cadrul structurii de audit public intern, primul angajat prin detaşare a fost incadrat in luna...

- -- ------- - - ---------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandări lor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Inspecţia de integritate

21 Nu există formalizată obligaţia inspectoruluide integritate de a solicita instanţeicompetente să aplice pedeapsacomplementară a interzicerii exercităriioricărei funcţii / demnităţi publice, În afaracelor elective, pentru o perioadă de 3 aniodată cu solicitarea confiscării părţii din avereconstatate ca fiind nejustificate. Dininterviurile avute, am aflat că inspectoriiintervievaţi ar solicita o asemenea pedeapsă.Prin analizarea eşantionului ales, nu se poateconcluziona că aceasta este practică şi că eaeste unitară, având in vedere că la nivelulanului 2008 există un singur dosar privindverificarea averii, in care ANI a solicitatconfiscarea unei părţi a averii.Nesolicitarea in fiecare dosar a pedepseicomplementare a interzicerii exercităriioricărei funcţii / demnităţi publice, in afaracelor elective, pentru o perioadă de 3 anipoate duce o practică neunitară În cadrul ANIcăt şi la lipsa aplicării unor sancţiunidescurajatoare in cauzele ANI.

Major Recomandăm introducerea inProcedură a obligativităţiisolicitârii pedepseicomplementare a interziceriiexercitârii oricârei funcţii /demnităţi publice, in afara celorelective, pentru o perioadă de 3ani odată cu solicitareaconfiscării părţii din avereconstatate ca fiind nejustificate,conform legii.De asemenea, in privinţaaplicabilităţii practice ainterdicţiei, sugerăm luarea inconsiderare a constituirii uneibaze de date cu persoane cărorali s-a aplicat pedeapsa interziceriiexercitării oricărei funcţii /demnităţi publice, in afara celorelective, pentru o perioada de 3ani, precum şi iniţierea unuidemers inter-instituţional cuinstituţiile care au atribuţii inprocesul de angajare/numire infuncţii/demnităţi publice.

Responsabilimplementare: Ene IlieTermen Planificare:Implementat 2009Elaborarea PO 08 /11

Stadiu 2009Parţial implementatAm obţinut şi examinatprocedura referitoare lasolicitarea confiscării uneipărţi din averea dobândităsau a unui bun determinatcare a fost elaborată pe23.12.2009. Până inmomentul auditului nu a fostadusă la cunoştinţainspectorilor de integritate.

47 Acesteinformatiisuntpreluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizatde catre SecretarulGeneralşi aprobatde catre PresedinteprinNotaCAPI265/18.02.2010

Pagina 72 din 141

- - -------- -----------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Inspecţia de Integritate

22 In cazul verificării din oficiu a persoanei ca I Mediuurmare a nedepunerii la timp a declaraţiilorde avere, in "Procedura de lucru privindactivitatea de verificare a averii dobăndite"(in continuare, Procedura) nu se specificădacâ in urma soluţionării cauzei pentrunedepunere la timp a declaraţiilor, dosarul desesizare din oficiu pentru verificareadeclaraţiilor de avere trebuie să fie separatde dosarul constituit pentru nedepunere latimp, precum şi faptul că noul dosar va aveaun alt număr unic de identificare. Din analizaeşantionului a reieşit că nici la nivel depractică nu există o abordare unitară, uneledosare de verificare din oficiu fiind cuprinsein dosarul ini~al de constatare acontravenţiei, iar altele fiind constituite de lainceput ca dosare distincte, ca urmare aprocesului verbal de autosesizare.

Recomandăm opta rea pentruuna din abordările prezentatemai sus şi formalizareaprocedurii conform O.M.F.P. nr.946/2005. Sugerăm caprocedura de repartizarealeatorie a cauzelor să includă şicazul dosarelor de verificare aaverii, iniţiate ca urmare anedepunerii la timp adeclaraţiilor.

Responsabilimplementare: Ene IlieTermen Planificare:Implementat 2009Elaborarea pa 10/11

Stadiu 2009Parţial implementatAm obţinut şi examinatprocedura referitoare laintroducerea acţiunii inconstatarea nulităţii absolutea actelor juridice şi solicitareacătre instanţa competentă aaplicării sancţiuniicomplementare deinterzicere a exercităriioricărei funcţii/demnităţipublice, in afara celorelective, pentru o perioadăde 3 ani, in cazul in care s-aconstat că persoanaverificată s-a aflat in conflictde interese.

4' Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catreSecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 73 din 141

---------------------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

'IIţIi'


221 Abordarea aleasă are impact asupra repartizării aleatoriia cauzelor la inspectori (ca urmare a soluţionăriidosarelor pentru nedepunere la timp a declaraţiilor princonstatarea contravenţiei). Astfel, pe parcursul testelorefectuate asupra dosarelor de integritate am intălnitcazul in care inspectorul de integritate care ainstrumentat dosarul pentru nedepunere la timp acontinuat şi dosarul de verificare a declaraţiilor de avere,precum şi cazul in care inspectorul de integritate care ainstrumentat dosarul pentru nedepunere la timp estediferit de inspectorul de integritate care a instrumentatdosarul de verificare a declaraţiilor de avere.

Procedura a fost elaborată pe23.12.2009, dar pănă inmomentul auditului nu a fostadusă la cunoştinţainspectorilor de integritate. Amidentificat o serie deinadvertente cu activitateapractica, ele fiind detaliate laobservaţia nr 7 din anexa 11.

49 Aceste infonnatii sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementarii recomandarii", avizat de catre Secretarul General şi aprobat de catre Presedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 74 din 141

- -- -------- - ---------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandări lor aferente auditului anului 2008 (continuare)


23 Nu există o procedură formalizatăde urmat pentru aplicareapedepsei complementare privindinterzicerea exercitării oricăreifuncţii / demnităţi publice, in afaracelor elective, pentru o perioadăde 3 ani in cazul constatării unuiconflict de interese. in practică, lanivelul anului 2008 nu au existatcazuri de asemenea solicităriadresate instanţei competente,deşi a fost finalizat un dosarprivind conflictele de interese.Nesolicitarea in fiecare dosar apedepsei complementare ainterzicerii exercitării oricăreifuncţii / demnităţi publice, in afaracelor elective, pentru o perioadăde 3 ani poate duce la o practicăneunitară a ANI căt şi la lipsaaplicării unor sancţiunidescurajatoare in cauzele AN 1.

Major Recomandăm implementarea uneiproceduri formalizate referitoare lasolicitarea către instanţa competentă aaplicării pedepsei interzicerii exercităriioricărei funcţii / demnităţi publice, in afaracelor elective, pentru o perioadă de 3 aniin cazul in care, in urma verificărilorInspecţiei de Integritate, s-a constatat căpersoana verificată s-a aflat in conflict deinterese.

Responsabilimplementare: Ene IlieTermen Planificare:Implementat 2009Elaborarea PO 10/11

Stadiu 2009Parţial implementatAm obţinut şi examinatprocedura care a fost elaboratăpe 23.12.2009 dar pănă inmomentul auditului nu a fostadusă la cunoştinţa inspectorilorde integritate. Am identificat oserie de inadvertenţe cuactivitatea practică, ele fiinddetaliate la observaţia nr. 7 dinanexa 11.

50 Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneral şi aprobat de catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 75 din 141

-----------------------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)


24 Nu există o procedură formalizată in bazacăreia DJCRP să prezinte Inspecţiei deIntegritate jurisprudenţa instanţelor dejudecată in cauzele in care ANI a fost parte.In cazul În care o asemenea comunicare intreDJCRP şi Inspecţia de Integritate lipseşteexistă riscul perpetuării unei abordăridefectuoase a modului de soluţionare adosarelor, În contra practicii instanţelor dejudecată.

Minor Recomandăm ca, in cazulÎn care contestaţiilepersoanelor verificate aufost admise de cătreinstanţă, DJCRP Împreunăcu Inspecţia de Integritatesă realizeze o prelucrare acauzelor pentru a constataşi identifica lipsurile dindosare care au dus laadmiterea contestaţiiior.

Responsabilimplementare: Ene IlieTermen Planificare:Implementat 2009Elaborarea PO 11/11

Stadiu 2009Parţial implementatAm obţinut şi examinatprocedura referitoare la circuituldocumentelor intre Inspecţia deIntegritate şi Direcţia deGenerala juridica, Control şiRelaţii Publice care a fostelaborată pe 22.12.2009 darpână În momentul auditului nu afost adusă la cunoştinţainspectoriior de integritate.Pe baza interviurilor am fostinformaţi că s-au acumulatapărările formulate in diversespete şi pe diverse teme.Totodată s-a adunat intr-ocolecţie jurisprudenţasemnificativă a instanţelor Învederea Întocmirii unei analize.

51 Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneralşi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 76 din 141


Audit Public Intern

25 Conform RO.F.- ului aprobat prin Ordinul I MajorPreşedintelui ANI nr. 27/04.01.2008, arI. 52Auditul public intern este asigurat in cadrulANI de către SeNiciul de Audit Public Intern(SAPI) care funcţionează in subordineadirectă a Preşedintelui sau a SecretaruluiGeneral.Subordonarea faţă de Secretarul General dincadrul ANI contravine arI. 10 din Legea nr.672 din 19 decembrie 2002 privind auditulpublic intern cu modificările şi completărileulterioare care reglementează următoarele:"Compartimentul de audit public intern seconstituie in subordinea directă a conduceriientităţii publice."Subordonarea compartimentului de auditpublic intern Secretarului General al ANIpoate conduce la limitarea independentei şiobiectivităţii activităţii de audit intern, luând inconsiderare faptul că Secretarul Generaleste responsabil direct cu fu ncţionareadepartamentelor ce fac obiectul activităţii deaudit intern.

Această situaţie a fost Responsabilremediată, in RO.F. - ul implementare: Anneaprobat prin ordinul Marie OncescuPreşedintelui ANI nr. 660/ Termen Planificare:24.02.2009 existând Implementat 2009menţiunea in art. 53 căauditul public intern esteasigurat in cadrul ANI decătre SAPI care funcţioneazăin subordinea directă aPreşedintelui.

Stadiu 2009Implementat

" Aceste informatiisunt preluatedin Planulde ac~uneşi Calendarulimplementariirecomandăriloravizat de catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 77 din 141


Audit Public Intern

Anne

de auditeste uncaractertrebuiala 30

26 In conformitate cu Normele metodologiceprivind exercitarea activităţii de audit publicintern in cadrul ANI, proiectul planului anualde audit public intern este intocmit pănă ladata de 30 noiembrie a anului precedentanului pentru care se elaborează.Preşedintele ANI aprobă proiectul planuluianual de audit public intern până la 20decembrie a anului precedent.Conform informaţiilor analizate, primavariantă a Planului de Audit Public Intern peanul 2008 a fost inaintată către Preşedinteleşi Secretarul General al ANI prin adresaSAPI nr. 4 din data 20.05.2008, iar varianta a2-a a Planului de Audit Public Intern a fostînaintată către Preşedintele şi SecretarulGeneral al ANI prin adresa SAPI nr. 48 dindata de 19.11.2008.Prin nerespectarea termenelor de elaborarea Planuiui de Audit public intern există risculca anumite arii ce prezintă un risc mai ridicatsă nu fie supuse evaluării in timp util pentru apreveni sau minimiza probabilitateamaterializării riscurilor. Neincadrarea intermenele de elaborare şi aprobare aplanului Anual de Audit Public Intern a fostcauzată de faptul că ANI si-a inceput

Mediu Recomandăm ca pe viitor,având in vedere faptul căactivitatea de audit publicintern este stabilizată,Planurile anuale de AuditPublic Intern să fie elaboratein termenele prevăzute innormele metodologice.

Responsabilimplementare:Marie OncescuTermen Planificare:Implementat 2009Dat fiind faptul ca incadrul structurii de auditpubl ic intern, primulangajat prin detaşare afost incadrat in lunaianuarie a anului 2008,atât Planul anual de auditpublic intern căt şicelelalte documentespecifice activitâţii deaudit public intern nu auputut fi elaborate În anul2007, aşa precumprevede legislaţia despecialitate.Planul anualpublic interndocument cuproiectiv şielaborat pânânoiembrie 2007.

Stadiu 2009ImplementatAm obţinut şi examinat primavarianta a Planului de AuditPublic Intern pe anul 2009Împreuna cu memoriuljustificativ, inaintată conformprevederilor legale cătrePreşedintele şi SecretarulGeneral al Agenţiei Naţionalede Integritate În data de25.11.2008,

53 Acesteinformatiisunt preluatedin Planuldeactiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizatde catre SecretarulGeneralşi aprobatde catre PresedinteprinNotaCAPI265/18.02.2010

Pagina 78 din 141

---------------------activitatea in cursul anului 2008.

Pagina 79 din 141

De indată ce posturilestructurii de specialitateau fost ocupate,transformând structurapreconizată prin R.O.F.intr-una funcţională,lucrările de specialitateasociate activităţii de auditpublic intern (printre careşi Planul anual) au fostelaborate şi aprobate.PO 01/CAPI

- - ------ - - - - - - - - - - - - -ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Audit Public Intern

27 In urma analizei Planului de Audit Public I MajorIntern aferent anului 2008, am constatatfaptul că acesta nu a fost elaborat pe bazaunei evaluări a riscurilor activităţilor din cadrulANI.Deoarece ANI a inceput activitatea peparcursul anului 2008, la indrumareaU.C.A.A.P.I., Compartimentul de Audit PublicIntern a inclus in Planul anual de audit numaimisiuni de consiliere având ca obiect "Analizain vederea corelării optime intre volumul deactivitate şi numărul de personal incadraf'.Elaborarea planului de audit fără o analizăprealabilă a riscurilor poate conduce lacreşterea probabilităţii de a nu acoperi prinmisiuni de audit sau consiliere unele procesea căror funcţionare defectuoasă sauneconformă cu legile aplicabile poate aduceprejudicii ANI.

Recomandăm ca pe viitor,având in vedere că activitateacompartimentului de auditpublic intern este stabilizatâ,elaborarea Planurilor de AuditPublic Intern precum şiplanificarea misiunilor de auditpublic intern să se realizeze pebaza unei evaluări a riscuriloraferente fiecărei activităţi dincadrul AN.1.In acest fel se va asigura şi oalocare eficientă a resurselor,concentrându-se efortulasupra ariilor! proceselor ceprezintă un grad mai inalt derisc.

Responsabilimplementare: AnneMarie OncescuTermen Planificare:Implementat 2009Conform legislaţiei dereferinţă, Planul anual deaudit public intern, seelaborează pe baza uneianalize a riscurilorasociate fiecărei activităţidesfăşurate in cadrulAN.I.in lipsa unui istoric alactivităţii desfăşurate deA.N.1. până la momentulelaborării Planului deaudit, structura despecialitate şi-a propus -la indrumarea formalizatăa U.C.A.AP.1. - o analizăasupra gradului deacoperire cu personal despecialitate a fiecăruicompartiment, urmând ca


•••Aceste infonnatii sunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI265/18.02.2010

Pagina 80 din 141

- -- - ----- - - - - - -- - - - - -ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Audit Public Intern

27

28 Normele metodologice stipulează căpersoana responsabilă cu supeNizareatuturor etapelor de desfăşurare a misiunii deaudit public intern, realizate de auditoriiinterni din cadrul compartimentului este SefulSAPI sau auditorul desemnat ca SUpeNÎZor.In urma verificărilor efectuate, s-a constatatcă postul de Sef - Compartiment Audit PublicIntern este vacant, iar pe parcursul anului2008, misiunile efectuate de către cei doiauditori din cadrul SAPI nu au beneficiat desupeNizare formalizată. Pe baza inteNiurilor,notăm că supeNizarea s-a realizat in modinformal prin verificări incrucişate intre cei doimembri ai echipei, unul din ei avănd maipuţină experienţă in ceea ce priveşte auditulpublic intern. Inexistenţa unei supeNizări amisiunilor de audit şi de consiliere poateconduce la ne-depistarea care ar putea aveaca efect liosa identificării unor deficiente sau

Mediu Recomandăm implementareaunui proces de SupeNÎzare atuturor fazelor misiunilor deaudit public intern pentru aasigura calitatea proceduriloraplicate şi a livrabilelor inconformitate cu standardele deaudi!.

analiza de riscuriasociate activităţilordesfăşurate la nivelulA.N.!. să se realizezeatunci cănd aceasta vafi existat.PO 01/CAPIResponsabilimplementare: AnneMarie OncescuTermen Planificare:Implementat 2009Dat fiind faptul căposturile ocupate incadrul structurii de auditpublic intern lamomentul desfăşurăriimisiunii de consiliere,erau: un auditor asistentşi un auditor superior,supeNizarea misiunii nuar fi putut fi realizată decătre asistent din motivede inţeles, dar nici decătre auditorul superior,pentru că aceasta ar fi

Stadiu 2009NeimplementatDeşi auditorul superior dincadrul CAPI a fost numit prinOrdin al Preşedinteluicoordonator al activităţii deaudit intern, din motive deindisponibilitate fiind alocat pealtă misiune a fost inimposibilitatea de a acţiona caşi supeNizor al misiunii deaudit intern privind"Organizarea, planificarea şiraportarea in activitatea deinvestiţii şi achiziţii publiceefectuată pe parcursul anului2009", astfel că niciuna dinfazele acestei misiuni nu abeneficiat de supeNizare. Pe

55 Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizatde catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 81 din 141

- - - - - ----- - - - - - - - - - --obţinerea unor concluzii neconforme curealitatea.

insemnat realizareamlslumi de cătreauditorul asistent singur,fără implicareaauditorului superior.Din interviurile realizatereiese faptul căsupervizarea s-a realizatin mod informal prinverificare incrucişatăintre cei doi membri aiechipei de audit, aşaprecum a fostrecomandat prinRaportul de evaluareformulat de cătreorganul de specialitatedin cadrul MinisteruluiFinanţelor asigurăndu-se astfel calitateadesfăşurării misiunii şi arapoartelor acesteia, darşi optimizarea timpilorde lucru alocaţi misiuniirealizate.pa 09/CAPI, pa1O/CAPI

de altă parte, alte documenteelaborate şi emise de cătrestructura de referinţă, confirmăsupervizarea unei părţi aactivităţii specifice: de pildăRaportările interne, Planul deaudit public intern pentru anul2010, Referatul de justificarepentru actualizarea Planuluistrategic, Planul strategic deaudit intern, propunere deperfecţionare profesională.

