EXCEL - notie de curs Laborator 1Noiuni de baz despre registrele de calcul Pornirea i prsirea programului Excel Pentru pornire se pot folosi trei metode: Din meniul Start cu secvena: 1. clic pe start din Windows 2. se selecteaz Programs 3. clic pe Microsoft Excel Programul Excel poate fi pornit folosind o pictogram (shortcut). Dac aceasta nu exist ea poate fi creat apoi se efectueaz dublu clic pe aceasta. Din bara de comenzi rapide , dac este afiata bara Office de comenzi rapide. Prsirea programului Excel se face parcurgnd etapele: 1. Clic pe butonul Close din colul dreapta sus al ferestrei programului Excel. 2. Sau din meniul File cu opiunea Exit. Deschiderea, cutarea i nchiderea fiierelor Se pot deschide simultan registre de calcul pn la epuizarea resurselor sistemului. Deschiderea unui registru de calcul nou prestabilit se face cu - File-New - Comanda General i opiunea Workbook. Sau se mai poate deschide un registru de calcul folosind un ablon care este asemntor unui formular. Deschiderea unui registru de calcul existent: 1. Open de pe bara cu instrumente standard sau File-Open. Apare caseta de dialog Open. Se poate face caseta de dialog open s deschid totdeauna un anumit director folosind meniul : Tools-Options-Generali n caseta Default file location se tasteaz calea directorului dorit. 2. n caseta Look in se navigheaz pn la directorul dorit. 3. Clic pe Open sau dublu clic pe numele fiierului. Se poate face deschiderea simultan a mai multor fiiere aflate n acelai director selectnd numele tuturor fiierelor i apoi tastnd Open. Cutarea unui fiier dup proprietile sale este de interes atunci cnd nu se cunoate exact numele i directorul fiierului: 1. Open din bara de instrumente sau din File 2. n caseta de dialog Open: Tools apoi Fiind. 3. n caseta de dialog Fiind se selecteaz opiunile de interes 4. Find Now pentru a ncepe cutarea. nchiderea fiierelor registru de calcul se face cu una dintre procedurile: - clic pe butonul Close dreapta sus - File-Close Pentru nchiderea tuturor registrelor de calcul : - se ine Shift apsat ct timp se efectueaz clic pe meniul File. Comanda Close va fi nlocuit de Close all ct timp Shift e apsat - Clic pe Close all. Selectarea i navigarea printr-o foaie de calcul Deplasarea n cadrul unei foi de calcul O celul reprezint intersecia unei linii cu o coloan ntr-o foaie de calcul. Un grup dreptunghiular de dou sau mai multe celule este numit domeniu de celule. O adres a unei celule sau referin a unei celule este reprezentat de poziia celulei respective n cadrul foii de calcul , dat de litera corespunztoare coloanei i numrul liniei pe care se gsete celula respectiv. Cele mai des utilizte metode de deplasare n cadrul unei foi de calcul:

Operaie Aciune Deplasare n jos cu o celul Enter Deplasare n sus cu o celul Shift+Enter Deplasare dreapta o celul Tab Deplasare stnga o celul Shift+Tab Deplasare nceput linie Home Col stnga sus foaie Ctrl+Home Col dreapta jos foaie Ctrl+End Deplasare vizulalizare napoi la celulele Ctrl +Backspace selectate Deplasare la o anumit celul Se tasteaz adresa celulei n caseta cu adresa celulei curente Selectarea celulelor ntr-o foaie de calcul Operaie Selectare celul Selectare domeniu cellule Extinderea seleciei Selectare coloan Selectare linie Electare domeniu de celule adiacente Aciune clic pe celula respectiv Clic i se traseaz cu mouse-ul peste celule Se ine Shift apsat i se apas tasta sgeat Clic pe litera corespunztoare coloanei Clic pe numrul liniei Se selecteaz celula de la nceputul domeniului, se ine Shift apsat i se selecteaz celula de la sfritul domeniului

Introducerea datelor Datele pot fi de tip text, numere, date calendaristice sau titluri de coloan. Tot ceea ce se tasteaz ntr-o celul diferit de formule (care efectueaz calcule matematice asupra datelor intrduse) reprezint date. Introducerea datelor ntr-o celul: - clic pe celul - se tasteaz datele urmat de Enter sau Tab pentru a modifica direcia n care se deplaseaz celula activ la apsarea tastei Enter se deschide meniul: Toolsoptions-Edit-Move selection after Enter i se alege direcia care intereseaz Utilizrea caracteristicii AutoFill pentru introducerea textului Exist memorate un set de liste personalizate. Acestea reprezint liste de interes curent care odat memorate nu mai trebuie rescrise i pot fi afiate folosind caracteristica AutoFill. Pentru a introduce propria list personalizat (o list cu colegii, un set de obiecte de inventar..) se parcurg paii: 1. se introduce lista pe foaia de calcul i apoi se selecteaz. 2. Tools-Options. 3. Tabulatorul Custom lists. Domeniul listei selectate se afl introdus n caseta Import list from cells. 4. Clic pe Import i OK. Dac datele iniiale de tip text sunt recunoscute de caracteristica AutoFill ca fcnd parte dintr-o list intern , lista va fi completat automat iar dac ceea ce este introdus nu este recunoscut de caracteristica AutoFill, aceasta va copia intrarea respectiv pentru a completa celule. De exemplu succesiunea comenzilor pentru a competa zilele sptmnii: 1. clic pe o celul 2. se tasteaz numele unei zile a sptmnii 3. se plaseaz indicatorul de mouse deasupra colului dreapta jos al celulei selectate pn cnd ia forma unei cruci mici negre i se trage spre cu butonul dreapta mouse. Celulele peste care se trage vor fi completate cu numele zilelor sptmnii n ordinea din lista existent. Se mai poate folosi caracteristica AutoFill pentru a introduce progresii: 1. Se tasteaz primele dou valori ale progresiei n celule aflate una sub cealalt. 2. Se selecteaz ambele celule

3. Se trage marcajul de selecie al caracteristicii AutoFill (crucea mic neagr din colul dreapta jos al domeniului selectat) n jos pentru a completa progresia. 4. Dac se trage cu butonul dreapta mouse din opiunile prezentate se alege cea care intereseaz (de exemplu pentru progresie geometric: Growth Trend) Excel ghicete factorul de multiplicare pe baza datelor introduse iniial i completeaz lista cu progresia corect. Introducerea datelor folosind un formular 1. Tabelul trebuie sa aib titluri de coloane i cel puin o linie de date introdus. 2. Clic pe o celul oarecare din tabel. 3. Meniul Data-Form (Machet) Va fi creat un formular pentru datele din tabel - Clic pe New pentru introducerea unei noi nregistrri - Deplasarea de la un cmp la altul n cadrul nregistrrii afiate se face cu Tab , Shift+Tab. - Enter pentru deplasarea la urmtoarea nregistrare din tabel sau pentru a ncepe una nou. 4. Close pentru nchiderea formularului. Noile nregistrri vor fi afiate la sfritul tabelului. Validarea datelor n timpul introducerii acestora Pentru a evita introducerea din neatenie de date greite se pot configura instrumente de validare a datelor. 1. Se selecteaz domeniul de celule n care se dorete validarea datelor. 2. Meniul Data-Validation- apare caseta de dialog-Data Validation 3. Pe tabulatorul Settins (Setri) se selecteaz un tip de dat din cadrul listei derulante Allow (Se permite). 4. n lista derulant Data se selecteaz orice criteriu de limitare a valorilor este dorit. 5. n casetele aflate sub lista derulant Data se pot alege alte criterii ca: valori minime i maxime permise (determinate de alegerile anterioare din casetele Allow i Data). 6. Dac sunt necesare date n fiecare celul se terge celula de validare Ignore blank (se ignor celulele albe). 7. Pe tabulatorul Input Message se tasteaz un titlu i un mesaj care vor fi afiate la selectarea unei celule validate. Dac nu se dorete un astfel de mesaj se terge caseta de validare : Show input message when cell is selected. 8. Pe tabulatorul Error Alert se alege o pictogram, se tasteaz un titlu i un mesaj de eroare care vor fi afiate cnd se introduc date greite. }i aceast opiune poate fi invalidat caseta corespunztoare. 9. Clic pe OK. Pentru a localiza celulele validate pe o foaie de calcul: Edit-Go to-Special-Data Validation-All-OK. Pentru a ndeprta validarea datelor 1. Se selecteaz o celul din domeniul validat. 2. Data-Validation 3. Clic pe Clear all . 4. Pentru a renuna la aceeai configurare de validare pentru toate celulele active se selecteaz tabulatorul Settings i se bifeaz caseta de validare: Apply these changes to all other cells with the same settings. 5. OK.

