MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE

INTRODUCERE

Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie s asigure informaii reale asupra activitii unitii patrimoniale, n vederea adoptrii de decizii fundamentate din punct de vedere tiinific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o condiie fundamental o reprezint concordana deplin care trebuie s existe ntre datele nregistrate n conturi i realitatea faptic existent n unitate.

Mijlocul principal prin care se constat situaia real a patrimoniului i compararea datelor obinute pe aceast cale cu datele contabilitii, l reprezint inventarierea.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitii, comun i altor tiine economice, care reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena cantitativ i valoric sau numai valoric, dup caz, a elementelor de activ i de pasiv aflate n patrimoniul unitii la data la care aceasta se efectueaz.

Toate aceste operaii se efectueaz cu scopul evalurii elementelor inventariate i punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat.

Necesitatea inventarierii patrimoniului unitilor se explic prin importana deosebit pe care o prezint pentru activitatea practic a acestora. Am ales tema Sistem informatic de inventariere procedeu al contabilitii. Studiu de caz la SC BIALETTI STAINLESS STEEL SRL, pentru elaborarea lucrrii de licen n vederea aprofundrii cunotinelor acumulate de-a lungul anilor de studiu n domeniul economic, n special cu privire la inventariere, ca procedeu al contabilitii i datorit faptului c desfor de mai muli ani activitatea de magazioner, fiind angajat la unitatea despre care fac referire n studiul de caz. Menionez c eu cunosc direct modul de lucru n aplicaia sistemului de operare MS Excel, n care sunt introduse datele contabile de intrare i ieire din gestiunea magaziei, n fiiere de calcul tabelar. Lucrarea este structurat pe trei capitole dup cum urmeaz: n cuprinsul Capitolului I Noiuni generale ale sistemului informatic am cuprins referine teoretice despre sistemul informatic, poziia sistemului informatic n cadrul sistemului informaional economic al ntreprinderii, noiuni generale despre procedeul de inventariere i prezentarea procedeului de inventariere.

Capitolul II Studiu de caz cuprinde un scurt istoric al societii BIALETTI STAINLESS STEEL SRL, informaii legate de funcionarea i organizarea societii, capitalul social, informaii despre civa indicatori economico- financiari ai firmei calculai pe baza informaiilor financiare furnizate de bilan i contul de profit i pierdere. Capitolul III Prezentarea aplicatiei si a mediului de lucruface referire la aplicaia MS Excel, ca suport informatic pentru gestionarea datelor contabile de iesire i intrare a stocurilor de materii i materiale n i din magazia ntreprinderii. n cadrul subcapitolului Concluzii si propuneri analizez eficiena instalrii unui sistem ERP pe un sistem de baze de date, care integreaza toate procesele economice: producie, distribuie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service i mentenan, logistic, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate i consisten informaional n ntreaga organizaie.ERP nseamn integrarea tuturor aplicaiilor intr-o soluie global, care acoper toate procesele intercorelate ce concretizeaz activitatea organizaiei, eliminnd graniele dintre departamente i delimitrile funcionale, ca i pe cele ale organizaiei cu mediul i oferind posibiliti de lucru multiutilizator, multiscop i multispaiu.CAPITOLUL I. NOIUNI GENERALE ALE SISTEMULUI INFORMATIC

A manageria o organizaie presupune cunoaterea n orice moment a strii patromoniale a acesteia, pentru ca deciziile s fie fundamentate. Dac executivul furnizeaz informaii corecte, la timp i conforme cu realitatea i deciziile se iau competent. Astzi, organizaiile consider informaiile ca fiind o resurs strategic asemenea capitalului i factorului munc. De-a lungul istoriei, omenirea a avut nevoie de informaie, deoarece la baza oricrei hotrri umane st cunoaterea. Este recunoscut unamim de ctre specialiti faptul c informaia este o comunicare, o tire despre o persoan, obiect, proces material, fenomen etc., din trecut, prezent sau viitor i care aduce noutate n raport cu alte cunotine, prezint interes pentru beneficiarul ei, sporindu-i gradul de cunoatere despre procesele i fenomenele respective. n conformitate cu opinia lui J. Arsac "informaia este o formul scris, susceptibil de a aduce o cunotin. Ea este distinct de aceast cunotin. Expresiile concrete ale informaiilor se numesc date, ele reprezentnd suportul simbolic al informaiei''. Informaia economic este folosit la elaborarea i luarea deciziilor curente,

dar i n elaborarea prognozelor i planurilor organizaiilor, ct i a economiei naionale, n urmrirea realizrii acestora.

Informaia contabil, o informaie economic rezultat din prelucrarea datelor din contabilitate folosind metode, procedee i instrumente specifice, trebuie sa fie real, precis, complet, operativ, direct i reprezint materia prim pentru tabloul de bord, pentru deciziile economice, financiare, tehnice i de gestiune care se iau de ctre manageri. Cea care furnizeaz informaii n legtur cu mrimea i structura patrimoniului (materii prime, materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe, mijloace bneti), informaii privind veniturile, cheltuielile i rezultatele financiare, costul produselor, drepturile i obligaiile unitii patrimoniale, este contabilitatea.

Folosirea informaiilor n procesul decizional sau n cel de execuie presupune transmiterea lor ntre emitent i beneficiar, pe un anumit traseu (circuit informaional), traversnd mai multe etape succesive de la culegere la clasare sau arhivare. Circuitul informaional este traiectul parcurs de o informaie ntre emitor i receptor. Fluxul informaional reprezint etapele succesive parcurse din momentul culegerii datelor pn la valorificarea informaiilor. Militaru Gheorghe, Sisteme informatice pentru management, Editura BIC All, Bucureti, 2004 2 Cotle D.- Contabilitate-informaie-decizie,Timioara, Editura Orizonturi Universitare, 1998 Sistemul informaional economic reprezint un ansamblu organizat i integrat al principiilor, metodelor, mijloacelor i procedeelor utilizate ntr-o unitate pentru culegerea, nregistrarea, prelucrarea, stocarea i/sau transmiterea, analiza i valorificarea informaiilor economice necesare organelor de conducere n vederea lurii deciziilor. Ca i organizare, sistemul informaional economic este alctuit din uniti aezate ntr-un flux corespunztor succesiunii operaiilor n care sunt implicate datele i informaiile vehiculate n sistem, de felul unitilor de culegere a datelor, unitilor de nregistrare a datelor unitilor de transmitere a datelor, unitilor de introducere n sistemele de prelucrare, unitilor de prelucrare a datelor i de redare de informaii si unitilor de stocare. O parte component a sistemului informaional este sistemul informatic care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor.4

Fig. 1.1. Locul sistemului informatic Componentele sistemului informatic sunt:

- HARDWARE-ul sistemului informatic, alctuit din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare i prelucrare automat a datelor;

- SOFTWARE-ul sistemului ( totalitatea programelor pentru funcionarea sistemului informatic, n concordan cu funciunile i obiectivele ce i-au fost stabilite); programele de baz (SOFTWARE-ul de baz) i programele aplicative (SOFTWARE-ul aplicativ);

- Comunicaiile: totalitatea echipamentelor i tehnologiilor de comunicaie a datelor ntre sisteme;

- Baza tiinifico-metodologic: modele matematice ale proceselor i fenomenelor economice,metodologii, metode i tehnici de realizare a sistemelor informatice;

- Baza informaional cuprinde datele supuse prelucrrii, fluxurile informaionale, sistemele i

3Epuran M., Bbi V. - Bazele contabilitii, Timioara, Editura Mirton, 19994G.oav, A.Mehedinu, I.Buligiu, R.Buse- Sisteme informatice economice. Teorie i aplicatii. Editura Universitaria,Craiova, 200 nomenclatoarele de coduri. - Utilizatorii, personalul de specialitate necesar funcionrii sistemului informatic(include informaticieni cu studii superioare i pregtire medie, analiti, programatori, ingineri de sistem, analiti-programatori ajutori, operatori etc.)- Cadrul organizatoric, specificat n regulamentul de organizare i funcionare al unitii n care funcioneaz sistemul informatic.5 Activitile dintr-un sistem informatic sunt cele legate de prelucrarea informaiilor, incluznd:

a - Introducerea datelor - datele despre tranzaciile comerciale sau despre alte evenimente trebuie s fie adunate i pregtite pentru prelucrare. Introducerea se refer la editarea de nregistrri.

b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaii datele care sunt subiectul activitilor de prelucrare cuprind: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele convertindu-le n informaii pentru utilizatori.

c - Ieirea informaiilor informaiile apar variat pentru a fi transmise utilizatorilor n forma solicitat de acetia.

Informaiile trebuie s ndeplineasc anumite condiii de calitate ce se refer n general la: timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator; coninut atributele care confer valoare informaiei; form felul n care ajunge la utilizator. d - Stocarea resurselor informaionale - reprezint activitatea dintr-un sistem informatic n care datele i informaiile sunt depozitate organizat pentru o utilizare ulterioar; procesul de regsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea i acurateea sa; suporturile pentru stocarea datelor i informaiilor sunt n general magnetice sau optice.

e - Controlul performanelor sistemului reprezint o activitate de mare importan n cadrul sistemului informatic; acesta are n vedere ca: Un sistem informatic produce un feed-back despre intrrile, procesul i ieirile sale precum i despre activitatea de stocare.

Feed-back-ul trebuie monitorizat i evaluat pentru a determina dac sistemul urmeaz s-i ating scopul prin performanele sale.

Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua modificari n activitatea sistemului n scopul corectrii deficienelor sale.