Pagina 82 din 141

Ordinul nr.30.10.2009coordonareaCAPI al A.N.1.

852/privind

activităţii

- - - -- ----- - - - ----- - - -29 Conform Normelor metodologice, dosarele şi

materialele aflate În posesia SAPI trebuiepăstrate conform unor norme de accesrestricţionat asupra informaţiilor existente Încadrul dosarelor.In urma analizei accesului la dosarele şimaterialele aflate În posesia SAPI, amconstatat că acestea sunt păstrate Într-undulap, prevăzut cu cheie, aflată În posesiaauditorului public intern.in lipsa unei securizări adecvate există risculpierderii/sustragerii informaţiilor specificeSAPI.

Minor Recomandăm achiziţionareaunui fişet metalic pentru aasigura un grad mai ridicat desecuritate asupradocumentelorCompartimentului de AuditPublic Intern.

Responsabilimplementare: CAP.I.Termen Planificare:Implementat 2010in urma Referatului denecesitate CAP.I. nr.197/23.10.2009 Înaintatcătre S.I.A.P., CAPI aprimit fişetul metalicsolicitat pentruasigurarea securităţiidocumentelor.

Stadiu 2009NeimplementatAm fost informaţi că În cursulanului 2010 se va implementaprocesul de securizare aaccesului la dosarele de auditintern prin folosirea fişetelormetalice achiziţionate În acestscop.

Pagina 83 din 141

- - -- - - - - - - - - - - - - - - -- -ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandări lor aferente auditului anului 2008 (continuare)

DIRECŢIA JURIDICĂ. CONTROL ŞI RELAŢII PUBLICE

301 Nu a existat o procedură formalizată in lMiiJorsensul OMFP nr. 946/2005 privindgestionarea declaraţiilor de avere şiinterese primite in baza Legii nr. 144/2007de la instituţiile competente să le colecteze.in baza interviului organizat, am fostinformaţi că aceste declaraţii au fost primite,inregistrate şi gestionate de DJCRP dinianuarie 2008 pânâ in luna iulie 2008,ulterior acestea fiind transferate cătreInspecţia de Integritate. Cu toate acestea,prevederile ROF nu au fost modificate inmod corespunzător nici in iulie 2008, şi niciin decembrie 2008 când a fost adoptat unnou ROF prin Ordinul Preşedintelui ANI nr.555 din 5 decembrie 2008.Neclarificarea competentelor specifice inaceastă materie poate duce la o gestionaredefectuoasă a declaraţiilor de avere primiteşi pierderea evidentelor privind acestedocumente.

Recomandăm formalizareaprocedurii de gestionare adeclaraţiilor de avere şi intereseprimite de la instituţiilecompetente, inclusiv clarificareaatribuţiilor Inspecţiei de Integritateşi ale D.G.J. cu privire la aceastaactivitate.

Responsabilimplementare:Adrian DumitruTermen Planificare:Implementat 2009Atribuţiile privindgestionareadeclara~ilor de avereşi de interese nu mairevin personaluluiDirecţiei Juridice,Control şi RelaţiiPublice. ModificareaR.O.F. şi a fişelor depost sunt in curs derealizare.

Stadiu 2009ImplementatIn urma contractului incheiat cuStar Storage activitatea degestionare a declaraţiilor deavere şi interese primite in bazaLegii nr. 144/2007 de lainstituţiile competente să lecolecteze.

56 Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 84 din 141

- - -- ------ - - - - -------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

DIRECŢIA JURIDICĂ, CONTROL ŞI RELAŢII PUBLICE

31 I In data de 04.01.2008 a fost emis Ordinul I Minornr. 27B privind desemnarea persoaneiresponsabile cu primirea şi gestionareadeclaraţiilor de avere şi interese aferente dela personalul ANI, conform Legii nr.14412007, fiind desemnată o persoană dincadrul DJCRP.Fără a exista o obligaţie legală in acestsens, ci mai curând o tradiţie in cadrulautorităţilor şi instituţiilor publice,persoanele desemnate conform Legii nr.14412007 să îndeplinească aceste atribuţiisunt numite in general din cadruldepartamentelor de resurse umane.Având în vedere că departamentul deresurse umane este permanent la curent cumişcările de personal in cadrul uneiinstituţii, lipsa unei implicări a acestuia inprocesul de primire şi gestionare adeclaraţiilor de avere şi interese alepersonalului propriu, poate duce laimplementarea tardivă a prevederilor legaleprecum şi la lipsa aplicării sancţiunilor incazul nedepunerii la timp a declaraţiilor.

Recomandăm analizareaoportunităţii schimbării persoaneiresponsabile de primirea şigestionarea declaraţiilor de avereşi interese aferente de lapersonalul A.N.!. şi desemnareaunei persoane din cadrulD.G.O.R.U.

Responsabilimplementare:Adrian DumitruTermenPlanificare:Implementat 2009Implementat intemeiul art. 10 dinLegea nr. 14412007republicată princare doamneiDiana lamandi dincadrul D.G.O.R.U.i-au fost repartizateatribuţii in acestsens prin fişa depost nr.200102.10.2009.


57 Aceste informatii sunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 85 din 141

- - - ----- - - - - -- - - -- - --ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

DIRECŢIA JURIDICĂ, CONTROL ŞI RELAŢII PUBLICE

32 I DJCRP este direcţia responsabilă cu lMâIorreprezentarea ANI in faţa instanţelorjudecătoreşti şi a organelor jurisdicţionale,inclusiv in ceea ce priveşte cererile deconfiscare a averii, contestaţiile formulate depersoanele verificate impotriva sancţionăriipentru nedepunerea la timp a declaraţiilorsau impotriva actelor de constatare aconflictelor de interese sau aincompatibilităţilor. in ceea ce priveştesesizarea instanţei pentru confiscarea averiinejustificate, aceasta se face direct deInspecţia de Integritate, ulterior, o copie aacestei cereri se transmite la DJCRP. Nuexistă o procedură formalizată/aprobată prinordin al Presedintelui, de informare a DJCRPde către Inspecţia de Integritate, şi niciManualul procedurilor de lucru la nivelulInspecţiei de Integritate nu conţine referiri laacest proces.Lipsa unei proceduri formalizate care săconţină termene precise de transmitere ainformaţiilor intre cele două direcţii poateduce la pierderea unor drepturi procesuale.

Recomandăm formalizarea uneiasemenea proceduri detransmitere a sesizărilor instanţeipentru confiscarea averiinejustificate şi a documentelorsuport.

Responsabilimplementare:Adrian DumitruTermen Planificare:Implementat 2010PO 11/ II este in cursde implementare.

Stadiu 2009Parţial implementatAm obţinut şi examinatprocedura referitoare la Circuituldocumentelor intre Inspecţia deIntegritate şi Direcţia deGenerală Juridică, Control şiRelaţii Publice care a fostelaborată pe data de22.12.2009, dar nu a fostcomunicată inspectorilor deintegritate pănă la momentulauditului.

58 Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneralşi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 86 din 141

- -- ----- - - - - ------- - -ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Direcţia Generală de Organizare şi Resurse Umane

331 In cadrul ANI există 3 categorii de personal: I Mediu;.. funcţionari publici;;.. funcţionari publici cu statul special;;.. personal contractual in care intra şipersonalul contractual angajat la cabinetuldemnitarului.Angajarea fiecărei categorii de personal seface potrivit actelor normative proprii. in ceeace priveşte concursurile pentru funcţiile deinspectori de integritate. in anul 2008 acesteaau fost organizate de către Direcţia Generalăde Relaţii Publice şi Mass - Media. deşi inbaza ROF. DGORU este cea competentă săorganizeze asemenea concursuri.Desfăşurarea unui concurs de ocupare a uneifuncţii publice de către personal fărăspecializare in domeniul resurselor umanepoate duce la nerespectarea prevederilorlegale. care poate constitui temei pentruanularea concursului.

Recomandăm exercitareaatribu~ilor conform R.O.F. decătre D.G.O.R.U. in ceea cepriveşte asistarea comisiilor deconcurs pentru ocupareaposturilor de inspectori deintegritate.A se vedea şi concluziile testelorde detaliu (recomandarea 4).

Responsabilimplementare:Mădălina MedeleţTermen Planificare:permanentRecomandarea esteavută in vedere.In cursul anului 2009nu au fost organizateconcursuri pentruocuparea posturilorvacante de inspectoride integritate.

Stadiu 2009NedeterminatNu am avut posibilitatea sadeterminam gradul deimplementare a recomandăriideoarece in anul 2009 nu auexistat concursuri de ocupare aposturilor inspectorilor deintegritate.

59 Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandarilor avizat de catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI265/18.02.2010

Pagina 87 din 141

- - --- - -- - - -- - -- - -----EvaiuareaiDeloitteRecomandll"a cuprinsi

Raportul,DeIoItie'2008Impact

ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandări lor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Planul Cle iCţlune alIn I structurii A.N.I.

responaablle deImplementare"

Nr. I ObservaţieCIt.


341 In cadrul interviurilor am fost informaţi că ~uplanul de training pentru anul 2008 a fostelaborat la nivelul OGRPMM, cu sprijinulpartenerilor din cadrul Proiectului PHARE2004 "Îmbunătăţirea luptei impotrivacorupţiei". De asemenea, tot OGRPMM afost direcţia care a urmărit implementareaplanului de pregătire profesională. DGORUa fost doar infonmată periodic asuprademersurilor făcute in acest sens.O atare abordare duce la confuzie in ceeace priveşte atribuţiile departamentelor şi lanerespectarea prevederilor RO.F. - ului invigoare.

Recomandăm exercitareaatribuţiilor conform RO.F. decătre O.G.O.RU. in ceea cepriveşte elaborarea şiimplementarea planului depregătire şi formare profesională.

Responsabilimplementare:Mădălina MedeleţTermen Planificare:2010În anul 2009 Planul detraining a fost elaboratde către O.C.P. Datefiind limitările bugetarenecesitatea de formareprofesională a fostorientată spre a fiacoperită de proiecteledezvoltate pentruabsorbţia de fonduri.Planul de pregătire şiformare profesionalăelaborat in anul 2009pentru anul 2010 esteelaborat de cătreO.G.O.RU.

Stadiu 2009Neimplementat

60 Aceste informatii sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementarii recomandarilor avizat de catre Secretarul General şi aprobat de catre Presedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 88 din 141


Planul de acţiune alNr. Recomandarea cuprinsi In structurii A.N.I. Evaluarea Deloltteert. Observaţie Impact Raportul, DeIoItte:,2008 responsabile de

Implementare"-


35 In data de 04.01.2008 a fost aprobat Mediu Recomandăm elaborarea şi Responsabil Stadiu 2009Regulamentul Intern al ANI prin ordin al implementarea unei proceduri implementare: ImplementatPreşedintelui ANI nr. 28/4.01.2008. Acesta operaţionale În baza O.M.F.P. nr. Mădălina Medeleţ Am obţinut şi examinatconţine prevederi privind regulile de 946/2005 privind modul de luare la Termen Planificare: procedura care a fost elaboratăconduită aplicabile in instituţie, drepturile şi cunoştinţă a prevederilor Implementat În 2009 in 21.12.2009 şi aprobată peobligaţiile angajaţilor, organizarea timpului regulamentului intern care să PO 10/ D.G.O.R.U. 12.01.2010. Angajaţii ANI aude lucru, abateri disciplinare, prevadă: semnat de luare la cunoştinţă aincompalibilităţi şi interdicţii, accesul În a) obligaţiile şi Regulamentului de ordineinstitutie etc. Conform prevederilor responsabilităţile departamentului interioară pe data deRegul~mentului Intern, dispoziţiile acestuia de resurse umane În cadrul acestui 28.12.2009.devin aplicabile personaiului de la data proces;luării la cunoştinţă a acestuia, prin

b) termenele la care se ia lasemnătură, prin grija conducătorului cunoştinţă regulamentul de cătredepartamentului. Listele cu semnăturile de personalul ANI;luare la cunoştinţă se păstrează din grijac) controalele În funcţiuneconducătorului departamentului, fără a fi

comunicate către DGORU. Nu există o pentru verificarea cunoaşteriiprocedură formalizată privind distribuirea. regulamentului intern;luarea la cunoştinţă şi semnarea d) desemnarea unui singurregulamentului intern. departament responsabil cuInexistenta unei proceduri de luare la centralizarea semnăturilor de luarecunoştinţă poate duce la imposibilitatea la cunoştinţă.tragerii la răspundere in caz de Încălcare aprevederilor Regulamentului Intern.

" Aceste informatii sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementarii recomandarilor avizat de catre Secretarul General şi aprobat de catre Presedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 89 din 141

------ --------------ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Nr. Recolllllnd ••.•• cuprinsi InPllIf1ul il. lIClIun. al

Observaţi. Impactstructurii A.N.I. Evalua •.••. Deloltte

crt. Raportul DeIoltte, 2008 •.•• ponsablle d.Impl.mentare12


36 Organizarea unui concurs pentru Major Recomandăm ca procesele Responsabil Stadiu 2009ocuparea posturilor de inspectori de verbale aferente procedurii de implementare: Implementatintegritate concurs să fie semnate de către Mădălina MedeleţAm identificat procese verbale de toţi membrii comisiei. Termen Planificare:şedinţă ale comisiilor de corectare a Implementat in 2009lucrărilor şi de contestaţii de pe care in data de 16.09.2009lipseau semnături ale unor membri (e.g. a fost organizat unprocesul verbal de motivare a dosarelor concurs pentrurespinse, borderoul de predare a ocuparea unui postlucrărilor scrise, proces verbal de vacant.soluţionare a contestaţiilor la probascrisă).Nerespectarea procedurii de semnare aproceselor verbale de către toţi membriicomisiei poate duce la contestarea şichiar anularea procedurii de concurs.

62 Aceste informatii sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementarii recomandarilor avizat de calre Secretarul General şi aprobat de catre Presedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 90 din 141


- Planul ite_iCţIune il -

Nr. Observaţie ImpactRecomanda,... .. cupltnd In ,structurii A.N.I. EvaluerealDeIOIttecrt. RaportullDeloltte 2008 responsabile de

ImpiementaRl13

Serviciul Investiţii şi Achiziţii Publice

37 Raportul procedurii de atribuire a Major Recomandăm că respectarea Responsabil Stadiu 2009contractului de achiziţie publică având ca modului de organizare şi derulare a implementare: Aureliu Implementatobiect "Autoturisme berline" 40/24.10.2009 procedurilor de achiziţie publică să Marin

Din evaluarea dosarelornu este semnat de către unul din membrii fie certificată prin semnătura Termen Planificare: aferente anului 2009 nu avemComisiei de evaluare. Celelalte documente tuturor membrilor Comisiei de Implementat observaţii.aferente dosarului de achiziţie au fost Evaluare.semnate de către toţi membrii Comisiei de Se va ţine cont de

recomandareaEvaluare.formulată.

Nesemnarea de către un membru alComisiei pentru a certifica conformitatearaportului procedurii de atribuire acontractului de achiziţie publică poate aveaca efect contestarea şi chiar anulareaprocedurii de achiziţie publică.

6' Aceste informatii sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementarii recomandarilor avizat de catre Secretarul General şi aprobat de catre Presedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 91 din 141

----- --------------------------------------------------------------------------_ ..---------------------Evaluarea OeloltteRecomandarea cuprinsi

Raportul Oeloltte 2008ImpactObservaţie

ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Planul de iCţIune alIn I structurii A.N.I.

nIlIponsabile deImplementare"

Nr.crt.

