Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · f01-po-15.01 chestionare de autoevaluare a stadiului...

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 15-EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL

INTERN/MANAGERIAL

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-15.01 REALIZAREA VERIFICĂRII ȘI EVALUĂRII CONTROLULUI INTERN

MANAGERIAL

2

F01-PO-15.01 Chestionare de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial

27

F02-PO-15.01 Situaţie centralizată a modului de implementare a sistemului de control

intern/managerial (SCIM)

33

F03-PO-15.01 Raport asupra sistemului de control intern/managerial 37

PO-15.02 DEZVOLTAREA ȘI IMPLEMENTAREA STRATEGIILOR DE CONTROL

INTERN MANAGERIAL LA NIVELUL UNITĂȚILOR DE ÎNVĂȚĂMÂNT

39

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

REALIZAREA VERIFICĂRII ȘI EVALUĂRII

CONTROLULUI INTERN MANAGERIAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : P.O. 15.01

2

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

REALIZAREA VERIFICĂRII ȘI EVALUĂRII CONTROLULUI

INTERN MANAGERIAL

PO-15.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

3

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

Grădinariu Sebastian

Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

4

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

5

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia

din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

6

1. Scopul procedurii

1.1. Procedura are ca scop prezentarea modului în care fiecare conducător al unei entităţi

publice sau al unui compartiment îşi poate evalua eficacitatea sistemului propriu de control

intern/managerial.

1.2. Aceasta dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii și

asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul

ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste

pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii

in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

7

2. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică în cadrul unității.

Sistemele de control intern, în mod uzual, sunt structurate să se verifice ele însele în permanenţă

într-o anumită măsură. Controlul este feedback-ul procesului managerial şi, prin acesta,

impulsul acţiunii manageriale continue.

Controlul se bazează pe compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care

determină abaterile constatate şi luarea măsurilor corective.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date:

toate compartimentele unității;

- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate:

toate compartimentele instituției.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

8

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările și completările ulterioare;

3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare

- Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică

cu privire la sistemele de control managerial.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

9

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1 Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul tuturor

compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică.

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau

un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor

compartimente dintr-o entitate publică.

2 Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,

procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.

3 Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control intern managerial.

4 Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului

în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite.

5 Părţi interesate Clienţii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu

care instituţia interacţionează.

6 Autoevaluarea Se realizează atunci când managerii determină eficacitatea controalelor

pentru activităţile aflate în responsabilitatea lor. Termenul este utilizat

pentru a descrie evaluarea efectuată de personalul care operează

controlul.

7 Evaluarea Este funcţia managerială care constă în compararea rezultatelor cu

obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi

negative) şi luarea unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.

8 Autoevaluarea

controlului intern

Proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi evaluată.

Scopul este să se furnizeze o asigurare rezonabilă că toate obiectivele

entităţii au fost realizate.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

10

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. PS Procedură de sistem


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

11

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi

Directorul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului

de control intern şi a elementelor sale. Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuie

rezolvate operativ, prin măsuri corective. În acest sens, se poate spune că verificarea şi

evaluarea continuă sunt încorporate în activităţile normale, determinate de funcţionarea

entităţii. Ele includ activităţi de conducere şi supervizare regulate şi alte măsuri luate de

personal în procesul de îndeplinire a sarcinilor. Ele se realizează continuu şi în timp real, se

adaptează dinamic la condiţiile de schimbare şi sunt integrate în activităţile instituţiei. De

asemenea, verificarea şi evaluarea acoperă fiecare componentă a controlului intern şi implică

măsuri pentru corectarea sistemelor de control intern nesistematice, neetice, neeconomice şi

ineficiente.

Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor.

Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţele specifice şi/sau

conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii publice, fie la unele dintre acestea, opţiune

care revine directorului. Controlul intern nu poate asigura atingerea obiectivelor generale doar

prin el însuşi. Un sistem eficient de control intern reduce probabilitatea de a nu atinge

obiectivele, totuşi există întotdeauna riscul de nefuncţionare a sistemului de control intern

deoarece acesta depinde de factorul uman. Proiectarea sa se confruntă cu constrângeri privind

resursele, schimbări organizatorice şi atitudinea managementului, care pot avea un impact

profund asupra eficacităţii controlului intern. Evaluarea eficacităţii controlului intern cere o

documentare adecvată, întrebări directe relevante, observarea procesului şi tehnicilor care stau

la baza controlului şi evaluarea rezultatelor.

Directorul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacităţii controlului.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

12

5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista documentelor şi conţinutul acestora:

Formular privind Comisia SCIM – decizie de numire, componență, regulament și programul de

dezvoltare a SCIM;

Formular privind Chestionarul de autoevaluare;

Formular privind Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării;

Formular privind Situaţia centralizatoare;

Formular privind Raportul asupra SCIM;

Formular privind Referatul de implementare al SCIM.

5.2.2 Circuitul documentelor:

Directorul unității de învățământ emite decizie pentru programarea unei autoevaluări asupra

sistemului de control intern/managerial, convoacă Comisia după care informează conducătorii

de compartimente.

Comisia elaborează chestionarul de autoevaluare pe care îl aprobă conducătorul instituţiei şi îl

transmite conducătorilor de compartimente. Comisia centralizează chestionarele şi întocmeşte

situaţia sintetică. Apoi, se întocmeşte o situaţie centralizatoare.

5.3 Modul de lucru

Autoevaluarea presupune ca fiecare entitate publică să-şi stabilească gradul de conformitate a

controlului intern, să aibă un plan de acţiune care să identifice zonele care au nevoie de

îmbunătăţiri şi să elaboreze un raport privind activitatea de control intern.

Dezvoltarea şi armonizarea unui sistem de control intern se bazează pe o metodologie cadru

pentru autoevaluare care să fie adaptată specificului fiecărei entităţi publice.

