monografie prefectura iasi
Post on 28-Dec-2015
104 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Universitatea Alexandru Ioan Cuza
Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor
Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii unei instituţii publice
-Instituţia Prefecului Judeţului Iaşi-
Student : CHIRIŢOI ANDREEA MIHAELA
Anul 3
Grupa 2.4.
1
Cuprins:
Cap 1. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de impact
1.1. Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice
1.2. Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate
1.3. Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei publice
1.4. Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informaţional (organigrama,
interrelaţii între compartimente/departamente/servicii; competenţe, atribuţii, sarcini)
1.5. Evidenţierea relaţiilor interinstituţionale
1.6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii ocupate)
1.7. Analiza nivelului de pregătire profesională în funcţie de studiile avute (formare
profesională iniţială şi perfecţionare profesională)
1.8. Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei
1.9. Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare,
fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)
Cap 2. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe exemplul Instituţiei
Prefectului Judeţului Iaşi
2.1. Analiza relaţiilor de muncă şi a capacităţii decizionale
2.2. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor în vederea
eficientizării activității Instituției Prefectului Județului Iași
2.3. Analiza contractelor de achiziție publică încheiate de Instituția Prefectului Județului Iași
Concluzii
Anexe
Bibliografie
2
Capitolul 1. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de impact
1.1. Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice
În administraţia publică din România, instituţia prefectului este veche şi tradiţională,
întâlnită în Muntenia şi Moldova încă înainte de Unirea Principatelor din 1859. Este adevărat că
cei care o reprezentau purtau o altă denumire, aşa zişii „ispravnici de judeţe” sau „ispravnici
administrativi”.
Prima apariţie a instituţiei prefectului ca atare în administraţia societăţii româneşti
datează din a doua jumătate a secolului al XIX-lea, fiind consacrată prin Legea pentru înfiinţarea
consililor judeţene, din 2 aprilie 1864, şi Legea comunală din 1 aprilie 1864, inspirate după
modelul francez al timpului.
Legea pentru organizarea administraţiei din 1929 este prima care delimitează autorităţile
colectivităţilor alese de cele numite. Prefectul nu mai este şeful administraţiei judeţene, fiind
„reprezentant al guvernului”. El exercita „controlul şi supravegherea tuturor administraţiilor
locale”. În calitate de delegat al autorităţii centrale el reprezenta guvernul şi puterea executivă.
Prin Legea administrativă din 1938 se desfiinţează administraţia autonomă a judeţului,
înfiinţându-se ţinutul, judeţul rămânând numai o circumscripţie în care funcţionează serviciile
exterioare ale ministerelor. Prefectul devine funcţionar de carieră, numit prin decret regal şi are
dreptul de a numi primarii din comunele rurale şi urbane nereşedinţă şi de a desemna membrii de
drept în consiliul comunal.1
După anul 1944 legiuirile ce au urmat au desfiinţat instituţia prefectului, aceasta fiind
repusă în locul şi rolul ce i se cuvin după decembrie 1989.
Constituţia României, adoptată de Parlament şi aprobată prin referendum în decembrie
1991, repune instituţia prefectului pe noi principii organizatorice şi funcţionale, pornind de la
tradiţiile româneşti în materie.
Prefectul, conform prevederilor Constituţiei, ale Legii nr. 69/1991 şi apoi ale Legii
nr.215/2001, privind administraţia publică locală, este o instituţie care reprezintă Guvernul pe
1 Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureşti, 2005, p. 536
3
plan local şi conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi ale celorlate autorităţi
locale în judeţ.2
În prezent, conform Legii nr.340/2004, republicată, prefectul este reprezentantul
Guvernului pe plan local.
Guvernul numeşte, prin hotărâre, câte un prefect în fiecare judeţ şi în municipiul
Bucureşti, la propunerea Ministerului Administraţiei şi Internelor după promovarea concursului
sau examenului special organizat. Prefectul este garantul respectării legii şi a ordinii publice la
nivel local. Eliberarea din funcţie a prefectului are loc tot prin hotărâre a Guvernului.3
Scurt istoric al Instituției Prefectului Județului Iași
Legea administraţiei publice locale nr.69/26.11.1991 (abrogată) prevedea la art.11:
“Guvernul numeşte câte un prefect în fiecare judeţ. Prefectul este reprezentantul Guvernului şi
coordonează şi supraveghează serviciile publice ale ministerelor şi ale celorlalte autorităţi ale
administraţiei centrale organizate în unităţi administrative teritoriale.”
În baza acestor prevederi legale, a luat fiinţă Prefectura jud. Iaşi. Prin H.G.
nr.118/09.03.1992 privind structura şi atribuţiile aparatului tehnic de specialitate al prefecturii,
precum şi finanţarea acestuia, la art.1 s-a prevăzut: “La prefecturi se organizează un aparat tehnic
de specialitate, care asigură realizarea atribuţiilor ce revin, potrivit legii, prefectului şi comisiei
administrative.”
Prin Hotărârea Guvernului nr.460 din 05/04/2006 a fost modificată din nou Legea
340/2004, stabilindu-se faptul că prefectul asigură legătura operativă dintre fiecare ministru,
respectiv conducător al organului administraţiei publice centrale din subordinea Guvernului şi
conducătorul serviciului public deconcentrat din subordinea acestuia. Subprefecţii îndeplinesc în
numele prefectului, atribuţii în domeniul conducerii serviciilor publice deconcentrate, al
conducerii operative a instituţiei prefectului, precum şi alte atribuţii prevăzute de lege ori sarcini
date Ministerul Administrației și Internelor sau de către prefect.