Laborator 2I.5 Selectarea i navigarea printre foile de calcul Schimbare nume foaie de calcul: 1. Clic pe tabulator foaie 2. Tastare nume nou i Enter Selectarea unui grup de foi dintr-un registru : 1. Clic pe tabulatorul primei foi de selectat 2. Se ine apsat Shift pentru selectarea unui grup de foi adiacente sau Ctrl pentru selectarea unui grup de foi neadiacente. Deselectare grup

-clic pe o foaie n afara grupului sau -clic dreapta pe un tabulator al grupului i opiunea Ungroup Sheets }tergerea unei foi de calcul dintr-un registru: 1. Clic dreapta pe tabulatorul foii. Apare caset mesaje care cere confirmarea. OK. Inserarea unei foi goale ntr-un registru: 1. Clic dreata pe un tabulator oarecare al unei foi de calcul i Insert. 2. Din caseta de dialog se alege cu dublu clic pictograma cu tipul de foaie dorit. Foaia se adaug la stnga celei selectate iniial. Schimbare numr prestabilit de foi de calcul ntr-un registru (maxim 255) : 1. Tools-Options-General. 2. Caseta Sheets in new workbook se stabilete numrul i OK. Mutare foaie de calcul: 1. Clic pe tabulatorul foii care se mut. 2. Se trage tabulatorul n noua poziie i se plaseaz cnd triunghiul de poziionare se afl n locul unde se dorete mutarea. Creearea unei copii identice a unei foi de calcul n acelai registru : 1. Clic pe tabulatorul foii care se copiaz. 2. Se trage tabulatorul pn la poziia dorit pentru copie i se ine apsat Ctrl. 3. Se elibereaz butonul de mouse i apo tasta Ctrl. Mutarea sau copierea unei foi de calcul n alt registru de calcul : 1. Se deschid ambele registre de calcul. 2. Clic dreapta pe tabulatorul foii care se va muta sau copia. 3. Se selecteaz Move sau Copy }i apare o caset de dialog care s stabileasc poziionarea foii de calcul n noul registru. 4. Dac se bifeaz caseta Create a copy se copiaz foaia n noul registru, altfel se mut. OK. Alt variant : 1. Se deschid ambele registre de calcul. 2. Se aranjeaz cele dou ferestre astfel nct s fie vizibile tabulatoarele foilor din ambele registre. 3. Pentru mutarea unei foi se trage tabulatorul acesteia i se plaseaz ntre tabulatoarele foii de calcul din cellalt registru. Pentru copiere se ine apsat Ctrl. Deschiderea i creearea unui registru de calcul cu o foaie deja existent : Se reduce dimensiunea ferestrei registrului activ a.. s fie vizibil o parte din suprafaa de lucru Excel, dar i tabulatoarele foilor de calcul din registrul activ. ; se trage tabulatorul foii care va fi coninut n noul registru i se plaseaz pe suprafaa de lucru Excel. Va fi creat un nou registru coninnd foaia respectiv. I.6. Modificarea vizualizrii foii de calcul nghearea panourilor : 1. Pentru a nghea primele n linii ale foii de calcul se selecteaz linia n+1 . Pentru a nghea primele n coloane se selecteaz coloana n+1. Pentru a nghea de exemplu linia 1 i coloana A se selecteaz B2 2. Window- Freeze Panes. Deselectarea opiunii: Window-Unfreeze Panes. Divizarea panourilor unei foi de calcul: 1. Nu trebuie s existe panouri ngheate pe foaie. 2. Se poziioneaz indicatorul de mouse deasupra casetei de divizare vertical sau orizontal (deasupra sgeilor de defilare) 3. Cnd indicatorul devine o sgeat cu dou vrfuri se trage caseta de divizare spre foaia de calcul unde va apare o linie de divizare. ndeprtarea panourilor divizate : 1. Se poziioneaz indicatorul de mouse deasupra barei de divizare 2. Cnd indicatorul devine sgeat cu dou vrfuri dublu clic. Aranjarea foilor de calcul dintr-un singur registru n ferestre separate : 1. Window- New Window- va fi creat o nou fereastr pentru aceeai foaie de calcul. 2. Window Arrange-apare caseta de dialog unde se selecteaz opiunile de aranjare. 3. Clic pe caseta de validare Windows of active Workbook. Aranjarea mai multor ferestre pentru a vizualiza mai multe registre n acelaI timp:

1. Se deschid registrele cu care se va lucra. 2. Window Arrange-apare caseta de dialog unde se selecteaz opiunile de aranjare. 3. Clic pe caseta de validare Windows of active Workbook pentru deselectare. EDITAREA DATELOR II.1 Editarea datelor. Se poate face: - direct n celule, selectnd celula - n bara de formule Metode rapide de editare a datelor : Operaia Comanda tiere text selectat Ctrl+X Copiere text selectat Ctrl+C Lipire text selectat Ctrl+V }tergere coninut celul }tergere domeniu selectat Anularea ultimei modificri Refacere ultima modificare Ctrl+Z Ctrl+Y

Operaia cu meniuri Edit-Cut Edit-Copy Edit-Paste Clic dreapta i Contents Edit-delete Edit -Undo Edit-Redo

Clear

Gsirea i nlocuirea datelor. Gsirea datelor specifice: 1. Edit-Find apare caseta de dialog Find. 2. La Find what se tasteaz irul de caractere cutat. 3. n caseta Look in se selecteaz: Formulas, values, Comments 4. Dac e cazul se valideaz Match case. Dac se dorete localizarea doar a potrivirilor complete se selecteaz: Find entire cells only. 5. Clic pe Find next. nlocuirea unui ir de caractere cu altul: 1. Edit-Replace. Apare caseta de dialog Replace. Aceasta poate apare i dac se selecteaz butonul Replace din caseta de dialog Find. 2. n Find what se tasteaz caracterele care se vor nlocui 3. n Replace with se tasteaz noile caractere. 4. Pentru a nlocui individual apariiile se selecteaz Find next pn la localizarea unei apariii care se va nlocui cnd se selecteaz Replace. 5. Pentru a nlocui toate apariiile se selecteaz Replace All. Stergerea coninutului unui domeniu de celule: 1. Se selecteaz domeniul 2. Clic pe Delete. }tergerea tuturor informaiilor dintr-un domeniu de celule (inclusiv date, elemente de formatare, comentarii) 1. Selectare domeniu. 2. Edit-Clear All. Deplasarea i copierea celulelor n aceeaI foaie de calcul Pentru ca s fie permis tragerea i poziionarea celulelor: Tools-Options-Edit-Allow cell drag and drop Mutarea coninutului celulelor prin tragere: 1. Se selecteaz domeniul de celule. 2. Se poziioneaz indicatorul de mouse deasupra chenarului domeniului de celule pn se transform ntr-o sgeat. 3. Se trage chenarul la noua locaie i se elibereaz butonul de mouse. Pentru copierea celulelor prin tragere la poziionarea chenarului domeniului de celule se ine apsat Ctrl care se elibereaz dup eliberarea butonului de mouse.

