6. Diseminarea şi susţinerea rezultatelor proiectului

Rezultatele proiectului trebuiesc diseminate şi menţinute şi după perioada de desfăşurare a proiectului.Următoarea schemă ilustrează acest principiu.

Fig. 6.1. Diseminarea şi susţinerea rezultatelor

Diseminarea este procesul de a face disponibile publicului rezultatele proiectului, şi anume unui public care nu a fost implicat în proiect.Susţinerea rezultatelor proiectului este definită ca procesul care asigură ca rezultatele proiectului să fie menţinute şi după ce finanţarea acestuia a încetat.

Rezultatele. Rezultatele diseminării la un proiect, nu reprezintă neapărat în integralitatea lor ci mai degrabă rezultate separate. Rezultatul global al unui proiect poate fi astfel în parte diseminat şi în parte posibil de menţinut. Rezulatele sunt definite de obiectivele proprii ale fiecărui proiect. În fiecare proiect, rezultatele pot varia ca natură, ca aplicabilitate şi de asemenea în ceea ce priveşte diseminarea şi condiţiile pentru susţinerea lor.

Susţinerea. Susţinerea poate fi văzută ca fiind compuse din numeroase elemente cum ar fi: finanţare, recunoaştere oficială, reţea, consens , feedback de la utilizatori, personal competent, implicarea şi angajamentul personalului şi susţinerea rezultatelor dobândite. Aceste elemente nu sunt independente şi sunt dificil de măsurat. De fapt, posibilitatea de susţinere a unui rezultat specific poate depinde de susţinerea dobândită de un rezultat mai general cum ar fi o nouă instituţie. Tipul elementelor necesare pentru susţinerea rezultatelor depinde în mare măsură de tipul rezultatului specific. De exemplu, susţinerea unui nou curriculum poate fi apreciată în funcţie de recunoaşterea oficială, finanţare şi feedback de utilizator (prezenţa stundeţilor), în timp ce structurile de cooperare cu industria vor depinde mai mult de reţea şi consens decât de recunoaştere oficială. Aceste elemente nu sunt de natură statică, iar susţinerea nu este o stare permanentă. Aceasta reflectă nevoia de rezultate care să susţină proiectul, cu scopul continuării si adaptării lui.Un acord de cooperare instituţională între două universităţi care au un nivel mediu de finanţare va depinde de acordurile pe termen lung, aceasta în cazul in care rămâne valabil. În aceeaşi manieră, un nou curriculum va avea nevoie de vizibilitate şi introducerea lui într.o reţea de universităţi, şi să fie actualizat, în loc să fie dat uitării după câţiva ani.

Diseminarea. Diseminarea este definită în general ca fiind totalitatea acţiunilor care fac ca rezultatele proiectului să fie puse la dispoziţia persoanelor care nu sunt direct implicate în proiect Disponibilitatea rezultatelor proiectului cuprinde foarte multe elemente, începând de la informaţie, pâna la cursuri sau implicare în luarea deciziilor. Atingerea unui grad de susţinere aşa cum acest termen este definit mai sus, presupune în cele din urmă diseminarea rezultatelor.

6.1. Diseminarea rezultatelor

1

R

ZULTA

TE

SUSŢINEREVizibilitate

Reţea

Consens directiv

Feedback

Finanţare

(publică sau externă)

Recunoaştere oficială

Personal competent

Implicarea personalului

Susţinerea rezultatelor

etc..

Timp

Diseminare Diseminare

6.1.1. Identificarea rezultatelor disiminabile ale proiectului

Este vorba de identificarea naturii rezultatelor proiectului, şi care pot fi clasificate în felul următor: -rezultate consistente în termeni de produşi academici ai proiectelor (curriculum, cursuri, cărţi, etc.); -know-how în termeni de expertiză (managementul proiectului, managementul universităţii, etc.);-implementarea politicii de reformă naţională (educaţie la un nivel mai înalt cu reformă la nivel naţional);

Nu toate rezultatele sunt de natură fizică. Când se identifică rezultatele proiectului, rezultatele trebuie privite ca elemente ale unei continuităţi ele putând variind de la produse “materiale” tangibile în totalitate pe de o parte, până la rezultate “imateriale” în totalitate, pe de altă parte. Din analiza proiectului poate rezulta o listă lungă, ce combină doar câteva, sau mai multe dintre următoarele categorii de rezultate:

laboratoare ; reţele informatice biblioteci; echipament ; materiale de studiu; cursuri îmbunătaţite; curriculum; publicaţii; dezvotarea experienţei manageriale; impactul asupra politicii naţionale; seminarii/târguri de locuri de muncă/conferinţe; rapoarte de cercetare.

