capitolul 1 - organizarea Şi conducerea contabilitĂŢii În instituŢiile publice

CAPITOLUL IORGANIZAREA ŞI CONDUCEREA CONTABILITĂŢII ÎN INSTITUŢIILE PUBLICE

1.1. Felul, importanţa şi trăsăturile instituţiilor publice din România Instituţiile publice sunt reprezentate de acele unităţi prin care statul îşi realizează funcţiile sale în domeniul administraţiei, în sfera acţiunilor social – culturale, justiţiei, procuraturii, apărării ţării, etc. Legea finanţelor publice nr. 72/ 1996 şi Legea finanţelor publice locale nr. 189/1998 cuprind anumite precizări cu privire la formarea, administrarea şi întrebuinţarea resurselor financiare ale statului, ale unităţilor administrativ – teritoriale şi ale instituţiilor publice. În marea majoritate a cazurilor, resursele financiare publice se constituie prin încasarea impozitelor, taxelor, contribuţiilor şi veniturilor nefiscale de la persoanele juridice şi fizice în baza criteriilor stabilite de lege. În categoria instituţiilor care participă la constituirea resurselor financiare publice şi utilizarea lor intră: Parlamentul României; Preşedinţia României; Guvernul României; Ministerele şi celelalte organe ale administraţiei publice centrale şi locale; Alte autorităţi publice; Autoritatea judecătorească, Instituţiile de stat de subordonare centrală sau locală, ş. a.Resursele financiare ale instituţiilor publice pentru întreţinere şi funcţionare cât şi pentru investiţii se asigură astfel:- finanţarea integrală din bugetul administraţiei centrale de stat sau bugetele locale, după caz, în funcţie

de subordonarea acestora;- finanţarea din veniturile extrabugetare şi subvenţii acordate de la bugetul administraţiei centrale de stat

sau bugetele locale, în funcţie de subordonarea instituţiilor;- finanţarea integrală din veniturile extrabugetare;- finanţarea din veniturile extrabugetare cu destinaţie specială pentru anumite cheltuieli stabilite de lege

ce se finanţează din aceste venituri;- autofinanţarea integrală a instituţiilor publice pe seama veniturilor realizate ca urmare a activităţii

desfăşurate. Ţinându - se seama de specificul activităţii desfăşurate, instituţiile publice din domeniul social –cultural cum sunt şcolile de artă, casele universitarilor, policlinicile cu plată şi unele cluburi sportive, pot să-şi finanţeze în întregime cheltuielile din veniturile proprii. Instituţiile publice mai pot folosi pentru desfăşurarea şi lărgirea activităţii lor, mijloace materiale şi băneşti primite de la persoanele juridice şi fizice prin transmiterea gratuită potrivit prevederilor legale. Aceste valori materiale şi băneşti se utilizează pe destinaţiile stabilite de transmiţător. Finanţarea cheltuielilor unor instituţii din domeniul social cultural, indiferent de subordonare se asigură atât din bugetul administraţiei centrale de stat cât şi din bugetul unei unităţi administrativ–teritoriale numai în cazuri în care prin lege se stabilesc categoriile de cheltuieli care se finanţează din fiecare buget. Veniturile extrabugetare ale instituţiilor publice se încasează, administrează şi contabilizează de instituţiile în cauză potrivit normelor pentru finanţele publice, fără a se efectua vărsăminte din acestea la bugetele administraţiei centrale de stat sau bugetele locale dacă legea nu prevede altfel. Veniturile extrabugetare ale instituţiilor publice provin din taxe, chirii, manifestări culturale, valorificări de produse din activităţi proprii sau anexe, concursuri artistice, publicaţii, impresariat, exploatarea filmelor, prestaţii editoriale, consultaţii şi servicii medicale, studii, proiecte, prestaţii de servicii, lucrări, exploatări ale unor bunuri pe care le au în administrare şi latele stabilite de legile de organizare a instituţiilor sau de Guvern. Soldurile anuale rezultate din execuţia bugetului instituţiilor publice finanţate din mijloace extrabugetare se preiau ca venituri în anul următor. Bugetele instituţiilor publice finanţate din mijloacele extrabugetare se include în bugetul centralizat al ordonatorului principal de credite. Plăţile pentru investiţiile publice se efectuează prin băncile care, potrivit legii, execută aceste operaţii pe bază de listă de lucrări, utilaje, mobilier şi late obiecte de investiţii, a documentaţiei tehnice prevăzute de lege şi a mijloacelor depuse de către instituţie, cu respectarea dispoziţiilor legale privind investiţiile şi decontarea acestora.

Organizarea şi conducerea contabilităţii în instituţiile publice of 16

Mijloacele fixe rezultate ca urmare a cheltuielilor de investiţii sau primite prin transfer gratuit majorează fondul social al instituţiilor publice. Instituţiile publice prezintă anumite trăsături caracteristice care le diferenţiază de agenţii economici. În acest sens reţinem următoarele caracteristici mai semnificative: a)Instituţiile publice sunt unităţi care în general nu desfăşoară activităţi productive ci activităţi de conducere, îndrumare, coordonare şi control în domeniul administraţiei de stat şi prestează servicii cu anumite funcţii sociale în sfera acţiunilor social – culturale, justiţiei, procuraturii şi apărării ţării; b)Instituţiile publice nu îţi acoperă cheltuielile generale de întreţinerea şi funcţionarea acestora din veniturile proprii realizate; c)Acele instituţii publice care realizează unele venituri din activitatea desfăşurată, au obligaţia de a le vărsa la buget sau în baza dispoziţiilor legale beneficiază de dreptul de a le reţine – parţial sau integral, ca sursă de autofinanţare a activităţii; d)Pentru activitatea desfăşurată întocmesc bugete de venituri şi cheltuieli; e)În raport de subordonarea lor instituţiile publice primesc alocaţii bugetare pentru acoperirea cheltuielilor de funcţionare şi investiţii, de la bugetul administraţiei centrale de stat sau bugetele locale, după caz; f)Instituţiile publice nu pot efectua cheltuieli din veniturile încasate; g)Nu calculează indicatori de rentabilitate; h)Nu înregistrează uzura obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată şi nici amortizarea mijloacelor fixe deoarece primesc integral de la buget în funcţie de subordonare, fondurile necesare.Pe parcursul exerciţiului bugetar, în procesul de elaborare a proiectelor de buget şi ele execuţie a bugetului aprobat, un rol deosebit de important îi au ordonatorii de credite.Prin ordonatori de credite trebuie să înţelegem conducătorii instituţiilor de stat mandataţi prin lege sa contribuie la proiectarea bugetului public şi la executarea acestuia. Ordonatorii de credite sunt ierarhizaţi pe următoarele trei nivele; ordonatori principali de credite; ordonatori secundari de credite; ordonatori terţiari de credite:Din categoria ordonatorilor principali de credite reţinem: miniştrii şi conducătorii organelor centrale care sunt ordonatori principali ai bugetului de

stat, bugetului asigurărilor sociale sau bugetelor fondurilor speciale; preşedinţii consiliilor judeţene, primarul generai al capitalei, primarii sectoarelormunicipiului Bucureşti şi primarii municipiilor, oraşelor şi comunelor care sunt ordonatori principali ai bugetelor locale respective.În categoria ordonatorilor secundari de credite intră conducătorii instituţiilor de stat centrale sau locale care au în subordine instituţii de stat cu personalitate juridică pentru care trebuie să defalce credite bugetare menţinând necesarul propriu de credite. În această categorie de ordonatori secundari de credite putem menţiona inspectoratele şcolare, direcţiile de sănătate publică, direcţiile de muncă şi protecţie socială, etc.Ordonatorii terţiari de credite sunt reprezentaţi de conducătorii instituţiilor de stat care nu au în subordine unităţi cu personalitate juridică, aceştia fiind răspunzători de folosirea creditelor repartizate de către ordonatorul principal sau secundar de credite în funcţie de poziţia instituţiei în ierarhie.Elaborarea proiectelor bugetului de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetului fondurilor speciale se realizează, potrivit Legii finanţelor publice, de către Ministerul Finanţelor, pe baza propunerilor ordonatorilor principali de credite sub directa îndrumare, urmărire şi coordonare din partea Guvernului României.In baza legii finanţelor publice, a legii finanţelor publice locale şi potrivit prevederilor Constituţiei, în bugetul public naţional se include un sistem unitar de bugete compus din: bugetul de stat; bugetul asigurărilor sociale de stat; bugetele locale; bugetele fondurilor speciale; bugetul trezoreriei statului;bugetele altor instituţii publice ce au caracter autonom.