Mutarea i copierea celulelor n foi de calcul diferite Cea mai simpl metode este prin folosirea perechilor Copy+Paste sau Cut+Paste din meniul Edit. Comenzile pot fi selectate i de pe bara cu instrumente. Inserarea i tergerea de linii i coloane }tergere de linii sau coloane: 1. Selectare linii sau coloane(clic pe antet) 2. Clic dreapta n cadrul seleciei i Delete. Trebuie eventual reactualizate referinele la celulele terse. Inserare linii sau coloane: 1. Clic pe antetul liniei de dedesupt sau pe antetul coloanei la dreapta locului unde se va face inserarea. 2. Clic dreapta n cadrul seleciei i Insert n meniul imediat. 3. Pentru a insera mai mult de o linie sau o coloan se selecteaz un n umr egal de linii sau coloane cu cel care se insereaz. La inserarea de noi celule , celulele nconjurtoare se vor deplasa n jos sau la dreapta pentru a face loc, n funcie de ceea ce a fost ales n caseta de dalog Insert. Analog la tergere n funcie de selecia din caseta de dialog Delete. Inserarea celulelor: 1. se selecteaz celulele care se vor muta n jos sau la dreapta. 2. Clic dreapta pe celulele selectate i Insert. 3. Clic pe opiunea Shift cell right pentru a muta spre dreapta celulele selectate i a face loc noilor celule sau Shift cell down pentru a muta n jos celulele selectate. OK. }tergerea celulelor se face analog, dar opiunile sunt Shift cell left pentru a muta spre stnga celulele existente i pentru a completa spaiul eliberat de celulele terse sau Shift cell up pentru a muta n sus celulele existente. Separarea unei coloane n mai multe coloane: Este precedat de analiza celulelor coloanelor pentru a determina dac exist n celule informaii delimitate de separatori. 1. Se selecteaz coloana pentru analiz. n dreapta coloanei analizate se las o coloan liber pentru a fi nscris noua coloan creat. Exemplu: separarea coloanei cu nume n dou coloane coninnd nume I prenume. 2. Data-Text to Columns i este pornit Wizard-ul pentru conversia textului n coloane. 3. La pasul 1 se selecteaz opiunea Delimited apoi Next. La pasul 2 se alege un delimitator (de exemplu Space) apoi Next. 4. Se alege un format de date i Finish. Adugarea de comentarii unei foi de calcul 1. Clic dreapta pe celula creia i se adaug comentariu 2. Insert Comment. Apare un cadru pentru comentariu pe foaia de calcul completat cu numele de utilizator. Se pot modifica numele utilizator, fontul i atributele textului. 3. Se tasteaz comentariul I clic pe alt celul a foii. Un triunghi mic rou n partea de sus a unei celule indic prezena unui comentariu. Editarea sau tergerea unui comentariu: clic dreapta pe celula respectiv i selectarea comenzii Edit Comment sau Delete Comment. Utilizarea caracteristicii AutoCorrect(corectare automat) Configurarare AutoCorrect: 1. Tools-AutoCorrect i apare o caset de dialog. 2. n caseta Replace se tasteaz ceea ce se va scrie n foaia de calcul (o formulare greit care se dorete nlocuit). Pentru a terge o intrare n lista Autocorrect se selecteaz intrare apoi Delete i OK. 3. n caseta With se tasteaz ceea ce AutoCorrect trebuie s pun n locul greelii de tastare i OK. Verificarea ortografic: 1. Se selecteaz domeniul de verificat (pentru toat foaia se face clic pe o celul). 2. Tools-Spelling (sau de pe bara cu instrumente) 3. La gsirea unui cuvnt care nu face parte din dicionar apare o caset de dialog cu sugestii pentru nlocuirea lui.

II.2 Calcule simple Se scriu formule sau funcii. Pentru a obine rspunsuri rapide fr a scrie formule: - caracteristica Autocalculate - caracteristica AutoSum Utilizarea caracteristicii AutoSum: 1. Se selecteaz celulele asupra crora se aplic formula 2. Pentru a schimba funcia utilizat de AutoCalculate se efectueaz clic dreapta pe caseta AutoCalculate (bara de stare dreapta jos) i se alege alt funcie dintr-un ir de ase, sau se alege None pentru a dezactiva caracteristica. Utilizarea caracteristicii AutoSum pentru a introduce o formul Butonul AutoSum este folosit pentru a introduce o formul care nsumeaz un grup de numere fr a scrie efectiv formula: 1. Clic pe o celul la baza coloanei cu numerele care se vor suma.

2. Se selecteaz butonul AutoSum din bara de instrumente standard. n formula scris de Excel se pot selecta celulele dorite. ENTER. Despre referine la celule Referin la celule=adresa celulei n cadrul foii de calcul , dat de litera coloanei i de numrul liniei pe care se afl.Celulele pot avea diferite tipuri de referine n funcie de modul n care se vor utiliza n formule.Exist patru tipuri de exprimare a referinei: relativ, absolut i dou tipuri mixte. Semnul $ determin tipul referinei. Referina A1 este relativ Referina $A$1 e absolut Referinele $A1 i A$1 sunt mixte. n cadrul unei referine semnul $ indic linia sau coloana ca fiind absolute, care nu se schimb. Comutarea ntre tipurile de referine ale unei celule: 1. Dublu clic pe celula cu formula 2. n interiorul Formulei clic pe referina celulei 3. F4 pn cnd referina e de tipul dorit i Enter. Scrierea propriilor formule Operatori aritmetici: Operator Descriere + Adunare Scdere * nmulire / mprire ^ Ridicare la putere Formulele pot efectua calcule asupra celuleleor din aceeai foaie de calcul, dinfoi de calcul diferite sau chiar din registre de calcul diferite. Exemplu: Scrierea unei formule simple care adun valorile a dou celule: 1. Clic pe celula n care se va afia rezultatul. 2. Se tasteaz semnul =. 3. Clic pe o celul care se va aduna i se tasteaz +. 4. Clic pe cealalt celul care se va aduna . Enter. Celulele au referine relative. Dac n celula A10 se adun A9 cu A8 , formula scris adun valoarea din celula aflat deasupra celulei curente cu cea aflat dou poziii deasupra celulei curente.

Laborator 3Utilizarea caracteristicii AutoFill pentru scrierea unei formule O formul cu referine relative opereaz cu valorile celulelor localizate relativ la poziia formulei n foaia de calcul. Exemplu: 1. Scriei o formul care adun celula din stnga formulei cu celula din stnga acesteia (formula n E4 adun C4 cu D4)

2. Poziionai indicatorul de mouse deasupra marcajului de selecie al caracteristicii AutoFill i tragei mouse-ul n jos pentru a completa aceeai formul n coloana foii de lucru. Eliberai butonul de mouse. Formulele copiate i-au ajustat referinele la celule. Scrierea unei formule care realizaz o legtur ntre registrele de calcul O astfel de formul se refer la celule aflate n mai multe registre de calcul. Exemplu : scrierea unei formule care adun valori ale celulelor din dou registre de calcul. 1. Se deschid ambele registre de calcul (i eventual un al treilea dac acolo se scrie formula). 2. Se tasteaz =. 3. Clic pe unul din registrele de calcul surs (cu valorile pe care le adunm) i clic pe celula care se adun n formul. Referina la celul e adugat n formul i va conine i numele registrului i al foii de calcul. Numele registrului este ncadrat ntre paranteze ptrate i este urmat de numele foii de calcul care e separat de referina celulei printr-un semn de exclamare. numele registruluinumele foii de calcul !referina celulei 4. Se tasteaz plus (+) 5. Clic n cellalt registru de calcul i apoi pe celula care se include n formul. 6. Se ncheie cu Enter. Cel mai simplu mod de lucru este utiliznd mai multe ferestre. La deschiderea registrului de calcul care conine formula (numit registru de calcul dependent) apare ntrebarea dac se actualizeaz informaiile de legtur. Dac se deschide unul dintre registrele de calcul surs, formula se recalculeaz automat cu noile valori din registrul de calcul surs deschis. Editarea unei formule existente din foaia de calcul 1. dublu clic pe celul pentru a o deschide n editare. Editarea se poate face direct n celul sau n bara de formule. 2. Pentru a nlocui o referin sau un nume al unei celule se selecteaz aceasta i apoi se efectueaz clic n foaia de calcul pe celula care o va n locui. Pentru a nlocui un domeniu, dup dublu clic se trage mouse-ul peste ambele referine pentru a selecta. Se trage apoi n foaia de calcul pentru a selecta domeniul nlocuitor. 3. Se ncheie cu Enter. Revizuirea unei formule Revizuirea sau diagnosticarea unei formule este o modalitate de a vedea dintr-o privire unde se afl celulele referite (precedente) n foaia de calcul ; se pot de asemeni diagnostica celulele dependente ale unei formule. Gsirea celulelor precedente (surs) ale unei formule : 1. Clic pe celula care conine formula 2. Tools-Auditing-Trace Precedents Sunt afiate pe foaia de calcul linii care evideniaz celulele surs ale celulei care conine formula. Dac celulele precedente sunt n alt foaie de calcul sau n alt registru , apare o linie ntrerupt I un simbol reprezentnd un alt registru de calcul. 3. Pentru a ndeprta toate liniile de evideniere de pe foaia de calcul : Tools-Auditing-Remove All Arrows. Gsirea celulelor dependente ale unei formule: 1. Clic pe celula care conine formula 2. Tools-Auditing-Trace Dependents. Se afieaz pe foaia de calcul linii care evideniaz celulele dependente ale celulei care conine formula. Dac celulele dependente sunt n alt foaie de calcul sau n alt registru apare o linie ntrerupt i un simbol reprezentnd un alt registru de calcul. 3. Pentru ndeprtarea liniilor de evideniere de pe foaia de calcul Tools-Auditing-Remove All Arrows II.3 Calcule complexe Scrierea unei formule folosind funcii:

