consiliul de
TRANSCRIPT
CONSILIUL DE
ADMINISTRAŢIE
S.C. APAVITAL S.A.
2015
Elaborat de Comitetul de audit din cadrul Consiliului de Administrație al S.C. Apavital S.A. în conformitate cu prevederile OUG nr.109/2011
RAPORT ANUAL
Raport Anual
2014
2
Cuprins:
1 Prezentare generală ........................................................................................................ 3
1.1 Scurtă prezentare a societății ............................................................................................ 3
1.2 Cadrul instituțional ........................................................................................................... 3
2 Contextul actual ............................................................................................................. 4
3 Activitatea desfăşurată de membrii Comitetului de audit ............................................. 5
4 Relaţiile Comitetului de audit cu ceilalţi participanţi la procesul de raportare
financiară. ........................................................................................................................15
5 Concluzie. ....................................................................................................................... 17
Raport Anual
2014
1 Prezentare generală
1.1 Scurtă prezentare a societății
S.C. ApaVital S.A. este operator licențiat în sfera serviciilor publice de alimentare cu
apă şi de canalizare, prin Ordinul nr. 497/10.12.2009 emis de Guvernul României, prin Autoritatea
de Reglementare pentru Serviciile Comunitare de Utilităţi Publice, pentru o perioadă de 5 ani.
Din punct de vedere al ariei geografice acoperite, activitatea S.C. ApaVital S.A. se
desfăşoară pe raza judeţelor Iaşi şi Neamţ, cuprinzând următoarele sisteme: alimentare cu apă;
tratare apă; aducţiune, distribuţie şi înmagazinare apă potabilă şi industrială; colectare, epurare şi
evacuare ape uzate şi meteorice.
1.2 Cadrul instituțional
Prezentul Raport Anual a fost elaborat de către Comitetul de audit din cadrul Consiliului
de Administrație al S.C. ApaVital S.A, în conformitate cu reglementările următoarelor acte
normative:
OUG nr.109/30.11.2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice;
OUG nr.90/2008 privind auditul statutar al situaţiilor financiare anuale şi al situaţiilor
financiare anuale consolidate, aprobată cu modificări prin Legea nr.278/14.11.2008, cu modificările
şi completările ulterioare;
Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările
ulterioare.
Raportul Anual are la bază Planul de Administrare al S.C. ApaVital S.A. aprobat în şedinţa
AGA din 25.02.2012, Planul de Management al directorilor executivi aprobat în şedinţa Consiliului
de Administraţie din 23.05.2012, Contractele de mandat/de administraţie ale administratorilor,
încheiate la 29.03.2012 şi Contractele de mandat ale directorilor executivi, încheiate la 28.05.2012.
Consiliul de administraţie al S.C. ApaVital S.A. s-a constituit în structura actuală în luna
februarie 2012, cu respectarea principiilor OUG nr.109/2011 privind guvernanţa corporativă, în
baza unei selecţii prealabile efectuate de o comisie formată din specialişti independenţi în
recrutarea resurselor umane.
Consiliul de administraţie a fost numit prin Hotărârea AGA nr. 8/20.02.2012, în
conformitate cu Actul constitutiv al societăţii, cu completările ulterioare, având următoarea
componenţă:
DORUŞ Mihail - preşedinte
ARVINTE Elena - membru
Raport Anual
2014
4
CHIRILĂ Mariana - membru
CREŢU Mihai - membru
TOMA Ion - membru
POPA Gheorghe - membru
SĂLCEANU Alexandru - membru
SĂLCEANU Maria Luminiţa -membru
SPĂLĂŢELU Ionel -membru
Contractele de mandat/de administraţie au fost încheiate pe o perioadă de 4 ani,
începând cu data de 20.02.2012, până la data de 20.02.2016, şi pot fi reînnoite, prin act adiţional,
pentru aceeaşi perioadă, în condiţiile îndeplinirii corespunzătoare a atribuţiilor/obligaţiilor
asumate.
Directorii executivi ai S.C. ApaVital S.A. au fost numiţi prin Hotărârea CA nr.
22/29.03.2012, cu respectarea principiilor OUG nr.109/2011 privind guvernanţa corporativă, în baza
criteriilor de experiență în activitatea de conducere a întreprinderii publice și în baza ofertelor
tehnice depuse în cadrul procedurii de selecție, din rândul membrilor Consiliului de
administrație, devenind astfel administratori executivi.
Conducerea executivă a societăţii are următoarea componență:
TOMA Ion – Director General;
DORUŞ Mihail – Director Tehnic;
CHIRILĂ Mariana – Director Economic.