1.2.Clasificarea instituţiilor publiceParticularităţile şi specificul activităţilor bugetare obligă diferenţierea şi gruparea instituţiilor publice în funcţie de anumite criterii'"', dintre care amintim:


A. Din punct de vedere al regimului de finanţare se deosebesc:I. Instituţii publice finanţate de la bugetul administraţiei centrale de atât, categorie în care se cuprind: Direcţiile Generale ale Finanţelor Publice din judeţe şi Municipiul Bucureşti; Unităţile vamale teritoriale coordonate de către Direcţia Generală a Vămilor: Direcţiile Judeţene de Muncă şi Protecţie Socială şi Direcţia Generală a Municipiului Bucureşti: Inspectoratele de stat teritoriale pentru protecţia muncii; « inspectoratele şcolare judeţene şi

al Municipiului Bucureşti, Instituţiile de învăţământ superior de stat; Bibliotecile centrale universitare, etc.2. Instituţii publice finanţate din bugetul asigurărilor sociale de stat, cum sunt:• Oficiul central de plată al pensiilor;• Corpul de control privind Asigurările Sociale, etc.3. Instituţiile publice finanţate din venituri extrabugetare:• Institutul Român de Management;• Institutul de Cercetare Ştiinţifică în domeniul Muncii şi Proiecţiei Sociale;• Institutul Naţional pentru Fizica Pământului Bucureşti:• Revista Finanţe. Credit. Contabilitate, s.a.4. Instituţii publice finanţate din venituri extrabugetare si din subvenţii de la bugetul de stat (instituţii publice cu finanţare mixtă), in cadrul cărora reţinem:• Muzeul de Istorie Naturală „Grigore Antipa" Bucureşti:• Casele de cultură ale studenţilor;• Corul de Cameră „Madrigal";5. Instituţii publice autofinanţate integral, cum sunt:• Şcolile de artă;• Casele universitarilor din Bucureşti, Cluj-Napoca, Iaşi, Timişoara, Braşov, Craiova;• Policlinicile cu plată, etc.

B. In raport cu importanţa activităţii desfăşurate şi de subordonarea instituţiilor publice avem:• Instituţii ale administraţiei publice centrale:• Instituţii ale administraţiei publice locale;

Instituţiile administraţiei publice centrale cuprind: Preşedinţia României. Parlamentul. Guvernul, ministerele şi celelalte autorităţi centrale de specialitate ale administraţiei publice şi instituţiile din subordinea lor directă. Instituţiile administraţiei publice locale din unităţile administrativ-teritoriale cuprind comunele, oraşele şi judeţele precum şi unităţile subordonate acestora şi au la bază principiul autonomiei locale şi al descentralizării serviciilor publice.Autonomia priveşte atât organizarea şi funcţionarea administraţiei publice locale, cât şi gestionarea sub propria responsabilitate a intereselor colectivităţilor pe care le reprezintă.Autorităţile administraţiei publice prin care se realizează autonomia locală în comune şi oraşe sunt reprezentate de consiliile locale alese şi primarii aleşi în condiţiile legii.Consiliul Judeţean funcţionează în calitatea sa de autoritate a administraţiei publice pentru coordonarea activităţilor consiliilor comunale şi orăşeneşti in vederea realizării serviciilor publice de interes judeţean.Guvernul numeşte câte un prefect în fiecare judeţ şi în Municipiul Bucureşti care îl reprezintă pe plan local şi are sarcina de a conduce serviciile publice descentralizate ale ministerelor şi ale celorlalte organe centrale din unităţile administrativ-teritoriale.Serviciile publice descentralizate ale ministerelor la nivel judeţean cuprind:• Direcţia Generală Judeţeană a Finanţelor Publice;• Inspectoratele Şcolare Judeţene şi al Municipiului Bucureşti;• Direcţiile Judeţene Sanitare;• Consiliul Judeţean de Cultură.Organele administraţiei locale finanţează acţiunile social-culturale, de sănătate, asistenţă socială, gospodărie comunală şi locuinţe prin afectarea bugetelor locale.C. Din punct de vedere al statutului juridic, instituţiile publice se împart în:• instituţii publice cu personalitate juridică;• instituţii publice fără personalitate juridică.


Instituţiile publice cu personalitate juridică sunt acele instituţii ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, li s-a acordat autonomie de decizie şi dreptul de a avea buget anual propriu aprobat de către consiliul de conducere ales.Instituţiile publice fără personalitate juridică sunt acelea ai căror conducători nu au calitatea de ordonator de credite bugetare, categorie în care se cuprind: şcoli generale, cămine culturale, dispensare medicale, etc., care sunt integrate din punct de vedere financiar-contabil în activitatea unei instituţii ierarhic superioare.D. In funcţie de drepturile legate de aprobarea, repartizarea şi utilizarea fondurilor bugetare, instituţiile publice se împart în:• instituţii publice superioare;• instituţii subordonate.Instituţiile publice superioare reprezintă unităţile ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali de credite şi sunt miniştrii şi conducătorii celorlalte organe centrale de stat care primesc mijloace bugetare direct de la bugetul administraţiei centrale şi repartizează credite bugetare aprobate de unităţile ierarhic inferioare în raport cu sarcinile acestora.Instituţiile subordonate reprezintă unităţi ai căror conducători au calitatea de ordonatori secundari şi terţiari de credite şi care primesc prin repartizare mijloace bugetare pentru acoperirea nevoilor proprii de la instituţiile ierarhic superioare.

1.3.Organizarea contabilităţii patrimoniului1.3.1. Particularităţi privind patrimoniul instituţiei publice.în desfăşurarea activităţii oricărei instituţii publice este obligatorie existenţa unui patrimoniu ca şi la alte unităţi patrimoniale, respectiv Regii Autonome, Societăţi Comerciale, etc. Dar, regimul juridic de utilizare, păstrare şi înstrăinare a elementelor patrimoniale la instituţiile publice este însă altul decât la societăţile comerciale."Obiectul contabilităţii patrimoniului îl constituie reflectarea în expresie bănească a bunurilor mobile şi imobile, inclusiv solul, bogăţiile naturale, zăcămintele si alte bunuri cu potenţial economic, disponibilităţile băneşti, titlurile de valoare, drepturile şi obligaţiile persoanelor juridice şi fizice, precum şi mişcările şi modificările intervenite în urma operaţiunilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile şi rezultatele obţinute de acestea ""Obiectivul principal al bilanţului pe ansamblul economiei naţionale îl constituie patrimoniul naţional, cuprinzând patrimoniul public şi cel privat, • inclusiv solul bogăţiilenaturale, zăcămintele .şi alte bunuri cu potenţial economic, evaluate în expresie bănească. "Bunurile care fac parte din domeniul public şi sunt prevăzute în Constituţia României se grupează în:a) domeniul public al statului;b) domeniul public al unităţilor administrativ-teritoriale (judeţe, municipii, oraşe, comune).Aceste bunuri sunt prevăzute şi în art. 135(4) din Constituţie, care spune: "bogăţiile de orice natură ale subsolului, căile de comunicaţii, spaţiul aerian, apele cu potenţial energetic valorificabil şi acelea ce pot 11 folosite în interes public, plajele, marca teritorială, resursele naturale ale zonei economice şi ale platoului continental, precum şi alte bunuri stabilite de lege fac obiectul exclusiv al proprietăţii publice".Instituţiile publice, consiliile locale şi consiliile judeţene aplică prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1031/1999 pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi unităţilor administrativ-teritoriale, după atestarea apartenenţei bunurilor respective, prin Hotărârea Guvernului, la domeniul public al statului şi unităţilor administrativ - teritoriale.Pentru desfăşurarea normală a activităţii, unităţile lucrative îşi procură elementele patrimoniale de care au nevoie, din diverse surse, proprii (interne) sau împrumutate (externe) de la bugetul statului şi unităţile bancare.Aspectul economii este determinat de aspectul juridic al patrimoniului. Obligaţiile în legătură cu folosirea patrimoniului şi a rezultatelor economice, acolo unde se înregistrează asemenea rezultate sunt exprimate în relaţia cu bugetul statului.