Personalul din cadrul instituţiei prefectului este format din funcţionari publici, funcţionari
publici cu statut special şi personal contractual.
1.2. Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate 2 Legea nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului a fost republicată în Partea I a Monitorului Oficial nr.
225 din 24 martie 2008, dându-se textelor o nouă numerotare.3 Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureşti, 2005, p. 536
4
Misiunea Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi este de a garanta aplicarea şi respectarea legii
şi a ordinii publice ca reprezentant al Guvernului pe plan local, prin îndeplinirea atribuţiilor cu
privire la: verificarea legalităţii actelor administrative adoptate sau emise de autorităţile
administraţiei publice locale, contenciosul administrativ, gestionarea situaţiilor de urgenţă şi a
măsurilor de apărare care nu au caracter militar, realizarea politicilor naţionale şi europene, în
beneficiul comunităţii judeţene.
Viziunea Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi este de a se dezvolta şi moderniza conform
standardelor europene prin eficientizarea activităţilor interne, oferirea unor servicii de calitate
şi prin implicarea în procesul de reformă şi întărire a capacităţii administrative.
Valorile esenţiale pe care le promovează Instituţia Prefectului Judeţului Iaşi, sunt: Respectarea
legalităţii, Transparenţă, Profesionalism, Orientare către rezultate, Orientare către cetăţean.
Obiectivul Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi în ceea ce priveşte calitatea serviciilor oferite se
referă la buna funcţionare şi îmbunătăţirea continuă a sistemului de management al calităţii în
conformitate cu SR EN ISO 9001: 2008.
1.3. Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei publice
Atributiile indeplinite de prefect:
Realizarea intereselor nationale;
Aplicarea si respectarea Constitutiei, a legilor, a hotararilor si ordonantelor Guvernului, a
celorlalte acte normative;
Asigurarea ordinii publice si apararea drepturilor cetatenilor;
Prevenirea infractiunilor;
Aducerea la indeplinire, impreuna cu autoritatile abilitate, a masurilor de aparare care nu
au caracter militar, a celor de protectie civila, autoritatile militare si organelor locale ale
Ministerului Administratiei si Internelor, avand obligatia sa informeze si sa sprijine pe
prefect pentru rezolvarea oricarei probleme de interes national sau judetean;
Conduce numai serviciile publice deconcentrate ale ministerelor si celorlalte organe ale
administratiei publice centrale in teritoriu;
Nu prezinta raporturi de subordonare cu autoritatile locale si judetene;
5
Utilizeaza, in calitate de sef al protectiei civile, fondurile special alocate de la bugetul de
stat si baza logistica de interventie in situatii de criza, in scopul desfasurarii in bune
conditii a acestei activitati;
Subprefectul indeplineste atributiile ce ii sunt date prin actul normativ, precum si atributiile ce ii
sunt delegate de catre prefect, prin ordin. In absenta prefectului, unul din subprefecti
indeplineste, in numele prefectului, atributiile ce revin acestuia. Prefectul are un aparat propriu
de specialitate, condus de un subprefect.
1.4. Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informaţional (organigrama,
interrelaţii între compartimente/departamente/servicii; competenţe, atribuţii, sarcini)
Organigrama Instituției Prefectului Județului Iași a fost aprobată de către prefectul Dragomir
Sava Tomașeschi pe data de 1.10.2010.
În urma analizei acesteia s-a putut constata că prefectura are un număr de angajați foarte
bine structurat în conformitate cu cerințele fiecărui compartiment. Astfel că prefectul, cu toate că
are în subordine fiecare compartiment în mod indirect, cei aflați într-un raport de subordonare
sunt:
-Subprefectul;
- RMC (Reprezentantul Managementului pentru Calitate);
- Corpul de Control al Prefectului;
- Cancelaria Prefectului;
- Auditul Intern;
- Colegiul Prefectural;
- Serviciul Resurse Umane, Achiziții Publice și Administrativ;
- Biroul Financiar-Contabil și Informatic.
6
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)(2)
(1)Compartimentul resurse umane
Compartimentul administrativ
Prefect
Compartimentul
audit public intern
Arhiva
Serviciile publice deconcentrate
Serviciul financiar-contabil
Compartimentul informare relaţii publice şi apostilă
Figura nr. 1 Interrelaţii între compartimente-departamente-servicii
(1) - Serviciul financiar-contabil examinează şi prezintă prefectului proiectele bugetelor
serviciilor publice deconcentrate, transmise de către acestea înainte de a fi propuse
conducătorului instituţiei ierahic superioare serviciului public deconcentrat;
(2) - Serviciul financiar-contabil întocmeşte statele de plată pentru tot personalul unităţii,
pentru chenzină, lichidare, concedii medicale, de odihnă, alte drepturi de personal, pe baza
documentelor legale;
(3) - Serviciul financiar-contabil transmite date referitoare la plăţile realizate către anumiţi
furnizori şi situaţiile decontărilor zilnice în conformitate cu extrasul de cont;
(4) - Între Serviciul financiar-contabil şi Compartimentul informare şi relaţii publice există o
relaţie de corespondenţă;
(5) - Serviciile publice deconcentrate transmite spre examinare Serviciului financiar-contabil
proiectele bugetelor acestora;
(6) - Serviciul financiar-contabil răspunde pentru verificarea documentelor care stau la baza
întocmirii registrului de casă, apoi le predă la arhivă. La rândul ei, arhiva transmite serviciului
financiar-contabil, după caz, copii ori documente în original.
