1830_raport_audit public intern 2010

7/28/2019 1830_Raport_audit Public Intern 2010

1/11

1

ROMNIAMINISTERUL EDUCATIEI, CERCETARII, TINERETULUI I SPORTULUI

UNIVERSITATEA "1 DECEMBRIE 1918" ALBA IULIA

RO - 2500, Alba Iulia, str. Nicolae Iorga nr. 13

Tel: 40-258-813994 Fax: 40-258-812630

Email: [email protected]

Nr. 191/ 06.01.2011

Se aproba:Rector,

Pro.funiv.dr.Achim Moise

RAPORT ANUALPRIVIND

ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

- 2010


2/11

2

1.INTRODUCERE

1.1.Scopul raportuluiScopul raportului este de a prezenta activitatea de audit intern din cadrul Universitii 1 Decembrie

1918 din Alba Iulia i a progreselor nregistrate prin implementerea recomandrilor formulate, de a demonstracontribuia acestuia la mbuntirea activitii din universitate. Raportul este destinat att managementului carepoate aprecia rezultatul muncii auditorului intern, ct i structurii de audit intern ierarhic superioare, fiind unuldin instrumentele de monitorizare a activitii de audit intern. De asemenea pe baza acestuia se elaboreaz

raportul anual de activitate la nivel naional pentru informarea Guvernului i a comisiei Europene.1.2. Perioada la care se face referirePerioada la care face referire raportul este anul 2010.

1.3. Data transmiterii raportuluiUniversitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia transmite raportul anual la Ministerul Educaiei, Cercetrii,

Tineretului i Sportului pn la data de 10 ianuarie 2010, conform Ordinului 5281/2003 al M.E.C.T.S.;1.4.Datele de identificare a instituiei:

Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia,- buget derulat n cursul anului 43.239.542 RON ;- numr de salariai 319 (din care 165 personal didactic i 154 personal nedidactic);- numr de auditori din cadrul compartimentului de audit intern 2 (doi);

1.5.Persoana rspunztoare de ntocmirea raportului

Persoana rspunztoare de ntocmirea raportului ec. Stanciu Daniela, auditor intern;1.6.Circuitul raportului- elaborat de: Compartimentul Audit Public Intern;- analizat i aprobat de : Rector prof. univ. dr. Achim Ioan Moise ;- transmis la organul ierarhic superior: Serviciul Audit din cadrul M.E.C.T.S.1.7.Baza legal a raportului:

-Legea nr.672/2002privind auditul public intern,-Ordonana Guvernului nr.37/29.01.2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind

auditul public intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilorLegii nr.672/2002 privind auditul publicintern cu prevederile referitoare la auditul financiar,

- OMFP nr. 252/2004pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern,- OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea

activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului i n unitile aflaten subordinea sau coordonarea Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului.1.8.Baza documentar a raportului

- Rapoartele celor 12 misiuni de audit intern efectuate n cursul anului 2010;- Elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit intern desfurat n cadrul Universitii 1

Decembrie 1918 Alba Iulia are la baz misiunile de audit public intern efectuate n cursul anului 2010.

2. CONSTATRI2.1. Evaluarea modului de organizare, a cadrului metodologic i procedural, a necesarului de personal ia nivelului de experien i calificare al auditorului din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 AlbaIulia2.1.1.Forma de organizare

Compartiment de audit public intern.2.1.2. Statutul compartimentului de audit intern i al activitii de audit n cadrul Universitii 1Decembrie 1918 Alba Iulia

Structura de audit intern constituit n cadrul universitii este subordonat direct rectorului, asigurndu-seaccesul direct i raportarea activitii la acest nivel, precum i independena funcional necesar unei evaluriobiective a disfuncionalitilor constatate i a stabilirii unor recomandri adecvate soluionrii acestora.2.1.3. Stadiul implementrii cadrului metodologic i procedural necesar desfurrii activitii de audit intern

-Legea nr.672/2002privind auditul public intern,-Ordonana Guvernului nr.37/29.01.2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind

auditul public intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilorLegii nr. 672/2002 privind auditul publicintern cu prevederile referitoare la auditul financiar,


3/11

3

- OMFP nr. 252/2004pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern,-OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea

activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului i n unitile aflaten subordinea sau coordonarea Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului.

- Personalul care exercit munc de audit are activitatea reglementat n baza unui statut specific,cuprins n Carta auditului intern, care este la rndul ei component a cadrului metodologic i procedural alauditului intern.

