Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 1 din
Exemplar nr.
SPITALUL CLINIC DE PSIHIATRIE PROF. DR.
ALEXANDRU OBREGIA
GRUP DE LUCRU
Procedura operationala privind
stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice
COD: PO-GL-29
Ediţia I Revizia 0
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 2 din
Exemplar nr.
1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii operaţionale:
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operaţiunea Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Badea Maria Secretar Grup de
lucru
04.07.2012
1.2 Verificat Petre Nicoleta Simona Sef Serviciu
RUNOS
06.07.2012
1.3 Avizat Badea Maria Secretar Grup de
lucru
10.07.2012
1.4 Aprobat Dr. Boer Monica Claudia Manager 12.07.2012
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Nr.
crt.
Ediţia/Revizia în cadrul
ediţiei
Componenta
revizuită
Modalitatea
reviziei
Data la care se aplică prevederile
ediţiei sau reviziei ediţiei
1 2 3 4
2.1 Ediţia I X X 17.07.2012
2.2 Revizia 1
2.3 Revizia 2
2.4
2.5
2.6
2.7
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii operaţionale
Nr.
crt.
Scopul
difuzării
Exemplar
nr. Compartiment Funcţia
Nume si
prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
3.1 Aplicare Suport
informatic - Manager
3.2 Aplicare Suport
informatic - Director
medical
3.3 Aplicare Suport
informatic - Director
Financiar-
Contabil
3.4 Aplicare Suport
informatic Sectia 1 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.5 Aplicare Suport
informatic Sectia 2 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.6 Aplicare Suport
informatic Sectia 3 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 3 din
Exemplar nr.
3.7 Aplicare Suport
informatic Sectia 4 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.8 Aplicare Suport
informatic Sectia 5 Clinica
Psihiatrie
Pediatrica
Sef sectie
3.9 Aplicare Suport
informatic Sectia Neurologie
Pediatrica
Sef sectie
3.10 Aplicare Suport
informatic Sectia 6 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.11 Aplicare Suport
informatic Sectia 7 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.12 Aplicare Suport
informatic Sectia 8 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.13 Aplicare Suport
informatic Sectia 9 Clinic
Psihiatrie
Sef sectie
3.14 Aplicare Suport
informatic Sectia 10
Psihiatrie
Sef sectie
3.15 Aplicare Suport
informatic Sectia 11
Psihiatrie
Sef sectie
3.16 Aplicare Suport
informatic Sectia 12
Psihiatrie
Sef sectie
3.17 Aplicare Suport
informatic Sectia 13
Psihiatrie
Sef sectie
3.18 Aplicare Suport
informatic Sectia 14
Psihiatrie
Sef sectie
3.19 Aplicare Suport
informatic Sectia 15
Psihiatrie
Sef sectie
3.20 Aplicare Suport
informatic Sectia 16
Toxicomanie
Sef sectie
3.21 Aplicare Suport
informatic Sectia 17
Psihiatrie
Toxicomanie
Sef sectie
3.22 Aplicare Suport
informatic Compartiment de
psihiatrie
comunitara si
integrare
psihosociala
Coordonator
compartiment
3.23 Aplicare Suport
informatic Camera de garda Asistent
coordonator
3.24 Aplicare Suport
informatic Ambulatoriu
integrat
Asistent
coordonator
3.25 Aplicare Suport
informatic Juridic Consilier
juridic
3.26 Aplicare Suport
informatic Laborator de
analize medicale
Medic sef
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 4 din
Exemplar nr.
