CAPITOLUL III

5. Conducerea i desfurarea

auditului III.1 MANAGEMENTUL PROGRAMULUI, COMPONENA ECHIPEI I MODALITI DE ABORDARE ALE AUDITULUI RESURSELOR UMANE

Trebuie menionat faptul c orice organizaie care are nevoie s desfoare audituri trebuie s implementeze i s conduc un program eficient de audit.

Misiunea auditului resurselor umane poate include audituri cu o varietate de obiective. n funcie de mrimea, natura i complexitatea organizaiei care urmeaz a fi auditat, programul de audit de resurse umane poate include unul, cteva sau mai multe audituri i audituri comune sau combinate. Noiunea de misiune i are originile n latinescul mittere care nseamn a trimite. Prin urmare prin misiunea de audit se nelege o funcie temporar i determinat prin care o structur de autoritate i investete reprezentanii pentru a duce la ndeplinire anumite obiective finale.

Funcia este temporar deoarece funcia permanent de audit se compune dintr-o succesiune nentrerupt de misiuni de audit.

Domeniul de aplicare al unei misiuni de audit este definit de dou dimensiuni: obiectul i funcia. Funcia delimiteaz funciunile de audit n misiuni uni-funcionale i misiuni pluri-funcionale. Misiunea uni-funcionalvizeaz verificarea i analiza unei singure funciuni a entitii auditate (resurse umane, financiar, IT, etc). Misiunile pluri-funcionale sunt cele n care auditorii analizeaz i verific mai multe funciuni sau toate funciunile specifice entitii auditate.

Este foarte important de specificat faptul c o misiune de audit poate fi planificat ca o misiune scurt, tiind cu exactitate cnd ncepe, dar nu tim cu certitudine cnd se termin, aceasta realizndu-se n funcie de complexitatea obiectivelor i a problematicii care solicit echipa de auditori.De asemenea, depinde n msur esenial i de nivelul asigurrii cu resursele materiale i umane necesare.

Figura nr.5 ilustreaz aplicarea ciclului PDCA Plan-Do-Check-Act managementul programului de audit indiferent de natura lui, program ce poate fi aplicat cu succes i n conducerea auditului resurselor umane.

Figura nr.5. Ilustrarea fluxului de proces pentru managementul programului de audit

Scopul programului auditului resurselor umane este s planifice tipul i numrul auditurilor, s identifice i s furnizeze resursele necesare pentru a a-l efectua.

Ciclul PDCA cunoscut i sub numele de ciclul Deming a fost denumit astfel pentru prima oar n anii 30 de ctre Walter Shewhart, care a dezbtut acest concept n cartea sa Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control. Mai trziu, acest concept a fost adoptat de ctre W. Edwards Deming, unul dintre cei mai cunoscui Quality manageri din lume la vremea aceea. Acest model furnizeaz un cadru de lucru pentru mbuntirea unui proces sau a unui sistem. Poate fi utilizat ca instrument de ghidare pe ntreg parcursul proiectului de mbuntire sau pentru dezvoltarea unor proiecte specifice atunci cnd s-au identificat ariile ce necesit mbuntiri.

Plan a planificaSe recunoate o oportunitate i se planific o schimbare. n aceast faz mai nti trebuie s se analizeze ceea ce poate fi imbuntit, cutndu-se acele arii care prezint oportuniti de schimbare. Planificarea trebuie s fie fcut cu un efort direcionat. Eecul planificrii i al prevenirii problemelor va duce la pierderi de resurse umane, materiale, tehnologie i timp. Aceast nereuit va crete costul sistemului, fr a aduga valoare. Mai mult, clientul nu este ntotdeauna dispus s plteasc pentru aceste pierderi. Rezultatul inevitabil va fi pierderea cotei de pia.

Do a face

Dup ce a fost planificat schimbarea, se trece la fapte, la realizarea sa propriu-zis. Este de preferat, n situaiile n care acest lucru este posibil, s se fac mai nti la o scar mai mic, pentru a putea preveni i corecta eventualele inadvertene. A spune c toat lumea trebuie s-i fac treaba ct mai bine nu reprezint, cu siguran, o soluie. Cteodat sunt necesare schimbri drastice. Primul lucru care trebuie nvat este cum se face o schimbare. Edwards Deming a creat pentru aceasta un set foarte util de recomandri care pot fi utilizate.

Check a verifica rezultatele

Ce s-a realizat prin schimbarea facut? Ce nu a funcionat? Iat numai dou dintre ntrebrile care se pot adresa n aceast etap crucial a ciclului PDCA. Dup ce a fost implementat schimbarea pentru un interval de timp, va trebui s se determine ct de bine funcioneaz. A dus ntr-adevr schimbarea implementat la ceea ce se dorea s se obin? Cel mai important este s se determine care dintre parametrii sistemului trebuie msurai i ct de des trebuie msurai pentru a monitoriza corect nivelul schimbrii. Aceast informaie este extrem de folositoare, dupa cum arat i ultima etap a ciclului.Act a adopta schimbarea definitiv, a abandona sau a relua ciclul .Dup ce a fost planificat schimbarea, a fost implementat i apoi a fost monitorizat, trebuie s se ia decizia dac merit n continuare aplicarea ei. Dac a consumat prea mult timp, s-a dovedit greu de integrat n sistem sau chiar nu a dus la mbuntirea scontat, este posibil s se ia decizia de a renuna la ea sau de a planifica una nou. Dac, pe de alta parte, schimbarea a dus la o mbuntire considerabil sau la un efect simitor se poate considera c este necesar continuarea ei, chiar ntr-un context mai complex, sau extinderea zonei de ncercare. Iat c aceste decizii fac trimitere din nou la prima etapa a ciclului, unde se va gsi, probabil, o nou soluie de mbuntire.

Planul de audit i programul de audit sunt elaborate de eful echipei de audit i trebuie s cuprind urmtoarele informaii:

locul i perioada desfurrii auditului;

scopul i domeniul auditului;

ncadrarea n timp real a activitilor ce trebuie s le desfoare echipa de audit n toate fazele auditului;

data edinei de lucru nainte de elaborarea documentelor de lucru ale auditului;

nominalizarea activitilor pe membri componeni ai echipei de audit;

data de finalizare i prelucrare a documentelor de lucru ale auditului;

avizarea, aprobarea documentelor de lucru ale auditului;

data edinei de lucru nainte de a se efectua auditul, precum i data la care se ncheie auditul;

numele efului i a membrilor echipei de audit.

Dup elaborarea, avizarea i aprobarea programului de audit, acesta este difuzat i adus la cunotin departamentului sau organizaiei supuse auditului.

Cteva din ntrebrile adesea ntlnite n cadrul derulrii procesului auditrii resurselor umane sunt:

Cine se ocup de audit?,

Cine comand auditul?,

Care este componena i competena echipei implicate n procesul auditrii resurselor umane?

Un rspuns ar fi c depinde de tipul de audit care este efectuat (intern / extern).

n cazul auditului intern, acesta trebuie condus de o echip format din reprezentani din seciunea de conducere a organizaiei, incluznd conducerea firmei, managementul de nivel superior i mediu i persoanele responsabile cu funciunea de resurse umane.

n cazul auditului extern, echipa ce va conduce auditul va fi n general format din reprezentanii desemnai ai firmei ce a fost contractat s efectueze auditul i de reprezentani din seciunea de conducere a organizaiei i persoanele responsabile cu funiunea de resurse umane.

Un alt rspuns ar fi n funcie de interesele i implicarea subiecilor interesai, aspecte ce aduc n prim plan urmtorii subieci: ordonatorul de audit, entitatea auditat (n cazul de fa resursele umane) i auditorul. (figura nr. 6).

Figura nr.6. Schema subiecilor interesai n procesul de audit

Ordonatorul de audit este o persoan fizic sau juridic ce manifest un interes major pentru ca resursele umane s fie gestionate performant, competitiv i eficient. Reprezint autoritatea, entitatea mputernicit, care fixeaz principalele repere care s defineasc misiunea de audit. n postura de ordonatori de audit se afl consiliul de administraie, adunarea general a acionarilor, conductorul pentru structurile subordonate (departamentul de resurse umane).Ordonatorul de audit trebuie s aib n vedere urmtoarele aspecte:

s informeze personalul din cadrul departamentului supus auditului despre obiectul i scopul auditului;

s desemneze membrii reprezentani ai personalului su pentru a-i nsoi pe toi membrii echipei de audit pe traseul pe care l au de parcurs;

s pun la dispoziia tuturor membrilor echipei de audit toate mijloacele necesare pentru a asigura o bun derulare a auditului;

la cererea membrilor echipei de audit s permit acestora accesul la toate elementele ce pot furniza dovezi obiective referitoare la obiectul auditului ntreprins;

s coopereze cu echipa de audit n vederea atingerii obiectivelor propuse n cadrul acelui audit;

s elaboreze i s aplice aciunile corective ce sunt necesare, avnd n vedere neconformitile prezentate n raportul de audit, precum i cele ce s-au desprins n timpul auditului.

Entitatea auditat este reprezentat de resursele umane din companie n general, dintr-un departament sau un individ, relaiile interpersonale, mediul nconjurtor ca influen direct asupra personalului companiei etc.

Dispoziia privind evaluarea acestor categorii este stabilit prin misiunea de audit. Pentru rezultate ct mai complexe i realiste se recomand extinderea evalurii i investigaiei spre domeniul funcionalitii generale a resurselor umane n ansamblul su.Auditorul este specialistul sau dup caz echipa multidisciplinar care este chemat s evalueze din punct de vedere calitativ performanele resurselor umane. n timpul auditrii, expertul are poziionarea asemntoare cu cea a unui arbitru, fiind pus n faa a dou atitudini antitetice: pe de o parte cea a ordonatorului de audit care solicit o opinie riguros fundamentat a unui specialist n legtur cu calitatea resurselor umane supus cercetrii, i pe de alt parte cea a entitatii auditate care de cele mai multe ori dorete s prezinte situaia ct mai favorabil.

Auditorul resurselor umane, ca i n cazul oricrui alt tip de audit, trebuie s fie un specialist de nalt clas, cu prestan, vast experien i moralitate recunoscut, care posed cunotine ample n domeniul conducerii tiinifice a auditului resurselor umane, mputernicit de persoana / persoanele ce au comandat auditul s fac o expertiz care s se finalizeze cu exprimarea opiniei sale calificate, menite s confere o asigurare rezonabil privind nivelul de performan atins la un moment dat de activitatea resurselor umane.

Aceast asigurare pe care o confer auditorul prin elaborarea opiniei sale calificate reprezint o bolt care se sprijin pe dou coloane i este exprimat frecvent sub forma unei declaraii (figura nr. 7).

Figura nr.7. Bolta auditrii

Indiferent de echipa de audit (intern / extern), aceasta are urmtoarele obligaii

:

s identifice cine este rspunztor de fiecare activitate;

s determine obiectivele cerute de fiecare activitate;

s treac n revist politicile i procedurile folosite pentru a realiza aceste activiti;

s pregteasc un raport de mbuntire corespunztor obiectivelor, politicilor i procedurilor;

s dezvolte un plan de aciune pentru a putea corecta greelile din fiecare activitate;

s urmreasc cu atenie planul de aciune pentru a observa dac s-au rezolvat problemele descoperite prin intermediul auditului.

