Procesele de afaceri si functiile intreprinderii

CURSUL 1

Procesele de afaceri si functiile intreprinderii

Date, informatii, cunostinte

Rolul si functiile departamentelor intr-o organizatie Date,Informatii,Cunostinte

Datele sunt aspecte msurabile ale unor aciuni, procese sau fenomene. n contextul prelucrrii automate a datelor, conceptul de dat poate fi caracterizat printr-un identificator, caracteristici proprii i o anumit valoare.Informaia este un mijloc de comunicare (mesaj) ntre oameni, oameni i echipamente sau ntre echipamente i reprezint un mod de prezentare a cunotinelor din toate domeniile ce aduce un plus" de cunoatere receptorului.

Cunotinele reprezint un ansamblu de informaii dobndit de-a lungul timpului. Cunotinele reprezint nivelul cel mai nalt de rafinare a informaiilor i orice cerere de informaii se poate obine plecnd de la cunotine.

Conform normelor americane, 4 caracteristici sunt cerute de ctre informaia utilizat n luarea deciziilor economice: pertinena, care reprezint capacitatea informaiei de a influena deciziile utilizatorilor, permindu-le fie s evalueze evenimentele trecute, prezente i viitoare, fie s confirme i s corecteze evalurile anterioare; fiabilitatea se bazeaz pe absena erorilor notabile n informaia comunicat i n reprezentarea realitii. Aceast reprezentare fidel depinde de validitatea i de absena erorii n descriere, de cercetarea substanei, de verificabilitate, de obiectivitate, de prunden, de exhaustivitate; inteligibilitatea, care reprezint nelegerea informaiei de ctre utilizatorii care nu au cunotine de specialitate;

comparabilitatea informaiei, care se apreciaz n timp i spaiu. n timp,comparabilitatea informaiei permite identificarea tendinelor poziiei i performanei financiare a ntreprinderii. n spaiu, comparabilitatea situaiilor financiare de la diferite ntreprinderi permite evaluarea poziiilor financiare relative, a evoluiei i a performanelor lor.

n Romnia, conform OMF 94/2001 i Cadrului Contabil Conceptual caracteristicile calitative sunt atributele care determin utilitatea informaiei oferite de situaiile financiare". Principalele caracteristici ale informaiilor publicate n situaiile financiare sunt: inteligibilitatea, relevana, credibilitatea i comparabilitatea. Totui, OMF 94/2001 i Cadrul Contabil Conceptual prezint i alte caracteristici, respectiv: Pragul de semnificaie, Reprezentarea fidel, Prevalena economicului asupra juridicului, Neutralitatea, Prudena, Integralitatea. n final, normalizatorul romn a ajuns la concluzia c informaiile trebuie s fie (OMFP 3055/2009): inteligibilitate; relevana; credibilitatea; comparabilitatea.

Sistemul informaional economic

Analiza structurii organizatorice i funcionale a unui sistem economic complex implic 3 subsisteme: subsistemul de conducere este format din ansamblul de specialiti care, prin intermediul unor metode i tehnici specifice, urmresc i controleaz funcionarea sistemului operaional, a ntregului sistem complex n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite;subsistemul operaional reprezint ansamblul de resurse umane, materiale i financiare, precum i ntregul complex" organizatoric, tehnic i funcional care asigur realizarea efectiv a obiectivelor propuse prin deciziile transmise de sistemul de conducere; subsistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor i circuitelor informaionale, precum i totalitatea mijloacelor sistemului de conducere i decizie. Prin sistemul informaional se asigur legtura permanent i necesar ntre sistemul de conducere i sistemul condus n dublu sens: prin prelucrarea i transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere ctre sistemul condus; prin nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor privind starea i dinamica sistemului condus, de la acesta ctre sistemul de conducere.

Sistemul informaional al unei firme poate fi definit ca ansamblul tuturor componentelor (umane, materiale, virtuale) implicate n: culegerea i nregistrarea datelor primare de la locurile unde se petrec procesele i fenomenele economice, precum i din spaiul economic extern; verificarea, transmiterea i stocarea datelor pe diferite suporturi tehnice; prelucrarea manual sau automat a datelor n concordan cu cerinele conducerii; selectarea i transmiterea informaiilor necesare sistemului de conducere conform principiului seleciei i informrii prin excepie.

Rolul si functiile sistemului informational financiar contabilConform viziunii sistemice asupra organizrii unei firme, prezent n literatura de specialitate n cadrul multor lucrri de referin, structura organizatoric este format din trei subsisteme. Cele trei subsisteme interacioneaz cu mediul exterior i fiecare subsistem vehiculeaz date, informaii i cunotine.

Conform viziunii tradiionale (Haag et al., 1998) asupra firmei, deciziile din cadrul unei firme pot fi clasificate n trei categorii: Deciziile strategice - sunt deciziile care au implicaii de termen lung (peste cinci ani) asupra viitorului firmei; Deciziile tactice - sunt cele care au implicaii pe termen mediu (ntre un an i cinci ani); Deciziile operative - sunt cele care au implicaii pe termen scurt sau efecte imediate asupra subsistemelor firmei.

Schimburile de informaii n cadrul sistemului informaional al firmei, pot fi: Pe vertical - sunt bidirecionate, n sensul fundamentrii deciziilor dintr-un nivel pe baza elementelor culese din nivelurile inferioare, i invers, furnizarea acestor decizii i directive, ctre aceste niveluri; Pe orizontal - se refer la fluxurile de informaii dintre componentele unui nivel; Oblice - se refer la fluxurile de informaii/decizii, de pe niveluri diferite, dar ntre care nu exist o relaie direct de subordonare.