7
(7) - Compartimentul audit public intern este obligat să auditeze sistemul contabil şi
fiabilitatea acestuia.
1.5. Evidenţierea relaţiilor interinstituţionale
Conform legii care reglemetează obiectul de activitate al instituţiei prefectului4, art.3 alin.1,
„Prefectul conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi ale celorlalte organe ale
administraţiei publice centrale din subordinea Guvernului, organizate la nivelul unităţilor
administrativ-teritoriale”.
Între Prefectul Iaşiului, pe de o parte, Consiliul Local şi Primăria Iaşi, precum şi
Consiliul Judeţean şi Preşedintele acestuia, pe de altă parte, nu există raporturi de subordonare,
ci doar de coordonare a activităţii de administraţie. Prefectul poate ataca, în faţa instanţei de
contencios administrativ, un act al consiliului judeţean, al celui local sau al primarului, în cazul
în care consideră actul ilegal. Actul atacat este suspendat de drept.
În ceea ce priveşte relaţia cu cetăţenii, aceştia sunt principalii beneficiari ai serviciilor
furnizate de către Instituţia Prefectului judeţului Iaşi, care spre a-şi rezolva problemele se pot
adresa prefectului sau unui subprefect, în funcţie de specificul problemei ivite.
Cererile de audienţă se pot înregistra la compartimentul relaţii publice din cadrul
prefecturii, prin telefon sau pe site-ul instituţiei prefectului. Formularul pentru înscriere poate fi
găsit la secţiunea Formulare.
Instituţia Prefectului asigură prin compartimentul de specialitate, Compartimentul de
informare şi relaţii publice, relaţia cu mass-media şi aplicarea prevederilor legale privind liberul
acces la informaţiile de interes public.
În acest sens, pregăteşte materialele necesare pentru informarea presei, concepe şi
redactează notele de presă, comunicatele de presă, dosarele de presă şi textele eventualelor
declaraţii de presă; menţine o legătură permanentă cu jurnaliştii.
4 Hotărârea Guvernului nr. 460 din 05/06/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 340/2004 privind
prefectul şi instituţia prefectului
8
1.6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii ocupate)
Structura carierei funcţionarilor publici este formată din categorii, clase şi grade.
Funcţionarii se împart în următoarele categorii:
A. Categoria funcţionarilor publici debutanţi sau definitivi
B. Categoria înalţilor funcţionari publici
Pot face parte din această categorie doar persoanele care îndeplinesc cumulativ următoarele
condiţii
- îndeplinesc condiţiile cerute unei persoane pentru ocuparea unei funcţii publice (cetăţenie
română, domiciliul în România,cunoaşterea limbii române,scris şi vorbit, etc)
- au studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalenţă
- au absolvit programe de formare,specializare şi perfecţionare în administraţie publică sau
alte domenii specifice de activitate, în organizarea Institutului Naţional de Administraţie sau de
alte instituţii specializate, sau au obţinut titlul de doctor în specialitatea funcţiei publice
respective
- au promovat concursul pentru ocuparea funcţiei
C. Categoria funcţionarilor publici de conducere
D. Categoria funcţionarilor publici de execuţie.
1.7. Analiza nivelului de pregătire profesională în funcţie de studiile avute (formare profesională iniţială şi perfecţionare profesională)
Ansamblul situaţiilor juridice şi efectele produse, care intervin de de la data naşterii
raportului de serviciu până în momentul încetării acestui raport, în condiţiile legii, constituie
cariera in funcţia publică.
În prezent, cariera funcţionarului public, care cuprinde ansamblul organizatoric şi de
promovare, este reglementată în art.16 alin. 3 din Constituţie. Prevederi referitoare la recrutarea
funcţionarilor publici mai întâlnim şi în alte acte normative speciale. Pentru ca funcţionarii
publici să se poată perfecţiona şi pentru a interveni un control în activităţile lor, aceştia sunt
evaluaţi la o anumită perioadă de timp. Evaluarea performanţelor profesionale individuale ale
funcţionarilor publici se face anual.
9
În urma evaluării performanţelor profesionale individuale, funcţionarului public i se acordă
unul dintre următoarele calificative: "foarte bine", "bine", "satisfacător", "nesatisfăcător".
Calificativele obţinute la evaluarea profesională sunt avute în vedere la:
a) avansarea în treptele de salarizare;
b) promovarea într-o funcţie publică superioară;
c) eliberarea din funcţia publică.
În cadrul procesului de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici se
stabilesc cerinţele de formare profesională a funcţionarilor publici.
1.8. Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei
Documentele ce vin din afara instituţiei se înregistrează la registatura generală
(Compartiment Informare, Relaţii Publice, Secretariat5) şi se transmit spre analiză şi distribuire
prefectului sau înlocuitorului la conducere precum şi subprefectului care conduce operativ.
Circuitul documentelor de la prefect la subalternii direcţi se face numai prin grija registraturii
generale. Documentele emise şi circulate în interiorul instituţiei poartă semnătura
compartimentului emitent şi se distribuie prin grija acestuia, cu viza şefului ierarhic al
destinatarului de la care se solicită o rezolvare. Documentele emise în cadrul instituţiei şi care ies
în afara unităţii se semnează de către prefect sau subprefecţi, fiind susţinute de către
subordonatul direct şi se transmit registraturii generale, prin grija serviciului emitent, în vederea
expedierii lor. Documentele emise de serviciile speciale vor circula conform clasificării lor (strict
secret, secret şi secret de serviciu) prin registrele speciale.
