III. DepartamenteA. Administrativ-FinanciarB. Resurse UmaneC. MarketingD. FundraisingE. Dezvoltare Organizationala

A. Administrativ-FinanciarDepartamentul Administrativ-Financiar până în anul 2012 a fost departament secundar, mai exact puteai fi membru într-un departament principal, dar și în AF. În anul 2012 s-a luat hotărârea de către Board-ul Executiv 2012-2013 să devină departament principal, în acea perioada manager a fost Alexandra Chivulescu fiind și prima care a oferit departamentului o structură. În cadrul departamentului principal proaspăt format a fos încorporat Divizia de Scriere de proiecte, care avea aceeași structura ca un departament secundar, în acea perioadă.

În prezent departamentul este structurat în 3 divizii: Financiar: gestionează atent resursele financiare ale asociației. Realizează bugetele proiectelor pentru o evidență clară a resurselor, dar și pentru o bună organizare și desfășurare a lucrurilor a activităților ASER.

Logistică: asigură resursele materiale și logistice necesare proiectelor și evenimentelor ASER. Divizia pătrunde în cele mai spațioase săli de conferință, cele mai elegante restaurante, cele mai colorate și animate pub-uri.

Scriere de proiecte: realizează proiecte de exchange, încheie parteneriate internaționale și caută alternative pentru creșterea visteriei asociației. Prin oportunități alternative de finanțare(granturi) contribuie la realizarea unor proiecte ASER și nu numai. Departamentul are câteva instrumente, care oferă eficiență și organizare. Acestea sunt: un regulament al echipei,o bază de date cu săli necesară Diviziei de Logistică, template-uri pentru bugete și alte documente ASER.

B.Resurse Umane Departamentul de HR are rolul de a recruta atat oamenii ce vor face parte din asociatie, cat si participantii la proiecte. Dupa recrutare, departamentul urmareste evolutia noilor intrati, are grija sa ii integreze in ASER, sa ii motiveze si sa le creeze un parcurs in dezvoltare.

Pentru ca toate aceste lucruri sa fie facute, departamentul este impartit in divizii:

Recrutare si selectie- Aici oamenii invata sa lucreze cu materialele de R&S (profilul participantului, ghid de interviu etc) si sa tina interviuri. Invata cum se face o comisie. cum pleci

de la o nevoie si cum ajungi sa iei oamenii potriviti, ce intrebari sa pui astfel incat sa urmaresti o anumita calitate, etc..Formare si dezvoltare- Aceasta divizie pleaca de la nevoile existente in asociatie si incearca sa le rezolve prin diferite metode (de ex: traininguri generale, M&m) AIci invatam sa "citim" oamenii si sa le dam exact lucrurile de care ei au nevoie pentru a se dezvolta frumos. Este divizia care se ocupa cu partea de invatare si de dezvoltare.Get In HR- in aceasta divizie HRistii aplica niste skilluri de vanzari pentru a obtine intalniri cu manageri de HR din companii de renume. In urma acestor intalniri, colaborarea se concretizeaza in obtinerea de traininguri din partea companiilor respective pentru HRisti. Scopul diviziei este acela de a ajunge sa vedem ce inseamna acest domeniu "in lumea celor mari". Pe langa lucrurile invatate despre HR, HRistii mai invata si o parte de vanzariMotivare- Divizia responsabila de teambuildinguri, diferite petreceri, traditii (ASER prin Bucuresti, ASERFest, Saftica Aserius, urarile de "La multi ani!") dar si alte mici surprize ce vin pe parcurs. Aceasta divizie are rolul de a binedispune ASERistii, de a-i mentine in contact cu asociatia si de a le arata ca ASER inseamna si distractie.

C.MarketingDepartamentul de Marketing e cel care se ocupă, în principal, de comunicarea cu exteriorul. Prin promovările pe care le coordonează, acesta se asigură că mesajele ajung exact la publicul țintă căruia proiectul se adresează. Învață să comunice pe limba participanților la proiecte vizați. Pe de altă parte, acesta e responsabil de promovarea brandul ASER, angajându-se să transmită în extern viziunea, misiunea și valorile asociației.

Departamentul participă și la comunicarea internă din cadrul asociației. De multe ori, acesta colaborează cu departamentul de Resurse Umane. Avem grijă ca informațiile să fie „îmbrăcate” într-un mod cât mai plăcut vederii și într-un limbaj cât mai clar și concis.

Tot noi ne asigurăm că materialele interne și externe respectă identitatea ASER (creăm template-uri ASERiste, urmăm Ghidul de Identitate ASER).

Departamentul de Marketing ASER este împărțit anul acesta (2013-2014) în 3 divizii: PR, Design, Social Media, împărțire care are ca scop specializarea membrilor implicați în divizii. Acestea sunt formate din Responsabilii din fiecare proiect (Exemplu: Divizia de PR este formată din cei 6 Responsabilii PR din proiecte). Fiecare divizie e coordonată de către un senior din Marketing.

E de menționat că tot aici se stabilesc relații cu parteneri media. În urma parteneriatelor încheiate, ASER poate apărea în mediul online și nu numai (la radio, TV, presă, pe diverse siteuri).

