Instrumente Specifice de Evidenta si Organizare in Munca de Secretariat

INSTRUMENTE SPECIFICE DE EVIDENTA SI ORGANIZARE IN MUNCA DE SECRETARIAT Capitolul 3

III UTILIZAREA CALCULATORULUI PERSONAL N ACTIVITATEA DE SECRETARIAT1. CALCULATORUL I MUNCA DE BIROU Dup o perioad de restricii n domeniul informaticii, calculatorul a devenit astzi un instrument de lucru dintre cele mai utile n toate domeniile de activitate., fiind chiar indispensabil. Exist astzi lucruri care fr calculator ar fi imposibil de realizat.

Putem afirma, cu deplin temei, c nu exist domeniu de activitate economic, social sau politic n care s nu semnalm prezena calculatorului personal. Cu ajutorul lui se pot edita cri, se pot ordona, dup diverse criterii, mulimile cu care se opereaz sau se poate ine contabilitatea pentru zeci sau sute de beneficiari.

Referindu-ne la prezena calculatorului n viaa secretariatelor ne vom opri, n primul rnd la utilizarea acestuia n activitatea de editare a documentelor, a corespondenei sau a numeroase nscrisuri de mai mic sau mai mare amploare.

De cele mai multe ori auzim expresii de genul am primit un e-mail sau trimite-mi fiierul expresii care in trecut semnificau a venit pota sau adu-mi dosarul. Cu toii tim ce nseamn s redactezi o scrisoare pe care s arate impecabil dar nu foarte muli tim i cum s o facem s arate aa.

Se cuvine, de la bun nceput , s artm c odat nceput editarea unor documente pe calculator, prin facilitile pe care acesta le ofer, pentru orice dactilograf, transformat n operator de PC, clasica main de scris devine o relicv, bun doar pentru muzeul de antichiti. Nu contestm ns utilitatea deprinderilor ctigate prin folosirea ndelungat a mainii de scris. Un operator care stpnete bine dactilografia, prin metode rapide, va fi un i mai bun operator de PC.

De la tastatura calculatorului se pot introduce dou feluri de informaii: documente i programe n diverse limbaje.

Editarea pe calculator presupune lucrul numai asupra textelor. Acestea se scriu la fel ca la maina de scris, cu respectarea regulilor gramaticale, de punctuaie, de desprire n silabe etc.

Calculatorul ofer ns mai multe faciliti cum ar fi:a. Permite corectarea imediat a oricror greeli cu comutarea automat a contextului

b. Schimbarea ordinii cuvintelor, frazelor aliniatelor sau chiar a paginilor dintr-un loc n altul;

c. Comutarea automat a rndurilor i paginilor

d. Numerotarea automat a paginilor

e. Copierea unui text dintr-un loc n altul

f. Utilizarea unei scrieri stilizate (litere de diferite dimensiuni, grosimi caractere)

g. Implementarea n text a unor tabele, formule, ecuaii, grafice, desene fotografii etc.

h. Memorarea tuturor documentelor elaborate n vederea utilizrii lor ulterioare

i. Afiarea n ordine alfabetic a documentelor utilizate

j. Sistematizarea pstrrii documentelor n directori, subdirectori sau fiiere

Acestea sunt doar cteva din avantajele utilizrii unui PC in vederea redactrii unui document.

Pentru a fi ct mai expresivi n prezentarea unor rezultate ale observrii statistice se pot folosi grafice i diagrame realizate de asemenea cu ajutorul calculatorului personal. Este interesant de tiut c obinerea diagramelor se poate face spontan prin calcularea automat a proporiilor diferiilor indicatori, operatorului revenindu-i doar sarcina introducerii corecte a datelor numerice n calculator. Gama larg de tipuri de grafice ne permite s alegem care dintre ele se potrivete mai bine pentru reprezentarea noastr i pentru o mai bun vizualizare. Cteva dintre acestea ar fi :

BAR

LINE

PIE

SPECTRAL MAPS

HISTOGRAMA

TABLE CHART

3D RISTER

Un alt rol foarte important n secretariat l are calculatorul n evidena corespondenei electronice. Prin intermediul calculatorului se poate primi corespondena electronic i de asemenea se pot expedia scrisori, invitaii, documente etc. colaboratorilor firmei. Redactarea acestor scrisori se poate face n program de specialitate, iar expedierea se face prin intermediu internetului.

