birotica_rizescu

5/10/2018 birotica_Rizescu - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/biroticarizescu 1/128

Gabriela VîrlanGianina RizescuCorina SbugheaCristina Zamfir

Cristina Podoleanu

Birotică

GALAŢI2008



Cuprins

Birotică 3

Cuprins

Cuprins.....................................................................................................................31. Procesorul de documente WORD.........................................................................4

1.1. Editoare şi procesoare de text........................................................................41.2. Funcţ iile de bază ale procesorului de documente Microsoft Word ..................61.3. Crearea unui document Word simplu ........... ................................................ 12

1.3.1. Probleme rezolvate ................................................................................121.3.2. Teste de autoevaluare............................................................................23

1.4. Crearea unui document Word de mari dimensiuni........................................251.4.1. Probleme rezolvate ................................................................................251.4.2. Teste de autoevaluare............................................................................34

1.5. Lucrul cu coloane şi tabele ...........................................................................351.5.1. Probleme rezolvate ................................................................................351.5.2. Teste de autoevaluare............................................................................41

1.6. Compunerea mesajelor poştale....................................................................421.6.1.Probleme rezolvate .................................................................................421.6.2 Teste de autoevaluare.............................................................................48

2. Gestionarul foilor de calcul Excel........................................................................49

2.1. Consideraţ ii teoretice....................................................................................492.2. Crearea unei agende de lucru ......................................................................592.2.1. Probleme rezolvate ................................................................................592.2.2. Teste de autoevaluare............................................................................70

2.3. Perfecţ ionarea unei agende de lucru............................................................722.3.1. Probleme rezolvate ................................................................................722.3.2. Teste de autoevaluare............................................................................81

2.4. Reprezentarea grafică a datelor ...................................................................832.4.1. Probleme rezolvate ................................................................................832.4.2. Teste de autoevaluare............................................................................86

2.5. Lucrul cu listele.............................................................................................872.5.1. Probleme rezolvate ................................................................................872.5.2. Teste de autoevaluare............................................................................93

3. PowerPoint: aplicaţ ia pentru gestionarea prezentărilor profesionale...................953.1. Consideraţ ii teoretice....................................................................................953.2. Funcţ ii de bază ale aplicaţ iei Microsoft PowerPoint ......................................983.3. Probleme rezolvate ....................................................................................102

3.3.1. Crearea unei prezentări simple PowerPoint..........................................1023.3.2. Finisarea unei prezentări......................................................................1113.3.3. Crearea unui şablon personalizat .........................................................1193.3.4. Derularea şi expunerea unei prezentări................................................122

3.4. Teste de autoevaluare................................................................................127Bibliografie ...........................................................................................................128



Procesorul de documente Word

4 Birotică

1. Procesorul de documente WORD

1.1. Editoare şi procesoare de text

Programele pentru editarea textelor ocupă un loc important în cadrulprogramelor utilitare incluse în software-ul oricărui sistem de calcul. Aceste

programe permit crearea într-o manieră interactivă a unor texte salvate indocumente şi păstrarea lor în memoria externă a sistemului de calcul.

Aplicaţ ia Microsoft Word face parte din pachetul Microsoft Office produs alfirmei Microsoft. Este o aplicaţ ie dedicată creării de documente, dezvoltată sub sistemul de operare Windows care permite crearea într-o manieră interactivă a unor documente şi păstrarea lor în memoria externă a sistemuluide calcul.

În funcţ ie de facilităţ ile pe care le oferă utilizatorului pentru prelucrareadocumentelor aceste aplicaţ ii se împart în două mari categorii:

• editoarele de texte;• procesoarele de documente.

Editoarele de texte oferă mai puţ ine facilităţ i, fiind aplicaţ ii care permitprelucrarea documentelor și care respectă următoarele restricţ ii:

• prelucrează numai secvenţ e de text care conţ in doar caracterealfanumerice codificate conform codului ASCII, care se memorează înfişiere de tip text;

• nu includ în textul generat caractere „ascunse”, neinterpretabile (deexemplu caractere pentru controlul formatului de afişare adocumentului sau pentru descrierea alinierii în pagină, în paragrafe, îninteriorul rândului etc.), motiv pentru care mai sunt numite editoareWYSIWYG (W hat Y ou S ee I s W hat Y ou G et ). În general, utilizareaunor astfel de caractere de formatare este proprie aplicaţ iei care agenerat documentul şi de aceea acesta nu poate fi citit decât cuaplicaţ ia care l-a creat. În contrast un fişier de tip WYSIWYG poate ficitit cu orice aplicaţ ie care poate prelucra fişiere de tip text.

Orice sistem de operare interactiv posedă de obicei un astfel de program deeditare de text: EDIT în MS-DOS, NotePad în Windows, editoarele ED, VI,EX pentru Unix etc. Editoarele de text sunt incluse şi în mediile deprogramare pentru a putea realiza prelucrarea iniţ ială a programului sursă şieventual modificarea ulterioară a acestuia. Funcţ iile oferite de NotePad,editorul de text din Windows sunt:

• Generarea de documente de tip text pe care le memorează în fişiereASCII cu extensia txt.

• Posibilitatea modificării şi listării fişierelor create.• Ca facilităţ i de formatare a textului oferă: alegerea fontului,

dimensiunii, stilului de afişare, tipul de caractere folosit: latine, chirilice,greceşti etc.

• Ca facilităţ i de editare permite: manevrarea blocurilor de text prinmutare şi copiere, ştergere, localizare şi înlocuire, inserarea în text adatei şi orei curente.




Birotică 5

Fig. 1.1 Editorul de texte NotePad

Procesoarele de documente permit editarea de documente complexe, încare pot să apară, pe lângă secvenţ ele de text, date organizate sub formă tabelară, reprezentări grafice, elemente multimedia, de tipul imaginilor sausecvenţ elor de sunet, elemente de adresare de tip hyperlink, ce permitlegarea logică a mai multor documente între ele, generând documentecomplexe de tip hipermedia (documente multimedia cu legături).

Fig. 1.2 Procesorul de documente WordPad

Sistemul de operare Windows este de obicei livrat cu un procesor dedocumente cu funcţ ii destul de primitive, WordPad.

Procesoare de documente mai sunt denumite şi procesoare de text,deoarece in general, ele permit crearea şi gestionarea mai multor documentein acelaşi timp şi datorită faptului că permit obţ inerea unor documentecomplexe, faţă de editoarele de texte.

Un procesor de documente nu respectă nici una din restricţ iile enunţ ate laeditoarele de texte. Pentru prelucrarea unui document, un procesor dedocumente oferă utilizatorului un set de funcţ ii, dintre care unele pot fiasemănătoare celor oferite de editoarele de texte, iar altele sunt specifice

fiecărei aplicaţ ii.Aplicaţia Microsoft Word asigură următoarele funcţ ii pentru prelucrareadocumentelor:• crearea documentului, prin introducerea datelor, în general, de la

tastatură, sau prin preluarea datelor generate de alte aplicaţ ii;• editarea conţ inutului documentului, prin modificare, adăugare sau

ştergere, în interiorul documentului;




6 Birotică

• generarea uneia sau a mai multor imagini ale documentului pesuportul de memorie externă, sub forma unor fişiere cu extensiaimplicită .doc ;

• definirea aşezării în pagină a documentului, prin definirea marginilorpaginii, a dimensiunii paginii, a orientării paginii;

• definirea paragrafelor şi a alinierii în cadrul unui paragraf (alinierea lanivelul rândului şi distanţ a între rânduri);

• oferirea unui set de fonturi, pentru definirea aspectului setului decaractere; pentru fiecare font pot fi selectate: stilul de afişare,dimensiunea lui şi anumite efecte speciale de afişare;

• asigurarea imprimării conţ inutului documentului, conform formatului detipărire definit;

• selectarea culorilor, a fundalurilor, a chenarelor, şi a altor elemente deestetică a documentului;

• funcţ ii de localizare în document a unui enunţ , eventual şi de înlocuirea acestuia cu un altul;

• funcţ ii de copiere sau de mutare a unor secvenţ e din document la altă locaţ ie din acelaşi document sau din altul;

• facilităţ i speciale de scriere în pagină, de tipul notelor de subsol,antetului de pagină, sfârşitului de pagină, comentariilor ascunse;• numărarea şi afişarea numărului: de pagină, al tabelelor, al imaginilor,

etc. din document; gestionarea tabelei de cuprins şi a tabelei de index;• gestionarea enunţ urilor speciale, de tipul formulelor de adresare;• validarea sintactică şi semantică a textului din document, conform unei

limbi selectate;• inserarea în document, prin legare sau încastrare, a unor obiecte

generate de Word sau de alte aplicaţ ii, precum şi schimbul de date cualte aplicaţ ii prin conversia tipului de fişier (operaţ ii de import/export dedate);

• transferul documentului către alte aplicaţ ii Windows şi invers,preluarea în document a datelor furnizate de alte aplicaţ ii;

• generarea şi gestionarea unor formate tabelare de organizare adatelor etc.

Toate informaţ iile de control inserate într-un document Word sunttransparente pentru utilizator, adică se observă, în document, numai prinefectele lor.

Aplicaţ ia Word poate gestiona concomitent mai multe documente. Informaţ iilede control privind contextul de lucru sunt afişate în bara de titlu şi în bara destare a ferestrei de aplicaţ ie Word.

Cu aplicaţ ia Word pot fi procesate documente complexe, care să răspundă

unor necesităţ i diferite, conform machetelor de document prefigurate,memorate în fişiere cu extensia .dot, care sunt furnizate automat lagenerarea unui nou document.

1.2. Funcţiile de bază ale procesorului de documenteMicrosoft Word

Procesorul de documente Microsoft Word face parte din pachetul MicrosoftOffice dezvoltat de firma Microsoft pentru sistemul de operare Windows. De




Birotică 7

aceea Word are toate trăsăturile generale ale unei aplicaţ ii Windows şifoloseşte aceleaşi elemente de interfaţă cu utilizatorul specifice oricăreiaplicaţ ii Windows.

Gestionarea documentelor

Pentru gestionarea documentelor, Word oferă următoarele funcţ ii:

Crearea unui nou document. Se face utilizând opţ iunea New din meniulFile sau cu combinaţ ia de taste CTRL+N . Oricedocument Word este creat pe baza unui şablonpredefinit salvat în fişierul normal.dot.

Word permite lucrul concomitent cu mai multedocumente. Deschiderea documentelor se face cuopţ iunea Open din meniul File sau cu combinaţ iade taste CTRL+O iar comutarea între mai multedocumente deschise la un moment dat se face seface din meniul Window sau cu combinaţ ia de tasteALT+Tab .

Salvarea documentelor. Salvarea unui documentnou (care nu are încă nume)se face cu opţ iuneaSave sau Save As din meniul File . Extensiaimplicită a oricărui fişier creat în Word este doc.Opţ iunea Save As permite salvarea sub un altnume sau/ şi altă locaţ ie a unui document deja salvat anterior. Opţ iunea Save sau combinaţ ia de taste CTRL+S are ca efect salvarea modificărilorefectuate într-un document. Word permite de asemenea salvarea fişierelor îndiferite formate care se pot alege de către utilizator la salvarea unuidocument din lista derulantă File Type a ferestrei de dialog Save As : doc(implict), ca pagini web cu extensia htm sau html, ca şabloane cu extensiadot, ca fişiere cu extensia rtf (Rich Text Format )1, diferite variante de

documente pentru compatibilitate cu versiunile anterioare de Word etc.Toate aceste operaţ ii pot fi efectuate utilizând butoanele de comanda din

bara de instrumente.

Operaţii de bază asupra textului

Introducerea textului de la tastatură sau introducerea unor caractere şisimboluri speciale din meniul Insert cu opţ iunea Symbol . Pentru fiecarecaracter şi simbol special se poate stabili şi un accelerator2 cu opţ iuneaShortcut Key din fereastra Symbol .

1 salvează toate formatările făcute şi le converteşte în instrucţ iuni astfel încât şi alte programe le pot citi şi interpreta

2 un accelerator este o combinaţ ie de taste




8 Birotică

Selectarea textului. Există o multitudine de modalităţ i de selectare:

• Prin tragere cu mouse-ul peste textul pe care doriţ i să-l selectaţ i.• Shift+ ↑ , Shift+ ↓ - sectează textul câte un rând în sus respectiv în jos

de la cursorul de inserare.

• Shift+ → , Shift+ ← - selectează câte un caracter la dreapta respectiv lastânga.• Shift+CTRL+ ↑ , Shift+CTRL+ ↓ - sectează câte un paragraf în sus

respectiv în jos de la cursorul de inserare.• Shift+CRTL+ → , Shift+CTRL+ ← - selectează câte un cuvânt la dreapta

respectiv la stânga.• Cu dublu clic pe un cuvânt se selectează cuvântul respectiv.• Cu CTRL+dublu clic se selectează o întreagă frază.• Utilizând bara de selectare invizibilă aflată în stânga oricărui

document. Cu un clic pe bara de selectare se selectează întregul rând în dreptul căruia se dă clic, cu doua clic-uri pe bara de selectare seselectează întregul paragraf în dreptul căruia se dă clic iar cu trei clic-uri pe bara de selectare se selectează întregul document.

• Cu CTRL+A sau cu opţ iunea Select All din meniul Edit se selectează întregul document.

Scrierea textului în mod OverType pentru a înlocui un text existent (pentrua scrie peste textul existent). Activarea/dezactivarea acestui mod se face cutasta Insert sau dublu clic pe indicatorul OVR din bara de stare a oricărui

document.

Copierea textului în Clipboard se face cu opţ iunea Copy din meniul Edit

sau din meniul de context, cu butonul Copy din bara de instrumente sau

cu combinaţ ia de taste CTRL+C , prin tragerea cu mouse-ul de margineatextului selectat ţ inând apăsată tasta CTRL.

Mutarea textului în Clipboard se face cu opţ iunea Cut din meniul Edit sau

din meniul de context, cu butonul Cut din bara de instrumente sau cucombinaţ ia de taste CTRL+X , prin tragerea cu mouse-ul de marginea textuluiselectat.




Birotică 9

Lipirea textului din Clipboard în document se face cu opţ iunea Paste din meniul Edit sau din meniul de context, cu butonul Paste din bara deinstrumente sau cu combinaţ ia de taste CTRL+V sau Shift+Insert .

tergerea unui text se face, după ce în prealabil acesta a fost selectat, cu

tasta Delete , cu opţ iunea Clear din meniul Edit , cu botul Clear din bara

de instrumente.Anularea operaţiilor executate se face cu comanda Undo din meniul Edit ,

cu combinaţ ia de taste CTRL+Z sau butonul Undo din bara deinstrumente.

Opusul operaţ iei Undo adică refacerea operaţiilor anulate cu Undo (cu altecuvinte anularea anulării) se face cu opţ iunea Redo sau aceeaşi combinaţ iede taste CTRL+Y .

Repetarea ultimei operaţii efectuate se face cu comanda Repeat dinmeniul Edit sau cu combinaţ ia de taste CTRL+Y .

Căutarea şi înlocuirea unui cuvânt cu alt cuvânt se face cu opţ iunea Find

din meniul Edit sau combinaţ ia de taste CTRL+F respectiv Replace dinmeniul Edit sau combinaţ ia de taste CTRL+H .

Deplasarea în document se poate face într-o diversitate de variante:

• cu ajutorul barelor de derulare orizontală şi verticală;• cu tastele PageUp şi PageDown pentru deplasarea câte o pagină în

sus respectiv în jos;• cu tastele ↑ şi ↓ pentru deplasarea câte un rând in sus respectiv în jos

şi cu tastele →, ← pentru deplasarea câte un caracter la dreaptarespectiv la stânga;

• cu combinaţ ia de taste CTRL+ ↑ şi CTRL+ ↓ pentru deplasarea câte unparagraf în sus respectiv în jos

şi cu CTRL+ →

şi CTRL+ ← pentru

deplasarea câte un cuvânt la dreapta respectiv la stânga;• cu tasta Home pentru deplasarea la începutul rândului şi tasta End

pentru deplasarea la sfârşitul rândului;• cu combinaţ ia de taste CTRL+Home pentru deplasarea la începutul

documentului şi CTRL+End pentru deplasarea la sfârşituldocumentului;

• comanda GoTo din meniul Edit sau combinaţ ia de taste CTRL+G permite deplasarea automată la o anumită pagină, la o anumită secţ iune, la o anumită linie, la un bookmark, la un comentariu, etcplecând de la începutul documentului sau relativ la poziţ ia curentă îndocument.

FormatareFormatarea textului. Legat de formatarea textului se pot efectuaurmătoarele operaţ ii:• Formatarea fontului se poate face cu opţ iunea Font din meniul

Format iar in fereastra de dialog care apare se pot efectua următoareleoperaţ ii: se poate alege fontul, dimensiunea fontului, formatul fontului,culoarea, efecte speciale, modificarea spaţ ierii între caractere,modificarea poziţ iei textului faţă de poziţ ia orizontală aplicarea unorefecte asupra textului. Majoritatea acestor formatări se pot efectua şi




10 Birotică

cu ajutorul butoanelor din bara de instrumente de formatare. Deasemenea se pot folosi o serie de combinaţ ii de taste pentruefectuarea rapidă a formatărilor: CTRL+B – pentru aplicarea asupratextului a efectului Bold, CTRL+I pentru Italic, CTRL+U pentrusublinierea textului, CTRL+Shift+= (CTRL++ ) pentru scrierea la putere(SuperScript), CTRL+= pentru scrierea ca indice

(SubScript), CTRL+Shift+A pentru transformarea literelor mici înmajuscule etc.

• Copierea formatului unui text şi aplicarea lui altui text se face

utilizând butonul Format Painter din bara de instrumente standard.• Împărţirea automată sau manuală a textului în silabe se face prin

activarea opţ iunii Language → Hyphenation din meniul Tools . Aceastase va activa pentru limba activă a documentului stabilită cu opţ iuneaLanguage → Set Language din meniul Tools . Limba activa adocumentului poate fi văzută în bara de stare.

• Aplicarea unui anumit stil de scriere textului se face alegându-se

stilul dorit din rubrica de selcţ ie Style din bara deinstrumente de formatare sau cu opţ iunea Style din meniul Format .Stilul de scriere reprezintă un set unitar de formatări aplicate textuluicum ar fi: formatări ale fontului, paragrafului, formatarea tabulatorilor(tabs), aplicarea unui chenar paragrafului, paginii sau marginilor,setarea limbii pentru corectare automată gramaticală şi ortografică,stabilirea tipului de numerotare sau a marcatorilor pentru liste. Asupraunui stil de scriere se pot efectua următoarele operaţ ii: crearea unuinou stil utilizând buronul New... din fereastra de dialog Style ,modificarea unui stil existent deja cu butonul Modify sau ştergerea unuistil cu butonul Delete . Atunci când creaţ i un nou stil pentru ca acestasă fie salvat şi să poată fi utilizat şi în alte sesiuni de lucru trebuie să bifaţ i opţ iunea Add to Template . Altfel, stilul creat sau modificat nupoate fi utilizat decât în sesiunea curentă de lucru.

Formatarea paragrafului

Formatarea unu paragraf se poate realiza cu opţ iunea Paragraph din meniulFormat . Asupra unui paragraf se pot aplica următoarele formatări:• Alinierea textului: la drepta – Right sau CTRL+R , la stânga – Left sau

CTRL+L, la ambele capete – Justify sau CTRL+J , centrat – Centered sau CTRL+E .

• Identarea textului, adică scrierea lui de la o anumită distantă îninteriorul sau în exteriorul marginii deja stabilite a paginii sec ţ iunea

Identation (Left, Right) din fereastra de dialog Paragraph .• Stabilirea aliniatului paragrafului în secţ iunea Identation opţ iunea

Special .• Stabilirea spaţ ierii între paragrafe în secţ iunea Spacing opţ iunile

Before şi After • Stabilirea distanţ ei între rânduri cu opţ iunea Line spacing .• Împărţ irea liniilor şi paginilor de text se face cu opţ iunile din pagina

Line and Page Breaks a ferestrei de dialog Paragraph astfel: opţ iuneaWidow/Orphan Control - împiedică scrierea ultimei linii a unui paragraf




Birotică 11

la începutul paginii (Widow ) şi a primei linii a paragrafului la sfârşitulpaginii (Orphan ); Keep Lines Together - împiedică împărţ irea unuiparagraf pe două pagini; Keep with next împiedică inserarea uneipagini între paragraful selectat şi următorul paragraf; Insert breakbefore inserarea manuală a unei pagini se face înainte de paragrafulselectat.

• Tot în legătură cu formatarea paragrafelor putem vorbi şi de utilizarea

listelor. Lista reprezintă o enumerare de elemente marcate cu numeresau marcatori speciali (bullets). Inserarea unei astfel de liste într-undocument se face cu opţ iunea Bullets and Numbering din meniulFormat.

• Marcarea elementelor unei liste cu marcatori se face utilizând opţ iuniledin pagina Bulleted a ferestrei de dialog Bullets and Numbering.Acţ ionând butonul Picture se paote alege alţ i marcatori decât ceipredefiniţ i, afişaţ i în fereastră. Acţ ionând butonul Customize se potalege alţ i marcatori şi în plus li se pot aplica diferite efecte vizuale, sepoate efectua identarea marcatorului şi a textului relativ la poziţ iamarcatorului.

• Marcarea elementelor unei liste cu numere sau litere se face utilizândpagina Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering.Butonul Customize permite aceleaşi setări ca şi în cazul celui dinpagina Bulleted. În plus în acest caz se permite să se specifice dacă numerotarea listei sa se facă în continuarea listei precedente sau să se reiniţ ializeze numerotarea pentru lista curentă. Acest lucru se poatespecifica bifând opţ iunile Continue previous list respectiv Restartnumbering.

• Crearea listelor cu elemente imbricate pe mai multe niveluri dedetaliere se face folosind pagina Outline Numbered a ferestrei dedialog Bulleted and Numbering. Butonul Customize permite aceleaşiformatări cu deosebirea că acestea se aplică fiecărui nivel în parte.

Trecerea rapidă de la un nivel la altul într-o listă imbricată se faceutilizând butoanele Increase Ident şi Decrease Ident de pe bara deinstrumente de formatare.

Formatarea paginii documentului

Formatarea paginilor documentului se face cu opţ iunea Page Setup dinmeniul File.

• Setarea proprietăţ ilor marginilor paginii se face în pagina Margins aferestrei de dialog Page Setup. In această pagină se pot stabilimarginile paginii sus, jos, stânga, dreapta (Top, Buttom, Left, Right),Gutter permite stabilirea unei margini suplimentare utilizată pentrulegarea documentului, From Edge permite stabilirea distanţ ei faţă de

marginea paginii la care să fie scris antetul şi subsolul de pagină,Mirror Margins simulează ca şi cum scrierea textului s-ar face peambele feţ e ale foii, 2 Pages per Sheet permite scrierea a două paginipe aceeaşi foaie, Gutter Position stabileşte unde va fi lăsată margineasuplimentară pentru legarea documentului la stânga sau în partea desus a paginii.

• Stabilirea dimensiunilor paginii şi a orientării acesteia se face în paginaPaper Size. Dimensiunea paginii se poate alege dintr-o listă dedimensiuni standard, în funcţ ie şi de tipul imprimantei instalate sauutilizatorul poate stabili o alta dimensiune pentru pagină fixând lăţ imea




12 Birotică

(Width) şi înălţ imea (Height) paginii. Orietarea paginii poate fi Portrait,normal şi Landscape caz în care textul va fi scris „de-a latul” paginii.

• Stabilirea sursei implicite de unde va fi preluată hârtia la imprimare seface în pagina Paper Source

• În pagina Layout pot fi stabilite: poziţ ia implicită de inserare a unei noisecţ iuni - Section Start, in secţ iunea Headers and Footers se poatestabili posibilitatea de a introduce antete şi subsoluri diferite pentru

paginile pare şi impare (Different Odd and Even) şi diferite pentruprima pagina(Different first page), alinierea verticală a textului îndocument - Vertical alignment3, stabilirea unui chenar pentru paginadocumentului cu ajutorul butonul Borders care va lansa fereastra dedialog Borders and Shading.

Inserarea de noi pagini într-un document se face cu opţ iuneaBreak→→→→PageBreak din meniul Insert sau rapid cu combinaţ ia de tasteCTRL+Enter. Împărţ irea documentului în mai multe secţ iuni pentru a puteaface formatări diferite pe secţ iunile respective cum ar fi: introducerea altorantete şi subsoluri, renumerotarea paginilor, stabilirea unei alte orientăripentru pagina, etc se face cu opţ iunea Break→→→→Section Break din meniul

Insert.Introducerea de antete şi subsoluri pentru pagini se face cu opţ iuneaHeaders and Footers din meniul View. Se poate insera automat in antete şisubsoluri: data şi ora curente, numărul paginii, numărul total de pagini aldocumentului, diferite texte definite în AutoText (opţ iunea AutoText dinmeniul Insert). Pentru introducerea de antete si subsoluri diferite în secţ iuniledocumentului trebuie deselectat butonul Same as Previous.

Numerotarea paginilor documentului se face cu opţ iunea Page Numbers dinmeniul Insert. Legat de numerotare se pot stabili: poziţ ia, alinierea, dacă numărul paginii să apară si pe prima pagină sau nu, formatarea numerotăriicu butonul Format unde se poate stabili formatul numărului paginii, dacă să

includă şi titlul capitolului sau nu, numerotarea diferită pe secţ iuni sauaplicarea aceleaşi numerotări întregului document.

1.3. Crearea unui document Word simplu

1.3.1. Probleme rezolvate

1. Lansaţ i în execuţ ie aplicaţ ia Microsoft Word.

REZOLVARE: Puteţ i lansa în execuţ ie programul Microsoft Word prin una din următoarelemodalităţ i:

• Selectaţ i Start→Programs→Microsoft Word.• Executaţ i dublu clic pe scurtătura programului Microsoft Word de pe

suprafaţ a de lucru (dacă aveţ i aşa ceva, dacă nu, creaţ i-vă o astfel descurtătură).

• Alegeţ i opţ iunea New Office Document din partea superioară ameniului Start şi executaţ i dublu clic pe pictograma Blank Document.Veţ i lansa astfel în execuţ ie aplicaţ ia Word şi totodată veţ i deschide undocument nou;

3 textul va fi scris de jos în sus în pagina şi nu de sus în jos ca în mod normal




Birotică 13

• Selectaţ i butonul New Office Document din bara Office (dacă o aveţ iinstalată) şi apoi executaţ i dublu clic pe pictograma Blank Document.

• Există şi alte modalităţ i de lansare în execuţ ie a aplicaţ iei Word,amintite în capitolul precedent.

OBSERVAŢ IE: Dac ă la lansarea aplica ţ iei Word apare fereastra Office Assistant, alege ţ i din

lista de op ţ iuni a acestei ferestre, op ţ iunea Start Microsoft Word pentru a deschide aplica ţ ia Word. Dac ă fereastra Office Assistant apare automat şi când aplica ţ ia Word este deschis ă, selecta ţ i butonul de închidere (Close)pentru a o înl ătura de pe ecran.

2. Introduceţ i în noul document deschis, următorul text:

Domnilor, Am găsit adresa Dvs. în revista Capital şi ne luăm permisiunea să vă scriem,sperând să iniţ iem o legătură comercială cu firma Dvs. (Enter)În vederea amenajării clădirilor noastre administrative, avem nevoie dediferite modele de mobilier pentru birou. De aceea, pentru a vă putea face ocomandă, vă rugăm să ne trimiteţ i cât mai curând posibil oferta Dvs. (Enter)

Vă rugăm să ne indicaţ i în oferta Dvs. condiţ iile de livrare, de plată, şi celemai avantajoase preţ uri. Vă rugăm, de asemenea, să anexaţ i fotografii,precum şi descrierea cât mai amănunţ ită a articolelor. Menţ ionăm că am dorisă cunoaştem materialele lemnoase şi materialele nelemnoase care au fostfolosite la fabricarea mobilierului.În a şteptarea r ăspunsului Dvs., v ă salut ăm cu toat ă stima.

REZOLVARE: După cum observaţ i, textul de mai sus este scris cu caractere româneşti.Pentru a putea utiliza caracterele româneşti, trebuie mai întâi să setaţ icombinaţ iile de taste pentru ele. Având în vedere că la deschiderea unui noudocument Word fontul implicit este Times New Roman, care conţ ine şicaracterele româneşti, puteţ i seta aceste caractere urmând paşii:

(1) Selectaţ i meniul Insert din bara de meniu şi alegeţ i comanda Symbol.Va apărea fereastra de dialog Symbol care conţ ine în pagina Symbols,toate simbolurile acceptate de fontul respectiv.

(2) Pentru a introduce un accelerator pentru simbolul ă, de exemplu,căutaţ i acest simbol în harta prezentată în fereastra de dialog Symbolşi selectaţ i-l. Simbolul astfel selectat, va apărea pe fond albastru şimărit.

(3) Selectaţ i butonul de comandă Shortcut Key…, aflat în partea de jos aferestrei de dialog Symbol. Va fi afişată fereastra de dialog CustomizeKeyboard.

(4) Prompterul este plasat în rubrica de editare Press New Shortcut Key.

De exemplu, dacă doriţ i ca acceleratorul pentru caracterul ă să fieCTRL+A, apăsaţ i simultan tasta CTRL şi tasta A; automat, această scurtătură va apărea în rubrica de editare Press New Shortcut Key.

(5) În lista derulantă Save Changes In:, selectaţ i Normal.dot pentru caaceste setări să le puteţ i utiliza în toate documentele pe care le crea ţ ipe baza şablonului Normal.dot, şablon de altfel implicit pentru oricedocument Word. Dacă doriţ i ca setările efectuate să le utilizaţ i doar îndocumentul curent, selectaţ i în lista derulantă Save Changes In:,denumirea documentului curent.




14 Birotică

(6) Pentru a asigna acceleratorul definit la caracterul ales, selectaţ ibutonul de comandă Assign.

(7) Selectaţ i butonul Close pentru a reveni în fereastra de dialog Symbol.(8) Repetaţ i paşii 2-7 şi pentru celealte caractere.(9) Selectaţ i butonul dedicat, pentru a închide fereastra de dialog Symbol.

ATEN Ţ IE: Fonturile care con ţ in caractere române şti sunt fonturile central europene, cele care con ţ in în denumirea lor prescurtarea CE (Central Europeen).

OBSERVAŢ IE: Dac ă în timp ce tasta ţ i în interiorul unui text existent, acesta este înlocuit caracter cu caracter, executa ţ i clic pe op ţ iunea OVR (overtype) din bara de stare pentru a o deselecta.

3. Deplasaţ i cursorul de inserare în interiorul textului tocmai introdus.

REZOLVARE: Cursorul de inserare poate fi mutat foarte uşor în interiorul textului cu ajutorulmouse-ului astfel: executaţ i clic oriunde în text, acolo unde doriţ i să plasaţ icursorul.

Există de asemenea o serie de taste sau combinaţ ii de taste care vă ajută să deplasaţ i cursorul de inserare, în special în documentele de mari dimensiuni.Vă vom prezenta în continuare aceste taste:• Tastele săgeţ i →, ←: permit deplasarea cursorului cu un caracter spre

dreapta respectiv spre stânga.• Tastele săgeţ i ↑,↓: permit deplasarea cursorului cu o linie în sus,

respectiv cu o linie în jos.• Tastele PageUp şi PageDown: permit deplasarea cursorului de

inserare cu o pagină în sus, respectiv cu o pagină în jos.• Tastele Home şi End: permit deplasarea cursorului de inserare la

începutul (marginea din stânga), respectiv sfârşitul unei linii.

• Combinaţ ia de taste Ctrl+→ şi Ctrl+→: permite deplasarea cursoruluide inserare cu un cuvânt la dreapta, respectiv un cuvânt la stânga.

• Combinaţ ia de taste Ctrl+↑ şi Ctrl+↓: permite deplasrea cursorului deinserare cu un paragraf în sus, respectiv în jos.

• Combinaţ ia de taste Ctrl+Home şi Ctrl+End: permite deplasareacursorului de inserare la începutul, respectiv sfârşitul unui document.

• Combinaţ ia de taste Shift+F5: permite deplasarea cursorului deinserare în ultima locaţ ie în care s-a efectuat o operaţ ie de editare.

4. Selectaţ i din text cuvântul Capital şi îngroşaţ i-i caracterele.

REZOLVARE: (1) Pute

ţ i selecta acest cuvânt în una din urm

ătoarele modalit

ăţ i:

• Executaţ i dublu clic pe cuvântul respectiv.• Plasaţ i cursorul de inserare la începutul cuvântului Capital şi

trageţ i cu mouse-ul spre dreapta.• Plasaţ i cursorul de inserare la începutul cuvântului Capital şi

ţ inând apăsată tasta Shift, apăsaţ i tasta →, până când tot cuvântuleste evidenţ iat.

• Plasaţ i cursorul de inserare la începutul cuvântului apoi, ţ inândapăsată tasta Shift, executaţ i clic la sfârşitul cuvântului respectiv.




Birotică 15

Cu această metodă, se pot selecta mai uşor porţ iuni mai mari detext.

(2) Pentru a îngroşa caracterele cuvântului astfel selectat, selectaţ ibutonul Bold din bara de instrumente sau apăsaţ i concomitent tasteleCtrl+B. Dacă nu cunoaşteţ i funcţ ionalitatea unui buton de pe bara deinstrumente, plasaţ i indicatorul mouse-ului pe butonul respectiv şiţ ineţ i-l nemişcat câteva momente; va apărea denumirea butonului

respectiv într-o casetă numită Screen Tips.(3) Executaţ i clic în afara cuvâtului selectat, pentru a anula selecţ ia; veţ i

vedea efectul pe care l-a avut acţ ionarea butonului Bold asupracuvântului selectat.

OBSERVAŢ IE: Dac ă nu vede ţ i numele unui buton atunci când plasa ţ i cursorul mouse-ului pe el, selecta ţ i op ţ iunea Customize din meniul Tools. În pagina Options,selecta ţ i op ţ iunea Show Tips On Toolbars.

5. Utilizaţ i bara de selectare pentru a selecta o linie, un paragraf sau întregultext.

REZOLVARE: (1) Deplasaţ i cursorul mouse-ului cât mai spre stânga ferestrei. Cândacesta se transformă în săgeată, înseamnă că se găseşte în interiorulunei benzi invizibile, numită bară de selectare.

(2) Executaţ i clic atunci când cursorul mouse-ului este poziţ ionat pe barade selectare în dreptul liniei pe care vreţ i să o selectaţ i. Liniarespectivă va fi selectată.

(3) Pentru a selecta un paragraf cu ajutorul barei de selectare, executaţ idublu clic pe bara de selectare în dreptul paragrafului pe care vreţ i să îlselectaţ i.

(4) Pentru a selecta toate paragrafele unui text, executaţ i clic de trei ori pebara de selectare.

6. Afişaţ i mai multe butoane în bara de instrumente standard.OBSERVAŢ IE: În mod implicit, în bara de instrumente sunt afi şate dou ă dintre cele mai utilizate seturi de instrumente, grupate fiecare în câte o bar ă de butoane de comand ă, şi anume: setul Standard, care con ţ ine instrumentele standard de editare şi setul Formatting, care con ţ ine instrumentele de formatare. Din aceste seturi, ini ţ ial, sunt vizibile numai cele mai utilizate butoane.La aceste butoane mai pot fi ad ăugate şi altele, dup ă dorin ţă.

REZOLVARE: (1) Plasaţ i cursorul mouse-ului pe marcajul de deplasare aflat la

extremitatea stângă a barei de instrumente; când cursorul mouse-ului îşi schimbă forma, apăsaţ i butonul stâng al mouse-ului şi, ţ inându-lapăsat, trageţ i spre dreapta; efectul va fi vizibil imediat.

(2) Pentru a introduce un nou buton în bara de instrumente,selectaţ i:View→Toolbars→Customize.

(3) Din pagina Commands alegeţ i tipul comenzii, din lista de selecţ ieCategories.

(4) Selectaţ i apoi comanda, din lista de selecţ ie Commands.




16 Birotică

(5) Prin tragerea cu mouse-ul a comenzii alese, până în bara deinstrumente dorită, va fi inserat noul buton de comandă pe bara deinstrumente.

7. Înlăturaţ i din bara de instrumente standard butoanele: Mail Recipient şiHyperlink.

REZOLVARE:

(1) Selectaţ i butonul More Buttons, aflat în extremitatea dreaptă a barei deinstrumente standard. Va fi afişat un set de butoane care pot fiadăugate în bara de instrumente standard, prin tragerea marcajului dedeplasare, şi un buton intitulat Add or Remove Buttons.

(2) Plasaţ i cursorul mouse-ului pe butonul Add or Remove Buttons; va fiafişată o paletă care conţ ine toate butoanele care pot fi adăugate saueliminate din bara de instrumente standard.

(3) Pentru a elimina cele două butoane, deselectaţ i casetele de selecţ iedin dreptul butoanelor respective; butoanele vor fi automat înlăturatedin bara de instrumente.

(4) Pentru a adăuga din nou cele două butoane la bara de instrumente, nutrebuie decât să marcaţ i din nou casetele de selecţ ie din dreptul

butoanelor respective.8. Vizualizaţ i o bară de instrumente flotantă; plasaţ i această bară flotantă pe

rând, în zona rezervată barelor de instrumente, în partea stângă aferestrei, în partea dreaptă a ferestrei şi în partea de jos a ferestrei,deasupra barei de stare.

REZOLVARE: (1) În mod standard, barele de instrumente sunt situate sub bara de titlu a

ferestrei de aplicaţ ie. Ele pot fi afişate prin marcarea casetei deselecţ ie ataşată, în meniul vertical afişat la comanda: View→Toolbars.

(2) Oricare din barele de instrumente ale aplicaţ iei Microsoft Word poate fideplasată, în fereastra de aplicaţ ie, prin tragere, cu cursorul mouse-ului poziţ ionat în afara oricărui buton de comandă. Dacă bara deinstrumente este trasă în interiorul ferestrei de aplicaţ ie, ea generează o casetă, numită bară flotantă, care conţ ine o bară de titlu şi un butonClose şi, în interior, butoanele de comandă.

(3) Pentru a plasa bara de instrumente flotantă în partea dreaptă aecranului, executaţ i clic pe bara de titlu a acesteia şi, ţ inând apăsatbutonul mouse-ului, trageţ i bara spre extremitatea dreaptă a ferestreipână ce aceasta va fi plasată de-a lungul marginii drepte a ferestrei;similar, se poate poziţ iona bara de instrumente pe oricare din celelaltemargini ale ferestrei de aplicaţ ie.

(4) Pentru a înlătura bara de instrumente flotantă de pe ecran, executaţ i

clic pe butonul Close sau ştergeţ i marcajul din caseta de selecţ ieataşată, din meniul vertical activat cu comanda View→Toolbars.

9. Utilizaţ i conţ inutul meniului Help (Contents) pentru a obţ ine informaţ iireferitoare la modul în care se adaugă un buton la bara de instrumente.

REZOLVARE: (1) În meniul Help, selectaţ i Microsoft Word Help. Pe ecran va apărea

fereastra de dialog Microsoft Word Help.(2) În această fereastră selectaţ i eticheta Contents.




Birotică 17

(3) Deplasaţ i-vă în pagina Contents cu ajutorul barei de derulare verticală şi executaţ i dublu clic pe subiectul Customizing Microsoft Word sauselectaţ i semnul plus (+) aflat în stânga acestuia. Subiectul va fiexpandat.

(4) Executaţ i dublu clic pe subiectul Customizing Command Bars sauselectaţ i semnul plus din stânga acestuia.

(5) Selectaţ i subiectul final Customize Menus And Toolbars . Conţ inutul

acestui subiect va fi afişat în partea dreaptă a ferestrei sistemuluiHelp.(6) În această fereastră, în secţ iunea Customize Toolbars, selectaţ i Add A

Button To A Toolbar . Instrucţ iunile pentru acest subiect vor fi afişate înpartea dreaptă a ferestrei sistemului Help.

(7) Selectaţ i butonul Hide din bara de instrumente. Secţ iunile sistemuluide ajutor vor fi ascunse, permiţ ându-vă să lucraţ i în document în timpce citiţ i instrucţ iunile prezentate de sistemul Help pentru subiectul alesde dumneavoastră.

(8) Închideţ i fereastra Microsoft Word Help.

OBSERVAŢ IE:

Dac ă la activarea sistemului help apare asistentul Office Assistant, selecta ţ i butonul Options şi deselecta ţ i caseta de op ţ iune Use The Office Assistant din fereastra de dialog Office Assistant.

10. Utilizaţ i indexul meniului Help (Index), pentru a obţ ine informaţ iireferitoare la modul în care se adaugă un buton la bara de instrumente.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Microsoft Word Help sau opţ iunea Microsoft Word

Help din meniul Help.(2) Selectaţ i eticheta Index.(3) În rubrica de editare Type Keyords tastaţ i, de exemplu, button . Puteţ i

introduce întreaga expresie sau cuvinte şi expresii ca: toolbar, add a

button, customize toolbar etc. (4) Selectaţ i butonul Search.(5) În lista derulantă Choose A Topic, vor fi afişate toate subiectele găsite

ce conţ in cuvântul button. În această listă selectaţ i Add A Button To AToolbar . Instrucţ iunile pentru acest subiect vor fi afişate în parteadreaptă a ferestrei sistemului Help.

(6) Închideţ i fereastra Microsoft Word Help.

11. Introduceţ i, la începutul textului tastat anterior, următorul text:DONARIS SASocietate de Comer ţ Exterior Domneasc ă 155

Gala ţ i, România Cod Po ştal 800200 Tele/Fax: 026/425678Scrieţ i acest text cu caractere cursive şi aliniaţ i-l la stânga paginii.

REZOLVARE: (1) Acţ ionaţ i tastele Ctrl+Home, pentru a vă deplasa la începutul

documentului.




18 Birotică

(2) Introduceţ i textul de mai sus, executând Enter după fiecare secvenţă pentru a trece la linia următoare. După ultima linie tastaţ i de trei oriEnter, pentru a insera rânduri libere între antet şi text.

(3) După ce aţ i introdus textul, selectaţ i-l.(4) Selectaţ i butonul Italic, din bara de instrumente de formatare, pentru a

transforma caracterele textului în caractere cursive.(5) Selectaţ i butonul Align Left, din bara de instrumente de formatare,

pentru a alinia textul relativ la partea stângă a paginii. Dacă butonulAlign Left nu este vizibil în bara de instrumente, inseraţ i-l în bara deinstrumente (vezi problemele 6,7).

(6) Executaţ i clic în afara textului selectat. Veţ i observa imediat efectele.

OBSERVAŢ IE: Pentru majoritatea butoanele din bara de instrumente exist ă şi comenzi echivalente în meniurile de pe bara de meniuri. Pentru a executa o opera ţ ie putem s ă folosim întotdeauna o comand ă de meniu, dar nu întotdeauna un buton din bara de instrumente. Un buton din bara de instrumente execut ă comanda care îi corespunde, folosind valorile predefinite, prestabilite pentru parametri, f ăr ă a mai lansa dialogul care v ă permite s ă pute ţ i furniza şi alte

informa ţ ii pentru ace şti parametri. Pute ţ i face acest lucru, doar utilizând comenzile din meniuri.

12. Introduceţ i deasupra antetului data curentă; aliniaţ i la dreapta paginii şisubliniaţ i data astfel introdusă; aliniaţ i textul scrisorii la ambele capete alepaginii.

REZOLVARE: (1) Tastaţ i Ctrl+Home pentru a vă deplasa la începutul documentului.(2) Apăsaţ i o dată tasta Enter pentru a deplasa antetul mai jos cu o linie şi

apoi apăsaţ i tasta săgeată în sus pentru a reveni la începutul linieiastfel introduse.

(3) Tastaţ i data curentă sub forma: Luni, 1 Aprilie 2002 sau folosiţ i

comanda Insert→Date and Time, după care selectaţ i formatul de dată dorit, din lista de selecţ ie afişată; avantajul acestei ultime variante estecă data va fi actualizată automat cu data curentă, memorată în sistem,dacă se bifează caseta de selecţ ie Update Automatically

(4) Selectaţ i data introdusă şi acţ ionaţ i butonul Underline pentru a subliniatextul.

(5) Selectaţ i butonul Align Right, pentru a alinia data la dreapta paginii.(6) Pentru a alinia textul scrisorii la ambele capete, îl selectaţ i şi acţ ionaţ i

butonul Justify din bara de instrumente de formatare.(7) Executaţ i clic în afara textului, pentru a-l deselecta.

OBSERVAŢ IE: Comenzile de definire a alinierii rândurilor în pagin ă sunt reunite în fereastra de dialog activat ă de comanda Format →Paragraph.

13. Schimbaţ i fontul cu care este scris textul scrisorii, în Arial cu dimensiuneade 14.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i textul scrisorii.(2) Selectaţ i săgeata derulantă a butonului Font. Va fi afişată o listă cu

fonturile disponibile.




Birotică 19

(3) Selectaţ i fontul Arial; acesta va apărea automat în zona de editareFont din bara de instrumente. Puteţ i de asemenea selecta textul cunumele fontului, din rubrica de editare, şi să introduceţ i direct de latastatură denumirea fontului dorit, respectiv Arial.

(4) Selectaţ i săgeata derulantă a rubricii Size şi alegeţ i 14 din lista afişată.(5) Executaţ i clic în afara textului pentru a-l deselecta.

OBSERVAŢ IE:

Comenzile de definire a fontului şi a modului de afi şare a caracterelor sunt reunite în fereastra de dialog activat ă de comanda Format →Font.

14. Reveniţ i la fontul iniţ ial, respectiv Times New Roman, dar păstraţ idimensiunea fontului de 14.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Undo pentru a anula schimbarea dimensiunii fontului.(2) Selectaţ i, încă o dată, butonul Undo pentru a anula schimbarea

fontului. Având în vedere că doriţ i să păstraţ i dimensiunea fontului la14, vă întrebaţ i poate de ce anulaţ i şi modificarea dimensiunii fontului.Sunteţ i nevoiţ i să faceţ i acest lucru, deoarece butonul Undo anulează

acţ iunile în ordinea inversă executării lor (ordinea LIFO, adică Last InFirst Out). Dacă selectaţ i săgeata derulantă din partea dreaptă abutonului Undo, vi se va prezenta o listă cu toate acţ iunile efectuate însesiunea de lucru curentă. Pentru a anula o acţ iune, trebuie anulatetoate acţ iunile efectuate până la acţ iunea respectivă.

(3) Selectaţ i textul scrisorii şi stabiliţ i din nou dimensiunea fontului la 14.OBSERVAŢ IE: Comanda de anulare a ultimei ac ţ iuni, Undo, ca şi comanda de repetare a ultimei ac ţ iuni, Repeat, sunt grupate în meniul vertical al comenzii Edit.

15. Mutaţ i data scrisorii între antet şi text, la distanţ a de două linii faţă deantet şi două linii faţă de textul scrisorii; aliniaţ i data tot în partea dreaptă a paginii.

REZOLVARE: (4) Selectaţ i data şi butonul Cut din bara de instrumente sau tastaţ i

Ctrl+X. Textul selectat va fi copiat în memoria temporară Clipboard amediului Windows.

(5) Plasaţ i cursorul imediat sub antetul scrisorii şi apăsaţ i de două ori tastaEnter, pentru a insera rândurile goale.

(6) Selectaţ i butonul Paste din bara de instrumente sau tastaţ i Ctrl+V.Textul memorat în Clipboard va fi lipit în document, în poziţ ia indicată de cursorul de inserare.

(7) Selectaţ i butonul Align Right, pentru a alinia data la dreapta paginii.(8) Verificaţ i dacă distanţ a dintre dată şi textul scrisorii este de două linii.

Pentru a elimina o linie goală, plasaţ i cursorul la începutul linieirespective şi activaţ i tasta BackSpace. Textul scrisorii va fi mutat cu olinie mai sus. Pentru a adăuga o linie goală, plasaţ i cursorul la începutul unei linii şi activaţ i tasta Enter. Textul scrisorii va fi mutat cuo linie mai jos.