- Normele proprii de exercitare a auditului intern;

- Au fost elaborate ghiduri procedurale;- n anul 2010 activitatea de audit s-a desfurat n concordan cu prevederile Cartei auditului intern i aCodului privind conduita etic a auditorului intern.2.1.4. Modul de acoperire cu resurse umane al compartimentului de audit intern i statutul auditorilorinterni:

- Auditorii interni din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 Alba Iulia nu sunt funcionari publici i austatut de personal contractual.

-Numrul de posturi prevzute este de 2 auditori care sunt ocupate.-n cadrul compartimentului de audit nu lucreaz alte categorii de personal.

2.1.5.Nivelul general de experien i calificare al auditorului intern din cadrul entitii publice pe gradeprofesionale:

Auditorii interni posed studii superioare de lung durat, n domeniul economic.

Auditorii interni au absolvit cursuri de masterat n urmtoarele domenii.- Audit instituii publice i private Universitatea Valahia Tirgovite- Management financiar contabil i administrativ - Universitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia- Managementul proiectelor - Universitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia- Marketing, audit i expertiz contabil Universitatea Vasile Goldi Arad- Cursuri de integrare european.- Atestat de auditor intern pentru instituii publice,- Auditor intern pentru sisteme de managementul calitii.

2.1.6. Perfecionarea profesional a auditorilor interni n anul 2010:n anul 2010 auditorii din cadrul Compartimentului de audit public intern nu au participat la nici un curs deperfecionare.

2.1.7.Evaluri interne, externe sau autoevaluri ale compartimentelor de audit intern;

- Evaluri interne efectuate de conducerea universitii;- Evaluri externe - activitatea de audit intern a universitarii a fost supusa evalurii externe a Curii deConturi n anul 2010.2.1.8. Raportarea cazurilor n care auditorilor interni le-au fost refuzat/limitat accesul la documente. Nu afost cazul.

2.2. Evaluarea modului de ndeplinire a atribuiilor compartimentului de audit intern (planificareaactivitii; realizarea misiunilor de audit; domenii abordate; principalele riscuri asociate activitilorauditare; constatri; concluzii i recomandri formulate; urmrirea implementrii recomandrilor imodaliti de raportare)2.2.1.Planificarea activitii compartimentului de audit intern

- La ntocmirea planului de audit intern pe 3 ani, s-a avut la baz un inventar complet al activitilor

universitii i o analiz adecvat a riscurilor asociate, precum i aprecierea instrumentelor de control internataate acestor activiti, care s conduc la o selecie obiectiv a temelor misiunilor de audit intern planificate.- n legtur cu fundamentarea planului anual pe 2010, ca urmare a analizei riscurilor i a referatului de

justificare pe domeniile auditare, a cuprins: Plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv dinfondurile comunitare; Patrimoniu entitii, precum i structuri subordonate acesteia ; Constituireaveniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de crean; Asigurarea evidenteii plii burselorialtor forme de sprijin pentru studeni ; Evaluarea sistemului informatic; Achiziiile publice de carte ipublicaii, gospodrirea fondului de carte i publicaii; Modul n care este organizat sistemul de luare adeciziilor, de planificare, organizare, coordonare, urmrire i control al ndeplinirii deciziilor n cadrulBiroului Diplome; Auditul modului de organizare, coordonare, gestionare i control a proiectelor; Auditulncadrrii, salarizrii personalului, a stabilirii plii drepturilor cuvenite precum i a reinerilor din acestea;


4/11

4

Evidena sistemului de arhivare a documentelor conform legislaiei n vigoare; Organizarea activitiiCompartimentului SSM; Auditarea modului de gestionare a nvmntului la distan;

Menionez c a fost elaborat planul de audit intern respectnd structura prevzut de norme, termenele dinplan au fost respectate.

Gradul de realizare a planului anual este de 100%.Alturi de misiunile de audit intern planificate, auditorul a exercitat i audituri ad-hoc

dispuse direct de conductorul instituiei n timpul anului i care nu au fost cuprinse n planulanual de auditintern.

2.2.2. Contribuia auditului intern la mbuntirea activitii structurilor auditare materializat nrecomandrile compartimentului de audit intern i sistematizate pe principalele domenii auditareV prezentm, pe domenii auditabile principale, parte din cele mai semnificative riscuri identificate,

principalele constatri i recomandri formulate, urmrirea implementrii recomandrilor (stadiul implementriirecomandrilor: implementate, neimplementate, n curs de implementare).

a) Procesul bugetar evaluarea sistemului de control intern corespunztor planificrii, angajrii,lichidrii, ordonanrii i plii cheltuielilor, a aprobrii i evidenei angajamentelor bugetare i legale, acontabilitii i a controlului financiar aferent.