Importana sistemelor informatice const n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaie a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau unntreprinztor. Managerii sau utilizatorii (finali sau

5Stepan A., Sisteme informatice si inteligenta artificiala in economie, suport de curs

nu) nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice, ci s aib definit cadrul conceptual n cel puin cinci zone, i anume:conceptele fundamentale ale sistemului informatic, tehnologia sistemelor informatice, aplicaiile sistemelor informatice, dezvoltarea de sisteme informatice imanagementul sistemelor informatice. Conceptele de baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice i de comportament care ajut la fundamentarea aplicaiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor si de construire a unui avantaj strategic al firmei fa de competitori. Tehnologia sistemelor informatice este reflectat de dezvoltarea i managementul n tehnologia informaiei (hardware, software, reele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaiilor). Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaiile sale n domeniul operaional, managerial asigur i crearea unui avantaj competitiv al organizaiei de la nivelul local, intern (in colaborarea dintre compartimente, ntre nivelele ierarhice) pn la formele comerului electronic, schimbului de informaii utiliznd Internetul.6

1.1Procedeul de inventariere

1.1.1. Noiuni introductive ale procedeului de inventariere

n anumite situaii, ntre datele din evidena contabil (situaiile din conturi) i realitatea de pe teren, cea faptic, pot aprea diferene, nepotriviri cantitative, calitative i valorice, datorate influenei unor factori de ordin obiectiv sau subiectiv a cror cunoatere este necesar pentru a se putea lua msurile care se impun n regularizarea acestor diferene; dintre aceti factori de influen amintim:

pierderea n greutate a unor stocuri ca urmare a proprietilor acestora fizico-chimice care determin evaporarea, uscarea, deshidratarea;

modul de gestionare a valorilor materiale i bneti;

condiiile de depozitare i pstrare a stocurilor;

starea aparatelor de msur i control;

condiiile de transport;

greeli de calcul a documentelor;

erori de nregistrare n evidena contabil;

erori umane.

Toate acestea impun, i n Romnia legea oblig, la verificarea periodic a realitii faptice a strii patrimoniului n scopul cunoaterii exacte a elementelor patrimoniale pentru o

6 G.oav, A.Mehedinu, I.Buligiu, R.Buse- Sisteme informatice economice. Teorie i aplicatii. Editura Universitaria, Craiova, 2008

imagine corect, fidel i complet a patrimoniului unitii. Prevederile legale referitoare la inventarierea patrimoniului sunt cuprinse n patru acte normative, si anume:-- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;-- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii;-- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, cu modificrile i completrile ulterioare;

-- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 3512/2008 privind documentele financiar- contabile, cu completrile ulterioare. Inventarierea reprezint procedeul de stabilire faptic, pe teren, cantitativ, valoric i calitativ, la un moment dat, a existenei elementelor patrimoniale pe baza documentului numit inventar. Inventarierea se afla n legtur de intercondiionare i cu celelalte procedee ale metodei contabilitii: documentarea, contul, balana de verificare i bilanul contabil, fiind procedeul care st la baza ntocmirii unui bilan real menit s reflecte o imagine fidel i corect a strii patrimoniului.

Unitile patrimoniale au obligaia de-a efectua inventarierea patrimoniului n

urmtoarele cazuri:

1. la nceputul activitii pentru stabilirea i evaluarea aportului n natur;

2. n cursul desfurrii activitii cel puin o dat pe an sau ori de cte ori exist suspiciuni n legtur cu integritatea patrimoniului;

3. n cazul lichidrii;

4. n cazul fuzionrii;

5. n cazul divizrii Inventarierea, n calitate de procedeu al metodei contabilitii, are de ndeplinit mai multe funcii :1. funcia de control a existenei faptice a elementelor patrimoniale n scopul determinrii corecte a indicatorilor economico-financiari i a ntocmirii unui bilan real. n acest scop n inventariere se cuprind toate elementele patrimoniale precum i bunurile deinute cu orice titlu aparinnd altor persoane fizice i juridice;2. funcia de asigurare a integritii patrimoniale prin controlul gestiunilor de stocuri. n urma comparrii stocurilor faptice cu cele scriptice (din contabilitate) pot rezulta plusuri sau minusuri pentru care se stabilesc cauzele, vinovaii i modul de reflectare n evidena contabil;3. funcia de stabilire la finele unui exerciiu a valorii actuale (de utilitate) a elementelor patrimonialect i a modificrilor produse n mrimea i structura elementelor patrimoniale determinate de creterea sau deprecierea valorii contabile a elementelor patrimoniale;4. funcia de calcul i eviden a stocurilor, a consumurilor i vnzrilor. In funcie de modul de abordare, inventarierea este de mai multe feluri :1. dup obligativitatea realizrii sunt:

inventarieri periodice care se efectueaz n fiecare unitate patrimonial dup reguli de planificare proprii, frecvena efecturii fiind condiionat de particularitile fiecrei gestiuni i de viteza de micare a elementelor patrimoniale;

inventarieri anuale, obligatoriu de efectuat conform dispoziiilot legale, nainte de nchidereaconturilor i ntocmirea bilanului anual, n toate unitile patrimoniale, se inventariaza toate elementele patrimoniale de natura stocurilor materiale, a valorilor bneti, a creanelor, datoriilor etc. i necesit un volum mare de munc concentrat ntr-o perioad relativ scurt de timp ceea ce forteaza la efectuarea lucrrilor ntr-o perioad anterioar i valorificarea rezultatelor pe baza stocurilor constatate prin inventar innd seama de micrile ulterioare nregistrate n evidena contabil.2. dup sfera de cuprindere sunt:inventarieri generale a tuturor elementelor patrimoniale, inventarierile anuale sunt generale pentru a asigura imaginea real furnizat de bilan;inventarieri pariale, numai a anumitor elemente patrimoniale sau gestiuni din unitatea patrimonial, acestea sunt cele periodice.3. dup modul de efectuare sunt:inventarieri complete realizate prin verificarea tuturor bunurilor care formeaz un element patrimonial (toate mijloacele fixe, toate obiectele de inventar, toi clienii) sau o gestiune (toate bunurile din gestiune indiferent de coninutul economic: bani, mrfuri, mijloace fixe, obiecte de inventar); inventarieri prin sondaj, care privesc doar anumite sortimente sau anumite bunuri dintr-o gestiune. Aceste inventarieri pot determina transformarea lor n inventarieri complete dac se constat nereguli semnificative sau exist numite dubii.4. dup cauzele care le determin sunt:

inventarieri ordinare - au un caracter planificat i se desfoar dup un plan prestabilit;

inventarieri inopinate - generate de producerea unor situaii de excepie, ca:

1. predarea primirea unei gestiuni;

2. la solicitarea organelor de control;3. la modificarea preurilor;

4. n cazul divizrii, comasrii, desfiinrii unor gestiuni;

5. n cazul calamitilor naturale;

6. n cazul furturilor i spargerilor;

7. cnd exist suspiciuni n legtur cu gestiunea.5. dup scopul efecturii sunt: inventarieri de constatare a existenei faptice a elementelor patrimoniale prin numrare, cntrire, msurare etc.;

inventarieri de determinare a valorii de utilitate a elementelor patrimoniale prin stabilirea unor valori de pia a acestora.

1.1.2. Prezentarea procedeului de inventariere

Potrivit prevederilor legale, rspunderea pentru modul de organizare i efectuare a inventarierii patrimoniului unitilor patrimoniale (persoane juridice i persoane fizice care au

calitatea de comerciant) revine administratorului sau altei persoane responsabile cu

administrarea patrimoniului (conform statutului sau actelor de constituire), cu respectarea prevederilor pct.4 alin(4) din Norme.

Inventarierea se desfoar prin parcurgerea urmtoarelor etape:

A. pregtirea inventarierii;

B. realizarea propriu-zis a inventarierii;

C. stabilirea i valorificarea rezultatelor inventarierii.

A. Pregtirea inventarierii este etapa n care sunt asigurate condiiile necesare pentru buna desfurare a inventarierii propriu-zise. n acest scop, se iau dou feluri de msuri: de natur organizatoric i contabil.

Msurile organizatorice privesc urmtoarele:

stabilirea cu precizie a obiectului i sferei de cuprindere a inventarierii adic precizarea elementelor patrimoniale (stocuri, bani, datorii, creane etc.) supuse inventarierii i locurile de depozitare a acestora (toate elementele de acelai tip sau doar anumite elemente sau anumite gestiuni); emiterea de ctre persoanele competente (administratori) a deciziei de inventariere prin care este precizat: componena comisiei i subcomisiilor de inventariere, preedintele comisiei, gestiunilesupuse inventarierii, natura elementelor patrimoniale care fac obiectul inventarierii, datele de ncepere, terminare i valorificare a rezultatelor inventarierii. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii i contabilii care in evidena gestiunilor sau bunurilor supuse inventarierii.

crearea condiiilor optime de lucru pentru comisia de inventariere prin urmatoarele masuri:

1. conducerea la zi a evidenei tehnico-operative a gestiunii i confruntarea periodic cu evidena contabil pentru punerea de acord;2. asigurarea participrii la lucrrile de inventariere a ntregii comisii;

3. asigurarea cu personal necesar pentru manipularea valorilor materiale inventariate;

4. asigurarea comisiei de inventariere cu personal de specialitate n scopul identificrii corecte a bunurilor supuse inventarierii (calitate, pre etc.);

5. dotarea cu aparate de msur i control, rechizite i formulare necesare;

6. dotarea cu tehnic de calcul i materiale de sigilare necesare;

7. dotarea gestiunilor cu sisteme de nchidere duble.

luarea de ctre comisia de inventariere a urmtoarelor msuri organizatorice:

1. nchiderea i sigilarea accesului n gestiune, n prezena gestionarilor, ori de cte ori se ntrerup lucrrile i se pleac din gestiune, indiferent de numrul de spaii n care sunt depozitate bunurile;

2. se cere gestionarului o declaraie scris din care trebuie s rezulte urmtoarele:dac gestioneaz bunuri materiale i n alte locuri dect cele supuse inventarierii i care anume sunt acelea; dac are n gestiune bunuri aparinnd terilor cu sau fr documente deprovenien i care sunt acelea;dac are documente justificative privind gestiunea care nu au fost operate n evidena tehnico-operativ sau nu au fost predate la contabilitate i care sunt acelea; dac are cunotin de existena unor plusuri sau minusuri;dac are valori materiale nerecepionate, care trebuie expediate, primite sau eliberate pentru care s-au operat documentele justificative; dac deine numerar i care este acesta;3. se vizeaz ultimele documente de intrare i ieire din gestiune ntocmite

naintea nceperii inventarierii;

4. se bareaz i se semneaz ultima operaie din fiele de magazie;

5. se sisteaz operaiile de intrare i ieire din gestiune iar dac acestea se

efectueaz pe documente se face meniunea intrat sau ieit n timpul

inventarierii;

6. se identific toate locurile de pstrare a bunurilor care aparin gestiunii inventariate;7. se verific dac aparatele de msur i control sunt n bun stare defuncionare;

8. la unitile cu amnuntul gestionarul va ntocmi ultimul raport de gestiune n

care se cuprind valoarea ultimelor documente de intrare i ieire a mrfurilor i ambalajelor i numerarul depus la caserie;

9. se grupeaz bunurile supuse inventarierii pe sortimente i categorii de preuri, separndu-se cele degradate, deteriorate, primite n custodie sau spre pstrare. Msurile de natur contabil cuprind:

nregistrarea la zi a tuturor operaiunilor economice n contabilitate i n evidena operativ condus n gestiune;

verificarea corectitudinii i exactitii nregistrrii n conturi a operaiilor economice prin compararea informaiilor din contabilitate cu cele din evidena tehnico-operativ (fie de magazie, rapoarte de gestiune, registrul de cas etc.);

ntocmirea balanelor de verificare sintetice i analitice.