Contractele de mandat ale directorilor executivi au fost încheiate pe o perioadă de 4 ani,
începând cu data de 29.03.2012, până la data de 29.03.2016, şi pot fi reînnoite, prin act adiţional,
pentru aceeaşi perioadă, în condiţiile îndeplinirii corespunzătoare a atribuţiilor/obligaţiilor
asumate.
2 Contextul actual
Comitetul de audit reprezintă un concept al guvernanţei corporative, ale cărui preocupări
esenţiale sunt concentrate pe direcţia organizării şi asigurării bunei funcţionări a
managementului riscului, controlului intern, auditului intern şi a relaţiei acestuia cu auditul
extern.
Aliniindu-se acestor preocupări majore, Consiliul de administraţie al SC ApaVital SA Iaşi,
prin Decizia sa nr.20/29.03.2012, a constituit Comitetul de audit, în următoarea componenţă:
• ARVINTE Elena – administrator neexecutiv;
• SĂLCEANU Maria Luminiţa – administrator neexecutiv;
• SĂLCEANU Alexandru – administrator neexecutiv.
Raport Anual
2014
5
Acest Comitet de audit a apărut din necesitatea formulării de recomandări către
managementul general/Consiliul de administraţie, înţelegerii acestora şi acordarea sprijinului
necesar pentru implementarea lor. În constituirea lui au contat mult calificările membrilor
comitetului, autonomia lor faţă de manageri şi capacitatea de interpretare a informaţiilor pe care
le primesc de la auditori. În practică, activitatea membrilor Comitetului de audit nu s-a suprapus
cu cea a auditorilor interni. Firesc, deoarece calitatea de auditor intern este o profesie autorizată,
care se exercită în conformitate cu prevederile unor standarde profesionale şi deontologice, iar
calitatea de membru în Comitetul de audit, care funcţionează ca şi comitet specializat al
Consiliului de administraţie, conferă drepturile şi obligaţiile celui ales, asigurate de
managementul general/Adunarea Generală a Acţionarilor. Auditorii interni sunt profesionişti care
au relaţii de respect şi recunoaştere profesională reciprocă faţă de membrii comitetului, de sprijin
şi asistenţă profesională la nevoie.
În cursul anului 2014, Consiliul de administraţie s–a întrunit lunar în cadrul şedinţelor
ordinare. Prezenţa administratorilor la şedinţele lunare a fost de 100%, cazurile speciale fiind
soluţionate prin mandate de împuternicire şi reprezentare acordate altor membri ai consiliului.
3 Activitatea desfăşurată de membrii Comitetului de
audit
O preocupare majoră a Comitetului de audit a reprezentat-o necesitatea unei mai bune
cunoaşteri a Companiei ApaVital şi a activităţilor sale pentru a-şi îndeplini rolul de supraveghere,
aici incluzând controlul intern, riscurile de fraudă şi riscurile privind declaraţiile financiare.
În opinia noastră, controlul intern reprezintă unul dintre elementele-cheie ale unui proces
de raportare financiară eficace şi constă în menţinerea unui mediu de control adecvat. Pentru că
mediul de control stabileşte tonul organizaţiei şi contribuie la conştientizarea personalului cu
privire la rolul controlului intern. În acelaşi timp, mediul de control reprezintă fundamentul
pentru toate celelalte elemente ale controlului intern, asigură disciplină şi contribuie la cultura
minimalizării riscului de pierdere prin fraudă şi prin erori.
În practică, membrii Comitetului de audit nu au fost în poziţia de a determina dacă
sistemul de control intern asupra raportării financiare funcţionează adecvat şi din aceste motive a
trebuit să ne bizuim pe alte persoane. În acest sens, am adresat o serie de întrebări
managementului, direct responsabil pentru organizarea şi funcţionarea controlului intern, am
solicitat şi opinii independente ale auditorilor interni şi auditorilor externi. Am concluzionat că
totul se desfăşoară în conformitate cu reglementările legale după o atentă evaluare a sistemului de
control al ApaVital, inclusiv legătura cu IT-ul şi securitatea, după ce ne-am asigurat că riscurile
semnificative din organizaţie sunt stăpânite prin activităţile de control întreprinse.
Raport Anual
2014
6
Înţelegerea riscului de fraudă a primit o atenţie deosebită din partea noastră, luând în
considerare şi apetitul mass-mediei pentru asemenea subiecte care afectează uşor brandul
organizaţiei.