Riscuri semnificative :- nentocmirea listelor de verificare (chek-list) cu ocazia analizei dosarelor de burse sociale;- nentocmirea registrului de riscuri la nivelul tuturor structurilor;- neidentificarea tuturor surselor de venituri;

- lipsa fundamentrii bugetului universitii innd cont de bugetele facultilor;- fundamentarea nerealist a veniturilor din taxe;- neachitarea taxei de cmin;CONSTATRI :n urma verificrilor efectuate am constatat c nu este respectat standardul referitor la stabilirea

obiectivelor. Fiecare structur are obligaia s defineasc obiectivele determinate, legate de scopurile entitii,precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele ipoliticile interne.

La nivelul Compartimentului Financiar Contabil nu exist un Registru al riscurilor.RECOMANDRI :Definirea obiectivelor determinate, legate de scopurile entitii, precum i cele complementare, legate

de fiabiliattea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne.

ntocmirea registrului riscurilor la nivelul Compartimentului financiar contabil.Stadiul implementrii recomandrilor: implementat.

CONSTATRI :n perioada auditat administratorii efi ai facultilor in evidena taxelor de studii i se puncteaz

periodic, de regul trimestrial, cu evidena financiar contabil, informnd acest compartiment de modificrileintervenite n situaia studeniilor (retrageri, prelungire de colarizare, exmatriculri etc.). n funcie de situaiafiecrui student este analizat debitorul n privina restanelor la plata taxelor de studii.

De aceast eviden a veniturilor nu se ine cont la ntocmirea bugetelor de venituri i cheltuieli pefaculti, ele fiind ntocmite n funcie de studenii nmatriculai cu tax la data de 01 octombrie a anuluifinanciar precedent, respectiv nceputul anului universitar.

RECOMANDRI :

ntocmirea bugetelor de venituri i cheltuieli ale facultilor, la capitolul venituri proprii, innd cont desituaia studenilori de modul de ncasare a taxelor de studii.Reflectarea bugetelor de venituri i cheltuieli ale facultilor n bugetul general al universitii.Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

CONSTATRI :La nivelul facultilor nu exist liste cu studenii existeni (nmatriculai) la data de 01 octombrie i la

data de 01 ianuarie , pe baza crora se ntocmesc situaiile statistice.Datele privind evidena studenilor i a modificrilor intervenite se gsesc n programul UMS i n

Registrele matricole.


5/11

5

Programul UMS un listeaz situaii reale cu baza de date a studenilor existeni la 01 octombrie daclistarea se efectueaz la data de 30 decembrie, administratorii efi fiind pui n situaia verificrii fiecrui studentla data scoaterii raportului.

RECOMANDRI :Efectuarea corespondenei cu firma care administreaz programul UMS i cu Departamentul informatic

pentru listarea situaiilor studenilor la termenele de raportare.Verificarea de ctre secretarul sef al universitii a raportrilor ntocmite de faculti i anexarea la

fiecare situaie a listelor cu situaia studenilor raportai.

Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

CONSTATRI :Nedepunerea la termenele stabilite a taxelor de cmin ncasate de administratorul caminului Facultii de

Teologie i necalcularea penalizrilor de ntrziere .RECOMANDRI :

Calcularea penalizrilor de ntrziere n conformitate cu procedurile proprii i depunerea la casieriauniversitii a sumelor ncasate pentru anul 2010;

Respectarea termenului de depunere a numerarului ncasat din taxe de cmin la casieria universitii.Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

b) Achiziii publice evaluarea sistemului de control intern care este ataat activitii de achiziii

publice din cadrul instituiei

c) Resurse umane salarizare aspecte de management al resurselor umane, meninerea i dezvoltareacelor mai adecvate modaliti de asigurare cu personal competent, respectarea regulilor sistemului de recrutare isalarizare, evaluarea personalului

CONSTATAREn conformitate cu prevederile Hotararii de Guvern nr. 161/2006 cu completrile i modificrile

ulterioare, cu ncepere de la data de 31 decembrie 2006, fiecare angajator are obligatia s nfiineze un registrugeneral de eviden a salariailor n format electronic i s-l transmita la ITM (Inspectoratul Teritorial deMunca).