OBSERVAŢ IE: Comenzile pentru copiere sau mutare sunt grupate în meniul vertical subordonat comenzii Edit. Copierea se face cu p ăstrarea secven ţ ei ini ţ iale şi




20 Birotică

inserarea aceleia şi secven ţ e în alt ă parte, în document; mutarea se face cu ştergerea secven ţ ei ini ţ iale şi inserarea ei în alt ă parte, în document.

16. Copiaţ i textul scrisorii încă o dată, în cadrul aceleiaşi pagini, apoi anulaţ iaceastă copiere.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i textul scrisorii şi butonul Copy sau tastaţ i Ctrl+C. Textul va fi

copiat în memoria Clipboard.(2) Plasaţ i cursorul acolo unde doriţ i să copiaţ i textul şi selectaţ i butonulPaste din bara de instrumente sau tastaţ i Ctrl+V.

(3) Pentru a anula operaţ ia de copiere, selectaţ i butonul Undo din bara deinstrumente.

OBSERVAŢ IE1: Dac ă a ţ i anulat din gre şeal ă o opera ţ ie, pute ţ i reface opera ţ ia respectiv ă,activând butonul Redo din bara de instrumente. Deci, selectarea butonului Redo are ca efect refacerea ultimei ac ţ iuni, anulate cu butonul Undo.

OBSERVAŢ IE2: Pute ţ i alipi în mai multe locuri din document secven ţ a memorat ă cu Copy sau

Cut, în memoria Clipboard. Con ţ inutul memoriei Clipboard se p ăstreaz ă şi poate fi preluat cu comanda Paste pân ă la o nou ă scriere, prin intermediul comenzii Copy sau Cut.

17. Activaţ i verificatorul automat de ortografie şi sintaxă pentru a corectaerorile.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Options din meniul Tools. Pe ecran va apare fereastra de

dialog Options.(2) Selectaţ i eticheta Spelling & Grammar.(3) În zona Spelling, bifaţ i fereastra de validare Check Spelling As You

Type.(4) În zona Grammar, bifaţ i fereastra de validare Check Grammar As You

Type.(5) Selectaţ i butonul OK. Verificatorul automat de ortografie şi sintaxă va fi

activat.

ATEN Ţ IE: Cuvintele scrise gre şit, ortografic sau sintactic, vor fi subliniate cu o linie ro şie, respectiv una verde. Cu siguran ţă, mai toate cuvintele din textul dumneavoastr ă vor fi subliniate, dac ă nu utiliza ţ i o versiune în limba român ă a editorului Microsoft Word sau nu ave ţ i un program de verificare automat ă ortografic ă şi sintactic ă pentru limba român ă, deoarece, implicit, verificatorul automat de ortografie şi sintax ă al editorului Word utilizeaz ă dic ţ ionarul limbii

engleze.18. Utilizaţ i verificatorul automat de ortografie şi sintaxă pentru a corecta

erorile de ortografie.

REZOLVARE: (1) Tastaţ i Ctrl+Home pentru a vă deplasa la începutul documentului.(2) Executaţ i clic dreapta pe primul cuvânt subliniat. Va apărea meniul de

comenzi rapide al verificatorului.(3) Meniul de comenzi rapide vă prezintă câteva cuvinte corecte, din care

să alegeţ i. Puteţ i ignora sugestiile făcute, dacă doriţ i.




Birotică 21

(4) Dacă selectaţ i Ignore All, linia roşie va dispărea şi verificatorul vaignora întotdeauna ortografia cuvântului respectiv.

(5) Dacă selectaţ i Spelling, pe ecran va apărea fereastra de dialogSpelling. Dacă în această fereastră de dialog selectaţ i butonul Ignore,verificatorul va ignora această apariţ ie a cuvântului. Următoareaapariţ ie va fi însă marcată.

19. Utilizaţ i rutina AutoCorrect pentru a vă înlocui abrevierea Dvs., ce aparedestul de des în textul scrisorii dumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i AutoCorrect în meniul Tools. Va fi afişată fereastra de dialog

AutoCorrect.(2) Fereastra de dialog prezintă o listă a cuvintelor autocorectabile; pentru

a vizualiza aceste cuvinte, utilizaţ i bara de derulare verticală.(3) În rubrica de editare Replace, tastaţ i Dvs .(4) În rubrica de editare With, tastaţ i Dumneavoastr ă. (5) Selectaţ i butonul Add, pentru a adăuga cuvântul respectiv în listă.(6) Bifaţ i caseta de selecţ ie Replace Text As You Type şi apoi selectaţ i

butonul OK. De acum înainte, ori de câte ori tastaţ i Dvs , în document

va apărea Dumneavoastr ă., uşurându-vă astfel munca de tastare atextului. Puteţ i crea astfel de abrevieri pentru cele mai des folositeexpresii sau pentru cuvinte greu de tastat.

OBSERVAŢ IE: În afara utiliz ării rutinei AutoCorrect pentru recunoa şterea unor abrevieri pe care le utiliza ţ i, pentru a automatiza tastarea anumitor cuvinte, pute ţ i configura autocorectarea pentru a recunoa şte gre şelile pe care le face ţ i mai des. Pute ţ i, de asemenea, s ă elimina ţ i din list ă cuvintele pe care nu le dori ţ i modificate de rutina AutoCorrect.

20. Inseraţ i la sfârşitul scrisorii dumneavoastră adresa clientului, utilizândprescurtarea creată cu rutina Autotext; anulaţ i această inserare.

REZOLVARE: Inserarea unui text din lista AutoText, se face foarte uşor astfel: plasaţ icursorul de inserare acolo unde doriţ i să inseraţ i adresa şi tastaţ i adresa ,după care apăsaţ i tasta F3. Adresa clientului va fi inserată. Pentru a anulaoperaţ ia de inserare, selectaţ i butonul Undo.

21. Utilizaţ i comanda Replace pentru a localiza apariţ iile cuvântuluicomerciale şi a le înlocui cu de afaceri.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i opţ iuna Replace din meniul Edit. Va fi afişată fereastra de

dialog Find And Replace.

(2) În rubrica de editare Find What tastaţ i comerciale .(3) În rubrica de editare Replace With ştergeţ i orice text ar apărea şiintroduceţ i de afaceri.

(4) Selectaţ i butonul More. Fereastra de dialog Find And Replace se vaexpanda pentru a vă prezenta opţ iunile de lucru, din care le selectaţ ipe cele dorite.

(5) Selectaţ i butonul Find Next pentru a localiza prima apariţ ie acuvântului. Selectaţ i butonul Less pentru a micşora fereastra de dialogdacă acest lucru este necesar. Prima apariţ ie a cuvântului comerciale va fi localizată şi selectată.




22 Birotică

(6) Selectaţ i butonul Replace. Cuvântul comerciale va fi înlocuit. Pe ecranva apărea un mesaj care vă anunţă că s-a terminat căutarea îndocument (textul căutat nu se mai găseşte în document).

(7) Dacă textul căutat ar fi avut mai multe apariţ ii, ar fi trebuit să repetaţ ipaşii 5, 6 până la înlocuirea tuturor apariţ iilor. Dacă doriţ i să înlocuiţ ifiecare apariţ ie a unui cuvânt fără excepţ ie, în tot documentul, selectaţ ibutonul Replace All în loc de Find Next.

(8) Selectaţ i butonul OK în fereastra mesajului şi butonul Close înfereastra de dialog Find And Replace.

OBSERVAŢ IE: Utilizând butonul Format din fereastra de dialog Find And Replace, pute ţ i c ăuta în documentul dumneavoastr ă anumite fonturi, caractere aldine (Bold)sau cursive (Italic), text eviden ţ iat, tabulatori sau stiluri de şabloane. Cu ajutorul butonului Special, pute ţ i c ăuta şi înlocui, de asemenea, caractere speciale, ca de exemplu marcaje de paragraf, numere şi simboluri, precum şi salturi hard la pagin ă nou ă sau marcaje de domeniu.

22. Salvaţ i documentul creat, pentru a-l putea utiliza şi mai târziu, într-unfişier cu denumirea Scrisoare.doc.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Save As din meniul File. Pe ecran va apărea fereastra de

dialog Save As.(2) În rubrica de selecţ ie Save In:, selectaţ i săgeata derulantă şi alegeţ i

dosarul în care doriţ i să salvaţ i scrisoarea dumneavoastră.(3) În rubrica File Name, selectaţ i textul aflat deja în ea şi tastaţ i

Scrisoare .(4) În rubrica Save As Type aveţ i grijă să fie selectată extensia .doc .(5) Selectaţ i butonul Save pentru a executa salvarea şi a închide fereastra

de dialog Save As.

OBSERVAŢ IE:

Având în vedere c ă este pentru prima dat ă când salva ţ i documentul, putea ţ i face aceast ă salvare şi prin: • selectarea butonului Save de pe bara de instrumente standard • închiderea ferestrei de aplica ţ ie • închiderea aplica ţ iei Microsoft Word.

În toate aceste cazuri, apare pe ecran fereastra de dialog Save As, pentru a defini numele sub care se va salva documentul şi loca ţ ia din disc.De acum înainte, pute ţ i s ă selecta ţ i butonul Save sau comanda Save din meniul File, de fiecare dat ă când dori ţ i s ă salva ţ i modific ările din acest document. Deoarece aplica ţ ia Word recunoa şte numele documentului, este simplu s ă salva ţ i fi şierul prin suprascrierea noii versiuni peste cea veche.

23. Vizualizaţ i documentul Scrisoare.doc înainte de tipărire, pentru a fi sigurică el arată aşa cum vă doriţ i.

REZOLVARE: (1) Alegeţ i comanda Print Preview din meniul File sau selectaţ i butonul

Print Preview din bara de instrumente standard. Se activează fereastraPrint Preview.

(2) Vă lăsăm pe dumneavoastră să descoperiţ i şi să experimentaţ iposibilităţ ile oferite de modul de afişare Print Preview. În acest mod deafişare, este înfăţ işat documentul aşa cum va arăta acesta pe hârtie.




Birotică 23

(3) Pentru a vă întoarce în fereastra de editare, selectaţ i butonul Closesau închideţ i fereastra previzualizării cu butonul de închidere alferestrei.

24. Încheiaţ i execuţ ia programului Word.

REZOLVARE: Pentru a închide programul Word, executaţ i una din următoarele acţ iuni:

• Selectaţ i butonul Close care se află în partea dreaptă a barei de titlu.• Alegeţ i comanda Exit din meniul File.• Apăsaţ i tastele Alt, apoi F şi apoi X.• Executaţ i dublu clic pe pictograma butonului de control al ferestrei de

aplicaţ ie, aflată la capătul din stânga al barei de titlu a ferestrei Word.• Alegeţ i comanda Close din meniul de context al butonului aplicaţ iei, de

pe bara de taskuri.• Alegeţ i comanda Close din meniul de context al barei de titlu a

aplicaţ iei.

1.3.2. Teste de autoevaluare

1. Utilizând help-ul de context sau aplicaţ ia pentru autodocumentare Help,treceţ i în revistă toate posibilităţ ile oferite de opţ iunile paginii AutoCorrecta ferestrei de dialog AutoCorect şi experimentaţ i-le.

2. Aceeaşi problemă pentru opţ iunile paginii AutoText a ferestrei de dialogAutoCorrect.

3. Aceeaşi problemă pentru opţ iunile paginii AutoFormat a ferestrei dedialog AutoCorrect.

4. Experimentaţ i toate posibilităţ ile oferite de opţ iunile ferestrei de dialogFind And Replace.

5. Experimentaţ i toate posibilităţ ile oferite de opţ iunile ferestrei de dialogSpelling And Grammar.

6. Folosind help-ul de context, treceţ i în revistă posibilităţ ile oferite de modulde afişare Print Preview.7. Descrieţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialog Print.8. Ce înţ elegeţ i prin salvarea unui document, care este importanţ a salvării şi

cât de des trebuie salvat un document?9. Să se redacteze o scrisoare respectând următoarele condiţ ii:

• folosiţ i fontul Book Antiqua cu dimensiunea de 14, stilul Bold pentruformatarea caracterelor;

• antetul scrisorii scrieţ i-l cu caractere cu dimensiunea de 12, aldineşi cursive;

• utilizaţ i o abreviere pentru cea mai folosită expresie din scrisoareadumneavoastră şi realizaţ i înlocuirea ei automată cu enunţ ul întreg;

• aliniaţ i textul scrisorii relativ la marginea din dreapta a paginii;• introduceţ i data curentă (fără să o tastaţ i) în antetul scrisorii, cu

caractere aldine şi cursive;• căutaţ i în text un cuvânt pe care să-l înlocuiţ i cu un alt cuvânt sau

expresie utilizând opţ iunea Replace a meniului Edit;• vizualizaţ i scrisoarea astfel redactată;• creaţ i dosarul Exerci ţ ii în dosarul dumneavoastră şi salvaţ i

scrisoarea astfel creată în fişierul Scris.doc , în acest dosar.




24 Birotică

10. Redactaţ i şi vizualizaţ i o pagină de titlu pentru un proiect, care să cuprindă următoarele informaţ ii, pe rânduri separate:• denumirea universităţ ii şi denumirea facultăţ ii, aliniate la stânga• titlul proiectului aliniat în centrul paginii• numele studentului, secţ ia şi grupa studentului, aliniate la dreapta• numele şi titlul îndrumătorului, aliniate la stânga• luna şi anul realizării proiectului, aliniate la mijloc.

Salvaţ i pagina în fişierul cu numele Proiect.doc în dosarul Exerci ţ ii .11. Scrieţ i într-un document Word textul următor, folosind acceleratori pentru

caracterele (simbolurile) speciale folosite.A ⊂ B ⇔ ( ∀ a ∈ A ⇒ a ∈ B )12. Scrieţ i cu fontul Times New Roman de dimensiune 16, bold, textul:Qn=(Qn-1+Jn)(Q’n-1+K’ n)=(Qn-1+JnQ’n-1)(Q’n-1+K’n)==(Qn-1+Sn)(Q n-1Kn)’=(Qn-1+Sn)R’n=((Qn-1+Sn)’+Rn)’SUGESTIE: Pentru a scrie indicii, utiliza ţ i butonul Subscript din bara de instrumente de formatare. Dac ă acesta nu este vizibil în bara de instrumente, ad ăuga ţ i-l la bara de instrumente. Pentru introducerea indicilor, pute ţ i utiliza şi combina ţ ia

de taste Ctrl+=.13. Scrieţ i trei strofe ale unei poezii, aliniate în pagină astfel: prima strofă lastânga, a doua strofă în centru şi a treia strofă la dreapta; stabiliţ idistanţ a între strofe la trei rânduri; verificaţ i distanţ a dintre strofe cuajutorul marcajelor de formatare.

14. Redactaţ i o împuternicire respectând următoarele condiţ ii:• Aliniaţ i antetul în partea superioară a documentului utilizând

tasta Tab, astfel încât să arate astfel:C ĂTRE : ⟨numele societăţ ii comerciale⟩

⟨strada, numărul⟩ ⟨oraşul, judeţ ul⟩ ⟨codul poştal⟩

• Scrieţ i titlul IMPUTERNICIRE cu caractere mult mai mari decâttextul împuternicirii, centraţ i titlul şi îngroşaţ i-i caracterele;

• Stabiliţ i o distanţă de 5 rânduri între antet şi titlu şi între titlu şi textulpropriu-zis al împuternicirii;

• Introduceţ i următorul text, drept conţ inut al împuternicirii:Subsemnatul ⟨ numele dumneavoastr ă cu litere mari ⟩ , domiciliat în ⟨ ora şul ⟩ , jude ţ ul ⟨ jude ţ ul ⟩ , posesor al buletinului de identitate BI Seria ⟨ seria ⟩ , Nr ⟨ num ărul ⟩ , împuternicesc prin prezenta, pe Domnul(Doamna) ⟨ numele împuternicitului cu litere mari ⟩ , domiciliat în ⟨ ora şul, jude ţ ul, adresa ⟩ , posesor al BI Seria ⟨ seria ⟩ , Nr ⟨ num ărul ⟩ , s ă ridice dividendele ce mi se cuvin pentru cele 1500 de

ac ţ iuni de ţ inute la societatea Dumneavoastr ă. • Introduceţ i la distanţ a de 3 rânduri faţă de text şi aliniată la stânga

paginii, data curentă sub forma:Data: luna/ziua/anul

• Activaţ i modul de scriere subliniată şi folosiţ i tasta Tab pentru adefini linia de semnătură iar cu tasta SpaceBar centraţ i numele sublinia de semnătură. Tot cu tasta Tab aliniaţ i semnătura la dreaptapaginii astfel:




Birotică 25

Semn ătura :⟨numele dvs.⟩

• Vizualizaţ i documentul şi apoi salvaţ i-l în fişierul Imputernicire.doc în dosarul Exerci ţ ii .

1.4. Crearea unui document Word de mari dimensiuni


1. Deschideţ i aplicaţ ia Word şi un nou document pentru a începe lucrul.Formataţ i pagina documentului, stabilind dimensiunile marginilor astfel:marginile de sus, de jos şi din dreapta paginii să aibă dimensiunea de2cm iar marginea din stânga paginii să fie de 2.5cm.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul New pentru a deschide un nou document.(2) Selectaţ i comanda Page Setup din meniul File. Pe ecran va apărea

fereastra de dialog Page Setup.

(3) Selectaţ i eticheta Margins.(4) În rubrica Top stabiliţ i dimensiunea la 2cm cu ajutorul săgeţ ilor sauselectaţ i textul din rubrică şi introduceţ i 2 de la tastatură.

ATEN Ţ IE: S-ar putea ca dimensiunile s ă fie exprimate în inch (1inch=2.54cm), aceasta fiind unitatea de m ăsur ă implicit ă utilizat ă de procesorul Word. Pentru a schimba unitatea de m ăsur ă în centrimetri, proceda ţ i astfel: Selecta ţ i Options în meniul Tools şi în pagina General a ferestrei de dialog Options, alege ţ i din rubrica de listare Measurement Units, Centimeters.

(5) Procedaţ i asemănător cu rubricile Bottom, Left, Right. Puteţ i vedeacum va apărea textul dumneavoastră în pagină, în zona de

previzualizare. Selectaţ i apoi butonul OK.2. Formataţ i paragraful textului dumneavoastră, astfel încât acesta să aibă

următoarele caracteristici: textul să fie aliniat la ambele capete ale paginii,textul paragrafului să fie introdus începând de la distanţ a de 0.5cm faţă demarginea din stânga a paginii, primul rând al paragrafului să înceapă dela distanţ a de 1cm faţ a de marginea din stânga a paginii, distanţ a întreparagrafe stabiliţ i-o la 18 puncte, iar spaţ ierea dintre rânduri fixaţ i-o la unrând şi jumătate.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i comanda Paragraph din meniul Format. Va fi afişată

fereastra de dialog Paragraph.

(2) În rubrica de listare Alignment, selectaţ i Justified pentru ca textul să fiealiniat la ambele capete ale paginii.(3) În caseta Left din zona Indentation, stabiliţ i distanţ a textului

paragrafului faţă de marginea din stânga la 0.5cm.(4) În rubrica de listare Special selectaţ i First Line iar în caseta By stabiliţ i

distanţ a la 1cm.(5) În zona Spacing, în casetele Before şi After stabiliţ i distanţ a dintre

paragrafe la 18 puncte.(6) În zona de listare Line Spacing selectaţ i 1.5 lines.(7) Selectaţ i butonul OK. Setările efectuate vor deveni active.




26 Birotică

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i oricând modifica oricare dintre aceste caracteristici pentru un paragraf,prin selectarea paragrafului respectiv sau pozi ţ ionarea cursorului de inserare în interiorul paragrafului şi prin utlizarea butoanelor din bara de instrumente de formatare.

3. Pentru formatarea caracterelor, stabiliţ i fontul Time New Roman,dimensiunea de 14 iar stilul Regular.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i comanda Font din meniul Format. Va fi afişată fereastra de

dialog Font.(2) Din lista de selecţ ie Font selectaţ i Times New Roman.(3) Din lista de selecţ ie Style selectaţ i Regular.(4) Din lista de selecţ ie Size selectaţ i 14.(5) Selectaţ i butonul OK. Setările efectuate vor deveni active.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i oricând s ă modifica ţ i ace şti parametri pentru un text, prin selectarea textului respectiv şi utilizarea butoanelor din bara de instrumente de

formatare.4. Utilizaţ i stilurile predefinite ale aplicaţ iei Word, pentru a formata titlurile

documentului, aşa cum vă indică exemplul următor:

REZOLVARE: (1) Poziţ ionaţ i cursorul de inserare acolo unde doriţ i să introduceţ i titlul.(2) Puteţ i alege stilul dorit în una din modalităţ ile:

• Selectaţ i Style din meniul Format. Va apărea fereastra de dialogStyle în care puteţ i alege din lista de selecţ ie Styles stilul dorit, deexemplu Heading1. Fereastra de dialog Style vă oferă posibilitateavizualizării stilului ales, în zona de previzualizare, precum şi odescriere a stilului respectiv. Puteţ i, de asemenea, cu ajutorulacestei ferestre de dialog, să creaţ i un nou stil sau să modificaţ i unstil ales din listă, cu ajutorul butoanelor New şi Modify. După ce aţ i

ales stilul dorit, Selectaţ i butonul Apply pentru a face activ stilulrespectiv. Stilul astfel ales va apărea în rubrica de selecţ ie Styledin bara de instrumente de formatare.

• A doua metodă, mult mai simplă şi mai rapidă, este utilizarearubricii de selecţ ie Style din bara de instrumente de formatare.Selectaţ i săgeata derulantă a rubricii şi selectaţ i stilul dorit din listacare apare, de exmplu Heading1. Lista se va închide iar stilul alesva fi afişat în rubrica Style.

1. Utilizarea sistemului de operare WINDOWS

↵ Stilul Heading1

1.1. Lucrul cu Desktop-ul

↵ Stilul Heading2

Sistemul de operare Windows este produs de firma Microsoft, în variantele: Windows

95, Windows 97, Windows 2000.




Birotică 27

(3) Pentru a introduce un paragraf, poziţ ionaţ i cursorul de inserare înpoziţ ia în care doriţ i să introduceţ i paragraful şi alegeţ i stilul Body TextIndent.

(4) Procedaţ i în acelaşi fel şi pentru introducerea celorlalte stiluri, pentrutitlurile documentului dumneavoastră şi introducerea întregului text aldocumentului.

OBSERVAŢ IE:

Folosirea stilurilor prestabilite de aranjare a textului v ă ajut ă, de exemplu, la crearea cuprinsului documentului dumneavoastr ă. Vom vedea asta mai târziu. Bazându-se pe stilurile de titluri utilizate în document, Word poate realiza o opera ţ ie de c ăutare şi identificare a titlurilor şi a stilurilor folosite în scrierea lor, generând în final cuprinsul documentului: titlurile şi numerele de pagin ă corespunz ătoare.

5. Introduceţ i notele de subsol în documentul dumneavoastră.

REZOLVARE: Pentru a introduce o notă de subsol în documentul dumneavoastră, procedaţ iastfel:

(1) Plasaţ i cursorul de inserare acolo unde doriţ i să introduceţ i nota desubsol.(2) Selectaţ i meniul Insert şi alegeţ i Footnote. Va fi afişată fereastra de

dialog Footnote and Endnote. Dacă Selectaţ i butonul Options, veţ ivedea opţ iunile pe care le puteţ i alege. Setările implicite sunt: notelede subsol vor fi plasate în partea de jos a paginii, numerotarea notelorde subsol va începe de la 1 şi va continua până la sfârşituldocumentului.

(3) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog NoteOptions.

(4) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Footnoteand Endnote şi pentru a introduce nota de subsol.

(5) Cursorul de inserare va fi plasat acolo unde trebuie să introduceţ itextul notei respective.(6) Dacă plasaţ i cursorul mouse-ului pe numărul notei de subsol din text,

va apărea într-o casetă de text, Screen Tips, textul pe care îl coţ inenota de subsol respectivă.

(7) Pentru a înlătura o notă de subsol, selectaţ i pur şi simplu numărulnotei respective din text şi apăsaţ i tasta Delete.

(8) Introduceţ i în aceeaşi manieră toate notele de subsol din document.

6. Numerotaţ i paginile documentului astfel: numerotarea să înceapă peprima pagină de la numărul 3, poziţ ionarea numărului paginii să fie înpartea dreaptă, de sus a paginii.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Page Numbers din meniul Insert. Va apare fereastra de

dialog Page Numbers.(2) În zona de editare Position selectaţ i opţ iunea, Top Of Page (Header)(3) În zona de editare Alignment alegeţ i Right, pentru a alinia numărul

paginii în partea dreaptă a acesteia.(4) Păstraţ i bifată căsuţ a de selecţ ie Show Number On First Page, pentru

ca numărul paginii să apară şi pe prima pagină.(5) Selectaţ i butonul Format. Va apare fereastra de dialog Page Number

Format în care puteţ i seta opţ iuni suplimentare.




28 Birotică

(6) Bifaţ i butonul de opţ iune Start At şi stabiliţ i contorul din casetaalăturată la 3, pentru ca numerotarea paginilor să înceapă de la 3.

(7) Selectaţ i OK, pentru a salva modificările din fereastra de dialog PageNumber Format.

(8) Selectaţ i încă o dată pe OK, pentru a introduce numerotarea paginilor.

7. Introduceţ i un antet de pagină în documentul dumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i opţ iunea Header and Footer din meniul View. Pe ecran va

apărea bara de instrumente pentru antete şi subsoluri de pagină, iarcursorul de inserare va fi plasat în panoul de editare a antetului.

(2) Stilul implicit utilizat pentru introducerea antetului este Header, el vaapărea în rubrica Style din bara de instrumente de formatare. Utilizaţ iacest stil. Introduceţ i textul antetului.

(3) Pentru a elimina un antet, nu trebuie decât să selectaţ i textul din antetşi să apăsaţ i tasta Delete.

(4) Când consideraţ i că antetul arată aşa cum vă doriţ i, Selectaţ i butonulClose, aflat pe bara de instrumente pentru antete şi subsoluri.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i crea anteturi şi subsoluri care s ă alterneze pe paginile pare şi impare,lucru care v ă permite s ă afi şa ţ i texte diferite pentru aceste pagini, în antet sau în subsol. Pute ţ i face acest lucru selectând butonul Page Setup din bara de instrumente pentru antete şi subsoluri şi bifând caseta de selec ţ ie Different Odd And Even în zona Headers And Footers dup ă care selecta ţ i OK. Dac ă bifa ţ i şi caseta de selec ţ ie Different First Page, pute ţ i introduce un alt antet pentru prima pagin ă sau pute ţ i elimina antetul de pe prima pagin ă a documentului.

8. Introduceţ i în document expresia matematică:

REZOLVARE: Generatorul de expresii matematice este o aplicaţ ie, din pachetul Office, carese activează ca orice aplicaţ ie ce furnizează obiecte non-Word într-undocument Word.

Pentru introducerea unei expresii matematice procedaţ i astfel:(1) Poziţ ionaţ i cursorul în document acolo unde doriţ i să fie inserată

expresia şi inseraţ i două rânduri libere, între care va fi inserată expresia.(2) Selectaţ i opţ iunea Object din meniul Insert. Va fi afişată fereastra de

dialog Object.(3) În pagina Create New, alegeţ i din lista de selecţ ie Object type, numele

aplicaţ iei dorite: Microsoft Equation 3.0(4) Bifaţ i caseta de selecţ ie Float over text şi selectaţ i butonul OK.(5) Va fi afişată bara de instrumente a aplicaţ iei Equation şi un cadru în

interiorul căruia puteţ i introduce expresia; folosiţ i butoanele de

q p

q

j

n

m ji

p

i B Aba ⊕=∑

==

1

1




Birotică 29

comandă din bara de instrumente pentru a alege simboluri speciale şidiferite moduri de scriere a caracterelor.

(6) După ce aţ i introdus toată expresia, punctaţ i cu mouse-ul în afaracadrului rezervat expresiei. Veţ i constata că expresia a fost inserată îndocument.

OBSERVAŢ IE: Prin introducerea expresiei generate cu aplica ţ ia Equation în interiorul documentului Word, s-a realizat opera ţ ia de încastrare, specific ă tehnicii OLE (Object Linking and Embeding). Tehnica OLE permite conectarea prin date a dou ă aplica ţ ii, în cazul nostru: Word şi Equation. În cazul opera ţ iei de încastrare, obiectul inserat în documentul Word p ăstreaz ă leg ătura cu aplica ţ ia care l-a generat, în a şa fel încât, prin selectarea obiectului, în vederea modific ării lui, în documentul Word, se activeaz ă, de fapt, aplica ţ ia care a generat obiectul. Modificarea obiectului se face sub controlul acestei aplica ţ ii; la încheierea modific ării, controlul este preluat, din nou, de aplica ţ ia Word. Pentru exemplificare, rezolva ţ i problema urm ătoare.

9. Poziţ ionaţ i expresia introdusă în mijlocul rândului, măriţ i dimensiunea ei şi înlocuiţ i semnul ⊕ cu semnul ⊗.

REZOLVARE: (1) Poziţ ionaţ i cursorul deasupra expresiei şi selectaţ i expresia cu un clic.

Va fi afişat cadrul care delimitează expresia.(2) Forma cursorului, mişcat deasupra cadrului afişat, vă indică operaţ iile

permise:• când cursorul are forma unui semn plus cu săgeţ i la capete,

puteţ i muta expresia, prin tragere cu mouse-ul• când cursorul are forma unei săgeţ i duble, puteţ i modifica poziţ ia

laturilor cadrului, tot prin tragere.(3) Pentru modificarea expresiei, se activează aplicaţ ia Equation, cu dublu

clic deasupra expresiei. Va fi afişată bara cu butoane de comandă ale

aplicaţ iei şi cadrul în interiorul căruia poate fi editată expresia. Puteţ iproceda la modificarea ei.(4) Pentru a încheia editarea expresiei se punctează cu mouse-ul în afara

cadrului de editare.

10. Definiţ i caracterele care marchează o secvenţă de enunţ uri imbricate,cum sunt cele din rezolvarea problemei 9.

REZOLVARE: Aplicaţ ia Word oferă o funcţ ie specilă pentru definirea caracterelor caremarchează enunţ uri imbricate şi gestionarea automată a contorizăriienunţ urilor imbricate.

(1) Selectaţ i Format→Bullets and Numbering la începutul enunţ ului de pe

primul nivel de imbricare.(2) În fereastra Bullets and Numbering selectaţ i pagina de definire a

imbricărilor pe mai multe nivele: Outline Numbered.(3) Alegeţ i unul dintre cadrele din fereastră şi selectaţ i butonul Customize,

care permite definirea caracterelor de imbricare de către utilizator.(4) Pentru nivelul 1 selectat în lista Level, descrieţ i formatul care

marchează acest nivel în rubrica de editare Number format, sub forma:(1).

(5) În rubrica Start at fixaţ i valoarea de la care porneşte numărarea la 1.




30 Birotică

(6) Selectaţ i nivelul 2 în lista Level şi alegeţ i simbolul Bullet • în rubricaNumber style.

(7) Selectaţ i butonul OK din fereastra Customize... şi butonul OK dinfereastra Bullets and Numbering.

(8) În continuare, orice paragraf nou introdus va fi contorizat, automat, peprimul nivel de imbricare. Pentru a trece la nivelul al doilea deimbricare se foloseşte tasta Tab. Pentru a trece de pe nivelul al doilea

pe primul nivel de imbricare, se folosesc tastele Shift+Tab.11. Introduceţ i o subdiviziune (secţ iune) la începutul documentului

dumneavoastră, pentru a introduce pagina de cuprins.

REZOLVARE: (1) Apăsaţ i tastele Ctrl+Home, pentru a vă deplasa la începutul

documentului.(2) Selectaţ i opţ iunea Break din meniul Insert. Va fi afişată fereastra de

dialog Break.(3) În fereastra de dialog Break, în secţ iunea Section Break, bifaţ i butonul

de selecţ ie Next Page, pentru ca secţ iunea care conţ ine textuldocumentului propriu-zis să înceapă pe o pagină nouă.

(4) Secţ iunea introdusă va cuprinde şi ea antetul de pagină şi numărul depagină, la fel ca întregul document. Pentru a înlătura atât antetul cât şinumărul paginii din această secţ iune, selectaţ i Page Numbers dinmeniul Insert iar în fereastra de dialog Page Numbers, deselectaţ icaseta de selecţ ie Show Number On First Page.

OBSERVAŢ IE: Cuprinsul unui document nu trebuie s ă aib ă nici antet, nici subsol. Trebuie s ă îl crea ţ i, deci, într-o alt ă subdiviziune (sec ţ iune) a documentului. O subdiviziune v ă permite s ă aranja ţ i în pagin ă o por ţ iune a documentului dumneavoastr ă, utilizând alte op ţ iuni privind dimensiunea hârtiei, orientarea paginii, marginile paginii, numerotarea paginilor, antetul şi subsolul paginii,

decât în restul documentului. Prin crearea unei subdiviziuni pentru cuprins,paginile acestuia nu vor fi numerotate, în timp ce subdiviziunea ce con ţ ine documentul propriu-zis va avea paginile numerotate.

12. Generaţ i automat cuprinsul documentului.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Ctrl+Home, pentru a reveni la începutul documentului.(2) Introduceţ i de la tastatură titlul CUPRINS cu caractere de 16, bold şi

centrat.(3) Selectaţ i meniul Insert şi alegeţ i opţ iunea Index And Tables. Va fi

afişată pe ecran fereastra de dialog Index And Tables.(4) Selectaţ i eticheta Table Of Contents. Va fi afişată fereastra de dialog

cu acelaşi nume.(5) În lista de selecţ ie Formats, selectaţ i un format de afişare, de exemplu

Distinctive, pentru a alege modelul prestabilit pentru cuprins. Veţ ivedea efectul alegerii făcute în zona de previzualizare.

(6) Programaţ i numărul de nivele de afişare a cuprinsului în caseta ShowLevels, la valoarea dorită. Prin intermediul acestei opţ iuni se indică ceşi câte stiluri de titluri se utilizează pentru cuprins.

(7) Selectaţ i butonul OK. Va fi generat, în mod automat, cuprinsuldocumentului.




Birotică 31

13. Marcaţ i intrările de index pentru a crea automat tabelul de index aldocumentului dumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i cuvântul sau expresia pe care vreţ i să o marcaţ i ca intrare de

index.(2) Apăsaţ i tastele Alt+Shift+X sau selectaţ i Insert→Index and Tables şi

butonul de comandă Mark Entry, pentru a deschide fereastra de dialogMark Index Entry, în care va fi afişat cuvântul sau expresia selectate.

(3) Selectaţ i butonul Mark pentru a marca instanţ a curentă a cuvântuluisau a expresiei respective sau selectaţ i butonul Mark All ca să marcaţ itoate apariţ iile acesteia în document.• Pentru crearea unei intrări secundare (subintrări) în index, verificaţ i

dacă intrarea principală corectă este afişată în rubrica Main Entryşi introduceţ i intrarea secundară în rubrica Subentry.

• Pentru crearea unei referinţ e la o altă intrare de index, selectaţ ibutonul de opţ iune Cross-reference şi introduceţ i numele intrăriireferite, după cuvântul See (pe care îl puteţ i înlocui cu alt cuvânt,de exemplu Vezi şi:).

(4) Fereastra de dialog Mark Index Entry rămâne deschisă până când o închideţ i dumneavoastră, astfel încât puteţ i adăuga intrări secundare şireferinţ e încrucişate la intrarea principală.

(5) Repetaţ i etapele 1-4 pentru restul intrărilor de index din document.

14. După ce aţ i marcat intrările de index, inseraţ i indexul în documentuldumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Ctrl+End pentru a vă plasa la sfârşitul documentului şi apoi

selectaţ i Ctrl+Enter pentru a insera o nouă pagină în document, astfel încât indexul să fie scris pe pagină nouă.

(2) Scrieţ i titlul INDEX, formatat cu stilul Heading1.

(3) Plasaţ i cursorul de inserare acolo de unde doriţ i să înceapă introducerea indexului.(4) Selectaţ i Index And Tables din meniul Insert. Va fi afişată fereastra de

dialog Index And Tables.(5) Selectaţ i eticheta Index pentru a afişa prima pagină a ferestrei de

dialog.(6) Selectaţ i tipul de index pe care vreţ i să îl creaţ i: modelul Indented este

mai uşor de citit iar modelul Run-In ocupă mai puţ in spaţ iu. Alegeţ imodelul Indented.

(7) Din rubrica de listare Formats selectaţ i stilul indexului şi anumeClassic. Veţ i obţ ine o imagine a acestui stil în zona de previzualizare.

(8) Precizaţ i numărul de coloane pe care vreţ i să fie aranjat indexul în

rubrica Columns. Stabiliţ i acest număr la 2, acesta fiind numărul decoloane utilizate de obicei pentru editarea indexului.

(9) Selectaţ i OK pentru a insera indexul. Aplicaţ ia Word va repaginadocumentul şi va introduce indexul.

ATEN Ţ IE: Dac ă face ţ i modific ări în document, trebuie s ă actualiza ţ i indexul. Pute ţ i face acest lucru la fel ca în cazul tabelului de cuprins astfel: executa ţ i clic dreapta pe index şi alege ţ i Update Fields din meniul de context.

OBSERVAŢ IE:




32 Birotică

Urmeaz ă o serie de probleme cu ajutorul c ărora ve ţ i crea pagina de titlu pentru documentul dumneavoastr ă.

15. Introduceţ i un antet cu numele instituţ iei unde activaţ i dumneavoastră,utilizând fontul Times New Roman cu dimensiunea de 10. Adăugaţ ichenar şi umbră titlurilor respective, după modelul:

UNIVERSITATEA "DUNĂREA DE JOS" GALAŢI

FACULTATEA DE TIINŢE ECONOMICE I ADMINISTRATIVEREZOLVARE:

(1) Tastaţ i Ctrl+Home pentru a vă deplasa la începutul documentului.(2) Introduceţ i o întrerupere de subdiviziune cu opţ iunea

Insert→Break→Next Page.(3) Tastaţ i din nou Ctrl+Home, pentru a vă deplasa la începutul

documentului.(4) Din bara de instrumente alegeţ i stilul Normal, fixaţ i dimensiunea

caracterelor la 10 şi selectaţ i butonul Bold pentru a scrie caracterele îngroşate.

(5) Selectaţ i numele universităţ ii şi selectaţ i opţ iunea Borders And

Shading din meniul Format. Va fi afişată fereastra de dialog BordersAnd Shading.(6) În pagina Borders, selectaţ i tipul de chenar (bordură) Shadow din zona

Setting. Veţ i vedea efectele setărilor făcute în zona de previzualizare aferestrei de dialog.

(7) În lista de editare Style alegeţ i linia continuă, în caseta Width, stabiliţ igrosimea liniei chenarului la ¾ puncte, iar în rubrica de selecţ ie Applyto alegeţ i text.

(8) Selectaţ i eticheta Shading pentru a stabili umbra adăugată chenarului.În rubrica de listare Style alegeţ i tipul de umbră 20%, iar în rubrica deselecţ ie Apply to alegeţ i text.

(9) Selectaţ i butonul OK.

(10) Procedaţ i în aceeaşi manieră şi cu titlul facultăţ ii.16. Introduceţ i titlul documentului utilizând efectele speciale oferite de

programul Word pentru crearea de cuvinte artistice.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Drawing din bara de instrumente. Va fi afişată bara

de instrumente Drawing.(2) În această bară, selectaţ i butonul Insert WordArt. Puteţ i de asemenea

să selectaţ i meniul Insert şi să alegeţ i Picture→WordArt. Va fi afişată ofereastră de dialog în care sunt prezentate mai multe stiluri de scriere.Selectaţ i stilul care vi se pare cel mai potrivit.

(3) Selectaţ i butonul OK. Va fi afişată o nouă casetă de dialog Edit

WordArt Text, în care puteţ i modifica fontul, dimensiunea şi tipul deafişare a caracterelor.

(4) Introduceţ i primul cuvânt al titlului şi selectaţ i butonul OK. Cuvântul vafi inserat în document.

(5) Procedaţ i în acelaşi fel cu toate cuvintele titlului.(6) Pentru aranjarea cuvintelor în pagină, selectaţ i un cuvânt şi deplasaţ i-l

în pagină cu ajutorul tastelor direcţ ionale până când cuvântul ajunge înpoziţ ia dorită.

(7) După ce aţ i terminat, selectaţ i butonul de închidere al barei deinstrumente Drawing pentru a o înlătura de pe ecran.




Birotică 33

17. Inseraţ i o imagine sub titlul din documentul dumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Plasaţ i cursorul de inserare acolo unde doriţ i să inseraţ i imaginea.(2) Selectaţ i opţ iunea Picture din meniul Insert şi apoi Selectaţ i ClipArt din

submeniul care apare. Va fi afişată fereastra de dialog Insert ClipArt.(3) În această fereastră selectaţ i grupul de imagini dorit, de exemplu:

Academic. Va apare o nouă fereastră de dialog, în care suntprezentate toate clipurile (imaginile) acestui grup.

(4) Selectaţ i imaginea dorită şi apoi butonul Insert. Imaginea va fi astfelinserată în documentul dumneavoastră. Înainte de inserare, imagineapoate fi mărită setând caseta de selecţ ie Magnify.

(5) Pentru a micşora dimensiunea imaginii, o selectaţ i, în document, şi, cuajutorul mouse-ului, trageţ i de colţ ul din dreapta jos, până cândimaginea ia dimensiunea dorită.

(6) Puteţ i stabili dimensiunea imaginii şi astfel: executaţ i dublu clic peimagine pentru a afişa fereastra de dialog Format Picture şi Selectaţ ieticheta Size. Stabiliţ i în această casetă dimensiunea imaginiidumneavoastră.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i s ă crea ţ i în Word propriile dumneavoastr ă desene, folosind butoanele de pe bara de instrumente Drawing. Selecta ţ i butonul Drawing de pe bara de instrumente standard pentru a afi şa bara de instrumente Drawing pe ecran.Pentru a desena, folosi ţ i butoanele Line, Arrow, Rectangle sau Oval. De asemenea, pute ţ i s ă selecta ţ i butonul AutoShapes pentru a afi şa un meniu care con ţ ine mai multe op ţ iuni ce v ă ofer ă posibilitatea s ă crea ţ i o varietate de forme mult mai complexe. Apoi, pute ţ i s ă folosi ţ i butoanele care au mai r ămas, ca s ă modifica ţ i desenul dumneavoastr ă în diferite moduri, de exemplu, s ă-i schimba ţ i culoarea şi orientarea.

OBSERVAŢ IE1:

Tocmai a ţ i creat un document de mari dimensiuni! Ordinea în care trebuie asamblat un astfel de document este: pagina de titlu, cuprinsul, corpul documentului, bibliografia şi indexul.

18. Salvaţ i documentul creat într-un fişier cu denumirea Docmare.doc îndosarul Exerciţ ii, astfel încât documentul să aibă ataşate informaţ ii deidentificare.

REZOLVARE: Pentru a insera informaţ iile de identificare ale unui document, procedaţ iastfel:

(1) Selectaţ i File→Properties şi alegeţ i pagina Summary.(2) Completaţ i rubricile de editare afişate: Title, pentru titlul documentului,

Subject, cu subiectul documentului, pe scurt, Author, cu numeleautorului, etc.(3) Pentru a alege numele documentului şi dosarul în care va fi salvat

documentul, selectaţ i File→Save As.(4) Faceţ i alegerea potrivită pentru dosar, în rubrica de selecţ ie Save In, şi

definiţ i numele fişierului în care va fi salvat documentul, în rubrica Filename.

(5) Selectaţ i butonul Save.

OBSERVAŢ IE1:




34 Birotică

Informa ţ iile de identificare sunt afi şate în help-ul de context al fi şierului în care este memorat documentul, în fereastra aplica ţ iei Explorer.

OBSERVAŢ IE2: Alegând în rubrica de selec ţ ie Save as type, un alt tip de document decât cel implicit, poate fi creat un fi şier specific unei alte aplica ţ ii. Se realizeaz ă,astfel, exportul unui document Word c ătre alt ă aplica ţ ie. De exemplu, pot fi create fi şiere în format HTML, alegând acest format din lista derulant ă.

OBSERVAŢ IE3: Un document Microsoft Word poate fi transformat în formatul HTML şi prin selectarea op ţ iunii File →Save As HTML.


1. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogPage Setup; utilizaţ i pentru aceasta şi help-ul contextual, activat prinexecutarea unui clic dreapta pe opţ iunea despre care doriţ i informaţ ii.(File→Page Setup)

2. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogParagraph. (Format→Paragraph)

3. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogStyle. (Format→Style)

4. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor butoanelor din bara de instrumentepentru antete şi subsoluri. (View→Header And Footer)

5. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogBorder And Shading. (Format→Border And Shading)

6. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogBullets and Numbering. (Format→ Bullets and Numbering)

7. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor butoanelor din bara de instrumenteWordArt care apare la inserarea unui astfel de cuvânt într-un document.(View→Toolbar→WordArt)

8. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor butoanelor din bara de instrumentePicture care apare la inserarea unei imagini din Clip Gallery îndocumentul dumneavoastră. (View→Toolbar→Picture)

9. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor butoanelor din bara de instrumentepentru desenare Drawing. (View→Toolbar→Drawing)

11. Răspundeţ i la următoarele întrebări:• Cum redimensionaţ i o imagine?• Cum introduceţ i o expresie matematică într-un document?• Care este comanda pentru crearea cuprinsului unui document?• Cum determină automat programul Word conţ inutul cuprinsului?

• Ce operaţ iune trebuie să efectuaţ i pentru ca programul Word să poată crea indexul pentru documentul dumneavoastră?• Care este comanda pentru crearea indexului unui document?• Pentru ce sunt utilizate stilurile?• Care este ordinea în care trebuie asamblate părţ ile componente

ale unui document de mari dimensiuni?12. Redactaţ i o pagină de manual, cu antetul de pagină conţ inând titlul cărţ ii,

cu o notă de subsol şi cu numărul paginii 120, afişat în centrul rânduluide sfârşit de pagină; să se vizualizeze pagina astfel realizată.




Birotică 35

13. Redactaţ i o pagină de bibliografie cu titlurile de carte precedate de opictogramă în formă de carte şi cu numărul paginii 200, poziţ ionat îndreapta rândului, în partea de jos a paginii; să se vizualizeze rezultatul.

14. Scrieţ i un referat cu un conţ inut de 3 pagini, utilizând spaţ ierea la 2rânduri, antetele de pagină şi notele de subsol. Numerotaţ i paginiledocumentului, începând de la pagina a doua, poziţ ionând numerelepaginii jos, în partea dreaptă. Creaţ i bibliografia referatului, folosind

informaţ iile din notele de subsol. Includeţ i, de asemenea, cuprinsul şipagina de titlu. Creaţ i stilurile corespunzătoare de aranjare a textului,care să vă permită aranjarea rapidă în pagină a raportului.

1.5. Lucrul cu coloane şi tabele


1. Deschideţ i un document Word, în care aveţ i memorat un text, saudeschideţ i un document nou şi introduceţ i un text, asigurându-vă că textulconţ ine 2 titluri.

2. Aranjaţ i textul dintre primul titlu şi al doilea, pe 3 coloane, de dimensiuniegale, aflate la distanţ a de 1cm una faţă de cealaltă.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i textul dintre cele două titluri şi selectaţ i opţ iunea Columns din

meniul Format. Va fi afişată pe ecran fereastra de dialog Columns.(2) Alegeţ i numărul de coloane pe care vreţ i să le creaţ i, selectând butonul

Three, dintre butoanele prestabilite Presets, pentru a crea 3 coloane,sau introduceţ i numărul 3 în caseta Number Of Columns. Acesteopţ iuni sunt dependente una de cealaltă. În zona de previzualizare veţ ivedea efectele tuturor setărilor făcute.

(3) Pentru a crea coloane de dimensiuni egale aveţ i grijă să bifaţ i caseta

de selecţ ie Equal Column Width, dacă aceasta nu este bifată deja.(4) În caseta Spacing din zona Width And Spacing, stabiliţ i distanţ a întrecoloane la 1cm.