Comitetul de audit nu este responsabil pentru detectarea fraudei, dar putem identifica
semnalele de raportare financiară frauduloasă:
- tranzacţii semnificative care nu fac parte din cursul obişnuit al companiei;
- un volum extraordinar de activitate cu puţin timp înainte de încheierea exerciţiului
financiar;
- bunuri, datorii, venituri sau cheltuieli ce se bazează pe estimări semnificative ce implică
incertitudini sau judecăţi subiective;
- schimbări în mediul operaţional al firmei;
- creşterea rapidă a profitabilităţii, mai ales în comparaţie cu cele ale celorlalte companii de
profil;
- lipsa unui sistem corespunzător de autoritate şi aprobare a tranzacţiilor;
- minimizarea sistemului de control intern, inclusiv a sistemului informaţional;
- încercări de îngrădire a auditului (în mod direct, prin limitarea accesului la salariaţi sau la
informaţii, sau indirect, prin constrângeri în ceea ce priveşte durata auditului).
Aşadar, principalele activităţi desfăşurate de membrii Comitetului de audit au fost:
3.1. Monitorizarea eficacităţii sistemelor de control intern/managerial şi de audit intern.
3.2. Monitorizarea relaţiilor cu auditorul extern, supervizarea rapoartelor financiare finale ale
SC ApaVital SA.
3.1. Eficacitatea sistemului de control intern/managerial este reflectată de rezultatele obţinute în
procesul de implementare, prezentate mai jos, grupate pe cele 5 elemente cheie (Mediul de
control, Performanţa şi managementul riscului, Informarea şi comunicarea, Activităţi de control,
Auditarea şi evaluarea), extrase din autoevaluările efectuate în cadrul compartimentelor societăţii.
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 – Etică, integritate. În cadrul ApaVital se aplică prevederile Codului
de etică, ce reprezintă un document oficial prin care se comunică tuturor salariaţilor
valorile etice care fac parte din cultura entităţii. Codul etic stabileşte reguli de
comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, cum ar fi: practici acceptate sau
care nu sunt acceptate de entitate, conflicte de interese şi incompatibilităţi, utilizarea
email-ului, internetului şi a altor facilităţi. Considerăm că acest document este concis,
orientat pe mesaje-cheie simple, adaptat la specificul entităţii.
Consilierea angajaţilor pentru a cunoaşte şi înţelege ce comportamente sunt
acceptate în entitate, care sunt repercusiunile încălcării lor, este asigurată de şeful
Raport Anual
2014
7
compartimentului de resurse umane, desemnat ca responsabil pentru consiliere etică la
nivelul organizaţiei prin decizie a directorului general.
Fiecare şef de compartiment monitorizează respectarea normelor de etică de către
salariaţii coordonaţi şi analizează cazurile de încălcare a prevederilor Codului de etică în
cadrul şedinţelor trimestriale.
Din acest an se aplică şi prevederile Codului de conduită pentru protecţia
dreptului persoanei la intimitate în manipularea datelor cu caracter personal, scopul
acestui document fiind acela de a asigura nivelul ridicat constant al protecţiei datelor cu
caracter personal ale persoanelor vizate, prin aplicarea legislaţiei naţionale şi europene
specifice.
Cele două documente sunt postate pe reţeaua Intranet şi sunt prelucrate anual, în
fiecare compartiment, conform unei Fişe de prezenţă la programul de instruire
profesională.
Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini. Misiunea şi atribuţiile societăţii ApaVital
sunt bine definite şi prezentate pe site-ul organizaţiei şi prin afişare la toate punctele de
lucru, precum şi în Regulamentul de organizare şi funcţionare-ROF, aprobat prin Decizia
nr.74/24.11.2010 a Consiliului de Administraţie. De asemenea, la nivelul organizaţiei a fost
elaborat în anul 2011 un Regulament intern.
Documentele au fost postate pe Intranet/Docs/smi/Documente resurse umane.
Au fost elaborate şi actualizate conform modelului standard, în anul 2011, fişele de
post ale întregului personal. Fişele de post sunt semnate de luare la cunoştinţă de fiecare
titular.
Şi în anul 2014, au fost prelucrate următoarele documente: Misiunea şi obiectivele
ApaVital (sunt postate pe www.apavital.ro/misiune_si_obiective), Regulamentul intern,
Regulamentul de organizare şi funcţionare şi individual, fişele posturilor, conform unei
Fişe de prezenţă la programul de instruire/formare profesională.
Elaborarea fişelor posturilor se realizează conform procedurii specifice PLO.RU-04,
asigurându-se concordanţa cu Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF), precum
şi între sarcinile/atribuţiile menţionate în fişele posturilor personalului şi competenţele
decizionale necesare realizării acestora.
Standardul 3 – Competenţă, performanţă. Angajarea personalului se realizează în
conformitate cu prevederile procedurii PLO.RU-02 Recrutarea şi selecţia personalului.
La nivelul organizaţiei se aplică prevederile procedurilor PLO.RU-03 Instruire-
formare profesională şi PLO.RU-01 Evaluarea profesională a salariaţilor.