Acest registru electronic poate fi completat de ctre angajatori cu un program gratuit numit REVISAL,produs de Inspectia Muncii, i care poate fi descarcat direct de pe serverul ITM .

Procedura privind transmiterea registrului general de evidenta a salariailor n format electronic a fost stabilitaprin Ordinul Ministrului Muncii Solidaritii Sociale i Familiei nr. 20/2007La nivelul universitii registrul general de eviden a salariailor se transmite electronic prin e-mail, iar

la fiecare transmitere se primete un numr de nregistrare.Din verificarea datelor de transmitere a acestui registru a rezultat faptul c uneori nu a fost transmis la

termenele stabilite n legislaia specific.n dosarul cu evidena numerelor obinute la transmisiile electronice efectuate nu este menionat

modificarea transmis precum i data acesteia, astfel nct la orice verificare s fie identificat meniuneaoperaiunii comunicate.

RECOMANDRIRespectarea termenelor de transmitere a registrului general de eviden al salariailor.Pentru evidena ct mai clar a modificrilor din registru transmise electronic , la datele menionate n

dosarul cu numerele de nregistrare, trebuie precizat ct mai clar persoana, modificarea i data modificriitransmise, astfel nct la orice verificare s poat fi demonstrat corectitudinea datelor transmise.

Stadiul implementrii recomandrilor: implementat.

CONSTATAREADin testul efectuat a rezultat faptul c nu toate carnetele de munc sunt actualizate, n special, nu sunt

operate ultimele decizii, certificate de studii , starea civila sau certificate de natere copii.RECOMANDARI

Prin urmare, de la 1 ianuarie 2011 nceteaz existenta carnetului de munca, dup aceasta data evidentamuncii realizndu-se electronic prin intermediul registrului general de evidenta a salariailor reglementat prinHotrrea de Guvern nr. 161/2006 cu modificrile i completrile ulterioare.


6/11

6

Reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de munc de ctre seful de compartiment i informareaefului biroului de audit intern;

Revizuirea tuturor carnetelor de munca, completarea la zi i pregtirea pentru restituire persoanelortitulare.Stadiul implementrii recomandrilor: implementat.

CONSTATARELipsa delegrii unei persoane, din cadrul serviciului contabilitate, pentru urmrirea, corectarea , i

verificarea modului de distribuire a obligaiilor fiscale pltite n contul unic.n conformitate cu Ordinul ANFA nr.1314/2007- privind Metodologia de distribuire a sumelor pltite decontribuabili n contul unic i de stingere a obligaiilor fiscale, la Cap.IV, pct.17 este menionat faptul c: Dupefectuarea stingerii obligaiilor fiscale existente, respectiv a eventualei compensri sau restituiri, dup caz,organul fiscal competent va ntiina contribuabilul de modul n care s-au efectuat stingerea, respectivcompensarea plilor efectuate.

Universitatea a primit ntiinri privind stingerea creanelor fiscale dar care nu sunt n conformitate cuevidena financiar contabil, prin faptul ca apar sume pltite n plus sau n minus la unele obligaii, ceea ce nupoate fi posibil.

Pentru corelarea evidentei contabile cu evidenta fiscal trebuiau efectuate corecii, sau, n conformitatecu art. 206 i art. 207 din O.G. nr. 92-2003 republicat, n termen de 30 zile de la comunicare trebuia depuscontestaie.

RECOMANDRI- Verificarea privind corectitudinea calculrii taxelor i impozitelor (corectitudinea ntocmirii notelorcontabile privind nregistrarea viramentelor),

- Verificarea declaraiilor lunare privind taxele i impozitele,- Verificarea plii viramentelor la bugetul de stat i bugetul asigurrilor sociale la termenele legale,- Corelarea evidenelor fiscale cu evidena contabil, prin verificarea i reglarea anexei nr. 3 existent

la Administraia Finanelor Publice Alba .Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

d) Administrarea, gestionarea i utilizarea fondurilor europene angajamentul Romniei de ainforma Comisia European.

CONSTATARE

Decontarea combustibilului folosit la deplasarea cu maina proprietate personal, n special pentrudeplasrile efectuate prin proiecte finanate din fonduri nerambursabile, se face numai pe baza normativelor deconsum de carburant, fr a fi ataat bonul de benzin care s certifice alimentarea cu combustibil n perioadadeplasrii.