Impactul dintre auditorul extern i organizaie este direct, dar auditorul este interesat att de evaluarea managementului organizaiei ct i a resurselor umane n general. Succint, aceast relaie este prezentat n figura nr.8:

Figura nr.8. Relaia dintre managementul firmei resursele umane auditorul resurselor umane

d

aa

b

cd

c

b

Relaia dintre managementul fimei, resursele umane i auditul resurselor umane poate fi interpretat sub dou aspecte:

1) Cnd managementul organizaiei apeleaz la personalul specializat n audit din interiorul firmei:a. managementul organizaiei apeleaz la personalul de audit pentru rezolvarea problemelor legate de resursele umane;

b. personalul de audit acioneaz asupra resurselor umane din cadrul organizaiei pentru colectarea informaiilor care constituie primul pas n realizarea auditului, n acest sens fiind utilizate o serie de metode i tehnici specifice auditului care au menirea de a ndeplini corespunztor misiunea auditului;

c. personalul de audit analizeaz detaliat informaiile;

d. dup ce personalul de audit i finalizeaz sarcinile, ntocmete un raport care este prezentat managementului din cadrul organizaiei.

2) Cel de-al doilea aspect este asemntor, deosebirea constnd n faptul c organizaia va apela de aceast dat la o firm specializat n auditul de resurse umane. Auditul performat de o astfel de echip poate furniza informaii de mai mare importan fa de prima situaie. Costurile ar putea fi mai ridicate, dar acest inconvenient s-ar putea compensa cu rezultatele obinute care ar putea fi de o calitate superioar.

Echipa de audit are un rol esenial n realizarea auditului de resurse umane ntruct de pregtirea i competenele acesteia depind rezultatele obinute i msura n care au fost ndeplinite obiectivele propuse.

n practic, n cadrul managementului programului de audit, este foarte important de tiut care este modalitatea acestuia de aplicare, componena i competena echipei implicate, dar i modalitile de abordare i desfurare a auditului resurselor umane.

n vederea soluionrii integrale i eficiente a problematicii ce decurge din misiunea de audit asumat, precum i pentru a dovedi c materia stabilit e cercetat temeinic, auditorul va utiliza o gam variat de metode, tehnici i proceduri consacrate. Decizia privind selecia celor mai adecvate instrumente pentru cazul preluat spre rezolvare revine n exclusivitate auditorului care i-a asumat misiunea de audit de resurse umane.

Redactarea unui plan cu propuneri de aciuni menite s rezolve aceste probleme este pasul imediat urmtor. Un pas mic ns, pe lnga pasul mare care urmeaz, i anume: acceptarea de ctre managementul companiei a acestor msuri i mai ales implementarea lor cu consecven.

Cu scopul de a minimiza problemele dintr-o organizaie, se urmresc aspectele diagnosticului i avantajele strategice ale unui audit de resurse umane cuprinztor. O abordare de management corect va recunoate, n mod normal, importana i valoarea, precum i motivele actualizrii politicilor i procedurilor stabilite n cadrul firmei pentru a ncorpora rezultatele auditului.

Activitile sistemului de resurse umane sunt evaluate prin investigaii i cercetri, prin utilizarea mai multor abordri, deoarece posibilitile auditului permit att evaluarea funciunii de resurse umane, ct i a managerilor de personal, a managerilor de nivel mediu i, bineneles, a angajailor. Sunt cazuri cnd este suficient desfurarea unei cerecetri pe baza unor informaii introductive, totui adeseori este necesar o analiz complex bazat pe proiecte complexe de cercetare i pe date statistice. Indiferent de complexitatea cercetrii, scopurile ei sunt mbuntirea activitilor sistemului de gestiune a resurselor umane din organizaie. Cele mai utilizate abordri n desfurarea auditului de resurse umane sunt prezentate n tabelul nr.5.

Tabelul nr.5. Abordri n desfurarea auditului resurselor umane

Abordarea comparativ echipa de audit compar organizaia auditat cu o alt organizaie, pentru a identifica zonele de ineficien prin compararea rezultatelor. Aceast modalitate este de obicei utilizat pentru compararea unor activiti specifice de personal sau a unor programe concrete. Este util pentru a identifica zonele care cer mbuntiri.

Invitarea experilor externi echipa de audit utilizeaz expertiza consultantului i rezultatele publicate ale cercetrii, ca modele de standard cu care se compar aciunile departamentului de resurse umane sau anumite programe concrete. Consultantul extern sau rezultatele cercetrii pot fi de folos n diagnosticarea cauzelor problemelor.

Abordarea Statistic. Pe baza informaiilor din rapoartele existente n organizaie, echipa de audit formuleaz standardele statistice. Cu ajutorul lor pot fi evaluate aciunile i programele din sfera resurselor umane. Prin utilizarea acestor standarde matematice, echipa de audit poate descoperi greelile n faza incipient.

Conformitatea. Executnd selectarea elementelor sistemului informaional al resurselor umane, echipa de audit caut abaterile politicii de personal sau procedurilor de la respectarea normelor legale. Prin acest mod echipa poate identifica conformitatea politicii companiei i normele legale.

Abordarea MBO. Atunci cnd n organizaie se utilizeaz managementul prin obiective (MBO) echipa de audit poate compara rezultatele efective cu cele previzionate. Astfel pot fi identificate zonele ineficiente.

Abordarea comparativ probabil cea mai simpl metod de cercetare utilizeaz ca model o alt companie, considerat model. Abordarea comparativ se utilizeaz deseori pentru compararea absenteismului, fluctuaiilor i nivelelor salariilor. Este recomandat aceast abordare cnd o procedur nou se implementez.

De asemenea, departamentul de resurse umane poate invita o echip de consultani experi externi. Standardele propuse de experi sau cele publicate folosesc drept fundament pentru echipa de audit. La ora actual comparaia extern este una din cele mai utilizate abordri pentru evaluarea personalului.

Al treilea mod de abordare const n dezvoltarea metodelor statistice n evaluarea activitilor de personal, bazndu-se pe sistemul informaional existent n companie. De exemplu, studierea rapoartelor de personal din companie permite evidenierea indicatorilor de absenteism i fluctuaie. Aceste date indic gradul n care managerii de personal i managerii de nivel mediu coordoneaz aceste procese. De obicei abordarea statistic este completat cu o comparaie a informaiilor externe colectate din alte companii.

Conformitatea un alt mod de abordare a auditului de resurse umane analizeaz perioada precedent pentru a evidenia modul de realizare a politicii de personal. Echipa de audit studiaz elementele muncii, recompensele, disciplina angajailor i metodele de evaluare a acestora. Scopul unei astfel de cercetri este garantarea c departamentul de resurse umane i managerii de nivel mediu respect normele legale, conformitatea politicilor i legislaia muncii.

Exemplu:

Auditul intern al procesului de selecie dintr-o companie, a descoperit c managerul responsabil cu selecia personalului respecta corect procedurile de selecie. Dar echipa de audit a observat c pe multe dintre CV-uri apar unele comentarii. Aceste comentarii erau fcute de ctre managerii de nivel mediu, care participau de asemenea la procesul de selecie. Multe dintre ele prezentau date personale pentru care nu se adresau ntrebri n timpul interviului (sexul, vrsta, situaia familial, cetenia). Managerii notau aceste comentarii pentru a desemna unii candidai speciali. Dar, n cazul izbucnirii unui conflict din cauza neangajrii unui candidat, aceste comentarii puteau duce la nvinuirea companiei pentru discriminare n funcie de vrst, sex i naionalitate.

i, n sfrit, abordarea pentru specialitii departamentului de resurse umane i managerii de nivel mediu, care permite mbuntirea scopurilor i sfera de responsabilitate - este abordarea MBO (managementul prin obiective), prin care se stabilesc anumite scopuri. Realizarea acestora poate fi cuantificat. Echipa de audit urmrete rezultatele efective i le compar cu cele previzionate. De exemplu, managerii de nivel mediu pot rezolva o parte important dintre conflictele aprute la nivelul lor, nainte ca acestea s ajung la niveluri superioare. Auditul evalueaz trend-ul cantitativ i calitativ la acest nivel. Aceast abordare este utilizat i pentru evaluarea activitilor departamentului de resurse umane.

III.2 RISCUL DE AUDIT I IMPLICAIILE SALE N PROCESUL AUDITRII RESURSELOR UMANE

Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii auditate de a realiza obiectivele.

Riscul de audit este o funcie a riscului unor denaturri semnificative n situaiile auditate i a riscului ca auditorul s nu detecteze o astfel de denaturare (risc de nedetectare).

Riscul de audit reprezint riscul pe care auditorul l atribuie unei opinii de audit neadecvate, atunci cnd se dein informaii eronate semnificative.

Analita riscului reprezint o etap major n procesul de audit care are dou scopuri:

a. identificarea pericolelor din entitatea / structura auditat (dac controalele interne / externe sau procedurile entitii / structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele)

b. evaluarea evoluiei controlului intern / extern al entitii / structurii auditate

Aprecierea unui risc are la baz dou estimri;

1. gravitatea pierderilor care pot rezulta ca urmare a riscului (sau al consecinelor directe i indirecte)

2. probabilitatea ca riscul s revin (noiune cuantificat formal)

Riscurile poteniale se pot concretiza n recomandri de audit, acestea depinznd de rezultatele de la controalele, testrile i verificrile anterioare. Punctele tari i punctele slabe se exprim calitativ i cantitativ funcie de rezultatele ateptate i de condiiile de obinere ale acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristic urmrit, pentru a asigura buna funcionare a entitii / structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Este necesar ca auditorul s planifice i s desfoare angajamentul de audit astfel nct s reduc riscul de audit pn la un nivel acceptabil de sczut care s fie consecvent cu obiectivul unui audit. Auditorul reduce riscul de audit prin crearea i efectuarea unor proceduri de audit prin care s obin probe de audit suficiente i adecvate, pentru a fi capabil s contureze concluzii rezonabile pe care s fundamenteze o opinie de audit. Certificarea rezonabil este obinut numai atunci cnd auditorul a redus riscul de audit la un nivel acceptabil de sczut. Rspunsul auditorului la riscul evaluat al unor denaturri semnificative include:

1. luarea n considerare a cunotinelor, aptitudinilor i capacitii personalului nsrcinat cu responsabiliti semnificative n cadrul angajamentului, inclusiv necesitatea implicrii experilor;

2. nivelurile corespunztoare de supraveghere;

3. existena unor evenimente sau condiii care pot pune la ndoial, n mod semnificativ, capacitatea entitii de a funciona pe baza principiului continuitii activitii.