n contextul existenei unui sistem infomatic integrat aproape toate operaiile contabile pot fi generate automat sau semiautomat, prin preluarea datelor din celelalte module ale sistemului informatic existent n cadrul firmei: producie, aprovizionare, vnzri, resurse umane, imobilizri, casa, banc etc. Oricum, pentru a dispune de un sistem informatic financiar-contabil performant acesta trebuie analizat, proiectat i implementat numai mpreun cu celelalte componente cu care interacioneaz: aprovizionare, desfacere, personal, imobilizri etc., pentru a evita redundanele inerente unei alte abordri. Finalitatea nregistrrii operaiilor contabile se regsete n urmtoarele categorii de ieiri informaionale: Rapoarte de baz ale contabilitii financiare: fie de cont (ah, analitice, sintetice), cartea mare, balana de verificare (sintetic i analitic), registrul jurnal, situaii ale veniturilor i cheltuielilor, situaii ale ncasrilor i plilor; sistemul informaional trebuie s fie astfel organizat nct aceste rapoarte s fie disponibile n orice moment i pentru orice perioad; Raportri financiar-contabile de sintez: bilanul contabil, contul de profit i pierdere, tabloul fluxurilor de trezorerie, situaia modificrii capitalurilor proprii, politici contabile i note explicative; Rapoarte ntocmite cu ocazia nchiderilor lunare, trimestriale, semestriale, anuale ale anumitor conturi: deconturi de TVA, declaraii de impozit pe profit, alte declaraii privitoare la datorii ctre bugetul statului sau bugetele asigurrilor sociale (ex: declaraia informativ nr. 392 privind livrrile de bunuri i prestrile de servicii, asigurri sociale, fond omaj, asigurri de sntate etc.); Calculaia costurilor; Bugete: bugete de vnzri, cumprri, ncasri, pli, bugetul master al firmei (bilan, cont de profit i pierdere, tabloul fuxurilor de trezorerie previzional); Grafice privind evoluia cheltuielilor, veniturilor i a altor componente contabile care se preteaz la reprezentri grafice; Analize ale conturilor, pentru a surprinde anumite stri ale unor indicatori economico-financiari (ex: situaia creanelor i datoriilor); Alte analize i rapoarte.

Solutii de integrare a tehnologiilor informationale in organizarea si functionarea intreprinderii Aplicatiile informatice independente

Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI

Sisteme informatice integrate - ERP

Aplicatiile informatice independente

Sunt aplicatii informatice care se refera la o singura functie a organizatie(salarizare, facturare, stocuri); Nu au o baza de date comuna; Nu comunica una cu cealalta in nici un fel; De cele mai multe ori, sunt dezvoltate in-house; Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI

n trecut, arhitectura aplicaiilor informatice era slab planificat. Multe firme au construit aplicaii folosind tehnologia care era la mod la momentul respectiv, fr a ine cont de modul n care aceste sisteme vor pune n comun informaii cndva. Sunt multe firme care au fost concepute pe modelul unor aplicatii open sau cumprate. Fiecare are propria sa dezvoltare, baz de date, reea i sistem de operare. Astfel a rezultat un mediu eterogen. EAI(Enterprise Application Integration) reprezint schimbul de date i de procese de afaceri neristricionat n cadrul oricrei aplicaii conectate sau surs de date din ntreprindere. Platforma EAI: Garanteaz respectarea procedurilor prin coordonarea tuturor aplicaiilor ntre ele; Asigur o excelent gestiune a fluxurilor de informaii dintre firm i partenerii si.

n momentul n care o firm se decide s apeleze la serviciile unui EAI, aceasta urmrete mai multe obiective: raionalizarea eterogenitii interfeelor ntre programe;

raionalizarea schimburilor de informaii interaplicaii n cadrul sistemului informaional; asigurarea coerenei i securitii datelor prelucrate.

Avantajele oferite de platformele EAI sunt:

Fluxuri centralizate: pn la apariia EAI, firmele dezvoltau interfee specifice fiecrei aplicaii i le conectau punct cu punct. Rezulta o reea complex de flux dificil de meninut i dezvoltat. Acum, toate interfeele EAI converg ctre un server central (hub) care trateaz i redistribuie fluxul ctre aplicaiile nregistrate.

Fluxuri tratate pe rnd: actualizarea datelor este efectuat odat cu evenimentele aplicaiilor surs. Aceasta reduce fluxurile de date din transferuri i propune date la zi destul de repede. n acest mod se reduce pierderea de performa a aplicaiilor datorat extragerii sau actualizrii datelor deoarece se prelucreaz doar fluxuri mici i disipate n timp. Fluxuri reutilizabile: dac noile aplicaii vor s recurg la BO deja prezentate de EAI, logica de recuperare nu se mai dezvolt. Costul de migrare al interfeelor: dup schimbarea unei aplicaii interfaate (migrare, schimbare a produsului), sunt necesare puine modificri, respectiv doar pentru conector, mapare sau colaborarea specifice aplicaiei. Accesul la informaie n timp real n cadrul sistemelor. Evideniaz procesele afacerii i susine creterea eficienei organizaiei.

Menine integritatea informaiei n sisteme multiple.

Ca dezavantaje aferente platformelor EAI sunt:

Flux masiv: pentru fluxurile masive e date logica prelucrrii unitare a informaiei este foarte lent. Se prefer o soluie ETL; implementrile EAI consum mult timp i necesit multe resurse; Costul iniial: costul implementrii unui infrastructuri este destul de ridicat, dar el se reduce n mare parte pe msura apariiei noului flux; Necesit o cantitatea mare de design exterior, pe care muli manageri nu o pot

previziona sau n care nu doresc s investeasc. Cele mai multe proiecte EAI demareaz de obicei ca i eforturi punctuale, devenind foarte curnd negestionabile, pe msur ce numrul aplicaiilor crete.

CURSUL 2Sisteme informatice integrate-ERP

ERP-urile(Enterprise Resource Planning) par astzi c se impun i devin un veritabil standard pentru sistemul informatic al unei organizaii. Pentru a nelege influena lor potenial asupra organizaiilor, n prealabil trebuie s le cunoatem originea, caracteristicile i bazele de funcionare. Un ERP este o aplicaie informatic ce integreaz caracteristicile generale urmtoare: Un ERP este un program informatic: conform CPX, un program informatic este un ansamblu coerent i independent constituit din servicii, suporturi, manipulri de informaii i o documentaie, creat pentru realizarea de tratamente informatice standard, a crui difuzare are un caracter comercial i ai crui utilizatori l pot folosi n mod autonom dup o instalare i un training limitat"(Sourdeau & Sauzeau, 1997). Un ERP este parametrizabil: produs standardizat, ERP-ul este creat iniial pentru a satisface nevoile unor firme diverse. Exist n general versiuni diferite pe sectoare de activitate (firme constructoare de maini, bnci etc.) i pentru limbi diferite de utilizare. ERP-urile respect criteriile de universalitate: toat lumea trebuie s lucreze n limba natal i s se neleag cu toat lumea" (Mourlon & Neyer, 2002). Pe de alt parte, adaptarea produsului la nevoile unei firme se face prin parametrizare (alegerea regulilor de gestiune, alegerea opiunilor de abordare a problemelor, alegerea formatului datelor etc.). Parametrizarea poate fi completat cu programe specifice articulate n jurul programului standard. Un ERP este modularizat: nu este o construcie monolitic ci un ansamblu de programe sau module separate corespunztoare unui proces de gestiune: instalarea i funcionarea lor poate fi realizat n mod autonom. Decupajul pe module permite compunerea unei soluii specifice prin asamblarea i implementarea n diferite domenii de gestiune.