Sub aspect economic, patrimonial instituţiilor publice ca obiect de studiu al contabilităţii cuprinde: imobilizările. stocurile, mijloacele financiare, decontările cu terţii.

cheltuielile şi veniturile, fondurile şi rezultatele financiare, etc. adică acele elemente patrimoniale înregistrate în contabilitate sub aspectul componentei materiale şi destinaţiei lor în procesele economice, care se numesc mijloace economice şi sub aspectul sursei de provenienţă, modului de dobândire şi


formare, care se numesc fonduri sau surse.Aspectul juridic al patrimoniului se referă la aceea că instituţia are anumite drepturi privind administrarea şi proprietatea mijloacelor economice şi fondurilor, dispune de ele în mod liber în condiţii legale, pe de o parte, şi are anumite obligaţii faţă de terţe persoane (de bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale) în legătură cu folosirea patrimoniului, a rezultatelor financiare, pe de altă parte.Cele două aspecte economic şi juridic ale patrimoniului se întrepătrund şi se condiţionează reciproc în sistemul economiei de piaţă, în general, şi al instituţiilor statului, în special.Contabilitatea cunoaşte, analizează şi înregistrează elementele patrimoniale ce constituie patrimoniul instituţiei publice sub denumirea de active circulante (mijloace economice) şi sub denumirea de pasive (fonduri sau surse).Mijloacele economice reprezintă elementele necesare desfăşurării normale a activităţii, iar sursele sau fondurile exprimă provenienţa acestora.Structura patrimoniului unei instituţii publice, în general este compusă din elemente patrimoniale de activ şi elemente patrimoniale de pasiv.Elementele patrimoniale de activ se referă la:l. Mijloacele fixe din dotare: clădiri, construcţii, instalaţii de laborator, aparate de măsurare, control şi reglare; mijloace de transport, animale de muncă, tinere şi la îngrăşat; plantaţii de vii şi pomi fructiferi; terenurile din exploatare; pădurile din patrimoniul primăriilor şi al prefecturilor; publicaţiile din biblioteci, etc.2. Mijloacele băneşti reprezentate de: disponibilul instituţiei în conturile deschise la trezorerie; numerarul din conturile deschise la bancă şi din casierie; carnete C.E.C.; disponibilităţi din contravaloarea în lei a sumelor încasate în valută: disponibilităţi din fonduri cu destinaţie specială; disponibilităţi rezultate din venituri extrabugetare; acreditive; alte valori: timbre fiscale şi mărci poştale, tichete de călătorie, bilete cu valoare nominală, ş.a., plasamente în titluri de stat şi depozite la termen etc.3. Decontările privind împrumuturile acordate, decontările cu ordonatorii de credite efectuate, decontările cu terţii debitori. Această ultimă categorie de decontări cu terţii-debitori este reprezentativă şi cuprinde: debitori din avansuri spre decontare; debitori din reclamaţii şi litigii; debitori din pagube de mijloace materiale, cheltuieli nelegale şi neeconomicoase; debitori din pagube de mijloace fixe; debitori pentru echipament de lucru şi uniforme; debitori pentru garanţii depuse; debitori din laxe datorate de studenţi şi elevi; debitori privind turneele artistice; debitori pentru investiţii; alţi debitori cât şi clienţii.4. Cheltuielile instituţiei care cuprind: cheltuielile bugetului local, cheltuielile instituţiei de la buget, cheltuieli pentru investiţii în continuare, cheltuielile activităţii autofinanţate, cheltuieli din fonduri cu destinaţie specială, cheltuieli pentru finanţări speciale.5. Materialele şi obiectele de inventar sub formă de: medicamente şi materiale sanitare, materiale de întreţinere şi gospodărire, materiale cu caracter funcţional, alimente pentru cantinele proprii, furaje pentru animale, animale date pentru sacrificare şi prelucrare la terţi, animale pentru experienţă, animale tinere şi la îngrăşat, produse; materiale şi utilaje pentru investiţii; obiecte de inventar şi echipament de lucru şi protecţia muncii, rechizite de birou, efecte de cazarmament din cămine, spitale, sanatorii, etc.Elementele patrimoniale de pasiv se referă la:1. Decontări privind împrumuturile primite şi decontările cu ordonatorii de credite: decontări între instituţia superioară şi instituţiile subordonate privind finanţarea de la buget; decontări privind gestionarea creditelor externe guvernamentale; decontări cu societăţile comerciale farmaceutice privind gestionarea medicamentelor procurate din credite externe guvernamentale; alte decontări.2. Decontări cu terţii creditori ce se referă la: decontări cu salariaţii; creditorii instituţiei pentru: salarii neridicate, reţineri din salarii pentru plata ratelor, reţineri din salarii pentru terţi, creditori din garanţii depuse de gestionari, alţi creditori; decontări cu bugetul statului; decontări privind contribuţia instituţiei şi a personalului la asigurările sociale; decontări privind contribuţia instituţiei şi a personalului la constituirea fondului pentru ajutorul de şomaj; bursieri şi doctoranzi; furnizori pentru activitatea curentă; furnizori şi antreprenori pentru investiţii.3. Fondurile instituţiei dintre care reţinem: fondul mijloacelor fixe şi terenurilor; fondul obiectelor de inventar; fonduri cu destinaţie specială; fondul de rulment; fondurile speciale şi fondurile pentru finanţări speciale.4. Veniturile instituţiei publice reprezentate prin: veniturile bugetare; veniturile instituţiei; veniturile extrabugetare; veniturile din anii precedenţi şi alte surse; venituri anticipate; venituri de realizat din


diferenţe de preţ aferente valorilor imputate; venituri de realizat cat şi rezultatul execuţiei bugetare.5. Finanţări şi credite bancare: finanţarea de la buget privind anul curent; finanţarea de la buget privind anii precedenţi şi alte surse; credite bancare; finanţarea din credite externe guvernamentale; finanţarea din credite externe cu garanţia statului; finanţarea din împrumuturi de la trezoreria finanţelor publice.

