po - 6.2 instruire

Sediul social: Calea Bucureşti, bl. B5, sc. 1, ap. 9, 1100 Craiova - RomaniaSedii comerciale: CRAIOVA - Calea Brestei 26

Tel.: +40 (51) 415 800 (5 linii); Fax: +40 (51) 413 209BUCUREŞTI - Bd. Unirii 11, bl. 2B, sc. B, ap. 26Tel.: +40 (1) 336 1318; Fax: +40 (1) 336 2988E-Mail: [email protected]

Înregistrată la Registrul Comerţului: J16/3465/1994 • Cont B.C.R. Craiova nr. 39853004200 • Cod fiscal: R6591623

PROCEDURA OPERATIONALA

PO-6.2

INSTRUIRE

STANDARDE DE REFERINTA ISO 9001:2000

ISO 14001:2004

EDIŢIA : 1/2007

REVIZIA: 0

Difuzat în regim controlat. Exemplar nr… Destinatar:

Prezentul document este proprietatea COMRACE COMPUTERS.

Nu poate fi copiat, multiplicat sau difuzat fără acordul proprietarului.

Elaborat,Director de Produs,Ing. Cristian Florigantadata: 20.08.2007

Aprobat,Director General,ing. Daniel Moisădata: 20.08.200

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIALProiect: ISO 9001, ISO 14001

PROCEDURI GENERALE Ediţia: 1

PG - 05 Revizia: 0

CONTROLUL DOCUMENTELOR SI DATELOR Data: 12.09.07

Asigurarea calităţii Pag. 2 din 15Secţiunea:1 Exemplar nr.:

Error! Unknown document propertyname.

INDICATORUL MODIFICĂRILORNr. crt.

ED./REV.

DATA CONŢINUTUL MODIFICĂRII ELABORAT APROBAT

1 1/0 20.08.07 Elaborare procedură operationala PO–6.2, Ed.1 Rev.0 / 2007

RMCM MDG

2

3

4

5

6

7

8

9

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




10

1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE

Procedura descrie responsabilitatile si metodele folosite pentru identificarea, elaborarea, implementarea, mentinerea si îmbunatatirea procesului de instruire a întregului personal în vederea îndeplinirii obiectivelor individuale si ale societatii în ansamblu, precum si modul de constientizare a acestuia asupra importantei postului pe care-l ocupa în performanta globala de calitate - mediu.Aceasta procedura se refera la întregul personal al societatii.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA

2.1. MCM- Manualul sistemului de management integrat calitate – mediu;2.2. SR EN ISO 14001:2005 – Sisteme de management de mediu.Specificatii si ghid de utilizare;2.3. SR EN ISO 14050:1999 – Management de mediu.Vocabular.2.4. SR EN ISO 9001:2001 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;2.5. SR EN ISO 9000:2001 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular;

3. TERMENI, DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

3.1.Termeni şi definiţii

Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2001, SR EN ISO 14050:1999 şi MCM .

3.2. Prescurtări

MDG - Director General BDT - Director Tehnic RMCM – Reprezentantul Managementului Calitate MediuSMCM – Sistem de management integrat calitate-mediu PV - Proces Verbal; BRU – Birou Resurse Umane;

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




4. SCHEMA LOGICA

1. Intrări Schema logică Ieşiri Responsabili

- Fişe de post BRU- Registru reglementări Şef compartiment/ - Politica de CM Birou/ Secţie

Fişa postului Şef compartiment/Birou/ Secţie

- Date privind cerinţele de Necesar anual Şef compartiment/competenţă ale personalului de instruire Birou/ Secţie