B. Realizarea propriu-zis a inventarierii

n aceast etap se desfoar practic cel mai mare volum de munc al comisiei de inventariere care depinde de mrimea gestiunii supuse inventarierii i de diversitatea elementelor patrimoniale gestionate. Activitatea presupune constatarea, identificarea i evaluarea elementelor patrimoniale.

Constatarea se face prin stabilirea direct i concret a existenei i mrimii elementelor patrimoniale prin cntrire, msurare, numrare sau calcule tehnice.

Bunurile aflate n ambalaje originale i intacte se despacheteaz i se verific prin sondaj. Bunurile de volum i mas mare se constat prin calcule tehnice (silozuri de cereale, ciment n vrac, combustibili lichizi i solizi). Existena unor elemente patrimoniale nu poate fi stabilita direct prin inventarieri fizice i atunci constatarea lor se face pe baza datelor din contabilitate. Acest procedeu se aplic pentru urmtoarele elemente patrimoniale:bunuri aparinnd unitii patrimoniale dar care au fost date cu chirie;

bunuri lsate n pstrarea terilor;

produse expediate terilor i refuzate, rmase n pstrarea lor;

disponibilitile bneti n conturile bancare reflectate n extrase de cont bancare;

creanele i obligaiile unitii fa de teri confirmate n extrase de cont semnate de acetia i confruntate cu evidena contabil analitic;

disponibilitile bneti din caserie se constat prin confruntarea soldurilor din registrul de cas cu soldul din contabilitate.

Bunurile constatate astfel se trec n documentul numit lista de inventar care se ntocmete pe locuri de gestionare i pe gestionari, pe categorii de elemente patrimoniale (corespunztoare calitativ, deteriorate, neutilizate, degradate, fr desfacere) i pe obligaii i creane certe, incerte i n litigiu.

Se ntocmesc liste separate pentru bunurile proprii aflate la teri (prelucrare, chirie, reparare) ct i pentru cele aflate n gestiune dar care aparin terilor. Aceste liste se semneaz fiecare de ctre membrii comisiei i gestionari, se dateaz iar pe ultima fil gestionarul face meniunea bunurile au fost inventariate n prezena mea, corect stabilite, se afl n pstrarea i rspunderea mea, nu am bunuri neinventariate sau trecute n plus pe liste; mai poate face i alte meniuni n legtur cu modul de desfurare a inventarierii. Spaiile libere din listele de inventariere se bareaz, iar dac se fac corecturi n liste, acestea se confirm cu semnturi de persoanele care semneaz listele.

Evaluarea elementelor patrimoniale inventariate se face la valoarea de intrare n patrimoniu care este valoarea contabil i care se verific pe baza documentelor justificative de intrare i ieire din patrimoniu.

n scopul realizrii unei imagini reale a patrimoniului evaluarea elementelor patrimoniale la inventariere se face astfel:

bunurile de natura imobilizrilor i stocurilor se evalueaz la valoarea contabil (de inventar), adic la preurile cu care au fost nregistrate n evidena contabil la intrarea n patrimoniu;

bunurile depreciate se evalueaz la valoarea de utilitate stabilit n funcie de valoarea acestui bun pe pia i de utilitatea lui pentru unitatea patrimonial.

n cazul acestei evaluri exist dou situaii posibile:

a) Vi Vc unde: Vi = valoarea de inventar sau utilitateb) Vi < Vc Vc = valoarea contabil sau de intrare n cazul Vi Vc se nscrie n listele de inventar valoarea de intrare sau contabil.

n cazul Vi < Vc se nscrie n listele de inventar valoarea de inventar sau de utilitate.

creanele i datoriile certe se evalueaz la valoarea lor nominal;

creanele i datoriile incerte sau n litigiu se evalueaz la valoarea de utilitate stabilit funcie de sperana de-a ncasa i riscul de-a plti;

creanele, datoriile i numerarul n devize se evalueaz la cursul de referin al B. N. R. n vigoare din ultima zi a exerciiului;

titlurile imobilizate se evalueaz la valoarea de utilitate;

titlurile de plasament se evalueaz la cursul mediu al ultimei luni din exerciiu financiar sau la valoarea sperat de negociere. C. Stabilirea i valorificarea rezultatelor inventarierii Rezultatele inventarierii se consemneaz ntr-un proces verbal de inventariere care cuprinde:perioada desfurrii inventarierii;

data precedentei inventarieri;

gestiunile inventariate i coninutul lor;

persoanele care au participat la inventariere;

plusurile sau minusurile constatate prin compararea situaiei din evidena contabil cu situaia constatat prin centralizarea listelor de inventar;

compensrile efectuate ntre elementele patrimoniale ntre care se permite compensarea plusului cu minusul;

bunurile constatate ca depreciate;

vinovaii de situaiile create;

creanele sau datoriile incerte sau n litigiu;

explicaii scrise de la persoanele responsabile pentru degradri, lipsuri, plusuri de bunuri;

situaiile contabile din care rezult soldurile scriptice i micrile elementelor patrimoniale ntre inventarul precedent i cel ncheiat i supus valorificrii;

semnturile comisiei de inventariere i ale gestionarilor pentru luarea la cunotin. Propunerile cuprinse n procesul verbal al comisiei de inventariere se prezinta n termen de7 zile lucratoarede la data ncheierii inventarierii preedintelui comisiei centrale.

Dupa stabilirea rezultatelor inventarierii, evidena contabil trebuie corectat n conformitate cu realitatea faptic, n sensul efecturii de nregistrri n contabilitate care s corecteze n plus sau n minus datele din contabilitate cu plusurile sau minusurile constatate, adic are loc procesul de valorificare a rezultatelor inventarierii.

n urma inventarierii se nasc trei situaii posibile:

1. egalitate ntre situaia faptic i cea scriptic;

2. situaia faptic > situaia scriptic, deci se constat plus la inventar;

3. situaia faptic < situaia scriptic, deci se constat minus la inventar.

Plusurile constatate la inventariere se nregistreaz ca orice intrare de bunuri

economice prin diminuarea cheltuielilor de exploatare sau creterea veniturilor.

Minusurile constatate la inventariere sunt de dou feluri:

lipsuri imputabile care pot proveni din neglijen, sustrageri, gestiune incorect i valoarea acestora se recupereaz de la persoanele vinovate;

lipsuri neimputabile care se produc ca urmare a manipulrii, depozitrii, condiiilor naturale, caracteristicilor tehnice a bunurilor i calamitilor naturale.

nregistrarea n contabilitate a lipsurilor se face astfel:

lipsuri imputabile ca o ieire de bunuri economice prin crearea dreptului de crean asupra persoanelor vinovate;

lipsuri neimputabile ca o ieire de bunuri economice prin mrirea cheltuielilor exerciiului.

La sfritul anului, rezultatele inventarierii sunt centralizate n Registrul-inventar n care activele i datoriile sunt grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan. Activele i datoriile nscrise n Registrul-inventar au la baza listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere i situaiile analitice, dup caz, care justific coninutul fiecrui post din bilan. CAP. II STUDIU DE CAZ

2.1. Prezentarea S.C. BIALETTI STAINLESS STEEL S.R.L.

Grupul Bialetti Industrie S.P.A. este lider n Italia i printre cei mai importani juctori de pe pieele internaionale, ce produce vase de buctrie i accesorii, aparate mici de gtit alimente, produse conexe pentru prepararea cafelei sau vase funcionale pe gaz pentru prepararea cafelei, cafetiere electrice i maini electrice pentru espresso i le comercializeaza prin marile lanuri de retail (canale de vnzare cu amnuntul) i prin comer electronic; deine branduri de tradiie ndelungat i faim ca Bialetti, Rondine, Girmi, Aeternum i Cem.

Grupul s-a remarcat de-a lungul anilor prin nivelul ridicat de inovaie i calitate a produselor sale, precum i prin utilizarea de noi materiale i tehnologii, opereaz cu propriile instalaii de producie n Italia, Turcia i Romnia.

Achiziionnd, la sfritul anului 2005, marca si utilajele de producie de la AETERNUM, o marc italian cunoscut pe piaa internaional de vase i accesorii de buctrie, specializat n producia de oale sub presiune din inox cu capac rigid, Bialetti Industrie SPA i completeaz oferta de produse casnice,care pn la momentul acela erau numai din aluminiu antiaderent.

n urma analizelor de fezabilitate, a fost gasit calea de a nfiina o unitate de producie n incinta Parcului Industrial Plopeni, dup transferul utilajelor cumprate de la Aeternum; n iunie 2006, SC BIALETTI STAINLESS STEEL i ncepe activitatea de producie, BIALETTI INDUSTRIE SPA ITALIA, fiind singurul asociat cu cota de participare de 100% i singurul client.

Afirmarea de excelen a Bialetti Industrie vine din abilitatea de a asocia produsele sale cu valori de tradiie, calitate, durabilitate, design original i siguran, ntr-o strategie de responsabilitate social si de afaceri, care este exprimat n declaraia sa de excelen: " mai mult valoare vieii de zi cu zi."