1.3.2. Organizarea compartimentului de contabilitateContabilitatea instituţiilor publice se organizează în compartimente distincte, conduse de către directorul financiar-contabil, contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie.Contabilitatea generală organizată în instituţiile publice, are la bază norme unitare privind organizarea şi conducerea acesteia, care au caracter obligatoriu, având ca obiectiv principal furnizarea informaţiilor atât pentru necesităţile proprii, cât şi în relaţiile acestora cu alte instituţii, clienţii, furnizorii, băncile şi alte persoane fizice şi juridice.Directorul financiar-contabil, contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie trebuie să aibă studii economice superioare.Răspunderea pentru organizarea şi ţinerea contabilităţii revine persoanei care are obligaţia gestionării patrimoniului şi trebuie să asigure condiţiile necesare pentru: întocmirea documentelor justificative privind operaţiunile patrimoniale; organizarea şi ţinerea corectă şi la zi a contabilităţii; organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului, precum şi valorificarea rezultatelor acesteia; respectarea regulilor de întocmire a bilanţului contabil; păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a bilanţurilor contabile.Atribuţiile directorului financiar-contabil, contabilului şef sau altei persoane împuternicite în îndeplinirea acestei funcţii, precum şi a personalului din subordinea acestora, în domeniul contabilităţii se stabilesc de către administrator, ordonatorul de credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării patrimoniului conform legii.în cazul în care contabilitatea unităţii se organizează şi se ţine de către persoane juridice autorizate (societăţi comerciale sau persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sauexpert contabil), răspunderea privind ţinerea contabilităţii revine acestor persoane, potrivit legii organizării activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi.In organizarea şi conducerea contabilităţii un rol important revine Ministerului Finanţelor care, potrivit legii, emite cadrul general al planului de conturi, normele de aplicare a acestuia, modelele registrelor de contabilitate şi a celorlalte formulare tipizate comune privind activitatea financiar-contabilă, emite norme privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului, emite modelul bilanţului contabil, precum şi normele privind întocmirea, verificarea, certificarea şi centralizarea acestora.în orice unitate patrimonială sectorul financiar-contabil poate fi organizat în două compartimente şi anume: compartimentul financiar, care la rândul său în funcţie de volumul lucrărilor se poate compartimenta pe grupe de lucrări (plan financiar şi control financiar preventiv, ştate-salarii, ordonanţare-decontări. casierie, revizori de gestiune) şi compartimentul contabilitate care poate avea în componenţa sa : contabilitate generală, contabilitate de gestiune, inventar, ş.a.Organizarea muncii personalului din sectorul financiar-contabil se poate efectua pe obiective sau pe grafice în funcţie de o serie de factori: natura, volumul şi complexitatea lucrărilor, experienţa personalului, mijloace tehnice din dotare etc.Dintre atribuţiile mai importante ale compartimentului financiar-contabil reţinem:- asigură înregistrarea cronologică, prelucrarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la situaţia patrimoniului;- asigură controlul operaţiilor efectuate, exactitatea datelor contabile şi a procedeelor de prelucrare a acestora;- furnizează informaţiile necesare execuţiei bugetului de stat şi întocmirii bilanţului general;- întocmeşte statele de salarii, efectuează plata salariilor şi ţine evidenţa salariilor neridicate;- realizează decontările cu terţii (decontări interne, decontări cu terţii debitori şi creditori), organizează şi efectuează controlul financiar preventiv, inclusiv inventarierea patrimoniului;- întocmeşte bilanţul contabil şi efectuează analize economico-financiare.

Dintre atribuţiile contabilului şef care coordonează compartimentul financiar-contabil reţinem:- asigură, alături de conducătorii celorlalte compartimente elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli al unităţii, urmărind menţinerea echilibrului financiar, desfăşurarea unei activităţi eficiente,


etc.;- asigură exactitatea controlului financiar preventiv şi acordă refuzul de viză pentru acele operaţii economice care nu sunt legale şi necesare;- urmăreşte efectuarea în termen a decontărilor cu alte persoane fizice şi juridice, cu bugetul statului şi cu băncile;- urmăreşte realizarea prevederilor bugetului de venituri şi cheltuieli şi a situaţiei economico-financiare;- asigură, alături de conducătorul instituţiei organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului şi propune măsuri pentru recuperarea pagubelor;- asigură întocmirea bilanţului contabil răspunzând alături de conducătorul unităţii de realitatea datelor înscrise în acesta;- angajează instituţia prin semnătură alături de conducătorul acesteia în toate operaţiile patrimoniale.în activitatea unităţii patrimoniale, compartimentul financiar-contabilitate se organizează sub formă de birouri, servicii, în funcţie de mărimea instituţiei publice.

1.3.3. Rolul, importanta şi structura documentelor utilizate de instituţiile publice.Instituţiile publice, pe lângă documentele şi registrele de evidenţă financiar-contabile obişnuite întâlnite în unităţile economice folosesc documente şi registre specifice activităţii de derulare a exerciţiului bugetar şi stau la baza înregistrărilor în contabilitate, astfel:l) La instituţiile de învăţământ, care desfăşoară activităţi autofinanţate (cantine pentru elevi sau studenţi, ateliere-şcoală, micromagazine, laboratoare de cofetărie-patiserie, etc.) se folosesc documentele:- bugetul de venituri şi cheltuieli; - cererea de deschidere a creditelor bugetare;- dispoziţia bugetară;- lista consumului zilnic de alimente;- tabele nominale cu elevii sau studenţii care au plătit- costul hranei.a) Bugetul de venituri şi cheltuieli se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil, din cadrul instituţiilor de învăţământ preuniversitar şi cuprinde informaţii de fundamentare a creditelor solicitate precum:- cheltuieli învăţământ - cheltuieli curente, cheltuieli de personal, cheltuieli materiale, burse.- cheltuieli de capital - reparaţii curente, reparaţii capitale, cheltuieli cu investiţiileDupă întocmire bugetul de venituri şi cheltuieli, se trimite ordonatorului de credite pentru avizare. După avizare se remite instituţiei care 1-a întocmit. Este semnat de conducătorul instituţiei şi contabilul şef.b) Cererea de deschidere a creditelor este o adresă scrisă către Trezoreria din localitatea unde instituţia are deschise conturile, prin care se solicită deschiderea creditelor. Este semnat de conducătorul instituţiei şi contabilul şef.c) Dispoziţia Bugetară reprezintă documentul folosit de toate instituţiile finanţate din bugetul public naţional şi bugetele locale, prin care se fac cunoscute creditele bugetare aprobate. Se întocmeşte de către ordonatorul de credite (Inspectoratul Şcolar, de exemplu) în folosul beneficiarului de credite şi cuprinde informaţii cu privire la: banca plătitorului; beneficiarul creditelor bancare; suma alocată în cifre şi litere.Este semnat de ordonatorul de credite şi contabilul şef, banca plătitorului şi banca beneficiarului.d) Lista zilnică de alimente reprezintă documentul care stă la baza eliberării alimentelor din magazie. Se întocmeşte de magazioner pe baza reţetarului şi este verificată de contabilul şef. Cuprinde informaţii cu privire la: - efectivul de elevi sau studenţi care servesc masa la cantină;- alocaţia de hrană;- numărul de mese servite; - denumirea alimentelor; - cantitatea şi preţul unitar; - valoarea alimentelor consumate zilnic. e) Tabelul nominal se întocmeşte bilunar de către compartimentul de contabilitate şi cuprinde informaţiile: numărul de elevi sau studenţi care au servit masa; numărul de chitanţă; costul cantinei.2) La instituţiile sanitare se întocmeşte zilnic în trei exemplare Condica de Prescripţie la Aparat de către farmacia spitalului. Acest document serveşte pentru eliberarea de la magazie a medicamentelor şi materialelor sanitare pe baza prescripţiei medicului. Cuprinde informaţii privind: unitatea sanitară; data; denumirea medicamentelor; cantitatea; preţul şi valoarea.


