CONFERINTA DE PRESA

Conferinta de presa este organizata atunci cand avem ceva de comunicat mai mult decat poate fi transmis printr-un simplu document (comunicat de presa). Conferinta de presa este instrumentul prin care iti poti face vocea auzita, prin care poti mobiliza sprijinul comunitatii si prin care poti influenta deciziile autoritatilor.

Conferinta de presa sau alta modalitate de comunicare?Este important sa ne punem aceasta intrebare inainte de a incepe sa organizam o conferinta de presa. Pentru a raspunde la aceasta intrebare trebuie sa luam in considerare urmatoarele: este ceea ce avem de spus de interes larg? Este un subiect de actualitate? Avem posibilitatea de a oferi, in cadrul conferintei de presa, avanaje pe care alte modalitati de comunicare cu media nu le pot oferi - de ex. imagini, opinii ale unor specialisti sau ale unor persoane direct afectate de problema discutata, etc? (daca da, atunci organizam conferinta). Exista modalitati cel putin la fel de eficiente in comunicarea acestui mesaj? (daca da, atunci nu organizam conferinta).

Mesajul. Inainte de toate, formuleaza in cel mai simplu mod, mesajul principal al conferintei. In functie de acesta, vei lua decizii in ce priveste aspectele de mai jos.

Locatia. Alege o locatie usor accesibila si atractiva ca imagine. Evita situatia clasica (sala cu prezidiu si cateva randuri de scaune). Fii creativ/a - incearca sa fii neconventional/a si sa gasesti o locatie deosebita, insa legata de cauza ta. Daca subiectul campaniei noastre este legat de transportul in comun, putem organiza conferinta intr-o statie; daca e legat de educatie - putem opta pentru o sala de clasa etc.

Amenajare. Asigura-te ca,indiferent de buget, oferi un cadru potrivit pentru camerele de filmat. Ai neaparat nevoie de elemente vizuale in jurul vorbitorilor (indiferent daca sunt bannere profesionist realizate sau doar cearsafuri pictate, ca e vorba de o sigla sau fotografii relevante etc).

Ziua si ora. Este preferabil sa organizezi conferinta de presa in orele diminetii (multe redactii isi inchid editiile in jurul pranzului) deci o ora potrivita ar putea fi intre 10 si 12. Dar e la fel de important sa eviti sa organizezi conferinta exact atunci cand se intampla ceva deosebit in comunitate (ex. un summit mondial pe o tema de actualitate) sau cand sunt evenimente regulate (conferinta saptamanala de presa a primarului). Deci documenteaza-te inainte, eventual discutand cu unul sau doi jurnalisti care vor stii sa iti spuna exact cand ar fi o data si o ora potrivite. Daca mizezi pe prezenta unui parlamentar, organizeaza conferinta de presa vineri sau sambata.

Atragerea atentiei. Daca organizezi o conferinta de presa, ai nevoie de atentia mass media. Redacteaza un anunt referitor la organizarea conferintei de presa. Include, NEAPARAT, informatii legate de CINE organizeaza conferinta, despre CE vorbeste, UNDE este organizata, CAND si DE CE este organizata conferinta. Tine informatia la un minimum, dar include numele tau si date de contact. Trimite-l la toti jurnalistii relevanti pentru domeniul tau de interes. Echipa BCC te va ajuta sa gasesti numele si datele lor de contact.

Pregatirea materialelor. Daca acest anunt este succint,pentru conferinta propriu-zisa trebuie sa pregatesti un pachet mai amplu. Include informatii mai pelarg despre subiectul conferintei, eventuale materialecare sustin punctulde vedere exprimat.

Invitatii si confirmari. Lista jurnalistilor de invitat este o treaba serioasa. E nevoie de putina cercetare: ai nevoie nu doar de adresele redactiilor (de multe ori mesajele primite aici nu sunt preluate) ci de adresele personale ale jurnalistilor. De asemenea, e important sa ai o listacu jurnalistii potriviti. Sunt, in redactii, jurnalisti specializati (unii pe cultura, altii pe social, altii pe administratie, politic, mediu etc). Daca inviti persoana potrivita, sansele sa participesunt mari. Si viceversa. Cu o zi inainte de conferinta, suna toti jurnalistii si intreaba-i daca au primit anuntul tau si daca poti sa le oferi informatii suplimentare legate de locatie etc. Evita sa divulgi mai multe informatii despre continutul conferintei unui singur jurnalist, intrucat daca unul va publica mai repede decat ceilalti, risti ca nimeni sa nu mai participe.

