Informare progres RoJAM 2.0 17

Adunarea Generală a ONCR

1-2 aprilie 2017

RoJAM 2.0 17 este cel mai mare eveniment non-formal al organizației pentru anul 2017, iar cu

ajutorul acestuia, ne dorim să aducem o schimbare nu numai în programul de educație non-

formală pe care îl oferim copiilor și tinerilor, ci și modului de lucru. Astfel, echipa de organizare

este una complexă și dinamică, alcătuită din cercetași tineri și seniori care, împreună, învață

unii de la alții. Ca în cazul oricărui proiect, dificultăți apar la orice pas, însă, suntem încrezători

că vom reuși să le depășim pe toate.

Vom prezenta în următoarele rânduri progresul proiectului în perioada iulie 2016 - ianuarie

2017 care a cuprins, pe de o parte, definitivarea componenței echipei de organizare și, prima

etapă de înscrieri, pe de altă parte.

Considerente generale

După întâlnirea Consiliului Director de la Cluj-Napoca am reorganizat structura echipei și modul

acesteia de raportare față de Consiliul Director.

Structura echipei este cea prezentată de organigrama de mai jos cu mențiunea că nivelele

galben și portocaliu sunt de același rang, ierarhic, însă, nivelul de autonomie al nivelului

portocaliu este de un grad mai ridicat, având în vedere cunoștințele specifice pe care le implică

departamentul respectiv.

În ceea ce privește componența echipei de coordonare, aceasta este în proporție de 95%

completă. Echipa de responsabilitate financiară o are drept coordonator pe Simona Crihana, iar

echipa de Fotografie pe Alexandru Grigore (dintre echipele care aveau posturi de coordonator

vacante).

Echipa de resurse umane a RoJAM 2.0 17 a desfășurat o evaluare a membrilor și a colaborării

dintre aceștia folosind o serie de chestionare de tip auto-evaluare și peer-evaluation. În urma

acestor evaluări am demarat o serie de întâlniri de feed-back și follow-up. În același timp,

echipa de resurse umane pregătește o nouă evaluare a echipei RoJAM 2.0 17 pentru luna mai.

Înscrieri RoJAM2.0 17

Înscrierile la jamboree se desfășoară prin intermediul aplicației dedicate proiectului. Aceasta

ușurează activitatea liderului însoțitor și preia din softul ONCR toate datele referitoare la

participanți. În acest fel, considerăm că nu numai am eficientizat procesul de înscriere, ci și am

contribuit la dezvoltarea softului organizației.

După prima etapă de înscrieri (15 septembrie - 31 decembrie) RoJAM 2.0 17 înregistrează 607

participanți din 29 de centre locale:

Exploratori + Temerari Români

Exploratori + Temerari Străini

Seniori Români

Seniori Străini Total

Nr max 950 200 40 20 1210

Etapa 1 276+287= 562 15 29 1 607

Centrele locale din care provin participanții sunt următoarele:

Centrul Local Nr. înscriși Nr pt care s-a plătit Seniori

Cercetașii Marini 34 48

Cluj-Napoca 37 48

Dimăncescu 38 38

Sfântul Anton 36 36 5

Mircea cel Bătrân 32 33 4

Deva 33 33

AMD București

32

Nord 30 30

Axente Sever 18 18 1

Oradea 17 17

Orizont 17 17

Brăila 15 16

Lotus 16 16

Steaua Polară 16 16

AMD Pildești

16

Scout Sfânta Tereza 9 16

Craiova 15 15 5

Panaitescu 15 15

Ecaterina Teodoroiu 8 13

Cabana Scout 12 12

Cetatea Roşie 12 12

Bucureștii Noi 1 11 11

Insula Cercetașilor Bacău

11

Aetos 9 9 3

Cetatea Nordului 9 9 2

Oltea Doamna 8 8

Sapatino Iasi

7

Dimitrie Țichindeal 6 6

Dej 4 4 2

CUB

4

Adjudeni

1

Tîrgu Mureș

2

TOTAL 457 562 29

Ne așteptăm ca până la încheierea înscrierilor să acoperim numărul maxim de participanți.

Pentru acest lucru, avem în vedere abordarea individuală a centrelor locale, prin intermediul

ambasadorilor RoJAM 2.0 17 pentru a afla care sunt motivele pentru care centrele locale nu și-

au manifestat dorința de a participa.

În continuare, înscrierile continuă conform următorului calendar:

temerari și

eXploratori

1.01 – 15.03 2017 500 lei 70% la înscriere

30% până în 15 iunie 2017

16.03 – 15.06 2017 550 lei Plata integrală la înscriere

seniori 1.01 – 15.03 2017 200 lei 70% la înscriere

30% până în 15 iunie 2017

16.03 – 15.06 2017 250 lei Plata integrală la înscriere

lideri însoțitori 01.01.2017-15.06.17. 250 lei *la fel ca în cazul patrulei pe care o însoțesc

staff 01.01.2017-15.06.2017 150 lei Plata integrală la înscriere

În ceea ce privește contribuția membrilor echipei de organizare și înscrierea acestora, este în

lucru un modul de staff al aplicației care va fi finalizat în luna martie.

