.

ATENTIE!!!!!!! Apasarea tastei F4 se va face atunci cand in formulă este selectată celula pentru care se doreste stabilirea referintei.

Semnele de $ pot fi introduse si de la tastatura, in acest caz nemaifiind necesara apasarea tastei F4.

5.4. Recunoaşterea erorilor standard asociate formulelor

Atunci când construiţi anumite formule există posibilitatea ca in locul unei valori in celula respectivă să apară anumite erori. Cele mai des intalnite erori sunt:

#DIV/O! - Această eroare apare atunci când intr-o formulă incercaţi să impărţiţi o anumită valoare la 0

#VALUE! - Această eroare apare atunci când folosiţi in formulă operatori sau date necorespunzătoare. De exemplu dacă vreţi să adunaţi conţinutul numeric al celulei A1 cu conţinutul text al celulei B1, atunci calculul nu se poate efectua şi in celula in care aţi introdus formula de calcul va apărea scrisă această eroare.

#REF! - Această eroare apare atunci când intr-o anumită formulă folosiţi o celulă ce nu mai există (pe care probabil aţi şters-o sau faceţi referire la o celulă dintr-o foaie de calcul pe care aţi şters-o)

#NAME? - Această eroare apare atunci când Microsoft Excel nu recunoaşte o variabilă declarată. Spre exemplu la calcularea sumei ati scris SUN in loc de SUM sau In loc de A1 ati trecut A.

25

CAPITOLUL 6. GRAFICE

6.1. Crearea graficelor

După ce aţi introdus şi prelucrat diferite date, pentru o interpretare mai sugestivă a rezultatelor, este de preferat să realizaţi o serie de reprezentări grafice ale acestora. Microsoft Excel vă oferă posibilitatea de a crea mai multe tipuri de grafice cu ajutorul etichetei Charts (Diagrame) existentă in tab-ul Insert (Inserare).

ATENTIE!!!!!! Datele trebuie selectate inainte de a apela functia Chart.

Dupa alegerea tipului de grafic in foaia de calcul va apărea graficul.

6.2. Adăugarea, ştergerea titlului şi a etichetelor unui grafic

In momentul in care veti selecta diagrama o sa observati ca in Ribbon apar 3 tab-uri noi, specifice diagramelor si in care veti gasi toate optiunile necesare prelucrarii acestora.

Dacă doriţi modificarea titlului unui grafic existent sau ştergerea acestuia, acest lucru se poate realiza prin selectarea graficului şi apelarea tab-ului Layout (Aspect).

26

Daca se doreste introducerea unui titlu se alege una din variantele: Centered Overlay Title (Titlu suprapus central) sau Above Chart (Deasupra diagramei) si in casuta aparuta se va introduce textul.

Daca se doreste eliminarea unui titlu se va alege None (Fara titlu).

Etichetele de date reprezinta valorile din foaia de calcul pe baza carora s-a creat graficul. Pentru afişarea etichetelor de date pe seriile graficului va trebui să lucraţi tot cu tab-ul Layout (Aspect) dar de data aceasta apasati butonul Data Labels (Etichete de date).

Din meniul derulant se opteaza pentru afisarea sau ascundera etichetelor pe seriile graficului. In functie de tipul graficului ales, optiunile din meniul derulant sunt diferite. Pentru stabilirea unor optiuni suplimentare alegeti optiunea More Data Label Options (Mai multe optiuni etichete date).

Pentru a afisa valorile pe grafic se bifeaza optiunea Value (Valoare).

Pentru a afisa valorile sub forma de procente pe grafic se bifeaza optiunea Percentage (Procent). Aceasta optiune este valabila doar in cazul graficelor de tip Pie (Structura radiala).

27

6.3. Modificarea culorii de umplere a unui grafic

Aveţi două modalităţi pe care vi le oferă Microsoft Excel ce vă permit să modificaţi culoarea de umplere a graficului.

Prima posibilitate este alegerea butonului din tab-ul Format.

A doua posibilitate presupune efectuarea unui clik dreapta pe suprafata graficului si alegerea

optiunii Format Chart Area (Formatare suprafata diagrama) si apoi de la rubrica Color

(culoare) alegeti culoarea dorita.

6.4. Modificarea culorii seriilor graficului

Dupa ce s-a selectat seria corespuzatoare, pentru a modifica culorile aveti doua posibilitati:

Prima posibilitate este alegerea butonului din tab-ul Format.

A doua posibilitate presupune efectuarea unui clik dreapta pe suprafata seriei si alegerea

optiunii Format Data Series (Formatare serie date) si apoi de la rubrica Fill (Umplere)

alegeti culoarea dorita.

28

6.5. Modificarea tipului graficului

După selectarea graficului creat, puteţi modifica tipul acestuia prin alegerea din tab-ul Design (Proiect) a butonului Change Chart Type (Modificare Tip de diagramă) sau executând click dreapta pe grafic şi alegând opţiunea Change Chart Type (Modificare Tip de diagramă). În fereastra ce va apărea pe ecran vă puteţi alege noul tip dorit pentru graficul dumneavoastră .

6.6. Redimensionarea, ştergerea şi deplasarea graficelor

În primul rând va trebui să selectaţi graficul dorit. Selectarea graficului se face printr-un click stânga pe acesta. Graficul va apărea intr-un pătrat incadrat de 8 puncte. Acum puteţi modifica dimensiunea graficului plasând cursorul mouse-ului deasupra oricăruia din cele 8 puncte. Cursorul va avea diferite forme in funcţie de punctul deasupra căruia iI plasaţi .

