1.5 anc calisis a.8.3 pp ffp oct 2011
Post on 04-Jan-2016
227 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Proiectul CALISIS – Asigurarea calităţii în sistemul de formare profesională continuă din România
Program regional de formare profesională a specialiştilor-evaluatori şi a reprezentanţilor furnizorilor de formare profesională
Activitatea A.8.3
PROCEDURI DE PROCES LA NIVELUL FFP
Ana Costin, Mihai Lupescu Autoritatea Naţională pentru Calificări
Formatori:
Octombrie – decembrie, 2011
Proceduri de proces şi operaţionale la nivelul FFP
PP FFP nn PO FFP nn
Managementul proceselor (FI)Analiza efectuată de management privind eficacitatea SMC (FI)
Colectarea şi procesarea datelor pentru calculul indicatorilor de calitate conform CERAC (IS)
Alocarea resurselor, inclusiv a resurselor umane, necesare pentru AC activităţii FFP (TI)
Analiza nevoilor de formare (IF)Elaborarea programei de formare
profesională (FI)
Organizarea şi derularea unui PFP autorizat (FI) Pregătirea dosarului de autorizare (FI)
Selectarea, pregătirea şi monitorizarea
formatorilor (TI)Elaborarea instrumentelor de evaluare (FI)
Monitorizarea examinatorilor din comisia de examinare finală (FI)
Măsurarea, analiza şi optimizarea calităţii serviciilor oferite de FFP (TI)
Organizarea examenelor de absolvire şi validarea rezultatelor examenelor de absolvire (GP)
Evaluarea şi selecţia furnizorilor de materiale, produse şi servicii necesare pentru AC PFP (TI)
Autoevaluare privind îndeplinirea condiţiilor de autorizare (TI)
Marketing si promovarea PFP (GP)
Organizarea procesului de benchmarking
cu alţi FFP (IF, GP, IS)
PP FFP 03 – Monitorizarea examinatorilor din comisia de examinare finală (FiaTest)
• Nu este un proces formalizat în cadrul actualului sistem de autorizare a FFP– Se regăseşte în practica unor FFP, dar rezultatele nu sunt valorificate la nivel de sistem
– SMC CALISIS prevede o procedură în acest scop
– Procedura trebuie analizată împreună cu CH FFP EVAL – Chestionarul de măsurare a calităţii examinatorilor din punctul de vedere al FFP
• 5.2. Responsabil de proces: Responsabilul cu PFP (RPFP)• 5.3. Indicatori de proces
IPŢintă
IPRaportare
IPFrecvenţă raportare
Analiză IPDenumire Definire UM
IPFFP-03-01Număr de examinatori monitorizaţi/ an
[nr/an]Conform PP CAJ
02
Conform PP CAJ 02
AnualConform
PO CAJ 01
IPFFP-03-02 Număr de reclamații primite de la participanți referitor la examinatori/nr. total de examinatori/ an
[%/an]Conform PP CAJ
02
Conform PP CAJ 02
AnualConform
PO CAJ 01
IPFFP-03-03Număr de reclamații ale FFP referitor la calitatea prestației examinatorilor /nr. total de examinatori/ an
[%/an]Conform PP CAJ
02
Conform PP CAJ 02
AnualConform
PO CAJ 01
IPFFP-03-04 Număr de recuzări de examinatori /nr. total de examinatori/ an
[%/an]Conform PP CAJ
02
Conform PP CAJ 02
AnualConform
PO CAJ 01
PP FFP 03 – Monitorizarea examinatorilor din comisia de examinare finală5.5 DESFĂŞURAREA PROCESULUI
Nr.Intrări
Denumire activitate R C I ÎnregistrăriDe la cine? Ce?