Un ERP este integrat: diversele module nu sunt concepute n mod independent: ele pot schimba informaii dup scheme prevzute. Astfel, dup introducerea unei facturi primite i ntocmirea automat a notei contabile, utilizatorul poate avea opiunea de a face automat recepia produselor i plata furnizorului. ERP-ul garanteaz n orice moment integritatea i o coeren perfect a datelor pentru toi utilizatorii, ceea ce permite depirea problemelor de interfa, sincronizare i dubl intrare. Un ERP este o aplicaie de gestiune a resurselor: el permite reflectarea tranzaciilor firmei (contabilitate, gestiunea stocurilor, urmrirea comenzilor i a programelor de producie etc.) i propagarea informaiei cerute spre nivelurile pertinente. Totui, el nu conine programe de optimizare sau de decizie automat. n paralel, se dezvolt alte programe n completarea ERP-urilor n vederea ameliorrii anumitor funciuni mai puin performante sau pentru adugarea unora noi. Cea mai mare parte a acestor aplicaii se ocup cu oferirea unui suport n luarea deciziilor: ansamblul se numete astfel Sistem organizat n jurul unui ERP" (SO- ERP).

ERP-ul reprezint o aplicaie integrat care ncorporeaz toate aspectele funcionale ale firmei. Este vorba despre globalizarea ntregului sistem informatic ntr-o singur aplicaie, adic ntr-o singur baza de date, i de punerea sa n reea. Cu aceast logic de integrare, aplicaia are capacitatea de a recupera n mod automat i aproape instantaneu toate informaiile, la toate nivelurile firmei. ERP-ul favorizeaz aadar omogenizarea metodelor de lucru.

Posibile efecte produse de implementarea ERP-urilor sunt: dematerializarea documentelor i a procedurilor; schimbul informatizat de date (Electronic Data Interchange - EDI); reducerea timpului pentru nchiderea lunii; reducerea timpului pentru nchiderea trimestrului; reducerea timpului pentru nchiderea anului; reducerea timpului pentru procesarea tranzaciilor (introducerea datelor); reducerea timpului pentru obinerea de rapoarte care nu sunt standard; mbuntirea calitii rapoartelor; mbuntirea procesului de luare a deciziilor; mbuntirea funciei de audit intern; mbuntirea managementului capitalului circulant; utilizarea crescut a ratelor n analiza financiar; reducerea timpului de calcul al salariilor; reducerea personalului din departamentul de contabilitate; creterea flexibilitii procesrii informaiei; creterea integrrii aplicaiilor informatice; informaie contabil obinut mai oportun; informaie contabil mai exact.

Efectele poteniale ale utilizrii ERP-urilor pot fi sintetizate astfel: A) mbuntirea proceselor:

eliminarea tranzaciilor redundante;procese mai eficiente ;planificare mai eficient ;facilitarea accesului la informaie .B) Tehnologia informaiei: reducerea costului de suport ; reducerea costului infrastructurii .C) Direcia strategic: mbuntirea alocrii resurselor;o organizare mai flexibil ;un suport al deciziei mai solid ;creterea calitii deciziei ;timp de decizie mai redus ;genereaz avantaje competitive ;anticiparea problemelor i a oportunitilor

Riscurile implementarii n sensul lui general, riscul face referire la un pericol mai mult sau mai puin previzibil. n ceea ce privete sistemele informatice riscurile cele mai reprezentative se identific n: costuri de operaionalizare care depesc cu mult previziunile; termene mult prea lungi de realizare; performane tehnice inferioare celor prevzute n caietul de sarcini a sistemului; neatingerea obiectivelor ateptate; erori majore n funcionarea procedurilor.

Estimarea riscului presupune analize profunde al cror rezultat se finalizeaz pe dou planuri: pe de o parte, evaluarea probabilitii de producere a unui eveniment indezirabil (care genereaz riscul) i pe de alt parte, evaluarea pierderilor generate de realizarea acestui eveniment nedorit. Sistemul de comand al forelor aeriene ale armatei americane a identificat patru tipuri de riscuri, asociate realizrii unui sistem informatic: risc legat de performan (sistemul nu rspunde la specificaii); risc legat de suportul tehnologic (echipa nu va putea face s evolueze sistemul); risc legat de costuri (bugetele prevzute vor fi cu mult depite); risc legat de termene (calendarul nu va fi respectat).

Impactul ERP asupra organizrii i funcionrii sistemului informaional financiar-contabil Impactul ERP asupra misiunilor de audit financiar Dezvoltarea tehnologiilor informaionale i specializarea continu a auditorilor au trasat dou direcii de utilizare a tehnologiilor informaionale: ca instrument de lucru al auditorului n cadrul misiunii sale, permind o cretere a eficienei i eficacitii activitii depuse; ca obiectiv al unei misiuni de audit (obiect de control), pentru a analiza acurateea, integritatea i completitudinea informaiilor financiar contabile prelucrate cu ajutorul sistemelor informatice.

Impactul EPR asupra gestiunii i valorificrii cunotinelor contabile Printre impacturile pe care le pot avea tehnologiile informaionale asupra gestiunii i valorificrii cunotinelor contabile putem enumera: Timp mai mic de operare - timp mai mare de analiz a datelor; Costuri mai mici (mai ales cu consumabilele); Informaia obinut n timp real, oportun, exact; Rapoarte configurabile pentru utilizatori diferiie (exemplu:statul, se obin declaraiile direct); Mai multe posibiliti de control al datelor. Impactul EPR asupra performanei departamentului financiar-contabil al firmei Pentru msurarea performanei organizaionale, putem utiliza ca i criterii(Kalika, M. , 1988): Calitatea circulaiei informaiei; Relaiile ntre servicii; Coordonarea; Cooperarea; Nivelul de control; Comunicarea; Descentralizarea; Flexibilitatea; Integrarea.