Raport Anual
2014
8
Documentele sunt postate pe Intranet/Docs/smi/Proceduri/Proceduri de lucru şi
sunt prelucrate anual, conform unei Fişe de prezenţă la programul de instruire/formare
profesională.
Ca urmare a identificării nevoilor de pregătire profesională la nivelul fiecărui
compartiment, se întocmeşte Programul anual de formare profesională, postat pe
Intranet/Docs/smi/CFPP.
Standardul 4 – Funcţii sensibile. Pentru determinarea funcţiilor sensibile se aplică
prevederile procedurii PLO.CI-02 Funcţii sensibile, postată pe
Intranet/Docs/smi/Proceduri/Proceduri de lucru şi prelucrată anual, conform unei Fişe
de prezenţă la programul de instruire/formare profesională.
La nivelul organizaţiei, există întocmit Inventarul funcţiilor sensibile, înregistrat la
arhivă cu nr.26735/31.07.2014.
La nivelul organizaţiei este întocmit un Plan de rotaţie a funcţiilor sensibile,
înregistrat în arhivă cu nr.26736/31.07.2014 şi postat pe Intranet/Docs/smi/Control intern
managerial/Standarde control intern/S4-Funcţii sensibile), având la bază Inventarul
funcţiilor sensibile.
Standardul 5 – Delegarea. Au fost stabilite care sunt competenţele şi respectiv,
responsabilităţile postului, care pot fi delegate înlocuitorului pe perioada absentării
titularului postului.
La nivelul organizaţiei există un document numit Tabel nominal privind delegarea
competenţelor şi a responsabilităţilor manageriale pentru asigurarea continuităţii
managementului la toate nivelurile, înregistrat în arhivă cu nr.33115/12.09.2014, postat pe
Intranet/Docs/smi/Control intern managerial/Standarde control intern/S5-Delegarea.
Delegarea se realizează conform unei proceduri specifice PLO.CI-01 Delegarea,
postată pe Intranet/Docs/smi/Proceduri/Proceduri de lucru.
Standardul 6 – Structura organizatorică. În cadrul fişelor posturilor sunt stabilite
atât poziţionarea postului respectiv în structura organizatorică, cât şi relaţiile de serviciu
(generale şi respectiv, specifice), în vederea eliminării disfuncţionalităţilor în repartizarea
sarcinilor de lucru.
Organigrama ApaVital, aprobată la data de 1.07.2014 (prin decizie a Consiliului de
Administraţie şi postată pe www.apavital.ro/organigramă) este coroborată cu prevederile
Regulamentului de organizare şi funcţionare-ROF, asigurând funcţionarea circuitelor şi
Raport Anual
2014
9
fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor. Nu au fost
depistate elemente de disfuncţionalitate.
II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7 – Obiective. În cadrul documentului Strategia SC ApaVital SA pentru
perioada 2013-2018 au fost stabilite obiectivele specifice/tactice ale structurilor
organizaţiei. Aceste obiective au fost cuprinse în planurile anuale de management ale
compartimentelor.
Obiectivele stabilite răspund cerinţelor S.M.A.R.T. (sunt specifice, măsurabile,
accesibile, relevante şi încadrate în timp), aşa cum rezultă din evaluările făcute.
În cadrul Planului anual de management, au fost stabilite activităţile necesare
îndeplinirii obiectivelor specifice compartimentului şi responsabilii (în concordanţă cu
prevederile fişelor posturilor).
Standardul 8 – Planificarea. În cadrul Planului anual de management, au fost
stabilite resursele necesare efectuării activităţilor, în concordanţă cu prevederile
Bugetului de cheltuieli solicitat, propus şi aprobat (anexa 1 a Planului de management).
În cadrul şedinţelor trimestriale de analiză se constată dacă au au fost cazuri de
modificare a obiectivelor specifice şi dacă sunt necesare măsuri pentru asigurarea
încadrării în fondurile alocate.
Standardul 9 – Coordonarea. În cadrul şedinţelor trimestriale de analiză se adoptă
măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului respectiv cu cele ale
celorlalte structuri organizatorice, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.
În cadrul fiecărui compartiment se realizează consultări zilnice, în cadrul unor
scurte şedinţe operative, în vederea coordonării activităţilor salariaţilor. Sunt stabilite,
după consultarea tuturor celor implicaţi, acţiuni şi termene de realizare, care să conducă
la îndeplinirea activităţilor conform planificării.
Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor. Atât la nivel de compartiment, cât
şi la nivel de organizaţie, este implementat un sistem de monitorizare şi raportare a
performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice. Astfel, periodic
(lunar, trimestrial, semestrial) este analizat gradul de îndeplinire a obiectivelor prin
raportări electronice şi rapoarte anuale de activitate.