1. Elaborarea chestionarului de măsurare a calităţii prestaţiei examinatorilor din punctul de vedere al FFP
1.1 MGCSolicitare proiectare chestionar şi fişă de observaţie
Elaborare proiecte chestionar şi fişă de observaţie
RPFP SCEFProiect chestionarProiect fişă de observaţie
1.2 RPFPProiecte chestionar şi fişă de observaţie
Analiză şi validare chestionar şi fişă de observaţie
CEFFP MGCRPFP,SCEF
Chestionar validat – CH FFP EVALFişă de observaţii validată - PP FFP 03 - FP 01
2. Observarea prestaţiei membrilor comisiei de examinare în perioada premergătoare examenului
2.1RPFP,SCEF
Fişă de observaţii validată
Observarea comporta-mentului membrilor CEF
RPFP,SCEF
MGC CEFFP Fişă de observaţii completată
2.2 MGCFişă de observaţii completată
Sesizarea CAJ în cazul apariţiei unor abateri grave
CEFFP MGC CAJ Reclamaţie transmisă la CAJ
3. Observarea prestaţiei membrilor comisiei de examinare pe parcursul examenului
4. Observarea prestaţiei reprezentantului FFP în comisia de examinare pe parcursul examenului
5. Completarea chestionarului de măsurare a calităţii prestaţiei examinatorilor din punctul de vedere al FFP (RPFP şi SCEF). Prelucrarea statistică a chestionarelor şi a fişelor de observaţie (MGC)
6. Comunicarea rezultatelor monitorizării calităţii prestaţiei examinatorilor din punctul de vedere al FFP
6.1 MGC Rezultate statisticeAfișare rezultate statistice pe site-ul FFP
MGC RPFP CEFFP Pagina WEB a FFP completată
6.2 MGC Rezultate statisticeTransmitere rezultate statistice la CAJ
MGC RPFP CEFFPAdresă de transmitere la CAJ a rezultatelor statistice
6.3 MGC Rezultate statisticeCalculul indicatorilor de proces
MGC RPFP CEFFP Indicatori de proces actualizaţi
6.4 MGCRezultate statisticeIndicatori de proces
Analiza efectuată de management
CEFFPMGC,RPFP
SCEF Plan de îmbunătăţire
PP FFP 11 – Organizarea procesului de benchmarking cu alţi FFP(IF Italia Forma, Gruppo Pragma, ISFOL)
• Documente generale – Politici– Politica de benchmarking se încadrează în politica generală a calităţii promovată de
furnizor (se corelează cu politica FFP privind transparenţa rezultatelor formării profesionale):
“Pentru a oferi PFP care să răspundă tot mai multor cerinţelor pieţei, ne propunem să ne comparăm în mod sistematic cu o reţea de FFP, aleşi în funcţie de anumite cerinţe, cu care dorim să lucrăm împreună, să construim împreună propuneri pentru potenţialii clienţi, pentru a îmbunătăţi curba de învăţare internă a organizaţiei noastre, cu scopul de a obţine o poziţie de piaţă care vizează excelenţa şi leadership-ul. “
• PP FFP 11 – Organizarea procesului de benchmarking cu alţi FFP– Înseamnă trecerea de la declaraţii la acţiune– Formalizarea activităţii de benchmarking, sub forma unei proceduri incluse în SMC
CALISIS are un caracter inovativ (nu se regăseşte, în mod obişnuit, în SMC-urile implementate la nivelul FFP)
– Informaţii suplimentare – studiul A.2 (cap. B.11.2); internet (VET!)
• UE încurajează constituirea de reţele, cu scopul de a stimula cooperarea– Reţeaua Europeană de Asigurare a Calităţii în EFP– Reţelele punctelor de referinţă: Europass, CEC/EQF, ECVET…– Indirect , prin toate programele europene (Leonardo da Vinci, Grundtvig, LLL etc.)– La nivel individual – “Buna ziua dragi grundtvigers, oriunde v-ati afla! În perioada…, am
participat la un curs de formare desfăşurat la Berlin...”
PP FFP 11 – Organizarea procesului de benchmarking cu alţi FFP
• Ce este “benchmarking-ul”?– Corporaţia Xerox (un lider în practicarea abordării benchmarking-ului) o defineşte ca: „Procesul continuu de măsurare a produselor, serviciilor şi practicilor în comparaţie cu
liderii din ramura industrială” – UE – LLL Programme 2007- 2013 – Glossary“Metodă standardizată pentru colectarea şi raportarea datelor operaţionale critice, astfel
încât să permită comparaţia performanţelor unor organizaţii sau programe diferite, de multe ori cu scopul de a stabili bune practici “
• Mai concret, un FFP decide:– să facă parte dintr-o reţea de FFP, aleasă pe baza unor criterii stabilite– şi să-şi împărtăşească punctele forte şi punctele slabe cu ceilalţi FFP din reţea,– pentru a se compara unii cu alţii şi a face schimb de “bune practici“,– cu scopul de a-şi îmbunătăţii continuu propria activitate
• Condiţia absolut necesară pentru activarea procesului de benchmarking:– angajamentul ferm şi implicarea directă şi sistematica a conducerii FFP– participarea nemijlocită la desfăşurarea procesului
START
1. Identificarea criteriilor pentru alegerea reţelei (exemple: FFP cu sisteme de management implementate, tipuri de servicii de formare furnizate, dimensiunea FFP, pieţele de referinţă ale FFP etc.)
R: CONDUCEREA FFP C: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
Harta criteriilor de selecţie
2. Cercetarea, pe baza criteriilor identificate, a diferitelor reţele existente (prin: internet; asociaţii naţionale, europene, internaţionale; parteneri din proiecte etc.)