Pentru a şterge graficul, trebuie să îl selectaţi şi apoi să apăsaţi tasta Delete.

Dacă doriţi să deplasaţi intregul grafic, va trebui să ţineţi apăsat butonul stâng al mouse-

ului pe suprafata diagramei. In momentul in care cursorul devine ţinând apăsat in continuare mouse-ul, puteţi trage graficul in noua poziţie dorită.

29

CAPITOLUL 7. IMPRIMAREA FOILOR DE CALCUL

7.1. Setarea paginii

Setarea şi modificarea acesteia se poate realiza prin intermediul etichetei Page Setup (Iniţializare pagină) din tab-ul Page Layout (Initializare pagina).

De la butonul de Margins se vor alege marginile documentului: stanga, dreapta, sus si jos. Daca se doresc alte dimensiuni decat cele afisate in meniul aparut se va selecta ultima optiune si anume Custom margins (Margini particularizate) unde se pot seta valorile dorite.

De la Orientation (Orientare) se va alege orientarea paginii: Portrait sau Landscape (Vedere).

De la Size se va alege dimensiunea paginii: A4, A3 etc.

Pentru incadrarea conţinutului foii de calcul in dimensiunile unui anumit numar de pagini, se foloseşte eticheta Scale to fit (Scalare pentru a se potrivi).

- Pentru a reduce latimea foii de calcul imprimate pentru a se incadra intr-un anumit numar de pagini, se selecteaza numarul de pagini dorit din caseta Width (Latime).

- Pentru a reduce inaltimea foii de calcul imprimate pentru a se incadra intr-un anumit numar de pagini, se selecteaza numarul de pagini dorit din caseta Height (Inaltime).

- Pentru a mari sau micsora foaia de lucru imprimata la un procent din dimensiunea ei actuala, se selecteaza procentajul dorit in caseta Scale (Scara).

Alte opţiuni referitoare la tipărire

Apasarea butonului (Imprimare titluri) deschide fereastra Page setup (Initializare pagina), fila Sheet (Foaie). Aici veti gasi si alte optiuni necesare imprimarii unui registru de calcul.

30

Pentru a repeta in mod automat anumite rânduri pe fiecare pagină imprimată , se plasează cursorul in caseta Rows to repeat at top (Rânduri de repetat la început) şi se selectează direct din foaia de calcul rândul sau rândurile ce urmează a se repeta pe fiecare pagină .

Similar se procedează pentru repetarea anumitor coloane, folosindu-se caseta Columns to repeat at left (Coloane de repetat la stânga).

Pentru tipărirea liniilor de delimitare a celulelor foii de calcul (linii de grila), se bifează opţiunea Gridlines (Linii de grilă).

Activarea casetei Row and column heading (Titluri rânduri şi coloane) are ca efect tipărirea pe hârtie şi a etichetelor de rânduri şi coloane din foaia de calcul.

Pentru Gridlines (Linii de grilă) si Row and column heading (Titluri rânduri şi coloane) se pot folosi si butoanele:

Fiecare are optiune de afisare la vizualizare pe ecran View sau afisare la imprimare Print. Va trebui sa bifati casutele corespunzatoare.

Introducerea şi modificarea antetului şi a subsolului

Pentru a introduce un antet sau un subsol, intr-o foaie de calcul, apelaţi butonul Header and Footer (Antet subsol) din tab-ul Insert (Inserare). In partea de sus se va gasi spatiul destinat antetului iar in partea de jos a paginii subsolul. Ambele sunt impartite in 3 sectiuni: de stanga, de centru si de dreapta. Va trebui sa introduceti textul in aceste zone iar daca aveti nevoie de introducerea datei/orei, numele fisierului sau sa numerotati paginile folositi bara de butoane aparuta la activarea antetului/subsolului.

Pentru a inchide zona de antet/subsol, executati click oriunde in foaia de calcul. Pentru a reveni la vizualizarea normala, accesati tab-ul View (Vizualizare) si apoi butonul Normal.

31

7.2. Imprimarea fişierului

După ce registrulul a fost creat, se doreşte imprimarea acestuia pe hârtie.

Pentru a vedea modul în care va arăta documentul, se alege opţiunea Print Preview and

Print (Examinare Înaintea imprimării si imprimare) din bara de acces rapid sau din

tab-ul File (Fişier) se alege Print (Imprimare). Se va deschide o fereastră în care se va

vedea cum arată documentul (in dreapta ferestrei).

In aceeasi ferestra se gaseste si imprimarea. Pentru a putea face imprimarea fisierului va

trebui sa va alegeti:

- imprimanta - de la rubrica Printer

- numarul de copii – de la rubrica Copies

- foile pe care doriti sa le imprimati – de la Print Active Sheets care va deschide un

meniu din care puteti sa alegeti: Foaia activa (Print active sheets), tot registrul de

calcul (entire workbook) sau o selectie (selection).

- paginile de pe fiecare foaie de calcul – de la Pages

- orientarea paginii, dimensiunea paginii si marginile acesteia daca ele nu au fost

stabilite deja din tab-ul Page Layout

Dupa ce s-au stabilit aceste setari se va apasa butonul Print din partea de sus a ferestrei. .