1. Clic pe celula n care va apare funcia. 2. Clic pe butonul Paste Function din bara cu instrumente. Apare caseta de dialog Paste Function din care se selecteaz nti categoria i apoi funcia care intereseaz. 3. Clic n caseta corespunztoare argumentelor. 4. Clic sau se trage cu mouse-ul peste celulele din foaia de calcul pentru a completa argumentele (dac acestea sunt referine la celule) I se ncheie cu OK. Funcii obinuite ntr-o foaie de calcul : Funcia Scopul SUM nsumarea valorilor din domeniul selectat MIN Gsirea valorii minime din domeniul selectat MAX Gsirea valorii maxime din domeniul selectat AVERAGE Calcularea mediei valorilor din domeniul selectat COUNTIF Numrarea valorilor care satisfac un anumit criteriu SUMIF nsumarea valorilor care satisfac un anumit criteriu VLOOKUP I HLOOKUP Gsirea unei valori ntr-un tabel IF Afiarea unei valori care depinde de citeriile configurate PMT Calcularea sumelor de plat pentru anumite condiii de mprumuturi NOW Afiarea datei I orei curente TODAY Afiarea datei curente CONCATENATE Unirea valorilor unei celule LEFT I RIGHT Afiarea unui anumit numr de caractere din captul din stnga (sau dreapta) al valorii unei celule. SUM 1. Clic pe celula unde se plaseaz formula 2. Se tasteaz = apoi sum( 3. Se selecteaz cu mouse-ul celulele care se nsumeaz , se tasteaz ) i apoi Enter. La selectarea celulelor se folosesc referine relative Scrierea formulelor folosind funcia MIN se face analog. Scrierea unei formule folosind funcia MAX utiliznd caseta de dialog Paste Function 1. Clic pe celula n care se plaseaz formula. 2. Clic pe Paste Function. Apare caseta de dialog Paste Function i dup gsirea funciei MAX se efectueaz dublu clic. 3. n caseta corespunztoare primului argument se introduce domeniul de interes selectndu-l cu mouse-ul. Clic pe OK Observaie: Un domeniu des utilizat poate primi o denumire pentru a facilita nelegerea : 1. Se selecteaz domeniul 2. Insert-Name-Definition i se tasteaz numele dorit pentru domeniu ; apoi OK Funcia AVERAGE furnizeaz un rezultat mai sigur dect dac s-ar aduna valorile coninute n celule i s-ar mpri la numrul de celule. Asta deoarece funcia AVERAGE adun valorile celulelor din domeniul selectat i apoi mparte suma la numrul celulelor care conin numere , ignornd celulele goale. Scrierea unei formule care folosete AVERAGE se face analog cu cazurile: SUM,MIN,MAX. Utilizarea casetei de dialog Paste Function pentru scrierea unei formule SUMIF 1. Clic pe celula unde se plaseaz formula 2. Clic pe butonul Paste Function i apoi se selecteaz funcia SUMIF 3. Apare paleta de formule pentru funcia SUMIF. n caseta Range se inroduce domeniul de celule care conine criteriul. 4. n caseta Criteria se introduce criteriul dup care se va face sumarea valorilor. Dac acesta este un text trebuie ncadrat de ghilimele .

5. n caseta Sum-range se introduce domeniul valorilor care se vor suma ; apoi OK. Vrjitorul pentru sumri condiionate reprezint o metod eficient pentru a scrie o sum condiionat de mai multe criterii Pentru ncrcarea vrjitorului : Tools-Add Ins-Conditional Sum Wizard (se bifeaz) Pentru aplicarea wizardului: 1. Se selecteaz celula unde se scrie suma condiionat 2. Tools-Wizard-Conditional Sum i se selecteaz domeniul de celule asupra crora se efectueaz toate operaiile. Next 3. Culumn to Sum- se indic pe ce coloan se face sumarea 4. Se stabilesc criteriile de sumare Column Is This value Nume coloan pe care se Operator de comparare Valoare cu care se compar verific Se tasteaz apoi Add Condition pentru adugarea condiiei ntr-o fereastr n care sunt pstrate condiiile. Se repet procedura de attea ori cte criterii dorim s aplicm sumrii. Next 5. Se stabilete modul de prezentare a rezultatului (ntr-o celul sau n mai multe- mpreun cu valorile condiionale). Next. 6. Se selecteaz celulele unde se afieaz rezultatele.. Finish. COUNTIF Numr valorile care satisfac un criteriu specific dintr-un domeniu. Exemplu de utilizare : numrm ci lucrtori (din tabelul de la laborator 2) au reineri mai mari dect o valoare y. 1. Clic pe celula unde se plaseaz formula 2. Clic pe Paste Function i se selecteaz COUNTIF 3. n caseta Range se introduce domeniul celulelor n care se va efectua cutarea (coloana reineri). 4. n caseta Criteria se introduce criteriul de numrare a celulelor (>y) i apoi OK.

Laborator 4Funciile VLOOKUP i HLOOKUP Sunt utile n cazul n care trebuie cutate valori ntr-un alt tabel dect cel n care se lucreaz. De exemplu, putem modifica tabelul din laborator 2 nct s aib cmpurile: -nr. curent -nume -operaie -ore lucrate -reineri (Registru 1 Foaia 1) i s creem un alt tabel, s zicem (Foaia 2) cu cmpurile -operaia -tarif orar Funciile VLOOKUP i HLOOKUP acioneaz similar, diferena fiind c una funcioneaz ntr-un tabel vertical iar cealalt pe orizontal. Scrierea unei formule VLOOKUP 1. Se creeaz tabelul de cutare (de exemplu cel care conine operaia i tariful orar). Tabelul trebuie configurat astfel nct valorile pe care le cutm (operaiile, de exemplu) s se gseasc n cea mai din stnga coloan i s fie sortate n ordine cresctoare. 2. Clic pe celula unde va apare rezultatul. 3. Clic pe Paste Function i se selecteaz funcia VLOOKUP. Apare caseta de dialog VLOOKUP. 4. Clic n caseta Lookup-value i apoi pe celula care conine valoarea pe care o cutm (aici operaia). Referinele trebuie s fie absolute, altfel copierea funciei n alte celule va determina ajustarea referinelor. 5. n Table-array se selecteaz tabelul de cutare.

6. 7. 8. 9.

n col-index-num se tasteaz numrul coloanei din tabelul de cutare n care Excel va gsi valoarea corespunztoare. Dac tabelul are o coloan cu denumiri operaii i una cu tarife orare atunci numrul de coloan va fi 2. n range-lookup se specific dac se dorete o potrivire ct mai apropiat (caz n care caseta rmne goal) sau o potrivire exact (cnd se tasteaz false) Clic pe OK Pentru a copia formula n josul coloanei pentru note, se poziioneaz indicatorul de mouse deasupra marcajului de selecie a caracteristicii AutoFill i se execut dublu clic.

Funcia IF IF( test logic, valoare_dac_adevrat, valoare_dac_fals) Funcia IF reprezint un alt mod de a determina valoarea unei celule pe baza unui criteriu ales. Funcia IF acioneaz astfel: dac o aciune este adevrat ATUNCI ntoarce prima valoare, ALTFEL ntoarce a doua valoare. Pot fi imbricate pn la 7 funcii IF ca argumente valoare_dac_adevrat i valoare_dac_fals. La evaluarea argumentelor valoare_dac_adevrat i valoare_dac_fals IF ntoarce valoarea returnat de acele instruciuni. Dac unui tabel ca cel considerat anterior i se aplic n coloana F funcia IF cu testul logic ore lucrate>120 i valorile de rspuns textele suficient i respectiv puin se poate obine o coloan care s semnaleze pe cei care au prea puine ore lucrate. Funcia PMT PMT(rate, nper,pv,fv,type) Calculeaz rata lunar pentru un mprumut, dac se cunoate rata dobnzii anuale, numrul de rate lunare i suma total mprumutat. Rate = rata dobnzii pe periad (respectiv lun) deci se va calcula eventual mprind la 12 rata anual a dobnzii. Nper = numrul total de perioade de plat. De exemplu un mprumut pe 3 ani are 3x2=36 perioade. Pv = valoarea actualizat, sau suma total datorat. Fv = opional-este valoarea viitoare sau balana n numerar la care se va ajunge dup efectuarea ultimei pli. Dac fv este omis se presupune a fi zero. Type = opional- indic momentul cnd sunt datorate plile; are valorile: 0 sau omis -la sfritul perioadei 1 -la nceputul perioadei Observaie: 1. unitile utilizate pentru specificarea argumentelor rate i nper trebuie s fie aceleai. Adic dac se efectueaz pli lunare i rata dobnzii trebuie s fie lunar. 2. Funcia calculeaz rate de plat negative. Pentru a face elementele din foaia de calcul pozitive, se face negativ argumentul pv (suma mprumutat). Exemplu: Calculul ratei lunare la un mprumut de 10.000.000 cu 40% dobnd anual, fcut pe 2 ani este dat de formula: PMT(40%/12,24,-10000000) Funcia NOW() Afieaz data i ora curente Funcia TODAY() Afieaz data curent. Ele nu au argumente, dar parantezele sunt obligatorii. Funciile LEFT i RIGHT LEFT(text,nr_caractere) Sunt funcii pentru irurile de caractere: extrag secvene dintr-un ir. Un exemplu de utilizare: n bibliotec numrul de identificare a unei cri e compus din primele 3 litere ale numelui autorului. Scrierea unei formule folosind funcia LEFT 1. Clic pe celula unde va apare rezultatul funciei 2. Se tasteaz LEFT(. 3. Clic pe celula de unde se extrag caracterele i apoi se tasteaz o virgul urmat de numrul de caractere care se extrag.

