caracteristici generale -...

Documenta DMS Platformă Arhivare Electronică

Documenta DMS

Manual UtilizatorModul Tichete

Pagina 1www.infrasoft.ro

AutorINFRASOFT SRL

Dată creareAugust 2015

Data ultimului reviewAugust 2015

Document RefDMS.CONN.04.3

Versiune6.7

DescriereDocumentul conţine descrierea functionalitătilor şi utilizarea Modulului Tichete.

AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.

Modul Sistem Tichete


CuprinsCaracteristici generale...................................................................................................................3

Tablou de bord pentru probleme de raportare, gestionare si manipulare....................................3

Creare tichet.................................................................................................................................. 5

Creare tichet nou.......................................................................................................................5

Editare tichet........................................................................................................................... 10

Creare Task.................................................................................................................................. 12

Caracteristici generale.............................................................................................................12

Adăugare task implicit............................................................................................................. 12

Adăugare task nou...................................................................................................................13

Adăugare task nou din pagina principală a proiectului........................................................13

Adăugare task nou din Tabloul de bord...............................................................................16

Editare task..............................................................................................................................17

Notificări...................................................................................................................................... 17



Caracteristici generale

Delegarea de sarcini în cadrul organizației se realizează prin adăugarea de tichete. Această funcționalitate este integrată în aplicația Documenta DMS.

Modulul sistemului de tichete este un sistem complet de sprijin care poate să fie utilizat pentru gestionarea sarcinilor zilnice, pentru urmărirea rezolvării acestora cât și pentru urmărirea eventualelor probleme întâmpinate în cadrul soluționării task-urilor alocate.

Acces: Meniu Activități > Proiecte > Tichete

Tablou de bord pentru probleme de raportare, gestionare si manipulare

În tabloul de bord nou deschis putem vizualiza toate tichetele adăugate și status-ul acestora. Până la finlizarea unui tichet, acesta trece prin următorii pași:

Definit – în această coloană regăsim toate tichetele primite spre rezolvare; În lucru – în acestă coloană regăsim toate tichetele care se află în lucru la utilizatorul

selectat; Finalizat – în acestă coloană regăsim toate tichetele care au fost rezolvate de utlizator; Acceptat – în acestă coloană regăsim regăsim toate tichetele care au fost soluționate și

ulterior acceptate ca fiind finalizate de către persoana care a semnalat problema.



Din partea dreaptă-sus se poate selecta proiectul și utilizatorul pentru care se dorește vizualizarea tichetelor.

Tot din tablou de bord se poate deschide și edita tichetul apasând butonul .



Creare tichet

Creare tichet nou

Pentru a adăga un tichet nou avem la dispoziție două opțiuni:

Se accesează Meniul Activități > Proiecte > Tichete și se selecteaza butonul “Adaugă nou” aflat în partea stânga sus a ecranului.

Se accesează Meniu Activități > Proiecte > Tichete și se selecteză butonul “Înapoi”, iar din ecranul nou deschis se selecteză “Adăugare”.

După deschiderea ecranului de adăugare a unui nou tichet trebuie completate câmpurile cât mai clar, pentru o clarificare detaliată a problemei.



Tab Definire

Titlu: se poate alege “F” dacă se dorește o funcționalitate și “ER” dacă se dorește rezolvare unei erori, iar mai apoi se adaugă titlul problemei.

Descriere: se adaugă o descriere cât mai amănunțită a sarcinii alocate.

Estimare: trebuie precizat numărul de ore estimat pentru finalizarea task-ului respectiv.

Impact: în funcție de necesitatea de rezolvare a problemei, impactul poate sa fie:

Level 1 - impact mare; Level 2 - impact mediu; Level 3 - impact redus.

Terț: se selectează terțul care a întâmpinat problema.

Atașează fișiere: se pot atașa fișiere la tichetul creat. Pentru atașarea fișierelor se bifează căsuța din dreptul acestui câmp, iar la final după salvarea tichetului putem atașa fișierul dorit.

Status: se completează statusul tichetului:



Defined : tichetul a fost definit si alocat; In-Progress : tichetul este în lucru; Completed : tichetul este rezolvat; Accepted : tichetul a fost rezolvat și acceptat.

Data impact: Se selectează data când sarcina alocată trebuie rezolvată.

Alocat la: se selectează utilizatorul căruia îi este alocat tichetul.

Tab Pași eroare – se detaliază pașii incidentului.