S nu uitm s amintim de posibilitatea de a ine pe calculator evidena ntlnirilor i edinelor n agenda electronic.Agenda de birou computerizat poate fi pstrat n memoria unui calculator, astfel nct nregistrrile pot fi vizualizate pe ecran i pot fi tiprite la imprimant. nregistrarea se face introducnd data, ora i scurte detalii, iar cnd o ntlnire este anulat sau mutat la alt dat, nregistrarea poate fi tears din memorie sau mutat. O ntlnire care se repet la intervale de timp n decursul unui an se poate introduce o singur dat, iar calculatorul va nregistra mesajul automat la toate datele. nregistrrile fiecrei zile pot fi vizualizate la nceputul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agend este confidenialitatea nregistrrilor, prin folosirea de ctre secretar a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agend. Toate evenimentele din urm i zilele fr nregistrri pot fi vizualizate timp de maximum 30 de zile.

Un astfel de sistem computerizat este folositor n special pentru urmrirea corespondenei i pentru a v aminti lucrri ce trebuie realizate la anumite date, cum ar fi pregtirea unei edine. Agenda computerizat poate fi folosit pentru a coordona datele pentru edine, dac toi membrii executivului i pstreaz jurnalele pe computer. Cnd trebuie s nregistreze o edin pentru toi membrii executivului, secretara apeleaz programul din calculator i introduce durata pe care se va ntinde edina. Calculatorul va cuta n jurnalele tuturor membrilor i va afia datele i orele la care acetia sunt liberi. Elementele esentiale ale sistemelor birotice sunt: echipamentele fizice (componenta hard), programele (componenta soft) si informatiile care reprezint obiectul prelucrrii.

Componenta fizic este reprezentat de un calculator electronic sau de o retea de calculatoare, mpreun cu echipamentul pentru comunicatii. Acestea pot fi detaliate pe:

Calculator (calculatoare n retea) (n general, de tip PC) format(e) din: procesor, memorie intern, interfete cu echipamentele periferice si eventual interfete de retea si cabluri de conectare.

Dispozitive de intrare-iesire tipice calculatoarelor (tastatur, monitor, mouse, imprimant, scanner, plotter, speaker) sau mai general, sistemelor informatice multimedia si de comunicare:Perifericele de intrare cuprind:

tastatura permite introducerea manual a datelor sau comenzilor;

mouse-ul faciliteaz operarea la calculator prin pozitionri, selectri de informatii, actionarea asupra unor obiecte de control si optiuni de meniu;

scanner pentru introducerea imaginilor n sistemul birotic, unde vor fi retinute pe principii digitale;

microfon si interfat pentru sunet pentru captarea direct de dispozitii si mesaje, comentarii si rapoarte, interviuri, tratative, conferinte etc.

camer de luat vederi si interfat audio-video compatibil pentru nregistrarea imaginilor si transformarea lor n form digital;

cititorul de CD (DVD) preia, pe principii optice, informatiile de pe discuri compacte (optice);

lectorul optic de microfilme si interfat specific transfer imaginile documentelor nregistrate optic pe pelicul sub form de microfilm (eventual din arhiva electronic), astfel nct acestea s poat fi proiectate pe monitorul calculatorului. Perifericele de iesire cuprind:

monitorul alb-negru sau color, care asigur afisarea informatiilor (ca interfat fizic se utilizeaz placa video);

imprimanta pentru tiprirea (alb-negru sau color) a datelor, textelor / documentelor sau imaginilor;

plotter-ul pentru trasarea de schite, planuri, desene de specialitate alb-negru sau color;

inscriptorul de CD-uri permite scrierea de informatii pe discurile compacte optice;

interfat audio pentru transmitere de sunete (memorate sau n curs de receptie) n retele locale sau la distant. Se pot folosi dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, difuzoarelor (speaker pentru calculator), incintelor acustice. Speaker-ul calculatorului emite mesaje si alte informatii sonore;

videoproiector - care preia imaginile ce s-ar afisa pe monitor si le proiectez pe un ecran;