O greşeală frecventă este supoziţia că numai rezultatele cu potenţial de diseminare sunt rezultate finale. De fapt pe parcursul desfăşurării prioectului, unele din produse reprezintă rezultate nedeterminate sau rezultate de suport. Acestea au rol în relaţia dintre proiect şi dezvoltarea produselor lui finale, dar pot avea de asemenea un potenţial în diseminarea independentă a produselor finale. În mod evident, unele rezultate nu pot fi supuse diseminării, pe de o parte datorită faptului că sunt destinate utilizării de către parteneri, pe de altă parte deoarece calitatea sau conţinutul acestora le face neadecvate diseminării. « Potenţialul » pentru diseminare poate fi definit ca o combinaţie a trei factori :

valoarea intrinsecă inovativă a rezultatului; uşurinţa in diseminare; numărul posibil al utilizatorilor.

6.1.2.Utilizatorii rezultatelor proiectuluiDiseminarea va fi întotdeauna nesatisfacatoare dacă scopurile acesteia nu sunt precizate. În procesul de identificare a grupurilor ţintă, trebuie făcută deosebirea dintre”utilizatorii direcţi”-aceştia sunt cei care trebuie să utilizeze în mod direct produsele proiectului-, şi “utilizatorii indirecţi”-aceştia fiind (autorităţi, rectoratul universităţii şi personalul administrativ, companiile locale, etc.), cei care, cu toate că nu sunt întotdeauna implicaţi în mod direct în activităţile proiectului, sunt într-o anumită măsură interesaţi de succesul iniţiativei. Utilizatorii indirecţi fac parte din categoria grupurilor de interese (stakeholders) aşa cunm au fost ele prezentate în primul capitol. Utilizatorii indirecţi reprezintă un grup de interes aparte in susţinerea proiectului deoarece pot aduce un surplus de sprijin proiectului, sau, pot retrage acest sprijinin. Pentru definirea unei acţiuni eficiente de diseminare, “utilizatorii direcţi” pot fi încadraţi în următoarele categorii :a. Studenţii care ar trebui sa fie infomaţi in legătură cu noul curriculum, echipament, posibilităti de mobilitate

internaţională disponibile. Studenţii reprezintă în acelaşi timp ţinte pentru diseminare cât şi pentru sprijin având în vedere că numărul de studenţi este deseori criteriul cheie pentru alocarea fondurilor guvernamentale universităţilor şi, în unele ţări, prin intermediul taxelor universitare, este un factor determinant al venitului direct al universităţii respective.

b. Managementul universitar, incluzând managementul administrativ sau financiar al universităţii. Acesta ar putea să beneficieze de echipament nou, dar în egală măsură de experienţa câştigată prin participarea la un proiect inovator trasnaţional;

c. Alte universităţi din ţară care pot beneficia atât de experienţa câştigata, cât şi de produsele programului .d. Alte universităţi din alte ţări, aceasta este o problemă de interes potenţial pentru instituţiile din cele mai

avansate ţări le în curs de aderare la UE cît şi din UE, în particular, pentru acelea care sunt în căutare de colaborare cu instituţiile beneficiare ale programelor Tempus, Leonardo sau Socrates. Transferul curriculumului

2

care a avut succes, sau a materialelor de studiu către ţările cu o mai scurta istorie Tempus( Macedonia, Albania, etc), este un domeniu nou prin care se urmăreşte capitalizarea experienţei câştigată;

e. Funcţionari publici şi politicieni din cadrul autorităţilor regionale şi naţionale cât şi din industrie, care pot susţine şi oferi oportunităţi de aplicare proiectelor PEC de succes şi care pot scoate în evidenţă rezultatele specifice ce trebuie potenţializate ca beneficii ale dezvoltării ulterioare.

f. Opinia publică în ţarile partenere şi în ţările UE, care trebuie înştiinţată de rezultatele specifice ale colaborărilor academice pentru a susţine deciziile politice de continuare a investiţiei în domeniul proiectelor europene de cooperare în domeniul educaţiei.