Implicaiile folosirii ERP n cadrul departamentului financiar-contabil al unei firme pot fi sintetizate astfel: creterea productivitii muncii personalului, ca urmare a creterii vitezei de prelucrare a datelor, a vitezei de comunicare i a creterii volumului de cunotine acumulate; realizarea unor mutaii din domeniul activitilor de ntocmire a unor documente spre domeniul codificrii datelor (folosirea codurilor de bare i generarea automat a documentelor de ctre aplicaiile informatice); utilizarea unor proceduri clare de corectare a eventualelor erori aprute n fluxurile informaionale; mbuntirea procesului decizional; creterea performanelor.

ntr-un sens mai larg efectele informatizrii departamentelor financiar- contabile ale firmelor sunt, n principal, urmtoarele: Reducerea numrului erorilor comise la elaborarea documentelor; Realizarea unui grad mare de prelucrare a datelor; Reducerea considerabil a erorilor de calcul i de editare; Creterea vitezei de prelucrare a datelor; Efectuarea automat a diagnosticului financiar i interpretrii rezultatelor; Obinerea automat a unui tablou de bord cu o mare varietate de indicatori i putere mare de sintetizare i caracterizare.

CURSUL 3

Structura unui ERP

Sistemul ERP constituie nucleul sistemului informatic al ntreprinderii, el cuprinznd toate tranzaciile zilnice de pe toat perioada de funcionare a sistemului (ordine de plat, stocuri etc.), dar i cunotinete organizaiei(modelele de contabilizare a documentelor contabile, modelele indicatorilor de analiz utilizai in tabloul de bord etc.).

Utilizarea componentelor asigur ncapsularea implementrii. De asemenea, prin utilizarea componentelor, se deschide drumul spre utilizarea unei metodologii pentru crearea, proiectarea i dezvoltarea de aplicaii pentru afaceri electronice. Costul dezvoltrii software poate fi semnificativ redus prin cumprarea de componente sau pachete software, sau prin integrarea aplicaiilor deja existente ntr-o ntreprindere.

Arhitectura bazat pe componente va oferi o serie de reguli i structuri ce permit gestionarea complexitii: flexibilitate i posibilitatea de integrare de noi componente, astfel nct s se vin n ntmpinarea schimbrilor viitoare. Dezvoltarea bazat pe componente permite eliminarea legturilor strnse ntre diferitele module ale aplicaiilor i, n consecin, o diminuare a efortului de reutilizare a modulelor n aplicaii diferite. Aplicaiile i datele nu mai sunt izolate, iar funcionalitile i datele sunt mpachetate n componente ce vin n ntmpinarea cerinelor domeniului economic. O astfel de arhitectur va trebui s asigure interoperabilitatea i adaptabilitatea aplicaiei dezvoltate. Arhitecturile bazate pe componente sunt arhitecturi pe trei sau mai multe nivele, n care se realizeaz o separare clar a interfeei utilizator de nivelul ce implementeaz logica aplicaiei i de nivelul ce realizeaz stocarea datelor.

Cu acest tip de arhitecturi este mai uoar reutilizarea anumitor funcionaliti, din oricare dintre nivele, pentru a construi o nou aplicaie sau pentru mentenan. Arhitecturile software care nu sunt bazate pe componente nu sunt potrivite pentru afacerile electronice deoarece ele corespund aplicaiilor de sine stttoare i nu pot fi utilizate ntr-un mediu eterogen. O arhitectur potrivit trebuie s permit dezvoltatorilor s vad structura conceptual i fizic a sistemului, ca dou seturi de piese care interacioneaz.

Nivelele unei arhitecturi bazate pe componente sunt(Pearl Eweka-Esiet & Daniela Mehandjiska-Stavreva, 2002): Nivelul interfa utilizator (user interface layer) - suport toate funcionalitile legate de interfaa cu utilizatorul; Nivelul economic (business layer) - acesta include: componente ale procesului (process components) - implementeaz funcionaliti specifice procesului pentru care este dezvoltat aplicaia; componente ale domeniului economic (business domain components) -implementeaz funcionaliti comune mai multor procese dintr-un anumit domeniu; componente ale infrastructurii afacerii (business infrastructure components) - implementeaz funcionaliti comune mai multor domenii economice; Nivelul infrastructurii tehnice (technical infrastructure layer) - aceste componente ofer servicii tehnice pentru componentele economice.

Majoritatea efortului de dezvoltare pentru o aplicaie bazat pe componente se concentreaz la nivelul de mijloc. Se poate afirma, fr teama de a grei, c reutilizarea este prezent n principal la nivelul economic (business layer), mai exact la nivelul componentelor domeniului economic i al componentelor infrastructurii (componentele procesului sunt specifice aplicaiei). Astfel, companiile productoare de software, i mai ales marile companii (Microsoft, IBM etc.), se concentreaz asupra acestui nivel prin

dezvoltarea de componente (biblioteci de componente) i cadre de lucru.

Platforma pe care se realizeaz dezvoltarea trebuie s ofere anumite servicii, cum sunt: managementul conexiunilor, managementul tranzaciilor distribuite, securitate etc. n concluzie, printre beneficiile utilizrii unei arhitecturi bazate pe componente putem enumera: Reducerea timpului de livrare - un proces de asamblare a unor componente existente, sau de integrare a unui sistem deja existent n ntreprindere, va conduce la un interval de timp mai scurt pn cnd sistemul va fi pus n funciune; Reducerea costurilor de dezvoltare - reutilizarea componentelor conduce la reducerea costurilor de dezvoltare; Reducerea riscurilor - reutilizarea de componente a cror corectitudine a fost probat n proiecte anterioare sau integrarea de sisteme aflate deja n funciune, n ntreprindere, de o perioad de timp reduce riscurile legate de implementare; Adaptare rapid i uoar - se urmrete obinerea maximului de adaptabilitate, aplicaia se va adapta uor i rapid schimbrilor din procesul economic implementat; Creterea productivitii - se obine prin aplicarea metodelor de dezvoltare bazat pe componente; Scalabilitate - componentele pot fi utilizate pentru diverse tehnici de implementare; ele pot fi utilizate pe diferite platforme.Structura unui ERP (in general) Modulul financiar-contabil Modulul de vanzari si CRM Modulul de resurse umane si salarizare

Modulul de imobilizari si gestiune Modulul de productie

Structura unui ERP - studiu de caz Manager Financiar

n modulul Administrare pot fi efectuate urmtoarelor operaii: realizarea unui backup al bazei de date; compactarea bazei de date; securizarea aplicaiei; stocarea modificrilor efectuate n baza de date de ctre utilizatori; realizarea restaurrii unui backup al bazei de date; stabilirea unui nomenclator de utilizatori; stabilirea serverului unde se face conexiunea la baza de date; actualizarea versiunii bazei de date folosind o baz de date Access n care sunt stocate scripturile de actualizare; setarea datelor generale ale firmei (exemplu: denumire, adresa, cod fiscal, cont bancar, sigl. Cu ajutorul modulului Administrare societatea va avea posibilitatea s-i defineasc bncile i conturile bancare n diverse valute.).