Serviciul Investiţii şi Achiziţii Publice

381 In anul 2008 nu a fost implementată oprocedură de arhivare a documentelor lanivelul ANI.in lipsa unei proceduri de arhivare care săreglementeze accesul restricţionat pebaza anumitor drepturi de vizualizarelcopierei utilizare, care să permitămonitorizarea unui istoric al utilizăriidocumentelor precum şi categorisireainformaţiilor in funcţie de gradul declasificare există riscul de sustragere adocumentelor ceea ce poate contraveniregulilor de confidenţialitate şi duce lapericlitarea bunului mers al cercetărilorrealizate.

Major Recomandăm implementarea uneiproceduri de arhivare care săincludă:

• Clasificarea informaţiilor infuncţie de caracterul secret conformLegii nr. 18212002;• Restricţionarea accesului lainformaţii pe baza unor drepturi devizualizare I copiere I utilizare;

• Monitorizarea periodică aaccesului la documente.

Responsabilimplementare: MarianBoaţăTermen Planificare:Implementat 2009Documenteleclasificate cu caractersecret sunt supuseprocedurilor legale indomeniu in ce priveşteaccesul, păstrarea,multiplicarea şiarhivarea. acestedemersuri fiindasigurate de cătrecompartimentul despeciaiitate al A.N.I.

Stadiu 2009Parţial implementatManualul de procedurioperaţionale al ANI cuprinde:PO 01/CA - Arhivareadocumentelor ANI, PO OS/R -Scăderea lucrărilor soluţionatein Registre. expedierea şiarhivarea acestora, PO 01/CP-Prezentarea. pentru semnare,a documentelor şi acorespondenţei rezolvate decompartimentele ANI conformcompetenţelor (8.6.- Arhivareadocumentelor şi a copiiloracestora), PO 03/CP -inregistrarea şi arhivareadocumentelor din cadrulcabinetuluiPreşed inteluilv icepreşedi ntelui,PO 06/CAPI - Intervenţia lafaţa locului (pct. 8 - păstrareaşi arhivarea documentelor deaudit).

Nu există un nomenclatorarhivistic la nivelul ANI.

•• Aceste informatiisunt preluatedin Planulde actiuneşi Calendarulimplementariirecomandariloravizat de catre SecretarulGeneral şi aprobatde catre Presedinteprin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 92 din 141

- - -- ------ - - - ----- - - -Nr.crt. ObMrvllţle Impact Recomandarea cuprlnd

Raportul Deloltte'200B

Planulae iiCţIîiiiii""iI'In I structurll A.N-I.

responsabile deImplementare"

Evaluarea'Deloitte

391 In cadrul ANI activitatea de PSI nu s-a I Majorreal izat in anul 2008 deoarece nu a fostangajată o persoană care să deţinăcalificarea necesară.In lipsa unui instructaj adecvat privindprevenirea şi stingerea incendiilor existăun risc crescut de:

• vătămare corporală a angajaţilorin caz de incendiu,

• distrugere a informaţiilorclasificate;• nonconformitate cu prevederilelegale in domeniu ceea ce poatedetermina sancţiuni din partea organelorabilitate să verifice modul de indeplinire aobligaţiilor privind PSI.

Pagina 93 din 141

Recomandămangajarea/specializarea uneipersoane in domeniul P.S.1. sauexternalizarea serviciului către oterţă parte.

Responsabilimplementare:Mădălina Medeleţ /Aureliu MarinTermen Planificare:2010Conform O.U.G. nr.223/2008 şi O U G. nr.34/2009 cu privire larectifica rea bugetară inanul 2009 au fostrestricţionatedemersurile deocupare a posturilorvacante.Externalizareaserviciului esteplanificată prin Planulanual al achiziţiilorpublice pentru anul2010.

Pentru informaţiile clasificate s-a intocmit un proiect al Planuluide Protecţie impotriva ScurgeriiInformaţiilor Clasificate care vafi definitivat şi aprobat in anul2010.Stadiu 2009Neimplementat

- - - - ----- - - - - ----- - - -ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

- . Planul ile aCţIune al -

Nr. Observaţie Impact Recomandarea cuprinsi In Raportul structurii A.N.I. Evaluarea Delolttecit Deloltte 2008 responsabile deImplementare85

Serviciul Administrativ

40 Nu există o etichetare a Mediu Recomandăm particularizarea softului Responsabil Stadiu 2009mijloacelor fixe şi a obiectelor de utilizat astfel încăt să permită etichetarea implementare: George Implementatinventar din cauza unor fiecărui mijloc fix sau obiect de inventar. Viorel Greceanu, Angheldisfuncţionalităţi ale soft-ului Acasandriutilizat pentru etichetare ce Termen Planificare:cauzează neconcordanţe Între Implementat 11.2009baza de date şi grupele de Contract cu Ciel pentruclasificaţie. adaptarea soft-ului astfelÎn lipsa unei etichetări a încăt a putut fi realizatămijloacelor fixe şi a obiectelor de etichetarea fiecărui mijlocinventar cu un număr de fix.identificare unic, există risculpierderii! sustragerii acestora .

•• Aceste infonnatii sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementarii recomandarilor avizat de catre Secretarul General şi aprobat de catre Presedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 94 din 141

- - -- ----- - -- - ----- - - -ANEXA 5 Urmărirea implementării recomandărilor aferente auditului anului 2008 (continuare)

Planul Cle iiCţJuile alNr. Recomandanlll cuprind In Raportul structurii A.N.1. Evaluarea Delolttecrt. Observaţie Impact Deloltte 2008 responsabile de

Implementare",-

Direcţia Comunicare şi Protocol & Compartimentul Relaţii Publice şi Mass Media

41 Nu am putut verifica dacă Major Recomandăm implementarea unei Responsabil Stadiu 2009informaţiile ce se furnizează din proceduri in sensul O.M.F.P. nr. 946/2005, implementare: Luana Implementatoficiu in baza legii nr. 544/2001 care să formalizeze activitatea desfăşurată Moilat

Am evaluat proceduraau fost publicate pe site-ul ANI in practică a D.G.R.M.P.P. Termen Planificare: operaţională privind aplicareadeoarece nu există un cămp De asemenea, sugerăm luarea in Implementat 2009 legii 144/2007. Pe site-ul ANI"Istoric" care să conţină aceste considerare a introducerii in meniul de Implementat in anul sunt publicate din oficiuinformaţii relative la anul 2008. informaţii de pe site-ul A.N.I. a unui câmp 2009 prin elaborarea informaţii de interes public.Nepublicarea din oficiu a dedicat aplicării Legii nr. 544/2001 unde să procedurilorinformaţiilor de interes public se regăsească structurat toate informaţiile operaţionale conformatrage nerespectarea prevederilor prevăzute de lege, precum şi un istoric al O.M.F.P. nr. 946/2005,legale in materie. informaţiilor de interes public care se corespunzătoare

publică din oficiu pentru anii anteriori de activităţii desfăşurateactivitate. la nivelul Direcţiei

Comunicare şiProtocol şi aCompartimentuluiRelaţii Publice şi MassMedia .

•• Aceste infonna~i sunt preluate din Planul de actiune şi Calendarul implementării recomandarilor avizat de catre Secretarul General şi aprobat de catre Preşedinte prin NotaCAPI 265/18.02.2010

Pagina 95 din 141

I

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

ANEXA 6 Lista documentelor analizate În cadrul evaluării sistemului informatic

Nr. Tipul Nume documenteri. documentului

1 {M} Oferta prestări servicii se Daimon Tehn SRL

2 {M} NOTA privind anularea comunicării on-line, anularea utilizării serviciilor Internetpentru ascultarea radioului, download-ull stocarea I instalarea I rularea jocurilorde orice fel şi folosirea tehnicii de calcul pentru amuzament, ascultat muzica,vizionat filme sau rularea programelor de tip File Sharing

3 {M} NOTA privind regulile pentru asigurarea funcţionării centralei telefonice inparametrii optimi şi evitarea blocării reţelei de telefonie fixa

4 {M} Nota de informare 86 I 04.05.2009

5 {M} Nota de fundamentare privind caietul de sarcini "Sistem informatic pentrumanagementul electronic al documentelor, servicii de arhivare electronică,hosting Portal şi servicii asociate

6 {M} Referat de necesitate privind implementarea unui sistem informatic complexpentru arhivarea şi stocarea electronică a declaraţiilor de avere şi de interese,integrarea informaţiilor intr-o baza de date, utilizarea de aplicaţii informaticeinteligente de analiza şi regăsi re a datelor şi a unui sistem de repartizarealeatorie a cauzelor, precum şi un sistem care sa permită publicarea declaraţiilorde avere prin intermediul tehnologiilor de tip portal

7 {M} Nota justificativă privind oportunitatea şi necesitatea declanşării procedurii deachiziţie publică de servicii, "Sistem informatic pentru managementul electronical documentelor, servicii de arhivare electronică, hosting Portal şi serviciiasociate"

8 {M} Nota justificativă privind stabilirea criteriului de atribuire şi a cerinţelor minime decalificare a ofertei câştigătoare prin "Licitaţie Deschisa"

Pagina 96 din 141

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -ANEXA 7 Recomandări privind securitatea informaţiilor

NoIă: Un plan delalial de implemenlare a recomandărilor va fi comunicat audilorului la o dală ulterioară.

Nr.ert. I Observaţie I Impact

1 I Soluţia de anlivirus utilizata nu este instalata pe I Mediutoate staţiile de lucru. Actualizarea listei desemnături de viruşi se va face manual, princopierea fişierelor cu definiţii intr-o anumitalocaţie; neexistând o conexiune Internet pentrua se putea indeplini funcţionalitatea de LiveUpdate.In momentul in care o soluţie de antivirus nueste instalata pe toate staţiile de lucru,managementul sistemului este deficitar,existând riscul unei configurări de securitateslabe, actualizarea cat şi alte setări neputând fiimplementate la timp pe toate staţiile de lucru. inplus, implementarea inadecvata poate afectaconfidenţialitatea, integritatea, disponibilitatea şiconsistenta informaţiilor critice stocate deaplicaţii.

2 I In Active Directory opţiunea de screen saver/lM;;d;ublocarea ecranului după o perioada prestabilitade inactivitate nu este definita.Daca o staţie de lucru nu este protejata de opolitica eficienta de blocare a ecranului şi deprotecţie prin afişarea meniului de logare, existariscul unui acces neautorizat ce poate fi obţinutmult mai uşor. De asemenea, poate fi uşorincâlcată confidenţialitatea utilizatorului iardatele critice de lucru pot fi alterate.

Pagina 97 din 141

Recomandare

Conducerea ANI ar Irebui să ia inconsiderare implemenlarea soluţiei anlivirusintr-un mod consistenl pe Ioa le slaţiile delucru pentru a proleja reţeaua contrainfeclărilor crilice cu viruşi.De asemenea, recomandăm inlroducerealuluror calculaloarelor in sislemulcenlralizal aplicaţiei de antivirus penlru aadminislra mai uşor selările şi de a aplicaeficient politicile la nivel de grup; accesul laconfigurarea sistemului ar trebui sa fierestricţionat utilizatorilor normali, accesulfiind permis doar administratorilor de reţea.

Serviciul de Tehnologia Informaţiei ar trebuisa ia in considerare definirea eficienta apoliticii de protecţie prin parolă a ecranuluistaţiilor de lucru pentru utilizatori, prinactivarea opţiunii de blocare a ecranuluicând staţia este in perioada de inactivitatepentru o anumita durată de timp.

RAspunsul ANI

Se va tine cont de recomandareaformulată.

Pentru reţeaua publică, se vaimplementa odată cu punerea ei infuncţiune:Aplicaţia de document management areactivata opţiunea de time-out şi nuprezintă SSO (Single Sign-On), astfelincât documentele din aplicaţie nu vor fiaccesibile fără reintroducerea parolei.Nu se păstrează documente pe staţialocală, ci doar in directorul personal alaplicaţiei de document management. inacest sens se ia in calcul utilizarea destaţii -terminal (Thin Client).

- - - ------- - - - - -- - - - - -ANEXA 7 Recomandări privind securitatea informaţiilor (continuare)

Nr.crt. I Observllţle Impact I Recomandare RAspunsul ANI

3 In ActiveDirectory politica de parole nu areactivată opţiunea de blocare a conturilor dupăun număr prestabilit de parole eronate. Dacăpolitica de parole nu este eficient definită, existăriscul unui acces neautorizat ce poate fi obţinutmai uşor de către alte persoane decăt celeasociate contului, informaţiile critice putând fialterate, datele stocate devenind astfelnesigure.

Mediu Serviciul de Tehnologia Informaţiei ar trebuisa ia În considerare definirea unei politicieficiente de blocare a conturilor după unnumăr prestabilit de Încercări eronate deintroducere a parolelor. De asemenea, opolitică de parole ar trebui definită şiaprobată de către management astfel Încâttoate setările şi parametrii definiţi sa fie Înconformitate cu intenţiile conducerii.

S-au avut in vedere 2 factori:1, Momentan nu există dateconfidenţiale in aplicaţie; aplicaţiaurmează a fi dezvoltată, in faza a doua,astfel incât sa trateze şi dateconfidenţiale, şi la acel moment va fiactivă o astfel de politică de securitate2, Trecerea de la un mediu nesecurizatla unul securizat necesită o perioadă deacomodare pentru utilizatori, care trebuiesă se obişnuiască cu politicile desecuritate (inclusiv complexitateaparolelor); limitarea numărului deincercări poate avea ca efect, in primafază, limitarea accesului utilizatorilorautorizaţi, dar incă neacomodaţi cu nouastructură.După extinderea aplicaţiei asupradocumentelor confidenţiale se va activaşi limita încercărilor pentru o parolă(pană atunci utilizatorii vor avea operioada de acomodare, având invedere ca aplicaţia nu e deocamdatăfolositâ).

Pagina 98 din 141

----- - - -- - - - - - -- -----ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandări/or va fi comunicat auditorului la o dată ulterioară.

- -Nr. Observaţie Impact Recomandare RlapunllUl ANIcrt.

-Preşedinte

1 In arI. 33 alin 3) al R.O.F.-ului este prevăzut ca "In Minor Recomandăm eliminarea din ROF a formulării Articolul 33 alineatul 3 din ROF seexercitarea atribuţiilor sale, pre'/Eldintele Agenţiei "caracter normativ" pentru a nu crea confuzii cu va modifica corespunzător.emite ordine cu caracter normativ şi individual şi privire la natura acestor ordine.instrucţiuni".

Din discu~ile purtate cu Pre'/Eldintele a reieşit căacesta nu este abilitat prin lege să emită şi ordinecu caracter normativ, ci doar acele ordinenecesare bunei desfăşurări a activităţii ANI.

Secretarul General

2 Conform prevederilor arl.46 din ROF, Secretarul Minor Motivat de faptul că prin ordin al Preşedintelui Conform legislaţiei din domeniulGeneral coordonează activitatea Serviciului de ANI, şeful Structurii de securitate are şi atribuţii informaţiilor dasificate structura deTehnologia Informaţiei. de coordonare a Serviciului de Tehnologia securitate este subordonată În

Informaţiei, recomandăm ca in ROF să se mod direct conducerii instituţieimenţioneze la ari. 46, "şeful structurii de (art. 63 din ROF, art. 41 alin (2)dinsecuritate coordonează activitatea ... " şi nu legea 182/2002), acest fapt estepersoana anume desemnată la un moment dat respectat de organigrama ANI.pentru această funcţie.

De asemenea conform HG585/2002 În cadrul instituţiei prinordinul Pre'/Eldintelui a fostdesemnat ca '/Elf al structurii desecuritate cu atribuţii operativeSecretarul General carecoordonează activitatea specificăSTI (art. 46 din ROF, art. 29, alin(4), arI. 31 din HG 585/2002).

Pagina 99 din 141

- -- ------- -----------ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (continuare)

Nr. Observaţie Impact Recomandare RIIspunsul ANIcit.- -

Direcţia Juridica Control şi RelaţII Publice

3 In art. 75 al ROF se menţionează că Direcţia Juridică, Control şi Relaţii Minor Recomandăm Se va ţine cont dePublice este coordonată de Secretarul General al Agenţiei şi are în structura actualizarea R.O.F.- recomandarea formulată astfel:sa Serviciul Avizare şi Legislaţie, Compartimentul Control, Compartimentul ului prin eliminarea se va elimina art. 75, iar art. 78Contencios şi Compartimentul Relaţii Publice şi Mass Media. unuia din cele două devine art. 75.Art. 78 menţionează că DJCRP se subordonează Secretarului General al ANI articole.şi are in structură: Serviciul Avizare şi Legislaţie, Compartimentul Control,Compartimentul Contencios, Compartimentul Relaţii Publice şi Mass Media.Cele două articole sunt redundante, prezentând exact aceeaşi informaţie.