Autoevaluarea nu este acelaşi lucru cu evaluarea realizată de către un audit, iar succesul ei

depinde de deschiderea spre critică şi autocritică.

Premisele autoevaluării sunt:

- Transmiterea chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

13

de control intern/managerial, către conducătorii tuturor compartimentelor/ structurilor

organizatorice ale entităţii publice.

- Elaborarea răspunsurilor la chestionar, în care tipurile de întrebări abordează atât

evaluarea eficacităţii controalelor existente cât şi culegerea de informaţii pentru îmbunătăţirea

eficienţei acestora. Chestionarul este adresat tuturor nivelurilor de management. Întrebările

incluse în chestionar vizează măsura în care, în primul rând, cerinţele generale precizate în

standarde, dar şi alte cerinţe specifice, ţinând cont de domeniul standardului, sunt puse în

practică la nivelul entităţii.

- Formularea de răspunsuri fundamentate la întrebările din chestionar. Răspunsurile

trebuie să se bazeze pe practicile curente nu pe ceea ce compartimentul crede ca ar trebui să

răspundă şi nici pe ceea ce acesta intenţionează să implementeze în viitor.

- Consolidarea şi analiza rezultatelor, pe baza răspunsurilor formulate de director.

- Organizarea unei discuţii cu personalul de conducere pentru prezentarea rezultatelor şi

schiţarea concluziilor.

- Elaborarea unui raport asupra sistemului de control intern/managerial, ca bază pentru un

plan de acţiune pentru zonele identificate ca având nevoie de îmbunătăţiri.

De asemenea, chestionarul cuprinde toate elementele-cheie ale controlului intern şi standardele

de control intern/managerial aferente, respectiv:

- mediul de control (etica/integritatea, resurse umane, filozofia managementului, structura

organizatorică şi responsabilitatea);

- managementul riscului (obiective cum ar fi identificarea şi analiza riscului,

monitorizarea performanţei, prioritizarea resurselor, măsuri de control al riscului);

- informarea (corectitudine, rapiditate) şi comunicarea (internă şi externă);

- activităţile de control (separarea atribuţiilor, proceduri şi manuale de proceduri,

supervizare, înregistrarea excepţiilor şi continuitatea operaţiunilor);

- auditul şi evaluarea (rolul auditului, frecvenţa cu care se realizează exerciţiul

autoevaluării, reînnoirea metodologiilor şi raportarea deficienţelor).

În urma analizării răspunsurilor la acest chestionar, conducătorii consolidează rezultatul într-un

raport asupra sistemului de control intern/managerial al entităţii.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

14

Toate aspectele procesului de autoevaluare trebuie să fie documentate, să includă o metodologie

de evaluare, sursele şi tipurile de informaţii utilizate, să existe corelări între răspunsurile la

întrebările din chestionar, deficienţele şi acţiunile corective recomandate. Pe baza rezultatelor

autoevaluării, managementul trebuie să ia măsurile adecvate şi prompte pentru remedierea

deficienţelor identificate. Totodată, managementul ar trebui să includă o analiză a măsurilor

corective într-un proces de autoevaluare ulterioară pentru a determina dacă s-au obţinut

rezultatele aşteptate.

5.3.1. Metodologie

Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management

definită de standardul 15 „Evaluarea sistemului de control intern/managerial” din Codul

controlului intern/managerial, conform căruia entitatea publică trebuie să instituie o funcţie de

evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în

responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea

publică. Această funcţie de autoevaluare nu poate fi nici confundată şi nici substituită de

evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează auditorul, pe baza unei

metodologii specifice, în aplicarea standardului 16 „Auditul intern” şi a normelor care

reglementează activitatea în acest domeniu.

Entităţile publice au obligaţia de a efectua anual operaţiunea de autoevaluare a propriilor

sisteme de control intern/managerial, conform prevederilor Ordonanţei Guvernului nr.

119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu

modificările ulterioare şi OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern

managerial al entităților publice, cuprinzând standardele de control intern/managerial la

entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat.

Autoevaluarea sistemului de control intern, efectuată periodic de director, cel puţin o dată pe

an, previne funcţionarea defectuoasă a controlului intern, prin detectarea deficienţelor şi

corectarea acestora. Totodată, autoevaluarea constituie pentru directori un mijloc util şi eficace

de a colabora la evaluarea procedurilor de control. Întregul proces de autoevaluare a

sistemului/subsistemului de control intern/managerial trebuie să fie bine organizat, pragmatic

şi să adauge valoare, nu să fie privită ca o povară şi în mod obligatoriu trebuie să fie susţinut


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

15

de managementul superior. Modul în care conducerea unei entităţi acordă importanţă

evaluării/autoevaluării controlului intern/managerial are un impact direct asupra eficacităţii

acestuia. Tonul managementului influenţează modul cum angajaţii efectuează şi reacţionează

la evaluare/autoevaluare.

De exemplu, exprimarea unui ton pozitiv din partea conducerii referitor la sistemul de control

intern/managerial şi importanţa autoevaluării are consecinţe directe atât asupra aşteptărilor cât

şi a măsurilor care vor fi luate, dacă va fi cazul.

Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial într-o entitate publică,

presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. dispunerea de către conducătorul entităţii publice, prin act de decizie internă, a

programării şi efectuării de către fiecare compartiment din organigramă aflat în

subordine, a operaţiunii de autoevaluare a sistemului/subsistemului de control

intern/managerial.

2. convocarea unei reuniuni de lucru a structurii cu atribuţii de monitorizare,

coordonare şi îndrumare metodologică a sistemului de control intern/managerial,

denumită în continuare Comisie, în vederea stabilirii măsurilor de organizare şi realizare

a operaţiunii de autoevaluare.