Unul dintre punctele forte ale Bialetti Industrie, de fapt, este gradul ridicat de recunoatere ca brand al produselor, combinat cu capacitatea de a se adapta la nevoile individuale i ateptrile celor care triesc n buctrie ca fiind inima unei case.

Grupul este format din branduri cunoscute, cum ar fi Bialetti, Aeternum, Girmi, Rondine si Cem. Acesta are aproximativ 319 branduri, deine 127 brevete de invenie, modele i desene nregistrate, desene i modele industriale. Acesta dedic resurse interne i externe semnificative pentru cercetare i dezvoltare de noi produse i tehnologii, printr-o structur flexibil i o serie de parteneriate puternice cu profesioniti, institute de proiectare, universiti i centre de cercetare, distingndu-se prin cele mai avansate tehnici de producie i prezen comercial puternic n Italia i n strintate. Funcionare i organizare nregistrat la Registrul Comerului cu nr. J29/1359/2006, cod unic de inregistrare 18786793, atribut fiscal RO, SC BIALETTI STAINLESS STEEL SRL i desfaoar activitatea sub forma de proprietate 35, adic societate comercial cu rspundere limitat, ncepnd de la data nmatriculrii n Registrul Comerului, 21 iunie 2006. SC BIALETTI STAINLESS STEEL SRL funcioneaz ca o societate cu rspundere limitat, conform Legii nr. 31/ 1990 privind societile comerciale, republicat i modificat prin Legea 441/2006, actualizat prin Legea 187/2012 pentru punerea n aplicare a Legii nr. 286/2009 privind Codul penal, Legea 255/2013 pentru punerea n aplicare a Legii nr. 135/2010 privind Codul de procedura penal i pentru modificarea i completarea unor acte normative care cuprind dispoziii procesual penale. Legea nr. 31/1990, privind societatile comerciale, specific urmatoarele aspecte n ceea ce privete societile cu rspundere limitat: constituire prin - statut, exist un singur asociat;

statut si contract de societate (act constitutiv) - mai muli asociai

mrimea capitalului social - nu poate fi mai mic de 200 lei, divizat n pri sociale;

trebuie vrsat integral la data constituirii;natura aporturilor - n bani i n natur;numrul asociailor - nu poate fi mai mare de 50;

responsabilitate - rspunderea asociailor pentru datoriile sociale este limitat la aporturile la capitalul social subscris i vrsat.gestiunea societii - administrator

aprobarea bilanului - A.G.A. Structura organigramei societii este urmtoarea: Administrator I. Manager 1. Asistent manager II. Specialist SSM 2. Responsabil Mediu

3. Director economic economiti;

-- Serviciul Aprovionare.

4. Manager resurse umane inspector resurse umane.

5. ef serviciul tehnic electrician, mecanic, strungar, lctu mecanic, stivuitorist,

femeie de serviciu,

-- ofer, instalator.

6. ef Secia 1 -- a. Atelier montaj-- muncitor necalificat; -- b. Atelier tampografi muncitor necalificat; -- c. Atelier vopsitorie -- muncitor necalificat. 7. ef Secia 2 -- a. Atelier vibratura ef schimb muncitori necalificati; muncitori necalificati;

-- b. Atelier capace muncitori necalificai;

-- c. Atelier control muncitori necalificai; 8. ef Secia 3 atelier strunguri ef schimb strungar; 9. ef Secia 4 ef atelier turntorie topitor turnator aluminiu;

-- lacatus mecanic;

-- muncitori necalificai.

-- ef atelier Trancia -- operator presa;

-- control prefabricate;

-- polizator;

-- debavurator manual;

-- muncitori necalificai;

-- Sef atelier reciclare -- topitor turnator;

-- muncitori necalificai;

-- stivuitorist. 10. ef Secia 5 -- muncitori necalificai apolizoare;

-- mecanic; electrician; femeie de serviciu .

11. Magazie -- primitor- distribuitor; stivuitorist, magazioner.

Capitalul social

Capitalul social al SC BIALETTI STAINLESS STEEL SRL este de 15.052.060 lei. Domeniul de activitate

SC BIALETTI STAINLESS STEEL SRL este unic productor de cafetiere i oale sub presiune din Romania i face parte din BIALETTI GROUP care este lider mondial pe piaa cafetierelor, a instrumentelor de coacere i a electrocasnicelor de mici dimensiuni. Domeniul de activitate este FABRICAREA ALTOR ARTICOLE DIN METAL N.C.A., CAEN 2599. 2.2. Indicatori economico - financiari ai firmei Utilitatea indicatorilor economico-financiari const att n evidenierea unui trend, ct mai ales n posibilitatea ca societatea analizat s poat fi comparat cu alte companii active n acelai sector. Totodat, exist indicatori financiari care ajut la predicia unui eventual faliment n viitor.Indicatorii economico financiari faciliteaz lucrul cu un volum de date ridicat ntr-o manier organizat. Cea mai mare parte a indicatorilor economico-financiari se calculeaz pe baza informaiilor furnizate de companii n situaiile financiare. Pentru a se realiza o analiz pertinent pe baza ratelor financiare trebuie avute in vedere urmatoarele aspecte:- ntodeauna este nevoie de un punct de referin, indiferent c este vorba de valori istorice obinute de companie, de previziuni sau de valori calculate pentru alte societi cu obiect similar de activitate- Analiza pe baza unui singur indicator poate conduce la interpretri eronate, fiind recomandat studierea mai multor rate pentru a se obine o imagine corect a poziiei sau performanei financiare a companiei- Utilizarea valorilor bilaniere de la sfritul anului la calculul indicatorilor economico-financiari poate conduce la obinerea unor erori date de factori sezonieri, de aceea se recomand utilizarea valorilor medii (ex: Stocuri la sfritul anului - Stocuri la nceputul anului/2)- Ratele financiare sunt influenate de limitrile contabile existente, fiind posibil ca in cazul realizrii de calcule pe baza de standarde diferite s rezulte unele discrepane (ex: calculul pe baza RAS vs IFRS)

Importana calculrii indicatorilor economico-financiari const n cunoaterea evoluiei acestora i n compararea cu exerciiile financiare precedente, ceea ce ofer conducerii entitii, posibilitatea de a efectua analize economico-financiare cu impact n procesul decizional.

De asemenea, cunoaterea nivelului indicatorilor economico-financiari permite efectuarea de comparaii cu alte entiti din sectoare de activitate similare, autohtone sau internaionale. Pe baza datelor financiare cuprinse n tabelul II.1., selectate din situaiile financiare aferente anilor financiari 2010, 2011, 2012 i 2013 au fost calculai civa indicatori economico-financiari, cuprini n tabelul II.2.

Tabelul II.1. Date financiare RON - BIALETTI STAINLESS STEEL SRL

Anul financiar 2010201120122013

Bilan

Active Imobilizate14340274186689622955318133224448

Active Circulante24315335397905681895698821352002

Stocuri18331854197084941244147615225164

Conturi493255518010666170971

Total Activ38,655,60958,459,53048,510,16954576450

Capital Social10582660105826601058266015052060

Capitaluri Proprii6605741560286242640257975551

Datorii32050507528574514424650646602150

Total Pasiv38,655,60958,459,53048,510,16947396450

Cont Profit si Pierdere

Cifra de Afaceri18997186410222424563853641368452

Venituri Totale25611991503071444884342347927492

Cheltuieli Totale25472260514119205013968648417492

Profit Net / Pierdere72526-1104776-1296263-677895

Marja Profit Net0,38 %-2,69 %-2,84 %-1,63%

Numr angajai160282272267

Sursa informaiei http://firme.efin.ro/ i http://www.mfinante.ro/ ntreprinderea aparine unui sector de activitate care necesit o dotare tehnic semnificativ, fapt reflectat n ponderea mare a activelor imobilizate n totalul activului n toate exerciiile financiare, remarcndu-se o cretere de la an la an.

Cifra de afaceri cuprinde suma total a veniturilor din operaiunile comerciale efectuate de firm, respectiv vnzarea de mrfuri i produse ntr-o perioad de timp determinat. n cuantumul cifrei de afaceri nu se includ veniturile financiare i veniturile excepionale. n termeni coreci, cifra de afaceri reprezint suma veniturilor aferente bunurilor livrate, lucrrilor executate, serviciilor prestate, precum i a altor venituri din exploatare, mai puin rabaturile, remizele i alte reduceri acordate clienilor.

Fig. II.1. Evoluia cifrei de afaceri

Marja profituluinet este un indicator financiar de profitabilitate, care ne arat n procente ct de profitabil este activitatea total a unei companii. Cu ct procentul este mai mare, cu att firma din punct de vedere a profitbilitii este mai stabil i ne sugereazao situaie bun a acesteia.

Calculat ca i raport ntre rezultatul net al exerciiului i cifra de afaceri net, exprimat procentual, aceasta are valori negative n majoritatea anilor din care provin datele financiare i indic o situaie instabil i faptul c firma nu a avut o activitate tocmai bun. Marja profitului brut ( raportul dintre profitul brut al exerciiului i cifra de afaceri net), exprim profitabilitatea ntregii activiti, profitul luat n considerare nefiind influenat de impozitul pe profit. Pentru comparia cu alte perioade i societi, marja este mult mai reprezentativ deoarece influena fiscalitii este mai redus.Formula de calcul: MPB = PB / CAunde PP = profit brut CA = cifra de afaceri

Fig. II.2. Evoluia profitului brut

Tabelul II.2. Indicatori derivai din bilan

Anul financiar2010201120122013

Total datorii/ Capitaluri proprii4.85199.43410.37675.8431

Total datorii/Total active2.2352.83131.49721.4026

Indicatori de profitabilitate

2010

2011

2012

2013

Marja de profit brut%0.7355-2.6931-2.8403-1.1834

Marja de profit net%0.3818-2.6931-2.8403-1.6387

Rentabilitatea capitalului propriu

nainte de impozitare2.1153-19.7181-30.4-6.1486

Rentabilitatea capitalului propriu

dup impozitare1.0979-19.7181-30.4-8.4997

Indicatori de activitate (gestiune)2010

2011

2012

2013

Rotaia activelor imobilizate (viteza de rotaie n zile)275.525166.1092236.353293.1442

Rotaia activelor circulante

(viteza de rotaie n zile)467.1796354.041151.6109188.3919

Rotaia activelor totale

(viteza de rotaie in zile)742.7046520.1502387.9663481.5361

Indicatori de risc2010201120122013

Rata de ndatorare global0.82910.90420.91210.8539

Sursa http://www.firme.info/ Marja profitului net (raportul dintre profitul net al exerciiului i cifra de afaceri net) reprezint una din cele mai uzuale i importante rate calculate n analiza financiar. Raportul nu trebuie utilizat n analiza comparativ multiperioad i multisocietate deoarece conine influena fiscalitii.Formula de calcul: MPN = PN / CAunde PN = profit net CA = cifra de afaceri Valorile negative ale acestor marje (societatea nregistreaz pierdere n anii financiari) indic faptul c activitatea acestei firme este neprofitabil. Rentabilitatea capitalurilor proprii (cel mai important indicator de msurare a performanelor unei companii, n opinia unor economiti) este calculat ca raport ntre rezultatul net obinut de companie i capitalurile proprii, acestea din urm reprezentnd practic contribuia acionarilor la finanarea afacerii.