(5) În rubrica de editare Apply To, selectaţ i opţ iunea Selected Text pentruca setările făcute să fie aplicate doar textului selectat.

(6) Selectaţ i butonul OK ca să închideţ i fereastra de dialog Columns.

ATEN Ţ IE: Textul este afi şat pe coloane numai în modurile de afi şare Layout şi Print Preview. În modurilor de afi şare Outline şi Normal, împ ăr ţ irea textului pe coloane nu este evident ă. Pentru a schimba modul de afi şare al unui document, folosi ţ i butoanele aflate jos, în partea stâng ă a barei de derulare

orizontal ă, sau op ţ iunile meniului View. 3. Aranjaţ i textul de după al doilea titlu, pe două coloane, astfel: prima

coloană, cea din stânga, să fie mai mică iar între coloane afişaţ i o linie dedemarcaţ ie.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i textul de după al doilea titlu şi selectaţ i opţ iunea Columns din

meniul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Columns.(2) Selectaţ i butonul Left din zona Presets. Cu această setare, coloana din

stânga este mai îngustă decât cea din dreapta.




36 Birotică

(3) Bifaţ i caseta de validare Line Between pentru a afişa o linie dedemarcaţ ie între cele două coloane.

(4) Selectaţ i butonul OK ca să închideţ i fereastra de dialog Columns şi să creaţ i coloanele stabilite.

(5) Veţ i vedea că textul nu apare afişat pe două coloane aşa cum vă aşteptaţ i. Pentru aceasta, trebuie să închideţ i secţ iunea(subdiviziunea) pe care programul Word a introdus-o, când aţ i încercat

să definiţ i un alt număr de coloane pentru textul din acelaşi document.(6) Plasaţ i cursorul de inserare la sfârşitul textului pe care vreţ i să-l scrieţ i

pe două coloane şi Selectaţ i opţ iunea Break din meniul Insert. Înfereastra de dialog Break bifaţ i butonul de opţ iune Continuous dinzona Section Break Types, pentru ca noua sec ţ iune să înceapă chiarde la poziţ ia cursorului de inserare.

(7) Pentru a vizualiza întreruperile de secţ iuni, selectaţ i butonulShow/Hide.

OBSERVAŢ IE: Aplica ţ ia Word folose şte sec ţ iunile, pentru separarea textului aranjat pe un num ăr diferit de coloane, de restul documentului. Dac ă tot documentul este

scris pe acela şi num ăr de coloane, Word nu folose şte întreruperi de sec ţ iune,dar dac ă textul con ţ ine atât text scris pe o coloan ă, cât şi text scris pe dou ă coloane, textul scris pe o coloan ă va fi separat printr-o întrerupere de pagin ă de textul scris pe dou ă coloane.

4. Modificaţ i numărul de coloane dintr-o secţ iune.

REZOLVARE: (1) Plasaţ i cursorul de inserare în secţ iunea respectivă sau, dacă doriţ i să

modificaţ i numărul de coloane pentru o anumită porţ iune de text,selectaţ i textul respectiv.

(2) Selectaţ i Format→Columns şi modificaţ i coloanele aşa cum aţ i făcut laproblemele precedente.

(3) Puteţ i, de asemenea, să selectaţ i butonul Columns din bara deinstrumente standard şi să trageţ i cursorul către dreapta, peste grilacare apare, până când acoperiţ i numărul de coloane în care vreţ i să împărţ iţ i textul. În acest caz, vor fi utilizate setările implicite pentruformatarea coloanelor.

5. Salvaţ i documentul astfel creat în fişierul Coloane.doc, în dosarulExercitii.

6. Deschideţ i un nou document în care inseraţ i un tabel format din 4 coloaneşi 6 rânduri (linii).

REZOLVARE: (1) Plasaţ i cursorul de inserare acolo unde doriţ i să includeţ i tabelul.(2) În continuare, procedaţ i în una din următoarele modalităţ i:

•••• Inseraţ i rapid tabelul, folosind butonul Insert Table din bara deinstrumente standard astfel: selectaţ i acest buton şi trageţ icursorul către dreapta peste grila care apare, până când selectaţ iun tabel cu 4 coloane şi 6 rânduri, după care eliberaţ i butonulmouse-ului. Dezavantajul acestei metode este că nu puteţ i creatabele de mari dimensiuni.

•••• Puteţ i să inseraţ i tabelul şi selectând comanda Insert→Table, apoiprecizând, în fereastra de dialog Insert Table, numărul de coloane




Birotică 37

dorit, în caseta Number Of Columns, numărul de linii dorit, încaseta Number Of Rows şi lăţ imea unei coloane în caseta ColumnWidth.

•••• Puteţ i crea şi formata automat tabelul astfel: selectaţ i butonulAutoFormat din fereastra de dialog Insert Table. Folosiţ i zona delistare Formats şi zona de previzualizare pentru a alege formatulcare se potriveşte cel mai bine cu tabelul pe care vreţ i să îl creaţ i.

7. Introduceţ i, în prima linie a tabelului, titlurile coloanelor astfel: nume,prenume, nota1, nota2 şi completaţ i restul tabelului cu înregistrări.

REZOLVARE: Introducerea textului în tabel se face foarte simplu. Poziţ ionaţ i cursorul deinserare în interiorul celulei în care doriţ i să introduceţ i textul şi apoiintroduceţ i textul ca în orice document Word. Pentru a trece la celulaurmătoare, selectaţ i-o cu mouse-ul sau apăsaţ i una din tastele: Tab sausăgeata corespunzătoare.

8. Adăugaţ i tabelului o coloană în care veţ i calcula media celor două note:nota1 şi nota2 pentru fiecare student. Intitulaţ i această coloană, media.

REZOLVARE: (1) Poziţ ionaţ i cursorul de inserare în coloana în stânga căreia doriţ i să

inseraţ i noua coloană. În cazul dumneavoastră, poziţ ionaţ i cursorul înultima coloană a tabelului. Selectaţ i coloana aleasă:

• punctând deasupra coloanei, atunci când cursorul mouse-uluiare aspectul unei săgeţ i îngroşate

• selectând Table→Select Column(2) Selectaţ i Table→Inset Column. Noua coloană va fi inserată în stânga

coloanei selectate. Coloana media , va trebui să fie ultima din tabel, deaceea veţ i face în continuare modificări.

(3) Selectaţ i ultima coloană a tabelului, nota2 .(4) Selectaţ i butonul Copy, din bara de instrumente, pentru a copia

coloana selectată în memoria temporară Clipboard.(5) Plasaţ i din nou cursorul în coloana pe care tocmai aţ i copiat-o şi

selectaţ i butonul Paste din bara de instrumente. Coloana copiată înmemoria Clipboard va fi introdusă în tabelul dumneavoastră.

(6) Selectaţ i din nou ultima coloană a tabelului, nota2 . Selectaţ iTable→Delete Columns, pentru a înlătura această coloană din tabel.Acum tabelul arată aşa cum vă doreaţ i.

(7) Era mai uşor dacă, în loc de copiere şi ştergere conţ inut, pentru ultimacoloană, aţ i fi realizat mutarea ultimei coloane în penultima.

(8) În prima celulă a coloanei nou inserate, introduceţ i titlul acesteia,respectiv, media .

9. Aliniaţ i textul celulelor din coloanele nume şi prenume la dreapta şicentrat faţă de marginile de sus şi de jos ale celulei iar cifrele dincoloanele nota1 şi nota2, aliniaţ i-le la stânga şi centrat faţă de marginilede sus şi de jos ale celulei. Titlurile coloanelor cetraţ i-le atât pe orizontală cât şi pe verticală.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i cele două coloane ale tabelului, nume şi prenume , cu

excepţ ia titlurilor coloanelor, deci începând de la al doilea rând.




38 Birotică

(2) Executaţ i clic dreapta pe coloanele selectate, alegeţ i opţ iuneaAlignment şi selectaţ i opţ iunea Center Verticaly; pentru alinierea peorizontală, folosiţ i butoanele de aliniere a textului din bara deinstrumente de formatare a textului (Align Right, în cazul nostru).

(3) Selectaţ i coloanele care conţ in cifre, inclusiv coloana nou introdusă,media .

(4) Executaţ i acelaşi set de operaţ ii ca la punctul 2, cu deosebirea că veţ i

alege butonul Align Left pentru alinierea pe orizontală.(5) Selectaţ i primul rând al tabelului.(6) Executaţ i clic dreapta pe rândul selectat, alegeţ i Alignment şi selectaţ i

butonul Align Center, în ambele cazuri.

10. Împărţ iţ i în două celulele nume şi prenume, pentru a introduce deasupralor o celulă care să le unească pe amândouă şi în care să introduceţ i titlul,student.

REZOLVARE: Poate enunţ ul problemei nu este prea clar, dar urmaţ ii paşii prezentaţ i încontinuare şi veţ i observa efectele:

(1) Selectaţ i celulele nume şi prenume şi selectaţ i Table→Split Cells. Va fi

afişată pe ecran fereastra de dialog Split Cells.(2) Stabiliţ i contorul din caseta Number Of Columns la 2 iar pe cel din

caseta Number Of Rows la 2, pentru ca celulele respective să fie împăţ ite în două rânduri.

(3) Anulaţ i marcajul din caseta de selecţ ie Merge Cells Before Split,pentru ca cele două celule să nu fie unite.

(4) Selectaţ i butonul OK. Veţ i vedea că cele două celule au fost împărţ itepe două rânduri.

(5) Selectaţ i titlul primei coloane, nume , şi selectaţ i butonul Cut din barade instrumente. Titlul va fi copiat în memoria Clipboard şi şters dincelulă.

(6) Poziţ ionaţ i cursorul de inserare în cea de a doua celulă a primeicoloane şi selectaţ i butonul Paste din bara de instrumente. Titlul copiat în Clipboard va fi inserat în această celulă.

(7) Procedaţ i similar şi pentru coloana prenume .(8) Selectaţ i cele două celule aflate deasupra celulelor nume şi prenume ,

şi selectaţ i Table→Merge Cells. Linia de separare a celor două celuleva fi înlăturată şi celulele vor fi unite într-una singură.

(9) Introduceţ i în această celulă titlul student . Aveţ i grijă ca şi acest titlu să fie aliniat ca celelalte titluri.

11. Faceţ i setările necesare pentru ca programul Word să stabilească automat dimensiunea celulelor în funcţ ie de conţ inutul acestora.

REZOLVARE: Acest lucru se poate face foarte uşor plasând cursorul de inserare îninteriorul tabelului şi selectând Table→AutoFit→AutoFit To Contents.

Încercaţ i şi celelalte opţ iuni ale comenzii AutoFit şi observaţ i efectele.

Puteţ i dimensiona manual lăţ imea coloanelor, înălţ imea rândurilor precum şidimensiunea celulelor, în paginile Column, Row şi Cell ale ferestrei de dialogTable Properties.

12. Calculaţ i media notelor pentru fiecare student în coloana media.

REZOLVARE:




Birotică 39

(1) Poziţ ionaţ i cursorul de inserare în prima celulă a coloanei media.(2) Selectaţ i comanda Table→Formula. Va fi afişată pe ecran fereastra de

dialog Formula. În aceasta sunt incluse formule matematice.(3) tergeţ i textul din zona de editare, lăsând doar semnul egal.(4) Din rubrica de selecţ ie Paste Function, selectaţ i Average. Aceasta este

funcţ ia care calculează media.(5) Ca parametru, între parantezele funcţ iei introduceţ i Left sau

identificatorii celor două celule, astfel: C3:D3. Astfel, funcţ ia va calculamedia numerelor din stânga celulei în care se află cursorul deinserare.

(6) Selectaţ i butonul OK.(7) Pentru a calcula media şi în celelalte celule, plasaţ i cursorul de

inserare în celulă şi Selectaţ i comada Edit→Repeat Formula sautastaţ i Ctrl+Y.

(8) Repetaţ i pasul 7 până când calculaţ i toate mediile.

ATEN Ţ IE: Dup ă ce a ţ i ad ăugat o formul ă într-un tabel Word, dac ă schimba ţ i datele din celule sau dac ă ad ăuga ţ i sau şterge ţ i un rând, calculele vor trebui s ă fie

actualizate. Pentru aceasta, selecta ţ i câmpul cu formula de calcul şi ap ăsa ţ i tasta F9. Dac ă tabelul dumneavoastr ă con ţ ine o formul ă care se refer ă la anumite celule, trebuie s ă deschide ţ i fereastra de dialog Formula şi s ă modifica ţ i manual identificatorii de celule, pentru a actualiza calculele.

13. Adăugaţ i chenare şi umbre tabelului dumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i capul de tabel şi selectaţ i comanda Borders And Shading din

meniul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Borders And Shading.(2) În pagina Borders, selectaţ i butonul All din zona Setting pentru ca

setările să se aplice tuturor liniilor din zona selectată.(3) În caseta Width stabiliţ i grosimea liniilor la 1½ puncte.

(4) Selectaţ i eticheta Shading şi selectaţ i în rubrica Style tipul de umbră 10%.(5) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog şi a adăuga

chenarul şi umbra capului de tabel.(6) Selectaţ i acum conţ inutul tabelului şi procedând ca mai sus, stabiliţ i

grosimea liniilor la 1 punct şi alegeţ i tipul de umbră 5%.

14. Sortaţ i datele tabelului, în ordinea descrescătoare a mediilor, iar pentrustudenţ ii cu aceeaşi medie, stabiliţ i drept criteriu de sortare, ordineaalfabetică a numelui.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i conţ inutul tabelului (fără capul de tabel). Faceţ i acest lucru

deoarece capul de tabel conţ ine o celulă Merge Cell iar ProgramulWord nu poate să sorteze tabele care conţ in astfel de celule.(2) Selectaţ i comanda Sort din meniul Table. Va fi afişată fereastra de

dialog Sort.(3) În rubrica de editare Sort By, Selectaţ i Column5 după care Selectaţ i

butonul Descending, pentru a stabili ordinea sortării pentru primulcriteriu de sortare.

(4) În rubrica de editare Then By, Selectaţ i Column1. Ordinea implicită asortării este Ascending. Păstraţ i-o.




40 Birotică

(5) Aveţ i grijă să fie bifată caseta de validare No Header Row pentru că altfel, prima înregistrare a tabelului dumneavoastră va fi considerată cap de tabel şi nu va fi luată în considerare la sortarea înregistrărilor.

(6) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog şi a sortatabelul.

15. Reprezentaţ i datele din tabel sub formă de diagramă.

REZOLVARE: Urmaţ i paşii prezentaţ i în continuare, pentru a reprezenta grafic datele dintabelul dumneavoastră:

(1) Selectaţ i din tabel toate rândurile de la rândul trei până la rândul 6,deci mai puţ in rândul care conţ ine titlurile şi Selectaţ i butonul Copy dinbara de instrumente.

(2) Din meniul Insert alegeţ i opţ iunea Object. Se va deschide fereastra dedialog Object.

(3) Din zona de listare Object Type, selectaţ i opţ iunea Microsoft Graph2000 Chart şi selectaţ i butonul OK. Programul încarcă aplicaţ ia Graphcare va afişa pe ecran o diagramă într-un format predefinit.

(4) Selectaţ i foaia de calcul cu sursa de date pentru diagrama respectivă şi butonul Paste din bara de instrumente. Datele tabeluluidumneavoastră vor fi introduse în această foaie de calcul şi totdodată vor fi reprezentate în diagrama alăturată. În continuare veţ i mai facecâteva modificări pentru ca diagrama să arate cât mai bine.

(5) Selectaţ i coloana de prenume în foaia de calcul, executaţ i clic dreaptape ea şi alegeţ i Delete din meniul care apare. Astfel, coloana prenumenu va mai fi reprezentată în diagramă.

(6) În locul titlurilor de coloană 2th Qtr, 3th Qtr, 4th Qtr introduceţ i nota1,nota2 respectiv media. Selectaţ i pur şi simplu celula respectivă şiintroduceţ i noul text.

(7) Selectaţ i butonul Close al foii de calcul. Puteţ i lucra cu diagrama numaidacă este selectată. Dacă din greşeală aţ i executat un clic în afaradiagramei, executaţ i dublu clic pe ea pentru a o selecta din nou şipentru a reactiva programul Graph.

(8) Pentru a schimba tipul diagramei, Selectaţ i Chart Type din meniulChart şi, în fereastra de dialog care se deschide, selectaţ i primul tip dediagramă de tip Column, pentru a înlocui diagrama de tip 3-D cu odiagramă de tip 2-D.

(9) Selectaţ i OK.

16. Adăugaţ i un titlu diagramei dumneavoastră: Situaţ ia colară Anuală şisubtitlul 2001-2002. Încadraţ i diagrama într-un chenar.

REZOLVARE: (1)

Selectaţ i diagrama.(2) Selectaţ i opţ iunea Chart Option din meniul Chart. Va fi afişată fereastra de dialog Chart Option.

(3) Selectaţ i eticheta Titles, selectaţ i caseta de editare Chart Title şiintroduceţ i textul titlului. Selectaţ i OK.

(4) Dacă titlul nu încape pe o singură linie, selectaţ i-l şi micşoraţ idimensiunea fontului, astfel încât acesta să încapă pe o singură linie.

(5) Vă poziţ ionaţ i cu prompterul la sfârşitul titlului, apăsaţ i Enter şi scrieţ i2001-2002.




Birotică 41

(6) Pentru a muta diagrama, derulaţ i conţ inutul ferestrei până cănd vedeţ imarcajele de paragrafe goale de sub diagramă. Executaţ i clic osingură dată pe diagramă şi trageţ i cursorul de inserare în faţ a primuluimarcaj de paragraf dispus sub diagramă. Eliberaţ i butonul mouse-uluişi diagrama se va muta în noua poziţ ie.

(7) Pentru a alinia diagrama la tabelul de mai sus, având diagramaselectată, trageţ i de marcajul triunghiular superior din extremitatea

stângă a riglei orizontale.(8) Pentru a adăuga un chenar diagramei, selectaţ i-o şi selectaţ i opţ iunea

Borders And Shading din meniul Format.(9) Selectaţ i butonul Box în zona Settings, selectaţ i linia simplă dintre

opţ iunile Style, iar din rubrica Width alegeţ i dimensiunea 2½ pt.Selectaţ i butonul OK.

17. Transformaţ i tabelul tocmai creat în text; anulaţ i transformarea.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i tabelul cu comanda Table→Select Table sau ţ ineţ i apăsată

tasta Alt şi executaţ i dublu clic pe tabel.(2) Selectaţ i Table→Convert Table To Text. Va apărea fereastra de dialog

Convert Table To Text.(3) Dacă vreţ i, schimbaţ i opţ iunea de separare a textului celulelor, din

grupul Separate Text With.(4) Selectaţ i OK.(5) Pentru a anula acţ iunea de transformare a tabelului în text, selectaţ i

butonul Undo din bara de instrumente.

OBSERVAŢ IE: Este posibil ă şi opera ţ ia invers ă, de transformare a unui text în tabel. Pentru a transforma într-un tabel un text obi şnuit, separat de tabulatoare, selecta ţ i textul respectiv şi butonul Insert Table de pe bara de instrumente. Dac ă textul este separat de alte caractere decât tabulatoarele, selecta ţ i textul şi

alege ţ i din meniul Table op ţ iunea Convert Text To Table, indica ţ i num ărul de coloane şi modul în care este separat ă informa ţ ia, şi apoi Selecta ţ i OK.


1. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogTable Formula.

2. Experimentaţ i funcţ ionalităţ ile tuturor opţ iunilor din fereastra de dialogChart Options.

3. Prezentaţ i toate modurile în care puteţ i redimensiona o coloană respectivo linie într-un tabel.

4. Prezentaţ i toate modurile în care puteţ i selecta un tabel în întregime, o

linie într-un tabel, o coloană într-un tabel.5. Să se scrie, într-un tabel, catalogul grupei şi să se înlocuiască toate

apariţ iile numelui Mihai cu numele Ion şi toate apariţ iile iniţ iale alenumelui Ion cu numele Mihai.

6. Generaţ i un tabel cu patru linii, care să includă date despre: nr.crt.,denumire articol, data vânz ării, pre ţ de vânzare, num ăr buc ăţ i ; poziţ ionaţ iconţ inutul tabelului în centrul coloanelor; textul nr.crt. să fie afişat de jos în sus, pe verticală; adăugaţ i o coloană valoare în care calculaţ i valoareavânzărilor şi adăugaţ i un rând de total în care calculaţ i valoarea totală avânzărilor.




42 Birotică

7. Reprezentaţ i grafic valoarea vânzărilor pentru fiecare articol din tabelulprecedent; adăugaţ i un titlu pentru diagramă, încadraţ i acest titlu într-unchenar şi coloraţ i în galben fundalul chenarului astfel creat; adăugaţ i câteun titlu şi pentru axa X şi axa Y a diagramei, pe care, de asemena, încadraţ i-le şi coloraţ i fundalul în culoarea galbenă; poziţ ionaţ i diagrama în dreapta tabelului.

8. Generaţ i un tabel cu trei linii, care să includă date despre vânzările unui

articol: num ăr curent, data vânz ării, num ăr buc ăţ i, pre ţ de vânzare ; încadraţ i capul tabelului într-un chenar dublu; ordonaţ i datele din tabel înordine crescătoare, după data vânzării şi după numărul de bucăţ ivândute; stabiliţ i şi afişaţ i numărul maxim şi numărul minim de bucăţ ivândute; valoarea minimă să fie scrisă pe un fundal de culoare roşie iarvaloarea maximă să fie scrisă pe un fundal de culoare albastră; afişaţ icapul de tabel cu un chenar dublu.

9. Reprezentaţ i grafic, într-un mod cât mai sugestiv, datele din tabelul creatla problema precedentă; încadraţ i diagrama într-un chenar şi stabiliţ i untitlu, subtitlu şi un fundal pentru diagrama respectivă; poziţ ionaţ idiagrama la o distanţă de trei paragrafe faţă de tabel; vizualizaţ i tabelul şidiagrama asociată.

10. Introduceţ i într-un document Word o pagină de text; aranjaţ i o parte dinacest text pe două coloane egale ca dimensiune şi despărţ ite de o linie;o altă parte de text pe trei coloane astfel încât coloanele din margine să aibă aceeaşi dimensiune iar coloana din mijloc să fie mai mare, iardistanţ a între coloane de 1.5cm; restul textului aranja ţ i-l din nou pe două coloane, de data aceasta, de dimensiuni diferite.

1.6. Compunerea mesajelor poştale

1.6.1.Probleme rezolvate

În acest capitol, veţ i folosi funcţ ia aplicaţ iei Word de generare a unui flux descrisori, pornind de la un document principal (formularul de scrisoare), careconţ ine date variabile ce sunt preluate automat dintr-o sursă de date.Procedeul de generare a fluxului de scrisori se bazează pe fuziuneadocumentului principal cu sursa de date. Similar, se pot crea şi plicurile cuadrese pentru aceste scrisori.

1. Creaţ i documentul principal, formularul de scrisoare.

REZOLVARE: (1) Din meniul File alegeţ i opţ iunea New. Selectaţ i eticheta Letters &

Faxes şi apoi executaţ i dublu clic pe pictograma şablonului Elegant

Letter. Puteţ i alege, bineînţ eles, şi alt model de scrisoare, noi am optat însă pentru acesta.(2) Selectaţ i butonul Save şi în fereastra de dialog Save As atribuiţ i

acestui fişier numele Corespondenta.doc şi salvaţ i-l în dosarulExerci ţ ii .

(3) Selectaţ i opţ iunea Mail Merge din meniul Tools. Se va deschidefereastra de dialog Mail Merge Helper.

(4) Selectaţ i butonul Create al opţ iunii Main Document, pentru a creadocumentul principal.




Birotică 43

(5) Selectaţ i din lista care se deschide, opţ iunea Form Letters pentru cadocumentul dumneavoastră să fie o scrisoare.

(6) În fereastra de dialog care se deschide, selectaţ i butonul ActiveWindow pentru a folosi documentul Corespondenta.doc , dreptdocument principal.

(7) Închideţ i deocamdată fereastra de dialog Mail Merge Helper, selectândbutonul de închidere. Studiaţ i cu atenţ ie câmpurile din formularul

scrisorii, pentru a stabili care sunt informaţ iile care vor apărea şi însursa de date. Puteţ i chiar să vi le notaţ i.

2. Creaţ i acum sursa de date pe care o veţ i folosi pentru a compunecorespondenţ a.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i din nou opţ iunea Mail Merge din meniul Tools. Se va

deschide fereastra de dialog Mail Merge Helper.(2) Selectaţ i, de această dată, butonul Get Data. Va fi afişată o listă de

opţ iuni.(3) Selectaţ i opţ iunea Create Data Source pentru a deschide fereastra de

dialog Create Data Source, în care veţ i stabili ce câmpuri va conţ ine

sursa de date.(4) În zona de listare Field Name In Header Row, sunt afişate câteva

nume de câmpuri care sunt mai des folosite în formularele de scrisori.Înlăturaţ i din această listă următoarele câmpuri: Title, Adress2,HomePhone şi WorkPhone astfel: selectaţ i câmpul respectiv şi apoiselectaţ i butonul Remove Field Name pentru a-l şterge.

(5) Puteţ i, de asemenea, dacă doriţ i, să redenumiţ i câmpurile astfel: înlăturaţ i din listă câmpul FirstName, ştergeţ i numele câmpului înscrisacum în rubrica de editare Field Name şi introduceţ i, de exemplu,Prenume. Selectaţ i butonul Add Field Name pentru a adăuga la listă câmpul Prenume. Selectaţ i butonul Move de mai multe ori, până cândcâmpul Prenume ajunge primul în listă. Puteţ i proceda în modasemănător şi cu celelate câmpuri, dacă este nevoie.

(6) Selectaţ i butonul OK. Va fi afişată fereastra de dialog Save As, care vă cere să daţ i un nume sursei de date.

(7) Atribuiţ i sursei numele Datecoresp.doc , şi salvaţ i-o în dosarul Exerci ţ ii ,apoi selectaţ i butonul Save.

(8) În fereastra de dialog care apare, selectaţ i butonul Edit Data Sourcepentru a deschide fereastra de dialog Data Form prin intermediulcăreia puteţ i începe să introduceţ i înregistrările în sursa de date.

(9) Introduceţ i în acest formular trei înregistrări. Veţ i apăsa tasta Tab sauEnter pentru a vă deplasa de la un câmp la altul. După ce aţ i completattoate câmpurile unei înregistrări, selectaţ i butonul Add New sau

apăsaţ i tasta Enter pentru a trece la o nouă înregistrare.(10) După ce aţ i introdus cele trei înregistrări, selectaţ i butonul OK. Wordva închide fereastra de dialog şi revine în documentul principal.

OBSERVAŢ IE: Dac ă vre ţ i s ă folosi ţ i un document Word ca pe o surs ă de date pentru formularul de scrisori, selecta ţ i în fereastra de dialog Mail Merge Helper din lista Get Data, op ţ iunea Open Data Source şi apoi selecta ţ i fi şierul pe care dori ţ i s ă-l folosi ţ i. Bineîn ţ eles, documentul pe care dori ţ i s ă-l folosi ţ i ca surs ă de date trebuie s ă fie organizat sub form ă tabelar ă sau informa ţ iile s ă fie separate prin tabulatoare sau virgule. De asemenea, pute ţ i folosi ca surs ă de




44 Birotică

date un fi şier de date dintr-o alt ă aplica ţ ie: Microsoft Access, Microsoft Excel,Microsoft FoxPro, pe care îl deschide ţ i asem ăn ător cu un document Word.

3. Inseraţ i în documentul principal numele de câmpuri din sursa de date,specificând astfel locurile din document unde doriţ i să apară informaţ iilerespective, pentru fiecare înregistrare din sursa de date.

REZOLVARE:

(1) Plasaţ i cursorul de inserare imediat după dată şi apăsaţ i tasta Enter detrei ori, pentru a stabili o distanţă de trei paragrafe între dată şi bloculde adrese.

(2) Selectaţ i câmpul de introducere a adresei.(3) Selectaţ i butonul Insert Merge Field, aflat pe bara de instrumente

pentru compunerea mesajelor poştale, apoi selectaţ i FirstName(Penume, dacă l-aţ i modificat) şi apăsaţ i bara de spaţ iu.

(4) Selectaţ i butonul Insert Merge Field, aflat pe bara de instrumente decompunere a mesajelor poştale, apoi selectaţ i LastName şi apăsaţ itasta Enter.

(5) Similar, selectaţ i, pe rând, câmpurile: JobTitle, Company, Address1,City şi Country.

(6) Selectaţ i butonul Insert Merge Field, apoi selectaţ i PostalCode şiapăsaţ i tasta Enter de trei ori pentru a stabili o distan ţă de treiparagrafe între adresă şi formula de început.

(7) În formula de început, executaţ i clic după cuvântul Dear şi apoi ţ ineţ iapăsată tasta Delete până când ştergeţ i celelalte cuvinte din formulade început.

(8) Având cursorul mouse-ului plasat imediat după cuvântul Dear,selectaţ i butonul Inset Merge Field şi alegeţ i FirstName, după careapăsaţ i bara de spaţ iu.

(9) Selectaţ i butonul Inset Merge Field, alegeţ i LastName, tastaţ i o virgulă şi apoi apăsaţ i tasta Enter.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i s ă formata ţ i câmpurile de compunere în acela şi mod în care formata ţ i orice text: selecta ţ i câmpul şi folosi ţ i butoanele de pe bara de formatare sau op ţ iunile de formatare din fereastra de dialog Font. Pute ţ i de asemenea modifica stilurile de paragrafe sau caractere predefinite. Când ve ţ i combina documentul principal cu sursa de date, Word va aplica formatarea precizat ă în documentul principal, în toate documentele ob ţ inute în urma compunerii.

4. Introduceţ i textul scrisorii şi toate celelate informaţ ii “fixe”.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic în zona care vă cere să introduceţ i un nume pentru

compania la care ipotetic aţ i lucra. Puteţ i include aici, foarte uşor, sigla

companiei dumneavoastră. Nu trebuie decât să selectaţ i opţ iunea Filedin meniul Insert şi să alegeţ i fişierul în care aveţ i memorată o siglă pentru compania dumneavoastră.

(2) Introduceţ i următorul text în corpul scrisorii dumneavoastră:“Suntem deosebit de bucuroşi să vă anunţăm că în perioada 25Septembrie-25 Octombrie va avea loc la sediul companiei noastre oexpoziţ ie cu licitaţ ie a celor mai noi sortimente create pentruprodusele noastre.(Enter) Prin prezenta invităm şi firmadumneavoastră să participe la această manifestare.”




Birotică 45

(3) Executaţ i clic dreapta pe formula de încheiere a scrisorii şi alegeţ i oaltă formulă, sau introduceţ i propria dumneavoastră formulă de încheiere.

(4) Introduceţ i numele şi funcţ ia dumneavoastră în zonele care vă ceracest lucru.

(5) Introduceţ i informaţ iile din partea de jos a paginii, informaţ ii referitoarela compania dumneavoastră.

OBSERVAŢ IE: Având în vedere c ă pute ţ i lucra cu aceast ă scrisoare la fel ca şi cu oricare document Word, modifica ţ i stilurile, fontul, dimensiunea fontului, tipul caracterelor, ad ăuga ţ i chiar culori astfel încât scrisoarea dumneavoastr ă s ă capete un aspect cât mai pl ăcut.

5. Compuneţ i documentul principal cu sursa de date pentru a obţ ine toatemesajele poştale.

REZOLVARE: Pentru a compune documentul principal cu sursa de date, aveţ i la dispoziţ ieurmătoarele opţ iuni:•••• Dacă Selectaţ i butonul Check For Erors din bara de instrumente decompunere a mesajelor poştale, Word verifică dacă în documentul

principal există erori, înaintea combinării în vederea tipăririi;•••• Dacă Selectaţ i butonul Merge To Printer din bara de instrumente de

compunere a mesajelor poştale, Word efectuează combinarea şitrimite imediat rezultatele către imprimantă;

•••• Dacă Selectaţ i butonul Merge To New Document, Word combină documentul principal şi sursa de date creând un nou document care vaconţ ine informaţ iile rezultate.

(1) Selectaţ i butonul Check For Errors. Va fi afişată o casetă de dialogcare vă prezintă mai multe opţ iuni.

(2) Păstraţ i bifat butonul de opţ iune Complete The Merge, Pausing To

Report Each Error As It Occurs şi Selectaţ i butonul OK. Wordmarchează fiecare eroare, astfel încât să o puteţ i corecta.(3) Dacă Word nu găseşte nici o eroare, scrisorile vor fi “tipărite” într-un

document intitulat Form Letters1, despărţ indu-le una de alta prinmarcaje de întrerupere de secţ iune.

(4) Parcurgeţ i documentul Form Letters1 pentru a verifica informaţ iile şi avedea efectele.

(5) Închideţ i deocamdată acest document, fără a-l salva, deoarece puteţ ioricând repeta operaţ ia de compunere a documentului principal cusursa de date.

6. Includeţ i în scrisoare un paragraf pe care aplicaţ ia să-l tipărească numai

dacă este îndeplinită o anumită condiţ ie. Dacă ultima comandă a clientuluia fost mai mică de 100 buc, tipăriţ i fraza următoare: “În acest caz, ne parerău să vă anunţăm că nu puteţ i beneficia de discountul de 5%”, iar dacă ultima comandă a clientului a fost mai mare de 100 buc, tipăriţ i mesajul:“În acest caz, ne bucurăm să vă anunţăm că veţ i beneficia de discountulde 5%”.

REZOLVARE: (1) Deschideţ i sursa de date Datecoresp.doc ca pe orice document Word

obişnuit. El va fi afişat într-o fereastră deasupra documentuluiprincipal.




46 Birotică

(2) Executaţ i clic dreapta pe una din barele de instrumente şi din meniulcare apare Selectaţ i Database. Va fi afişată bara de instrumenteDatabase.

(3) Selectaţ i butonul Manage Fields. Se va deschide fereastra de dialogManage Fields.

(4) Introduceţ i cuvântul comanda ca nume de câmp şi selectaţ i butonulAdd. Word adaugă câmpul în partea de jos a listei şi la capătul din

dreapta al tabelului. Selectaţ i OK pentru a închide fereastra de dialog.(5) Selectaţ i butonul Data Form, pentru a deschide formularul de

introducere a datelor. Introduceţ i în câmpul comanda a fiecărei înregistrări valorile: 260, 134, respectiv 50. Selectaţ i OK pentru a închide formularul.

(6) Selectaţ i butonul Save şi apoi butonul Mail Merge Document de pebara de instrumente Database, pentru a reveni în documentulprincipal. Plasaţ i cursorul de inserare la sfârşitul ultimului paragraf altextului scrisorii şi apăsaţ i tasta Enter.

(7) Introduceţ i textul: “Ultima dumneavoastră comandă a fost de” şiapăsaţ i bara de spaţ iu.

(8) Selectaţ i butonul Insert Merge Field din bara de instrumente decompunere a mesajelor poştale şi selectaţ i câmpul comanda . Apăsaţ ibara de spaţ iu şi introduceţ i cuvântul bucăţ i.

(9) Executaţ i dublu clic pe butonul Inset Word Field pentru a deschide olistă derulantă şi selectaţ i opţ iunea If...Then...Else.... Va fi afişată fereastra de dialog Insert Word Field If.

(10) Selectaţ i în lista derulantă Field Name câmpul comanda , pentru a-linsera în rubrica de editare Field Name.

(11) Din rubrica de listare Comparison, selectaţ i opţ iunea Less Then (maimic decât...).

(12) Selectaţ i rubrica de editare Compare To şi introduceţ i numărul 100.(13) În rubrica Insert This Text, introduceţ i următorul text: “În acest caz, ne

pare rău să vă anunţăm că nu puteţ i beneficia de discountul de 5%”.Deci, dacă valoarea comenzii clientului respectiv este mai mică decât100, programul va introduce acest text în documentul compus.

(14) În rubrica Otherwise Insert This Text, introduceţ i textul: “În acest caz,ne bucurăm să vă anunţăm că veţ i beneficia de discountul de 5%”.Dacă valoarea comenzii clientului nu este mai mică decât 100,programul va introduce acest text în documentul compus.

(15) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog.(16) Compuneţ i documentul principal cu sursa de date aşa cum aţ i făcut în

problema precedentă, pentru a vedea efectele modificărilor făcute.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i, de asemenea, s ă sorta ţ i într-o anumit ă ordine informa ţ ia din sursa

dumneavoastr ă de date. De exemplu, dac ă vre ţ i s ă tip ări ţ i scrisori în ordinea alfabetic ă a numelui persoanelor, pute ţ i selecta în documentul surs ă de date,coloana corespunz ătoare informa ţ iei, dup ă care selecta ţ i butonul Sort Ascending de pe bara de instrumente Database. Pentru opera ţ ii de sortare mai complexe, care folosesc mai multe criterii de sortare, alege ţ i din meniul Table op ţ iunea Sort şi în fereastra de dialog alege ţ i op ţ iunile corespunz ătoare. Ave ţ i posibilitatea, de asemenea, de a folosi butonul Query Options şi de a stabili criterii de sortare în sec ţ iunea Sort Records a ferestrei de dialog Query Options, în timpul procesului de compunere a coresponden ţ ei.




Birotică 47

7. Creaţ i plicurile necesare expedierii scrisorilor generate mai sus.

REZOLVARE: În acest scop veţ i crea un plic, drept document principal, care va fi apoicompus cu sursa de date, prin preluarea valorii unora dintre câmpurileacesteia:

(1) Selectaţ i butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente pentrucompunerea mesajelor poştale sau selectaţ i opţ iunea New din meniulFile şi executaţ i dublu clic pe pictograma Envelope Wizard din paginaLetters & Faxes. Va fi afişată fereastra de dialog Mail Merge Helper.

(2) Selectaţ i butonul Create al secţ iunii Main Document şi alegeţ iEnvelopes din lista care se deschide.

(3) Selectaţ i butonul Get Data şi deschideţ i sursa de date existentă,Datecoresp.doc . Programul Word va afişa o fereastră de dialog carevă va cere să faceţ i setările necesare pentru plicul pe care îl veţ i crea.

(4) Selectaţ i butonul SetUp Main Document. Se va deschide fereastra dedialog Envelope Options în care stabiliţ i caracteristicile pliculuidumneavoastră: dimensiune, fontul cu care va fi scrisă adresaexpeditorului, fontul cu care va fi scrisă adresa destinatarului, poziţ ia

de tipărire a plicului. Selectaţ i butonul OK. Va fi afişată fereastra dedialog Envelope Address.(5) Selectaţ i butonul Insert Merge Field din fereastra de dialog Envelope

Address şi alegeţ i FirstName din listă, după care apăsaţ i bara despaţ iu.

(6) Selectaţ i butonul Insert Merge Field şi alegeţ i LastName, după careapăsaţ i tasta Enter.

(7) Introduceţ i în aceeaşi manieră câmpurile: Company, Address1, City,Country.

(8) Introduceţ i câmpul PostaleCode.(9) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog Envelope

Address.

(10) Selectaţ i butonul Close pentru a închide fereastra de dialog MailMerge Helper. Pe ecran va fi afişat documentul principal.

8. Introduceţ i adresa expeditorului şi salvaţ i documentul.

REZOLVARE: (1) Asiguraţ i-vă că pe ecran este afişat documentul principal şi că

prompterul de inserare se află la începutul acestuia.(2) Introduceţ i de la tastatură adresa expeditorului.(3) Selectaţ i butonul Save din bara de instrumente. Pe ecran va apărea

fereastra de dialog Save As.(4) Salvaţ i documentul, cu numele Plic.doc în dosarul Exerci ţ ii . Selectaţ i

butonul Save.

9. Compuneţ i documentul principal cu sursa de date pentru a crea plicurile.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Merge To New Document, aflat pe bara de

instrumente pentru compunerea mesajelor poştale. Documentulprincipal şi sursa de date vor fi compuse pentru a crea câte un plic,pentru fiecare scrisoare obţ inută în compunerea precedentă.

(2) Selectaţ i butonul Print Preview, aflat pe bara de instrumente standard,şi aruncaţ i o privire asupra plicurilor.

(3) Selectaţ i butonul Close de pe bara de instrumente de previzualizare.




48 Birotică

(4) Selectaţ i butonul de închidere al ferestrei. Selectaţ i No atunci cândsunteţ i întrebat dacă doriţ i să salvaţ i fişierul. Puteţ i oricând repetaoperaţ ia de compunere, deci nu are rost să mai creaţ i acest fişier.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i compune astfel: Faxuri, Memorii, Etichete, Adrese şi orice alt document creat ca document principal (main document), pentru care crea ţ i sau deschide ţ i o surs ă de date.

1.6.2 Teste de autoevaluare

1. Vizualizaţ i şi experimentaţ i, acolo unde este posibil, şabloanele şi wizard-urile oferite de fereastra de dialog New (File→New).

2. Creaţ i o pagină de titlu pentru fax şi salvaţ i această pagină ca şablon.3. Creaţ i o sursă de date, declaraţ i şablonul pentru fax creat la problema

precedentă ca document principal şi apoi compuneţ i documentul principalcu sursa de date.

4. Compuneţ i numai anumite înregistrări ale sursei de date, pe care lealegeţ i conform unui criteriu stabilit de dumneavoastră, cu documentul

principal.5. Introduceţ i, în documentul principal, pagina de titlu pentru fax şi un textcare să se afişeze numai atunci când este îndeplinită o condiţ ie.

6. Creaţ i o etichetă ca document principal şi compuneţ i această etichetă cusursa de date creată la problema 3. Vizualizaţ i etichetele obţ inute.

7. Compuneţ i etichetele de mai sus cu sursa de date în ordinea alfabetică,crescătoare a unui câmp la alegerea dumneavoastră.

8. Compuneţ i etichetele de mai sus cu sursa de date folosind două criteriide ordonare pentru câmpurile sursei de date.

9. Compuneţ i etichetele de mai sus cu sursa de date utilizând doar înregistrările pentru care un câmp îndeplineşte o anumită condiţ ie. (Deexemplu: utilizaţ i pentru compunere doar înregistrările care au câmpul

Cod poştal egal cu 800219.)10. Modificaţ i sursa de date creată la problema 3 astfel: înlăturaţ i un câmp,adăugaţ i alte două noi câmpuri, înlăturaţ i o înregistrare şi adăugaţ i altedouă înregistrări.



Procesorul de calcul tabelar Excel

Birotică 49

2. Gestionarul foilor de calcul Excel

2.1. Consideraţii teoretice

Foile de calcul electronice reprezintă o modalitate de gestionare a datelor,organizate sub forma unor tabele.

Aplicaţ ia Microsoft Excel face parte din pachetul de programe MicrosoftOffice; ea este o aplicaţ ie de gestionare a foilor de calcul electronice.

Numele de foaie de calcul provine de la procedurile manuale din contabilitatecare folosesc formulare de hârtie de mari dimensiuni liniate orizontal şivertical sub formă tabelară. Utilizarea calculatorului şi a aplicaţ iilor de calcultabelar a permis adăugarea la căsuţ ele din tabelele manuale, pe lângă valorile înscrise în ele, a formulelor de calcul pentru aceste valori, aspecificaţ iilor de validare a datelor, a formatelor de afişare a lor, etc.

Aplicaţ ia Microsoft Excel organizează datele în următoarele structuri de date:• Foaia de calcul (worksheet), care reprezintă un singur tabel cu mai

multe linii şi coloane. Unitatea elementară adresabilă din tabel estecelula, aflată la intersecţ ia unei linii cu o coloană. O celulă poateconţ ine date sau expresii de calcul. Implicit, o foaie de calcul conţ ine28=256 coloane (de la A la IV) şi 216=65536 linii.

• Agenda de lucru (workbook), care este o colecţ ie de foi de calcul şiconţ ine implicit 3 foi de calcul, dar poate avea până la maximum 256foi de calcul.

O sesiune de lucru cu aplicaţ ia Excel poate gestiona simultan mai multeagende de lucru; lista tuturor agendelor de lucru deschise la un moment dateste afişată în meniul Window al ferestrei de aplicaţ ie.

O agendă de lucru se memorează într-un fişier cu extensia .XLS şi reprezintă

unitatea adresabilă a aplicaţ iei, la nivelul sistemului de operare.Obiectele Excel sunt elementele cu care se poate opera într-un documentExcel:• celula - este unitatea elementară adresabilă într-o foaie de calcul; este

localizată la intersecţ ia unei linii cu o coloană din tabel şi se identifică prin numele ei sau prin adresa formată din numele coloanei urmat denumele liniei;

• linia - se identifică prin nume sau adresă, care este dată de numărulliniei;

• coloana - se identifică prin nume sau adresă, reprezentată de una saumai multe litere;

• domeniul selectat - este un ansamblu de celule adiacente de formă dreptunghiulară care se identifică prin nume sau prin adresa definită de adresa celulei din stânga sus şi adresa celulei din dreapta jos,separate prin semnul ":" . Domeniul este marcat de un chenar negruiar în dreapta jos are butonul pentru autoumplere, figurat ca unpătrat negru;

• foaia de calcul - se identifică prin nume;• agenda de lucru – se identifică prin numele fişierului în care se

memorează în disc.




50 Birotică

Operaţiile care se pot efectua asupra unui obiect Excel sunt:

a. Inserarea = deplasarea obiectelor existente, fără a se schimba conţ inutulacestora şi adăugarea unui nou obiect; pot fi inserate:• celule (Cells...) alegând sensul dorit de deplasare a celulelor existente• linii (Rows) prin deplasarea în jos a liniilor existente• coloane (Columns) prin deplasarea la dreapta a coloanelor existente• foi de calcul (Worksheet) prin poziţ ionare înaintea foii curente• grafice (Chart) poziţ ionate în foaia curentă sau în altă foaie de calcul• marcaje de pagină nouă (Page Break) ce împart fiecare tabelă, în

patru pagini, definite în foaia de calcul curentă din punctul în care seinserează marcajul

• funcţ ii (Function...) prin activarea generatorului de funcţ ii• nume (Name) care pot fi ataşate unui obiect Excel• adnotări (care pot fi şi sonore) pe marginea conţ inutului unei celule

(Comment)

• imagini (Picture...)• alte obiecte create cu aplicaţ ii Windows (Object...);

b. tergerea - operaţ ia inversă inserării, produce deplasarea obiectelorrămase în locul celor şterse, conform aceloraşi reguli ca la inserare.tergerea se realizează cu opţ iunea Delete... sau cu optiunea DeleteSheet a comenzii Edit din meniul orizontal;

c. Golirea conţinutului unui domeniu se face cu opţ iunea Clear, fără amodifica poziţ ia relativă a obiectelor Excel;

d. Copierea - preluarea conţ inutului unui obiect Excel în alt obiect Excel,fară ştergerea conţ inutului obiectului sursă. Ea se realizează cu funcţ iaCopy, urmată de funcţ ia Paste a opţ iunii Edit din meniul orizontal.Funcţ ia Paste trebuie să fie precedată de poziţ ionarea în locul unde sedoreşte să se realizeze copierea;

e. Mutarea - operaţ ia de preluare a conţ inutului unui obiect Excel în altobiect Excel, cu ştergerea conţ inutului obiectului iniţ ial; se realizează ca şicopierea, folosind, în locul funcţ iei Copy, funcţ ia Cut. Pentru foi de calculse foloseşte funcţ ia Move or Copy Sheet... a opţ iunii Edit;

f. Căutarea şi înlocuirea poate fi făcută la nivelul celulelor, căutându-sedupă un enunţ specificat. Căutarea vizează valoarea, expresia sauadnotarea ataşate fiecărei celule. Căutarea se poate face pe linii sau pecoloane, condiţ iile de căutare precizându-se cu funcţ ia Find a opţ iunii




Birotică 51

Edit care afişează fereastra de dialog; cu funcţ ia Replace... se poaterealiza înlocuirea unui enunţ cu un altul într-o operaţ ie similară cu cea decăutare;

g. Deplasarea într-o foaie de calcul se efectuează cu funcţ ia Go To... aopţ iunii Edit urmată de dialogul ce solicită destinaţ ia, identificată prinnumele sau prin adresa sa, sau se poate realiza prin poziţ ionarea cumouse-ul pe obiectul destinaţ ie.