3.27 Aplicare Suport
informatic Laborator clinic
explorari
functionale
Coordonator
laborator
3.28 Aplicare Suport
informatic Laborator
radiologie
Coordonator
laborator
3.29 Aplicare Suport
informatic Farmacie Farmacist sef
3.30 Aplicare Suport
informatic CPCIN Coordonator
compartiment
3.31 Aplicare Suport
informatic Serviciul RUNOS Sef serviciu
3.32 Aplicare Suport
informatic Serviciul
Achizitii publice
Sef serviciu
3.33 Aplicare Suport
informatic Serviciul
Financiar-
Contabilitate
Sef serviciu
3.34 Aplicare Suport
informatic Serviciul
Administrativ
Sef serviciu
3.35 Aplicare Suport
informatic Statistica si
informatica
medicala
Coordonator
compartiment
3.36 Aplicare Suport
informatic Bloc alimentar Asistent
dietetician
3.37 Aplicare Suport
informatic CSM-sector 4 Medic sef
3.38 Aplicare Suport
informatic Compartiment de
profilaxie si
cercetare a
stresului
Coordonator
compartiment
3.39 Aplicare Suport
informatic Laborator
cercetare
psihiatrie
Coordonator
laborator
3.40 Aplicare Suport
informatic Compartiment
cercetare
genetica,
psihiatrica,
biometrica
Coordonator
compartiment
3.41 Pastrare original Grup de lucru Secretar
Grup de lucru
4.Scopul procedurii operaţionale
Scopuri generale:
4.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate;
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 5 din
Exemplar nr.
4.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii;
4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului;
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in
luarea deciziei;
Scop specific:
4.5. Procedura se aplica de către toate compartimentele in activitatea de stabilire si de monitorizare a
obiectivelor specifice.
4.6. Stabilirea unui set unitar de reguli privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice.
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se refera procedura operaţională;
Prezenta procedură stabileste un cadru general unitar pentru stabilirea si monitorizarea obiectivelor
specifice.
5.2. Delimitarea explicita a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de
entitatea publică;
-stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice care presupune:
-stabilirea obiectivelor specifice
-monitorizarea realizarii obiectivelor specifice, cu frecventa stabilita;
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata;
Activitati de care depinde activitatea procedurata:
-toate activitatile din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia
Activitati care depind de activitatea procedurata:
-toate activitatile din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii
procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii
Compartimente furnizoare de date ale activităţii procedurate: Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 6 din
Exemplar nr.
Compartimente beneficiare de rezultatele activităţii procedurate: Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia
Compartimente implicate în procesul activităţii: Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia
6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate Reglementari internationale -
Legislatie primara:
Legislatie secundara:
- Ordinul 946 din 2005 pentru aprobare Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control
intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificarile si
completarile ulterioare
Alte documente, inclusiv reglementari interne:
-regulamentul de organizare si functionare al Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia
-fisele de post
-decizia de constituire a grupului de lucru
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
7.1. Definiţii ale termenilor
Nr.crt. Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul
1. Procedura
Operaţională
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării
activităţii, cu privire la aspectul procesual
2. Ediţie a unei
proceduri
operaţionale
Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,
aprobată şi difuzată
3. Revizia în cadrul
unei ediţii
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz,
a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate
4. Procedură
operaţională
procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la
nivelul unuia sau mai multor compartimente
5 Control
managerial
funcţia managerială de măsurare şi corectare a performanţelor activităţii
subordonaţilor, pentru ca planurile şi obiectivele entităţii să fie realizate.
6 Corectie Actiune de eliminare a unei neconformitati detectate
7 Actiune corectiva
Actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altei
situatii nedorite.
8 Structura
organizatorica
sectie / serviciu / birou/compartiment/laborator
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 7 din
Exemplar nr.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operationala
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Pa. Pastrare
7. P Propune
8 ROF Regulamentul de organizare si functionare
9 Av Avizare
10 SMART S – Precise (în limba engleză: Specific);
M – Măsurabile şi verificabile (în limba engleză: Measurable and
verifiable);
A – Necesare (în limba engleză: Appropriate);
R – Realiste (în limba engleză: Realistic);
T – Cu termen de realizare (în limba engleză: Time – dependent);
11 O.M.F.P. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice
12 BVC Buget de venituri si cheltuieli
8. Descrierea procedurii operationale
8.1 Generalitati
Fiecare structura organizatorica stabileste obiective specifice in concordanta cu atributiile din regulamentul
de organizare si functionare.