Formula de calcul: RCP = Rnet / CPRunde Rnet = rezultatul net al exerciiului

CPR = capitaluri proprii n ciuda faptului c propriile capitaluri ale societii cresc de la an la an, rentabilitatea lor nregistreaz valori negative datorit pierderilor nregistrate n exerciiile financiare.

Viteza de rotaie a activelor imobilizateeste indicatorul care este exprimat n numrul de rotaii efectuate de activele imobilizate pentru realizarea cifrei de afaceri. De asemenea, se evalueaz eficiena managementului activelor imobilizate prin examinarea valorii cifrei de afaceri generate prin exploatarea acestora.

Formula de calcul:

Viteza de rotaie a activelor imobilizate =Cifra de afaceri/ Active imobilizate Viteza de rotaie a activelor circulante este dat de numrul de rotaii ale stocului mediu de active circulante (capital circulant) ce au loc pentru realizarea volumului desfacerilor (cifra de afaceri). Cu cat numarul de rotatii este mai mare, cu att activitatea este mai eficient, deoarece, cu acelai volum de active circulante se poate realiza un volum mai mare de desfacere de mrfuri i un profit mai mare.Formula de calcul: Viteza de rotaie a activelor circulante =Cifra de afaceri/ Active circulante Viteza de rotatie a activelor totale evalueaz eficiena managementului activelor totale prin examinarea valorii cifrei de afaceri generate de activele entitii.Formula de calcul: Viteza de rotaie a activelor circulante =Cifra de afaceri/ Total activeObservm c cifra de afaceri are o influen pozitiv n sensul reducerii duratei de rotaie a activelor circulante, influen datorat creterii ei.

n timp ce cifra de afaceri a evoluat pozitiv, activele circulante ale S.C. BIALETTI STAINLESS STEEL S.R.L. au inregistrat scderi, fapt ce a determinat un impact pozitiv asupra vitezei de rotaie, tendinta crescatoare a nivelului activelor circulante reprezint principala cauz creterii vitezei de rotaie a acestora. Rata de ndatorare global este cunoscut i sub denumirea de "rata de levier" i exprim ndatorarea total (pe termen scurt, mediu i lung) a ntreprinderii n raport cu capitalul propriu. Rezultatul trebuie s fie subunitar, o valoare supraunitar nsemnnd un grad de ndatorare ridicat. Formula de calcul: LF = DT / CPR * 100 unde DT = datorii totale CPR = capitaluri proprii

CAPITOLUL III. PREZENTAREA APLICATIEI SI A MEDIULUI DE LUCRU Componentele sistemului informatic utilizat la societatea BIALETTI STAINLES STEEL SRL,

fcnd parte din softwear-ul aplicativ, utilizat pentru gestiunea stocurilor de materii, materiale consumabile i mrfuri, sunt programul de contabilitate i aplicaia Microsoft Excel. SAGA C este o soluie care permite informatizarea activitii contabile pentru firme mici i mijlocii, un program integrat pentru evidena contabil i de stocuri, cu ajutorul su fiind nregistrate toate operaiunile contabile, inclusiv intrrile i ieirile de stocuri. Pentru a doua oar evidena stocurilor este inut i la locurile de depozitare, n aplicaia Microsoft Excel, a crei prezentare face obiectul prezentului capitol. Microsoft Excel este un program specializat pentru prelucrarea datelor n cadrul unor foi de calcul organizate sub form de tabele, cu utilizare de adrese fixe de tip coloan/rnd pentru fiecare celul n parte, lucru care permite prelucrarea coninutului acestora n relaie una cu alta utiliznd formule de calcul i cmpuri calculate automat. Dintre facilitile de baz se enumer: introducerea datelor manual sau automat (cu preluare dintr-un fiier extern), calcule matematice (chiar de complexitate ridicat), grafice i diagrame n multiple forme de afiare (particularizabile) generate pe baza datelor introduse i calculate n document. Lansarea aplicaiei Microsoft Excel 2010 se face prin executarea unui click pe butonul Start All Programs Microsoft Office Microsoft Excel 2010.

La pornirea aplicaiei MS Excel, se deschide un fiier Excel numit registru de calcul (workbook sau book), avnd extensia xls (MS Office versiunea 2003) sau xlsx (MS Office versiunea 2007 si 2010), format din una sau mai multe foi de calcul (worksheet sau sheet). Rolul unui registru este de a permite stocarea i prelucrarea datelor. Dei nu este documentul primar (elementar) n Excel, un registru este entitatea cea mai mic care poate fi stocat separat pe un suport permananent. O foaie de lucru este documentul elementar utilizat n Excel pentru stocarea i prelucrarea datelor. ntr-o foaie de lucru se pot introduce i modifica date, se pot realiza calcule i analize asupra acestora, se pot insera grafice construite pe baza datelor i imagini. O foaie de calcul (lucru) nu poate apare n afara unui registru. Datele pot fi organizate n foi de lucru separate, care pot fi stocate mpreun n acelai registru, dac sunt relaionate din punct de vedere al coninutului. Datele aflate ntr-o foaie de lucru sunt aezate asemntor celor dintr un tabel, n linii (rows) i coloane (columns). Intersecia unei linii cu o coloan determin o zon dreptunghiular denumit celul (cell), fiind cel mai mic spaiu de editare (introducere i modificare date) n Excel. Nu se poate scrie nimic n afara unei celule. O celul poate conine valori alfanumerice (text), numere, date calendaristice; n celule pot fi scrise formule de calcul avnd ca operatori (parametri) valori din alte celule, valoarea afiat fiind rezultatul evalurii formulei. Lucrul cu formule este una dintre cele mai puternice faciliti ale programelor de calcul tabelar, aa cum este i Excel.

Fig.III.1.Foaie de calcul stocuri

Fig.III.2. Foaie de calcul intrri stocuri

Fig.III.3 Foaie de calcul ieiri stocuri

Fig.III.4 Registru de calcul Excel 2010 Name Bar-ul afieaz numele documentului;

Ribbon-ul conine butoane corespunztoare aciunilor pe care le poate face calculatorul;

Cele mai multe aciuni sunt grupate dup funcionalitatea lor, cum ar fi cele din tab-ul Home, Insert, Page Layout etc.

Pentru a vedea descrierea unui buton trebuie inut cursorul, fr a apsa, deasupra lui. Formula Bar-ul afieaz adresa celulei curente n stnga, iar n dreapta ce formul conine celula bifat.

Celulele speadsheet-ului sunt folosite efectiv pentru introducerea textului sau formulelor. Fig. III.5 Celula spaiul de editare n Excel

Fig. III.6 Spaiul de lucru MS Excel 2010 Spaiul de lucru Excel este reprezentat in figura III.6 i conine: 1 selectare foaie de calcul

2 adresa celulei

3 celula activ

4 informaia din celula activ / bara de formule

5 linia selectat

6 coloana selectat

7 antetul coloanei

8 antetul liniei

9 foaia de calcul activ

10 creare foaie de calcul nou

11 bara de defilare orizontal

12 bara de defilare orizontal Introducerea datelor Foaia de calcul permite introducerea i manipularea datelor de natur diferit: text, valori numerice, date calendaristice, formule matematice, reprezentri grafice etc. Se efectueaz click asupra celulei n care se vor introduce datele (text, date sau valori numerice) se introduc datele se apas tasta Enter sau se navigheaz cu ajutorul tastelor sau a mouse-ului ctre alt celul pentru salvarea acestora. Se poate observa (fig.III.7) c valorile de tip text sunt aliniate n mod automat n stnga celulei, iar valorile numerice sunt aliniate n mod automat n dreapta celulei. Acest fapt este foarte important, deoarece ofer posibilitatea de a verifica dac s-au introdus corect valorile numerice. fig.III.7. Alinierea datelor n Excel Valoarea numeric nu este tastat corect dac este aliniat n stnga celulei. Tastarea greit a valorilor numerice va duce ulterior la erori n formule.

Pentru ca Excel s lucreze cu datele este necesar ca, mai nti, acestea s fie introduse

n foaia de calcul; fr numere sau cuvinte, Excel nu este nimic altceva dect o gril goal. n

foile de lucru datele se introduc uor i ntr-o varietate de moduri. Ele pot fi doar tastate sau

pot fi decupate i lipite dintr-o celul n alta, pot fi glisate sau se pot insera tot felul de date i

obiecte din alte programe. Exist mai multe tipuri de date recunoscute de Excel: text, numere,

date calendaristice, ore, valori logice, formule, funcii. Excel-ul recunoate de fapt n foaia de calcul dou tipuri de informaii: valori i formule. Preluarea acestora se va face n felul urmtor:

indiferent ce tip de informaie se introduce n celul, aceasta poate fi vizualizatinstantaneu pe bara de formule;

valorile vor fi afiate i n cadrul celulei, pe cnd formulele de calcul nu se vd n

celule, ci doar rezultatul acestora.

nainte de a introduce formule n foaia de calcul se ncepe, evident, cu introducerea

valorilor de prelucrat.