Este semnat de către medicul de gardă, de persoana care eliberează medicamentele şi de persoana care distribuie medicamentele la pacienţii spitalului.3) La Trezoreria Finanţelor Publice se întocmesc următoarele documente specifice:- Jurnalul de înregistrare a operaţiunilor;- Jurnalul sinteză a operaţiunilor;- Jurnalul de casă privind operaţiunile;- Execuţia cuantumului trezoreriei;- Cererea de deschidere de cont;- Fişa specimenelor de semnătură;- Nota de justificare.Aceste documente, cu excepţia Cererii de deschidere de cont şi Fişa specimenelor de semnătură se întocmesc zilnic de compartimentul financiar-contabil din cadrul Trezoreriei.a) Jurnalul de înregistrare are câte un număr de ordine şi se întocmeşte atât pentru debitul cât şi pentru creditul conturilor pentru care se deschide (de exemplu contul 231 „Cheltuielile bugetului de stat").Jurnalul conţine informaţiile: număr rând;numărul şi data documentului; tipul de document; rulajul debitor; conturile corespondente;sumele înregistrate în conturile corespondente respective. Se semnează de şeful contabil.b) Jurnalul sinteză a operaţiunilor în ziua ... conţine informaţiile:- operaţiile curente înregistrate la data ... - numărul jurnalului de înregistrare;- conturile debitoare şi creditoare;- suma.În acest jurnal se evidenţiază numai operaţiunile curente. Este semnat de şeful compartimentului, persoana care 1-a întocmit, şeful contabil care îl primeşte şi îl verifică.c) Jurnalul de casă privind operaţiunile din ziua ... la casierie; serveşte pentru consemnarea operaţiunilor specifice de încasări, de plăţi, de tezaur, de către casier şi cuprinde informaţiile:- număr curent;- număr document;- număr de cont;- explicaţii;- încasări;- plăţi;- sold şi totalul zilei.Este vizat de şeful serviciului casierie-tezaur, persoana care 1-a întocmit şi persoana care 1-a primit.d) Execuţia cuantumului trezoreriei se întocmeşte zilnic de compartimentul contabilitate şi stă la baza elaborării bilanţului contabil al trezoreriei. Conţine informaţii cu privire la indicatorii de execuţie a Contului trezoreriei şi sumele consemnate în plus sau minus faţă de nivelurile stabilite. Este semnat de contabilul şef şi directorul trezoreriei.e) Cererea de deschidere de cont se înmânează instituţiei sau agenţilor economici care doresc să îşi deschidă conturi la Trezorerie. După completarea ei, cererea se înapoiază trezoreriei şi apoi, urmează deschiderea conturilor. Cuprinde informaţii cu privire la: - antetul persoanei fizice sau juridice care solicită - deschiderea contului; - numărul de cont atribuit; - actul de funcţionare al solicitantului; - decizia de numire a conducătorului instituţiei; - fişa cu specimene de semnătură, etc.Este vizat şi aprobat de directorul trezoreriei şi serviciul contabilitate, ordonatorul de credite şi contabilul şef.f) Fişa specimenelor de semnătură este documentul care se ridică de la trezorerie, se completează cu informaţiile necesare cu privire la persoanele cu drept de specimen de semnătură, după care se depune la trezorerie.Se întocmeşte în două exemplare, unul rămânând la solicitant şi unul la trezorerie .

g) Nota de justificare privind rezerva de sume în carnetele C.E.C. se înmânează de trezorerie instituţiei prin delegatul său şi conţine informaţii cu privire la:- suma în lei a cecurilor emise;


- plăţile efectuate cu cec şi justificate cu natura cheltuielilor;- soldul existent şi eventual necesarul suplimentării valorii carnetelor C.E.C..Este semnat de ordonatorul de credite şi contabilul şef al trezoreriei.4) La Tribunalul Judeţean, ca instituţie judecătorească şi datorită activităţii sale specifice desfăşurate, cheltuielile sunt ocazionate cu judecarea proceselor pe rol (cheltuieli de procedură), înregistrarea cheltuielilor cu corespondenţa respectivă se face în Borderoul de expediţie a corespondentei. Documentul se întocmeşte zilnic de contabilitate şi cuprinde informaţiile:- numărul oficial al trimiterii:- numărul de recomandată;- adresa destinatarului;- destinaţia;- greutatea şi taxa;- total plicuri expediate;- suma totală.Este semnat de persoana care predă trimiterea la poştă şi salariatul poştei prin care se expediază.5) La Primăriile comunale se întocmesc documente specifice contabilităţii în partidă simplă şi anume:- bugetul de venituri şi cheltuieli (pe anul ...)- nota de fundamentare a necesarului de credite;- cererea de deschidere de credite din bugetul local către- trezorerie;- situaţia centralizată a evidenţelor fiscale lunare;- contul de debite-încasări;- centralizatorul sumelor rămase neîncasate;- planul de venituri şi cheltuieli pentru autofinanţare;- partida de cheltuieli pentru activităţi autofinanţate;- capitolul şi subcapitalul de cheltuieli bugetare;- borderou! desfăşurător al încasărilor;- chitanţă pentru impozite şi taxe;- borderoul de debite-scăderi.6) La instituţiile de Cultură şi Artă se întocmesc documente specifice, dintre care menţionăm: - „Situaţia privind detalierea cheltuielilor", care cuprinde indicatorii finanţaţi din bugetul public naţional şi din veniturile proprii obţinute;- „Situaţia privind pierderile anuale şi trimestriale, plăţile efective şi cheltuielile efective"; - „Devizul pentru cheltuieli", întocmit numai în cazul pregătirii spectacolelor în premieră de către

regizorul spectacolului şi cuprinde cheltuielile totale şi materialele necesare pentru realizarea decorurilor şi montării spectacolelor;

- Ordinul de lucru, în care se înregistrează informaţii cu privire la confecţionarea costumelor şi alte decoruri; alte informaţii cu privire la costul obiectelor confecţionate; - Chitanţa de creditare, întocmită de distribuitorii de bilete pe credit; - Borderoul de încasări conţine informaţii privind: categoria locurilor vândute, preţurile unitare, numărul biletelor de vânzare şi al celor vândute şi preţul acestora, valoarea timbrului muzical, etc.;Situaţia spectacolelor, în care se înregistrează: numărul spectacolelor care au avut loc, numărul biletelor vândute, etc..

1.3.4. Registrele de contabilitateRegistrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care instituţiile publice înregistrează periodic, cronologic şi sistematic operaţiunile economico-financiare consemnate în documente justificative şi care reprezintă datele sursă ce afectează patrimoniul acestora.Registrele contabile se prezintă sub forma de registre sau foi volante şi listări informatice legate sub formă de registru. Acestea prezintă un conţinut şi o formă adecvată înregistrării după anumite reguli specifice a tuturor operaţiunilor economico-financiare intervenite în cursul unui exerciţiu bugetar.Potrivit Legii contabilităţii nr. 82/1991, în contabilitate se folosesc următoarele registre contabile: Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul „Cartea mare". Toate aceste registre sunt numerotate, şnuruite, parafate şi înregistrate la organele fiscale, putând servi, dacă este cazul, ca probă în cazul litigiilor instituţiilor publice, şi în orice altă situaţie.Registrul-jurnal, este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează zilnic în mod cronologic,


operaţiune cu operaţiune, fără spaţii libere şi fără ştersături, totalitatea operaţiunilor economico-financiare ce afectează patrimoniul instituţiei, într-o perioadă de gestiune.In activitatea practică, urmare sporirii numărului de operaţiuni economico-financiare, pe lângă acest registru-jurnal, ce are caracter unic şi este cunoscut sub denumirea de Registru jurnal general, sunt utilizate şi jurnalele auxiliare sau analitice pentru: operaţiuni de casă şi bancă, decontările cu terţii debitori şi creditori, situaţia avansurilor spre decontare, etc..Forma registrului jurnal se prezintă astfel:Unitatea………… Registru-jurnal Nr. Pagină…………Nr.crt. Data

înreg.Documentul(felul, nr., data)

Explicaţii Simbol conturi Sume

Debi-toare

Credi-toare

Debi-toare

Credi-toare

1 2 3 4 5 6 7 8Report

De reportat

Întocmit, Verificat,Registrul-jurnal se parafează de către organele în drept la începerea activităţii, la încetarea activităţii, precum şi ori de câte ori este cazul. Fiind document de înregistrare contabilă nu circulă şi se arhivează de către instituţia care este obligată să-1 păstreze împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de înregistrare anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum şi a unor posturi din bilanţ. Se întocmeşte într-un singur exemplar la sfârşitul anului pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se prezintă astfel:…………………(Unitatea) Registrul-inventar Nr. pagină…………Nr.crt Recapitulaţia

elementelor inventariate

Valoarea contabilă

Valoarea de inventar

Diferenţe prin evaluare

Valoare Cauzele dif.

1 2 3 4 5 6

Întocmit, Verificat,

Registrul „Cartea-mare" serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, (la unităţile care aplică forma de înregistrare contabilă „pe jurnale"), la verificarea înregistrărilor contabile efectuate şi la furnizarea de date pentru efectuarea de analize economico-financiare.Se întocmeşte în cadrul compartimentului financiar-contabil la sfârşitul lunii şi stă la baza elaborării balanţei de verificare. Modul de completare al acestui registru de contabilitate este următorul:- rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfăşurarea pe

conturi corespondente;- sumele cu care a fost descărcat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale,

obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;- soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale

contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).