Tipurile de date folosite într-o agendă Excel sunt:• tipul constantă text , cu următoarele proprietăţ i:

nu pot constitui operanzi în expresii; sunt aliniate implicit la stânga, în celulă; valorile numerice trebuiesc precedate de unul din caracterele: ‘,",^,

pentru a fi interpretate drept date de tip text;• tipul constantă valoare sunt:

date de natură numerică; pot participa ca operanzi în expresii; sunt aliniate implicit la dreapta în celulă; pot include şi caracterele speciale: virgula, punctul, $, % şi

parantezele rotunde; includ datele calendaristice (cu caracterele speciale de formatare -

sau /) şi datele care măsoară timpul (cu caracterele speciale PM,AM sau:);

• tipul expresie (formulă de calcul): descriu calcule asupra unor date de tip valoare din celule; descrierea începe totdeauna cu semnul egal; sunt folosiţ i operatorii matematici de adunare (+), scădere (-),

înmulţ ire (*), împărţ ire (/), ridicare la o putere (^) şi parantezele,pentru definirea ordinii operaţ iilor;

celulele sunt referite într-o expresie prin adresă sau prin nume;

operanzii unei expresii pot fi şi apeluri de funcţ ii.Într-o agendă de lucru Excel, în cadrul unei expresii, pot fi folosite mai multemoduri de adresare:

• adresare relativă, când adresa referită în expresie se modifică princopierea celulei în altă poziţ ie, iar modificarea adresei se face conformnoului context al celulei gazdă. Adresa relativă a unei celule esteexprimată prin numele coloanei şi numărul liniei;

• adresare absolută, când adresele referite în formule nu se modifică atunci când celula este copiată într-o nouă poziţ ie; adresa absolută sereprezintă folosind caracterul $ în faţ a numelui coloanei şi a număruluiliniei din adresă;

• adresare combinată, când în exprimarea adresei unei celule sefoloseşte caracterul $ în faţ a coordonatei care nu trebuie să semodifice şi cealaltă coordonată se exprimă fără semnul $.

Instrumente specifice Excel:• butonul de auto-umplere – este pătratul negru din dreapta jos a

fiecărui domeniu selectat; prin punctarea butonului şi deplasarea pestecelulele învecinate, conţ inutul lor se umple cu conţ inutul celulelor dindomeniul selectat. Când indicatorul mouse-ului este poziţ ionat pebutonul de umplere, el se transformă într-un plus mare;




52 Birotică

• lista utilizator – este un set ordonat de valori de acelaşi tip; o listă utilizator se defineşte cu butonul Custom Lists din comandaOptions... a opţ iunii Tools din meniul orizontal. Dacă un domeniu esteformat dintr-o singură celulă în care este memorat un singur elementdintr-o listă utilizator, prin procedeul de autoumplere, în celuleleadiacente domeniului sunt memorate, în ordine, celelalte elemente alelistei utilizator; lista este parcursă circular: după ultimul element din

listă urmează primul element din listă;• formatarea condiţionată – este o facilitate suplimentară de definire a

aspectului informaţ iei afişate în foaia de calcul; această facilitate seactivează selectând opţ iunea Conditional Formatting din meniulFormat. În fereastra de dialog care este afişată se poate defini ocondiţ ie compusă, în care se folosesc operatori de relaţ ie care seaplică valorilor memorate în celule ale foii de calcul; dacă valoarea deadevăr a expresiei condiţ ionale definite astfel este 'adevărat', atuncidatele vor fi afişate conform formatului definit prin această opţ iune.

A. Meniul File

În meniul File, comenzile New, Open, Close, Save, Save As…, Send To,

Properties, Exit sunt identice cu cele din programul Word.A.1. Save Workspace…

Cu ajutorul acestei comenzi se salvează o listă a registrelorde lucru deschise, mărimea lor şi poziţ iile lor pe ecran într-unfişier tip spaţ iu de lucru astfel încât ecranul va arăta la felurmătoarea dată când veţ i deschide acest fişier tip spaţ iu delucru.

A.2. Print Area

Această comandă conţ ine un submeniu cu două comenzi:• Set Print Area – defineşte zona selectată ca zonă de

imprimare, care este partea din foaia de calcul care vafi imprimată.

• Clear Print Area – şterge zona de imprimare din foaia activă.

A.3. Print…

Opţ iunile de tipărire sunt aproape identice cu cele din programul Word.Semnificaţ iile celor trei opţ iuni din zona Print what:

Selection – tipăreste doar celulele şi obiectele selectate pe foaia de lucru.

Active sheet(s) – tipăreşte fiecare din foile selectate. Fiecare foaie dinregistrul de lucru începe la o pagină nouă. Dacă o foaie are o zonă deimprimare, este imprimată doar zona de imprimare. Dacă un obiect diagramă este selectat, această opţ iune se modifică în Selected chart.Entire Workbook – tipăreşte toate foile din registrul de lucru activ careconţ in date. Dacă o foaie are o zonă de imprimare, este imprimată doar zonade imprimare.

B. Meniul Edit

În meniul Edit comenzile Undo, Redo, Cut, Copy, Paste sunt identice cucele din programul Word.

B.1. Paste Special…




Birotică 53

Alături de opţ iunea Paste există şi optiunea Paste special. Ea inserează,leagă sau încorporează conţ inutul Clipboard-ului în fişierul curent înformatul precizat.

După ce aţ i introdus ceva în Clipboard, faceti click drepta în celula dedestinaţ ie şi alegeţ i alegeţ i Paste special. Din fereastra afişată puteţ i optapentru:• All – rezultatul este similar cu cel al operaţ iei de Paste. • Formulas – inserează doar formula copiată.• Values – inserează doar valorile din celula copiată (sau din celulele

copiate). Este o opţ iune folositoare când doriţ i să preluaţ i doarrezultatele unor calcule, nu şi formulele care le-au generat.

• Formats – aplică formatarea din celula copiată în celula destinaţ ie.• Comments – dacă celula copiată avea ataşat un comentariu, atunci

acesta va fi inserat în celula destinaţ ie.• Validation – aplică aceleaşi condiţ ii de validare în celula destinaţ ie ca

cele din celula sursă.• All except borders – celula desintaţ ie va avea acelaşi conţ inut şi

formatare ca şi celula sursă, mai puţ in marginile.• Column widths – aplică celulei destinaţ ie aceeaşi lăţ ime de coloană

ca şi cea sursă.

• Skip blanks – inserează domeniul de celule copiat în domeniuldestinaţ ie, dar omite celule care erau goale (blank).• Transpose – transformă domeniul de celule copiat din coloana în linie

şi din linie în coloană.

B.2. FillDown – copiază conţ inutul şi formatul celulei de deasupracelulei destinaţ ie (în care doresc să copii conţ inutul celeide deasupra).Right – copiază conţ inutul şi formatul celulei sau celulelordin stânga spre dreapta.Up – copiază conţ inutul şi formatul celulei de sub cea

selectată.Left – copiază conţ inutul şi formatul celulei din dreapta în celula din stângazonei. Conţ inutul şi formatul copiat înlocuiesc pe cele existente.Series… – umple zona de celule selectată cu una sau mai multe serii denumere sau date calendaristice. Conţ inutul primei celule sau primelor celuledin fiecare rând sau coloană a selecţ iei sunt folosite ca valori de pornirepentru serii.Justify – redistribuie conţ inutul textual al celulelor pentru a umple zonaselectată. Numerele sau formulele nu pot umple o zonă şi nu pot fi aliniate




54 Birotică

stânga-dreapta. Cu excepţ ia coloanei din stânga, celulele din zona selectată trebuie să fie goale.

B.3. ClearAll – elimină din celulele selectate orice conţ inut şi formatare,inclusiv comentarii şi hyperlink-uri.Formats – elimină numai formatul din celulele selectate;

conţ inutul şi comentariile rămân neschimbate.Contents Del – elimină conţ inutul celulelor selectate (date şi formule) fără aafecta formatele sau comentariile.Comments – elimină numai comentariile ataşate celulelor selectate;conţ inutul şi formatele rămân neschimbate.

B.4. DeleteShift cells left – deplasează spre stânga conţ inutulcelulelor rămase pentru a umple spaţ iul rămasatunci când ştergeţ i celule.Shift cells up – deplasează în sus conţ inutulcelulelor rămase pentru a umple spaţ iul rămas

atunci când ştergeţ i celule.Entire row – şterge un rând întreg.Entire column – şterge o coloană.

B.5. Delete sheet

Această comandă şterge foile selectate din registrul de lucru. Odată executată această comandă ea nu mai poate fi anulată.

B.6. Move or Copy Sheet…

Cu ajutorul acestei comenzi pot fi mutate sau copiate foile selectate într-unalt registru de lucru sau într-o locaţ ie diferită din acelaşi registru de lucru.

To book – faceţ i clic pe registrul de lucru deschis în care doriţ i să mutaţ i sau

să copiaţ i foile selectate. Faceţ i clic pe Registru nou (New Book) pentru acrea un registru de lucru care conţ ine numai foile mutate sau copiate.

Before sheet – faceţ i clic pe numele de foaie înaintea căreia doriţ i să plasaţ ifoile mutate sau copiate. Faceţ i clic pe Mută la sfârşit (Move to End) pentrua plasa foaia la sfârşitul foilor din registrul de lucru deschis afişat în caseta Înregistru (To book).

Create a copy – copiază foile selectate şi lasă originalele pe loc.

B.7. Find şi Replace

Find what – în această casetă tastaţ i informaţ ia pe care doriţ i să o căutaţ i.Puteţ i utiliza un semn de întrebare (?) pentru a înlocui orice caracter unic sau

un asterics (*) pentru a înlocui orice şir de caractere.Search – Faceţ i clic pe direcţ ia în care doriţ i să căutaţ i: în jos, pe coloane,utilizând By columns; la dreapta, de-a lungul rândurilor, utilizând By rows.Pentru a căuta în sus pe coloane sau la stânga de-a lungul rândurilor, ţ ineţ iapăsat SHIFT şi faceţ i clic pe Find Next. În majoritatea cazurilor, este mairapidă selectarea By columns.

Look in – faceţ i clic pe elementul foii de lucru care conţ ine informaţ ia pe caredoriţ i să o căutaţ i (Formulas, Values, Comments).

Match case – face distincţ ie între majuscule şi minuscule.




Birotică 55

Find entire cells only – caută pentru o potrivire exactă şi completă acaracterelor precizate în caseta Find what.

Replace with – tastaţ i caracterele de înlocuire pe care doriţ i să le utilizaţ ipentru a înlocui caracterele din caseta Find what. Pentru a şterge caractereledin caseta Find what din documentul dvs, lăsaţ i necompletată casetaReplace with.

C. Meniul ViewMeniul View conţ ine la fel ca şi celelalte meniuri o serie de comenzi identicecu cele din programul Word: Toolbars (cu observaţ ia că aici există câtevatoolbar-uri diferite, cum ar Pivot Table etc), Full Screen, Zoom…

C.1. Normal

Comanda Normal comută în vizualizare normală, vizualizarea implicită pentrucele mai multe activităţ i din Microsoft Excel, cum ar fi introducerea datelor,filtrarea, crearea diagramelor şi formatarea.

C.2. Page Break Preview

Comută foaia de calcul în mod de examinare a sfârşitului de pagină care esteo vizualizare de editare ce afişează foaia dumneavoastră de calcul ca şi cumar fi imprimată. În examinarea sfârşitului de pagină puteţ i deplasa sfârşiturilede pagină prin glisare la stânga, dreapta, sus sau jos. Microsoft Excelscalează automat foaia de calcul pentru a potrivi rândurile şi coloanele înpagină:

• Formula Bar – afişează sau ascunde bara de formule.• Status Bar – afişează sau ascunde bara de stare.

B.3 Header and Footer

Este o comandă (lafel ca în Word) care adaugă sau modifică textul careapare în partea de sus sau de jos (ca antet sau subsol) a fiecărei pagini:

• Header – Faceţ i clic pe un antet de pagină standard inclus în casetaHeader.

• Custom Header – comandă utilizată pentru a crea un antet de pagină particular pentru documentul dumneavoastră Antetul de pagină incluseste copiat în caseta de dialog Header, în care puteţ i edita antetul depagină selectat sau îi puteţ i stabili formate.

Analog pentru Footer şi Custom Footer.

D. Meniul Insert

D.1. Insert Cells:

• Shift cells right – deplasează la dreapta conţ inutul celulelor destinaţ ie

atunci când inseraţ i celule.• Shift cells down – deplasează în jos conţ inutul celulelor destinaţ ie

atunci când inseraţ i celule.• Entire row – inserează un rând întreg atunci când inseraţ i celule.• Entire column – inserează o întreagă coloană atunci când inseraţ i

celule.

D.2. Insert Rows




56 Birotică

Inserează numărul de rânduri selectat de dumneavoastră În Word, această comandă este disponibilă numai atunci când aţ i selectaţ i unul sau mai mulţ imarcatori de sfârşit de celulă.

D.3. Insert Columns – inserează numărul de coloane selectat.

D.4. Insert Worksheet – inserează o foaie de lucru nouă în stânga foiiselectate.

D.5. Insert ChartAceastă comandă lansează în execuţ ie programul Chart Wizard Step 1 of 4,care vă va ghida pas cu pas pentru a crea o diagramă incorporată într-o foaiede lucru sau pentru a modifica o diagramă existentă. Aceste etape sunt:

• Alegerea tipul diagramei din lista disponibilă Chart Type (Column, Bar,Line, Pie, XY, Area, Radar etc). Se alege apoi subtipul diagramei dinlista respectivă (zona Chart sub-type).

• Chart Source Data –Selectatarea datele pe foaia dumneavoastră delucru pe care doriţ i să le reprezentaţ i grafic cu ajutorul etichetei DataRange.

• În pasul 3 unei diagrame i se pot adăuga: nume, nume pentru axe,

reţ ea, legendă, etichete pentru date, tabelul de date etc.▪ Eticheta Titles

Chart title – Faceţ i clic în casetă şi apoi tastaţ i textul pe care îldoriţ i pentru o diagramă sau pentru un titlu de axă. Pentru a inseraun sfârşit de linie într-o diagramă sau într-un titlu de axă, faceţ i clicpe textul din diagramă, faceţ i clic unde doriţ i să introduceţ i sfârşitulde linie şi apoi apăsaţ i ENTER. La fel pentru Category axis şiValue axis.

▪ Eticheta Axis – Category axis (axa x) – afişează axa categorie(x).Value axis (axa y) – afişează axa valoare (y).

▪ Eticheta Data Table – afişează valorile pentru fiecare serie dedate într-o grilă sub diagramă. Această opţ iune nu este disponibilă pentru diagramele de structură radială, de tip xy împrăştiată, de tipinelar, cu bule, de tip radar sau suprafaţă.

▪ Eticheta Legend. Show legend – adaugă o legendă suprafeţ eireprezentată grafic. Placement – plasează legenda selectată înpoziţ ia pe care o doriţ i şi redimensionează suprafaţ a reprezentată grafic pentru a aşeza legenda.

D.6. Insert Page Break

Această comandă inserează un sfârşit de pagină deasupra celulei selectate.Această comandă îşi schimbă numele în Remove Page Break dacă aţ iselectat o celulă adiacentă unui sfârşit de pagină inserat manual.

D.7. Insert Function…Cu ajutorul acestei comenzi se afişează o listă a funcţ iilor şi formatele lor şivă permite să introduceţ i valori pentru argumentele lor. O formulă este oecuaţ ie care analizează date într-o foaie de lucru. Formulele execută operaţ ii,ca de pildă adunare, înmulţ ire şi comparaţ ii între valori din foaia de lucru; elepot, de asemenea, să combine valori. Formulele pot face referire la altecelule din aceeaşi foaie de lucru, la celule din alte foi ale aceluiaşi registru delucru sau la celule din foi aparţ inând altor registre de lucru.




Birotică 57

O formulă în Microsoft Excel începe cu un semn egal (=), urmat de ceea cecalculează formula. Celula care conţ ine formula este cunoscută ca o celulă dependentă – valoarea sa depinde de valoarea din altă celulă. Ori de câte orise modifică conţ inutul celulei la care formula face referire, se modifică şicelula care conţ ine formula.

D.8. Insert Name…

Define – creează un nume pentru o celulă, zonă sau valoare constantă saucalculată pe care îl puteţ i folosi pentru a face referinţă la acea celulă, zonă sau valoare.Paste – inserează numele selectat în bara de formule. Dacă bara de formuleeste activă şi începeţ i o formulă scriind un semn egal (=), făcând clic peInsert Name Paste se va insera numele selectat în punctul de inserare. Dacă bara de formule nu este activă, făcând dublu clic pe un nume din casetaPaste Name se va insera în bara de formule un semn egal urmat de numeleselectat.Create – creează nume utilizând etichete dintr-o zonă selectată.Apply – caută formulele din celulele selectate şi înlocuieşte referinţ ele cunumele definite pentru ele, dacă acestea există.

Label – creează nume pentru formule utilizând textul etichetelor de larândurile şi coloanele zonei selectate.

D.9. Insert CommentInserează un comentariu în punctul de inserare. Pentru a adăuga uncomentariu unei celule se procedează astfel:

• Faceţ i clic pe celula căreia doriţ i să-i adăugaţ i comentariul.• În meniul Insert, faceţ i clic pe Comment.• Tastaţ i în casetă textul comentariului.• Când aţ i terminat de tastat textul, faceţ i clic în afara casetei de

comentariu.

Când sortaţ i elementele dintr-o foaie de lucru, comentariile se mută la noilepoziţ ii împreună cu elementele din rândurile sau coloanele sortate

E. Meniul Format

E.1. Format Cells

Cu ajutorul acestei comenzi se aplică formate celulelor selectate. Această comandă poate să fie indisponibilă dacă foaia este protejată.

NumberFaceţ i clic pe o opţ iune în caseta Category şi apoi selectaţ i opţ iunile doritepentru a preciza un format de număr. Caseta Sample arată cum vor aparecelulele selectate cu formatul ales de dumneavoastră.

Alignment• Text alignment – modifică alinierea orizontală sau verticală a

conţ inutului celulei, pe baza opţ iunilor alese de dumneavoastră.• Text control – selectaţ i opţ iuni din Control text (Text Control) pentru a

ajusta textul aşa cum doriţ i să apară într-o celulă.• Wrap text – continuă automat textul cu linii multiple într-o celulă.

Numărul liniilor continuate automat depinde de lăţ imea coloanei şi delungimea conţ inutului celulei.




58 Birotică

▪ Shrink to fit – reduce mărimea aparentă a font-urilor caracterelor,astfel încât toate datele dintr-o celulă selectată să se încadreze înlăţ imea coloanei. Dimensiunea caracterelor este ajustată automatdacă modificaţ i lăţ imea coloanei. Dimensiunea fontului aplicat nuse modifică.

▪ Merge cells – Combină două sau mai multe celule selectate, înuna singură. Referinţ a pentru o celulă îmbinată este celula din

stânga-sus din zona originală selectată.Orientation Opţ iunea Orientation este utilizată pentru a modifica orientarea textului încelulele selectate. Opţ iunile de rotaţ ie nu poate fi disponibilă dacă suntselectate alte opţ iuni de aliniere.

Repetă textul pănă la umplerea celulei (obligatoriu textfără spaţ ii).

Împarte textul pe rânduri astfel încât să păstreze lăţ imeacoloanei.

Micşorează dimensiunea textului astfel încât să păstrezelăţ imea coloanei.

Contopeşte celulele selectate. Dacă nu sunt goale,păstreză conţ inutul celei din stănga sus.

Exemple de aliniere.

E.2 Format Sheet

• Rename – redenumeşte foaia activă.• Hide – ascunde foaia activă. Foaia rămâne deschisă şi accesibilă

celorlalte foi, dar nu este vizibilă. Nu puteţ i ascunde singura foaievizibilă dintr-un registru de lucru.

• Background – inserează imagini grafice împărţ ite în fundalul foii decalcul, pe baza unui fişier bitmap pe care îl selectaţ i.

E.3 AutoFormatAplică o combinaţ ie de formate inclusă în program, numită autoformat, uneizone de celule sau unui tabel pivot. Dacă o singură celulă a fost selectată,Microsoft Excel selectează automat zona înconjurată de celule goale şiaplică autoformatul acelei zone. Dacă selecţ ia este o parte a unui tabel pivot, întregul tabel, exceptând câmpurile pagină, este selectat şi formatat. Această comandă este indisponibilă dacă foaia este protejată.

E.4 Conditional Formatting

Aplică formatele celulelor selectate care îndeplinesc criterii specifice bazate

pe valorile sau formulele pe care le specificaţ i. Aplică tipul de formatcondiţ ionat pe care îl doriţ i aplicat celulei sau zonei de celule selectate.Faceţ i clic pe Cell Value Is pentru a formata o celulă pe baza valorii sauconţ inutului său. Faceţ i clic pe Formula Is pentru a formata o celulă pe bazaformulei precizate de dumneavoastră Formula pe care o precizaţ i trebuie să poată fi evaluată la TRUE sau FALSE.

În caseta alăturată introduceţ i o valoare sau o formulă, pentru condiţ ia pecare doriţ i să o formataţ i, în zona de celule selectată. Dacă selectaţ i between(între) sau not between când aplicaţ i formatele condiţ ionate valorilor




Birotică 59

celulelor, trebuie să precizaţ i valorile superioară şi inferioară pentru zonă.Valorile superioară şi inferioară sunt incluse în zona căreia îi aplicaţ i formatecondiţ ionate.

2.2. Crearea unei agende de lucru


1. Lansaţ i în execuţ ie programul Microsoft Excel.

REZOLVARE: Pentru a lansa în execuţ ie programul Microsoft Excel, recurgeţ i la una dintreurmătoarele modalităţ i:• Selectaţ i Start→Programs→Microsoft Excel.• Executaţ i dublu clic pe scurtătura programului Microsoft Excel de pe

suprafaţ a de lucru (dacă aveţ i aşa ceva; dacă nu, creaţ i o astfel descurtătură).

• Alegeţ i opţ iunea New Office Document din partea superioară ameniului Start şi executaţ i dublu clic pe pictograma Blank Workbook.

Sistemul va lansa în execuţ ie aplicaţ ia Microsoft Excel şi totodată vadeschide o nouă agendă de lucru ( Book).

• Selectaţ i butonul New Office Document din bara Office (dacă o aveţ iinstalată) şi apoi executaţ i dublu clic pe pictograma Blank Workbook;

• Există şi alte modalităţ i de lansare în execuţ ie a aplicaţ iei MicrosoftExcel, în funcţ ie de locurile unde v-aţ i plasat scurtături către această aplicaţ ie.

• Puteţ i de asemenea să lansaţ i în execuţ ie programul Microsoft Excelde la tastatură, apăsând combinaţ ia de taste pe care aţ i stabilit-o înacest scop.

OBSERVAŢ IE:

Atunci când lansa ţ i programul, imediat sub bara de formule, apare fereastra document con ţ inând o agend ă de lucru.O agend ă de lucru se compune din una sau mai multe foi de calcul care pot fi activate cu ajutorul etichetelor de la baza ferestrei document (Sheet1, Sheet2,...).

2. Introduceţ i titlul tabelului Situaţ ia vânzărilor în Trimestrul I 2002, pe care îlveţ i crea în prima foaie de calcul (Sheet1) a agendei dumneavoastră delucru.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i eticheta primei foi de calcul a agendei de lucru, Sheet1,

pentru a fi siguri că vă aflaţ i în prima foaie de calcul a agendei.Eticheta Sheet1, va fi afişată pe un fundal alb, ceea ce înseamnă că

aceasta este foaia de calcul activă.(2) Pentru a selecta o celulă, executaţ i pur şi simplu clic pe ea. Când o

celulă este selectată, în jurul ei este afişat un chenar negru. Puteţ i, deasemenea, apăsa combinaţ ia de taste Ctrl+Home, care are ca efectdeplasarea în prima celulă a foii de calcul, A1, indiferent de pozi ţ iacurentă a indicatorului de celulă în foaia de calcul respectivă.

(3) Tastaţ i titlul tabelului ca orice text, în orice document. Pe măsură ce îltastaţ i, textul apare şi în bara de formule.

(4) Pentru ca textul să rămână definitiv (până când îl înlocuiţ i saumodificaţ i) în celula A1, executaţ i una din următoarele acţ iuni:




60 Birotică

• Apăsaţ i tasta Enter, va fi selectată celula aflată sub celula curentă;• Apăsaţ i una din tastele direcţ ionale şi indicatorul de celulă va fi

mutat în celula indicată de tasta direcţ ională apăsată.• Selectaţ i butonul Enter din bara de formule şi indicatorul de celulă

va rămâne în celula în care tocmai aţ i introdus informaţ ia,respectiv A1.

O altă modalitate de a introduce titlul tabelului (un text) în celula (într-ocelulă) A1 este:(1) Selectaţ i celula A1.(2) Selectaţ i zona de editare a barei de formule şi introduceţ i titlul

tabelului. Pe măsură ce îl tastaţ i, textul va fi introdus şi în celulaselectată.

(3) Când aţ i terminat de introdus textul, apăsaţ i tasta Enter sau selectaţ ibutonul Enter din bara de formule.

OBSERVAŢ IE: Dac ă textul introdus este mai mare decât l ăţ imea celulei, acesta va fi afi şat şi în celula sau celulele învecinate din dreapta celulei curente, cu condi ţ ia ca acestea s ă fie libere. Dac ă ulterior introduce ţ i o informa ţ ie în celula din dreapta, programul nu mai afi şeaz ă partea din text care dep ăşe şte l ăţ imea celulei ini ţ iale. Întregul text este îns ă memorat în continuare în celula A1.

3. Introduceţ i titlurile coloanelor tabelului. Tabelul dumneavoastră va conţ ineinformaţ ii referitoare la: denumira produsului, preţ ul unitar, cantitateavândută în lunile ianuarie, februarie respectiv martie din fiecare produs şiadaosul comercial în procente practicat pentru fiecare produs în parte.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celula A2 şi introduceţ i Denumire produs. (2) Apăsaţ i tasta direcţ ională săgeată dreapta şi introduceţ i Pre ţ unitar. (3) Apăsaţ i tasta direcţ ională săgeată dreapta şi introduceţ i Vânz ări

lunare .(4) Apăsaţ i tasta Enter pentru a vă deplasa în celula C3 şi introduceţ i

Ianuarie .(5) Apăsaţ i tasta direcţ ională săgeată dreapta şi introduceţ i în celula D3,

Februarie .(6) În celula E3, introduceţ i Martie .(7) Selectaţ i celula F2 şi introduceţ i Adaos .

4. Începând cu linia a patra, introduceţ i cinci înregistrări în tabeluldumneavoastră.

REZOLVARE: Pentru a introduce datele în tabelul dumneavoastră, procedaţ i la fel cum aţ i

procedat la problemele precedente. Lăsăm la latitudinea dumneavoastră alegerea valorilor pentru aceste date.

OBSERVAŢ IE: Implicit, numerele introduse în interiorul unei celule sunt aliniate la dreapta iar textul introdus într-o celul ă este aliniat la stânga. Dac ă v ă afla ţ i în situa ţ ia în care trebuie s ă introduce ţ i numere care s ă fie tratate ca text (cum ar fi de exemplu numerele de telefon) vor trebui precedate de caractere de aliniament al textului. Astfel, se va tasta ‘ (apostrof) pentru aliniere la stânga, ^ (carat) pentru aliniere central ă,respectiv “ (ghilimele) pentru aliniere la dreapta.




Birotică 61

5. Centraţ i titlul Situaţ ia vânzărilor pe Trimestrul I 2002 relativ la tabel.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i domeniul de celule A1:F1 cât reprezintă lungimea tabelului,

în una din modalităţ ile:• Selectaţ i celula A1 (prima celulă a domeniului) şi ţ inând apăsat

butonul stâng al mouse-ului trageţ i spre dreapta până ajungeţ i încelula F1

şi elibera

ţ i butonul mouse-ului. Celulele din domeniul

selectat vor fi afişate pe un fundal de o altă culoare.• Selectaţ i celula A1 şi ţ inând apăsată tasta Shift, executaţ i clic în

celula F1, ultima celulă a domeniului. Efectul este acelaşi.(2) Executaţ i clic dreapta pe domeniul selectat şi alegeţ i Format Cells din

meniul contextual sau selectaţ i opţ iunea Cells din meniul Format. Va fiafişată pe ecran fereastra de dialog Format Cells.

(3) Selectaţ i eticheta Alignment; în pagina Alignment, selectaţ i Center înrubrica de listare Horizontal sau selectaţ i opţ iunea Center AcrossSelection.

(4) Textul va fi aliniat centrat relativ la marginile laterale ale domeniuluiselectat.

(5) În zona Text Control, bifaţ i caseta de validare Merge Cell pentru a unicele 6 celule selectate în una singură.(6) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

6. Uniţ i celulele A2:A3, B2:B3, C2:E2 respectiv F2:F3 într-o singură celulă şicentraţ i titlurile coloanelor în aceste celule.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i domeniul de celule A2:A3.(2) Executaţ i clic dreapta pe celulele selectate şi alegeţ i Format Cells din

meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(3) Selectaţ i eticheta Alignment.(4) În rubrica de listare Horizontal, alegeţ i Center pentru centrarea pe

orizontală a textului.(5) În rubrica de listare Vertical, alegeţ i Center pentru centrarea peverticală a textului.

(6) În zona Text Control, selectaţ i caseta de validare Merge Cells, pentrua uni celulele din domeniul selectat.

(7) Selectaţ i butonul OK.(8) Repetaţ i paşii 1-7 şi pentru domeniile de celule B2:B3, C2:E2 şi F2:F3.

7. Stabiliţ i lăţ imea optimă a coloanelor, astfel încât să fie cuprinsă şi cea mailungă informaţ ie din coloană.

REZOLVARE: Pentru a modifica lăţ imea coloanelor, puteţ i apela la una din următoarele

metode:• Plasaţ i cursorul mouse-ului pe cadrul coloanei (litera din partea de sus

a coloanei) pe marginea din partea dreaptă a coloanei care trebuieajustată şi când cursorul ia forma unei săgeţ i dublu direcţ ionată trageţ ispre dreapta sau spre stânga pentru a mări respectiv micşoradimensiunea lăţ imii coloanei respective.

• Poziţ ionaţ i cursorul mouse-ului pe cadrul coloanei pe marginea dindreapta a acesteia şi executaţ i dublu clic când cursorul mouse-ului iaforma unei săgeţ i dublu direcţ ionate. Lăţ imea coloanei este stabilită înacest caz automat, în funcţ ie de cea mai lungă informaţ ie din coloană.




62 Birotică

• Selectaţ i o coloană, mai multe sau chiar întregul tabel şi Selectaţ iFormat→Column→AutoFit Selection. Lăţ imea coloanelor va fi ajustată automat.

• Selectaţ i o coloană, mai multe sau chiar întregul tabel, executaţ i clicdreapta şi alegeţ i Column Width din meniul contextual. În fereastra dedialog Column Width, introduceţ i lăţ imea pe care o doriţ i pentrucoloana sau coloanele selectate. Acelaşi lucru îl puteţ i face şi dacă

selectaţ i Format→Column→Width.• Pentru a readuce o coloană sau mai multe la dimensiunea standard,

selectaţ i-le şi Selectaţ i Format→Column→Standard Width. Lăţ imeastandard a unei coloane este de 8.43; unitatea de măsură reprezintă numărul maxim de caractere care pot fi cuprinse într-o coloană culăţ ime standard.

ATEN Ţ IE: Nu întotdeauna procedeul de optimizare AutoFit d ă rezultatul scontat. De exemplu, un titlu lung care se întinde pe mai multe coloane determin ă o m ărire exagerat ă a l ăţ imii coloanei. O solu ţ ie ar fi scrierea unui astfel de titlu pe mai multe rânduri într-o celul ă (vezi problema urm ătoare).

8. Scrieţ i titlurile primelor două coloane ale tabelului dumneavoastră:Denumire produs şi Preţ unitar, pe două rânduri.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele care conţ in titlurile primelor două coloane şi executaţ i

clic dreapta pe ele.(2) Selectaţ i Format Cells în meniul contextual. Va fi afişată fereastra de

dialog Format Cells.(3) Selectaţ i eticheta Alignment a casetei de dialog.(4) În zona Text Control bifaţ i caseta de validare Wrap Text.(5) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.(6) Dacă textul nu apare afişat pe două rânduri, micşoraţ i dimensiunea

coloanei până când titlul va fi afişat pe două rânduri.OBSERVAŢ IE: Fereastra de dialog Format Cells o pute ţ i deschide şi cu combina ţ ia de taste Ctrl+1(unu).

9. Inseraţ i între înregistrarea a treia şi înregistrarea a patra două rândurigoale şi apoi eliminaţ i (ştergeţ i) aceste rânduri.

REZOLVARE: (1) Inseraţ i cele două rânduri aşa cum aţ i procedat la problema

precedentă.(2) Executaţ i clic şi trageţ i cu mouse-ul peste cadrele celor două rânduri

proaspăt introduse pentru a le selecta.(3) Selectaţ i Edit→Delete. Rândurile vor fi eliminate.

Un rând mai poate fi eliminat astfel: având marcajul de celulă poziţ ionat înrândul respectiv, selectaţ i Edit→Delete şi bifaţ i butonul de opţ iune Entire Rowdin fereastra de dialog Delete, selectând apoi butonul OK.

OBSERVAŢ IE: În aceea şi manier ă se înl ătur ă ( şterge) una sau mai multe coloane din foaia de calcul.




Birotică 63

10. Stabiliţ i pentru cifrele din coloana Preţ unitar, formatul de afişare cu două poziţ ii zecimale.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele ce conţ in datele din coloana Preţ unitar.(2) Executaţ i clic de două ori pe butonul Increase Decimal din bara de

instrumente de formatare. Pentru toate preţ urile din această coloană,au fost introduse câte două poziţ ii zecimale. Efectul obţ inut esteurmătorul: dacă introduceţ i în această coloană cifrele: 123, 123.4,123,4567 ele vor fi afişate astfel: 123.00, 123.40, 123,46.

OBSERVAŢ IE: Pentru a mic şora num ărul de pozi ţ ii zecimale pentru valorile numerice,utiliza ţ i butonul Decrease Decimal din bara de instrumente de formatare.

11. Activaţ i parametrul Fixed Decimal pentru a determina programul să introducă zecimalele în locul dumneavoatră; fixaţ i acest parametru la osingură poziţ ie zecimală; verificaţ i efectele obţ inute şi dezactivaţ i acestparametru pentru a reveni la modul normal de introducere a datelornumerice.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Tools→Options. Va fi afişată fereastra de dialog Options.(2) Selectaţ i eticheta Edit.(3) În pagina Edit a casetei de dialog Options, selectaţ i caseta de validare

Fixed Decimal. În mod prestabilit, programul Excel plasează punctulzecimal cu două poziţ ii la stânga faţ a de ultima cifră pe care aţ iintrodus-o.

(4) Pentru a modifica acest parametru prestabilit la 1, introduceţ i cifra 1 încaseta Places.

(5) Selectaţ i butonul OK. Programul afişează în bara de stare indicatorulFIX pentru a semnala faptul că facilitatea Fixed Decimal este activă.

(6) Pentru a dezactiva acest parametru, parcurgeţ i paşii de mai sus, deaceastă dată deselectând caseta de validare Fixed Decimal.

OBSERVAŢ IE: Aceast ă facilitate v ă este de mare ajutor atunci când ave ţ i de introdus sute de valori care utilizeaz ă toate un anumit num ăr de pozi ţ ii zecimale.Programul Excel adaug ă în mod automat punctul zecimal oric ărei valori numerice pe care o introduce ţ i - tot ce ave ţ i de f ăcut este s ă tasta ţ i cifrele şi s ă încheia ţ i introducerea. De exemplu, pentru a introduce valoarea numeric ă 123.4 într-o celul ă dup ă ce a ţ i stabilit num ărul de pozi ţ ii zecimale la 1,introduce ţ i în ordine cifrele 1234. Atunci când selecta ţ i butonul Enter sau ap ăsa ţ i una din tastele direc ţ ionale pentru a încheia introducerea, programul introduce în celul ă valoarea 123.4.

ATEN Ţ IE: Atunci când parametrul Fixed Decimal este activ, Excel adaug ă punctul zecimal tuturor valorilor pe care le introduce ţ i. Dac ă dori ţ i s ă introduce ţ i un num ăr f ăr ă punct zecimal sau cu punctul zecimal în alt ă pozi ţ ie decât cea impus ă de facilitatea Fixed Decimal, introduce ţ i chiar dumnevoastr ă punctul zecimal. De exemplu, pentru a introduce num ărul 789 în loc de 78.9, tasta ţ i în celul ă 789 urmat de punct.

12. Stabiliţ i pentru preţ urile din coloana Preţ unitar, formatul numericCurrency pentru a exprima aceste preţ uri în dolari.




64 Birotică

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele ce conţ in datele din coloana Preţ unitar.(2) Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl+1. Va fi afişată fereastra de dialog

Format Cells.(3) Selectaţ i eticheta Number.(4) În zona de listare Category, Selectaţ i stilul Currency. Efectul aplicării

acestui stil va fi exemplificat în zona Sample.

(5) Selectaţ i butonul OK. Stilul Currency are ca efect introducereasemnului $, a virgulei între miile de dolari şi a două poziţ ii zecimale.Puteţ i de asemenea să selectaţ i datele din coloana Preţ unitar şi să Selectaţ ibutonul Currency Style ($) din bara de instrumente de formatare.

OBSERVAŢ IE: S-ar putea ca la un moment dat s ă apar ă într-o celul ă sau mai multe,semnele ######. Acest lucru se întâmpl ă de fiecare dat ă când un format numeric pe care l-a ţ i utlizat adaug ă caractere suplimentare valorilor astfel încât acestea nu mai pot fi afi şate, nu mai încap în coloanele respective.Pentru a sc ăpa de aceste semne şi a reveni la valorile dumneavoastr ă, nu trebuie decât s ă m ări ţ i l ăţ imea coloanelor.

13. Aplicaţ i datelor din coloana Adaos, formatul reprezentării procentuale.REZOLVARE:

(1) Selectaţ i celulele ce conţ in datele din coloana Adaos.(2) Selectaţ i butonul Percent Style din bara de instrumente de formatare

sau apăsaţ i Ctrl+1, pentru a afişa fereastra de dialog Format Cells.(3) Selectaţ i eticheta Number.(4) În zona de listare Category, selectaţ i stilul Percentage. Efectul aplicării

acestui stil va fi exemplificat în zona Sample.(5) Selectaţ i butonul OK. Stilul Percent înmulţ eşte valorile din celule cu o

sută şi adaugă simbolul %.

14. Introduceţ i între titlul tabelului şi capul de tabel, în celulele F2:G2 datacurentă sub forma Mai 17, 2006.

REZOLVARE: (1) Introduceţ i un rând liber între capul de tabel şi titlul tabelului.(2) Selectaţ i celulele F2:G2 şi selectaţ i butonul Merge And Center din bara

de instrumente de formatare.(3) Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl+; pentru ca programul să introducă

automat data curentă.(4) Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl+1 pentru a afişa fereastra de dialog

Format Cells.(5) Selectaţ i eticheta Number.(6) În zona de listare Category, selectaţ i stilul Date iar în rubrica de listare

Type alegeţ i formatul Mai, 17 2006 . Efectul aplicării acestui stil va fiexemplificat în zona Sample.

(7) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

15. tergeţ i conţ inutul coloanei Adaos şi introduceţ i un adaos comercial de25%, pentru toate produsele.

REZOLVARE: Pentru a introduce adaosul comercial de 25% pentru toate produsele, urmaţ ipaşii:

(1) Selectaţ i celulele ce conţ in datele din coloana Adaos.




Birotică 65

(2) Selectaţ i Edit→Clear Contents, pentru a elimina conţ inutul celulelorselectate păstrând în acelaşi timp formatul ataşat numerelor dincelulele respective şi eventualele comentarii ataşate acestor celule.Pentru a şterge doar conţ inutul unei selecţ ii de celule, puteţ i deasemenea apăsa tasta Delete.

(3) Introduceţ i în celula G5, prima celulă a domeniului selectat, valoarea0.25 şi tastaţ i Enter. Având în vedere formatul Percentage, setat

pentru această coloană, efectul va fi înmulţ irea cifrei introduse cu 100şi ataşarea semnului % , astfel încât rezultatul afişat va fi 25% .

(4) Selectaţ i celula G5 pentru a plasa aici indicatorul de celulă. Poziţ ionaţ iindicatorul mouse-ului pe colţ ul din dreapta jos al marcajului celulei şicând acesta ia forma unei săgeţ i negre, trageţ i acest marcaj ţ inândapăsat butonul stâng al mouse-ului până la celula aferentă ultimuluiprodus. Valoarea 25% din prima celulă, va fi copiată în toate celelaltecelule selectate. Acest lucru este posibil datorită facilităţ ii AutoFill(procedeul de autoumplere), oferită de programul Excel.

O altă modalitate mai directă, fără a şterge conţ inutul celulelor şi fără a utilizafacilitatea AutoFill, este următoarea:

(1) Selectaţ i domeniul de celule ce conţ in datele în coloana Adaos.(2) Introduceţ i în bara de formule cifra 0.25.(3) Apăsaţ i Ctrl+Enter pentru a introduce această cifră în toate celulele

domeniului selectat înlocuind totodată datele existente.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i astfel economisi timp şi efort atunci când dori ţ i s ă introduce ţ i aceea şi informa ţ ie (text, valoare sau formul ă ) în mai multe celule ale foii de calcul sau mai multe domenii de celule ale foii de calcul.

16. Calculaţ i valoarea vânzărilor pentru lunile ianuarie, februarie respectivmartie.

REZOLVARE:

(1) Introduceţ i în domeniul de celule H3:J3 titlul Valoare vânz ări lunare ,centrat.

(2) Introduceţ i în celula H4 prima lună, Ianuarie în celula I4 Februarie iar în J4 Martie .

(3) Pentru a calcula valoarea vânzărilor din luna ianuarie, Selectaţ i celulaH5. Valoarea vânzărilor în luna ianuarie pentru fiecare produs seobţ ine înmulţ ind preţ ul unitar al fiecărui produs cu cantitatea vândută din fiecare produs în luna ianuarie.

(4) Tastaţ i în celulă întreaga formulă, astfel: =C5*D5 sau introduceţ isemnul =, selectaţ i celula C5 pentru a plasa adresa acestei celule înformulă, după care introduceţ i semnul asterisc (*) şi selectaţ i celula

D5.(5) Apăsaţ i tasta Enter sau selectaţ i caseta Enter din bara de formule.Rezultatul calculat va fi afişat în celula H5, iar formula =C5*D5 va fiafişată în bara de formule.

(6) Utilizând facilitatea AutoFill, aplicaţ i această formulă şi în celelaltecelule ale coloanei. Valorile vânzărilor pentru celelalte produse vor fiautomat calculate şi afişate în celulele corespunzătoare.

(7) Repetaţ i paşii 3-6 pentru a calcula valoarea vânzărilor pentru fiecareprodus şi în lunile februarie şi martie.

OBSERVAŢ IE:




66 Birotică

În introducerea manual ă a formulelor de calcul pot fi utiliza ţ i urm ătorii operatori matematici : + pentru adunare, - pentru sc ădere, * pentru înmul ţ ire, / (linie de frac ţ ie) pentru împ ăr ţ ire şi ^ (accent circumflex) pentru ridicare la putere. Unele formule pe care le crea ţ i îns ă, pot utiliza mai mul ţ i operatori matematici. În acest caz Excel efectueaz ă fiecare opera ţ ie de la stânga la dreapta respectând prioritarea opera ţ iilor şi anume: înmul ţ irea şi împ ăr ţ irea au prioritate fa ţă de adunare şi sc ădere. Dac ă dori ţ i o alt ă ordine trebuie s ă

utiliza ţ i parantezele.17. Calculaţ i în coloana K totalul vânzărilor pe produs în cele trei luni.

Introduceţ i ca titlu pentru coloana totalurilor: Total vânzări.

REZOLVARE: (1) Introduceţ i în domeniul de celule K3:K4, numele coloanei Total vânz ări

şi centraţ i-l.(2) Selectaţ i celula K5.(3) Selectaţ i butonul Paste Function din bara de instrumente standard. Va

fi afişată fereastra de dialog Paste Function.(4) În zona de listare Function Category va fi selectată categoria Most

Recently Used.(5) Selectaţ i funcţ ia Sum în zona de listare Function Name şi Selectaţ i

butonul OK.(6) În rubrica de editare Number1, introduceţ i domeniul de celule H5:J5,

pentru a aduna datele din celulele H5, I5 şi J5.(7) Selectaţ i butonul OK. Funcţ ia va fi introdusă împreună cu argumentele

sale în bara de formule iar în celula selectată va fi introdus rezultatuloperaţ iei.

18. Introduceţ i o linie de total general în care să calculaţ i totalul vânzărilor dinluna ianuarie, februarie respectiv martie şi un total general.

REZOLVARE: (1) Intoduceţ i în celula B11, numele liniei Total .(2) Pentru a calcula valoarea totală a vânzărilor din luna ianuarie,

Selectaţ i celula H11 şi selectaţ i butonul AutoSum din bara deinstrumente standard. Programul inserează funcţ ia Sum în bara deformule, plasează un marcaj în jurul celulelor H5, H6, H7, H8, H9, H10şi utilizează domeniul H5:H10 ca argument al funcţ iei Sum.

(3) Selectaţ i tasta Enter şi valoarea calculată va fi afişată în celula H11.(4) Pentru a calcula totalul vânzărilor şi pentru celelalte luni, precum şi

totalul general, copiaţ i formula din celula H11 cu facilitatea AutoFill şi în celelalte celule.

19. Adăugaţ i o coloană tabelului în care să se afişeze automat Greu vandabilatunci când cantitatea vândută din produsul respectiv, în cele trei luni este

mai mică sau egală cu 1500, iar în caz contrar să se afişeze Vandabil.Intitulaţ i această coloană Calificare.

REZOLVARE: (1) Introduceţ i titlul coloanei.(2) Selectaţ i celula L5 şi introduceţ i formula

=IF(SUM(D5:F5)<=1500,"Greu Vandabil","Vandabil"), după care tastaţ iEnter. Când cantitatea vândută din produsul respectiv în cele trei lunieste mai mică sau egală cu 1500 se afişează Greu Vandabil , deoarece




Birotică 67

testul are valoarea logică adevărat; în caz contrar, se afişează Vandabil .

(3) Utilizaţ i tehnica AutoFill, pentru a copia formula şi în celelate celule alecoloanei.

Puteţ i introduce această formulă şi cu ajutorul butonului Paste Function dinbara de instrumente standard.

20. Aplicaţ i formatul Currency (monetar) pentru rezultatele obţ inute în urmacalculelor făcute la problemele precedente.

REZOLVARE: Acest lucru poate fi făcut foarte simplu, prin selectarea celulelor ce conţ inaceste rezultate şi acţ ionarea butonului Currency Style din bara deinstrumente de formatare.

21. tergeţ i conţ inutul coloanei Preţ unitar; anulaţ i operaţ ia de ştergere.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele care conţ in datele în coloana respectivă, inclusiv titlul

coloanei.(2) Selectaţ i meniul Edit şi alegeţ i Clear→Contents, pentru a şterge doar

conţ inutul domeniului de celule selectat sau apăsaţ i tasta Delete. Dacă introduceţ i date în această coloană, acestea vor fi afişate conformformatelor ataşate iniţ ial celulelor respective în care introduceţ i date.

(3) Pentru a anula operaţ ia de ştergere, selectaţ i butonul Undo din barade instrumente standard.

ATEN Ţ IE: Dac ă în selec ţ ia de celulele este inclus ă o celul ă de tip Merge, opera ţ ia de ştergere nu poate fi efectuat ă. Pentru a proba acest lucru, selecta ţ i întreaga coloan ă C şi încerca ţ i s ă-i şterge ţ i con ţ inutul.Programul va selecta domeniul de celule pe care ar putea s ă-l ştearg ă în acest caz şi afi şeaz ă un mesaj de avertizare.