3. completarea de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice a

Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial.

Modelul de chestionar este unul general, aplicabil tuturor entităţilor publice, şi include un set

de criterii minimale, în funcţie de care se evaluează/autoevaluează calitatea sistemelor de

control intern/managerial din cadrul entităţilor publice, se identifică zonele de risc precum şi

direcţiile de schimbare necesare.

Chestionarul de autoevaluare se completează astfel:

Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Structura poate

defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii.

Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în

coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu documente justificative


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

16

corespunzătoare.

În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit

compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de

evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie

asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai

standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară" şi 16 "Auditul intern", cu respectarea

condiţiei ca, la nivelul entităţii, toate standardele să fie aplicabile.

Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

- implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Da";

- parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin două dintre criteriile generale de evaluare

aferente standardului s-a răspuns cu "Da";

- neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Nu".

Situaţia Sintetică a rezultatelor autoevaluării se completează astfel:

La nivelul entităţii publice, un standard de control intern/managerial se consideră că este:

- implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor

precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

- parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor

precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

- neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în

coloana 2, pe acelaşi rând.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

17

Situaţie Centralizatoare semestrială/anuală privind stadiul implementării

şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial la data de1) ............,

Capitolul I:

Data situaţiei centralizatoare şi transmiterea acesteia:

- cap. I "Informaţii generale" se întocmeşte semestrial de către toate entităţile publice şi se

transmite Secretariatului General al Guvernului - Direcţia de control intern managerial şi relaţii

interinstituţionale, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, numai de

către instituţiile publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului

de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat şi al bugetului oricărui fond special; data situaţiei

este, după caz, 30 iunie sau 31 decembrie a anului de raportare:

- cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor

autoevaluării", se întocmeşte anual, data situaţiei fiind 31 decembrie, şi se transmite până la

data de 20 februarie a anului următor pentru anul precedent.

La cap. I se fac următoarele precizări:

- în coloanele 2, 3 şi 4 se înscriu date cumulative corespunzătoare stării reale/mărimii

indicatorilor specificaţi în coloana 1 pe rândurile 1-13 la data situaţiei centralizatoare, respectiv

30 iunie sau 31 decembrie;

- numărul total de entităţi publice subordonate/în coordonare, care se înscrie pe rândul 1 coloana

2, cuprinde:

- entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau,

după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de

credite;

- entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

- entităţile publice subordonate/în coordonare, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12

coloana 4, se referă la:

- entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau,

după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea ordonatorilor secundari de

credite;

- entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

18

- activitate procedurabilă reprezintă totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină

procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili

reguli şi metode de lucru general valabile în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate,

eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice;

- în coloana 5 se înscriu inclusiv menţiuni cu privire la situaţiile deosebite, constatate în

acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structura

constituită şi învestită cu astfel de atribuţii în cadrul entităţii publice.

La cap. II se fac următoarele precizări:

- abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele semnificaţii: "I"

- implementat; "PI" - parţial implementat;.NI" - neimplementat;

- coloanele 8-10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea

informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 la instrucţiuni "Situaţia sintetică a

rezultatelor autoevaluării", transmise de entităţile publice direct subordonate ordonatorului

principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru entităţile

aflate în subordine) sau, după caz, terţiari de credite, precum şi de entităţile publice aflate în

coordonarea ordonatorului principal de credite.

Raportul aprobat de conducătorul entităţii publice, prin semnarea acestuia, se transmite la

organul ierarhic superior odată cu situaţiile financiare anuale.

Aceste rapoarte sunt menite să precizeze dacă sistemele de control intern/managerial

implementate pentru atingerea obiectivelor generale şi specifice sunt în conformitate cu

standardele de control intern/managerial şi să ia măsuri pentru a corecta eventualele deficienţe

identificate prin operaţiunea de autoevaluare.

Se poate trage concluzia că, din întreaga operaţiune de autoevaluare efectuată la nivelul entităţii,

se pot defini atât punctele tari cât şi punctele slabe ale gradului de conformitate a sistemului de

control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial.

5.3.2 Avantajele procesului de autoevaluare

O instituție publică în care se practică autoevaluarea dispune de un proces formalizat şi

documentat prin care conducerea, care este direct implicată, participă în mod structurat la o


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

19

serie de acţiuni, precum:

- identificarea riscurilor existente;

- evaluarea proceselor de control care permit atenuarea sau gestionarea acestor riscuri;

- elaborarea de planuri de acţiune prin care să se aducă riscurile la niveluri acceptabile;

- estimarea probabilităţii ca obiectivele entităţii să fie atinse.ş

Procesul de autoevaluare prezintă o serie de avantaje:

o conducătorii instituției dobândesc instruire şi experienţă graţie cărora pot evalua riscurile,

pot asocia procesele de control şi managementul acestor riscuri şi pot spori şansele de

îndeplinire a obiectivelor entităţii;

o controalele informale, denumite „soft” sunt mai uşor de identificat şi de evaluat;

o membrii personalului sunt motivaţi să-şi „însuşească” procesele de control existente în

compartimentele lor, iar măsurile corective luate de Comisie sunt uneori mai eficace şi mai

rapide;

o întregul lanţ obiective - riscuri - controale din entitate face obiectul unei monitorizări mai

bune şi al unor îmbunătăţiri continue;

o auditul este mult mai bine informat despre procesele de control intern/managerial din

cadrul entităţii. Prin urmare poate exploata aceste informaţii şi aloca resursele sale, care de

obicei sunt reduse, examinării funcţiilor care prezintă puncte slabe sau riscuri reziduale

importante;

o conducerea, având o responsabilitate sporită în ceea ce priveşte procesele de management

şi de control în cadrul entităţii, va fi mai puţin tentată să delege aceste responsabilităţi

specialiştilor;

o cunoaşterea temeinică şi aprofundarea conceptelor controlului intern/managerial şi

utilizarea lor pentru a comunica;

o are ca efect extinderea sferei de evaluare a proceselor de control intern/managerial în cadrul

entităţii şi îmbunătăţirea calităţii măsurilor corective luate de responsabilii de proces;

o se pot valida o serie de concluzii rezultate din procesul de autoevaluare, informaţiile se pot

sintetiza şi în baza acestora se pot formula opinii de ansamblu cu privire la eficacitatea

controlului intern/managerial în cadrul entităţii.