Petiţiile adresate de cetăţeni instituţiei prefectului se înregistrează la Compartimentul
Informare, Relaţii Publice şi secretariat şi se transmit spre analiză şi repartizare prefectului sau
înlocuitorului de drept al acestuia. Circuitul petiţiilor de la prefect la compartimentele cu atribuţii
de soluţionare se face numai prin intermediul Compartimentul Informare, Relaţii Publice şi
Secretariat, care va urmări rezolvarea în termen a acestora. Comunicarea soluţiei către petent
revine Compartimentului Informare, Relatii Publice şi Secretariat, care se va îngriji de clasarea şi
5 Conform Regulametului de Organizare şi Funcţionare a Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi aprobat prin Ordonanţa nr. 395 din data de 14/05/2008
10
arhivarea petiţiilor. Răspunsurile transmise vor purta semnătura prefectului sau subprefecţilor şi
a persoanelor care le-au soluţionat. Petiţiile care sesizează probleme ce nu sunt în competenţele
prefectului judeţului Iaşi vor fi redirectionate de către Compartimentul Informare, Relaţii Publice
şi Secretariat spre instituţii şi autorităţi în măsura a le soluţiona, în baza unei adrese de înaintare
care va fi semnată de către subprefect. Petiţiile anomine sau cele în care nu sunt trecute datele de
identificare a petiţionarului nu se iau în considerare şi vor fi clasate potrivit OG nr. 27/2002.
1.9. Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare, fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)
Veniturile şi cheltuielile statului, ale unei unităţi administrativ-teritoriale, regii autonome,
societăţi comerciale, persoane juridice fără scop lucrativ, instituţii publice sau ale unei alte
entităţi pe o perioadă de timp, de obicei un an, se inscriu în documentul care poartă denumirea de
buget.
Echilibrul între venituri şi cheltuieli este o stare ideală, de cele mai multe ori cheltuielile
depăşind veniturile. Este firesc ca la întocmirea bugetului să se producă erori în evaluarea atât a
veniturilor, cât şi a cheltuielilor.
Instituţia prefectului are buget propriu, care se elaborează şi se execută în condiţiile legii,
prefectul răspunzând de execuţia bugetului prefecturii. Deasemeni prefectul are obligaţia de a
angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate.
Creditele bugetare reprezintă sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetul de stat,
bugetele locale, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale şi prin alte
bugete. Acestea se utilizează pentru finanţarea funcţiilor administraţiei publice, programelor,
acţiunilor, obiectivelor şi sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevăzute în legi şi în alte
reglementări. Dreptul de a utiliza şi a angaja credite bugetare este acordat prin lege numai
conducătorilor instituţiei publice, care în această calitate, poartă denumirea de ordonatori de
credite.
În funcţie de drepturile şi obligaţiile ce le revin în procesul execuţiei bugetare, ordonatorii
de credite se grupeaza în trei categorii:
-ordonatori principali de credite-ministrii,conducatorilor celorlalte organe de specialitate ale
administraţiei publice centrale, conducătorii altor autorităţi publice şi conducătorii instituţiilor
11
publice autonome;aceştia repartizează creditele bugetare aprobate, pentru bugetul propriu şi
pentru bugetele instituţiilor publice ierarhic inferioare.
-ordonatorii secundari de credite-conducătorii instituţiilor publice cu personalitate juridică din
subordinea ordonatorilor principali de credite
-ordonatorii terţiari de credite-utilizează creditele bugetare ce le-au fost repartizate de către
ordonatorii principali sau secundari de credite.
Prefectul este ordonator terţiar de credite. Proiectele bugetelor serviciilor publice
deconcentrate ale ministerelor si ale celorlalte organe ale administratiei publice centrale sunt
propuse de către prefect. Cheltuielile totale aferente bugetului instituţiei prefectului reprezintă
limite maxime, care nu pot fi depăşite.
Activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a plăţii cheltuielilor aprobate
prin buget poarta denumirea de execuţie bugetară. Aceasta este organizată în cadrul
compartimentului financiar-contabil şi se incheie la data de 31 decembrie a fiecărui an.
12
Capitolul 2. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe
exemplul Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi
2.1. Analiza relaţiilor de muncă şi a capacităţii decizionale
Datorită faptului că în primii doi ani de studiu am efectuat stagiul de practică la Instituţia
Prefectului Judeţului Iaşi, am reuşit să observ cum se desfăşoară relaţiile de muncă între
funcţionari publici, dar şi între funcţionari publici şi prefect sau subprefect.
Deasemenea, nu voi efectua analiza doar bazându-mă pe părerea mea subiectivă, ci şi pe
câteva chestionare obţinute de la funcţionarii cu care am relaţionat, la care au răspuns mai mulţi
salariaţi ai Prefecturii.
Prin aceste chestionare se poate analiza atât relaţiile de muncă, nemulţumirile
funcţionarilor, capacitatea decizională cât şi condiţiile în care salariaţii şi-ar dori să lucreze. În
continuare, voi reda câteva scheme care reprezintă răspunsurile persoanelor chestionate.