Registrul „Cartea-mare" se prezintă astfel:

Unitatea…………….. Cartea Mare

Contul ..........Lunile Conturi corespondente creditoare Total rulaj

debitorTotal rulaj creditor

Sold

Cont……Jurnal……..

Cont…….Jurnal……..

Cont………Jurnal…….

Cont…….Jurnal…….

Cont……..Jurnal…….

La 1 ianuarie 200....

Debitor

Creditor

Ian. Febr. Mart.Total trim.l ……Total generalRegistrul „Cartea-mare şah" serveşte la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economice şi financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabilă maestru-şah. Stă la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.Acest registru se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, deschizându-se după necesităţi, pe măsura înregistrării operaţiunilor.Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative şi centralizatoare şi notelor contabile.La începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei „suma" se înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor sintetice, încheiate la finele anului precedent. Dacă numărul operaţiunilor economico-financiare intervenite într-o perioadă de gestiune nu este prea mare, atunci registrul „Cartea-mare" (şah) poate fi folosit într-o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an).Forma de prezentare este următoarea:Cartea Mare (Şah)

Simbol cont Debit Pagina Credit

Nr. din registrul jurnal

Data operat. 200...

Suma Conturi corespondente

Registrele de contabilitate, precum şi documentele justificative, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, se păstrează în arhiva instituţiilor publice timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de maxim 30 de zile de la constatare.

1.3.5. Formele de înregistrare contabilă Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare, documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate, potrivit normelor


stabilite, a operaţiunilor economice şi financiare pe tot parcursul exerciţiului bugetar.Executarea corespunzătoare a lucrărilor din cadrul ciclului contabil de prelucrare a datelor dă posibilitatea obţinerii într-o formă finală a informaţiilor contabile necesare utilizatorilor. Dar, până la prezentarea finală a datelor contabile, acestea trec prin mai multe etape operaţionale de prelucrare şi care se referă la: consemnarea operaţiilor economico-financiare în documente justificative; prelucrarea şi înregistrarea documentelor justificative în sistemul de conturi; determinarea costurilor, a veniturilor şi a rezultatelor înregistrate în conturi; controlul exactităţii datelor prun balanţa conturilor; controlul exactităţii datelor prin inventariere; centralizarea şi sintetizarea datelor prin bilanţul contabil. Deci, forma de contabilitate dăexpresie organizatorică ciclului contabil de prelucrare a datelor, în scopul obţinerii sistemului de informaţii privind situaţia patrimonială şi rezultatele obţinute.Formele de contabilitate se deosebesc prin procedura sau modul de prelucrare a datelor şi prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea înregistrării cronologice şi sistematice. Modul de înregistrare şi prelucrare a datelor formează conţinutul formei de contabilitate iar formularele de evidenţă şi raportare a datelor folosite reprezintă instrumente de lucru ale acesteia.Forma de contabilitate are la bază metoda contabilităţii, ceea ce înseamnă respectarea principiului dublei reprezentări a patrimoniului unităţii, a principiului dublei înregistrări a operaţiilor economice în conturi, a relaţiei dintre conturile sintetice şi cele analitice, dintre contabilitatea cronologică şi cea sistematică.Forma de contabilitate se defineşte ca fiind un sistem de formulare corelate între ele, care servesc la înregistrarea şi prelucrarea, după anumite reguli, a operaţiilor economice care consemnează starea şi mişcarea patrimoniului pe o anumită perioadă de gestiune.Cele două laturi ale unei forme de înregistrare contabilă, pe de o parte, concepţia care stă la baza culegerii, înregistrării şi prelucrării datelor, iar pe de altă parte, ansamblul de mijloace necesare pentru executarea lucrărilor şi care constau în: documente, registre, purtători tehnici de informaţii, documentele de sinteză, contribuie la înfăptuirea obiectului contabilităţii şi a metodei acesteia.Alegerea formei de înregistrare contabilă este influenţată de structura organizatorică, natura activităţii desfăşurate, modul de finanţare şi trăsăturile caracteristice ale tehnicii de calcul folosite pentru executarea lucrărilor de evidenţă şi calcul.Formele de contabilitate utilizate în cadrul noului sistem de contabilitate sunt: forma clasică, forma de înregistrare, contabilă pe jurnale; forma de înregistrare contabilă „maestru-şah" şi forma informatică.

Fiecare din aceste forme de înregistrare se distinge prin procedura sau modul de prelucrare a datelor şi prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea înregistrării cronologice şi sistematice. Principalele registre utilizate în toate formele de contabilitate sunt: registrul jurnal, registrul inventar şi registrul „Cartea mare", care asigură întocmirea balanţei de verificare şi a bilanţului contabil.Forma de contabilitate clasică sau Jurnalul unic este specifică întreprinderilor mici unde volumul operaţiilor ce pot fi înregistrate zilnic este limitat, fără a fi necesară o diviziune a muncii contabile. Această formă de contabilitate utilizează într-o formă corelată următoarele registre: jurnalul unic, pentru înregistrarea cronologică; cartea mare, pentru evidenţa sistematică, sintetică şi analitică, fără ca rulajele să fie dezvoltate pe conturi corespondente; registrul-inventar, pentru inventarierea patrimoniului; balanţa conturilor, pentru centralizarea şi verificarea periodică a exactităţii datelor şi situaţiile financiar-contabile, pentru sintetizarea informaţiilor privind patrimoniul, evoluţia financiară şi rezultatele obţinute în cadrul firmei respective.Forma de înregistrare contabilă pe jurnale este specifică unităţilor patrimoniale cu un volum mare de operaţiuni, care se repetă într-un interval de timp relativ redus, în această situaţie jurnalul unic este înlocuit cu un sistem de jurnale auxiliare, structurate pe tipuri de operaţii repetitive. Ca instrumente de lucru reţinem: jurnalele multiple; situaţii auxiliare pentru debitul unor conturi; cartea-mare; balanţa de verificare şi bilanţul contabil.Jurnalele multiple servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică proprie conturilor sintetice, iar în anumite cazuri şi pentru conturi analitice, înregistrările în jurnale se fac direct pe baza documentelor justificative, în tot cursul lunii sau numai la sfârşitul lunii.Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiile de credit se întocmesc situaţii pentru operaţiile de debit (exemplu, pentru debitul conturilor de casă şi bancă).

Cartea-mare se utilizează pentru stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice din planul de conturi.Pe baza jurnalelor multiple deschise pentru creditul conturilor se întocmeşte registrul-jurnal general. In


acest scop formulele contabile centralizatoare se stabilesc pe baza jurnalelor multiple. In cadrul formei de înregistrare contabilă pe jurnale, ordinea de succesiune a lucrărilor este următoarea: întocmirea purtătorilor de date (documente justificative); înregistrarea documentelor de evidenţă în jurnale şi situaţii; înregistrarea documentelor de evidenţă în formularele şi fişele de evidenţă analitică; trecerea sumelor din jurnale şi situaţii în cartea mare; întocmirea balanţelor de verificare şi a bilanţului contabil.Forma de contabilitate maestru-şah sau pe conturi corespondente, are la bază următoarele instrumente de lucru: jurnalul de înregistrare, fişa sintetică şah, balanţa conturilor şi registrele auxiliare folosite pentru evidenţa analitică.Jurnalul de înregistrare (Fişa rulajelor) serveşte pentru înregistrarea cronologică a operaţiilor economice şi financiare şi stabilirea rulajului total al acestora, la sfârşitul fiecărei luni. Documentelor justificative, documentelor cumulative şi notelor de contabilitate, pe măsura înregistrării în acest registru li se atribuie un număr de înregistrare în ordinea datei la care au fost înscrise în fişa rulajelor. Totalul lunar din jurnalul de înregistrare (fişa rulajelor) trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare şi creditoare ale lunii respective din balanţa conturilor sintetice.Fişele sintetice şah (pe conturi corespondente) servesc la înregistrarea sistematică a operaţiunilor economice şi financiare pe baza documentelor justificative, care, în prealabil au fost înscrise în jurnalul de înregistrare. Fişele se întocmesc separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic pe acelaşi model de fişă.Registrele de contabilitate analitică se utilizează sub forma fişelor de cont analitic pentru valori materiale, a fişelor de cont pentru operaţii diverse, a situaţiilor şi altor formulare specifice folosite în acest scop.Balanţa conturilor se întocmeşte lunar pe baza fişelor sintetice şah.Regulamentul de aplicare a Legii contabilităţii nr.82/1991 prevede folosirea în cadrul formei „maestru-şah" a registrului contabil Cartea mare (şah) care stă la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.Forma de contabilitate informatică reprezintă o adaptare a formelor de contabilitate enunţate anterior prin folosirea tehnicii electronice de calcul. Ciclul contabil de prelucrare a datelor are, la intrarea în calculator, formula contabilă, pe baza căreia se clădeşte întregul sistem de stocare şi prelucrare a datelor.Pe baza datelor introduse în calculator se editează în mod obligatoriu jurnalul de înregistrare, care constituie de fapt evidenţa cronologică. Editarea registrelor cartea-mare se realizează facultativ, la cererea consumatorului de informaţii contabile.Lunar, în mod obligatoriu, se editează şi balanţele conturilor care preiau şi funcţia registrelor Cartea-mare.