6.1.3.Analiza rezultatelorCând se defineşte un plan de diseminare, care este de asemenea un plan strategic de menţinerii rezultatelor,

trebuie analizate produsele/rezultatele pentru a estima valoarea lor pentru diseminare şi susţinere. Urmează o descriere a ceea ce rezultatele proiectului dumneavoastră vor fi şi care le vor fi grupurile ţintă pentru diseminare.

Datorită lipsei resurselor financiare pentru diseminare este imperativ ca toate resursele disponibile să fie investite în produse care au un înalt potenţial de diseminare şi sunt mai uşor de menţinut. Aceste produse trebuie să conţină elemente de valoare sau caracteristici care să poată fi uşor diseminate şi care prin diseminare să realizeze menţinerea. Identificând punctele forte şi punctele slabe ale rezultatelor Proiectului,se poate face o evaluare iniţială a influenţei şi a nivelurilor de transfer ale acestor rezultate având posibilitatea de-a definii acţiuniile pentru compensarea eventualelor puncte slabe.

Dezvoltarea şi susţinerea rezultatelor proiectului sunt influenţate de factori externi, de exemplu mediul care poate facilita sau din contra poate împiedica ca rezultatele pot fi transferate şi posibil de menţinut.

Mediul în care se desfăşoară un proiect anume este supus la schimbări continue şi poate fi clasat ca un factor instabil. Schimbările lui pot modifica condiţiile pe care se bazează proiectul şi poate duce la schimbări în dezvoltarea şi susţinerea rezultatelor proiectului.

6.1.4. OportunităţiOportunităţile sunt în general factori externi care pot interveni în viitorul apropiat şi pot oferi noi ocazii de a

întări potenţialul de diseminare şi de menţinere a rezultatelor.Ceea ce este o slabiciune în prezent poate deveni un element pozitiv şi un punct forte în viitor, de exemplu când legislaţia sau strategia politică se schimbă şi vă favorizează.

Un exemplu poate fi un program de învăţământ la distanţă într-o ţară în care nu există o recunoaştere oficială a acestui sistem dar unde este probabil să devină o prioritate în unrmătorii ani. Bineînţeles, avantajele dumneavoastră iniţiale pot fi şi opurtunităţile datorate schimburilor externe.Ameninţări

Există ameninţări vizavi de potenţialul de dezvoltare şi menţinere a rezultatelor. Aşa cum am spus şi mai sus, atât punctele slabe cât şi punctele forte pot fi afectate de ameninţări externe.

Procesul de diseminare constă în acţiuni ce pot fi clasate după diverse criterii. Cel mai utilizat criteriu este tipul de activitate dar acţiunile se pot diferenţia în acţiuni extensive şi acţiuni intensive, între acţiuni ad hoc şi acţiuni combinate. Acţiunile extensive se referă la acţiunile de infrastructură care suportă diseminare, Acţiunile intensive sunt cele care pot produce rezultate specifice diseminării cum ar fi influenţa asupra

managementului universităţii sau diseminarea bunei practici în managementul de proiect. Acţiunile ad hoc sunt cele care sunt menite să promoveze un singur produs sau o serie de produse ale aceluiaşi

proiect, de exemplu o conferinţă de prezentare a rezultatelor Proiectului, o publicaţie care să conţină descrierea lor, etc. ; a

Acţiunile combinate sunt cele care introduce diseminarea unui rezultat sau produs în activităţi deja existente, care sunt deja adresate unei ţinte anume. Acţiunile ulterioare au avantajul reducerii costurilor diseminării şi căptării unei mai largi audienţe.

Principalele acţiuni utilizate pentru diseminarea şi susţinerea rezultatelor proiectelor sunt prezentate în tabelul X

3

Tabelul 6.1 Acţiuni pentru diseminarea şi susţinerea rezultatelor proiectelor

ACŢIUNI AVANTAJE DEZAVANTAJECONFERINŢE ŞI SEMINARII

Pot fi un mod interactiv şi direct de a discuta rezultatele şi perspectivele viitoare.Costurile pot fi mult reduse când sunt organizate în cadrul unei instituţii.