Direcţia Juridica Control şi Relaţii Publice

4 In cadrul art. 81 IiI. a) şi g) al ROF sunt precizate următoarele atribuţii ale Minor Propunem revizuirea Se va ţine cont deDirecţiei Juridice, Control şi Relaţii Publice: /it. g) a acestui articol recomandarea formulată.a) răspunde in mod nemijlocit in fata Preşedintelui, Vicepreşedintelui şi a din ROF. Sugerăm in

Secretarului General al Agenţiei Naţionale de Integritate de indeplinirea şi acest sens includerea

executarea la timp şi în bune condiţii a tuturor lucrărilor cu caracter sau menţiunilor de la fit. g

conţinut juridic privind activitatea ANI; in cuprinsul

g) întocmeşte orice acte cu caracter juridic care au legătură cu activitateaprevederilor de la fit. a.

ANI;Apreciem că atribuţia prezentată la punctul g) ar putea fi inclusă in atribuţiade la Iit. a).

Pagina 100 din 141

---------- - ----------ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (continuare)

Nr. -crt. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANI

-Direcţia Juridica Control şi Relaţii Publice

5 In conformitate cu art. 83 din ROF, Compartimentul de Control "efectuează Minor Propunem o revizuire Se va ţine cont de recomandareacercetări administrative, in limita competenţelor acordate, cu aprobarea a acestei atribuţii sau o formulată, astfel: se va modificaPreşedintelui Agenţiei Naţionale de Integritate, referitor la sesizările adresate formulare mai concisă arI. 83 din ROF "Compartimentulcomisiei de disciplină, privind activitatea salariaţilor Agenţiei". a prezentării de Control poate efectuaCercetarea administrativăldisciplinară este, de regulă, atribuţia comisiei de conţinutului său. cercetare administrativă privinddisciplină stabilită in acest sens de conducerea ANI şi ca atare, personalul fapta sesizată ca abatereacestui compartiment poate eventual doar să aibă un rol de suport al acestei disciplinară a funcţionarului publicactivităţi. la solicitarea Comisiei de

disciplină cu aprobareaPreşedintelui ANI", conform art.30, 31 din H.G. 1344/2007.

6 In conformitate cu prevederile art.83 din ROF, Compartimentul de Control Minor Propunem Se va ţine cont de recomandarea"răspunde de cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei specifice domeniului de reformularea sau formulată. Se va modifica art. 83activitate". revizuirea acestei din RO.F. astfel: "se preocupăConsiderăm că aceste prevederi sunt prea generale şi nu sugerează cine atribuţii astfel încât să permanent de cunoaşterea şisunt destinatarii scopului final al acestei atribuţii. reiasă clar care este aplicarea legilor specifice

rezultatul şi modul de domeniului de activitate"realizare a acesteia.

7 Conform prevederilor arI. 86 din ROF Compartimentul Contencios are printre Minor Propunem revizuirea Se va ţine cont de recomandareaatribuţii: "clasează dosarele in care există hotărări definitive şi irevocabile sau formulării acestei formulată.şi in care s.au intocmit referate de renunţare la promovarea căilor prevederi pentru a Se va modifica arI. 86 din RO.F.,ordinarelextraordinare de atac, prin intocmirea referatelor de clasare". rezulta cu exactitate clasează dosarele in care existăDin formularea acestei atribuţii, dar şi din discuţiile purtate cu directorul sensul acesteia. hotă rări definitive şi in care s-auDJCRP, se inţelege că de fapt, se referă la activitatea de arhivare, sens in intocmit referate de renunţare lacare propunem revizuirea RO.F.-ului, iar daca sensul este altul, acesta nu promovarea căilorrezulta cu claritate, ceea ce ar impune oricum o revizuire a acestei prevederi. ord inarelex traordi nare de atac,

prin intocmirea referatelor dec1asare".

Pagina 101 din 141

I

---------------------ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (continuare)

Nr.cit. Observaţie Impact Recomandare RIIspunsul ANI


8 Din lectura prevederilor referitoare la atribuţiile Compartimentul Rela~iPublice şi Mass Media din cadrul DJCRP rezultâ că in mare parte sesuprapun peste atribuţiile pe care le are Direcţia de Comunicare şi Protocol,descrise în RO,F, la Secţiunea 4 (art,73-74).Pe parcursul misiunii de audit ni s-a prezentat Ordinul Preşedintelui ANI nr.704/27,04.2009 prin care se specifică faptul că începând cu data de27.04.2009, pentru eficientizarea activităţii ANI s-au luat următoarele măsuri:a. atribuţiile Direcţiei de Comunicare şi Protocol şi ale Compartimentului

de Relaţii Publice şi Mass-Media, prevăzute de fişele de post şiRegulamentul de Organizare şi Funcţionare al Agenţiei Naţionale deIntegritate, să fie indeplinite in comun de personalul celor douăstructuri, sub coordonarea directorului DCP respectiv a directoruluiDJCRP, în funcţie de situaţie;

b. exercitarea de către un angajat. pe lângă atribuţiile curente alefuncţiei de consilier personal al Preşedintelui Agenţiei Naţionale deIntegritate, după caz şi a atribuţiilor comune ale DCP şi aleCompartimentului de Relaţii Publice şi Mass-Media, prevăzute prinR.O.F. in vederea asigurării caracterului coerent şi unic al mesajuluipublic al conducerii Agenţiei, creării şi evaluării imaginii publice ainstituţiei, realizarea activităţilor de comunicare internă, externă şiinternaţională, precum şi elaborarea materialelor de presă.

c. exercitarea de către doi angajaţi, pe lângă atribuţiile curentespecifice fişelor de post, dupâ caz şi a atribuţiilor comune ale DCP şiale Compartimentului de Relaţii Publice şi Mass-Media, prevăzuteprin RO.F.;

Mediu Propunemactualizarea R.O. F.-ului cu privire lasecţiunile 4 şi 5 inconformffate cumodificările aduseulterior atribuţiilor celor2 structuri din cadrulANI prin Ordinul704/2009 alPreşedintelui ANIprecum şi a practiciidesfăşurate in prezentin cadrul Agenţiei.

Se va ţine cont de recomandareaformulată.Planul de acţiune se va comunicaauditorului la o dată ulterioară.

Pagina 102 din 141

~~-------------------------------------------------------------------------ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (continuare)

Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcrt.


8 d. modificarea de către DGORU, in regim de urgenţă, a fişelor de postale personalului mai sus menţionat, in sensul completării atribuţiilecurente cu cele ale DCP şi ale Compartimentului de Relaţii Publice şiMass-Media;

e. efectuarea demersurilor necesare şi luarea măsurilor legale invederea compensării orelor suplimentare efectuate peste programulnormal de lucru de către personalul Cabinetului Demnitarului, DCP,Compartimentului de Relaţii Publice şi Mass-Media şi Relaţii Publiceşi Serviciului de Tehnologia Informaţiei;

f. asigurarea Secretariatului Consiliului Naţional de Integritate conformart. 38 alin. 4 din Legea nr.144/2007 cu modificările şi completărileulterioare, pe linia atribuţiilor comune ale DCP şi/sauCompartimentului de Relaţii Publice şi Mass-Media şi Relaţii Publice,de către personalul menţionat anterior.

9 In Art. 88 alin. 1 Iit. f) din ROF se menţionează că una din atribuţiile Mediu Recomandăm Se va tine cont de recomandareaCompartimentului de Relaţii Publice şi Mass Media este de a "răspunde, la modificarea R.O.F.- formulată.nivelul Agenţiei, de pregătirea şi organizarea activităţii de primire in audienţă ului pentru a eliminaa persoanelor fizice sau juridice prin direcţiile de specialitate". Înţelesul că direcţiile

Din articolul de mai sus reiese ca direcţiile din cadrul ANI prin directorii lor din cadrul ANI sunt

sunt implicate in procedura de audienţe. Aceasta este insa o prerogativă a implicate În procedura

Preşedintelui. Vicepreşedintelui şi a Secretarului General al ANI. de audienţe.

Pagina 103 din 141

- -- ------------------ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (continuare)

Nr. Observaţie Impact Recomandare Rllapunaul ANIcrt.

Inspecţia de Integritate

10 Conform prevederilor art. 106 din ROF intre atribuţiile Inspecţiei de Integritate Minor Recomandăm Se va line cont dese numără: modificarea alineatelor recomandarea formulată prin;.. i) in urma verificărilor efectuate, constată că intre averea dobândită din art. 106 astfel Încăt adăugarea unui nou alineat: w)

pe parcursul exercitării funcţiei şi veniturile realizate in aceeaşi perioadă din cursul logic să

există o diferenţă vădită care nu poate fi justificată şi sesizează instanţa rezulte posibilitatea

competentă pentru stabilirea părţii de avere dobândită sau a bunului emiterii unei soluţii de

determinat dobândit cu caracter nejustificat, a cărui confiscare o solicită;către inspecţia deIntegritate cu privire la

•• j) in urma verificărilor efectuate, constată nerespectarea dispoziţiilor toate situaţiile ivite Înlegale privind conflictul de interese; practică În cursul;.. k) in urma verificărilor efectuate, constată nerespectarea dispoziţiilor procesului delegale privind regimul incompatibilităţilor. verificare. O posibilă

Formulările din alineatele prezentate ale art. 106 limitează responsabilitateamodificare o sugerăm

Inspecţiei de Integritate la constatarea nerespectării dispoziţiilor legale privinddupă cum urmează:

conflictul de interese, regimul incompatibilităţilor şi a existentei unei diferenţe w) conform articoluluivădite intre averea dobândită pe parcursul exercitării funcţiei şi veniturile 46 litera d din Legearealizate in aceeaşi perioadă. nr. Legea 144/2007 -

Nu este inclusă insă şi posibilitatea constatării respectării dispoziţiilor legale"persoana verificată nua acţionat cu

privind conflictul de interese, regimul incompatibilităţilor şi a inexistenţei unei Încălcarea obligaţiilorMerenţe vădi te intre averea dobândită pe parcursul exercitării funcţiei şi legale privind averileveniturile realizate in aceeaşi perioadă in dosarele verificate. nejustificate, conflictul

de interese sauregimulincompatibilităţilor"

11 Minor Recomandăm

Referinţele la articolele din Legea 144/2007 din ROF nu sunt actualizate cuactualizareareferinţelor la articolele Se va line cont de

noua numerotare survenită după actualizarea legii. Menţionăm spre exemplu din legea 144/2007 În recomandarea formulată.că in contextul ultimei versiuni a legii art. 6 a devenit art.7. toate secţiunile R.O.F.-

ului.

Pagina 104 din 141

---------------------ANEXA 8 Recomandări privind Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (continuare)


Direcţia Generala Organizare şi Resurse Umane

12 In urma analizei R.O.F.-ului am constatat următoarele in ceea ce priveşte Minor Recomandăm Se va tine cont desecţiunea referitoare la activitatea DGORU: actualizarea R.O.F.-ului recomandarea formulată.;- nu este menţionata responsabilitatea asigurării respectării cerinţelor conform activităţiiLegii 144/2007 de către angajaţii ANI; practice desfăşurate in

prezent in cadrul;- activ itatea de centralizare a situaţiei orelor suplimentare este DGORU.menţionată ca fiind in sarcina serviciilor de Organizare şi Resurse Umane; inpractică această activitate se realizează la nivelul fiecărei direcţii.

DGE

13 In R.O.F.-ul aprobat prin ordinul 660/24.02.2009 se menţionează faptul că Mediu Recomandăm Se va tine cont deprintre atribuţiile Serviciului Financiar- Contabil se numără: modificarea recomandarea formulată.~ gestionează şi răspunde de patrimoniul Agenţiei; pre vederilor privind

~ asigură evidenţa, urmărirea, gestionarea şi păstrarea obiectelor deatribuţiile serviciuluiFinanciar Contabil in

inventar şi a mijloacelor fixe. conformitate cuAceste atribuţii,nu ar trebui sa fie in sfera de responsabilitate a Serviciului activilatea practică şiFinanciar Contabil. legislaţia in vigoare inServiciul Financiar Contabil are in mod practic atribuţii de asigurare a ceea ce priveşteevidenţei patrimoniului unităţii nu şi de gestionare a acestuia. responsabilitatea

In urma discuţiilor cu Directorul DGE am fost informaţi ca s-au iniţiat Serviciului Financiar

demersuri pentru amendarea prevederilor R.O.F.-ului privind atribuţiile DGE. Contabil cu privire lapatrimoniul ANI.

Pagina 105 din 141

F- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -ANEXA 9 Legea nr. 144/2007. Propuneri de lege ferenda

Nota: Pe parcursul verificărilor am identificat oportunităţi de clarificare a Legii 144/2007 pe care le sugerăm a fi avute În vedere de ANI cu ocazia propunerilorde modificări legislative generate de necesitatea Îmbunătăţirii activităţii desfăşurate. Aceste recomandări nu au impact asupra concluziilor prezentului audit almanagementului ANI pentru anul 2009.

Nocrt.-1

2

Observaţie I Impact

Conform prevederilor art. 5 alin. 9 "Actele intocmite de inspectorii de integritate după I Majorinceperea verificării fără ca persoana verificată să fie inştiinţată despre declanşareaprocedurii de verificare sunt nule de drept."Din cazurile Întâlnite În practică şi confirmate, ulterior de discuţiile purtate cu directorii.atât ai Direcţiei Inspecţiei de Integritate, cât şi ai DJCRP reiese că sunt foarte multesituaţii in care momentul inştiinţârii (luării la cunoştinţă) a inceperii verificării estetergiversat de către persoana verificată, chiar dacă ANI a depus toate diligenţeleprevăzute de lege in acest sens (refuzul de a semna confirmarea de primire). Mai mult,formularea prevăzută În lege dă posibilitatea mai multor interpretări, ceea ce naşteconfuzii cu privire la ce se inţelege prin momentul inştiinţării inceperii verificării (parteaverificată trebuie să semneze sau să primească efectiv plicul cu adresa de incunoştinţarerevenită de la ANI sau e suficient să se facă dovada de către ANI că a depus toatediligenţele pentru a aduce la cunoştinţa părţii verificate momentul inceperii acesteiverificări).

Conform prevederilor art. 8 alin. 1 "Inspectorul de integritate poate dispune, cu acordul I Majorpersoanei verificate, efectuarea unei expertize pentru lămurirea neconcordanţelor dintrevaloarea declarată şi valoarea reală a bunurilor menţionate in declaraţie."Din discuţiile avute cu inspectorii de integritate sunt situaţii in care expertiza s-ar impunepentru lămurirea cauzei dar, in lipsa acordului părţii, care in multe cazuri nu esteinteresată, nu se poate dispune din oficiu.

Recomandare

Pentru a nu prelungi În mod nejustificatprocesul de verificare, ar trebui ca inspectoriide integritate să poată iniţia anumiteproceduri de verificare, sub sancţiuneanulităţii relative.Recomandăm modificarea prevederii conformcăreia aceste acte sunt nule de drept astfelÎncât sa se prevadă posibilitatea uneiconstatări a nulităţii relative invocate departea interesatăTotodată, apreciem că este necesară oprevedere mai clară În lege cu privire lamodalitatea de Înştiinţare a persoaneiverificate asupra momentului Începeriiverificării pentru a evita situaţiile abuzive deambele părţi.

Sugerăm Înlocuirea formulării "cu acordulpersoanei verificate" cu formularea "cuÎncunoştinţarea persoanei verificate".

Pagina 106 din 141

------------------- ----- -- ------ - - - - ----- - - -ANEXA 9 Legea nr. 144/2007 - Propuneri de lege ferenda (continuare)

Nocrt.-3

4

5

Observll1le I Impact

In arI. 48 alin. 2 se menţionează că: I Major"In termen de 15 zile de la data comunicării actului de constatare a conflictului de interesesau a stării de incompatibilitate. persoana verificată poate face contestaţie la curtea deapel, secţia de contencios administrativ şi fiscal, in a cărei circumscripţie locuieşte,"Din discuţiile purtate cu personalul Inspecţiei de Integritate reiese că in practică existăprobleme de interpretare a prevederii "In termen de 15 zile de la data comunicării actului"intru cât nu se inţelege exact dacă legea se referă la momentul luării la cunoştinţă de cătrepersoana verificată a actului sau simpla dovadă de trimitere a actului prin postă cuconfirmare de primire. Aceasta prevedere a legii poate conduce la situaţii În carepersoana verificată cu rea credinţa refuză În mod sistematic să primească actul sau chiardaca ÎI primeşte nu deschide plicul prezentându-l În fata instanţei la o dată mult ulterioarăcelor 15 zile cu menţiunea că deşi a fost comunicat, nu a fost luat la cunoştinţă.

