Laborator I

Microsoft Access2007 Page 1

Introducere n Microsoft Office Access 2007

Obiective 1. Crearea unei baze de date. 2. Prezentarea mediului de lucru Access 2007. 3. Crearea unui tabel. 4. Parolarea bazei de date.

Aplicaia 1 S se creeze o baz de date cu numele Exemplul 1 care s conin un tabel cu numele Studenti. Aceasta va avea structura ID, nume, prenume, an, serie, grupa, data naterii, adresa, cstorit, email, fotografie. Se vor introduce 3 studeni n tabel. Baza de date va fi parolat.

Rezolvare Pentru a deschide Microsoft Access 2007 se acioneaz butonul Start de pe bara de taskuri, de selecteaz Microsoft Office, apoi Microsoft Office Access 2007.

Figura 1 Deschiderea mediului de lucru Microsoft Access 2007

La deschiderea Microsoft Access 2007 pe ecran va apare fereastra Getting Started with Microsoft Office Access.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 2

Figura 2. Getting Started with Microsoft Office Access

Dac se dorete modificarea locaiei implicite de salvare a bazelor de date se selecteaz butonul Office, se alege opiunea Access Options, modificnd cu ajutorul butonului Browse opiunea Default database folder.

Figura 3. Modificarea folderului implicit n care sunt salvate bazele de date

Butonul Office

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 3

Pentru a crea o baz de date vid se alege butonul Blank Database figura 2. n partea din dreapta a ecranului se alege locaia unde va fi salvat baza de date i numele dorit, apoi se apas butonul Create figura 4.

Figura 4 Stabilirea locaiei i a denumirii bazei de date

Implicit, odat cu crearea unei baze de date vide, Microsoft Access sugereaz crearea unei noi tabele n care s fie salvate datele. Aceasta poarta numele implicit Table1 i este deschis n Datasheet View (mod de vizualizare care permite afiarea valorilor din tabel).

Figura 5. Crearea unei tabele

Pentru a salva tabela i a modifica numele acesteia, se apas butonul Save aflat pe bara personalizat de unelte rapide figura 4. Odat cu crearea tabelei, Microsoft Access sugereaz utilizarea unui cmp denumit generic ID (Identificator), de tip Autonumber (un cmp care se completeaz automat cu numere ncepnd de la 1), care va fi setat automat ca Primary Key (index unic valorile introduse n acest cmp trebuie s fie unice).

Construirea capului de tabel (a structurii tabelei) va continua cu adugarea unui nou cmp (o nou coloan) executndu-se dublu-clic (sau operaia Rename de redenumire) pe linia cu ID, celula n care apare Add New Field figura 5. Dup tastarea numelui cmpului, se apas Enter, trecerea fiind fcut automat n urmtoarea coloan, pentru a redenumi coloana n prenume, amd.

Cmpul ID fiind de tip Autonumber, acesta va fi completat automat odat cu selectarea primei litere din numele studentului. Se completeaz toate cmpurile pn la fotografie. Se observ faptul c nu exist posibilitatea completrii cmpului. Pentru aceasta trebuie s modificm tipul cmpurilor din tabele. Pentru aceasta, fiind selectat cmpul fotografie, se alege de pe bara de meniuri opiunea Datasheet, caseta Data Type i se selecteaz OLE Object.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 4

Figura 6. Meniul Datasheet, caseta Data type

Se observ faptul c valoarea din coloana anul, fa de valorile din coloanele seria i grupa, este aliniat la stnga, fa de celelalte dou valori care sunt aliniate la dreapta. Microsoft Access 2007 pstreaz acelai mod de aliniere ca i Microsoft Excel 2007, irurile de caractere sunt aliniate la stnga, iar numerele aliniate la dreapta. Deci cmpul an nu este recunoscut ca fiind de tipul potrivit de ctre Microsoft Access. De aceea se selecteaz coloana an i se procedeaz n acelai mod ca n cazul fotografiei, selectnd tipul de date Number. Microsoft Access afieaz un mesaj de avertizare atunci cnd tipul de date este schimbat, unele valori putnd fi pierdute figura 7.