Nu sunt suficiente pentru a garanta accesul pe termen lung, dacă nu sunt acompaniate de publicaţii.

PUBLICAŢII Sunt un mod obişnuit de a face publice rezultatele diseminării.Pot atinge o audienţă largă şi pe termen lung.

Nu reprezintă un mod interactiv de a prezenta rezultatele şi pot fi ignorate sau uitate dacă atenţia atrasă de publicaţie este insuficientă.

EXPOZIŢII Pot fi extrem de eficiente pentru a prezenta anumite tipuri de rezultate “materiale” şi pentru a stabili contacte.Costul poate fi foarte mic dacă sunt integrate în instituţii.

Trebuie să fie cunoscute şi aşteptate de audienţă, ceea ce cere o investiţie în activităţi promoţionale şi de susţinere.

ACŢIUNI DE FORMARE

Formarea şi învăţământul la distanţă pot fi puse în legătură cu nevoile specifice şi mediul de lucru proprii fiecărui utilizator sau student şi formează reţele solide.

Sunt consumatoare de timp şi resurse, comparând cu alte măsuri care ating un public mai larg într-un timp mai scurt.

BAZELE DE DATE CU ACCES PUBLIC ALE PRODUSELOR, PROIECTELOR, ŞI INSTITUŢIILOR PARTENERE

Sunt o resursă necesară pentru o activitate de diseminare la nivelul programului.

Nu garantează implicarea utilizatorilor dacă nu sunt acompaniate cu alte măsuri (reţele, seminarii, etc.)

REŢELE DE INOVAŢIE

Pot fi bine orientate şi fără costuri suplimentare.

Necesită animare profesională şi continuă pentru a fi eficiente.

6.2. Susţinerea proiectuluiProiectele sunt utile numai atunci când efectele lor rezistă şi după întreruperea finanţării din surse externe. Planificarea pe termen lung trebuie să înceapă o dată cu demararea proiectului. Orice activitate din cadrul proiectului trebuie evaluată în mod constant şi prin prisma efectul ei pe termen lung şi a posibilităţilor de finanţare pe termen lung. Va fi nevoie, inevitabil, de o sursă de finanţare. Atragerea de fonduri necesită timp Echipa managerială trebuie să se preocupe de găsirea de posibilităţi de finanţare pe termen lung încă de la apariţia primelor rezultate. Aceste rezultate trebuie prezentate eventualilor sponsori.

Tabel 6.2. Menţinerea şi dezvoltarea contactelor iniţiate de proiect

Menţinerea şi dezvoltarea contacteloriniţiate de proiect

1 Acorduri parteneriale la nivel de universitate, facultate sau departament.2 Contacte prin asociaţii internaţionale3 Fonduri externe prin intermediul camerelor de comerţ, primării, autorităţi regionale etc4 Finanţare prin cooperarea cu întreprinderi

Masa critică (Critical mass) Conceptul de “masă critică” se referă la faptul că un individ are mult mai puţine şanse de a continua şi dezvolta un proiect care prevede schimbări importante, decât un grup de oameni care îsi cunosc şi

4

înţeleg obiectivele, ţelurile, metodele de lucru. Se va lua în seamă acest concept înainte de a se planifica schimbarea de personal. Orice activitate care presupune anumite abilităţi este nesigură dacă depinde de o singură persoană. De asemenea, este important ca un număr suficient de mare de persoane să fie instruite cu privire la folosirea de noi echipamente, software, etc.

Un alt factor de care trebuie ţinut cont după perioada de finanţare externă, este nivelul experienţei persoanelor participante la activităţile proiectului Pentru a asigura fixarea rezultatelor proiectului în cadrul instituţional,instruirea trebuie să se facă la diferite niveluri. Conceptul de "formare a formatorilor" este important. Cele de mai sus subliniază necesitatea unei selecţii atente a personalului care urmează să fie instruit în străinătate. Criteriul principal de selecţie trebuie să fie impactul potenţial viitor al persoanei instruite în străinătate asupra sistemului şi abilitatea lui / ei de a instrui la rândul său alţi oameni.

5