- Necesar anual de instruire Proiect Plan anual BRU - Resurse de instruire

BRU, - Politica de CM Punct de vedere/ Serviciul- Resurse aviz Financiar,

DE

Plan anual - Politica de CM de instruire AD- Resurse aprobat

- Plan anual de instruire Înregistrări BRU,- Modul de instruire privind instruirea/ Organisme

calificarea abilitate

ISO 9002

Stabilirea cerinţelor postului

Completarea fişei postului

Identificarea necesităţilor de

instruire

Întocmire plan anual de instruire

Analiza planului anual de instruire

Aprobarea planului anual de

instruire

Derularea Planului anual de instruire


PG - 05 Revizia: 0




- Politica de CM BRU

Înregistrări ale Şef compartiment/- Test de evaluare NU DA rezultatelor Birou/ Secţie evaluării- Necesităţi de instruire - Certificate BRU,- Resurse - Atestate Şefi comp.,

- Procese Organisme verbale abilitate

- Înregistrări rezultate Rezoluţie BRU test

- Rezoluţie DA

NU

DECIZIE

- Punctul de vedere Schimbare post Eliberare din Decizie MDGscris al şefului de funcţie BRU birou/compartiment/ secţie

ISO 9002

Elaborare test deevaluare

(pentru instruire internă)

Evaluare

OK?

12

Declarat calificat/ competent

Informare conducator de resort

Reluare instruire

?


PG - 05 Revizia: 0




5. DESCRIEREA PROCEDURII5.1. Definirea necesitatilor de instruire5.1.1. GeneralitatiSeful BRU, împreuna cu sefii compartimentelor functionale si de productie trebuie sa defineasca, în fisa postului, competenta necesara pentru fiecare post, pentru îndeplinirea obiectivelor individuale si globale care influenteaza calitatea si mediul, sa evalueze competenta personalului de a-si îndeplini sarcinile, sa defineasca decalajul dintre competenta existenta si cea ceruta si necesitatile de instruire necesare pentru eliminarea acestor decalaje si sa documenteze necesitatile de instruire specificate.

5.1.2. Definirea si analizarea cerintelor de competentaDefinirea cerintelor de competenta ale personalului se efectueaza la toate nivelurile ierarhice, de catre conducatorii locurilor de munca, în mod organizat, în tot timpul anului, pe baza urmatoarelor elemente :- date înregistrate ca urmare a proceselor de instruire anterioare sau curente ;- evaluarea de catre seful locului de munca a competentei personalului de a efectua sarcinile specificate în fisa postului ;- rezultatul analizelor proceselor si a actiunilor corective/ preventive, ca urmare a rapoartelor de neconformitati sau a reclamatiilor clientilor ;- concluziile auditurilor interne si externe;- cereri ale angajatilor prin care se identifica posibilitati de dezvoltare personala, care contribuie la obiectivele societatii;- schimbari organizatorice sau tehnologice care influenteaza procesele de lucru sau care au impact asupra serviciilor furnizate ;- legislatie, reglementari, standarde si directive care influenteaza activitatile si resursele societatii ;Periodic conducatorii locurilor de munca efectueaza o analiza a documentelor care stabilesc competenta ceruta pentru fiecare proces si a înregistrarilor care specifica competenta pentru fiecare angajat.

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




Analiza se refera la cerintele sarcinii si la realizarea sarcinii.

5.1.3. Identificarea necesitatilor de instruireNecesitatile de instruire identificate, pentru eliminarea decalajului de competenta, se înregistreaza în formularul « Necesitati de instruire », model prezentat in Anexa 3, mentionîndu-se obiectivele de instruire, categoria de personal pentru care este necesara instruirea, tema de instruire, care constituie date de intrare planificarea instruirii.

5.2. Planificarea instruirii5.2.1. GeneralitatiEtapa de planificare a instruirii cuprinde :a) planificarea actiunilor care ar trebui intreprinse pentru tratarea decalajului competentelor identificate ;b) definirea criteriilor pentru evaluarea rezultatelor instruirii si monitorizarea procesului de instruire ;

5.2.2. Definirea constrîngerilorElemente semnificative care constrâng procesul de instruire :- conditii de reglementare impuse prin lege ;- cerintele politicii, inclusiv acelea referitoare la resursele umane, impuse de societate;- consideratii financiare;- cerinte de termene si programe;- disponibilitatea, motivatia si abilitatea fiecarei persoane care urmeaza sa fie instruita ;- disponibilitatea resurselor interne de a efectua instruirea sau disponibilitatea furnizorilor de instruire cu renume ;- constrângeri referitoare la orice alte resurse disponibile ;

