generalități - resurse.documenta-dms.comresurse.documenta-dms.com/documentatie/dms/manuale/manual...

Documenta DMS Platformă Arhivare Electronică

Documenta DMS

Manual UtilizatorPlatformă Arhivare Electronică

Cuprins

Pagina 1www.infrasoft.ro

AutorINFRASOFT SRL

Dată creareAugust 2015

Data ultimului reviewAugust 2015

Document RefDMS.CONN.04.3

Versiune6.7

DescriereDocumentul conţine descrierea functionalitătilor şi utilizarea Modulului de Administrare Conținut.

AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.

Modul de Administrare Conținut


Generalități....................................................................................................................................3

Documente șablon.........................................................................................................................3

1. Creare categorie de document și acordare drepturi de acces............................................3

Drepturi de acces pentru clase de documente......................................................................5

2. Creare tip document, cu formule de denumire și descriere...............................................7

Opțiune adăugare..................................................................................................................8

3. Adăugare atribute pe tipul de document..........................................................................10

4. Setare format de vizualizare pentru tipul de document...................................................13

5. Oferire drepturi de acces pe tipul de document...............................................................15

6. Scrierea documentului șablon..........................................................................................15

7. Încărcarea documentului șablon în aplicație....................................................................16

8. Setare tip de document pe documentul șablon................................................................17

9. Acordare drepturi de acces pe documentul șablon..........................................................18

Directoare șablon........................................................................................................................ 19

Creare documente și directoare din șablon.................................................................................23

Creare document din șablon....................................................................................................23

Opțiune completare automată atribute..............................................................................26

Creare director din șablon.......................................................................................................27

Înregistrare automată a documentelor.......................................................................................30

Înregistrarea documentelor nou create din șablon.................................................................30

Înregistrare automată în timpul procesului de scanare...........................................................31

Explicație..............................................................................................................................33

Adăugare setări în Modulul Documenta Scan & Fax............................................................33

Înregistrare automată din setările scanner-ului...................................................................38

Descărcare documente................................................................................................................39

Editare documente...................................................................................................................... 39



Generalită ițCaracteristicile de administrare şi generare conţinut includ generarea automată de documente folosind documente model și conținutul documentelor generatoare bazate pe valorile atributelor. Documentele sunt generate în următoarele formate de ieșire disponibile: Word, Excel, Formă, Html şi PDF.

Documente ablonșDocumentele șablon sunt create pentru a facilita lucrul cu documentele utilizate frecvent, care au același format. Acestea pot fi de diferite tipuri: .doc, .docx, .xls, .xlsx.

Șabloanele se salvează în Consolă, în directorul principal $MODELDOC.

Pentru a crea un document șablon, trebuie respectați următorii pași:

1. Creare categorie de document i acordare drepturi de accesșAcces: Administrare > Documente > Clase documente

În acest ecran se pot gestiona categoriile mari de documente. În general, documentele sunt împărțite pe categorii în funcție de departamentele sau activitățile din organizație. Pe lângă acestea, sunt configurate și categorii speciale.



Pentru adăugarea unei noi categorii de documente se acționează butonul “Adăugare” și se completează câmpurile din ecranul afișat:

Cod: denumirea clasei de documente, așa cum apare în baza de date; se completează cu majuscule și se folosește “_” în loc de spațiu, dacă este compus din mai multe cuvinte;

Denumire: denumirea clasei de documente, așa cum apare utilizatorului

Poziție: poziția clasei de documente în listă

Pentru a șterge o clasă de documente se bifează clasa vizată în listă și se acționează butonul “Șterge”. Va fi afișat mesajul de confirmare a ștergerii:

Drepturi de acces pentru clase de documentePentru gestionarea activității, se oferă drepturi de acces pe clasele de documente.



Se bifează clasa de documente pentru care se acordă drepturi de acces și se alege opțiunea “Drepturi acces” din meniul contextual (click-dreapta pe clasă).

Odată afișat noul ecran, se vizualizează grupurile sau utilizatorii care deja au drept de acces pe clasa respectivă de documente.

Pentru adăugarea de noi drepturi, se acționează butonul “Adăugare”, se selectează utilizatorul sau grupul dorit și se acționează butonul “Salvează”.