RECOMANDAREntocmirea de proceduri privind justificarea cheltuielilor de deplasare avnd ca documente obligatorii:

- bon fiscal de combustibil, cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoaneicare efectueaz deplasarea;- declaraie privind consumul de carburant fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acordaangajailor instituiilor publice (7,5%);- ordinul de deplasare (doar pentru personalul propriu);

- tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele iprenumele participanilor care efectueaz transportul cu autoturismul propriu (doar pentru participani);Pot fi decontate documente justificative pentru combustibil (bonuri de benzin) care au data n afara

intervalului delegaiei cu cel mult dou zile, respectiv, dac alimentarea cu combustibil s-a efectuat anterior dateiplecrii n deplasare.

e) Sistemul informatic (auditul funciei IT) politica managerial privind achiziionarea de tehnic decalcul i aplicaii informatice adecvate specificului instituiei, prghiile de control implementate la nivelulstructurii IT cu privire la sistemele de securitate a datelori informaiilor.


7/11

7

CONSTATAREActivitatea Departamentului IT trebuie s asigure i dezvolte pentru personalul angajat cunotine,

aptitudini i atitudini care s permit:- ca persoana s fie capabil s-i utilizeze cunotinele i aptitudinile i s-i dezvolte spiritul de echip

pentru tratarea situaiilor complexe,- s obin prin profesionalism, atitudine i caliti ncrederea angajatorilor.Din analiz s-a constatat c planul strategic care s dezvolte i s prezinte activitatea Departamentului

IT, anual a fost actualizat i supus spre analizi aprobare Senatului universitii.

RECOMANDARE- numirea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea Planului strategic,- completarea i supunerea spre evaluare a Senatului a noului Proiect de Plan strategic, cu elementele

care s permit dezvoltarea eficient a activitii departamentului IT.Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

CONSTATAREDefinirea planului de recuperare a datelor n caz de dezastru.RECOMANDAREntocmirea palanului de recuperare a datelor pe fiecare compartiment,Numirea prin fia postului persoanele a cror atribuiii s implice asigurarea salvrii datelor astfel nct

n caz de dezastru s existe datele recuperate pentru activitatea i domeniile importante.

Back-upurile trebuie stocate n siguran n afara sediului compartimentelor.Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

f) Alte domenii, eventual din cele viznd funciile specifice ale fiecrei instituii publice

Riscuri identificate: Inexistena unui sistem de proceduri pentru anumite compartimente; Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor; Neactualizarea fielor de post; Neactualizarea registrului de evideniere a intrrilori ieirilor documentelor din Arhiva universitii; Neactualizarea listei cu membrii Comitetului de securitate i sntate a muncii, Nerespectarea Legii nr.16/02.04.1996 referitor la arhivarea documentelor din cadrul Biroului Diplome, Ineficiena sistemului informatic pentru desfurarea activitii; Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor;

CONSTATARENerespectarea i neaplicarea Legii nr.16/02.04.1996 referitor la arhivarea documentelor din cadrul

Biroului Diplome.RECOMANDARERespectarea legislaiei n vigoare prin arhivarea actelor de studii i pstrarea acestora n condiiile

prevzute de lege.Predarea la arhiva universitii a documentelor (dosarele studenilor cu actele de legitimare, acte de

studii, diplome de bacalaureat, foi matricole, chestionare etc.) mai vechi de 2 ani, existente la Biroul Diplome.Stadiul implementrii recomandrilor: implementat.

CONSTATARENerespectarea termenului de 12 luni de la finalizarea studiilor pentru completarea i eliberarea actelor

de studii de ctre Biroul Diplome n conformitate cu Metodologia privind regimul actelor de studii adoptat deSenatul universitii din data de 26.11.2008.

RECOMANDAREPreocuparea Biroului Diplome pentru o mai buna colaborare cu Secretariatele facultilor astfel nct

Secretariatele s respecte termenul de 1 lun de ntocmire a tabelelor cu studenii absolveni astfel nct persoanaresponsabil cu ntocmirea diplomelor de studii s se ncadreze n termenul stabilit.



8/11

8

CONSTATAREn conformitate cu Ordinul MEC nr.760/03.04.2007, a Ordinului MECT nr. 2284/207, a Legii

nr.841995 i a Legii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare, a OMFP nr. 2861/2009 privindorganizarea inventarierii, trebuia organizat i efectuat n anul 2009, inventarierea documentelor cu regimspecial (diplome, certificate, atestate) din cadrul Biroului Diplome.