Excel accept urmtoarele tipuri de valori :

text o combinaie de litere, cifre i caractere;

numere sunt alctuite din cifre i caractere speciale.Introducerea datelor prin tastare se face direct n celul, dup care se apas tasta Entersau se execut clic pe butonul Enter de pe bara de formule. Dac n locul numrului apare

##### nseamn c numrul introdus este prea lung si deci trebuie lrgit coloana pentru ca el

s poat fi afisat. Ct timp intrarea n celul nu este finalizat (lucru subliniat de un cursor

intermitent n interiorul celulei sau n bara de formule), multe din comenzile Excel nu pot fi

executate. Dac operatorul se rzgndete n privina unei intrri nainte de a o finaliza va apsa tasta ESC.Tabelul III.1. Tipuri de date CategorieDescriere

General- informaia este afiat potrivit formatului implicit, Excel

stabilind tipul cel mai probabil de dat

Numr- se fixeaz numrul de zecimale n Numr zecimale, prezena separatorilor grupelor de trei cifre n Utilizare Separator mii si se alege forma numerelor negative

Procentaj- acest format nmuleste coninutul celulei cu 100 si adaugsimbolul de procent. De exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%. Este de reinut c numrul iniial este sub form zecimal

Fracie- permite operarea cu numere scrise sub form de fracii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o list disponibil. O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se tasteaz partea ntreag, un spaiu si partea fracionar, 2 1/2. Pentru a nu fi identificat implicit o dat calendaristic, partea ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.

Stiinific- permite scrierea numerelor cu utilizarea notaiei stiinifice: 1e+3 este 1000 etc

Simbol monetar- este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea

numrului de zecimale si a formei numerelor negative, se poate

stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice. n lista

derulant Simbol se poate selecta practic orice simbol monetar.

Contabil- este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere

vertical la punctul zecimal a sumelor nscrise

Dat- permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. Lista

Type din dreapta ofer o imagine a opiunilor disponibile. Se

observ existena tipurilor mixte (date + timp).

Timp- permite stabilirea unor formate pentru date orare.

Text- stabileste formatul de text pentru informaia din celul.

Special- permite introducerea informaiilor n conformitate cu unele

formate, gen cod postal, numr de telefon, cod numeric personal

etc.

Particularizat- permite particularizarea modului de afisare a informaiei. A se

vedea seciunea Creai un format de numr particularizat din Help

Salvarea unui document Utiliznd meniul principal al aplicaiei, se alege suita de comenzi: File Save se specific numele registrului de lucru n seciunea File Name i locaia n care va fi salvat Save. O alt alternativ ar putea fi cea n care se folosi opiunea Save As, similar cu Save, cu posibilitatea de a salva un document existent (ante-salvat) sub un alt nume sau folosind unul din multele alte de tipuri de fiiere oferite de aplicaie (versiuni anterioare ale tipului de registru de calcul Excel, XML, CSV, PDF, text etc.). Deschiderea unui document existent Se folosesc comenzile: File Open se caut registrul de lucru n locaia n care a fost salvat se selecteaz fiierul Open. Alternativ se poate folosi una din multele aplicaii Windows existente pentru navigaia n structura arborescent a stocrii fiierelor pe discul fix (sau pe un dispozitiv extern) se localizeaz i se deschide fiierul dorit.

Crearea, copierea, mutarea i tergerea registrelor i a foilor de calcul Pentru operaiile de baz ntr-un document Excel (registru de lucru) se folosesc aceleai modaliti de lucru ca i n cazul altor tipuri de documente (Microsoft Office i altele). Foile de calcul din cadrul unui registru Excel se pot insera, terge, copia i muta folosind meniul de selecie al foilor din partea de jos a ferestrei aplicaiei, mpreun cu opiunile oferite prin activarea meniului contextual ataat acestora (prin efectuare click cu butonul drept al mouse-ului asupra lor).

Fig.III.8 Meniu pentru inserarea, mutarea, stergerea foilor de lucru

Selectarea datelor - Selectarea unui grup de celule: click asupra primei celule din grup se ine butonul mouse-ului apsat i se deplaseaz cursorul spre ultima celul din grup (att pe orizontal ct i pe vertical) se elibereaz butonul mouse-ului;

- Selectarea unei coloane: click pe litera coloanei (sus);

- Selectarea unui rnd: click pe numrul liniei (stnga);

- Selectarea unei foi de calcul: click n colul din stnga sus, la intersecia numerotrii rndurilor i a coloanelor, pe simbolul existent.

Fig. III.9 Selectarea datelor

Copierea/mutarea coninutului unui grup de celule n alte celule din aceiai foaie de calcul sau n alt foaie de calcul este realizat respectnd paii:a) se selecteaz grupul de celule click dreapta pe selecie comanda Copy / Crop se selecteaz grupul de celule destinaie sau se poziioneaz cursorul n celula de la care ncepnd, nspre dreapta-jos va fi lipit coninutul, din aceiai foaie de lucru sau din alt foaie de lucru (din acelai document sau din altul) click dreapta se selecteaz una dintre cele cinci opiuni de lipire: lipire total, lipire doar valori, lipire formule, transpunere, lipire formatare, lipire link; tot aici exist, prin apelul opiunii Paste Special, opiuni avansate de lipire;

b) se selecteaz grupul de celule se apas combinaia de taste Ctrl + C / Ctrl + X se poziioneaz cursorul n locul n care vor fi copiate/mutate celulele se apas combinaia de taste Ctrl + V;

c) se selecteaz textul din fila Home a meniului principal se apas butonul (copiere) sau (decupare/mutare) se poziioneaz cursorul n locul n care va fi copiat/mutat textul se apas butonul Paste.

tergerea coninutului unei celule sau grup de celule se realizeaz prin selectarea celulei sau a grupului de celule click dreapta se alege din meniul contextual opiunea Delete.

tergerea unei celule se face printr-un click dreapta pe celul Delete se alege modalitatea nlocuiri n structura tabelar a celulei terse prin: deplasare celule la stnga, deplasare celule n sus, precum i opiunea tergerii din acelai meniu a ntregului rnd sau a ntregii coloane la intersecia crora se afl celula.

tergerea unui rnd sau a unei coloane este facut printr-un click dreapta pe numrul rndului sau litera coloanei Delete.

Inserarea unui rnd nou sau a unei coloane noi se realizeaz printr-un click dreapta pe numrul rndului sau litera coloanei unde se doreste inserarea Insert.

Modificarea dimensiunilor unui rnd sau a unei coloane se efectueaz un click pe marginea de jos a rndului sau marginea dreapt a coloanei tinnd butonul mouse-ului apsat se deplaseaz cursorul n jos / spre dreapta pentru mrire sau n sus / spre stnga pentru micorare, pn se ajunge la dimensiunea dorit se elibereaz butonul mouse-ului.

Sortarea (ordonarea) datelor dup unul sau mai multe criterii se face selectnd datele care vor fi sortate n fila Date meniul Sort & Filter opiunea Sort n fereastra de dialog afiat se pot aduga oricte niveluri de sortare, prin completarea pentru fiecare nivel a coloanei din selecie dup care se va face sortarea, a bazei de sortare i a ordinii sortrii se apas butonul OK. Sortarea este operaia de ordonare fizic a nregistrrilor dintr-o list dup anumite

criterii. Operaia are loc fr rescrierea datelor, adic lista ordonat ramne n domeniul de

celule n care a fost lista original. Criteriul de sortare se numete cheie. Cheia de sortare este

ntotdeauna un cmp al listei. Ordonarea fizic a nregistrrilor se poate face cresctor sau

descresctor, dupa valorile cmpului cheie. Excel permite sortarea listelor pe unul, dou sau trei nivele adic, pe lnga cheia

primar, se pot preciza nca dou chei de sortare. Sensul acestora este urmtorul: la valori

egale ale cheii primare, ordinea nregistrrilor este determinat de valoarea celui de al doilea

cmp cheie; la valori egale ale primelor dou cmpuri de sortare, ordinea nregistrrilor este

determinat de valoarea celui de al treilea cmp cheie de sortare.

Modalitile de lucru pentru sortarea unei liste sunt:

sortarea rapid: - se activeaz oricare celul din cmpul cheie,- se acioneaz unul din butoanele de sortare rapid (acestea se pot accesa din meniul Data, seciunea Sort&Filter aa cum este prezentat n figura urmtoare

Fig.III.10. Accesarea butoanelor de sortare rapid sortarea dup mai multe criterii: - se selecteaz lista (clic pe o celul a listei) sau numai ozon a acesteia; se alege din meniul Data, seciunea Sort&Filter, opiunea Sort... pentru

deschiderea dialogului de sortare (prezentat n fig.III.11) :

Fig.III.11 Opiuni de sortare in Excel

se precizeaz interactiv cheia primar (SortBy) si, dac este cazul, cheile secundare de sortare (ThenBy); se precizeaz ordinea de sortare (A to Z alfabetic sau Z to A invers

alfabetic) pentru fiecare cheie n parte, se precizeaz daca primul rnd selectat trebuie considerat cap de tabel sau o nregistrare obisnuit (prin bifarea sau nu a opiunii My Data has Headers)

- cu ajutorul butonului Options se deschide o nou caset de dialog prin care se va preciza dac, la cmpurile de tip caracter, trebuie s se fac diferenierea ntre litere mici i majuscule (CaseSensitive); de asemenea se poate impune interpretarea listei ca o baz de date scris orizontal. Observaii:

a. sortarea rapid se face totdeauna dup o cheie primar fr a permite controlul cheilor secundare de sortare. La valori egale ale cheii primare, ordinea este determinat de ordinea fizic a nregistrarilor din lista original.b. sortarea rapid se aplic ntregii liste.