R: CONDUCEREA FFPC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
Lista reţelelor existente de furnizori
5.5 DESFĂŞURAREA PROCESULUI (Flow chart – fluxul activităţilor)
INTRĂRICINE: responsabilii de
proces, alte părţi interesate
CE: Caracteristici pe care trebuie să le aibă
reţeaua şi membrii reţelei
INTRĂRICINE: responsabilii
de proces CE: Harta criteriilor
de selecţie
Înregistrări
3. Analiza caracteristicilor reţelelor – analiza SWOT – pentru a evalua gradul de adecvare în raport cu cerinţele
R: CONDUCEREA FFP C: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
4. Identificarea reţelei cu caracteristici corespunzătoare cerinţelor stabilite iniţial
R: CONDUCEREA FFPC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
5. Stabilirea metodologiei de benchmarking şi pregătirea documentelor folosite de reţea (fişe descriptive, chestionare etc.)
R: CONDUCEREA FFPC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
INTRĂRICINE: responsabili de
proces CE: Lista reţelelor
existente de furnizori
INTRĂRICINE: responsabili de
proces, alte părţi interesate
CE: Caracteristici pe care trebuie să le aibă
reţeaua şi subiecţii reţelei
INTRĂRICINE: responsabili de
proces CE: Proces verbal
privind decizia luată
Dosar cu documentaţia
reţelei
Proces verbal privind decizia
luată
Fişa sintetică a fiecărei reţele
Înregistrări
6. Participarea la activităţile relevante în cadrul reţelei. Exemple: autoevaluarea FFP, eventual prin completarea unor instrumente special pregătite (ex. chestionar de benchmarking); analiza, între subiecţii reţelei, a proceselor şi a modului de gestionare a acestora, cu referire la aspecte precum: planificarea activităţilor de promovare, procesul de analiză a nevoilor, procesul de proiectare a formării etc.; comparaţia rezultatelor între subiecţii reţelei; realizarea unei strategii de îmbunătăţire a performanţelor pe baza concluziilor/rezultatelor fazelor anterioare etc.
R: CONDUCEREA FURNIZORULUIC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
7. Verificarea documentaţiei produse de reţea şi analiza poziţiei FFP comparativ cu alţi subiecţi din reţea. Identificarea măsurilor de îmbunătăţire
R: CONDUCEREA FURNIZORULUIC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
DANU
8
Se pot adopta măsuri de îmbunătăţire ca urmare a comparaţiei realizate prin reţea?
INTRĂRICINE:
responsabili de proces
CE: toată documentaţia
produsă în prealabil
INTRĂRICINE:
responsabili de proces
CE: documentaţia produsă de reţea
Raport de sinteză
Documentaţia produsă de
reţea
Procedura de gestiune a acţiunilor de îmbunătăţire
Înregistrări
8. Verificarea eficacităţii participării FFP la reţea (atingerea obiectivelor stabilite – condiţie pentru continuarea participării la reţea)
R: CONDUCEREA FURNIZORULUIC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
9. Verificarea eficienţei participării FFP la reţea (raportul cost/ beneficii – resursele consumate / câştigul obţinut în urma îmbunătăţirilor identificate prin participarea la reţea)
R: CONDUCEREA FURNIZORULUIC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
10. Luarea deciziei de continuare a participării la reţea sau de retragere din reţea
R: CONDUCEREA FURNIZORULUIC: Responsabilii de proces
I: Alţi profesionişti implicaţi periodic
INTRĂRICINE: responsabili de
proces CE: Raport de sintezăEventuale acţiuni de
îmbunătăţire activate
INTRĂRICINE: responsabili de
procesCE: Raport de sinteză
INTRĂRICINE: responsabili de
procesCE: Raport de sinteză
Raport de reexaminare al conducerii
Raport de reexaminare al conducerii
Raport de reexaminare al conducerii
Înregistrări
• Indicatori de proces– Numărul de “întâlniri“ cu reţeaua (acţiuni comune)
– Numărul de acţiuni de îmbunătăţire implementate ca urmare a informaţiei rezultate din reţea (eventual şi procentul acestora, raportat la numărul acţiunilor comune)
– Numărul de acţiuni de îmbunătăţire implementate ca urmare a informaţiei rezultate din reţea, care au fost eficiente şi/sau eficace
• Câteva consideraţii privind participarea la o reţea de benchmarking– Procesul de benchmarking implică selectarea unei produs, a unui serviciu, a unei
funcţii, a unui proces, a unui sistem care să facă obiectul comparaţiei
– Selectarea reţelei de benchmarking presupune o analiză a informaţiilor ce pot fi obţinute, dar şi a informaţiilor ce trebuie furnizate
– Participarea la o reţea de benchmarking este, în general, un lucru costisitor – se impune o analiză permanentă a eficacităţii, dar şi a eficienţei participării la reţea
– Reţele de benchmarking sunt lansate, în general, de organizaţii puternice (asociaţii patronale sau sindicale, grupuri industriale etc.)
– Este un fenomen în dezvoltare
– Este încurajat de UE – facilităţi de finanţare
top related