3.controlul documentelor-cerinte-.pptx

7/28/2019 3.Controlul Documentelor-cerinte-.pptx

1/17

4.2. Cerine privind documentaia

Documentaia sistemului de managementul calitii trebuie sinclud :

a. declaraii documentate ale politicii referitoare la calitate i aleobiectivelor calitii;

b. un manual al calitii;

c. proceduri documentate si inregistrari solicitate de ISO 9001

d. documente necesare organizaiei pentru a asigura planificarea,operarea i controlul eficient al proceselor sale;

e. Documente, inclusiv nregistrri, determinate de organizatie ca fiindnecesare pentru a se asigura de eficacitatea planificarii, operarii sicontrolul proceselor sale.

1
http://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Man_Poliflex_2001.dochttp://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Man_Poliflex_2001.doc


2/17

2

Documentaia sistemului de management al calitii estestructurat pe patru niveluri:

nivelul I - manualul calitii;nivelul II - proceduri documentate (menionate n manualul

calitii);nivelul III - instruciuni de lucru (specifice organizaiei);nivelul IV -nregistrri i formulare.

Manualul

calitii

Proceduri

Instruciuni

de lucru

Inregistrri


3/17

3

NOTA 1.

Procedur documentat - procedura este stabilit, documentat,implementatimeninut.

Procedura documentata = procedura scrisa text tabelara diagrama flux

NOTA 2.

Documentaia SMQ poate s difere de la o organizaie la alta datorit:

a. dimensiunii organizaieii tipului activitilor;

b. complexitii proceselor iinteraciunii lor;

c. competenei personalului.


4/17

4

Procedura mod specificat de desfasurare a unei activitati sau aunui proces - detaliaza un proces/o activitate care se desfasoara inmai multe compartimente- PP/PS/PO

Instruciunile de lucru se refer la un grup de activiti restrnse,limitate uneori la un singur post de lucru/utilaj din cadrul unui proces

Formularele nregistreaz aciunile unei activiti sau ale unuiproces. Un formular devine o "nregistrare" atunci cnd estecompletat

Standardul ISO 9001-2008 obliga la ase proceduri specifice:inerea sub control a documentelor (cap.4.2.3)inerea sub control a nregistrrilor referitoare la calitate(cap.4.2.4);auditul intern al calitii(cap.8.2.2);controlul produsului neconform (8.3);aciuni corective (cap.8.5.2);aciuni preventive (cap.8.5.3

este doar o cerinminim.


5/17

4.2.2. Manualul calitii

Organizaia trebuie s stabileasc i s menin un manual al

calitii care trebuie sinclud:

a. scopul sistemului de managementul calitii, incluznd detalii ijustificarea oricror excluderi (vezi 1.2);

b. proceduri documentate stabilite pentru sistemul de

managementul calitii sau referire la acestea;

c. o descriere a interaciunii ntre procesele sistemului de

managementul calitii.

5
http://localhost/var/www/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Man_Poliflex_2001.dochttp://localhost/var/www/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Man_Poliflex_2001.doc


6/17

6

Manualul calitiidocument centralizator care :descrie sistemul de management al calitii al unei organizaii,defineste domeniul de aplicare -ce pri i departamente aleorganizaiei trebuie s fie incluse n SMQdescrie produsele i/sau serviciile care trebuie inute sub control deSMQenumera procesele din cadrul SMQ;definete autoritile i responsabilitile personalului de managementimplicat n funcionarea sistemului,se explic complet fiecare cerin a standardului ISO 9001:2008;se prezint documentaia SMQ, coninnd lista documentelor, inclusivprocedurile care trebuie elaborate pentru a descrie procesele SMQ;aceste proceduri documentate pot fi incluse, dac este necesar, nmanualul calitii;

se explic modurile n care interacioneaz procesele SMCse prezint politicile referitoare la calitate ale organizaiei, care aratc organizaia este strict angajat n respectarea cerinelor calitii;se ofer detalii i explicaii complete ale excluderilor (eliminrilor)unor cerine ale standardului ISO 9001:2008.


7/17

4.2.3. Controlul documentelor

Cine elaboreaza, examineaza si aproba documente in

organizatie?

Ce documente exista?

Unde si ce se descrie?

Ce se intampla cu

documentele perimate?

7


8/17

4.2.3. Controlul documentelor

Procedurdocumentat pentru a controla urmatoarele:

a. aprobarea documentelor, inainte de emitere, in ceea ce priveste

adecvarea acestora

b. analiza, actualizarea, i re-aprobarea documentelor;

c. identificarea modificarilor si a reviziei curente;d. versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile

la punctele de utilizare;

e. documentele rmn lizibile i identificabile cu usurinta;

f. documentele de origine extern sunt identificate i distribuialor controlat;

g. prevenirea utilizrii neintenionate a documentelor perimate i

identificarea corespunztoare a acestora dac sunt pastrate ntr-

un anumit scop. 8
http://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/01_Contr_doc_POLIFLEX/Procedura_POLIFLEX/Pr_contr_doc_POLIFLEX.dochttp://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/01_Contr_doc_POLIFLEX/Procedura_POLIFLEX/Pr_contr_doc_POLIFLEX.dochttp://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/01_Contr_doc_POLIFLEX/Procedura_POLIFLEX/Pr_contr_doc_POLIFLEX.dochttp://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/01_Contr_doc_POLIFLEX/Procedura_POLIFLEX/Pr_contr_doc_POLIFLEX.dochttp://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/01_Contr_doc_POLIFLEX/Procedura_POLIFLEX/Pr_contr_doc_POLIFLEX.dochttp://d/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/01_Contr_doc_POLIFLEX/Procedura_POLIFLEX/Pr_contr_doc_POLIFLEX.doc


