po 29 -stabilirea si monitorizarea obiectivelor.pdf

Procedura operationala

privind stabilirea si monitorizarea

obiectivelor specifice

COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 1 din

Exemplar nr.

SPITALUL CLINIC DE PSIHIATRIE PROF. DR.

ALEXANDRU OBREGIA

GRUP DE LUCRU

Procedura operationala privind

stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice

COD: PO-GL-29

Ediţia I Revizia 0




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 2 din

Exemplar nr.

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în

cadrul ediţiei procedurii operaţionale:

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/operaţiunea Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1 Elaborat Badea Maria Secretar Grup de

lucru

04.07.2012

1.2 Verificat Petre Nicoleta Simona Sef Serviciu

RUNOS

06.07.2012

1.3 Avizat Badea Maria Secretar Grup de

lucru

10.07.2012

1.4 Aprobat Dr. Boer Monica Claudia Manager 12.07.2012

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Nr.

crt.

Ediţia/Revizia în cadrul

ediţiei

Componenta

revizuită

Modalitatea

reviziei

Data la care se aplică prevederile

ediţiei sau reviziei ediţiei

1 2 3 4

2.1 Ediţia I X X 17.07.2012

2.2 Revizia 1

2.3 Revizia 2

2.4

2.5

2.6

2.7

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei

procedurii operaţionale

Nr.

crt.

Scopul

difuzării

Exemplar

nr. Compartiment Funcţia

Nume si

prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

3.1 Aplicare Suport

informatic - Manager

3.2 Aplicare Suport

informatic - Director

medical

3.3 Aplicare Suport

informatic - Director

Financiar-

Contabil

3.4 Aplicare Suport

informatic Sectia 1 Clinic

Psihiatrie

Sef sectie

3.5 Aplicare Suport


Psihiatrie

Sef sectie

3.6 Aplicare Suport


Psihiatrie

Sef sectie




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 3 din

Exemplar nr.

3.7 Aplicare Suport


Psihiatrie

Sef sectie

3.8 Aplicare Suport

informatic Sectia 5 Clinica

Psihiatrie

Pediatrica

Sef sectie

3.9 Aplicare Suport

informatic Sectia Neurologie

Pediatrica

Sef sectie

3.10 Aplicare Suport


Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie


informatic Sectia 10

Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Psihiatrie

Sef sectie



Toxicomanie

Sef sectie



Psihiatrie

Toxicomanie

Sef sectie


informatic Compartiment de

psihiatrie

comunitara si

integrare

psihosociala

Coordonator

compartiment


informatic Camera de garda Asistent

coordonator


informatic Ambulatoriu

integrat

Asistent

coordonator


informatic Juridic Consilier

juridic


informatic Laborator de

analize medicale

Medic sef




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 4 din

Exemplar nr.


informatic Laborator clinic

explorari

functionale

Coordonator

laborator


informatic Laborator

radiologie

Coordonator

laborator


informatic Farmacie Farmacist sef


informatic CPCIN Coordonator

compartiment


informatic Serviciul RUNOS Sef serviciu


informatic Serviciul

Achizitii publice

Sef serviciu



Financiar-

Contabilitate

Sef serviciu



Administrativ

Sef serviciu


informatic Statistica si

informatica

medicala

Coordonator

compartiment


informatic Bloc alimentar Asistent

dietetician


informatic CSM-sector 4 Medic sef


informatic Compartiment de

profilaxie si

cercetare a

stresului

Coordonator

compartiment


informatic Laborator

cercetare

psihiatrie

Coordonator

laborator


informatic Compartiment

cercetare

genetica,

psihiatrica,

biometrica

Coordonator

compartiment

3.41 Pastrare original Grup de lucru Secretar

Grup de lucru

4.Scopul procedurii operaţionale

Scopuri generale:

4.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate;




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 5 din

Exemplar nr.

4.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii;

4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului;

4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in

luarea deciziei;

Scop specific:

4.5. Procedura se aplica de către toate compartimentele in activitatea de stabilire si de monitorizare a

obiectivelor specifice.

4.6. Stabilirea unui set unitar de reguli privind stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se refera procedura operaţională;

Prezenta procedură stabileste un cadru general unitar pentru stabilirea si monitorizarea obiectivelor

specifice.

5.2. Delimitarea explicita a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de

entitatea publică;

-stabilirea si monitorizarea obiectivelor specifice care presupune:

-stabilirea obiectivelor specifice

-monitorizarea realizarii obiectivelor specifice, cu frecventa stabilita;

5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata;

Activitati de care depinde activitatea procedurata:

-toate activitatile din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

Activitati care depind de activitatea procedurata:

-toate activitatile din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii

procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii

Compartimente furnizoare de date ale activităţii procedurate: Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 6 din

Exemplar nr.

