Definirea postului este o etapa care se parcurge numai in anumite situatii:

Definirea structurii organizatorice a unei firme noi In situatii ce impun o restructurare de sarcina Inlocuirea unui titular pe un post unic sau crearea unui post nou in cadrul structurilor existente

Aceasta operatiune este derulata si condusa de actualul sau viitorul responsabil ierarhic al postului ce se proiecteaza oferindu-i-se astfel ocazia sa faca anumite observatii sau sa revina asupra unor ibiective ale postului, asupra legaturilor cu celelalte posturi existente sau proiectate asupra limitelor de responsabilitate sau asupra prioritatilor sale.

Prin definirea postului trebuie sa se stabileasca:

- Obiectivele si finalitatea postului- Responsabilitatile si pozitia postului in structura organizatorica a intreprinderii

Stabilirea obiectivelor are ca scop o cat mai buna implicare a postului in realizarea obiectivelor generale ale firmei.

Stabilirea responsabilitatilor postului presupune descrierea pana la cel mai mic detaliu a ceea ce va avea de facut cel care il va ocupa si a modalitatilor in care se poate realiza acest lucru.

Stabilirea pozitiei in structura organizatorica a intreprinderii trebuie sa permita reperarea cu cat mai multa usurinta si asezarea postului in cazul organigramei, aceasta deoarece postul este una din componentele de baza ale structurii organizatorice si prima veriga prin intermediul careia se realizeaza legatura dintre organizarea procesuala si cea structurala.

Descrierea postului apare in practica in documentul denumit fisa postului. Acest document reprezinta un punct de pornire in procesul de relationalizare continua a organizarii structurale.

Etapa de proiectare a structurii organizatorice si, in cadrul acesteia, a structurii functionale solicita in mod deosebit capacitatea si experienta specialistilor.

Dupa realizarea unui inventar complet, atat dpdv cantitativ cat si calitativ al tuturor activitatilor necesare realizarii obiectivelor intreprinderii, dar si al componentelor acestora, urmeaza repartizarea efectiva a sarcinilor pe posturi de asa maniera incat sa se realizeze o incarcare cat mai echilibrata cu sarcini a fiecaruia dintre executanti.

O structura organizatorica viabila care sa contribuie din plin la o cat mai buna functionare a intreprinderii depinde intr-o buna masura de eficienta muncii la nivelul fiecarui post de lucru.

Prin realizarea individuala a tuturor obiectivelor din fisele posturilor se asigura, de fapt, indeplinirea obiectivelor fundamentale ale intreprinderii. Pentru a raspunde unui asemenea scop, fisa postului trebuie sa includa toate sarcinile si operatiile necesare, responsabiliattile, limitele de compententa, cerintele privind studiile, experienta si calitatile personale ale titularului de post.

Rolul fisei postului poate fi evidentiat si prin prisma utilitatii acesteia in procesul de management, mai ales in cazul practicarii managementului prin obiective.

Pentru aceasta, managementul prin obiective presupune fise ale posturilor cat mai corect si cat mai detaliat intocmite pt fiecare post de lucru.

Aprecierea activitatii salariatilor reprezinta atat un instrument de corelare a trinomului eforturi-rezultate-recompense, cat si un barometru al bunei functionari al structurii organizatorice proiectate.

Alaturi de descrierea postului, ea reprezinta elementul de baza de la care se porneste orice analiza avand ca scop perfectionarea organizarii functionale existente.