1.4. Organizarea şi desfăşurarea controlului financiar preventiv.

1.4.1. Obiectul controlului financiar preventiv.Instituţiile publice au obligaţia de a organiza controlul financiar preventiv, potrivit prevederilor legale, prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate pebaza fondurilor publice sau a patrimoniului public înainte de aprobarea acestora. Fondurile publice reprezintă sumele alocate din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor sociale de sănătate, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele locale, bugetele instituţiilor publice finanţate din veniturile extrabugetare, bugetul Fondului Proprietăţii de Stat, ajutoare financiare externe acordate României sau instituţiilor publice, credite externe contractate sau garantate de stat ori de autorităţi ale administraţiei publice locale, precum şi împrumuturi interne contractate de autorităţi ale administraţiei publice locale.Prin patrimoniul public se înţelege totalitatea drepturilor şi obligaţiilor, la un moment dat, ale statului, unităţilor administrativ-teritoriale sau ale instituţiilor publice ale acestora, cu valoare economică, dobândite sau asumate cu orice titlu.Din patrimoniul public fac parte drepturi şi obligaţii referitoare atât la bunuri din domeniul public cât şi din domeniul privat ale statului şi unităţilor administrativ-teritoriale.Fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operaţiuni care vizează, în principal:a) angajamente legale şi bugetare;b) deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;c) modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite;d) efectuarea de plăţi din fonduri publice;e) efectuarea de încasări în numerar;f) vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului


sau al unităţilor administrativ teritoriale;g) concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;h) alte tipuri de operaţiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanţelor.Conducătorul instituţiei publice, în funcţie de specificul acesteia poate decide exercitarea controlului financiar preventiv şi asupra altor tipuri de proiecte de operaţiuni decât cele precizate mai sus.Controlul financiar preventiv presupune verificarea sistematică a proiectelor de operaţiuni care fac obiectul acestui control din punct de vedere al:a) legalităţii şi regularităţii;b) încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite potrivit legii.1.4.2. Organizarea controlului financiar preventiv.Controlul financiar preventiv se organizează şi se exercită în mod unitar în următoarele forme:• controlul financiar preventiv propriu;• controlul financiar preventiv delegat, prin controlori delegaţi ai Ministerului Finanţelor.Instituţiile publice au obligaţia de a organiza controlul financiar preventiv propriu şi a asigura evidenţa angajamentelor în cadrul compartimentului contabil.Conducătorii instituţiilor publice au obligaţia să stabilească proiectele de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative şi circuitul acestora.Controlul financiar preventiv propriu se exercită de contabilul şef prin viza de control financiar preventiv propriu. Contabilul şef poate împuternici alte persoane din subordinea sa să exercite controlul financiar preventiv propriu numai cu aprobarea ordonatorului de credite.Ordonatorul de credite va primi spre aprobare numai proiectele de operaţiuni care respectă cerinţele de legalitate, regularitate şi încadrare în limitele angajamentelor bugetare aprobate, care poartă viza de control financiar preventiv propriu. Viza de control financiar preventiv propriu se exercită prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea de către acestea a sigiliului personal.In vederea acordării vizei de control financiar preventiv propriu, proiectele de operaţiuni se prezintă însoţite de documentele justificative corespunzătoare, certificate în privinţa realităţii şi legalităţii prin semnătura conducătorilor compartimentelor de specialitate care iniţiază operaţiunea respectivă şi care răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror documente justificative le-au certificat.Persoanele în drept să exercite controlul financiar preventiv propriu pot cere avizul compartimentului de specialitate juridică ori de câte ori consideră că necesităţile o impun.Exercitarea funcţiei de ordonator de credite este incompatibilă cu exercitarea funcţiei de contabil şef /contabil. Persoana în drept să exercite viza de control financiar preventiv are dreptul şi obligaţia de a refuza acordarea vizei pentru anumite proiecte de operaţiuni, motivând în scris şi ţinând evidenţa proiectelor de operaţiuni refuzate la viza de control financiar preventiv.Controlul financiar preventiv delegat se organizează şi se exercită de către Ministerul Finanţelor prin controlori delegaţi, a căror numire se face prin ordin al ministrului finanţelor.Controlorul delegat este funcţionar public, angajat al Ministerului Finanţelor, care trebuie să aibă studii superioare economice sau juridice şi o vechime efectivă în domeniul finanţelor publice de minimum 7 ani.Ministrul finanţelor numeşte, pentru fiecare instituţie publică în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, unul sau mai mulţi controlori delegaţi în funcţie de volumul şi de complexitatea activităţii instituţiei publice respective.Ministrul finanţelor aprobă normele metodologice prin care se stabilesc:a) tipurile de operaţiuni ale ordonatorilor principali de credite ale căror proiecte se supun controlului financiar preventiv delegat;b) limitele valorice peste care se efectuează controlul financiar preventiv delegat, pe tipuri de operaţiuni;c) documentele justificative care trebuie să însoţească diferitele tipuri de operaţiuni;d) modul în care trebuie efectuat controlul financiar preventiv delegat pentru fiecare tip de operaţiune.Controlorii delegaţi exercită viza de control financiar preventiv delegat asupra proiectelor de operaţiuni vizate în prealabil de către controlul financiar preventiv propriu al instituţiei publice.Operaţiunile care fac obiectul controlului financiar preventiv delegat se supun aprobării ordonatorului principal de credite numai însoţite de viza de control financiar preventiv delegat. Viza de control financiar preventiv delegat se acordă sau se refuză în scris, pe formular tipizat, şi trebuie să poarte semnătura şi


