CURS EXCEL

Lansarea programuluiPresupunem că aţi instalat deja Microsoft Excel în calculatorul dumneavoastră şi că

aţi lasat programul Setup să pună toate componentele la locul lor pe unitatea C. (Dacă Excel a fost instalat în calculatorul dumneavoastră de administratorul de reţea, trebuie neapărat să citiţi sfatul de mai jos). De asemenea, presupunem că aţi mai lucrat în Microsoft Windows şi că ştiţi cum să lansaţi programele, să mutaţi ferestre, să selectaţi comenzi din meniuri, să selectaţi text şi aşa mai departe.

Selectaţi Programs şi apoi Microsoft Excel din meniul Start al programului Windows. Dacă este cazul, executaţi clic pe opţiunea Start Using Microsoft Excel din Office Assistant. Pe parcursul acestui capitol, Office Assistant - un obiect cu denumirea Clippit reprezentat sub forma unei agrafe de birou animate - vă poate oferi câteva figuri trăznite şi poate afişa ocazional un mesaj sau un bec pentru a indica faptul că poate oferi un comentariu cu privire la operaţia curentă. Puteţi să admiraţi animaţiile prezentate, dar în rest puteţi sa-l ignoraţi, deocamdată.)

Extinderea ferestei de lucruÎn caseta de dialog Taskbar Properties, executaţi clic pe caseta de validare

AutoHide pentru a o selecta, apoi executaţi clic pe OK. Dacă. este cazul, executaţi clic pe bara de titlu a ferestrei programului pentru a o activa. Bara de operaţii va dispărea, iar fereastra programului se va extinde pentru a acoperi spaţiul eliberat în acest feI. Plasaţi în directorul mouse-ului în partea inferioară a ecranului pentru a reafişa temporar bara de operaţii, apoi mutaţi indicatorul pentru a o face să dispară din nou. Cea mai mare parte a ecranului este ocupată de o foaie de calcul vidiă. După cum vedeţi, este împărţită în coloane şi în ii şi seamană cu foile de calcul folosite în contabilitate. Sunt 256 de coloane, notate cu litere şi combinaţii de litere de la A la IV, şi 65536 de linii, numerotate de la 1 la 65536. Dreptunghiul format la intersecţia unei coloane cu o linie reprezintă o celulă a foii de calcuI. Pentru identificarea fiecăreia din cele peste 16 milioane de celule, Excel foloseşte o adresă, sau referinţă, formată prin alăturarea literei care desemnează coloana la numărul care contorizează linia. De exemplu, adresa celulei din colţul din stânga-sus al foii de calcul este A1. Celula activă - cea cu care tocmai lucraţi - este marcată printr-un contur îngroşat. Adresa celulei active este afişată în caseta cu numele celulei, care se află la stânga barei de formule.

Registre de calcul Foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastră este doar una dintre cele pe care Ie

conţine fişierul curent, numit registru de calcul. În mod implicit, fiecare registru nou conţine trei foi. Un registru poate avea până la 255 de foi care sunt identificate cu nume de la Sheet 1 până la Sheet 255. EI poate conţine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (în care creaţi grafice cu datele din foile de calcul) şi foi de tip macro (în care sunt memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Această structură a registrului permite stocarea datelor în foi diferite, dar în acelaşi fişier.

Pentru fiecare foaie a registrului, programul Excel afişează o etichetă deasupra barei de stare din partea de jos a ecranului.

Introducerea datelor Majoritatea foilor de calcul conţin valori în terminologia programelor de calcul tabelar. Puteţi efectua diferite calcule cu aceste valori folosind

ecuaţii, numite şi formule. De asemenea, puteţi introduce şi date calendaristice, ore ale zilei şi texte (datele calendaristice şi orele zilei sunt considerate valori, deoarece le putem folosi ca variabile în calcule).

Scrierea numerelor sub formă de texte De obicei, dorim ca programul să trateze diverse date – de exemplu numerele

documentelor personale, numerele de telefon şi alte numere care sunt folosite pentru identificare - ca texte, şi nu ca valori cu care să putem efectua calcule. Dacă ,,numărul" include pe lângă cifre între 0 şi 9 şi litere sau alte caractere (precum cratima), programul îl consideră text. Dacă numărul este compus doar din cifre şi vrem ca programul să îl trateze drept text, trebuie să îi comunicăm în mod explicit acest lucru. Cum îi comunicăm programului să trateze drept text o înregistrare alcătuită doar din cifre? începem scrierea înregistrării cu un apostrof (').

Introducerea valorilor După cum aţi văzut, scrierea valorilor numerice este o operaţie la fel de simplă ca

şi scrierea textelor. .

Introducerea datelor calendaristice şi a orelorPentru ca datele calendaristice şi orele să fie afişate corect, trebuie scrise într-un

format pe care Excel să-l identifice ca atare. Programul va afişa înregistrarea aşa cum dorim, dar o va memora ca o valoare cu care putem efectua operaţii aritmetice. Sunt recunoscute următoarele formate:

3/14 14-Mar Mar-98 M3/14/98 14-Mar-98 March-98 M-98o3/14/98 14-Mar-98 March 14, 19983/14/1998 14-Mar-1998

Există două formate suplimentare care combină data şi ora sub forma:3/14/98 1:3o PM 3/14/98 13:3o

Navigare

Cel mai rapid mod de navigare este cu ajutorul mouse-lui. După cum aţi văzut, executarea unui clic în oricare dintre celule mută indicatorul de celulă în aceasta şi afişează noua adresă în caseta de nume (cea din stânga barei de formule). Pentru a afişa părţi ale foii de calcul care nu sunt vizibile în fereastra de lucru, puteţi folosi barele de derulare, care au aceleaşi funcţii în orice aplicaţii Windows.

Pentru a naviga în foaia de calcul puteţi folosii şi tastatura după cum urmează:

Pentru a.... Folosiţi.....

Derula foaia cu o fereastă în jos tasta Page DownDerula foaia cu o fereastă în sus tasta Page UpDerula foaia cu o fereastră la dreapta Alt+Page DownDerula foaia cu o fereastră la stânga Alt+Page UpAjunge la sfârşitul zonei active Ctrl+EndAjunge în celula A1 Ctrl+HomeAjunge la prima celulă a liniei HomeConţinând celula activă

Ajunge la ultima celulă a liniei End, Săgeată - deaptaconţinând celula activăAjunge la prima celulă a coloanei Home, Săgeată - susconţinând celula activăAjunge la ultima celulă a coloanei End, Săgeată - josconţinând celula activă

Selectarea domeniilor de celuleAţi creat o foaie de calcul elementară. Înainte de a vă arăta câteva din acţiunile pe

care le puteţi efectua în cadrul acesteia, este necesar să discutăm despre selectarea blocurilor de celule, numite domenii (ranges). Orice bloc dreptunghiular care conţine mai mult de o celulă este un domeniu. Domeniul poate include două celule, o linie sau o coloană întreagă, sau chiar o foaie de calcul. Referinţa unui domeniu constă din adresa celulei aflate în colţul din stânga-sus al blocului dreptunghiular şi din adresa celulei aflate în colţul din dreapta-jos. Cele două adrese sunt separate prin semnul de punctuaţie (:). De exemplu, adresa A1:B2 identifică domeniul alcătuit din celulele A1,A2,B1 şi B2.

Lucrând cu domenii, economisiţi timp, pentru că puteţi formata şi folosi referinţe la întregul domeniu, nemaifiind nevoie să lucraţi cu celule individuale.

După ce aţi învăţat să selectaţi celule şi domenii, să vedem cum îi puteţi comunica programului Excel la ce să foloseasca selecţiile.

Folosirea meniurilorPuteţi transmite instrucţiuni programului Excel utilizând comenzile puse la dispoziţie de

meniurile din bara de meniuri. Pentru ca această procedura este aceeaşi în toate aplicaţiile Windows, presupunem că o cunoaşteţi, aşa încât ne vom limita la o prezentare sumară.

Pentru a alege o comandă de meniu, trebuie mai întâi să executaţi un clic pe numele meniului din bara de meniuri. Când meniul se desfăşoară pe ecran, nu aveţi altceva de făcut decât să executaţi un clic pe numele comenzii dorite.

Dacă vreţi să obtineţi acelaşi rezultat folosind tastatura, puteţi să apasaţi tasta Alt - pentru a activa bara de meniuri simultan cu tasta corespunzătoare literei subliniate din numele meniului şi apoi să apăsaţi tasta conţinând litera subliniată din comanda dorită.