Tab Audit:



Solicitat de: se completează persoana care a solictat auditul;

Ecran: se completează cu ecranul în care a fost descoperită eroarea în aplicație;

Proiect: se completează automat proiectul pe care este încadrat tichetul;

Creat de: se completează automat persoana care a creat tichetul;

Modificat la: se completeaza automat data la care a fost modificat tichetul;

Modul:

Categorie:

Unitate: se completează automat cu unitatea aplicației.

Creat la: se completează automat data la care a fost creat tichetul;

Modificat de: se completează automat cu numele utilizatorului care a modificat tichetul.

Tab rezolvare – se completează cu pașii de soluționare a problemei semnalate.



Tab note: în acest tab se realizează comunicarea între părți.

Notele adăugate sunt disponibile la accesarea tichetului în aplicație de către orice utilizator.

Editare tichet

Un tichet poate să fie editat în orice moment, acționând butonul de editare.



În ecranul nou deschis pe lângă tab-urile despre care am discutat în sub-capitolul “Creare tichete” vor mai apărea următoarele:

Tab Fișier – în acest tab regăsim documentele atașate la crearea tichetului, putem adăuga noi atașamente sau putem șterge un atașament încărcat.

Tab Redeschidere – în acest ecran utilizatorul poate redeschide tichetul indicând și motivul acțiunii.



Tab Notificari – se pot trasmite notificări către utilizatorii din aplicație.



Creare Task

Caracteristici generale

Ulterior definirii tichetului, pe fiecare tichet se adaugă task-uri specifice ce necesită să fie soluționate astfel încat tichetul să fie finalizat.

Utilizatorul are opțiunea de a crea task-uri pe fiecare tichet în parte. Task-urile sunt particularizate cu sarcinile și pașii ce trebuie efectuați în scopul

soluționării incidentului semnalat. Pe fiecare task definit se estimează timpul și efortul care se impun pentru rezolvare,

utilizatorul având posibilitatea de a verifica informații cu privire la persoana și data definirii task-ului, respectiv informații cu privirea la modificarea sarcinii.

Tichetele și task-urile aferente sunt disponibile în Dashboard.

Adăugare task implicit

Aplicația permite crearea unui task implicit care va păstra numele tichetului selectat. Pentru adăugarea unui task implicit se selectează tichetul la care se vrea adăugarea

task-ului, după care se apasă butonul “Task implicit” aflat în partea dreaptă a ecranului.



Adăugare task nou

Adăugare task nou din pagina principală a proiectului

Pentru adăugarea unui task nou se selectează tichetul la care se vrea adăugarea task-ului, după care se apasă butonul “Adăugare” aflat în partea dreaptă a ecranului.

Tab task



Status: se completează cu status-ul task-ului: Defined, In progress, Completed.

Task: se completeză denumirea efectivă a status-ului.

Owner: se completează automat numele utilizatorului caruia i se alocă task-ul.

Descriere: se completează cu descrierea detaliată a activităților de efectuat pe acest task.

Tab Effort



Estimare(h): în acest câmp se specifică numărul de ore pentru soluționarea task-ului.

Data: se specific data creării task-ului.

Actual(h): se specifică numărul de ore lucrate efectiv pe acest task.

ToDo: se completează automat cu numărul de ore rămase de lucrat pe acest task.

Finalizat(h): se bifează finalizarea task-ului de către persoana căreia i-a fost alocată sarcina.

Motiv Schimbare: se precizează motivul schimbării orelor estimate.

Tab Audit



Creat de: persoana care a creat task-ul.

Creat la: data la care a fost creat task-ul.

Modificat de: persoana care a modificat task-ul.

Modificat la: data la care a fost modificat task-ul.

Adăugare task nou din Tabloul de bord

Task-urile se pot adăuga și apăsând butonul “+” aflat în colțul din dreapta jos al tichetului.

După deschiderea ecranului “Task” se vor complete câmpurile aferente taburilor.

Hint: Pentru mai multe informații referitoare la completarea câmpurilor, vă rugăm să consultați sub-capitolul “Adaugare task nou din pagina principală a proiectului”.



Editare task

Un task poate să fie editat în orice moment, de către orice utilizator, acționând butonul de editare.

Notificări

Sistemul transmite automat notificare pe e-mail pentru fiecare tichet definit. În cadrul notificării, este comunicat numărul tichetului, titlul acestuia si descrierea.


caracteristici generale -...

Documents