Materiale. Lista materialelor de oferit jurnalistilor este un alt subiect important. Important e sa reusesti un echilibru - sa nu oferi nici prea multe, nici prea putine informatii. In principiu, kit-ul pentru media (asa se numeste!), va contine: comunicatul de presa, informatii de background (adica informatii de care jurnalistii au nevoie pentru a intelege subiectul (istoric, descriere, context etc) si care NU isi gasesc locul in comunicat, copii ale declaratiilor/ prezentarilor vorbitorilor, lista vorbitorilor cu scurte descrieri, eventual fotografii ale vorbitorilor (daca se poate pe cd- cu atat mai bine!), declaratii ale persoanelor afectate de problema (marturii) etc.

Organizare. Fa o lista detaliata cu tot ce ai nevoie. Lista poate include: materiale informative, afise, pliante, tabel pentru datele de contact ale jurnalistilor participanti, banner in spatele vorbitorilor, carti de vizita, microfoane, amplificator,aer conditionat,prelungitoare, videoproiector, laptop, retroproiector, coli albe, creioane sau pixuri, cd sau memory stick cu prezentarea (powerpoint), sapun, hartie igienica, apa, cafea, ceai, zahar, lapte, cos de gunoi, pahare de unica folosinta, farfurii, servetele, aparat foto, camera de filmat (daca vrei sa ai inregistrarea), podium, scaune, cuier,autorizatie (daca evorba de un loc public), spatii de parcare,sageti care sa indrumejurnalistii spre sala conferintei, eventual ecusoane, telefon inchis, etc. Nu uita sa iei in considerare situatia in care vremea nu vatine cu tine (prea frig, prea cald, ploaie etc). Trebuie sa te gandesti cum va arata cadrul filmat (ce ar 'vedea' o camera de filmat)- poate fi nevoie sa elimini anumite lucruri din imagine sau de pe pereti, sa muti afisele mai sus sau mai jos etc.

Vorbitori. Stabileste o lista a vorbitorilor. Gandeste-te ca jurnalistii sunt ocupati deci limiteaza si numarul vorbitorilor si minutele pe care acestia le au la dispozitie pentru a se adresa jurnalistilor. Pregateste o lista cu numele tuturor vorbitorilor, eventual cateva cuvinte despre fiecare (experienta / interesul fata de subiectul conferintei de presa). Poti include acest document inmapajurnalistilor. Vorbitorii trebuie sa fie pregatiti sa se adreseze jurnalistilor - deci sa stie exact ce vor spune, fara insa a avea discursuri de citit sau texte invatate pe de rost. Ei vor avea o lista cu cuvinte cheie sau cu principalele idei - nu mai mult de 3-5. Daca vorbitorii sunt fara experienta, ati putea alege sa faceti o repetitie inainte de conferinta propriu-zisa. Stabiliti ordinea vorbitorilor.Daca sunt mai multi vorbitori, atunci poate fi util ca moderatorul sa faca un scurt rezumat al fiecarei interventii, mai ales daca acestea nu sunt neaparat cele mai bine structurate discursuri.

Durata. Cu cat mai scurt, cu atat mai bine. Durata totala a conferintei nu trebuie sa depaseasca 20-30 de minute, inclusiv intrebarile si raspunsurile. Nu toti participantii trebuie sa vorbeasca- ei pot delega reprezentanti si pot participa pentru a isi arata sustinerea. Vorbitorii ar trebui sa stie ce vorbesc dinainte si sa pregateasca un scurt rezumat care sa fie oferit jurnalistilor (asta va elimina posibilitatea ca din graba sau din greseala sa apara in presa informatii gresite).

In ziua conferintei.Este bine sa ajungi cu cel putin o ora inainte de conferinta pentru a te asigura ca toate sunt pregatite si pentru a avea timp sa remediezi eventualele probleme. Cere vorbitorilor sa ajunga cu un sfert de ora inainte de inceperea conferintei. Incepe conferinta la timp, chiar daca au sosit putini jurnalisti.