Clasele de documente sunt disponibile utilizatorilor pentru regăsirea facilă a informației căutate, în următoarele funcționalități/module ale aplicației:

- Creare document nou din șablon în web- Windows explorer, vizualizare My document type - Microsoft Outlook, setare tip de document - Microsoft Office, creare document din șablon

Creare document nou din șablon în web: documentele din șablon sunt împărțite pe categoriile configurate: Vânzări și HR.



Windows explorer, vizualizare My document type – documentele la care are acces un utilizator sunt vizualizabile și pe categorii, conform configurărilor din aplicație:

Microsoft Outlook, setare tip de document: pentru salvarea în aplicație a documentelor primite pe email, trebuie selectat tipul documentului de salvat. Tipurile de document sunt structurate pe categorii:



Microsoft Office, creare document din șablon: se selectează documentul din șablon, după categoria de care aparține, conform configurării. În exemplul oferit: categoriile sunt HR și Vânzări:

2. Creare tip document, cu formule de denumire i descriereșAcces: Administrare > Documente > Tip documente

În cadrul claselor de documente, fișierele sunt organizate pe tipuri de documente, în funcție de

categoria actelor cele mai des utilizate în organizație. Ex: Factură proformă, Factură fiscală, Cerere, Adeverință, Contract, Act Adițional, Ofertă etc. Pentru fiecare tip de document se setează atribute (din atributele principale) și se personalizează conform specificului tipului de document.



Pentru editarea informațiilor despre tipul de documente, se accesează icon-ul (editare) corespondent fiecărui tip de document și se modfică/completează informațiile din ecranul afișat. Detalii despre informațiile care se completează în acest ecran se regăsesc mai jos, la opțiunea “Adăugare (tip document)”.

Op iune adăugarețSe acționează butonul “Adăugare” și se completează câmpurile:

Clasă document: se selectează clasa de document din listă

Cod: numele tipului de document, așa cum va apărea în baza de date; se completează cu majuscule și se folosește “_” în loc de spațiu, dacă este compus din mai multe cuvinte;

Denumire: numele tipului de document, așa cum va apărea în aplicație

Poziție: poziția tipului de document în listă

Formulă denumire fișier: formula după care să se redenumească fișierul la care se atribuie acest tip de document

Formulă descriere fișier: formula după care să se completeze câmpul de descriere al fișierului

Formulă denumire director: formula după care să se redenumească directorul, în situația în care tipul de document este atribuit unui director

Formulă descriere director: formula după care să se completeze câmpul de descriere al directorului, în situația în care tipul de document este atribuit unui director

Variabile documente: se bifează pentru a fi completate atributele în documente

Cod de bare: se bifează în situația în care se dorește generarea unui cod de bare pe document; codul de bare generat este afișat în varianta de vizualizare în pdf

Locație implicită: se selectează directorul implicit în care să se salveze salveze documentele cu acest tip

Nume icon: numele pictogramei care va fi afișată în pagina dinamică aferentă acestui tip de document



Nr. înregistrări afișate: numărul de înregistrări afișate în paginile dinamice corespondente tipului de document

Activ: se bifează pentru activarea tipului de document

Hint: Formulele de denumire și descriere a documentelor și directoarelor se scriu între apostroafe. În situația în care se includ atribute în formulele de denumire, codurile acestora trebuie scrise exact la fel cum apar setate pe tipul de document. .

Mai multe detalii despre tipurile de document se regăsesc în manualul “Arhivare Electronică”, capitolul “Tipuri de document”.

3. Adăugare atribute pe tipul de document Acces: Meniu Tip documente > buton Atribute document în ecran principal sau opțiune Atribute document în meniu contextual

Se acționează butonul, iar în fereastra afișată se pot vizualiza atributele deja selectate pentru tipul respectiv de document sau pe pot adăuga noi atribute prin acționarea butonului “Adăugare atribut master”.

Opțiune adăugare atribut master – tabela Atribut

În ecranul de adăugare se bifează atributele master care se doresc a fi atribuite tipului de document și se acționează butonul “Selectează”. Atributele pot fi căutate în listă după cod, nume, tip dată, tip selecție sau LOV, prin completarea informațiilor solicitate în câmpul aferent fiecărei coloane.