Auditorul desfoar proceduri de audit pentru a evalua riscul unor denaturri semnificative i caut s limiteze riscul de nedetectare prin desfurarea unor proceduri de audit suplimentare bazate pe respectiva evaluare. Procesul de audit presupune exercitarea raionamentului profesional n pregtirea abordrii de audit, prin concentrarea ateniei asupra a ceea ce nu ar putea iei bine (mai exact, care sunt posibilele denaturri care pot aprea) la nivelul aseriunilor i n desfurarea procedurilor de audit ca rspuns la riscurile evaluate, n scopul obinerii de probe de audit suficiente i adecvate. Riscurile de aceast natur au legtur adesea cu mediul de control al entitii (dei aceste riscuri pot fi corelate i cu ali factori, cum ar fi condiii economice regresive) i nu sunt riscuri care s se poat identifica neaprat cu aseriuni specifice la nivelul prezentrilor de informaii. Mai mult, acest risc general reprezint circumstane care cresc riscul posibilitii existenei unor denaturri semnificative n orice numr de aseriuni diferite, spre exemplu prin ignorarea de ctre conducere a controalelor interne.

Pentru a selecta cele mai potrivite proceduri de audit care urmeaz s fie utilizate auditorii utilizeaz arborele deciziei, exemplificat n figura nr.9. Se pornete de la evaluarea riscului pentru entitatea auditat n ansamblu. n cazul n care au fost identificate riscuri de erori semnificative, auditorii trebuie s verifice controalele interne ale entitii efectuate pentru prevenirea i diminuarea riscurilor. n cazul n care n urma evalurii auditorii au constatat c nu exist riscuri semnificative, este necesar ca acetia s examineze controalele interne relevante pentru a se asigura de un nivel corespunztor de ncredere privind coninutul datelelor raportate.

Figura nr.9. Arborele deciziei

DA

DA

DA

NU

NU

NU

DA

Pentru a reduce riscul de audit la un nivel acceptabil, auditorul trebuie s determine rspunsurile generale la riscurile evaluate i trebuie s conceap i s aplice alte proceduri de audit pentru a rspunde la riscurile evaluate la nivelul aseriunilor. Rspunsurile generale precum i natura, timpul i ntinderea altor proceduri de audit sunt aspecte ce in de raionamentul profesional al auditorului. De asemenea, este responsabilitatea auditorului s ia n considerare frauda i eroarea n auditare ca rspuns la riscurile evaluate de denaturare semnificativ datorat fraudei. Totodat, la stabilirea procedurilor de audit ce urmeaz a fi aplicate, auditorul ia n considerare motivele pentru evaluarea riscului de denaturare semnificativ.

Realizarea obiectivului auditului presupune din partea auditorului obinerea unui grad rezonabil de certitudine asupra ntocmirii documentelor de sintez.

Din punct de vedere al posibilitii de a se produce riscurile se pot clasifica n:

riscuri poteniale sunt cele mai succeptibile a se produce dac nu se nregistreaz la nivelul tuturor entitilor;

riscuri posibile reprezint acea parte a riscutilor poteniale pentru care conducerea nu a ntreprins msuri eficiente de eliminare. Prin urmare exist o mare posibilitate ca erorile s se produc fr a fi detectate.

Din punct de vedere al caracteristicilor proprii entitii, riscurile generale specifice entitii se refer la:

riscurile legate de situaia economic a ntreprinderii: cnd o entitate are o situaie sntoas, conducerea este tentat s neglijeze anumite funcii ale ntreprinderii i ale conducerii i n special fa de control. ns cnd se afl n situaii dificile conducerea poate avea reacii necontrolate, fiind tentat spre exemplu s contracteze credite cu dobnzi foarte mari sau s amne luarea unor decizii potrivite.

riscurile legate de organizarea general a ntreprinderii. Acestea sunt legate de mai muli factori :

- riscuri legate de natura structurilor i regulilor; cu ct acestea sunt mai complexe, cu att riscurile de eroare sunt mai mari. De exemplu: riscul de evaluarea a produciei n curs la produsele cu un ciclu lung de fabricaie;

- riscuri legate de calitatea gestiunii;

- riscuri legate de sistemul contabil care trebuie s previn, s detecteze i s corecteze orice erori aprute;

- riscuri legate de abordarea managementului - atitudinea managementului poate contribui la limitarea sau creterea riscurilor. Reacia poate fi de indiferen i de ignorare a riscurilor sau, n sens invers, poate duce la prevenirea i eliminarea lor. Riscurile cresc cnd conductorii preseaz angajaii s mascheze unele aciuni fa de acionari.

Exist i riscuri legate de conceperea i funcionarea sistemului. Sistemul de prelucrare a datelor trebuie astfel conceput nct s previn, s descopere i s elimine erorile. Referitor la procedeele si domeniile semnificative alese de auditor, acesta trebuie sa i planifice misiunea iar pe baza factorilor de risc s i orienteze atenia asupra erorilor posibile care pot avea o influen semnificativ n analiza domeniului auditat.

n ce privete caracteristicile riscurilor de audit, riscul global de audit apare n sistem cnd cantitatea de probe necesare pentru a dovedi respectarea unui criteriu dat este direct proporional cu riscul ca auditorul s emit opinia privind respectarea criteriului de evaluare. Auditorul nu poate oferi o certitudine absolut dar este necesar limitarea riscului global de audit la un nivel sczut. n acest sens se are n vedere faptul c opinia auditorului poate fi inexact i poate induce n eroare utilizatorii.

Este riscul ca un auditor s conchid c informaiile pe care le deine prezint o imagine fidel i s decid, ca urmare, exprimarea unei opinii fr rezerve, cnd n realitate aceste situaii sunt semnificativ eronate.

Auditorul trebuie s utilizeze raionamentul profesional la evaluarea riscului de audit i la stabilirea procedurilor de audit, pentru a se asigura ca riscul este redus pna la un nivel acceptabil. Riscul de audit este de maxim 10%.

Componentele riscului de audit sunt:

riscul inerent sau iniial este riscul datorat existenei unei abateri materiale sau al unor afirmaii eronate n mod independent de activitatea auditorului. Este indicat ca evaluarea riscului inerent s se efectueze n faza preliminar auditului. Dei acesta necesit o munc temeinic, nu trebuie s se constituie ntr-un proces de lung durat. Auditorii au n vedere posibilitatea prezentrii eronate a informaiilor.

riscul controlului este riscul ca sistemul de control intern al subiectului auditat s nu detecteze in timp util o abatere care ar putea fi materiala, individual sau cumulat cu erori din alte activiti. Deoarece riscurile de control exist n permanen auditorul efectueaza de la inceput evaluarea eficacitatii controlului intern al entitatii privind prevenirea si detectarea erorilor semnificative. Cu scopul determinrii eficienei se efectueaz teste de control pentru obinerea probelor de audit. O parte din procedeele utilizate furnizeaza nemijlocit probe de audit.

riscul de nedetectare reprezint n general riscul ca o abatere material sau o inexactitate semnificativ care nu a fost corectat de controlul intern i care poate s nu fie detectat nici de auditor. Cu ct auditorul realizeaz mai multe proceduri de fond cu att este mai mare probabilitatea ca el s detecteze orice eroare sau neregularitate iar riscul de nedetectare este mai mic. Opusul riscului de nedetectare este asigurarea pe care auditorul o obine pornind de la toate procedeele de fond pe care le realizeaz. Alegerea acestora de ctre auditor, a ntinderii i a momentului aplicrii acestora depinde n mare masur de experiena profesional realizat.

Asociate riscului deteciei sunt alte dou tipuri de risc: riscul eantionrii i riscul non-eantionrii (altfel spus, dac se decide neutilizarea instrumentului statistic trebuie avute n calcul riscurile asumate i cum modul de fundamentare a opiniei). Riscul eantionrii trebuie calculat de auditor atunci cnd decide realizarea testelor: testarea conformitii (eantionarea atributelor) sau testarea integritii (n acest ultim caz se va folosi eantionarea variabilelor). Riscul eantionrii se refer la posibilitatea selectrii unui eantion care s nu fie reprezentativ pentru grupul verificat. Altfel spus, eantionul poate la rndul su s conin erori materiale sau devieri de la conformitate. Riscul eantionrii poate fi controlat doar prin identificarea eantionului reprezentativ. Considerm ca n auditul de resurse umane eantionarea poate conduce la minimizarea riscului deteciei. Riscul eantionrii poate fi controlat doar prin testarea eantionului reprezentativ, cu alte cuvinte este datoria auditorului s l identifice. Cnd se testeaz controalele (caz n care facem discuie despre eantionarea atributelor) scopul auditorului este s determine frecvena apariiei erorilor. Ne confruntm cu dou situaii legate de riscul eantionrii: riscul evalurii controlului la un nivel prea mic (riscul evalurii riscului controlului pe baza unui eantion mai mic dect ar fi nevoie pentru verificarea eficacitii controlului) respectiv riscul evalurii riscului controlului la un nivel prea mare (riscul evalurii riscului controlului pe baza unui eantion mai mare dect ar fi nevoie pentru verificarea eficacitii controlului).

Ecuaia riscului de audit este:

RA = Ri x Rc x Rn

unde RA = risc de audit; Ri = risc inerent; Rc = risc de control; Rn = risc de nedetectare.n literatura de specialitate dar i n practic se semnaleaz o serie de tehnici de determinare a riscului de audit:

tehnica sondajului statistic reprezint o estimare mai mult sau mai puin precis a rezultatului calculat pe baza examinrii unei secvene din totalul resurselor umane selectate. Se bazeaz pe doi indicatori:

- abaterea admis, care reprezint o cretere relativ a ansei ca rezultatul examinrii s fie inexact (spre ex: 5% este admis din 100 de probe posibile n care 95% din probe sunt certe);

- precizia rezultatului, reprezentnd intervalul n care este cuprins rezultatul identificat al estimrii. (de ex: 5% pentru un rezultat de 80 de probe exprim o precizie care se situeaz n 75-80%);

matricea riscului de audit reprezint evaluarea relativ dintre componentele riscului de audit i nivelul de detecie al acestuia. Auditorul ntocmete aceast matrice, parcurgnd urmtoarele etape;

analizeaz riscurile asociate acestor operaiuni / activiti stabilete criteriile de analiz a riscurilor

stabilete ponderea fiecrui criteriu de analiz a riscului

stabilete nivelul riscurilor pentu fiecare criteriu de analiz utilizat

stabilete punctajul total al criteriului de analiz utilizat

Astfel de riscuri pot avea o relevan special pentru considerarea de ctre auditor a riscului unor denaturri semnificative in domeniul resurselor umane. Rspunsul auditorului la riscul evaluat al unor denaturri semnificative include: luarea n considerare a cunotinelor, aptitudinilor i capacitii personalului nsrcinat cu responsabiliti semnificative n cadrul angajamentului, inclusiv necesitatea implicrii experilor; nivelurile corespunztoare de supraveghere; i dac exist evenimente sau condiii care pot pune la ndoial, n mod semnificativ, capacitatea entitii de a funciona pe baza principiului continuitii activitii.