4. Se tasteaz ) i ENTER. 5. Formula se poate copia de-a lungul listei folosind caracteristica AutoFill. Funcia RIGHT este similar dar extrage ultimele caractere dintr-un text specificat. Funcia CONCATENATE (&) Unete valorile afiate n dou sau mai multe celule. CONCATENATE(text1,text2,..) este echivalent cu text1&text2&.. Unirea valorilor a dou celule ntr-una singur 1. Se creeaz o coloan unde se vor afia valorile concatenate 2. Se tasteaz = i apoi clic pe prima celul care se concateneaz. 3. Se insereaz &. 4. Clic pe a doua celul care se concateneaz i ENTER. Numele i etichetele de celule Numele unei celule este un nume de identificare creat; face formulele mai uor de citit ; poate fi aproape orice att timp ct nu se confund cu referina unei celule existente. Reguli pentru numele de celule: Trebuie s nceap cu o liter sau cu un caracter de subliniere Nu se folosesc spaii ;numele nu sunt case-sensitive. Nu se pun puncte (confuzii cu obiectele Visual Basic) Numele trebuie s fie mai scurte de 255 caractere. Se evit semnele de punctuaie Pentru denumirea celulelor se pot folosi diferite metode: 1. caseta de nume 2. caseta de dialog Create Name 3. caseta de dialog Define Name 1) Utilizarea casetei de nume este cel mai rapid mod de a denumi o celul sau un domeniu de celule I se procedeaz astfel: 1.1 Se selecteaz domeniul pentru care se creeaz un nume 1.2 Clic pe caseta Name (col stnga sus sub Toolbars) 1.3 Se tasteaz numele I ENTER 2) Caseta Create Names este convenabil de utilizat dac numele pe care le folosim exist deja pe foaia de calcul ca etichete de linii sau coloane Creem , de exemplu un tabel cu : -nume -prenume -telefon I se parcurg etapele: 1. selectare domeniu care va primi numele 2. Insert-Name-Create 3. n caseta Create Name se marcheaz casetele de validare adecvate. De exemplu dac tabloul are numele de coloane scrise pe linia de sus se va selecta Top row. Apoi OK. 3) Utilizarea casetei Define Name este singurul mod de a denumi formule i valori constante. n loc s se rescrie sau copieze o formul lung repetat, se poate scrie formula o singur dat i i se d un nume pentru ca apoi s fie folosit numele. Denumirea unei formule sau valori constante folosind Define Name: 1. Insert-Name-Define. Apare caseta de dialog. 2. n caseta Names in Workbook tastai numele formulei, domeniului ori valorii constante. 3. n caseta Refers to tastai = urmat de o formul sau o valoare. Apoi OK. Utilizarea numelor de domenii ntr-o formul 1. Clic pe celula care va conine rezultatul formulei 2. Tastai formula ncepnd cu =. 3. n locurile unde se va insera un nume tastai numele respectiv sau Insert-Name-Paste i apoi clic pe numele dorit din list. Se ncheie cu ENTER.

III FORMATAREA III.1 Formatarea celulelor Formatarea face ca foaia de calcul s arate bine, dar, mai mult de att ea poate da mai mult neles datelor separnd vizual datele n grupuri i evideniind informaiile rezumate. Afiarea barei cu instrumente de formatare 1. clic drepta pe o bar de instrumente sau meniu 2. n meniul imediat clic pe Formatting 3. dac o parte din butoane nu sunt vizibile-clic pe sgeata mic din marginea dreapt a barei cu instrumente. Apare un buton cu explicaii: More Buttons i se efectueaz clic pe butonul care se dorete a fi folosit. Posibilitile de formatare a fontului se refer la: Format Note Font Tipul de caracter. Sunt disponibile toate fonturile instalate pe calculator Mrime Mrimea caracterelor Stil font Aldin, italic.. Sublinieri Format cells-are cteva stiluri de sublinieri Efecte Exponent,indice, supraimprimare Aliniere Centrat, la stnga, la dreapta Compunere i centrare Compune celule adiacente i centreaz coninutul rezultatului Mrire sau micorare nr. zecimale Dac e nevoie se rotunjete valoarea Chenare Sunt disponibile mai multe opiuni Culoare de umplere Sunt disponibile i modele de umbrire Culoare font Aplicarea elementelor de formatare utilznd butoanele de pe barele de instrumente: 1. Se selecteaz celulele unde se vor aplica elementele de formatare. 2. Clic pe butonul de pe bara de instrumente corespnztor formatrii dorite. Aplicarea elementelor de formatare utiliznd caseta de dialog Format Cells: 1. Se selecteaz celulele sau caracterele unde se vor aplica elementele de formatare 2. Clic dreapta pe selecie i Format Cells 3. Clic pe tabulatoarele i elementele de formatare dorite. OK. Acelai rezultat se obine dac dup selectarea celulelor se activeaz din meniu Format Cells. Rotirea datelor din celule Se poate aplica pentru ngustarea unor coloane ale cror informaii sunt prea lungi fr a prescurta informaia: 1. Se selecteaz celulele care se vor roti. 2. Format-Cells 3. Pe tabulatorul Alignment sub Orientation se efectueaz clic n semcerc pentru a configura un unghi de rotire. OK. Modificarea limii coloanelor i a nlimii liniilor n majoritatea foilor de calcul sunt necesare ajustri relativ la dimensiunile liniilor i coloanelor a) Unul dintre cele mai simple procedee const n redimensionarea vizual. 1. se poziioneaz indicatorul de mouse deasupra chenarului din dreapta selectorului coloanei sau deasupra chenarului din partea de jos a selectorului liniei de redimensionat. 2. Cnd cursorul devine o sgeat cu dou vrfuri se trage chenarul pn l dimensiunea dorit 3. Pentru a redimensiona mai multe coloene (sau linii) se selecteaz acestea i se trage apoi chenarul selector al uneia. Pentru a modifica dimensiunile n intrega foaie de calcul se selecteaz toat foaia (clic pe dreptunghiul gri din colul stnga sus al foii unde se intersecteaz selectorii liniilor i coloanelor) i apoi se modific dimensiunea. b) ncadrarea cea mai bun este un mod prin care programul potrivete dimensiunile astfel nct informaiile s fie vizibile. 1. se poziioneaz indicatorul de mouse deasupra chenarului din partea dreapt a selectorului coloanei pentru care se caut ncadrarea cea mai bun 2. cnd indicatorul devine o sgeat cu dou capete-dublu clic pe chenar. c) Redimensionarea se mai poate face configurnd la dimensiunea exact limea sau nlimea dorite

1. clic dreapta pe selectorul unei linii sau coloane 2. Column Width sau Row height. OK Numrul care reprezint limea unei coloane este numrul de caractere din fontul prestabilit al foii de calcul care vor ncape n celul. nlimea liniilor este msurat n puncte; un inch este format din 72 puncte. Datele mai pot fi micorate pentru a 2ncpea pe limea coloanei: 1. Se selecteaz celulele i Format Cells 2. Alignement-Shrink to fit cell. OK Aranjarea automat a textului pe mai multe linii n cadrul unei celule reprezint un alt mod de a face s ncap ntrri de date lungi n cadrul unei coloane cu limea mic: 1. Dup selectarea celulelor Format Cells 2. Alignement-Wrap text. OK. Transpoziia unui domeniu vertical pe orizontal.(sau invers) Este util atunci cnd se constat, dup crearea tabelului, c orientarea transpus ar fi mai practic. Tabelul transpus se va lipi n afara tabelului copiat. 1. se selecteaz tabelul de transpus. Clic dreapta pe selecie i Copy 2. clic dreapt n celula unde se va lipi colul stnga sus al tabelului transpus. Paste Special i se bifeaz transpose. Adugarea de imagini grafice unei foi de calcul 1. Clic dreapta pe celula unde se va lipi colul stnga sus al imaginii. 2. Insert-Picture-From File (sau Wordart) 3. dac s-a selectat From File se caut fiierul cu imaginea dorit. Pentru a afia rapid bara cu instrumente pentru imagini se efectueaz clic dreapta pe imagine i Show Picture Toolbar.