Din analiz am constatat c nu a fost respectat legislaia n vigoare prin neefectuarea inventarieriiacestor documente

RECOMANDAREActele de studii sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confer titularilor acestoradrepturile i obligaiile ce decurg din Legea nvmntului nr.84/1995 cu modificrile i completrile ulterioare.

n urma constatrilor recomand respectarea legislaiei n vigoare prin efectuarea inventarieriidocumentelor din cadrul Biroului Diplome i prezentarea situaiei Compartimentului Financiar contabil iCompartimentului audit pn la data de 24.06.2010.


CONSTATAREAn abordarea patrimoniului din punct de vedere contabil se are n vedere totalitatea bunurilor aparinnd

instituiei publice, dobndite n cadrul relaiilor de drepturi i obligaii. Patrimoniul reprezint o unitate sinteticde structur, o entitate autonom constituit, distinct att fa de persoana creia i aparine, ct i fa de fiecare

element din care este compus.Pentru a exista un patrimoniu, sunt necesare dou elemente interdependente:- subiectul de patrimoniu, adic persoana juridic sau fizic care s aib posesia i gestiunea bunurilor materiale,drepturilor i obligaiilor aferente, avnd i dreptul de decizie asupra acestora n sensul punerii n folosin,modificrii i transformrii lor;- bunurile concrete (valori materiale i bneti) care l compun, ca obiect al relaiilor de drepturi i obligaii;aceste obiecte, bunuri i valori reprezint averea persoanei fizice sau juridice (subiectului de patrimoniu), iarutilizarea ei (averii) transform elementele componente n mijloace economice.

Din verificarea listei de inventar a mijloacelor fixe i a evidenei financiar contabile a rezultat faptul canu exist nregistrat Cldirea Corp A, dei exist , fiind utilati folosit.

RECOMANDAREIntrarea n posesia documentelor care ar putea sta la baza nregistrrii Cldirii Corp A n evidena

patrimoniului universitii.nregistrarea n evidena contabil a Cldirii Corp A, pentru a evita, la urmtoarea inventariere,necuprinderea n listele de inventar.


CONSTATAREADin evidena contabil a mijloacelor fixe a rezultat faptul c ultima reevaluare a patrimoniului a fost

efectuat n anul 2008 i nregistrat prin nota contabil nr.8 din 31.12.2008.Ordinul 3471 din 25 noiembrie 2008-privind aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea i

amortizarea activelor fixe corporale aflate n patrimoniul instituiilor publice - precizeaz:Art.1- (1) Prin aciunea de reevaluare a activelor fixe corporale existente n patrimoniul instituiilor publice serealizeaz actualizarea valorii elementelor patrimoniale respective n situaiile financiare anuale ale anului n

care s-a efectuat reevaluarea.Avnd n vedere legislaia menionat anterior, n care se precizeaz faptul c activele fixe corporale denatura construciilori terenurilor aflate n patrimoniul instituiilor publice trebuie reevaluate cel puin o dat latrei ani, se impunea efectuarea unei noi reevaluri a patrimoniului.

RECOMANDRIAvnd n vedere evoluia preurilor din economie, inflaia i faptul ca reevaluarea activelor fixe

corporale se efectueaz cu scopul determinrii valorii juste a acestora la data bilanului, se impune o noureevaluare a activelor fixe ale universitii.

Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.


9/11

9

CONSTATAREADin evidena contabil a materialelor de natura stocurilor, am identificat stocuri care nu au avut micare

din anii 2001-2008. O parte din acestea, constnd n urmtoarele materiale: film transparent, ventile rezervor,mnui sudura, ceas perete, tampila, etc. Au fost identificate stocuri fr micare n valoare total de 4294,82lei. n conformitate cu OMFP 2861/2009(1753/2004), pentru aprobarea Normelor privind organizarea iefectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilori capitalurilor proprii, se precizeaz: Pentrubunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare ori greu vandabile, comenzi n curs, abandonatesau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu, se ntocmesc liste de inventariere

distincte sau situaii analitice separate, dup caz.Inventarierea stocurilor s-a realizat ulteriori s-a omis trecerea pe liste distincte a stocurilor fr micarecare ncarc nejustificat evidena contabil.

RECOMANDRIConsiderm c se impune ntocmirea propunerilor pentru casarea a materialelor existente n magazia

centrala a universitii, care nu se mai utilizeaz datorita degradrii.Stadiul implementrii recomandrilor: implementat.

CONSTATAREAn conformitate cu Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor i protecia

persoanelor:Art. 37. - Rspunderea pentru selecia, angajarea, nivelul pregtirii, echiparea i dotarea personalului de pazi gard de corp revine angajatorului.