22. tergeţ i formatul aplicat datelor din celulele coloanei Preţ unitar; anulaţ ioperaţ ia.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele ce conţ in datele în coloana Preţ unitar, inclusiv titlul

coloanei.(2) Selectaţ i meniul Edit şi alegeţ i Clear→Formats, pentru a şterge doar

formatele aplicate datelor din celulele selectate. Observaţ i efectul!(3) Anulaţ i operaţ ia de ştergere excutând clic pe butonul Undo din bara de

instrumente standard.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i şterge de asemenea comentariile ata şate celulelor selectate cu comada Edit →Clear →Comments sau pute ţ i elimina con ţ inutul, formatul şi comentariile dintr-o selec ţ ie de celule cu comanda Edit →Clear →All.Ap ăsarea tastei Delete are ca efect întotdeauna ştergerea doar a con ţ inutului celulelor selectate.

23. Copiaţ i preţ urile din coloana Preţ unitar în domeniul de celule C14:C18;anulaţ i operaţ ia de copiere.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i datele din coloana Preţ unitar, adică domeniul de celule

C5:C9.




68 Birotică

(2) Executaţ i una din următoarele operaţ ii:• Selectaţ i butonul Copy din bara de instrumente standard;• Executaţ i clic dreapta pe celulele selectate şi alegeţ i Copy din

meniul contextual;• Selectaţ i Edit→Copy;• Folosiţ i combinaţ ia de taste Ctrl+C; În oricare din acţ iunile de mai

sus, efectul va fi acelaşi: în jurul celulelor selectate va apărea un

marcaj şi celulele respective vor fi copiate în memoria temporară Clipboard.

(3) Selectaţ i prima celulă din domeniul în care doriţ i să se facă copierea,respectiv C14 şi efectuaţ i una din următoarele operaţ ii:• Selectaţ i butonul Paste din bara de instrumente de formatare;• Executaţ i clic dreapta pe celula selectată şi alegeţ i Paste din

meniul contextual care apare;• Selectaţ i comanda Paste din meniul Edit;• Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl+V. Conţ inutul memoriei Clipboard

va fi lipit într-un domeniu de celule începând de la celula selectată.

OBSERVAŢ IE:

Atunci când copia ţ i o selec ţ ie cu ajutorul memoriei temporare şi al comenzilor Copy şi Paste, pute ţ i copia informa ţ ia de mai multe ori. Dup ă efectuarea primei copieri, marcajul din jurul celulelor selectate r ămâne activ semn c ă le pute ţ i copia şi în alte domenii de celule şi chiar alte foi de calcul cu ajutorul comenzii Paste. Dac ă dori ţ i ca informa ţ ia s ă fie copiat ă doar în domeniul selectat la un moment dat, ap ăsa ţ i tasta Enter.

ATEN Ţ IE: Copierea este static ă! Dac ă efectua ţ i schimb ări în domeniul ini ţ ial aceste schimb ări nu vor ap ărea şi în domeniul în care a ţ i f ăcut copierea. Domeniul în care a ţ i f ăcut copierea con ţ ine imaginea domeniului copiat din momentul în care s-a efectuat copierea.

24. Copiaţ i valorile vânzărilor din luna ianuarie în domeniul de celuleH14:H18; anulaţ i operaţ ia de copiere.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele care conţ in valorile vânzărilor din luna ianuarie şi

selectaţ i butonul Copy din bara de instrumente standard. Informaţ iiledin celulele respective vor fi copiate în memoria Clipboard.

(2) Selectaţ i prima celulă din domeniul în care doriţ i să se facă copierea,respectiv H14.

(3) Executaţ i clic dreapta pe celula selectată şi alegeţ i Paste Special dinmeniul contextual sau Selectaţ i Edit→Paste Special. Va fi afişată fereastra de dialog Paste Special.

(4) În zona Paste, bifaţ i butonul de opţ iune Values, pentru a fi lipite doarvalorile din domeniul de celule selectat.(5) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog Paste

Special.

OBSERVAŢ IE: În mod normal, programul copiaz ă toate informa ţ iile din domeniul de celule pe care l-a ţ i selectat: formate, formule, text, comentarii şi alte valori pe care le-a ţ i introdus. Func ţ ia Paste Special v ă permite s ă specifica ţ i ce informa ţ ii s ă




Birotică 69

fie copiate din domeniul de celule selectat. Studia ţ i toate posibilit ăţ ile oferite de aceast ă func ţ ie! Observa ţ i şi în acest caz c ă dac ă modifica ţ i de exemplu pre ţ ul pentru un produs, valoarea vânz ărilor pentru produsul respectiv este modificat ă corespunz ător dar valorile copiate r ămân acelea şi.

25. Copiaţ i valorile vânzărilor din luna februarie în domeniul de celule I14:I18astfel încât atunci când apar modificări în valoarea vânzărilor acestea să apară şi în domeniul în care s-a făcut copierea.

REZOLVARE: Pentru a realiza acest lucru trebuie să stabiliţ i o legătură permanentă întrecele două domenii, astfel:

(1) Selectaţ i celulele care conţ in valorile vânzărilor din luna februarie şiselectaţ i butonul Copy din bara de instrumente standard. Informaţ iilereferitoare la celulele respective vor fi copiate în memoria Clipboard.

(2) Selectaţ i prima celulă din domeniul în care doriţ i să se facă copierea,respectiv I14.

(3) Executaţ i clic dreapta pe celula selectată şi alegeţ i Paste Special dinmeniul contextual sau Selectaţ i Edit→Paste Special. Va fi afişată

fereastra de dialog Paste Special.(4) În această casetă, selectaţ i butonul Paste Link, pentru a stabili

legătura între cele două domenii.(5) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Paste

Special şi pentru a finaliza operaţ ia.(6) Efectuaţ i unele modificări, de exemplu modificaţ i preţ ul unui produs

sau cantitatea vândută dintr-un produs şi observaţ i modificările care auloc.

26. Ordonaţ i datele din tabelul creat, în ordinea alfabetică a denumirilorproduselor, iar pentru produsele cu aceeaşi denumire, stabiliţ i ca al doileacriteriu de sortare preţ ul unitar în ordine ascendentă.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i domeniul de celule B5:K9. Nu selectaţ i şi numerele curente

deoarece vrem ca acestea să-şi păstreze ordinea.(2) Selectaţ i meniul Data şi alegeţ i opţ iunea Sort. Va fi afişată fereastra de

dialog Sort.(3) În zona My List Has selectaţ i butonul de opţ iune No Header Row,

pentru a include în domeniul de sortat şi prima line a domeniuluiselectat.

(4) În rubrica de listare Sort By, alegeţ i Column B şi bifaţ i butonul deopţ iune Ascending, pentru ca sortarea să se facă în ordine alfabetică crescătoare.

(5)În rubrica de listare Then By, alegeţ i Column C şi bifaţ i butonul deopţ iune Ascending, pentru ca sortarea să se facă în ordineacrescătoare a preţ urilor pentru acelaşi produs. După cum vedeţ i, suntadmise maximum trei criterii de sortare.

(6) Selectaţ i butonul OK. Fereastra de dialog Sort va fi închisă concomitent cu sortarea datelor.

ATEN Ţ IE: Programul nu sorteaz ă decât datele din celulele selectate. Aten ţ ie deci la celulele pe care le selecta ţ i în vederea sort ării pentru a nu altera datele introduse. De exemplu, dac ă selecta ţ i doar coloanele Denumire Produs şi




70 Birotică

Pre ţ unitar în vederea sort ării, vor fi sortate doar datele din aceste coloane,celelate p ăstrând ordinea în care au fost introduse. De asemenea, dac ă domeniul selectat con ţ ine celule de tipul Merge, programul nu poate efectua sortarea.

OBSERVAŢ IE: O sortare simpl ă, dup ă un singur criteriu, se poate face utilizând şi butoanele Sort Ascending şi Sort Descending din bara de instrumente standard.Implicit, în cazul sort ării cu aceste butoane, programul consider ă c ă prima linie din selec ţ ie este linia de titluri şi n-o include în sortare. Aten ţ ie deci la domeniul pe care îl selecta ţ i în acest caz.

27. Salvaţ i agenda de lucru creată până acum, cu numele Agenda în dosarulExerciţ ii şi părăsiţ i programul Excel.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i File→Save As. Va fi afişată fereastra de dialog Save As.(2) În rubrica de listare Save In, căutaţ i dosarul Exerci ţ ii (3) În rubrica de listare File Name, tastaţ i Agenda .(4) Aveţ i grijă ca în rubrica de listare Save As Type să fie selectat tipul de

fişier Microsoft Excel WorkBook (*.xls), care este tipul implicit.(5) Selectaţ i butonul Save. Agenda de lucru este salvată, iar numele ei vafi afişat în bara de titlu al ferestrei active.

(6) Selectaţ i File→Exit, selectaţ i butonul de închidere al ferestrei deaplicaţ ie sau selectaţ i Close în meniul de sistem.


1. Generaţ i un tabel cu următoarele coloane: Nr. crt , Nume Prenume , Nota1,Nota2 , Nota3 , Media şi efectuaţ i următoarele operaţ ii:• Introduceţ i titlul Situa ţ ia şcolar ă şi centraţ i acest titlu relativ la

lungimea tabelului;

• Introduceţ i data curentă în zona de titlu a tabelului;• Introduceţ i şapte înregistrări în tabel;• Care este alinierea implicită a datelor în celule?• Centraţ i titlurile coloanelor faţă de marginile laterale ale celulelor;• Datele din coloana Nume Prenume, aliniaţ i-le centrat faţă de

marginile laterale ale celulelor;• Schimbaţ i alinierea titlului coloanei Nr. crt, astfel încât acesta să fie

afişat pe verticală, de jos în sus iar înălţ imea liniei să se modificeautomat pentru a cuprinde întreg titlul.

• Selectaţ i concomitent, coloanele A, C şi E;• Stabiliţ i lăţ imea coloanei D la 10 puncte;

• Ajustaţ i automat lăţ imea coloanei Nume Prenume, astfel încâtaceasta să cuprindă şi cel mai lung nume.• Ajustaţ i manual lăţ imea coloanei Nume Prenume, astfel încât

aceasta să cuprindă şi cel mai lung nume;• Introduceţ i între înregistrarea a treia şi a patra, încă două înregistrări;• tergeţ i datele celor două înregistrări abia introduse;• Eliminaţ i liniile rămase goale;• Calculaţ i media notelor pentru fiecare student introducând manual

formula de calcul, după care ştergeţ i mediile astfel obţ inute;




Birotică 71

• Calculaţ i media notelor pentru fiecare student utilizând generatorulde funcţ ii;

• Adăugaţ i o coloană în care să se afişeze Promovat pentru studenţ ii acăror medie este mai mare sau egală cu 5 şi Nepromovat pentru ceice nu au obţ inut media 5.

• Aplicaţ i datelor din coloana Media, formatul Number cu trei zecimale.• Ce format este aplicat impicit datelor introduse de dumneavoastră în

tabel?• Aplicaţ i datelor din coloana Nume Prenume, formatul Text;• tergeţ i formatul aplicat datelor din coloana Nume Prenume;• Sortaţ i datele tabelului în ordinea descrescătoare a mediilor iar

pentru persoanele cu aceleaşi medii, stabiliţ i ca şi criteriu de sortareordinea descrescătoare a primei note, aceasta fiind considerată ceamai importantă;

• Salvaţ i agenda de lucru astfel creată, cu denumirea Situa ţ ie îndosarul implicit.

2. Creaţ i un tabel care să cuprindă următoarele coloane: Nr. crt, Denumire produs, Cost fix (CF), Cost variabil (CV), Cost total (CT) Pondere CF în

CT şi efectuaţ i următoarele operaţ ii:• Introduceţ i titlul tabelului Situa ţ ia Costurilor în primele două linii alefoii de calcul şi centraţ i-l;

• Intoduceţ i data şi ora curente în linia de titlu a tabelului;• Introduceţ i numele coloanelor, iar acolo unde aceste nume sunt prea

lungi, scrieţ i-le pe două rânduri;• Introduceţ i cinci înregistrări în tabel;• Introduceţ i valoarea pentru costul fix, utilizând tehnica AutoFill;• Selectaţ i concomitent datele din prima şi a treia coloană;• Selectaţ i, fără a utiliza tehnica de tragere cu mouse-ul domeniul de

celule A3:D7;• Calculaţ i costul total pentru toate produsele într-o singură operaţ ie,

adică introduceţ i formula o singură dată iar aceasta să fie aplicată pentru toate produsele în aceaşi timp, fără utilizarea tehnicii AutoFill;

• Aplicaţ i formatul monetar pentru toate costurile din tabeluldumneavoastră;

• Calculaţ i suma toatală a costurilor;• Calculaţ i ponderea costurilor fixe în costurile totale şi afişaţ i

rezultatele obţ inute ca procent;• Dacă poderea costului fix în costul total pentru un produs depăşeşte

65%, să se afişeze CF MARE în dreptul produsului respectiv, într-ocoloană pe care o veţ i adăuga tabelului;

• Copiaţ i formula utilizată în coloana Ponderea CF în CT , într-un

domeniu de celule ales de dumneavoastră şi observaţ i efectele, upă care anulaţ i operaţ ia;• Copiaţ i toate imformaţ iile referitoare la domeniul celulelor care conţ in

costurile totale pentru fiecare produs într-un domeniu ales dedumneavoastră şi observaţ i efectele. Anulaţ i copierea făcută;

• Salvaţ i agenda de lucru astfel creată cu numele Costuri în dosarulExerci ţ ii .




72 Birotică

2.3. Perfecţionarea unei agende de lucru


1. Deschideţ i agenda de lucru creată în secţ iunea anterioară, Agenda.xls.

REZOLVARE: Pentru a deschide agenda de lucru Agenda.xls , pute

ţ i proceda în una din

următoarele modalităţ i:• Selectaţ i opţ iunea Open Office Document din partea superioară a

meniului Start. Se va deschide fereastra de dialog Open OfficeDocument în care, în rubrica de editare Look In, alegeţ i dosarul în careaţ i salvat fişierul. Selectaţ i fişierul respectiv şi apoi butonul Open.Odată cu deschiderea fişierului va fi lansată în execuţ ie şi aplicaţ iaExcel.

• Selectaţ i Start→Documents şi selectaţ i Agenda.xls .• Lansaţ i în execuţ ie aplicaţ ia Excel. Selectaţ i fişierul în ultima secţ iune

a meniului File, în care sunt afişate, de regulă, ultimele patru fişiere cucare aţ i lucrat.

• Lansaţ i în execuţ ie aplicaţ ia Excel. Selectaţ i butonul Open din bara deinstrumente standard. Se va deschide fereastra de dialog Open în careveţ i proceda la fel cum aţ i procedat în fereastra de dialog Open OfficeDocument.

2. Schimbaţ i culoarea caracterelor tiltului în albastru iar fundalul celulei careconţ ine titlul, coloraţ i-l în portocaliu.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celula care conţ ine titlul.(2) Selectaţ i săgeata derulantă a butonului Fill Color din bara de

instrumente de formatare şi alegeţ i culoarea portocaliu, din casetacare se deschide. Fundalul celulei selectate va fi colorat în portocaliu.

(3) Selectaţ i săgeata derulantă a butonului Font Color din bara deinstrumente de formatare şi selectaţ i culoarea albastru, din caseta carese deschide. Caracterele titlului vor fi colorate în albastru.

3. Modificaţ i fontul cu care este scris titlul tabelului în Arial Black dedimensiune 12 şi cu caractere înclinate.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic dreapta pe celula care conţ ine titlul şi alegeţ i Format

Cells din meniul contextual care apare. Va fi afişată fereastra de dialogFormat Cells.

(2) Selectaţ i eticheta Font.(3) În zona de listare Font, Selectaţ i Arial Black pentru a-l selecta.(4) În zona de listare Font Style, selectaţ i stilul Italic.(5) În zona de listare Size, selectaţ i dimensiunea de 12.(6) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog.

Pentru stabilirea sau modificarea fontului, stilului şi dimensiunii acestuiaputeţ i utiliza şi butoanele aferente din bara de instrumente de formatare.

OBSERVAŢ IE: În pagina Patterns, în rubrica de editare Pattern a casetei de dialog Format Cells pute ţ i stabili de asemenea şi un model de ha şuri, pentru un domeniu de celule, precum şi culoarea ha şurii respective. Culorile şi ha şurile le ve ţ i folosi




Birotică 73

în general pentru a pune în eviden ţă anumite sec ţ iuni ale foii de calcul, un domeniu de celule dintr-un tabel, un tabel sau celule sepatate. Pentru a înl ătura modelul de ha şuri din anumite celule, selecta ţ i domeniul de celule şi alege ţ i op ţ iunea None din partea superioar ă a paletei de culori Color din pagina Patterns a casetei de dialog Format Cells.

4. Ataşaţ i celulei care conţ ine titlul Vânzări lunare următorul comentariu:Conţ ine cantităţ ile vândute din fiecare produs.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic dreapta pe celula în care doriţ i să inseraţ i şi alegeţ i Insert

Comment din meniul contextual, selectaţ i celula respectivă şi selectaţ iInsert→Comment sau selectaţ i celula respectivă şi selectaţ i butonulNew Comment din bara de instrumente de formatare.

(2) Introduceţ i comentariul în caseta de editare care va fi afişată.Recunoaşteţ i celula care are ataşat un comentariu printr-un triunghi deculoare roşie afişat în colţ ul din dreapta sus al acesteia. De câte oriveţ i plasa cursorul mouse-ului pe triunghiul respectiv, va fi afişatcomentariul ataşat celulei.

(3) Puteţ i afişa comentariul, cu posibilitatea de modificare, dacă poziţ ionaţ i

indicatorul în celulă şi apăsaţ i Shift+F2.5. Ascundeţ i coloanele care conţ in valoarea vânzărilor lunare şi apoi făceţ i-

le din nou vizibile.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i coloanele care conţ in valorile vânzărilor lunare, respectiv D,

E şi F.(2) Executaţ i clic dreapta pe coloanele astfel selectate şi alegeţ i Hide din

meniul contextual sau selectaţ i Format→Column→Hide. Coloanele D,E şi F vor dispărea din foaia de calcul astfel încât în linia care conţ ineliterele coloanelor va apărea afişat A, B, C, G, H etc.

(3) Pentru a face din nou vizibile coloanele ascunse, selectaţ i coloanele Cşi G trăgând cu cursorul mouse-ului peste cadrele lor. Trebuie să faceţ iacest lucru, pentru a cuprinde în selecţ ie şi coloanele ascunse.

(4) Executaţ i clic dreapta pe coloanele selectate şi alegeţ i Unhide dinmeniul contextual. Programul afişează coloanele ascunse şiselectează toate cele cinci coloane.

Puteţ i ascunde una sau mai multe coloane şi cu ajutorul mouse-ului. Trageţ imuchia dreaptă a coloanei sau domeniului de coloane selectat spre stângapână când aceasta se suprapune peste muchia stângă şi apoi eliberaţ ibutonul mouse-ului. Reafişarea cu mouse-ul a coloanei sau coloanelorascunse este operaţ ia inversă ascunderii acestora. În aceeaşi manieră puteţ iascunde şi una sau mai multe linii.

OBSERVAŢ IE: Opera ţ ia de ascundere a unor informa ţ ii dintr-o foaie de calcul este util ă mai ales atunci când proiecta ţ i un raport, o agend ă de lucru ce urmeaz ă a fi tip ărit ă. De exemplu, dac ă dori ţ i s ă tip ări ţ i un raport care s ă con ţ in ă situa ţ ia vânz ărilor este evident c ă nu dori ţ i s ă apar ă coloana Pre ţ unitar. În loc s ă pierde ţ i timp cu mutatul coloanei cu pre ţ urile în afara zonei de tip ărit, pute ţ i s ă o ascunde ţ i pur şi simplu pân ă dup ă ce ve ţ i fi tip ărit raportul.

6. Introduceţ i automat datele în coloana Nr. crt.

REZOLVARE:




74 Birotică

(1) tergeţ i datele din coloana Nr. crt.(2) Pentru a introduce automat o serie de date, procedaţ i în felul următor:

introduceţ i în domeniul de celule primele două date ale seriei,respectiv introduceţ i în celula A5 cifra 1 iar în celula A6, cifra 2.

(3) Selectaţ i celulele A5 şi A6 şi utilizând tehnica AutoFill, extindeţ iselecţ ia până la al cincilea produs şi eliberaţ i cursorul mouse-ului.Programul Excel va "ghici" intenţ ia dumneavoastră şi va completa

seria în funcţ ie de primele valori introduse.Puteţ i face acest lucru şi astfel: introduceţ i în celula A5 cifra 1 şi ţ inândapăsată tasta Ctrl trageţ i butonul de umplere al celulei peste celelate celulepână la ultimul produs.

OBSERVAŢ IE: Folosind aceast ă facilitate, pute ţ i introduce serii de genul: 2 4 6..., 5 10 15...,100 200 300..., produs1 produs2 produs3..., January February March... în general date calendaristice, serii de numere, etc. Nu ve ţ i putea îns ă introduce, utilizând aceast ă tehnic ă, serii precum: Ianuarie Februarie Martie..., Br ăila Bucure şti Gala ţ i..., etc a şa numitele serii personalizate, pe care programul Excel nu are cum s ă le cunoasc ă. Exist ă îns ă o solu ţ ie şi în

acest caz. (vezi problema urm ătoare)7. tergeţ i datele din coloana Denumire Produs, creaţ i o listă personalizată

care să cuprindă produsele dumneavoastră şi introduceţ i aceste produseutilizând tehnica AutoFill.

REZOLVARE: (1) tergeţ i datele din coloana Denumire Produs.(2) Selectaţ i opţ iunea Options din meniul Tools. Va fi afişată fereastra de

dialog Options.(3) Selectaţ i eticheta Custom Lists pentru a alege această pagină a

ferestrei de dialog.(4) Executaţ i clic în zona de listare List Entries pentru a plasa aici cursorul

de inserare.(5) Introduceţ i denumirea primului produs după care tastaţ i Enter,

introduceţ i denumirea celui de-al doilea produs şi tastaţ i Enter şi aşamai departe până la ultimul produs.

(6) Selectaţ i butonul Add pentru a adăuga lista introdusă în zona de listareCustom Lists.

(7) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Options.(8) Introduceţ i în coloana Denumire Produs, primul produs din lista

dumneavoastră şi apoi, utilizând tehnica AutoFill introduceţ i şi celelalteproduse. De acum încolo, puteţ i utiliza această listă pentru a introduceautomat denumirile produselor dumnevoastră în orice domeniu, în

orice foaie de calcul sau agendă de lucru.8. Daţ i domeniului de celule K5:K9 care conţ ine valorile totale ale vânzărilorpentru fiecare produs, numele Vânzări.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i domeniul de celule căruia doriţ i să-i atribuiţ i un nume,

respectiv K5:K9.(2) Selectaţ i Insert→Name→Define. Va fi afişată fereastra de dialog

Define Name.




Birotică 75

(3) În zona de editare Names In Workbook, introduceţ i numele care va fiataşat domeniului, Vânz ări .

(4) În zona de editare Refers To, este afişată adresa domeniului căruia i-afost atribuit numele respectiv.

(5) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.(6) Numele domeniului va fi afişat în rubrica de listare Name Box în bara

de formule. Selectând un nume de domeniu din rubrica de listare

Name Box va fi selectat automat domeniul căruia i-a fost ataşatnumele respectiv. Vă puteţ i deplasa astfel rapid de la un domeniu decelule la altul, mai ales în cazul foilor de calcul de mari dimensiuni.Acelaşi lucru îl puteţ i face cu comanda Edit→Go To sau apăsând tastaF5.

OBSERVAŢ IE: Pute ţ i atribui un nume şi unei coloane sau unui rând utilizând comanda Insert →Name →Create. Numele de celule sau domenii pot fi folosite şi ca argumente în formule. De exemplu, pute ţ i calcula suma total ă a vânz ărilor din coloana K, utilizând formula: =SUM(Vânz ări).

ATEN Ţ IE:

Atunci când se denume şte o celul ă sau un domeniu de celule, formulele care se refer ă la aceste celule nu se actualizeaz ă automat pentru a reflecta noile nume. Pentru a substitui un nume unei referin ţ e de celul ă într-o formul ă,trebuie utilizat ă comanda Insert →Name →Apply .

9. Calculaţ i valoarea totală a adaosului comercial aferentă vânzărilor lunarecât şi valoarea totală a vânzărilor, utlizând adresa absolută a celulei G5,pentru indicarea valorii adaosului comercial.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celula B12 şi introduceţ i titlul, Total Adaos .(2) Selectaţ i celua H12 şi introduceţ i formula =Product($G$5:H11). Tastaţ i

Enter. Va fi calculată valoarea adaosului comercial aferent vânzărilordin luna ianuarie.

(3) Pentru a calcula valoarea adaosului comercial şi pentru celelalte luniprecum şi valoarea totală a acestuia, plasaţ i cursorul mouse-ului pecolţ ul din dreapta jos a celulei şi când acesta ia forma unei săgeţ i deculoare neagră trageţ i spre dreapta până în celula K12 inclusiv.

OBSERVAŢ IE: Adresele indicate prin A1 adic ă numele coloanei urmat de num ărul liniei sunt adrese relative. Atunci când utiliza ţ i adrese relative în formule, la copierea acestor formule în alte domenii de celule, adresele utilizate de formulele respective sunt ajustate automat. Pentru a interzice programului s ă modifice adresa unei celule (care intervine într-o formul ă ) la copierea ulterioar ă a

formulei, trebuie s ă utiliza ţ i adrese absolute. Atunci când vre ţ i s ă utiliza ţ i adresa absolut ă a unei celule, plasa ţ i semnul $ (dolar) în fa ţ a literei fiec ărei coloane şi a num ărului fiec ărei linii din formul ă.

10. Trasaţ i liniatura tabelului stabilind pentru chenarul exterior o grosime maimare decât liniatura interioară.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i întregul tabel.(2) Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl+1 sau butonul dreapta de la mouse.

Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.




76 Birotică

(3) Selectaţ i eticheta Border pentru a selecta în această pagină a caseteide dialog linia continuă din caseta Style

(4) Selectaţ i butonul Inside din zona Presets, pentru a stabili forma şigrosimea liniaturii interne a tabelului.

(5) Selectaţ i linia continuă cu grosimea cea mai mare în caseta Style şiapoi Selectaţ i butonul Outline din zona Presets, pentru a stabiligrosimea chenarului tabelului.

(6) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.Mai puteţ i rezolva problema utilizând setul de butoane Borders din bara deinstrumente de formatare.

11. Să se afişeze valoarea minimă a vânzărilor totale pentru un produs, curoşu iar valoarea maximă cu albastru.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele care conţ in valoarea vânzărilor, exceptând celula de

total.(2) Selectaţ i Format→Conditional Formatting. Va fi afişată fereastra de

dialog Conditional Formatting.

(3) În zona Condition1, selectaţ i în prima rubrică de listare Cell Values Is.(4) În a doua rubrică de listare selectaţ i Equal To iar în rubrica de editarealăturată, introduceţ i formula: =MIN($K$5:$K$9).

(5) Selectaţ i butonul Format. Va fi afişată caseta de dailog Format Cells.(6) Selectaţ i eticheta Font şi alegeţ i culoarea roşu din paleta Color.(7) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Format

Cells.(8) Selectaţ i butonul Add. Fereastra de dialog se extinde pentru a putea

introduce a doua condiţ ie.(9) Repetaţ i paşii 3-5, introducând de data aceasta formula:

=MAX($K$5:$K$9). (10) Selectaţ i butonul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.

(11) Selectaţ i eticheta Font şi alegeţ i culoarea albastru din paleta Color.(12) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog FormatCells.

(13) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog ConditionalFormatting.

12. Afişaţ i pe un fundal de culoare albastră cea mai mare cantitate ce a fostvândută, dintr-un produs.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele care conţ in cantităţ ile vândute pentru toate

produsele, respectiv D5:F9.(2) Selectaţ i Format→Conditional Formatting. Va fi afişată fereastra de

dialog Conditional Formatting.(3) În zona Condition1, selectaţ i în prima rubrică de listare Cell Values Is.(4) În a doua rubrică de listare selectaţ i Equal To iar în rubrica de editare

alăturată, introduceţ i formula: =MAX($D$5:$F$9). (5) Selectaţ i butonul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(6) Selectaţ i eticheta Patterns şi alegeţ i culoarea albastru din paleta Color.(7) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Format

Cells.(8) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Conditional

Formatting.




Birotică 77

13. Copiaţ i tabelul creat până acum, în cea de-a doua foaie de calcul aagendei de lucru curente.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i tabelul şi butonul Copy din bara de instrumente standard,

selectaţ i Edit→Copy sau alegeţ i Copy din meniul contextual. Tabelulva fi copiat în memoria temporară, Clipboard.

(2) Selectaţ i eticheta celei de-a doua foi de calcul, Sheet2 pentru a vă deplasa în această foaie de calcul.

(3) Selectaţ i celula A1 (în general indicatorul de celulă este plasat înaceasta) pentru ca tabelul să fie inserat începând de la această celulă.

(4) Selectaţ i butonul Paste din bara de instrumente de formatare, Selectaţ iEdit→Paste sau alegeţ i Paste din meniul contextual. Tabelul va fi lipitdin memoria temporară în foaia de calcul.

14. În tabelul din Sheet2, faceţ i modificările necesare, astfel încât acesta să conţ ină situaţ ia vânzărilor în trimestrul doi.

REZOLVARE: Iată care ar fi aceste modificări:

• Schimbaţ i titlul tabelului în: Situa ţ ia vânz ărilor în Trimestrul II 2006 ;• Înlocuiţ i lunile ianuarie, februarie, martie cu aprilie, mai, iunie;• Modificaţ i cantităţ ile vândute, preţ urile precum şi adaosul comercial.

Observaţ i că, valorile din coloanele care conţ in formule suntactualizate automat.

15. Creaţ i o copie a întregii foi de calcul Sheet1, pe care plasaţ i-o între foilede calcul Sheet2 şi Sheet3.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic dreapta pe eticheta foii de calcul Sheet1 şi alegeţ i

opţ iunea Move Or Copy din meniul contextual care se deschide. Va fiafişată fereastra de dialog cu acelaşi nume.

(2) În rubrica de listare To Book, puteţ i introduce agenda de lucru în caredoriţ i să copiaţ i foaia de calcul selectată. În acest caz este vorba deagenda curentă Agenda.xls, care apare deja afişată în rubrica delistare.

(3) În zona de listare Before Sheet, Selectaţ i Sheet3, pentru a plasa copiafoii de calcul Sheet1 înaintea foii Sheet3.

(4) Bifaţ i caseta de validare Create A Copy. Dacă nu bifaţ i această casetă,foaia de calcul va fi doar mutată în poziţ ia indicată.

(5) Selectaţ i butonul OK. Noua foaie de calcul va avea eticheta Sheet1(2),ceea ce indică că este Copia foii de calcul Sheet1.

16. Plasaţ i (mutaţ i) foaia de calcul Sheet1(2) înaintea foii de calcul Sheet1.

REZOLVARE: Pentru a muta foaia de calcul puteţ i proceda în aceeaşi manieră în care aţ iprocedat la problema precedentă sau mai simplu, Selectaţ i eticheta foii decalcul pe care doriţ i să o mutaţ i şi ţ inând apăsat butonul mouse-ului, trageţ icursorul acestuia, căruia îi este ataşată o pictogramă ce indică o foaie, până ajungeţ i în poziţ ia dorită şi eliberaţ i butonul mouse-ului.

17. tergeţ i (înlăturaţ i) foaia de calcul Sheet1(2) din agenda de lucru.

REZOLVARE:




78 Birotică

Operaţ ia de ştergere a unei foi de calcul, este şi ea foarte simplă. Executaţ iclic dreapta pe eticheta foii, Sheet1(2) şi alegeţ i comanda Delete din meniulcontextual sau selectaţ i eticheta foii şi alegeţ i comanda Delete Sheet dinmeniul Edit. Selectaţ i butonul Yes al casetei de avertizare care va fi afişată.

ATEN Ţ IE: tergerea, eliminarea uneia sau mai multor foi de calcul este definitiv ă! Opera ţ ia de ştergere a uneia sau mai multor foi de calcul, nu poate fi anulat ă cu comanda Undo. Caseta de avertizare care este afi şat ă, are tocmai rolul de a v ă împiedica s ă înl ătura ţ i o foaie de calcul dac ă nu sunte ţ i sigur c ă dori ţ i acest lucru.

18. Selectaţ i primele trei foi de calcul, deselectaţ i-le şi apoi selectaţ i foileSheet1, Sheet3 şi Sheet4 şi de asemenea deselectaţ i-le.

REZOLVARE: (1) Pentru a selecta primele trei foi de calcul (adiacente), Selectaţ i prima

foaie şi ţ inând apăsată tasta Shift selectaţ i eticheta celei de-a treia foide calcul (ultima din grup). Vor fi selectate astfel toate foile situate întrecele două.

(2) Pentru a deselecta un grup de foi de calcul, selectaţ i eticheta (deculoare gri) a unei foi de calcul neselectate sau selectaţ i comandaUngroup din meniul contextual al uneia dintre etichetele selectate.

(3) Pentru a selecta celălalt grup de foi (neadiacente), selectaţ i etichetaprimei foi şi ţ inând apăsată tasta Ctrl, selectaţ i etichetele celorlalte foicare urmează să fie selectate, respectiv Sheet3 şi Sheet4.

(4) Pentru a deselecta grupul de foi, repetaţ i pasul 2.

19. Inseraţ i o foaie de calcul înaintea foii de calcul Sheet2; mutaţ i foaiainserată la sfârşitul grupului de foi de calcul deschise.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i eticheta foii de calcul înaintea căreia doriţ i să fie inserată

noua foaie de calcul, respectiv Sheet2.(2) Selectaţ i comanda Worksheet din meniul Insert sau selectaţ i Insert dinmeniul contextual al etichetei.

(3) Selectaţ i butonul OK din fereastra de dialog Insert sau apăsaţ i Enterdeoarece în pagina General este deja selectată pictograma Worksheetdrept tipul foii ce urmează să fie inserată.

OBSERVAŢ IE: Pentru a insera un grup de noi foi de calcul consecutive într-o agend ă de lucru, selecta ţ i un grup ce con ţ ine acela şi num ăr de etichete ca şi num ărul noilor foi de calcul ce urmeaz ă a fi inserate, începând cu eticheta foii de calcul în fa ţ a c ăreia vre ţ i s ă insera ţ i noile foi de calcul. Apoi selecta ţ i Worksheet din meniul Insert sau selecta ţ i Insert din meniul contextual al etichetei.

20. Modificaţ i denumirile produselor concomitent în ambele foi de calcul careconţ in situaţ iile vânzărilor pe trimestrul I, respectiv pe trimestrul II.

REZOLVARE: Pentru a efectua modificări în mai multe foi de calcul concomitent, procedaţ iastfel: selectaţ i cele două foi de calcul Sheet1 şi Sheet2, care conţ in situaţ iavânzărilor pe trimestrul I respectiv trimestrul II şi introduceţ i noile denumiri aleproduselor în una din foile selectate. Modificările vor fi făcute concomitent şi în cealaltă foaie de calcul.




Birotică 79

OBSERVAŢ IE: Introducerea informa ţ iilor standard necesare mai multor foi de calcul doar într-o singur ă foaie de calcul a agendei de lucru are ca efect m ărirea vitezei de creare a unor noi foi de calcul.

21. Creaţ i o foaie de calcul recapitulativă (centralizatoare) în Sheet3, care să conţ ină, pe baza datelor din primele două foi de calcul, situaţ ia vânzărilor în primul semestru al anului, respectiv valoarea vânzărilor şi valoareaadaosului comercial pe fiecare produs şi în total.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i eticheta Sheet3, pentru a vă deplasa în această foaie de

calcul.(2) Introduceţ i în celula A1 titlul tabelului, Centralizator Semestrul I .(3) Introduceţ i titlurile coloanelor: Nr. crt, Denumire Produs, Valoare

Vânz ări, Valoare Adaos şi centraţ i-le.(4) Copiaţ i conţ inutul coloanelor Nr. Crt şi Denumire Produs din Sheet1

sau Sheet2, adică domeniul de celule A5:B9 în foaia de calcul Sheet3.Vor apărea câteva anomalii în ceea ce priveşte liniatura tabelului, daracest lucru nu are importanţă deoarece veţ i restabili la sfârşit liniatura

întregului tabel.(5) În coloana Valoare Vânzări, calculaţ i valoarea totală a vânzărilor

pentru fiecare produs utilizând datele din celelalte două foi de calcul.Pentru aceasta, tastaţ i semnul egal =(egal) în celula C3 pentru a începe introducerea formulei de calcul.

(6) Selectaţ i Paste Function din bara de instrumente standard. Va fiafişată fereastra de dialog Paste Function.

(7) Selectaţ i din categoria Most Recently Used, funcţ ia Sum şi selectaţ iOK. Trageţ i fereastra de dialog în altă poziţ ie în fereastră, astfel încâtsă aveţ i datele vizibile. (colţ ul dreapta jos, de exemplu).

(8) Selectaţ i eticheta primei foi de calcul Sheet1, pentru a merge înaceastă pagină şi apoi selectaţ i celula K5 care conţ ine valoareavânzărilor din primul produs pe trimestrul I.

(9) Selectaţ i rubrica de editare Number2 pentru a plasa aici cursorul deinserare şi pentru a introduce cel de-al doilea termen al adunării.

(10) Selectaţ i eticheta Sheet2 şi apoi pe celula K5 care conţ ine valoareavânzărilor din primul produs pe trimestrul II. Formula pe care o ve ţ iintroduce astfel, va fi =Sum(Sheet1!K5,Sheet2!K5).

(11) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog şi pentru aintroduce formula în celula selectată.

(12) Utilizând tehnica AutoFill, copiaţ i formula şi în celelalte celule pentru acalcula valorile vânzărilor şi pentru celelalte produse.

(13) În coloana Valoare Adaos, calculaţ i valoarea adaosului comercial

pentru fiecare produs utilizând datele din celelalte două foi de calcul.Pentru aceasta, tastaţ i semnul egal =(egal) în celula D3 pentru a începe introducerea formulei de calcul. Formula de calcul pe care oveţ i introduce, este următoarea:

=SUM(PRODUCT(Sheet1!G5,Sheet1!K5),PRODUCT(Sheet2!G5,Sheet2!K5)).(14) Selectaţ i butonul Paste Function şi alegeţ i funcţ ia Sum din fereastra de

dialog care se deschide. Selectaţ i OK.(15) În rubrica de editare Number1 tastaţ i Poduct( , Selectaţ i Sheet1 şi apoi

pe G5 care conţ ine adaosul comercial practicat pentru primul produs.




80 Birotică

(16) Tastaţ i virgulă (,) şi apoi în Sheet1 selectaţ i K5, pentru a introducevaloarea vânzărilor din fiecare produs. Închideţ i paranteza.

(17) În rubrica de editare Number2, introduceţ i în aceeaşi manieră formula:PRODUCT(Sheet2!G5, Sheet2!K5)

(18) Utilizând tehnica AutoFill, copiaţ i formula şi în celelalte celule pentru acalcula valorile adaosului comercial şi pentru celelalte produse.

(19) În celula B8 tastaţ i TOTAL pentru a marca linia în care veţ i calcula

totalul valorii vânzărilor şi al adaosului comercial în primul semestru.(20) Calculaţ i aceste totaluri folosind funcţ ia AutoSum.(21) Formataţ i titlul tabelului astfel încât acesta să arate la fel ca titlurile

celorlalte două tabele. Pentru aceasta, mergeţ i în Sheet2, selectaţ ititlul tabelului şi apoi selectaţ i butonul Format Painter (copiază toateformatările aplicate zonei selectate) din bara de instrumente standard.

(22) Selectaţ i Sheet3, plasaţ i cursorul mouse-ului pe titlul tabelului iar cândcursorul mouse-ului are ataşată o pictogramă sub formă de pensulă,trageţ i de el spre dreapta peste titlul tabelului. Toate atributele deformatare aplicate titlului din foaia de calcul Sheet2 vor fi aplicate şiacestui titlu.

(23) Selectaţ i tabelul astfel creat şi stabiliţ i-i liniatura şi chenarul utilizândbutoanele Borders din bara de instrumente de formatare.

OBSERVAŢ IE: Marele avantaj este c ă, deoarece toate valorile din foaia de calcul recapitulativ ă (centralizatoare) sunt legate prin formul ă de valorile introduse în foile asociate celor dou ă trimestre, orice actualizare sau corectur ă efectuat ă asupra acestor valori va fi automat reflectat ă de valorile recapitulative din foaia de calcul centralizatoare.

22. Deschideţ i cele trei foi de calcul în ferestre separate şi vizualizaţ i-leconcomitent astfel încât să puteţ i compara datele.

REZOLVARE:

(1) Selectaţ i comanda New Window din meniul Window pentru a crea o adoua fereastră.(2) Selectaţ i eticheta foii de calcul pe care doriţ i să o afişaţ i în această a

doua fereastră respectiv, Sheet2 al cărui nume din bara de titlu esteurmat de :2.

(3) Alegeţ i comanda New Window din meniul Window pentru a crea o atreia fereastră şi apoi selectaţ i eticheta foii de calcul pe care doriţ i să oafişaţ i în această fereastră, respectiv Sheet3, al cărui nume din barade titlu este urmat de :3.

(4) După ce aţ i creat ferestre pentru toate foile de calcul pe care dorţ i să lecomparaţ i, selectaţ i comanda Arrange din meniul Window. Va fi afişată fereastra de dialog Arrange Windows.

(5) Alegeţ i din această casetă de dialog modul în care doriţ i să fie aranjateferestrele pe ecran, bifând butonul de opţ iune corespunzător. Puteţ i să încercaţ i toate opţ iunile pentru a vă crea o idee despre posibilităţ ilecare vi se oferă.

(6) Pentru a închide ferestrele create, atunci când nu mai aveţ i nevoie deele, executaţ i pur şi simplu clic pe butonul de închidere al ferestrelorrespective.

23. Redenumiţ i foile de calcul Sheet1 şi Sheet2, Sheet3 ataşând etichetelornume mai sugestive ca: TrimI, TrimII respectiv Total.




Birotică 81

REZOLVARE: Pentru a face acest lucru, procedaţ i în felul următor: executaţ i clic dreapta peeticheta foii de calcul pe care doriţ i să o redenumiţ i, alegeţ i Rename dinmeniul contextual şi tastaţ i noul nume.

24. Creaţ i pe baza agendei de lucru creată până acum, un şablon pe caresă-l utilizaţ i anterior la crearea altor agende de lucru. Denumiţ i acestşablon Vânzări. Închideţ i şablonul astfel creat.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Save din bara de instrumente standard, pentru a

salva modificările făcute până acum în Agenda.xls .(2) Selectaţ i Save As din meniul File pentru a deschide fereastra de dialog

Save As.(3) Tastaţ i Vânz ări în rubrica de editare File Name, apoi Selectaţ i săgeata

din dreapta rubricii Save As Type şi selectaţ i Template din listaderulantă. Opţ iunea din rubrica Save In Box va fi înlocuită cuTemplates deoarece, în configuraţ ia prestabilită, programul salvează şabloanele în dosarul C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates . Lăsaţ i această opţ iune nemodificată.

(4) Selectaţ i butonul Save. Excel va închide agenda de lucru Agenda.xls ,iar numele de pe bara de titlu va deveni Vânzări pentru a indica faptulcă acum lucraţ i în şablonul Vânzări.

(5) Selectaţ i primele două foi de calcul pentru ca modificările pe care leefectuaţ i să se facă concomitent în ambele foi.

(6) Selectaţ i în titlul tabelului anul 2006 şi înlocuiţ i-l cu cuvântul Anul .(7) Selectaţ i data şi tastaţ i Data .(8) Selectaţ i domeniul de celule C5:G12 şi apăsaţ i tasta Delete pentru a

elimina conţ inutul celulelor fără a elimina şi atributele de formatare. Nuştergeţ i conţ inutul celulelor care cuprind valori calculate, deoarece veţ işterge formulele de calcul respective şi veţ i fi nevoiţ i să le introduceţ idin nou în eventualele agende de lucru pe care le veţ i crea pe bazaacestui şablon.

(9) Deselectaţ i foile de calcul.(10) Selectaţ i butonul Save pentru a salva şablonul şi apoi selectaţ i butonul

Close din partea dreaptă a barei de meniuri pentru a închide şablonulfără să închideţ i programul.

25. Creaţ i o nouă agendă de lucru pe baza şablonului obţ inut la problemaprecedentă.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i New din meniul File. Se va deschide fereastra de dialog cu

acelaşi nume.(2)

Executaţ i dublu clic pe pictograma Vânzări din pagina General. Se vadeschide agenda de lucru cu numele Vânzări1.(3) Introduceţ i informaţ iile necesare în această agendă şi salvaţ i-o în

dosarul Exerci ţ ii , dându-i şi un nume.


1. Deschideţ i agenda de lucru Situaţ ie.xls şi efectuaţ i următoarele operaţ ii:




82 Birotică

• Creaţ i un şablon pe baza acestei agende de lucru care va conţ inestructura, atributele de formatare şi alte elemente constante (în acestcaz ştergeţ i doar notele elevilor). Salvaţ i-l cu numele Situa ţ ie şcolar ă;

• Deschideţ i o nouă agendă de lucru pe baza şablonului creat anteriorşi salvaţ i-o cu numele Situa ţ ia2002 în dosarul Exerciţ ii.

• Modificaţ i titlul tabelului în Situa ţ ia colar ă SemestrulI 2002 şi scrieţ i-lcu caractere aldine cu dimensiunea de 12;

• Inseraţ i în tabel încă o coloană pe care o veţ i denumi Nota3 şi careva cuprinde a treia notă pentru fiecare elev; ştergeţ i titlurile Nota1,Nota2, Nota3 şi introduceţ i-le din nou utilizând de această dată tehnica AutoFill.

• Creaţ i o listă personalizată cu numele elevilor, preluând elementeleacestei liste din tabelul dumneavoastră;

• tergeţ i numele elevilor şi introduceţ -le din nou cu ajutorul listeipersonalizate create anterior;

• Modificaţ i formula de calcul a mediei utilizând de această dată formula: =Nota1*podere1+Nota2*pondere2+Nota3*pondere3, undepondere1, pondere2 şi pondere3 se memorează în trei celule ale foii

de calcul imediat sub tabel, într-o linie pe care o intitulaţ i Ponderi ;• Ascundeţ i liniile în care sunt afişaţ i elevii nepromovaţ i şi apoivizualizaţ i-le din nou;

• Haşuraţ i toate celulele corespunzătoare mediilor mai mici decât 5;• Afişaţ i cea mai mare medie precum şi numele studentului care a

obţ inut-o pe fundal albastru;• Stabiliţ i un format predefinit pentru tabelul dumneavoatră (folosiţ i

comanda Format→Autoformat). Ulterior renunţ aţ i la acest format.• Trasaţ i liniatura tabelului iar titlul tabelului încadraţ i-l într-un chenar

cu linie dublă;• Copiaţ i tabelul astfel creat în cea de-a doua foaie de calcul şi faceţ i

modificările necesare astfel încât acesta să reflecte situaţ ia şcolară pe semestrul II;

• În Sheet3 creaţ i un tabel recapitulativ cu situaţ ia şcolară pe întreganul şi care să cuprindă aceleaşi informaţ ii ca şi celelalte două tabele. Coloanele Nota1, Nota2, Nota3 vor conţ ine mediile notelorrespective obţ inute de fiecare elev în parte iar coloana Media vaconţ ine mediile anuale ale fiecărui elev.

• Redenumiţ i foile de calcul astfel create, astfel: SemI , SemII , respectivAnual ;

• Faceţ i setările necesare astfel încât în viitor la deschiderea uneiagende de lucru să fie active 5 foi de calcul;

• Închideţ i agenda de lucru astfel creată.