La prima întrebare, persoanelor li s-a pus la dispoziţie o serie de afirmaţii pe care le
puteau afirma sau infirma. Răspunsurile personalului sunt redate în următoarea schemă:
17%
45%
30%
6% 2%
"SUNT MÂNDRU CĂ LUCREZ AICI"
Total de acord
De acord
Aşa şi aşa
Nu sunt de acord
Total dezacord
Analizând această schemă, putem observa că funcţionarii publici din cadrul Prefecturii
sunt în proporţie de 62% mândri că au acest loc de muncă. Acest fapt este cel puţin surprinzător
din punctul meu de vedere deoarece funcţionarii publici au un statut recunoscut în societate, iar
acest lucru ar trebui să îi facă mândri de slujba lor.
13
Printre afirmaţiile cuprinse în chestionar se mai enumerau şi următoarele:
a. Munca pe care o desfăşoară este solicitantă şi foarte solicitantă – 100%
b. Munca pe care o prestează este interesantă – 98%
c. Lucrează în condiţii de stres – 100%
d. Şeful lor ştie să aprecieze când fac ceva bine – 85%
e. Părerile lor sunt ascultate – 83%
f. Munca lor este evaluată obiectiv – 75%.
Consider foarte util acest chestionar deoarece, din răspunsurile funcţionarilor, putem trage
concluzii atât asupra relaţiilor de muncă ale acestora, cât şi asupra capacităţii decizionale. Astfel,
se poate observa că relaţiile de muncă nu sunt foarte bune, în special cu personalul de conducere.
Procentul mai scăzut poate reprezenta şi faptul că prefectul sau subprefectul nu interacţionează
des cu personalul. Acest lucru nu trebuie considerat negativ pentru că într-o prefectură funcţiile
de conducere şi cele de execuţie sunt foarte bine delimitate. Însă aceste răspunsuri relevă şi
faptul că funcţionarii publici care au răspuns sunt potriviţi pentru funcţiile de execuţie, deoarece
o funcţie de conducere i-ar putea depăşi. Îmi susţin afirmaţia prin faptul că răspunsurile dovedesc
că personalul consideră că deja lucrează în condiţii de stres şi ca munca lor este foarte solicitantă.
În schimb, ultimul procent a fost neaşteptat din punctul meu de vedere pentru că nu consider că
munca unor funcţionari de la prefectură poate fi evaluată subiectiv. În cei doi ani de practică
efectuată la Instituţia Prefectului Judeţului Iaşi am observat că majoritatea lucrărilor personalului
se bazează pe completarea aceloraşi tipuri de acte (chiar formulare tipizate) ceea ce nu consider
că poate fi evaluat într-un mod subiectiv.
Răspunsurile la „Factorii de motivare în muncă sunt consideraţi” (în ordinea
importanţei):
a. Salarii mai mari
b. Promovare pe merit
c. Programe de perfecţionare
d. Reducerea influenţei politice
e. Informatizare
14
La această afirmaţie, răspunsurile funcţionarilor sunt cât se poate de previzibile. Consider că nu
există situaţii în care mai mulţi salarizaţi să fie mulţumiţi de salariu, promovare sau condiţii de
muncă.
Ultima întrebare pe care o voi analiza este: „Ce aţi face dacă aţi fi prefect?”. Câteva
răspunsuri au fost:
a. Aş încerca să ascult pe toată lumea
b. Feed-back permanent
c. Respectarea demnităţii funcţionarilor în interiorul instituţiei
d. Investiţii prin solicitarea creditelor bugetare sau sponsorizări
e. Climatizare adecvata a birourilor
f. Acordarea de premii şi stimulente salariale funcţionarilor
La această întrebare consider că funcţionarii care au răspuns dau dovadă că nu ar putea face faţă
slujbei de prefect şi, deasemenea, că nu au o capacitate decizională bine dezvoltată. Susţin aceste
lucruri, în primul rând, deoarece consider că personalul nu s-a pus într-adevăr în locul
prefectului. Reflectând asupra situaţiei, cred că niciun prefect nu ar putea acorda atenţie
permanentă funcţionarilor, dar le poate respecta demnitatea. În plus, se poate observa lipsa de
studii superioare în domeniu a funcţionarilor, deoarece niciun absolvent de Administraţie Publică
nu va pune pe primul loc feed-back-ul şi acordarea atenţiei în mod permanent personalului.
2.2. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunit ăț ilor și amenințărilor în vederea
eficientizării activității Instituției Prefectului Județului Iași
SWOT vine din limba engleză de la inițialele cuvintelor „Strenghts” (puncte
tari), „Weaknesses” (puncte slabe), „Opportunities” (oportunități) și „Threats” (amenințări).
Analiza SWOT este de fapt o tehnică prin care se pot identifica punctele tari și slabe și se pot
examina oportunitățile și amenințările unui proiect, ale unei acțiuni sau ale unei persoane și poate
fi utilizată ca element de realizare a bilanțului.