Figura 7 Mesaj de avertizare la schimbarea tipului de date

Se poate selecta fiecare cmp pentru a se verifica formatul dorit. n cazul cmpului data naterii acesta trebuie s fie de tip Date/time, adresa de tip memo (texte mai mari de 255 de caractere), casatorit un cmp de tip Yes/No. n cazul n care valoarea care a fost introdus nu corespunde cu valorile care trebuie introduse n cadrul acestui cmp, valoarea existent este pierdut, formatul clasic de afiare fiind un check-box (caset de opiune) care poate fi bifat sau nu, corespunztor celor dou valori posibile.

Figura 8 Valorile cmpului de tip Yes/No

Cmpul e-mail trebuie s fie de tip Hyperlink. Pentru a introduce o fotografie n cmpul omonim, se selecteaz celula corespunztoare, se selecteaz meniul contextual, apoi opiunea Insert Object.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 5

Figura 9 Introducerea unui obiect ntr-un cmp de tip OLE Object

Sunt disponibile dou opiuni Create New sau Create from File. n acest caz vom presupune faptul c fotografia exist deja, deci alegem a doua opiune. Tehnologia OLE (Object Linking and Embedding) legare i ncorporare de obiecte, permite nglobarea obiectului n tabel, deci n baza de date, sau, dac se selecteaz opiunea Link, crearea unei legturi ctre obiectul respectiv, fr ca acesta s fie ncorporat n tabel.

Figura 10 Alegerea unei fotografii

Fotografia nu va fi vizibil n cadrul celulei, dar aceasta va fi completat cu textul Package, iar la execuia unui dublu-clic, fotografia va fi deschis pentru a fi vizualizat cu softul predefinit pentru vizualizarea fotografiilor.

Analog se introduc nc 2 studeni. Dac este necesar, se poate utiliza bara orizontal de derulare (Scroll) aflat n partea de jos a ecranului figura 11.

Figura 11 Bara de derulare orizontal

Modul de vizualizare utilizat se observ de pe bara de stare Datasheet View. Pentru a trece de la un mod de vizualizare la altul se pot utiliza butoanele de pe bara de stare:

Datasheet View, PivotTable View, PivotChart View sau Design View. Modul

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 6

de vizualizare Datasheet View se utilizeaz n general pentru a vizualiza datele din tabel, iar modul Design View se utilizeaz pentru a modifica proprietile structurii tabelei. Opiunile PivotTable View i PivotChart View permit crearea unui tabel, respectiv a unui grafic pivot.

n modul de vizualizare Datasheet View, bara de unelte Record permite navigarea prin nregistrri. O nregistrare este o linie din tabel, coloana numindu-se cmp. Cu ajutorul acesteia se permit n ordine: selectarea primei nregistrri, trecerea la nregistrarea anterioar, afiarea numrului nregistrrii curente din numrul total de nregistrri, trecerea la urmtoarea nregistrare, selectarea ultimei nregistrri, crearea unei noi nregistrri, dezactivarea unui filtru (dac exist activat un criteriu de filtrare) precum i cutarea unei valori n tabel figura 12. De reinut faptul c la un moment dat suntem poziionai pe o singur nregistrare din tabel.

Figura 12 Bara de navigare Records fr filtrare

Pentru a terge o nregistrare se selecteaz antentul de linie i se apas tasta Delete de pe tastatur. n cazul exemplificat n figura 13 s-au selectat 2 nregistrri pentru tergere.

Figura 13 Mesajul de atenionare afiat la tergerea a dou nregistrri

Pentru a terge un cmp se poziioneaz cursorul pe antetul de coloan (unde este afiat numele cmpului) i se selecteaz din meniul contextual opiunea Delete Column. Sistemul afieaz un mesaj de avertizare figura 14.