imprimanta pentru microfilm si interfata sa permite transferul documentelor din memoria intern a calculatorului pe suportul specific, integrat n arhiva electronic. Perifericele de intrare-iesire cuprind:

unitti de suporturi magnetice (discuri fixe, flexibile, dischete de ZIP) pentru memorarea digital, sub form de fisiere, a unor tipuri diverse de date: numerice, texte / documente, sunete, imagini. n functie de natura informatiei continute si modul de creare, fisierele vor avea tipuri specifice (documente, imagini, sunete etc.), ceea ce se va reflecta n numele lor (extensie). Fiecare tip de fisier va si prelucrat de un produs soft specific.

unitti audio-analogice de band magnetic si interfata lor - sunt echipamente electronice, de uz larg sau profesionale, destinate nregistrrii, stocrii si redrii informatiei sonore sub form analogic. Este vorba despre casetofoane, magnetofoane, reportofoane, dictafoane care folosesc casete si benzi magnetice.

unitti video-analogice si interfata lor cu sistemul informatic sunt echipamente electronice de tip video cu ajutorul crora se poate nregistra pe banda magnetic specific informatie audiovizual; aceasta se poate ulterior prelucra si reda cu echipamente de tip videoplayer / videorecorder.

aparat telefonic si interfat telefonic pentru:

-receptarea mesajelor sonore comunicate analogic sau digital si nregistrarea lor digital

-transmitere de mesaje nregistrate direct sau sub form de fisiere digitale

aparat telefax si interfat telefax pentru:

-receptionarea mesajelor fax, tiprirea lor direct la imprimanta fax si eventual nregistrarea lor digital

-transmiterea la distant a documentelor de tip fax, n regim imediat (direct din document) sau memorat (prin lectura documentului din memoria intern sau extern a calculatorului)

telecopiator cu:

-interfat de intrare pentru receptionarea, local sau la distant, a imaginilor de tip document

-interfat de iesire pentru transmiterea, ctre un copiator, situat local sau la distant (prin retele de comunicatii), a unor imagini (documente) memorate digital

interfat video pentru:

-receptionarea imaginilor si secventelor sonore transmise prin retele locale de televiziune cu circuit nchis sau retele TV la distant

-transmiterea de imagini si sunete prin aceleasi tipuri de retele

Echipamentele pentru comunicatii includ totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare (cablarea retelei), codificare/decodificare, transmisie / receptie la distant a informatiilor utilizate n activitatea de birou. Acestea sunt dependente de echipamentele informatice utilizate, tipul de comunicatii practicate si natura retelelor de telecomunicatii utilizate. Cteva din echipamentele folosite pentru comunicatii au fost deja enumerate ca periferice ale sistemului birotic. Conectiile din retelele de calculatoare constituie o alt component a sistemului de comunicatii.

2. FUNCIILE SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU Functiile sistemelor informatice de birou decurg din obiectivele biroticii, legate de automatizarea activittilor de birou prin informatizare si folosirea tehnicilor moderne de comunicare. Ele pot fi grupate n:Functia de introducere a informatiei n sistem se refer la urmtoarele tipuri de preluare a informatiei:

prin introducere manual a datelor si textelor, nregistrare cu echipamente adecvate a sunetului si imaginii sau prin preluare din fisiere deja create;

dintr-o retea local de date (cu acordul detintorului, dac este cazul);

din retele de comunicatii (nationale sau internationale, publice sau private) - n acest caz trebuie s existe dreptul de folosire a acelor informatii. Functia de memorare si regsire a informatiei se refer la stocarea informatiei n cadrul sistemului si posibilitatea de a o accesa ulterior pentru diverse prelucrri sau doar ca rspuns la interogri efectuate asupra colectiei de date din sistem (gsirea unor informatii care rspund la anumite cerinte).Functia de prelucrare a informatiei se refer la:

operatii de pregtire a datelor pentru prelucrare

conversii ale informatiilor din form analogic n form digital efectuate la introducerea datelor n sistemul informatic (conversii de intrare) si conversii din form digital n form analogic efectuate la extragerea unor date din sistemul informatic (conversii de iesire). Primul tip de conversie compatibilizeaz datele cu prelucrrile din interiorul sistemului informatic iar al doilea tip - cu echipamentele analogice de nregistrare, redare sau transmitere de informatie audio-vizual.