În cele ce urmează, voi prezenta o analiză SWOT a Instituției Prefectului Județului Iași, analiză
întocmită în vederea eficietizării activității instituției:
15
Puncte tari (Strenghts) Puncte slabe (Weaknesses)
1. Regulament și organizare internă bine
definite
2. Program fix și ușor de urmat
3. Este instituție publică județeană
4. Cuprinde destule servicii și
compartimente pentru a soluționa
problemele la timp
5. Deține monopol în eliberarea unor acte
6. Are relații de colaborare cu alte
instituții
7. Parcare mare
8. Locație centrală
1. Nu există transparență
2. Este prea multă birocrație
3. Nu există tehnologie
4. Instituția nu este curată
5. Relațiile funcționarilor cu cetățenii lasă
de dorit
6. Personalul nu poate fi promovat
Oportunități (Opportunities) Amenințări (Threats)
1. Parteneriate publice-private
2. Atragerea de fonduri europene
3. Incheierea de contracte de achiziții
publice
4. Atragerea studenților pentru voluntariat
1. Îmbătrânirea personalului
2. Schimbarea prefectului
3. Numărul scăzut de personal
4. Recesiunea economică
Din punctul meu de vedere, analiza SWOT nu reprezintă doar o înșiruire de puncte slabe/tari ci,
pentru a înțelege mai bine cum poate fi eficientizată activitatea instituției, consider ca aceste
puncte trebuie dezvoltate. În următoarele pagini, voi da amploare acestor idei, bazându-mă în
principal pe experiența mea cu Instituția Prefectului Județului Iași.
Punctele tari. 1. O instituție, la fel ca și o societate, funcționează mai bine dacă au reguli și o
organizare bine definite. Cu acest lucru se poate mândri prefectura Iași, întrucât respectă un
regulament și o organizare internă. Regulamentul este expus pe holul instituției, însă se regăsește
și în fiecare serviciu/compartiment. Aici sunt expuse modurile în care funcționarii publici trebuie
să se comporte între ei sau cu cetățenii, programul de lucru, ținuta corespunzătoare etc.
16
Organizarea internă este reprezentată prin organigrama în care sunt redate serviciile și
compartimentele instituției și relațiile dintre acestea, numărul de funcționari și relațiile cu alte
departamente.
2. Programul funcționarilor publici este foarte bine cunoscut, aceștia lucrează 8 ore pe zi, între
orele 800 și 1600. În plus, aceștia au week-endurile libere. Consider că programul este destul de
lejer și ușor de urmat deoarece favorizează recreerea personalului în restul zilei.
3. Din punctul meu de vedere, faptul că prefectura este instituție publică județeană, este un punct
tare deoarece are capacitatea de a rezolva problemele cetățenilor nu doar din municipiul Iași, ci
din tot județul. Deasemenea, fiind o instituție publică județeană are relații de colaborare cu toate
instituțiile administrației locale. În plus, datorită faptului că atribuțiile sale cuprind întreg județul,
prefectura poate oferi un ajutor suplimentar cetățenilor cu probleme nerezolvate de aministrația
locală din raza județului.
4. Conform organigramei instituției, aceasta cuprinde cinci servicii, paisprezece compartimente,
un manager public și un birou „Financiar – contabil și informatic”. Consider că numărul
compartimentelor este destul de mare, iar acestea conțin personal calificat pentru rezolvarea
diverselor probleme. Cred că este un punct tare numărul compartimentelor și al serviciilor și nu
al personalului acestora (care este un punct slab și va fi discutat ulterior). Unele compartimente
se regăsesc și în alte instituții, însă în cadrul prefecturii o serie din acestea sunt specifice acesteia.
5. După cum am menționat, prefectura deține monopol în eliberarea unor acte. Astfel, cetățenii se
pot adresa doar serviciilor specifice prefecturii pentru unele probleme. De exemplu, doar
prefectura rezolvă problemele legate de pașapoarte prin „Serviciul public comunitar, evidența și
eliberarea pașapoartelor”, sau în cazul permiselor de conducere prin „Serviciul public comunitar,
regim permise de conducere și înmatricularea vehiculelor”.
6. Conform Constituției între prefect, pe deoparte, și consilii locale/județene și primari, pe de altă
parte nu există raporturi de subordonare. Raporturile dintre instituții sunt de colaborare, astfel
încât, prefectul, pe de o parte și autoritățile publice locale, pe de altă parte să-și desfășoare
activitatea fără presiuni și imixtiuni.
7 - 8. Nu în ultimul rând cred că parcarea și locația clădirii reprezintă puncte tari deoarece, după
cum am menționat, prefectura este o instituție publică județeană la care apelează nu doar
locuitorii municipiului ci a întregului județ. Astfel, chiar și aceste puncte mențin eficiența
activității instituției și trebuie luate în considerare.
17
Punctele slabe. 1. Deși transparența reprezintă un principiu în administrația publică, acesta este
respectat foarte rar. Și cetățenii care apelează la serviciile prefecturii Iași se confruntă cu aceeași
problemă. În primul rând, site-ul instituției nu oferă informații precise și curente și nici
documente tipizate, astfel că locuitorii trebuie să meargă direct la compartimentul responsabil
doar pentru a depune o cerere. Oamenii obțin foarte greu informațiile pe care le solicită, deoarece
de multe ori documentele sunt etichetate ca fiind secrete, deși nu pune în pericol integritatea
instituției. Acest lucru îngreunează atât munca funcționarului cât și a cetățeanului, deoarece
acesta din urmă trebuie să completeze mai multe documente doar pentru a obține un act, ceea ce
ne duce la următorul punct slab, birocrația excesivă.
2. Birocrația se regăsește în toate instituțiile publice sau private. Bineînțeles că și prefectura Iași
se confruntă cu asemenea problemă. După cum am menționat, de multe ori ne găsim în situația în
care suntem obligați să completăm mai multe acte decât solicităm. În cadrul stagiului de practică
am observat și circulația documentelor și pașii urmați în unele cazuri, de exemplu chiar și
scoaterea unor acte din compartimentul care le deține necesită semnarea și completarea a
nenumărate formulare. Birocrația va rămâne, din păcate, o problemă majoră a instituțiilor
deoarece nimeni nu a găsit o rezolvare exactă a acesteia.