Art. 38. - Personalul cu atribuii de paz se compune din: ageni de paz, portari, controlori de acces,supraveghetori, nsoitori de valori sau alte persoane stabilite de conducerea unitii ori desemnate s asigureinstruirea, controluli coordonarea activitii de paz.

Analiznd situaia privind personalul de paz, care ne-a parvenit, rezult c nu tot personalul carendeplinete aceste atribuii este atestat. Vina pentru acest aspect revine fostului ef de paz care din anul 2009pn n prezent trebuia s verifice acest lucru i s-l regularizeze. De asemenea trebuie inut cont de faptul cacest personal lucreaz n ture de noapte i ca urmare este obligat s efectueze examenul medical anual carecuprinde mai multe analize dect pentru alte tipuri de personal.

RECOMANDRISe impune reanalizarea situaiei fiecrei persoane cu atribuii de paz, pentru a fi ndeplinite prevederile

legale referitoare la atestarea acestora

Anual personalul de paz va efectua examenul medical periodic, actul eliberat de medicul de medicinamuncii va face parte din dosarul de personal al angajatului


CONSTATARE:Analiza procesului verbal al Comisiei sociale, ncheiat cu ocazia verificrii dosarelor de burse sociale

depuse de faculti spre analiz, nu cuprinde date eseniale, de exemplu:- nu este prezentat n mod explicit, discutarea fiecrui dosar pe faculti,- nu este precizat daca dosarele conin documentele minime cerute, conform regulamentului de burse i a

legislaiei n vigoare,- lipsete explicaia respingerii anumitor dosare,- nu este specificat clar cte dosare de burse sociale sunt aprobate i cte sunt respinse.- semnarea procesului verbal se face pe ciorn fr a se meniona numele i funcia persoanelor,- componena comisiei sociale a suferit modificri iar noile persoane nu sunt menionate prin decizie .

RECOMANDRI: :ntocmirea procedurilor de lucru privind modul de ntocmire i semnare a procesului verbal de analiz

a dosarelor de burse sociale.Respectarea standardului de control intern prin ntocmirea de liste de verificare (check-list), care s

cuprind detaliat analiza fiecrui dosar de burs sociali modul de verificare a documentelor minime obligatoriicare trebuie s le conin aceste dosare.



10/11

10

CONSTATARE:Din analiza modului de acordare a burselor sociale, n conformitate cu lista de verificare nr. 2, a rezultat

faptul ca nu toate facultile au un mod unitar de lucru i de analiz a dosarelor de burse sociale. Dintreproblemele constatate putem enumera:

- solicitrile din partea studenilor (cererile) nu au numr de nregistrare i nu este menionat data cndau fost primite,

- unele declaraiile de venituri date de studeni nu conin data i semntura persoanei care o ntocmete,- nu toi studenii aduc anchet social,

- nu toi studenii aduc adeverine de la coala unde studiaz fraii lor,- lips cupoane de pensie pe ultimele 3 luni (sunt aduse pe alte luni),- nu toate cupoanele de pensie conin meniunea: conform cu originalul i nu sunt certificate,- pe unele declaraiile de venituri nu sunt completate toate datele care se solicit.Consiliul Facultii de Teologie Ortodox a stabilit ca particularitate, la analiza dosarelor de burse

sociale, s se ia n considerare nota la purtare a studentului de la Teologie ortodox. Drept urmare, dac unstudent nu se prezint zilnic la ntrunirile obligatorii de rugciune i se va scdea nota la purtare i nu va putea sbeneficieze de burse .

RECOMANDRI: :ntocmirea procedurilor de lucru unitare pentru toate facultile, privind modul de ntocmire, depunere

i verificare a dosarelor de burse sociale.Precizarea n procedurile scrise, a modului particular de analizi acordare a burselor la Facultatea de

Teologie, n funcie de media la purtare.Stadiul implementrii recomandrilor: implementat.

Urmrirea implementrii recomandrilorPe parcursul derulrii misiunii de audit intern constatrile i recomandrile sunt discutate cu responsabilii

compartimentelor auditate i apoi sunt cuprinse n raportul de audit intern, care se nainteaz managementuluigeneral. Recomandrile se transpun ntr-un Plan de aciune, nsoit de Calendarul implementrii recomandrilor.

Auditorul intern urmrete implementarea recomandrilor ca etap final de activitate prin care seadaug valoare structurilor auditate.

