Avantaje generale Documenta • Echipa locală disponibilă pentru suport, actualizări și particularizări

• Tehnologie deschisă și sustenabilă: JAVA & SQL

• Integrare cu sisteme ERP, CRM, HR & Payroll, CRM – integrare bidirecțională, prin web-sevices

• Asigurarea riscului asupra documentelor prin poliță de asigurare

• Integrare cu Windows

• Integrare cu Microsoft Outlook

• Experiență cu 2 Administratori de Arhive Electronice Legale autorizați de Ministerului

Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale

• Sistem browser-based – nu necesita instalare

• Recomandări INFRASOFT de la clienti medii, mari și foarte mari dintre care amintim: OMV-

PETROM, METROREX, TVR

• Know-how internațional, perfectă adaptabilitate locală, funcționalități complexe și complete DMS,

OCR, Workflow engine, version control, content management

• Access secure HTTPS / Certificat digital / Semnatură Electronică Legală / IP & IMEI

• Modul de suport tehnic integrat in aplicație

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

1

Caracteristici Documenta • Sistem și suport multilanguage: română, engleză, maghiară, rusă, germană, franceză etc.

• Integrare Email

• Integrare FAX

• Integrare orice tip de Scanner

• OCR – Extragere automata text

• Completare automata metadate

• Controlul si versionarea documentelor, formularelor și înregistrărilor

• Clasificarea documentelor

• Administrare flexibilă: grupuri, roluri, funcții, meniuri

• Automatizarea procerilor de lucru, definirea vizuală a procedurilor de lucru / Workflow Engine

• OCR, full, zone document, completare metadate

• Procesarea automată a facturilor și a documentelor tipizat

• Modul de rapoarte – standard și specifice

• Modul de help-desk (tichete & suport) integrat

• Arhivarea documentelor / criterii de arhivare

• Delegarea responsabilităților

• Foldere și meniuri Favorite fiecarui utilizator

• Documente anexate. Înregistrarea documentelor în Registratură

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

2

Administrare Documenta

• Administrare bazată pe utilizatori, drepturi, roluri, funcții, drepturi acces

functionalități / proceduri de lucru / meniuri / metadate / directoare /documente

• Administrare organigramă – creare automata utilizatori

• Import utilizatori

• Import parteneri / terți / nomenclator produse

• Access securizat HTTPS

• Certificat digital / semnatură electronică legală

• Control access IP Secure / IMEI Secure

• Drepturi access pe directoare și documente: read, write, full, recursiv

• Drepturi de acces doar la fisa documentului nu și la continutul acestuia (Fisă)

• Instrumente administrare baza de date / sysadmin

• Loguri sistem, audit modificări si access la date / documente

• Emailuri, notificari, faxuri primite si transmise

• Istoric fluxuri / Audit derulare proceduri de lucru

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

3

Intrarile de documente

• În cadrul unei organizații documentele sunt recepționate, în principal, pe

următoarele canale: fax, email, poștă / curier (=> scan)

• Fax – preluare automată

• Scan – preluare automată (Documenta se interfațează cu orice tip de scanner)

• Email – Documenta se integrează cu Outlook și Windows

• La recepția unui email se pot trimite in DMS: emailul, unul sau mai multe fișiere

atașate, ambele variante

• Documentele se pot clasifica direct in Outlook / la recepție

• Documentele se pot transmite direct pe flux din Outlook (ex: factura furnizor, cerere

de ofertă s.a.m.d.)

• Se pot completa informații suplimentare la trimiterea documentelor

• Se poate alege direct folderul / containerul de stocare a documentelor in DMS (ex:

Contabilitate, HR, Reclamatii etc)

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

4

Receptie documente pe email

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

5

Utilizatorul de la serviciul Contabilitate este notificat automat pe flux despre

noua factură / document recepționat(ă)

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

6

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

7

Notificarea se transmite și pe email, funcție de opțiunile de profil ale

utilizatorilor

Integrare Windows

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

8

Documentele astfel încărcate sunt înregistrate automat in dosarul electronic

al furnizorului, clientului sau angajatului - indiferent de locația fizică a

documentului (Contabilitate, HR, Comercial, Financiar, QA etc).

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

9

Integrare Word

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

10

Creare document nou

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

11

Salvare document

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

12

Documentele sunt create respectand ultimile revizii ale sabloanelor

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

13

Atributele documentulu sunt editabile direct in Word

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

14

La salvare sunt automat disponibile on-line

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

15

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

16

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

17

Integrare Excel

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

18

Creare document nou

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

19

Salvare document

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

20

Documentele sunt create respectand ultimile revizii ale sabloanelor

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

21

Atributele documentulu sunt editabile direct in Excel

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

22

La salvare sunt automat disponibile on-line

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

23

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

24

Integrare Outlook

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

25

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

26

Salvam in Documenta emailul si / sau atasamentele

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

27

Putem alege tipul de document

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

28

Putem alege folderul in care sa salvam documentul

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

29

Putem trimite documentul direct pe un flux-Exemplu: Factura furnizor pentru Contabilitate