9/17

Procedura de Controlul documentelor

1.Stabileste reguli de elaborare, modificare si tinere sub control adocumentelor SMQ:

Machetele pentru toate tipurile de proceduri Elementele de identificare a procedurii

Elementele componente ale procedurii/instructiunii

9

A-element deidentificare aorganizatiei

(sigla;denumire)

B - tipul procedurii/instructiunii delucru

D-codul procedurii

C-titlul documentului

E-editiadocumentului

F-reviziadocumetului

G nr pag / H -numarexemplarului


10/17

10

Tipuri de proceduri:A. De proces:

ScopulDomeniul de aplicareDocumente de referintaDefinitii si prescurtariIndicatorul de performanta ( obiectivele ) obtinute prin desfasurarea peverticala a politicii si obiectivului de la nivelul ierarhic superior.

Furnizorul si clientul internDatele de intrare ( care sunt date de iesire ale procesului din amontefurnizorului intern ) si datele de iesire ( care sunt datele de intrare ale procesuluidin aval clientul intern )Procesul din amonte / avalResurseleResponsabilul de proces ( responsabilul pentru atingerea obiectivului si tinereasub control a interfetelor )Diagrama flux a procesului, care detaliaza;

Pasii ( activitatile )/MetodeleMasurarea monitorizarea imbunatatirea procesului respectiv.

Astfel, acoperim cele doua elemente definitorii pentru abordarea ca proces a activitatilor:cele care tin de proces si cele care tin de management.



11/17

Tipuri de proceduri:B. De sistem/operationala

Capitole:1. Scopul documentului2. Domeniul de aplicare3. Documente de referinta4. Definitii si prescurtari5. Descrierea procedurii

Sub forma text

Sub forma tabelara Sub forma combinata text+ diagrama

6. Responsabilitati7. Inregistrari8. Anexe

11

Date intrare Diagrama flux Detaliere etapa Responsabilitati Inregistrari


12/17

2. Stabileste reguli de identificare a documentelor SMQ (codificare)

-Dupa cerinta standardului ISO 9001: Codificarea Manualului Calitatii - MQ-01,

Codificarea Procedurilor de Sistem -PS-abc

Codificarea Procedurilor de Proces -PP-abc

Codificarea Procedurilor Operationale -PO-abc

Codificarea Instructiunilor de Lucru - IL-abc- 01, 02,..0x Codificarea Formularelor - F-abc- 01, 02,..0x

Codificarea Registrelor - R-abc- 01, 02,..0x

abc=cerinta ISO 9001

Exemplu: Controlul documentelor, cod: PS-4.2.3

Instruirea personalului, cod: PO-6.2.2 Achizitii, Cod: PP-7.4.

Elaborarea planului anual de aprovizionare, cod:PO-7.4.1

12



13/17

3. Stabileste reguli de tinere sub control a

documentelor de origine externa: Legislatie aplicabila

Standarde aplicabile

4. Stabileste reguli de tinere sub control adocumentelor interne, conform figura

13



14/17

4.2.3. Controlul inregistrarilor

In care compartimente sunt elaborate inregistrari?

Cum sunt inregistrarile stocate si accesate?

Care inregistrari

trebuie sa fie pastrate?

Pentru cat timp?

14


15/17

4.2.4. Controlul nregistrrilor

nregistrrile trebuie stabilite i meninute pentru a oferi eviden aconformitii cu cerinele i a functionarii eficace a sistemului de

managementul calitii.

nregistrrile trebuie srmn lizibile, uor de identificat i regasit.

Trebuie s fie stabilit o procedur documentat pentru a defini controlulnecesar pentru identificarea, stocarea, protecia, regsirea, timpul depstrarei retragere anregistrrilor.

15
http://localhost/var/www/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/02_Contr_inr_Poliflex/Procedura/Pr_contr_inr_Poliflex.dochttp://localhost/var/www/D/CALITATE/Sisteme_implementate/POliflex/Proceduri_Poliflex/02_Contr_inr_Poliflex/Procedura/Pr_contr_inr_Poliflex.doc


16/17

Procedura Controlul Inregistrarilor

Inregistrarile in sistem sunt stabilite si mentinute pentru aasigura dovada conformitatii cu cerintele si operarea efectiva a

sistemului integrat.

Inregistrarile rezultatelor privind cerintele SMQ sunt supuseunui regim controlat de codificare,

trasabilitate si pastrare in vederea furnizarii permanente dedovezi obiective privind atingerea obiectivelor propuse, eficacitatea SMQprecum si conformarea cu cerintele legale si de reglementare.

Fiecare procedura/instructiune de lucru specifica inregistrarilerezultate din activitatea/procesul pe care-l documenteaza sitimpul de pastrare a acestia

16


17/17

Tipuri de inregistrari

lista legislatiei in vigoare;

lista obiectivelor generale;

obiectivelor specifice;

lista proceselor;

lista procedurilor;

lista instructiunilor de lucru; proce verbale ale analizelor efectuate de management;

inregistrari referitoare la competenta si instruire;

buletinele de analiza chimica;

rapoarte de audit intern i extern; fise de actiuni corective si preventive;

reclamatii de la clienti, etc

17

3.controlul documentelor-cerinte-.pptx

Documents