Auditorul trebuie s planifice i s desfoare angajamentul de audit astfel nct s reduc riscul de audit pn la un nivel acceptabil de sczut care s fie consecvent cu obiectivul unui audit. Auditorul reduce riscul de audit prin crearea i efectuarea unor proceduri de audit prin care s obin probe de audit suficiente i adecvate, pentru a fi capabil s contureze concluzii rezonabile pe care s fundamenteze o opinie de audit. Certificarea rezonabil este obinut atunci cnd auditorul a redus riscul de audit la un nivel acceptabil de sczut.

III.3 MATERIALUL PROBANT I SISTEMUL REFERENIAL APLICABIL AUDITULUI RESURSELOR UMANEn general, auditul resurselor umane se dezvolt ca o disciplin cu caracter preponderent estimativ, care are n vedere ca prim pas organizarea i derularea unui examen funcional asupra obiectului supus cercetrii. Cu alte cuvinte se urmrete o examinare i expertizare a unor entiti (procese, sisteme, ansamblu de relaii, produse, raporturi etc.).

Cel de-al doilea pas red scopul primordial care const n formularea unei opinii calificate, autorizate (argumentat temeinic att din punct de vedere pragmatic ct i tiinific) privind starea de fapt, calitatea, capacitatea entitii examinate i care s confere certificarea, atestarea, validarea acestora prin prisma unui ansamblu de standarde, condiii, cerine, exigene predeterminate, norme etc. n ceea ce privete nivelul de performan atins i perspectivele sale viitoare.

n sprijinul acestei afirmaii, autorii romani Ovidiu Nicolescu si Vasile Zecheru, vin cu o reprezentare grafic (figura nr. 10) a relaiei dintre materialul probant, sistemul referenial i rezultatele investigaiei, numit i triunghiul de aur al auditrii. Acesta reprezint mecanismul fundamental al oricrui proces de auditare.

Figura nr.10.Triunghiul de aur al auditrii

Probele de audit reprezint acele date i informaii colectate de ctre auditori, pentru susinerea constatrilor, concluziilor i recomandrilor cuprinse n rapoartele de audit. Probele de audit, care sunt cumulate ca natur, includ probe de audit obinute din procedurile de audit efectuate pe parcursul auditului i pot include probe de audit obinute din surse cum ar fi angajamentele de audit anterioare i procedurile unei firme de control al calitii pentru acceptarea clienilor i continuarea contractelor.

Standardele de audit INTOSAI (International Organisation of Supreme Audit Institutions) precizeaz c auditorul trebuie s obin probe de audit

- competente,

- credibile,

- relevante,

- suficiente pentru a susine raionamentul i concluziile sale n legtur cu entitatea, programul, activitatea sau funciunea auditat (adaptat dup paragraful 3.0.3 (e)).

Auditorii vor verifica, colecta i analiza probe de audit n legtur cu intrrile, descrierea proceselor, ieirile i efectele.Probele de audit devin competente atunci cnd informaiile i datele obinute de ctre auditori sunt suficiente, corespunztoare (n vederea atingerii obiectivelor auditului), impariale, de ncredere i fiabile (inspir suguran).

Credibilitatea unei probe de audit poate fi evaluat innd cont de urmtoarele considerente:

probele de audit provenind de la surse din afara entitii auditate sunt mult mai de ncredere dect cele obinute din interiorul entitii;

probele de audit obinute sub form de documente sunt mult mai de ncredere dect cele verbale (orale);

probele de audit obinute direct de auditor, prin observaie direct sunt mult mai de ncredere dect cele obinute indirect;

probele de audit verbale coroborate cu probele de audit scrise sunt mult mai de ncredere dect probele de audit verbale luate separat;

coroborarea probelor de audit obinute reprezint o tehnic sigur pentru consolidarea credibilitii acestora;

documentele originale sunt mult mai de ncredere dect documentele fotocopiate, totui dac documentele originale sunt copiate de auditor, acesta trebuie s rein sursa i data efecturii fotocopiei.

Credibilitatea probelor de audit este influenat de sursa i natura acestora i depinde de circumstanele individuale n care sunt obinute probele. Se pot formula generalizri cu privire la credibilitatea diferitelor tipuri de probe de audit. Totui astfel de generalizri fac obiectul unor excepii importante. Chiar i atunci cnd probele de audit sunt obinute din surse externe entitii, pot exista circumstane care s afecteze credibilitatea informaiilor obinute. De exemplu, probele de audit obinute dintr-o surs extern independent pot s nu se bucure de credibilitate dac acea surs nu este n cunotin de cauz.

Probele de audit sunt considerate relevante dac au legtur cu obiectivele i criteriile auditului. n vederea asigurrii relevanei probelor de audit, este necesar ca n etapa de planificare att obiectivele ct i criteriile auditului s fie ct mai clar definite. Un set dat de proceduri de audit poate furniza probe de audit care s fie relevante pentru anumite aseriuni, dar nu i pentru altele. Pe de alt parte, auditorul obine adesea probe de audit din diverse surse sau de natur diferit care s fie relevante pentru aceeai aseriune.

Probele de audit au un caracter suficient dac sunt destul de relevante i de ncredere astfel nct s conving o persoan cu o pregtire special c rezultatele auditului respectiv, constatrile, concluziile i recomandrile sunt justificate. Suficiena reprezint o trstur cantitativ a probelor de audit n timp ce caracterul complet (adecvat) este o msur a calitii, a relevanei (drept criteriu specific) i a credibilitii acestora. Gradul de suficien reprezint msura cantitii probelor de audit. Cantitatea probelor de audit necesare, este afectat de riscul de denaturare (cu ct riscul este mai mare, cu att mai multe probe de audit este probabil s fie cerute) i de asemenea de calitatea unor asemenea probe de audit (cu ct calitatea este mai ridicat, cu att mai puine probe vor fi cerute). n consecin, gradul de adecvare al probelor de audit sunt interrelaionale. Totui, simpla obinere a unei cantiti mai mari de probe de audit nu poate compensa calitatea slab a acestora.

n funcie de natura lor se deosebesc urmtoarele tipuri de probe de audit:

a) Probele de audit fizice se obin prin observarea direct a persoanelor i evenimentelor i se pot prezenta sub form de fotografii, diagrame, hri, grafice i alte forme i prezentri. Se recomand a se realiza de ctre doi sau mai muli auditori i, dac este posibil, chiar nsoii de ctre reprezentani ai entitii auditate. Este important ca prezentarea acestora s fie ct mai clar i uor de neles.

b) Probele de audit verbale se ntlnesc sub forma declaraiilor, care n mod frecvent reprezint rspunsuri la interviuri, sondaje etc. Declaraiile pot constitui pentru auditori surse importante de informaii care sunt folosite n procesul de audit. De regul, declaraiile sunt obinute de la angajaii entitii, beneficiarii programului auditat, experi i consultani speciali angajai s sprijine furnizarea de dovezi suplimentare i chiar de la reprezentani ai opiniei publice. n general, pentru evaluarea ncrederii i relevanei probelor de audit verbale, este necesar ca auditorii s-i formeze o prere despre sinceritatea intervievailor avnd n vedere poziia acestora n cadrul entitii, nivelul cunotinelor i dorina lor de colaborare.

c) Probele de audit documentare reprezint acele probe obinute pe baz de documente. Acestea pot fi prezentate sub form scris sau n format electronic. Auditorii obin astfel de probe prin examinarea unor documente interne sau externe cum sunt: scrisori sau memorandumuri primite de entitatea auditat, facturi, contracte, rapoarte, scrisori de confirmare din partea unor teri, etc. Totodat, se colecteaz probe i din documentele interne (emise de entitate), respectiv nregistrri contabile, coresponden extern, descrierea entitii, bugete, rapoarte interne, sinteze statistice ale activitii desfurate de entitate, politici, manualul calitii, regulamentul de organizare i funcionare (R.O.F), regulamentul de ordine interioar (R.O.I.), chestionare, proceduri interne, etc. Relevana probelor de audit documentare trebuie evaluat n funcie de obiectivele auditului. De exemplu, existena unui manual de proceduri constituie o prob numai dac acesta este aplicat. Documentele n care sunt consemnate rezultatele controlului intern pot fi probe de audit credibile dac n prealabil se face o evaluare a controalelor care opereaz n interiorul sistemului.

d) Probele de audit analitice se obin ca urmare a verificrii, interpretrii i analizrii datelor rezultate din activitile legate de implementarea unui program de ctre entitatea auditat. Analizele presupun n principal: evaluri (estimri) ale indicatorilor i tendinelor obinute de la entitatea auditat i de la alte surse. Aceti indicatori i / sau tendine se compar cu recomandrile din standardele aplicabile n domeniu sau cu anumite repere tehnice (acolo unde este cazul). Probele analitice sunt de regul numerice (spre exemplu evaluarea rezultatelor utilizrii resurselor sau proporia n care s-a cheltuit bugetul), dar pot fi i non-numerice (de exemplu observarea unei tendine de cretere a unui anumit tip de contestaii fcute n cadrul entitii auditate).

In concluzie, probele de audit care imbraca forma datelor i informaiilor colectate de ctre auditori, pentru susinerea constatrilor, concluziilor i recomandrilor cuprinse n rapoartele de audit, sunt edificatoare atunci cand sunt competente, relevante, credibile i suficiente, corespunztoare (n vederea atingerii obiectivelor auditului), impariale, de ncredere i fiabile (inspir siguran). De asemenea se vor analiza numai acele probe de audit legate de intrrile, descrierea proceselor, ieirile i efectele.

Auditorul resurselor umane trebuie s confrunte ceea ce este real (informaiile culese din sursele interne i externe ale organizaei) cu referenialul (ceea ce trebuie s fie).

Construirea unui referenial de audit de resurse umane se realizeaz n funcie de tipul de audit al resurselor umane: de conformitate, operaional sau strategic.

n cazul unui audit de conformitate, referenialul se construiete pe baza legislaiei aplicabile i a regulilor interne ale organizaiei. Rolul auditorului este acela de a asambla tehnicile aplicabile, de a analiza aceste texte pentru a extrage obligaiile i de a pregti referenialul pe baza cruia i va realiza misiunea.

n cazul auditului operaional, pe lng referenialul realizat pentru auditul de conformitate se iau n considerare i bunele practici i riscurile poteniale ale organizaiei. Referenialul operaional este alctuit din indicatori de activitate, indicatori de mijloace, indicatori de eficien i indicatori de eficacitate.

n cazul auditului strategic, se va evalua capacitatea resurselor umane de a realiza proiectul organizaiei. Construirea referenialului se va baza pe observare i pe analiza strategic, pe teoriile strategiei emergente i pe teoriile lui Mintzberg bazate pe resurse.

Indiferent de tipul de audit, auditorul trebuie s-i valideze referenialul nainte de a trece la stabilirea obiectivelor auditului. Obiectivele auditului sunt destinate fixrii obiectivelor verificrilor n funcie de aprecierile controlului intern. n cazul n care nu exist un control intern, auditorul determin obiectivele auditului n funcie de riscurile constatate.

n ceea ce privete Sistemul Referenial aplicabil auditului resurselor umane, auditorii traseaz i utilzeaz o serie de criterii, norme, standarde, principii i reglementri, pentru a oferi oricrui utilizator interesat o baz de comparaie referitoare la referenialul dup care se auditeaz.