Documentaţia prezentă încearcă să ofere personalului de conducere din cadrul instituției o


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

20

abordare mai detaliată a autoevaluării controlului intern/managerial astfel încât, să se poată

identifica direcţiile de acţiune în scopul implementării cu succes a cerinţelor generale şi

specifice ale standardului iar calitatea performanţei controlului intern/managerial să crească în

timp.

De asemenea, autoevaluarea se poate realiza şi prin intermediul unor firme specializate care vor

consilia Comisia în activitatea de analiză a stadiului de implementare a sistemului şi la oferirea

unor soluţii în acest sens.

5.4 Resurse necesare:

5.4.1 Resurse materiale

birotică, aparatură şi echipamente specifice;

reţea internet;

copiator;

imprimantă;

telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri

din afara instituţiei;

papetărie şi tipizate.

5.4.2 Resurse umane

Conducătorii tuturor compartimentelor;

Comisia;

Directorul.

5.4.3 Resurse financiare

Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

21

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul (postul) /

acţiunea (operaţiunea)

I II III IV V

1. Secretarul întocmește Decizia

de efectuare a autoevaluării /

Comisia întocmește Situația

sintetică, Situația

centralizatoare și Raportul

asupra SCIM

E.

2. Verificarea documentelor

elaborate, de către conducerea

unității

V.

3. Analiza și aprobarea

documentelor elaborate, de

către directorul instituției

A.

4. Aplicarea Chestionarului de

autoevaluare Ap.

5. Arhivarea documentelor

rezultate din derularea

procesului de verificare și

evaluare a controlului

Ah.

I – Secretarul / Comisia;

II – conducere;

III – director;

IV – Comisia;

V – persoana cu atribuții de arhivă.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

22

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

23

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

24

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

25

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de ex

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă ----------

-------- Arhivă Conform Nomenclator

Arhivistic

F01-PO-15.01 Chestionare de

autoevaluare a stadiului de

implementare a

standardelor de control

intern/managerial

Şefi

compartimente

Director Arhivă Conform

Nomenclator Arhivistic

F02-PO-15.01 Situaţie centralizată a

modului de implementare a

sistemului de control

intern/managerial (SCIM)

Comisie Director Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

F03-PO-15.01 Raport asupra sistemului

de control

intern/managerial

Comisie Director Arhivă Conform Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

26

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 2

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

3

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

4

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

5

5 Scopul procedurii operaţionale 6

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 7

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

8

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

9

9 Descrierea procedurii operaţionale 11

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 21

11 Formular evidență modificări 22

12 Formular analiză procedură 23

13 Lista de difuzare a procedurii 24

14 Anexe, înregistrări, arhivări 25

15 Cuprins 26


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

27

ANEXA 1 - F01-PO-15.01 Chestionare de autoevaluare a stadiului de implementare a

standardelor de control intern/managerial

Compartiment................................

Conducător de compartiment

..................................................................

Nume şi prenume, funcţia/semnătura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelor

de control intern managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării

standardului 1)

Răspuns și explicații 2)

La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da /

Nu 4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etică și integritate

1. A fost comunicat personalului un cod de conduită sau

legislația în domeniu, care stabileşte reguli de

comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu,

aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de

execuţie? 5)

2. Există un sistem de monitorizare a respectării normelor

de conduită?

3. În cazul semnalării unor nereguli, conducătorul de

compartiment a întreprins cercetări adecvate în scopul

elucidării acestora?

Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini

1. Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele

specifice privind misiunea, funcțiile, atribuțiile

entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor?

2. Au fost identificate şi inventariate funcţiile sensibile?

3. Au fost luate măsuri de control pentru asigurarea

diminuării riscurilor asociate funcțiilor sensibile?

Standardul 3 – Competență, performanță


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

28


standardului 1)


La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da /

Nu 4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

1. Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile

necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor

asociate fiecărui post?

2. Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii

profesionale a personalului și concretizate printr-un

raport privind necesarul acestora?

3. Cursurile de perfecționare profesională sunt realizate

conform planului anual de perfecționare profesională

aprobat de conducătorul entității publice?

Standardul 4 – Structura organizatorică

1. Structura organizatorică asigură funcţionarea

circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare

supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

2. Sunt efectuate evaluări/analize privind gradul de

adecvare a structurii organizatorice în raport cu

obiectivele și modificările intervenite în interiorul

și/sau exteriorul entității publice?

3. Actele de delegare respectă prevederile legale sau

cerinţele procedurale aprobate?

II. PERFORMANȚE ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 5 – Obiective

1. Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului?

2. Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă

pachetului de cerinţe SMART? (specifice; măsurabile;

acceptate; realiste; cu termen de realizare)

3. Sunt reevaluate/actualizate obiectivele specifice atunci

când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor

care au stat la baza fixării acestora?

Standardul 6 – Planificarea

1. Există o planificare a activităților în concordanță cu

obiectivele specifice?

2. Sunt repartizate resurse astfel încât să se realizeze

activitățile corespunzătoare obiectivelor specifice

compartimentului?