Conform prevederilor art. 17 alin. 2 din Legea 144/2007: r-M;;jor"Redistribuirea cauzelor repartizate inspectorilor de integritate se poate face numai Înurmătoarele cazuri:a) imposibilitatea de exercitare a atribuţiilor, timp de cel puţin 20 de zile;b) solicitarea motivată a inspectorului de integritate căruia i.a fost repartizată lucrarea;c) suspendarea din activitate, În condiţiile legii;d) incompatibilitate;e) conflict de interese;f) admiterea dedaraţiei de abţinere sau a cererii de recuzare a inspectorului de integritate;g) lăsarea cauzei in nelucrare mai mult de 10 zile."Din discuţiile cu Directorul General al Inspecţiei de Integritate am concluzionat căredistribuirea În condiţiile alineatului g) se realizează doar in cazul in care cauza estelăsată in nelucrare in mod nejustificat mai mult de 10 zile.

Conform arI. 18 alin. 5 din Legea 144/2007: lM;Jor"Personalul Agenţiei are obligaţia de a nu divulga datele sau informaţiile la care a avutacces altfel decât În condiţiile legii."Această formulare poate crea confuzii cu privire la obligativitatea nedivulgării informaţiilor.

Recomandare

Pentru a evita situaţiile in care finalizareaprocesului de verificare a averiV conflictului deinterese, incompatibii/tăţii este tergiversată caurmare a relei credinţe a persoanei verificatesi, pentru a elimina ambiguitatea creată deinterpretarea prevederilor legale propunemamendarea legii cu un text clar. Sugerăm inacest sens ca termenul de 15 zile să curgă dela data dovezii comunicării de către ANI aactului de constatare a conflictului de interesesau a stării de incompatibilitate.

Faţă de situaţiile observate in practica ANI,propunem amendarea art. 17 alin 2 lit. g dinlege astfel incât termenul de 10 zile sa curgăde la momentul Iăsării cauzei in nelucrare inmod nejustificat. Deasemenea ar trebui să seprevadă şi dacă este vorba de zilecalendaristice sau lucrătoare.

Propunem amendarea articolului 18 alineatul 5astfel incât sa fie eliminată confuzia cu privirela cond1iile şi imprejurările in care pot fidivulga te informaţiile la care personalul ANI aavut acces.

Pagina 107 din 141

- - - - - - -- - - - -- - - - - - - - -ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandărilor va fi comunicat auditorului la o dată ulterioară.

Nr.cit. Observaţie Impact I Recomandare RAspunsul ANI

1 Indicatorii de performanţă prezentaţi in procedurileoperaţionale nu sunt cuantificabili şi nu este consemnatăresponsabilitatea monitorizării acestor indicatori.Aceasta observaţie se aplică tuturor proceduriloroperaţionale existente la nivelul ANI in anul 2009.

Major Recomandăm ca indicatorii de performanţăprezentaţi in proceduri sa fie formulaţi astfelincăt sa aibă următoarele caracteristici:" Specific activităţii la care se referă:" Măsurabil pentru a i se puteadetermina gradul de realizare in mod obiectiv;

" Realizabil;" Relevant pentru activitatea vizată" Monitorizat in timp oportun pentru aputea detecta şi corecta eventuale abateri/performanţe scăzute.Pentru o mai mare efectivitate a acestorindicatori ar trebui specificată in proceduriresponsabilitatea monitorizării performanţelordepartamentelor vis a vis de aceşti indicatori.

Ordinul Preşedintelui ANIspecifică atribuţia deasigurare a implementăriiprocedurilor operaţionale şiimplicit a secţiuniicorespunzătoareindicatorilor de performanţă,pentru fiecare structura inparte.

Se va ţine cont derecomandarea formulată.

Pagina 108 din 141

1- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - _

ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale (continuare)

Nr.- . -

cit. Observaţie Impact Recomandare RAspunaul ANI, -2 Am constatat lipsa definiţiilor la capitolul .Abrevieri şi Minor Recomandăm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont de

definiţii" in proceduri printre care se includ"': informaţiile lipsă. iar in cazul in care nu sunt recomandarea formulată.PO 01/DGORU; PO 02/DGORU; PO 04IDGORU; PO aplicabile la anumite proceduri să se Există unele demersuri in05IDGORU; PO 07/DGORU; PO 08/F/DGE; PO 14/C/DGE; menţioneze acest fapt. acest sens, demarate inPO 15/CIDGE; PO 6.4/FIDGE; PO 10/FDGE; PO- vederea reeditării12/FIDGE; PO-9/FIDGE; PO- 13/FIDGE; PO 071 CAPI; PO Manualului Procedurilor08/CAPI; PO 09/CAPI; PO 10/CAPI; PO 01/CP; PO 02/CP; operaţionale ale A.N.I. intr-oPO 05/CP; PO 06/CP; PO-05/11 (versiunea 01); P -09/11 variantă imbunătăţită.(versiunea 02); PO - lIi02(versiunea 01); PO - 03/11(versiunea 02); PO-02lCPM; PO-03/CPM; PO-04/CPM;PO-05/CPM.

3 Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Eveniment Minor Recomandăm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont dedeclanşator pentru activitatea procedurată" in proceduri informaţiile lipsă ta capitolul ..Eveniment recomandarea formulată.printre care se includ: declanşator pentru activitatea procedurată". Există unele demersuri inPO CRPMM-02; PO CRPMM-04; PO CRPMM-05; PO acest sens, demarale inCRPMM 06; PO 02/R; PO 07/11 (versiunea 02); P 09/11 vederea reeditării(versiunea 02). Manualului Procedurilor

operaţionale ale A.N.I. intr-ovariantă imbunătăţită.

67 Pentru titlurile procedurilor a se vedea Anexa 2

Pagina 109 din 141

- - - -- -------- - - - - - - -.-ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale (continuare)

- - . - .. -Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcrt. - -4 Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Scurta Minor RecomandtJm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont de

descriere" in următoarele proceduri printre care se includ: informaţiile lipstJ la capitolul "ScurM descriere". recomandarea formulată.PO 09/CAPI; PO 02/R; PO 03/R; PO 04/R; PO OSlR; PO Există unele demersuri in06/R acest sens, demarate in

vederea reedităriiManualului Proceduriloroperaţionale ale A.N.1. Într-ovariantă Îmbunătaţită.

5 Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Intrări Minor RecomandtJm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont dedocumente" În proceduri printre care se includ: informaţiile lipsă la capitolul "lntrtJri recomandarea formulată.PO- CRPMM-04; PO 04/DGORU; PO 01/R; PO 02lR; PO documente", iar in cazul in care nu sunt Exista unele demersuri in03/R; PO 04/R; PO 05/R; PO 06/R aplicabile la anumite proceduri stJ se acest sens, demarate În

menţioneze acest fapt vederea reedităriiManualului Proceduriloroperaţionale ale AHI. Într-ovariantă Îmbunătăţită.

Pagina 110 din 141

- ----------- - ----- - --ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale (continuare)

Impact I RecomandareNr.crt.-6

7

Observllţle

Am constatat lipsa indiciilor privind persoanele responsabilecu activităţile prezentate la capitolul "Activităţi principale Înpaşi cronologiei" in proceduri printre care se ind ud:PO CRPMM-01; PO 04 DGORU; PO 09/DGORU; PO6.4/F/DGE; PO-11/F/DGE; PO 11/01 (versiunea 01); PO11/02 (versiunea 01); PO - 07111 (versiunea 02); PO-13/F/DGE, PO 14/C/DGE; P015/C/DGE.

La capitolul "Evenimente pe parcursul activităţiprocedurate" in prezentarea acţiunilor alternative amconstatat că există proceduri in care nu se menţioneazăexplicit cursul activităţilor in fiecare caz. Printre acesteproceduri se indud:PO- CRPMM-03; PO. CRPMM 06; PODGORU 02; PO 04DGORU; PO 05 DGORU; PO 06 DGORU; PO-9/F/DGE;PO 16.21F/DGE; PO.11/F/DGE; PO 02lCAPI; PO 071 CAPI;PO 08/CAPI; PO 09/CAPI; PO 10/CAPI; PO 01/R; PO 02/R;PO 03/R; PO 04/R; PO 05/R; PO 06/R; PO - 07/11(versiunea 02).

Mediu

Mediu

Recomandăm actualizarea procedurilor cuinformaţiile lipsă la capitolul "Activităţiprincipale În paşi cronologiei".Totodată recomandăm ca În prezentareaprincipalelor activităţi ale proceselor descrisein proceduri să se evite folosirea unor formulăriimpersonale de genul "se verifică", "secomunică" etc. şi să se inlocuiască cuformulări din care sa reiasă informaţii privindpersoana care iniţiază activitatea, rezultatulactivităţii şi care este destinatarul acestuia.

Recomandăm ca in cazul În care se prezintăcăi alternative de acţiune pe parcursulactivităţii procedura te să se menţionezeexplicit cursul acţiunii În fiecare caz. Deasemenea recomandăm evitarea formulărilorvagi, de genul: "dacă cererea este aprobatăprocedura continuă, dacă nu, procedura seÎncheie".

RAspunsul ANI

Se va ţine cont derecomandarea formulată.Există unele demersuri inacest sens, demarate invederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.1. intr-o variantăimbunătăţită.

Se va ţine cont derecomandarea formulată.Există unele demersuri inacest sens, demarate invederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.1. intr-o variantăÎmbunătăţită.

Pagina 111 din 141

_____J

---------------------ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale (continuare)

Nr.- -

crt. Observllţle Impact Recomandare RAspunsul ANI" '- -

8 Am constatat că lipsesc informaţii la capitolul "Activităţi Mediu Recomandt!lm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont dealternative În cadrul activităţi procedurate" În proceduri informaţiile lipst!l la capitolul "Activităţi recomandarea formulată.printre care se includ: alternative in cadrul activitt!lţi procedurate ", iar Există unele demersuri inPO- CRPMM-04; PO 04 DGORU; PO DGORU 05; PO in cazul in care nu sunt aplicabile la anumite acest sens, demarate În09/CAPI; PO 10/CAPI; PO 02/R; PO 03/R; PO 04/R; PO proceduri să se menţioneze acest fapt. vederea reeditării Manualului05/R; PO 06/R; PO 03/CP; PO 04/CP; PO 11/11(versiune Procedurilor operaţionale ale01); PO-04/CPM A.N.I. Într-o variantă

Îmbunătăţită.

9 Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Ieşiri Minor Recomandăm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont dedocumente" În proceduri printre care se includ: informaţiile lipsă la capitolul "Ieşiri documente", recomandarea formulată.

PO 05/DGORU; PO 6.21F/DGE; PO 01/R; PO 02/R; PO iar in cazul in care nu sunt aplicabile la Există unele demersuri in03/R; PO 04/R; PO 05/R; PO 06/R. anumite proceduri să se menţioneze acest acest sens. demarate În

fapt. vederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.I. Într-o variantăÎmbunătăţită.

Pagina 112 din 141

-------------------ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale (continuare)

- -Nr.crt. Observaţie Impact I Recomandare RAspunsul ANI

10

11

Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Reguli!constrângeri" in proceduri printre care se includ:PO- CRPMM-04; PO 04 DGORU; PO 05; PO 02/R; PO03/R; PO 04/R; PO 05/R; PO 06/R; PO 05/CP; PO • 11101(versiunea 1); PO • 07/11 (versiunea 02); PO • 04/11(versiunea 01); PO -09/11(versiunea 02); PO-12/11.

Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Conexiuni cualte activităţi" in următoarele proceduri:PO. CRPMM-01; PO. CRPMM-03; PO. CRPMM-04; PO.CRPMM-05; PO- CRPMM 06; PO-DGORU 02; PO 04DGORU; PO 05 DGORU; PO-DGORUI 01; PO 03/R; PO03/CP; PO 04/CP; PO - 11102(versiunea 01)

Major

Mediu

Recomandăm actualizarea procedurilor cuInformaţiile lipsă la capitolul "Reguli!constrânger/", iar in cazul in care nu suntaplicabile la anumite proceduri să semenţioneze acest fapt.Pentru o mai mare efectivitate, aceste reguli artrebui sa fie specifice şi prevăzute cu termenede respectare iar responsabilitateamonitorizării respectării lor ar trebui explicitmenţionată.

Recomandăm actualizarea procedurilor cuinformaţiile lipsă la capitolul "Conexiuni cu alteactivităţi",iar in cazul in care nu sunt aplicabilela anumite proceduri să se menţioneze acestfapt.

Se va ţine cont derecomandarea formulată.Există unele demersuri inacest sens, demarate invederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.I. intr.o variantăimbunătăţită.

Se va ţine cont derecomandarea formulată.Există unele demersuri inacest sens, demarate invederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.I. intr-o variantăimbunătăţită.

Pagina 113 din 141

---------------------ANEXA 10 Recomandări generale referitoare la procedurile operaţionale (continuare)

-Nr. Observaţie Impact Recomandare RlIspunsul ANIcrt.

12 Am constatat lipsa informaţiilor la capitolul "Resurse umane Mediu Recomandilm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont deimplicate" În proceduri printre care se includ: informaţiile lipsil la capitolul "Resurse umane recomandarea formulată.pa 03/R; pa 02/CP; pa 04/CP. implicate". Există unele demersuri in

acest sens, demarate Învederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.I. Într-o variantăÎmbunătăţită.

13 Am constat lipsa detalierii informaţiilor privind factorii de Mediu Recomandăm actualizarea procedurilor cu Se va ţine cont dedecizie În proceduri printre care se includ: informaţiile lipsă privind factorii de decizie. recomandarea formulată.pa- CRPMM-03; pa 03/R; pa 04/CP Există unele demersuri În

acest sens, demarate Învederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.1. Într-o variantăÎmbunătăţită.

14 In procedurile În care se face referire la articole din Legea Minor Recomandilm actualizarea numero/aţiei Se va ţine cont de144/2007 nu s-a realizat actualizarea numerotaţiei articolelor articolelor din Legea 144/2007 in recomandarea formulată.În concordanta cu legea republicată. concordanţă cu legea republicatil. Există unele demersuri În

acest sens, demarate Învederea reeditării ManualuluiProcedurilor operaţionale aleA.N.1. Într-o variantăÎmbunătăţită.

Pagina 114 din 141

---------------------ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandări/or va fi comunicat auditorului la o dată ulterioară.

Nr...

crt. Observllţle Impact Recomandare RAspunsul ANI

Observaţii privind procedurile operaţionale

1 In procedurile operaţionale ale Inspecţiei de Integritate Major Recomandăm introducerea in procedurile .,Este prevăzut la PO 03/11,nu este prevăzută responsabilitatea conducerii operaţionale ale Inspecţiei de Integritate punctul 8.11 (actele deInspecţiei de Integritate de a verifica şi lua măsuri pentru activitatea de monitorizare de către constatare care rămăn laa asigura conformitatea procesului de verificare şi conducerea Inspecţiei de Integritate a dosar sunt vizate de Sefii deadministrarea documentelor pe care se bazează soluţia conformităţ;; derulării procesului de verificare serviciu şi directorul General)emisă de către ANI, cu procedurile operaţionale şi cu prevederile procedurilor operaţionale. Trebuie cuprinsă Înlegisla~a În vigoare. Totodată activitatea de monitorizare ar putea procedură posibilitateaLa această concluzie s-a ajuns ca urmare a discuţiilor avea şi o componentă de verificare a factorilor de conducere de apurtate cu personalul de la DJCRP care reprezintă ANI conformităţ;; soluţiei emise cu interpretarea infirma soluţiile inspectori lorÎn instanţă, dar şi cu Directorul General al Inspecţiei de logică a conţinutului documentelorl probelor fără a se considera imixtiune.Integritate, care au apreciat că este nevoie de o administrate pe parcursul procesului de Pe parcursul anului 2009,Îmbunătăţire a măsurilor de control, necesitate apărută verificare fiecare act de constatare adin activitatea practică. Aceasta activitate nu implică insă şi fost verificat de către Şeful de

imixtiunea Directorului in emiterea soluţiei, serviciu şi Directorul generaldar acesta trebuie să aibă posibilitatea de a o şi Directorul general adjunct.infirma in condiţiile in care există o vădită Nu există acte de constatarenelegalitate şi Isau netemeinicie a procesului anulate În Instanţa datorităde verificare, sens in care ulterior va putea modului de incadrare juridicăemite soluţia in nume propriu. a faptelor comise de

persoana verificată.

Pagina 115 din 141

---------------------ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcit.


2 In unele proceduri (ex: procedura referitoare la verificarea Minor Recomandăm includerea definiţiei termenilor Se va ţine cont deaverii dobăndite in perioada exercitării mandatelor sau a .indicii temeinice" şi "persoana interesată" În recomandarea formulată.indeplinirii funcţiilor ori demnităţilor publice) sunt folosiţi toate procedurile În care sunt folosiţi aceştitermenii de "indicii temeinice" şi "persoana interesată", in termeni.