Referitor la reperele generale ale auditului resurselor umane, putem considera c:

-Auditul este profesat de o persoan sau persoane care au pregtire tehnic adecvat i experien profesional ca revizor;

-n toate activitile ce privesc sarcina, revizorul sau revizorii menin independena n comportamentul mental;

-Grija se manifest prin performana auditului i pregtirea raportului;

-Procedurile de certificare a auditorilor sociali (conform standardelor ISO 9002) au nceput s fie aplicate din anul 1994.

n 1941 a fost fondat n Statele Unite The Institute of Internal Auditors (I.I.A.). Institutul anglo-saxon a beneficiat de ncredere i interes internaional. Acesta are o activitate important n materie de pregtire profesional i de cercetare, public lucrri i o revist proprie. Pornindu-se de la Declararea responsabilitilor" s-a ajuns n prezent la stabilirea unor norme profesionale de audit intern care: definesc principiile de baz, furnizeaz un cadru de referin, stabilesc criterii de apreciere, se constituie ntr-un factor de mbuntire a activitii auditorilor.

Pentru a atinge aceste obiective, Institutul Francez de Audit a elaborat un document programatic format din:

- Codul deontologic;

- Normele de calificare (corespunztor standardului internaional-seria 1000) care enun caracteristicile pe care trebuie s le aib serviciile de audit i persoanele care fac parte din acestea;

- Normele de funcionare (seria 2000) care descriu activitile de audit intern i care definesc criterii de calitate;

- Normele de implementare (seria 1000 sau 2000 nsoit de o scrisoare) care le resping pe precedentele n cazul misiunilor specifice.

Codul deontologic enun patru principii fundamentale, conturate n zece reguli de conduit.

Principiile fac referire la:- integritatea, baz a ncrederii acordate auditorilor;

- obiectivitatea, deja discutat n ceea ce privete independena;

- confidenialitatea, imperative, cu excepia obligaiei legale;

- competena, implicnd actualizarea cunotinelor.

Cele zece reguli de conduit descriu aplicarea celor patru principii fundamentale ntr-un mod clar i practic, i pot fi enunate dup cum urmeaz:

1. s ndeplineasc n mod corect misiunile;

2. s respecte legea;

3. s nu participe la activiti ilegale;

4. s respecte etica profesional;

5. s fie imparial;

6. s nu accepte nimic ce poate duce la compromiterea deciziei;

7. s evidenieze faptele semnificative;

8. s protejeze informaiile i s nu aib vreun beneficiu personal;

9. s nu ntreprind dect ceea ce se poate face i s-i mbunteasc competenele;

10. s respecte normele n vigoare.

Aceste principii pot impune redutabile cazuri de contiin n care practica organizaiei se va afla n balan n ceea ce privete respectarea regulilor.

Normele de calificare i cele de implementare asociate i vizeaz pe auditorii interni i serviciile de audit intern. Se compun din patru articole principale, ele nsele mprite n mai multe articole subsidiare:

- Norma 1000 - Misiune, competen i responsabiliti acest document fondator trebuie s fie primul act de creare a unui serviciu de Audit Intern;

- Norma 1100 - Independen i obiectivitate;

- Norma 1200 - Competene i Contiin profesional;

- Norma 1300- Program de asigurare i de mbuntire a calitii - este o obligativitate pentru responsabilul Auditului.

Normele de funcionare i normele de implementare vizeaz natura activitilor serviciului de audit intern i criteriile sale de calitate:

- Norma 2000 - Gestionarea auditului intern;

- Norma 2100 - Planificarea misiunii - impune luarea n considerare a obiectivelor auditare, a riscurilor i a mijloacelor utilizate pentru a le prentmpina, a eficacitii sistemelor de control i a oportunitilor de mbuntire;

- Norma 2300 - ndeplinirea misiunii;

- Norma 2400 - Comunicarea rezultatelor;

- Norma 2500 - Supravegherea aciunilor de progres;

- Norma 2600 - Acceptarea riscurilor de ctre managerul general.

I.N.T.O.S.A.I. (International Organisation of Supreme Audit Institutions) este o entitate organizaional care opereaz la nivel internaional i ale crei reglementri sunt ntemeiate pe un ansamblu unitar i coerent de postulate de baz i principii generale. Ele stabilesc normele de executare a auditului i normele de raportare aplicabile de ctre toate entitile organizaionale (S.A.I.) care au ratificat documentele de aderare.

ISO 19011:2002 este un document ce conine orientri generale de audit ce pot fi aplicate n toate sistemele, programele i procesele de audit, realizat de Organizaia Internaional de Standardizare, federaie mondial a organismelor naionale de standardizare.

Acest standard internaional furnizeaz ndrumri pentru managementul programelor de audit, pentru efectuarea auditurilor interne sau externe a sistemelor de managementul calitii n general, precum i referitor la competena i evaluarea auditorilor.

n cadrul procesului de audit, un rol important este deinut de:

a) Carta auditului intern. Cuprinde obiectivele:

de a ajuta unitatea n ansamblu i pe structurile sale:

- s gestioneze mai bine riscurile;

- s realizeze o mai bun administrare i pstrare a patrimoniului;

- s asigure o bun monitorizare a conformitii cu normele i procedurile existente;

- s in o evident contabil complete corect i de maxim operativitate i s asigure un management informatic fiabil.

de a contribui la mbuntirea calitii managementului, a controlului i auditului intern;

de a contribui la mbuntirea eficienei i eficacitii operaiunilor, la asigurarea i meninerea calitii serviciilor la nivelul standardelor cerinelor internaionale.

b) Manualul calitii - privete programul de asigurare i mbuntire a calitii, corespunztor sistemului de management al calitii implementat n anul 2003, acesta presupunnd un proces permanent de supraveghere i evaluare intern dar i extern.

Trecnd de la general la special (de la normele internaionale la cele naionale) am ajuns n punctul n care putem vorbi despre auditul intern n cadrul departamentului de resurse umane. Se vor prezenta n continuare cteva repere legislative, standarde i principii, modele ale celor mai bune practici ce se pot aplica n cadrul unui audit de resurse umane. Prezentarea acestor repere se va realiza n funcie de cele 3 domenii de acoperire ale auditului resurselor umane defalcate pe subdomenii, prezentate drept opinie personal de ctre autorul acestei cari in capitolul anterior:

1. Auditul administrrii resurselor umane poate fi raportat la repere de genul:

-existena organigramei arat ponderea ierarhic a angajailor;

-toate posturile cheie din organizaie sunt prezentate n scris;

-regulamentul de organizare i funcionare;

-regulamentul de ordine interioar;

-legea nr.507/2002 privind organizarea i desfurarea unor activiti economice de ctre persoane fizice - Monitorul Oficial nr.582/06.08.2002.

-strategiile sunt dezvoltate pentru a minimiza impactul pierderii angajailor ;

-hotrrea de guvern nr. 247/2003 privind ntocmirea i completarea registrului general de evidenta a salariailor- Monitorul Oficial nr. 164/14.03.2003;

-legea nr.203 din 28/12/1999 Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 646 din 30/12/1999 privind permisele de munca;

-ordonana de Guvern nr. 32/2003 pentru modificarea i completarea Legii nr. 203/1999 privind permisele de munca - Monitorul Oficial nr. 62/01.02.2003;

-legea nr. 274/2003 privind aprobarea O.G. nr. 32/2003 pentru modificarea i completarea Legii nr. 203/1999 privind permisele de munca - Monitorul Oficial nr. 451/25.06.2003;

-legea nr.76/ 16 ianuarie 2002 privind sistemul asigurrilor pentru omaj i stimularea ocuprii forei de munc publicat n M.O. nr. 103 din data: 06/02/2002;

-clasificarea ocupaiilor din Romnia redactat de Ministerul Muncii i Proteciei sociale, Comisia Naional pentru Statistic.

Documentarea i sistemul informaional reprezint o categorie ce poate fi analizat i prin prisma urmtoarelor repere:

-SR EN ISO 19011:2003 "Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i / sau al mediului"; Tehnici de audit;

-Software-ul utilizat n calculul operaiunilor financiare a fost testat.

2. Auditul utilizrii i dezvoltrii resurselor umane

Analiza posturilor i planificarea resurselor umane - repere de baz

- Defalcarea sarcinii de munc n elementele sale componente, care trebuie s fie identificabile, omogene i msurabile;

- Determinarea acelor elemente de munc care sunt eseniale pentru ndeplinirea sarcinii de munc;

- Determinarea unui timp de munc pentru fiecare element de munc, respectiv calculul duratelor pariale corespunztoare fiecrui element de munc;

- Determinarea timpului total al sarcinii de munc prin nsumarea timpilor tuturor elementelor de munc;

- Determinarea timpilor suplimentari alocai sau de care trebuie s se in seam;

- Determinarea timpului standard pentru sarcina de munc avut n vedere prin nsumarea timpului total al sarcinii de munc respective i a timpilor suplimentari alocai.

- Planificarea resurselor umane se poate evalua comparndu-se cu exemplele altor organizaii ce constituie modele de cea mai bun practic referitoare la totalitatea analizelor i datelor care furnizeaz planuri i previziuni pe termen scurt i lung, care s vin n ntmpinarea misiunii organizaiei i a departamentului. Se includ aici activiti precum planificarea succesiunilor, dezvoltarea conducerii i programele de recrutare ce au fost deja specificate mai sus.

-Legea nr.53/2003 Codul muncii (publicat n Monitorul Oficial nr.72 din 5 februarie 2003).

Recrutarea, selecia i integrarea resurselor umane

-toate cerinele de recrutare ale posturilor sunt susinute de descrieri clare ale posturilor;

-canale adecvate sunt folosite pentru a informa candidaii pentru fiecare post incluznd agenii, firme de recrutare, head hunters (vntori de capete), reele externe i canale vacante interne;

-fiecare surs de recrutare este msurat pentru a se determina oportunitatea;

-toi potenialii angajai sunt testai pentru integritate;

-toi potenialii angajai sunt intervievai de cel puin doi membrii ai managementului;

-toi angajaii sunt supui analizei medicale;

-ordinul nr.761 din 30 octombrie 2001 al ministrului sntii i familiei pentru aprobarea metodologiei privind examenul medical la angajarea n munc, examenul medical de adaptare, controlul medical periodic i examenul medical la reluarea muncii;

-tehnicile de analiz psihologic sunt utilizate atunci cnd este necesar;

-clauzele privind perioada de prob sunt incluse n toate contractele de munc;

-Hotrrea de guvern nr.759/2002 pentru aprobarea Planului naional de aciune pentru ocuparea forei de munc - Monitorul Oficial nr. 637/29.08.2002;

-Hotrrea de guvern nr.829/2002 privind aprobarea Planului naional antisrcie i promovare a incluziunii sociale - Monitorul Oficial nr. 662/06.09.2002;

-Hotrrea de guvern nr.1156/2002 pentru aprobarea Memorandumului de nelegere dintre Guvernul Romniei i Organizaia Internaional a Muncii privind eliminarea muncii copilului, semnat la Geneva la 18 iunie 2002- Monitorul Oficial nr.792/30.10.2002;

-personalul a fost pe deplin informat de toate reglementrile importante angajrii lor;

-Hotrrea de guvern nr.261/22.02.2001 privind criteriile i metodologia de ncadrare a locurilor de munca n condiii deosebite - Monitorul Oficial nr. 114/06.03.2001;

-Hotrrea de guvern nr.676/2001 pentru modificarea i completarea Hotrrii de guvern nr.261/2001 - Monitorul Oficial nr.424/30.07.2001;

-hotrrea de guvern nr. 1337/2001 pentru modificarea i completarea Hotrrii de guvern nr. 261/2000 - Monitorul Oficial nr.36/21.01.2002;

-normele din 07.05.2001 de aplicare a Hotrrii de guvern nr.261/2001 - Monitorul Oficial nr.300/07.06.2001.