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

29


standardului 1)


La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da /

Nu 4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

3. Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor si

activităţilor compartimentului cu cele ale altor

compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi

coerenţei acestora?

Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor

1. Este stabilit un sistem de monitorizare şi raportare a

performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi

obiectivelor specifice?

2. Există o evaluare a performanțelor pe baza indicatorilor

de performanță stabiliți?

3. În cazul în care se constată o eventuală abatere de la

obiective, se iau măsurile preventive și corective ce se

impun?

Standardul 8 – Managementul riscului

1. Există identificate și evaluate riscurile aferente

obiectivelor/activităților?

2. Sunt stabilite și monitorizate măsurile de control

aferente riscurilor semnificative?

3. Există o analiză a riscurilor identificate și gestionate,

concretizate printr-o raportare anuală cu privire la

procesul de management al riscurilor?

III. ACTIVITAȚI DE CONTROL

Standardul 9 – Proceduri

1. Pentru activităţile procedurale au fost elaborate și/sau

actualizate proceduri documentate?

2. Procedurile elaborate respectă cerințele minimale

prevăzute de standard, pentru a fi un instrument eficace

de control?

3. Procedurile elaborate respectă structura unitară stabilită

la nivelul entității?

Standardul 10 – Supravegherea

1. Conducătorul monitorizează şi supervizează activităţile

care intră în responsabilitatea lui directă?

2. Conducătorul acordă asistență salariaților necesară

pentru realizarea sarcinilor trasate? Conducătorul


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

30


standardului 1)


La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da /

Nu 4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

verifică activitatea salariaților cu privire la realizarea

sarcinilor trasate?

3. Sunt instituite controale suficiente şi adecvate de

supraveghere pentru activităţile care implică un grad

ridicat de expunere la risc?

Standardul 11 – Continuitatea activității

1. Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în

derularea principalelor activităţi?

2. Sunt stabilite măsuri (preventive sau corective, după

caz) pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul

apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

3. Sunt monitorizate și aduse la cunoștința salariaților

implicați, măsurile propuse?

IV. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA

Standardul 12 – Informarea și comunicarea

1. Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul,

frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât

personalul de conducere şi cel de execuţie, prin

primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată

îndeplini sarcinile de serviciu?

2. Sunt stabilite fluxurile informaționale și căile de

comunicare specifice compartimentului?

3. Sunt stabilite canale adecvate de comunicare între

compartimentele entității cât și cu partea externă.

Standardul 13 – Gestionarea documentelor

1. Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea,

expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea,

protejarea şi arhivarea documentelor interne şi externe,

după caz?

2. Sunt implementate măsuri de securitate pentru

protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului,

pierderii, incendiului etc.?

3. Reglementările legale în vigoare cu privire la

manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt

cunoscute şi aplicate în practică?

Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiara


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

31


standardului 1)


La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da /

Nu 4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

1. Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate în

concordanţă cu prevederile normative aplicabile

domeniului financiar-contabil?

2. Există controale pentru a asigura corecta aplicare a

politicilor, normelor şi procedurilor contabile, precum

şi a prevederilor normative aplicabile domeniului

financiar-contabil?

3. Este monitorizată remedierea deficiențelor constatate

de organele cu competentă în domeniu?

V. AUDITUL INTERN

Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial

1. Conducătorul compartimentului realizează, anual,

operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control

intern managerial?

2. Răspunsurile din chestionarul de autoevaluare sunt

probate cu documente justificative corespunzătoare?

3. Conducătorul compartimentului propune măsuri

pentru îmbunătățirea sistemului de control intern

managerial în cadrul chestionarului de autoevaluare?

Standardul 16 – Auditul intern

1. Compartimentul de audit public intern desfășoară, în

afara activităților de asigurare şi activități de consiliere

în scopul dezvoltării sistemului de control intern?

2. Compartimentul de audit public intern este

dimensionat, ca număr de auditori, pe baza volumului

de activitate şi a mărimii riscurilor asociate, astfel încât

să asigure auditarea activităţilor cuprinse în sfera

auditului public intern?

3. Compartimentul de audit public intern întocmeşte

rapoarte periodice cu privire la acţiunile/activităţile

desfăşurate?

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern managerial

.............................................................................................................................................................

Măsuri de adoptat

.............................................................................................................................................................


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

32


standardului 1)


La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da /

Nu 4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

NOTA 1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Comisia de monitorizare

poate defini şi include în Chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii. 2) Fiecare răspuns din coloana 1 la “Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului”

se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu documente justificative

corespunzătoare. 3) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a

răspuns cu "Da";

parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Nu";

neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului

s-a răspuns cu "Nu". 4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit compartiment, în

coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard,

prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului". La nivelul unui

compartiment pot fi considerate neaplicabile numai standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară"

şi 16 "Auditul intern", cu respectarea condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile. 5) Subordonatele entităților publice locale și primăriile de comune vor evalua stadiul de implementare a

standardelor de control intern managerial, aplicând numai prima cerință din Chestionarul de autoevaluare,

iar modul de implementare al standardului fiind următorul:

Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

implementat (I), atunci când, la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a răspuns cu "Da";

neimplementat (NI), atunci când la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a răspuns cu

"Nu".

Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de

control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, se realizează conform acelorași

precizări din ”Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de

control intern managerial”.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

33

ANEXA 2 - F02-PO-15.01 Situaţie centralizată a modului de implementare a sistemului de

control intern/managerial (SCIM)

Entitatea publică ……………………………….

Aprob

Preşedinte Comisia de monitorizare

………………….............................

(nume / prenume / funcţia)

(semnătura / data)

SITUAŢIA CENTRALIZATOARE

privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial

la data de 31 decembrie ....

Cap. I - Informaţii generale (1)

Nr.

crt.