Raport Anual
2014
10
În cadrul şedinţelor trimestriale de analiză se constată dacă sunt cazuri de
modificare a obiectivelor specifice şi dacă sunt necesare măsuri pentru asigurarea
încadrării în fondurile alocate.
Nu a fost cazul până acum, dar atunci când necesităţile o vor impune, Comisia de
elaborare, implementare şi monitorizare a planului strategic, constituită prin Decizia
directorului general nr.165/23.10.2012, va efectua reevaluarea relevanţei indicatorilor
asociaţi obiectivelor, operând corecţiile cuvenite.
Standardul 11 – Managementul riscului. Au fost identificate şi evaluate principalele
riscuri asociate obiectivelor şi activităţilor din cadrul compartimentelor, rezultând
documentul Registrul riscurilor.
La nivelul ApaVital a fost actualizat şi în anul 2014 Registrul riscurilor
(nr.39369/28.11.2012), completat cu riscurile preluate din toate procedurile operaţionale
de lucru.
Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări. La determinarea obiectivelor, au fost stabilite
prin consens, atât viziunea şi identitatea societăţii ApaVital, cât şi cerinţele privind
dezvoltarea organizaţiei, toate menţionate în Strategia SC ApaVital SA pentru 2013-2018.
În cadrul şedinţelor trimestriale de analiză se constată dacă sunt modificări ale
ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării obiectivelor, pentru a vedea dacă este
cazul reevaluării acestor obiective sau chiar a reformulării lor.
III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA
Standardul 12 – Informarea. La nivelul compartimentelor au fost stabilite tipurile
de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât,
salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de
serviciu.
În cadrul ApaVital, colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se
realizează prin utilizarea reţelei de calculatoare şi a sistemului de management electronic
al documentelor.
Standardul 13 – Comunicarea. Procesele din cadrul organizaţiei se desfăşoară
integrat, prin sistemul informatic CRIsoft Organization Server (CROS). Utilizatorii
lucrează simultan, prin reţeaua de calculatoare, asupra aceloraşi date, în funcţie de
atribuţiile pe care le au. Legăturile dintre diferitele module se fac direct, fără a fi nevoie de
importuri/exporturi de date şi fără a genera redundanţe.
Raport Anual
2014
11
În cadrul organizaţiei, colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se
realizează prin utilizarea reţelei de calculatoare şi a sistemului de management electronic
al documentelor. Publicarea documentelor se realizează cu acces doar în reţeaua locală
privată TCP/IP (Intranet), instrument pentru lucrul în grup. Informaţia e limitată la
domeniul de preocupare al grupului şi este structurată pentru găsire rapidă.
Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea. La nivelul organizaţiei se aplică
următoarele proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea
corespondenţei: PLO.RP-002 Tratarea petiţiilor şi PLO.AD-02 Arhivarea documentelor,
postate pe Intranet/Docs/smi/Proceduri/Proceduri de lucru şi prelucrate anual, conform
unei Fişe de prezenţă la programul de instruire/formare profesională.
Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea
informaţiilor clasificate (PL-IT021 Acordul de confidenţialitate, PL-IT020 Arhivarea şi
păstrarea documentelor, PL-IT019 Manipularea documentelor) au fost prelucrate conform
unei Fişe de prezenţă la programul de instruire/formare profesională.
Personalul a fost testat cu privire la cunoaşterea acestor reglementări.
Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor. La nivelul organizaţiei se aplică
procedura PLO.CI-04 Semnalarea neregularităţilor, postată pe
Intranet/Docs/smi/Proceduri/Proceduri de lucru şi prelucrată anual, conform unei Fişe
de prezenţă la programul de instruire/formare profesională.
De asemenea, pentru neregularităţile semnalate, factorii responsabili (şefii de
compartimente, controlul operativ, controlul financiar, controlul calităţii, Comisia de
etică şi disciplină) întreprind cercetările adecvate pentru elucidarea lor şi stabilirea
măsurilor ce se impun.
IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
Standardul 17 – Proceduri. Pentru fiecare activitate curentă, repetitivă, au fost
elaborate proceduri operaţionale de lucru, avizate şi aprobate, baza întocmirii acestora
fiind modelul standard din Anexa 1 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr.946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de
control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial, republicat.
Procedurile operaţionale de lucru sunt postate pe
Intranet/Docs/smi/Proceduri/Proceduri de lucru şi sunt comunicate personalului în
Raport Anual
2014
12
funcţie de cele menţionte la Punctul 3 din proceduri „Lista cuprinzând persoanele la care
se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale”.