2. Deschideţ i agenda de lucru Costuri.xls şi efectuaţ i următoarele operaţ ii:• Afişaţ i tabelul pe un fond de culoare galben deschis iar toatecaracterele făceţ i-le aldine;

• Ajustaţ i automat dimensiunile celulelor tabelului astfel încât şi ceamai lungă informaţ ie să fie vizibilă;

• Înlăturaţ i din tabel coloana care conţ ine costurile fixe, inseraţ i o linie între titlul tabelului şi tabel şi introduceţ i aici costul fix.

• Ce se întâmplă cu valorile calculate din coloanele Cost Total şiPondere CF în CT? Explicaţ i!

• Ataşaţ i celulei care conţ ine costul fix, denumirea CostFix .




Birotică 83

• Intoduceţ i din nou formulele de calcul pentru costul total şi pondereacostului fix în costul total utilizând tot adresa absolută a celulei careconţ ine costul fix. Puteţ i adresa în mod absolut această celulă utilizând numele ataşat?

• Copiaţ i acest tabel, concomitent în foile de calcul Sheet2 şi Sheet3;• Modificaţ i valoarea costului fix în prima foaie de calcul, astfel încât

modificarea să se facă automat şi în celelate două foi de calcul;

• Inseraţ i între Sheet2 şi Sheet3 concomitent 3 foi de calcul;• Mutaţ i aceste foi de calcul la sfârşitul grupului de foi;• Înlăturaţ i grupul respectiv din agenda de lucru;• Creaţ i câte o fereastră pentru fiecare foaie de calcul care conţ ine

informaţ ii şi aranjaţ i aceste ferestre în cascadă pe ecran. Închideţ iuna din ferestre şi rearanjaţ i ferestrele rămase pentru a ocupa spaţ iulliber;

• Închideţ i toate ferestrele create în afară de cea iniţ ială şi agenda delucru curentă, fără a părăsi programul Excel.

2.4. Reprezentarea grafică a datelor2.4.1. Probleme rezolvate

1. Deschideţ i agenda de lucru Agenda.xls şi activaţ i prima foaie de calcul aacestei agende adică TrimI.

REZOLVARE: Faceţ i acest lucru aşa cum aţ i învăţ at în secţ iunea anterioară.

2. Reprezentaţ i grafic în coloane 2D, cantităţ ile vândute din fiecare produs în cele trei luni.

REZOLVARE:

(1) Selectaţ i domeniul de celule care conţ ine denumirile produselor(B5:B9) şi domeniul care conţ ine cantităţ ile vândute din fiecare produs în cele trei luni, respectiv D5:F9.

(2) Selectaţ i Butonul Chart Wizard, aflat pe paleta More Buttons de pebara de instrumente standard. Va fi afişată fereastra de dialog ChartWizard în care este prezentat primul pas din cei patru pe care îi veţ iurma.

(3) Dacă este cazul selectaţ i opţ iunea No din Office Assistant pentru arefuza propunerea de ajutor. Având selectată opţ iunea Column dinlista Chart Type, selectaţ i ca subtip Clustered Column, prima opţ iunedin primul rând şi Selectaţ i Next pentru a merge la pasul următor.

(4) Chart Wizard prezintă

cum va arăta domeniul selectat în forma

graficului cu coloane bidimensionale. Selectaţ i butonul de opţ iuneSeries In Rows şi Selectaţ i Next, pentru a merge la pasul următor.

(5) Selectaţ i pe rând toate etichetele din această casetă de dialog pentrua vă familiariza cu opţ iunile existente. Selectaţ i butonul Next pentru aaccepta opţ iunile prestabilite şi pentru a merge la pasul următor.

(6) La acest pas veţ i indica unde va fi plasat graficul creat. Păstraţ i şi înacest caz selectările prestabilite, adică graficul va fi plasat în foaia decalcul curentă a agendei de lucru curente. Selectaţ i butonul Finish.

OBSERVAŢ IE:




84 Birotică

Excel a legat graficul de datele pe baza c ărora a fost construit. De aceea,graficul va fi redimensionat ori de câte ori ve ţ i modifica datele. Verifica ţ i aceast ă afirma ţ ie!

3. Plasaţ i graficul astfel creat la două linii distanţă de tabel începând cuprima coloană a foii de calcul.

REZOLVARE:

(1) Plasaţ i indicatorul mouse-ului pe grafic, în apropierea marginii lui.(2) Când este afişată o casetă explicativă cu textul Chart Area, blocaţ ibutonul din stânga al mouse-ului şi trageţ i graficul până când acestaajunge în poziţ ia dorită.

4. Introduceţ i pentru graficul dumneavoastră titlul, Situaţ ia cantitativă avânzărilor şi subtitlul Trim I 2006.

REZOLVARE:

• Având graficul selectat executaţ i clic dreapta pe suprafaţ a lui şiselectaţ i opţ iunea Chart Options din meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialog cu acelaşi nume.

• Selectaţ i eticheta Titles pentru a activa pagina respectivă a casetei de

dialog.• Tastaţ i în rubrica de editare Chart Title, Situa ţ ia cantitativ ă a vânz ărilor

şi selectaţ i OK.• Plasaţ i punctul de inserare la sfârşitul titlului, apăsaţ i Enter şi tastaţ i

Trim I 2006 .• Executaţ i clic undeva în cadrul graficului pentru a încheia introducerea

titlului.

5. Modificaţ i culoarea titlului graficului în albastru şi subliniaţ i-l.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic dreapta pe titlul tabelului şi selectaţ i comanda Format

Chart Title din meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialogFormat Chart Title.

(2) Selectaţ i eticheta Font şi alegeţ i culoarea albastru din paleta de culoria rubricii de listare Color.

(3) Din rubrica de listare Underline selectaţ i Single.(4) Selectaţ i butonul OK pentru a închide fereastra de dialog.

6. Înlocuiţ i etichetele numerice de pe axa x care marchează cele trei serii dedate, cu numele lunilor respective.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i celulele care coţ in titlurile coloanelor ce cuprind cantităţ ile

vândute, respectiv D4:F4.

(2) Selectaţ i butonul Copy din bara de instrumente standard.(3) Selectaţ i axa x executând clic pe ea. Când axa x este selectată, este încadrată la capete de două pătrăţ ele de culoare neagră.

(4) Selectaţ i butonul Paste din Bara de instrumente de formatare.Etichetele seriilor vor fi înlocuite cu numele lunilor.

7. Modificaţ i criteriul de formare al seriilor de date în graficul dumneavoastră de la cel pe rânduri la cel pe coloane.

REZOLVARE:




Birotică 85

(1) Executaţ i clic dreapta pe suprafaţ a graficului, Chart Area şi selectaţ icomanda Data Source din meniul contextual. Va fi afişată fereastra dedialog Data Source.

(2) Selectaţ i eticheta Data Range şi bifaţ i butonul de opţ iune Series InColumns.

(3) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog. Remarcaţ icum s-a modificat semnificaţ ia informaţ iei pe care o obţ ineţ i din acest

grafic faţă de cel anterior.8. Micşoraţ i scala de reprezentare a cantităţ ilor vândute pe axa y, pentru a

afişa mai multe etichete de-a lungul axei şi în acelaşi timp măriţ icantitatea maximă reprezentată pe axă.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic dreapta pe numerele de pe axa y şi alegeţ i Format Axis

din meniul contextual.(2) În fereastra de dialog Format Axis selectaţ i eticheta Scale.(3) În rubrica de editare Maximum introduceţ i o cifră mai mare decât cea

stabilită automat.(4) În rubrica de editare Major Unit introduceţ i o cifră mai mică decât cea

afişată deja.(5) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog. Observaţ i

modificările ce apar, păstraţ i-le dacă vă convin dacă nu reveniţ i lavalorile iniţ iale.

OBSERVAŢ IE: Dac ă modifica ţ i semnificativ datele surs ă, s-ar putea ca scara întregului grafic s ă se modifice. De exmplu, dac ă introduce ţ i pentru un produs o cantitate vândut ă foarte mare, celelalte coloane se reduc aproape la zero pentru a respecta reprezentarea la scar ă.

9. Adăugaţ i un produs în tabelul dumneavoastră, întroduceţ i toate datelereferitoare la acest produs şi actualizaţ i graficul pentru ca acesta să reflecte noile valori.

REZOLVARE: (1) Introduceţ i valorile pentru noua înregistrare în tabel.(2) Selectaţ i celula care conţ ine denumirea produsului şi trageţ i această

celulă în zona graficului. Eliberaţ i butonul mouse-ului; va fi afişată fereastra de dialog Paste Spcial.

(3) În zona Add Cells As, bifaţ i butonul de opţ iune New Point(s) pentru cavaloarea din celula respectivă să fie adăugată în grafic ca un nouelement de reprezentat. Dacă inseraţ i o coloană care conţ ineacantităţ ile vândute în luna aprilie de exemplu, aţ i fi adăugat acestevalori ca o nouă serie în graficul existent bifând butonul de opţ iune

New Series.(4) Bifaţ i caseta de validare Categories (X Labels) In First Column, pentruca denumirea produsului să fie afişată ca etichetă pe axa x.

(5) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.(6) Selectaţ i celulele ce conţ in cantităţ ile vândute din acest produs în cele

trei luni şi trageţ i această selecţ ie pe grafic.(7) În fereastra de dialog Paste Special, bifaţ i doar butonul radio New

Point(s) din zona Add Cells As.(8) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.




86 Birotică

10. Finalizaţ i crearea graficului stabilind pentru acesta un fundal şi un chenar.

REZOLVARE: Pentru aceasta, procedaţ i astfel:

(1) Executaţ i clic dreapta pe suprafaţ a graficului, Chart Area şi alegeţ iFormat Chart Area din meniul de context.

(2) În fereastra de dialog Format Chart area selectaţ i eticheta Patterns.(3) În zona Border, bifaţ i butonul de opţ iune Custom, pentru a stabili

dumneavoastră formatul chenarului ce va încadra graficul.(4) Din rubrica de listare Style, alegeţ i primul format de chenar cu model.(5) În rubrica de listare color, alegeţ i culoarea albastru mai deschis.(6) În rubrica de listare Weight selectaţ i linia cu lăţ imea cea mai mare.(7) Bifaţ i caseta de validare Shadow pentru a adăuga efectul de umbră

chenarului.(8) Selectaţ i butonul Fill Effects, pentru a stabili formatul fundalului pentru

graficul dumneavoastră.(9) În pagina Gradient a casetei de dialog Fill Effects, selectaţ i butonul de

opţ iune From Center din zona Shading Style.(10) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Fill Effects;

selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Format ChartArea.


1. Deschideţ i agenda de lucru Costuri.xls şi reprezentaţ i grafic în 3D, seriacosturilor variabile pentru toate produsele. Asupra graficului astfel creat,efectuaţ i următoarele modificări:• Plasaţ i graficul în partea dreaptă a tabelului;• Adăugaţ i un titlu graficului pe care încadraţ i-l într-un chenar;• Adăugaţ i titluri sugestive ambelor axe pe care de asemenea

încadraţ i-le într-un chenar;

• Afişaţ i în grafic şi sursa de date care a stat la baza trasării graficuluirespectiv.

• Plasaţ i legenda graficului în partea stângă a acestuia.• Afişaţ i etichetele axei x vertical orientate de jos în sus; reveniţ i la

afişarea pe orizontală a acestor etichete;• Aplicaţ i etichetelor axei y, formatul General înlăturând astfel formatul

Currency care încarcă nejustificat diagrama;• Adăugaţ i un produs în tabelul dumneavoastră şi apoi actualizaţ i

graficul;• Inseraţ i o coloană în tabel care să cuprindă costurile (cheltuielile)

excepţ ionale pentru fiecare produs şi actualizaţ i graficul, pentru a

reflecta noua situaţ ie.2. În agenda de lucru Costuri.xls reprezentaţ i grafic ponderea costurilor fixe în costurile variabile pentru fiecare produs, efectuând următoareleoperaţ ii:• Efectuaţ i reprezentarea grafică sub formă de plăcintă (Pie) 3D;• Adăugaţ i un titlu şi un subtitlu graficului astfel obţ inut;• Modificaţ i poziţ ia, culorile şi fontul legendei;• Modificaţ i culorile utilizate în reprezentarea datelor;• Afişaţ i pe sectoarele diagramei şi valorile reprezentate (ponderile);




Birotică 87

• Schimbaţ i tipul de reprezentare grafică a datelor (tipul graficului) dinplăcintă (Pie) în covrig (Doughut), tot 3D.

3. Deschideţ i agenda de lucru Situaţ ie.xls şi reprezentaţ i grafic seriile tuturornotelor obţ inute de toţ i studenţ ii în semestrul I, efectuând următoareleoperaţ ii:• Reprezentaţ i grafic aceste date în coloane 3D într-o nouă foaie de

calcul;

• Trasaţ i o linie de tendinţă (trend) în acest grafic;• Schimbaţ i culorile utilizate în reprezentarea datelor;• Schimbaţ i acest tip de reprezentare grafică cu un tip de reprezentare

grafică personalizată.4. În agenda de lucru Situa ţ ie.xls , reprezentaţ i grafic într-o nouă foaie de

calcul seriile notelor obţ inute de un student în ambele semestre. Adică peacelaşi grafic, reprezentaţ i comparativ cele trei note obţ inute de studentulrespectiv în semestrul I, respectiv semestrul II.

2.5. Lucrul cu listele


1. Deschideţ i o nouă agendă de lucru în care veţ i crea o listă ce va conţ inedate referitoare la aprovizionările făcute de dumneavoastră. Salvaţ iaceastă listă cu numele Aprovizionare .

REZOLVARE: Faceţ i acest lucru aşa cum aţ i învăţ at în secţ iunile precedente.

2. Introduceţ i titlul listei Aprovizionare 2006 în celula A1 şi numelecâmpurilor pe care le veţ i memora în listă şi anume: Numar factura,Denumire produs, Data cumpărării, Cod fiscal, Denumire furnizor, Oraşul,

Valoare în rândul doi al foii de calcul începând cu celula A2. Introduceţ i deasemenea prima înregistrare în foaia de calcul.

OBSERVAŢ IE: O list ă este un tabel de date corelate între ele ce v ă permite s ă localiza ţ i şi s ă evalua ţ i rapid anumite informa ţ ii. Fiecare linie a listei con ţ ine o înregistrare care con ţ ine toate informa ţ iile despre o component ă a listei, informa ţ ii care se memoreaz ă în câmpuri (celule din list ă ). În partea de sus a fiec ărei coloane, apare numele acesteia care reprezint ă numele câmpului. O coloan ă con ţ ine câmpuri ce memoreaz ă informa ţ ii ce au aceea şi semnifica ţ ie.

3. Mai introduceţ i în listă încă 14 înregistrări, utilizând de această dată unformular pentru intoducerea datelor.

REZOLVARE: Introducerea înregistrărilor cu ajutorul unui formular de date, se face astfel:

(1) Selectaţ i celula A3 şi apoi selectaţ i comanda Form din meniul Data. Înacest moment programul analizează linia numelor câmpurilor şiconţ inutul primei înregistrări şi crează formularul de date care esteafişat pe ecran.

(2) Formularul de date creat afişează conţ inutul câmpurilor primei înregistrări. Pentru a adăuga o nouă înregistrare, selectaţ i butonulNew. Excel şterge conţ inutul rubricilor de editare permiţ ându-vă să introduceţ i datele noii înregistrări.




88 Birotică

(3) Intoduceţ i datele noii înregistrări în rubricile de editare respective,folosind tasta Tab pentru a trece de la un câmp la altul.

(4) Selectaţ i butonul New sau apăsaţ i tasta Enter pentru a adăuga înregistrarea în lista dumneavoastră. Toate înregistrările noi vor fiadăugate la sfârşitul listei.

(5) Procedaţ i în aceeaşi manieră până introduceţ i toate înregistrările.Atunci când completaţ i un câmp, puteţ i copia conţ inutul aceluiaşi câmp

din înregistrarea precedentă apăsând Ctrl+” (ghilimele).(6) Selectaţ i butonul Close atunci când doriţ i să închideţ i formularul de

date.

ATEN Ţ IE: Nu ap ăsa ţ i Enter pân ă nu completa ţ i toate câmpurile înregistr ării! În caz contrar programul va insera în list ă noua înregistrare incomplet ă.Când introduce ţ i o dat ă calendaristic ă într-o rubic ă, utiliza ţ i un format recunoscut de programul Excel (vezi Format Cells →Number →Date).

4. Aplicaţ i datelor din coloana Valoare, formatul Currency.

REZOLVARE:

Selectaţ i celulele care conţ in date şi selectaţ i butonul Currency din bara deinstrumente de formatare.

5. Căutaţ i în listă toate înregistrările care conţ in un anumit produs (stabiliţ idumneavoastră denumirea produsului pe care îl veţ i căuta).

REZOLVARE: (1) Plasaţ i indicatorul de celulă undeva în prima înregistrare, pentru a

începe de aici căutarea.(2) Selectaţ i comanda Data→Form pentru a activa formularul de date.(3) Selectaţ i butonul Find Next. Programul afişează a doua înregistrare. În

colţ ul din dreapta sus, se afişează câte înregistrări sunt în listă şi careeste înregistrarea curentă.

(4) Selectaţ i butoanele Find Preview şi Find Next pentru a naviga înainteşi înapoi prin listă.

Această metodă este extrem de ineficientă în cazul listelor de maridimensiuni. În acest caz, puteţ i proceda în felul următor:

(1) În formularul de date selectaţ i butonul Criteria. Va fi afişat un formularde criterii care seamănă cu un formular de date necompletat.

(2) Pentru a găsi înregistrarea sau înregistrările care conţ in un anumitprodus, introduceţ i în rubrica de editare Denumire Produs, denumireaprodusului pe care vreţ i să-l căutaţ i.

(3) Selectaţ i butonul Find Next. Programul afişează formularul de date încare apare prima înregistrare ce îndeplineşte criteriul definit. Selectaţ i

din nou butonul Find Next şi programul afişează următoarea înregistrare ce satisface criteriul. Continuaţ i în această manieră până ajungeţ i la sfârşitul listei.

(4) Selectaţ i butonul Criteria pentru a reveni la formularul în care aţ i definitcriteriul de căutare şi selectaţ i butonul Clear pentru a elimina criteriulde căutare.

(5) Reveniţ i la formularul de date selectând butonul Form.

OBSERVAŢ IE:




Birotică 89

În definirea criteriilor de c ăutare pute ţ i folosi urm ătorii operatori de comparare: =, <, >, <=, >=, <>. De asemenea pute ţ i introduce caractere de înlocuire, folosind simbolurile * sau ? pentru un şir de text.

6. tergeţ i o înregistrare din listă.

REZOLVARE: (1) Localizaţ i în listă înregistrarea pe care vreţ i să o ştergeţ i procedând ca

la problema precedentă.(2) Când înregistrarea este afişată în formularul de date, selectaţ i butonulDelete. Excel afişează o casetă de avertizare prin care vă atenţ ionează că înregistrarea va fi ştearsă definitiv (nu poate firecuperată cu comanda Undo).

(3) Selectaţ i butonul OK. Excel şterge înregistrarea şi afişează formularulde date pentru o nouă înregistrare.

7. Adăugaţ i un cod de sortare listei astfel create pentru a putea reveni laordinea iniţ ială după efectuarea unor sortări asupra înregistrărilor din listă.

REZOLVARE: (1) Inseraţ i o coloană în stânga coloanei A şi introduceţ i Nr.crt ca nume

pentru această coloană.(2) În celula A3 tastaţ i 1 şi apăsaţ i tasta Enter.(3) Ţineţ i apăsată tasta Ctrl şi trageţ i marcajul de umplere din colţ ul din

dreapta jos al celulei selectate până la ultima înregistrare.

8. Sortaţ i datele listei după data cumpărării, denumirea produsului şivaloare.

REZOLVARE: Pentru a sorta datele după trei criterii, procedaţ i astfel:

(1) Selectaţ i toate înregistrările din listă inclusiv denumirile câmpurilor.(2) Selectaţ i comanda Sort din meniul Data. Va fi afişată fereastra de

dialog Sort.(3) Selectaţ i în rubrica de listare Sort By, ca prim criteriu de sortare, Data

cumpărării. Bifaţ i butonul de opţ iune Descending, pentru ca sortarea înregistrărilor să se facă în ordinea descrescătoare a datei cumpărării.

(4) Selectaţ i în rubrica de listare Then By, pentru a defini al doilea criteriude sortare, coloana Denumire Produs.

(5) În rubrica de listare Then By selectaţ i coloana Valoare, care vaconstitui al treilea criteriu de sortare.

(6) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog şi pentru asorta datele după criteriile definite.

9. Faceţ i modificările necesare astfel încât atunci când derulaţ i lista cu înregistrări pentru a vedea rezultatele sortării (în cazul unor liste de mari

dimensiuni), titlurile coloanelor să fie păstrate vizibile în partea superioară a ferestrei.

REZOLVARE: (1) Derulaţ i foaia de calcul până când linia ce conţ ine titlurile coloanelor

ajunge în partea superioară a ecranului.(2) Selectaţ i celula A3 şi alegeţ i comanda Split din meniul Window pentru

a plasa, deasupra celulei selectate pe orizontală, o bară de divizare.(3) Folosiţ i bara de derulare; veţ i vedea că titlurile coloanelor rămân

vizibile în timp ce înregistrările din al doilea panou sunt derulate.Pentru a elimina divizarea selectaţ i comanda Window→Unsplit.




90 Birotică

Puteţ i face acest lucru şi utilizând comanda Freeze Panes (îngheţ areapanourilor) astfel: selectaţ i linia aflată sub cea pe care doriţ i să o blocaţ i şialegeţ i comanda Window→Freeze Panes.

10. Rearanjaţ i datele în ordinea iniţ ială în care se aflau acestea înainte desortare.

REZOLVARE:

Pentru aceasta selectaţ i întreaga listă (inclusiv titlurile coloanelor) şi Selectaţ ibutonul Sort Ascending din bara de instrumente standard. Utilizarea acestuibuton are ca efect, sortarea datelor din domeniul selectat, folosind dreptcriteriu implicit prima coloană din domeniu.

11. Adăugaţ i în listă o coloana Valoare TVA care va conţ ine câmpuricalculate.

REZOLVARE: (1) Introduceţ i titlul coloanei în celula H2.(2) În celula H3, introduceţ i formula =G3*19% .(3) Utilizând tehnica AutoFill, copiaţ i formula şi în câmpul respectiv din

celelalte înregistrări. La adăugarea de noi înregistrări, valorile din

această coloană vor fi calculate şi afişate automat.12. Filtraţ i datele din listă astfel încât să fie afişate numai înregistrările care

conţ in un produs (îl alegeţ i dumneavoastră) şi a cărui valoare de achiziţ ieeste mai mică sau egală cu o valoare pe care o alegeţ i totdumneavoastră.

REZOLVARE: (1) Derulaţ i foaia de calcul până când linia ce conţ ine titlurile coloanelor

ajunge în partea superioară a ecranului.(2) Din meniul Data selectaţ i Filter şi apoi AutoFilter. Excel afişează

butoane cu săgeţ i în dreptul fiecărei denumire de câmp.(3) Selectaţ i butonul cu săgeată al câmpului Denumire Produs. Selectaţ i

din lista care apare produsul care doriţ i să fie afişat. Excel filtrează imediat toate înregistrările care conţ in produsul ales dedumneavoastră şi le ascunde pe celelalte.

(4) Selectaţ i butonul cu săgeată al câmpului Valoare şi selectaţ i Custom.Această opţ iune vă permite să creaţ i un filtru personalizat.

(5) În fereastra de dialog Custom AutoFilter selectaţ i operatorul Is LessThan Or Equal To iar din rubrica de listare alăturată selectaţ i valoareadorită.

(6) Selectaţ i butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog. Excelselectează înregistrările şi afişează rezultatele. Programul păstrează numerele de ordine ale înregistrărilor şi schimbă culoarea săgeţ iicorespunzătoare câmpurilor Denumire Produs şi Valoare, indicândastfel ce coloane au fost folosite pentru filtrare.

13. Înlăturaţ i filtrele aplicate la problema precedentă astfel încât toate înregistrările să fie vizualizate.

REZOLVARE: Puteţ i elimina ambele filtre selectând din meniul Data comanda Filter→ShowAll sau puteţ i de asemenea înlătura filtrele pe rând, selectând butonul cusăgeată al câmpurilor utilizate la filtrare şi alegând opţ iunea All.




Birotică 91

14. Filtraţ i datele pentru a obţ ine valorile achiziţ iilor mai mari decât 100.000pe care le-aţ i făcut în ultimul an de la doi furnizori.

REZOLVARE: Pentru a rezolva această problemă, trebuie să creaţ i un filtru complex:

(1) Inseraţ i patru linii deasupra listei dumneavoatră.(2) În prima linie introduceţ i numele câmpurilor Data Cumpărării, Valoare

şi Denumire Furnizor, având grijă să le scrieţ i exact ca în listă.(3) În a doua linie, introduceţ i în celula A2 semnul > (mai mare) urmat de

dată, în celula B2 introduceţ i >100000 iar în celula C3 introduceţ inumele primului furnizor.

(4) În al treilea rând introduceţ i aceleaşi valori ca şi în rândul doi, cudeosebirea că în celula D3, introduceţ i numele celui de-al doileafurnizor.

(5) Selectaţ i orice celulă din listă şi selectaţ i Data →Filter→AutoFilter.(6) Întroduceţ i în fereastra de dialog referinţ ele domeniului din listă şi a

domeniului de criterii, inclusiv ambele seturi de nume de câmpuri şiselectaţ i butonul OK.

(7) Excel extrage datele solicitate din listă.

(8) Pentru a reveni la lista iniţ ială selectaţ i Data→Filter→Show All.15. Totalizaţ i valorile achiziţ iilor făcute de la fiecare furnizor în parte, utilizând

aşa numita tehnică consolidare, pusă la dispoziţ ie de programul Excel.

REZOLVARE: (1) Mutaţ i cele două coloane pe care doriţ i să le consolidaţ i Denumire

Furnizor şi Valoare una lângă cealaltă.(2) Mergeţ i în foaia de calcul Sheet2 şi introduceţ i în celula A1 Furnizor iar

în celula A2 Valoare .(3) Selectaţ i celula A2 şi alegeţ i Consolidate din meniul Data. Se va

deschide fereastra de dialog cu acelaşi nume.(4) În rubrica de listare Function, păstraţ i funcţ ia Sum afişată deja.

(5) Selectaţ i rubrica de editare Reference, apoi selectaţ i eticheta Sheet1.Excel va introduce numele foii respective.(6) Selectaţ i domeniul care conţ ine denumirile furnizorilor şi valorile

aprovizionărilor, F6:G13.(7) În zona Use Labels In, selectaţ i opţ iunea Left Column, pentru ca Excel

să folosească înregistrările din coloana Denumire Furnizor ca etichete în tabelul consolidat.

(8) Bifaţ i caseta de validare Create Links To Source Data pentru a legacele două foi de calcul prin date.

(9) Selectaţ i butonul OK, pentru a efectua consolidarea. Excel a introdusdenumirile furnizorilor ca titluri în coloana Furnizor şi a adăugat valorileaprovizionărilor de la fiecare furnizor în parte şi a introdus rezultatele

în coloana Valoare. Pentru a vedea informaţ iile ascunse, selectaţ ibutoanele cu semnul plus din stânga liniilor.

OBSERVAŢ IE: Pentru consolidarea datelor din mai multe foi de calcul, datele din foile de calcul respective trebuie s ă fie aranjate în acela şi mod. Daca numele furnizorilor sunt scrise în coloana A, în prima foaie de calcul trebuie s ă apar ă în prima coloan ă şi în celelate foi de calcul care particip ă la consolidare.Toate foile de calcul trebuie s ă con ţ in ă acelea şi nume ale clien ţ ilor, aranjate în aceea şi ordine. Dup ă ce configura ţ i o foaie de calcul




92 Birotică

pentru consolidare, selecta ţ i domeniul de destina ţ ie şi alege ţ i Consolidate din meniul Data. Selecta ţ i o func ţ ie, scrie ţ i o referin ţă la prima foaie de calcul surs ă, Selecta ţ i Add, introduce ţ i o referin ţă la a doua foaie de calcul şi a şa mai departe. Executa ţ i clic apoi pe butonul OK pentru ca programul s ă execute consolidarea.

16. Centralizaţ i datele din lista curentă utilizând altă facilitate oferită deprogramul Excel şi anume tabelele pivot.

REZOLVARE: Pentru a crea un tabel pivot, urmaţ i paşii:

(1) Selectaţ i prima celulă din zona de date a listei, A6.(2) Selectaţ i PivotTable And Pivot Chart Report din meniul Data pentru a

deschide prima casetă de dialog din cele patru ale rutinei PivotTableAnd Pivot Chart Wizard.

(3) Pentru a crea un tabel pivot dintr-o listă Excel, selectaţ i butonul Next.Pentru a crea un tabel pivot se poate folosi o listă Excel, o bază dedate Access sau SQL, sau mai multe domenii.

(4) Selectaţ i domeniul de date din listă, A6:H13 şi Selectaţ i butonul Next.(5) Selectaţ i butonul Finish. Excel va insera o foaie de calcul în stânga foii

curente şi va afişa bara cu instrumente PivotTable.(6) Plasaţ i indicatorul mouse-ului pe Denumire Produs de pe bara de

instrumente. În caseta ScreenTips va fi afişat numele întreg alcâmpului. Trageţ i butonul acestui câmp în zona liniilor.

(7) Trageţ i butonul câmpului Denumire Furnizor în zona coloanelor apoitrageţ i butonul câmpului Valoare în zona datelor. Excel a calculattotalul aprovizionărilor pe produse, pe furnizori precum şi totalulgeneral.

OBSERVAŢ IE: Câmpurile Denumire Produs şi Denumire Furnizor au s ăge ţ i care seam ăn ă ca aspect şi func ţ ie cu cele utilizate în cazul filtrelor. Pute ţ i astfel filtra

utilizând acelea şi principii, un tabel pivot.17. Actualizaţ i un tabelul pivot astfel creat după efectuarea unor modificări în

sursa de date.

REZOLVARE: (1) Modificaţ i sursa de date, lista prin adăugarea unor înregistrări, ştergere

de înregistrări dau modificarea unor date ale înregistrărilor.(2) Mergeţ i în foaia de calcul în care se află tabelul pivot şi selectaţ i orice

celulă a acestuia.(3) Selectaţ i butonul Refresh Data din bara de instrumente PivotTable sau

alegeţ i comanda Refresh Data din meniul Data.

18. Reprezentaţ i tabelul pivot astfel creat, într-o diagramă pivot.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Chart Wizard de pe bara de instrumente PivoteTable.

Wizard-ul va reprezenta datele din tabelul pivot sub forma unui graficcu coloane, într-o nouă foaie de calcul apoi va afişa bara deinstrumente Chart.

(2) Selectaţ i săgeata Denumire Furnizor şi deselectaţ i câteva denumiriastfel încât să rămână doar doi furnizori, apoi Selectaţ i OK.




Birotică 93


1. Deschideţ i foaia de calcul Situa ţ ie.xls şi efectuaţ i următoarele operaţ ii:• Creaţ i într-o foaie de calcul a acestei agende o listă utilizând datele

din prima foaie de calcul a agendei Situaţ ie.xls. Deci numele decâmpuri din această listă vor fi: Nr. crt , Nume Prenume , Nota1,Nota2 , Nota3 , Media;

• Adăugaţ i încă zece înregistrări în această listă utilizând formularul dedate;

• Căutaţ i toţ i elevii vare au obţ inut media 7.50;• Căutaţ i toţ i elevii care au nota1 mai mare ca 8 şi nota2 mai mare sau

egală cu 7;• Sortaţ i datele în ordinea descrescătoate a mediilor iar pentru elevii

care au aceeaşi medie stabiliţ i ca al doilea criteriu de sortare, ordineaalfabetică a numelui;

• Reveniţ i la ordinea iniţ ială a înregistrărilor (cea precedentă sortării);• Vizualizaţ i doar elevii care au media mai mare sau egală cu 7 iar

nota3 este cuprinsă între 8 şi 10 inclusiv;

• Vizualizaţ i doar studenţ ii a căror nume încep cu un grup de patrulitere pe care le stabiliţ i dumneavoastră în funcţ ie de înregistrările pecare le aveţ i.

• Vizualizaţ i primii zece elevi care au obţ inut cele mai mari medii;• Vizualizaţ i ultimii 5 elevi care au obţ inut cele mai mici medii (ultimile

cinci medii);• Utilizând tehnica consolidării număraţ i câte note de 10 s-au obţ inut,

câte de 9, câte de 8, etc luând în calcul notele din cele trei câmpuriNota1, Nota2 şi Nota3;

2. Creaţ i într-o nouă agendă de lucru o listă ce va conţ ine Jurnalul facturilor emise , efectuând următoarele operaţ ii:• Deschideţ i o nouă agendă de lucru, introduceţ i titlul listei Jurnalul

facturilor emise şi numele câmpurilor: , Data emiterii, Nr. factur ă,Denumire produs, Denumire beneficiar, Cantitate;

• Intoduceţ i înregistrările în listă astfel încât să aveţ i mai multe facturiemise la aceeaşi dată, mai multe produse cumpărate de un furnizorşi un produs cumpărat de mai mulţ i furnizori;

• Căutaţ i în listă toate înregistrările care conţ in un anumit produs pecare îl alegeţ i dumneavoastră în funcţ ie de datele pe care le-aţ iintrodus;

• Căutaţ i în listă toate înregistrările ce vizează beneficiarii a cărordenumire începe cu un grup de patru litere, pe care de asemenea lestabiliţ i dumneavoastră în funcţ ie de datele inroduse;

• Localizaţ i în listă prima înregistrare referitoare la o vânzare făcută lao anumită dată;• Ordonaţ i înregistrările listei în ordinea crescătoare a datei, a

numărului facturii şi a denumirii produselor;• Adăugaţ i în listă câmpurile: Pre ţ , Valoare , Valoare TVA

(Valoare*19%);• Împărţ iţ i fereastra în două panouri, pe verticală astfel încât la

derularea câmpurilor înregistrărilor, câmpurile Data emiterii şi Nr.factura să rămână vizibile (fixe) pe ecran. Faceţ i acest lucru, utilizândambele metode oferite de comenzile meniului Window;




94 Birotică

• Vizualizaţ i toate operaţ iunile de vânzare către un beneficiar;• Vizualizaţ i toate produsele vândute unui beneficiar într-o anumită

perioadă;• Vizualizaţ i primele cinci cele mai mari valori ale vânzărilor;• Filtraţ i înregistrările listei, astfel încât să obţ ineţ i cantităţ ile mai mari

de o anumită valoare vândute dintr-un produs către trei beneficiari.Veţ i crea pentru aceasta, un filtru avansat în care veţ i specifica:

Denumire produs, Denumire beneficiar, Cantitate ;• Creaţ i un tabel centralizator în care să totalizaţ i cantităţ ile vândute

din fiecare produs. Utilizaţ i pentru această, tehnica consolidăriidatelor;

• Creaţ i un tabel centralizator în care să totalizaţ i valorile vânzărilorcătre fiecare beneficiar în parte;

• Creaţ i un tabel pivot în care să totalizaţ i valoarea vânzărilor pefiecare produs, pe fiecare beneficiar şi per total;

• Coloraţ i fondul celulelor care coţ in cea mai mare valoare a vânzărilorpentru un beneficiar respectiv cea mai mare valoare a vânzărilorpentru un produs, cu mov;

• Ataşaţ i acestor celule ce conţ in valorile maxime comentariile: Con ţ ine valoarea maxim ă a vânz ărilor pe produs , respectiv Con ţ ine valoarea maxim ă a vânz ărilor pe fiecare beneficiar ;

• Trageţ i câmpul Data emiterii în zona Drop Page Fields Here, avândastfel posibilitatea de a obţ ine informaţ iile oferite de tabelul pivot atâtpentru toate înregistrările listei cât şi pentru vânzările de la o anumită dată;

• Reprezentaţ i grafic tabelul pivot astfel creat;• Modificaţ i tipul diagramei, alegând tipul coloane bidimensionale;• Modificaţ i încă o dată reprezentarea grafică alegând tipul de

diagramă Pie, tridimensională. Afişaţ i pe sectoarele diagramei şiprocentele pe care le reprezintă fiecare valoare reprezentată dintotal;

• Adăugaţ i, eliminaţ i înregistrări sau modificaţ i câmpuri în lista iniţ ială şiactualizaţ i tabelul pivot;

• De ce la actualizarea datelor (adăugare, eliminare, modificare) înlistă, datele în tabelele centralizate (consolidate) sunt actualizateautomat?



PowerPoint: gestionarea prezentărilor profesionale

Birotică 95

3. PowerPoint: aplicaţia pentru gestionarea prezentărilorprofesionale

3.1. Consideraţii teoretice

Aplicaţ ia Microsoft PowerPoint este un pachet complet de prezentări grafice.Acest pachet ne oferă tot ceea ce avem nevoie pentru a realiza oprezentarea profesională. Microsoft PowerPoint oferă posibilitatea procesăriide text, desenării, schiţării, relizării de grafice şi prezentării instrumentelormanageriale, toate acestea realizându-se într-un mod uşor şi rapid.

Aplicaţ ia Microsoft PowerPoint are următoarele funcţ ii:

• crearea unei prezentări care conţ ine diferite diapozitive;• fiecărui diapozitiv introdus în cadrul unei prezentări i se pot introduce

notiţ e care ulterior pot fi tipărite;• formatarea tuturor diapozitivelor din cadrul unei prezentării folosind un

şablon al prezentării Slide Master ;•

prezentarea poate fi stocată într-un singur fişier ce conţ ine în acelaşitimp şi diapozitivele prezentării, dar şi notiţ ele unor diapozitive;• permite inserarea sunetelor şi imaginilor video;• permite protejarea de parolă a aplicaţ iei;• permite un control mai mare aspura textului;• permite rotirea unei poze în cadrul prezentării;• permite inserarea pozelor într-un mod mai uşor şi rapid, direct de la

scanare sau aparat foto;• salvarea fundalurilor şi pozelor utilizate în cadrul unei prezentări pentru

a fi utilizate în altele;• permite o compresie mai bună a pozele ţ inând cont de locul în care va

fi vizualizată acasta;• ajustează automat dispunerea diapozitivelor pentru a permite o

inserare mai bună a pozelor, diagramelor, graficelor. Atunci când sealege o nouă machetă de diapozitiv, PowerPoint aranjeză automatobiectele deja existente în cadrul diapozitivul respectiv;

• pentru aranjarea mai bună în cadrul diapozitivului a obiectelor, sepoate utiliza opţ iunea de vizualizare a grilei;

• navigarea între pagini;• vizualizarea notiţ elor vorbitorului care sunt ataşate fiecărei pagini a

prezentării• activarea cronometrului prezentării;• comutarea indicatorului folosit în prezentare, din săgeată în stilou

electronic, pentru realizarea de adnotări în paginile prezentate şiinvers, din stilou în săgeată;• oferă aproximativ 160 de machete predefinite;• permite inserarea mai multor imagini ca una singură;• furnizează o serie de efecte, cum ar fi tranziţ iile şi structura site-ului,

care oferă varietate în cadrul prezentărilor. Structura unui diapozitivreprezintă un diapozitiv care începe cu un prim marcator major;

• salvarea prezentării ca pagină web, incluzând în acelaşi timp sunete şianimaţ ii;




96 Birotică

• în cazul în care se lucrează cu un calculator care are mai multemonitoare se poate vizualiza pe pot vizualiza notiţ ele făcute pe fiecareslide, fără ca ceilalţ i să observe acest lucru, se poate de asemeneasări şi la alte slide-uri;

• importarea în cadrul diapozitivelor a altor informaţ ii care au fost create în cadrul produselor Microsoft, cum ar fi Word şi Excel;

• la fel ca şi în Word şi Excel, se pot previzualiza diapozitivele înainte de

tipărirea acestora;• permite definirea şi altor tipuri de pagină decât cele deja existente: A4,

A5 sau A3;• permite o organizare mai bună a diagramelor şi graficelor;

O prezentare este organizată ca o succesiune de imagini statice, cu efectede animaţ ie, care pot fi derulate în paralel cu susţ inerea unei expuneri. Înplus, imaginile ca alcătuiesc o prezentare PowerPoint pot fi transpuse pe foliitransparente, pentru a fi proiectate cu un retroproiector, în cazul absenţ eiunui calculator la locul desfăşurării prezentării, sau pot fi imprimate, pentrurealizarea unei prezentări clasice, sub forma unui catalog pe hârtie.

O imagine a prezentării poartă numele de diapozitiv (slide ) sau pagină aprezentării.

Definirea unei prezentări, sub controlul aplicaţ iei PowerPoint, se face pe treiniveluri de detaliere:

• şablonul prezentării;• formatul paginii prezentării;• conţ inutul fiecărei pagini a prezentării.

ablonul prezentării se memorează într-o pagină de control (Slide Master ),care defineşte:

• aspectul fundalului paginilor (desenul şi schema de culori utilizate);• fontul folosit şi caracteristicile fontului;• modul de aranjare în pagină a conţ inutului ei (poziţ ia textului şi a

obiectelor grafice) ce se realizează cu ajutorul casetelor Master Title şi Master Body . Formatul acestor obiecte determină modul prin caretextul se va prezenta în cadrul diapozitivelor;

• elemente de subsol ale paginii (informaţ ii despre dată, număr pagină,note de subsol).

Caracteristicile definite în şablonul prezentării sunt aceleaşi, pentru toatepaginile prezentării; ele pot fi configurate sau modificate cu opţ iunea ApplyDesign din meniul de sarcini generale Common Tasks.

Formatul unei pagini (Slide Layout ) a prezentării defineşte modul de

organizare a conţ inutului paginii; există câteva machete pentru conţ inutulpaginii: pagină de titlu, text, listă cu paragrafe, tabel, organigramă, grafic,obiect grafic sau combinaţ ii ale acestora. Selectarea unui format de pagină se realizează sub controlul comenzii Slide Layout din meniul de sarcinigenerale Common Tasks.

Conţ inutul specific fiecărei pagini a unei prezentări este organizat în pagină conform formatului de pagină selectat; în plus, la nivelul fiecărei pagini pot fidefinite efecte speciale şi de animaţ ie, sub controlul opţ iunii CustomAnimation din meniul de context al paginii. Se poate defini:• modul de grupare a obiectelor din pagină




Birotică 97

• ordinea şi modul de apariţ ie a grupelor de obiecte ale paginii• fundalul sonor folosit în pagină.

Se numeşte tranziţie operaţ ia de trecere de la o pagină la alta, în timpulderulării prezentării. Se pot defini efecte speciale pentru o tranziţ ie:• direcţ ia de acoperire a vechii pagini de către cea nouă • efectul folosit la înlocuirea unei pagini

• viteza de derulare a unei tranziţ ii• fundalul sonor de desfăşurare a tranziţ iei• modul de înlocuire a paginii (manual sau automat) şi momentul lansării

tranziţ iei.

Conţ inutul unei pagini sau al întregii prezentări poate fi preluat şi din alteaplicaţ ii, de exemplu dintr-un document Word sau dintr-un tabel Excel.

La activare, aplicaţ ia PowerPoint oferă patru variante de lucru:• generarea automată a unei noi prezentări prin urmărirea paşilor sub

controlul generatorului AutoContent Wizard • generarea unei noi prezentări pornind de la o machetă a prezentării

memorată într-un fişier de tip .pot. PowerPoint furnizează 160 de

astfel de machete şi sunt create de srtişti profesionali furnizând undesign atât în alb şi negru, cât şi în culori. (Design Template )

• generarea unei prezentări definită exclusiv de utilizator, fără a porni dela o machetă (Blank Presentation )

• activarea unei prezentări existente, memorate într-un fişier de tip .ppt , în scopul modificării acesteia sau pentru derularea ei.

Pentru crearea, organizarea sau vizualizarea unei prezentări, în timpulgenerării sau modificării sale, aplicaţ ia PowerPoint oferă cinci moduri deafişare:• normal (Normal View), organizată în două cadrane: în primul este

afişat conţ inutul (textul) prezentării iar în al doilea este afişată câte opagină a prezentării, permiţ ând editarea sa.

• rezumat (Outline View ) oferă imaginea de ansamblu aconţ inutului prezentării, organizat pe pagini numerotate şi permite:• editarea globală a textului prezentării oferind inclusiv funcţ ia de

căutare şi înlocuire secvenţă de caractere;• alinierea textului în pagină, organizarea de paragrafe imbricate

etc.• permutarea paginilor prezentării, în scopul reordonării lor.

• diapozitiv (Slide View ) permite vizualizarea individuală a uneipagini, pentru editarea conţ inutului ei. În conţ inutul acesteia se poatescrie titlul sau corpul diapozitivului, adăuga imagini sau crea forme,

adăuga scheme de culori, crea un graf. În cadrul acestui mod devizualizare, utilizatorul poate avea acces la instrumentele din cadrulpaletei de intrumente (Tool Palette) la fel ca la un buton din bara deinstrumente.

• sortare diapozitive (Slide Sorter View ) oferă imaginea deansamblu a paginilor prezentării (miniaturi) permiţ ând operarea cupaginile prezentării, definirea efectelor de animaţ ie pentru pagini, dar şidefinirea efectelor aferente tranziţ iilor. Tot în acest mode de vizualizarese permite copierea diapozitivelor pentru a fi ulterior folosite în alteprezentări.




98 Birotică

• vizualizare note (Notes View) permite vizualizarea notelor scrisepentru fiecare dispozitiv în parte ( ).

• derulare (Slide Show ) permite vizualizarea modului de derulare aprezentării şi se poate utiliza şi tasta F5.

Meniul de context ataşat fiecărei pagini, în timpul prezentării, permite:

• navigarea între pagini

• vizualizarea notiţ elor vorbitorului, ataşate fiecărei pagini a prezentării• activarea cronometrului prezentării• comutarea indicatorului folosit în prezentare, din săgeată în stilou

electronic, pentru realizarea de adnotări în paginile prezentate şiinvers, din stilou în săgeată.

3.2. Funcţii de bază ale aplicaţiei Microsoft PowerPoint

Crearea prezentărilor

Crearea unei prezentări în Microsoft PowerPoint presupune începerea cu unproiect de bază, adăugarea la acesta a unor noi diapozitive împreună cu

conţ inutul acestora, alegerea dispunerii în cadrul diapozitivului a obiectelor,modificarea modului de prezentare a diapozitivului, crearea de efecte precumar fi animarea tranlaţ iei diapozitivelor. Modificarea modului de prezentare adiapozitivului se poate face prin schimbarea schemei de culori (schema deculori reprezintă un set de opt culori care pot fi aplicate dispozitivelor,notiţ elor adăugate la pagini. O schemă reprezintă de fapt o culoare ce poatefi folosită ca şi fundal, o culoare pentru liniile şi textele care apar în cadruldiapozitivului) sau prin aplicarea unor formate de diapozitive deja create.Aceste formate sunt fişiere care conţ in anumite stiluri de prezentări incluzândun anumit tip de caracter împreună cu o anumită culoare a acestora, unanumit tip de listă, un fundal şi diferite scheme de culori.

Creare unei prezentări se poate realiza în patru moduri:• Blank – crearea unei prezentări începe cu un minim de culori şidesign.

• Existing presentation – porneşte de la o prezentare care deja a fostcreată. Acastă comandă crează o copie a prezentării existente pentrua putea face modificări asupra acesteia.

• Design template – pleacă de la anumite modele de prezentări careexistă, acestea având stabilite caracterele, conceptele şi schemele deculori.

• Templates with suggested content – sunt formate de prezentări careinclud sugestii asupra textului care poate apare în cadrul diapozitivului.

Lucrul cu diapozitivele• Inserarea unui nou diapozitiv în cadrul unei prezentări se face cu

ajutorul meniul Insert, opţ iunea New Slide sau combinaţ ia de tasteCTRL+M. Aceeşi operaţ ie se poate realiza din bara de instrumenteFormatting prin apăsarea butonului New Slide ( ).

• Duplicarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări se face cu ajutorulmeniul Insert, opţ iunea Duplicate Slide.

• Schimbarea ordinii diapozitivelor din cadrul unei prezentări se face înfucţ ie de modul de vizualizare a prezentării: în modul Outline se va




Birotică 99

trage diapozitivul în noua locaţ ie prin selectarea iconiţ ei , în modulSlide se va alege imaginea miniaturală a diapozitivului care se doreştemutat şi apoi se duce în noua locaţ ie.

Adăugarea şi formatarea textului în cadrul diapozitivului

• Adăugarea textului se poate face în patru moduri: plasarea textului încadrul unor chenare, introducerea textului în cadrul unor forme

geometrice deja existente, scrierea textului în cadrul unor cutii de textcare pot conţ ine şi imagini, folosirea WordArt-ului.• Editarea, formatarea şi mutarea textului - se face cu ajtorul dieritelor

butoane aflate pe cara de instrumente sau cu ajutorul opţ iunilor dinmeniuri. Modificare dimensiunilor unuor caractere se poate face cuajutorul butonului Increse Font Size ( ) care măreşte dimensiuneacracterului cu 1pt. sau a butonului Decrease Font Size ( ) caremicşorează caracterele cu 1 pt. Afişarea sau ascunderea formatului detext se poate face cu ajutorul butonului Show Formatting ( ), aflat pebara standard de instrumente. Mutarea unui text în cadrul unuidiapozitiv se face prin selectarea acestuia şi tragerea în noua locaţ ie.

• Fomatarea caracterelor – se face la fel ca şi în aplicaţ ia Word, adică folosid meniul Format, opţ iunea Font sau cu ajutorul barei deinstrumente de formatare. Cu ajutorul acestei bare se poate alege tipulcaracterului, dimensiunea acestuia, stilul şi aranjarea textului în cadruldiapozitivului.

Formatarea diapozitivelor şi prezentărilor

• Lucrul cu machete (layout) – Macheta se referă la modul de aranjare în cadrul diapozitvului a tuturor obiectelor. Aplicarea unei anumitemachete unui diapozitiv se face princomanda Slide Layout din meniulFormat sau prin clic dreapta pe diapozitivul care se doreşte modficatşi aleasă opţ iunea Slide Layout.

• Lucrul cu schema de culori – aplicare unei scheme de culori unuidiapozitiv se face prin clic dreapta pe diapozitiv şi din meniul decontext se va alege Slide Design, apărând astfel opţ iunea ColorScheme. O altă modalitate de aplicare a unei schemede culori pentruun diapozitiv este selectarea butonului Design ( ), de pe bara deinstrumente de formatare. Modficarea unei scheme de culori se vaface prin editarea acesteia, acest lucru realizându-se prin butonul EditColor Schemes.

• Schimbarea fundalului – se poate aplica fie doar unui singurdiapozitiv, fie întregii prezentări. Modificarea fundalulu se face dinmeniul de context al diapozitivului prin opţ iunea Background. Aplicarepentru întreaga prezentare se face prin butonul Apply to all.

• Folosirea şablonului pentru diapozitive (Slide Master) – Un şablonal diapozitivelor este un element al modelelor de scheme care conţ ineinformaţ ii despre model incluzând mărimea caracterului, modului deadăugare a textului şi poziţ i acestuia, culoarea de fundal şi schema deculori. Scopul şablonului este de a da posibilitatea modificărilor globaleale unei prezentări – cum ar fi repoziţ ionarea stilului caracterului – şiaplicarea acestor modificări întregii prezentări. Modificarea şablonuluise poate face în următoarele situaţ ii: schimbarea caracaterelor şi amarcatorilor, inserarea mini-pozelor care pot apare în cadrul tuturordiapozitivelor, modificarea poziţ iei, mărimii caracterelor şi formatarea




100 Birotică

acestora.. Un şablon al diapozitivului este adăugat la o prezentareatuni când se doreşte adăugarea unui anumit format pentru aceasta.Pentru a modifica un şablon se va merge în meniul View şi se vaalege din submeniul Master, opţ iunea Slide Master. Redenumireaunui şablon se face cu ajutorul butonului Rename Master ( ) de pebara de instrumente Slide Master.

• Inserarea legăturilor (hyperlink) şi butoanelor acţiune – O leg ătur ă

ete o conexiune de la un diapozitiv la altul, o conexiune către un fişiersau pagină web. Legătura poate fi un text sau o imagine. Un buton ac ţ iune este un buton care are deja o acţ iune stabilită, acesta trebuinddoar inserat în prezentare şi definirea legăturilor pentru acesta. Încazul în care legătura creată este către un alt diapozitiv, destinaţ iadiapozitivului este afişată în cadrul prezentării PowerPoint. Legăturidevin active în momentul în care prezentarea este lansată în execuţ ieş î nu atunci când se creează. Atunci când se poziţ ioneză pe olegătură, indicatorul mouse-ului se transformă în mână ( ) indicând că este ceva ce poate fi o legătură către un işier sau diapozitiv. Textulcare reprezintă o legătură este afişat subliniat şi are o anumită culoareselectată din schema de culori. Utilizarea butoanelor de acţ iune seface atunci când se doreşte inserarea în diapozitiv a unor butoane ceau simboluri uşor de înţ eles, acestea având ca acţ iune trecerea laurmătorul, precedentul, primul sau ultimul dipozitiv. Inserarea uneilegături se face din meniul Insert, opţ iunea Hyperlink sau cu ajutorulbutonului Hyperlink ( ) de pe bara de instrumente standardprecizându-se apoi diapozitivul sau prezentarea care se doreşte legată de diapozitivul curent. Adăugarea unui buton acţ iune se face dinmeniul Slide Show, opţ iunea Action Buttons şi apoi se va precizalocaţ ia care va fi legată de prezentarea curentă.

Legarea şi încastrarea obiectelor

În cazul obiectelor legate , informaţ ia este reînnoită doar când se modifică fişierul sursă, deoarece datele legate sunt stocate în cadrul unui fişier sursă, în timp ce fişierele destinaţ ie stochează doar locaţ ia fişierului sursă afişând oreprezentare a datelor legate. Spre deosebire de obiectele legate, în celeîncastrate informaţ ia din fişierele destinaţ ie nu se modifică dacă se facschimbări în cadrul fişierelor sursă. Obiectele sursă devin parte a fişierelordestinaţ ie şi odată inserate ele nu mai fac parte din fişierele sursă.

Inserarea imaginilor video, sunetelor

Inserarea sunetului sau a unor imagini videdo se face din meniul Insert,opţ iunea Movies and Sounds, apărând în cadrul diapozitivului iconiţ a .

Pentru lansarea sunetului se poate stabili ca acesta să înceapă automatcând diapozitvul este afişat, poate începe la un clic al mouse-ului sau poate începe automat dar după o mică întârziere. În cazul în care se doreşte caiconiţ a să nu aară în cadrul prezentării, aceasta se va muta sub diapozitiv şisetată ca să pornească automat sunetul.

Animarea obiectelor

Animarea obiectelor se poate aplica atât textului, pozelor, graficelor cât şidiagramelor realizându-se cu ajutorul opţ iunii Custom Animation din meniulSlide Show. Pentru fiecare dintre opţ iunile de animare i se pot asocia sunete




Birotică 101

şi seta diferite opţ iuni de timp, având grijă ca fiecare element să apară câtmai bine şi să impună un efect cât mai profesional prezentării.

Unei animaţ ii i se poate ajusta schema de animaţ ii prin includerea unor întârzieri de apariţ ie, repetări sau a unor indicatori de bifurcare care vor lansaanimaţ ia atunci când se va apasă un anumit obiect din cadrul diapozitivului.Modificarea ordinii animaţ iilor se face prin tragerea animaţ iei în noua locaţ iedin lista de animaţ ii. Adăugarea diferitelor efecte se face cu ajutorul butonului

Add Effect ( ) ce va apare după selectarea opţ iunii CustomAnimation. Pentru setarea timpului de întârziere a unui efect până ladeclanşarea acestuia se va realiza astfel: clic deapta pe efectul pe caredorim să îl modificăm şi din meniul de context se va selecta Effect Options.

Dacă se doreşte o setare a drumului în care se va deplasa textul animat seva folosi din efecte opţ iunea Motion Path( ).

Setarea timpului şi translaţiilor

Adăugarea unei translaţ ii între diapozitive se poaze aplica doar pentruanumite diapozitive sau se poate aplica întregii prezentări. Adăugarea unei

translaţ ii se face din meniul Slide Show, opţ iunea Slide Transition, iar încazul în care se doreşte aplicarea pentru întreaga prezentare se va selecta şiApply to All Slides.

Setarea timpului în cadrul unei prezentări se poate face manual pentrufiecare diapozitiv în parte prin selectarea din eticheta Advance slide ceapare în Slide Transition, opţ iunii Automatically after precizând apoitimpul pe care trebuie să îl aştepte până diapozitivul va apare pe ecran.

Crearea notiţelor şi rezumatelor

Diapozitivele create pot conţ ine notiţ e şi rezumate despre ce s-a introdus încadrul diapozitivului folosindu-se în cadrul unei prezentări, acestea nefiindvizibile la audienţă. Crearea notiţ elor se face în modul Normal View şi în

cazul în care se doreşte aceleaşi notiţ e pentru toată prezentarea se va folosiNotes Master.

Crearea de prezentări personalizate (Custom Shows)

O prezentare personalizată este o prezentare în care se grupează o serie dediapozitive din cadrul aceleiaşi prezentări care vor fi prezentate în cadrul uneisecţ iuni a prezentării. Crearea unei astfel de prezentări se face din meniulSlide Show, opţ iunea Custom Shows, selectându-se diapozitivele dorite.

Vizualizarea unei astfel de prezentări se face din meniul Slide Show,opţ iunea Setup Show, alegându-se de aici secţ iunea care se doreşteprezentată.

Crearea unui album fotoUn album foto creat cu ajutorul aplicaţ iei Microsoft PowerPoint permiteselectarea machetelor, denumirea fotografiei, permite afişarea pozei în alb şinegru. Crearea unui album foto se face din meniul Insert opţ iunea Picture,alegându-se apoi New Photo Album.




102 Birotică

3.3. Probleme rezolvate

3.3.1. Crearea unei prezentări simple PowerPoint

1. Lansaţ i în execuţ ie aplicaţ ia Microsoft PowerPoint.

REZOLVARE:

Puteţ i lansa în execuţ ie programul Microsoft PowerPoint în unul dinurmătoarele moduri:• Selectaţ i Start→Programs→Microsoft PowerPoint;• Executaţ i dublu clic pe scurtătura programului Microsoft PowerPoint de

pe suprafaţ a de lucru (dacă aveţ i; dacă nu, puteţ i să vă creaţ i una);• Alegeţ i opţ iunea New Office Document din partea superioară a

meniului Start şi executaţ i dublu clic pe pictograma Blank Presentation;• Selectaţ i butonul New Office Document de pe bara Office ( dacă e

instalată ) şi executaţ i dublu clic pe pictograma Blank Presentation;• Selectaţ i butonul de comandă al aplicaţ iei PowerPoint de pe bara

Office, dacă este instalată; dacă nu, instalaţ i, mai întâi, bara deinstrumente Office şi adăugaţ i la ea butonul pentru PowerPoint.

OBSERVAŢ IE: Dac ă la lansarea aplica ţ iei apare fereastra Office Assistant, executa ţ i clic pe op ţ iunea Start Using Microsoft PowerPoint. Dac ă fereastra Office Assistant apare automat şi când aplica ţ ia este deschis ă, pute ţ i s ă r ăspunde ţ i la mesaje, executând clic pe o op ţ iune, sau pute ţ i s ă o înl ătura ţ i de pe ecran selectând butonul de închidere ( Close ).

2. Creaţ i o prezentare nouă pentru un curs de birotică.

REZOLVARE : (1) La lansare, aplicaţ ia PowerPoint afişează o fereastră de dialog,

oferindu-vă trei modalităţ i diferite de a începe o prezentare nouă

(AutoContent Wizard, Design Template, Blank Presentation). Selectaţ iopţ iunea AutoContent Wizard şi OK ca să afişaţ i prima din cele cinciferestre de dialog ale generatorului automat.

(2) Citiţ i informaţ iile din fereastra de dialog şi selectaţ i butonul Next ca să vă deplasaţ i la următoarea fereastră de dialog.

(3) Selectaţ i tipul de prezentare pe care doriţ i să o creaţ i. În partea stângă este specificat „ traseul” şi poziţ ia în care vă aflaţ i: pasul al doilea algenerării, etapa Presentation Type. Butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor pe categorii. Selectaţ i butonul General şi tipulTraining din listă, apoi Next.

(4) La următoarea fereastră de dialog, se alege modul de derulare aprezentării (Presentation Style). Selectaţ i opţ iunea On-Screen

Presentation, apoi butonul Next .(5) În această fereastră de dialog veţ i introduce informaţ iile incluse înprimul diapozitiv din prezentare(titlul prezentării). În rubrica de editarePresentation title introduceţ i „Curs de birotică”, iar în a doua rubrică deeditare, Footer introduceţ i „Universitatea Dunărea de Jos”, care vaapărea în subsolul paginii, în toate diapozitivele. De asemenea puteţ iopta şi pentru afişarea datei ultimei actualizări şi a număruluidiapozitivului prin bifarea celor două căsuţ e de selecţ ie. Selectaţ i Nextpentru a afişa ultima fereastră de dialog.




Birotică 103

(6) Executaţ i clic pe Finish. PowerPoint va deschide o fereastră deprezentare, care cuprinde în partea stângă panoul pentru rezumat şi înpartea dreaptă noua prezentare creată. Acesta este modul de afi şare normal (Normal View).

OBSERVAŢ IE : Rutinele din familia Wizard sunt instrumente încorporate în mai multe aplica ţ ii Microsoft cu scopul de a v ă ajuta s ă realiza ţ i anumite ac ţ iuni specifice. Constau dintr-o serie de fereastre de dialog care v ă cer s ă furniza ţ i informa ţ ii sau s ă selecta ţ i una din diversele op ţ iuni. Deplasarea de la o fereastr ă la alta se face cu ajutorul butoanelor Next şi Back. Butonul Cancel anuleaz ă întreaga procedur ă. Unele rutine, precum AutoContent Wizard, include un traseu cu casete colorate, care reprezint ă etapele de parcurs. Pute ţ i s ări la o etap ă anume selectând caseta corespunz ătoare.

3. Adăugaţ i în categoria Corporate prezentarea Technology şi apoi eliminaţ i-o.

REZOLVARE : (1) La punctul (3) al problemei precedente puteţ i adăuga sau elimina

tipuri de prezentare din diferitele categorii afişate. În cazul de faţă,

selectaţ i butonul Corporate şi apoi butonul Add.(2) În fereastra de dialog Select Presentation Template, deschideţ idosarul Presentation Design şi alegeţ i Technology. Cu OK reveniţ i larutina AutoContent Wizard. Technology apare acum în lista deprezentări Corporate.

(3) Pentru a o înlătura, o selectaţ i şi activaţ i butonul Remove.

4. Salvaţ i noua prezentare pe care aţ i generat-o.

REZOLVARE : (1) Selectaţ i Save As din meniul File. Pe ecran va apărea fereastra de

dialog Save As.(2) În rubrica de selecţ ie Save In:, selectaţ i săgeata derulantă şi alegeţ i

dosarul în care doriţ i să salvaţ i prezentarea. Implicit prezentările suntsalvate în My Documents.(3) În rubrica de editare File Name, introduceţ i numele prezentării.

PowerPoint vă sugerează să folosiţ i ca denumire primele câtevacuvinte din prezentare: „Curs de birotică”.

(4) În rubrica Save As Type aveţ i grijă să fie selectată extensia . ppt.(5) Executaţ i clic pe butonul Save pentru a efectua salvarea şi a închide

fereastra de dialog Save As.

OBSERVAŢ IE :Fereastra de dialog Save As poate fi deschis ă, în cazul primei salv ări şi prin selectarea butonului Save de pe bara de instrumente sau alegerea op ţ iunii Save din meniul File.

5. Schimbaţ i dosarul implicit în care vor fi salvate prezentările.

REZOLVARE : (1) Selectaţ i Options din meniul Tools şi apoi alegeţ i eticheta Save.(2) În rubica Default file location introduceţ i calea către dosarul în care

doriţ i să fie implicit salvate prezentările (de exemplu C:\work).

6. Introduceţ i în primul diapozitiv subtitlul „Facultatea de tiinţ e Economice”.

REZOLVARE:




104 Birotică

(1) În modul de afişare diapozitiv panoul pentru rezumat s-a micşorat(afişând numai pictogramele şi numerele diapozitivelor). Selectaţ iprimul diapozitiv, care se numeşte şi diapozitiv de titlu. Cândgeneratorul automat a creat acest diapozitiv, programul a presupus că prezentarea a fost creată de persoana a cărui nume a fost înregistratca proprietar al calculatorului şi a introdus numele respectiv sub titlulprezentării. Selectaţ i numele existent, sau vă poziţ ionaţ i sub titlu, dacă

nu este afişat nici un nume.(2) Scrieţ i „Facultatea de tiinţ e Economice” în locul numelui selectat.

7. Personalizaţ i diapozitivul 2:

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 2 în unul din următoarele moduri:

• Selectaţ i butonul Next Slide din capătul inferior al barei dederulare verticale.

• Activaţ i tasta Page Down.• Selectaţ i pictograma corespunzătoare diapozitivului 2 din panoul

pentru rezumat aflat în partea stângă a ferestrei.(2) Selectaţ i textul titlului şi scrieţ i „Introducere”.(3) Selectaţ i zona pentru obiecte. Aceasta va fi încadrată de un chenar cu

un fond de altă nuanţă. Textul machetei cuprinde o listă de trei articole,cu marcaj. Selectaţ i textul primului articol cu marcaj şi scrieţ i: „Seadresează tuturor studenţ ilor indiferent de specializare”. Procedaţ i lafel şi cu cel de-al doilea articol şi scrieţ i: „Asigură cunoştinţ elenecesare utilizării programelor utilitare din pachetul Microsoft Office2000”.

(4) tergeţ i ultimul articol cu marcaj, selectându-l şi apăsând tasta Delete.

8. Treceţ i în al treilea diapozitiv planificarea cursului, aşa cum sugerează şimacheta Traning.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i pictograma Slide 3 din panoul de rezumat pentru a afişa al

treilea diapozitiv.(2) Selectaţ i zona titlului, plasaţ i cursorul de editare după cuvântul

„Agenda” şi scrieţ i cuvântul „cursului”, astfel încât diapozitivul să primească titlul „Agenda cursului”.

(3) În zona articolelor cu marcaj vom adăuga subpuncte la cele două puncte astfel:• Selectaţ i textul primului punct şi scrieţ i „Programe utilitare

studiate:”• Pentru a crea un subpunct apăsaţ i tasta Enter, apoi executaţ i clic

pe butonul Demote de pe bara cu instrumente sau apăsaţ i tasta

Tab, şi scrieţ i: „Microsoft Word”, „Microsoft Excel”, „MicrosoftPowerPoint”, „Microsoft Outlook”, apăsând după fiecare tastaEnter.

• Pentru a reveni la nivelul superior apăsaţ i combinaţ ia de tasteShift+Tab sau executaţ i clic pe butonul Promote de pe bara cuinstrumente.

• Procedând la fel, introduceţ i şi cel de-al doilea articol, astfel încâtsă arate astfel: „ Timpul alocat fiecărei teme:

- Word şi Excel – 14 module – semestrul I- PowerPoint şi Outlook – 14 module – semestrul II”




Birotică 105

Dacă este nevoie, ştergeţ i restul de text rămas din machetă.

OBSERVAŢ IE: Este posibil s ă nu g ăsi ţ i butoanele Demote şi Remote pe bara cu instrumente. Pentru a ad ăuga sau înl ătura butoane de pe bara de instrumente urm ări ţ i pa şii problemei urm ătoare.

9. Adăugaţ i butonul Remote şi înlăturaţ i butonul Text Shadow de pe bara cu

instrumente.REZOLVARE:

(1) Activaţ i butonul More Buttons şi alegeţ i Add or Remove Buttons.(2) În meniul afişat selectaţ i Remote pentru a bifa caseta de validare şi

deselectaţ i butonul Shadow.

10. În diapozitivul 4, macheta ne sugerează să prezentăm o imagine deansamblu asupra subiectului, din care să reiasă importanţ a acestuia.

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 4; selectaţ i titlul şi scrieţ i „Importanţă”.(2) Înlocuiţ i textul primului articol cu marcaj cu: „Aplicaţ iile pachetului

Microsoft Office sunt indispensabile rutinei cotidiene din orice birou,indiferent de obiectul de activitate.”

(3) Selectaţ i textul celui de-al doilea articol şi înlocuiţ i-l cu: „Procesareatextelor, gestionarea datelor, prezentarea şi organizarea activităţ ilor,vor fi mai uşor şi mult mai rapid realizate”.

(4) Diapozitivul cuprinde şi o imagine „puzzle”, care în acest moment sesuprapune textului. De aceea vom selecta din nou tot textul din zonapentru obiecte şi vom micşora dimensiunile fontului la 20:• Alegeţ i Font din meniul Format şi scrieţ i 20 în fereastra de editare

Size.• Executaţ i clic pe săgeata din stânga casetei Size de pe bara cu

instrumente de formatare şi alegeţ i 20 din lista derulată.

(5) În imaginea puzzle selectaţ i pe rând componentele din cele 4 colţ uri şiştergeţ i-le apăsând tasta Delete.(6) Selectaţ i componenta din mijloc a imaginii rezultate şi apoi textul din

aceasta şi scrieţ i „Windows”. Procedaţ i la fel şi în celelaltecomponente, scriind în fiecare: „Word”, „Excel”, „PowerPoint” şi„Outlook”.

11. În pagina 5 vom introduce o serie de cuvinte cheie ale acestui curs.

REZOLVARE: (1) În chenarul titlului scrieţ i „Cuvinte cheie”.(2) Selectaţ i textul articolelor cu marcaj şi ştergeţ i-l.(3) Alegeţ i Bullets and Numbering din meniul Format şi apoi eticheta

Bulleted din fereastra de dialog afişată. Executaţ i clic pe butonulCharacter, pentru a afişa fereastra de dialog Bullet; în această fereastră, alegeţ i un font (de exemplu: Wingdings sau Monotype Sorts)şi caracterul care ilustrează un stilou, apoi OK. Acest caracter va fifolosit ca marcaj pentru articolele din acest diapozitiv.

(4) Scrieţ i următoarea listă de articole cu fonturi de 24, apăsând tastaEnter după fiecare articol introdus: „fereastră”, „buton”, „meniu”,„desktop”, „shortcut”, „cursor”, „font”, „foaie de calcul”, „celulă”, „slide”,„prezentare”.




106 Birotică

12. tergeţ i diapozitivele 6,7 şi 8.

REZOLVARE: (1) Treceţ i în modul de afişare rezumat:

• selectând butonul Outline View din colţ ul din stânga jos al zonei delucru;

• alegând Outline din meniul View.

(2) Selectaţ i diapozitivului 6 şi, ţ inând apăsată tasta Shift, selectaţ ipictograma diapozitivului 8; vor fi selectate toate diapozitivele dinintervalul delimitat astfel.

(3) Cu tasta Delete se elimină toate diapozitivele selectate, apoi cu OK seconfirmă ştergerea.

13. Ultimul diapozitiv va cuprinde sursele de informare.

REZOLVARE: (1) Reveniţ i la modul de afişare Slide View şi selectaţ i pictograma Slide 6

din panoul de rezumat.(2) Înlocuiţ i titlul diapozitivului cu „Bibliografie”.(3) Selectaţ i textele articolelor cu marcaj şi ştergeţ i-le, apăsând tasta

Delete.(4) Alegeţ i Bullets and Numbering din meniul Format şi apoi selectaţ ibutonul Character. Alegeţ i caracterul care ilustrează o carte şi apoiapăsaţ i tasta Enter.

(5) Introduceţ i textul: „Microsoft Office 2000 – culegere de problemecomentate –“

14. Animaţ i titlul prezentării, astfel încât acesta să intre în diapozitiv prinpartea dreaptă, şi apoi previzualizaţ i acest efect.

REZOLVARE: (1) Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl+Home pentru a reveni la primul

diapozitiv şi alegeţ i modul de afişare Slide View.

(2) Selectaţ i butonul More Buttons de pe bara cu instrumente deformatare şi apoi butonul Animation Effects pentru a afişa bara flotantă cu efecte de animaţ ie.

(3) Ţinând apăsat butonul stâng al mouse-ului trageţ i bara AnimationEffect sub bara de instrumente standard.

(4) Selectaţ i titlul primului diapozitiv. Toate butoanele de pe bara cu efectespeciale au fost activate.

(5) Aplicaţ i titlului efectul Drive – In:• Executaţ i clic pe butonul Drive –In Effect de pe bara cu

instrumente de animaţ ie.• Din meniul Slide Show alegeţ i Preset Animation şi apoi selectaţ i

comanda Drive –In.

Observaţ i că acum butonul Animate Title este activat.(6) Alegeţ i Animation Preview din meniul Slide Show pentru a afişa o

fereastră de previzualizare în care veţ i vedea efectul Drive – In.

15. Introduceţ i efect de animaţ ie şi pentru subtitlul din Slide 1, astfel încâtacesta să intre prin partea de sus şi previzualizaţ i diapozitivul rezultat.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i subtitlul din Slide 1.(2) Activaţ i butonul Drop – In Text Effect de pe bara Animation Effects.

Observaţ i că butonul Animation Slide Text este activat.




Birotică 107

(3) Selectaţ i butonul Animation Preview de pe aceeaşi bară pentru avedea efectele de animaţ ie. Dacă fereastra Animation Preview estedeja deschisă, este suficient să executaţ i clic pe ea pentru a vedearezultatul.

16. Animaţ i titlul şi textul diapozitivului 2 astfel încât titlul să clipească o dată şi textul să apară în ordine inversă, pe parcursul prezentării diapozitivului.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i titlul şi activaţ i butonul Animate Title de pe bara cu

instrumente de animaţ ie.(2) Activaţ i butonul Flash Once de pe aceeaşi bară.(3) Selectaţ i zona obiectelor şi activaţ i butonul Animate Slide Text de pe

bara Animation Effects.(4) Acţ ionaţ i butonul Reverse Text Order Effect şi observaţ i rezultatul în

fereastra Animation Preview.

17. Creaţ i o animaţ ie personalizată pentru al treilea diapozitiv astfel încât înprezentare să apară la o secundă de la ultimul eveniment titlul, cu efectde rotaţ ie, şi apoi textul, cuvânt cu cuvânt.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul Next Slide, pentru a afişa diapozitivul 3. Selectaţ i titlul

diapozitivului şi apoi butonul Custom Animation de pe bara cuinstrumente de animaţ ie sau opţ iunea corespunzătoare a comenziiSlide Show din meniul orizontal al aplicaţ iei.

(2) Verificaţ i dacă în secţ iunea Check to animate Slide objects a ferestreide dialog Custom Animation sunt bifate ambele opţ iuni Title 1 şi Text 2şi dacă nu sunt, selectaţ i casetele respective.

(3) Selectaţ i eticheta Order&Timing şi în rubrica Animation stabiliţ i odineade animaţ ie astfel: 1. Title1, 2. Text 2, cu ajutorul săgeţ ilor din zonaMove.

(4) Selectaţ i Automatically din secţ iunea Start Animation şi în rubrica deeditare fixaţ i timpul la 1 secundă.

(5) Selectaţ i eticheta Effects şi Title 1 pentru a seta efectele titlului. Înzona Entry animation and sound, selectaţ i Swivel din prima listă derulantă.

(6) Selectaţ i apoi Text2 pentru a seta efectele de animaţ ie asupratextului. În secţ iunea Introduce text alegeţ i By Word din lista deselecţ ie şi terminaţ i cu butonul OK.

(7) Activaţ i fereastra Animation Preview pentru a previzualiza efectele deanimaţ ie ale diapozitivului.

OBSEVAŢ IE: Setarea predefinit ă în zona Start Animation a ferestrei Custom Animation

este On mouse click.18. Introduceţ i efect de animaţ ie în diapozitivul 4 numai asupra textului din

imaginea puzzle, astfel încât acesta să intre prin colţ ul stânga – jos aldiapozitivului.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i pictograma Slide 4 din panoul de rezumat, pentru a afişa

diapozitivul 4.(2) Selectaţ i butonul Custom Animation. În secţ iunea Check to animate

slide objects a ferestrei de dialog, deselectaţ i casetele de validare




108 Birotică

Title1 şi Text 2, şi verificaţ i dacă restul casetelor de validare suntselectate.

(3) Pentru fiecare componentă din puzzle în parte executaţ i secvenţ aurmătoare:•••• Alegeţ i textul în secţ iunea Check to animate slide objects ( de

exemplu Text 3).- Selectaţ i eticheta Effects.

- În secţ iunea Entry animation and sound lăsaţ i parametrul Flynemodificat, dar în cea de-a doua listă derulantă alegeţ i FromBottom – Left

- În zona Introduce text selectaţ i din prima listă All at once.(4) Selectaţ i butonul Animation preview pentru a vedea rezultatul.

19. În diapozitivul 5 inactivaţ i articolele cu marcaj afişate, prin schimbareaculorii acestora în momentul în care se evidenţ iază un nou articol, pentrua menţ ine atenţ ia auditoriului concentrată asupra ideii prezentate.

REZOLVARE: (1) Activaţ i Next Slide pentru a afişa diapozitivul 5.(2) Selectaţ i butonul Animate Slide Text de pe bara Animation Effects.(3) Deschideţ i fereastra Custom Animation. Selectaţ i eticheta Effects,

având grijă ca în secţ iunea Check to animate slide objects să fieselectat Text 2, şi în zona Entry animation and sound alegeţ i Appeardin prima listă.

(4) În secţ iunea After animation executaţ i clic pe săgeata din dreapta şialegeţ i din listă culoarea albastru deschis. Încheiaţ i cu OK şi testaţ irezultatul.

OBSEVAŢ IE: Pute ţ i ad ăuga şi efecte sonore în prezent ările pe care le crea ţ i, în cazul în care configura ţ ia calculatorului dumneavoastr ă o permite. Pentru a folosi şi alte efecte sonore decât cele prefigurate în lista derulant ă Sounds, în

fereastra Custom Animation, selecta ţ i Other Sound din aceast ă list ă, g ăsi ţ i fi şierul de sunet dorit şi selecta ţ i-l cu dublu clic.

20. Derulaţ i prezentarea realizată:

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 1, apoi executaţ i una din operaţ iile următoare,

pentru a afişa primul diapozitiv al prezentării, în modul de afişareprezentare de diapozitive, cu efectele de animaţ ie aferente:• Activaţ i butonul Slide Show din colţ ul din stânga–jos al spaţ iului de

lucru• Alegeţ i din meniul Slide Show comanda View Show.

(2) Treceţ i la diapozitivul următor:

• Fără să mişcaţ i mouse-ul, acţ ionaţ i butonul din stânga.• Apăsaţ i tasta Page Down.

(3) Acţ ionaţ i succesiv butonul din stânga al mouse-ului, pentru a afişa titlulşi textul articolelor cu marcaje (care vor apărea în ordine inversă).

(4) Continuaţ i să acţ ionaţ i mouse-ul, pentru a parcurge toate diapozitivele.Pentru a reveni la diapozitivul anterior:• Activaţ i tasta Page Up.• Selectaţ i butonul din dreapta al mouse-lui şi alegeţ i Previous din

meniul de context.Puteţ i întrerupe oricând derularea diapozitivelor, cu tasta Esc.




Birotică 109

(5) După ultimul diapozitiv, aplicaţ ia PowerPoint va afişa un diapozitiv cufundal negru şi un mesaj, anunţ ând sfârşitul prezentării.

(6) Acţ ionând din nou mouse-ul, veţ i reveni la modalitatea de vizualizaredin momentul declanşării derulării.

21. Apelaţ i la ajutor din partea programului PowerPoint, pentru a afla cumputeţ i adăuga efectele de animaţ ie.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i Office Assistant sau butonul Microsoft PowerPoint Help de pe

bara de instrumente standard. Alegeţ i Microsoft PowerPoint Help dinmeniul Help.

(2) În fereastra de editare scrieţ i Add Animation şi acţ ionaţ i butonulSearch. Office Assistant va afişa o listă cu subiecte legate de întrebarea dumneavoastră.

(3) Alegeţ i subiectul Animate text and objects. Assistentul Office va ieşidin imagine pentru a vă permite să vedeţ i fereastra Help.(Poate duracâteva secunde până când va fi pregătit fişieul Help).

Dacă preferaţ i să obţ ineţ i ajutor fără a formula o întrebare, puteţ i folosi

eticheta Index din fereastra Help:22. Introduceţ i în primul diapozitiv o ilustraţ ie artistică semnificativă (de

exemplu un calculator).

REZOLVARE: (1) Selectaţ i zona pentru obiecte din diapozitiv:(2) Alegeţ i butonul Insert Clip Art de pe bara cu instrumente de desenat,

aflată în partea de jos a ecranului. Alegeţ i Clip Art din submeniulPicture, din meniul Insert. PowerPoint va afişa fereastra Clip Gallery.

(3) Selectaţ i eticheta Pictures şi alegeţ i categoria Office din lista afişată.(4) Una din ilustraţ iile prezentate în această categorie înfăţ işează un

calculator. Selectaţ i-l. Pe ecran va apărea o paletă cu butoane, care vă

permit să inseraţ i ilustraţ ia, să o previzualizaţ i, să o adăugaţ i încategoria Favorites sau în altă categorie, sau să găsiţ i ilustraţ iiasemănătoare.

(5) Alegeţ i butonul Insert Clip pentru a adăuga ilustraţ ia în diapozitiv, apoi închideţ i fereastra Clip Gallery.

23. Modificaţ i dimensiunile şi poziţ ia ilustraţ iei inserate.

REZOLVARE: (1) După inserare, ilustraţ ia apare în diapozitiv, cu marcaje de

dimensionare( ceea ce înseamnă că este selectată), şi e însoţ ită debara flotantă cu instrumente Picture. Dacă nu, executaţ i clic peilustraţ ie pentru a o selecta.

(2) Executaţ i dublu clic pe bara de titlu a barei cu instrumente pentru a omuta la marginea spaţ iului de lucru.(3) Plasaţ i indicatorul mouse-lui pe unul din marcajele din colţ urile de jos

ale ilustraţ iei. Când indicatorul ia forma unei săgeţ i cu două vârfuri,blocaţ i butonul stâng al mouse-lui şi trageţ i în sus până când ilustraţ iaajunge la jumătate din mărimea sa iniţ ială, apoi eliberaţ i butonulmouse-ului.

(4) Plasaţ i indicatorul mouse-ului undeva pe suprafaţ a ilustraţ iei şi ţ inândapăsat butonul stâng al mouse-ului, mişcaţ i ilustraţ ia până când ecentrată în partea de jos a diapozitivului.




110 Birotică

(5) Executaţ i clic în afara ilustraţ iei pentru a o deselecta. Bara cuinstrumente Picture va fi ascunsă.

24. Adăugaţ i un chenar şi schimbaţ i culorile ilustraţ iei inserate:

REZOLVARE: (1) Selectaţ i ilustraţ ia şi apoi butonul Format Picture de pe bara cu

instrumente Picture.

(2) Selectaţ i eticheta Colors and Lines din fereastra de dialog afişată.(3) Alegeţ i culoarea dorită în caseta Color din secţ iunea Line, selectaţ i unstil şi o grosime, apoi OK.

(4) Selectaţ i butonul Recolor Pictures de pe bara cu instrumente Picture.Pe ecran va fi afişată o fereastră de dialog, cu toate culorile originaleale ilustraţ iei. Selectaţ i a doua casetă de validare din secţ iuneaOriginal şi săgeata din dreptul casetei alăturate, din secţ iunea New, şialegeţ i din paleta de culori, o culoare diferită.

(5) Mutaţ i fereastra de dialog spre stânga, trăgând de bara ei de titlu şiapoi alegeţ i Preview, pentru a vedea cum arată ilustraţ ia după aplicarea noii culori. Dacă vă place ieşiţ i cu OK.

25. Căutaţ i o ilustraţ ie artistică pe care să o inseraţ i ca fundal în diapozitivul6 (Bibliografie).

REZOLVARE: (1) Selectaţ i pictograma corespunzătoare diapozitivului 6 din panoul de

rezumat.(2) Selectaţ i butonul Insert Clip Art, de pe bara cu instrumente de desenat,

şi în fereastra Clip Gallery, scrieţ i „book” în rubrica de editare Seachfor Clips, apoi apăsaţ i tasta Enter.

(3) Selectaţ i una din ilustraţ iile găsite, şi apoi activaţ i butonul Insert Clip.(4) Acţ ionaţ i butonul Draw de pe bara cu instrumente de desenat, alegeţ i

Order şi apoi Send to back din meniul aferent. Ilustraţ ia va fi plasată astfel în spatele textului. Pentru a face textul mai lizibil puteţ i modificaculorile ilustraţ iei.

OBSERVAŢ IE: Selectând Picture din meniul Insert şi apoi From File pute ţ i importa în PowerPoint mai multe formate de fi şier grafic ( .jpg, .bmp, .cdr, .wpg, .gif,.pcx etc.).

26. Introduceţ i un efect de animaţ ie pentru ilustraţ ia inserată în primuldiapozitiv.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i pictograma Slide1 şi imaginea din acest diapozitiv.(2) Alegeţ i Custom Animation din meniul Slide Show pentru a afişa

fereastra de dialog cu acelaşi nume.(3) Executaţ i clic pe eticheta Order&Timing. În secţ iunea Check toanimate slide ojects, alegeţ i caseta de validare Picture Frame 1.

(4) În secţ iunea Start Animation, selectaţ i opţ iunea Automatically.(5) Alegeţ i eticheta Effects şi selectaţ i opţ iunile de animaţ ie Fly şi From

Bottom – Left. Apoi încheiaţ i cu OK.

27. Încheiaţ i execuţ ia programului PowerPoint.

REZOLVARE: (1) Alegeţ i Exit din meniul File.




Birotică 111

• Selectaţ i butonul Close din extrema dreaptă a barei de titlu, aferestrei programului PowerPoint.

• Apăsaţ i tasta Alt, apoi F, apoi X.• Executaţ i dublu clic pe pictograma meniului de control, aflată pe

bara de titlu, în partea stângă.(2) Asistentul Office vă va întreba dacă doriţ i să salvaţ i modificările pe

care le-aţ i adus prezentării. Selectaţ i Yes.

3.3.2. Finisarea unei prezentări

1. Creaţ i o prezentare a unei firme de transport fluvial şi maritim, pornind dela un şablon de machetare, oferit de PowerPoint.

REZOLVARE: (1) Lansaţ i programul PowerPoint alegând Programs şi apoi Microsoft

PowerPoint din meniul Start.(2) În fereastra de dialog PowerPoint, executaţ i dublu clic pe opţ iunea

Design Template ca să deschideţ i fereastra de dialog NewPresentation.

(3) Alegeţ i eticheta Presentation Design ca să afişaţ i opţ iunile pentruşabloane; pentru a le trece în revistă, selectaţ i, pe rând, toatepictogramele şabloanelor şi priviţ i în caseta Preview din dreaptaferestrei.

(4) Executaţ i dublu clic pe pictograma Blue Diagonal. PowerPoint vadeschide fereastra de dialog New Slide care oferă machetele depagină pentru definirea formatului fiecărei pagini.

(5) Selectaţ i prima machetă predefinită (Title Slide) şi OK pentru a crea undiapozitiv de titlu; completaţ i câmpurile din machetă astfel: în chenaruldestinat titlului scrieţ i: „Transnav S.A. Galaţ i”, iar ca subtitlu scrieţ iRomânia.

(6) Inseraţ i ilustraţ ia artistică Ships din categoria Transportation din Clip

Art Gallery. Eventual modificaţ i poziţ ia şi dimensiunile ilustraţ iei astfel încât diapozitivul să aibă un aspect acceptabil.(vezi paragraful 4.2.1.)

(7) Salvaţ i prezentarea sub numele de „Transnav”.

2. Adăugaţ i în prezentarea „Transnav” un diapozitiv nou, care să cuprindă obiectul de activitate al firmei.

REZOLVARE: (1) Având diapozitivul 1 afişat pe ecran, selectaţ i butonul New Slide de pe

bara cu instrumente standard, sau alegeţ i New Slide din meniul Insert,sau din meniul vertical subordonat butonului Common Tasks, ca să deschideţ i fereastra de dialog cu acelaşi nume.

(2) Selectaţ i şablonul Bulleted List şi OK(3) Scrieţ i în zona pentru titlu a diapozitivului 2 „Obiectul de activitate”.(4) În zona înregistrărilor din lista cu marcaje scrieţ i: „transportul de

mărfuri şi călători, intern şi internaţ ional”, ca primul articol cu marcaj.(5) Acţ ionaţ i tasta Enter pentru a introduce al doilea articol cu marcaj şi

scrieţ i: „turism şi activităţ i distractive”.(6) Apăsaţ i din nou tasta Enter şi scrieţ i: „prestaţ ii servicii portuare,

remorcaj, reparaţ ii nave.

OBSERVAŢ IE:




112 Birotică

Pentru a repozi ţ iona zonele cu text din diapozitive, pute ţ i folosi mouse-ul.Plasa ţ i indicatoul mouse-lui pe cadrul care înconjoar ă zona, ţ ine ţ i ap ăsat butonul stâng al mouse-ului şi trage ţ i în ce parte dori ţ i. De asemenea pute ţ i şi redimensiona diferitele zone, utilizând marcajele care apar pe chenar.

3. Schimbaţ i şablonul de machetare al paginii, al actualei prezentări, cu unaltul mai potrivit( de exemplu Japanese Waves).

REZOLVARE: (1) Alegeţ i Apply Design Template din meniul Format. Executaţ i clic cu

butonul din dreapta al mouse-ului pe fundalul oricărui diapozitiv şialegeţ i Apply Design Template din meniul de context.

(2) Având afişată fereastra de dialog Apply Design Template, parcurgeţ ilista pentru a vedea ce opţ iuni aveţ i, apoi selectaţ i macheta JapaneseWaves şi OK. ablonul acesta va fi aplicat în toate diapozitiveleprezentării.

4. Utilizaţ i programul WordArt pentru a modifica aspectul diapozitivului detitlu.

REZOLVARE:

(1) Afişaţ i diapozitivul de titlu, executaţ i clic pe zona pentru titlu, apoiapăsaţ i tasta F2 pentru a selecta zona titlului, nu titlul propriu-zis.(2) Apăsaţ i tasta Delete de două ori pentru a elimina titlul şi zona acestuia.(3) Executaţ i clic pe butonul Insert Word Art de pe bara cu instrumente de

desenat pentru a afişa fereastra de dialog Word Art Gallery.(4) Executaţ i clic pe opţ iunea care vi se pare cea mai potrivită şi apoi pe

OK. Va fi afişată o altă fereastră de dialog Edit WordArt Text. Înrubrica de editare scrieţ i „Transnav S.A. Galaţ i” şi apoi executaţ i clic peOK. Un obiect WordArt cu forma aleasă de dumneavoastră va fi înglobat în diapozitiv, iar pe ecran va fi afişată bara cu instrumenteWordArt.

(5) Executaţ i clic pe butonul Format WordArt de pe bara cu instrumenteWordArt pentru a afişa fereastra de dialog cu acelaşi nume.

(6) Executaţ i clic pe săgeata din dreptul casetei Color şi selectaţ i culoareaalbastru deschis. Apoi executaţ i din nou clic pe săgeata casetei Colorşi executaţ i clic pe Fill Effects. Va apare o nouă fereastră de dialog.

(7) În secţ iunea Color a etichetei Gradient, executaţ i clic pe opţ iunea OneColor, şi apoi pe OK de două ori. Acum titlul iese în evidenţă, dar e înton cu restul diapozitivelor din prezentare.

(8) Repoziţ ionaţ i şi redimensionaţ i obiectul WordArt folosind marcajele,până când diapozitivul va avea un aspect plăcut.

(9) Executaţ i clic în afara obiectului WordArt pentru a-l deselecta.

5. Formataţ i textul diapozitivului 2, astfel încât să măriţ i distanţ a dintre

paragrafe şi să îmbunătăţ iţ i aspectul diapozitivului cu ajutorul întreruperiide rând.

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 2 şi selectaţ i textul din zona listei cu marcaje.(2) Executaţ i clic de două ori pe butonul Increase Paragraph Spacing de

pe bara cu instrumente standard.(3) Plasaţ i cursorul de editare în faţ a cuvântului „intern” din primul articol

cu marcaj. Apăsaţ i Shift + Enter pentru a întrerupe rândul după cuvântul „călători”.




Birotică 113

(4) Repetaţ i pasul (3) pentru a întrerupe rândul ultimului articol cu marcaj între cuvintele „portuare” şi „remorcaj”.

6. Introduceţ i în prezentare un nou diapozitiv care să conţ ină organigramafirmei.

REZOLVARE: (1) Având afişat diapozitivul 2, executaţ i clic pe butonul New Slide.

(2) Selectaţ i şablonul Organization Chart.(3) Daţ i diapozitivului titlul „Structura de conducere”.(4) Executaţ i dublu clic în chenarul destinat organigramei pentru a lansa

programul Microsoft Organization Chart. (Dacă acesta nu e instalat, înfereastra de dialog care apare, executaţ i clic pe Yes şi introduceţ i CD-ROM-ul pentru a instala acest program).

(5) Maximizaţ i fereastra Microsoft Organization Chart.(6) Selectaţ i Chart Title şi apăsaţ i tasta Delete, deoarece aţ i pus deja un

titlu diapozitivului.(7) Executaţ i clic pe butonul Manager de pe bara de instrumente şi apoi

executaţ i clic pe prima casetă de sus. Va fi adăugată o nouă casetă penivelul superior, în care scrieţ i „ Adunarea Generală a Acţ ionarilor”. Nu

introduceţ i titlu şi comentarii. Apăsaţ i tasta Esc pentru a încheiaeditarea casetei.

(8) Selectaţ i a doua casetă de sus şi scrieţ i „Director General”. tergeţ i„Type title here” şi apăsaţ i tasta Esc.

(9) Selectaţ i pe rând cele trei casete subordonate şi scrieţ i în fiecare:„Director Transport”, „Director Financiar” şi „Director Comercial”.

(10) Selectaţ i butonul Subordinate şi apoi executaţ i clic pe caseta „DirectorTransport” pentru a-i adăuga o casetă subordonată în care veţ i scrie„Serviciu Mişcare”.

(11) Selectaţ i butonul „co-worker” şi apoi caseta „Serviciu Mişcare”,adăugând astfel o nouă casetă subordonată pentru „DirectorTransport”, în care veţ i scrie „Secţ ii Nave”.

(12) Repetaţ i paşii (10) şi (11) pentru a adăuga subordonaţ i şi pentru„Director Financiar”şi „Director Comercial”.

(13) Din meniul File al ferestrei Microsoft Organization Chart alegeţ i UpdateTransnav.ppt pentru a actualiza diapozitivul, şi închideţ i fereastraaplicaţ iei, pentru a reveni în PowerPoint.

(14) Selectaţ i butonul Save pentru a salva organigrama ca parte aprezentării.

OBSERVAŢ IE: Pentru a redeschide fereastra Organization Chart, pute ţ i s ă executa ţ i dublu clic pe organigrama din prezentare (organigrama a fost încastrat ă în diapozitivul prezent ării). Pentru a salva organigrama ca fi şier separat, folosi ţ i

comanda Save Copy As din meniul File al programului Microsoft Organization Chart.

7. În organigrama din diapozitivul 3 operaţ i următoarele schimbări: mutaţ i între ele casetele „Director Financiar” şi „Director Comercial”, şi aduceţ ipe acelaşi nivel cu „Director General”, caseta „Director Transport”.

REZOLVARE: (1) Executaţ i dublu clic pe organigramă pentru a deschide fereastra

Organization Chart.