Compartimente beneficiare de rezultatele activităţii procedurate: Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

Compartimente implicate în procesul activităţii: Toate structurile organizatorice din cadrul Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate Reglementari internationale -

Legislatie primara:

Legislatie secundara:

- Ordinul 946 din 2005 pentru aprobare Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control

intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificarile si

completarile ulterioare

Alte documente, inclusiv reglementari interne:

-regulamentul de organizare si functionare al Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia

-fisele de post

-decizia de constituire a grupului de lucru

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.crt. Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul

1. Procedura

Operaţională

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării

activităţii, cu privire la aspectul procesual

2. Ediţie a unei

proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,

aprobată şi difuzată

3. Revizia în cadrul

unei ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz,

a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii

operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

4. Procedură

operaţională

procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la

nivelul unuia sau mai multor compartimente

5 Control

managerial

funcţia managerială de măsurare şi corectare a performanţelor activităţii

subordonaţilor, pentru ca planurile şi obiectivele entităţii să fie realizate.

6 Corectie Actiune de eliminare a unei neconformitati detectate

7 Actiune corectiva

Actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altei

situatii nedorite.

8 Structura

organizatorica

sectie / serviciu / birou/compartiment/laborator




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 7 din

Exemplar nr.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operationala

2. E Elaborare

3. V Verificare

4. A Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Pa. Pastrare

7. P Propune

8 ROF Regulamentul de organizare si functionare

9 Av Avizare

10 SMART S – Precise (în limba engleză: Specific);

M – Măsurabile şi verificabile (în limba engleză: Measurable and

verifiable);

A – Necesare (în limba engleză: Appropriate);

R – Realiste (în limba engleză: Realistic);

T – Cu termen de realizare (în limba engleză: Time – dependent);

11 O.M.F.P. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice

12 BVC Buget de venituri si cheltuieli

8. Descrierea procedurii operationale

8.1 Generalitati

Fiecare structura organizatorica stabileste obiective specifice in concordanta cu atributiile din regulamentul

de organizare si functionare.

Periodic, cu frecventa stabilita(de regula trimestrial), obiectivele specifice sunt monitorizate.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista si provenienta documentelor

-planul de management provine de la structura organizatorica

8.2.2. Continutul si rolul documentelor

-planul de management contine: obiectivele specifice, activitatile adecvate pentru realizarea lor, rezultatele

asteptate, indicatorii de performanta, resursele, responsabilii si termenele de realizare.

8.2.3.Circuitul documentelor

Conform flux activitati de la pct. 8.4.

8.3. Resurse necesare




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 8 din

Exemplar nr.

8.3.1.Resurse materiale

-birotica

8.3.1. Resurse umane

- conform stat de functii

8.3.2. Resurse financiare

- salarii aferente personalului desemnat

- resursele alocate conform BVC

8.4 Modul de lucru

8.4..1. Stabilirea obiectivelor specifice

(1) Fiecare sef de compartiment in luna ianuarie a anului in curs stabileste obiectivele specifice, tinand cont

de obiectivele generale ale Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia si de

responsabilitatile din fisele de post.

(2) Obiectivele se grupeaza in urmatoarele categorii:

Eficacitatea si eficienţa funcţionării

Această categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr.

Alexandru Obregia si de utilizarea eficientă a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse şi obiectivele

privind protejarea resurselor Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia, de utilizare

inadecvată sau de pierderi, ca şi identificarea si gestionarea pasivelor.

Fiabilitatea informaţiilor interne si externe

Această categorie include obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, ca şi de fiabilitatea

informaţiilor utilizate în Spitalului Clinic de Psihiatrie Prof. dr. Alexandru Obregia sau difuzate către

terţi. De asemenea, în această categorie sunt incluse şi obiectivele privind protejarea documentelor împotriva

a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor.

Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne

Această categorie cuprinde obiective legate de asigurarea că activităţile Spitalului Clinic de Psihiatrie

Prof. dr. Alexandru Obregia se desfaşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente,

precum şi cu respectarea politicilor interne.

(3) Obiectivele trebuie astfel definite încât sa raspundă pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T.”;

(4)Pentru realizarea obiectivelor specifice, conducatorul structurii organizatorice identifica: activitatile

adecvate pentru realizarea lor, rezultatele asteptate, indicatorii de performanta, resursele, responsabilii si

termenele de realizare.

(5) Conducatorul structurii organizatorice completeaza Planul de management si-l comunica personalului din

subordine pentru realizare.

8.4..2. Monitorizarea realizarii obiectivelor specifice




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 9 din

Exemplar nr.

(1) Periodic, cu frecventa stabilita in Planul de management, conducatorul structurii organizatorice,

monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice.

(2) Rezultatele monitorizarii sunt inregistrate in Planul de management(in rubrica Stadiul realizarii) si sunt

prezentate la sedintele Grupului de lucru.