Evaluarea performantelor resurselor umane

-abilitile fiecrui angajat sunt supuse unei analize periodice;

-standardele de performan ateptate ce au fost analizate i corespund fiecrui angajat;

-performanele periodice realizate de management fa de normele standard;

-procesul de remediere este stabilit cu fiecare angajat n cazul deficienelor de performan;

-organizaia are dreptul contractual de a aciona n cazul unor performane nesatisfctoare.

Training-ul i cariera resurselor umane

-pentru toate posturile au fost identificate abilitile necesare;

-complexul de abiliti al fiecrui angajat a fost identificat i comparat cu postul ocupat pentru a identifica nevoile de pregtire;

-tactici de pregtire adecvate au fost identificate pentru nevoile de educare i instruire ale fiecrui angajat;

-un plan de pregtire i dezvoltare este schiat n timp pentru toi angajaii;

-nainte de fiecare curs de traning, un set clar de obiective este stabilit i acceptat de manager mpreun cu angajatul;

-dup fiecare curs de pregtire, are loc o verificare cu fiecare angajat n parte pentru a examina gradul n care obiectivele instruirii au fost atinse i pentru a identifica aciunile de remediere necesare;

Evaluarea posturilor, motivarea si politica de compensaii i beneficii a resurselor umane

- toate posturile sunt supuse unor evaluri obiective pentru a se determina necesitatea lor pentru organizaie i necesitatea angajri de personal n cadrul acestora;

-organizaia este periodic analizat pentru a identifica posturile cheie i angajaii cheie;

- organizaia este contient de nivelurile de beneficii ale pieei pentru toate posturile pe care le deine;

-a fost stabilit o politic lundu-se n considerare poziia deinut de organizaie pe pia i, n special, impactul acesteia asupra politicii de beneficii;

-organizaia este contient n legtur cu tipurile de beneficii practicate pe pia;

-acolo unde este necesar a se face recompensarea bazndu-se pe performan i depirea elurilor stabilite de ctre cele realizate i nregistrate;

-o schem a performanei fa de eluri a fost realizat, unde este cazul, i clar comunicat personalului interesat;

-msurarea performanei este realizat independent de personalul ce este analizat;

-beneficiile tuturor angajailor sunt supuse unor analize periodice pentru o continu echitate;

-recomandarea juridic a fost luat n considerare la stabilirea angajamentelor de pensii ale organizaiei;

-controalele asigur c organizaia i pltete contribuia la fondul de pensii;

-analizele periodice sunt realizate pentru a asigura conformitatea desfurrile angajamentelor privind pensiile;

-Ordonan de Urgen nr.49 din 29 martie 2001 pentru modificarea i completarea Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii i alte drepturi de asigurri sociale (publicat n Monitorul Oficial nr.161 din 30 martie 2001 i rectificat n Monitorul Oficial nr.580 din 6 august 2002);

-Legea nr.346 din 5 iunie 2002 privind asigurarea pentru accidente de munc i boli profesionale Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 454 din 27 iunie 2002, modificata prin OUG 107/25.10.2003;

-Ordonana de Urgen a Guvernului nr.107/24.10.2003 pentru modificarea i completarea Legii nr.346/2002 privind asigurarea pentru accidente de munca i boli profesionale Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.747 din 26/10/2003;

-Legea nr.598 din 22 decembrie 2003 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr.107/2003 pentru modificarea i completarea Legii nr.346/2002 privind asigurarea pentru accidente de munca i boli profesionale Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.913 din 19/12/2003.

-organizaia este contient de nivelurile de remuneraie ale pieei pentru toate posturile pe care le deine;

-salarizrile tuturor angajailor sunt supuse unor analize periodice pentru o continu echitate;

-organizaia este contient n legtur cu tipurile de salarizare practicate pe pia;

-o politic a fost stabilit avnd n vedere poziia stabilit de organizaie pe pia i, n special, impactul acesteia asupra politicii de salarizare;

-toate salariile angajailor au fost consemnate n scris i aprobate de nivelul managerial corespunztor;

-controlul erorilor asigur c salariile sunt ncrcate corespunztor pe tatul de plat;

-toate plile din fondul de salarii sunt supuse unui control de eficien dublu;

-rapoartele care arat plile salariilor sunt supuse unor analize de supraveghere;

-controalele renegocierii asigur c plile salariale au fost fcute corect.

-Hotrrea guvernului nr.2346 din 14 decembrie 2004 pentru stabilirea salariului de baz minim brut pe ar;

-salariul minim pe economie a fost stabilit de la 01 ianuarie 2010 la valoarea de 705 lei;

-n economia modern se reliefeaz existena unor mecanisme diverse de fixare a salariilor, de difereniere a acestora pe ramuri, pe meserii, profesii etc., precum i de adaptare la conjunctura economic;

-legea nr. 130/1996 privind contractul colectiv de munc (publicat n Monitorul Oficial nr. 184 din 19 mai 1998);

-principiul salarizrii la munc egal salariu egal;

-principiul salarizrii dup cantitatea muncii;

-principiul salarizrii n raport cu pregtirea, calificarea i competena profesional;

-principiul salarizrii dup calitatea muncii;

-principiul salarizrii n funcie de condiiile de munc;

-principiul descentralizrii salarizrilor i al liberalizrii salariului;

-caracterul confidenial al salariului.

3. Auditul relaiilor de munc

-legea nr.53/2003 Codul muncii (publicat n Monitorul Oficial nr.72 din 5 februarie 2003);

-legea nr.130/1996 privind contractul colectiv de munc (publicat n Monitorul Oficial nr. 184 din 19 mai 1998);

-ordonana de Guvern nr. 32/2003 pentru modificarea i completarea Legii nr.203/1999 privind permisele de munca - Monitorul Oficial nr.62/01.02.2003;

-sindicatul, incluznd membrii independeni a fost format pentru a analiza aranjamentele firmei privind diferite probleme.

-Ordinul ministrului muncii i solidaritii sociale nr.64/2003 pentru aprobarea modelului - cadru al contractului individual de munc - Monitorul Oficial nr. 139/04.03.2003;

-Ordinul ministrului muncii i solidaritii sociale nr.76/2003 privind modificarea i completarea modelului - cadru al contractului individual de munc prevzut n anexa la Ordinul ministrului muncii i solidaritii sociale nr.64/2003 - Monitorul Oficial nr.159/12.03.2003;

-Hotrrea de guvern nr.935/1999 privind stabilirea condiiilor n care pot presta munca persoanele care nu ncheie contracte individuale de munc i modul de utilizare a sumelor reprezentnd comisionul perceput de inspectoratele teritoriale de munc, respectiv de direciile generale de munc i protecie social - Monitorul Oficial nr.560/17.11.1999;

-Decretul nr.92/1976 privind carnetul de munc - Buletinul Oficial nr.37/26.04.1976;

-Ordinul ministerului muncii nr.136/1976 pentru aprobarea metodologiei de ntocmire, completare, pstrare i eviden a carnetului de munc - Buletinul Oficial nr. 76/29.07.1976;

-Ordinul ministrului sntii i familiei nr. 245/2003 privind aprobarea categoriilor de personal i a locurilor de munc pentru care durata zilnic a timpului de munca este mai mic de 8 ore - Monitorul Oficial nr.217/02.04.2003;

-Legea nr.180/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr.2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor - Monitorul Oficial nr.268/22.04.2002;

-Legea nr.601/2002 pentru completarea Legii nr.75/1996 privind stabilirea zilelor de srbtoare legal n care nu se lucreaz - Monitorul Oficial nr.829/18.11.2002;

-Procedurile sunt stabilite pentru a asigura respectarea regulilor privind orele de lucru;

-Procedurile disciplinare sunt stabilite i aplicate ca atare;

-Aranjamentele au fost fcute pentru a se asigura condiiile de munc n conformitate cu cerinele legale;

-Aranjamentele au fost fcute pentru a se asigura c toi angajaii sunt api s lucreze n condiiile de la angajare.

-Legea nr.202/2002 privind egalitatea de anse ntre femei i brbai(publicat n Monitorul Oficial Partea I nr.301 din 8 mai 2002);

-Ordonana nr.137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare (publicat n Monitorul Oficial nr.431 din 2 septembrie 2000);

-Legea nr.48/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr.137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare (publicat n Monitorul Oficial nr.69 din 31 ianuarie 2002);

-Ordonana nr.77/2003 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr.137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare (publicat n Monitorul Oficial nr.619 din 30 august 2003);

-Legea nr. 53/2003 Codul muncii (publicat n Monitorul Oficial nr.72 din 5 februarie 2003);

-recomandrile Comisiei Europene cu privire la protejarea demnitii femeilor i brbailor n mediul profesional (noiembrie 1991) instituie regula conform creia orice comportament care afecteaz demnitatea femeilor i brbailor la locul de munc, inclusiv comportamentul superiorilor i al colegilor de serviciu este inacceptabil dac: persoana vizat consider c respectivul comportament este nedorit, jignitor i depete limitele rezonabile; creeaz un mediu profesional inhibant, ostil sau umilitor pentru persoana vizat de comportamentul respectiv.