Pentru a închide un meniu fără să selectaţi o comandă, trebuie să executaţi clic în afara meniului său să apăsaţi tasta Esc o dată pentru a închide meniul şi încă o dată pentru a dezactiva bara de meniuri.

Unele nume de comenzi sunt urmate de o săgeată care indică faptul că, la selectarea comenzii respective, va fi afişat un submeniu. Pentru a selecta comenzile din aceste submeniuri, procedaţi la fel ca în cazul meniurilor obişnuite.

Unele nume de comenzi sunt urmate de puncte de suspensie ( ... ), care indică faptul că trebuie să furnizaţi informaţii suplimentare pentru ca Excel să execute comanda. Când selectăm o astfel de comandă, Excel afişează o casetă de dialog. Unele casete de dialog conţin mai multe pagini, reprezentate prin etichete. Putem afişa opţiunile fiecărei pagini executând un clic pe eticheta corespunzătoare. Furnizăm în formaţia necesară executării comenzii scriind-o într-o casetă de editare, selectând opţiuni din liste sau executând un clic în casete de validare ori pe butoane de opţiuni. Pentru a închide caseta de dialog şi a transmite comanda cu specificaţiile noastre, executăm clic pe un buton de comandă - acesta este de obicei OK sau Close sau pe butonul Close aflat în colţul din dreapta-sus al casetei de dialog. Executând un clic pe butonul Cancel, închidem caseta de dialog şi anulăm comanda. Este posibil să existe şi alte butoane de comandă, care să deschidă alte casete de dialog sau să detalieze comanda în iţiala.

Numele unor comenzi sunt afişate uneori estompat (cu litere cenuşii), ceea ce indică faptul că nu putem alege acele comenzi. De exemplu, comanda Unhide din meniul Window apare estompat dacă nu aţi folosit anterior comanda Hide.

Excel 2ooo este mai evoluat faţă de metoda clasică din Windows de selectare a comenzilor, determinând ce comenzi este mai probabil să folosiţi şi adaptând comenzile afişate în fiecare meniu în funcţie de modul în care folosiţi programul.

Folosirea meniurilor contextuale

Meniurile contextuale grupează comenzile specifice unui anumit tip de obiect, cum ar fi o celulă sau un element al unei ferestre. Plasăm indicatorul pe obiectul respectiv, executăm un clic cu butonul din dreapta al mouse-ului şi meniul corespunzător este afişat. (De acum încolo, vom folosi pentru această acţiune expresia executaţi un clic-dreapta.). Putem alege o comandă din meniul contextual la fel ca dintr-un meniu obişnuit.

Foloslrea barelor cu instrumente

O altă metodă de a lansa comenzi sau instrucţiuni constă în folosirea butoanelor din barele cu instrumente. Această metodă este echivalentă cu selectarea comenzii corespunzătoare dintr-un meniu şi, acolo unde este cazul, executarea de clic pe OK pentru validarea tuturor opţiunilor prestabilite din caseta de dialog a comenzii în cauză. Excel va pune la dispoziţie numeroase bare cu instrumente predefinite, dotate cu butoane care vă pot ajuta să executaţi diferite operaţii. Pe unele Ie veţi folosi frecvent, pe altele, probabil, niciodată. în mod prestabilit, Excel afişează două din cele mai utile bare cu instrumente pe care Ie deţine - Standard şi Formatting (de formatare) plasate pe un singur rând, sub bara de meniuri. Barele cu instrumente sunt afişate suprapus şi, la fel ca în cazul meniurilor, iniţial pe fiecare bară cu instrumente nu sunt afişate decât butoanele folosite cel mai frecvent. Fiecare bară cu instrumente are un selector de deplasare în extrema stângă şi un buton More Buttons în extrema dreaptă, ambele permiţând aducerea în zona vizibilă a butoanelor care iniţial sunt ascunse.

Salvarea registrelor de calcul Vom salva registrul cu care lucrăm pentru aI folosi în continuare. Aşa cum veţi vedea

parcurgând paşii următori, înainte de a salva un registru de calcul, trebuie să îi atribuim un nume de fişier:

1 Executaţi clic pe butonul Save din bara cu instrumente Standard. Pentru că nu aţi atribuit încă un nume registrului. Excel afişează caseta de dialog Save As.

2 Excel sugerează numele Book1 pentru primul registru creat în această sesiune de lucru. Acest nume nu este prea sugestiv, aşa încât, având textul Book1 evidenţiat, scrieţi în caseta de editare un nume care să fie sugestiv.

3 Verificaţi dacă directorul My Documents apare în caseta Save în şi, lasând nemodificaţi ceilalţi parametri din caseta de dialog, executaţi clic pe butonul Save. La revenirea în foaia de calcul, remarcaţi că numele ales a înlocuit vechiul nume "Book1" în bara de titlu.

De acum încolo, putem salva acest registru printr-un simplu clic pe butonul Save. în urma acestei operaţii, Excel salvează registrul prin suprascrierea noii versiuni. Dacă vreţi să salvaţi modificările efectuate într-un registru şi să pastraţi în acelşi timp vechea versiune, puteţi să atribuiţi noii versiuni alt nume, alegând comanda Save As din meniul File, scriind un nou nume de fişier şi executând clic pe butonul Save.

Cum să obtineti asistenţa Dacă nu vă amintiţi cum să realizaţi o operaţie oarecare, ajutorul nu este niciodată

departe. Aţi văzut deja că etichetele Screen Tips vă pot reaminti funcţiile butoanelor din bara cu instrumente. să vedem ce în formaţii poate furniza asistentul de birou (Office Assistant).

Încheierea sesiunii de lucru în Excel

Până acum, am făcut un tur de orizont al programului Excel. A mai rămas să aflaţi cum se încheie o sesiune de lucru. Parcurgeţi următorii paşi:

Executaţi clic pe butonul Close din extrema dreaptă a barei de titlu a programului Excel.

Dacă Office Assistant vă întreaba dacă vreţi să salvaţi modificările pe care le-aţi adus foii de calcul deschise, executaţi clic pe Yes. După ce va fi închis programul Excel, Office Assistant va dispărea de pe ecran. Iată şi alte posibilităţi de a închide o sesiune de lucru cu Excel:

Selectaţi Exit din meniul File. Apăsaţi tasta Alt, apoi F, urmată de X. Executaţi un dublu-clic pe pictograma meniului Control simbolul X din

apropierea cuvintelor Microsoft Excel - de Ia capătul din stânga al barei de titlu a programului Excel.

Lucrul în foaia de calculSunt multe lucruri pe care am dori să Ie realizăm cu o foaie de calcul şi, atâta timp

cât lucrăm corect, vom obţine rezultatele aşteptate. Prima noastră grijă este să completam corespunzător celulele foii de calcul. Când suntem convinşi că înregistrările sunt corecte, putem să ne îndreptăm atenţia către aspectul foii de calcul şi să facem ca informaţia să fie cât mai uşor de descifrat.

În acest capitol vom discuta despre tehnicile de editare cu ajutorul cărora puteţi să asiguraţi corectitudinea informaţiilor introduse, apoi vom discuta despre tehnici simple de formatare prin care puteţi să îmbunătăţiţi lizibilitatea acestora

Deschiderea registrelor existente Când lansăm pentru prima dată în execuţie programul Excel, fereastra cu registrul

de calcul conţine un document vid, numit Book1. Putem deschide un registru creat anterior folosind mai multe metode. Dacă registrul este unul dintre ultimele patru cu care am lucrat, putem pur şi simplu să alegem fişierul dintre cele afişate în lista de la bază a meniului File. În caz contrar, putem folosi butonul Open din bara cu instrumente Standard sau comanda Open a meniului File pentru a încărca registrul. Executaţi paşii urmatori pentru a folosi metoda cu butonul Open:

Dacă este cazul, lansaţi în execuţie programul Excel şi executaţi clic pe butonul Open din bara cu instrumente Standard pentru a afişa această casetă de dialog:

Programul Excel va afişa continutul dosarului My Documents (dosarul afişat la salvarea sau deschiderea unui registru). Dacă acest lucru nu se întâmplă, executaţi clic pe pictograma My Documents de pe bara cu comenzi rapide pentru a afişa conţinutul dosarului My Documents de pe hard-discul calculatorului.

Dacă. doriţi este deja selectat, deschideţi-l executând un clic pe butonul Open. Dacă nu este selectat, executaţi un dublu-clic pe numele său pentru a-I selecta şi deschide în acelaşi timp.