8.4..3. Identificarea abaterilor de la obiectivele specifice

(1) Atunci cand in urma monitorizarii sunt constatate abateri de la obiective, sunt analizate cauzele care au

dus la nerealizarea lor.

(2) Pentru eliminarea lor si prevenirea reaparitiei, se stabilesc corectii si actiuni corective.

8.4..4. Analiza si actualizarea obiectivelor specifice

(1) Atunci cand au loc modificari de: obiective generale, structura organizatorica, legislatie, obiectivele

specifice sunt analizate pentru adecvare.




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 10 din

Exemplar nr.

Fluxul activitatilor

INTRĂRI - O.M.F.P. nr. 1649/2011;

- Programul de dezvoltare a sistemului de

control intern/managerial;

- ROF

- Obiectivele generale

- Fisele de post

STABILIREA OBIECTIVELOR SPECIFICE

Stabilirea obiectivelor specifice in concordanta cu

obiectivele generale

Stabilirea activitatilor adecvate realizarii obiectivelor

specifice, rezultatelor asteptate, indicatorilor de

performanta, resurselor, responsabililor si termenele de

realizare;

Completarea Planului de management si comunicarea lui

angajatilor

MONITORIZAREA REALIZARII OBIECTIVELOR

SPECIFICE

Monitorizarea realizarii obiectivelor specifice cu frecventa

stabilita in Planul de management

IDENTIFICAREA ABATERILOR DE LA OBIECTIVELOR

SPECIFICE

Analiza cauzelor care au dus la abateri de la obiective;

Stabilirea de corectii si de actiuni corective pentru

eliminarea si prevenirea reaparitiei cauzelor;




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 11 din

Exemplar nr.

IEŞIRI - Plan de management;

- Corectii si actiuni corective

PASTRAREA INREGISTRARILOR CARE STAU LA

BAZA STABILIRII SI MONITORIZARII OBIECTIVELOR

SPECIFICE

ANALIZA SI ACTUALIZAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE

Obiectivele specifice sunt analizate ori de cate ori sunt

modificari;




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 12 din

Exemplar nr.

Cine răspunde Activităţi desfăşurate

Conducatorul structurii

organizatorice

-stabileste obiectivele specifice;

-identifica si stabileste activitatile adecvate realizarii obiectivelor, indicatorii de performanta,

rezultatele asteptate, resursele, responsabilii si termenele de realizare;

-comunica Planul de management angajatilor, pentru realizarea obiectivelor specifice;

-monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice, cu frecventa stabilita si completeaza Planul de

management;

-identifica abateri de la obiective si analizeaza cauzele care au dus la nerealizarea lor;

-stabileste corectii si actiuni corective;

-analiza obiectivelor specifice pentru adecvare ori de cate ori este necesar;

Grupul de lucru

-analizeaza rezultatele monitorizarii;




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 13 din

Exemplar nr.

9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

Nr.Crt Activitatea Manager Sef Serviciu

RUNOS

Secretar Grup de

lucru

Structura

organizatorica

1. Propunerea modificarii procedurii P P P

P

2. Proiectul procedurii modificate V

E, Av

3. Aprobarea modificarii procedurii A

4. Aplicarea

Editiei revizuite Ap Ap Ap Ap

5. Pastrarea procedurii revizuite Pa




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 14 din

Exemplar nr.

10. Anexe, inregistrari, arhivari

Nr. Anexă Denumirea anexei Elaborator Aprobă Număr de

exemplare

Difuzare

intranet

Arhivare Alte

Loc Perioadă

1 Plan de

management

Conducator

structura

organizatorica

- 1

Conducator

structura

organizatorica

Conducator

structura

organizatorica

5 ani

11 Cuprins

Numarul componentei in

cadrul procedurii

operationale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei, sau, dupa caz,a reviziei in cadrul editiei procedurii

operationale 2

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale 2

3. Lista cuprinzand persoanele la cre se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale. 2

4. Scopul procedurii operationale 3

5. Domeniul de aplicare a procedurii 4

6. Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activităţii procedurate 4

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala 5

8. Descrierea procedurii operationale 6

9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 13

10. Anexe, inregistrari, arhivari 14

11. Cuprins 15

12. Anexe 16




COD: PO–GL-29

Editia: I

Nr. de ex.

Revizia 0

Nr. de ex

Pagina 15 din

Exemplar nr.

ANEXE

Anexa nr. 1 - Plan de management

Anexa nr. 1-Plan management

APROBAT

COMPARTIMENT.............................

PLAN DE MANAGEMENT ANUL............

Obiectiv

specific

Activitati Rezultate

asteptate

Indicatori de

rezultat si/sau de

performanta

Resurse Responsabili Termen

limita

Frecventa de

monitorizare

Stadiu de

realizare

Data:

Intocmit

po 29 -stabilirea si monitorizarea obiectivelor.pdf

Documents