De asemenea, se efectuează controale tematice, conform planurilor anuale de
control.
Standardul 18 – Separarea atribuţiilor. În cadrul compartimentelor, este asigurată
separarea funcţiilor de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor, precum şi
exercitarea acestora de persoane diferite.
Din analiza prevederilor Punctului 9 „Responsabilităţi şi răspunderi în derularea
activităţii” din procedurile operaţionale de lucru, a rezultat că aceste documente asigură
separarea atribuţiilor.
Standardul 19 – Supravegherea. În planurile anuale de control, elaborate la nivelul
compartimentelor, au fost stabilite măsuri de supraveghere şi supervizare a activităţilor.
Supervizarea activităţilor care implică un grad ridicat de expunere la risc se
realizează în conformitate cu prevederile procedurilor operaţionale de lucru, care prevăd
aceste acţiuni la Punctul 9 „Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii”.
Standardul 20 – Gestiunea abaterilor. La nivelul organizaţiei se prevede ca, înainte
de efectuarea unor activităţi în circumstanţe deosebite, cu operaţiuni care se abat de la o
procedură operaţională de lucru, să se întocmească documente justificative, aprobate la
nivelul corespunzător de autoritate.
Gestionarea oricărei abateri presupune următorul proces: documentarea
(descrierea) abaterii, analiza circumstanţelor apariţiei, stabilirea măsurilor corective.
Acest demers este necesar în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună
practică.
Standardul 21 – Continuitatea activităţii. În cadrul compartimentelor au fost
inventariate situaţiile/evenimentele posibile de generare a unor întreruperi în
desfăşurarea activităţilor, conform Planului de continuitate a activităţilor.
Au fost stabilite şi prelucrate cu salariaţii măsuri pentru asigurarea continuităţii
activităţilor (cuprinse în acelaşi Plan de continuitate a activităţilor), care să fie puse în
practică în caz de manifestare a activităţilor/evenimentelor generatoare de întreruperi, ce
au fost identificate.
Raport Anual
2014
13
Standardul 22 – Strategii de control. La nivelul compartimentelor, şi în anul 2014
au fost elaborate Planuri anuale de control, în care sunt prevăzute strategii de control
adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice (sunt stabilite obiectivele de control,
resursele necesare, pregătirea personalului de control, metodele de control, modul de
evaluare a controalelor).
Aşa cum rezultă din constatările rezultate în urma activităţilor de control
(conform Planului anual de control pentru anul 2014) şi a proceselor verbale ale
şedinţelor trimestriale de analiză, strategiile de control aplicate au furnizat o asigurare
rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice.
Standardul 23 – Accesul la resurse. Accesul la resurse este asigurat în concordanţă
cu Planul anual de achiziţii. Acest document a fost întocmit pe baza situaţiilor transmise
de toate compartimentele (în urma solicitării Serviciului Achiziţii), cereri corelate cu
Bugetul de cheltuieli aprobat.
În decursul anului 2014, fiecare achiziţie s-a făcut pe bază de referate vizate de
Directorul Economic (şi înregistrate în arhivă), toate materialele fiind prevăzute în Planul
anual de achiziţii al organizaţiei. Articolele au fost eliberate din gestiune pe baza unui
document (bon de consum).
Accesul la resursele informaţionale este realizat în conformitate cu prevederile
procedurii PL-IT.012 Creare şi administrare conturi utilizatori (este postată pe
Intranet/Docs/smi/documente SMSI/proceduri de lucru SMSI). Salariaţii
compartimentului se autentifică (au un cont şi o parolă) şi au anumite drepturi, atât la
nivel de utilizator, cât şi la nivel de grup (rol).
În urma verificărilor efectuate conform Planurilor anuale de control, accesul
personalului la resurse s-a realizat cu respectarea strictă a Planului anual de achiziţii şi pe
baza referatelor aprobate de conducerea economică a organizaţiei.
V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA
Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului. Conform Deciziei
nr.16/15.01.2015 a directorului general, în cadrul compartimentelor s-a desfăşurat
autoevaluarea sistemului de control intern/managerial, rezultatele fiind consemnate într-
un Chestionar de autoevaluare.
În urma operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial, la
nivelul compartimentelor au fost prezentate date şi constatări privind stadiul
implementării standardelor. Acestea au fost valorificate prin îmbunătăţirea sistemului
decizional, precum şi a raportărilor întocmite pe această linie.
Raport Anual
2014
14
Standardul 25 – Auditul intern. Biroul Audit Intern a realizat consilierea
conducătorilor celor 23 de mari structuri componente ale societăţii, aşa cum sunt ele
prezentate în Organigrama ApaVital, pentru îmbunătăţirea subsistemelor de control
intern/managerial la nivelul fiecăreia, conform Ordinul ministrului finanţelor publice
nr.946/2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial.