Msurile de protecie a muncii se evalueaz n funcie de reglementrile legale n vigoare:

-Legea nr.90/1996 republicat - Legea proteciei muncii - Monitorul Oficial nr.47/29.01.2001;

-Ordinul ministrului muncii i proteciei sociale nr. 388/1996 privind aprobarea Normelor metodologice n aplicarea prevederilor Legii nr.90/1996- Monitorul Oficial nr.249/15.10.1996;

-Legea nr.130 din 20 iulie 1999 privind unele msuri de protecie a persoanelor ncadrate n munc, publicat n Monitorul Oficial nr.355 din 27 iulie 1999;

-Ordonana de urgen nr.136/1999 pentru modificarea i completarea Legii nr.130/1999 privind unele msuri de protecie a persoanelor ncadrate n munc - Monitorul Oficial nr.461/23.09.1999;

-Legea nr.322/2001 privind aprobarea O.U.G. nr.136/1999 pentru modificarea i completarea Legii nr.130/1999 privind unele msuri de protecie a persoanelor ncadrate n munc - Monitorul Oficial nr.342/27.05.2001;

-Legea nr.156 din 26/07/2000 publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.364 din 04/08/2000 privind protecia cetenilor romni care lucreaz n strintate;

-Hotrrea nr.238 din 13/03/2002 Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.204 din 26/03/2002 pentru majorarea limitelor amenzilor contravenionale prevzute de Legea proteciei muncii nr.90/1996, republicat, de Legea nr.108/1999 pentru nfiinarea i organizarea Inspeciei Muncii, precum i de Legea nr.130/1999 privind unele msuri de protecie a persoanelor ncadrate n munc;

-Hotrrea nr.850 din 31 iulie 2002 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr.156/2000 privind protecia cetenilor romni care lucreaz n strintate, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.384/2001;

-Lege nr.108 (r1) din 16/06/1999 republicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.740 din 10/10/2002 pentru nfiinarea i organizarea inspeciei muncii;

-Hotrrea nr.384 din 11/04/2001 publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.208 din 24/04/2001 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr.156/2000 privind protecia cetenilor romni care lucreaz n strintate;

-Ordonana nr.43 din 25/07/2002 publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr.578 din 05/08/2002 pentru modificarea Legii nr.156/2000 privind protecia cetenilor romni care lucreaz n strintate;

-Ordinul ministrului muncii i solidaritii sociale nr.657/2001 pentru aprobarea normelor metodologice privind autorizarea funcionrii persoanelor juridice i persoanelor fizice din punct de vedere al proteciei muncii - Monitorul Oficial nr.754/27.11.2001;

-Ordonana de urgen nr.99/2000 privind msurile ce pot fi aplicate n perioadele cu temperaturi extreme pentru protecia persoanelor ncadrate n munc - Monitorul Oficial nr.304/04.07.2000;

-Legea nr.436/2001 pentru aprobarea Ordonanei de urgen nr.99/2000 privind msurile ce pot fi aplicate n perioadele cu temperaturi extreme pentru protecia persoanelor ncadrate n munca- Monitorul Oficial nr.404/20.07.2001;

-Ordinul ministrului muncii i solidaritii sociale nr.657/2001 pentru aprobarea Normelor metodologice privind autorizarea funcionrii persoanelor juridice i persoanelor fizice din punct de vedere al proteciei muncii - Monitorul Oficial nr.754/27.11.2001;

-Ordinul nr.803/2001 al ministrului sntii i familiei privind aprobarea unor indicatori de expunere i / sau de efect biologic relevani pentru stabilirea rspunsului specific al organismului la factori de risc de mbolnvire profesional - Monitorul Oficial nr.811/18.12.2001;

-Ordinul nr.251/2002 al ministrului muncii i solidaritii sociale privind aprobarea Regulamentului de abilitare a persoanelor fizice i persoanelor juridice pentru a presta servicii n domeniul proteciei muncii - Monitorul Oficial nr.481/05.07.2002;

-Legea nr.452/2002 pentru ratificarea Conveniei Organizaiei Internaionale a Muncii nr.183/2000 privind revizuirea Conveniei (revizuit) asupra proteciei maternitii din 1952, adoptata la cea de-a 88-a sesiune a Conferinei Generale a Organizaiei Internaionale a Muncii la Geneva la 15 iunie 2000 - Monitorul Oficial nr.535/23.07.2002;

-Ordinul nr.508/933 al ministrului muncii i solidaritii sociale i al ministrului sntii i familiei privind aprobarea Normelor generale de protecie a muncii - Monitorul Oficial nr.880/06.12.2002;

-Ordonana de guvern nr.43/2002 pentru modificarea Legii nr.156/2002 privind protecia cetenilor romani care lucreaz n strintate- Monitorul Oficial nr.578/05.08.2002;

-Legea nr.592/2002 privind aprobarea Ordonanei Guvernului nr.43/2002 pentru modificarea Legii nr.156/2000 privind protecia cetenilor romani care lucreaz n strintate - Monitorul Oficial nr.808/07.11.2002;

-Ordonanei de urgen a Guvernului nr.96/2003 privind protecia maternitii la locurile de munc.

III.3.1. ABORDRI ERGONOMICE APLICABILE AUDITULUI RESURSELOR UMANE

Abordarea auditului de resurse umane ca domeniu de studiu, prezint o importan major deoarece implic msuri de mentenan i mbuntire continu a strategiilor, practicilor i politicilor de resurse umane . In acest sens este foarte important ca auditorii s cunoasc i totodat s in cont n demersurile efectuate, i de corelarea cerinelor i practicilor specifice acestui proces cu abordrile ergonomice specifice domeniilor funciunii de resurse umane evideniate n literatura naional i internaional de specialitate.

Managementul resurselor umane a devenit principalul instrument cu ajutorul cruia companiile multinaionale i asigur avantajul competitiv pe o pia global. Tocmai de aceea, resursele umane trebuie abordate ca un partener strategic, iar auditul resurselor umane trebuie s in cont mcar de respectarea principiilor ergonomice de baz aplicabile managementului resurselor umane, deoarece respectarea lor sprijin dezvoltarea i expansiunea companiilor prin identificarea i formularea de recomandri asupra disfuncionalitilor constatate. Iat de ce un audit de resurse umane coroborat cu respectarea principiilor ergonomice specifice managementului resurselor umane, conduc la elaborarea unui program creat pentru a evalua, analiza i chiar inelege oamenii, structura i filosofia care conduce o organizaie.

Aceasta cu att mai mult cu ct, n evoluia sa rapid, auditul resurselor umane a devenit nu numai un audit funcional, respectiv un audit al funciunii de resurse umane, nu numai un catalizator care induce mai rapid un management al resurselor umane performant, ci i un instrument indispensabil managementului organizaiei care permite nelegerea global a comportamentului uman i care i propune obinerea unei imagini ct mai fidele asupra realitii vieii organizaionale.Mai mult, auditul resurselor umane reliefeaz raportul dintre practicile curente i performanele nregistrate, identific punctele n care cele mai bune practici sunt eficiente i scoate n eviden recomandri n punctele n care exist oportuniti de mbuntire a calitii performanei. Din aceast perspectiv, ergonomia ca disciplin de studiu distinct dar totodat complementar, trebuie tratat i privit ntr-o relaie de interdependen cu auditul resurselor umane, deoarece aceasta poate oferi oricrui utilizator interesat o baz de comparaie solid referitoare la respectarea cerinelor ergonomice de proiectare a posturilor, a sarcinilor de munc sau de respectare a normelor i standardelor privind sntatea i securitatea n munc a angajailor. n acest context, dorim s subliniem faptul c auditorii n domeniul resurselor umane trebuie s apeleze la raionamente ergonomice profesionale atunci cnd adapteaz diferitele norme sau standarde la specificul activitilor auditate. Pentru a putea recurge ns la raionamentele profesionale menionate, auditorii trebuie s aib o bun competen profesional, o bogat experien practic i un comportament etic adecvat, aspecte deosebit de importante care, de asemenea, sunt tratate pe larg n lucrare.

Pornind de la considerentele mai sus enunate, analiza ergonomic a sarcinilor de munc a devenit necesar n momentul n care sarcinile de munc au fost apreciate ca fiind att de complexe nct o singur persoan nu le mai poate nelege, controla sau ndeplini. Aceasta cu att mai mult cu ct o sarcin complex implic interaciuni i dependene, iar individul trebuie s se adapteze sau s se integreze ntr-un sistem de munc mult mai larg (sistemul om main - mediu) .

Din aceast perspectiv, prima provocare n analiza sarcinilor de munc este aceea de a ti care sunt i unde se gsesc datele i informaiile relevante pentru a fi colectate.

Problema este aceea de a face deduciile necesare cu privire la ceea ce se ntmpl n spatele datelor observate sau dincolo de acestea (aspectele neobservabile ale sarcinii de munc). Cu alte cuvinte, analiza sarcinilor de munc presupune descrierea acestora din perspectiva aspectelor observabile precum i a celor neobservabile.

Analiza ergonomic a activitilor propriu zise permite reproiectarea metodelor de munc, ceea ce contribuie la realizarea unui management performant deoarece activitatea propriu zis nu poate fi redus numai la comportamentul operatorului, nu reprezint doar ceea ce se vede i nici nu poate fi redus numai la rezultatele muncii.

Dac sarcina de munc este foarte ridicat pentru cel care o realizeaz ne aflm n faa unei suprasarcini de munc. Din aceast perspectiv este justificat necesitatea efecturii unui audit de resurse umane pe acest subdomeniu, n vederea identificrii eventualelor disfuncionaliti ce vizeaz suprasarcinile de munc. Cnd cerinele legate de realizarea sarcinii depesc capacitatea subiectului de a rspunde la acestea se poate vorbi de suprasarcin de munc.n opinia specialistului spaniol n domeniu, Javier Llaneza lvarez, din perspectiva ergonomiei, munca are dou componente:

sarcina de munc, care reprezint cadrul formal, descrierea teoretic a muncii care presupune anumite exigene de ordin fizic (poziie de munc, manipularea greutilor etc.) care determin sarcina fizic obiectiv, precum i anumite exigene de ordin psihic (cognitive, psihologice i psihosociale); activitatea propriu zis care faciliteaz stabilirea fenomenelor, cunoaterea faptelor prin intermediul opiniilor i reprezentrilor pe care fiecare operator poate s le aib, i care niciodat nu este pur execuie.n concluzie, analiza ergonomic a sarcinilor de munc capt o importan deosebit prin rolul care i revine n crearea condiiilor de valorificare eficient a potenialului uman i prin preocuparea de a apropia sarcina de munc, modul de desfurare a acesteia i condiiile n care se realizeaz, de capacitatea, structura, funciile, particularitile organismului uman.

Alfel spus, analiza ergonomic a sarcinilor de munc i are originea att n natura sau coninutul muncii care se realizeaz ct i n organizarea sau proiectarea ergonomic a posturilor de munc care reprezint una dintre cele mai importante i totodat deosebit de complexe activiti ale ergonomiei.

Teoria i practica n domeniul proiectrii ergonomice a posturilor dovedesc c efecturarea acesteia cu profesionalism ct mai complet i mai complex, ntr-o viziune interdisciplinar permite o nelegere mai aprofundat a coninutului i configuraiei posturilor, crend totdat, o baz ct mai real pentru elaborarea deciziilor manageriale.

Dei, n general, necesit mult timp i un efort nsemnat, proiectarea ergonomic a posturilor trebuie realizat cu mult profesionalism, deoarece, de rezultatele obinute depinde, n primul rnd evaluarea corespunztoare a performanelor organizaionale n general i a celor individuale n special.

Cu alte cuvinte scopul principal al auditului in aceast direcie este de a ajuta i propune acele modele de proiectare a posturilor care sunt relevante din perspectiva modului n care trebuie s se acioneze pentru obinerea performanei i satisfaciei n munc.

n acelai timp, fr o cunoatere ct mai exact a cerinelor i exigenelor de natur ergonomic a posturilor nu pot fi analizate i dezvoltate eficient nici celelalte activiti din domeniul managementului resurselor umane.