Opțiune editare atribut – tabela AtributAcces: Administrare > Documente > Tip documente > Atribute document > Tabela AtributApoi se pot edita informațiile despre atribute, personalizându-se atributul master pentru tipul de document curent.

Câmpurile care pot fi editate sunt: Etichetă, Doar citire, Ascuns, Selecție multiplă și vizibil listă. Detaliile despre completarea / editarea acestor câmpuri se regăsesc la capitolul Definire Atribute Principale (Master).Opțiune Rol – tabela RolAcces: Administrare > Documente > Tip documente > Atribute document > Tabela RolÎn ecranul de gestionare a atributelor pentru tipul de document, în tabela Rol se pot adăuga rolurile pe atributul selectat în tabela superioară Atribut, în situația în care se dorește ca pe anumite atribute să fie acces restricționat.



Se selectează atributul vizat în tabela superioară Atribut, iar în tabela Rol se acționează butonul “Adăugare”. În ecranul afișat se selectează rolul căruia i se oferă acces pe atributul curent și se acționează butonul “Salvează”.

Opțiune Atribute Dependente – tabela Atribute Dependente

Acces: Administrare > Documente > Tip documente > Atribute document > Tabela Atribute dependente

Se bifează atributul vizat în tabela Atribut, apoi se acționează butonul “Adăugare” din tabela Atribute dependente.



În ecranul afișat se selectează atributul față de care va fi dependent atributul selectat în tabela Atribut și se acționează butonul “Salvează”.

4. Setare format de vizualizare pentru tipul de document Acces: Meniu Tip documente > buton Format vizualizare în ecran principal și opțiune Format vizualizare în meniu contextual

Pentru fiecare tip de document, pot fi setate mai multe formate de vizualizare. Formatele se aleg în funcție de extensia fișierelor la care se atribuie tipul de document respectiv.

În ecranul Format de vizualizare se acționează butonul “Adăugare”, se selectează formatul dorit și se acționează butonul “Salvează”.



Formatele de vizualizare disponibile sunt: Word – pentru documente de tip textExcel – pentru documente de tip tabelarPdf – pentru documente de tip pdf sau care se doresc a fi convertite în pdfHtml – pentru documente de tip htmlForm – pentru documente care au atribute setate. În acest format se vizualizează documentul cu atributele completate ca și cod. În celelalte formate, vor fi afișate informațiile aferente atributelor. Se pot adăuga mai multe formate de vizualizare la același tip de document. Se recomandă adăugarea formatului Form și a formatului specific extensiei documentului.

Hint: Nu trebuie setat format Word la fișiere de tip Excel și vice-versa. .

5. Oferire drepturi de acces pe tipul de documentAcces: Meniu Tip documente > Opțiune Drepturi Acces în meniu contextualPentru fiecare tip de document se pot seta drepturile de acces. Se accesează opțiunea “Drepturi acces” din meniul contextual și se afișează ecranul se gestionare a drepturilor de acces pentru tipul de document selectat în ecranul anterior.Este afișată lista cu utilizatorii și /sau grupurile de utilizatori care au acces deja pe tipul de document selectat. Pentru adăugarea de noi drepturi de acces se acționează butonul “Adăugare”, se selectează utilizatorul sau grupul care se dorește a fi adăugat și se acționează butonul “Salvează”:

6. Scrierea documentului ablonșSe editează documentul care va fi utilizat ca șablon, completându-se atributele (codul atributelor) în text, acolo unde se dorește personalizarea șablonului.



7. Încărcarea documentului ablon în aplica ieș țAcces: Consolă > director $MODELDOC

Documentul care va fi utilizat ca șablon se încarcă în aplicație în directorul principal $MODELDOC sau într-un subdirector al acestuia, în cazul ierarhizării șabloanelor:

Se accesează Consola, se selectează directorul $MODELDOC sau subdirectorul acestuia (în

funcție de modalitatea de organizare a șabloanelor) și se acționează butonul (Încărcare document).

În ecranul afișat se acționează butonul “Browse”, se alege locația din calculator a documentului șablon și se acționează butonul “Ok” pentru confirmarea importului.