sigiliul personal al controlorului delegat competent.Referitor la refuzul de viză trebuie să reţinem faptul că în această situaţie controlorul delegat are obligaţia să îl informeze în scris pe ordonatorul principal de credite, precizând motivele refuzului. Dacă ordonatorul principal de credite prezintă în scris argumente în favoarea efectuării operaţiunii pentru care se intenţionează refuzul vizei atunci controlorul delegat va consulta o echipă de 3 controlori delegaţi. Soluţia finală cade în competenţa exclusivă a controlorului delegat competent.Durata controlului financiar preventiv delegat (acordarea sau refuzul vizei) este de 3 zile lucrătoare de la prezentarea proiectului unei operaţiuni, însoţii de toate documentele justificative.In cazuri excepţionale, controlorul delegat are dreptul să prelungească perioada menţionată mai sus cu maximum 5 zile lucrătoare, pe baza unui referat de justificare.1.5. Organizarea şi desfăşurarea auditului intern. Auditul intern se organizează în mod independent, în structura fiecărei instituţii publice, sub forma unui compartiment specializat, constituit din una sau mai multe persoane. Auditorul intern este reprezentat de personalul de specialitate care efectuează operaţiunea de audit intern independent, cu profesionalitate şi integritate şi nu trebuie să fie implicat în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care le auditează.Auditorul intern se subordonează şi raportează direct conducătorului instituţiei publice, rezultatele activităţii sale.In sfera auditului intern se cuprind toate activităţile desfăşurate în instituţia publică, inclusiv activităţile instituţiilor subordonate.Dintre atribuţiile pe care trebuie să le exercite compartimentul de audit intern reţinem următoarele:• certificarea trimestrială şi anuală, însoţită de raport de audit. a bilanţului contabil şi a contului de execuţie bugetară ale instituţiei publice, prin verificarea legalităţii, realităţii şi exactităţii evidenţelor contabile şi ale actelor financiare şi de gestiune; certificarea se face înaintea aprobării de către conducătorul instituţiei publice în cauză a bilanţului contabil şi a contului de execuţie bugetară;• examinarea legalităţii, regularităţii şi conformităţii operaţiunilor, identificarea erorilor, risipei, gestiunii defectuoase şi fraudelor şi, pe aceste baze, propunerea de măsuri şi soluţii pentru recuperarea pagubelor şi sancţionarea celor vinovaţi, după caz;• supravegherea regularităţii sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare. organizare, coordonare, urmărire şi control al îndeplinirii deciziilor;• evaluarea economicităţii, eficacităţii şi eficienţei cu care sistemele de conducere şi de execuţie existente în cadrul instituţiei publice şi la nivelul unui program (proiect) finanţat din fonduri publice utilizează resurse financiare, umane şi materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi obţinerea rezultatelor stabilite;• identificarea slăbiciunilor sistemelor de conducere şi de control, precum şi a riscurilor asociate unor astfel de sisteme, unor programe sau unor operaţiuni şi propunerea de măsuri pentru corectarea acestora şi pentru diminuarea riscurilor, după caz.Auditul intern se desfăşoară după un plan anual de audit intern aprobat de către conducătorul instituţiei publice. La elaborarea acestui plan se iau în considerare recomandările unitare elaborate de Ministerul Finanţelor prin consultarea Curţii de Conturi.Activitatea de audit intern este desfăşurată de către auditori pe bază de ordin de serviciu scris, aprobat de către conducătorul instituţiei publice şui care prevede în mod explicit scopul, obiectivele şi durata auditului.Auditorii interni au acces la toate datele şi informaţiile necesare rezolvării problemelor precizate în ordinul de serviciu, iar personalul de conducere şi personalul de execuţie implicat în activitatea auditată au obligaţia să ofere documentele solicitate şi tot sprijinul necesar desfăşurării in bune condiţii a auditului intern.Rezultatele activităţii de audit intern sunt cuprinse în raportul de audit intern care trebuie să reflecte: ordinul de serviciu primit; modul de desfăşurare a auditului; constatările făcute; concluziile şi recomandările auditorilor interni, inclusiv întreaga documentaţie care susţine respectivele constatări, concluzii şi recomandări, cât şi punctele de vedere ale persoanelor implicate în activităţile auditate, îndeosebi ale acelora în legătură cu care se semnalează deficienţe.Raportul de audit intern se semnează de către auditori pe fiecare pagină, se înregistrează şi se păstrează în original, în dosare speciale, timp de 10 ani. Reprezentanţii Curţii de Conturi au dreptul să examineze rapoartele de audit intern.Activitatea de audit intern din toate instituţiile publice este îndrumată metodologic de către Ministerul Finanţelor, iar codul de etică al auditorului intern este aprobat chiar de Ministrul Finanţelor.


1.6. Planul de conturi pentru instituţiile publiceDatorită particularităţilor de organizare şi funcţionare a instituţiilor publice (specificul activităţii, modul de finanţare, statutul juridic al acestora, etc.), observăm faptul că Ministerul Finanţelor a elaborat un plan de conturi distinct de cel al agenţilor economici.Planul de conturi pentru instituţiile publice este elaborat pe baza cadrului general al planului de conturi; adică se utilizează principiile de clasificare şi simbolizare după sistemul zecimal.Conturile sunt împărţite în 10 clase de conturi simbolizate de la O la 9, iar clasele sunt divizate în conturi sintetice de gradul I simbolizate cu două cifre (01) şi conturi sintetice de gradul II simbolizate cu trei cifre (105). în continuare se observă că la anumite conturi sintetice se prezintă conturi analitice pe diverse grade de dezvoltare.Reţinem faptul, că locul de conducere şi organizare a contabilităţii la instituţiile publice îl constituie departamentul financiar-contabilitate. Aici, în baza normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor are loc organizarea evidenţei analitice a mijloacelor fixe, materialelor, mijloacelor băneşti, cheltuielilor, decontărilor interne, debitorilor şi creditorilor cât şi a investiţiilor.Clasele de conturi sunt simbolizate cu o cifră (de exemplu clasa O MIJLOACE FIXE) iar în cadrul fiecărei clase există un anumit număr de conturi sintetice de gradul I simbolizate cu două cifre (de exemplu contul 10 „Disponibilităţi băneşti") şi de gradul II simbolizate cu trei cifre (de exemplu contul 105 „Disponibil al instituţiei").Clasele 0-8 servesc pentru organizarea contabilităţii în partida dublă iar clasa a 9-a cuprinde conturile în afara bilanţului şi deci serveşte pentru organizarea contabilităţii în partidă simplă.Clasa O -„Mijloace fixe" cuprinde terenurile şi mijloacele fixe care servesc în activitatea instituţiei publice o perioadă îndelungată şi nu se consumă la prima utilizare.Clasa l -„Mijloace băneşti" cuprinde totalitatea mijloacelor băneşti aflate în conturi la bănci, în casieria unităţii, sub formă de acreditive şi alte valori.Clasa 2 -„Decontări" cuprinde conturi sintetice de gradul I, conturi sintetice de gradul II şi conturi analitice ce au rolul de a asigura evidenţa contabilă a împrumuturilor, decontărilor cu ordonatorii de credite, decontărilor cu terţi i-debitori, decontărilor cu terţii-creditori.Clasa 3 -„Fonduri" asigură organizarea contabilităţii pentru fondurile instituţiei, fonduri cu destinaţie specială, fonduri speciale şi fonduri pentru finanţări speciale.Clasa 4 -„Cheltuieli" cuprinde conturi sintetice de gradul I, conturi sintetice de gradul II şi conturi analitice cu ajutorul cărora se ţine evidenţa pentru cheltuielile bugetului local, cheltuielile instituţiei, cheltuielile altor activităţi, cheltuieli din fonduri speciale şi pentru finanţări speciale.Clasa 5 -„Venituri" este rezervată conturilor sintetice de gradul I şi II şi conturilor analitice care reflectă veniturile bugetare, veniturile instituţiilor, veniturile extrabugetare, veniturile anticipate şi de realizat şi urmărirea rezultatului execuţiei bugetare.Clasa 6 - “Materiale" cuprinde conturi sintetice de gradul I şi II şi conturi analitice cu ajutorul cărora se înregistrează în contabilitate ansamblul bunurilor care servesc o perioadă scurtă în activitatea instituţiei sub formă de: materiale, materiale în prelucrare, obiecte de inventar, animale şi produse.Clasa 7 –“Finanţări şi credite bancare" are rolul de a reflecta prin intermediul contabilităţii sintetice şi analitice atât finanţările de la buget pentru anul curent, anii precedenţi şi alte surse cât şi creditele bancare.Clasa 8 –“Investiţii" cuprindea conturi adecvate reflectării în contabilitate a activităţii de investiţii. Deoarece potrivit noilor reglementări contabile activitatea de investiţii nu mai este urmărită distinct de activitatea curentă aceste conturi se vor regăsi în mod corespunzător în structura claselor menţionate mai sus (0-7), această clasă rămânând liberă.Clasa 9 –“Conturi în afara bilanţului" este rezervată pentru conturile extrabilanţiere cunoscute sub denumirea de Conturi comune (90-97) şi Conturi specifice (98-99), care se utilizează pentru organizarea contabilităţii în partidă simplă.


capitolul 1 - organizarea Şi conducerea contabilitĂŢii În instituŢiile publice

Documents