Acest demers s-a desfăşurat prin corespondenţă purtată prin poşta electronică şi
prin discuţii individuale, în timpul misiunilor de audit şi nu numai, prin postarea
materialelor ajutătoare şi a exemplelor pe Intranet, sub supravegherea Comisiei de
implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
Un feed-back există. Dar pentru măsurarea consistenţei sale (adică pentru a se
constata dacă s-au desfăşurat acţiunile cerute şi dacă s-au întocmit toate documentele
suport) s-a obţinut aprobarea directorului general ca la evaluarea anuală a activităţii
fiecărui compartiment, Comisia de evaluare să solicite documentele cheie care să ateste
că suntem pe drumul cel bun, adică:
- proceduri operaţionale de lucru pentru fiecare activitate curentă, repetitivă.
- un Plan anual de management, cel care pleacă de la obiectivele fiecăruia şi
respectiv, ţintele asumate şi se finalizează cu resursele necesare atingerii acestora.
Bugetul de cheltuieli ar trebui să fie un rezultat al acestui plan, nu o indexare a unui
buget istoric.
- un Registru al riscurilor, ce înglobează toate evenimentele şi situaţiile care pot să
apară şi care au un impact nefavorabil asupra atingerii ţintelor asumate, precum şi
gestionarea acestora, printr-o abordare proactivă.
- un Plan anual de control al şefului de compartiment (un plan formalizat, cu
termene şi teme de control, cu constatări şi măsuri de corectare).
- Rapoartele trimestriale de activitate transmise directorilor de resort/inginerilor
şefi. Este o obligaţie înscrisă în fişele posturilor şi presupun şi o analiză făcută pentru
fiecare raportare (se va şti cum se va încadra fiecare în buget, se va explica de ce s-au
depăşit cheltuielile şi ce se va face şi până când se va face ceea ce şi-a propus fiecare
pentru rezolvarea problemei).
Ideea de bază este simplă: controlul intern/managerial nu înseamnă doar activităţi
de control, de inspecţie, ci include toate funcţiile unui şef de compartiment: organizare,
planificare, previzionare, coordonare şi control.
A doua direcţie de acţiune a Biroului Audit Intern a vizat auditarea activităţilor
desfăşurate, în totală independenţă şi obiectivitate. Planul anual de audit intern a fost
realizat în proporţie de 100%, chiar dacă ultima misiune de audit s-a prelungit după data
Raport Anual
2014
15
de 31 decembrie 2014, biroul dispunând de personal suficient în acest sens – aşa cum
rezultă din raportul anual către directorul general.
3.2. Comitetul de audit a supravegheat procesul de raportare financiară a companiei.
Managementul a avut responsabilitatea primară pentru declaraţiile financiare şi pentru procesul
de raportare, incluzând sistemul de control intern. În îndeplinirea responsabilităţilor sale de
supraveghere, Comitetul de audit a verificat declaraţiile financiare din raportul anual împreună cu
managementul, incluzându-se câteva discuţii asupra calităţii, nu doar a acceptabilităţii
principiilor de contabilitate, rezonabilitatea judecăţilor semnificative şi claritatea informaţiilor
din declaraţiile financiare.
Comitetul de audit a verificat problema independenţei faţă de management a firmei
externe de audit BDO Romania, cea care este responsabilă pentru exprimarea unei opinii asupra
conformităţii declaraţiilor financiare auditate cu principiile de contabilitate general acceptate.
Comitetul de audit a discutat cu auditorii interni şi externi ai companiei asupra scopului
general şi asupra planurilor de audit. În anul 2014 au fost 4 astfel de întâlniri, cu sau fără prezenţa
managementului, pentru a discuta rezultatele examinărilor, evaluarea lor asupra controlului
intern al companiei, precum şi asupra calităţii raportării financiare.
Considerăm că prin implicarea Comitetului de audit în auditarea declaraţiilor financiare,
auditorul extern a fost în poziţia să asigure o evaluare obiectivă a procesului de raportare.
Aşteptările noastre de la auditorul extern au vizat:
- menţinerea unei linii de comunicaţie deschise, acest lucru asigurând discuţii oportune,
deschise şi sincere, întâlniri periodice, în particular, fără prezenţa managementului sau a
auditorilor interni, pentru obţinerea directă a feedback-ului în ceea ce priveşte problemele legate
de management sau de auditori interni;
- consilierea Comitetului de audit în ceea ce priveşte domeniile despre care auditorii cred că
necesită o atenţie specială din partea comitetului în îndeplinirea responsabilităţilor sale de
supraveghere;
- informarea asupra oricăror presiuni legate de durata angajamentelor din partea
managementului, gradul de cooperare a acestuia în cadrul auditului, precum şi potenţialele efecte
asupra eficacităţii auditului.