Modulul Banca este destinat evidenei ncasrilor i plilor. Acestea se pot realiza prin OP-uri, efecte comerciale sau pe baz de compensri. Modulul se integreaz cu restul aplicaiei i ofer o imagine a situaiei financiare a firmei. Din acest modul se pot obine rapoartele Registrul de banc, Situaia compensrilor, Balana de ncasri, Balana de pli. Principalele operaii care aparin acestui modul sunt: Compensri - permite compensarea facturilor emise cu facturile emise de retur, a facturilor primite cu facturile primite de retur, a facturilor emise ctre clieni cu facturile primite de la furnizori; Compensri externe - nregistreaz aceleai operaii ca i fomularul de Compensri dar pentru facturile externe; Efecte comerciale emise - nregistreaz efectele comerciale emise ctre furnizori prin care se achit facturile primite, urmnd ca datoria s fie stins n momentul plaii efectului comercial; Efecte comerciale primite - nregistreaz comerciale primite de la clieni prin care se stinge creana din facturile achitate cu respectivul efect comercial; OP ncasare - nregistreaz ncasrile prin banc pentru facturile emise; OP ncasare (divers) - inregistreaz ori ce alte ncasri prin banc care nu indic o anume factur; OP ncasare extern - nregistreaz ncasrile prin banc pentru facturile emise extern; OP plat - nregistreaz plile prin banc care identific care sunt facturile platite; OP plat (divers) - nregistreaz orice alta plat prin banc care nu se refer la o factur anume; OP plata extern - nregistreaz plile prin banc de facturi primite externe.

Casa ine evidena ncasrilor i plilor efectuate cu chitane. Acest modul conine urmtoarele formulare: chitane emise ncasare - nregistreaz ncasrile n numerar pentru facturile emise; chitane emise diverse - inregistreaz ori ce alte ncasri prin numerar care nu indic o anume factur; chitane emise externe - nregistreaz ncasrile n numerar pentru facturile emise extern; chitane primite - nregistreaz plile prin numerar care identific care sunt facturile platite; chitane primite diverse) - nregistreaz orice alta plat prin numerar care nu se refer la o factur anume; chitane primite externe - nregistreaz plile prin numerar de facturi primite externe; deconturi de cheltuieli - nregistreaz operaiile de justificare a deconturilor de cheltuieli.

Principalele operaii care aparin modulului Comenzi sunt: Comenzi confirmate clieni - nregistreaz confirmrile de comenzi trimise ctre clieni; Comenzi confirmate furnizori - nregistreaz confirmrile de comenzi primite de la furnizori; Comenzi emise - nregistreaz comenzile de produse trimise ctre furnizori; Comenzi primite - nregistreaz comenzile de marf sau produse finite primite de la clieni; Cursuri valutare zilnice - nregistreaz cursurile valutare zilnice pentru fiecare valut existent n sistem; Distribuire comenzi - permite distribuirea unei comenzi emise ctre furnizor i livrat ctre clienii care au generat initial comenzile primite.

Modulul Contabilitate asigur controlul financiar, introducerea datelor i obinerea raportrilor financiare. Modulul este perfect integrat, beneficiind de informaiile nregistrate n celelalte module. El ofer o privire analitic i sintetic, de repartizare pe conturi a tuturor documentelor i activitilor introduse n proagram. Pe msura introducerii documentelor n module exist posibilitatea efecturii nregistrrilor contabile. n situaia n care trebuie efectuate nregistrri care nu au la baz documente contabile, ele pot fi introduse n modulul Contabilitate. Notele contabile specifice nchiderii perioadei sunt realizate automat de program. Operaiile incluse n modulul Contabilitate sunt: configurare formule bilan, buget, cont de profit i pierdere, contabile, indicatori economico-financiari; calcul diferene de curs valutar creane i datorii; calcul diferene de curs valutar conturi de disponibiliti; nchidere conturi de TVA; nchidere conturi de venituri i cheltuieli.

Tot n acest modul se obin rapoarte ca:balan de verificare analitic i sintetic, carte mare, jurnal de vnzri, jurnal de cumprri, registru jurnal, bilan contabil, cont de profit i pierdere, tabloul fluxurilor de trezorerie, bugete etc. Rapoartele sunt listate pentru perioada aleas. Utilizatorul are posibilitatea definirii unor indicatori economico-financiari, n funcie de necesitile sale. Aceti indicatori vor fi reflectai n documente. Datele necesare calculului unui indicator economico-financiar pot fi obinute din balana de verificare.

n structura modulului eDoc se regsesc urmtoarele formulare: documente de avizat - sunt afiate documentele ce trebuie avizate de ctre utilizatorul conectat; documente primite cu proces verbal - se nregistreaz documentele primite; ierarhie - afisez ierarhia de directoare cu documente; eDocumente - nregistreaz documentele electronice; revizii - nregistreaz reviziile documentelor electronice; proces verbal distribuire documente - nregistreaz procesele verbale de distribuire a documentelor; proces verbal primire documente - nregistreaz procesele verbale care consemneaz returnarea documentelor care iniial au fost distribuite; proces verbal avizare documente - nregistreaz avizele primite de documentele electronice. Pe baza acestor formulare pot fi listate urmtoarele rapoarte: list documente; list documente - circuit aprobare; list documente - circuit distribuire.

Modulul Facturare este dedicat evidenei facturilor primite i emise, respectiv facturi fiscale, facturi proforma, chitane fiscale, facturi primite din import. Principalele operaii ale modulului sunt: facturi emise - nregistreaz facturile emise ctre clieni; facturi primite - nregistreaz facturile primite de la furnizori; invoice-uri - nregistreaz facturile primite de la furnizorii externi; pachete - gestioneaz pachetele de produse; DVI-uri - nregistreaz documentele vamale de import pentru facturile externe primite de la furnizori. Rapoartele ce pot fi listate din acest modul sunt: Jurnal de vnzri, Jurnal de cumprri, Info stoc, Info partener, Info discount, Raportri stat etc.