Noţiuni de bază ale procesulul de editare Modificarea conţinutului unei celule Pentru început, să vedem cum putem modifica înregistrări individuale. Să presupunem

că, în urma verificării, constatăm că numărul corect este 1057.64 şi nu 10576.40. Pentru a corecta această valoare fără a o rescrie în totalitate, urmaţi paşii de mai jos:

Executaţi un dublu-clic în celula vizată pentru a selecta celula şi a poziţiona punctul de inserare în cadrul acesteia. (Puteţi să folosiţi şi varianta clic pe celula, apoi apăsarea tastei F2.)

Plasaţi cursorul între cifrele 7 şi 6. Executaţi un clic-stânga pentru a aduce aici punctul de inserare. Tastaţi un punct.

Executaţi un clic între al doilea punct şi cifra 4. Apăsaţi tasta Backspace pentru a şterge al doilea punct.

Apăsaţi tasta Enter pentru a confirma că înregistrarea este corectă.

Copierea înregistrărilor Putem copia o înregistrare sau un grup de înregistrări în cadrul aceleiaşi foi de

calcul sau în foi diferite. Operaţiile de copiere implică folosirea a două butoane: Copy (Copiază) şi Paste (Lipire). Putem executa clic pe aceste butoane din bara cu instrumente Standard sau să alegem comenzile echivalente din meniul Edit. Ori să folosim meniurile contextuale. Copiea se poate realiza în aceiaşi foaie de calcul sau în alta dacă se doreşte acest lucru

Mutarea înregistrărilor Procedura pentru mutarea înregistrărilor din celule este aproape identică cu aceea

pentru copierea înregistrărilor. şi în acest caz se folosesc două butoane: Cut şi Paste. Puteţi să executaţi clic pe aceste butoane pe bara cu instrumente standard sau puteţi să selectaţi comenzile echivalente din meniul Edit.

Putem muta înregistrările şi prin tragere cu mouse-ul şi pIasare în noua poziţie. Vă prezentăm procedura de editare drat and-drop (tragere şi plasare):

Plasaţi indicatorul mouse-ului pe chenarul inferior al domeniului selectat din foaia calcul indicatorul ia forma unei săgeţi goale, tineţi apăsată tasta Alt şi butonul din stânga mouse-ului şi trageţi conturul domeniului selectat peste eticheta altei foi de calcul (nu eliberaţi tasta sau butonul mouse-ului).Se deschide foaia de destinaţie.

Apăsând în continuare tasta Alt şi butonul stâng al mouse-ului, trageţi conturul selecţiei peste domeniul unde dorim mutarea. Eliberaţi apoi butonul mouse-ului şi tasta Alt. Excel mută înregistrările selectate din foaia 1 în noua locaţie din foaia 2. Puteţi şi copia, nu numai muta, înregistrări între două foi de calcul, folosind metoda de editare drag-and-drop. Nu trebuie decât să apăsaţi simultan combinaţia de taste Ctrl+Alt şi butonul stâng al mouse-ului pe durata deplasării.

Inserarea şi eliminarea celulelor Este greu de presupus că la crearea unei foi de calcul nu veţi avea de făcut unele

modificări - mutarea unui bloc de date, schimbarea unui titlu, adăugarea sau ştergerea unor coloane. în această sesiune, veţi învăţa cum să inseraţi şi să ştergeti celule. Parcurgeţi paşii următori:

Executaţi clic pe capul coloanei D - caseta care conţine litera D - pentru a selecta întreaga coloană.

Executaţi un clic-dreapta în interiorul coloanei şi alegeţi comanda Insert din meniul contextual. Excel inserează o coloană înaintea coloanei, care devine acum coloana E:

Inserarea unei linii se realizează în acelaşi mod ca şi inserarea unei coloane. Nu trebuie decât să executaţi clic pe capul de linie - caseta care conţine numărul liniei - pentru a selecta întreaga linie şi să alegeţi comanda insert din meniul contextual.

Ce facem dacă trebuie să inserăm doar câteva celule şi inserarea unei coloane sau a unei linii întregi ar da peste cap toate înregistrările? Putem insera celule oriunde avem nevoie de ele. Parcurgeţi paşii următori:

Selectaţi un domeniu alegeţi articolul Cells din meniul insert. Excel afişează caseta de dialog.

Pentru că aţi selectat un domeniu şi nu o coloană sau o linie întreagă, trebuie să comunicaţi programului Excel în ce sens să deplaseze celulele existente pentru a face loc noilor celule.

Executaţi clic pe butonul OK pentru a accepta opţiunea implicită de deplasare a celulelor la dreapta. Excel inserează o celulă vidă la stânga fiecărei celule selectate.

Putem să anulăm această inserare şi să restaurăm coloana să încercăm ştergerea domeniului.

Domeniul fiind selectat, executaţi clic cu butonul din dreapta pe selecţie şi alegeţi Delete din. meniul contextual. Excel afişează o casetă de dialog Delete, asemănătoare casetei de dialog insert.

Executaţi clic pe butonul OK pentru a accepta opţiunea implicită de deplasare a celulelor la stânga, astfel încât să umpleţi golul creat de celulele eliminate. Excel elimină celulele din domeniul selectat.

Ştergerea înregistrărilor Ştergerea înregistrărilor este o operaţie diferită de "decuparea" conţinutului

celulelor prin comanda Cut. "Decuparea" înregistrărilor presupune copierea lor în altă parte, pe când ştergerea Ie elimină definitiv. în exemplul care urmează, vom şterge câteva înregistrări din foaia de calcul.

Selectaţi domeniul dorit. Alegeţi comanda Clear din meniul Edit. Excel afişează un meniu cu mai multe opţiuni

Opţiunea All şterge toate atributele de formatare, înregistrările şi comentariile din toate celulele. Opţiunea Formats elimină doar atributele de formatare, iar opţiunea Contents şterge doar conţinutul. Opţiunea Comments elimină orice comentariu ataşat, lăsând formatarea şi conţinutul intacte.

Selectaţi opţiunea All. Conţinutul celulelor din domeniu dispare. O altă posibilitate este de a selecta domeniul şi a şterge înregistrările pe care Ie

conţine apăsând tasta Delete. Excel elimină doar continutul celulelor. (Când apăsaţi tasta Delete, Excel lasă formatarea şi comentariile intacte.)

Verificarea ortografică a înregistrărilor O parte importantă pentru asigurarea corectitudinii datelor dintr-o foaie de calcul

este verificarea ortografiei. Puteţi depista cuvintele scrise greşit şi cuvintele dublate din întreaga foaie de calcul sau doar dintr-un domeniu al acesteia. Din caseta de dialog Spelling, puteţi să adaugaţi cuvinte într-unul din dicţionarele pe care Ie foloseşte Excel pentru a verifica textul

Executaţi clic pe butonul Spelling (Verificare ortografică) Excel începe verificarea foii, se opreşte la un cuvânt şi sugerează posibilele înlocuiri pentru cuvintele scrise greşit în caseta cu lista Suggestions şi scrie cuvântul cel mai apropiat ca formă în caseta de editare Change To (Modifică în ).

Editarea registrelor de calcul

Până acum, am operat modificări asupra informaţiilor din foile de calcul ale aceluiaşi registru. Excel ne permite să mutăm şi să copiem foi de calcul în cadrul aceluiaşi registru sau dintr-un registru în altul.

Inserarea şi eliminarea foilor de calcul Să presupunem că vreti să inseraţi o foaie de calcul între prima şi a doua foaie din

registru. lată cum procedaţi: 1. Executaţi clic pe eticheta Sheet2 pentru a activa foaia 2. 2. Alegeţi comanda Worksheet din meniul insert. Excel inserează o nouă foaie, a cărei

etichetă implicită, Sheet4, apare la stânga foii active. 3. Alegeţi comanda Repeat insert Worksheet (Repetă inserarea) din meniul Edit

pentru a insera o nouă foaie de calcul. (Puteţi folosi comanda Repeat din meniul Edit ori de câte ori doriţi să repetaţi acţiunea precedentă.)

Să presupunem acum că doriţi să eliminaţi cea de-a treia foaie, care este vidă. Excel va elimina foaia definitiv - pentru această operaţie nu există o comanda Undo. Prin urmare, înainte de a şterge o foaie de calcul dintr-un registru, trebuie să verificaţi întotdeauna dacă foaia respectivă este exact cea pe care vreţi să o eliminaţi. Să începem:

1. Executaţi clic pe eticheta Sheet3 pentru a afişa foaia 3 care nu conţine nimic2. Alegeţi comanda Delete Sheet (Elimină foaia de calcul) din meniul Edit. Excel vă

avertizează că foaia va fi eliminată definitiv. 3. Executaţi clic pe OK în caseta cu mesaj pentru a elimina foaia Sheet3 din registrul

de calcul.