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

30

Factura este salvata automat in sistem, backup-ul, indexarea si disponibilitate este asigurata

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

31

Departamentele / persoanele implicate sunt informate imediat

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

32

Cautare rapida documente

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

33

Indexare arhiva

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

34

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

35

Indexarea automata a documentelor pentru fiecare client, furnizor, angajat

Procesarea automata a facturilor

• Extragerea automata de metadate de pe formatele tipizat

• Exemplu facturi: extragere automată Client, Serie, Numar, Data, Valoare

• Functionalitatea se aplica la documentele pe formate standard, cu un numar mare de aparitii

lunar (mii / zeci de mii)

• Experiența cu companiile de utilitati – apa, gaze, canal

• Clasificarea automată a documenelor

• Validarea informațiilor / metadatelor extrase cu nomenclatoare din ERP, CRM sau alte sisteme

• Indexarea automată a documentelor

• Criterii de cautare avansata, filtre multiplep tip de document și valori ale metadatelor

• Aplicare marca temporala pe documente

• Semnarea documentelor cu semnatură electronică

• Access la sistem utlizand token / semnatura electronica si conexiune securizata / HTTPS

• Coduri de bare – generare / citire

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

36

Utilizatori. Personal. HR

• Definirea personalului in Organigramă

• Import de utilizatori din ERP / Excel

• Integrare cu Active Directory

• Delegarea responsabilitaților

• Administrare pe roluri, functii, grupuri

• Auto-inregistrarea utilizatorilor (Self-Register)

• Preferințe / profil utilizator

• IP / IMEI Secure login

• Autentificare cu certificat digital

• Semnatură electronica opozabilă legal

• Generarea automată de adeverințe: venit, practică, salariat, medicala, deduceri,

subvenție caldură, școală, gradiniță, card european sănătate, etc

• Fișe de post, mutări personal, decizii, demisie

• Evaluarea personalului, note de lichidare, instruiri

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

37

Rapoarte si Notificari

• Notificări definite WYSIWYG direct in aplicatie

• Notificări la receptia documentelor

• Notificări la avansarea pe fluxuri a documentelor de interes

• Notificări transmise de administrator catre anumite grupuri de utlizatori – exemplu:

Operatiuni de mentenanță

• Notificări pe email, aplicație si telefon [SMS]

• Notificări functie de metadate – exemplu: Raport notificare cu toate contractele care

se aproprie de data expirare si trebuisc reinnoite in urmatoarea lună

• Posibilitatea de definire de notificări particularizate

• Opțiuni de administrare a notificărilor la nivel de organizație și la nivel individual –

profil utilizator

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

38

Complianta - QA. ISO.

• Definirea vizuală a procedurilor de lucru și a aplicabilității acestora

• Definirea șabloanelor de documente utilizate in sistem și a drepturilor de access la

acestea

• Crearea documentelor din șablon / template

• Precompletarea și post-completarea automată a metacheilor documentelor

• Validarea, avizarea, aprobarea și distribuirea automata a procedurilor de lucru noi și

a reviziilor noi ale procedurilor existente

• Versionarea automată a formularelor

• Versionarea automată a documentelor – controlul documentelor și înregistrarilor

• Lucrul colaborativ pe documente

• Notificări automate la abateri de la proceduri

• Reguli de denumire a documentelor

• Completarea automata a conținutului documentelor funcție de metadate / formule

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

39

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

40

Upload documente. Import. • Utilizatorii pot incărca manual unul sau mai multe fișiere în DMS din Consola

• Utilizatorii pot incărca automat, bulk, fișiere sau structuri întregi de directoare și

subdirectoare cu documente / fișiere conținute

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

41

Indexarea documentelor

• Sistemul permite definirea oricâtor categorii de documente cu criterii

nelimitate de indexare pe fiecare tip de document

• Liste de Valori: SQL, Fixe, Dinamice (fixe cu adaugare de noi valori)

• Reguli de denumire standard a documentelor funcție de METACHEI

• Formule de calcul pentru Metachei

• Preluarea valorilor atributelor din alte sisteme

• Atribute dependente (ex: data scadenta= data factură + 30)

• Valori implicite pentru key (ex: user curent, data curentă)

• Atribute read-only

• Atribute cu valori multiple (ex: Domeniu de aplicabilitate = Finanțe;

Bănci; Economie)

• Drepturi de access pe atribute – la nivel de rol/grup/user (ex:

Atributul APROBAT să poata fi pus doar de rolul SEF_COMERCIAL)

w

ww

.do

cu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

42

Definirea flexibila a criterilor de indexare / metakeys

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

Metakeys - Documente • Nume = cod intern

• Eticheta – ce se afiseaza utilizatorilor

• Tip data: boolean, text, text area, numar, data

• Valoare implicita = formule pentru utilizator implicit, data curenta etc –

consultati icon din pagina

• Tip selectie: LOV SQL (select.. From ...), LOV static (lista de valori definita

in Admin >Documente > LOV – fixa – exemplu: judete), LOV Dinamic (lista

fixa cu posibilitate de adaugare de noi atribute – exemplu: obiect

contract), Text liber.

