Lectia 1: Managementul de proiect: 10 pasi de la idee la succes

Cu ceva timp in urma m-am intalnit cu un prieten, proprietar al unei firme care produce si comercializeaza diverse articole pentru decoratiuni interioare. Amicul meu era foarte vesel pentru ca tocmai semnase un contract de parteneriat cu o importanta retea de supermarket-uri, dupa cateva saptamani de negocieri intense. Parteneriatul consta in amenajarea a cate unui stand de vanzare a decoratiunilor in fiecare magazin, in total 32 de puncte de desfacere. Prognozele financiare aratau ca aceasta afacere poate duce la triplarea volumului anual de vanzari, crestere in urma careia firma s-ar putea extinde prin construirea unei fabrici proprii pentru producerea decoratiunilor. Asadar, semnarea parteneriatului era o realizare importanta, de succesul careia depindea dezvoltarea companiei in anii urmatori si totodata saltul de la o firma mica la o companie plasata pe locul doi in ierarhia pietei de profil.

Foarte fericit, amicul meu mi-a povestit cu lux de amanunte cum i-a venit aceasta idee, cum si-a construit strategia de negociere si cum a reusit sa-l convinga pe directorul retelei de magazine de avantajele propunerii sale.

"Afacerea asta inseamna pentru firma mea un salt urias si in acelasi timp o sansa unica. In sfarsit, am ocazia de a-mi pune in aplicare ideile pe care le-am avut atunci cand mi-am deschis firma".

"Felicitari", i-am spus, "e o realizare cu adevarat importanta si probabil ca de acum inainte vei avea foarte mult de lucru pentru a face ca acest proiect sa fie un succes".

"E simplu", mi-a raspuns el. "Produsele mele sunt foarte cautate pe piata, tot ce-mi trebuia era un mijloc eficient de a le putea vinde in toata tara. Acum am acest mijloc".

"Nu inca", mi-am permis eu sa-i atrag atentia. "E un proiect ambitios si trebuie sa te asiguri ca firma ta are capacitatea de a-l duce la bun sfarsit, astfel incat sa creezi veniturile necesare pentru a-ti construi fabrica la care visezi. Cred ca te-as putea ajuta sa gasesti un manager de proiect pentru asta".

"Tu vezi proiecte peste tot, chiar si acolo unde nu sunt", mi-a raspuns el. "Eu sunt un vanzator si tot ceea ce am de facut este sa vand. Iti multumesc pentru oferta, dar cred ca ce am eu de facut este pur si simplu o operatiune de vanzari".

"Am rezerve legat de faptul ca afacerea asta face parte strict din categoria operatiunilor de vanzari, dar nu vreau sa crezi ca nu te sustin. Mult succes si tinem legatura, in caz ca te pot ajuta cu ceva".

"E-n regula", mi-a raspuns el zambind, "esti de pe acum invitat la lansare".

"Voi veni cu mare placere; cand este programat fericitul eveniment?"

"Hmm... probabil ca peste cateva luni, dar nu stiu exact. Nu mi-am fixat un termen, vreau sa-mi pastrez o doza de flexibilitate si sa vad cum merg lucrurile. Deocamdata, ma gandesc inca la cum vreau sa arate acele standuri".

"In cazul asta, cum poti sti volumul finantarii de care ai nevoie pentru a le amenaja...?", am intrebat eu.

"Nu-l stiu inca, e adevarat, dar nu poate sa coste foarte mult. Voi cauta o solutie cu cost minim pentru standuri; important este sa vand".

"Bine. Si promovarea?", am intrebat eu, usor descumpanit.

"Nu-i nevoie de prea multa reclama; produsele mele se vand singure", a fost raspunsul lui ferm.

"Bine...nu mai insist...desi continui sa cred ca sunt multe aspecte de care trebuie sa ai grija in proiectul asta; daca totusi ai nevoie de ajutor, suna-ma".

"Pregateste-te pentru lansare", mi-a spus.

Dupa ce ne-am despartit, am avut un sentiment profund de regret. Poate ca omul astepta de la mine o incurajare, nu o salva de scepticism. In definitiv, de ce cred eu ca peste tot sunt proiecte si ca toti avem nevoie de management de proiect?! Nu cumva sunt prizonierul propriilor mele preocupari?

Prins in vartejul treburilor curente, am uitat de intalnirea cu prietenul meu. Acum cateva zile insa, am primit un telefon, seara tarziu. Era chiar el; banuiam ca vrea sa ma invite la lansarea noii sale retele de distributie.

"Imi pare rau ca trebuie sa-ti dau vesti proaste. Afacerea de care ti-am povestit s-a transformat intr-un cosmar. Am cheltuit o gramada de bani, standurile s-au schimbat de vreo trei ori si tot de atatea ori am amanat termenul fixat pentru deschiderea retelei. Daca nu gasesc rapid o solutie voi pierde toti banii pe care i-am investit, poate chiar si afacerea. Poti sa ma ajuti?"