Copierea foilor de calcul Procedura de copiere a informaţiilor dintr-un registru în altul este similară cu cea de

copiere dintr-o foaie în alta, în cadrul aceluiaşi registru. Putem copia foi întregi în cadrul aceluiaşi registru, precum şi dintr-un registru în altul.

1. Activaţi foaia Sheet1 din registru. 2. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe eticheta Sheet1, ţineţi apăsat butonul din stânga al

mouse-ului, apoi blocaţi tasta Ctrl. Indicatorul mouse-ului va lua forma unei săgeţi cu pictograma unei foi şi având ataşat un semn plus.

3. Trageţi indicatorul în formă de foaie până ajunge în dreapta foii Sheet2. (Excel va indica prin intermediul unui vârf de săgeată locul în care va pIasa copia.) Eliberaţi mai întâi butonul mouse-ului, apoi tasta Ctrl. Excel va face o copie a foii Sheet1, cu denumirea Sheet1 (2).

Redenumlrea foilor de calcul După cum vedeţi, atunci când inseraţi, eliminaţi şi copiaţi foi de calcul, Excel nu

renumerotează etichetele foilor, aşa încât acestea nu mai sunt ordonate crescător. Puteţi schimba denumirile foilor pentru a Ie ordona corespunzător dar, dacă tot faceţi efortul de a face acest lucru, merită să modificaţi denumirile folosind unele ceva mai sugestive decât Sheet1, Sheet2 şi aşa mai departe. lată cum se redenumesc foile de calcul:

Executaţi un dublu-clic pe eticheta Sheet1 pentru a selecta textul pe care îl conţine. Scrieţi numele şi apăsaţi tasta Enter. Excel afişează eticheta cu noul nume. O altă variantă de a redenumii o foaie de calcul este aceea de a alege din meniul

contextual opţiunea Rename.

Mutarea foilor de calcul Am văzut deja cum se poate "muta" o foaie, mutând de fapt toate înregistrările sale.

Putem însă să mutăm efectiv o foaie de calcul dintr-o anumită poziţie în cadrul registrului malta. să încercăm:

1. Activaţi foaia de calcul Sheet1. Plasaţi indicatorul pe eticheta ei şi apăsaţi butonul stâng al mouse-ului.

2. Trageţi indicatorul până când îl plasaţi între foile Sheet2 şi Sheet3, apoi eliberaţi butonul mouse-ului.

3. Executaţi clic pe butonul Save pentru a salva modificările.

Putem, de asemenea, să mutam cu uşurinţă o foaie dintr-un registru de calcul în altul. Pentru a demonstra acest lucru, trebuie mai întâii să deschidem un registru nou:

Noţiunl de bază despre formatare Excel dispune de o serie de opţiuni de formatare, pe care Ie putem folosi pentru a

scoate în evidenţă anumite părţi ale foii de calcul şi pentru a afişa datele în diferite moduri. Vom examina principalele opţiuni disponibile în bara cu instrumente de formatare, precum şi câteva dintre cele care apar în caseta de dialog Format Cells (Formatarea celulelor).

Schimbarea stilulul folosit pentru caractere Aşa cum folosim titluri pentru a obţine tabele mai uşor de citit, putem aplica stiluri

pentru a diferenţia categoriile de informaţii. Stilurile schimbă aspectul caracterelor din foaia de calcul. De exemplu, în prima foaie de calcul aţi aplicat deja stilul Bold ( alddin) pentru titlurile coloanelor aţi putea la fel de bine să aplicaţi o culoare sau stilul Italic (cursiv). Pentru că stilurile de caractere sunt folosite frecvent, Excel vă pune la dispoziţie· butoane pentru acestea.

Modificarea alinierii După cum ştiţi, Excel aliniază în mod prestabilit textele la stânga şi numerele la

dreapta. Se pot modifca aceste alinieri alegând variantele oferite adică Align Left - la stânga, Align Right - la dreapta, Center – pe centru sau Justify - în întreg spaţiul

Modificarea lăţimii coloanelor Selectând coloanele, alegând articolul Column Width (lăţimea coloanei) din meniul

contextual şi stabilind lăţimea în caseta de dialog afişată. Ajustarea lăţimii coloanelor prin această metodă implică uneori mai multe încercări. În această secţiune vom folosi alte metode, care nu ne obligă să ghicim dimensiunea necesară.

Să ajustăm lăţimea coloanelor: Apăsaţi Ctrl+Home pentru a activa celula A1.

PIasaţi indicatorul pe linia care separă coloanele B şi C. ţine-ţi apăsat butonul stâng al mouse-ului şi trageţi spre dreapta linia de separaţie până când coloana B este suficient de lată pentru a afişa integral conţinutul tuturor celulelor, după care eliberaţi butonul mouse-ului. (În timp ce mutaţi linia de separaţie, Excel afişează lăţimea coloanei într-o casetă lângă indicator.)

Acum, vom mări lăţimea coloanei E folosind o altă metodă: Executaţi un clic pe capul coloanei E pentru a o selecta.

Din meniul Format, selectaţi Column, AutoFit Selection (Reglare automată a lăţimii coloanei selectate).

Excel a ajustat înălţimea coloanei după celula cu înregistrarea cea mai lungă Puteţi ajusta înălţimea liniilor de celule în acelaşi mod în care aţi procedat cu

lăţimea coloanelor. Pur şi simplu trageţi cu mouse-ul în jos sau în sus marginea inferioară a casetei capului de linie. Puteţi selecta din meniul Format comenzile Row (Linie), Height (înălţime) pentru a face ca rândul selectat să fie mai scund sau mai înalt. De asemenea, puteţi alege comenzile Row şi AutoFit pentru a ajusta automat înălţimea liniei selectate după celula a cărei înregistrare are înălţimea cea mai mare.

Dispunerea textului pe mai multe rânduri în celule În mod prestabilit, Excel scrie textul pe un singur rând în cadrul unei celule. După cum

aţi aflat mai devreme, atunci cand scrieţi o înregistrare lungă, textul se extinde în celulele vecine în loc să se aranjeze pe mai multe rânduri în aceeaşi celulă. Din fericire, Excel vă pune la dispoziţie o metodă prin care să repartizaţi textul pe mai mult de un rând în cadrul aceleiaşi celule. Aceasta dispunere este folosită mai ales din motive estetice. Procedaţi astfel:

Executaţi un clic pe capătul liniei 1 - caseta care conţine cifra 1 - pentru a o selecta. Din meniul Format, alegeţi Cells. Apare caseta de dialog Format Cells. Executaţi un

clic pe eticheta Alignment pentru a afişa fereastra.Executaţi un clic în caseta Wrap Text pentru a selecta această opţiune, verificaţi

dacă în secţiunea Vertical este sectectată opţiunea Bottom (La bază), după care executaţi clic pe butonul OK. (Selectarea opţiunii Bottom face ca orice text scris pe unul sau mai multe rânduri să fie aliniat la marginea de jos a celulei.)

Formatarea valorilor Cu excepţia datelor calendaristice Excel va afişa valorile pe care le-aţi introdus în

formatul implicit, General. Cu acest format, Excel afişează exact ceea ce aţi scris (sau ceea ce crede ca aţi scris).

Excel dispune de mai multe formate, cu care putem schimba aspectul valorilor afişate. încercaţi următoarele:

Selectaţi celula şi executaţi clic pe butonul Comma Style (cu virgula) din paleta More Buttons de pe bara cu instrumente de formatare. Excel formatează valoarea din celula selectată cu două poziţii zecimale, separate de partea întreagă printr-o virgulă.

Executaţi clic pe butonul Decrease Decimal (Scrierea numărului de poziţii zecimale) de pe paleta More Buttons, apoi executaţi din nou clic pe el pentru a rotunji valoarea din celula la o valoare întreagă, şi apoi executaţi clic de două ori pe butonul increase Decimal (Creşterea numărului de poziţii zecimale), pentru a restaura cele două poziţii zecimale.

În cele din urmă, executaţi clic pe butonului Currency Style (Stilul monetar). Excel adaugă simbolul dolar înaintea valorii. (Dacă este necesar, măriţi lăţimea coloanei pentru a vedea rezultatul.)

Daca doriţi să vedeţi cum apar valorile negative în formatul: monetar, scrieţi. 1234 în celula F5, scrieţi. -1234 în celula F6,: selectaţi ambele valori, executaţi clic pe butonul Currency Style şi apoi în celula F7 pentru a vedea rezultatul

Excel adaugă simbolul dolar, o virgulă şi două zerouri în dreapta punctului zecimal, afişează valoarea negativă în paranteză şi o aliniază cu valoarea pozitivă de deasupra.