Termenul "Indicii temeinice"contextul in care lipsa unei definiţii poate lăsa loc uneieste definit ArI. 68' Codul deinterpretări diferite şi conduce la crearea unei practici Procedura Penală.neunitare in cadrul Inspecţiei de Integritate."Persoana Interesată" esteprevăzut in:- PO 03/11 la punctul. 8.11- PO 05111la punctul 8.25

3 In procedura referitoare la publicarea pe pagina de internet Mediu Recomandăm ca procesul de monitorizare a Se va ţine cont dea ANI a actelor de constatare se precizează ca DCP publicării pe site-ul ANI a actelor de recomandarea formulată.comunică, prin adresă, Inspecţiei de Integritate publicarea constatare rămase definitive să se realizezepe internet a actelor de constatare rămase definitive, iar astfel Încât să existe o dovadă a momentului

Activitatea de publicareadresa este depusă la dosarul lucrării pentru a se face În care a fost realizată postarea pe site aactelor de constatare estedovada publicării actului in termenul de 15 zile. conform procedurii. Ar trebui să se ia Îndescrisă in procedura PO 09

In urma interviurilor am fost informaţi câ in practică nu considerare posibilitatea existentei unui câmp I II .. Publicarea actelor deexistă o astfel de comunicare, inspectorul de integritate În care sa se poată vizualiza pe site data la

constatare ramase definitiveconstatând publicarea actului de constatare verificând pe care a fost publicat actul de constatare.

pe pagina de internet a A.N.1.site-ul ANI.

Pagina 116 din 141

- - -- ----- - - - - - -- - - - - -ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

;J Observllţle_


Impact I Recomandare RAspunsul ANI

de declanşare apentru aplicarea

ar/. 51 din Legea

4 In procedura referitoare la verificarea averii dobândite inperioada exercitării mandatelor sau a indeplinirii funcţiilor oridemnităţilor publice:

(a) nu există prevederi referitoare la activităţile cetrebuie efectuate de inspector daca in termen de10 zile ANI nu primeşte informaţiile conform art. 7alin. 1 din Legea 144/2007;

(b) nu există prevederi referitoare la modalitatea dedeclanşare a procesului pentru aplicareaprevederilor art. 51 din Legea 144/2007;

(c) nu există prevederi privind indicatorul deperformanţa referitor la acţiunea de lăsare innelucrare a dosarului in mod nejustificat mai multde 10 zile;

(d) Lipsesc prevederi referitoare la activitatea decomunicare a actului de clasare emis conform art.46 lit. d din lege către persoana verificată şitermenul aferent.

(e) se prevede ca .In termen de 48 ore de la primireasesizării se va verifica competenţa materială iar incazul in care se constată că aspectele sesizate nuintră in aria de competenţă a ANI (avere, conflict deinterese, incompatibilităţi) se va intocmi un referatin vederea deciinării competenţei. Termenul de.declinare a competentei" nu e corect din punct devedere juridic. Regula este că pentru a puteadeclina competenta mai intâi trebuie sa fiicompetent, ori in acest caz este evident ca nereferim la acţiunea de sesizare a organuluicompetent.

Mediu Recomandăm completarea procedurii cuinformaţiile privind:

(a) acţiunile realizate dacă in termen de10 zile ANI nu primeşte informaţiileconform ari. 7 alin. 1 din Legea144/2007;

(b) Modalitateaprocesuluiprevederilor144/2007;

(c) Indicatorul de performanţă referitor laacţiunea de lăsare in nelucrare adosarului in mod nejustificat mai multde 10 zile.

(d) activitatea de comunicare a actuluide clasare către persoana verificatăşi termenul aferen/.

(e) Înlocuirea termenului "declinareacompetenţei" cu .sesizarea organuluicompetent in temeiul ari. 61 din O.G.27/2002" in toate procedurile in careeste utiliza/.

Aceste completări ar trebui inregistrate intoate procedurile operaţionale in care esteaplicabil.

(a) Se va ţine cont derecomandareaformulată.

(b) Se va ţine cont derecomandareaformulată.

(c) Indicatorii deperformanţă suntprevăzuţi la PO 07/11pc!. 8. 9. dar se valua in considerareintroducerea maimultor factorideterminanţi.

(d) La PO 03/11 se vacompleta punctul 8.31 cu termenul de 5zile

(e) Se va modifica PO03111 la punctul 8.6conformrecomandăriiformulate.


Pagina 117 din 141

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. - . ,

Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcrt.'~ ... -..-

5 In procedura referitoare la redistribuirea cauzeior repartizate Mediu Recomandăm comple tarea procedurii cu Se va completa PO 07/11cuinspectorilor de integritate nu sunt menţionate următoarele informaţiile lipsă enumerate in coloana prevederea de a se elaborainformaţii: Observaţii, de către seful de serviciu sau;. Cine şi cum realizează constatarea imposibiiităţii de Director un referat deexercitare a atribuţiilor inspectorilor de integritate; constatare a Iăsării dosarului

;. De către cine şi În ce condiţii are loc constatareaÎn nelucrare timp de 10 zile

Iăsării dosarului În nelucrare 10 zile "in mod nejustificat";În mod nejustificat.

;. Cum se comunică Directorului General al Inspecţiei Se va ţine cont de

de Integritate faptul că exista o lucrare similară ca şi obiectrecomandarea formulată.

şi necesitatea conexării cauzelor;;. Cine Întocmeşte referatul de conex are;;. Cine analizează şi admite declaraţia de abţinere;;. In ce condiţii se Întocmeşte cererea de recuzare.

6 In procedurile operaţionale supuse verificării se face referire Minor Recomandăm inlocuirea termenului Se va ţine cont dela termenul "autosesizare", termen care nu este menţionat "autosesizare" cu termenul "sesizare din recomandarea formulată.În Legea 144/2007, oficiu" in toate procedurife operaţionale in

care apare menţionat.

Pagina 118 din 141

- - - - ----- - - - - ----- - - -ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

Nr. crt. I Oba.ervaţle


Impact I Recomandare I RAspunsul ANI

7

8

In procedura referitoare la introducerea acţiunii inconstatarea nulităţii absolute a actelor juridice şisolicitarea către instanţa competenta a aplicăriisancţiunii complementare de interzicere a exercităriioricărei funcţii/demnităţi publice, În afara celor elective,pentru o perioada de 3 ani, in cazul În care s-a constatca persoana verificată s-a aflat in conflict de intereseprecum şi in procedura referitoare la circuituldocumentelor intre Inspecţia de Integritate şi Direcţia deGenerala Juridica, Control şi Relaţii Publice semenţionează că:;. DJCRP monitorizează la solicitarea Inspecţieide Integritate existenţa contestaţiilor depuse la instanţade fond de către persoana verificată, rezultatul urmând afi comunicat prin adresa Inspecţiei de Integritate.In urma interviuriior ni s-a comunicat câ in practicăinspectorii de integritate sunt cei care verificâ statusulactelor de constatare la instanţa de fond.

Procedura referitoare la verificarea averii dobânditeprevede verificarea indeplinirii condiţiilor prevăzute dear!. 4 din Legea144/2007 referitoare la indicareadovezilor şi informaţiilor pe care se întemeiază precumşi sursele de unde acestea pot fi solicitate.In practică au existat situaţii în care unele sesizăriconţineau suficiente informaţii referitoare la presupusaabatere dar nu indicau şi dovezile sau sursele undeacestea pot fi solicitate. Apreciem că se impune oamendare a procedurii in sensul completării cuposibilitatea contactării petentului pentru completareasesizării cu informaţiile lipsă ceea ce de altfel în practicăam constatat ca are loc.

Minor

Minor

Recomandăm actualizarea procedurii inconformitate cu activitatea practică privindprocesul de verificare a existenţeicontestaţiilor depuse de către persoanaverificată.Actualizarea ar trebui să se opereze şi inprocedura privind circuitul documentelor intreInspecţia de Integritate şi Direcţia deGenerală Juridică, Control şi Relaţii Publiceşi in orice altă procedură se mai face referirela acest aspect.

Recomandăm actualizarea proceduriiconform activităţilor practice desfăşurate inprezent in cadrul ANI.

Este prevăzut la P.O.10/11la punctul 8.23 "Inspecţiade Integritate in 25 zile dela comunicare verificădacă persoana verificată adepus contestaţie intermenul prevăzut de lege,la instanţa competentă şicomunică DGJ pentrureprezentare la instanţă".

Se va ~ne cont derecomandarea formulată.

Este prevăzut in:PO 03/11 la pc!. 8.4Verificarea identităţiipetentului (se va solicitapetentului să comunicedacă este persoana care aformulat sesizarea şi dacăişi menţine şi insuşeştedatele menţionate inaceasta).PO 04/11 la pc!. 8.3, 8.4,8.583. "Se verifică identitatea

Pagina 119 din 141

- - -- - - - -- - - - - - -- - - - --Nr. crt. I Observaţie

Pagina 120 din 141

Impact I Recomandare RAspunsul ANIpetentului (se va Întocmiadresă către petent pentrua verifica dacă acesta estepersoana care a formulatsesizarea şi dacă îşimenţine şi însuşeştedatele menţionate inaceasta)."8A. "Se verificăveridicitatea sesizării, insituaţia in care sesizareaeste primită prin mijloaceelectronice, princorespondenţă pe e-mailşi se solicită o sesizareexpediată prin poştă caresă respecte prevederilelegale."8.5. "Se Întocmeşte act deconstatare de c1asare intemeiul artA alin.5 dinLegea nr.144/2007 şi arl.7din G.G. nr.27/2002,privind reglementareaactivităţii de soluţionare apetiţiilor (sesizareanonimă), atunci căndpetentul nu poate fiidentificat sau nu-şiinsuşeşte sesizarea."Atunci cănd este cazul secontactează petentul.

1- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - _1

ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

Nrt'. Observaţie - Impact Recomandare Ri~~unBulANIc .Observaţii privind dosarele verificate

9 In urma verificării eşantionului de dosare am constat că, în Mediu Recomandăm implementarea unor prevederi Se va completa PO 07/11115 cazuri, deşi exista o diferenţă mai mare de 10 zile in În procedurile de lucru cu privire la la pc!. 8.9rit~icitat~a actelor existente la do~r. nu s-a realizat monitorizarea dosarelor lăsate În. n~/ucrare La aprecierea termenuluiredlstrlbUirea aşa cum prevede ari. 39 din ROF. pentru a Identifica acele cazuri In care de lăsare in nelucrare maiExistă cazuri în care întărzierea a fost cauzată de lipsa aceasta se Întâmplă. În mod nejustificat şi a mult de 10 zile se vorrăspunsurilor la adresele transmise diverselor instituţii, lua masuri corective In acest sens. avea În vedere mai mulţivolumul mare de lucrări ale inspectori lor de integritate, factori obiectivi care auindisponibilitatea inspectorilor de integritate etc. dus la această situaţie.

10 In urma verificării eşantionului de dosare am constatat ca În Minor Recomandăm uniformizarea practicii De prevăzut in procedură25 de cazuri nu exista la dosar referatul de sesizare din oficiu referitoare la păstrarea la dosar a referatelor precizarea că nu estepe baza căruia s-a intocmit procesul verbal de sesizare din de sesizare din oficiu. In acest sens se obligatorie existenţaoficiu de către Preşedinte. recomandă a fi inclusă În procedură o referatului pe baza căruiaDin discuţiile cu inspectorii de integritate am constat ca este prevedere explicită. asupra necesităţii sau nu s.a. autosesizatconsiderata suficienta existenta la dosar a procesului verbal a eXistenţei acestUI act la dosar. Preşedintele.de sesizare din oficiu intocmit de către Preşedinte fără a finecesar şi referatul pe care se bazează procesul verbal.

11 In urma verificării esantionului de dosare am constat că in 3 Mediu Recomandăm implementarea unui proces de Se va tine cont decazuri in care sesizările nu intrau in sfera de competenţă a verificare a temeiniciei soluţiilor conform recomandarea formulată.ANI finalitatea a fost intocmirea procesului verbal de c1asare. prevederilor legii (a se vedea şiIn Legea 144/2007 nu este menţionată clasarea ca soluţie a recomandarea 1) şi totodată apreciem că aracestui tip de sesizări, ci informarea autorităţii competente. in trebui analizată şi oportunitatea comunicăriidoua din cele trei cazuri nu a existat o informare a autorităţii de fiecare dată către petent a faptului căcompetente cu privire la sesizările primite. sesizarea sa a fost trimisă unei alte instituţii

competente.

Pagina 121 din 141

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

Nr.crt. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANI

Observaţii privind dosarele verificate

12

13

In urma verificării eşantionului de dosare am constat că În I Minor29 de cazuri nu a existat corespondenţă cu InstitutulNational de Evidenţă a Populaţiei pentru verificareaidentităţii petentului deşi În procedura operaţională acestpas apare ca fiind obligatoriu de realizat.

In urma verificării eşantion ului de dosare am constat că În I Minor32 de cazuri nu a existat la dosar dovada corespondenţeicu petentul pentru Însusirea sesizării desi În proceduraoperaţională acest pas apare ca obligatoriu de realizat.Din discuţiile cu inspectorii de integritate a reieşit ca Înunele cazuri acest pas apare a fi necesar.

Recomandăm fie implementarea unui proces Se va completa procedurade analiză de către conducerea Inspecţiei de operaţională cu precizareaIntegritate a conformităţii respectării că nu este obligatorieprocedurilor operaţionale in procesul de corespondenţa cu INEP, civerificare prealabila in scopul asigurării se va utiliza doar cănduniformizării practicii, fie analiza oportunităţii este cazul.modificării procedurii operaţionale in sensulcă aceasta verificare să fie opţional folositădoar in situaţiile in care intr-adevăr seimpune.

Recomandăm fie implementarea unui proces Se va completa procedurade verificare de către conducerea Inspecţiei operaţională cu precizareade Integritate a lemeiniciei actelor in procesul că nu este obligatoriede verificare prealabila in scopul asigurării corespondenţa cuuniformizării practicii la nivelul ANI, fie petentul, ci se va utilizaanaliza oportunităţii modificării procedurii in doar cănd este cazul.sensul ca aceasta verificare să fie opţională,aplicată doar in situaţiile in care intr-adevărse impune pentru a acoperi şi posibilitateasesizării din oficiu in cazul in care deşipetentul nu işi insuşeşte sesizarea eaconţine suficiente informaţii şi dovezj pentrudeclanşarea procedurii de verificare.

Pagina 122 din 141

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

- . .- - .Nr. Observaţie Impact Recomandar. RAspunsul ANI, crt.

-


14 In urma verificării eşantionului de dosare am constatat că in Mediu Recomandăm o instruire a inspectorilor Se va ţine cont de28 de cazuri nu exista la dosar actul de finalizare a verificării pentru uniformizarea practicii şi evitarea unor recomandarea formulată.prealabile. Din discuţiile cu inspectorii de integritate am asemenea inexactităţi pe viitor sauconstatat că această etapă se considera finalizată odată cu reanalizarea oportunităţii unor astfel deemiterea documentului .,Adresa de inştiinţare de declanşare prevederi in procedură.a verificării".

15 In urma evaluării eşantion ului de dosare am constatat că in Minor Recomandăm o instruire a inspectori/or Se va ţine cont deşapte cazuri convorbirile telefonice avute cu persoana pentru uniformizarea practicii şi evitarea unor recomandarea formulată.verificată pe parcursul procesului de verificare nu au fost asemenea inexactităţi pe viitor.consemnate in procese verbale ataşate la dosar aşa cumprevede procedura operaţională.Din discuţiile purtate cu inspectorii de integritate rezultă că nuexista o practică uniformă in acest sens. unii neconsiderândoportună o asemenea acţiune.În lipsa evidenţelor privind comunicarea cu persoanaverificată nu se poate face dovada faptului că verificarea afost realizată fără intreruperi nejustificate care. conformprocedurii ar putea determina necesitatea redistribuiriidosarului.

16 In urma evaluării esantionului de dosare am constatat ca intr- Mediu Recomandăm o instruire a inspectori/or Se va avea in vedereun caz de verificare a incompatibilităţilor nu s-a realizat pentru uniformizarea practicii şi evitarea unor introducerea in proceduracorespondenţa cu locul de muncă al persoanei verificate aşa asemenea inexactităţi pe viitor. operaţională acum prevede procedura operaţională. opţionalităţii demersului

(corespondenţa cu loculde muncă al persoaneiverificate). Demersul nueste obligatoriu dat fiindfaptul că În unele acte desesizare sunt menţionatetoate datele necesare.

Pagina 123 din 141

- - -------- -----------ANEXA 11 Recomandări privind activitatea Inspecţiei de Integritate (continuare)

Nr.CIt.

Observaţie Impact I Recomandare RAspunsul ANI


17

18

In urma evaluării eşantionului de dosare am constatat că inpatru cazuri de verificare a incompatibilităţilor nu a fostsolicitată declaraţia intereselor personale pentru persoaneleverificate • aleşi locali după cum prevede proceduraoperaţională.Aceasta abatere poate fi urmărită şi indreptată prinprocesul de verificare a legalităţii şi temeiniciei procesuluide verificare.

In urma evaluării eşantionului de dosare am constatat că in27 de cazuri de verificare a averii nu s-a real izatcorespondenţa cu Biroul de credite, după cum prevedeprocedura operaţională.In discuţiile avute cu inspectorii de integritate am fostinformaţi că aceştia nu au considerat oportună! necesară oastfel de verificare in cazurile respective.