Laborator 5III.2 Formatarea numerelor Valoarea actuala a unei intrari de date intr-o celula selectata este afisata in bara de formule iar ceea ce se vede in formula este valoarea afisata al carei format se poate controla prin formatarea numerelor. Formatarea unei valori numerice 1. Se selecteaza domeniul. Format-Cells 2. Tabulatorul Number si se alege o categorie; se selecteaza si configureaza optiunile disponibile pentru categoria de format aleasa. Formatarea datei si orei Daca doriti ca toate celulele din foaia de calcul care contin date sau ore sa aiba acelasi format tineti apasat Ctrl si efectuati clic sau trageti peste fiecare celula sau domeniu de celule. Cand se aplica formatul datei, toate celulele vor fi formatate dintr-o data. 1. Se selecteaza domeniul care se formateaza. 2. Format-Cells. Apare caseta de dialog. 3. Pe tabulatorul Numbers se selecteaza Date sau Time. 4. Se selecteaza un format din lista Type si cand zona de exemplificare are formatul dorit. OK. Formatarea intrarilor de tip text Intrarile de tip text (etichete, numere seriale, coduri postale) pot fi compuse din cifre dar sunt diferite de valorile numerice: - trebuie sa pastreze zerourile initiale - nu pot fi folosite in calcule Observatie: Se poate introduce un numar ca fiind de tip text fara a modifica formatarea celulei, tastand un apostrof initial; apostroful va fi ascuns la afisarea celulei dar Excel va considera intrarea respectiva tip text. Formatarea celulelor ca fiind de tip text pentru ca numerele introduse sa fie considerate siruri de caractere: 1. Se selecteaza celulele. 2. Format-Cells. Pe tabulatorul Numbers se alege categoria Text. OK.

Crearea de formate conditionate de numere Daca exista date numeroase si se doreste evidentierea unora se poate crea un format conditionat de numere-adica un format de afisare care depinde de valoarea afisata in celula. 1. Se selecteaza domeniul in care sa se aplice formatele conditionate. 2. Format-Conditional-Formatting. Apare caseta de dialog. 3. Se selecteaza optiuni in casete incepand cu caseta Condition1. Optiunile alese in fiecare caseta determina ce optiuni vor fi afisate in casetele ramase. 4. Clic pe butonul Format din context. Se afiseaza caseta de dialog Format Cells. 5. Se configureaza formatele pentru font, chenare, modele. OK. 6. Daca se doreste adaugarea mai multor conditii se efectueaza clic pe butonul Add si se adauga alt format conditionat. OK. Convertirea valorilor actuale la valorile afisate Este utila atunci cand, de exemplu, rezultatele calculelor au un numar mai mare de zecimale decat cel din formatul afisat si se doreste modificarea valorilor actuale de precizie la valorile de format afisate 1. Se formateaza celulele la precizia dorita. 2. Tools-Options-Calculation- clic pe caseta de validare Precision as displayed. OK. Inainte de efectuarea operatiei apare un mesaj de avertisment. IV. Sortarea si filtrarea datelor IV.1. Sortarea listelor Sortarea listelor dupa o singura coloana 1. Clic pe coloana (o celula componenta) din tabel dupa care se face sortarea 2. Bara de instrumente standard are doua butoane de sortare: 2.1. Sort Ascending pentru sortare crescatoare 2.2. Sort Descending pentru sortare descrescatoare Se selecteaza unul dintre ele si lista sau tabelul vor fi sortate. Observatie: Pentru a sorta o singura coloana din tabel fara a sorta datele atasate odata cu coloana se selecteaza toate celulele din coloana respectiva inainte de sortare. Sortarea unei liste dupa doua sau trei chei 1. Clic pe o celula din tabel. Data-Sort. Apare caseta de editare Sort. 2. In caseta Sort by- clic pe sageata in jos apoi clic pe cheia de sortare de pe primul nivel. Se selecteaza si butonul cu optiunea pentru ordinea de sortare dorita (Ascending sau Descending). 3. In caseta Then by se alege cheia de sortare pentru al doilea nivel si o ordine de sortare. 4. In a doua caseta Then by se alege cheia de sortare pentru al treilea nivel si o ordine de sortare. OK. IV.2 Filtrarea listelor Inseamna afisarea doar a inregistrarilor care satidfac un anumit criteriu. Filtrarea unei liste dupa un singur criteriu cu Autofilter. 1. Clic pe o celula din tabel. 2. Filter-Autofilter-apar sageti mici de filtrare. 3. Clic pe criteriul dupa care se efectueaza filtrarea. Vor fi afisate doar inregistrarile care satisfac criteriul ales. Sageata de filtrare din campul de filtrare este albastra. 4. Pentru a sterge criteriile de filtrare- clic pe sageata de filtrare si se selecteaza All. Filtrarea automata se pastreaza. Pentru a sterge filtrul si a afisa toate inregistrarile: Data-Filter-Autofilter Filtrarea unei liste dupa mai multe criterii Sunt posibile patru variante: 1. Filtrarea a doua campuri diferite: Presupunem un tabel numit Vanzari avand campurile: - data - furnizor - utilitate

- categorie articol - suma Presupunem ca dorim sa vedem cheltuielile pentru o anumita categorie, cum ar fi articolele de birou de la un anumit furnizor, sa zicem firma Impact. 1. Clic pe tabel. Data-Filter-Autofilter 2. Clic pe sageata de filtrare din campul categorie articol si se selecteaza criteriul dorit: Articole de birou 3. Clic pe sageata de filtrare din al doilea camp (Furnizor) si apoi se selecteaza criteriul dorit (Impact). 2. Filtrarea dupa doua criterii ale aceluiasi camp Presupunem ca in tabelul Vanzari vrem sa vedem suma cheltuita de doi furnizori: firma Alfa si firma Beta. E necesara configurarea unui criteriu care sa efectueze operatia logica SAU pentru campurile furnizorilor astfel incat sa fie afisate toate inregistrarile care au ca furnizor Alfa sau Beta: 1. Clic in tabel: Data-Filter-Autofilter 2. Clic pe sageata de filtrare din campul furnizori si apoi pe Custom.. Apare caseta de dialog Custom Autofilter 3. In caseta stanga sus se selecteaza un operator de comparatie din lista (in exemplu egalitatea:equals) 4. In caseta dreapta sus se selecteaza o valoare din camp (in exemplu Alfa) 5. Clic pe butonul Or (SAU) 6. In castea din partea de jos se selecteaza un operator de comparatie si valori (equals si Beta). OK. 3. Filtrarea dupa un domeniu de criterii Presupunem ca in tabelul Vanzari se doreste o lista filtrata cu toate cheltuielile din luna ianuarie. Acesta este un exemplu de filtru SI: valoarea datei mai mare sau egala cu 1/1/02 si mai mica sau egala cu 31/1/02. Se procedeaza analog ca la punctul 2 dar se va selecta butonul pentru optiunea AND. 4. Filtrarea dupa cele mai mici sau cele mai mari numere dintr-un camp de numere Presupunem ca dorim sa vedem cele mai mari cinci cheltuieli dintr-un an. 1. Clic in tabel. Data-Filter-Autofilter 2. Clic pe sageata de filtrare dintr-un camp cu numere (in exemplu cel din suma ) si apoi clic pe Top10 3. In caseta cea mai din stanga se selecteaza Top sau Bottom (in exemplu Top) 4. In caseta din centru se tasteaza sau se defileaza pana la numarul de inregistrari care se doreste a fi afisate 5. In caseta din dreapta se selecteaza Items sau Percent. In exemplu se selecteaza Items; Percent afiseaza cantitatile din lista care se incadreaza in primele 5 procente. OK. Calcularea inregistrarilor filtrate Presupunem ca dorim sa calculam suma medie din facturile unei companii de telefoane, in tabelul Vanzari. Se poate folosi functia SUBTOTAL in lista filtrata. Daca s-ar folosi SUM sau AVERAGE ar intra in calcul toate inregistrarile din tabel si nu doar cele afisate in urma filtrarii. Prin utilizarea functiei SUBTOTAL formula va calcula numai inregistrarile filtrate si afisate. Functia SUBTOTAL(function_num,Ref1) necesita un numar in locul argumentului function_num care sa determine ce calcul concret urmeaza sa efectueze. Folosirea functiei SUBTOTAL tine cont de tabelul urmator si parcurge pasii descrisi in continuare pentru lista filtrata: ARGUMENT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CALCUL EFECTUAT Average Count Counta Max Min Product Stdev Stdevp Sum Var Varp

1. 2. 3. 4.