Când executaţi clic pe butonul Currency Style, Excel aplică celulelor selectate formatul de contabilitate, în care semnul dolar este plasat la stânga valorilor. în caseta de dialog Format Cells aveţi la dispoziţie şi alte formate monetare, precum şi câteva opţiuni de formatare pentru care nu există butoane în bara cu instrumente de formatare. să vedem cum se aplică aceste formate.

Selectaţi celula, executaţi un clic-dreapta pe selecţie şi alegeţi Format Cells din meniul contextual.

În caseta de dialog Format Cells, executaţi un clic pe eticheta Number pentru a afişa opţiunile din fereastra Number.

Executaţi un clic pe fiecare categorie pentru a vedea care sunt opţiunile corespunzătoare. De exemplu, executaţi un clic pe Number şi remarcaţi că puteţi să modificaţi numărul de poziţii zecimale, să introduceţi o virgulă (ca separator între ordinele de mărime) şi să specificaţi modul.

Selectaţi din lista Category comanda Currency şi, din lista Negative Numbers, a treia optiune. Verificaţi dacă numărul de poziţii zecimale este 2 şi dacă semnul $ este selectat în caseta de editare Symbol, după care executaţi clic pe butonul OK. Excel formatează înregistrarea selectată folosind simbolul $, virgula şi două poziţii zecimale. După cum se vede însă, simbolul dolar este adiacent valorii, în loc să fie aliniat la stânga. În timp ce lucraţi cu pagina etichetei Number din caseta de dialog Format Cells, puteţi să exploraţi formatele pentru date calendaristice. în prima parte, aţi scris datele calendaristice în coloana A folosind diverse formate şi, ulterior, aţi învăţat cum să procedaţi pentru a Ie uniformiza. Să vedem ce alte formate sunt disponibile:

Selectaţi un domeniu care să cuprindă date de tip dată calendaristică, executaţi un clic-dreapta pe selecţie şi alegeţi Format Cells din meniul contextual. Excel afişează opţiunile paginii Number, în care formatul curent este evidenţiat.

Selectaţi formatul14-Mar şi executaţi clic pe butonul OK. Reveniţi în caseta de dialog Format Cells şi experimentaţi alte stiluri pentru data

calendaristică.

Copierea atributelor de formatare În Excel, putem economisi timp copiind combinaţia de stiluri şi formate dintr-o celulă

în alta De exemplu, când. formataţi titlurile cu alldine şi centrate, putem copia aceste stiluri pentru a Ie aplica oricăror celule din foaia de calcul.

Selectaţi celula şi executaţi clic pe butonul Format Painter. Selectaţi acum un domeniu. Când eliberaţi butonul mouse-ului, Excel aplică

formatul din prima celulă în domeniul selectat. Pentru a aplica atributele de formatare mai multor domenii de celule, mai întâi

selectaţi o celulă care conţine atributele pe care vreţi să Ie copiaţi. Apoi, executaţi dublu clic pe butonul Format Painter şi începeţi copierea atributelor de formatare în toate domeniile în care vreţi să fie folosite. Când terminaţi, executaţi din nou clic pe butonul Format Painter pentru a-I dezactiva.

Din acest exemplu simplu puteţi observa cât de uşor se pot crea combinaţii complexe cu atributele de formatare, care pot fi apoi aplicate prin doar câteva clicuri cu mouse-ul.

Crearea şabloanelor După ce lucraţi ceva mai mult la crearea unui registru de calcul, puteţi să-l "clonaţi"

pentru a crea unul nou. Trebuie să-l deschideţi, să-l salvaţi sub o altă denumire, apoi să introduceţi noi valori. Însă, Excel va oferă o solutie chiar şi mai simplă pentru a refolosi un registru de calcul. Puteţi să salvaţi orice registru de calcul ca şablon un model care conţine structura, atributele de formatare şi alte elemente constante care vor fi incluse într-un anumit gen de registru de calcul. Excel oferă mai multe şabloane pe care Ie puteti folosi ca atare sau pe care Ie puteţi modifica în funcţie de nevoiIe dumneavoastră specifice. De asemenea, puteţi să creaţi şabloane proprii. Spre exemplificare, să transformăm în şablon registrul de calcul aflat pe ecranul calculatorului:

Selectaţi Save As din meniul File pentru a deschide caseta de dialog Save As Scrieţi un nume în caseta de editare File Name, apoi executaţi clic pe săgeata din

dreapta casetei Save As Type şi selectaţi Template din lista derulantă. Opţiunea din caseta Save în Box va fi înlocuită cu Templates deoarece, în configuraţia prestabilită, Excel salvează şabloanele în dosarul C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Templates. Lăsaţi această opţiune nemodificată.

Executaţi clic pe Save. Excel va închide registrul, iar numele de pe bara de titlu va deveni cel ales pentru a indica faptul că acum lucraţi în şablonul creat.

Calcule simple Programul Excel include o mulţime de funcţii puternice pentru diverse formule

matematice, logice, statistice, financiare, trigonometrice, logaritmice şi altele. Majoritatea foilor de calcul create în Excel folosesc însă simple operaţii aritmetice. În această secţiune, vă vom arăta cum să folosiţi cei patru operatori aritmetici (+, -, *, /) pentru a efectua adunări, scăderi, înmulţiri şi împărţiri. Vom prezenta apoi două funcţii ale programului Excel care permit calcularea rapidă a sumei unor seturi de valori numerice.

Operaţii aritmetice În Excel, scriem o formulă începând cu semnul egal (=). în cele mai simple

formule, semnul egal este urmat de valori numerice, separate prin semnele +, -, * sau /, cum ar fi =5+3+2

Dacă introducem această formulă în oricare celulă vidă dintr-o foaie de calcul, Excel afişează rezultatul 10.

Puteţi folosi această tehnică pentru a crea orice formulă simplă. Începeţi cu semnul egal, scrieţi o valoare sau executaţi un clic în celula care conţine valoarea respectivă, scrieţi operatorul aritmetic, introduceţi următoarea valoare etc. Dacă nu comunicăm programului Excel alte instrucţiuni, acesta va opera înmulţirile şi împăţirile înaintea adunărilor şi scăderilor. În cazul în care doriţi ca formula să fie calculată într-o altă ordine, folosiţi paranteze, pentru a modifica ordinea de operare prestabilită.

Totalizarea valorior din coloane Cu toate că această metodă de construire a formulelor este destul de simplă,

scrierea unui şir lung de valori şi executarea unui număr mare de clicuri de mouse sunt operaţii care consumă timp şi efort. Din fericire, programul Excel automatizează operaţia de adunare printr-un buton foarte util: AutoSum.

Folosirea butonului AutoSum AutoSum va fi, probabil, unul dintre butoanele pe care Ie veţi folosi frecvent. De fapt, utilizarea lui este atât de simplă, încât vom sări peste explicaţii

Butonul AutoSum ne stă la dispoziţie ori de câte ori dorim să calculăm un total la baza unei coloane sau la dreapta unei linii de valori. Dar dacă dorim ca totalul să apară în altă parte? Cunoscând cum se construieşte funcţia SUM pornind de la zero, vom avea mai multă libertate de mişcare.

Foloslrea funcţiei SUM La fel ca orice formulă, şi funcţia SUM este precedată de semnul egal (=). Urmează

numele funcţiei scris cu majuscule şi o pereche de paranteze între care apare adresa domeniului de valori pe care dorim să Ie adunăm. Această adresa este argumentul funcţiei SUM. Un argument răspunde la întrebările "Ce?" sau "Cum?" şi furnizează programului Excel informaţiile suplimentare necesare calculului funcţiei. În cazul funcţiei SUM, Excel are nevoie doar de adresele (referinţele) celulelor pe care vrem să Ie însumăm. Aşa cum veţi vedea mai tarziu, programul Excel are uneori nevoie de mai multe informaţii pentru a aplica o funcţie şi va trebui să furnizaţi câte un argument pentru fiecare dintre acestea.

Crearea unei funcţii SUM pornind de la zero nu este o operaţie dificilă. Pentru a experimenta, parcurgeţi următoarele etape:

Selectaţi o celulă şi scrieti: = SUM(Când începeţi să scrieţi, valoarea existentă în celulă este înlocuită.

Selectaţi domeniul dorit din foaia de calcul prin metoda obişnuită. Programul Excel inserează adresa domeniului după paranteza deschisă. Scrieţi paranteza închisă şi apăsaţi tasta Enter. Excel afişează în celula suma valorilor domeniul selectat sau din celulele selectate.