Periodic, cu frecventa stabilita(de regula trimestrial), obiectivele specifice sunt monitorizate.
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista si provenienta documentelor
-planul de management provine de la structura organizatorica
8.2.2. Continutul si rolul documentelor
-planul de management contine: obiectivele specifice, activitatile adecvate pentru realizarea lor, rezultatele
asteptate, indicatorii de performanta, resursele, responsabilii si termenele de realizare.
8.2.3.Circuitul documentelor
Conform flux activitati de la pct. 8.4.
8.3. Resurse necesare
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 8 din
Exemplar nr.
8.3.1.Resurse materiale
-birotica
8.3.1. Resurse umane
- conform stat de functii
8.3.2. Resurse financiare
- salarii aferente personalului desemnat
- resursele alocate conform BVC
8.4 Modul de lucru
8.4..1. Stabilirea obiectivelor specifice
(1) Fiecare sef de compartiment in luna ianuarie a anului in curs stabileste obiectivele specifice, tinand cont
de obiectivele generale ale Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia si de
responsabilitatile din fisele de post.
(2) Obiectivele se grupeaza in urmatoarele categorii:
Eficacitatea si eficienţa funcţionării
Această categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr.
Alexandru Obregia si de utilizarea eficientă a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse şi obiectivele
privind protejarea resurselor Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia, de utilizare
inadecvată sau de pierderi, ca şi identificarea si gestionarea pasivelor.
Fiabilitatea informaţiilor interne si externe
Această categorie include obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, ca şi de fiabilitatea
informaţiilor utilizate în Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia sau difuzate către
terţi. De asemenea, în această categorie sunt incluse şi obiectivele privind protejarea documentelor împotriva
a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor.
Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne
Această categorie cuprinde obiective legate de asigurarea că activităţile Spitalului Clinic de Psihiatrie
Prof. dr. Alexandru Obregia se desfaşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente,
precum şi cu respectarea politicilor interne.
(3) Obiectivele trebuie astfel definite încât sa raspundă pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T.”;
(4)Pentru realizarea obiectivelor specifice, conducatorul structurii organizatorice identifica: activitatile
adecvate pentru realizarea lor, rezultatele asteptate, indicatorii de performanta, resursele, responsabilii si
termenele de realizare.
(5) Conducatorul structurii organizatorice completeaza Planul de management si-l comunica personalului din
subordine pentru realizare.
8.4..2. Monitorizarea realizarii obiectivelor specifice
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 9 din
Exemplar nr.
(1) Periodic, cu frecventa stabilita in Planul de management, conducatorul structurii organizatorice,
monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice.
(2) Rezultatele monitorizarii sunt inregistrate in Planul de management(in rubrica Stadiul realizarii) si sunt
prezentate la sedintele Grupului de lucru.
8.4..3. Identificarea abaterilor de la obiectivele specifice
(1) Atunci cand in urma monitorizarii sunt constatate abateri de la obiective, sunt analizate cauzele care au
dus la nerealizarea lor.
(2) Pentru eliminarea lor si prevenirea reaparitiei, se stabilesc corectii si actiuni corective.
8.4..4. Analiza si actualizarea obiectivelor specifice
(1) Atunci cand au loc modificari de: obiective generale, structura organizatorica, legislatie, obiectivele
specifice sunt analizate pentru adecvare.
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 10 din
Exemplar nr.