5.2.3. Metode de instruire si criterii pentru selectare.Metode de instruire :- instruirea la locul de munca (instruire de corectie);- instruirea interna ;- autoinstruirea ;- instruirea externa ;Criterii pentru selectarea metodelor adecvate sau pentru combinatii ale metodelor :- data si locul instruirii ;- facilitati ;- cost ;- obiectivele instruirii ;- grup tinta al participantilor (ex. specializare si/sau experienta specifice, numar maxim participanti) ;- durata instruirii si etapele implementarii ;- formulare de apreciere, de evaluare si de certificare ;

5.2.4. Stabilirea planului de instruire

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




Pana la data de 15 decembrie a fiecarui an, fiecare sef de compartiment transmite la BRU necesitatile de instruire identificate (obiective, personalul implicat, tema instruirii) în cursul anului.Acestea constituie date de intrare pentru întocmirea planului anual de instruire la nivel de societate de catre seful BRU, care cuprinde :.- perioada desfasurarii cursurilor;- temele abordate si durata acestora;- meseriile/functiile personalului participant ;- furnizorul de instruire (intern, exterm) ;Planul anual de instruire se supune spre aprobare MDG.

5.2.5. Selectarea unui furnizor de instruirePentru instruirile externe se obtin informatii scrise referitoare la furnizorii de instruire potentiali. În functie de specificatia planului de instruire, a constrângerilor identificate se selecteaza furnizorul de instruire.

5.3. Efectuarea instruirii5.3.1. Instruirea internaDe regula, instruirea la locul de munca (instruire de corectie), a fiecarei categorii de personal se efectueaza de catre seful direct:

Instruirile interne planificate, cât si cele neplanificate se efectueaza de catre aeful compartimentului pentru personalul din subordine, în baza unui suport de instruire.Fiecare sef de compartiment sau de formatie va întocmi si va arhiva PV de instruire a personalului din subordine. PV va cuprinde data, numele si functia celui care a facut instruirea, numele celor care au participat, tema de instruire cât mai amanuntit, semnaturile participantilor. În vederea evaluarii rezultatelor instruirii personalul va fi testat (scris/ oral/ proba practica) pentru a verifica nivelul de competenta si eficacitatea instruirii, rezultatul evaluarii se consemneaza în PV de instruire.Instruirea persoanelor care schimba locul de munca în cadrul societatiiÎnainte de începerea lucrului în noul post, angajatul primeste de la seful compartimentului, fisa postului si documentele operationale specifice. Seful de compartiment îl instruieste în cunoasterea si întelegerea acestor documente.

AutoinstruireaSocietatea sprijina autoinstruirea personalului punând la dispozitie documentatia necesara: legislatie, STAS-uri, documentatie tehnica, regulamente, proceduri operationale;

Selectarea si instruirea noilor angajatiÎnainte de angajare, cunostintele candidatilor care participa la concurs sunt verificate de comisia de încadrare si promovare a personalului în baza de: test scris, proba practica, interviu care se consemneaza în Registrul de procese verbale examene, concursuri.Criteriile de evaluare se stabilesc de catre membrii comisiei, care încadreaza rezultatele testelor în criteriile stabilite si evalueaza candidatii. Punctajul obtinut de candidati se

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




consemneaza de catre comisie într-un proces verbal, care declara si candidatii admisi la concurs. Rezultatele concursului se afiseaza la sediul societatii.