Folosirea referintelor de celule care conţin formule în cadrul altor formule

După ce creaţi o formulă într-o celulă, puteţi folosi rezultatul în alte formule, inserând o referinţă a acelei celule. Experimentaţi acest lucru, parcurgând paşii următori:

Selectaţi o celulă şi scrieţi semnul egal. Executaţi un clic în celula care conţine funcţia SUM, aplicată anterior, introduceţi

operatorul pentru împărţire, / şi numărul valorilor adunate anterior. Apăsaţi butonul Enter. Excel afişează rezultatul - media valorilor

Numele celulelor şi domeniilor Excel ne oferă o modalitate de referire la formulă indiferent de poziţia ei în foaia de

calcul. Putem să atribuim celulei în care am realizat suma un nume şi să folosim acest nume în orice calcul în care apare totalul. lată cum puteţi atribui o denumire unei celule: Selectaţi celula şi executaţi clic pe caseta cu nume aflată în stânga pe bara de formule.

Scrieţi Total şi apasaţi tasta Enter. În caseta cu nume va apărea acum denumirea celulei în locul adresei sale. În formule puteţi folosi oricare din cele două tipuri de referinţe.

Crearea unui domeniu de calcul Înainte de a discuta despre alte calcule pe care Ie putem efectua în foaia de calcul,

să aruncăm o privire asupra metodelor de formatare a informaţiei care permit evidenţierea rezultatelor. Pe măsură ce foile de calcul devin mai complexe, va trebui să acordaţi atenţie sporită unor astfel de detalii deoarece vă ajută să vă orientaţi şi uşurează înţelegerea foii de calcul de către aIţi utilizatori.

În general, când creem o foaie de calcul, nu suntem atât de interesaţi de fiecare informaţie în parte, cât de rezultatele calculelor efectuate cu acestea. Unele foi de calcul de acoperă mai multe ecrane cu informaţii. Este de dorit ca la proiectarea foii de calcul să aveţi în grijă ca informaţiile importante să fie uşor accesibile şi plasate într-o zonă previzibilă. Din aceste motive, vom rezerva în colţul din stânga-sus un domeniu pentru calcule. Acest lucru este deosebit de util pentru că:

Nu trebuie să derulăm foaia de calcul în căutarea totalurilor şi a altor rezultate. Este suficient să tipărim prima pagină din foaia de calcul pentru a obţine un

raport cu cele mai importante informaţii. Putem ajunge rapid la domeniul pentru calcule din orice zonă a foii de calcul,

apăsând combinaţia de taste Ctrl+ Home, care activează celula A1.

Mai multe calcule

Vom efectua o serie de calcule cu datele din foaia de calcul, începând din media aritmetică a vânzărilor.

Valori medii

Pentru a afla media valorilor, vom folosi funcţia AVERAGE din Excel. De asemenea, vom folosi butonul Paste Function din bara cu instrumente Standard pentru a evita scrierea greşită a numelor de funcţii şi a ne asigura că include toate argumentele necesare.

Dacă este cazul, executaţi clic pe No în caseta Office Assistant. Apoi, selectaţi din lista Function Name (Numele funcţiei) funcţia AVERAGE şi executaţi clic pe butonul OK. Excel afişează această paletă pentru formula.

Paleta afişează o definiţie a funcţiei şi argumentele acesteia. În caseta de editare Number1, puteţi scrie un număr, o adresă de celulă, un nume, o formulă sau o altă funcţie.

Identificarea valorii maxime şi a celei minimeExcel vă pune la dispoziţie două funcţii care identifică instantaneu valoarea cea mai

mare şi valoarea cea mai mică dintr-o mulţime de valori. Pentru a înţelege utilitatea acestor funcţii, imaginaţi-vă că foaia de calcul conţine o serie mare de date. Să găsim valoarea maximă a acestora. Acest lucru este posibil utilizând funcţia MAX care poate fi adugată aşa cum am văzut mai sus în cazul lui SUM sau AVERAGE.Pentru a determina care este valoarea minimă vom folosi funcţia MIN.

Formule decizionale Uneori dorim ca Excel să execute o operaţie în anumite condiţii, iar în caz că nu

sunt îndeplinite condiţiile, să execute altă operaţie. Pentru acest tip de instrucţiune, folosim funcţia IF.

În forma sa cea mai simplă, funcţia IF testează valoarea unei celule şi execută o anumită operaţie dacă rezultatul testului este pozitiv (are valoarea adevărat) şi altă operaţie dacă rezultatul testului este negativ (are valoarea fals). Este nevoie de trei argumente: testul, acţiunea de executat dacă testul are valoarea adevărat şi acţiunea de executat dacă testul are valoarea fals. Furnizăm argumentele unul după altul, între parantezele funcţiei, separate prin virgule (nu prin spaţii).

=/F(B5=0, "TRUE", "FALSE") Excel verifică dacă valoarea din celula B5 este zero (testul) şi, pentru că nu este zero,

ignoră TRUE (acţiunea care ar trebui executată dacă testul ar avea valoarea logică adevărat) şi afişează FALSE (acţiunea care trebuie executată dacă testul are valoarea logică fals) în celulă.

Copierea formulelor Scrierea funcţiilor IF de tipul celor de mai sus necesită o atenţie deosebită. Din

fericire, nu este nevoie să introducem o astfel de formulă decât o dată. Folosind rutina AutoFill, putem copia formula în celulele plasate mai jos, astfel:

Având celula selectată, plasaţi indicatorul mouse-ului pe marcajul de umplere, în colţul din dreapta-jos al celulei.

Când indicatorul mouse-ului ia forma unei cruci negre, blocaţi butonul din stânga al mouse-ului şi trageţi indicatorul până în ultima celulă în care doriţi să copiaţi formula. Când eliberaţi butonul mouse-ului, Excel copiază formula din celula de bază în toate celulele selectate

În mod implicit, Excel folseşte în formule adrese (referin, relative). Adresele relative definesc celulele prin poziţia relativă faţă de celula care conţine formula. Astfel, când copiaţi formula din celula D14 în celula D 15, Excel va schimba referinţa din C14 în C15 - celula din aceeaşi linie şi coloana aflată în stânga celulei care conţine formula. Dacă fi copiat formula din celula D14 în celula F14, Excel schimbat argumentul din C14 în E14 şi, astfel, formula ar fi continuat să indice celula prin aceeaşi pozitie relativă.

Dacă nu dorim ca o referinţă să fie copiată ca referinţă relativă, aşa cum s-a întâmplat în exemplele precedente, trebuie să folosim o referinţă absolută. Aceasta indică celula prin poziţia sa fixă în foaia de calcul. Pentru a semnala o referinţă absolută, adăugaţi simbolul dolar înaintea literei pentru coloană şi a numărului de linie. De exemplu, pentru a

transforma referinţa C4:C9 într-o referinţă absolută, trebuie să o scrieţi sub forma $C$4:$C$9. Puteţi apoi copia formula care conţine această referinţă oriunde în foaia de calcul; ea va continua să indice domeniul C4:C9.

Referinţele pot fi uneori parţial relative şi parţial absolute. De exemplu, $C4 conţin o referinţă absolută a coloanei şi o referinţă relativă a liniei. C$4 include adresa relativă a coloanei şi adresa absolută a liniei.

Legarea foilor de calcul cu formule Mai devreme am transferat rezultatele unei funcţii SUM într-o altă celulă folosind o

simplă referire la celula care conţinea funcţia respectivă (vezi pagina 80). Acum, puteţi să transferaţi la fel de uşor rezultatele unei funcţii dintr-o foaie de calcul într-alta, în acest fel legând cele două foi de calcul în aşa fel încât orice modificare se face în foaia de calcul-sursa va fi reflectată imediat în foaia de calcul legată de ea. În aceasta secţiune vom configura mai întâi cele patru foi de calcul trimestriale în aşa fel încât să conţină seturi diferite de date din faeturi, apoi vom folosi foaia de calcul Totals pentru a crea nişte informaţii centralizate.

Tipărirea şi publicarea foilor de calcul Dacă principalul obiectiv în învăţarea programului Excel este capacitatea de a

prelucra propriile informaţii, s-ar putea ca foile dumneavoastră de calcul să nu părăsească niciodată calculatorul. Dacă însă doriţi, să faceţi cunoscute informaţiile din foile de calcul, va trebui fie să Ie tipariţi, fie să Ie publicaţi în intranetul firmei la care lucraţi. Este momentul să discutăm despre tipărirea şi publicarea unei foi de calcul din Excel.