Imagine și comunicare

Ne-am propus ca RoJAM 2.0 17 să contribuie la îmbunătățirea imaginii ONCR, atât în

intermediul organizației, cât și în afara acesteia. În ceea ce privește prezența în social-media,

am înregistrat creșteri ale vizibilității paginii, acest fapt datorându-se conținutului de calitate al

paginii, pe de o parte și responsivității la mesaje, pe de altă parte. În această perioadă pe site-ul

www.rojam.ro au fost publicate 2 serii de articole: Hai la RoJAM 2.0 17 și Portret de Staff. Seria

Portret de Staff va continua și în 2017. De asemenea, am început o campanie de promovare

special adresată cercetașilor străini (cu informații și curiozități despre România și cercetășia de

aici): When in Romania, do as Romanians do!

Echipa de imagine a realizat un spot nou de promovare a jamboreei și lucrează la sortarea

arhivei foto de la jamboreea precedentă pentru a putea folosi fotografiile pentru activitățile de

promovare.

Noile materiale de prezentare a RoJAM2.0 17 sunt în lucru, urmând ca la sfârșitul lunii martie să

avem o broșură detaliată de prezentare și marketing a evenimentului.

Program

Echipele de program sunt finalizate în proporție de 70% și lucrează la identificarea activităților

care vor conduce la îndeplinirea obiectivelor educaționale pe care le-au propus. S-au avansat

propuneri de parteneriate cu instituții și organizații non-guvernamentale care să ne sprijine în

implementarea unui program educațional non-formal de calitate și în acord cu nevoile de

dezvoltare ale cercetașilor, pe de o parte, și progresul științific și tehnologic, pe de altă parte.

La sfârșitul anului 2016 a luat ființă RoJAM Band, o trupă formată din 8 cercetași care, sub

coordonarea lui Nicu Romaniuc, vor pregăti momente de animație în cadrul jamboreei. Echipa a

avut deja o întâlnire de lucru în Cluj-Napoca, întâlnire care s-a concretizat într-un spot de

promovare a acestui proiect.

Administrativ

Echipa responsabilă cu amenajarea locului de camp a finalizat harta acestuia. Sunt în lucru

documentele pentru autorizațiile necesare desfășurării campului. De asemenea, urmează să fie

semnat parteneriatul cu Primăria și Consiliul Local Cristian.

Fundraising și parteneriate

Am finalizat pachetele de sponsorizare și în această perioadă au loc discuții cu viitorii parteneri și

sponsori ai RoJAM 2.0 17. Dintre partenerii evenimentului putem menționa: Digi, Kiss FM, Pepsi, Minor

Swing sau S-Karp.

În același timp, efectuăm demersuri pentru ca jamboreea să primească Înaltul Patronaj al Administrației

Prezidențiale.

Planuri pentru următoarea perioadă

MARTIE

- întâlnire de lucru a echipei de coordonare (raportare și feedback, adaptare a strategiei de lucru

pentru următoarele luni)

- finalizarea propunerilor educaționale din programul jamboreei (definitivare fișe de activități și

întocmire necesar final de resurse materiale și resurse umane)

- finalizare materiale de promovare - extern (mapa de promovare pentru sponsori)

- semnare parteneriate strategice

- încheierea celei de-a doua etape de înscriere la jamboree (15 martie)

- lansare aplicație de înscriere pentru staff (similară cu cea pentru participanți pentru a putea

actualiza softul cu informațiile tuturor participanților la RoJAM 2.0 17)

- facilitarea legăturilor dintre grupurile de cercetași români și internaționali în vederea

desfășurării programelor pre-jamboree (twinning și home hospitality)

APRILIE

- semnarea parteneriatelor și a contractelor de sponsorizare

- definitivarea modalităților de implicare a partenerilor și sponsorilor în cadrul RoJAM 2.0 17

- definitivarea grupării tuturor patrulelor de cercetași internaționali cu patrule de cercetași

români și stabilirea detaliilor pentru activități cu grupurile înscrise

MAI

- obținerea avizelor și contractarea furnizorilor pentru servicii (jandarmerie-pază și securitate,

asistență medicală de urgență, intervenție situații de urgență/prevenire și stingere incendii etc.)

- finalizare modul de e-learning pentru liderii întoțitori

- evaluare internă echipa RoJAM 2.0 17

-

IUNIE

- obținerea avizelor și contractarea furnizorilor

- încheierea înscrierilor la RoJAM 2.0 17 (15 iunie)

- pregătirea liderilor însoțitori pentru jamboree

- pregătirea participanților pentru activitățile pre-jamboree (training online)

IULIE

- instalarea utilităților

- amenajarea locului de camp

- pregătire și desfășurare programe pre-jamboree: home-hospitality și twinning

- training staff RoJAM 2.0 17

- inscrierea participantilor la ateliere

AUGUST

- schimbăm perspectiva :)

SEPTEMBRIE

- raportarea evenimentului

Întocmit,

28 februarie 2017

Gata oricând!

Echipa RoJAM2.0 17