5.3.2. Instruirea externaInstruirea externa planificata (planul anual de instruire) si neplanificata (necesitati de instruire identificate în cursul anului) se efecetueaza de catre furnizori de instruire, în baza unui acord/contract legal care stabileste rolurile si responsabilitatile pentru procesul de instruire sau acceptarii unei oferte de instruire.Instruirea externa efectuata se înregistreaza în - Registrul de evidenta a perfectionarii în afara societatii

5.4. Evaluarea rezultatelor instruiriiScopul evaluarii este de a confirma ca obiectivele de instruire au fost îndeplinite, instruirea a fost eficace.În cazul instruirii interne evaluarea instruirii se efectueaza de catre seful compartimentului care a efectuat instruirea, în baza testelor scrise, orale, practice si a criteriilor de evaluare stabilite. Fisele de evaluare se pastreaza în cadrul compartimentului.În cazul instruirii externe evaluarea se efectueaza în baza informatiilor de feedback de la furnizorul de instruire, referitoare la metodele de instruire, cunostintele si abilitatile câstigate ca rezultat al instruirii (diplome, certificate, chestionare). Actele doveditoare care atesta absolvirea instruirii se pastreaza în copie de catre inspectorul de personal.

5.5. Monitorizarea si îmbunatatirea procesului de instruireScopul principal al monitorizaii este sa se asigure ca procesul de instruire, ca parte a sistemului de management integrat calitate-mediu al societatii, este condus si implementat dupa cum este cerut, astfel încât sa furnizeze dovezi obiective referitoare la faptul ca procesul este eficace din punct de vedere al satisfacerii cerintelor de instruire ale societatii.Datele de intrare pentru monitorizare includ toate înregistrarile din procesul de instruire. Monitorizarea înregistrarile din procesul de instruire, în baza planului anual de instruire, se efectueaza la BRU.Pe baza acestor înregistrari se efectueaza o analiza a procesului de instruire, pentru a identifica oportunutati viitoare de îmbunatatire. În cazul în care se constata aspecte neconforme se vor initia actiuni preventive si corective.

6. RESPONSABILITATI 6.1. MDG- aproba Planul anual de instruire;- aproba instruiri, perfectionari ale personalului, neplanificate;- decide reluarea procesului de instruire în cazul obtinerii de rezultate nesatisfacatoare la testul de evaluare, sau schimbarea din post sau eliberarea din functie a personalului care nu corespunde postului;- evalueaza noul candidat;

6.2. Biroul resurse umane

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




- coordoneaza si monitorizeaza procesului de instruire a personalului, pentru a se asigura ca procesul este eficace din punct de vedere al satisfacerii cerintelor de instruire ale societatii;- întocmeste, în urma analizei datelor primite de la sefii compartimentelor functionale si de productie, a necesitatilor prezente si viitoare ale societatii si a elementelor semnificative ce constrâng procesul de instruire, planul anual de instruire la nivel de societate si-l supune spre aprobare administratorului;- asigura logistica necesara contractarii si derularii instruirii si perfectionarii personalului, în afara societatii, conform planului anual de instruire;- mentine înregistrari referitoare la procesul de instruire în afara societatii - Registrul de evidenta a perfectionarilor personalului în afara societatii; - evalueaza rezultatele obtinute la testele de evaluare;- apreciaza calificarea/competenta pe baza rezultatelor obtinute la testele de evaluare;- informeaza MDG despre rezultatele care au fost obtinute la testele de evaluare;- întocmeste decizii de schimbare de post / eliberare din functie;- întocmeste formele de angajare pentru noii candidati;

6.3. RMCM

- stabileste cerintele postului cu privire la obiectivele de calitate, mediu;- participa la elaborarea Planului anual de instruire;- efectueaza instruirea interna a personalului pentru cunoasterea, întelegerea si satisfacerea cerintelor de competenta privind calitatea si mediu;- evalueaza rezultatele obtinute la testele de evaluare;- apreciaza calificarea/competenta pe baza rezultatelor obtinute la testele de evaluare;- informeaza MDG despre rezultatele care au fost obtinute la testele de evaluare;- instruieste noii angajati;- evalueaza noul angajat dupa instruire;- apreciaza nivelul de calificare/competenta al noului angajat si raporteaza MDG despre acesta.