În situația în care dorește încărcarea mai multor șabloane, se acționează butonul “Mai multe”, ecranul de încărcare document se mărește și se multiplică opțiunea de selecție și încărcare a unui document din calculator:

Pe fiecare linie se alege câte un fișier care se dorește a fi încărcat în aplicație, iar la final se acționează butonul “Ok”, pentru încărcarea propriu-zisă a documentelor.

Mai multe detalii referitoare la importul documentelor în aplicație se găsesc în Manualul Arhivare Electronică, caputolul Import documente.

8. Setare tip de document pe documentul ablonșDupă încărcarea documentului se afișează ecranul de proprietăți, în care se setează tipul de document pentru șablonul curent, în tabul “General.”



La acționarea opțiunii “Selectați”, se afișează câmpul de căutare și lista cu tipurile de documente, organizate pe clase de documente.

Se poate selecta clasa de documente de care aparține tipul căutat și apoi selectat tipul de document din întreaga listă a clasei respective.

sau

Se poate introduce numele tipului de document vizat în câmpul de căutare și se alege apoi documentul din lista cu rezultatele căutării.

Căutarea se realizează progresiv, pe măsura introducerii numelui căutat.

Se acționează butonul “Salvează” pentru salvarea documentului șablon în aplicație.

9. Acordare drepturi de acces pe documentul ablonșAcces: Administrare > Documente > Documente template

Se acordă drepturi de acces utilizatorilor care vor folosi documentul șablon.



În ecranul afișat, în tabela “Documente” se bifează documentul template curent și se acționează butonul “Adăugare” din tabela inferioară “Grup”.

În noul ecran se selectează grupul care va utiliza documentul șablon curent și se acționează butonul “Salvează”.

Directoare ablonșStructurile de directoare și subdirectoare șablon se creează în Consolă, în directorul $MODELDOC. În fiecare director, pot exista unul sau mai multe documente șablon.Pentru a crea un director șablon, trebuie respectați următorii pași:

1. Creare categorie de document și acordare drepturi de acces – detalii mai sus în capitolul Documente șablon > pct 1.



2. Creare tip document, cu formule de denumire și descriere – detalii mai sus în capitolul Documente șablon > pct 2.

3. Adăugare atribute pe tipul de document – detalii mai sus în capitolul Documente șablon > pct 3.

4. Oferire drepturi de acces pe tipul de document – detalii mai sus în capitolul Documente șablon > pct 5.

5. Crearea directorului șablon ca subdirector al lui $MODELDOC sau al unui alt subdirector al acestuia: se selectează directorul și se alege opțiunea “Creează director nou” din meniul contextual:

În ecranul de creare director afișat se completează numele directorului și se acționează butonul “Ok”.

6. După crearea directorului se afișează ecranul de proprietăți, în care se setează tipul de document ale cărui proprietăți le moștenește directorul, în tabul “General”, câmpul “Categorie documente”:



7. Se acordă drepturi de acces utilizatorilor care vor folosi directorul șablon.Acces: Administrare > Documente > Structuri directoare șablon

În ecranul afișat, în tabela “Directoare” se bifează directorul template curent și se acționează butonul “Adăugare” din tabela inferioară “Drepturi acces”.



În noul ecran se selectează grupul care va utiliza directorul șablon curent și se acționează butonul “Salvează”.

8. În situația în care se dorește ca la crearea unui director din șablon acesta să conțină implicit un alt director sau document din șablon, acestea se creează sau se mută, după caz, în structura directorului curent, ca subdirectoare sau documente conținute de acesta.

Creare documente i directoare din ablonș ș

Creare document din ablonșAcces: Consolă



Se selectează directorul în care se dorește salvarea documentului și se alege opțiunea

“Document din șablon” din meniul contextual sau se acționează butonul (Document din șablon) din meniu Toolbar fișiere.

Se selectează șablonul care se utilizează și se acționează butonul “Next”. În situația în care nu se cunoaște clasa de documente din care face parte șablonul, se poate căuta documentul șablon după denumire, în câmpul text de deasupra listei cu clase și tipuri de șabloane:

Se afișează ecranul de proprietăți al documentului, tabul “Atribute”, în care se completează atributele setate pentru tipul respectiv de document, deja setat pe șablon și se acționează butonul “Salvează”.