Fluxul activitatilor
INTRĂRI - O.M.F.P. nr. 1649/2011;
- Programul de dezvoltare a sistemului de
control intern/managerial;
- ROF
- Obiectivele generale
- Fisele de post
STABILIREA OBIECTIVELOR SPECIFICE
Stabilirea obiectivelor specifice in concordanta cu
obiectivele generale
Stabilirea activitatilor adecvate realizarii obiectivelor
specifice, rezultatelor asteptate, indicatorilor de
performanta, resurselor, responsabililor si termenele de
realizare;
Completarea Planului de management si comunicarea lui
angajatilor
MONITORIZAREA REALIZARII OBIECTIVELOR
SPECIFICE
Monitorizarea realizarii obiectivelor specifice cu frecventa
stabilita in Planul de management
IDENTIFICAREA ABATERILOR DE LA OBIECTIVELOR
SPECIFICE
Analiza cauzelor care au dus la abateri de la obiective;
Stabilirea de corectii si de actiuni corective pentru
eliminarea si prevenirea reaparitiei cauzelor;
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 11 din
Exemplar nr.
IEŞIRI - Plan de management;
- Corectii si actiuni corective
PASTRAREA INREGISTRARILOR CARE STAU LA
BAZA STABILIRII SI MONITORIZARII OBIECTIVELOR
SPECIFICE
ANALIZA SI ACTUALIZAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE
Obiectivele specifice sunt analizate ori de cate ori sunt
modificari;
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 12 din
Exemplar nr.
Cine răspunde Activităţi desfăşurate
Conducatorul structurii
organizatorice
-stabileste obiectivele specifice;
-identifica si stabileste activitatile adecvate realizarii obiectivelor, indicatorii de performanta,
rezultatele asteptate, resursele, responsabilii si termenele de realizare;
-comunica Planul de management angajatilor, pentru realizarea obiectivelor specifice;
-monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice, cu frecventa stabilita si completeaza Planul de
management;
-identifica abateri de la obiective si analizeaza cauzele care au dus la nerealizarea lor;
-stabileste corectii si actiuni corective;
-analiza obiectivelor specifice pentru adecvare ori de cate ori este necesar;
Grupul de lucru
-analizeaza rezultatele monitorizarii;
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 13 din
Exemplar nr.
9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr.Crt Activitatea Manager Sef Serviciu
RUNOS
Secretar Grup de
lucru
Structura
organizatorica
1. Propunerea modificarii procedurii P P P
P
2. Proiectul procedurii modificate V
E, Av
3. Aprobarea modificarii procedurii A
4. Aplicarea
Editiei revizuite Ap Ap Ap Ap
5. Pastrarea procedurii revizuite Pa
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 14 din
Exemplar nr.
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Nr. Anexă Denumirea anexei Elaborator Aprobă Număr de
exemplare
Difuzare
intranet
Arhivare Alte
Loc Perioadă
1 Plan de
management
Conducator
structura
organizatorica
- 1
Conducator
structura
organizatorica
Conducator
structura
organizatorica
5 ani
11 Cuprins
Numarul componentei in
cadrul procedurii
operationale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei, sau, dupa caz,a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale 2
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale 2
3. Lista cuprinzand persoanele la cre se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale. 2
4. Scopul procedurii operationale 3
5. Domeniul de aplicare a procedurii 4
6. Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activităţii procedurate 4
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala 5
8. Descrierea procedurii operationale 6
9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 13
10. Anexe, inregistrari, arhivari 14
11. Cuprins 15
12. Anexe 16
Procedura operationala
privind stabilirea si monitorizarea
obiectivelor specifice
COD: PO–GL-29
Editia: I
Nr. de ex.
Revizia 0
Nr. de ex
Pagina 15 din
Exemplar nr.
ANEXE
Anexa nr. 1 - Plan de management
Anexa nr. 1-Plan management
APROBAT
COMPARTIMENT.............................
PLAN DE MANAGEMENT ANUL............
Obiectiv
specific
Activitati Rezultate
asteptate
Indicatori de
rezultat si/sau de
performanta
Resurse Responsabili Termen
limita
Frecventa de
monitorizare
Stadiu de
realizare
Data:
Intocmit