Inceputul conferintei.Fii pregatit/a sa primesti jurnalistii oricand - ei pot ajunge cu 20 de minute mai repede sau pot intarzia cu tot atat. Cere-le sa se inscrie pe tabelul de participanti (pentru a stii cui sa multumesti ulterior). Ofera-le mapele cu informatii. Multumeste de participare.

Desfasurarea. Moderatorul va face o scurta introducere, va prezenta toti vorbitorii si le va da cuvantul, unul cate unul. Este grozav daca poate sa faca cate o gluma ocazional, pentru a destinde atmosfera. La final, moderatorul va inchide conferinta inainte ca aceasta sa se dilueze. In acest sens, va multumi tuturor din nou pentru participare si pentru faptul ca au ales sa iti tina cititorii/ ascultatorii / telespectatorii la curent cu subiectele de actualitate din comunitate.

Intrebari si raspunsuri. Jurnalistii, mai mult ca sigur, vor avea intrebari, fie generale, fie adresate unui anumit participant.Important! Daca nu ai raspuns la una dintre intrebari, evita tactica politicienilor de a divaga si de a nu spune nimic de fapt. Recunoaste deschis ca nu detii raspunsul si spune-le ca te vei documenta si vei reveni cu un raspuns. Iar daca faci aceasta promisiune, asigura-te ca o vei respecta.

Interviuri. De multe ori, reporterii vor cere sa iti ia un mic interviu, prin care sa ilustreze subiectul campaniei/conferintei de presa.Aceasta iti ofera o sansa excelenta pentru a clarifica / corecta anumite informatii sau de a completa cu informatii scapate in conferinta.

Follow up. Dupa conferinta, trimite tuturor jurnalistilor multumiri pentru participare, un rezumat alinformatiilor prezentate,copii dupa materialele distribuite si, eventual, fotografii saumici filmarivideo cu cele mai importante momente din conferinta. Trimite aceste informatii si institutiilor media care nu au participat, dar care ai vrea sa reflecte subiectul. Nu uita regula de aur: include informatii legate de 'cine', 'ce', 'cand', 'de ce' si 'unde'. Cumpara toate ziarele care au fost reprezentate de jurnalisti si urmareste programele de stiri radio si tv si tine evidenta tuturor aparitiilor in presa. Aceasta informatie poate fi utila la un moment dat.

Special pentru presa scrisa foloseste mesaje simple, de impact, usor de citat

nu spune nimic ce nu poti sustine cu dovezi, probe

nu mentiona nimic din ce nu esti gata sa discuti. Evita declaratiile ca in filme 'no comment' sau 'ramane intre noi' etc.

Special pentru radio jurnalistii radio au nevoie de sunet curat, cu cat de putin sunet de fundal.

asigura-te ca ai o persoana disponibila pentru jurnalistii radio, care poate sa iasa si sa ofere declaratii intr-un spatiu linistit, si/sau pregateste-ti o scurta declaratie, clara, concisa, pe care sa o poti oferi la solicitare

daca este posibil si compatibil cu tema conferintei, incearca sa incorporezi in programul conferintei un cantec sau alta manifestare audio

Special pentru televiziuni uita-te la grupul de vorbitori ca prin lentila unei camere de filmat. Asigura-te ca sunt grupati destul de compact pentru a putea fi filmati.

asigura-te ca elementele vizuale (afise, sigle, banner, fotografii) pot fi bine prinse in cadru (nu sunt prea jos, prea sus etc).

include in cadrul eventualelor camere sau in zona accesibila camerelor de filmat obiecte relevante pentru cauza discutata (daca vorbiti de mediul poluat - poti folosi o masca de gaze sau daca vorbiti de apa poluata - umple niste borcane cu apa murdara) etc.

planifica pentru conferinta un moment cu miscare, oameni etc - pentru a conferi greutate subiectului tau (copii care umbla cu masti pe fata, actori care sustin o sceneta pe tema conferintei etc).

asigura-te ca rezervi un loc de unde camerele de filmat sa aiba un unghi bun asupra evenimentului.