c. implicit, la cmpurile cheie de tip ir de caractere, nu se face deosebirea ntre literele mici i majusculele corespunztoare; pentru difereniere se activeaz controlul corespunztor din dialogul Options...d. pentru a pstra neschimbate anumite coloane (de ex. numerotarea nregistrarilor), nainte de activarea opiunii Data\Sort se va selecta explicit din list numai domeniul care conine datele de sortat. Implicit, se va ordona ntreaga nregistrare. Filtrarea datelor (afiarea numai a datelor care ndeplinesc anumite condiii) implementeaz o modalitate logic de organizare a nregistrarilor dintr-o list, fr s aib loc modificri fizice ale listei. Filtrarea const din vizualizarea nregistrarilor care ndeplinesc anumite condiii, celelalte nregistrri fiind ascunse utilizatorului. Cheia de filtrare poate fi o expresie Excel corect, avnd ca argumente unul sau mai multe cmpuri. Filtrarea primar a listelor, numit i filtrare automat sau Autofilter, se realizeazastfel:

- se selecteaz lista (se activeaz oricare celul din list) ;

- se activeaz opiunea Filter din meniul Data, seciunea Sort&Filter (aa cum este prezentat n fig.III.12)

Fig.III.12. Accesarea opiunii Filter Mediul Excel transform numele fiecrui cmp ntr-o list derulant coninnd valorile

discrete ale datelor din cmpul respectiv. Pentru fiecare cmp n parte, se precizeaz interactiv condiiile de filtrare, printr-una din urmtoarele metode: - se alege o valoare din lista derulata si astfel vor fi afisate doar acele date ce conin

informaia aleas - opiunea Custom Filters din meniul Text Filters; n caseta de dialog se completeaz interactiv condiiile complexe impuse pentru cmpul respectiv (operatorul trebuie ales din lista derulant, iar operanzii se aleg sau se scriu explicit). Pentru cmpurile de tip ir de caractere se poate folosi caracterul global " * ". Se pot impune cel mult dou condiii logice pentru fiecare cmp; acestora li se

aplic operatorul logic AND (ambele condiii adevrate simultan ) sau OR (cel puin una dintre condiii trebuie s fie ndeplinit)

opiiunea Select All, pentru a ndeprta toate condiiile impuse cmpului respectiv.

revenirea la vizualizarea ntregii liste se realizeaz alegnd opiunea Select All pentru fiecare cmp al listei. ncheierea operaiei de filtrare i vizualizarea necondiionat a ntregii liste se realizeaz prin ndeprtarea listelor derulante corespunztoare tuturor cmpurilor cu ajutorul opiunii Data\Filter. Formatarea foilor de lucru i a celulelor

Formatarea unei foi de calcul presupune dimensionarea celulelor, stabilirea fontului si

stilului, formatarea numerelor, alinierea sau utilizarea de chenare i culori: dimensionarea celulelor

Coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se deplaseaz linia de demarcaie dintre dou denumiri de rnduri sau coloane. Pentru ca datele lungi din celule s se potriveasc, coloanele i rndurile pot fi redimensionate dac se face dublu click pe marginea capului de rnd sau de coloan.

font, dimensiune, stil

Fontul, dimensiunea, stilul sau culoarea datelor selectate din celule pot fi modificate utiliznd opiunile din seciunea Font a panglicii de butoane.

formatarea numerelor Se pot utiliza diferite formate pentru numere prin selectarea butonului din seciunea

Number a panglicii de butoane ce afieaz iniial opiunea General. Alte tipuri de numere pot

fi utilizate dac se selecteaz butonul de accesare a seciunii Number din panglica de butoane.

aliniere

Pentru a alinia datele din celule se utilizeaz butoanele din seciunea Alignment.

chenare, culori si modele

Pentru aplicarea de chenare unor celule selectate se acceseaz seciunea Alignment i

se utilizeaz opiunile din meniul Borders. Tot din acest meniu se poate selecta meniul Fill pentru a aplica diferite culori unor celule. Formatarea grupurilor de celule

Pentru a fi formatate grupuri de celule, este necesar selcia acestora. Selecia se poate

face n mai multe moduri :

Dac celulele/rndurile/coloanele sunt alturate, se utilizeaz mouse-ul;

Dac celulele/rndurile/coloanele sunt disparate se utilizeaz mouse-ul i tasta Ctrl apsat. Formatarea documentului se realizeaz prin apelarea comenzilor din grupul Page Setup, tab-ul Page Layout. Fig.III.13. Grupul Page Setup, tab-ul Page Layout Lucrul cu formule si functii, cmpuri calculate Formulele sunt expresii formate din operanzi (constante i/sau referiri de celule), operatori matematici (aritmetici si relaionali) i funcii;; funcia este o formul complex predefinit identificat printr-un nume i conine ntre paranteze o list de argumente ce reprezint o expresie.

n Excel exist dou tipuri de funcii/formule:

funcii obinuite, la care rezultatul va fi returnat doar ntr-o celul:

f : D1 x D2 x x Dn D;

funcii matriceale, la care rezultatul va fi returnat ntr-o zon de celule (domeniu):

f : D1 x D2 x x Dn E1 x E2 x x Em ;

Cea mai simpl formul este cea care conine o valoare (constant numeric sau text).

Formulele mai complexe sunt construite cu ajutorul expresiilor matematice, dar care sunt

precedate de semnul =. n cazul n care formula nu este precedat de semnul =, expresia

matematic este interpretat ca o dat (numeric sau de tip text). Formulele permit utilizarea de cmpuri calculate n cadrul foilor de calcul; cnd se folosesc formule n celule, aplicaia genereaz i afiaz automat rezultate n funcie de tipul i valorile parametrilor care intr n calcul, valori care pot fi constante sau pot fi preluate din alte celule ale foii de calcul curente sau ale altor foi de calcul din registrul de lucru curent. Pentru selecia celulelor implicate n formule i funcii se vor folosi operatorii de niruire astfel: operatorul ; pentru niruire coordonate una cte una i operatorul : pentru a indica selectarea tuturor celulelor ncepnd cu cea din stnga operatorului i pn la cea din dreapta lui.

Dup execuia calculului, celula n care s-a editat formula va afia rezultatul acesteia, iar pentru editarea ei se apeleaz la cmpul Bar de formule, situat deasupra foii de calcul. Exemplificri de calcule efectuate cu ajutorul formulelor i funciilor, n aplicaia Excel 2010 sunt reprezentate n figurile urmtoare:

Fig. III.14. nsumarea unor valori

Fig. III.15. nsumarea unor valori n funcie de criteriu

Fig. III.16. nmulirea unor valori

Fig. III.17. Calculul mediei aritmetice

Fig. III.18. Calculul mediei aritmetice n funcie de un criteriun practic, exist dou moduri diferite de a crea (scrie) o formul:

1. tehnica tradiional se selecteaz celula n care trebuie s fie creat formula i se introduce formula scriind adresele de celul ale tuturor celulelor care urmeaz a fi introduse n formul; nu se recomand pentru formulele complexe, deoarece pot aprea erori prin tastare;

2. tehnica de tip indicare se selecteaz celula unde trebuie s apar rezultatul i se tasteaz semnul =; introducerea formulei se face prin repetarea urmtoarei aciuni: se efectueaz click pe celula ce este operand n formul i se tasteaz semnul pentru operatorul corespunztor, pn la terminarea ntregii formule; se ncheie formula prin apsarea tastei . n cazul tehnicii de tip indicare, dac este necesar referirea unor celule la mare distan unele de altele, se recomand atribuirea de nume pentru aceste celule i apoi referirea numelor atribuite. Dac o foaie de calcul este mai complex (volum mare de date si calcule complexe),

este incomod s se repete introducerea unor formule n mai multe celule. Astfel, ar trebui sse introduc acelai tip de formul de mai multe ori, schimbndu-se doar coordonatele(referinele) unor coloane sau linii. Copierea formulelor este operaia prin care trebuie s se utilizeze facilitile Excel pentru copierea coninutului unei celule ce reprezint formule de calcul i n alte celule vecine, dar calculele se refer la celule corespunztoare unor rnduri sau coloane. Operaia de completare este un fel de operaie de copiere. Aceast operaie se utilizeaz i cnd celula conine numere sau text.

Indicatorul de mouse (cursorul) va lua mai multe forme n timpul deplasrii ntr-o

foaie de calcul, i anume :

cruce mare n aceast form se poate utiliza pentru activarea sau selecia celulelor ;

sgeat aceast form se va obine cnd se deplaseaz spre marginea unei celule

active; cnd indicatorul are aceast form, se poate utiliza mouse-ul pentru deplasarea celulei (copierea coninutului celulei n alt celul-mutarea celulei) ; cruce mic neagr se va obine aceast form cnd mouse-ul se deplaseaz spre indicatorul de celul (colul jos-dreapta = ptrat mic negr; instrument de umplere), forma ce se utilizeaz pentru a comunica utilizatorului c este permis operaia de completare.

Pentru copierea unei formule, mai nti se selecteaz celula care conine formula ce se

dorete a fi copiat. Se deplaseaz indicatorul de mouse n direcia instrumentului de umplere pn cnd indicatorul capt forma indicatorului de umplere (cruce mic neagr). Se apas butonul de mouse i se trage de indicatorul de completare pentru a selecta celulele unde se dorete copierea formulei. Se elibereaz butonul de mouse i astfel formula va fi copiat i n celulele selectate. Utilizarea funciilor Excel este o facilitate puternic i performant a programului Excel.O funcie este o formul predefinit, prin care utilizatorul economisete timp pentru efectuarea unor calcule complexe. De asemenea, pentru a economisi timp, se recomand utilizarea referinelor la alte celule, n loc de a include toate calculele care determin rezultatele n aceste celule. Funciile sunt formule, deci dac se apeleaz o singur funcie, aceasta trebuie s fie

precedat de semnul = . Dup semnul egal urmeaz numele funciei, urmat de unul sau mai

multe argumente separate prin virgule sau ; i incluse ntre paranteze :

=Nume_funcie ()

Programul Excel ofer utilizatorului sute de funcii (tabelul III.2) care se pot apela pentru a calcula rezultate folosite n finane, contabilitate, statistic, matematic, inginerie sau n alte domenii stiinifice, economice, sociale. Funciile sunt proceduri (programe structurate) care calculeaz un anumit rezultat cu o precizie foarte mare innd seama de performanele actualelor microprocesoare cu care sunt nzestrate sistemele de calcul.Tabelul III.2 Tipuri de funciiCategorieExemple

Financial (financiare)Calculeaz rata dobnzii, rata lunar de rambursare a mprumutului, valoarea uzurii, etc. (17 funcii)

Date & Time (data si ora)Determin ora curent, ziua din sptamn sau din an, ora sau data

Math & Trig

(matematic si trigonometrie)Calculeaz valoarea absolut, rdcina ptratic, suma,

funcia exponenial, funcia logaritmic, funcii trigonometrice,

etc.