6.4. Compartimente functionale si de productie stabilesc cerintele postului; completeaza fisa postului; instruiesc noul angajat; identifica, analizeaza si stabilesc cerintele de competenta ceruta pentru fiecare post din

cadrul compartimentului, întocmeste fisa postului, evalueaza competenta personalului pentru îndeplinirea sarcinilor, defineste decalajul dintre competenta existenta si cea ceruta si necesitatile de instruire necesare;

sefii compartimentelor functionale si de productie sunt responsabili pentru instruirea personalului din subordine în vederea satisfacerii cerintelor de competenta stabilite;

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




raspund de efectuarea instruirii la locul de munca, a instruirii interne si întocmesc Necesitatile de instruire a personalului din subordine (instruire interna si externa), pe care-l înainteaza la BRU ;

efectueaza evaluarea rezultatelor instruirii pentru a verifica nivelul de competenta obtinut si eficacitatea instruirii, comunica rezultatele instruirii sefului BRU;

mentine înregistrari ale instruirilor efectuate în cadrul compartimentului, analizeaza datele înregistrate pentru identificarea oportunitatilor de îmbunatatire a procesului de instruire. În cazul în care constata neconformitati intreprinde actiuni corective si preventive.

7. INREGISTRARI

Inregistrarea Suportul Completeaza Locul de pastrare

Durata

7.1.Program anual de instruire

F-6.2-01 BRU BRU 5 ani

7.2.Proces verbal de instruire F-6.2 -02 Sef compartiment compartiment 5 ani7.3. Fisa profesionala F-6.2-03 BRU BRU permanent7.4.Teste hartie personal compartiment 5ani7.5.Diplome/certificate de absolvire

hartie Autoritate emitenta BRU permanent

7.6.Necesitati de instruire hartie Sef compartiment BRU 5 ani7.7. Registrul de evidenta a perfectionarii în afara societatii

hartie BRU BRU 5ani

7.8.Registru de procese verbale examene, concursuri

hartie BRU BRU 5ani

8. ANEXE 8.1. Anexa 1 – Program anual de instruire, cod:F- 6.2-01 8.2. Anexa 2 - Proces verbal de instruire – cod F- 6.2-028.3. Anexa 3 - Fisa profesionala – cod F-6.2-03

ANEXA nr. 1Model pentru Plan anual de instruire

S.C. COMRACE COMPUTERS S.R.L.

PLAN ANUAL

DE INSTRUIRE

F- 6.2.-01 ed.1/rev.0

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




APROBAT: MDG

Nr.Crt.

Loc de munca

Tematicainstruirii

Forma de

instruire

Categ. de pers

care participa

Perioada desfasurar

ii

Locul desfasurar

ii

Respon sabil inst

Stadiul realizarii

INTOCMIT

ANEXA 2

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




Model formular Proces –verbal de instruire, F- 6.2.- 02 Ed.1 Rev.0

F- 6.2-02 Ed.1/rev.0

PROCES VERBAL DE INSTRUIRE

Nr. ……….. Data ……………..

Tipul instruirii:o profesionalao la angajare / schimbarea locului de muncao in domeniul calitatiio protectia muncii, PSI

Data / perioada instruirii:

Tematica si documentatia de instruire:

Persoanale care au participat la instruire: Nume Functia Semnatura

Evaluarea instruirii:

Instruirea se considera eficace:

Instruirea a fost efectuata de:Nume Functia Semnatura

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




ANEXA 3 Model formular Fisa profesionala, cod F- 6.2-03 Ed.1/rev.0

1.1. FISA PROFESIONALA

NUMELE SI PRENUMELE……………………………………………………………………

Studii efectuate………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..

Functia ocupata in societate ……………………………………………………………………

Profesia de baza…………………………………………………………………………………

Competenta profesionala……………………………….……………………………………….…………………………………………………………………………………………………..Experienta in domeniu:………………………………………………………………………….

1.1..1

1.1..2

1.1..3 DATE PRIVIND INSTRUIRI EFECTUATE

Nr.Crt.

Instruire, perfectionare, simpozioane, cursuri

Dovada obiectiva privind efectuarea acestor activitati

ISO 9002


PG - 05 Revizia: 0




ISO 9002

po - 6.2 instruire

Documents