Pentru completarea numărului și a datei de înregistrare, documentul trebuie înregistrat în registrul electronic corespunzător, ulterior atributele completându-se automat în document. Detalii despre înregistrarea unui document se găsesc mai jos, la capitolul “Înregistrarea documentelor nou create din șablon”.La această etapă, documentul a fost redenumit, după formula de denumire setată la tipul de document, iar atributele au fost completate automat în interiorul documentului cu valorile aferente – număr de înregistrare, data înregistrării, clientul:



Op iune completare automată atributeț În cazul documentelor șablon, poate fi utilizată opțiunea de completare automată a anumitor atribute, în documentele create din șablon.

Pentru aceasta, după crearea șablonului, se completează atributul vizat cu o anumită valoare, prin selectarea opțiunii Proprietăți din meniul contextual și editarea în tabul Atribute:

La final se acționează butonul “Salvează”.



În exemplul oferit, a fost deschis șablonul “Ofertă DMS pe server Documenta”, iar în proprietățile acestuia a fost completat atributul “Tip licențiere” cu valoarea „Server Documenta”.

După această acțiune, la crearea unui document din acest șablon, atributul “Tip licențiere” va fi precompletat cu valoarea introdusă mai sus.

Creare director din ablonșAcces: ConsolăSe selectează directorul în care se dorește crearea directorului din șablon și se alege opțiunea “Director din șablon” din meniul contextual.

În ecranul de selecție se alege șablonul vizat:



Se afișează ecranul de proprietăți al directorului, tabul “Atribute”, în care se completează atributele adăugate pe tipul de document asociat directorului șablon. Se pot completa doar atributele utilizate în formulele de denumire și descriere director, în exemplul oferit fiind doar atributul xTerț, și se acționează butonul “Salvează”.

La această etapă, s-a creat directorul din șablon personalizat, denumit după formula menționată în tipul de document:



Deoarece directorul șablon conține un document șablon, la crearea directorului din șablon s-a creat implicit în structura sa și un document din șablon. Pentru pesonalizarea acestuia se va proceda conform detaliilor de la capitolul “Creare document din șablon”.

Înregistrare automată a documentelor

Înregistrarea documentelor nou create din ablonșAcces: Consolă > selectare document nou creat

Se selectează opțiunea “Înregistrare” din meniul contextual (click-dreapta)



se selectează registrul în care se dorește înregistrarea documentului (în situația în care tipul de document poate fi înregistrat în mai multe registre)

și se completează câmpurile în ecranul nou afișat:



După completarea câmpurilor, se acționează butonul “Salvează”, pentru înregistrarea propriu-zisă a documentului și se afișează ecranul de informare asupra înregistrării:

Detalii suplimentare despre înregistrarea documentelor se găsesc în modulul “Secretariat și Registru electronic“.

Înregistrare automată în timpul procesului de scanareDupă instalarea scaner-ului și a modulului Documenta Scan & Fax, se configurează setările pentru scanarea documentelor și încărcarea automată a acestora în aplicație.



În ecranul de „Settings” al modulului Scan & Fax se face corespondența dintre folderele locale si folderele din Documenta DMS cu opțiunile următoare:

Setare automată; Înregistrare automată; Trimitere automată pe un flux de lucru;

Ulterior deschiderii aplicației, utilizatorul trebuie sa efectueze următorii pași în vederea configurării setărilor necesare.

Realizarea setărilor se face prin click pe „Settings”.

În ecranul nou apărut utilizatorul va avea disponibile următoarele opțiuni:

Add: Câmpul permite adăugarea unei setări

Remove: Utilizatorul are opțiunea de a șterge definitiv o setare

Enable: Utilizatorul are opțiunea de a activa o setare

Disable : Câmpul permite inactivarea unei setări realizate anterior

Adăugare setări în Modulul Documenta Scan & FaxPentru configurarea modului de lucru, se acționează butonul „Add”, prin care se creează legătura între documentele scanate și încărcarea și prelucrarea lor în aplicație. În acest ecran se



stabilește folder-ul local pe care aplicația Documenta SF îl va accesa pentru realizarea tuturor operațiunilor.