3. În cadrul Prefecturii Iași, există birocrație excesivă în primul rând din cauza lipsei de
tehnologie informatică și nu numai. Tehnologia nu lipsește cu desăvârșire întrucât funcționarii au
la dispoziție computere, faxuri, xeroxuri etc. însă acestea nu se ridică la un nivel de performanță
actual. Compartimentul „Arhivă” necesită cel mai mult o retehnologizare și implementarea unui
program informatic de centralizare a datelor. Momentan, datele instituției sunt păstrate în dosare
pline de praf și pe rafturi înalte iar singura tentativă de tehnologizare era transcrierea fiecărui
dosar în parte în format electronic de către un singur funcționar.
4. La acest punct nu m-am referit la întreaga instituție, deoarece ordinea și curățenia sunt păstrate
exemplar la parterul și etajul instituției. Însă, arhiva se află la demisol, unde nu are lumină și
aerisire, întrucât există aer condiționat doar în anumite zone. Din punctul meu de vedere, în
cadrul arhivei, ar trebui să se facă cel mai des curățenie deoarece praful de pe dosare creează un
mediu neprielnic pentru personal. Deasemenea, în cadrul aceluiași compartiment, multe din
dosare sunt depozitate pe covorul de pe podea și nu pe rafturi. Totuși consider că dacă s-ar
tehnologiza compartimentul, munca funcționarilor ar fi mult mai ușoară, aceștia ar lucra într-un
mediu propice, iar problemele cetățenilor s-ar rezolva mult mai repede.
18
5. În cei doi ani în care am efectuat stagii de practică la Prefectura Iași, am colaborat cu diferit
funcționari, din diferite compartimente sau servicii. Ironic, consider că relațiile personalului cu
cetățenii lasă de dorit, doar în cazul celor de la „Compartimentul de informare și relații publice”.
Personalul din acest compartiment, sunt singurii care încălcau regulamentul intern și atribuțiile
funcționarilor publici deoarece se purtau într-o manieră neadecvată, nu respectau demnitatea și
dorințele cetățenilor și nu reușeau nici să le ofere informațiile cerute de către aceștia. Din punctul
meu de vedere, acesta este un punct foarte slab al prefecturii Iași, deoarece salariații din acel
compartiment reprezintă imaginea prefecturii, imagine distrusă în repetate rânduri de către
proasta conduită a funcționarilor.
6. Analizând organigrama, observăm că, în cadrul prefecturii, cele mai multe relații sunt de
colaborare și nu de subordonare. Între compartimente nu există o ierarhizare, astfel că personalul
nu poate fi promovat decât la statutul de șef de servici. În plus, numărul personalului nu este
foarte mare (97 funcționari publici, incluzând prefectul, subprefectul și managereul public),
așadar este evident că foarte rar apar schimbări în cadrul personalului angajat.
Oportunitățile. 1. Una din principalele oportunități de care poate beneficia prefectura este
parteneriatul public – privat. Dacă sunt gândite corect și realizate în mod responsabil, aceste
parteneriate pot aduce instituției multe beneficii, laude și randament crescut în rezolvarea
problemelor. Aceste tipuri de parteneriate sporesc eficiența activității prefecturii deoarece
aceasta este sprijinită de mediul privat.
2. O altă oportunitate prin care prefectura își poate crește eficiența este reprezentată și de
fondurile europene care pot fi atrase de aceasta. Cu ajutorul acestor fonduri, instituția poate
realiza unele lucrări în interiorul sau exteriorul clădirii, de exemplu, pentru retehnologizare,
reabilitare, modernizare sau poate investi în funcționari (ex. cursuri de pregătire).
3. Instituția Prefectului Județului Iași are deja încheiate contracte de achiziții publice. Cu ajutorul
acestora, prefectura economisește foarte mult, iar din acest motiv aceste contracte vor fi
considerate tot timpul oportunități. Prefectura Iași are încheiate foarte multe contracte de achizitii
publice (ex. Pentru telefonie, internet, curățenie etc.), din acest motiv, voi dezbate acest subiect
mai pe larg în următoarele pagini.
19
4. Am considerat că atragerea studenților pentru voluntariat în cadrul prefecturii Iași este o
oportunitate de care instituția beneficiază în unele momente și care, cu siguranță, crește eficiența
activității prefecturii. Aceasta din urmă, după cum am precizat a avut momente când a beneficiat
de ajutorul voluntarilor. Aceștia trebuie să fie studenți, preferabil la Administrație Publică, care
vor încheia cu prefectura un contract de voluntariat de 3 sau 6 luni. Consider că din această
situație ambele părți au de câștigat: studenții câștigă experiență și observă mediul în care vor
lucra după absolvire, iar instituția are parte de ajutor în rezolvarea problemelor.
Amenințările. 1. Una dintre amenințările prefecturii Iași este îmbătrânirea personalului. Aici
lucrează foarte multe persoane cu vârsta apropiată de cea de pensie, care au vechime în domeniu
de 20-30 de ani. Aceasta este o amenințare pentru instituția deoarece funcționarii mai în vârstă
nu mai sunt capabili să rezolve problemele la fel de repede ca persoanele tinere. În schimb, acest
lucru este o oportunitate pentru studenții de la Administrație Publică deoarece așa pot avea șansa
să înlocuiască foștii funcționari și să lucreze într-o prefectură.