• Read-only (exemplu: Solicitant concediu=user curent = read only)

• Hidden – nu este vizibil pentru utilizatori

• Selectie multipla - permite alegerea mai multo valori din LOV

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

46

Modul Design Fluxuri

• Modul de definire fluxuri / proceduri de lucru flexibil, intuitiv, ușor de folosit

• Definirea ușoară, vizuală a fluxurilor / procedurilor interne de lucru – număr

nelimitat de fluxuri de complexitate ridicată, conform proceduriilor proprii

• Transmiterea de informații in alte sisteme (ERP,CRM,HR etc) la acțiuni pe flux

(exemplu: aprobare factură la plată, aprobare CO, s.a.m.d.)

• Integrare fluxuri cu alte sisteme (ERP, CRM, HR, Payroll etc)

• Drepturi de access la proceduri de lucru

• Documente permise pe fluxuri

• Fluxuri implicite pentru documente

• Mutarea automată a documentelor la anumiți pași pe flux

• Selecție dinamică actor pas flux din organigrama

• API Triggers pași flux – BEFORE, AFTER, ON-INIT Flux

• Blocare editare documente dupa un anumit pas pe flux

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

47

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

48

Inbox • In aceasta zona fiecare utilizator vizualizeaza: Activitatile mele - documentele

primite pe fluxuri; Activitati echipa – procedurile de lucru pe care utilizatorul curent

a fst sau o sa fie implicat, nefinalizate; Activitati finalizate – istoricul de documente

primite pe fluxuri

• Prezentarea docmentelor se face in 3 modalitati: Standard; Pe proceduri de lucru;

Pe tipuri de documente;

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

49

Generarea documentelor din șabloane / formulare

• Modelele / Șaboanele de documente sunt încarcate / definite ușor de către

administrator in folderul MODELDOC

• Gestionarea drepturilor de acces la șabloane: Admin > Documente > Documente

template

• Format generare document: Formular, PDF, Word, Excel (Admin > Documente >

Format vizualizare)

• Conținutul formularelor este generat atomat în funcție de atributele completate

• Denumirea documentelor este standardizată

• Se pot utiliza atribute completate automat – exemplu: Solicitant, data curentă etc

• Preview in browser și posibilitate descărcare locală

• Indexare automată

• Situații / rapoarte centralizatoare

• Transmitere alerte / notificări pe email

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

50

Generare documente Creare document din sablon:

User: secretara@demo.ro / P@ssword

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

51

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

52

Metadatele Solicitant și Functie sunt completate automat funcție de pre-

configurari. Numarul de zile este calculat automat.

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

53

Documentele sunt denumite automat funcție de pre-configurari.

Generare de continut:

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

54

Documentul poate fi descarcat local, alegand formatul: Word sau PDF

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

55

Documentul este indexat automat in dosarul electronic al persoanei:

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

56

Rapoarte. Orice raport se poate exporta in Excel, PDF, CSV

Registratura. Secretariat • Definirea flexibila a registrelor in cadrul sistemului (Registratură > Administrare registre)

• Administrarea drepturilor de access pe registre

• Administrarea tipurilor de documente compatibile cu fiecare flux (ex: pe fluxul de Aprobare CO

se pot trimite dar documente de tip CO)

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

57

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

58

Înregistrarea documentelor: Registratură > Registratura electronică

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

59

Vizualizarea directă a documentelor înregistrate

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

60

Înregistrarea documentelor direct din consola de lucru

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

61

Anexarea documetelor scanate la documentele word/excel înregistrate

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

62

Căutare rapidă dupa numărul de înregistrare

Help-Desk integrat

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

63

• Definirea tichetelor de suport tehnic (Activități > Proiecte > Tichete)

• Dashboard grafic tichete

• Drag & Drop

• Definire proiecte, lucrări

• Alocare echipa la proiecte

• Definirea tichetelor direct din mail / Outlook

• Integrare cu modulul de fluxuri de lucru

• Rapoarte analiză estimat versus realizat

• Monitorizarea timpului de raspuns la solicitări

• Mesaje de colaborare pe tichete

• Atașarea de fișiere

• Adaugarea de print screens

• Notificări alocare / rezolvare / avansare soluționare tichete

• AGILE Compliant

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

64

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

65

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

66

Facturare electronica

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

67

Marcare temporala. Arhivare Electronica Legala.

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

68

Certificate digitale. Semnatura Electronica.

Certificate Server.

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

69

Softwaree semnare electronica

Documenta DMS

Vă mulțumim,

Echipa INFRASOFT

ww

w.d

ocu

me

nta

-dm

s.c

om

ww

w.in

fraso

ft.r

o

70