Raportarea anual confirm c au existat numeroase recomandri care au contribuit la ntrirea sistemelorde control intern existente sau la efectuarea unor controale n puncte cheie ale lanului procedural.

2.2.3. Raportarea activitiiSistemul de raportare practicat n activitatea de audit intern cuprinde:- disfuncionalitile au fost raportate conducerii universitii prin prezentarea rapoartelor de audit, a

fielor de identificare a problemelori a recomandrilor formulate.- recomandrile au fost nsuite n totalitate de ctre structurile auditate.- elaborarea raportului anual al activitii de audit public intern ctre conducerea universitii i Serviciul

Audit MECTS.n ceea ce privete respectarea metodologiei de elaborare a raportului de audit intern, n anul 2010,

auditorul intern s-a conformat prevederilor cadrului normativ i procedural n materie.

2.3. Contientizarea general a managementului n privina valorii adugate de auditul intern:2.3.1.Programul de asigurare i mbuntire a activitii de audit intern;n anul 2010 compartimentul de audit a funcionat cu 2 persoane.

Programul de asigurare i mbuntire a activitii de audit intern a cuprins:- revizuiri permanente privind performana activitii de audit intern;- revizuiri periodice, efectuate prin autoevaluare.n vederea realizrii unor misiuni de calitate, Compartimentul de Audit Public Intern din cadrul Universitii

1 Decembrie 1918 din Alba Iulia desfoar o permanent activitate de mbuntire a capacitaii profesionalei a cunotinelor n domeniul auditului, prin edine proprii de instruire precum i participarea la diverse aciunicum ar fi:- constituirea bazei legislative pe tipuri de misiuni;- participarea la cursurile de pregtire;


11/11

11

- dotarea compartimentului cu calculatoare i soft adecvat.2.3.2 Aprecieri ale managementului n ceea ce privete rolul auditului intern n ndeplinirea

obiectivelor instituiei;n ceea ce privete nivelul general de experieni calificare al auditorului intern, personalul ncadrat n

acest domeniu posed cunotine, caliti i abiliti corespunztoare necesare realizrii misiunilor de audit,prezentnd un nivel profesional adecvat pentru ndeplinirea responsabilitilor ce le revin.

Activitatea de audit intern a contribuit la ndeplinirea obiectivelor instituiei, prin prezentarea sistematicde rapoarte i recomandri cu privire la eficienta sistemului de control intern, a procesului de administrare a

riscurilori a proceselor de conducere.Aportul auditorului intern, reflectat n recomandrile formulate, a contribuit la facilitarea realizriiobiectivelor entitii i obinerea calificativului Grad de ncredere ridicat.

2.3.3 Aprecierea managementului privind calitatea asigurriii a consilierii oferite de auditul intern nceea ce privete administrarea veniturilori cheltuielilor publice.

Auditul intern, printr-o abordare sistematic i metodic, furnizeaz o evaluare obiectiv i consiliazmanagementul cu privire la nivelul de funcionalitate a sistemelor de control ataate activitilor sale, n vedereaeliminrii/diminurii riscurilor poteniale care pot afecta realizarea obiectivelor entitii.

Compartimentul de audit intern a formulat asigurri privind conformitatea cu legislaia n vigoare, custandardele de control intern i cu standardele de audit intern.

Compartimentul de audit a participat i la misiuni prevzute n Standardul ISO 9001, rezultatele fiind

comunicate managementului universitar i aducnd o plus valoare n privina implementrii standardului decalitate.Structurile auditate au beneficiat i de un proces de consiliere informal din partea auditului intern

nsoite de recomandri.

3. SUGESTII PENTRU MBUNTIREA ACTIVITII DE AUDIT INTERN3.1. Contientizarea permanent a managerilor de la toate nivelele universitii pentru nelegerea corect a

activitii de audit intern, att n ceea ce privete regulile dup care aceasta se desfoar, dari modul n care sefructific cel mai bine aceast nou funcie.

3.2. Actualizarea legislaiei i a normelor de aplicare a activitii de audit intern.3.3. Organizarea de workshop-uri cu caracter lucrativ, pe domenii de activitate: execuie bugetar,

achiziii publice, resurse umane, sistemul contabil, cu scopul dezvoltrii instrumentarului metodologic adecvat(ghiduri, piste de audit, modele de analiz a riscului) n derularea misiunilor de audit.

ntocmit:AuditorEc.Stanciu Daniela

1830_raport_audit public intern 2010

Documents