1. Receptia

Receptia este unul dintre punctele centrale ale firmei, având un rol vital în transmiterea

informatiilor în cadrul firmei. Toate telefoanele din exterior sau interior sunt directionate spre

acest punct si prin sistemul de linii telefonice interne si/sau alte mijloace de comunicare interne

angajatii din cadrul receptiei pot lua legatura în orice moment cu oricine din orice punct al firmei.

De asemenea, în zona receptiei se afla si camerele destinate întâlnirilor de afaceri cu

clientii sau furnizorii firmei, este locul în care au loc ocazional întruniri operative ale conducerii,

este spatiul destinat pauzelor de cafea ale angajatilor firmei, aici sunt luate interviurile pentru

angajare si locul în care sunt primiti si asteapta vizitatorii sau alte persoane care au legatura cu

firma.

Una dintre cele mai importante functiuni ale receptiei este cea de marketing. Clientii care

vin la firma pot vedea aici pliante, fotografii, brosuri, afise, descrieri si mostre de produse oferite

de firma.

Angajatii din zona receptiei au de asemenea si urmatoarele îndatoriri:

- Fac aranjamentele si programarile pentru verificarile si testele anuale ale produselor

privind certificarea calitatii acestora;

- Supravegheaza livrarea produselor;

- Programeaza si planifica sarcinile de lucru pentru toti angajatii firmei.

De asemenea, aici pot fi expuse piese de schimb, auxiliare pentru produsele principale ale

firmei, suveniruri etc., care pot ajunge de obicei sa acopere, la unele firme, peste un sfert din

veniturile totale ale firmei. De fapt ele pot reprezenta o parte atât de mare din profit încât pentru

comercializarea acestora poate exista un departament special.

Sarcinile îndeplinite de a cest departament sunt în special:

- gestionarea si completarea formularelor contabile legate de clienti si autoritati civile

din domeniu de activitate al firmei;

- pregatirea, împachetarea si aranjarea transporturilor de produse ale firmei;

- îndrumarea clientilor spre angajatii corespunzatori problemelor acestora sau spre

reteaua de vânzatori ai firmei;

- verificarea conturilor si obtinerea platilor pentru piesele de schimb si lucrarile de

reparatii efectuate (carti de credit, schimb, cash, transfer bancar, scrisoare de credit

etc)

În concluzie receptia este interfata firmei cu exteriorul si din acest motiv este foarte

importanta în crearea imaginii firmei si în mentinerea unui contact cât mai strâns al acesteia cu

mediul extern