conversiile de suport se refer la transferul informatiilor de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic etc.) pe altul pentru a facilita anumite prelucrri

duplicri (legate mai ales de securitatea datelor) - copierea informatiei pe acelasi tip de suport

operatii de prelucrare propriu-zis

crearea si ncrcarea bazei informationale a sistemului birotic se refer la tehnicile prin care se structureaz datele n colectia de date a sistemului birotic - uzual, sub form de baz de date si se ncarc aceast baz de date prin metodele prezentate.

operatii asupra datelor referitoare la forma lor (operatii specifice pentru texte, documente, imagini) sau la continutul lor (comparatii, ordonri etc.)

consultarea bazei informationale cu ajutorul unor produse soft specifice se refer n principal la cutarea datelor care ndeplinesc anumite criterii (rspund unor cerinte). Aceast operatie se numeste uzual interogarea bazei de date. Operatii de consultare mai complexe pot genera situatii sau rapoarte. Este important ca asemenea rspunsuri s fie obtinute ntr-un timp ct mai scurt (dac este posibil, n timp real), pentru a putea fi eventual transmise mai departe ntr-o retea de calculatoare. n cel mai simplu caz, rezultatele unei consultri se vor afisa pe ecran sau tipri la imprimant. Operatiile de consultare nu afecteaz continutul bazei de informatii.

actualizarea bazei informationale prin: introducere de informatii noi, eliminarea celor inutile, modificarea datelor existente pentru a reflecta o realitate n schimbare

formatarea rezultatelor ntr-un mod convenabil. Rezultatele prelucrrii datelor se pot obtine sub form de rapoarte care uzual se tipresc la imprimant. Este necesar ca forma rezultatelor s fie sugestiv si convenabil pentru utilizatorii sistemului informatic; n acest sens, se folosesc frecvent imagini si reprezentri grafice ale datelor. Functia de extragere a informatiei din sistem. Continutul rezultatelor extrase este important pentru utilizatorul sistemului birotic, n sensul c rezultatele trebuie s rspund, din punct de vedere semantic, cerintelor sau solicitrilor formulate. Modul de extragere a rezultatelor din sistemul birotic este influentat de:

natura informatiei transferate prin dispozitivele de iesire: date, texte / documente, secvente sonore, vizuale sau combinatii ale acestora. n functie de natura informatiei, se vor alege anumite tipuri de periferice de extragere a datelor si tipuri corespunztoare de suporturi pe care s fie depuse (n cazul secventelor sonore, se poate face si reproducerea, si nregistrarea lor). Se observ c anumite extrageri de rezultate necesit o conversie din form digital n form analogic.

alegerea unui mijloc de comunicare a rezultatelor potrivit pentru beneficiarul lor.

n interiorul sistemului birotic, rezultatele se pot vizualiza prin consultare direct la una din statiile retelei locale, prin consultarea informatiilor tiprite la imprimant, plotter sau eventual redate de un periferic multimedia (pentru sunete si imagini). Dac sunt relevante pentru procesrile ulterioare, rezultatele se pot pstra n baza informational pe suporturi magnetice sau n arhiva electronic.

Comunicarea n afara sistemului birotic, ctre parteneri de afaceri, institutii de stat, actionari, public etc., se realizeaz prin transmisie (uzual digital) de date (documente, informatii multimedia etc.) cu ajutorul unor retele de comunicatii. Acestea pot fi: retele de calculatoare sau retele de telecomunicatii publice sau private, nationale sau internationale (telex, telefon, telefax, teleconferinte, videoconferinte etc.). Posibilittile de conectare prin unde de tip radio sau chiar prin sateliti de comunicatie cresc aria de acoperire a sistemelor de comunicatii.Functia de comand si control se refer la dirijarea sistemului, la reglarea functionrii lui. Se urmresc:

alocarea optim a resurselor formate din echipamente fizice, produse soft si baza informational

controlul proceselor de introducere, prelucrare si extragere a informatiei.

- 19 -