Mediu

Mediu

Recomandllm implementarea unui proces deverificare de clltre conducerea Inspecţiei deIntegritate a legalităţii şi temeiniciei actelor inprocesul de verificare in scopul prevenirii/detectării unor astfel de abateri.

Recomandăm revizuirea cauzelor soluţionatepentru a stabili dacll lipsa unei astfel deverificllri are impact asupra temeinicieisoluţiilor. Astfel de verificllri ar trebui realizateşi pentru cauzele care in prezent sunt inlucru.

Se va introduce in PO :responsabilitatea şefilor deserviciu şi directorilor faţa deverificarea temeiniciei actelorin procesul de verificare aincompatibilităţilorcaracterul opţional aldemersului, este dat defaptul că documentul incauză poate fi deja inposesia inspectorului deintegritate prin surse externe

Este prevăzut P.O 03/11la pc!. 8.238.23. "Se va solicita la MinisterulFinanţelor Publice, AgenţiaNaţională de AdministrareFiscală, Direcţia de Reglementarea Colectării Creanţelor Bugetare,situaţia conturilor bancare inchiseşi deschise de persoanaverificată; După primirearăspunsului se solicită de lafiecare unitate bancară (sediulcentral) dacă persoana respectivăare conturi curente, depozite,conturi de credit la acea bancă,soldurile şi rulajul acestora la datacompletării declaraţiilor de averesau pe o anumită perioadă, dupăcaz. Se vor solicita informatii si

Pagina 124 din 141

---------- -----------~ -

~Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANI, crt. , c - . ,- -

despre conturile persoaneiverificate, Închise În perioadaverificării. •Se va ţine cont de recomandareaformulată.

19 In urma evaluării esantionului de dosare am constatat că În Minor Recomandăm o instruire a inspectori/or Se va ţine cont de recomandarea12 cazuri ne-am găsit În imposibilitatea verificării actelor pentru uniformizarea practicii şi evitarea unor formulată.transmise la parchet in raport cu specificaţiile din ghidul asemenea inexactităţi pe viitor.inspecţiei de integritate deoarece nu exista la dosar un opisal documentelor transmise la Parchet.

Pagina 125 din 141

- - ---------- ---------ANEXA 12 Recomandări privind activitatea Compartimentului de Audit Public Intern

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandărilor va fi comunicat auditorului la o dată ulterioară.~ -• .-rT •.•. ..


1 in urma testelor realizate am constatat că personalul Încadrat Major Recomandăm să se realizeze Se va line cont deÎn Compartimentul de Audit Public Intern este insuficient suplimentarea personalului din cadrul recomandarea formulată.comparativ cu volumul de activitate aferent. Acesta a constituit CAPI pentru a face posibilă desfăşurareaşi unul din motivele pentru care Planul de Audit a fost modificat activităţii in condiţii optime şi respectareade 3 ori În decursul anului 2009 prin exduderea unor arii din planului de audit.planul de audit aprobat iniţial.in Normele metodologice se specifică faptul că actualizareaplanului de audit se face În funcţie de modificările legislativesau organizatorice care schimbă gradul de semnificaţie aauditării anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni alesistemului. Indisponibilitatea echipei de audit pentru realizareamisiunilor planificate nu ar trebui să constituie motiv pentrueliminarea unor arii din planul de audit.Unul din factorii care au Împiedicat remedierea acestei situaţiia fost că in anul 2009, din cauza restricţiilor bugetarefinanţarea unui număr suplimentar de posturi in cadrul ANI nua fost posibilă.

Pagina 126 din 141

---------------------ANEXA 12 Recomandări privind activitatea Compartimentului de Audit Public Intern (continuare)

Nr.ert.-2 Observaţie

Conform "Normele metodologice privind exercitarea activităţiide audit public intern in cadrul ANI" şi procedurii operaţionaleprivind declararea independenţei auditorilor, inaintea fiecăreimisiuni de audit membrii echipei de audit trebuie săcompleteze declaraţia de imparţialitate care trebuie să fiecontrasemnată de către Preşedintele ANI.in urma verificărilor am constatat că in cadrul misiunii"Organizarea, planificarea şi raportarea În activitatea deinvestiţii şi aChiziţii publice efectuată pe parcursul anului 2009"declaraţia de imparţialitate a auditorului intern nu a fostsemnată de către Preşedintele ANI.in lipsa unei confirmări din partea Preşedintelui a imparţialităţiipersoanei desemnate cu responsabilitatea procedurilor deaudit există riscul ca anumite situaţii de imparţialitate sărămănă nedetectate ceea ce ar putea avea impact asuprarezultatului final al auditului, fiind in contradicţie şi cu legislaţiaaferentă auditului public intern.

Impact

Mediu

Recomandare

Recomandăm respectarea prevederilornormelor metodologice privind declarareaindependenţei auditorilor.

RAspunsul ANI

Se va ţine cont derecomandarea formulată.Menţionăm faptul că:-auditorul asistent care aelaborat documentul in cauză Îşideclară independenţa FĂRĂOBIECŢIUNI in privinţa afectăriiindependenţei şi fără aspecte desemnalat către conducere, ceeace reduce din impactul lipseiaprobării,-de la infiinţarea structurii şipână in prezent, toatedeclaratiile de independenţă aufost supuse aprobării cătreconducerea ANI,-documentul este o declaraţie pepropria răspundere.

3 Conform "Normelor metodologice privind exercitarea activităţii I Majorde audit public intern in cadrul ANI" şi procedurii "Evaluareaperformanţelor profesionale individuale" auditorii trebuie săparcurgă cel puţin 15 zile de pregătire profesională pe an.Din cauza restricţii lor bugetare, deşi pentru personalul CAPIerau prevăzute cursuri de perfecţionare in "Planul de pregătireşi perfecţionare al personalului ANI pentru anul 2009", auditoriiinterni nu au urmat niciun curs de perfecţionare in acest an.Am constatat că a existat o solicitare din partea CAPI privindparticiparea la cursuri pentru obţinerea Permisului Europeande Conducere a Computerului insă pănă la sfârşitul anului2009 nu a fost primit un răspuns de la OGORU.

Recomandăm să se respecte prevederile I Se va ţine contlegale privind pregătirea profesională a recomandarea formulată.auditorilor interni.

de

Pagina 127 din 141

- --------- -----------ANEXA 12 Recomandări privind activitatea Compartimentului de Audit Public Intern (continuare)

Nr.cit.4

5

Observaţie

in urma evaluărilor am constatat că nu există la dosarulpermanent al misiunii de audit un răspuns al conduceriistructurii auditate la raportul de audit intern inaintat prin adresaCAPI 212/17.11.2009.Compartimentul de audit intern a solicitat planul de acţiune şicalendarul implementării recomandări lor prin adresa261/11.02.2010, avizată de către Secretar General şi aprobatăde către Preşedinte.in lipsa unui răspuns prompt al managementului structuriiauditate la recomandările CAPI prin menţionarea planurilor deacţiune, a persoanelor responsabile cu implementarea lor şi atermenelor de implementare, există o probabilitate sporită cariscurile să se materializeze inaintea implementării acţiunilor deremediere.

Conform "Normelor metodologice privind exercitarea activităţiide audit public intern in cadrul AN'" şi a procedurii"Desfăşurarea misiunilor de audit public intern al activităţilor',cu 15 zile inainte de declanşarea misiunii de audit public internCAPI emite o Notificare privind declanşarea misiunii.in urma analizei dosarului aferent misiunii "Organizarea,planificarea şi raportarea in activitatea de investiţii şi achiziţiipublice efectuată pe parcursul anului 2009", am observat căatât Ordinul de serviciu căt şi Notificarea privind declanşareamisiunii sunt datate 21.07.2009 iar intâlnirea iniţială a avut locpe data de 30.07.2009, nefiind respectat termenul de 15 zileintre cele două etape ale misiunii de audi\.in cazul in care termenul de anunţare a misiunii de audit nueste respectat poate surveni indisponibilitatea structuriiauditate sau intărzierea procesului de pregătire a informaţiilornecesare desfăşurării auditului.

Impact

Mediu

Mediu

Recomandare

Recomandăm implementarea unui processtrict de monitorizare a primirii din parteastructurii auditate a calendaruluiimplementării recomandărilor rezultate inurma misiunilor de audit intern.Recomandăm de asemenea luarea Înconsiderare a posibilităţii de a include Înprocedură un termen de comunicare decătre structura auditată a planului deacţiune şi calendarului implementăriirecomandărilor, responsabilitatea urmăririirespectării acestui termen urmând areveni echipei de audit public intern.

Recomandăm respectarea termenelorprevăzute În Normele metodologice şi Înprocedurile operaţionale referitoare lanotificarea structurii auditate privindÎnceperea misiunii de audi/.

RAspunsul ANI

in Planul de audit pentru 2010,elaborat şi aprobat in noiembrie2009 şi verificat de către echipaDeloilte este planificată omisiune de urmărire aimplementării recomandărilor,tocmai pentru remediereaacestor neajunsuri.in momentul de faţă estefinalizată misiunea de audit ceavut ca scop urmărireaimplementării recomandărilorformulate prin Rapoarteleanterioare de consiliere iaraceasta s-a desfăşurat la toatestructurile aflate in cauză.

Se va ţine cont derecomandarea formulată.Menţionăm faptul că:- de la infiinţarea structurii şipănă in prezent, toateNotificările respectă cele 15 zileprocedurale,- cu toate că Notificarea a fosttrimisă cu numai 10 zile in loc de15 zile inaintea deschideriimisiunii, acest documentprezintă semnăturaconducătorului structurii auditatepentru confirmarea primirii, ca omăsură de agreare / acordasupra reducerii termenului.

Pagina 128 din 141

---------------------ANEXA 12 Recomandări privind activitatea Compartimentului de Audit Public Intern (continuare)

iNrtr. ObservB1le Impact Recomandare RillpunllulANI,c . . .

6 in conformitate cu "Normele metodologice privind exercitarea Minor Recomandăm organizarea dosarului Se va ţine cont deactivită~i de audit public intern in cadrul Agenţiei Naţionale de permanent de audit În cele patru secţiuni recomandarea formulată.Integritate" dosarul permanent de aud it trebuie organizat in 4 prevăzute În "Normele metodologicesecţiuni: privind exercitarea activităţii de audit;.. secţiunea A - raport de audit public intern şi anexe; public intern !n cadrul Agenţiei Naţionale;.. secţiunea B - Administrativă (notificarea declanşării de lntegntate .

misiunii de audit public intern, minuta de deschidere, Recomandăm de asemenea ca, undemi nuia de conciliere, minuta de Închidere, corespondenţa este cazul, foile de lucru să fie referenţatecu structura auditată); Încrucişat cu documentaţia obţinută de la

;.. secţiunea C - documentaţia misiunii de Audit Public structura auditată.intern;

;.. secţiunea O - supervizarea şi revizuirea desfăşurării.Din verificările realizate am constatat că:;.. dosarul nu este organizat distinct pe cele patru secţiuni

prevăzute in norme;;.. dosarul nu include secţiunea O - supervizarea,;.. in foile de lucru nu există referinţe incrucişate cu

documentaţia obţinută de la structura auditată şi arhivatăla dosar, ceea ce face greoi procesul de revizuire.

Pagina 129 din 141

---------------------ANEXA 13 Recomandări privind activitatea Direcţia Juridică Control şi Relaţii Publice

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandărilor va fi comunicat audilorului la o dală ulterioară .

...Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcrt.

1 În urma interviuri lor efectuate am constatat că numărul Major Recomandăm să se realizeze Se va ţine cont depersonalului În cadrul Direcţiei Generale Juridice este suplimentarea personalului din cadrul recomandarea formulată.subdimensionat comparativ cu necesităţile impuse de volumul Direcţiei Juridice Control şi Relaţii Publicede activitate al acestei structuri care a crescu! substanţial in pentru a face posibi/ă desfăşurareacursul anului 2009 faţă de anul 2008. In anul 2009 activităţii in condiţii optime prin angajareaCompartimentul Contencios a avut În lucru 705 dosare active de personal nou sau realocareain toata ţara. personalului existent.

2 Conform informaţiilor obţinute in urma interviului cu directorul Major Recomandăm ca gestionarea dosarelor La DJ.C.R.P. există atătDGJRP, incă nu a fost implementată o evidenţă informatizată a juridice să se realizeze intr-un modul Registrul informativ alcauzelor aflate pe rolul instanţelor de judecată, ceea ce face informatic integrat care să permită dosarelor juridice precum şidificilă monitorizarea În timp real, generăndu-se un risc crescut monitorizarea termenelor. statusuri/or Registru de termene,de omisiune a unor termene, cu consecinţe nedorite asupra dosarelor şi acţionarea in timp uti/. evidenţă ţinută Într-o bazărezultatelor finale ale acţiunilor legale ce poate avea un impact de date MsO - EXCEL.negativ asupra imaginii ANI. Urmează implementarea ÎnÎn prezent, evidenţa dosarelor aflate pe rolul instanţelor este Sistemul Informatic Integrat.menţinută Într-un fişier excel.

Pagina 130 din 141

- -- ------ - - - - -- - -- - - -ANEXA 13 Recomandări privind activitatea Direcţia Juridica Control şi Relaţii Publice (continuare)

~ - -'Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcrt. ~Lipsă proceduri operaţionale

3 Am constatat lipsa unor proceduri operaţionale care să Mediu Recomandăm formalizarea procedurilor Se va ţine cont deformalizeze următoarele procese aferente DGJRP, deşi ce reglementează aclivilatea Direcţiei recomandarea formulată.acestea au fost avute in vedere in procesul de procedurare Juridice Control şi Relaţii Publice.demarat la nivelul ANI:,. Procedura privind elaborarea ordinelor ce ţin deactivitatea DJCRP;,. Procedura privind avizarea documentelor emise decătre direcţiile şi compartimentele ANI;,. Procedura de lucru privind păstrarea dosarelor juridiceşi a celorlalte inscrisuri emise care privesc activitatea DJCRP;,. Procedura ce reglementează activitateaCompartimentului de Control.Lipsa unor proceduri in care să fie formalizate: circuitulinformaţiilor, relaţiile cu celelalte departamente,responsabilităţile aferente acestor procese şi indicatori deperformanţă poate duce la practici neunitare la nivelul DJCRP,precum şi la imposibilitatea de a avea o bază obiectivă deevaluare a performanţei activităţii din cadrul DJCRP.

Pagina 131 din 141

- - - ------ - - - - - -- - -- - -ANEXA 14 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Organizare şi Resurse Umane

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandărilor va fi comunicat auditorului la o dată ulterioară .

.Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcrt.

Proceduri operaţionale

1 Am constatat că următoarele procese desfăşurate in cadrul Mediu Recomandăm procedurarea acestor Diagrama de relatii esteDGORU nu au fost formalizate in proceduri În cursul anului procese pentru a asigura standardizarea prezentă şi particularizată in2009 deşi au fost avute in vedere În procesul de procedurare desfăşurării acestor activităţi in cadrul fiecare fişă de post subdemarat În cadrul ANI: DGORU, formalizarea circuitului denumirea .,sfera,. Aprobarea orelor suplimentare; documentelor şi definirea relationaIă".,. Încetarea raporturilor de serviciu;

responsabilităţi/or şi a diagramei de relaţii Procedurile operaţionalecu celelalte departamente. pentru activităţile,. Procesul de promovare in grad şi avansare in treaptă; menţionate există, sunt,. Asigurarea respectării prevederilor Legii 144/2007 de aplicate in practică dar sunt

către angajaţii ANI; in curs de formal izare.,. Întocmirea şi avizarea statului de funcţii;,. intocmirea şi menţinerea dosarelor profesionale;,. intocmirea şi actualizarea fişelor de post;,. Evidenţa concediilor medicale;,. Acordarea drepturilor salariale şi a altor drepturi depersonal;,. Monitorizarea respectării codului de conduită.

lipsa unor proceduri in care să fie formalizate: circuitulinformaţiilor, relaţiile cu celelalte departamente,responsabilităţile aferente acestor procese şi indicatori deperformanţă poate duce la practici neunitare la nivelul DGORUprecum şi la imposibilitatea de a avea o bază de evaluare aactivităţii DGORU.