Dei, diferitele abordri ale proiectrii posturilor au generat unele deosebiri de opinii, unele discuii sau chiar polemici, cele mai multe datorit orientrilor, valorilor sau criteriilor avute n vedere, literatura de specialitate, prezint urmtoarele abordri ale proiectrii posturilor, acceptate de numeroi specialiti n domeniu, i anume:

abordarea clasic, mecanic;

abordarea motivaional;

abordarea sociotehnic;

abordarea perceptual, motorie;

abordarea ergonomic.

Totodat, pentru realizarea obiectivelor sale specifice, proiectarea ergonomic a posturilor trebuie desfurat ntr-o manier care s asigure o ct mai profund implicare a personalului de execuie i de conducere, precum i folosirea acelor modele, metode sau tehnici de proiectare a posturilor care sunt larg acceptate i utilizate n cadrul managementului resurselor umane i ergonomiei.

De asemenea, munca modern este computerizat sever, ceea ce impune adoptarea de msuri ergonomice corespunztoare, inclusiv privind interaciunea om calculator.

O atenie sumar acordat principiilor ergonomice de proiectare a posturilor fac ca accidentele de munc i bolile profesionale s fie nc mult prea frecvente, iar ocupanii acestor posturi s nfrunte solicitri, agresiuni sau riscuri serioase.Securitatea i sntatea n munc vizeaz asigurarea celor mai bune condiii n desfurarea procesului de munc, aprarea vieii, integritii fizice i psihice, sntii lucrtorilor i a altor persoane participante la procesul de munc.

Dup cum se menioneaz n cadrul unei lucrri de referin n domeniu, termenul de securitate i sntate n munc (SSM) este deplin justificat, deoarece obiectivele urmrite prin legislaia specific sunt ceva mai largi:

eliminarea accidentelor de munc i bolilor profesionale;

crearea unor condiii de munc pentru a asigura confortul fizic, psihic i social al executantului.

De asemenea, afirmnd dreptul salariailor la protecia social a muncii, Constituia Romniei face referiri i la msurile de protecie privind securitatea i igiena muncii, msuri ce trebuie regsite n elaborarea normelor i standardelor de audit privind efectuarea auditului sntii i securitii n munc a angajailor, de ctre orice auditor. Legea nr. 319/2006 stabilete principii generale referitoare la prevenirea riscurilor profesionale, protecia sntii i securitatea lucrtorilor, eliminarea factorilor de risc i accidentare, informarea, consultarea, participarea echilibrat, instruirea lucrtorilor i a reprezentanilor lor, precum i direciile generale pe implementarea acestor principii.

stabilirea unei politici de securitate i sntate la locul de munc, i care trebuie s fie efectiv comunicat tuturor prilor interesate;

necesitatea consultrii cu partenerii sociali pe durata elaborrii, aplicrii i analizei politicilor de securitate i sntate n munc;

prevenirea i protecia trebuie s fie scopul strategiei politicii i programelor de securitate i sntate n munc. Eforturile trebuie s fie concentrate pe eliminarea sau reducerea accidentelor de munc i mbolnvirilor profesionale iar locurile de munc i mediile de lucru trebuie proiectate pentru a fi sigure i sntoase;

informarea, contientizarea i implicarea lucrtorilor sunt elemente n elaborarea i aplicarea de politici i programe eficiente de securitate i sntate n munc;

promovarea sntii n munc este un element central al practicii n domeniul bolilor profesionale. De asemenea, toi lucrtorii trebuie s aib acces la serviciile sanitare profesionale;

eliminarea/minimizarea consecinelor riscurilor profesionale; instruirea i pregtirea este o component esenial pentru realizarea condiiilor sigure i sntoase de lucru.

In contextul necsitilor expuse precum i a orientrilor i tendinelor manifestate n domeniul ergonomiei, se poate aprecia ca fiind deosebit de semnificativ faptul c auditul resurselor umane i ergonomia ca tiine interdisciplinare, se numr printre disciplinele care polarizeaz atenia a numeroi specialiti din alte discipline, rspunznd astfel numeroaselor probleme ale practicii economico sociale.

III.4 ETAPELE PROCESULUI DE AUDITARE A RESURSELOR UMANE

Etapele auditului resurselor umane sunt intercondiionate de nivelele sale de manifestare prezentate pe larg n capitolul anterior. Auditul resurselor umane ncepe la nivelul strategic de conducere. Evaluarea sistemului de gestiune a resurselor umane se realizeaz cu ajutorul criteriilor de eficien. Auditul resurselor umane servete drept o metod de optimizare a procesului de gestiune a personalului. Studiind caracteristicile concrete ale sistemului de gestiune a resurselor umane, utiliznd criterii de eficien pentru evaluare, se pot lua decizii de optimizare pentru a ajunge la un nivel satisfctor al criteriilor de eficiena.

Convini de nivelul satisfctor al situaiei sistemului de resurse umane, se merge mai departe la studierea i analizarea nivelului funcional din sfera resurselor umane. Pe baza rezultatelor de la nivelul strategic i cel funcional se stabilesc cauzele ineficienei nivelului mediu prin descoperirea problemelor cu care se confrunt managerii concrei de nivel mediu.n esen, procesul de auditare n general, valabil pentru majoritatea domeniilor de auditare, const n parcurgerea sistematic de ctre specialist a unui traseu, prezentat in figura nr.11, care ncepe cu asumarea misiunii, se continu cu cercetarea de audit i se finalizeaz cu elaborarea i prezentarea opiniei calificate.

Figura nr.11. Traseul auditorului

Indiferent de domeniul auditat, pentru realizarea unui audit corect i care s reflecte ct mai bine realitatea, este necesar urmrirea unor etape bine delimitate.

Am precizat pe parcursul acestei cri c auditul resurselor umane este dirijat pentru a furniza angajatorului un mod sistematic de a determina dac este compatibil cu legile federale, statale, i cele legale, regulamentele i ordonanele n legtur cu relaiile de munc.

O prezentare fcut de specialitii americani n domeniu a etapelor de urmat n conducerea i desfurarea auditului resurselor umane, pornete tocmai de la aceast premis i anume de la cunoaterea i respectarea aspectelor legale:

1.Cunoaterea aspectelor legale naionale referitoare la gestionarea resurselor umane;

2.Strngerea de informaii referitoare la mediul operativ i despre procedurile necesare legate de practicile i politicile utilizate n gestionarea resurselor umane. De obicei n acest proces auditorul va fi ghidat de o list de verificare;

3.Analiza informaiilor n sensul analizei practicilor i politicilor de gestionare a resurselor umane, pentru a fi evitate situaiile n care angajaii s pretind daune, despgubiri;

4.Prezentarea unei planificri a aciunilor cu referire la modul cum trebuie corectate slbiciunile i deficienele.

Nu exist o opinie unanim acceptat de specialitii n domeniu cu privire la etapele de urmat n efectuarea unui audit de resurse umane. Cu toate acestea, din prezentarea diferitelor etape propuse de literatura de specialitate i detaliate n continuare n cadrul acestui capitol, desprindem concluzia c n esen nu exist divergene de opinie privind modul de desfurare a unui audit de resurse umane. Dei unii autori detaliaz aceste etape n timp ce alii le prezint mai succint, elementele avute n vedere spre analiz sunt aceleai.

Indiferent de prerile autorilor n domeniu, un audit de resurse umane trebuie s aib n vedere urmtoarele aspecte:

stabilirea unor scopuri msurabile;

stabilirea a ceea ce vrea organizaia s realizeze prin programul de audit;

stabilirea principalelor ntrebri n vederea cutrii rspunsurilor;

stabilirea modului de folosire a informaiilor procurate de echipa de audit pentru a spori eficiena programului la toate nivelele organizaiei;

stabilirea gradului de apropiere a activitii analizate de obiectivele organizaiei;

folosirea datelor deja existente;

s nu se promit mai mult dect se poate face;

efectuarea de pai mici i vizibili;

fixarea ateptrilor la un nivel realist (att ateptrile organizaiei i ale celor implicai n implementarea programului, ct i ale celor fa de care sunt rspunztori);

colectarea i raportarea n cantiti mici a datelor care servesc exact nevoilor existente n cadrul organizaiei;

stabilirea prioritilor n cadrul programului de auditare de resurse umane.

Echipa de consultani americani n domeniul resurselor umane BDO Kendalls, prezint urmtoarele etape de realizare a auditului de resurse umane:

1.Orientarea (definirea scopului, a echipei multidisciplinare);

2.Realizarea interviurilor i revizuirea documentaiei, procedurilor, politicilor, sistemelor de resurse umane (cu ajutorul chestionarelor);

3.Analiza i interpretarea (n sensul analizei rezultatelor i interpretrii, concluzionrii asupra eficienei activitilor de resurse umane, msurilor ce trebuie luate etc.);

4.Raportarea i feed-backul (luarea n considerare a unor repere bine stabilite). Concluziile sunt exprimate ntr-un raport ce va conine i recomandri pentru mbuntirea situaiei;

5.Implementarea.

n opinia autorului roman Ovidiu Nicolescu, principalele faze ale procesului de auditare sunt prezentate in figura nr. 12. :

Singura modalitate practic prin care se realizeaz rafinarea opiniei calificate, const n urmrirea unui traseu ce urmeaz a fi parcurs de ctre specialist din momentul asumrii misiunii de audit i pn la comunicarea raportului final.

Figura nr. 12 Etapele auditrii i produsele lor

Prima etap - parcurgerea procedurilor prealabile

are ca scop fundamental definirea i nsuirea misiunii de audit;

este declanat de iniiativa ordonatorului de audit care se adreseaz expertului;

se finalizeaz, dup clarificri i negocieri, prin semnarea misiunii de audit;

cuprinde urmtoarele faze:

a) formularea prin negocieri, a coninutului misiunii de audit cu focalizare pe precizarea scopurilor, derivarea obiectivelor, ierarhizarea prioritarilor, stabilirea determinrilor/delimitrilor/precizrilor/constrngerilor i departajarea subdomeniilor ce se impun a fi examinate/evaluate;

b) semnarea, de ctre ordonatorul de audit i specialist, a documentului care fixeaz raporturile dintre pri cu precizarea expres a obligaiilor reciproce, recunoaterea, de ctre auditor a domeniului stabilit pentru a fi examinat/evaluat, contactarea responsabilului auditat;

c) nsuirea misiunii de audit, cu accent pe planificarea operaiunilor de investigare, selectarea modalitilor de aciune, alocarea resurselor, fixarea termenelor/etapelor, nominalizarea criteriilor de audit i a standardelor ad-hoc ce urmeaz a fi utilizate, identificarea riscurilor, fixarea pragurilor de materialitate, formularea prezumiilor i ipotezelor, elaborarea diagnosticului preliminar.

A doua etap - derularea cercetrii de audit are drept scop fundamental formularea constatrilor expertului;

se realizeaz prin documentarea propriu-zis (culegerea/prelucrarea/ ordonarea materialului probant) i examinarea analitic/ critic a acestuia;

cuprinde urmtoarele faze:

a) documentarea, culegerea datelor/informaiilor necesare n vederea alctuirii/ structurrii dosarului