4 Relaţiile Comitetului de audit cu ceilalţi
participanţi la procesul de raportare financiară
În opinia noastră, auditul intern constituie una din piesele importante ale guvernării
corporatiste, împreună cu bordul directorilor, managementul superior (Consiliul de
Administraţie) şi auditul extern. De aceea, membrii Comitetului de audit au susţinut
Raport Anual
2014
16
independenţa auditului intern în ApaVital şi s-au asigurat că acesta are resurse suficiente pentru a
oferi un nivel corespunzător şi de calitate al informaţiei.
Din punctul nostru de vedere, auditul intern a avut linie directă de raportare faţă de
Comitetul de audit, fiind cea mai importantă linie de raportare a noastră. Sinceritatea relaţiilor
dintre membrii Comitetului de audit cu managerii şi auditorii au reprezentat factori-cheie de
natură să ajute Comitetul de audit să-şi îndeplinească, şi în anul 2014, responsabilităţile în mod
eficient.
Având în vedere că funcţia principală a Comitetului de audit este supravegherea
managementului, se apreciază că a fost oportună neimplicarea managementului general în
numirea membrilor comitetului şi neinfluenţarea deciziilor lor, fapte ce ar fi putut compromite
independenţa comitetului.
„Lecţia Enron” ("cea mai inovatoare companie din SUA", timp de şase ani, înainte de
marele scandal, dar, de fapt, o companie care a omis să prezinte datoriile uriaşe, atunci când şi-au
prezentat rezultatele financiare) a determinat companiile, şi ApaVital nu a făcut excepţie, să aibă
preocupări majore privind credibilitatea, controlul şi fiabilitatea procesului de raportare
financiară în vederea asigurării transparenţei, comparabilităţii, consistenţei şi calităţii acestuia. În
această ordine de idei, considerăm că şi în anul 2014, Comitetul de audit a avut un rol critic în
supravegherea integrităţii şi calităţii raportării financiare, asupra eficacităţii controlului intern,
evaluării şi atenuării riscurilor ce afectează declaraţiile financiare, precum şi asupra monitorizării
conformării legale şi etice a Companiei ApaVital.
Aşa cum am mai declarat, o relaţie foarte bună în procesul de raportare financiară a fost
cea dintre Comitetul de audit şi auditorul extern al societăţii (BDO), în sensul că auditorul a avut
obligaţia comunicării problemelor de interes pentru guvernare persoanelor însărcinate cu
guvernarea organizaţiei.
Comitetul de audit a solicitat firmei BDO să informeze dacă a întâmpinat probleme
referitoare la:
• sfera auditului financiar şi limitările ce au apărut;
• dezacorduri cu conducerea care ar putea avea un impact major asupra situaţiilor financiare;
• carenţe semnificative ale sistemului de control intern, incertitudini legate de integritatea
conducerii, precum şi fraude care implică managementul;
• incertitudini importante legate de evenimente şi condiţii care ar putea duce la încetarea
activităţii.
Pe tot parcursul desfăşurării activităţii Comitetului de audit în anul 2014 nu s-au primit
sesizări privind existenţa acestor probleme.
O conlucrare bună a fost şi cea dintre membrii Comitetului de audit şi membrii Comisiei
de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului
de control intern/managerial, precum şi cei ai auditului intern. De fapt, Comitetului de audit i-a
revenit responsabilitatea monitorizării activităţilor de control şi de audit intern.
Printre aspectele privitoare la auditul intern care au făcut obiectul monitorizării şi
supervizării Comitetului de audit pot fi menţionate:
Raport Anual
2014
17
• reacţia şi răspunsurile celor vizaţi şi a conducerii societăţii la recomandările
auditorilor interni.
• instruirea continuă a auditorilor interni în conformitate cu prevederile art.21(8) din
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările
ulterioare.
5 Concluzie
Apreciem că membrii Comitetului de audit au deţinut, în anul 2014, un rol important în
viaţa Companiei ApaVital, că sunt în căutare de moduri în care să evolueze şi că au întreaga
disponibilitate de a utiliza cele mai bune practici pentru a atinge ţintele obiectivelor asumate.
Considerăm că foarte importante în îndeplinirea rolului său complex au fost:
independenţa membrilor comitetului, pregătirea superioară şi experienţa acumulată.
Întocmit astăzi________________
Comitetul de audit
• ARVINTE Elena –
• SĂLCEANU Maria Luminiţa –
• SĂLCEANU Alexandru –