Vizualizarea foilor de calcul înainte de tipărire În general, înainte de a o tipări sau a o publica, este bine să vedeţi cum va arata

foaia de calcul, pentru a vă asigura că foile de dimensiuni mai mici sunt bine aranjate în pagină şi că foile mai mari sunt împărţite în mod logic pe mai multe pagini. Parcurgeţi paşii următori pentru a avea o imagine generală asupra foii de calcul curente:

Activaţi foaia de calcul şi executaţi cIic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente Standard. Se deschide fereastra de previzualizare în care este afişată o versiune în miniatură a foii de calcul

Deplasaţi indicatorul deasupra paginii. EI capătă aspectuI unei mici lupe. Pentru a examina în detaliu o parte a paginii, depIasaţi Iupa deasupra zonei

reprezentative şi executaţi un clic. Excel măreşte imaginea acelei porţiuni a paginii, facând-o mai lizibilă .

1. Executaţi din nou clic pentru a o micşora la Ioc.

Configurarea paginii

Putem să schimbăm orientarea foii de calcuI, să ajustăm marginile paginii, să adăugăm un antet ori o notă de subsoI sau să introducem alte modificări în caseta de dialog Page Setup. în modul de previzuaIizare pentru tipărire. Deschideţi caseta de dialog Page Setup astfeI:

Executaţi clic pe butonuI Setup din bara cu instrumente Print Preview pentru a afişa o casetă de dialog Page Setup asemănătoare cu cea din figura următoare.

Caseta dumneavoastră de dialog poate fi puţin diferită, în funcţie de tipul de imprimantă de care dispuneţi. Reţineţi că, în pagina etichetei Page, puteţi să stabiliţi orientarea foi de calcul tipărite şi să controlaţi scara la care va fi tiparită.

Executaţi clic pe eticheta Margins (Margini) pentru a afişa opţiunile. Modificaţi valoarea pentru opţiunea Top în 2 (inci). Apoi, în secţiunea Center On Page, executaţi clic pe orizontally pentru a centra foaia de calcul pe orizontală. În caseta de previzualizare din centrul casetei de dialog sunt ilustrate efectele modificărilor operate de dumneavoastră.

Să adăugăm foii de calcul un antet: Executaţi clic pe eticheta Header and Footer pentru a afişa opţiunile din pagina

Headerl and Footer (Antet şi Note de subsol):

Pregătirea pentru tipărire Când suntem gata să începem tipărirea, putem executa clic pe butonul Print din bara

cu instrumente Standard sau, dacă dorim să schimbăm parametrii de tipărire prestabiliţi, putem alege comanda Print din meniul File. să încercăm cea de-a doua metodă:

Alegeţi comanda Print din meniul File pentru a afişa opţiunile următoare: În această casetă de dialog, puteţi specifica exact ce doriţi să tipăriţi, de la o celulă

individuală, până la întregul registru de calcul. De asemenea, puteţi să specificaţi numărul de exemplare pe care vreţi să Ie tipariţi şi, dacă nu aţi previzualizat încă foaia de calcul în vederea tipăririi, puteţi să executaţi clic pe butonul Preview pentru a activa direct fereastra de previzualizare.

Pentru a transmite foaia de calcul la imprimantă, executaţi clic pe butonul OK. Rezultatele muncii dumneavoastră vor fi tipărite pe hârtie.

Construirea graficelor Programul Excel oferă trei modalităţi de inserare a unui grafic: în foaia de calcul

curentă, într-o foaie separată a registrului curent sau în alt registru de calcul. În această secţiune, vom reprezenta grafic datele bugetului în foaia curentă. Avantajul acestei metode este faptul că putem tipări graficul şi datele pe aceeaşi pagină. De fapt, când creaţi un grafic în Excel, reprezentarea grafică este realizată de un program numit Microsoft Graph. (Microsoft Graph este livrat împreună cu Excel şi este instalat prin opţiunea de instalare Typical.) Vom folosi Microsoft Graph şi Chart Wizard pentru a crea câteva grafice. Nu vă îngrijoraţi dacă graficele dumneavoastră nu arată exact cu cele din carte. Diferenţele dintre parametrii ecranelor sau ordinea de selectare a funcţiilor pot modifica aspectul graficelor.

Când creem un grafic pe baza datelor dintr-un domeniu al unei foi de calcul, Excel menţine legătura dintre date şi grafic. Această legatură este dinamică: dacă operăm modificări în datele foii de calcul, Microsoft Graph revizuieşte graficul astfel încât să reflecte noile date. Putem crea mai multe reprezentări grafice folosind acelaşi domeniu de date, iar dispunerea datelor poate fi deopotrivă pe linii sau pe coloane.

Vom crea pentru început un grafic cu dispunere pe coloane. Efectuaţi paşii următori: Selectaţi domeniul din foaia de calcul şi executaţi clic pe butonul Chart Wizard, aflat pe

paleta More Buttons de pe bara cu instrumente standard. Veţi vedea prima din cele patru casete de dialog care vă vor conduce pe parcursul procesului de creare şi personalizare a graficului:

Dacă este cazul, executaţi clic pe opţiunea No din Office Assistant pentru a refuza propunerea de ajutor. Având selectată opţiunea Column din lista Chart Type, selectaţi ca sub-tip Clustered 3-D Column (prima opţiune din al doiIea rând) şi executaţi clic pe Next pentru a deschide următoarea casetă de dialog:

Chart Wizard prezintă cum va arăta domeniul selectat în forma graficului cu coloane tridimensionale, toate etichetele şi celelalte informaţii necesare fiind plasate la locul lor.

Executaţi din nou clic pe Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog:

În orice moment în cadrul procesului de creare a graficului puteţi să executaţi clic pe butonul Back pentru a reveni în caseta de dialog anterioară, în care veţi putea modifica opţiunile selectate.

Executaţi clic pe toate etichetele din această casetă de dialog pentru a vă familiariza cu opţiunile existente. Apoi, executaţi clic pe Next pentru a accepta opţiunile prestabilite şi a deschide caseta de dialog

Aici, Chart Wizard vă întreabă unde vreţi să fie afişat graficul. Având selectată opţiunea As Object , executaţi clic pe Finish. Microsoft Graph va desena graficul şi va afişa bara cu instrumente Chart.

Executaţi clic pe butonul Close de pe bara cu instrumente Chart pentru a o dezactiva.

Dimensionarea şi mutarea graficelor Când Graph termină reprezentarea datelor şi plasează graficul în foaia de calcul,

rareori îl plasează acolo unde aţi dori dumneavoastră. Din fericire, mutarea şi dimensionarea graficelor se face cu uşurinţă, astfel că puteţi să trageţi graficul în poziţia dorită şi să îi modificaţi dimensiunile trăgând de marcajele plasate pe cadrul lui. Încercaţi paşii următori:

1. Plasaţi indicatorul mouse-uIui pe grafic, în apropierea marginii lui. 2. Când este afişată o casetă explicativă cu textul Chart Area, blocaţi butonul din

stânga al mouse-ului şi trageţi graficul până ajunge la două linii sub tabel. (Foarte utilele casete explicative care ajută la identificarea diferitelor elemente ale graficulu. Se numesc etichete ChartTip.)

Încercaţi să redimensionaţi graficul: 1. Plasaţi indicatorul mouse-ului pe marcajul de dimensionare (handle) aflat în mijlocul

laturii din dreapta a cadrului şi trageţi-l spre dreapta. Graph redesenează graficul într-un cadru mai lat.

2. Trageţi pe diagonală, spre exterior, unul dintre marcajele din colţuri pentru a mări proporţional atât înălţimea cât şi lăţimea graficului.

Actualizarea graficelor 1. Excel a legat graficul de datele pe baza cărora a fost construit. De aceea, Graph

redesenează automat graficul ori de câte ori modificăm datele

Schimbarea tipului de grafic Indiferent care este tipul de grafic de care aveţi nevoie – bară, circular, linie şi aşa

mai departe - Graph are, probabil, un format potrivit. Tipurile disponibile sunt: Coloana (Column). Acesta este formatul implicit. Este graficul ideal pentru evidenţierea evoluţiei în timp a unei variabile. Pe lângă varianta simplă a graficului cu coloane pe care tocmai I-am creat, putem construi grafice în care valorile sunt cumulate pe coloane, numite stive. în caseta de dialog Chart Type. Bara (Bar). Este tipul de grafic ideal pentru evidenţierea evoluţiei în timp a unei variabile sau pentru compararea valorilor mai multor variabile la un moment dat. Linie (Line). Este un tip de grafic folosit pentru a reprezenta evoluţia uneia sau mai multor variabile în timp.