Clic pe o celula de sub lista unde se va afisa rezultatul formulei. Paste Function sau Insert Function. Se selecteaza SUBTOTAL. Apare caseta de dialog SUBTOTAL. In caseta Function_num se tasteaza 1 ceea ce informeaza functia SUBTOTAL ca va fi calculata o medie. In caseta Ref1 se introduce domeniul pentru care se va efectua calculul. OK.

V. DIAGRAME V.1 Creearea unei diagrame (sau grafic) Crearea unei diagrame folosind vrajitorul pentru diagrame Se selecteaza datele care se includ in diagrama Clic pe Chart Wizard pe bara de instrumente standard. Se lanseaza Wizardul pentru diagrame. Se alege tipul de diagrama dorit fie din cele standard, fie dintre cele particularizate. Pentru a lua o decizie se selecteaza tipul dorit si se tine apasat butonul: Press and Hold to View Sample. Apoi Next. Se selecteaza orientarea dorita: - Rows- pe linii ; Columns-pe coloane 1. Se configureaza optiunile dorite pentru titlu, grila, legenda. Next. 2. Se alege fie ca diagrama sa fie un obiect in cadrul foii de calcul, fie sa devina o foaie sparata pentru diagrame. Finish. Tipuri de diagrame Pentru a modifica tipul diagramei pentru o srie de date se efectueaza clic dreapta pe diagrama- Chart Type si se selecteaza tipul dorit. Diagramele cu linii sau suprafete afiseaza aceleasi date si sunt potrivite pentru afisarea modificarilor unor valori in timp. Marcajele in forma de cilindru, con si piramida sunt o varianta 3D a marcajelor bidimensionale standard ale coloanelor. Diagramele coloana, bara, cilindru , con si piramida afiseaza toate aceleasi date si sunt potrivite pentru compararea categoriilor diferite de date la un moment dat. Bara cu instrumente pentru diagrame Pentru a fi deschisa se activeaza un obiect din diagrama si apoi se efectueaza clic dreapta pe orice bara cu instrumente si se selecteaza Chart. Butoanele barei cu instrumente pentru diagrame sunt: NUME SCOPUL Obiecte diagrama Lista obiectelor diagramei Formatare obiect selectat Deschide caseta de dialog pt. Formatare Tipul diagramei Deschide paleta cu tipuri pt. Diagrame Legenda Permite stergerea sau inlocuirea legendei Tabelul cu date Adauga sau sterge un tabel cu date in partea de jos a diagramei Dupa linie Modifica orientarea a.i. liniile sa fie de-a lungul axei x Dupa coloana Modifica orientarea a.i. coloanele sa fie dea lungul axei x Rotirea in jos a textului Roteste etichetele pentru axa selectata Rotirea in sus a textului Analog Adaugarea mai multor date unui domeniu sursa 1. Clic langa perimetrul diagramei pentru a selecta suprafata acesteia. Caseta de nume va contine Chart Area si apar marcaje de selectie in jurul chenarului diagramei. La selectarea suprafetei diagramei apar chenare colorate in jurul domeniului sursa de date. 2. Se trage de marcajul de umplere de pe chenarul colorat al domeniului sursa pentru a mari sau micsora domeniul sursa. Schimbarea domeniului datelor sursa 1. Clic pe diagrama pentru a o selecta si apoi clic pe butonul corespunzator Wizardului pentru diagrame de pe bara cu instrumente standard. Next.

2. Se sterge referinta din caseta domeniului Data si se introduce un nou domeniu sursa selectand cu mouse-ul. Finish. Modificarea unui obiect diagrama de pe o foaie de calcul intr-o foaie pentru diagrame 1. Clic dreapta pe obiectul diagrama- Location. 2. In caseta de dialog se selecteaza As new sheet. OK. Operatia inversa se desfasoara in aceeasi pasi. V.2 Formatarea unei diagrame Formatarea culorilor, liniilor, fonturilor unei diagrame 1. Se selecteazza un element al diagramei-care se va formata. Selectarea se poate face cu clic pe obiectul respectiv sau pe bara cu instrumente pentru diagrame in caseta Chart Objects si se selecteaza din lista numele elementului dorit. 2. Pentru a deschide caseta de dialog Format pentru elementul selectat: 2.1. Dublu clic pe elementul formatat 2.2. Clic pe butonul Format de pe bara cu instrumente pentru diagrame 2.3. Clic dreapta pe elementul selectat si apoi Format 3. Se selecteaza optiunile de formatare dorite. OK. Stergerea unui element al unei diagrame Se pot sterge toate elementele unei diagrame: legenda, tabelul cu date, axele si liniile grilei 1. Se selecteaza elementul care se sterge 2. Tasta Delete. Modificarea scalei unei axe intr-o diagrama 1. Se selecteaza axa. Pe bara cu instrumente pentru diagrame se executa clic pe butonul Format Axis si apare caseta de dialog. 2. Pe tabulatorul Scale se pot modifica Maximum si respectiv Minimum ca fiind limitele scalei de reprezentare. OK. VI. Gasirea solutiilor si luarea deciziilor Daca lucrati la o problema si cunoasteti la ce rezultat sau solutie doriti sa ajungeti, Excel va poate ajuta sa va dati seama ce trebuie sa faceti pentru a obtine rezultatele dorite(adica de ce valori initiale este nevoie). De exemplu sa presupunem ca doriti sa aflati ce imprumut puteti obtine pentru o anumita valoare a ratelor. Aceasta problema utilizeaza formula (PMT) in sens invers. Gasirea datelor initiale ale unei probleme simple Determinam ce suma poate imprumuta cineva care isi permite sa plateasca rate lunare de 750000 cu o rata a dobanzii de 7.5% si plati lunare pentru trei ani(36 rate). 1. Se introduce formula si valorile de intrare (argumentele) in foaia de calcul: - C6=rata dobanzii(7.5%) - C7=numar perioada(36) - C8=cantitate imprumut(0) In C11 se introduce functia PTM(C6/12,C7,C8) 2. In meniul Tools- Goal Seek apare caseta de dialog: Set Cell : celula activa- cea in care se doreste obtinerea unei valori(in exemplul C11) To value: se tasteaza valoare la care se doreste sa se ajunga (valoarea ratei lunare 750000) By changing cell: se selecteaza celula care contine valoarea de intrare care se doreste a fi schimbata ( C8 valoarea imprumutului) Excel gaseste o solutie si modifica datele din foaia de calcul obtinand in exemplu cantitatea imprumutata 24110934, 87.

Utilizarea instrumentului pentru cautarea datelor initiale ale unei probleme mai complexe Se da un triunghi dreptunghic: se cunoaste cateta b si cat dorim sa fie ipotenuza c. Dorim sa aflam marimea catetei a. 1. Se introduc valorile de intrare si formula in foaie latura: a,b,c valoare: 0,32,SQRT(F5+F6) patrat: E5*E6,E6*E6,F5+F6 2. Clic in celula care contine formula corespunzatoare lungimii ipotenuzei(E7) 3 . Tools-Goal Seek se afisaza caseta de dialog Goal Seek Set cell- contine celula selectata E7 To value- se tasteaza lungimea dorita pentru ipotenuza(35) By changing cell- se selecteaza celula E5 a carei valoare se va afla. Crearea si compararea scenariilor Scenariile sunt solutii alternative ale problemelor de afaceri. Comparand diferite scenarii se pot lua decizii bazate pe o mai buna informare. Gestionarul de scenarii permite compararea solutiilor alternative ale unei probleme. Foaia de calcul se poate configura cu formule si valori si apoi se pot modifica si salva seturi diferite de valori. De exemplu, vom configura scenarii alternative pentru un imprumut; acestea se pot edita si apoi se pot rezuma pentru a putea fi comparate mai usor. Crearea scenariilor alternative 1. Se configureaza foaia de calcul cu formule si valori ca in figura urmatoare: B C 5 Argumente Valori 6 Rate 7.5% 7 nper 36 8 pv 24110000 10 plata lunara PMT(C6/12,C7,C8) 2 . Meniul Tools-Scenarios. Se afisaza caseta de dialog Scenario Manager. 3 . Clic pe Add pt adaugarea unui nou scenariu. Se afisaza caseta de dialog Add Scenario. 4 . In caseta de text Scenario name se tasteaza un nume pt a identifica primul scenariu. 5 . Changing cells: in aceasta caseta se indica adresele celulelor ale caror valori se vor modifica pt a crea scenarii diferite. In exemplu se pot selecta C5 si C7 corespunzator dobanzii si numarului de rate lunare. 6 . Dupa ok se afisaza caseta de dialog Scenario Values unde se indica valorile pt care se doreste sa se efectueze calculele. 7 Add- pt a adauga un alt scenariu, i se da un nou nume in caseta Add Scenario si se tasteaza valori noi in caseta Scenario Values. Pt stergerea unui scenariu se selecteaza numele lui in caseta de dialog Scenario manager si se selecteaza Delete. Editarea unui scenariu 1. Tools Scenarios. In caseta Scenario Manager clic pe numele scenariului pe care se face editarea. Edit. 2. In caseta Edit Scenario se poate modifica numele scenariului sau se pot selecta noile cellule care se vor modifica. Ok. 3 . In caseta de dialog Scenario Values se introduc valorile care se vor utiliza in celulele de modificare. Ok si apoi close. Rezumarea mai multor scenarii 1. Tools- Scenarios. In caseta de dialog Scenario Manager clic pe Summary. Se afiseaza caseta de dialog Scenario Summary. 2. Dupa verificarea datelor din Result cells se tasteaza OK. 3. Se adauga o noua foaie de calcul si se creaza un tabel in care se afiseaza valorile si rezultatele tuturor scenariilor. VI.3 Rezumarea detaliilor utilizand consolidari sau subtotaluri.