Statistical (statistic)Calculeaz medii, maxime si minime, abateri medii ptratice,

cuantile, etc.

Look & Reference

(cutare si referin)Caut si returneaz valori dintr-un domeniu, creeaz

hiperconexiuni n reele sau documente din INTERNET

Database (baz de date)Prelucreaz valori dintr-o baz de date (tabel) din Excel

Text (text)Convertete text n majuscule sau minuscule, elimin caractere

din dreapta sau stnga, concateneaz iruri de caractere, etc.

Logical (logic)Evalueaz o expresie logic i returneaz o valoare TRUE

(adevrat) sau FALSE (fals), folosit pentru diverse aciuni sau

pentru formatare (condiionat)

Information

(informaie)Returneaz informaii din programul Excel sau Windows,

referitoare la starea unei celule, a unui obiect sau mediu n

ansamblu

Engineering (inginerie)Calcule ingineresti, funcii incluse n Office 2000, dar trebuie

instalate separat din Analysis Toolpack

Grafice si diagrame Graficele permit reprezentarea datelor unei foi de calcul n form grafic; acestea pot fi create n cadrul foii de calcul ce conine datele surs sau pe o alt foaie de calcul din cadrul aceluiai registru de lucru.

Pentru crearea graficelor se selecteaz datele care vor fi reprezentate grafic fila Insert selecteaz tipul de grafic sau diagram dorit din meniul afiat Charts, sau din meniul extins (activat prin click pe butonul din colul dreapta-jos al meniului). Fig. III.19. Grafic n Excel 2010

Tiprirea registrelor de lucru Microsoft Excel Microsoft Excel ofer o mulime de metode de tiprire a datelor din foaia de calcul, n

funcie de cerine. Pentru a fi siguri nainte de tiprire c raportul va arta exact aa cum s-a

dorit, Microsoft Excel ofer trei modaliti de a vedea i de a stabili aranjarea optim n pagin a raportului care urmeaz a fi tiprit. Opiunile disponibile din meniul View, grupul Workbook View sunt: Normal view (Vedere normal) - este vederea implicit i se utilizeaz de obicei

pentru afiarea pe ecran a datelor i pentru lucru.

Page Layout View (Vedere aspect pagin) - arat fiecare pagin, aa cum va fi

tiprit. Acest mod de vizualizare se folosete pentru a vedea exact coninutul

fiecrei pagini mpreun cu anteturi i subsoluri.

Page break preview - ilustreaz modul n care va fi mprit foaia de calcul n

pagini n momentul imprimrii documentului.Cand se dorete imprimarea

Se execut clic pe Microsoft Office Button , apoi din meniul Print se alege opiunea Print. Se utilizeaz combinaia de taste Ctrl + P. Se execut clic pe Microsoft Office Button , apoi din meniul Print se alege opiunea Print Preview pentru o ultim vizualizare a documentului naintea imprimrii. Din grupul Print se execut clic pe opiunea Print i apare caseta de dialog ilustrat n figura III.20.

Fig.III.20 Cutia de dialog Print Aici se vor stabili parametri pentru imprimare dup cum urmeaz :

Din seciunea Printer se va alege imprimanta la care se trimit datele spre

imprimare. Dac nu sunt imprimante instalate n sistem, se impune instalarea

imprimantei dorite.

Din seciunea Print range se poate selecta imprimarea tuturor paginilor generate de

foaia de lucru curent (butonul de opiune All) sau a unui set de pagini delimitat de

numerele specificate n casetele From: i To:.

Din seciunea Print what se poate selecta unul din urmtoarele butoane radio:

1. Selection pentru tiprirea doar a unei zone selectate sau a unei regiuni marcat de

utilizator ca fiind zon de tiprit.

2. Active sheet(s) pentru tiprirea foii de calcul active sau a foilor de calcul curent

selectate.

3. Entire workbook pentru tiprirea ntregului registru de lucru. Din seciunea Copies se va stabili numrul de copii dorite. Dac se doreste un numr mai mare de copii, si ceea ce urmeaz a fi tiprit are mai multe pagini, se

poate stabili ordinea de tiprire (se va tipri pagina 1 de cte ori a fost specificat, apoi pagina 2 .a.m.d. sau se va tipri un exemplar complet, apoi urmtorul etc.) prin marcarea sau demarcarea casetei de validare Collate.

Selectarea butonului OK va determina trimiterea efectiv a datelor spre imprimare.

Selectarea butonului Preview va determina afiarea documentului pentru o ultimvizualizare naintea imprimrii, cu posibilitatea modificrii setrilor de imprimare.

Opiunile pentru tiprirea registrelor Microsoft Excel 2010 se gsesc activnd meniul File Print. Aici sunt prezente opiuni elementare cu privire la tiprire, de la alegerea imprimantei ctre care se va transmite documentul spre tiprire, alegerea formatului hrtiei, orientare (portret, vedere), imprimare duplex, i pn la setri avansate, disponibile n fereastra de setri particularizate ale imprimantei (opiunea Printer properties, de sub selectorul dispozitivului).

Se poate observa c n lista de imprimante a aplicaiei exist un numr de dispozitive care nu sunt ataate fizic calculatorului, cum este cazul imprimantei dedicate. Acestea se numesc imprimante virtuale i vor simula imprimarea documentului ctre un anumit format de fiiere predefinit, cu opiuni similare de setare ca i n cazul imprimantelor fixe; acesta este cazul, de exemplu, al imprimantei virtuale Adobe PDF, care va converti documentul curent ntr-un fiier de tip PDF (Portable Document Format format universal multi-platform recunoscut).CONCLUZII I PROPUNERI

n mod clasic, comanda unui client, chiar i n cazul n care este primit electronic, trece din Inbox n Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar i rtciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum s intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, i nici invers nu este posibil.

Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, avnd ca scop integrarea tuturor departamentelor i funciilor unei companii ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor particulare ale oricrui departament. Sistemul ERP nlocuiete vechile programe informatice de la depozit, producie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce aproximeaz functionalitile vechilor programe. Fiecare departament lucreaz cu propriile lui programe, numai c diferena este c acestea sunt conectate ntre ele, fcnd posibil de exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o comand a fost onorat sau nu.

Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att personalului din departamentul financiar, ct i a celor de la resurse umane sau a celor de la producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baza de date comun, astfel nct comunicarea interdepartamental este mult mai facil.

n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat, poate aduce beneficii deosebite companiei respectivespunea, n anul 2006, Koch C, Senior Editor CIO.com, n The ABCs of ERP.

ntr-un mod simplificat se poate defini ERP-ul prin prisma a dou proprieti fundamentale:funcionalitatea i integrarea; cele dou se intercondiioneaz reciproc.

Integrareaasigur legatura ntre fluxurile de procese economice funcionale. Ea poate fi gndit ca o tehnic de comunicare. Cteva modaliti obinuite prin care comunicarea are loc, prin i pentru integrare, sunt: codul surs, reele locale i extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow,

instrumente de configurare automat, protocoale, baze de date. Putem spune c integrarea este realizat

prin comunicare, iar comunicarea este realizat prin integrare.

Partea funcionala unui sistem ERP asigur fluxurile de procese economice din cadrul fiecarei funciuni, regsindu-se n cadrul unei suite ERP de la cteva, pn la zeci de module funcionale (contabilitate general, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea produciei, logistic, comenzi i vnzare)7. Scopul declarat al sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei comenzi de la un client i emiterea facturii pentru acea comand precum i plata ei. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a produselor, ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client pna cnd aceasta va fi onorat.

Atunci cnd un reprezentant al serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest fel acces la toate informaiile necesare i anume: suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat de la departamentul financiar; istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar; nivelul stocurilor, de la depozitul firmei; posibilitile de transport, de la modulul de logistic.

n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult mbuntite. De asemenea, 7 Doina Fotache, Luminita Hurbean -"Solutii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP "-, Editura Mirton, Timisoara, 2006deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente i clientul va fi mai bine servit.

Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:

-Reducerea considerabila a timpului de procesare a unei comenzi. Avnd n vedere ca parcurgerea traseului se face n mod automatizat, timpul este mult diminuat.

-Angajatii din fiecare departament au acces la aceleasi informatii, pe care le pot si modifica n caz de necesitate. Atunci cnd un departament finalizeaza activitatea la o anumita comanda, aceasta este automat directionata de catre ERP spre urmatorul departament.

-Poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comanda. Pentru aceasta, este suficient sa te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comanda.

-n mod asemanator cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienti, ERP poate aduce beneficii si celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocupa de raportarile financiare.

Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmatoarele: - Costul sistemelor ERP este foarte mare;

- Implementarea lor este foarte dificila si de lunga durata; desi foarte multi vnzatori prezinta n reclame ca implementarea se realizeaza n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie;

- Incetinesc considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii, obisnuii cu vechile programe, se confrunt cu noi programe i schimbri n activitatea acestora;

- Implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al departamentelor companiei.

Lund n calcul toate dezavantajele, se poate observa motivul pentru care un sistem ERP nu isi poate atinge scopul. Pentru c sistemul informatic nu este att de important, ct schimbrile n modul de lucru al companiei. Dac sistemul este doar instalat, fr a se ncerca schimbarea modului n care angajaii i desfoar activitatea, atunci ERP nu va fi altceva dect un foarte complex i foarte scump nou program de contabilitate. Dac ERP este utilizat pentru a mbunti modul n care sunt preluate si realizate comenzile sau modul cum sunt livrate i ncasate, atunci integrarea adus de sistemul ERP poate aduce mari beneficii.

Conform celor spuse de Koch C., Senior Editor CIO.com, n anul 2006, exist urmtoa