Modulul Gestiune permite controlul i evidena stocurilor. Principalele operaii efectuate din modulul Gestiune sunt: avize de expediie emise - nregistreaz avizele de expeditie pentru marfa livrat la clieni; avize de expediie primite - nregistreaz avizele de expeditie pentru marfa intrat de la furnizori; compensri facturi emise - avize de expediie emise - permite compensarea avizelor de expeditie emise nregistrate fr factur cu facturile emise ulterior; compensri facturi primite - avize de expediie primite- permite compensarea avizelor de expeditie primite nregistrate fr factur cu facturile venite ulterior; cursuri valutare zilnice- nregistreaz cursurile valutare zilnice pentru fiecare valut existent n sistem; bonuri de intrare - nregistreaz intrarile de stocuri n gestiune; bonuri de ieire - nregistreaz consumurile de stocuri din gestiune; bonuri transfer - ntegistraz tranferurile de stocuri dintre gestiuni;

NRCD - nregistraz notele de recepie i constatare de diferene pentru intrarile n gestiune venite de la teri; certificate garanii - nregistreaz certificatele de garanie; descrcare de gestiune - efectuez descrcarea de gestiune de la sfritul lunii. Din punctul de vedere al gestiunii, programul poate lucra cu metodele Cost mediu ponderat calculat dup fiecare intrare, FIFO, LIFO. Dintre rapoartele prezente n acest modul enumerm: fie de magazie, fie de inventar, balan intrri, balan ieiri, balan stocuri etc.

Modulul Imobilizri este dedicat evidenei mijloacelor fixe. El efectueaz urmtoarele operaii: punerea n funciune, modernizarea, ntreruperea funcionrii, reevaluarea, scoaterea din funciune, transferul imobilizrilor de la un loc de funcionare la altul, contabilizarea. Programul calculeaz amortizrile (liniare, degresive, accelerate), furnizeaz fiele imobilizrilor, centralizatorul amortizrilor, planul de amortizare, situaia imobilizrilor casate, situaia imobilizrilor ieite i situaia imobilizrilor scoase din funciune. Pentru amortizarea imobilizrilor se pot folosi metodele de amortizare: liniar, degresiv AD1, degresiv AD2, accelerat. Programul poate face automat contabilizarea amortizrii imobilizrilor n fiecare lun.

Formularele incluse n modulul Market Intelligence sunt: promoii - gestioneaz promoiile existente n sistem; debitare carduri - permite debitarea cardurilor de fidelitate; creditare carduri - permite creditarea cardurilor de fidelitate. Informaiile din acest modul sunt sintetizate sub forma urmtoarelor rapoarte: balan card fidelitate; fi card fidelitate; list carduri fidelitate.

Operaiile din modulul Ofertare sunt: cursuri valutare zilnice- nregistreaz cursurile valutare zilnice pentru fiecare valut existent n sistem; oferte - permite emiterea de oferte comerciale ctre clieni sau poteniali client; vizite - nregistrea vizitele facute de agenii de vnzare la clieni sau potenialii clieni. Rapoartele specifice acestui modul sunt: calificative, vizite clieni, vizite efectuate.

n modulul Pontaje pot fi efectuate urmtoarele operaiuni: alocare carduri acces - permite alocarea de carduri de acces ctre angajai; retragere carduri acces - permite retragerea de carduri de acces de la angajai; pontaje avans - nregistreaz pontajele de avans; pontaje lichidare - nregistraz pontajele de lichidare; pontaje automate - gestioneaz pontajele automate realizate cu cardurile de acces. Rapoartele ce pot fi generate din acest modul sunt: fluturai; list pontaj; listare activiti pe proiect; listare activiti pe client; listare activiti pe angajat; situaie acces angajai; situaie acces pe ui; stat de plat.

Modulul Producie permite urmrirea i calculaia costurilor, asigurnd stabilirea necesarului de aprovizionat conform necesitilor determinate de nivelul produciei la un moment dat, precum i creterea productivitii utilizrii materiilor prime i auxiliare printr-o gestiune eficient a stocurilor. Principalele operaii efectuate din modulul Producie sunt: reete de producie - gestioneaz reetele de producie pentru produsele finite realizate de ctre firm; comenzi de producie - nregistreaz comenzile de producie; bonuri de ieire pentru consumurile intermediare - nregistreaz consumurile de materii prime i materiale pentru seciile care au producie interdependent; pontaj pentru imobilizri - nregistreaz pontajele pentru imobilizri; alocare cheltuieli - permite alocarea documentelor de cheltuieli pe comenzi de producie sau pe secii; alocare venituri - permite alocarea veniturilor pe centre de profit; distribuire cheltuieli - distribuie cheltuielile indirecte pe comenzi de producie, distribuie cheltuielile administrative i comerciale pe produs pentru determinarea costului complet. Dup distribuirea cheltuielilor se pot obine situaii cu privire la costul unitar, situaia cheltuielilor pe comenzi de producie, realizarea producie, repartizarea cheltuielilor productive i a celor neproductive, structura costului complet etc. Fluxul operaional ce trebuie urmat cuprinde: stabilirea produselor finite prin specificarea faptului ca acel stoc are ca i productor firma; gruparea cheltuielilor pe categorii de cheltuieli; configurarea bazelor de repartizare a cheltuielilor indirecte pentru seciile productive, administrative i comerciale; stabilirea reetelor de producie pentru produsele finite; ntocmirea comenzilor de producie cu specificarea planului de producie i specificarea eventualelor criterii de repartizare specifice; consumul materiilor prime i materialelor, consumuri generate automat de sistem dar care pot fi rectificate; pontajul imobilizrilor, dac se dorete alocarea cheltuielilor cu amortizarea direct pe comenzi de producie; pontajul personalului direct productiv pe comenzi de producie; alocarea restului consumurilor pe comenzi de producie sau pe secii; distribuirea cheltuielilor indirecte; listarea rapoartelor dorite.

Modulul Salarii nu este numai o aplicaie de calcul a salariilor, ci un instrument de gestiune a resurselor umane, perfect integrat cu restul programului. Acesta are n structura sa urmtoarele faciliti: Transferuri salariai - nregistreaz trasnsferul salariailor de la un loc de munc la altul; Pontaje avans - nregistreaz pontajele de avans; Pontaje lichidare - nregistreaz pontajele de lichidare; Pontaje automate - gestioneaz pontajele automate realizate cu cardurile de acces; Bonuri de mas - nregistraz bonurile de mas distribuite; Concedii de odihn - nregistreaz concediile de odihn acceptate la plat ; Indemnizaii sociale - nregistreaz concediile medicale acceptate la plat; Reineri temporare - gestioneaz reinerile din salariu care nu apar n fiecare lun; Sporuri temporare - gestioneaz sporurile salariale care nu apar n fiecare lun; Calcul salarii - calculeaz salariile; Contabilizare salarii - contabilizeaz salariile; Export date carduri bancare - genereaz fisierele cu plile pe carduri bancare; Plat salarii - nregistreaz plata salariilor; Alocare carduri de acces- permite alocarea de carduri de acces ctre angajai; Retragere carduri de acces - permite retragerea de carduri de acces de la angajai. Rapoartele incluse n structura acestui modul sunt: fie fiscale, fluturai, istoric salariat, stat plat, list avans, list bonuri de mas, list lichidare, list pontaj, monitorizare cheltuieli, raportri stat, sintez pontaje, situaie avertismente, situaie concedii de odihn, situaie concedii medicale, situaie impozite, situaie ore suplimentare, situaie preavize, situaie recapitulativ, situaie reineri, situaie reineri permanente, situaie sporuri, stat plat.