Specificaţii ale sistemul de control intern

managerial

Total

(număr)

din care, aferent:

Obs.

Aparatului

propriu

Entităţilor

publice

subordonate /

în coordonare /

sub autoritate

0 1 2 3 4 5

1. Entităţi publice subordonate / în coordonare / sub

autoritate

X X

2. Entităţi publice în care s-a constituit Comisia de

monitorizare.

3. Entităţi publice în care s-a elaborat şi aprobat

Programul de dezvoltare.

4. Entităţi publice care şi-au stabilit obiectivele

generale și specifice.

5. Obiective generale stabilite de către entităţile

publice de la pct.4.

6 Obiective specifice stabilite de către entităţile


7. Entităţi publice care şi-au inventariat activităţile

procedurale.

8. Activităţi procedurale inventariate de către

entităţile publice de la pct.7.

9. Entităţi publice care au elaborat proceduri

documentate.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

34

10. Proceduri documentate elaborate de către entităţile


11. Entităţi publice care au elaborat indicatori de

performanţă asociaţi obiectivelor specifice.

12. Indicatori de performanţă asociaţi obiectivelor

specifice, de către entităţile publice de la pct.11.

13. Entităţi publice care au identificat, analizat şi

gestionat riscuri.

14. Riscuri înregistrate în Registrul de riscuri de către

entităţile publice de la pct.13.

Cap. II - Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor

autoevaluării la data de 31 decembrie .... (2)

Denumirea standardului de control

Numărul de

entităţi

publice care

raportează

din care:

Obs. Aparat

propriu

Entităţi

publice

subordonate /

în coordonare

/ sub

autoritate

I PI NI I PI NI I PI NI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

I. Mediul de control

Standardul 1 - Etica şi integritatea

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Standardul 3 - Competenţa, performanţa

Standardul 4 - Structura organizatorică

II. Performanţe şi managementul riscului

Standardul 5 - Obiective

Standardul 6 - Planificarea

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

Standardul 8 - Managementul riscului

III. Activităţi de control

Standardul 9 - Proceduri

Standardul 10 - Supravegherea

Standardul 11 - Continuitatea activităţii

IV. Informarea şi comunicarea

Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

Standardul 13 - Gestionarea documentelor


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

35

Standardul 14 - Raportarea contabilă şi

financiară

V. Evaluare şi audit

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de

control intern managerial

Standardul 16 - Auditul intern

Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial cu standardele de control intern

managerial se prezintă astfel:

(nr.) entităţi au sisteme conforme;

(nr.) entităţi au sisteme parţial conforme;

(nr.) entităţi au sisteme parţial conforme limitate;

(nr.) entităţi au sisteme neconforme.

Nota (1) La cap. I se fac următoarele precizări:

în coloana 2 se înscriu datele cumulative din coloanele 3 și 4, corespunzătoare stării

reale/mărimii indicatorilor specificaţi în coloana 1 rândurile 1-14 la data 31 decembrie

a anului raportării;

numărul total de entităţi publice subordonate/în coordonare/sub autoritate, care se

înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde:

a) entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori

secundari sau după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea

ordonatorilor secundari de credite;

b) entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

c) entităţile publice aflate sub autoritatea ordonatorului principal de credite;

entităţile publice subordonate/în coordonare/sub autoritate, care se înscriu pe rândurile

2, 3, 4, 7, 9, 11, 13 coloana 4, se referă la:

a) entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori

secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din subordinea

ordonatorilor secundari de credite;

b) entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

c) entităţile publice aflate sub autoritatea ordonatorului principal de credite;

în coloana 5 se înscriu, dacă este cazul, precizări şi completări cu privire la specificaţiile

corespunzătoare, excepții, cazuri speciale etc.

(2) La cap. II se fac următoarele precizări:

abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele

semnificaţii: "I" - implementat; "PI" - parţial implementat; "NI" -

neimplementat;

prin ”Aparat propriu” aferent coloanelor 5-7 se înțelege entitatea publică care

centralizează informațiile și nu un număr cumulat de compartimente din entitate.

coloanele 8-10 se completează de ordonatorul ierarhic superior de credite, prin

cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din Anexa nr. 4.2.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

36

(3) Aceste informaţii sunt transmise de entităţile publice (indiferent de statutul lor de

subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate) ordonatorului de credite ierarhic

superior.

Elaborat

Secretariat tehnic Comisia de monitorizare

…………………………………………….

(nume / prenume)


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

37

ANEXA 3- F03-PO-15.01 Raport asupra sistemului de control intern/managerial

Denumirea entităţii publice ....................

Nr .........................../data .........................

RAPORT

asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20..........

În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul

intern managerial şi control financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare, subsemnatul (nume şi prenume) ………., în calitate de (denumirea funcţiei de

conducător al entităţii publice) ………., declar că (denumirea entităţii publice) ……….,

dispune de un sistem de control intern managerial ale cărui concepere şi aplicare permit / permit

partial / nu permit conducerii (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o

asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale

şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi

economicitate.

Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere

asupra sistemului de control intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării

acestuia.

Sistemul de control intern managerial cuprinde / cuprinde partial / nu cuprinde mecanisme de

autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea eficacităţii acestuia are / nu are la bază

evaluarea riscurilor.