114 Birotică

(2) Plasaţ i indicatorul mouse-ului pe caseta „Director Financiar”, ţ inândapăsat butonul din stânga al mouse-lui şi trageţ i cadrul caseteideasupra casetei „Director Comercial”. Când indicatorul ia forma uneisăgeţ i cu vârful spre dreapta, eliberaţ i butonul mouse-ului, şi casetele îşi vor schimba locul între ele, deplasându-se împreună cusubordonaţ ii lor.

(3) În aceeaşi manieră trageţ i şi cadrul casetei „Director Transport” peste

caseta „Director General”, astfel plasându-le pe amândouă la acelaşinivel.

8. Schimbaţ i stilul de plasare a casetelor pentru ramura „DirectorComercial”, schimbaţ i culoarea tuturor liniilor de legătură şi adăugaţ iumbră casetelor din organigramă, după care reveniţ i în PowerPoint.

REZOLVARE: (1) Pentru a selecta ramura „Director Comercial”, executaţ i clic pe caseta

respectivă şi apoi:• apăsaţ i Ctrl+B.• alegeţ i din meniul Edit opţ iunea Select şi apoi Branch• desenaţ i o casetă de selectare în jurul ramurii respective, cu

ajutorul instrumentului de selectare de pe bara cu instrumente.(2) Din meniul Styles alegeţ i al doilea stil din primul rând.(3) Din meniul Edit alegeţ i Select şi apoi Connecting Lines pentru a

selecta toate liniile de legătură. Apoi alegeţ i Color din meniul Lines şiselectaţ i culoarea albastru închis.

(4) Din meniul Edit alegeţ i Select şi apoi All pentru a selecta toată organigrama. Alegeţ i apoi Shadow din meniul Boxes şi selectaţ i primulşablon din al doilea rând.

(5) După ce actualizaţ i prezentarea Transnav.ppt (Update Presentationdin meniul File) alegeţ i comanda Exit and Return to Transnav.ppt dinmeniul File al programului Organization Chart.

(6) La revenirea în PowerPoint este posibil să observaţ i că organigramatrebuie mărită. Utilizaţ i marcajele ce o încadrează pentru a măriorganigrama, până când acoperă tot diapozitivul.

9. Adăugaţ i un diapozitiv în prezentarea curentă, care să conţ ină un tabel cusursele de venituri pe ultimii 4 ani.

REZOLVARE: (1) Având afişat diapozitivul 3, selectaţ i butonul New Slide de pe bara cu

instrumente şi alegeţ i macheta Table din fereastra de dialog NewSlide, apoi selectaţ i OK.

(2) Selectaţ i zona titlului şi scrieţ i: „Surse de venituri (în mil.lei)”.(3) Executaţ i dublu clic pe caseta de rezervare a tabelului, pentru a afişa

fereastra de dialog Insert Table.(4) În rubrica de editare Number of Columns scrieţ i 5, apoi executaţ i dubluclic în rubrica Number of Rows, scrieţ i 4 şi selectaţ i OK. Pe ecran vaapărea un tabel gol şi atâta timp cât acesta va fi selectat, veţ i avea peecran şi bara de instrumente flotantă Tables and Borders.

(5) Selectaţ i butonul Draw Table de pe bara flotantă şi trasaţ i o linie pediagonală, în prima celulă a tabelului.

(6) Plasaţ i cursorul în prima celulă, lăsaţ i 5 spaţ ii libere şi scrieţ i „Anul”,după care apăsaţ i tasta Enter pentru a trece pe rândul următor înaceeaşi celulă. Aici scrieţ i „Activitate”.




Birotică 115

(7) Apăsaţ i tasta Tab pentru a trece în celula următoare şi scrieţ i „2003.Procedând la fel scrieţ i în continuare pe linie: „2004, „2005, „2006. Înacest moment cursorul de editare se află în ultima celulă a primuluirând. Mai apăsaţ i o dată tasta Tab pentru a trece la prima celulă acelui de-al doilea rând.

(8) Scrieţ i în celula curentă :„Transport de marfă”, apăsaţ i tasta cusăgeată în jos pentru a vă plasa în penultima celulă a coloanei şi

scrieţ i: „ Transport de pasageri”. Deocamdată nu vă faceţ i probleme cudespărţ irea pe rânduri a cuvântului „transport”. Apăsaţ i încă o dată săgeată în jos şi scrieţ i „Activităţ i turistice”. Celelalte celule completaţ i-le cu datele numerice:3709,6 101704,3 24605 45414,1114,1 224,6 509 154311,8 23,6 56,4 98

folosind aceleaşi metode de deplasare în tabel.(9) Plasaţ i indicatorul mouse-lui pe chenarul tabelului şi trageţ i-l în sus şi

spre stânga astfel încât să încapă în diapozitiv în întregime. Selectaţ ibutonul Save de pe bara de instrumente standard.

10. Adăugaţ i tabelului o linie nouă în care să treceţ i veniturile din alteactivităţ i. Apoi ştergeţ i coloana anului 2003.

REZOLVARE: (1) Având tabelul activat, pentru a selecta linia „Activităţ i turistice”:

• executaţ i clic undeva în linia „Activităţ i turistice”, selectaţ i butonulTable de pe bara cu instrumente Tables and Borders şi alegeţ iSelect Row;

• ţ inând apăsat butonul stâng al mouse-ului trageţ i-l prin celuleleliniei;

(2) Selectaţ i butonul Table şi alegeţ i Insert Rows Below, pentru aintroduce o linie nouă la sfârşitul tabelului.

(3) Completaţ i celulele noii linii cu urm

ătoarele date:

„Alte activităţ i” 12,5 16 18 23(4) Selectaţ i coloana anului 1999:

• executând clic undeva în coloană şi apoi alegând Select Columndin meniul Table.

• plasând indicatorul mouse-ului pe capul de coloană şi executândclic când acesta ia forma unei săgeţ i orientate în jos.

(5) selectaţ i butonul Table şi alegeţ i comanda Delete Columns pentru aelimina coloana selectată.

11. Redimensionaţ i tabelul astfel încât să încapă în diapozitiv şi apoi aplicaţ i-iun chenar de culoare albastră.

REZOLVARE: (1) Având tabelul activat plasaţ i indicatorul mouse-ului pe marcajul dinmijloc al laturii din dreapta a tabelului şi ţ inând apăsat butonul dinstânga mouse-ului , trageţ i spre dreapta până când tabelul se încadrează în diapozitiv. Observaţ i că s-a mărit lăţ imea celulelortabelului, şi astfel cuvintele despărţ ite pe două rânduri, încap peacelaşi rând acum. Pentru a mări lăţ imea primei coloane puteţ i tragespre dreapta linia de reţ ea din dreapta coloanei.

(2) Având cursorul plasat undeva în tabel, selectaţ i butonul Table şi apoicomanda Select Table. Întregul tabel va fi selectat.




116 Birotică

(3) Alegeţ i Table din meniul Format pentru a deschide fereastra de dialogFormat Table.

(4) În caseta Color, executaţ i clic pe săgeată şi alegeţ i culoarea albastru închis, iar în caseta With alegeţ i valoarea 3 pt.

(5) Selectaţ i fiecare latură în parte a diagramei alăturate pentru a aplicamodificările făcute.

(6) Mutaţ i fereastra de dialog în altă parte şi selectaţ i Preview. Dacă vă

place rezultatul, selectaţ i OK.12. Introduceţ i un diapozitiv care să cuprindă situaţ ia transportului de produse

siderurgice, în ultimii 2 ani, reprezentată printr-o diagramă.

REZOLVARE: (1) Selectaţ i butonul New Slide şi alegeţ i din fereastra de dialog, macheta

Text&Chart şi OK.(2) Executaţ i clic în chenarul de titlu şi scrieţ i „Transportul de produse

siderurgice”.(3) Selectaţ i zona pentru text şi scrieţ i: „Transportul de minereu a crescut,

ajungând la 46,8% din totalul transporturilor de mărfuri”.(4) Executaţ i dublu clic pe caseta de rezervare pentru grafic, pentru a

deschide programul Microsoft Graph. Acest program va afişa o foaiede date, care conţ ine date imaginare şi o diagramă cu coloanetridimensionale. Vom înlocui datele fictive cu datele firmei Transnav.

(5) Selectaţ i celula 1st Qtr din coloana A şi scrieţ i 2004 şi apoi apăsaţ itasta cu săgeată dreapta şi scrieţ i 2005.

(6) Selectaţ i coloanele C şi D, executând clic pe antetul coloanei C şiţ inând apăsat butonul stâng al mouse-ului trageţ i peste coloana D.Pentru a le şterge, apăsaţ i tasta Delete sau alegeţ i Exclude Row/Coldin meniul Data.

(7) Selectaţ i celula East a primei linii şi scrieţ i „ minereuri”. Apăsaţ i tastaTab şi scrieţ i „2854”, apoi apăsaţ i din nou tasta Tab şi scrieţ i „3554”.

(8) Procedând la fel pe liniile 2,3 şi 4 scrieţ i:„cărbune 1383 1355calcar 1107 888alte produse 1922 1798”şi apoi selectaţ i butonul Close al foii de date. În diagramă datele vor fireprezentate pe coloane, de aceea butonul By Column de pe bara cuinstrumente trebuie să fie apăsat.

(9) Apăsaţ i butonul By Row de pe bara de instrumente, pentru careprezentarea să fie făcută pe rânduri. Eventual folosiţ i marcajele depe chenarul graficului pentru a-l redimensiona astfel încât să fie vizibileşi legenda şi valorile axelor.

13. Schimbaţ i tipul diagramei realizate în problema anterioară, introduceţ i

titluri pentru axe şi plasaţ i legenda în partea de sus a graficului.REZOLVARE:

(1) Selectaţ i graficul executând dublu clic pe el.(2) Alegeţ i Chart Type din meniul Chart pentru a deschide fereastra de

dialog cu acelaşi nume.(3) Selectaţ i eticheta Standard Types şi în secţ iunea Chart Type selectaţ i

Column. Apoi selectaţ i a treia opţ iune din al doilea rând de machetedin secţ iunea Chart sub-type.




Birotică 117

(4) Pentru a vedea această machetă aplicată diagramei noastre plasaţ iindicatorul mouse-ului pe butonul Press and hold to view sample şiţ ineţ i apăsat butonul stâng al mouse-ului. Dacă vă place alegerea,selectaţ i butonul OK. Dacă nu, încercaţ i şi alte tipuri de grafice dinlistă.

(5) Pentru a adăuga titluri axelor alegeţ i Chart Options din meniul Chart şiselectaţ i din fereastra de dialog deschisă, eticheta Titles.

(6) Plasaţ i cursorul de editare în caseta Category (X) axis şi scrieţ i „Ani”,iar în Value (Z) axis scrieţ i „Cantităţ i”.(7) Selectaţ i eticheta Legend din aceeaşi fereastră de dialog şi în

secţ iunea Placement selectaţ i butonul Top pentru a plasa legenda înpartea de sus a graficului.

(8) În final selectaţ i butonul OK.

14. Adăugaţ i un chenar şi schimbaţ i culoarea de fundal pentru diagrama dindiapozitivul 5.

REZOLVARE: (1) Executaţ i dublu clic pe diagramă pentru a deschide programul Graph.(2) Executaţ i din nou dublu clic pe spaţ iul diagramei pentru a afişa

fereastra de dialog Format Chart Area.(Zona de sub legendă este ceamai indicată, pentru a evita selectarea altor obiecte ale graficului).

(3) În eticheta Patterns selectaţ i săgeata din dreptul casetei Color, dinsecţ iunea Border pentru a afişa paleta de culori şi alegeţ i culoareaalbastru.

(4) Selectaţ i săgeata din dreptul casetei Weight şi selectaţ i ultima opţ iune.(5) Pentru a schimba culoarea fundalului, din secţ iunea Area selectaţ i

culoarea violet şi apoi selectaţ i OK.

OBSERVAŢ IE: În aceea şi fereastr ă de dialog Format Chart Area, selectând eticheta Font pute ţ i formata şi fonturile pentru întregul text al graficului.

15. Adăugaţ i un diapozitiv de tipul Bulleted List, care să conţ ină structuraparcului de nave a firmei Transnav. Reordonaţ i textul astfel încât navelesă apară în ordine descrescătoare a capacităţ ilor. Apoi schimbaţ i şablonuldiapozitivului, astfel încât textul să fie aranjat pe două coloane.

REZOLVARE: (1) Presupunând că aveţ i afişat ultimul diapozitiv al prezentării, selectaţ i

butonul New Slide şi alegeţ i şablonul Bulleted List.(2) Executaţ i clic în zona titlului şi scrieţ i „Parcul de nave”.(3) Executaţ i clic în zona pentru obiecte şi introduceţ i următoarea listă de

articole cu marcaj:• împingător 1640 CP

• remorcher 500 CP• împingător 2500 CP• navă agrement 600 CP”

(4) Executaţ i clic dreapta pe bara cu instrumente şi în meniul de contextselectaţ i Outlining pentru a afişa bara cu instrumente cu acelaşi nume.

(5) Selectaţ i marcajul primului articol şi apoi apăsaţ i butonul Move Downde pe bara Outlining pentru ca primul articol să coboare pe poziţ ia adoua.

(6) Executaţ i clic pe marcajul ultimului articol şi apăsaţ i butonul Move Upde pe bara Outlining pentru ca acesta să urce pe penultimul rând.




118 Birotică

(7) Pentru a schimba şablonul diapozitivului:• Executaţ i clic dreapta oriunde pe suprafaţ a diapozitivului şi alegeţ i

Slide Layout din meniul contextual.• Selectaţ i butonul Common Task de pe bara Formatting şi alegeţ i

Slide Layout.• alegeţ i Slide Layout din meniul Format.

(8) Din fereastra de dialog Slide Layout alegeţ i al treilea şablon de pe

primul rând (2 Column Text). În dreapta va apărea o coloană nouă pentru text.

(9) Selectaţ i ultimele două articole cu marcaj şi:• Executaţ i clic dreapta pe zona selectată şi alegeţ i din meniul

contextual comanda Cut.• Selectaţ i butonul Cut de pe bara cu instrumente standard.• Alegeţ i Cut din meniul Edit.• Apăsaţ i Ctrl+X de la tastatură.

(10) Executaţ i clic pe zona adăugată în partea dreaptă a diapozitivului şi:• Executaţ i clic dreapta în această zonă şi alegeţ i din meniul

contextual comanda Paste.

• Selectaţ i butonul Paste de pe bara cu instrumente standard.• Alegeţ i Paste din meniul Edit.• Apăsaţ i Ctrl+V de la tastatură.• Cele două articole vor fi mutate pe a doua coloană.

16. Reordonaţ i diapozitivele prezentării, astfel încât ultimul diapozitiv să devină al patrulea.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic pe butonul Outline View din colţ ul stânga – jos al zonei

de lucru, pentru a intra în modul de afişare rezumat.(2) Selectaţ i butonul Collapse All de pe bara Outlining. Toate articolele cu

marcaj vor fi ascunse şi subiectele vor apărea subliniate cu o linie

pentru a indica prezenţ a unei informaţ ii ascunse.(3) Selectaţ i pictograma diapozitivului 6 pentru a-l selecta, apoi executaţ i

clic de două ori pe butonul Move Up.(4) Verificaţ i dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul,

executând clic pe butonul Expand de pe bara Outlining.(5) Executaţ i apoi încă o dată clic pe butonul Collapse pentru a ascunde

articolele cu marcaj.(6) Pentru a vedea întregul rezumat în noua ordine, selectaţ i butonul

Expand All şi apoi salvaţ i prezentarea.

17. Realizaţ i aceeaşi cerinţă ca în problema precedentă, doar că de această dată modul de afişare să fie sortare diapozitive.

REZOLVARE: (1) Dacă aţ i parcurs deja paşii problemei precedente executaţ i clic de

două ori pe butonul Undo pentru ca diapozitivul 4 să revină pe ultimapoziţ ie.

(2) Selectaţ i butonul Slide Sorter View din colţ ul stânga - jos al spaţ iului delucru. PowerPoint va afişa miniaturile diapozitivelor, iar bara cuinstrumente de formatare va fi înlocuită cu bara cu instrumente SlideSorter.




Birotică 119

(3) Plasaţ i indicatorul mouse-ului pe diapozitivul 6, blocaţ i butonul stâng almouse-ului şi trageţ i până în stânga diapozitivului 4. Astfel diapozitivul6 va fi plasat pe a patra poziţ ie.

18. Introduceţ i tranziţ ii pentru toate diapozitivele prezentării, în afară dediapozitivul de titlu.

REZOLVARE:

(1) În modul de afişare sortare diapozitiv, selectaţ i toate diapozitivelealegând Select All din meniul Edit. Ţinând apăsată tasta Ctrl, executaţ iclic pe diapozitivul de titlu pentru a-l deselecta.

(2) Selectaţ i săgeata din dreapta casetei Slide Transition Effects de pebara cu instrumente Slide Sorter. Selectaţ i Box Out din lista derulată şiurmăriţ i diapozitivul 2 folosit de PowerPoint pentru a previzualizaefectul tranziţ iei. Observaţ i că sub diapozitivele cu tranziţ ie a fostafişată o pictogramă.

(3) Atâta timp cât încă sunt selectate cele 5 diapozitive• selectaţ i butonul Slide Transition de pe bara cu instrumente Slide

Sorter;• alegeţ i Slide Transition din meniul Slide Show;• executaţ i clic dreapta pe unul din diapozitive şi alegeţ i Slide

Transition din meniul contextual.(4) În secţ iunea Effect, selectaţ i opţ iunea Slow şi apoi selectaţ i Apply.

Astfel viteza de tranziţ ie va fi micşorată.(5) Salvaţ i prezentarea şi închideţ i fereastra de aplicaţ ie PowerPoint.

3.3.3. Crearea unui şablon personalizat

1. Deschideţ i o nouă prezentare pe care o veţ i folosi ca şablon gol pentrualte prezentări.

REZOLVARE: (1) Deschideţ i programul PowerPoint. Când apare fereastra de dialog

PowerPoint executaţ i dublu clic pe opţ iunea Blank Presentation pentrua deschide fereastra de dialog New Slide.

(2) Executaţ i dublu clic pe macheta predefinită Title Slide. Va fi afişat undiapozitiv gol, care conţ ine doar zona pentru titlu şi subtitlu.

2. Creaţ i matriţ a pentru diapozitivul de titlu al şablonului deschis.

REZOLVARE: (1) Treceţ i în modul de afişare matriţă alegând Master, apoi Slide Master

din meniul View.(2) Alegeţ i apoi New Title Master din meniul Insert.(3) Selectaţ i zona pentru titlu şi alegeţ i Font din meniul Format pentru a

afişa fereastra de dialog Font.(4) Selectaţ i Arial din lista Font, Bold din lista Font Style şi 44 din lista

Size. Apoi selectaţ i OK.(5) Selectaţ i zona pentru subtitlu şi alegeţ i Arial Narrow din lista Font, Italic

din lista Font Style şi 32 din lista Size. Apoi selectaţ i OK.(6) Selectaţ i zona Data Area şi apăsaţ i tasta Delete pentru a şterge caseta

pentru afişarea datei. Procedaţ i la fel şi pentru caseta Footer Area şiNumber Area, pentru ca în diapozitivul de titlu să nu apară informaţ iide tip dată, text de subsol, sau număr slide




120 Birotică

3. Creaţ i matriţ a pentru diapozitivele şablonului.

REZOLVARE: (1) Din meniul View alegeţ i Master şi apoi Slide Master. Va fi afişată

matriţ a pentru diapozitive care este împărţ ită în mai multe zone.(2) Selectaţ i zona titlului şi formataţ i fontul aşa cum aţ i procedat şi în

problema anterioară.(3) Executaţ i clic în zona pentru obiecte şi apoi executaţ i clic dreapta pe

primul articol cu marcaj. Din meniul de context alegeţ i Bullets andNumbering şi selectaţ i ultimul tip de marcaj din primul rând. În casetaSize apăsaţ i săgeata în sus până când valoarea înscrisă va creşte la150, pentru a mări dimensiunile marcajului direct proporţ ional cumărimea textului. Apoi selectaţ i OK.

(4) Pentru al doilea nivel alegeţ i ca marcaj un alt caracter decât celeoferite de eticheta Bulleted a ferestrei Bullets and Numbering.

(5) Selectaţ i caseta Data Area şi apoi apăsaţ i tasta Delete.(6) Selectaţ i caseta Footer Area. Activaţ i butonul Align Left pentru a alinia

la stânga textul de subsol, apoi trageţ i caseta cu totul spre stânga înlocul ocupat anterior de caseta Data Area.

(7) Selectaţ i caseta Number Area şi alegeţ i Header and Footer din meniulView. Selectaţ i caseta de validare Slide Number şi selectaţ i Apply toAll. Atâta timp cât Number Area este selectată, alegeţ i butonul TextShadow pentru a aplica efectul de umbră numărului de diapozitiv.

4. Creaţ i un fundal pentru matriţă.

REZOLVARE: (1) Având afişată matriţ a pentru diapozitive a noului şablon, alegeţ i

Background din meniul Format pentru a afişa fereastra de dialog cuacelaşi nume.

(2) Selectaţ i săgeata din dreptul fereastrei de editare din secţ iuneaBackground Fill pentru a afişa lista derulantă. Selectaţ i culoarea violet

şi daţ i Preview pentru a previzualiza fundalul introdus. Puteţ i încerca înacest fel mai multe culori. Vom presupune în continuare că aţ i păstratculoarea violet.

(3) Executaţ i din nou clic pe săgeata din dreptul fereastrei de editareBackground Fill, selectaţ i opţ iunea Fill Effect, apoi selectaţ i etichetaPattern.

(4) Selectaţ i o opţ iune pentru model şi observaţ i efectul în caseta Sampledin partea de jos a ferestrei de dialog.

(5) Selectaţ i eticheta Texture şi exersaţ i şi cu modelele oferite de această categorie. Acum v-aţ i familiarizat cu paleta de posibilităţ i oferite dePowerPoint pentru crearea fundalului.

(6) Selectaţ i Cancel pentru a reveni în fereastra de dialog Background.

(7) Selectaţ i Apply to All pentru a aplica noul fundal în matri ţ a pentrudiapozitive, dar şi în cea pentru titlu.

5. Plasaţ i o ilustraţ ie pe fundalul matriţ ei pentru diapozitive.

REZOLVARE: (1) Presupunând că avem afişată matriţ a pentru diapozitive, selectaţ i

butonul Clip Art.(2) În fereastra Clip Gallery selectaţ i categoria Dividers&Decoration a

etichetei Pictures. Selectaţ i a doua ilustrată şi selectaţ i Insert Clip dinpaleta cu butoane afişată. Apoi închideţ i Clip Gallery.




Birotică 121

(3) Având ilustrata selectată, selectaţ i butonul Draw de pe bara cuinstrumente de desenat şi alegeţ i Order, apoi Send to Back pentru cailustrata să nu acopere textul. Deselectaţ i ilustrata, executând clic îndiapozitiv. Ilustraţ ia va apărea în spatele textului.

(4) Pentru a face mai lizibil textul trebuie să modificaţ i culorile ilustraţ iei.Selectaţ i din nou ilustraţ ia. Selectaţ i butonul Recolor Picture de pebara cu instrumente Picture pentru a afişa fereastra acestuia de dialog.

Modificaţ i culorile originale alegând în secţ iunea New culori maideschise (de exemplu gri deschis).

6. Creaţ i o schemă nouă de culori pe care să o aplicaţ i textului din matriţ apentru diapozitive.

REZOLVARE: (1) Executaţ i clic cu butonul din dreapta al mouse-ului în afara zonei de

titlu sau a zonei pentru obiecte din matriţ a pentru diapozitive, şi alegeţ iSlide Color Scheme din meniul de context.

(2) În fereastra de dialog Color Scheme selectaţ i eticheta Custom.Deoarece aţ i schimbat culoarea fundalului folosind fereastra de dialogCustom Background, culoarea curentă a fundalului nu apare aici.

(3) Selectaţ i caseta Text and Lines, apoi selectaţ i butonul Change Colorpentru a afişa fereastra de dialog Text and Line Color.

(4) Selectaţ i hexagonul din dreapta sus (indigo) şi selectaţ i OK. Cândreveniţ i în fereastra de dialog Color Scheme observaţ i că acum casetaText and Lines are culoarea indigo.

(5) Selectaţ i caseta Title Text şi apoi pe butonul Change Color.(6) În fereastra de dialog Title Text Color selectaţ i eticheta Custom pentru

a crea o culoare nouă. Pentru aceasta puteţ i fie să trageţ i firul reticular în caseta Colors şi săgeata de pe scala de luminozitate din lateral, fiesă folosiţ i săgeţ ile din dreptul casetelor sau chiar să introduceţ inumerele direct în fereastrele de editare, pentru a modifica parametrii.Schimbaţ i parametrii tonalităţ ii, saturaţ iei şi luminozităţ ii astfel:

(7) Hue = 225; Sat = 125; Lum = 85. În caseta New va apărea culoareagrena.

(8) Selectaţ i OK pentru a reveni în fereastra Color Scheme, unde încaseta Title Text apare noua culoare.

(9) Selectaţ i butonul Apply pentru a aplica noua schemă de culori înmatriţ a pentru diapozitive.(Înainte de aceasta puteţ i salva schemaproprie de culori executând clic pe butonul Add as Standard Scheme.Acum schema proprie se va găsi în lista schemelor standard. În caz că doriţ i să o ştegeţ i, o selectaţ i şi apăsaţ i butonul Delete Scheme).

OBSERVAŢ IE: Dac ă lucra ţ i cu diapozitivele dintr-o prezentare creat ă anterior, nu într-o

matri ţă pentru diapozitive, trebuie s ă selecta ţ i butonul Apply to All pentru a aplica noua schem ă de culori tuturor diapozitivelor din prezentare.

7. Salvaţ i şablonul creat în dosarul Presentation Design cu numele Didacticşi închideţ i fişierul în care a fost salvat.

REZOLVARE: (1) Alegeţ i Save As din meniul File. Când apare fereastra de dialog,

selectaţ i săgeata din dreptul casetei Save As Type şi selectaţ i DesignTemplate.

(2) În caseta Save In trebuie să apară Templates.




122 Birotică

(3) În fereastra de editare File Name scrieţ i „Didactic” ca denumire aşablonului personalizat şi selectaţ i butonul Save.

(4) Alegeţ i Close din meniul File.

8. Aplicaţ i şablonul Didactic prezentării „Curs de Birotică” create în primulcapitol.

REZOLVARE:

(1) Pentru început trebuie să deschidem prezentarea „Curs de Birotică”:• selectaţ i butonul Open de pe bara cu instrumente standard;• alegeţ i Open din meniul File;• şi apoi în fereastra de dialog apărută în secţ iunea File of Type

alegeţ i Presentation and Shows. Selectaţ i My Documents de pebara de comenzi rapide şi executaţ i dublu clic pe Curs de Birotică.

(2) Având prezentarea deschisă:• selectaţ i Common Tasks de pe bara de instrumente de formatare

şi alegeţ i Apply Design Template din meniul derulat.• alegeţ i Apply Design Template din meniul Format.• executaţ i clic dreapta pe diapozitiv şi alegeţ i Apply Design

Template din meniul de context.(3) Derulaţ i lista cu şabloane din fereastra de dialog Apply Design

Template, selectaţ i şablonul „Didactic” apoi selectaţ i Apply.(4) Poate fi nevoie să operaţ i mici corecturi în prezentarea „Curs de

Birotică”, după ce aţ i aplicat noul şablon. De regulă aceste corecturi nusunt necesare dacă selectaţ i mai întâi şablonul şi introduceţ i apoitextul. Parcurgeţ i diapozitivele pentru a verifica poziţ ia titlurilor, atextelor cu marcaje, a subsolului etc.

(5) Când totul este OK, salvaţ i şi închideţ i prezentarea.

3.3.4. Derularea şi expunerea unei prezentări

1. Derulaţ i prezentarea „Transnav” creată în paragraful 3.3.2 cu ajutorulinstrumentelor oferite de PowerPoint.

REZOLVARE: (1) Deschideţ i prezentarea Transnav şi treceţ i în modul de afişare Slide

Show.(2) Executaţ i clic pentru a afişa următorul diapozitiv.(3) Mişcaţ i indicatorul mouse-ului pe ecran, şi când apare în colţ ul din

stânga-jos butonul pentru prezentarea de diapozitive, executaţ i clicpentru a afişa meniul de context al prezentării.( Acelaşi lucru se întâmplă şi dacă executaţ i clic pe butonul din dreapta al mouse-ului,oriunde pe ecran.)

(4) Alegeţ i din meniul afişat opţ iunea Next pentru a trece la următoruldiapozitiv.(5) Apăsaţ i tasta PageUp pentru a reveni la primul diapozitiv.(6) Executaţ i clic dreapta pe diapozitiv şi alegeţ i Go, apoi Slide Navigator

din meniul de context. Va fi afişată fereastra de dialog Slide Navigatorcare conţ ine numărul şi titlul fiecărui diapozitiv. Deoarece titlul primuluidiapozitiv este un obiect WordArt, acesta apare sub denumirea deSlide 1.

(7) Selectaţ i din listă „5.Surse de venituri” şi apoi selectaţ i butonul GoTopentru a sări la diapozitivul 5.




Birotică 123

(8) Apăsaţ i tasta B pentru a goli ecranul.(Puteţ i albi ecranul apăsând tastaW.)

(9) Faceţ i să dispară indicatorul mouse-ului de pe ecran, alegând PointerOptions, apoi Hidden din meniul de context al prezentării.

(10) Apăsaţ i tasta Space pentru a trece la diapozitivul următor.(11) Reafişati indicatorul mouse-ului apăsând combinaţ ia de taste Ctrl+A.(12) Încheiaţ i derularea prezentării, alegând opţ iunea End Show din meniul

de context al prezentării.OBSERVAŢ IE: Pentru a cunoa şte toate instrumentele oferite de PowerPoint pentru realizarea opera ţ iilor în modul de afi şare Slide Show alege ţ i Help din meniul de context al prezent ării. Va fi afi şat ă fereastra de dialog Slide Show Help.

2. Automatizaţ i derularea prezentării Transnav astfel încât aceasta să sefacă continuu, până la apăsarea tastei Esc.

REZOLVARE: (1) Treceţ i în modul de afişare Slide Sorter şi selectaţ i toate diapozitivele

din prezentare.

(2) Selectaţ i butonul Slide Transition de pe bara cu instrumente SlideSorter pentru a afişa fereastra de dialog cu acelaşi nume.(3) În secţ iunea Advance, selectaţ i caseta de validare Automatically After

şi scrieţ i 00:10 (10 secunde) în fereastra de editare selectată.Executaţ i apoi clic pe Apply to All. Timpii introduşi au fost afişaţ i subfiecare diapozitiv.

(4) Din meniul Slide Show alegeţ i Set Up Show. În secţ iunea AdvanceSlides, trebuie să fie selectată opţ iunea Using timing, if present.

(5) Executaţ i clic în caseta de validare Loop continously until ‘Esc’ şi apoiselectaţ i Ok.

(6) Alegeţ i View Show din meniul Slide Show. Selectaţ i butonul SlideShow. Pentru a declanşa derularea prezentării, începând cu primul

diapozitiv. După 10 secunde va fi afişat al doilea diapozitiv şi aşa maideparte. După ultimul diapozitiv se reia prezentarea de la început.(7) Dacă doriţ i să luaţ i o pauză, apăsaţ i tasta S pentru a întrerupe

desfăşurarea prezentării. Pentru a relua prezentarea, apăsaţ i din noutasta S.

(8) Întrerupeţ i prezentarea atunci când doriţ i, apăsând tasta Esc, pentru areveni în modul de afişare Slide Sorter.

3. În diapozitivul „Surse de venituri”, utilizând instrumentul „stilou”electronic oferit de PowerPoint, subliniaţ i diferenţ a dintre transportul demarfă pe 2003 şi cel din 2006.

REZOLVARE:

(1) În modul de afişare Slide Sorter, selectaţ i toate diapozitivele. Selectaţ ibutonul Slide Transition şi deselectaţ i opţ iunea Automatically After dinsecţ iunea Advance a ferestrei de dialog Slide Transition. Selectaţ iApply to All pentru a putea trece manual de la un diapozitiv la altul.

(2) Executaţ i clic pe o zonă liberă de pe ecran pentru a deselectadiapozitivele şi apoi selectaţ i doar diapozitivul 5.

(3) Selectaţ i butonul Slide Show.(4) Apăsaţ i combinaţ ia de taste Ctrl + P. Alegeţ i Pointer Options, apoi Pen

din meniul de context Slide Show. Indicatorul mouse-ului va lua formaunui stilou.




124 Birotică

(5) Afişaţ i din nou meniul de context şi alegeţ i Pointer Options, şi apoi PenColour. Din lista derulantă selectaţ i Red(roşu).

(6) Plasaţ i „stiloul” pe valoarea venitului la transportul de marfă din 2003,ţ ineţ i apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi desenaţ i un cerc în jurul valorii din celula respectivă. Procedaţ i la fel şi pentru valoareacorespunzătoare din 2005.

(7) Pentru a şterge însemnările făcute cu „stiloul”:

• Apăsaţ i tasta E.• Executaţ i clic dreapta pe ecran, alegeţ i Screen şi apoi Erase Pen

din meniul de context.(8) • Apăsaţ i Ctrl +A;

• Alegeţ i Pointer Options, şi apoi Arrow din meniul de context.• Pentru a reafişa indicatorul mouse-ului sub formă de săgeată.

4. Ascundeţ i diapozitivul 6, astfel încât acesta să nu apară în derulareaprezentării.

REZOLVARE: (1) Reveniţ i în modul de afişare sortare diapozitive şi selectaţ i diapozitivul

6.(2) Selectaţ i butonul Hide Slide de pe bara cu instrumente Slide Sorter.

PowerPoint va tăia cu o bară numărul diapozitivului pentru a arăta că afost ascuns.

(3) Selectaţ i diapozitivul 5 şi treceţ i în modul de afişare Slide Show, apoiteceţ i la diapozitivul următor. PowerPoint va sări peste ultimuldiapozitiv şi va relua prezentarea de la capăt.

(4) Apăsaţ i tasta P sau Page Up pentru a reveni la diapozitivul 5.(5) Apăsaţ i tasta H pentru a afişa diapozitivul ascuns.(6) Reveniţ i la diapozitivul 5, apăsând tasta P, apoi executaţ i clic cu

butonul din stânga al mouse-ului. PowerPoint va sări din nou pestediapozitivul 6.

(7) Apăsaţ i tasta Esc pentru a reveni în Slide Sorter View. Selectaţ idiapozitivul 6 şi selectaţ i butonul Hide Slide pentru a-l dezactiva.

5. Presupunând că auditoriul prezentării Transnav doreşte amănuntedespre transportul de marfă, creaţ i o legătură la o prezentaresubordonată, care să conţ ină detalii.

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 6 în modul de afişare diapozitiv. Plasaţ i punctul de

inserare la sfârşitul articolului cu marcaj şi apăsaţ i tasta Enter. Apoiapăsaţ i tasta Backspace pentru a şterge marcajul afişat dePowerPoint.

(2) Alegeţ i Hyperlink din meniul Insert pentru a deschide fereastra de

dialog Insert Hyperlink.(3) Selectaţ i Create New Document de pe bara cu comenzi rapide. Înfereastra de editare Name of new document scrieţ i transport de marfă.Va fi creată o prezentare nouă, care va fi salvată în My Documents.Dacă doriţ i să fie salvată în alt dosar executaţ i clic pe butonul Change.În secţ iunea When to edit selectaţ i Edit the new document later(pentru a edita mai târziu noua prezentare). În fereastra de editareText to display scrieţ i „Detalii”. Acesta va fi textul afişat în diapozitivulde legătură. Selectaţ i Ok pentru a reveni în diapozitivul 6. (Bineînţ eles,pentru a putea realiza saltul la prezentarea subordonată va fi necesar




Birotică 125

să o deschideţ i separat şi să editaţ i cel puţ in un diapozitiv.). Saltul sepoate realiza doar în modul de afişare Slide Show, executând clic pe„Detalii” atunci când cursorul ia forma unei mâini cu degetul arătător întins.

6. Realizaţ i o legătură între diapozitivul 2 şi diapozitivul 5 cu ajutorulbutoanelor de acţ iune.

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 2 în Slide View.(2) Plasaţ i cursorul la sfârşitul ultimului articol cu marcaj şi apăsaţ i tasta

Enter, pentru a trece la rândul următor şi apoi tasta Backspace pentrua şterge marcajul introdus de PowerPoint.

(3) Selectaţ i opţ iunea Actions Buttons din meniul Slide Show şi alegeţ i dinpaleta de butoane, primul buton de pe primul rând (Custom). Cursorula luat forma unui +. Plasaţ i indicatorul mouse-ului pe rândul nou, şiţ inând apăsat butonul stâng al mouse-ului, trageţ i spre stânga şi puţ in în jos pentru a desena butonul. Când sunteţ i mulţ umit de forma lui, daţ idrumul la butonul mouse-ului. Va apărea fereastra de dialog ActionsSettings.

(4) Selectaţ i Hyperlink to din secţ iunea Action on click. Desfăşuraţ i listaderulantă cu ajutorul săgeţ ii din stânga şi alegeţ i opţ iunea Slide. Se vadeschide o altă fereastră de dialog, Hyperlink to Slide, care cuprindelista diapozitivelor, cu numărul şi titlul fiecăruia. Selectaţ i diapozitivul5.Surse de venituri şi apoi executaţ i clic pe Ok de două ori, pentru a închide cele două ferestre de dialog. Puteţ i muta sau redimensionabutonul inserat cu ajutorul marcajelor care apar când acesta esteselectat.

(5) Selectaţ i butonul Slide Show. Va fi afişat diapozitivul 2 în modul deafişare prezentare de diapozitive. Executaţ i clic pe butonul de acţ iune.Prezentarea va executa salt la diapozitivul 5.

7. După cum aţ i observat în paragraful 3.2.1, când aţ i utilizat rutinaAutoContent Wizard, prezentările pot fi expuse şi cu ajutorul foliilortransparente, alb-negru sau color, şi chiar pe diapozitive de 35 mm.Tipăriţ i prezentarea Transnav pe folii transparente alb-negru.

REZOLVARE: (1) Afişaţ i diapozitivul 1 în modul de afişare diapozitiv.(2) Deschideţ i imprimanta şi încărcaţ i tava cu cel puţ in 6 folii transparente.(3) Alegeţ i Page Setup din meniul File pentru a afişa fereastra de dialog

cu acelaşi nume.(4) Executaţ i clic pe săgeata din dreapta casetei Slides Sized For,

selectaţ i Overhead din lista afişată, apoi selectaţ i Ok. Acum imaginile

diapozitivelor vor putea acoperi foliile transparente.(5) Alegeţ i Print din meniul File pentru a afişa fereastra de dialog Print.(6) Selectaţ i Pure Black and White din partea de jos a ferestrei de dialog

şi selectaţ i Ok.( Dacă imprimanta dumneavoastră poate tipări cunuanţ e de gri, selectaţ i opţ iunea Grayscale).

(7) Acum nu aveţ i nevoie decât de retroproiector pentru a vă expuneprezentarea.

8. Salvaţ i prezentarea Transnav ca document HTML pentru a putea fiexpusă în Internet sau într-un Intranet.




126 Birotică

REZOLVARE: (1) Având afişat diapozitivul 1 în modul de afişare diapozitiv, alegeţ i Page

Setup din meniul File şi alegeţ i opţ iunea On-Screen Show în casetaSlides Sized For şi selectaţ i Ok.

(2) Alegeţ i Web Page Preview din meniul File. Va fi lansat programulInternet Explorer, care va converti temporar fişierul prezentării înformat HTML

(3) Executaţ i clic pe hyperlegăturile de text din panoul din stânga pentru asări de la un diapozitiv la altul.(4) Selectaţ i butonul Close al programului Internet Explorer pentru a

reveni la PowerPoint.(5) Alegeţ i Save As Web Page din meniul File pentru a afişa fereastra de

dialog Save As.(6) Selectaţ i butonul Publish pentru a afişa fereastra de dialog Publish as

Web Page.(7) Deselectaţ i fereastra de validare Display Speaker Notes şi lăsaţ i

opţ iunile din secţ iunea Browser Support aşa cum sunt.(8) Selectaţ i butonul Change din dreptul opţ iunii Page Title, din secţ iunea

Publish a copy as. În fereastra de editare a fereastrei de dialog SetPage Title scrieţ i Transnav Web Presentation şi selectaţ i Ok.

(9) În fereastra de editare File Name specificaţ i locaţ ia în care vreţ i să salvaţ i fişierul HTML. Selectaţ i fereastra de validare Open publishedweb page in browser şi alegeţ i Publish. Fişierul va fi salvat subdenumirea Transnav.htm şi-l veţ i putea vedea cu orice Browser deWeb, fără să fie necesară instalarea programului PowerPoint. Puteţ ialege Open din meniul File al browser-ului, sau puteţ i scrie calea deacces a fişierului în bara de adrese.

9. Utilizaţ i rutina Pack and Go Wizard pentru a pregăti prezentareaTransnav în vederea derulării într-un calculator care nu are programulPowerPoint:

REZOLVARE: (1) Având afişat diapozitivul 1 în modul de afişare diapozitiv, alegeţ i Pack

and Go din meniul File. Va fi afişată fereastra de dialog cu acelaşinume.

(2) Selectaţ i Next, verificaţ i să fie selectată opţ iunea Active Presentation,apoi executaţ i din nou clic pe Next.

(3) Verificaţ i să fie selectată opţ iunea A:\Drive şi selectaţ i Next, dar nu înainte de a introduce o dischetă goală în unitatea floppy.

(4) Selectaţ i ambele opţ iuni „Include linked files” pentru a „împacheta” şifişierele legate de prezentare, şi Embed TrueType fonts pentru caWizard-ul să înglobeze şi fonturile folosite în prezentare, pentru ca

textul să fie corect afişat chiar dacă unele fonturi nu sunt instalate încalculatorul de destinaţ ie. Selectaţ i Next.(5) Deselectaţ i opţ iunea Don’t Include the Viewer pentru ca în „pachet” să

fie introdus şi PowerPoint Viewer şi selectaţ i Next.(6) Citiţ i ultima fereastră de dialog şi selectaţ i Finish.(7) Selectaţ i Ok, în caseta de mesaje care vă anunţă că Pack and Go

Wizard a terminat.(8) Închideţ i programul PowerPoint.

10. Rulaţ i prezentarea Transnav „împachetată” cu Pack and Go Wizard.




Birotică 127

REZOLVARE: (1) Creaţ i un nou dosar pe discul C: şi intitulaţ i-l Transnav.(2) Selectaţ i butonul Start de pe bara de task-uri şi alegeţ i Run din meniul

sistem. În fereastra de editare a ferestrei de dialog Run scrieţ iA:\Pngsetup, apoi selectaţ i Ok.

(3) În fereastra de dialog Pack and Go Setup, în fereastra DestinationFolder, scrieţ i calea dosarului creat la punctul 1 (C:\Transnav)

(4) Când apare un mesaj pentru a vă informa că prezentarea a fostinstalată, selectaţ i Yes pentru a începe derularea ei.

3.4. Teste de autoevaluare

1. Creaţ i o prezentare, utilizând rutina AutoContent Wizard, pentru un plande marketing al unei firme de transport, cu titlul Transgo S.A.

2. Personalizaţ i diapozitivele prezentării, în funcţ ie de sugestiile macheteiMarketing Plan.

3. Afişaţ i diapozitivele prezentării astfel încât să fie vizibile toate în fereastraPowerPoint.

4. Introduceţ i pentu titlul prezentării efectul de animaţ ie Flying Effect.5. Animaţ i textul din al doilea diapozitiv, astfel încât acesta să intre prin

partea dreaptă.6. Introduceţ i în diapozitivul de titlu o ilustraţ ie artistică semnificativă şi apoi

modificaţ i culorile acesteia.7. Adăugaţ i prezentării un diapozitiv care să conţ ină un grafic de tip Pie.8. Adăugaţ i graficului realizat în problema precedentă o fereastră de text în

care să scrieţ i un comentariu, pentru fiecare segment de cerc algraficului.

9. Eliminaţ i ultimul diapozitiv din prezentare, şi apoi anulaţ i ştergerea.10. Salvaţ i şi închideţ i prezentarea creată.11. Deschideţ i prezentarea creată şi schimbaţ i şablonul de machetare, cu

şablonul Lock And Key.12. Afişaţ i diapozitivele în modul rezumat şi inversaţ i ordinea diapozitivelor,

în afară de cel de titlu.13. Aplicaţ i tranziţ ii diapozitivelor, astfel încât schimbarea lor să se facă

automat la 30 de secunde, în cadrul prezentării.14. Salvaţ i pezentarea ca document HTML.15. Creaţ i un şablon personalizat, pentru diapozitive, de tip Bulleted List, cu

fonturi Arial Black de 28 pentru titlu şi Arial de 18 pentru text.16. Salvaţ i şablonul personalizat pe care l-aţ i creat.17. Adăugaţ i pe fundalul şablonului pe care l-aţ i creat, o ilustraţ ie artistică.18. Aplicaţ i şablonul creat, prezentării Transgo S.A., redimensionând la

nevoie zonele din diapozitive.19. Derulaţ i automat prezentarea Transgo S.A.20. Utilizaţ i stiloul „electonic” pentru a sublinia elementele din graficul

prezentării.21. Introduceţ i un buton de acţ iune Back, în ultimul diapozitiv al prezentării.



Bibliografie

B ă

Bibliografie

Bott Ed - Utilizare Microsoft Office4 , Editura Teora, Bucureşti, 1996 Bott Ed – Utilizare Microsoft Office 2000, Editura Teora, Bucureşti, 2001 Dunn Scott - 101 ponturi şi trucuri pentru Windows , Editura All, Bucureşti, 1995

Georgescu Cristian - Bazele Informaticii , Editura Arionda, Galaţ i, 2000 Georgescu Mihaela, Rizescu Gianina – Windows, Microsoft Word şi Microsoft Excel

F ĂR Ă Probleme, Editura ISTRU, Galaţ i, 2000 Georgescu Mihaela, Rizescu Gianina, Sbughea Corina, MicrosoftOffice 2000 – culegere

de probleme comentate, Editura ISTRU, Galaţ i, 2002 Habraken Joe – Microsoft Office 2000, 8 în 1, Editura Teora, Bucureşti, 2000 Habraken Joe – Microsoft Outlook pentru încep ători, Editura Teora, Bucureşti, 2001 Hart-Davis Guy - Word7 sub Windows ’95 , Editura Teora, Bucureşti, 1996 Nielsen Joyce - Word7 pentru Windows ’95 în 460 imagini , Editura Teora, Bucureşti,

1996 Norton Peter - Ghid complet Windows ‘95, Editura Teora, Bucure şti, 1996 Norton Peter - Ghid complet Windows ‘98, Editura Teora, Bucure şti, 1999

O'Hara Shelley - Manual complet pentru Windows ’95 , Editura Teora, Bucureşti, 1996 Plumley Sue - Windows ’95 nimic mai simplu , Editura Teora, Bucureşti, 1996 Simpson Alan - Ghidul dumneavoastr ă pentru Windows ’95 , Editura All, Bucureşti, 1996 Ulrich Laurie Ann – Utilizare Microsoft PowerPoint, Editura Teora, Bucureşti, 2000 Tyson Herb – Microsoft Outlook 2000, Editura Teora, Bucureşti, 2001 *Microsoft Press - Curs rapid Microsoft Word 2000 , Editura Teora, Bucureşti, 1999 *Microsoft Press - Microsoft Word 2000, Pas cu Pas , Editura Teora, Bucureşti, 2000 *Microsoft Press - Curs rapid Microsoft Excel 2000 , Editura Teora, Bucureşti, 2000 *Microsoft Press - Totul despre Microsoft Excel 2000 , Editura Teora, Bucureşti 2000 *Microsoft Press – Microsoft PowerPoint 2000 curs rapid, Editura Teora, Bucureşti, 2000 *Online Press – Microsoft Outlook 2000 curs rapid, Editura Teora, Bucureşti, 2000