Patrimoniile departamentului: Pagina de Facebook ASER, siteul ASER și siteurile proiectelor ASERiste.

Departamentul are și 3 campanii de PR: Campania de Crăciun, Campania 10 pentru Sesiune și Campania de Primăvară. Cele 3 campanii au ca scop creșterea vizibilității ASER și îmbunătățirea comunicării cu studenții.

Programul Get in Marketing, coordonat de alt senior din Marketing, are rolul de a plimba membrii departamentului prin agenții de publicitate sau prin departamentele de Marketing ale unor mari companii. Scopul e de a afla în cadrul întâlnirilor cât mai multe insight-uri și bune practici de la specialiști din domeniu.

Totodată, departamentul colaborează cu Departamentul de Fundraising în vederea respectării contractelor încheiate cu partenerii de vânzări.

În câteva cuvinte, Departamentul de Marketing se ocupă de: conturarea imaginii ASERului, de comunicarea internă și externă, de promovarea proiectelor și a brandului ASER, de relația cu partenerii media, de stabilirea unei relații cu studenții.

D. FundraisingDepartamentul de Fundraising are ca principala activitate atragerea de fonduri pentru asociație. În cadrul acestuia se fac vânzări pentru proiectele ASER, dar și pentru alte servicii pe care noi le putem presta: organizare de evenimente, promovare pentru diferite internship-uri, produse. Pentru a obține sponsorizări sunăm companiile, mergem la întâlniri cu oameni de acolo, le trimitem propuneri de colaborare și încheiem parteneriate.

Departamentul are o divizie, o campanie și un program. Divizia de Event Planning prin intermediul căreia le prestăm companiilor diverse servicii, Campania 2% prin care încercăm să strângem formulare 2% și Programul Customer Care care are ca principal scop menținerea legăturii cu partenerii și consolidarea acesteia. Pe lângă acestea principala noastră activitate este Fundraising-ul pentru proiecte.

În fiecare an, la început, fundraiserii participă la o școală de vânzări care îi pregătește pentru activitatea de peste an. Avem o super bază de date, CRM-ul în care se găsesc toate companiile și persoanele de contact.

E. Dezvoltare Organizationala (DO)Departamentul de Dezvoltare Organizațională are o istorioară de un singur an ca și departament propriu-zis. Până atunci, exista doar Vicepreședinte ASER, Manager Dezvoltare Organizațională, care nu avea un departament al său. Rolul lui era să urmărească ASER-ul la nivel intern (organizare. procese) și să lucreze la nivel strategic împreună cu președintețe ASER.

Cu timpul ne-am dat seama că rolul lui nu era foarte bine definit și că putea fi mai degraba flexibil în funcție de focusul ASER-ului din anul respectiv, precum și de problemele care trebuiau

rezolvate. Pentru că erau destul de multe lucruri de făcut în direcțiile astea, s-a decis înființarea DDO, departament format din seniorii ASER (cu experiență, care cunoșteau ASERul și avea o gândire strategică). Rolul lui era să construiască programe noi în ASER, pornind de la diferite nevoi, fie la nivelul dezvoltarii ASERistilor, fie la nivelul dezvoltarii strategice a ASER-ului și proiectelor sale.

DDO 2012 - 2013- ”Get in Marketing”;- Observ ASER - program prin care ASERiștii mergeau la proiectele altor asociații și completau niște formulare pentru oamenii din DO, formulare ce contineau informatii relevante despre cum organizeaza alte asociații proiectele. Scopul lor era să ajute Project Managerii ASER in proiectele lor;- Incubatorul de Proiecte - ASERistii veneau cu idei noi de proiecte pentru ASER, proiecte care sunt acum implementate;- Train of Trainers - formează traineri din ASERiștii seniori;- Programul de Alumni - se ocupa de relația cu Alumnii ASER;

DO 2013 - 2014

Anul ăsta scopul departamentului a rămas în principal același, doar că s-au format două divizii pentru a fi totul mult mai clar: Divizia pentru Dezvoltarea Resursei Umane și Divizia pentru Dezvoltare Strategică.

Divizia pentru Dezvoltare Strategică Divizia pentru Dezvoltarea Resursei Umana

- Incubatorul de Proiecte (analiza și evaluarea proiectelor deja existente; cercetări în rândul stundeților, precum și cercetări în rândul companiilor - pentru a vedea de ce cunoștințe au nevoie studenții; propunerea de idei noi de proiect atât pentru extern, cât și pentru intern)

- Observ ASER (analizare proceselor ASER, pe proiecte, departamente si la nivel general; consultarea Alumnilor, oamenilor din companii pentru a construi planuri strategice de dezvoltare pentru procesele problematice identificate)

- Parteneriate Strategice (construirea unei baze de date complexe cu partenerii strategici și oameni resurse ai ASER și ai proiectelor; menținerea relației cu partenerii strategici)

- Programul de Buddy;- Train of Trainers;- Școala de Coordonatori (realizată pentru seniorii ASER care coordonează programe, divzii, comunități) - training-uri, transfer de know-how și sesiuni de sharing între coordonatori;- Alumnus în ASER (Noi modalități de menținere a relației cu cât mai mulți Alumni ASER).