În acest caz, menţionez următoarele:

- Comisia de monitorizare este / nu este funcțională;

- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial este / este parțial / nu este

implementat și actualizat anual;

- Procesul de management al riscurilor este / este parțial / nu este organizat și monitorizat;

- Procedurile documentate sunt elaborate în proporţie de ..... % din totalul activităţilor

procedurale inventariate;

- Sistemul de monitorizare a performanțelor este / nu este stabilit și evaluat pentru obiectivele

şi activitățile entității, prin intermediul unor indicatori de performanță;

Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20.., sistemul de control

intern managerial al (denumirea entităţii publice)……...... este conform / parţial conform /

parţial conform limitat / neconform cu standardele cuprinse în Codul controlului intern

managerial.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-15.01

38

Din analiza rapoartelor asupra sistemului de control intern managerial transmise ordonatorului

principal / secundar de credite de către ordonatorii secundari şi/sau terţiari de credite, direct

în subordonare / în coordonare / sub autoritate, rezultă că:

- ….. (nr.) entităţi au sistemul conform;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform limitat;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul neconform.

Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea

responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în

documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern managerial cât și raportările

transmise de către entitățile subordonate/în coordonare/sub autoritate.

NOTĂ

Declaraţia conducătorului entităţii publice trebuie să fie corelată cu conţinutul și

informațiile regăsite în anexele prezentului ordin.


Ediţia I

DEZVOLTAREA ȘI IMPLEMENTAREA

STRATEGIILOR DE CONTROL INTERN

MANAGERIAL LA NIVELUL UNITĂȚILOR

DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

39

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

DEZVOLTAREA ȘI IMPLEMENTAREA STRATEGIILOR DE

CONTROL INTERN MANAGERIAL LA NIVELUL UNITĂȚILOR DE

ÎNVĂȚĂMÂNT

PO-15.02

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

40

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

41

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

42

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia

din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie


3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

43

1. Scopul procedurii

1.1. Procedura are ca scop prezentarea modului în care se efectuează activitatea de control în

cadrul structurilor entităţii publice precum și persoanele implicate în realizarea acestei

activități.

1.2. Aceasta dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii și

asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

1.3. De asemenea, procedura sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare

şi/sau control, iar pe director, în luarea deciziei.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

44

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se aplică în cadrul unității la dezvoltarea și implementarea strategiilor de control

intern managerial la nivelul unității.

2.2. Sistemele de control intern, în mod uzual, sunt structurate să se verifice ele însele în

permanenţă într-o anumită măsură. Controlul este feedback-ul procesului managerial şi, prin

acesta, impulsul acţiunii manageriale continue.

2.3. Controlul se bazează pe compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care

determină abaterile constatate şi luarea măsurilor corective.

2.4. Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date:

toate compartimentele unității;

- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate:

toate compartimentele instituției.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

45

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările și completările ulterioare;

3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare

- Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică

cu privire la sistemele de control managerial.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

46

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1. Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1 Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite

şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având

în vedere asumarea responsabilităţilor;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor

dintr-o entitate publică.

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente

dintr-o entitate publică.

2 Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.

3 Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control intern managerial.

4 Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în

cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite.

5 Părţi interesate Clienţii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaţiile cu

care instituţia interacţionează.

6 Control intern Ansamblul politicilor și procedurilor concepute și implementate de către managementul și personalul entității publice, în vederea furnizării

unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entității publice

într-un mod economic, eficient și eficace; respectarea regulilor externe și a

politicilor și regulilor managementului; protejarea bunurilor și a

informațiilor; prevenirea și depistarea fraudelor și a greșelilor; calitatea

documentelor de contabilitate și producerea în timp util de informații de

încredere, referitoare la segmentul financiar și de management.

7 Evaluarea Este funcţia managerială care constă în compararea rezultatelor cu

obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative)

şi luarea unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.

8 Control ulterior (ex-

post)

Tip de control efectuat post-factum, de către CCIM constituită

ca și componentă structurală care să asigure derularea activităților de

control specializat, în următoarele forme: observare, comparare, aprobare,

raportare, coordonare, verificare, analiză, avizare, monitorizare, prin

control total, selectiv, de conformitate, de perfecționare, de adaptare, direct,

indirect, încrucișat, normativ, practic, teoretic, tematic, nedirijat, etc.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

47

4.2. Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. CCIM Comisia de Control Intern Managerial


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

48

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute

pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.

Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţele specifice şi/sau

conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii publice, fie la unele dintre acestea, opţiune

care revine directorului. Controlul intern nu poate asigura atingerea obiectivelor generale doar

prin el însuşi. Un sistem eficient de control intern reduce probabilitatea de a nu atinge

obiectivele, totuşi există întotdeauna riscul de nefuncţionare a sistemului de control intern

deoarece acesta depinde de factorul uman. Proiectarea sa se confruntă cu constrângeri privind

resursele, schimbări organizatorice şi atitudinea managementului, care pot avea un impact

profund asupra eficacităţii controlului intern. Evaluarea eficacităţii controlului intern cere o

documentare adecvată, întrebări directe relevante, observarea procesului şi tehnicilor care stau

la baza controlului şi evaluarea rezultatelor.

5.1.2. Cerinţe generale

Există un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru

atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată creşte riscul

de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entităţii publice şi, deci, al

nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate;

Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cât fundamentarea şi

realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai complexe şi mai dificile;

Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii, în

vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului de

control, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a

controalelor etc.;


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

49

Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta largă a

modalităţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regăsim:

activităţi de control: observaţia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor;

coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea

etc.;

clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total;

control selectiv (prin sondaj);

clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de

perfecţionare; control de adaptare etc.;

clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu;

control exterior;

clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control

ierarhic; control de specialitate;

clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect;

control încrucişat;

clasificarea controlului în funcţie de baza normativă: control normativ; control practic;

control teoretic;

clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; control

pentru alţii;

clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante;

control concomitent; control ex-post;

5.2. Documente utilizate

5.2.1 Lista documentelor şi conţinutul acestora:

a) Planul de activitate al CCIM, aprobat de directorul unității;

b) Solicitări și dispoziții ale directorului, fondate pe informațiile și sesizările din cadrul

instituției;

c) Sesizări venite din partea structurilor din cadrul unității;


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

50

d) Autosesizări ale CCIM.