Figura 14 Mesaj de avertizare la tergerea unui cmp

Pentru a parola baza de date, aceasta trebuie s fie deschis exclusiv. Pentru aceasta, se nchide baza de date folosind butonul Office, opiunea Close Database figura 15.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 7

Figura 15 nchiderea unei baze de date

Pentru a uura accesul la anumite butoane se poate folosi bara de acces rapid. Pentru a afia mai multe butoane pe aceasta (n cazul de fa butonul Open) se apas sgeata din partea dreapta a ecranului, selectndu-se comanda Open. Butonul Open va fi afiat pe bara de acces rapid. Analog se pot selecta alte butoane pentru a fi afiate pe bara de access rapid. Dac acestea nu sunt afiate implicit, se pot cuta utiliznd comanda More Commands.

Figura 16 Adugarea butonului Open pe bara de acces rapid

Pentru a deschide exclusiv baza de date creat anterior se apas butonul Open de pe bara de acces rapid figura 17.

Figura 17 Butonul Open de pe bara de acces rapid

n fereastra Open se selecteaz locaia, numele bazei de date, apoi de pe butonul Open se selecteaz opiunea Open Exclusiv.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 8

Figura 18 Deschiderea exclusiv a unei baze de date

Baza de date fiind deschis exclusiv, de pe bara de meniuri se alege opiunea Database Tools, apoi comanda Encrypt with Password. n fereastra Set Database Password se cere introducerea parolei de dou ori, la apsarea butonului OK baza de date fiind protejat.

Figura 19 Parolarea bazei de date

Protejarea bazei de date este vizibil doar la deschiderea acesteia, deci pentru a verifica acest lucru se nchide i se deschide din nou baza de date. Pentru a de-parola baza de date, aceasta trebuie deschis exclusiv, selectndu-se mai apoi opiunea Decrypt Database figura 20.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 9

Figura 20 Decriptarea bazei de date

Pentru a vizualiza datele din tabel, se selecteaz numele tabelului prin dublu-clic, de pe bara Navigation Pane.

Figura 21 Selectarea unui tabel pentru vizualizarea coninutului acestuia

n cazul n care panoul de navigare este ascuns, acesta poate fi afiat selectnd sgeile laterale figura 22.

Figura 22 Afiarea/ascunderea panoului de navigare

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 10

Tabelul va fi automat deschis n modul de vizualizare Datasheet View. Pentru a trece la modul de vizualizare special pentru modificarea proprietilor tabelului se selecteaz butonul Design View de pe bara de stare figura 23.

Figura 23 Trecerea la modul de vizualizare Design View.

Modul de vizualizare Design View permite setarea unor caracteristici (proprieti) nivel de fiecare cmp n parte figura 24.

Figura 24 Modul de vizualizare Design View

Modul uzual de lucru va fi utiliznd modul de vizualizare Design View, acesta permind setarea unor valori implicite, reguli de validare, moduri de afiare a datelor n cmp, etc.

Afiarea sau ascunderea panglicii (Ribbon) poate fi controlat folosind opiunea Minimize the Ribbon de pe bara de acces rapid figura 25.

Laborator I

Microsoft Access2007 Page 11

Figura 25 Minimizarea/afiarea panglicii (Ribbon)

Aplicaii propuse

1. S se creeze o baz de date cu numele Exemplul 2 care s conin un tabel cu numele Asigurri. Aceasta va avea structura nr. poli, data poli, nume client, data nceput valabilitate, durata valabilitate (n luni), valoare asigurat i obiectul asigurat. Se vor introduce 3 polie n tabel. Baza de date va fi parolat.

2. S se creeze o baz de date cu numele Exemplul 3 care s conin un tabel cu numele Turiti. Aceasta va avea structura CNP turist, nume i prenume turist, serie i numr CI (carte de identitate), data naterii, telefon turist i numr paaport. Se vor introduce 3 persoane n tabel. Baza de date va fi parolat.