Consolidarea unui tabel Consolidarea, subtotalurile si tabelele pivot reprezinta trei modalitati de a rezuma toate subcategoriile dintr-un tabel. Consolidarea a fost metoda initial oferita de Excel pentru rezumarea detaliilor cu subtotaluri. Consolidarea este rapida si usoara dar inflexibila : rezultatul este o lista cu subtotaluri care nu ofera setul de date detaliu pe care se bazeaza. Presupunem un tabel avand campurile: - data - furnizor - destinatie - categorie - suma plata Daca se introduc multe date pentru cheltuieli detaliate se vor repeta valori ale campurilor Furnizor si Categorie. Se doreste consolidarea (centralizarea) detaliilor intr-o lista formata din subtotalurile campurilor Furnizor si Suma-plata fara sa fie incluse date detaliu. 1. Se selecteaza o suprafata destinatie unde se va lipi lista consolidata. Suprafata destinatie poate fi cuprinsa in aceeasi foaie de calcul sa intr-o foaie sau registru de calcul diferite de foaia sau registrul de calcul in care se gaseste lista sursa. 2. In partea de sus a suprafetei destinatie se introduc (sau se copiaza) titlurile coloanelor care se vor folosi pentru consolidare, corespunzator coloanelor eticheta. Pentru acest exemplu se copiaza titlurile coloanelor Furnizor si Suma-plata. 3. Se selecteaza coloana corespunzatoare etichetelor din suprafata destinatie 4. Meniul Data-Consolidate. Apare caseta de dialog Consolidate . 5. Se selecteaza o functie din caseta cu lista derulanta Function. 6. Clic in caseta Reference si se introduce domeniul pentru care se efectueaza consolidarea(tot domeniul care cuprinde coloanele centralizatoare).In exemplu se selecteaza tot tabelul exceptand coloana cu datele , deoarece Excel cauta etichetele pentru subcategorii in cea mai din stanga coloana din domeniul sursa. 7. Clic pe Add pentru a adauga referinta la lista de suprafete sursa care urmeaza sa fie consolidate. Daca sunt mai multe domenii , se adauga fiecare nou domeniu la lista sursa selectandu-l si efectuand clic pe Add. 8. Se bifeaza casetele de validare Top row si Left column pentru a cauta etichete in domeniul sursa. 9. Cand caseta de dialog Consolidate e configurata OK. Subcategoriile sunt etichetate cu etichetele din coloana furnizor. Actualizarea unei consolidari Dupa configurarea unei consolidari parametrii sunt pastrati pe foaia de calcul destinatie si se poate rula din nou consolidarea pentru a o actualiza cu datele sursa modificate. 1. Se selecteaza etichetele coloanelor suprafetei destinatie. 2. Data-Consolidate si OK. Crearea subtotalurilor unui tabel Crearea subtotalului unui furnizeaza rezultate diferite fata de o consolidare. -O foaie de calcul cu subtotal pastreaza toate datele detaliu. -Subtotalurile si structurarile sunt adaugate tabelului , astfel incat sa poata fi vizualizate sau ascunse detaliile printr-un simplu clic pe un buton. -Subtotalurile includ cateva niveluri de coloane cu etichete , precum si coloane cu numere. -Datele trebuie sortate inainte de a se putea crea un subtotal. Consideram tabelul Vanzari : 1. Se aranjeaza tabelul astfel incat coloanele sa fie organizate logic si se sorteaza coloanele in ordinea in care se creaza subtotalurile. (In exemplu rearanjam campurile: - data - destinatie - categorie - furnizor - suma plata.

si se sorteaza dupa campurile categorie si apoi furnizor.) 2. Clic pe o celula a tabelului . 3. Data-Subtotals. Apare caseta de dialog Subtotal. 4. In caseta At each chage in : se selecteaza prima categorie pentru care se doreste adaugarea ubui Subtotal(in exemplu:categorie). 5. In caseta Use function se selecteaza o functie(Sum e cea mai folosita). 6. In caseta cu lista Add subtotals to se marchiaza casetele de validare pentru campurile de numere pentru care se doreste crearea unui subtotal. Se sterg casetele de validare pentru toate campurile pentru care nu se doreste efectuarea calculului. Trebuie incluse numai campuri care contin valori numerice, deoarece calculul poate fi efectuat numai pentru valori numerice. 7. Clic pe OK. Astfel se aplica tabelului primul nivel de subtotale. Daca se doreste crearea unui alt nivel de subtotaluri (in exemplu pentru campul furnizor). 8. Meniul Data-Subtotals. 9. Se selecteaza campul pentru al II-lea nivel de Subtotal (Furnizor). 10. Se sterge caseta de validare Replace Current Subtotals (deoarece se doreste crearea unui al II lea nivel de subtotaluri nu inlocuirea primului). 11. Clic pe OK. Ascunderea nivelurilor unui subtotal Pentru a ascunde o parte din detalii se efectueaza clic pe butonul Hide de langa randul de subtotal pentru care se doreste ascunderea detaliilor (reprezentat cu simbolul minus). Pentru a ascunde un intreg nivel de detalii se efectueaza clic pe butonul nivelului respectiv. Afisarea nivelurilor unui subtotal Pentru a afisa detaliile de pe un nivel ascuns se efectueaza clic pe butonul pentru afisare (cel cu simbolul plus) de langa linia cu subtotalul pentru care se doreste afisarea totalului. Pentru a afisa detaliile unui intreg nivel se efectueaza clic pe butoniul unui nivel(1,2,3,); toate elementele detaliu ale nivelului respectiv vor fi afisate pe foia de calcul Stergerea unui subtotal 1. Clic pe o celula din tabel 2. Data-Subtotals 3. Remove All Structura manuala a unui tabel Pentru a adauga capacitatea de a afisa si ascunde linii intr-un tabel fara a adauga subtotaluri tabloului, se poate structura manual tabelul.Un tabel structurat are butoane pentru afisare si ascundere la fel ca un tabel cu subtotaluri dar elementele care vor fi ascunse sau afisate sunt configurate folosind grupuri. Cazuri in care se foloseste structurarea manuala: -s-au adaugat deja subtotaluri unui tabel scriind propriile formule si fara a folosi comanda subtotals. -se doreste gruparea datelor in diferite categorii astfel incit sa se poata afisa si ascunde detaliile categoriilor fara a adauga subtotaluri tabelului. -se doreste structurarea doar a unei parti din tabel. 1. Se selecteaza liniile adiacente care se vor combina intr-un singur grup pe care sa-l putem ascunde sau afisa. 2. Meniul Data-Group and Outline-Groups. Structurarea se va aplica grupului de linii selectat si va aparea un buton pentru ascundere pe partea stanga a grupulu. 3. Se repeta pasii 1 si 2 pentru fiecare set de linii adiacente pe care dorim sa le continuam intr-un singur grup pe care sa-l putem ascunde sau afisa. Indepartarea structurii manuale : 1. Se afisaza liniile Detaliu ale grupurilor pentru care dorim sa nu mai fie aplicata structurarea. 2. Se selecteaza liniile care dorim sa nu mai fie structurate. Se pote indeparta structurarea doar pentru un set de linii adiacente la un moment dat. 3. Meniul Data-Group and Outline-Ungrup. Pentru a indeparta toate grupurile de structurare din tabel efectuati clic in tabel, Meniul Data-Group and Outline-Clear Outline