5.2.2. În desfășurarea activității de control, comisia de control are următoarele atribuții:

participă la stabilirea neconformităţilor identificate în urma controalelor interne

efectuate;

pe baza rapoartelor întocmite în urma controalelor interne, verifică modul de eliminare

a neconformităţilor identificate, consemnând concluziile rezultate în aceste rapoarte;

exercită acţiuni de follow-up, la solicitarea directorului, privind implementarea

recomandărilor făcute de audit;

iniţiază activităţi de control intern, pentru a identifica și a evalua în mod corespunzător

orice riscuri nou-apărute ca urmare a dezvoltării activităţii din unitate;

iniţiază acţiuni de control, în urma sesizărilor primite sau la solicitarea expresă

a directorului;

întocmește și înaintează directorului raportul/nota de informare privind

controlul/verificarea efectuat/ă.

5.2.3. Planificarea activității de control

a) Constituirea echipei de control

Echipa de control intern este formată în mod obligatoriu din membrii comisiei CCIM, iar în

cazul în care specificul activității de control impune, în echipă pot fi cooptați juriști și/sau

experți pe un domeniu specific, cu respectarea legislației în vigoare privind incompatibilitatea

și conflictul de interese.

În situația cooptării în echipa de control a experților din alte domenii, CCIM va înainta spre

aprobare directorului o solicitare în acest sens, aprobarea ei concretizându-se printr- o decizie

a directorului de numire a membrilor echipei de control.

b) Pregătirea acțiunilor de control intern

Înaintea efectuării acțiunii de control, echipa de control se va documenta analizând

particularitățile activității supuse controlului și principalele aspecte legislative care

reglementează desfășurarea respectivei activități.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

51

c) Stabilirea obiectivelor acțiunilor de control intern

Pornind de la documentarea realizată în etapa de pregătire a acțiunilor de control intern, vor fi

identificate obiectivele acțiunii de control, obiective cuprinse în tematica ce stă la baza

controlului.

5.2.4. Documente rezultate în urma controlului

După finalizarea acțiunilor de control, persoane abilitate din echipa de control întocmesc

următoarele tipuri de documente:

a) Raport de control – în urma acțiunii propriu-zise de control;

b) Notă de informare – când sunt întreprinse acțiuni de verificare efectuate în urma

sesizărilor adresate fie direct CCIM, fie conducerii unității, ori în cazul altor situații care nu

justifică întocmirea unui raport de control.

1) Raportul de control întocmit de către persoanele abilitate din echipa de control va avea, în

principiu, următoarele elemente:

- date referitoare la acțiunea de control (data efectuării controlului, componența echipei de

control, scopul acțiunii de control);

- date referitoare la componenta structurală supusă acțiunii de control (denumirea, numărul

de angajați, organizarea și subordonarea, principalele atribuții, etc.);

- principalele constatări ale echipei de control;

- concluziile desprinse în urma acțiunii de control;

- măsurile propuse în urma controlului.

2) Nota de informare va avea, în principiu, următoarele elemente:

- date referitoare la acțiunea de verificare (data efectuării verificării, componența echipei,

aspectele sesizate CCIM sau conducerii directorului);

- principalele constatări ale echipei de verificare;

- măsurile propuse.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

52

Cele două documente se întocmesc în dublu exemplar, sunt aprobate de către coordonatorul

echipei de control (presedintele CCIM), unul rămâne la CCIM, iar celălalt este transmis

directorului unității de învătământ.

Pentru a justifica faptele consemnate în oricare dintre documentele întocmite de către echipa de

control, acestora le pot fi anexate diferite acte/documente sau informații care au făcut obiectul

controlului/verificării.

5.2.5. Valorificarea rezultatelor activităţii

În urma rezultatelor consemnate în Raportul de control sau în Nota de informare,

conducerea instituției ia deciziile care se impun pentru remedierea situațiilor constatate.

Dacă situația o impune, pe lângă măsurile luate în vederea remedierii acesteia, conducerea

unității poate solicita CCIM monitorizarea componentei structurale în cauză pe o anumită

perioadă de timp.

5.3. Resurse necesare:

5.3.1 Resurse materiale

birotică, aparatură şi echipamente specifice;

reţea internet;

copiator;

imprimantă;

telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri

din afara instituţiei;

papetărie şi tipizate.

5.3.2 Resurse umane

Conducătorii tuturor compartimentelor;

Comisia;


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

53

Directorul.

5.3.3 Resurse financiare

Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

54

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul (postul) /

acţiunea (operaţiunea)

I II III IV V

1. Președintele întocmește

documentele privind

implementarea strategia de

control

E.

2. Verificarea documentelor

elaborate, de către conducerea

unității

V.

.3. Analiza și aprobarea

documentelor elaborate, de

către directorul instituției

A.

4. Aplicarea Strategiilor de

control Ap.

5. Arhivarea documentelor

rezultate din derularea

procesului de dezvoltare și

implementare strategii

Ah.

I – Secretarul / Comisia;

II – conducere;

III – director;

IV – Comisia;

V – persoana cu atribuții de arhivă.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

55

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

56

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

57

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

58

10. Anexe, înregistrări, arhivări Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de ex

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă ----------

-------- Arhivă Conform Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I




DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : P.O. 15.02

59

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 39

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

40

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

41

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

42

5 Scopul procedurii operaţionale 43

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 44

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

45

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

46

9 Descrierea procedurii operaţionale 48

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 54

11 Formular evidență modificări 55

12 Formular analiză procedură 56

13 Lista de difuzare a procedurii 57

14 Anexe, înregistrări, arhivări 58

15 Cuprins 59

Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · f01-po-15.01 chestionare de autoevaluare a stadiului...

Documents