n modulul Secretariat se pot introduce Registru CFP i Registru de intrare-ieire. Aceste dou documente pot fi i listate din seciunea Rapoarte. Tablou de bord este un modul de analiz. Aici putei obine situaii ca: analiz flux comercial pentru clieni i furnizori (prezint situaia facturilor ncasate, respectiv pltite, i diferenele determinate de variaia cursului de schimb); analiz vnzri (pe ageni, judee, localiti, luni, parteneri, produse etc.); evoluii ale fluxurilor de trezorerie, cursurilor valutare, stocurilor; situaia facturilor ncasate, respectiv pltite; situaia comenzilor. Dintre rapoartele prezente n acest modul enumerm: Ageni Vnzare (Calificative, Vizite Clieni, Vizite Efectuate, Vizite Efectuate - Orar, Vizite Viitoare), Contabilitate (Balana, Carte Mare, Jurnal de Cumprri, Jurnal de Vnzri, Registru Jurnal, Situaie Documente), Gestiuni, Analiz flux comercial (Clieni, Furnizori), Analiz Vnzri, Evoluie (Evoluie Cash Flow, Evoluie Cursuri Valutare, Evoluie Stocuri), Balana (Clieni, Furnizori, ncasri, Pli, Cumprri, Stocuri, Vnzri), Situaie Facturi (Situaie ncasri Facturi, Situaie ncasri Invoice, Situaie Pli Facturi, Situaie Pli Invoice), Situaie punctaj ageni, Situaie stocuri (Comenzi confirmate emise nefacturate, Comenzi confirmate primite nefacturate, Comenzi emise nefacturate, Comenzi emise neconfirmate, Comenzi primite nefacturate, Comenzi primite neconfirmate, Comenzi primite neemise, Distribuire comenzi primite), Comparaie metode de descrcare de gestiune. Analiza poate fi efectuat pe baza graficelor sau pe baza rapoartelor.

CURS 4

Implementarea ERP

Reuita implementrii unui ERP ine n primul rnd de asumarea rolului fundamental care revine conducerii executive i de implicarea activ a compartimentelor funcionale ale ntreprinderii. Se pot formula urmtoarele reguli de baz pentru reuita implementrii unui ERP (Leforestier, 2008; Dumitru & Florescu , 2008) : Integrarea este o realitate, un sistem informaional care asigur coerena organizaional nu poate fi dect integrat; Partajarea experienei altei ntreprinderi, pentru a vedea ce fac altii; Alegerea integratorului" n funcie de cerine i ateptri i stabilirea responsabilitilor ce revin prilor contractante; Formalizarea precis a ateptrilor, nevoilor i obiectivelor sub forma unui caiet de sarcini"; Mobilizarea general a factorilor de decizie i a viitorilor utilizatori; Pilotarea permanent, comitetul de pilotare trebuie s reuneasc toate departamentele impactate de utilizarea ERP i reprezentantul integratorului"; Evitarea efectului de big bang"; Echipamentele se pot schimba, la elaborarea bugetului trebuie avute n vedere costurile ascunse" generate prin implementare; O dat implementarea terminat ntreprinderea trebuie s se gndeasc la mentenan pe viitor; E-business este o oportunitate n condiiile utilizrii sistemelor tip ERP; Migrare de la aplicaiie actuale ctre ERP prin abordare lent i progresiv (evitai o migrare de tipul tot sau nimic") i prin utilizarea pe ct posibil de modele de date standard, adaptarea utilizatorilor la noul mod de lucru; Limitarea personalizrilor la cele cu adevrat necesare; Asigurarea viitorului unui ERP printr-un Centru de competente".

Ateptrile managerilor de la implementarea unui ERP Implementare unui ERP constituie un proiect de importan strategic pentru ntreprinderi. Managerii se atept ca implementarea unui ERP s adauge valoare ntreprinderii. Tipologia valorii adugate prin explorarea unui ERP difereniaz: valoarea operaional, de management, infrastructur IT, strategic. n sintez se poate spune c managerii asteapt de la un sistem ERP: S sprijine obiectivele de afaceri; Integrat, on-line, sigur, procese automate de afaceri; Eliminarea tehnologiilor costisitoare; Ameliorarea proceselor (operaionale i de luare a deciziilor); Mai mult flexibilitate; Costuri mai sczute; Creterea abilitilor angajatilor; Susinerea partenerilor, clieni i furnizori; Depistare oprtunitilor de dezvoltarea durabil; Obinerea mixului potrivit de oameni, procese i tehnologie.

Factori de succes

Cercetrile referitoare la factorii cheie ai succesului implementarii ERP-urilor (Dumitru & Florescu, 2008) au artat importana a 6 dimensiuni.Dimensiunea structur se refer la organizarea i la funcionarea centrului de competen constituit de membrii echipei de proiect ERP. Un centru de competen aduce o valoare adugat real pentru proiectele a cror durat de via este lung i care vor evolua mult n timp. El este justificat i de talia i de costurile proiectului. Prezena resurselor productorului de ERP este o garanie foarte important pentru evoluia soluiei i permite un transfer de competene permanent.

Dimensiunea strategic se refer la importana viziunii

organizaionale int (El Amrani, 2004). n cadrul unui proiect de implementare a ERP definirea unei viziuni organizaionale int const n trasarea clar a marilor linii ale organizaiei viitoare i a direciei pe care trebuie s o mprumute actorii proiectului pentru realizarea sa. Pentru definirea viziunii int trebuie s rspundem la mai multe ntrebri: Care va fi organizarea viitoare a firmei n condiiile

utilizrii ERP-ului? ; Care este perimetrul organizaional implicat? Care sunt procesele ce trebuie reconfigurate? Cum se asigur coerena ansamblului (alinierea strategic)? . O viziune organizaional int reprezint: O afacere de vrf strategic al firmei care angajeaz viitorul firmei pe termen mediu i lung; Un proces de concepie a strii viitoare dorite de firm.