Pagina 132 din 141

- - - - - - -- - - - - - ----- - - -ANEXA 14 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Organizare şi Resurse Umane (continuare)

Nr.cit. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANI


21 În procedura referitoare la desfăşurarea concursului sau I Mediuexamenului pentru ocuparea unui post contractual În cadrulANI se menţionează ca document obligatoriu, la dosarulprofesional al angajatului, cazierul administrativ.Acest document nu apare ca fiind obligatoriu conform HG281/1993 privind salarizarea personalului din unităţilebugetare, din moment ce este aplicabil doar funcţionarilorpublici.,

Concluziile testelor de detaliu

Recomandăm modificarea procedurii inconformitate cu prevederile legale.


prevederilorla realizareaangajarea

3 Conform procedurii operaţionale referitoare la desfăşurareaconcursului sau examenului pentru ocuparea unui postcontractual În cadrul ANI, "cu 30 de zile Înainte de organizareaconcursului se transmite de către serviciul! direcţia interesată osolicitare pentru scoaterea la concurs! examen a unui postcontractual vacant la care sunt anexate bibliografia şi tematicacare se ia la cunoştinţă de către DGORU, DGE, şi se aprobăde către Preşedinte".În cazul concursului pentru ocuparea postului de şoferorganizat În anul 2009 nu s-a considerat necesar a se Întocmisolicitarea menţionată in procedură, motivul fiind că cerinţavenea din partea Serviciului Administrativ care face parte dinDGORU.Lipsa acestei solicitări constituie o abatere de la proceduracare ar putea fi depistată prin existenţa unei monitorizări acompletitudinii dosarului de concurs de către directorulDGORU.

Mediu Recomandăm respectareadin procedura operaţionalăconcursurilor pentrupersonalului contractual.De asemenea recomandăm să se aibă invedere includerea in procedură aobligativităţii directorului DGORU de averifica dosarul concursului prin prismaconformităţii cu prevederile din proceduraoperaţională referitoare la desfăşurareaconcursului sau examenului pentruocuparea unui post contractual in cadrulANI.


Pagina 133 din 141

- - ------ - - - -- - - .. - --ANEXA 14 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Organizare şi Resurse Umane (continuare)



4

5

În conformitate cu procedura operaţională referitoare la I Mediudesfăşurarea concursului sau examenului pentru ocupareaunui post contractual În cadrul ANI şi cu HG 281/1993 privindsalarizarea personalului din unităţile bugetare, În 5 zile de ladata scoaterii postului la concurs trebuie transmisă adresacătre AMOFM privind locurile de muncă vacante.in cazul concursului organizat pentru ocuparea postului deşofer nu s-a considerat necesar a fi Întocmită adresa cătreAMOFM.Lipsa comunicării către AMOFM a locurilor de muncă vacanteduce la restricţionarea accesului eventualilor candidaţi lapostul scos la concurs.

in urma examinării rapoartelor de evaluare a performanţelor I Mediuprofesionale individuale ale angajaţilor ANI pentru un eşantionde angajaţi, am constatat că indicatorii de performanţă incluşinu indeplinesc criteriile de specificitate, caracterul măsurabil şiprevederea termenelor de realizare.Printre indicatorii de performanţă incluşi in raportul de evaluarea unui inspector de integritate debutant se includ: număr delucrări realizate in termen; număr de verificări realizate; numărde sesizări soluţionate; număr de expertize dispuse in lucrări;realizarea in timp a planului; număr de sesizări şi lucrărisoluţionate; corectitudinea raportărilor; număr de lucrăripromovate in instanţă şi admise.in aceste cazuri indicatorii sunt prezentaţi ca şi mărimiabsolute, in timp ce o prezentare În mărime relativă prinraportare la baza

Recomandăm respectarea prevederilor I Se va ţine cont delegale şi a celor incluse in Procedura recomandarea formulată.operaţională la realizarea concursurilorpentru angajarea personalului contractual.De asemenea recomandăm să se aibă invedere includerea in procedură aobligativităţii directorului DGORU de averifica dosarul concursului prin prismaconformităţii cu prevederile legislative şidin procedura operaţională.

Recomandăm ca indicatorii de I Se va line cont deperformanţă incluşi in rapoartele de recomanda~ea formulată.evaluare a performanţelor profesionaleindividuale ale angajaţilor ANI să fieconcepuţi astfel incât să aibă următoarelecaracteristici menite să asigure un gradinalt de obiectivitate şi transparenţă aprocesului de evaluare:;.. Să fie specifici activităţii la care se

referă;;.. Să fie măsurabili pentru a li se putea

determina gradul de realizare;;.. Să fie realizabili;;.. Să fie relevanţi pentru activitatea

vizată;

Pagina 134 din 141

- - ----------- ------ - -ANEXA 14 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Organizare şi Resurse Umane (continuare)

Nr.crt. Observaţie Impact Recomandare RA8pun8ul ANI


5 de evaluare ar oferi o imagine reală asupra performanţelorpersoanei supusă evaluării (ex: număr de lucrări realizate intermen din total număr lucrări, număr de lucrări promovate ininstanţă şi admise din total număr lucrări etc.).Indicatorii "realizarea in timp a planului" şi "corectitudinearaportărilor" nu sunt specifici şi cuantificabili.Printre indicatorii de performanţă incluşi in raportul de evaluare aunui expert IT se numără: actualizarea site-ului ANI; realizareaunor evenimente fără incidente tehnice majore; elaborarea destrategii in domeniul politicilor de securitate a datelor;funcţionarea in parametri optimi a calculatoarelor; funcţionareain parametri optimi a soft-urilor IT; configurarea şi instalareaechipamentelor de TCC pentru Inspecţia de Integritate.Printre indicatorii de performanţă incluşi in raportul de evaluareal unui angajat din cabinetul vicepreşedintelui se numără: gradulde indeplinire a standardelor de performanţă executate; volumullucrăritor sau activităţilor; număr de contestaţii! reclamaţii primite;aprecierea calităţii serviciilor prestate; asumarearesponsabilităţii.Aceşti indicatori nu sunt măsurabili, specifici şi prevăzuţi cutermene de realizare.in lipsa unor indicatori de performanţă specifici, măsurabili şiprevăzuţi cu termene de realizare realiste există probabilitateaca procesul de evaluare al acestor indicatori să fie marcat de Olipsă de obiectivitate şi transparenţă care pot duce ladistorsionarea rezultatului final.

>- Să fie monitorizat in timp oportunpentru a putea detecta şi corectaeventuale abateri! performanţescăzute.

Recomandăm coroborarea acestorindicatori cu cei menţionaţi inprocedurile operaţionale aferentefiecărui proces din cadrul ANI.

Pagina 135 din 141

---------- -----------ANEXA 15 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Economice

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandări/ar va fi comunicat auditorului la o dată ulterioară.

Nr. I Observllţlecit. Impact I Recomandare IUIspunsul ANI


1l Am constatat lipsa unor proceduri operaţionale care să [M;d;uformalizeze următoarele procese aferente DGE, deşi acestea aufost avute in vedere in procesul de procedurare demarat lanivelul ANI:, Fundamentarea bugetului;, Fundamentarea şi aprobarea programului anual al

achiziţiilor publice;, Fundamentarea şi aprobarea programului anual de

investiţii;, Fundamentarea necesarului lunar de credite in vederea

sclicitării deschiderii de credite bugetare;;.. intocmirea notelor de fundamentare privind efectuarea de

virări de credite;;.. Deschiderea finanţării investiţiilor aprobate prin bugetul

ANI;;.. Activitatea de urmărire a modului de executare a bugetului

de cheltuieli şi propunerea de măsuri pentru respectareadisciplinei financiare;

;.. intocmirea statelor de plată a salariilor şi altor drepturi deperscnal, plata drepturilor salariale;

, Verificarea deconturilor de deplasări;, Raportarea către Ministerul Finanţelor Publice,

Administraţia Financiară sau alte organe in drept;;.. Evidenţa contabilă a mijloacelor fixe şi amortizării, a

consumurilor de materiale;;.. Evidenta contabilă a creditelor şi anqajamentelor buqetare

Pagina 136 din 141

Recomandăm procedurarea acestor I Se va ţine cont deprocese pentru a asigura standardizarea recomandarea formulată.desfăşurării acestor activităţi În cadrulDGE, formalizarea circuitutuidocumentelor şi definirearesponsabiiităţilor şi a diagramei derelaţii cu celelalte departamente.

---------- - ----------Nr. I Obaervllţlecit.

şi legale;;.. Evidenţa contabilă a garanţiilor materiale constituite În

condiţiile legii;;.. Evidenţa contabilă a documentelor privind încasările şi

plăţile efectuate în numerar,;.. Evidenţa contabilă a plăţilor şi cheltuielilor de personal;;.. Activitatea de editare lunară şi trimestrială şi anuală a

registrului jurnal, fişelor de cont, şi a balanţei de verificaresintetice şi analitice;

;.. intocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale aleAgenţiei;

;.. Analiza şi avizarea propunerilor de casare a mijloacelor fixe.La nivelul Serviciului Investiţii şi Achiziţii Publice din cadrul DGEnu există proceduri prin care să fie documentate următoareleprocese:

;.. Întocmirea documentaţiei de atribuire în cadrul procedurilorde achiziţii publice;

;.. Achiziţiile publice - licitaţie deschisă.;.. Lipsa unor proceduri În care să fie formalizate: circuitul

informaţiilor, relaţiile cu celelalte departamente,responsabilităţile aferente acestor procese şi indicatori deperformanţă, poate duce la practici neunitare la nivelulDGE, precum şi la imposibilitatea de a avea o bază deevaluare a activităţii DGE.

Pagina 137 din 141

Impact I Recomandare RAspunsul ANI

__ J

----------- ----- - - - --1ANEXA 15 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Economice (continuare)



21 Procedura operaţională referitoare la achiziţiile publice princerere de oferte, deşi este formalizată, necesită Îmbunătăţiri inprivinţa prevederilor punctuale pentru fiecare pas procesualderulat in practică:.•. modalitatea de evaluare a ofertelor şi stabilirea ofertantuluicăştigător,.•. punerea la dispoziţia ofertanţilor a documentaţiei deatribuire,.•. anunţul de atribuire.

3 I Conform prevederilor legale programul achiziţiilor publice trebuiesă existe intr-o formă preliminară pănă la sfărşitul anului. Pentruanul 2009, adresa prin care s-au solicitat referate de necesitatea fost transmisă către direcţiile ANI la 23.12.2008, iarrăspunsurile au fost transmise pănă pe data de 20.03.2009.Am constatat Însă că programul achiziţiilor pentru anul 2010 afost aprobat pe data de 10.12.2009, cu respectarea termenelorlegale.

Pagina 138 din 141

Mediu

Mediu

Recomandăm actualizarea procedurii cuinformaţiile lipsă referitoare la:modalitatea de evaluare a ofertelor şistabilirea ofertantului câştigător.punerea la dispoz1ia ofertanţilor adocumentaţiei de atribuire, anunţul deatribuire.

Recomandăm respectarea termenelorprevăzute de lege privind intocmireaprogramului achiz1iilor publice şimonitorizarea de către conducerea DGEa cazurilor ce pot duce la intârziereaacestor activităţi.

Procedura de lucruformalizată referitoare laachiziţiile publice va fiÎmbunătăţită.Menţionăm că toateprocedurile de achiziţiepublică derulate de cătreANI au fost supuseverificării organelor despecialitate ale statului şicertificate ca fiind inconcordanţă cu legislaţiaaplicabilă.

Se va line cont derecomandarea formulată.

------------- --------ANEXA 15 Recomandări privind activitatea Direcţiei Generale Economice (continuare)

" , .. .~

Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIcit. -Proceduri operaţionale

4 in urma verificărilor privind activitatea de intocmire a foilor de Major Recomandăm respectarea prevederilor Se va line cont devărsămănt şi depunerea lor la Trezoreria Statului am constat legislative privind regimul depunerii recomandarea formulată.următoarele: numerarului neutilizat.,. pe data de 25.11.2009 s-a ridicat din Trezorerie prin De asemenea recomandăm să se aibăCEC TS 0460893 numerar in valoare de1 ,000 RON. La data de in vedere includerea in procedură a26.11.2009 soldul final al numerarului din Casa era de 2,442.78 obligativităţii conducerii ServiciuluiRON. Conform prevederilor legale numerarul neutilizat ar fi Financiar Contabil de a verifica dacătrebuit depus la Trezorerie in trei zile, adică pe 30.11.2009. S-a termenele de depunere a numeraruluimai retras numerar pe data de 02.12.2009 prin CEC TS neutilizat sunt respectate.0460894.Motivul pentru care nu s-a depus numerarul neutilizat a fostexistenţa unei acţiuni de protocol in desfăşurare aferentă viziteiComisiei de integritate a republicii Irak in perioada 23-26.11.2009. Banii au fost blocaţi pentru decontarea cheltuielilorde protocol care a avut loc prin Decont Nr 182/09.12.2009.,. pe data de 06.02.2009 s-a ridicat din Trezorerie prinCEC TS suma de 900 RON; pe 06.02.2009 s-au realizat plăţi de319.89 RON, iar următoarea plată s-a realizat pe data de19.02.2009; conform prevederilor legale depunerea numeraruluineutilizat ar fi trebuit realizată pe data de 09.02.2009.Nerespectarea regulamentului de casa poate conduce la un risccrescut de utilizare a numerarului cu altă destinaţie decât ceapentru care a fost extras din cont.

Pagina 139 din 141

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -;ANEXA 16 Recomandări privind activitatea Direcţiei Comunicare şi Protocol

Notă: Un plan detaliat de implementare a recomandărilor va fi comunical audilorului la o dală ulterioară.

-Nr. Observaţie Impact Recomandare RAspunsul ANIL~Proceduri operaţionale

1 Nu este formalizat Într-o procedură procesul de elaborare a Mediu Recomandăm procedurarea procesului de Se va line cont destrategiei de comunicare şi a altor strategii specifice activităţii elaborare a strategiei de comunicare şi a recomandarea formulată.DCP deşi a fost avut in vedere in procesul de procedurare altor strategii specifice activităţii DCP.demarat În cadrul ANI. Lipsa unor proceduri În care să fieformalizate şi aprobate de către conducerea ANI: frecvenţa.circuitul informaţiilor, relaţiile cu celelalte departamente,responsabilităţile, termenele de realizare aferente acestor proceseşi indicatorii de performanţă poate duce la practici neunitare şiimposibilitatea de a avea o bază obiectivă de evaluare a activităţiiDCP.

2 În procedura operaţională privind monitorizarea presei nu sunt Minor Recomandăm completarea procedurii Se va line cont deprezentate informaţii privind: privind monitorizarea presei cu informaţii recomandarea formulată.).- frecvenţa monitorizării; privind:

).- chei de căutare a materialelor ce fac obiectul monitorizării;.•.. frecvenţa monitorizării:. frecvenţa comunicării raportului de monitorizare a presei; •• chei de căutare a materialelor ce fac,. modul de comunicare şi destinatarii raportului de

obiectul monitorizării:,monitorizare a presei. •• frecvenţa comunicării raportului de

monitorizare a presei;.•.. modul de comunicare şi destinatarii

raportului de monitorizare a presei.

3 În procedura operaţională privind stadiul Îndeplinirii măsurilor Minor Recomandăm actualizarea procedurii in Se va actualiza PO astfelreţinute În sarcina ANI pentru indeplinirea Condiţionalităţilor din concordanţă cu activitatea practică. Încăt, să reiasă explicitcadrul mecanismului de cooperare şi verificare se menţionează că faptul că Rapoartele cătrerapoarte privind stadiul măsurilor se transmit lunar către Ministerul M.J. se vor transmite ori deJustiţiei. Din practică am constatat că aceste raportări se fac la eate ori sunt solicitate.cererea expresă a Ministerului Justiţiei, În anul 2009 realizându-se de patru ori.

Pagina 140 din 141

IIIIIIIIIIII

•' •••••II

•

Despre Deloilte

Numele Deloitle se referă la organizaţia Deloitle Touche Tohmatsu, o uniune de firme Swiss Verein, lafirmele membre ale acesteia, in cadrul căreia fiecare firma membră este o persoană juridică independentă.Pentru o descriere amănunţită a structurii legale a Deloltle Touche Tohmatsu şi a firmelor membre, vărugăm să accesaţi \\ww.deloiue.com/roldespre.

Deloitle furnizează servicii dientilor din sectorul public şi privat În următoarele domenii profesionale - aud it,taxe, consultanţă, consultanţă financiară - deservind numeroase industrii. Prin intermediul reţelei saleglobale de firme membre, care activează in 140 de tari, Deloitle pune la dispoziţia clienţilor săi resurseleinternaţionale precum si priceperea locala pentru a-i ajuta sa exceleze indiferent de locul in care aceştia işidesfăşoară activitatea. Obiectivul celor peste 169 000 de profesionişti din Deloitle este acela de a deveniun standard de excelenta.

Profesioniştii Deloitle sunt uni~ de o cultură bazata pe colaborare, care promovează integritatea, calitateaexcepţională a serviciilor furnizate pentru fiecare segment de piaţă, precum şi diversitatea. Experţii Deloittebeneficiază de avantajul unui mediu de lucru În care se perfecţionează În permanenţă, se confruntă cuprovocări diverse şi evoluează din punct de vedere profesional. Profesioniştii Deloitle sunt dedicaţiconsolidării responsabilităţii corporatiste, formării increderii publice şi nu in ultimul rănd influenţării Într-unmod pozitiva comunităţilor din care fac parte.

@ 2010 Deloitle Romania

Pagina 141 din 141

cadrul structurii de audit public intern, primul angajat prin detaşare a fost incadrat in luna...

Documents