2. Schimbarea prefectului reprezintă o amenințare pentru eficiența activității prefecturii din
simplu motiv că nimeni nu știe dacă/cum se va integra în colectiv si ce schimbări aduce venirea
sa. Ca acest lucru să nu fie o amenințare, ar trebui ca noul prefect să încerce să se integreze, nu
să impună schimbări majore.
3. Numărul scăzut al personalului este, în primul rând un punct slab. Însă devine o amenințare în
cazul de față, când se fac reduceri de personal. În cadrul prefecturii Iași sunt angajați 97 de
funcționari publici, un număr foarte mic mai ales ținând cont că instituția este una județeană.
Din această cauză, în fiecare zi există foarte multe cozi la care oamenii așteaptă și se gasesc
uneori în situația în care trebuie să revină și a doua zi deoarece nu au avut timp să își rezolve
problemele.
4.Recesiunea economică reprezintă o amenințare pentru orice instituție publică/privată. România
încă trece printr-o recesiune, însă agravarea acesteia rămâne o amenințare. Acest lucru, cu
siguranță că afectează modul în care acționează prefectura, deoarece nimeni nu are nimic de
câștigat în timpul unei recesiuni. Din cauza aceste perioade, prefectura Iași a fost nevoită să mai
renunțe la personal, chiar dacă avea mare nevoie de el. Menționez că, din cauza acestei perioade,
numărul funcționarilor precizat de mine nu este exact deoarece m-am ghidat doar după
organigrama care este realizată în anul 2010.
20
Așadar, prin această analiză SWOT, am încercat să redau unele aspecte din cadrul prefecturii
Iași, și să propun unele soluții care, din punctul meu de vedere, ar eficientiza activitățile
instituției.
2.3. Analiza contractelor de achiziție publică încheiate de Instituția Prefectului Județului Iași
Contractul de achiziție publică reprezintă contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între
una sau mai multe autorități contractante, pe de o parte, și unul sau mai mulți operatori
economici, pe de altă parte, având ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii6.
Ca și alte instituții, și prefectura Iași are încheiate multe contracte de achiziție publică.
Analizând prima anexă, observăm că toate contractele încheiate sunt necesare pentru instituție
deoarece privește siguranța bunurilor din clădire, realizarea legăturii dintre prefectură și alte
persoane/ instituții cu ajutorul telefoniei sau sănătatea funcționarilor. În mod surpinzător, aceste
sume nu mi se par colosale, cum au tendința, de obicei, să pară cheltuielile instituțiilor publice.
Sumele prezentate în anexă sunt, după cum se poate observa de pe parcursul unui an (2011).
Însă, în cea de-a doua anexă atașată la sfârșit, se observă o creștere impresionabilă a
sumelor expuse, chiar dacă reprezintă doar planul pentru achiziții. Consider că aceste sume sunt
exagerat de mari, mai ales în comparație cu cele din anul 2011.
În general, pe site-ul prefecturii, apar perioadele în care se încheie contractele de achiziții
publice. În cele mai multe cazuri, aceste contracte se câștigă prin licitații deschise de către
instituția publică. În cazul licitațiilor deschise, prefectura este obligată să facă datele cunoscute
(de obicei o face prin intermediul site-ului). În schimb, pe site nu se mai găsesc și alte informații
despre achiziții publice, iar în cadrul instituției, aceste documente nu pot fi văzute de cetățeni
deoarece sunt clasificate ca fiind secrete.
Concluzii
6 Sebastian Lazăr – „Achiziții publice. Principii. Proceduri. Operațiuni. Metodologie”, Ed. Wolters Kluwer, 2009, pag. 25.
21
În concluzie, sunt foarte multe probleme care reduc eficiența activității prefecturii, însă
acest lucru există de mult timp și până în momentul de față nu s-au putut face deloc schimbări.
Personal, consider că instituțiile publice nu vor schimba stilul de a lucra, împiedicând în
continuare creșterea eficienței. Recesiunea economică, birocrația excesivă, lipsa de transparență
și comportamentul nefiresc al funcționarilor sunt doar câteva dintre problemele cu care
prefectura Iași se confruntă de foarte multă vreme. Propunerea mea ar fi ca Instituția Prefectului
Județului Iași să angajeze specialiști care să realizeze o analiză SWOT. Astfel, funcționarii vor
putea vedea ce puncte tari au și vor încerca să le păstreze dar, deasemenea, se vor evidenția și
punctele slabe ca aceștia să știe unde să schimbe ceva. Sunt situații la care soluțiile nu apar peste
noapte, însă trebuie ca cei din conducere măcar să încerce să schimbe ceva. Personal, consider că
aceste schimbări vor interveni odată cu trecerea timpului și așa poate vor începe să apară soluții
și pentru mediul public din țara noastră.
22
Bibliografie
1. Sebastian Lazăr – „Achiziții publice. Principii. Proceduri. Operațiuni. Metodologie”, Ed.
Wolters Kluwer, 2009;
2. Regulametul de Organizare şi Funcţionare a Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi aprobat
prin Ordonanţa nr. 395 din data de 14/05/2008;
3. Hotărârea Guvernului nr. 460 din 05/06/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii
nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului;
4. Legea nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului, republicată în Partea I a
Monitorului Oficial nr. 225 din 24 martie 2008;
5. Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureşti,
2005;
6. Documente primite de la Instituția Prefectului Județului Iași;
7. www.prefecturaiasi.ro
23
top related