Suprafata (Area). Acest grafic seamănă cu cel de tip linie, dar cumulează mai multe serii de date, diferenţiind suprafeţele corespunzătoare prin culori, modele sau umbre. Circular (Pie). Acest tip de grafic este ideal pentru reprezentarea ponderii fiecărei componente în valoarea totală. (Graficul circular poate reprezenta o singură serie de date.) Inelar (Doughnut). Acest tip de grafic reprezintă dateIe sub formă de sectoare ale unei coroane circulare. Seamană cu graficul circular, dar poate afişa mai multe serii de date. XY - Dispersat (Scatter). Acest tip de grafic este folosit pentru identificarea corelaţiei dintre variabile aparent independente (cum ar fi înălţimea şi greutatea unei persoane). Radar. Acest grafic reprezintă fiecare serie de date într-un sistem propriu de axe radiale. Valoarea maxima, minima, de închidere (High-low-close). Este tipul de grafic folosit pentru reprezentarea activităţii bursiere. În plus, puteţi crea variante tridimensionale ale graficelor de suprafaţă, bară, coloană sau circular. Există şi posibilitatea folosirii unor combinaţii de grafice; unul în fundal, iar altul în prim-plan. Fiecare tip de grafic are mai multe variante, care răspund tuturor cerinţelor de reprezentare.

Grafice personalizate În majoritatea cazuriIor, butoanele paletei Chart Type (sau opţiunile din caseta de

dialog Chart Type) vă oferă orice tip de grafic de care aveţi nevoie. Uneori, s-ar putea să căutaţi. un tip de grafic puţin diferit. Înainte de a consuma timp cu ajustarea formatului unui tip de grafic existent, ar trebuie să vedem. care sunt subtipurile afişate în pagina Custom Type a casetei de dialog Chart Type. Parcurgeţi paşii următori:

1. Graficul fiind selectat, alegeţi. Chart Type din meniul Chart şi executaţi clic pe eticheta Custom Types (tipuri de grafice personalizate) pentru a afişa opţiunile următoare:

2. Parcurgeţi lista, executând clic pe oricare dintre opţiunile care vi se par interesante şi observând efectul în caseta Sample (exemplificare) din partea dreaptă a paginii Custom Types.

3. Când aţi terminat de explorat, selectaţi opţiunea Line-Column şi executaţi clic pe OK.

Finisarea graficelor Aşa cum aţi văzut, programul Graph are un tip de grafic pentru orice situaţie.

Uneori, veţi dori să interveniţi asupra aspectului unui grafic, adăugând sau modificând anumite elemente. Pentru astfel de situaţii, Graph vă pune la dispoziţie o bogată paletă de opţiuni. Veţi folosi unele dintre aceste opţiuni pentru a adăuga un titlu, un chenar, etichete cu valori de-a lungul axelor sau pentru a modifica liniatura. Aceste elemente sporesc claritatea şi expresivitatea tuturor graficelor.

Puteţi folosi comenzile din bara de meniuri pentru a modifica diverse elemente ale unui grafic. Oricum, prograrnul Graph dispune de meniuri contextuale, care simplifică procesul de personalizare. Meniurile contextuale pot fi activate pentru majoritatea elementelor unui grafic. Puteţi să testaţi posibilităţile de personalizare executând un clic-dreapta pe diferite componente ale graficului (liniaturii, axe, serii etc.) pentru a deschide meniurile contextuale corespunzătoare

Adăugarea şi formatarea unui text Pentru a finisa un grafic, putem adauga un titlu, un subtitlu şi note explicative. (Titlul

apare în partea superioară a graficului; notele pot fi plasate oriunde în cadrul graficului.) De asemenea, putem personaliza etichetele axelor. Toate fonturile şi atributele disponibile

pentru înregistrările din foaia de calcul pot fi folosite şi la formatarea textului din cadrul graficului. Parcurgeţi paşii următori pentru a adăuga graficului un titlu:

Având graficul selectat, plasaţi indicatorul mouse-ului pe suprafaţa diagramei şi executaţi un clic-dreapta Alegeţi Chart Options din meniul contextual pentru a afişa caseta de dialog.

După cum vă puteţi da seama citind opţiunile, aveţi posibiitatea să creaţi un titlu şi să ataşaţi texte axelor.

Chenarul graficului Putem folosi butoanele Color şi Font Color din bara cu instrumente de formatare pentru

a selecta culorile şi modelele diferitelor elemente ale graficului şi foilor de calcul. Folosirea comenzii Format din meniul contextual reprezintă cea mai rapidă metodă de personalizare a chenarului unui grafic.

Puteţi folosi această casetă de dialog şi pentru a adăuga o culoare sau un model fundalului graficului.

Adăugarea Iiniaturii Dacă liniatura uşurează citirea diagramei, ea poate fi adaugată cu uşurinţă unui grafic.

Avem posibilitatea să adăugăm linii corespunzătoare intervalelor principale (diviziuni) şi subintervalelor (subdiviziuni) de pe una sau de pe ambele axe. În acest moment, graficul nu are nici o liniatura.

Previzualizarea şi tipărirea graficelor Previzualizarea şi tipărirea graficelor se desfăşoară la fel ca pentru foile de calcul.

Graficul şi foaia de calcul pot fi tipărite împreună sau separat.

Adăugarea codurilor de sortare Înainte de sortarea unei foi de calcul mari, trebuie să ne întrebăm dacă va fi nevoie să rearanjăm datele în ordinea iniţială. Dacă se întrevede această posibilitate, ar trebui să adăugăm în foaia de calcul coduri de sortare înainte să începem sortarea propriu-zisă. Un cod de sortare este un număr asociat secvenţial fiecărui rând. După schimbarea ordinii înregistrărilor, putem să Ie sortăm din nou pe baza codului de sortare, astfel încat să revenim la ordinea iniţială.

Sortarea Cea mai simplă procedură de sortare se aplică unei singure coloane. Indicăm

programului Excel care este coloana pe care să o sorteze şi programul rearanjează în consecinţă liniile domeniului selectat

Puteţi selecta trei coloane diferite în care să aplicaţi sortarea. Excel scrie automat numele primei coloane din selecţie în caseta de editare Sort By (Sortează după).

Aceaşi procedură se urmează şi în situaţia în care dorim sortarea datelor după două sau trei coloane ţinându-se cont ca în fereastra Sort By să se precizeze numele acestor coloane, în ordinea importanţei cât şi modul de sortare(acendent sau descendent)

Menţinerea titlurilor la vedere Dacă derulăm foaia de calcul pentru a vedea rezultatele sortării, titlurile coloanelor vor

ieşi din zona vizibilă. Pentru a reţine titlurile în partea superioară a ecranului, procedaţi astfel:

Derulaţi foaia de calcul astfel încât linia care conţine titlurile coloanelor - să ajungă în partea superioară a ecranului.

Selectaţi celula A4 şi alegeţi comanda Split (Divizare) din meniul Window pentru a pIasa, deasupra celulei selectate, pe toată lăţimea ferestrei, o bară de divizare orizontală

Dacă selectaţi orice celulă din linia 1 (cu excepţia celulei A1) şi alegeţi comanda Split, Excel plasează o bară de divizare verticală pe înălţimea ferestrei, la stânga celulei selectate. În cazul în care selectaţi o celulă care nu se află nici în linia 1, nici în coloana A, şi apoi alegeţi comanda Split, Excel inserează o bară de divizare orizontală şi una verticală, deasupra şi, respectiv, la stânga celulei selectate.

Folosiţi bara de derulare din panoul de jos pentru a afişa datele sortate, în timp ce titlurile coloanelor rămân vizibile în panoul din partea superioară.

După ce terminaţi trecerea în revistă a datelor, restauraţi fereastra unică, alegând comanda Remove Split (Elimină divizarea) din meniul Window.

Filtrarea înregistrărilor Transmitem programului Excel instrucţiunile necesare alegând succesiv meniul Data,

opţiunile Filter şi AutoFilter, după care definim criteriile de filtrare.

Personalizarea filtrelor Să presupunem acum că doriţi să vedeţi doar anumite înregistrări. Pentru a filtra

aceste înregistrări, folositi comanda Custom din lista derulantă.Putem elimina toate filtrele pe care Ie-am creat, alegând din meniul Data comanda Filter, Show All.

După efectuarea filtrării, putem lucra doar cu înregistrările filtrate, fără a afecta celelalte înregistrări din listă. De exemplu, putem să schimbăm fontul înregistrărilor filtrate, să sortăm aceste înregistrări sau să cream un grafic pe baza lor.