Dimensiunea proceselor afacerii se refer la reengineeringul proceselor de afaceri. Trebuie s se decid asupra modificrilor proceselor nainte de impementarea unui ERP. Firmele trebuie s fie dispuse s accepte cele mai bune practici integrate i s modeleze procesele lor de afaceri dup cele care figureaz n sistem (Fui-Hoon Nah & Lee-Shang Lau, 2003). Luarea n considerare a aspectelor structurale este unul dintre factorii cheie ai succesului unui sistem ERP. Implementarea ERP este nsoit de o standardizare a proceselor interne ale firmei.

Dimensiunea cultural pleac de la ideea c principalul

motiv al eecurilor proiectelor ERP rezid n faptul c se acord prea puin atenie culturii firmei i efectelor foarte importante ale procesului de planificare i implantare a proiectului. ntr-o cultur de gestiune a schimbrii, trei elemente sunt eseniale pentru reuita implementrii ERP: Formarea, pentru asigurarea competenelor i capacitii persoanelor de a utiliza eficace sistemele ERP. Se pleac de la principiul c acestea sunt primordiale pentru o bun funcionare a sistemului ERP; Implicarea utilizatorilor n implementarea ERP constituie un factor cheie al succesului pentru conducerea schimbrii; Implicarea conducerii generale este considerat unul din factorii cheie ai succesului implementrii ERP- urilor (proiectul de implantare al unui ERP trebuie s obin aprobarea i susinerea conducerii generale). Este important ca proiectul de implementarea unui ERP s devin proiectul ntregii firme: de la managementul de top la personalul operaional.

Dimensiunea marketing se refer la intenia de utilizare a ERP-ului. n TAM (Technology Acceptance Model) s-a specificat c utilizarea tehnologiilor informaionale este determinat de o intenie comportamental de utilizare a sistemului, iar aceasta din urm este determinat att de atitudinea angajailor ct i de utilitatea ntrevzut (Legris, Ingham & Collerette, 2003).

Dimensiunea succes a sistemului informaional se refer la satisfacia utilizatorilor cu scopul de a asigura succesul implementrii sistemului ERP. Evaluarea succesului sistemelor informaionale constituie un domeniu de interes pentru cercetarea n managementul sistemului informaional (McGill, Hobbs & Klobas, 2000). n modelul propus de DeLone & McLean (1992) s-a demonstrat c succesul sistemelor informaionale este evaluat de: calitatea sistemului, calitatea informaiei, utilizare, satisfacia utilizatorului, impactul individual, impactul organizaional.Satisfacia utilizatorilor este definit de Seddon & Kiew (1994) ca fiind un sentiment net" de plcere sau de nemulumire care rezult dintr-o agregare a tuturor beneficiilor pe care o persoan sper s le primesc din interaciunea cu sistemul informaional". Calitatea sistemului ERP este legat de calitatea aplicaiei ca atare (funcionalitile sistemului ERP, facilitile de utilizare i de nvare). Calitatea informaiei cuprinde n general atribute relative la calitatea informaiei furnizate de ERP, cum ar fi: formatul informaiei, claritatea informaiei, exactitatea informaiei, disponibilitatea informaiei necesare n timp real, coninutul informaional etc. Utilitatea identificat este definit de Davis (1989) ca fiind gradul n care o persoan consider c utilizarea unui anumit sistem va crete randamentul muncii sale.

Sfaturi practice

Expertiza n domeniul implementrii sistemelor tip ERP ne permite formularea urmatoarelor sfaturi practice: Nu exist nimic magic n software-ul ERP. Beneficiile ERP sunt rezultatul direct al pregtirii, implementrii i utilizrii eficiente. Aceasta pare evident, dar nou din zece companii nu neleg acest lucru de la nceput. Ateptarea unui rezultat imediat este o practic periculoas. Nici o tehnologie informaional avansat nu poate compensa problema unei strategii de afaceri eronate i a unor procese de afaceri ineficiente. Aceast zon, mai ales, nu va fi atins de cei care implementeaz ERP-uri deoarece poate ngreuna dezvoltarea sistemului. Primii pai sunt definirea unei strategii de afaceri care va oferi un avantaj competitiv sau mcar va face firma competitiv; apoi analiza proceselor curente de afaceri i dezvoltarea obiectivelor. Dup aceste etape, urmeaz pregtirea, selectarea i implementarea unui ERP care poate susine mai bine obiectivele strategice i procesele. Achiziionarea unei tehnologii ERP flexibile care se poate acomoda rapid la condiiile n schimbare ale afacerii. Fluxul mare de informaii necesar pentru a susine aciunea de-a lungul lanului de aprovizionare este un pas important nainte pentru cei mai muli productori. Este obligatoriu ca pe viitor ei doar s participe, nu neaprat s fie n fruntea competiiei. Implementarea trebuie fcut de o persoan cu experien ce poate produce shimbri rapid. Firma care achiziioneaz un ERP trebuie s se asigure c activitatea este perceput ca o urgen i c exist o responsabilitate pentru ncheierea activitilor de pregtire i implementare la timp. Managementul executiv trebuie s aprobe proiectul ERP. Managementul executiv trebuie s rmn implicat activ n implementare. Responsabilitile de implementare a ERP trebuie mprite ntre departamentul IT i zonele funcionale n care se implementeaz software-ul. Politica firmei trebuie s implice managementul superior n implementare.

Echipele de implementare trebuie s fie formate din personal funcional i de IT; trebuie reprezentate toate departamentele funcionale n care va fi implementat proiectul.

Managementul executiv trebuie s cunoasc abilitatea instituiei de a se adapta la schimbrile organizaionale care apar cnd se implementeaz un ERP. Trebuie desemnat permanent un manager de proiect pentru implementare. Obligaiile de serviciu curente ale echipei de proiect trebuie realocate altor angajai pe parcursul derulrii proiectului. Angajaii trebuie s fie instruii despre modul n care trebuie s lucreze n echip la un proiect nainte de nceperea implementrii. Entitatea trebuie s dein controlul procesului de implementare. Implementarea este ajutat de un mediu de lucru separat creat special pentru echipa de proiect. Utilizatorii funcionali i tehnici trebuie adui n mediul de lucru dedicat echipei proiectului pentru construirea sistemului. Toi angajaii care vor utiliza sistemul trebuie s fie bine instruii. Managementul executiv trebuie s ajute angajai pentru a interaciona cu ali colegi din alte entiti care au iniiative asemntoare de implementare. Conversia datelor din vechiul sistem software n cel nou trebuie s nceap devreme n procesul de implementare