"Pot sa incerc; sunt convins ca vom reusi cumva sa dregem situatia. Maine dimineata ne intalnim si vedem ce putem face". Dupa ce-am inchis telefonul mi-am spus mie insumi ca as fi preferat sa nu fi avut dreptate. Acum era mult mai greu de gasit o solutie.

Din pacate, auzim foarte des astfel de povesti. Afaceri si initiative cu premise excelente de succes se prabusesc sau produc rezultate cu mult sub asteptari. De multe ori gasim ca explicatie lipsa norocului, conjuncturile nefavorabile, conditiile schimbatoare ale pietei, precaritatea resurselor, factorul uman si lista poate continua. Fara indoiala, acestia sunt factori care pot influenta rezultatele, insa de cele mai multe ori, succesul unui proiect depinde de noi insine.

Am spus "proiect"?

Da, ori de cate ori avem de-a face cu o actiune cu durata finita si care produce un rezultat unic, inseamna ca avem un proiect. Desi termenul a patruns deja in vorbirea curenta, putini stiu ca exista si o disciplina numita Management de Proiect, care cuprinde tehnicile, instrumentele si cunostintele necesare pentru derularea cu succes a proiectelor de orice fel.

Seria de articole grupate care va urma in aceasta rubrica isi propune sa constituie un ghid practic, destinat celor care intr-un fel sau altul, sunt implicati in gestionarea de proiecte. Vom incerca sa descoperim impreuna metodele practice prin care proiectele noastre, indiferent de domeniul de activitate, se pot finaliza cu succes, la timp si, de preferinta, fara depasirea bugetului alocat.

Domeniul fiind foarte vast, avem nevoie de o modalitate prin care sa organizam cunostintele, astfel incat parcurgerea lor sa devina un obiectiv realist si tangibil. Exista bineinteles mai multe abordari ale acestui domeniu, insa aproape toate converg catre un set de principii comune. Pentru a nu da o tenta prea academica demersului nostru, va propun sa ne imaginam ca avem de parcurs un drum in 10 pasi:

Managementul proiectelor in zece pasi:

Pasul 1: Definirea proiectului Este normal ca toti participantii la un proiect sa aiba o intelegere comuna asupra a ce trebuie facut, la ce termene, cu ce costuri, in ce conditii si pentru ce beneficii.

Pasul 2: Elaborarea planului de lucru Inainte de a incepe munca, avem nevoie de un plan prin care sa definim cum vom indeplini obiectivele proiectului.

Pasul 3: Managementul planului de lucru Nu e suficient sa avem un plan bun, trebuie sa ne asiguram ca acesta este pus in practica si ca putem masura rezultatele obtinute, raportandu-ne la ce ne-am planificat.

Pasul 4: Managementul situatiilor dificile De multe ori apar probleme pe care nu le putem rezolva in cadrul echipei de proiect. Pentru a facilita rezolvarea acestora, exista o serie de tehnici si unelte.

Pasul 5: Managementul continutului proiectului Continutul sau sfera de cuprindere a proiectului presupune descrierea a ce este in interiorul proiectului si ce este in afara sa. Pentru a fi siguri ca proiectul va livra ceea ce s-a stabilit, trebuie sa realizam un control al schimbarilor asupra continutului.

Pasul 6: Managementul comunicarii in proiecte Comunicarea este mijlocul prin care participantii la un proiect isi pot conjuga eforturile si activitatile, astfel incat rezultatul sa fie cel asteptat.

Pasul 7: Managementul riscurilor Prin natura sa unica, orice proiect implica riscuri, pentru gestionarea carora ne sunt necesare tehnici specifice.

Pasul 8: Managementul documentatiei de proiect Cu cat proiectul este mai complex, cu atat creste volumul documentatiei. Trebuie sa ne asiguram ca putem gestiona eficient documentele proiectului, pentru a putea regasi cu usurinta informatiile necesare.

Pasul 9: Managementul calitatii Scopul acestui pas este intelegerea asteptarilor clientului in domeniul calitatii si punerea in aplicare a proceselor necesare pentru satisfacerea acestor asteptari.

Pasul 10: Managementul metricilor Pentru a putea lua decizii pertinente, este necesar sa colectam informatii cantitative despre felul in care evolueaza proiectul. Metricile ne ajuta de asemenea si in analiza tendintelor privind diferite aspecte ale proiectului.

Asadar, avem deja o harta care descrie pasii de urmat in drumul de la o idee la succesul proiectului. Pe parcursul articolelor viitoare vom detalia fiecare dintre acesti pasi si vom

incerca sa vedem impreuna ce instrumente practice putem folosi, in functie de caracteristicile fiecarui proiect si de conditiile sale specifice.

Autor Sebastian Cazacu, PMP Managing Director - TenStep Romania www.TenStep.ro