După selectarea folderului local, se va acționa „Ok” iar aplicația va salva acest folder pentru toate operațiunile efectuate ulterior.

Se alege folderul DMS unde se vor transmite documentele scanate din folderul local și se acționeaza „Ok”.



Se selectează tipul de document specific De exemplu: Act adițional

Se selectează Registrul în care documentele transmise vor fi înregistrate. Acestea vor primi automat număr și dată.



Se selectează fluxul de lucru corespondent tipului de document ales.

Se bifează „After Metadata” pentru transmiterea documentelor pe un flux de lucru doar după completarea atributelor în Documenta Scan&Fax. În caz contrar, documentele vor fi transmise fără atributele completate specifice tipului de document selectat.



Se alege tipul operațiunii: Auto – setările efectuate se păstrează la fiecare scanare efectuată iar transmiterea

documentelor în Documenta DMS se va realiza conform acestor setări. Manual – selectarea acestei opțiuni nu permite procesarea documentului cu toate setările

stabilite.

Se bifează căsuta pentru activarea setărilor sau se debifează, după caz.



Setările se salvează prin acționarea butonului „Ok”.

Înregistrare automată din setările scanner-uluiScannerele sau multifuncționalele performante, de ultimă generație, au opțiunea de a configura setătile referitoare la partea de scanare, încărcare în aplicație, director destinație, înregistrare, transmitere pe flux etc, direct din ecranul de control / tactil al aparatului. După realizarea setărilor specifice, documentele se salvează în directorul corespunzător și se înregistrează automat în registrul adecvat.



Descărcare documenteAcces: Consolă > click-dreapta Descarcă

Documentele pot fi vizualizate/descărcate în formatul original (word, excel, imagine etc) sau în format pdf.

Pentru descărcarea unui document, se selectează documentul, se alege opțiunea “Descarcă” din meniul contextual (click-dreapta) și se completează câmpurile în ecranul afișat:

Se selectează formatul de vizualizare a documentului, apoi se alege opțiunea de deschidere a fișierului: Vizualizare/Read only sau Editare.

Editare documenteAcces: Consolă > click-dreapta Descarcă

Se activează conectorul (detalii în manualul “Instrucțiuni instalare și utilizare Windows Connector”), apoi se parcurg pașii de mai sus, de la Descărcare documente.

După alegerea opțiunii de Editare, documentul se blochează și apare ca Blocat de către utilizatorul care îl editează:



Trebuie accesată din nou opțiunea Descarcă din meniul contextual și selectată una din variantele afișate:

Opțiunea Check-in/Restituie – restituie documentul, cu modificările realizate și salvateOpțiunea Continuare editare – deschide documentul pentru editareOpțiunea Renunțare blocare – deblochează documentul.

Pentru editarea documentului, după accesarea opțiunii “Continuare editare” de mai sus, este deschis automat documentul, se editează de către utilizator, se salvează de la butonul de salvare al programului cu care s-a deschis documentul, apoi se închide. Pe tot parcursul acestor etape, documentul este salvat temporar în directorul local aferent aplicației Documenta.

Pentru încărcarea documentului modificat în aplicație, se selectează opțiunea “Restituie” din meniul contextual aferent documentului și se afișează ecranul de comentarii asupra versiunii:



Se completează în ecran comentariul adecvat și se acționează butonul “Ok”.Se poate observa în partea de jos a ecranului de Restituire nota cu locația de unde se încarcă documentul.După această etapă, documentul se va debloca și va fi versionat automat. În același mod se procedează și cu șabloanele de documente: acestea pot fi deschise din directorul $MODELDOC și editate. După salvare și restituire, șabloanele se modifică și se versionează.La fiecare editare, documentele se versionează automat. Versiunile pot fi vizualizate în oțiunea de proprietăți a documentului, prin click-dreapta pe document, sau prin accesarea meniului rapid SidePanel. Detalii despre versionare se regăsesc în modulul Arhivare electronică, capitolele “Meniu rapid SidePanel > Meniu Versiuni” și „Meniu Toolbar fișiere > Opțiunea Proprietăți”.


generalități - resurse.documenta-dms.comresurse.documenta-dms.com/documentatie/dms/manuale/manual...

Documents